VERSLAG VOORBESPREKING Rekenkamercommissie: jaarverslag 2008, onderzoeksplan tweede helft 2009, onderzoeksrapport Dossiervorming 2 juni 2009 Samenvattend verslag van de openbare voorbespreking van de gemeenteraad van de gemeente Wijk bij Duurstede
Gespreksleider
mevrouw W.A.J. Kosterman
Griffier
mevrouw M.A.C. van Esterik
Leden PvdA
mevrouw N.E. Mertens
VVD
de heer W.A.M. van Rijnsoever
CDA
de heer G. Migchels
GroenLinks
---
SP
de heer J. Brouwer
PCG
de heer J. Marchal
BurgerBelangen Nu
de heer W.G. Smit
Portefeuillehouder
mevrouw A. Boer
Gasten
de heer D. Veldkamp, onderzoeker rekenkamercommissie de heer S. van Sligter, voorzitter rekenkamercommissie
Notulist
mevrouw R. Leeuwenburgh notulistenbureau Leeuwenburgh Vendrig
Beeldvorming De gespreksleider opent de voorbespreking en heet iedereen hartelijk welkom. Zij schetst het doel van de bespreking en constateert dat er geen insprekers zijn. De heer Van Sligter geeft een toelichting op de voorliggende stukken. Hij verwijst naar de staat van de beleidsinformatie van de Algemene Rekenkamer. Onderzoeken richten zich op rechtmatigheid, doelmatigheid en doeltreffendheid. Bij de rapportage Dossiervorming merkt hij op dat de rekenkamercommissie zelf heeft ervaren niet altijd de informatie te krijgen die ze nodig had. Het onderzoek is door een externe partij uitgevoerd. Met betrekking tot de onderzoeksvragen en conclusies zegt hij dat er op hoofdlijnen veel wordt vastgelegd, maar het 1 Voorbespreking Rekenkamercommissie: jaarverslag 2008, onderzoeksplan Tweede helft 2009, onderzoeksrapport Dossiervorming, 2 juni 2009
doel, wat, wie, hoe en wanneer zijn belangrijke vragen. De gemeente is bezig met de invoering van digitaal werken. De invoering hiervan en het managen van het traject, behoeven nadrukkelijk aandacht. Er kunnen wel eens hiaten zijn, maar het is belangrijk duidelijk te hebben welke zaken geregistreerd moeten worden en hierover goede afspraken te maken. Bij het onderzoek naar de dossiervorming heeft het ook moeite gekost om alle informatie boven tafel te krijgen. Het gaat in Wijk bij Duurstede redelijk goed, maar er zijn altijd aanbevelingen mogelijk. Met name registratie en criteria daarvoor zijn de belangrijkste aanbevelingen. Dit betreft ook de elektronische documenten. Men moet ook oog houden op de formele status van documenten. Correspondentie, documentatie en informatie moeten onderscheiden en gedefinieerd worden. Sommige dingen lopen door elkaar heen. Hij verwijst in dit kader ook naar de wijziging in de organisatiestructuur. Overwogen zou kunnen worden om een pilot op te zetten. Vanuit de optiek van de gebruiker moet men bekijken welke dingen verbeterd moeten worden. Vervolgens geeft hij een korte toelichting op het jaarverslag 2008. Ook hierbij noemt hij de rechtmatigheid, doeltreffendheid en doelmatigheid. In het jaarverslag is ook een zelfevaluatie opgenomen. In deze gemeente is bewust gekozen voor een gemengde samenstelling van de rekenkamercommissie (externen, raadsleden van coalitie en oppositie en de griffier) en hij is daar zeer tevreden over. Er is een goede werksfeer. Door deze samenstelling zijn er ook korte lijnen met de organisatie. Rekenkamers die alleen uit externen bestaan krijgen een wat wetenschappelijk karakter en hebben minder relatie met de organisatie. De rekenkamercommissie in Wijk bij Duurstede kiest voor een meer praktische insteek. Er wordt wel eens gekozen voor complexe onderzoeken. Het is de kunst om een totaal overzicht te krijgen. Er is afstemming met de heer Meuleman en de audit commissie. Hij noemt de uitgevoerde onderzoeken. Het onderzoek inzake reserves en voorzieningen krijgt follow up. Het is goed dat er budget is voor de aanstelling van een onderzoeker in de persoon van de heer Veldkamp. Hij is blij met de samenstelling en de setting van de rekenkamercommissie. De plannen voor het najaar: het onderzoek Wijksport bevindt zich in de afrondende fase, het onderzoek betreffende de stadshaven/Langshaven is een vrij langdurig proces. Hij besluit met de opmerking dat hij een tevreden voorzitter van de rekenkamercommissie is. De gespreksleider geeft vervolgens gelegenheid tot het stellen van vragen en het geven van suggesties. De heer Michgels gaat in op de aanbevelingen inzake de dossiervorming. De processen vormen de basis voor de opbouw van het systeem. Waarom wordt er niet meer focus op gelegd dat men zo snel mogelijk moet komen tot het digitaliseren van alle werkprocessen? De heer Veldkamp zegt dat naar de huidige stand van zaken van de dossiervorming is gekeken en dat daar een oordeel over is gegeven. De rekenkamercommissie heeft er uitdrukkelijk voor gekozen zich niet te mengen in het hele complex van het digitaliseren van alle werkprocessen. Het kost ook veel tijd en inspanning van de organisatie om dat goed te regelen en de organisatie is daar via een ander spoor mee bezig. Dit onderwerp is buiten het onderzoek gehouden. Wethouder Boer zegt dat dossiervorming een voorbeeld van een werkproces is. De organisatie is bezig andere werkprocessen te digitaliseren. Een ander werkproces is bijvoorbeeld projectmatig werken. Binnenkort komt er een stand van zaken notitie over het digitaal werken.
2 Voorbespreking Rekenkamercommissie: jaarverslag 2008, onderzoeksplan Tweede helft 2009, onderzoeksrapport Dossiervorming, 2 juni 2009
De heer Smit (BurgerBelangen) merkt op dat de rekenkamercommissie in feite een snapshot neemt op basis waarvan aanbevelingen gedaan worden. Hij noemt de reorganisatie en de manier van werken en zegt dat hij hier wel een aanbeveling in kan zien. Taken en doelen bepalen is aan de raad. Als de raadsfracties hier een aanbeveling in zien kunnen zij dit aangeven in de richting van het college. De heer Brouwer (SP) vraagt of de wethouder wil ingaan op de aanbevelingen die door de rekenkamercommissie zijn gedaan. Wethouder Boer zegt dat het college blij was met het rapport omdat de organisatie in een fase van omvorming zit wat betreft dossiervorming en digitalisering. Het college heeft ook gereageerd op de conclusies en aanbevelingen en neemt de aanbevelingen graag over. De rekenkamercommissie legt de vinger op de zere plek. Er is ook al gestart met de uitwerking van de aanbevelingen. De heer Van Rijnsoever (VVD) gaat in op het onderzoek dossiervorming. Gesteld is dat men twee maal per jaar de afdelingen langs gaat. Hij vindt dat zeer weinig. Hij zou dat eenmaal per kwartaal willen doen. Mevrouw Mertens heeft geen vragen. De heer Smit (BurgerBelangen) vraagt (dit zou een wens van hem zijn) waarom er geen aanbeveling is gedaan om met terugwerkende kracht een aantal essentiële dossiers te completeren. Hij is overigens blij met de aanbevelingen. Hij is diverse keren geconfronteerd met niet complete dossiers waarin essentiële stukken ontbraken. De heer Marchal (PCG) bedankt de voorzitter van de rekenkamercommissie voor zijn toelichting en voor het verrichte werk. Hij leest in het nawoord dat met de invoering van het DMS al aan een aantal aanbevelingen tegemoet wordt gekomen. Er wordt dus niet aan alle aanbevelingen tegemoet gekomen. Vindt de rekenkamercommissie dat er aan te weinig aanbevelingen voldaan wordt? De heer Marchal vraagt hoe hij dit moet lezen. De heer Van Sligter zegt dat ‘een aantal’ niet alle aanbevelingen zijn. Hij verwijst naar het proces en het moment van het verschijnen van het rapport. Hij hoopt dat alle aanbevelingen uiteindelijk worden nagevolgd. Het rapport schetst een feitelijkheid vanuit de gebruiker en gaat niet over de processen. Hij is hoopvol gestemd dat door het nieuwe pakket nog meer aanbevelingen overgenomen en opgevolgd zullen worden. Het is een goede eerste stap, wetende dat dit nog niet toereikend is. Wethouder Boer heeft de zin wat anders gelezen. DMS gaat met name over de digitale processen. Er zijn ook aanbevelingen die te maken hebben met cultuur en met (kwaliteiten van) medewerkers. Het ophalen van dossiers is niet afhankelijk van DMS maar dat wordt wel uitgevoerd. Hoe krijg je de overgang naar digitaal en de veranderende rol van de medewerker gerealiseerd; dat vraagt om trainingen en een nieuw wervings- en selectiebeleid. Die aanbevelingen zijn ook overgenomen. Als er nu een grote pilot opgezet moet worden, dan leidt dat te veel af. Alle nieuwe dossiers gaan ook gedigitaliseerd worden. Natuurlijk zal op termijn naar de effecten gekeken moeten worden. Er zal steeds gemonitord moeten worden. In principe zijn alle aanbevelingen overgenomen. De heer Marchal (PCG) vraagt wat de rekenkamercommissie denkt bij de term ‘op termijn’. 3 Voorbespreking Rekenkamercommissie: jaarverslag 2008, onderzoeksplan Tweede helft 2009, onderzoeksrapport Dossiervorming, 2 juni 2009
De heer Van Sligter vindt 2 jaar een heel acceptabele termijn. De heer Michgels (CDA) zegt dat in het bedrijf waar hij werkt zeven jaar geleden een vergelijkbare discussie is gevoerd; daar is nu alles op orde. Hij informeert hoe de gemeente Wijk bij Duurstede op dit gebied scoort in vergelijking met andere gemeenten. De heer Van Sligter antwoordt niet over die informatie te beschikken. De heer Veldkamp licht aan de hand van een voorbeeld toe dat een bedrijf zoals een autoleasemaatschappij zich bezighoudt met 10 producten, terwijl een gemeente ruim 200 producten levert. Bij een gemeente hebben de werkprocessen ook onderlinge relaties en is er sprake van complexe verhoudingen. De bestuurlijke omgeving is ook anders dan bij een bedrijf. EGEM ontwikkelt standaarden voor digitalisering van processen en is daar aal acht jaar mee bezig. Het overgrote deel staat nog in de steigers. Het is ook niet zo dat grote gemeenten hiermee verder zijn dan kleine gemeenten. Een benchmark tussen gemeenten is er niet. Men leeft primair nog in een papieren wereld. Tijdens een bijeenkomst van rekenkamercommissies een aantal weken geleden werd duidelijk dat bij bijna alle gemeenten de dossiervorming een ondergeschoven kind is en niet de hoogste prioriteit heeft. In Wijk bij Duurstede gaat het helemaal nog niet zo slecht op dit gebied. Digitalisering van processen is complex en eist veel van de organisatie; daarnaast is het wachten nog op standaarden vanuit Den Haag. Het afgeven van een vergunning vereist ook menselijke ingrepen. De heer Van Rijnsoever (VVD) is blij met het rapport en de conclusies van het bureau en de onderzoeker. De reactie van het college vindt hij te vrijblijvend. De term ‘op termijn’ vindt hij ook een zwaar punt dat er bij de VVD niet in gaat. Hij vindt het absurd dat alleen bij de afdeling Juridische Zaken de afspraak is gemaakt dat de dossiers op orde gebracht worden. Wethouder Boer zegt dat het niet zo is dat alleen bij Juridische Zaken de dossiers op orde gebracht worden. Dat gebeurt op alle afdelingen. De afdeling JZ geeft op dit punt wel eens adviezen. Wat betreft de termijn waarop zaken ter hand genomen verwijst zij naar de reactie van het college waarin is vermeld welke zaken in 2009 en 2010 aangepakt worden. De term ‘op termijn’ was een vriendelijke aanbeveling van de rekenkamercommissie. Het starten van een pilot is op dit moment niet echt verstandig; de energie van de organisatie is nodig voor het totale implementeren van de digitalisering. De heer Smit (BurgerBelangen) bedankt de rekenkamercommissie voor de bevindingen. Hij vraagt of de uiteindelijke rapportage inzake de RSD binnenkort verschijnt. De gespreksleider antwoordt dat deze recent is toegezonden aan de raad. De heer Marchal (PCG) informeert naar de follow up van de aanbevelingen. Voert de rekenkamercommissie na verloop van tijd een soort controle uit om te onderzoeken of de aanbevelingen daadwerkelijk zijn uitgevoerd of ligt de bal op dit punt bij de raad? De heer Van Sligter antwoordt dat de rekenkamercommissie wel volgt wat er met de aanbevelingen gebeurt. Het is wat lastig te beoordelen wanneer de rekenkamercommissie dingen moet laten gaan of actie moet ondernemen. Formeel is de commissie klaar als de aanbevelingen zijn overgenomen, maar ze kijkt wel naar wat er uiteindelijk gebeurt. De 4 Voorbespreking Rekenkamercommissie: jaarverslag 2008, onderzoeksplan Tweede helft 2009, onderzoeksrapport Dossiervorming, 2 juni 2009
rekenkamercommissie denkt zelf ook nog na over de vraag wanneer de rol van de commissie afgerond is. Dat is ook afhankelijk van het onderzoek en de aanbevelingen. De gespreksleider concludeert dat dit misschien nog eens onderwerp van gesprek kan zijn in een voorbespreking. Zij stelt vast dat het aan de raadsfracties is om eventueel het initiatief te nemen om via moties of andere instrumenten die hen ter beschikking staan, de raad te vragen de aanbevelingen van de rekenkamercommissie m.b.t. het rapport Dossiervorming over te nemen. Zij bedankt de heren Van Sligter en Veldkamp voor hun toelichting, bedankt de aanwezigen voor hun inbreng en sluit de voorbespreking.
Toezeggingen: De stand van zaken m.b.t. het digitaal werken volgt op korte termijn
5 Voorbespreking Rekenkamercommissie: jaarverslag 2008, onderzoeksplan Tweede helft 2009, onderzoeksrapport Dossiervorming, 2 juni 2009
