Project Haven Zuid
Rekenkamercommissie Alblasserdam: Postadres
Postbus 8 3300 AA Dordrecht
Telefoon
(078) 770 4998
E-mail
[email protected]
Internet
www.alblasserdam.nl
Contactpersoon: Naam
Dhr. J.S. Kerseboom
Functie
Voorzitter Rekenkamercommissie Alblasserdam
Telefoon
(078) 770 4998 (06) 21 87 32 69
E-mail
[email protected]
Het rapport is onder verantwoordelijkheid van de voorzitter van de Rekenkamercommissie tot stand gekomen. Aan dit onderzoek werkten mee: Dhr. H.M. Hoogstad Mevr. W.V.E. Verboom Opmaak en redigeren Mevr. S. Khadjé Publicatie Dit rapport is op 11 oktober 2012 vastgesteld door de Rekenkamercommissie Alblasserdam en aangeboden aan de gemeenteraad van Alblasserdam.
2
Inhoud Deel 1 – Centrale boodschap ......................................................................................... 4 1.
Over dit onderzoek.................................................................................................... 5
2.
Conclusies en aanbevelingen....................................................................................... 7
3.
Bestuurlijke reactie ..................................................................................................10
4.
Nawoord rekenkamercommissie .................................................................................11
Deel 2 – Nota van bevindingen.................................................................................... 12 5.
Herontwikkeling Haven Zuid ......................................................................................13
6.
Deelgebied Noord ....................................................................................................21
7.
Staat het project Haven Zuid goed in de steigers? .........................................................27
8.
Is de raad in staat om (bij) te sturen en te controleren? .................................................32
Bijlagen...................................................................................................................... 37 Bijlage 1. Deelvragen ......................................................................................................38 Bijlage 2. Lijst met documenten ........................................................................................39 Bijlage 3. Lijst met geïnterviewde personen ........................................................................40 Bijlage 4. Gehanteerdenormen..........................................................................................41
3
Deel 1 – Centrale boodschap
4
1.
Over dit onderzoek
Inleiding De rekenkamercommissie Alblasserdam heeft in de periode mei tot en met augustus 2012 onderzoek gedaan naar het project Haven Zuid. De Auditcommissie heeft aangeven dat er, gegeven het maatschappelijke en financiële belang van het slagen van het project Haven Zuid, behoefte was aan dit onderzoek. Daarbij is aangegeven dat de nadruk niet moest komen te liggen op het verleden / het terugkijken, maar vooral moest liggen op de beoordeling of het projectmanagement en de informatievoorziening nu goed in de steigers staan. Informatie over deze elementen moet de raad in staat stellen om dit project, maar ook andere grote projecten, voortaan beter te volgen. In dit hoofdstuk legt de rekenkamercommissie kort verantwoording af over de wijze waarop ze dit onderzoek heeft uitgevoerd.
Onderzoeksverantwoording Doelstelling De rekenkamercommissie heeft voor dit onderzoek de onderstaande doelstelling geformuleerd. De gemeenteraad van Alblasserdam inzicht verschaffen in de inrichting en het verloop van het project Haven Zuid. Op basis van dit inzicht kan de gemeenteraad beoordelen of dit project - maar ook andere grote projecten - goed in de steigers staat. Centrale vraag De centrale vraag van het onderzoek luidt als volgt. Is het project Haven Zuid zodanig ingericht dat de gemeenteraad van Alblasserdam in staat is zijn kaderstellende en controlerende taken naar behoren uit te voeren?
Onderzoeksproces Om de gegevens te verzamelen die nodig zijn voor het beantwoorden van deze centrale vraag heeft de rekenkamercommissie documenten bestudeerd en betrokkenen gesproken. Een overzicht van deze documenten en geïnterviewde personen vindt u in de bijlage. Vervolgens heeft de rekenkamercommissie de verzamelde gegevens getoetst aan een normenkader dat ze voorafgaand aan het onderzoek heeft vastgesteld. Ook dit normenkader is bijgevoegd. De bevindingen die deze toets heeft opgeleverd zijn voorgelegd aan de ambtelijke organisatie met het verzoek om de bevindingen te controleren op juistheid. Feiten die niet juist in de nota van bevindingen waren opgenomen zijn aangepast. Op basis van de gecontroleerde feiten heeft de rekenkamercommissie conclusies en aanbevelingen opgesteld. Het totale rapport, dus inclusief deze conclusies en aanbevelingen, is aan het college voorgelegd met het verzoek daar op te reageren. De reactie van het college is integraal opgenomen in dit rapport.
5
Leeswijzer Dit rapport bestaat uit twee delen. Deel 1 bevat achtereenvolgens een toelichting op het onderzoek, de belangrijkste conclusies en aanbevelingen, de reactie van het college op het onderzoek en het nawoord van de rekenkamercommissie. Deel
2
bevat
de
gegevens
waarop
de
conclusies
en
aanbevelingen
zijn
gebaseerd.
Achtereenvolgens behandelen we het project Haven Zuid, deelgebied Noord, de aspecten die ingaan op de inrichting van het project en de informatievoorziening.
6
2.
Conclusies en aanbevelingen
Conclusies De rekenkamercommissie stelt vast dat de projectorganisatie van het project Haven Zuid goed in de steigers staat, maar dat het college de gemeenteraad op onderdelen beter in staat moet stellen zijn kaderstellende en controlerende rol te laten vervullen. Deelconclusie 1 - Er is sprake van een degelijke projectfasering en inrichting van de projectorganisatie Dit blijkt onder andere uit de projectplannen en voortgangsrapportages. Die bevatten heldere doelstellingen, een uitgewerkt tijdpad, een koppeling met beschikbare middelen en geven inzicht in het vervolgtraject. Daarnaast is de inrichting van de projectorganisatie expliciet gemaakt en is er sprake van een duidelijke opdrachtgever en opdrachtnemer per deelplan. Voorts is er sprake van een professionele bemensing en ondersteuning van de projectorganisatie. De gemeente hanteert een fasering die gebruikelijk is bij projectmanagement. Duidelijk is benoemd wat onder welke fase wordt verstaan en wanneer de ene fase overgaat in de andere. Het projectplan en de verantwoording over de uitvoering van het projectplan zijn compleet en overzichtelijk. Daarnaast zijn ze ook in de tijd vergelijkbaar qua inhoud en structuur. De minimale componenten (doelstellingen, tijd, geld, kwaliteit) komen in ieder voortgangsdocument terug. Deelconclusie 2 -Een groot deel van het project is conform planning uitgevoerd Drie van de vier doelstellingen zijn inmiddels (deels) gerealiseerd. Veel van de activiteiten die de gemeente zelf moest uitvoeren, zijn klaar. Ook de randvoorwaarden om Haven Zuid tot een toeristisch knooppunt te maken zijn grotendeels klaar. Voor de doelstelling waar de gemeente sterk afhankelijk is van ‘de markt’ (de feitelijke ontwikkeling van Royal House of Holland) is de minste progressie geboekt. Met name bij de deelprojecten Infra en Shipping Valley zijn veel van de geplande activiteiten uitgevoerd en is er zicht op, dat doelstellingen worden gehaald (zoals het bouwrijpmaken van de grond voor de brandweerkazerne, de herinrichting van de ontsluitingsweg, renovatie van de brug, aanleg van de tijdelijke parkeerplaatsen en de opening van een Toeristisch Overstap Punt). Dit is een indicatie dat het totale project goed in de steigers staat. Deelconclusie 3 - Risico’s worden beheerst en verdeeld Er is sprake van transparant en systematisch toegepast risicomanagement. Per deelproject worden de risico’s benoemd en wordt toegelicht welke beheersmaatregelen de projectorganisatie neemt. Via de bestuursrapportages worden deze gemeld aan het college en de raad. De gemeente neemt passende beheersmaatregelen en heeft veel externe middelen weten te vinden voor het project.
7
De gemeente slaagt er in om een risicovol project in de steigers te zetten, zonder zelf onverantwoord veel geld uit te geven. De (financiële) voortgang is in de gemeentelijke administratie te volgen. Er is een aparte grondexploitatie voor Haven Zuid. Deelconclusie 4 – Het plan past binnen de beleidskaders De projectplannen sluiten aan bij de uitgangspunten zoals die in het beleid zijn vastgesteld. Haven Zuid past binnen de toeristische visie, levert een bijdrage aan de werkgelegenheid en zorgt voor revitalisering van de stad en het terrein. Deelconclusie 5 – De raad is betrokken bij alle formele kaderstellende besluitvorming De raad is betrokken geweest bij een groot deel van de bepalende kaderstellende documenten, bij formele besluitvormingsmomenten en bij het indienen van zienswijzen. Uitzondering is de manier
waarop
met
de
verlenging
is
omgegaan.
Het
aangaan
van
privaatrechtelijke
overeenkomsten is een bevoegdheid van het college, maar bij ingrijpende besluiten en overeenkomsten moet de raad wel vooraf geconsulteerd of actief geïnformeerd worden. Deelconclusies 6 – De voortgangsinformatie, als basis voor controle, kan beter De raad ontvangt periodiek veel informatie over de voortgang van het project. Over de kwaliteit van deze informatie zijn positieve en negatieve dingen te zeggen. Negatief is bijvoorbeeld dat niet altijd duidelijk is of er nu een besluit is gewenst is of niet. Een voorbeeld hiervan is de laatste raadsinformatiebrief over Haven Zuid. Ook is niet helder of er al eerder besluiten genomen zijn die in de voorliggende besluitvorming betrokken moeten worden. Het is als positief te beoordelen dat er scenario’s zijn verwerkt in de laatste raadsinformatiebrief.
Aanbevelingen De raad zou in het volgen van het project Haven Zuid meer gebruik kunnen maken van ‘natuurlijke momenten’ van heroverweging. Dat wil niet zeggen dat er dan steeds een andere koers moet worden gekozen, maar dat de raad zich er periodiek van verzekert dat er voldoende zekerheid (c.q. voortgang) is om door te gaan op de ingeslagen weg. Om dit mogelijk te maken beveelt de rekenkamercommissie de raad aan om: 1. Het college te verzoeken om besluiten die aan de gemeenteraad worden voorgelegd, in alle gevallen expliciet te plaatsen in de historische context. Hiermee wordt bedoeld, dat het voor de raad inzichtelijk wordt welke relevante besluiten de raad eerder heeft genomen, die relevant zijn voor het betreffende project. 2. Met het college een modus te zoeken die het mogelijk maakt om bij grote projecten laagdrempelig met elkaar (raad-college-projectorganisatie) van gedachten te wisselen, zonder het formele direct informeel te maken. Het doel is om de raad betrokken te houden bij grote projecten, zonder direct (bedrijfs-) gevoelige informatie openbaar te hoeven maken.
8
3. Bij cruciale besluiten niet alleen te varen op de door het college aangedragen informatie, maar (indien mogelijk) zelf ook geobjectiveerde informatie te verzamelen (zoals een second opinion onder verantwoordelijkheid van de raad). 4. De looptijd van de grondreserverings- en consultatieovereenkomst is tot 31 december 2012. Mocht deze termijn verstrijken zonder dat tot levering van de grond wordt overgegaan, grijp dan als raad dit moment aan om de ingeslagen weg te herijken danwel de ingeslagen weg opnieuw te bekrachtigen. Draag het college op u hier als raad actief bij te betrekken.
9
3.
10
Bestuurlijke reactie
4.
Nawoord rekenkamercommissie
De rekenkamercommissie neemt met instemming kennis van de reactie van het college. Grote projecten leggen een zware druk op (de relatie tussen) college en gemeenteraad. Er zijn vaak grote bedragen mee gemoeid en de maatschappelijke impact is navenant. De raad zal zich soms extra moeten proberen in te houden om medebestuurder te willen zijn. En anderzijds moet het college zich inspannen om de raad maximaal in staat te stellen zijn controlerende rol waar te maken. In dit spel speelt vertrouwen een grote rol. Het college stelt in zijn reactie het verlengen van de consultatiefase in het project Haven Zuid niet als een ingrijpend besluit te beschouwen. Om beide partijen in staat te stellen in wederzijds vertrouwen aan dit project te blijven werken, geeft de rekenkamercommissie het college in overweging om bij een eventuele nieuwe verlenging de procedure hiervoor eerst met de raad te bespreken.
11
Deel 2 – Nota van bevindingen
12
5.
Herontwikkeling Haven Zuid
Beleid De herontwikkeling van Haven Zuid is geen doel op zich. Het is een middel om doelstellingen van de gemeente Alblasserdam (en de Drechtsteden)op het gebied van toerisme, economie en verkeer te bereiken. Om die reden zullen we - voordat we dieper ingaan op het project Haven Zuid - de belangrijkste uitgangspunten van de drie genoemde beleidsterreinen kort weergeven. Toerisme: toeristische visie op hoofdlijnen De gemeenteraad van Alblasserdam heeft op 3 februari 2005 een toeristische visie vastgesteld.1 Het is een visie op hoofdlijnen. De visie is niet uitgewerkt in een gedetailleerd visiedocument, maar in een beknopte presentatie.2 De presentatie gaat in op de toeristische ambities van de gemeente en slaat enkele piketpaaltjes in de vorm van uitgangspunten. In de visie geeft de gemeente onder meer aan dat ze meer wil profiteren van de stroom toeristen die Alblasserdam passeert voor een bezoek aan het molengebied, maar de gemeente niet bezoekt. De gemeente wil de toeristische werkgelegenheid stimuleren en voor het centrum een economische spin-off genereren. Tot slot is het van belang om het autoverkeer op de dijk naar de molens toe te verminderen en de samenwerking in de Drechtsteden te versterken. De terreinen Haven Zuid en Mercon Kloos worden in de visie aangemerkt als belangrijke schakels om de toeristische ambities waar te maken.3 Haven Zuid wordt als potentieel transferium aangemerkt, inclusief toeristische en recreatieve voorzieningen. Het terrein Haven Zuid is interessant voor de ontwikkeling van het centrum, maar ook interessant om binnen het thema ‘Shipping Valley’ de economie te stimuleren.4 Als belangrijke ‘ingrediënten’ voor de visie worden de cultuurhistorische wortels van de gemeente Alblasserdam en de ‘menselijke maat’ genoemd. Bij de behandeling van de toeristische visie in de gemeenteraad gaven verschillende politieke partijen aan de hoofdlijnen van de visie te onderschrijven, maar wel te willen benadrukken dat de visie een vertrekpunt is. De raad gaf aan bij de concretisering van de visie betrokken te willen zijn. Gelijktijdig met het vaststellen van de toeristische visie heeft de gemeenteraad besloten het gebied Haven Zuid bij de regio Drechtsteden in te brengen als ontvangstlocatie voor het project ‘Toeristische Verbinding Molengebied’. Economie: structuurvisie op detailhandel In de toeristische visie is aangegeven dat de ontwikkeling van het Haven Zuid-terrein ook kan dienen als een extra impuls voor de centrumontwikkeling in Alblasserdam en daarmee ook 1 Verslag gemeenteraadsvergadering d.d. 3 februari 2005 & verslag raadscommissie bestuur en samenleving d.d. 27 januari 2005. 2 Toeristische visie op hoofdlijnen - gemeente Alblasserdam, ARCADIS/Hopman en Anders, 2 december 2004 3 Het Mercon Kloos terrein is een voormalig bedrijfsterrein dat een nieuwe bestemming krijgt als woongebied. In het plangebied komt woonbebouwing, voornamelijk eengezinswoningen met enkele appartementengebouwen. 4 Het programma ‘Shipping Valley’ is een initiatief van de Kamer van Koophandel Rotterdam, de Drechtsteden en de Provincie Zuid Holland. De doelstelling is het optimaal benutten en promoten van de positie van de Drechtsteden als belangrijk kruispunt van weg, spoor- en waterwegen.
13
interessant kan zijn voor eigen inwoners en ondernemers. Dit sluit aan bij de uitgangspunten van de Structuurvisie detailhandel 2004.56In het onderzoek dat ten grondslag lag aan deze structuurvisie wordt aangegeven dat de detailhandel in de gemeente Alblasserdam onder druk staat. De ondernemers hebben de indruk een regionaal verzorgend karakter te hebben, terwijl uit het onderzoek blijkt dat zelfs de lokale functie onder druk staat en er dus echt iets moet gebeuren om de detailhandel in de binnenstad te ondersteunen. Als oorzaak wordt gewezen op de gebreken in de ruimtelijke en fysieke kwaliteiten van het centrum en het feit dat twee winkelgebieden in het centrum niet aaneengesloten zijn. In deze nota is de beoogde synergie tussen Haven Zuid en het centrumgebied uitgewerkt in de vorm van een functionele en ruimtelijke onderbouwing. Het deel van het gebied Haven Zuid dat tegen het centrum aan ligt, biedt mogelijkheden om het centrum iets extra’s te bieden. Verkeer: Visie op verkeerscirculatie Voor het derde onderdeel, verkeer, heeft de gemeente in de onderzochte periode geen integrale visie of beleidsnota vastgesteld.7 Op onderdelen zijn er uitgangspunten vastgesteld, maar die hebben niet geresulteerd in een integraal plan. Uit de interviews blijkt echter, dat met name het verkeer over de historische dijk naar de molens van Kinderdijk een zorgpunt is. De dijk is niet berekend
op
grote
aantallen
verkeersbewegingen.
Daarnaast
komt
het
aantal
verkeersbewegingen ook de leefbaarheid op en aan de dijk niet ten goede. De gemeente Alblasserdam zocht derhalve manieren om de dijk te ontlasten, waarbij het verplaatsen van wegverkeer naar het water één van de mogelijkheden was. Verder zijn er verbeteringen mogelijk in de ‘entree’ van de gemeente Alblasserdam. De oorspronkelijke weg, die het verkeer van de snelweg A15 naar het centrum leidde, was niet toegerust op het aantal gebruikers en de omgeving van de weg was niet fraai. Tot slot waren er problemen met ontsluiting van het verkeer op het terrein van Haven Zuid zelf. Voor vrachtwagens was een aantal bochten moeilijk te maken.
Ruimtelijke planvorming Masterplan In 2000 heeft de gemeente Alblasserdam het initiatief genomen om te komen tot een masterplan voor Haven Zuid. Een combinatie van ontwikkelingen leidde ertoe, dat er volgens de gemeente een plan opgesteld moest worden dat in zou gaan op ‘de korte- en langetermijn ontwikkelingen en mogelijkheden van het gebied’. De belangrijkste ontwikkeling was dat het bedrijf Van der Giesse - De Noord haar bedrijfsactiviteiten in verband met woningbouwontwikkeling wilde gaan verplaatsen naar een andere locatie dan Haven Zuid. Daarnaast was al bekend dat OceAnco een extra
loods
wilde
gaan
bouwen.
De
toen
geldende
bestemmingsplannen
stonden
die
bedrijfsuitbreidingen echter in de weg. Concreet moest het masterplan antwoord geven op de vraag op welke manier het inpassen van nieuwe activiteiten mogelijk zou zijn (bedrijfsvoering, kwaliteit openbare ruimte en verkeer). Het masterplan moest daarnaast in kaart brengen wat de 5 6 7
Structuurvisie detailhandel Alblasserdam, MKB Reva, juli 2004. Vastgesteld door de gemeenteraad op 16 september 2004. In het bestemmingsplan wordt wel verwezen naar een wegennota.
14
lange termijn vooruitzichten voor deze ‘natte’ haven waren. Dit onderzoek heeft geresulteerd in het masterplan Haven Zuid, dat als‘ brede ruimtelijke onderbouwing’ diende bij de verdere concretisering in bestemmingsplannen etc. Uit de toekomstverkenning (onderdeel van het masterplan) blijkt dat Haven Zuid uitsluitend als bedrijventerrein of woonlocatie niet reëel wordt geacht. Het masterplan dicht Haven Zuid de beste kansen toe als locatie voor hoogwaardige scheepsbouw. Dit document is voor de gemeente het vertrekpunt geweest voor de planvorming in het gebied rond Haven Zuid. Structuurplan Het masterplan is uitgewerkt in een voorontwerpstructuurplan (oktober 2004) en een definitief structuurplan.8Op 29 juni 2005 is het Structuurplan Haven Zuid vastgesteld door de gemeenteraad. Het structuurplan is de basis om te komen tot uiteindelijke realisatie van de gewenste ruimtelijke ontwikkeling middels een bestemmingsplan. Uit dit plan bleek dat de gemeente de ambitie heeft om Haven Zuid te transformeren tot een bruisend en attractief gebied met een mix van bedrijvigheid, wonen, detailhandel, horeca en culturele functies, groot- en kleinschalig van opzet en met een toeristisch-recreatieve kleur.9 Volgens het plan is Haven Zuid als toeristische uitvalsbasis met haar achtergrond als scheepswerf, als centrale spil een zeer geschikte locatie. Gedacht wordt aan toeristische accommodaties en aanverwante stedelijke(detailhandel)voorzieningen, zoals Royal House of Holland, horeca, toeristisch informatiepunt, een hotel, locatie voor verhuur van fietsen, kano’s en dergelijke en toerisme gerelateerde detailhandel.10 Gezien de toeristisch-recreatieve impuls die wordt ingezet voor het gebied ten noorden van Haven Zuid, zou de noordelijke zone langs het Zuiderstek zich goed lenen voor een mix van toeristisch recreatieve detailhandel en horeca op het niveau van het maaiveld en wonen daarboven. Met een dergelijke invulling wordt een toeristisch - recreatieve koppeling van Haven Zuid met het jachthavengebied en het centrum van Alblasserdam tot stand gebracht.11 Het structuurplan wijkt op enkele punten substantieel af van het voorontwerp. Zo is er meer nadruk op de herstructureringsopgave en ontsluiting gekomen. Als verklaring hiervoor wijst de gemeente op het dynamische proces dat het maken van een structuurplan is. De ingediende zienswijzen werden grotendeels ongegrond verklaard. Op 29 juni 2005 vestigt de gemeente een voorkeursrecht op de grond van Haven Zuid.12Op dat moment zijn de gronden nog in bezit van Van der Giessen-de Noord.
13
8
BRO, voorontwerpstructuurplan 2004. Structuurplan 2005, blz. 11. 10 Structuurplan 2005, blz. 12. 11 Structuurplan 2005, blz. 15. 12 Formeel is het een hervestiging, omdat de gemeente in 2003 ook al voorkeursrecht heeft gevestigd. 13 Later zal blijken dat Van der Giessen-de Noord de grond niet aan de gemeente wil verkopen. Uiteindelijk verkoopt van der Giessen-de Noord de grond aan OceAnco, die een deel van grond doorverkoopt aan de gemeente. De gemeente staat een uitzondering op het gevestigde voorkeursrecht toe. 9
15
Bestemmingsplan In vervolg op het structuurplan is een bestemmingsplan Haven Zuid opgesteld.14Op 12 november 2008 stelt de gemeenteraad dit bestemmingsplan vast. Het plan is mede tot stand gekomen naar aanleiding van de onderhandelingen tussen OceAnco en de gemeente over het zogenoemde Van der Giessen-de Noord terrein. De uitkomst van de onderhandelingen is belangrijk voor de wijze waarop het bestemmingsplan is vormgegeven. Het resultaat is dat OceAnco haar activiteiten kan uitbreiden en dat de gemeente eigenaar zal worden van de gronden in het noordelijke deel van het plangebied en het stuk waar thans de brandweerkazerne staat. Op 30 juni 2009 hebben Gedupeerde Staten een Goedkeuringsbesluit genomen voor het bestemmingsplan Haven Zuid, waarmee het onherroepelijk is geworden.15 “Doel van het bestemmingsplan ‘Haven Zuid’ is om een flexibel en adequaat ruimtelijk ordeningsinstrumentarium te bieden ten behoeve van herstructurering van dit gebied. Binnen dit bestemmingsplan worden tevens ontwikkelingen mogelijk gemaakt ten behoeve van het natte bedrijventerrein, het transferium en toeristisch recreatieve activiteiten.”16 “Het plangebied van voorliggend bestemmingsplan ligt in het zuidwesten van de kern Alblasserdam en beslaat het havengebied van deze kern. In het westen ligt de plangrens halverwege de rivier de Noord. De zuidgrens van het plangebied wordt gevormd door de tunnelbak van de A15, waar deze onder de Noord doorgaat. In het oosten wordt het plangebied begrensd door de Ruigenhil die overloopt in de Dam. De haven ten noorden van het Zuiderstek
14
Dit bestemmingsplan vervangt de bestemmingsplannen Bedrijfsterrein Haven Zuid (vastgesteld 19-011978) en Bedrijfsterrein Haven Zuid 1e herziening 24-06-1982. 15 Er is sprake van een gedeeltelijke goedkeuring omdat de provincie niet akkoord gaat met aanlegsteiger in De Noord en met de bestemming wonen op de punt van het terrein en in de voormalige portiersloge. 16 Bestemmingsplan, blz 1. 16
vormt de noordgrens van het plangebied. Het bestaande hotel in de oksel van de Dam en de woningen aan het Zuiderstek zijn opgenomen in voorliggend bestemmingsplan.”17
Afbeelding: Plangebied Haven Zuid, met rechtsboven in het deelgebied Noord
Beeldkwaliteitplan In het beeldkwaliteitplan wordt de gewenste sfeer van de ontwikkeling in Haven Zuid vastgelegd. Het doel van het beeldkwaliteitplan is tweeledig. Ten eerste heeft het als doel om de stakeholders te inspireren tot een plan met een hoge omgevings- en beeldkwaliteit en ten tweede om te dienen als toetsingscriterium voor de bouwplannen. De vaststelling van het plan heeft zeker 6 maanden vertraging opgelopen door discussies over het architectonisch ontwerp van de brandweerkazerne en de afstemming met het ontwerp van de nieuwe scheepsloods van OceAnco.
18
Enkele citaten uit het beeldkwaliteitplan die een beeld geven van de gewenste sfeer: “Het toerisme wil een gezellige en perfect georganiseerde feelgood-omgeving, terwijl de scheepswerven een heel utilitaire werkomgeving vormen. Voor het toerisme is een mooie en prettige
omgeving
onderdeel
van
het
product,
terwijl
voor
de
scheepswerven
de
omgevingskwaliteit van veel minder belang is. De scheepswerven zoeken ruimte en zijn grootschalig en massaal. Het toerisme zoekt comfort en is juist kleinschaliger fijnzinnig. Het zijn totaal verschillende werelden! Conflicten tussen beide werelden moeten voorkomen worden.” “De twee verschillende werelden worden opgevangen in het Blok Haven. Dit is mogelijk, omdat het toeristisch-recreatief concept bestaat uit een ‘voor- en achterkant’: aan de voorkant zijn de 17
Bestemmingsplan, blz 2. 1 oktober 2009:Raadsmemo over Beeldkwaliteitplan, 7 oktober 2009: beeldkwaliteitplan door raad vastgesteld. 18
17
representatieve ruimten en buitenruimten gesitueerd met een aantrekkelijk publiek domein, aan de achterzijde vindt de logistiek (parkeren-werkplekken) plaats en zijn de intern georiënteerde ruimten gesitueerd (exporuimte). De zuidzijde van het Blok Haven sluit in zijn sfeer aan op de wereld van de scheepswerven en de noordzijde vormt een eigen wereld aansluitend op de Havenkom.” “Sfeer hotel en transferium: grootschalig, industrieel en modern staan voor het concept van de nieuwe functies op Haven Zuid. Deze sfeer moet de bebouwing aan de entree van Haven Zuid uitstralen. De vloeren, entrees, stijgpunten, prints op de gevel en de luifel van het busstation vormen een compositie van lijnen. Dit industriële karakter dient versterkt te worden door het materiaalgebruik.” Toekomstvisie Inmiddels werkt de gemeente aan een nieuwe structuurvisie tot 2040, voor de hele gemeente.19Een paar vragen die aan bod komen in de ontwikkeling van de nieuwe structuurvisie voor Alblasserdam zijn: Hoe kan Alblasserdam er ruimtelijk in 2040 uitzien? Gaat Alblasserdam investeren in meer banen, meer toerisme of beter wonen? Wat betekent het dat Alblasserdam in de Drechtsteden ligt en naast de Alblasserwaard? Is het nodig dat de bereikbaarheid van het dorp verbeterd wordt? Wie zijn de Alblasserdammers en wat willen die voor hun dorp?20
Plangebied Haven Zuid Nadat de gemeenteraad in 2008 het bestemmingsplan Haven Zuid had vastgesteld, kon begonnen worden met de concretisering en uitvoering van de plannen voor Haven Zuid. Zoals gezegd zijn de onderhandelingen die de gemeente heeft gevoerd met OceAnco hierin een belangrijk uitgangspunt. De uitkomsten zijn vastgelegd in een overeenkomst tussen beide partijen.21 Op 4 april 2008 sluit de gemeente Alblasserdam een Raamovereenkomst met OceAnco inzake de herstructurering van Haven Zuid. Dit stuk is vertrouwelijk aangeboden aan de raad, vanwege de aanwezigheid van bedrijfsgevoelige informatie. Deze overeenkomst is getekend door het college. Doelstellingen project Haven Zuid De ontwikkeling van het Haven Zuid terrein wordt in de gemeente Alblasserdam geoormerkt als een ‘groot project’.22De uitvoeringskaders voor het project zijn vastgelegd in het projectplan. Het projectplan is op 6 oktober 2009 door het college vastgesteld. Dit projectplan is niet ter
19
Is een vervolg op de Ruimtelijke toekomstvisie Alblasserdam 2005-2015. Er wordt naar gestreefd deze nieuwe visie te laten verschijnen in 2013. 20 Alblasserdam.net, 4 juli 2007. 21 Raamovereenkomst tot herstructurering Haven Zuid tussen gemeente en OceAnco, d.d. 8 april 2008. 22 Als projecten voldoen aan een aantal criteria worden ze aangemerkt als groot project. Dit houdt in dat ze komen te vallen onder de verantwoordelijkheid van het projectmanagementbureau. 18
besluitvorming aangeboden aan de raad.23 Het projectplan is vervolgens vertaald in een interne projectopdracht. In het projectplan zijn de volgende projectdoelen opgenomen.24 1. Economische revitalisering van het Haven Zuid-terrein ten behoeve van scheepsbouw en scheepsbouwgerelateerde bedrijvigheid. 2. Verbeteren van de ontsluiting van het haventerrein. 3. Ontwikkeling van het Haven Zuid-terrein tot een toeristisch knooppunt. 4. Aansluiting van Haven Zuid bij het centrum van Alblasserdam ter verbetering van de kwaliteit van Alblasserdam door wonen / horeca / groen / recreatie. Vanwege de omvang en de veelzijdigheid van het project is het project opgedeeld in drie deelprojecten. Te weten: 1. Shipping Valley: met name onder verantwoordelijkheid van OceAnco. Het betreft de sloop van de bestaande loodsen en kranen, de sanering van de bodem, de bouw van een nieuwe scheepsloods en de realisatie van een nieuwe loods langs de Ruigenhil. Door het verbeteren van de faciliteiten voor de ‘natte sector’ moet Alblasserdam (breder de Drechtsteden) op de kaart gezet worden. De werkgelegenheid in de maritieme sector neemt hierdoor toe. 2. Infra en toeristische inrichting: met name onder verantwoordelijkheid van de gemeente. Het betreft hier onder andere de reconstructie van de Dam en de Ruigenhil en de waterkering, het bouwrijp maken van het terrein voor de brandweerkazerne, het verplaatsen van kabels en leidingen, renovatie van de brug en het brugwachtershuisje en de inrichting van het
rondje haven.25
Het
betreft
met
name de creatie van
randvoorwaarden die de toeristische en maritieme ontwikkeling mogelijk maken. 3. Deelgebied Noord: met name door ‘de markt’. De komst van horeca, een transferium, woningen, een hotel en kleinschalige bedrijven. De realisatie van de attractie Royal House of Holland. Op het moment dat het projectplan wordt vastgesteld weet het college nog niet of ze dit zal doen door middel van een aanbesteding, dan wel door een samenwerkings- of koopovereenkomst. Per deelproject is in het projectplan uitgelegd wat het doel is, welke activiteiten daarbij horen, wat de verwachte opbrengsten zijn, welk tijdspad is voorzien en welke risico’s er zijn. Voor het gehele project worden de beheerselementen geld, organisatie, tijd, informatie en kwaliteit behandeld. Ook is expliciet aangegeven wat niet tot het project behoort (o.a. verbeteren verkeerssituatie op de dijk naar de molens, realisatie van de brandweerkazerne, realisatie van de
23 Dit is ook niet noodzakelijk, omdat dit de uitwerking (bedoeld voor de uitvoering) was van eerder door de raad vastgestelde kaders. 24 Projectplan Alblasserdam, Haven Zuid. 25 De bouw van de brandweerkazerne is een apart project en maakt geen deel uit van dit projectplan.
19
voorzieningen in deelgebied Noord en uitvoering van de bootverbinding) en met welke andere projecten dit project raakvlakken heeft (o.a. Kinderdijk steiger, ontwikkeling Verolmeterrein).
Huidige Stand van zaken: Shipping Valley Er is een nieuw bestemmingsplan vastgesteld, de oude loodsen en torenkranen zijn gesloopt, en er is eind 2011 een vergunning voor uitbreiding van OceAnco met een tweede loods afgegeven. Zodra de bouw van de nieuwe loods is afgerond zal de werkgelegenheid bij OceAnco toenemen, zo is de verwachting. Huidige Stand van zaken: Infra en toeristische inrichting Met betrekking tot Infra en de toeristische inrichting is er al het nodige gerealiseerd. De Dam / Ruigenhil is gereconstrueerd, ontsluitingswegen zijn aangelegd en de bodem is gesaneerd. Daarnaast is de oude brug gerenoveerd en de gerenoveerde portiersloge in gebruik genomen als toeristisch informatiepunt.Tot slot is er een aanlegsteiger t.b.v. de pendelverbinding over het water naar de molens van Kinderdijk vanuit Alblasserdam gerealiseerd.26 Huidige Stand van zaken: Deelgebied Noord Er zijn een consultatie- en een grondreserveringsovereenkomst ondertekend met het consortium Royal House of Holland voor de ontwikkeling van de toeristische poot uit de plannen. Deze partner realiseert, zo is het plan, het gewenste hotel, de parkeergarage, een bezoekerscentrum en de appartementen.
26
RIB 21 oktober 2009 over het plan van eisen aanlegsteiger.
20
6.
Deelgebied Noord
In het voorgaande hoofdstuk is toegelicht dat de ontwikkeling van deelgebied Noord een bijdrage dient te leveren aan twee doelstellingen. De ontwikkeling moet eraan bijdragen dat het Haven Zuid terrein een toeristisch knooppunt wordt en dat het terrein aansluiting krijgt bij het centrum van Alblasserdam.27 In het bestemmingsplan is vastgelegd binnen welke randvoorwaarden de ontwikkeling plaats moet vinden. Gevolg van de onderhandelingen met OceAnco is dat de gemeente eigenaar is geworden van de grond in deelgebied Noord. Het is echter met nadruk niet de bedoeling dat de gemeente het gebied zelf risicodragend gaat ontwikkelen. Dat wil de gemeente overlaten aan de markt. Belangrijk is dus de vraag wat voor de gemeente de beste manier is om de markt het plan te laten ontwikkelen, dat het beste aansluit bij de wensen en verwachtingen van de gemeente.
Marktconsultatieontwikkeling HavenZuid Om te peilen hoe de markt de plannen van de gemeente in Haven Zuid waardeert, voert de gemeente
in
de
zomer
van
2008
een
marktconsultatie
uit.
De
uitkomsten
van
de
marktconsultatie waren niet gunstig. Geen van de drie geraadpleegde marktpartijen zou het plan gaan ontwikkelen indien het met een aanbestedingsprocedure op de markt zou worden gezet. Mogelijke investeerders gaven aan dat het een complex plan was waarin te veel functies werden verenigd, aldus enkele geïnterviewden. Bovendien werd het bestemmingsplan als beperkend ervaren. Hierin was teveel in detail vastgelegd welke functies waar moesten komen. Ook het beeldkwaliteitspan was erg gedetailleerd. De belangrijkste conclusies/constateringen uit de marktconsultatie zijn:28 1. Het plan Haven Zuid is haalbaar mits er sluitende afspraken worden gemaakt met touroperators, de Oost Kinderdijk wordt afgesloten voor toeristen en er een toeristische attractie wordt toegevoegd die gedurende het gehele jaar publiek trekt. 2. Woningen zijn een haalbaar onderdeel, maar leveren geen substantiële (financiële) bijdrage aan het geheel. 3. Een kleinschalig hotel - met de sfeer van een familiehotel - wordt haalbaar geacht. 4. Gebouwde parkeervoorziening is in geen enkel opzicht (financieel) haalbaar. 5. Het transferium Haven Zuid heeft vanaf de A15 geen gunstige aanrij route. 6. Pas een gefaseerde realisatie toe zodra voor een onderdeel ‘de markt’ gunstig is. 7. Het toeristisch concept dient integraal en ‘op niveau’ te worden gerealiseerd.
27 28
Later worden deze twee doelstellingen verfijnd tot vier doelstellingen. PRC, 2008. 21
8. De kans dat er één marktpartij wil ontwikkelen, financieren en voor langere periode wilcommitteren, wordt door de partijen gering geacht. De belangrijkste aanbeveling van de geconsulteerde marktpartijen aan de gemeente is: 1. De gemeente moet de regie nemen voor de ontwikkeling van deelgebied Noord. Daarbij ishet gemakkelijker om de verschillende onderdelen onafhankelijk te ontwikkelen en perplanonderdeel een passende partner met de beste aanbieding te selecteren. Daarnaast adviseren de geconsulteerde marktpartijen het volgende: 2. Zoek een publiekstrekker voor het hele jaar (molens slechts in zomerseizoen bezocht). 3. Creëer een nieuw ‘uitkijkpunt’ bij het Van der Valk hotel op de dijk vanwege de snelheid van toeristen die in één dag Amsterdam, Kinderdijk en Brussel aandoen. 4. Koppel een toeristische voorziening aan scheepsbouw en watersport. 5. Creëer maximale ruimte voor winkelfunctie. 6. Parkeren bij voorkeur op maaiveld vanwege de hoge kosten van ondergronds parkeren. Deze uitkomsten van de marktconsultatie hebben tot een herziening van de aanpak geleid bij de gemeente. De gemeente ging op zoek naar een regisserende ontwikkelaar die samen met subpartijen het risico voor het project wilde gaan dragen. Het blijkt dat één partij - onder voorwaarden - geïnteresseerd is om voor eigen risico en rekening als regisseur op te treden. Het gaat om het consortium Royal House of Holland (RHoH). Deze partij wil het deelgebied stapsgewijs ontwikkelen: eerst investeerders en ondernemers zoeken die willen investeren in delen of het geheel, dan samen met deze marktpartijen het plan verder uitwerken en dan pas de grond afnemen van de gemeente tegen een marktconforme prijs.29 De gemeente draagt in deze constructie zorg voor de noodzakelijke randvoorwaarden en zorgt samen met het consortium dat de aantrekkelijkheid van het Haven Zuid terrein zodanig wordt verbeterd dat de grondwaarde hierdoor wordt verhoogd. Het consortium RHoH is de bewaker van het concept, maar treedt niet op als exploitant. Het consortium heeft een regierol. Het RHoH concept is te zien als een kwaliteitskeurmerk. Het consortium is dan ook het aanspreekpunt voor derden. Het consortium voert ook de onderhandelingen met partijen die interesse hebben om te investeren / mee te doen. Bij serieuze kandidaten is er wel tevens een kennismakingsgesprek met de gemeente (met de wethouder) om een gevoel met het project te krijgen en te zien of er een ‘klik’ is.
29
Februari 2010 Raadsinformatiebrief Marktadvies Haven Zuid.
22
Het concept: Royal House of Holland Het consortium Royal House of Holland - een samenwerkingsverband van Duckpond, Da Vinci Vastgoed en CFC architecten - is naast ontwikkelaar ook eigenaar van het toeristisch concept genaamd Royal House of Holland. Dit is een formule die aansluit bij de ambities van de gemeente voor de ontwikkeling van Alblasserdam als een belangrijk toeristisch knooppunt in de regio. RHoH wil voor de groeiende stroom toeristen een attractie aanbieden om te voorzien in de behoefte aan beleving en cultuur binnen een beperkte tijd die voor een bezoek beschikbaar is. RHoH heeft hiervoor op haar initiatief en voor eigen rekening het ‘concept Royal House of Holland’ ontwikkeld. Dit concept omvat een toeristisch plein waar typisch Hollandse oude ambachten en producten van bestaande (Koninklijke) bedrijven in een gezamenlijk onderkomen worden gehuisvest in combinatie met een toeristische verbinding van en naar o.a. de drie iconen: de molens van Kinderdijk, het historische centrum van Dordrecht en het natuurgebied de Biesbosch, alsmede van en naar de havens van Rotterdam.
Het college geeft aan een voorkeur te hebben om 1 op 1 onderhandelingen te starten met het consortium RHoH. RHoH trekt reeds enkele jaren met de gemeente op en weet wat er speelt binnen Alblasserdam. Tevens heeft het consortium reeds veel tijd geïnvesteerd in het samen met de gemeente realiseren van draagvlak voor deelgebied Noord (deelname aan expertmeeting, infoavond voor ondernemers, juridische haalbaarheidsonderzoeken laten uitvoeren, schetsen gemaakt). Hierdoor is het commitment van het consortium groot en de wil om rendement te halen op hun investeringen idem dito. Als laatste heeft het consortium geen ‘quick win’ doelstellingen, maar wil het één van de onderdelen van deelgebied Noord (het concept Royal House of Holland) laten slagen. Dat betekent dat het consortium langdurig bij het project betrokken is en dat er gelijkgestelde belangen te definiëren zijn: succes voor het consortium – het realiseren van het RHoH - is ook succes voor de gemeente en een aantrekkelijk plan en randvoorwaarden verhoogt de grondwaarde, wat door een open boekhouding met het consortium ook ten goede komt aan de gemeente. De raad is aan zet als de onderhandelingen leiden tot overeenkomsten. Het aangaan van de overeenkomsten is een bevoegdheid van het college, waarin de raad wel de gelegenheid krijgt wensen en bedenkingen te uiten.
Formalisering van de relatie met het consortium RHoH Het Consortium RhoH en de gemeente zijn, onder begeleiding van een adviseur van ROM-D, het Juridisch Kennis Centrum van de Drechtsteden (JKC) en een onafhankelijke derde partij (Houthoff Buruma) gesprekken aangegaan om te komen tot een consultatieovereenkomst, die
23
uiteindelijk moet leiden tot de grondverkoop voor de ontwikkeling van Deelgebied Noord.30Beide partijen hadden behoefte om de samenwerking te formaliseren. Omdat de constructie bijzonder is, moest de overeenkomst zowel goed als ‘Brusselproof’ zijn (oppassen voor staatssteun of een verkeerd aanbestedingstraject). Consultatieovereenkomst Het consortium en de gemeente hebben de consultatieovereenkomst op 27 oktober 2010 ondertekend. Deze overeenkomst heeft een looptijd tot 31 december 2011. Het doel van de consultatieovereenkomst is een zo goed mogelijke ruimtelijke ordening tot stand te brengen, hetgeen dient te leiden tot een financieel, maatschappelijk en economisch uitvoerbaar uitwerkingsplan voor het gebied. RHoH wordt hierbij in de gelegenheid gesteld te beoordelen of de ontwikkeling en realisatie haalbaar zijn. In de consultatieovereenkomst is een procedure voor de bestemmingsplanherziening Deelgebied Noord opgenomen en uitvoering van maatregelen voor flankerend beleid. Hierbij kan gedacht worden aan ondersteuning bij het verkrijgen van overheidssubsidies en/of bijdragen, uitvoeren van voorbereidende werkzaamheden in het plangebied en het maken van een aanlegvoorziening voor het vervoeren van toeristen over het water. Verder is opgenomen dat beide partijen in de periode tot 31 december 2011 zullen proberen te komen tot een gronduitgifte overeenkomst. Grondreserveringsovereenkomst In de Grondreserveringsovereenkomst is opgenomen dat de grond tot 31 december 2011 wordt gereserveerd voor RHoH, waarbij als randvoorwaarde geldt dat uitgifte van de grond in eigendom tegen marktconforme voorwaarden zal geschieden. Aan de grondreserveringsovereenkomst is een kaart gehecht waarop het door de gemeente aan RHoH aan te bieden terrein is aangegeven. In de grondreserveringsovereenkomst heeft de gemeente een inspanningsverplichting een grondstuk van het Wapen van Alblasserdam aan te kopen, hetgeen onderdeel uitmaakt van het voor het Project gereserveerde deel. Om voor de gemeente het risico op een lage grondprijs te verminderen, is met RHoH overeengekomen de grondprijs residueel te berekenen. Dat betekent dat de grondprijs wordt bepaald op basis van de marktwaarde en bouwkosten van de geplande ontwikkelingen. De grondprijs is daarmee marktconform. Verlenging van de consultatiefase Op 31 december 2011 zijn de consultatieovereenkomst en de grondreserveringsovereenkomst met
het
Royal
House
of
Holland
(RHoH)
van
rechtswege
geëindigd.
In
de
consultatieovereenkomst is een planning opgenomen dat er een gronduitgifteovereenkomst gesloten zou worden vóór 31 december 2011. Dit is door onvoorziene omstandigheden niet gelukt binnen de hiervoor gereserveerde tijd. Het RHoH heeft het college op 24 november 2011 30
De externe adviseurs hadden ervaring met de constructie van een consultatie- en grondreserveringsovereenkomst. Houthoff moest neutraal adviseren, zodat alle partijen zich in de overeenkomst zouden kunnen vinden.
24
schriftelijk verzocht de overeenkomsten te verlengen. Omdat het college daarover vóór 31 december 2011 geen besluit heeft kunnen nemen, is de overeenkomst van rechtswege geëindigd. Redenen voor het niet redden van de planning zijn:31 -
geen medewerking van de grondeigenaar bij de verwerving van een perceel grond behorende bij hotel ‘Het Wapen van Alblasserdam’ en het dientengevolge moeten aanpassen van het ontwerp Deelgebied Noord om het plan zonder bovengenoemde grondverwerving te kunnen realiseren;
-
wijzigen van een aantal stedenbouwkundige uitgangspunten waardoor het plan aan haalbaarheid wint en beter in de omgeving past;
-
vertraging in de benodigde milieuonderzoeken voor de bestemmingsplanherziening Deelgebied Noord door gewijzigde uitgangspunten in modellen, achtergrondwaarden en verkeerscijfers;
-
verslechterde
marktsituatie
/
investeringsklimaat
tijdens
de
looptijd
van
de
consultatieovereenkomst.
De vraag die als gevolg van het verlopen van de termijn voor lag was: Moeten we gezien de opgelopen vertraging, het sterk verslechterde investeringsklimaat en de kansen voor het aantrekken van investeerders doorgaan met RHoH als toeristische ontwikkelaar op Haven Zuid? Het antwoord op deze vraag kon pas gegeven worden na analyse van drie scenario’s: 1. doorgaan met ontwikkelaar RHoH op de ingeslagen weg; 2. doorgaan met een andere marktpartij, met een alternatief plan; 3. Nu stoppen. Op basis hiervan heeft het college op 14 februari 2012 het go/nogo-besluit genomen tot verlenging van de consultatiefase met RHoH met een jaar (tot 31 december 2012). Er is een nieuwe consultatieovereenkomst gesloten, met een looptijd van een jaar. In de overeenkomst zijn verschillende dingen veranderd, te weten de datum, de boeteclausule (er uit gehaald op advies van JKC) en de tekening (op twee plaatsen gewijzigd). Daarnaast is de mogelijkheid gecreëerd om deze overeenkomst te verlengen.
31
Bron: openbare Raadsinformatiebrief, d.d. 9 mei 2012. 25
De planning na ondertekening van consultatie- en grondreserveringsovereenkomst is als volgt: -
vaststellen herziening bestemmingsplan Haven Zuid: december 2012;
-
sluiten gronduitgifteovereenkomst: eind 2012;
-
aanbesteden bouwaannemer door consortium RHoH: begin 2013;
-
start bouwrijpmaken deelgebied Noord: begin 2013;
-
bouw gereed: begin 2015.
Over de stand van zaken van het project is zowel een openbare als een vertrouwelijke raadsinformatiebrief aan de raad aangeboden. Bij de vertrouwelijke raadsinformatiebrief zaten bijlagen die alleen bij de raadsgriffie ter inzage hebben gelegen. De vertrouwelijke brief is toegelicht in een besloten BIO.32 In de vertrouwelijke brief is opgenomen waarom nu stoppen een onverstandige keuze is. Wijzigen bestemmingsplan RHoH is in gesprek met meerdere partijen en heeft geconstateerd dat met de huidige verdeling van
bouwoppervlakten
voor
de
verschillende
functies
(zoals
vastgelegd
in
het
bestemmingsplan)het concept niet rendabel te maken is. Hierbij kan gedacht worden aan het toestaan van de bouw van minder huizen, meer ruimte voor Plaza en aanpassing van het parkeerareaal. De gemeente heeft dit opgepakt en een gewijzigd bestemmingsplan gemaakt dat in het eerste kwartaal van 2013 aan de raad zal worden aangeboden. De kosten voor deze wijziging worden gedragen door RHoH.
Waakvlamperiode Medio 2012 is er sprake van een Waakvlamperiode in de uitvoering van het project Haven Zuid. Dit houdt in dat het wachten is tot het moment dat het consortium voldoende investeerders heeft om tot grondaankoop over te gaan. Tot die tijd zijn er voor de gemeente slechts een beperkt aantal activiteiten te ondernemen. Gedurende de waakvlamperiode worden de projectkosten zo laag mogelijk gehouden. In de grondexploitatie is toegelicht wat de gemeente wel en niet doet gedurende deze periode.
32
Een BIO is een Bijeenkomst voor Informatie en Opinievoor de commissieleden van Alblasserdam.
26
7.
Staat het project Haven Zuid goed in de steigers?
Fasering en inrichting van het project Projectorganisatie Het project Haven Zuid bestaat uit de drie deelprojecten: Shipping Valley, Infra en Deelgebied Noord. Deze indeling is voor een groot deel ook leidend geweest bij de inrichting van de projectorganisatie. Het organogram van de projectorganisatie is hieronder weergegeven. Er is sprake van een momentopname, afhankelijk van de fase waarin het project zich bevindt, wordt de projectorganisatie steeds op onderdelen aangepast.33
Het project wordt aangestuurd door een projectmanager die - vanwege de gewenste deskundigheid die nodig is om een groot en complex project te begeleiden - van buiten de gemeentelijke organisatie is aangetrokken. De projectmanager is ondergebracht bij het projectmanagementbureau van de gemeente Alblasserdam en wordt ondersteund door een projectsecretaris. Om leiding te geven aan de werkgroep Toerisme is tijdelijk een tweede externe
33
Versie november 2010. 27
projectmanager ingehuurd. Nadat deze werkgroep een impuls had gegeven aan het thema Toerisme is deze inhuur gestopt.34 Voor het totale project Haven Zuid zijn er drie stuurgroepen. Twee stuurgroepen hebben een extern karakter en één een intern. In de interne stuurgroep zitten: -
de bestuurlijk opdrachtgever, dhr. Sjoerd J. Veerman;
-
de ambtelijk opdrachtgever, dhr. J.M. de krijger;
-
de projectmanager, de heer N.A.M. van den Wollenberg.
Fasering De gemeente onderscheidt in dit project vijf fasen: initiatief, definitie, ontwerp, voorbereiding en realisatie. Doordat het project uit meerdere deelprojecten bestaat, zitten niet alle onderdelen altijd gelijktijdig in dezelfde fase. Een aantal onderdelen is al gerealiseerd, andere nog niet. De interne stuurgroep en het college krijgen elke zes weken, respectievelijk drie maanden, een update over de voortgang van het project. De raad wordt via de bestuursrapportage twee keer per jaar over de hoofdlijnen van het project geïnformeerd.35 ROM-D De ROM–D treedt op als adviseur van de gemeente in dit project. Even is er sprake van geweest dat het project in zijn geheel naar de ROM-D over zou gaan. Daar is door de ROM-D niet toe besloten, omdat het project te klein is voor de ROM-D, de ontwikkelingen al vergevorderd waren (3/4 was al klaar) en de kernactiviteiten van de ROM-D zich richten op de ontwikkeling van bedrijventerreinen. Tot dit laatste behoort dit gebied niet, aldus meerdere geïnterviewden.
Doelstelling en beleid Voorlopige resultaten Twee van de drie deelprojecten zijn in een vergevorderd stadium. De meeste activiteiten op het terrein van Infra en Shipping Valley zijn gerealiseerd, althans, de onderdelen die de gemeente voor haar rekening zou nemen. Zo zijn bijvoorbeeld de loodsen gesloopt, is de Dam/Ruigenhil gereconstrueerd, is de portiersloge omgebouwd tot een Tourist Info Alblasserdam, is er een aanlegsteiger
in
Haven Zuid
aangelegd,
liggen er
tijdelijke
parkeerplaatsen en is
de
bouwvergunning voor de bouw van een nieuwe loods verleend aan OceAnco. Het is nu aan OceAnco om te zorgen dat de loods er ook komt te staan en dat het leidt tot extra werkgelegenheid. Hiermee lijken tenminste drie van de vier doelstellingen voor een flink deel gerealiseerd te zijn (economische revitalisering van het Haven Zuid terrein, verbeteren van de ontsluiting van het haventerrein, aansluiting van Haven Zuid bij het centrum van Alblasserdam). Met name de doelstelling om het Haven Zuid terrein tot een toeristisch knooppunt te ontwikkelen
34
Onder de verantwoordelijkheid van deze persoon is onder andere bereikt dat er een promotieplan is geschreven, de 2e aanlegsteiger voor de waterbus er gekomen is, het Toeristisch Overstappunt, tot stand is gekomen en de website in de lucht is. 35 Meer hierover in hoofdstuk 8. 28
is nog niet gerealiseerd. Het succes van deze doelstelling is voor een groot deel afhankelijk van het doorgang vinden van RHoH. Consistent met beleid De plannen en de doelstelling van de gemeente in het project Haven Zuid sluiten aan bij de uitgangspunten zoals die in de diverse beleidsstukken zijn vastgesteld. De doelen zijn consistent met het beleid (o.a. toeristische visie, masterplan).
Risicobeheersing Inschatten van risico’s In 2009 zijn speciale risicosessies gehouden met interne betrokkenen en specialisten. Het doel van deze sessies was volgens de geïnterviewden om vooraf scherp te hebben waar de risico’s konden liggen. Nu worden de risico’s besproken in het reguliere werkoverleg. Het benoemen van de risico’s gebeurt ook in alle voortgangsrapportages. Per deelproject worden de risico’s benoemd
en
wordt
toegelicht
welke
beheersmaatregelen
worden
genomen.Via
de
bestuursrapportages worden deze gemeld aan het college en de raad. Op dit moment is het grootste risico dat van uitstel afstel komt en de markt het plan niet absorbeert.36De kans bestaat dat dan de grondopbrengsten niet worden gehaald. De grond blijft in dat geval wel van de gemeente en kan dus op dat moment eventueel een andere invulling krijgen. Hiervoor moet dan mogelijk een bestemmingsplanwijziging plaatsvinden en moeten aanvullende plankosten gemaakt worden. Inzicht via de grondexploitaties Er zijn geen extra voorzieningen getroffen om risico’s op te vangen. De risico’s zijn verdisconteerd in het financiële weerstandsvermogen van de gemeente. De grondexploitatie van Haven Zuid bevat een risicoparagraaf. De accountant geeft een oordeel over de GREX en heeft geen noemenswaardige opmerkingen bij de risicoparagraaf gemaakt. Wel is er enige tijd discussie geweest tussen de accountant en de gemeente over de boekwaarde van de gronden in de gemeentelijke administratie en de daaruit afgeleide inbrengwaarde in het contract met RHoH. Vanaf 2004 worden de kosten uitgebreid bijgehouden. De totale kosten van de herstructeringen werden in 2008 geraamd op 10,5 miljoen euro.37
36
Dit blijkt uit een interview met de projectleider en de vertegenwoordiger van RHoH. Uitvoeringskosten zijn exclusief ontwikkelkosten deelgebied Noord (door markt), subsidies zijn inclusief Manden Maken, UHB, BLS/VINAC, EFRO, Luchtkwaliteit, AVT, Walstroom (excl. BTW). 37
29
Kosten – Plankosten (2004 – 2014)
€4,3 mln.
– Uitvoeringskosten
€6,2 mln.
– Totaal
€ 10,5 mln.
Opbrengsten – Subsidies
€ 5,4 mln.
– Grondverkoop
€ 3,5 mln.
– OceAnco
€ 1,3 mln.
– Gemeente
€ 0,3 mln.
– Totaal
€ 10,5 mln.
De actualisatie van de GREX per 1-1-2012 laat zien dat het verwachte saldo van de grondexploitatie met een verlies van enkele tonnen eindigt. Hierbij is rekening gehouden met een langere planfase (één jaar vertraging).38 De gemeente heeft relatief veel subsidies verworven voor dit project (o.a. Manden Maken, EFRO en UHB). Er zijn subsidies gestapeld.
Manden Maken Manden Maken is een investeringsfonds waarin de Drechtsteden samen met de provincie Zuid-Holland middelen hebben gestort.39 De bijdrage van de gemeenten was € 300 miljoen. Het fonds is in 2004 ontstaan naar aanleiding van een onderzoek van de commissie Dijkstal, waaruit bleek dat de regio te weinig uitvoeringskracht had, mede door het ontbreken van een gezamenlijk streefbeeld voor het gebied. De regio heeft een streefbeeldvoor de regio geformuleerd ‘Samen stad aan het water’ en programma’s en 32 projecten aangewezen, die moesten bijdragen aan het bereiken van dit streefbeeld. Hieronder vallen Shipping Valley en versterking van toerisme en cultuur, via onder andere het Hofkwartier en Haven Zuid.
Inrichting gemeentelijke administratie De (financiële) voortgang van het project Haven Zuid is uit de gemeentelijke administratie te halen. Er is een aparte GREX voor Haven Zuidgeopend die een overzicht geeft van de reeds gedane uitgaven, te verwachten uitgaven / inkomsten en mogelijke tekorten / opbrengsten. De
38
De GREX Haven Zuid is vertrouwelijk, vandaar dat de rekenkamercommissie hier geen specifiekere informatie levert. 39 Brief aan leden Drechtraad “Afhechting Manden Maken, 19 april 2011. 30
GREX wordt ieder jaar met het vaststellen van de jaarrekening geactualiseerd. Dit is voor het laatst gebeurd in juni 2012. De GREX is vanwege bedrijfsgevoelige informatie vertrouwelijk.
Resumé De gemeente hanteert een fasering die gebruikelijk is bij projectmanagement. Duidelijk is benoemd wat onder welke fase wordt verstaan en wanneer de ene fase overgaat in de andere. Het feit dat de verschillende deelprojecten een eigen tijdspad doorlopen, maakt het wel moeilijk om iedere fase heel specifiek af te ronden en de stap te nemen naar een volgende. Het projectplan en de verantwoording over de uitvoering van het projectplan zijn compleet en overzichtelijk. Daarnaast zijn ze ook in de tijd vergelijkbaar qua inhoud en structuur. De minimale componenten (doelstellingen, tijd, geld, kwaliteit) komen in ieder voortgangsdocument terug. De projectorganisatie kent een logische inrichting. Er is een projectmanager die integraal verantwoordelijk is voor de voortgang van het gehele project. De projectmanager is de spil tussen de verschillende stuurgroepen en werkgroepen. Op deze manier is gewaarborgd dat zowel de interne als de externe partners in beeld zijn en dat het totaaloverzicht toch bewaard blijft. De projectmanager wordt aangestuurd door een bestuurlijk en een ambtelijk opdrachtgever. Deze driehoek moet bewaken, dat het project binnen de kaders van de raad wordt uitgevoerd. De projectorganisatie wordt bemenst met zowel eigen als ingehuurde mensen. De verschillende gemeentelijke disciplines zijn vertegenwoordigd. Drie van de vier doelstellingen zijn inmiddels (deels) gerealiseerd. Veel van de activiteiten die de gemeente zelf moest uitvoeren, zijn klaar. Ook de randvoorwaarden om Haven Zuid tot een toeristisch knooppunt te maken zijn grotendeels klaar. Voor de doelstelling waar de gemeente sterk afhankelijk is van ‘de markt’ (de feitelijke ontwikkeling van RHoH) is de minste progressie geboekt. Risico’s die de gemeente loopt in het project Haven Zuid zijn in beeld, worden beheerst en worden
verdeeld.
Er
is
sprake
van
transparant
risicomanagement
en
passende
beheersmaatregelen. Daarnaast is door de verwerving van veel subsidies en de samenwerking met een marktpartij, een deel van het risico bij derden gelegd. De gemeente slaagt er in om een risicovol project in de steigers te zetten, zonder zelf onverantwoord veel geld uit te geven. Dit betekent overigens niet dat het project ‘deelgebied Noord’ ook zeker door zal gaan, aangezien de
gemeente
een
overeenkomst
heeft
met
een
planontwikkelaar,
niet
met
een
projectontwikkelaar. De investeerders, de marktpartijen die echt risicodragend gaan investeren, zijn nog niet gevonden en de economische crisis maakt het vinden van zulke investeerders lastiger.
31
8.
Is de raad in staat om (bij) te sturen en te controleren?
Informatievoorziening en besluitvorming over het project Frequentie van informatiemomenten De raad is op een groot aantal momenten direct of indirect geïnformeerd over het project Haven Zuid. Ook heeft de raad op diverse momenten besluiten genomen over het project zelf en over randvoorwaarden die het project raken. Een overzicht van de belangrijkste momenten is hieronder opgenomen als tabel 8.1. Het betreft momenten, waarop de raad of het college formeel een besluit heeft genomen over het project of dat de raad formeel actief is geïnformeerd. Dit overzicht is exclusief de informatie, die de raad via de reguliere planning- en controlcyclus heeft verkregen en exclusief de besluiten die betrekking hebben op het algemeen beleid. Het overzicht loopt vanaf eind 2008. Er zijn met de raad afspraken gemaakt over de wijze van rapporteren over projecten. Dit heeft geleid tot gedetailleerde projectrapportages bij Haven Zuid en informatievoorziening via de bestuursrapportages. Ook via BIO’s wordt de raad jaarlijks geïnformeerd over de voortgang van het project Haven Zuid. Tijdens de BIO’s worden presentaties gegeven. Bij deze BIO’s zijn doorgaans alle fracties met één of meerdere personen aanwezig. Voor dit onderzoek is gesproken met een selectie van raads- en commissieleden. De gesprekspartners uit de raad geven aan, dat bij de raad enige irritatie is ontstaan na het verschijnen van een artikel in de krant, waarin informatie naar buiten is gebracht, die in beslotenheid met de raad was gedeeld (alleen de echte details ontbraken). Dit leidde ertoe dat de raad om een openbare raadsinformatiebrief heeft gevraagd. Deze brief is tot nu toe niet behandeld (wel verschenen). Deze actie heeft er wel toe geleid, dat men heeft uitgesproken dat alle informatie in openbaarheid moet kunnen worden gebracht, behalve als vertrouwelijkheid echt noodzakelijk is. De selectie van raads- en commissieleden geeft aan dat de raad ook informeel aangehaakt wil zijn in het proces en niet alleen op de formele momenten. Gesprekken met ambtenaren tijdens de BIO’s worden als belangrijk ervaren. Ook bij kleine zaken, die wel opvallend zijn, zou de raad graag informeel op de hoogte worden gehouden. Inhoudelijke informatie Wat mist in de voorstellen over Haven Zuid is een overzicht van of verwijzing naar de raadsbesluiten die er al genomen zijn om tot de realisatie van het plan te komen. Dit achten de raadsleden nodig/wenselijk, te meer daar de momenten dat er echt een besluit van de raad wordt verwacht ver uit elkaar liggen. Bovendien worden de raadsinformatiebrieven, die via de lijst van ingekomen stukken worden aangeboden aan de raad in de meeste gevallen slechts kort besproken.
32
Bij de Buraps zitten projectbladen waarin informatie over alle lopende project wordt gegeven. Enige tijd is er gewerkt met drie Buraps, maar dat is weer terug gedraaid. Dit belastte de organisatie te veel. Men vroeg zich er ook bij af wat nu de toegevoegde waarde was. De GREX wordt jaarlijks geactualiseerd en vertrouwelijk aan de raad aangeboden. Daarnaast wordt bij de Burap over het project gerapporteerd. Ook worden contracten die het college voornemens is te sluiten voor wensen en bedenkingen voorgelegd aan de raad. Bij de nieuwe consultatie- en grondreserveringsovereenkomst is dat niet gebeurd omdat er volgens het college materieel sprake was van een verlenging, in plaats van een nieuwe overeenkomst.
33
Soort stuk
Onderwerp
college
Commissie
Raad
Aard besluit en/of stuk
Raadsinformatiebrief
Hotelstudie Haven Zuid
1-7-2008
11-7-2008
openbaar
Raadsinformatiebrief
Voortgangsrapportage herstructurering haven zuid
24-3-2009
31-3-2009
openbaar
Raadsinformatiebrief
AanlegsteigerRiviercruiseschepen
11-8-2009
Raadsvoorstel
Vaststellen Beeldkwaliteitsplan
Collegeadvies
Reconstructie Dam Ruigenhil
Raadsinformatiebrief
Financieel beheerplan Haven zuid
Collegeadvies
Herstructurering Dam Ruigenhil
27-10-2009
openbaar
Collegeadvies
Bomenkap Dam Ruigenhil
15-12-2009
vertrouwelijk
Collegeadvies
Raamovereenkomst Oceanco
15-12-2009
Raadsinformatiebrief
Marktbenadering Haven Zuid
9-2-2010
Collegeadvies
Renovatie ophaalbrug
14-4-2010
Collegeadvies
Oceanco: bankgarantie
20-4-2010
Raadsinformatiebrief
Marktadvies
28-4-2010
8-9-2009
22-10-2009
openbaar
29-9-2009
7-10-2009
openbaar
15-10-2009
11-11-2009
vertrouwelijk
29-9-2009 ????
Raadspresentatie
Brandweerkazerne
Collegeadvies
Raamovereenkomst Oceanco
18-5-2010
Collegeadvies
Exploitatie portiersloge
25-5-2010
Raadsinformatiebrief
Consultatie en grondreserveringsovereenkomst
openbaar
vertrouwelijk 7-4-2010
openbaar openbaar openbaar
18-5-2010
openbaar
11-5-2010
openbaar
2-9-2010
Raadsinformatiebrief
Consultatie en grondreserveringsovereenkomst + raadsvragen
28-9-2010
Collegeadvies
Rijrichting Dam Ruigenhil
28-9-2010
Raadsvoorstel
Actualisatiegrondexploitatie
25-4-2011
Collegeadvies
Zuiderstek 1
Collegeadvies
Gereguleerd parkeren
Collegeadvies Collegeadvies
vertrouwelijk vertrouwelijk
1-12-2010
14-10-2010
openbaar
14-10-2010
vertrouwelijk openbaar
31-5-2011
openbaar (met vertrouwelijke bijlage)
9-8-2011
vertrouwelijk
30-8-2011
openbaar
Inhuur projectleider Haven Zuid
13-9-2011
openbaar
Toeristisch overstap Punt ZHBT
25-10-2011
openbaar
Collegeadvies
Toerisme haven Zuid
25-10-2011
Raadsinformatiebrief
Verlengen Consultatieovereenkomst
14-2-2012
Collegeadvies
ophaalbrug
20-3-2012
vertrouwelijk
Collegeadvies
2e aanlegsteiger Kinderdijk
10-4-2012
openbaar
Raadsinformatiebrief
Verlengen Consultatieovereenkomst
Raadsvoorstel
Actualisatie grondexploitatie
Tabel 8.1 Informatievoorziening raad en college in de periode 2009 - 2012 34
24-4-2012
vertrouwelijk 29-2-2012
22-5-2012
vertrouwelijk
29-05-212
openbaar
29-5-2012
openbaar (met vertrouwelijk bijlage)
Algemeen beleid voor projectmanagement Afdeling projectmanagement In het voorjaar 2009 heeft de gemeente een coördinator Projectmanagement aangesteld. Een van de taken van de coördinator was en is het verbeteren van projectmatig werken. Voorheen was Projectmanagement (PRM) een aparte afdeling. Na vanaf 1 oktober 2008 deel te hebben uitgemaakt van de afdeling RMO, valt PRM sinds 1 januari 2011 onder de afdeling Buitenruimte. Daarvoor heeft het nog een tijd deel uitgemaakt van RMO. Buitenruimte beslaat een breed scala aan taken, van plantsoenendienst tot PRM. De afdeling projectmanagementbestaat uit: 5 projectleiders (intern/extern), 3 projectassistenten, 1 projectsecretaris en de coördinator. Daarnaast wordt er een planeconoom ingehuurd vanuit Dordrecht. Naast de planeconoom is er vanuit het concern sinds oktober 2009 ook een projectcontroller bij projecten aanwezig. Deze toetst vooral de voorstellen die naar het college en de raad gaan en de financiële inrichting van de projecten. De persoon maakt deelt uit van de gemeentelijke staf en niet van het projectmanagementbureau. De projectsecretaris doet naast ondersteuning van de projectleider ook het subsidiebeheer voor de projecten In projecten worden in het algemeen deskundigen uit de lijn toegevoegd. Doordat de meeste functies binnen Alblasserdam ‘eenpitsfuncties’ zijn, zitten in veel projecten dezelfde personen. Als kennis niet binnen eigen organisatie aanwezig is, wordt deze ingehuurd. De externe projectleiders zijn inhoudelijk verantwoordelijk. Ze hebben geen financiële tekenbevoegdheid.Deze bevoegdheid ligt bij het hoofd RMO of het Hoofd Buitenruimte. Enkele jaren terug (medio 2009) zijn er speciale sessies gehouden over projectmatig werken. Nu wordt ’on the job’ gewerkt aan verbetering. Hiermee wordt bedoeld dat een lopend onderwerp uit de praktijk wordt uitgewerkt. Groot project Er wordt niet gediscussieerd over wanneer iets officieel een project wordt. Wel wordt bij elk project gekeken of het door het projectmanagementbureau uitgevoerd moet worden of niet. Criteria die daarbij een rol spelen zijn: gaat het over afdelingen heen? Is procesbegeleiding nodig? Is het een integraal project? Bij het projectmatig werken wordt volgens het model van de Twijnstra Gudde gewerkt.40
Landvast lessen In 2009 heeft de rekenkamercommissie onderzoek gedaan naar Landvast. Onder de naam ‘Landvast Lessen’ heeft de rekenkamercommissie haar resultaat destijds gepubliceerd en aanbevelingen geformuleerd. Ook in dat onderzoek waren projectmatig werken en informatievoorziening belangrijke onderwerpen. In het onderzoek naar Haven Zuid besteedt de rekenkamercommissie aandacht aan de wijze waarop de Landvast Lessen zijn doorgevoerd. 40
Twijnstra Gudde is een management consultancy bureau dat organisatie onder andere ondersteunt in het verbeteren van projectmatig werken. Het bureau heeft daarvoor een eigen methode ontwikkeld. 35
In zijn algemeenheid ontstaat het beeld dat raad, college en organisatie zich de uitkomsten van het onderzoek hebben aangetrokken en een verbetertraject zijn gestart. Zo hebben de – inmiddels oud-wethouders en fractievoorzitter met elkaar gesproken over de aanbevelingen van de rekenkamer en hoe over projecten moest worden gerapporteerd en onder welke voorwaarden. Daarnaast bestaat bij geïnterviewden de indruk dat nu veel eerder aan de bel wordt getrokken dan voorheen. Ook bij zwakke signalen, dat er iets lijkt mis te gaan, wordt daar in het portefeuilleoverleg al over gesproken. Er wordt veel eerder opgeschaald dan in de periode van Landvast. Ook binnen de ambtelijke organisatie houdt men zich er expliciet mee bezig. In de rapportage over de bouw van de brandweerkazerne is bijvoorbeeld eentabel opgenomen, waarin de aanbevelingen uit het rapport Landvast Lessen worden geconfronteerd met de praktijk van het project.
Resumé De raad is betrokken geweest bij een groot deel van de bepalende kaderstellende documenten, bij formele besluitvormingsmomenten en bij het indienen van een zienswijze. Uitzondering is de manier waarop met de verlenging is omgegaan. Het aangaan van privaatrechtelijke overeenkomsten is een bevoegdheid van het college, maar bij ingrijpende overeenkomsten moet de raad wel vooral geconsulteerd of actief geïnformeerd worden. De raad ontvangt periodiek veel informatie over de voortgang van het project. Over de kwaliteit van deze informatie zijn positieve en negatieve dingen te zeggen. Negatief is bijvoorbeeld dat niet altijd duidelijk is of er nu een besluit gewenst is of niet. Als voorbeeld hiervan is de laatste raadsinformatiebrief. Ook is niet helder of er in het verleden al eerder besluiten genomen zijn die in de voorliggende besluitvorming betrokken moeten worden. Het is als positief te beoordelen dat er scenario’s zijn verwerkt in de laatste raadsinformatiebrief. Via algemene richtlijnen is vastgesteld hoe de raad bij grote projecten in stelling wordt gebracht. De lessen van Landvast zijn geleerd. Binnen het project wordt naast het projectmodel van de Boston Consultancy Group gewerkt via learning on the job. Hiervoor is niet alles tot in de finesses beschreven.
36
Bijlagen
37
Bijlage 1
Deelvragen
Deelvragen 1) Welke generieke afspraken hebben college en raad gemaakt over sturing en verantwoording bij grote projecten? 2) Voldoen de gemaakte afspraken (over de hieronder genoemde aspecten) aan de eisen die aan goed algemeen beleid voor projectmanagement gesteld kunnen worden? a.
de inhoudelijke beschrijving van het doel van een project;
b.
de inrichting van een projectorganisatie;
c.
de informatievoorziening Project Haven Zuid
3) Welke specifieke afspraken hebben college en raad gemaakt voor de sturing en verantwoordingbij het project Haven Zuid? 4) Stellen de gemaakte afspraken (over de hieronder genoemde aspecten) de raad in staat zijn a.
kaderstellende en controlerende taken naar behoren uit te voeren?
b.
Doelstelling van het project;
c.
Fasering en besluitvormingsmomenten;
d.
Risicoinventarisatie en –beheersing;
e.
Informatievoorziening.
5) Wordt bij het project Haven Zuid gehandeld conform de algemene en specifieke afspraken? 6) Zijn eventuele afwijkingen van de gemaakte afspraken tijdig teruggekoppeld aan de raad? 7) Welke mogelijkheden biedt de casus Haven Zuid om te leren voor het traject zelf, maar ook voor andere grote projecten van de gemeente Alblasserdam?
38
Bijlage 2
Lijst met documenten
-
Financiële verordening, gemeente Alblasserdam, 2003
-
Organisatiebesluit, gemeente Alblasserdam, 2009
-
Budgethoudersregeling, gemeente Alblasserdam, 2009
-
Notitie ‘RO-procedures en de rol van de gemeenteraad, 2006
-
Raadsvoorstel, risicoanalyse exploitaties, 2004
-
Exploitatieverordening, Gemeente Alblasserdam, 2004
-
Mandaatbesluit, Gemeente Alblasserdam, 2010
-
Beeldkwaliteitsplan Haven Zuid, 2009 (inclusief besluitvormingsdocumenten)
-
Bestemmingsplan Haven Zuid, 2008 (inclusief besluitvormingsdocumenten)
-
Consultatieovereenkomst (2010 en 2011) (inclusief besluitvormingsdocumenten)
-
Grondreserveringsovereenkomst (2010 en 2011) (inclusief besluitvormingsdocumenten)
-
Projectplan Haven Zuid 2009
-
Projectopdracht Haven Zuid 2009
-
Structuurplan Haven Zuid 2006
-
Toeristische Visie op Hoofdlijnen, 2004
-
Masterplan Haven Zuid, 2005
-
Planning en control documenten, gemeente Alblasserdam, 2010, 2011 en 2012 (bestuursrapportages, GREX, begroting en jaarrekening)
-
Diverse raadsinformatie (verslagen van vergaderingen, RIB’s, BIO’s en raadsvragen)
39
Bijlage 3
Lijst met geïnterviewde personen
Oriënterend gesprek -
dhr. H. de Krijger, ambtelijk opdrachtgever, 3 april 2012
-
mevr. D. Zandvliet, griffier, 3 april 2012
Groepsgesprek 28 juni 2012 -
dhr. L. Verwoert (raadslid PvdA)
-
dhr. M. van der Plaat (raadslid D66)
-
dhr. J.R. Kruidenier (raadslid D66)
-
dhr. J.J. G. Lok (burgerlid PvdA)
-
dhr. M. Stout (burgerlid D66)
-
dhr. A. Strop (burgerlid CDA)
Interview -
dhr. Sjoerd J. Veerman, wethouder / bestuurlijk opdrachtgever, 12 juni 2012
-
dhr. J.M de Krijger, ambtelijk opdrachtgever, 12 juni 2012
-
dhr. N.A.M van den Wollenberg, extern projectleider / ambtelijk opdrachtnemer, 12 juni 2012
-
mevr. D. Zandvliet, griffier, 25 juni 2012
-
mevr. A. ter Huurne, projectmanagement, 25 juni 2012
-
dhr. B. Brandon, directeur Royal House of Holland, 25 juni 2012
-
dhr. R. Renshoff, adviseur ROM-D, 10 juli 2012
40
Bijlage 4 2a
Gehanteerde normen
Afgesproken dient te zijn welke elementen ten minste in een projectplan terug moeten komen (doel, budget, tijdsplan etc.), wie het projectplan moet inzien of formeel moet goedkeuren en in welke (deel)plannen raad en/of het college expliciet dienen te worden gekend ter instemming (bijvoorbeeld specifieke projecten of deelprojecten waarmee een hoog bedrag is gemoeid).
2b
Afgesproken dient te zijn hoe de aansturing van het project er uit moet zien, wanneer een werkgroep en/of een stuurgroep ingericht moet worden, welke leden hier zitting in hebben en welke taken deze leden hebben. Ook moet duidelijk worden welke bevoegdheden door het bestuur onder welke voorwaarden zijn gemandateerd. Tot slot moet staan beschreven hoe de AO/IC is ingericht en in hoeverre er gebruik gemaakt wordt van projectaudits.
2c
Afgesproken moet zijn op welke momenten (bij budgetoverschrijding, bij inhoudelijke knelpunten, bij overschrijding van termijnen enz.) welke betrokkenen door wie van welke informatie moeten worden voorzien.
2d
Er dient voor gezorgd te worden dat uiterlijk op 1 juli 2010 de gemeenteadministratie daadwerkelijk wordt ingericht en gehanteerd voor alle projectrapportages.
3a
Wees als raad alert en vraag kritisch door op de informatie die de wethouder levert. Neem per 1 januari 2010 in de financiële verordening op dat bij de start van grote projecten een tweede opinie onderzoek in opdracht van de raad wordt uitgevoerd.
3b
Vraag als raad bij grote projecten naar periodieke overzichten of voortgangsrapportages, stel eisen aan de inhoud en bespreek deze met de wethouder voordat kredieten worden goedgekeurd.
3c
Overweeg bij grote of politiek gevoelige projecten de accountant te vragen om bij de interimcontrole en de jaarrekening in het kader van de natuurlijke adviestaak specifiek aandacht te besteden aan de projectrapportages en projectdossiers en daarover te rapporteren aan de Auditcommissie.
41
4a De raad heeft vooraf duidelijke afspraken voor het project gemaakt, waarin minimaal een projectdefinitie, een probleemanalyse, het doel en de beschikbare (financiële) middelen staan aangegeven. Daarnaast staat aangegeven aan welke door de raad vastgestelde doelstelling het project moet bijdragen en welke alternatieven zijn overwogen. 4b De door raad vastgestelde afspraken zijn uitgewerkt in een specifieke opdrachtomschrijving, waarin minimaal staat vastgesteld wie verantwoordelijk is voor de uitvoering, welke verantwoordelijkheidsverdeling van toepassing is en welke acties ondernomen dienen te worden. Daarnaast dient deze opdrachtomschrijving duidelijk te maken welke mijlpalen het project bevat en wanneer de raad geïnformeerd moet worden over de voortgang dan wel een besluit moet nemen. Tot slot dient hier een omschrijving van de planning, scope en een financiële raming in te staan. 4c De specifieke opdrachtomschrijving bevat een risicoinventarisatie waarin is aangegeven welke risico’s met het project gemoeid zijn en welke beheersmaatregelen zijn ingesteld. Hierbij is gebruik gemaakt van een risicoclassificatie, waarbij de kans en de impact van de risico’s als uitgangspunt zijn genomen. 4d Raad en/of college ontvangen tussentijds en achteraf periodieke voortgangsrapportages waarin minimaal eventuele knelpunten, dreigende budget- en termijnoverschrijdingen en de mate van doelrealisatie zijn opgenomen. 4e Maak bij de keuze van de aannemer en tijdens het bouwproces van grote projecten een grondige analyse van de financiële positie van de geselecteerde aannemer. 4f Informeer, wanneer het om grote projecten of een politiek gevoelige kwestie gaat, de raad binnen een week nadat informatie over grotere afwijkingen bekend is geworden. 4g Introduceer per 1 juli 2010 een rapportagemethode waardoor college en raad vroegtijdig signalen krijgen bij (dreigende) kostenoverschrijdingen. Neem in deze methode op dat elke fase van een groot project wordt afgesloten met een go/no-go document voor de raad.
42
