42% van de zichzelf thuiswerken
werknemers zou niet laten
Ruim 40 procent van de Nederlanders zou zichzelf niet laten thuiswerken. Dat blijkt uit onderzoek* van Manutan naar de efficiëntie op de werkvloer. Afleiding en een slechte inrichting van de thuiswerkplek dragen daaraan bij. Goede afspraken, eerlijk zelfonderzoek en een serieuze aanpak, helpen volgens Manutan thuiswerken wél tot een succes te maken.
Afleiding: huishouden, kinderen en partner De helft van de thuiswerkers is weleens afgeleid tijdens het werk. Eén op de tien zelfs regelmatig tot vaak, zo blijkt uit het onderzoek onder 1000 werknemers. De meest genoemde afleidende factoren zijn huishoudelijke werkzaamheden (27 procent), de kinderen (20 procent) en mijn partner (13 procent). Huishoudelijke werkzaamheden zijn overigens voor zowel mannen (25 procent) als vrouwen (31 procent) de meest genoemde reden. De partner blijkt vooral voor mannen een flinke afleidingsbron (15 procent tegenover 6 procent van de vrouwen). Verder worden de tv en herrie bij de buren nog genoemd als productiviteitskillers.
Slechte kwaliteit werkplek De thuiswerkplek blijkt lang niet altijd goed ingericht. Als er in huis al ruimte is voor een apart kantoor, dan is dat lang niet altijd met goed meubilair gevuld. Maar liefst 62 procent van de ondervraagde werknemers geeft aan dat de thuiswerkplek niet ergonomisch is ingericht. Toch heeft de werkgever daarin volgens de Arbowet een zware verantwoordelijkheid.
Goede afspraken, serieuze aanpak Wil je van thuiswerken een succes maken, dan moeten managers/werkgevers en werknemers er serieus voor gaan zitten. Volgens Manutan kan een thuiswerkplek de productiviteit juist enorm ten goede komen. maar dat vraagt maatwerk, vertrouwen en
support van een manager en van de werknemer eerlijkheid en een goede aanpak. Een beetje afleiding is volgens Manutan overigens prima, want niemand kan uren achter elkaar supergeconcentreerd en productief zijn. Maar maak wel onderscheid tussen gewenste en ongewenste afleiding. *) Onderzoek november 2015 onder 1000 respondenten in verschillende leeftijdscategorieën, werkzaam bij kleine, middelgrote en grote bedrijven in Nederland door Manutan i.s.m. NovioData.
Wettelijk recht op flexibel werken en thuiswerken? Afgelopen tijd berichtten verschillende landelijke media dat werknemers waarschijnlijk het wettelijk recht zouden krijgen
op flexibel werken. De media verwezen hierbij naar het wetsvoorstel Wet flexibel werken. Wat houdt dit “wettelijk recht” precies in en waar moeten werkgevers straks rekening mee houden? Inmiddels is dit wetsvoorstel op 16 oktober jl. door de Tweede Kamer aangenomen en ter behandeling aan de Eerste Kamer gestuurd.
Wet aanpassing arbeidsduur wordt Wet flexibel werken Het wetsvoorstel heeft als doel om flexibel werken te bevorderen. Hiervoor wordt de Wet aanpassing arbeidsduur (WAA) omgevormd tot de Wet flexibel werken (Wfw). In de huidige WAA is vastgelegd, dat een werknemer zijn werkgever kan verzoeken om de arbeidsduur (het aantal uren waaruit een werkweek bestaat) aan te passen en dat de werkgever een dergelijk verzoek in principe moet inwilligen, tenzij sprake is van zwaarwegende bedrijfs- of dienstbelangen. In de Wfw zijn de begrippen arbeidsplaats (de plaats waar werknemer de arbeid verricht) en werktijd (de tijdstippen een werkdag waarop de werknemer werkt) toegevoegd. Onder Wfw kan de werknemer dus verzoeken om aanpassing van arbeidsduur, de arbeidsplaats én de werktijd.
de op de de
Geen absoluut recht De Wfw beoogt geen absoluut recht op flexibel werken en thuiswerken te bewerkstelligen. Voor een verzoek tot aanpassing van de arbeidsduur en de werktijd zal de werkgever onder de Wfw een verzoek van de werknemer moet inwilligen, tenzij sprake is van zwaarwegende bedrijfs- of dienstbelangen. Voor een verzoek tot aanpassing van de werkplek gaat een
“right to ask, duty to consider” gelden. De werkgever móet het verzoek overwegen, maar heeft de vrijheid het verzoek af te wijzen. Als hij het verzoek afwijst, moet hij hierover wel met de werknemer overleggen.
Nieuwe termijnen De Wfw breidt niet alleen het onderwerp van de WAA uit (tot arbeidsduur, arbeidsplaats en werktijd), maar tegelijkertijd een aantal termijnen uit de WAA:
verandert
de termijn voor het indienen van een verzoek gaat van vier naar twee maanden voor het beoogde ingangstijdstip; de termijn waarbinnen een werknemer een verzoek kan doen, gaat van een jaar naar een half jaar na aanvang van het dienstverband; de termijn die de werknemer moet wachten voordat hij na een verzoek een nieuw verzoek mag indienen, gaat van twee naar één jaar.
Wfw: kansen voor werkgevers De Wfw biedt werkgevers kansen. Uit onderzoek blijkt dat voor jonge Nederlandse professionals bij de keuze voor een baan de mogelijkheid om flexibel te kunnen werken belangrijker is dan het salaris. Uit ander onderzoek blijkt, dat werknemers die flexibel werken, gezonder zijn. Werkgevers die de standaard werkweek durven los te laten, hebben dus meer kans op gemotiveerde, gezonde en productieve werknemers. Bovendien kunt u besparen op de kantoorkosten en beter inspelen op de wensen van klanten.
Kansen maar ook risico’s! Bij flexibel werken vervaagt de grens tussen werk en privé en heeft de werkgever minder zicht en controle arbeidsomstandigheden van de werknemer.
op
de
Niettemin is de werkgever ook bij flexibel werken verantwoordelijk voor gezonde en veilige arbeidsomstandigheden conform de Arbowet. De werkgever die zich niet aan de arboverplichtingen houdt, loopt het risico op een boete van de Inspectie SZW. Ook het risico op werkgeversaansprakelijkheid vergroot. De werkgever is namelijk niet aansprakelijk voor schade die de werknemer tijdens privétijd lijdt, maar – kort gezegd – wél voor schade die hij tijdens werktijd lijdt. Voor de werkgever is het dus van belang om controlemechanismes te ontwikkelen om onderscheid te kunnen maken tussen werk- en privétijd. Daarbij kunt u bijvoorbeeld denken aan online inloggen of tijdschrijven. Daarnaast is van belang goed (arbo)beleid te maken met aandacht voor (de voorwaarden voor) flexibel werken. Zolang u de volgende tips toepast en daadwerkelijk toezicht mogelijk is, zijn de risico’s beperkt. TIPS • Stel beleid op in de RI&E over flexibel werken. • Maak dit beleid bekend bij uw werknemers, voer het consequent uit en stel het regelmatig bij. • Controleer de veiligheid van een flexibele (thuis) werkplek, laat daar eventueel aanpassingen verrichten en houdt frequent toezicht op deze veiligheid. • Leg duidelijk vast onder welke voorwaarden flexibel werken wel en niet is toegestaan en leg daarbij ook vast welke sancties er gelden. • Verbied flexibel werken als de werknemer niet aan de voorwaarden voldoet, controle en toezicht onmogelijk maakt, of als de flexibele (thuis)werkplek niet aan de Arbowet voldoet. • Zorg voor een adequate verzekering voor eventuele schade die uw werknemers tijdens de uitoefening van het werk lijden.
Pascal Willems, WVO Advocaten © BG magazine
Vier op de vijf Nederlandse medewerkers loopt door met ergonomische klachten Vier op de vijf medewerkers worden niet gecompenseerd door hun werkgever voor klachten aan het houding- en bewegingsapparaat door slechte ergonomische omstandigheden op het werk, thuis of op de flexplek. Ook wel werkgerelateerde ergonomische
klachten. Dit terwijl een groot gedeelte van de respondenten tijdens het werk fysieke klachten ervaart, zoals pijn in de onderrug (43 procent), nekpijn (40 procent) of schouderpijn (35 procent). Zo blijkt uit onderzoek van online onderzoeksbureau Noties in opdracht van Fellowes onder 250 respondenten.
Productiviteit Uit het onderzoek blijkt ook dat medewerkers ergonomische klachten vooral ervaren op de vaste thuiswerkplek (34 procent), gevolgd door de vaste werkplek op kantoor (31 procent) en de flexwerkplek op kantoor (25 procent). Fysieke klachten kunnen de productiviteit negatief beïnvloeden en zelfs leiden tot verzuim. Slechts 18 procent van de werkgevers onderneemt actie, zoals het aanbieden van een werkplekcheck en ondersteunende ergonomische producten om de fysieke klachten te reduceren.
Werkplekcheck of fysiotherapeut Worden de medewerkers wel gecompenseerd, dan betreft het in de meeste gevallen een werkplekcheck (34 procent) of een werkplekcheck met naar aanleiding daarvan ergonomische producten op maat (25 procent). Als medewerkers zelf actie ondernemen om de klachten te reduceren, dan wordt de fysiotherapeut het meest bezocht (23 procent), gevolgd door het vermijden van werkplekken die ergonomische klachten geven (22 procent). Veel mensen die te lang doorlopen met klachten als gevolg van slechte ergonomie kunnen pijnklachten ontwikkelen van de gewrichten (spieren-pezen-kapsels), vermoeidheid, afname van
concentratievermogen, dreigend verzuim, slechter slapen en falend herstelvermogen.
Grootte organisatie Mkb-organisaties van vijf tot negen medewerkers doen het meest aan compensatie (29 procent). Bedrijven tussen de twintig en veertig medewerkers en eenmanszaken doen het minst om ergonomische klachten te verhelpen (beide 9 procent). Ook medewerkers bij grote organisaties met meer dan honderd medewerkers worden slechts mondjesmaat gecompenseerd (20 procent).
Wettelijk verplicht Volgens EU Directive 90/270/EEC is de werkgever wettelijk verplicht een werkplek risico assessment af te nemen bij het aannemen van nieuwe medewerkers en bij bestaande medewerkers wanneer de werkomgeving verandert als een andere functie, nieuwe taken of een nieuw bureau of computer. Daarnaast werken meer dan 17 miljoen werknemers in Europa vanuit huis en dit aantal groeit elk jaar. Toch is 75 procent van de bedrijven zich niet bewust van de wettelijke plicht die ervoor moet zorgen dat medewerkers ook buiten het kantoor op een gezonde manier werken. Bron: Fellowes
Thuiswerken wordt wettelijk recht
een
Werknemers krijgen dit jaar nog het recht om thuis en op flexibele tijden te werken. Dit schrijft de nieuwe Wet flexibel werken, een initiatief van CDA en GroenLinks. De Eerste Kamer heeft het voorstel op 14 april 2015 na stemming bij zitten en opstaan aangenomen. Daarna wordt de wet ergens in de komende maanden van kracht.
Verzoek indienen De wet moet ervoor zorgen dat werknemers hun baan en zorgtaken beter kunnen combineren. Werknemers mogen daarvoor een verzoek
indienen bij de werkgever. Dit verzoek mag alleen worden afgewezen als de werkgever kan motiveren dat de kwaliteit van de werkzaamheden erdoor in de knel komt. De nieuwe wet geldt voor organisaties met meer dan tien werknemers. In cao’s kunnen vakbonden en werkgevers in onderling overleg van de wet afwijken.
Goede en arbeidsomstandigheden
veilige
Op grond van de wet moeten werkgevers zorgen voor goede en veilige arbeidsomstandigheden. Maar wanneer werknemers bij invoering van Het Nieuwe Werken bijvoorbeeld thuis gaan werken, heeft de werkgever natuurlijk minder zicht op de manier van werken en de werkplek. De werkplek moet echter wel aan de minimale wettelijke eisen voldoen.
Thuiswerken geen oplossing voor het huishouden Werken vanuit huis mag dan handig zijn om tussendoor huishoudelijke klusjes te kunnen doen, toch is dat voor weinig mensen reden om inderdaad vanuit huis te gaan werken. Wel hebben mensen behoefte aan een betere balans tussen werk en privé. Daarvan is al sprake bij meer flexibiliteit met betrekking tot de werklocatie en bij een kortere reistijd naar de werkplek. Dat blijkt uit een onderzoek van Regus.
Extra werken Ongeveer driekwart van de ondervraagden is het niet eens met de stelling dat mensen deels vanuit huis werken om het
huishouden te doen. Als mensen al thuis werken en daar onder werktijd iets privé doen, voelt 35 procent zich verplicht extra te werken. Vooral mannen voelen dat zo (38 procent van de mannen tegenover 29 procent van de vrouwen).
Tevreden personeel Robbert Klaassen, commercieel directeur bij Regus Nederland: “In deze tijd is flexibiliteit van werktijden en werkplek enorm belangrijk. Zo houd je je personeel tevreden, is er sprake van minder stress en zijn ze uitgerust om hun taak uit te voeren. Dat is ook wat wij horen op de flexibele werkplekken waar al die duizenden mensen werken. Managers zouden vertrouwen moeten hebben in het feit dat flexibele werkplekken belangrijk zijn om productief te kunnen werken.’’
Langer in bed Zeker de helft van de ondervraagden zou graag wat langer op bed blijven liggen. Nu kunnen ze dat niet; blijven ze langer op of stappen ze vroeger uit bed dan ze lief is, om zo de balans tussen werk- en privéleven in tact te houden. Die balans zou al een stuk verbeteren als ze een kortere reistijd naar de werkplek zouden hebben, stelt 45 procent van de ondervraagden. Eenzelfde percentage wil meer flexibiliteit met betrekking tot de werklocatie, zodat ze meer tijd aan gezin of partner kunnen besteden.
Minder stress Meer flexibiliteit zou in ieder geval stress verminderen. En die is door de economische crisis toch al toegenomen, zo bleek
uit eerder onderzoek van Regus. Zeker 35 procent van de ondervraagden heeft wel eens toneeluitvoeringen, ouderavonden of verjaardagen van hun kinderen moeten missen omdat ze moesten werken. Eenzelfde aantal gaat ook wel eens via een videoverbinding in contact met de kinderen om ze hoe dan ook te zien.
Aandachtspunten Nieuwe Werken
bij
Het
Het Nieuwe Werken (‘HNW’) is in opmars. Bij HNW is sprake van plaats- en tijdongebonden werken waarbij
werknemers tot op zekere hoogte een eigen invulling kunnen geven aan het werken. Het draait meer om output en minder om aanwezig zijn op kantoor. Het idee achter HNW is dat de efficiëntie, effectiviteit en het werkplezier van de werknemer (mede door een betere werkprivébalans) worden vergroot. HNW heeft ook positieve maatschappelijke effecten zoals minder files en minder CO2-uitstoot. Veel pluspunten dus, maar waar moet een werkgever (juridisch) rekening mee houden als hij HNW wil introduceren?
Rol OR bij HNW Werkgevers die overwegen HNW in te voeren, doen er verstandig aan de ondernemingsraad (‘OR’) te betrekken in het proces. In de eerste plaats omdat de OR een belangrijke rol speelt bij het creëren van commitment bij de werknemers. In de tweede plaats omdat de OR een wettelijk vastgelegd advies- en instemmingsrecht heeft over onderwerpen die nauw samenhangen met HNW. Het adviesrecht van de OR (artikel 25 WOR) kan bij HNW concreet om de hoek komen kijken als: de werkgever de plaats waar de werkzaamheden worden uitgevoerd, wil verplaatsen. Bijvoorbeeld van kantoor naar het huis van de werknemer; de werkgever belangrijke investeringen wil doen om het op afstand werken te faciliteren. Denk bijvoorbeeld aan het aanschaffen van laptops, smartphones, het laten installeren van goede ICT-voorzieningen en het aanschaffen van een bureau en bureaustoelen voor bij werknemers thuis. Het instemmingsrecht van de OR (artikel 27 WOR) kan bij HNW aan bod komen als:
de werkgever een werktijdenregeling wil aanpassen of vastleggen, bijvoorbeeld als de bestaande werktijdenregeling vaste werktijden kent en de werkgever dit stramien in het kader van HNW juist los wil laten; de werkgever de werknemers extra of anders wil stimuleren om resultaten te behalen (aangezien het bij HNW meer gaat om sturen op resultaten) en daartoe de bonusregeling of een systeem van functiewaardering wil wijzigen of invoeren; de werkgever een wijziging wil invoeren van de geldende arbeidsomstandigheden, zoals het inrichten van nieuwe flexplekken of open werkplekken; de werkgever een regeling over werkoverleg wil invoeren of wijzigen. Het is goed denkbaar dat de werkgever (nieuwe) afspraken wil maken over structureel werkoverleg, aangezien de werknemers bij HNW minder vaak overlegmomenten met elkaar en met de werkgever zullen hebben.
Arboregels en HNW De verplichtingen uit de Arbowet zijn in principe onverkort van toepassing bij HNW. Dat betekent dat de werkgever moet zorgen dat arbeidsrisico’s zoveel mogelijk worden voorkomen. Bij HNW is het echter minder eenvoudig om toezicht te houden op arbeidsrisico’s, wat het risico op aansprakelijkheid voor de werkgever vergroot. De werkgever heeft bijvoorbeeld veel minder (toe)zicht op de inrichting van de thuiswerkplek terwijl hij daarvoor wel verantwoordelijk is. De werkgever dient de thuiswerkplek daarom te (laten) controleren. Als de werknemer dat in verband met zijn privacy niet wil, kan de werkgever hem het thuiswerken eventueel verbieden.
Ook is het lastiger om een aanstaande burn-out van de werknemer te signaleren als de werknemer niet dagelijks op het werk is. Door de werkuren van de werknemer in de gaten te houden – en in te grijpen als de werknemer te veel uren werkt – en periodiek bij de werknemer te informeren naar zijn werkdruk, kan de werkgever zijn risico op aansprakelijkheid beperken.
Tips Voorkom dat de OR een ‘obstakel’ wordt bij de invoering van HNW door de OR al vroegtijdig bij de besluitvorming te betrekken. Dit creëert ook commitment bij de werknemers. Controleer of het voorgenomen besluit daadwerkelijk onder het advies- of instemmingsrecht valt. Als dit niet het geval is, maar de werkgever de OR toch formeel om advies of instemming vraagt, kan de OR hier rechten aan ontlenen. Het gevolg daarvan kan zijn, dat de besluitvorming wordt gefrustreerd. Besteed (in de RI&E) aandacht aan de specifieke risico’s van HNW en stel een beleid op om deze risico’s te voorkomen. Pas dit beleid ook consequent toe en houd frequent toezicht op de veiligheid en gezondheid van de werknemer. U beperkt hiermee uw risico op aansprakelijkheid. Pascal Willems, Willems & Van Ommeren Advocaten en Mediators © BG magazine
