34 jaar
Jaarplan 2014
Wij zijn er klaar voor! Wij zijn er klaar voor!
1
Colofon Uitgave:
Kinderopvang Zeeuws-Vlaanderen (KOZV)
Redactie:
Eindredactie:
Loes Goossen
Fotografie:
eigen archief
Lay-out en printwerk:
Streekbeeld
Terneuzen, februari 2014
Rianne Vons, directeur-bestuurder Ilona de Cocq, hoofd financiële, economische & interne zaken Babs van der Graaf, hoofd personeel & organisatie Jeroen van Loon, hoofd opvangvormen Marianne Carels, beleidsmedewerker kwaliteit Loes Goossen, managementassistent
34 jaar
Inhoudsopgave Colofon
2
Inleiding ‘Wij zijn er klaar voor!’
5
1.
Strategisch en financieel beleid 1.1 Behoud van strategische positie in de regio 1.2 Profileren van onze organisatie 1.3 Verras de klant (Customer Delight) 1.4 Financiële stabiliteit 1.5 Prijs en aanbod zijn concurrerend
6 6 6 7 8 9
2.
Pedagogisch beleid 2.1 Aandacht voor het positieve: de pluim 2.2 Voor- en vroegschoolse educatie 2.3 Doorgaande lijn buitenschoolse opvang (bso) – basisschool 2.4 Gastouders werven 2.5 Thuisopvang door gastouders
10 10 10 11 11 12
3. 4.
Personeelsbeleid 3.1 Ziekteverzuim 3.2 Medewerker Tevredenheidsonderzoek 3.3 Toewerken naar zelfstandige teams 3.4 Onderzoek naar administratieve taken op de groep 3.5 Verlofplanning 2014 3.6 Deskundigheidsbevordering en ontwikkeling
13 13 13 13 14 14 15
Kwaliteitsbeleid 4.1 Werken met klantenpanels 4.2 Minder handhavingsadviezen
16 16 16
5.
Tot slot
17
6.
Locaties
19
Wij zijn er klaar voor!
3
4
Wij zijn er klaar voor!
Inleiding We zijn er klaar voor! Dit jaar is voor Kinderopvang Zeeuws-Vlaanderen het laatste jaar van het strategisch beleidsplan 2010-2014. Afgelopen jaren is gebleken dat een periode vooruit kijken én plannen voor vier jaar een lastige opgave is. Bij het opstellen van het strategische beleidsplan was de recessie nog niet ingezet en waren onze doelen nog op groei en uitbreiding gericht. Inmiddels zijn we geconfronteerd met een fors omzetverlies en daarmee samenhangend veel minder fi nanciën. Dit heeft uiteraard gevolgen in de organisatie qua menskracht en fi nanciële mogelijkheden. Ook is in de laatste jaren de krimp van de bevolking een steeds actueler thema geworden, wat vraagt om verandering van ons beleid. Er is een constant spanningsveld tussen de bezuinigingen en het behouden van kwaliteit, klantgerichtheid, het kind centraal stellen en behoud van onze strategische positie in Zeeuws-Vlaanderen. We hebben te maken met onzekerheden maar ook met uitdagingen. Met minder mensen en minder middelen zullen we meer en anders moeten presteren om goede kinderopvang te realiseren.
KOZV heeft, zo is gebleken, veel stormen in kinderopvangland goed doorstaan. We hebben alert geanticipeerd op de bezuinigingen en de uitstroom uit de kinderopvang. Ook voor 2014 is dit weer de opdracht. • In 2014 gaan we (nog) meer naar buiten treden en ons verder onderscheiden als kwaliteitsorganisatie. • We gaan werken aan binding en samenwerking, de band met het personeel, de ouders en de samenwerkingspartners. • We gaan ambitieus en doelgericht aan de slag, met als doel zichtbaar te zijn als kwaliteitsorganisatie! Veel succes allemaal! Rianne Vons, Directeur-Bestuurder
Wij zijn er klaar voor!
5
1. Strategisch en financieel beleid 1.1 Behoud van strategische positie in de regio Ondanks de bezuinigingen heeft KOZV nog steeds een strategische positie in de regio. KOZV is vertegenwoordigd in 27 kernen en heeft 49 locaties. Door deze strategische positie heeft KOZV een goede uitgangspositie voor de verdere verdiepende samenwerking met het primair onderwijs in de transformatie tot Integrale Kindcentra (IKC). Er wordt door onderwijs en kinderopvang gewerkt aan een strategisch en duurzaam Zeeuws-Vlaams locatieplan voor de toekomst. Verder neemt KOZV ook een actieve rol in de transitie jeugdzorg. Doel 1. Participeren in minimaal drie pilotlocaties IKC in Zeeuws-Vlaanderen. Prestatie indicator 1 2. Samenwerking met onderwijs wordt op het gebied van IKC geformaliseerd. 3. KOZV verwerft zich een positie in de licht pedagogische zorg. Aanpak 1. Participeren in IKC pilot locaties. Als organisatie zijn we participant in de werkgroep OAZ/IKC Zeeuws-Vlaanderen. KOZV heeft hierin een leidende rol en profileert zich als organisatie met kennis, deskundigheid en als betrouwbare samenwerkingspartner. 2. Uitbreiden van samenwerkingsverbanden met onderwijsbesturen en overige ketenpartners. 3. KOZV stelt een brochure op voor integratie van kdv/psz en basisschool voor de 2,5 jarigen en verstrekt deze actief aan de schoolbesturen. 4. KOZV profileert zich bij gemeenten en ketenpartners met een aanbod voor licht pedagogische ondersteuning door middel van een ondersteuningsprofiel (zorgprofiel) waarin wij duidelijk maken wat onze kernkwaliteiten zijn 6
en waarin wij onze deskundigheden benoemen. 5. KOZV organiseert samen met de andere grote kinderopvangorganisaties onder de vlag van Alert4You, een werkconferentie waarbij de positie van de kinderopvang in de jeugdzorg wordt neergezet. Resultaat 1. IKC pilots worden in het eerste kwartaal benoemd. 2. Continu proces in 2014. 3. Afgerond tweede kwartaal 2014. 4. Afgerond tweede kwartaal 2014. 5. Werkconferentie op 26 februari 2014: ‘Vindplaats is werkplaats’. 1.2 Profileren van onze organisatie KOZV heeft deskundigheid, kennis en ervaring op het gebied van kinderopvang, vrije tijdsbesteding en ontwikkeling van kinderen. Wij hebben een duidelijke missie: kwaliteit voor ieder kind. Onze deskundigheid en missie dragen wij uit. Doel KOZV wordt zowel intern en extern gezien als dé deskundige organisatie op gebied van kinderopvang, ontwikkeling van jonge kinderen en deskundige op het gebied van vrije tijd. Aanpak 1. Adverteren met items op gebied van prijs, kennis en ervaring, opstellen van advertentie teksten en slogans die we binnen de organisatie gaan uitzetten op website, Facebook, posters. Als voorbeeld: ‘Uw kind is door kdv en psz van KOZV goed voorbereid op de basisschool’ en ‘Goede aansluiting op de basisschool, kom naar kdv of psz van KOZV, uw partner in opvang en opvoeding’.
Wij zijn er klaar voor!
33 jaar
lloween
Ha Herfst/ rogr
viteiten p
2. 3.
-acti Het bso
13
kantie 20
herfstva
or de amma vo
iddag Maandagm ddag Heksenmi
n orge n dagm ke Maan fel ma Die gaan l. n tta ttafe pulle herfs erfs e om s
Medewerkers zijn trots op KOZV en uiten dit door: H - Enthousiasme, uitstraling. Wie is de ? echte heks - Gebruik maken van Social Media. ? g n E Indien de fi nanciële situatie het toelaat om een ee, Weln leuk! juist gezamenlijke studiedag te organiseren, dan zal g gmidda orgen Dinsda ppelspel Dinsdagm ambassadeurschap een onderwerp zijn. a len Herfst Paddenstoe n le se ut uizen kn kerstvakanti en vleerm Regionale positie behouden door optimaal gebruik e te maken van combinaties van de verschillende winterwonderl and op de bs opvangvormen. o Maandag 23 december Dinsdag 24 december - Combinatiegroepen tijdens vakanties. Winterwonderlam p iddag en Donderdagm - Combinatieaanbod Gastouderopvang morg Voorja Halloween a rdag utselen r r en Miss s e ste v d Mi a n k a g Do n kn zin t ie i rk n ve e Spoo e kje sachtig en andere opvang. Spok winterdorp Magische sneeuw-vlokken 4. KOZV neemt een leidende rol in naschoolse activiteiten ! d n Maandag 30 december Dinsda nne g 31 de in bredescholen en voert de regie op een aantal Spa cember maandag 3 maart Magische Dis ney cakejes locaties. maak een s.
heksendan doen we de Vanmiddag e stoelen? mee rond d Dans jij ook
d w een urlijk op pa maken natu k mee t weer is oort ch a jij oo rfst h e he en! G et heel sle Bij d mak h men neer we sa n? Wan pin. ke ds oe han te z een binnen
?
te knutselen
endorp addenstoel e een echt p is? • Help jij me ste vleermu t de griezelig • Wie maak
Het bso-activite
iten program
en te
hand
der je
pen zon
elhap n app e gaa Leuk! W iken. ? gebru ok mee Doe jij o
ma voor de ker
stvakantie 2
Ochtend Vanmorgen bakken we magisch lekkere kerstkoekjes! Bak jij gezellig mee?
013
33 jaar
Ochtend
Tover jij met papier , verf, lijm en potloo d ook zo’n mooie winter wonderlamp tevoorschijn?
en.
ok k sp n oo hore it? een er u allow w spook Bij H ou ziet j oe H
feest Ochtend
Natuurlijk mag dag: nemen. e mid aken. kostuum mee en d rs m ‘s Morgens starten we met het m Tuss ers inge aken van een e ving p. zelv o eng Grie feestmasker. aken ook nog m e W ze ten de e en
Toversneeuwp
feestmasker
ret
Een sneeuw pop maken, sneeuwballen g Wat doe jij het lie ooien, sleeën? fst als er sneeuw Laat dat ma ligt? ar eens zien op je magische schilderij sneeuwpret-
Ouders zijn de beslissers of ze wel of niet gebruik gaan maken van de opvang van KOZV. Zij zijn de belangrijkste schakel in dit keuzetraject. Ouders moeten dit ervaren en voelen vanaf het eerste contactmoment, ongeacht of dit telefonisch is met de receptie of de afdeling planning en plaatsing of fysiek, bij een bezoek aan de groep. We geven hen het gevoel de belangrijkste klant te zijn! We luisteren goed naar de vragen van klanten. Samen met de klant zoeken we naar de optimale overeenkomst of de beste oplossing. Verras de klant door zelf aan te bieden wat de klant wil, maar nog niet om gevraagd heeft. Denk met de klant mee. We realiseren positief emotioneel contact met de klant. Tevreden ouders geven in de evaluaties aan dat zij een
Leven de snee uwpop ende sn eeuwbo l
Sneeuw
Vind jij d ie glaz en sch het zelf k udbolle an late n w n snee Heb je uwen ook aarin je altijd zo mo Ontdek h al willen wete oi? n h et gehe zelf ee im: je gaa oe dat nou k n make an? t er va n. ndaag
Donder dag 2 Ochtend januari Tik de sneeuwm an
muziek maestro
1.3 Verras de klant (Customer Delight)
Ochte nd Heb jij al tijd al een jij lieve r je vriend s een sneeuw pop wi je in een Vandaa llen zij g is je sneeuw n of he kans: k pop te lp om na verand ar de b eren? so en doe Middag mee!
We gaan cup ca kes bakken en ve Disneyfi guur m rsieren: welk ma aak jij? gisch
Middag
’s Middags scoor je je eigen te ge kke feesthit! Dat wordt feesten: zing mee, slui t aan in de polonaise en maak muziek op je zelfgemaakte instrument. Leuk!
Kom jij de week ook ze feest vieren op de bso? Samen ki ezen we het them a voor de fees twee onze eige k op n bso.
Maak je eigen winte rwonderlandhuisje. huisjes vorme Alle geknutselde n samen een magis ch bso-winterdorp!
34 jaar
allerspan s Halloween? Mister of Mis
je je eigen
Resultaat Continu proces 2014: KOZV is dé partner in opvang en opvoeding
Middag
Middag Help jij mee om er dit jaar een witte kerst van te maken? Met jouw zelfgemaakte sneeuwvlok gaat dit vast lukken.
Het bso-ac tiviteiten p t zich het rog verkleed voor de vo Wieram ma orjaarsvak aller-engst, allermooist, of antie 2014 st en wordt nend
dinsd
Wie is e r snelle r? D Doe me e en ontd e sneeuwman of jij? ek het. Middag
Vanm orgen spelen Benieu we ee wd ho n le e dat g mee. Dromen aat? K uk spel: “ D vang Van om n obbe aar d l een han middag maak jij je er clow g deze vo e bso eigen drome n”. or j en bel ’s Mid eef hde mooiste magi e raam en droom vonvanger: dags et sche d ortaan romen! bouw Dat w en w il je to e met z ch zek ’n alle er nie n een te t mis gekke sen! wag en.
ag 4 maar t
Dobbe
l een clown
wage
n bou we
n
donderdag 6 maart
’s Morgens maken we ons gere ed voor het feest van ’s midda gs. Laat je schminken, trek je mooiste outfi t aan, maak een te gekke hoed: leef je uit! ’s Middags kun je je gekozen ou tfi t showen tijdens de modeshow. Wie heeft de gekste, leukste, moois te uitdossing? We sluiten de middag af met een echte disco. Daar wil je toch ze ker bij zijn?!
Vandaag is het groot feest!
goed contact hebben met medewerkers, dat zij echte aandacht en betrokkenheid ervaren. Problemen en vragen worden snel opgelost. We verkopen geen NEE! Doel Ouders ervaren KOZV als een organisatie waar ze bij willen horen!
Wij zijn er klaar voor!
7
Aanpak 1. Er wordt een plan opgesteld voor met name Planning & Plaatsing, telefonisten/receptionisten, financiële administratie, pedagogisch medewerkers en coördinatoren. Aspecten uit het onderzoek van bureau Buitenhek met de mystery guest worden hierbij gebruikt. Onderdeel van dit plan is het delen van ‘best practices’. Hoe zorg je er voor dat ouders verrast worden door een extra stukje dienstverlening. Resultaat 1. Plan van aanpak tweede kwartaal 2014 gereed. 2. Uitwerking derde en vierde kwartaal. 1.4 Financiële stabiliteit In 2013 was het omzetverlies van KOZV aanzienlijk minder dan het jaar daarvoor. Door het invoeren van nieuwe bezuinigingsmaatregelen is ook het verlies beperkt gebleven. Politieke besluitvorming heeft geleid tot voorzichtig optimisme voor 2014. Er is 75 miljoen ter beschikking gesteld om de maximale uurprijzen te indexeren en er komt een extra 100 miljoen om de midden en hogere inkomens tegemoet te komen middels verhoging van de kinderopvangtoeslag. Hierdoor wordt de kinderopvang voor het eerst sinds een aantal jaren netto weer goedkoper! Naast deze goede vooruitzichten zijn er ook een aantal onzekerheden. De economische situatie, de dalende werkgelegenheid, de krimp en de tendens dat klanten overstappen naar goedkopere of informele opvang, blijven ook in 2014 risicofactoren voor KOZV. Het structureel in evenwicht brengen van kosten en opbrengsten moet er voor zorgen dat KOZV een financieel gezonde organisatie blijft. 8
Doel 1. De rentabiliteit over 2014 bedraagt minimaal 0%. Prestatie indicator 2 2. De verhouding personele kosten ten opzichte van de omzet mag gemiddeld over het jaar niet hoger zijn dan 79%. Prestatie indicator 3 Aanpak 1. In 2014 worden begroting en scenario’s vergeleken met de werkelijke cijfers en waar nodig bijgesteld. Monitoring door middel van goede managementrapportage en waar mogelijk en nodig bijstellen, verfijnen en uitbreiden met informatie vanuit Planrad. In 2014 wordt ieder kwartaal gerapporteerd over personele overheadkosten, afgezet tegen benchmarkgegevens. Aan de hand van het benchmarkrapport 2013 van het Waarborgfonds Kinderopvang wordt in 2014 onderzocht of een verdere uitbreiding van managementinformatie met meer benchmarkgegevens mogelijk is. 2. Het zo efficiënt mogelijk uitvoeren van administratieve processen is een must. Administratieve processen worden gescreend op mogelijke verbetering en efficiëntie. Onderzocht wordt of verdere automatisering, zoals b.v. intranet, kan leiden tot kostenbesparing en efficiënter werken. 3. Voor 2015 wordt een nieuw contract voor de salarisadministratie afgesloten, met als doelstellingen kostenverlaging en verbetering van efficiency. 4. 2014 wordt gebruikt als jaar, waarin een besluit moet worden genomen over al dan niet reorganiseren. De ontwikkelingen in de markt worden goed gevolgd, zodat tijdig stappen gezet kunnen worden. Ook blijven we kritisch kijken naar de bezetting van de groepen en worden tijdig besluiten genomen over samenvoegen en/ of sluiten van slecht bezette dagdelen.
Wij zijn er klaar voor!
Resultaat 1. Voor 1 juli is er een besluit genomen over de salarisadministratie vanaf 2015. 2. Overige punten: continu proces.
4. Onderzocht wordt naar mogelijkheden om de klantenportal verder uit te breiden. Enerzijds is dit service verhogend voor klanten, anderzijds kan het een kostenbesparing opleveren.
1.5 Prijs en aanbod zijn concurrerend KOZV wil een concurrerend aanbod tegen een concurrerende prijs kunnen voeren. In Zeeuws-Vlaanderen zijn veel particuliere kinderopvangaanbieders. Deze zijn flexibeler en hanteren een lagere uurprijs. KOZV wil onderzoeken of uurafname of blokafname met behoud van het kwaliteitsniveau mogelijk is. Daarom zijn in 2013 in drie vestigingen ‘Foxkidz’ opgestart, een nieuw, flexibel concept met uurafname.
Resultaat 1. Eerste halfjaar oriëntatie en onderzoek, implementatie in het tweede halfjaar.
Doel 1. Concurrentiepositie behouden en waar mogelijk verbeteren. 2. Het financieel resultaat c.q. verlies van de Foxkidz vestigingen is in 2014 minimaal gehalveerd ten opzichte van 2013. Prestatie indicator 4 Aanpak 1. Effecten Foxkidz in kaart brengen. In 2014 wordt een tussenevaluatie gehouden en onderzocht of de urenregistratie bij Foxkidz verder geautomatiseerd kan worden. 2. Leerpunten formuleren zodat (onderdelen van) de pilot Foxkidz, zoals b.v. uurafname of blokafname mogelijk verder in de organisatie uitgerold kunnen worden. 3. Om het aanbod zo laagdrempelig mogelijk te maken, wordt het in 2014 voor ouders mogelijk gemaakt om op de vestigingen in te schrijven.
Wij zijn er klaar voor!
9
2. Pedagogisch beleid 2.1 Aandacht voor het positieve: de pluim De locaties van Kinderopvang Zeeuws-Vlaanderen voldoen aan alle wet- en regelgeving en de pedagogisch medewerkers werken met elkaar hard aan een goed pedagogisch klimaat voor alle kinderen. De neiging bestaat om veel aandacht te geven aan groepen, die zaken moeten verbeteren. De groepen die al jaren goed functioneren of die hele leuke en bijzondere dingen doen, krijgen niet de aandacht die ze verdienen. Dit willen we veranderen. We willen teams, die hun werk extra goed doen, belonen. Doel Er is een systeem waarin teams kunnen laten zien dat ze een pluim of aanmoediging verdienen. In 2014 ontvangt 20% van de groepen een pluim of duim. Prestatie indicator 5
Doel 1. Er is zicht op de stand van zaken VVE voor iedere groep (van 0-4 jaar). 2. Elke groep optimaliseert de doorgaande lijn met school.
Aanpak 1. Binnen verschillende overleggen wordt bediscussieerd wat een team moet doen om een pluim te verdienen. 2. Er wordt bepaald welke facetten van het werk bepalend zijn om de pluim te krijgen. 3. Vervolgens wordt dit objectief en toetsbaar gemaakt en worden de spelregels vastgesteld. 4. Tevens wordt geborgd dat groepen goede initiatieven van elkaar kunnen overnemen. Resultaat 1. Eerste kwartaal discussie en onderzoek afgerond. 2. Tweede kwartaal vaststellen methode. 3. Na de zomer starten. 2.2 Voor- en vroegschoolse educatie Alle KOZV kinderen tot vier jaar krijgen een rijk aanbod aan activiteiten om de ontwikkeling te stimuleren. 10
Hiervoor wordt het educatief programma Uk en Puk of Sporen gebruikt. De ontwikkeling en het welbevinden wordt bij de kinderen gemonitord middels KIJK! Door het gebruik van een VVE programma leren de kinderen spelenderwijs heel veel en worden ze goed voorbereid op de basisschool. Aan het eind van de peuterperiode worden de ontwikkelingsgegevens overgedragen aan de basisscholen. Ouderbetrokkenheid is een wezenlijk onderdeel van VVE. Door ouders te betrekken bij VVE, wordt de opbrengst vergroot.
Aanpak 1. Middels een monitor VVE is van alle groepen bekend aan welke normen VVE van de onderwijsinspectie de groepen voldoen en aan welke normen nog gewerkt moet worden. Voor locaties in Sluis en Hulst stellen we een locatieplan op. In Terneuzen wordt dit grotendeels mede uitgevoerd door het VVE team. 2. Alle groepen waar kinderen van 0-4 jaar worden opgevangen, organiseren de doorgaande lijn met de basisschool (scholen) en leggen dit vast in een borgingsdocument. Resultaat 1. Begin 2014 heeft iedere groep de monitor VVE ingevuld en is er zicht op de stand van zaken VVE en mei 2014 zijn er per groep acties geformuleerd. 2. Elke groep heeft de doorgaande lijn georganiseerd, er is een borgingsdocument en er wordt mee gewerkt. 3. Voor doelgroepkinderen vindt een warme overdracht plaats met de school, waar het kind naar toe gaat.
Wij zijn er klaar voor!
2.3 Doorgaande lijn buitenschoolse opvang (bso) – basisschool
KOZV werkt daarom in 2014 aan een betere afstemming/ aanpak tussen bso en de basisscholen.
Soms zijn er bepaalde problemen rond een kind, bijvoorbeeld vragen over de beste omgang met een kind. Omdat het kind de meeste tijd doorbrengt in de klas, kent de leerkracht het kind goed. Een gesprek tussen leerkracht en pedagogisch medewerker kan heel verhelderend werken. Ook kunnen er afspraken gemaakt worden om een bepaald kind op eenzelfde manier te benaderen binnen school en de bso. Wanneer een bso in school gevestigd is, is het logisch dat huis- en gedragsregels van school en bso op elkaar afgestemd zijn. Het is zeker een meerwaarde wanneer er afstemming plaatsvindt omtrent thema’s, waarmee gewerkt wordt en activiteiten die gedaan worden.
Doel 1. Samenwerkingsafspraken opstellen 2. De afspraken opnemen in het samenwerkingsconvenant met de scholen Aanpak 1. Locaties waar de samenwerking goed verloopt bevragen. 2. Samenwerkingsafspraken opstellen. 3. Concept bovenschools bespreken. 4. Afspraken maken met de schooldirecteuren over introductie en implementatie. Resultaat 1. Eerste helft 2014. 2. Eerste helft 2014. 3. Gereed voor eind 2014. 4. Gereed voor eind 2014. 2.4 Gastouders werven Het gastouderbureau van Kinderopvang ZeeuwsVlaanderen is een sterke opvangvorm. Waar de andere opvangvormen de laatste twee jaar een teruggang laten zien, is het aantal koppelingen van het gastouderbureau redelijk stabiel. Wel zien we een teruggang in het aantal gastouders. Daarom is het noodzakelijk nieuwe gastouders te werven. Een complicerende factor hierbij is dat de verkorte opleiding voor gastouders is gestopt, zodat aspirant gastouders zonder geldig diploma een opleiding van twee jaar dienen te volgen, alvorens te mogen starten. Het werven van nieuwe gastouders die al een geldig diploma op zak hebben, bijvoorbeeld de SPW-opleiding, verdient daarom de voorkeur.
Wij zijn er klaar voor!
11
Doel In 2014 starten 5 nieuwe gastouders. Prestatie indicator 6 Aanpak 1. Gastouders werven onder eigen pedagogisch medewerkers. In de interne nieuwsbrief van KOZV informatie geven over het gastouderschap en pedagogisch medewerkers, van wie het contract afloopt, persoonlijk benaderen. 2. Gastouders werven onder werkeloze pedagogisch medewerkers. Dit kan via het UWV, door middel van het plaatsen van advertenties en door het gebruik van sociale media. 3. Onderzoeken of het mogelijk en wenselijk is gastouders te werven bij landelijk opererende gastouderbureaus. 4. Het gastouderbureau start een eigen Facebook pagina om het gastouderbureau en de gastouders te promoten.
Doel 1. Gastouders werven die thuisopvang willen aanbieden (zie 2.3 gastouders werven). 2. Klanten werven voor thuisopvang. Aanpak 1. Pr activiteiten starten om thuisopvang onder de aandacht te brengen van ouders en aspirant gastouders. 2. Hierbij gebruik maken van advertenties en redactionele artikelen in advertentiebladen en de sociale media. Resultaat 1. De start van de pr activiteiten in het eerste kwartaal. 2. Aandacht hiervoor gedurende heel 2014.
Resultaat 1. Geheel 2014. 2. Contact leggen met het UWV in het eerste kwartaal. Adverteren meerdere malen in 2014. 3. Eerste kwartaal 2014. 4. Eerste kwartaal 2014. 2.5 Thuisopvang door gastouders Het opvangen van kinderen door een gastouder op het thuisadres van de ouders is een mogelijkheid binnen de Wet Kinderopvang. Bij Kinderopvang Zeeuws-Vlaanderen komt dit maar sporadisch voor. Met enige regelmaat komen er vragen binnen voor thuisopvang, maar er zijn bijna geen gastouders die dit willen verzorgen. In 2014 willen we thuisopvang via Kinderopvang Zeeuws-Vlaanderen aantrekkelijker maken voor gastouders en beter profileren richting ouders en gastouders. 12
Wij zijn er klaar voor!
3. Personeelsbeleid 3.1 Ziekteverzuim Ziekteverzuim heeft kwalitatief en financieel een grote invloed op de uitvoering van de dienstverlening. Daarom is er in 2014 opnieuw aandacht voor het verzuim. In 2013 zijn we erin geslaagd het verzuimpercentage terug te brengen tot 3,84%. In 2014 willen we dit tenminste zo houden of verbeteren en daarbij komt extra aandacht voor frequent verzuim (11%) en aandacht voor het beperken van de gemiddelde duur van een melding. Doel 1. Het verzuimpercentage in 2014 bedraagt niet meer dan 4%. Prestatie indicator 7 2. Het aantal frequent verzuimers bedraagt niet meer dan 8%. Aanpak 1. Het verzuimprotocol wordt gevolgd. Een goede begeleiding van en frequent contact met zieke medewerkers door de leidinggevende, de bedrijfsarts of arbeidsdeskundige en P&O. 2. De mogelijkheden van aangepast werk nog beter benutten ten einde de verzuimduur te verkorten. 3. P&O volgt het frequent verzuim en neemt actie volgens het verzuimprotocol. 4. De organisatie volgt het beleid ten aanzien van arbeidsomstandigheden en heeft aandacht voor welzijn en werkdruk (zal ook worden opgenomen in medewerker tevredenheidsonderzoek). Resultaat 1. Eind 2014 is het gemiddelde verzuimpercentage maximaal 4%. 2. Het aantal frequent verzuimers in 2014 bedraagt niet meer dan 8%.
3.2 Medewerker Tevredenheidsonderzoek Onze medewerkers zijn het gezicht van de organisatie en samen met de ouders onze belangrijkste ambassadeurs. Zij maken dat ouders met een gerust hart hun kind toevertrouwen aan onze zorg en begeleiding. Daarom is het belangrijk voor KOZV om te weten, wat zij van het beleid van de organisatie vinden. Doel KOZV scoort tenminste een 7,2 op het medewerker tevredenheidsonderzoek. Prestatie indicator 8 Aanpak 1. Het medewerker tevredenheidsonderzoek wordt uitgezet in september 2014, resultaten en plan van aanpak zijn gereed in november 2014. Resultaat 1. Uitvoering en Plan van aanpak met actiepunten gereed eind 2014. 3.3 Toewerken naar zelfstandige teams Vooral in de zorgsector lijkt de term ‘zelfsturend team’ de laatste jaren een toverwoord te zijn. Maar dat ben je niet van de ene op de andere dag. In 2014 willen we, na de pilot bij Foxkidz, verder onderzoek doen naar de mogelijkheid om meer zelfstandigheid te creëren bij de teams. Doel Komen tot meer zelfstandigheid en zelfredzaamheid bij de groepen.
Wij zijn er klaar voor!
13
Aanpak 1. Eerste kwartaal: informatie verzamelen over zelfsturende teams / zelfredzaamheid. 2. April 2014: brainstormsessie / eerstejaars evaluatie met de teams van Foxkidz. 3. Eind tweede kwartaal: Plan van aanpak zelfredzaamheid voor de hele organisatie. Resultaat 1. Onderzoek en uitvoering plan van aanpak gereed medio 2014. 3.4 Onderzoek naar administratieve taken op de groep Het is helaas een gegeven dat tegenwoordig steeds meer taken moeten worden gedaan in steeds minder tijd. Uit de analyse van de functioneringsgesprekken 2013 blijkt dat de hoeveelheid aan taken voor veel pedagogisch medewerkers een grote belasting is. Doel In 2014 willen we de administratieve taken en processen tegen het licht houden om te komen tot vermindering van administratieve druk. Aanpak 1. Evaluatie van de taakuren in het tweede kwartaal. 2. Voorstellen tot terugbrengen van taken, waaronder de pilot bankrekeningen/bankpasjes en de frequentie functioneringsgesprekken: van eenmaal per jaar naar eens per twee jaar. Resultaat 1. Verdere beperking van het aantal administratieve taken op de groep, zodat de verhouding taakuren en administratieve belasting meer in balans komt. 14
3.5 Verlofplanning 2014 Een goede planning van het verlof heeft veel voordelen. De planning maakt dat alle medewerkers tijdig kunnen genieten van hun vrije dagen en vakantie. Daarnaast zorgt een goede planning voor een betere spreiding van het verlof, die de continuïteit op de groepen (vaste gezichten) ten goede komt. Het maken van een goede planning en dus het opnemen van het verlof heeft bovendien in 2013 geresulteerd in een aanzienlijk kleiner reservoir aan openstaande verlofuren. Dit is financieel gunstig voor KOZV. Daarom in 2014 opnieuw aandacht voor de verlofplanning. Doel Door een goede verlofplanning worden de medewerkers in de gelegenheid gesteld tijdig vrij te zijn, zonder dat de continuïteit voor de groep in het geding komt. Daarnaast wordt het openstaande saldo aan verlofuren beperkt. Aanpak 1. In januari opstellen verlofplanning door alle groepen en afdelingen. 2. Alle verlof op 0 aan het eind van het jaar en alle spaaruren opgenomen per 1 december 2014. 3. Maandelijks wordt het openstaande saldo aan uren uitgedraaid door P&O en gecommuniceerd aan de leidinggevenden. 4. De primaire verantwoordelijkheid ligt bij de medewerkers. De jaarurensystematiek staat vervolgens toe dat, als er niet voldoende uren worden opgenomen, deze uren de eerstvolgende maand bij rooster worden ingepland. 5. Controle en indien nodig actie door de leidinggevenden.
Wij zijn er klaar voor!
Resultaat 1. Een juiste verlofplanning voor iedereen en een verdere afname van het openstaande saldo per 31 december 2014. 3.6 Deskundigheidsbevordering en ontwikkeling Tot 2012 kende KOZV een zeer uitgebreid scholingsplan. Vanaf 2012 heeft KOZV helaas moeten bezuinigen op de mogelijkheden voor scholing en ontwikkeling. Ook in 2014 zijn de financiële middelen beperkt. Hoe houden we, met dit beperkt budget, aandacht voor deskundigheidsbevordering en ontwikkeling, kwaliteit van de opvang en motivatie van de medewerkers.
Doel Ook in 2014 volgt tenminste 75% van de medewerkers een vorm van deskundigheidsbevordering naast EHBO of BHV. Aanpak 1. Mogelijkheden voor subsidie benutten. 2. Onderzoek in het eerste kwartaal naar de haalbaarheid van een studiemiddag voor de hele organisatie. 3. Gebruik maken van interne trainers. Resultaat 1. Ondanks beperkt budget ook in 2014 aandacht voor ontwikkeling en scholing. 2. Besluit wel/niet houden van een studiemiddag in 2014.
Wij zijn er klaar voor!
15
4. Kwaliteitsbeleid 4.1 Werken met klantenpanels
4.2 Minder handhavingsadviezen
De respons op het Klanttevredenheidonderzoek (KTO) valt tegen. Het is lastig om ouders te bewegen tot het invullen van de vragenlijsten, ook al is dit zo makkelijk mogelijk gemaakt. Voor 2014 wordt onderzocht of we op een andere manier de ouders kunnen bevragen naar de tevredenheid. Nagezocht moet worden of dit kan binnen de norm van HKZ. Hier wordt een onderzoek gevraagd, dat vergelijkbaar is met andere organisaties. Naast het digitale klantenonderzoek breiden wij onderzoek klanttevredenheid uit met klantgesprekken en klanten panels. Insteek: hoe goed kennen wij onze klanten en wat zijn de wensen van de klant.
Jaarlijks worden alle locaties geïnspecteerd door de GGD. De rapporten hiervan zijn openbaar voor ouders. Als kwaliteitsorganisatie streven wij ernaar aan alle wet- en regelgeving te voldoen. Toch wordt er op detail niveau nog regelmatig een afwijking geconstateerd. Ook deze imperfecties willen we in de toekomst voorkomen.
Doel 1. Meer inzicht in wat onze klanten van ons verwachten en hoe wij aan die verwachting kunnen voldoen, door verdieping van de informatie uit het klanttevredenheidsonderzoek. Aanpak 1. Klanten worden bevraagd naar hun wensen ten aanzien van kinderopvang en of KOZV dit biedt of kan bieden: a. Vragen opstellen. b. Verschillende manieren van vragen uitzetten, via social media FB, website, twitter. c. Persoonlijke gesprekken met klanten via telefoon of middels een persoonlijk gesprek. d. Richten op zittende klanten en klanten die niet kiezen voor KOZV. e. Hoe gebruiken we onze ouders als ambassadeurs: zou u KOZV aanbevelen aan uw vrienden?
Doel 1. In 2014 mogen, uitgezonderd het ontbreken van een oudercommissie, minder dan 15% van de locaties een advies tot handhaving krijgen. Prestatie indicator 9 Aanpak 1. In 2014 zal er regelmatig aandacht gevraagd worden voor de naleving van Pro 13 GGD inspecties. Coördinatoren zien erop toe dat deze procedure wordt gevolgd. 2. In januari wordt op elke groep een checklist met alle onderdelen uit de GGD inspecties (for 36) nagelopen en eventuele manco’s verholpen. 3. In de interne nieuwsbrief worden bijzonderheden uit GGD inspecties opgenomen. Groepen met een goed rapport en groepen met een handhavingsadvies zullen met naam genoemd worden.
Resultaat 1. Eind 2014 hebben wij beter inzicht in de wensen en verwachtingen van onze klanten. 16
Wij zijn er klaar voor!
Resultaat 1. Eind 2014 is het aantal handhavingsadviezen maximaal 15%.
5. Tot slot Opnieuw hebben we als kinderopvang te maken met onzekerheden én uitdagingen. KOZV heeft al veel stormen doorstaan en steeds alert geanticipeerd op alle ontwikkelingen. Ook in 2014 gaan we voor een kwaliteitsorganisatie, waarin we met elkaar werken aan fantastische kinderopvang voor u en onze kinderen. Wij zijn er klaar voor!
Wij zijn er klaar voor!
17
Actief in 34 plaatsen 18
Wij zijn er klaar voor!
6. Locaties Op 49 locaties, verspreid over heel Zeeuws-Vlaanderen, is Kinderopvang Zeeuws-Vlaanderen actief om opvang aan te bieden voor alle kinderen van nul tot dertien jaar. Er is keuze uit kinderdagverblijven, peuterspeelzalen, buitenschoolse opvang en gastouderopvang.
• Aardenburg
• Nieuw Namen
• Axel
• Nieuwvliet
• Biervliet • Breskens • Cadzand • Clinge • Eede • Graauw • Groede • Heikant • Hengstdijk • Hoek • Hoofdplaat • Hulst • Kloosterzande
• Oostburg • Philippine • Retranchement • Sas van Gent • Sluis • Schoondijke • St. Jansteen • Terhole • Terneuzen • Vogelwaarde • Westdorpe • IJzendijke
• Koewacht
• Zaamslag
• Lamswaarde
• Zuidzande
Wij zijn er klaar voor!
19
34 jaar
Dé kinderopvang voor Zeeuws-Vlaanderen Postbus 172 4530 AD Terneuzen e:
[email protected] w: www.kinderopvangzvl.nl Bezoekadres: Bellamystraat 28 4532 CP Terneuzen t: 0115 612368