26 maart 2013 STICHTING JEUGD EN JONGERENWERK OIRSBEEK JAARVERSLAG

26 maart 2013

STICHTING JEUGD EN JONGERENWERK OIRSBEEK

JAARVERSLAG 2012

www.schepenbankoirsbeek.nl

Inhoud Inleiding................................................................................................................................................... 2 Activiteitenverslag .................................................................................................................................. 3 Algemeen ............................................................................................................................................ 4 Toelichting op de activiteiten ............................................................................................................. 4 Jaarstukken 2012 .................................................................................................................................... 7 Bestuurlijk jaarverslag 2012 ................................................................................................................ 8 Jaarrekening 2012 ............................................................................................................................. 14 Balans per 31 december 2012 ...................................................................................................... 15 Staat van baten en lasten 2012 .................................................................................................... 16 Algemene grondslagen voor de opstelling van de jaarrekening................................................... 17 Akkoordverklaring ......................................................................................................................... 24 Overige gegevens .............................................................................................................................. 24 Begroting 2013 ...................................................................................................................................... 25 Toelichting......................................................................................................................................... 26 Exploitatiebegroting 2013................................................................................................................. 27 Liquiditeitsbegroting 2013 ................................................................................................................ 31 Begrote balans per 31 december 2013............................................................................................. 32 Verslag Raad van Toezicht Stichting Jeugd- en jongerenwerk Oirsbeek 2012 ..................................... 33

Stichting Jeugd en Jongerenwerk Oirsbeek Oirsbekerweg 2a 6438HC Oirsbeek Tel: 046 442 33 29 Contact: [email protected] © Niets uit dit jaarverslag mag zonder schriftelijke toestemming worden gekopieerd of overgenomen.

1

Jaarverslag 2012 | Stichting Jeugd en Jongerenwerk Oirsbeek

Inleiding Voor u ligt het jaarverslag 2012 van de Stichting Jeugd en Jongerenwerk Oirsbeek. In 2012 heeft de Stichting Jeugd en Jongerenwerk Oirsbeek grote stappen voorwaarts gezet. Dit jaarverslag is bedoeld om belanghebbenden van de stichting zoals vrijwilligers, de gemeente, sponsoren etc. te informeren over de ontwikkelingen bij de stichting en het beleid van het bestuur. In dit jaarverslag zijn achtereenvolgend de activiteiten opgenomen die in 2012 hebben plaatsgevonden, het verslag van het bestuur, de jaarrekening 2012, het beleidsplan 2013 en de bijbehorende exploitatiebegroting. Voor het eerst is ook een verslag en dechargeverklaring van de nieuw geïnstalleerde Raad van Toezicht opgenomen in dit jaarverslag. Mocht de informatie in dit jaarverslag tot vragen leiden dan kunt u contact opnemen met de secretaris van de stichting. Hoogachtend en met vriendelijke groet,

Jos Benders (Voorzitter)

2


Activiteitenverslag

3


Algemeen De stichting heeft een rijk verleden opgebouwd in de 42 jaar van haar bestaan. Er zijn hele generaties opgegroeid met en bij de Schepenbank. Er zijn ongeveer 100 vrijwilligers betrokken bij de activiteiten van de stichting! In de loop van de jaren zijn er activiteiten bij gekomen en weggevallen. In 2012 heeft er een statutenwijziging plaatsgevonden waardoor het ook binnen de doelstelling past om activiteiten te organiseren voor alle leeftijdscategorieën. Er wordt echter nog altijd voorrang gegeven aan jeugd. In 2012 is de Creaclub opgericht. De Creaclub organiseert elke maand creatieve workshops voor dames. De activiteit past erg goed binnen de nieuwe doelstelling van de stichting. De coördinatie van de activiteiten en het stimuleren van nieuwe en vernieuwende activiteiten geschiedt door staf programmering. Staf programmering bestaat uit een groep van 4 vrijwilligers. Hieronder wordt een toelichting gegeven op de verschillende activiteiten welke de stichting in 2012 heeft georganiseerd. Kijk voor een volledig overzicht op www.schepenbankoirsbeek.nl onder Agenda.

Toelichting op de activiteiten Jeanne D’Arc Jeanne d’Arc is een gezellige club voor jonge meiden tussen de 6 en 16 jaar. De club vindt plaats op de maandagavond en bestaat uit twee groepen: de Junioren en de Senioren. De Junioren zijn de jongste meiden die de leeftijd hebben tussen de 6 en 11 jaar. Voor hen begint de clubavond om 18.00uur en eindigt weer om 19.30uur. De Senioren zijn de wat oudere meiden vanaf 12 jaar t/m 16 jaar waarvoor de clubavond begint om 18.30 uur en eindigt om 20.00uur. Elke maandagavond is anders bij deze gezellige meidenclub. Er wordt een veelvoud aan activiteiten aangeboden voor de meiden. De activiteiten worden afgestemd op de ontwikkeling van het kind. Hun interesses worden vervolgens meegenomen bij het maken van de planning, zodat de kinderen met plezier de clubavonden komen bezoeken. De activiteiten die worden georganiseerd bestaan onder andere uit Spelletjesavonden, toneel spelen, koken, knutselen, dansen etc. Tevens doen we heel af en toe een uitstapje met de kinderen. Zo’n uitstapje zal een aantal keer in het jaar plaatsvinden. Uitstapjes waaraan gedacht kan worden, zijn: Toverland, Kinderstad, Bioscoop, Zwembad. En een of twee keer per jaar gaan we op kamp. Don Bosco De doelstelling van jongensclub Don Bosco is jongens samenbrengen en actief bezig houden, persoonlijkheidsontwikkeling, leren delen en werken in een groep, leren rekening te houden met elkaar, spelenderwijs dingen maken met een grote variëteit aan materialen en toepassingen. Door sportieve en culturele ontwikkeling creëren we een saamhorigheidsgevoel, creativiteit en ontspanning. De deelnemers zijn ingedeeld in twee groepen, namelijk de junioren (6-10 jaar) en de senioren (1114 jaar). De junioren komen 40 keer per jaar op de donderdag avond bij elkaar en de senioren komen 40 keer per jaar bij elkaar op de vrijdagavond. Bij de groepen bestaan thans uit ongeveer 15

4


deelnemers. De activiteiten van Don Bosco bestaan onder andere uit sport, binnen- en buitenspellen, speurtochte, kamperen. Gezamenlijke activiteiten Jeanne D’Arc en Don Bosco Twee keer per jaar organiseren Jeanne D’Arc en Don Bosco samen een activiteit. Dit gebeurt met Sint Maarten en met Kerst. Schepenkids Schepenkids organiseert knutselmiddagen rond diverse thema’s, workshops, viering Sinterklaas, kerst en Pasen, Pietendisco, spellen, bingo, wandel- en speurtochten sportieve activiteiten en nieuw dit jaar was het Pietenspeelhuis waar 250 kinderen hebben kunnen spelen. De doelstelling van Schepenkids is persoonlijkheidsontwikkeling, leren delen en werken in een groep, leren rekening te houden met elkaar, spelenderwijs eigen maken met een grote variëteit aan materialen en toepassingen, sportieve en culturele ontwikkeling het creëren van een saamhorigheid gevoel, creativiteit en ontspanning het creëren van een saamhorigheid gevoel De knutsel -instuif voor kinderen is vanaf 4 jaar en wordt maandelijks georganiseerd (met uitzondering van de vakantiemaanden). Aan de activiteiten nemen gemiddeld zo’n 60 kinderen per keer mee. De workshops, sport en cultuur en themamiddagen, wandel- en speurtochten worden acht keer per jaar georganiseerd. Er doen gemiddeld 50 kinderen per keer mee. Kindervakantiewerk Eén week per jaar is de Schepenbank een vrijplaats voor kinderen van 6 tot 12 jaar. Er wordt gewerkt in drie leeftijdsgroepen die deels een eigen programma hebben. De drie groepen zijn als volgt ingedeeld:  kinderen uit groep 3 en 4  kinderen uit groep 5 en 6, en  kinderen uit groep 7 en 8. De doelstelling voor de kinderen is het afsluiten van de vakantie, het werken aan een geordende dag planning als voorbereiding op het nieuwe schooljaar, het treffen van oude en nieuwe vrienden en vriendinnen. Tijdens de activiteiten wordt gewerkt in groepsverband en is er een actief programma in Oirsbeek en directe omgeving. De activiteiten bestaan uit een kennismaking, sport, (bos)spelen, knutselen, bezoek aan het Steinerbos, kamp, variété, speur- en oriëntatietochten. Kindervakantiewerk wordt georganiseerd in de laatste week van de zomervakantie. Er nemen 160 tot 180 kinderen deel aan de activiteiten. Naast de kinderen zijn er 90 vrijwilligers actief bij de organisatie en de uitvoering van de activiteiten. Bamboocha party’s Bamboocha organiseert ongeveer 10 keer per jaar een disco dans avond voor de jeugd van de hele gemeente Schinnen. De doelstelling is de jeugd kennis laten maken met het ‘uitgaan’. Er worden leuke avonden georganiseerd waar de jeugd elkaar kan treffen en gezellig samen kan dansen, kletsen en iets drinken. De toegang is meestal vanaf 13 jaar, gemiddeld zijn er 120 deelnemers aanwezig.

5


Terugkomende thema’s bij de party’s zijn o.a. het nieuwjaarsbal, après-ski, schuimparty, oranjebal, zomercarnaval, beach-party, halloween en het kerstbal. In 2012 heeft Bamboocha nieuw elan ingeblazen in de tienerdisco’s. Deze disco’s voor kinderen van 12 tot 16 jaar zijn vanaf het najaar 2012 zeer goed bezocht. Jongeren café Buiten de vakantieperiodes is de Schepenbank elke woensdag- en vrijdagavond geopend voor jongeren vanaf 16 jaar. De doelstelling is van de Schepenbank een trefcentrum voor de jeugd te maken. Tijdens het jongere café kan er gebruik gemaakt worden van de faciliteiten van de Schepenbank om bijv. te biljarten of sportwedstrijden te kijken. Har Rock café De activiteiten van Har Rock bestaan uit muzikale (live)avonden (cover-bands, Tour of Duty), popmuziek, concerten en de motorzegening i.s.m. een motorclub en de Zibbith-veteranen. De doelstelling is het aanbieden van een professionele en goed verzorgde speelplek voor (jong)muzikaal talent uit Oirsbeek en omliggende kerkdorpen. Har Rock heeft een verbindende sociale functie door het blijven betrekken van oud vrijwilligers en voormalige jeugd uit het dorp bij de Schepenbank. De bezoekers variëren in leeftijd van 13 tot 80 jaar. Har Rock wordt 4 keer per jaar op de zaterdagavond georganiseerd. Er zijn ongeveer 120 bezoekers per activiteit. Alternatieve kermis Elk jaar wordt vanwege het wegvallen van de reguliere kermis een alternatieve kermis georganiseerd. De stichting huurt dan verschillende leuke attracties en activiteiten voor de kinderen uit de omgeving. Tegen een lage vergoeding kunnen de kinderen gebruik maken van de attracties. De doelstelling is het behoud van het dorpsgevoel en het op een leuke manier samenbrengen van kinderen en ouders. Bij de alternatieve kermis hebben we ongeveer 800 deelnemers. Carnaval De carnaval activiteiten bestaan uit 4 avonden carnaval voor de jeugd, de zaterdagmiddag voor iedereen en de dinsdagmiddag voor de jonge jeugd vanaf 4 jaar. De doelstelling is het bevordering van de culturele beleving van Carnaval. Daar hoort ontspanning, ontmoeting en het dorpsgebeuren bij. Carnaval wordt georganiseerd in samenwerking met diverse carnavalsverenigingen. Spooktocht De spooktocht is een tocht langs een route van ongeveer 5 km waar diverse behendigheidsspelen en geestige animatie plaats vindt, op het einde is er soep met broodjes. De activiteit wordt vier keer per jaar in de maanden oktober tot en met maart georganiseerd. Jong en oud mag deelnemen aan de tocht. De doelstelling is het bevorderen teamgeest, ontspanning, beweging, natuurbeleving. Jaarlijkse activiteiten Jaarlijks met Koninginnedag, Sint Maarten, Sinterklaas en Kerstmis worden er leuke activiteiten voor ouders en kinderen georganiseerd. Daarnaast wordt er jaarlijks een wandeling naar Wittem georganiseerd waar jong en oud aan kan deelnemen. Op de 11e van de 11e is de opening van het carnavalsseizoen in samenwerking met C.V. de Sjepene gevierd in de Schepenbank. 6


Jaarstukken 2012

7


Bestuurlijk jaarverslag 2012 Inleiding Stichting Jeugd en Jongerenwerk Oirsbeek kwam in het jaar 2012 in rustiger vaarwater terecht nadat het jaar 2011 in het teken stond van crisis en overname van het beheer van Jongerencentrum Oirsbeek. In deze notitie geeft het bestuur een overzicht van haar werkzaamheden in het jaar 2012. De agenda’s, notulen en besluitenlijsten liggen ter inzage. Voor een financiële verantwoording verwijst het bestuur naar de jaarrekening welke in dit jaarverslag is opgenomen en dat aan de Raad van Toezicht ter goedkeuring is toegezonden, met het verzoek de penningmeester en het bestuur decharge te verlenen. Vergaderingen en samenstelling Het bestuur kwam in het jaar 2012 elf keer bij elkaar voor een reguliere vergadering, te weten op de laatste dinsdag van de maand. Eenmaal kwam het bestuur bijeen voor een extra vergadering voor de formele vaststelling van de gewijzigde statuten Het bestuur werd vanaf september 2011 bijgestaan door Mireille Brinkman, die na het aantreden van de nieuwe penningmeester – officieel per 1 februari - zich langzamerhand terug trok. Haar bijdrage aan het op orde brengen van de financiële administratie is van onschatbare waarde geweest. Naam L.P.J.M. Hannen J.H. Vandeberg N.P.E. Wilbrink J.J.P.M. Benders H.M.C. Driessen S.H.P.M. Göllesch D.M.L.J. Leurs L. Aerts M.E.R.L. Palm M.D.A. Notermans R. de Jong D.F.W. Pecasse B. Smeets Alexandra Tudor

Functie Secretaris Algemeen bestuurslid Penningmeester Voorzitter Algemeen bestuurslid Algemeen bestuurslid Algemeen bestuurslid Algemeen bestuurslid Algemeen bestuurslid Algemeen bestuurslid Algemeen bestuurslid Algemeen bestuurslid Penningmeester Algemeen bestuurslid

Datum in functie 01-01-2009 20-12-2011 27-06-1978 28-08-2011 29-08-2011 26-11-2011 20-12-2011 20-12-2011 20-12-2011 20-12-2011 20-12-2011 20-12-2011 01-02-2012 19-06-2012

Datum uit functie 20-06-2012 20-06-2012 01-02-2012

Na 34 jaar namen bestuur en vrijwilligers op een vrijwilligersfeest op waardige wijze afscheid van Nico Wilbrink als penningmeester. Zijn inzet en verantwoordelijkheidsgevoel mag als voorbeeld dienen voor een ieder. Bij elke vergadering werd het quorum om besluiten te kunnen nemen, gehaald, zowel onder het regime van de oude als de nieuwe statuten. Het bestuur overlegde tijdens haar reguliere vergaderingen tussen 19.00 en 20.00 uur met afwisselend staf beheer en staf programmering. Het zijn de enige formele contacten van het bestuur met de ‘werkvloer’. (Wel zijn een aantal bestuursleden actief in verschillende activiteiten) Eind 2012 hebben Bas Smeets, Alexandra Tudor en Jos Benders hun vertrek aangekondigd. De laatste heeft zijn vertrek uitgesteld totdat er nieuwe bestuursleden voorgedragen zijn. 8


Statutenwijziging In 2011 vond een brede discussie over de nieuwe statuten plaats. Directe aanleiding daartoe vormde de wens van vrijwilligers toezicht te houden op het bestuur en problemen bij de aanvrage van een horeca-vergunning. De discussie spitste zich toe op twee punten: op welk niveau dient er enigerlei vorm van vertegenwoordiging vanuit de bestaande vrijwilligers plaats te vinden en hoe regelen we het toezicht op het bestuur? Er werd gekozen voor een model waarbij vrijwilligers vertegenwoordigd zouden worden op het niveau van het toezichthoudend orgaan. Het toezicht op het bestuur werd geregeld in een te installeren Raad van Toezicht, die werd opgetuigd met een aantal bevoegdheden. Een conceptversie van de statuten werden voorgelegd aan een vergadering van alle vrijwilligers. Opmerkingen werden verwerkt in de versie die aan de notaris ter beoordeling is aangeboden. De notaris stelde wat technische wijzigingen door, hetgeen resulteerde in een aangepast concept. De bezwaren van de notaris golden vooral die artikelen die de Raad van Toezicht de mogelijkheid gaven genomen besluiten van het bestuur te vernietigen. Het bestuur kon zich vinden in de huidige versie die er van uitgaat dat belangrijke besluiten vooraf zijn onderworpen aan de goedkeuring van de Raad. Bovendien diende de stichting een horecavergunning aan te vragen. De verantwoordelijke portefeuillehouder van het College van B&W, burgemeester Link gaf aan dat de doelstelling van de oude statuten niet de mogelijkheid gaven activiteiten toe te laten niet zijnde voor jongeren. De doelstelling diende daarom aangepast te worden. Op 22 mei 2012 werden tijdens een extra vergadering van het bestuur de conceptstatuten in zijn geheel goedgekeurd. Op 25 mei 2012 werden de nieuwe statuten in aanwezigheid van de voorzitter en secretaris vastgelegd in een notariële akte. De nieuwe versie van de statuten is te vinden op onze website. Raad van Toezicht In het oorspronkelijke concept van de statuten was bepaald dat de leden van de Raad van Toezicht gekozen worden door de vrijwilligers van de Schepenbank, waarbij de Raad zou bestaan uit maximaal 5 interne kandidaten en 2 externe kandidaten. De notaris vond deze structuur te vaag en stelde voor dat het bestuur de eerste leden van de Raad van Toezicht benoemt, waarna de Raad in het vervolg zelf haar nieuwe leden benoemt. Het bestuur heeft als compromis besloten dat de eerste leden van de Raad van Toezicht benoemd zullen worden na verkiezingen door vrijwilligers. Aldus geschiedde op 2 oktober. Tot vreugde van het bestuur stelden zich 5 ‘buitenstaanders’ kandidaat voor de 2 ‘externe’ zetels en helaas maar 3 voor de ‘interne’ zetels, zodat deze laatsten automatisch gekozen zijn. Op 21 november 2011 kon de Raad geïnstalleerd worden. De Raad is in december voor het eerst bijeengekomen op eigen initiatief. Het bestuur maakte van die gelegenheid gebruik door haar de begroting voor het jaar 2013 voor te leggen. De Raad heeft te kennen gegeven de begroting niet te kunnen goedkeuren wegens het ontbreken van een beleidsplan en meerjarenbegroting. Dat betekent dat vooralsnog geplande investeringen nog niet kunnen plaatsvinden. In februari 2013 heeft een eerste ontmoeting plaatsgevonden tussen het bestuur en de Raad van Toezicht.

9


Opstellen werkplan Voor het eerst in het bestaan van de stichting werd een werkplan opgesteld, waarin (weliswaar summier) een overzicht werd gegeven van alle activiteiten. Door het bestuur werd een model aangereikt dat door de activiteiten verder ingevuld kon worden. Slechts weinig activiteiten en vrijwilligers reageerden op het verzoek van het bestuur om ontbrekende informatie aan te vullen. Uiteindelijk werd ter vergadering de informatie aangevuld, zodat aan de gemeente een werkplan met begroting kon worden aangeboden. Vooralsnog diende het werkplan ook als conceptbeleidsplan voor de jaren 2012-2016, waar een meerjarenbegroting aan gekoppeld kon worden. Het bestuur is echter voornemens een uitgebreider beleidsplan op te stellen voor de jaren 2013-2017, inclusief een opgave van nog te realiseren investeringen. Financieel beheer In 2012 werd een grote slag gemaakt op het gebied van financieel beheer. In 2011 werd daartoe een aanzet gemaakt door Mireille Brinkman. Per 1 januari 2012 kon de nieuwe penningmeester daar dan ook op voortbouwen. Verenigingen en activiteiten dienen vanaf 1 januari 2012 per kwartaal met de penningmeester van het bestuur af te rekenen, door het inleveren van gegevens omtrent inkomsten, bonnen van uitgaven, bankafschriften etc. Voor een aantal mensen was dat even wennen, maar op het einde van het jaar houdt iedere activiteit zich aan de gemaakte afspraken. In februari 2012 kon voor het eerst een begroting voor het lopende jaar worden vastgesteld, waarbij de moeilijk vergelijkbare cijfers over het jaar 2011 de basis vormde. De penningmeester kon gedurende het jaar enkele malen rapporteren aan het bestuur wat betreft de realisatie van de begroting. Iedere keer kon de penningmeester melden dat de resultaten beter waren dan begroot en dat er daarom ruimte was te investeren in activiteiten. De belangrijkste wijzigingen op het gebied van financieel beheer werd gemaakt door centralisatie van de bankrekeningen van de verschillende verenigingen/activiteiten en de invoering van een ander ‘opcenten’systeem. Centralisatie van de bankrekeningen werd bereikt doordat iedere vereniging- of activiteitenpenningmeester een bankrekening kreeg op naam van de stichting. Gemachtigd tot de rekening zijn iedere keer de penningmeester van het bestuur en de penningmeester van de vereniging/activiteit. Doordat de bestuurspenningmeester kan inloggen op de bankrekening van de verenigingen, is een betere controle mogelijk van de inkomsten/uitgaven. Het heeft enige overredingskracht gekost dit systeem ingevoerd te krijgen, maar iedereen is er nu aan gewend en ziet de voordelen in. Van stichting Beheer Jeugdhuis Schepenbank werd het systeem dat verenigingen een bijdrage van €0,17 per door hen verkochte consumptiemunt ontvingen overgenomen. Het bestuur is gebleken dat dit leidde tot ongewenste situaties, omdat er geen relatie bestond naar het daadwerkelijk besteedde consumpties. Per 1 januari 2012 kregen de verenigingen/activiteiten dan ook de vergoeding per daadwerkelijk afgenomen consumptie. Gekeken is nog of consumptiemunten niet via een automaat verkocht kunnen worden. De kosten daarvan bleken vooralsnog te hoog te zijn. 10


Voorheen kochten de activiteiten/verenigingen de munten van stichting Beheer Jeugdhuis de Schepenbank. Vanaf 1 januari 2012 worden de munten centraal beheerd door de penningmeester en per keer gecontroleerd en afgerekend door de penningmeester. Overleg met staf beheer en staf programmering Vooraf gaande aan iedere bestuursvergadering overlegde het bestuur met staf beheer of met staf programmering over de voortgang van hun werkzaamheden. Staf programmering Staf programmering heeft initiatieven ontwikkeld en ondersteund t.a.v. Carnaval, Kermis, Website, Koninginnedag. Ideeën zijn ontwikkeld voor een herstart van de avondvierdaagse en de organisatie van een drukbezochte Kerst-in die op zondag 9 december werd gehouden. Staf programmering hield zich minder bezig met programmeren, meer met organiseren. Een van de nieuwe initiatieven is de activiteit voor kinderen op de woensdagmiddag, de Schepenkids. Enkele malen werd samengewerkt met de stichting Ecsplore. In mei, na de statutenwijziging, rees het idee te starten met een creatieve workshop in de avond voor vrouwen. In september werd daarmee gestart. Bij herhaling kwam de opzet en inrichting van de website ter sprake. Ook dit jaar bleek dat verenigingen/activiteiten te weinig de moeite namen hun gedeelte van de website bij te houden en regelmatig te actualiseren. Er vond er een centralisatie plaats, waarbij de website-beheerder, samen met een enkele vrijwilliger, de website vernieuwde en aanvulde. Met Sinterklaas werd de Schepenbank omgetoverd tot een Pietenhuis, waar kinderen van o.a. de basisschool gebruik van maakte. Vanuit het bestuur werd het idee gelanceerd te komen tot ‘crowd sourcing’. Crowd Sourcing is de bevolking/doelgroep uitnodigen op een brainstormsessie om nieuwe activiteiten te verzinnen en tevens daarvoor vrijwilligers te werven. Om de druk bij bestaande vrijwilligers weg te nemen bood de voorzitter aan dit zelf te organiseren. Plannen voor een dergelijke manifestatie op een doordeweekse dag zijn gemaakt op 7 maart 2013. Er is medewerking van o.a. de Seniorenraad. Gedacht wordt aan het op deze wijze organiseren van activiteiten voor mensen die overdag thuis zijn. Wellicht dat dit initiatief kan uitgroeien tot een wijksteunpunt voor ouderen, nu elders daar geen middelen voor zijn. Staf beheer Overleg werd gepleegd en voorstellen werden gedaan over onderhoud van het pand, leverancier van drank, notitie privé-feesten. Aangegeven werd dat er behoefte is aan meer opslagruimte. Het voorstel was dit te realiseren door een grotere berging, inclusief fietsenberging te bouwen aan de rand van het grasveld tegen de muur van café In de Vrie. Uit het overleg met stichting De Limpens bleek echter dat een dergelijke aanbouw moet voldoen aan eisen van monumentenzorg en welstand. Navraag leerde dat het ontwikkelen van een degelijk plan bijna €6.000 kost en de realisatie minstens €50.000,-.

11


Horecavergunning Omdat de doelstellingen van de stichting zich alleen richten op jongeren en kinderen, liet de portefeuillehouder van het College van B&W, de burgemeester weten dat de aangevraagde horecavergunning geweigerd zou worden indien de doelstelling van de stichting niet verbreed werd. Mede daarom werden in de nieuwe statuten de doelstelling verbreed tot alle leeftijdsgroepen met voorrang voor activiteiten voor kinderen en jongeren. De horeca-vergunning is inmiddels afgegeven in november 2012. Sociale veiligheid. Het bestuur stelde een gedragscode op voor vrijwilligers en bezoekers. Het bestuur is namelijk van mening dat ongewenst gedrag, en met name ongewenst gedrag tussen volwassenen en kinderen, voorkomen moet worden en dat daarvoor een code vastgesteld diende te worden. De gedragscode is gepubliceerd op de website van de stichting. Een volgende stap zal zijn dat alle vrijwilligers die met kinderen werken verplicht zullen worden eenmalig een verklaring omtrent het gedrag te overleggen. Dat zal gescheiden nadat van regeringswege het verstrekken van een dergelijke verklaring voor vrijwilligers in het kinderwerk gratis zal zijn. Op basis van de nieuwe regels werd in 2012 één bezoeker, die zich had misdragen voor een half jaar de toegang tot de Schepenbank ontzegd. De politie werd van de ontzegging op de hoogte gebracht. Er zijn nog geen interne vertrouwenspersonen benoemd. Privé-feesten Regelmatig krijgt het bestuur het verzoek om een privé-feest toe te laten in de Schepenbank. Die wens is naar voren gebracht in een overleg met de portefeuillehouder horeca van het college, de heer Link. Die toonde begrip en stelde voor dat het bestuur van de stichting een notitie met criteria zou opstellen voor gevallen die worden toegelaten. Indien hij met de notitie kon instemmen, zou het bestuur zonder verder overleg met hem privé-feesten kunnen toestaan. Het bestuur stelde een notitie op, die er van uitging dat alleen vrijwilligers die zich gedurende langere periode verdienstelijk hadden gemaakt voor het jongerenwerk, daarvoor in aanmerking zouden komen. De notitie werd besproken met staf beheer. Vooralsnog is de discussie over dit punt c.q. uitvoering van het gewijzigde besluit vooruitgeschoven. Gebouw In het overleg met staf beheer werd geconstateerd dat er sprake is van gebreken aan het gebouw, zoals een lekkend dak. Ook de verwarming in de keuken bleek onjuist gekoppeld te zijn, zodat die in de winter is kapotgevroren. Vanuit de organisatie werd aan het bestuur gemeld dat er behoefte is aan een invalidentoilet. Deze wensen zijn inmiddels in een overleg tussen een afvaarding van het bestuur en staf beheer overgebracht aan de eigenaar van het pand, de stichting De Weldadige stichting Jan de Limpens. Het behoort immers tot de verantwoordelijkheid van de verhuurder te zorgen dat het gehuurde aan de minimale voorwaarden voldoet.

12


Huur De stichting heeft een goede relatie met de eigenaar van het pand. Omdat per 1 januari 2015 de huidige huurovereenkomst afloopt en daarna per jaar kan worden verlengd heeft het bestuur aan de Weldadige Stichting Jan de Limpens kenbaar gemaakt op korte termijn in overleg te willen treden over verlenging van de huurovereenkomst voor nog eens tien jaar. Daarbij is van belang dat het bestuur de komende jaren wilt investeren in het pand. Bij afsluiting van het jaar was er nog geen datum bekend waarop een dergelijk overleg gaat plaatsvinden. Betaling vrijwilligers In november 2011 is besloten een drietal vrijwilligers een vrijwilligersvergoeding te geven, te weten voor schoonmaakwerkzaamheden, voor regelen inkoop, voor urgente klussen en voor barwerkzaamheden overdag. Daarbij is afgesproken dat vergoeding voor werkzaamheden op het gebied van activiteiten die overdag plaatsvinden, gezocht moet worden naar vrijwilligers die overdag beschikbaar zijn, zodat een vergoeding niet meer nodig is. Het bestuur is daar dit jaar nog niet aan toegekomen. Het bestuur heeft geen problemen met een vrijwilligersvergoeding voor werkzaamheden op het gebied van reparaties, schoonmaak en inkoop voor de bar. Openheid: een andere bestuursstijl De financiële crisis in stichting Beheer Jeugdhuis de Schepenbank heeft onze stichting en haar vrijwilligers volledig verrast. De crisis leidde bijna tot de ondergang van het jongerenwerk in Oirsbeek. Daarom heeft het bestuur op aandringen van vrijwilligers gekozen voor een open bestuursstijl: verslagen van vergaderingen worden toegezonden aan alle sleutelfiguren in de organisatie (staf beheer, staf programmering, verenigingen, activiteiten), alle belangrijke beleidsstukken als begroting, financieel verslag, meerjarenplannen worden of zullen worden gepubliceerd op de website, regelmatig vinden er bijeenkomsten plaats met alle vrijwilligers. Geconstateerd wordt ook dat het in de laatste maanden van 2012 niet gelukt is alle geledingen (tijdig) agenda’s, verslagen en besluitenlijsten van het bestuur toe te zenden. Ook zijn er signalen dat ondanks de nieuwe openheid nog te weinig vrijwilligers op de hoogte zijn van de bestuurlijke veranderingen c.q. professionalisering van het bestuur. Het bestuur mag zich dat aantrekken. Deze open bestuursstijl heeft echter nog niet geleid tot een automatisme waarbij ook de activiteiten het bestuur spontaan informeert over de gang van zaken in hun activiteit. Het bestuur heeft moeite om relevante gegevens uit de organisatie te halen, mede omdat de vrijwilligers het nut van dergelijke informatieverschaffing onvoldoende inzien. Het bestuur heeft echter ook zelf te weinig ondernomen naar de activiteiten toe te gaan. Dat maakt het nemen van verantwoordelijkheid voor het geheel nogal theoretisch. In het beleidsplan 2013 zullen aanzetten gegeven worden om dit te wijzigen. Aftredende bestuursleden Op de bestuursvergadering van 18 december 2012 werd het ter beschikking stellen van zijn functie door de voorzitter besproken. Daarnaast bleek dat ook de penningmeester zijn functie neer te leggen. Tenslotte was er nog een derde bestuurslid dat haar portefeuille ter beschikking zal stellen. Vooralsnog zijn deze ontstane vacatures niet ingevuld.

13


Jaarrekening 2012

14


Balans per 31 december 2012

Vóór resultaatbestemming

31.12.2012 €

31.12.2011 €

13.768

5.973

ACTIEF Materiële vaste activa Inventaris

1

Vlottende activa Voorraden

2

5.057

3.890

Vorderingen

3

5.745

3.150

Liquide middelen

4

Totaal actief

10.802

7.040

64.083

40.914

88.653

53.927

PASSIEF Eigen vermogen Stichtingskapitaal Algemene reserve Resultaat boekjaar

5

45 47.631 29.047

45 49.828 (2.196) 76.723

Kortlopende schulden Crediteuren Overige schulden

Totaal passief

6

7.348 4.582

1.264 4.986 11.930

6.250

88.653

53.927

*] Nummer verwijst naar corresponderend nummer in de toelichting.

15

47.677


Staat van baten en lasten 2012

2012 €

Begroting 2012 €

2011 €

70.408

49.700

38.345

37.569 107.977

37.054 86.754

23.017 61.362

7

Baten Opbrengsten Subsidies

Lasten Vrijwilligerskosten

8

7.804

9.500

3.665

Huisvestingskosten

9

31.186

30.255

18.327

Kosten activiteiten

10

28.410

26.100

23.275

Afschrijvingen

11

2.584

3.276

747

Algemene kosten

12

8.946 78.930 29.047

5.150 74.281 12.473

3.841 49.855 11.507

13

0

0

13.704

29.047

12.473

(2.197)

Resultaat uit reguliere activiteiten Incidentele lasten Resultaat


16


Toelichting Algemeen Activiteiten De activiteiten van Stichting Jeugd en Jongerenwerk Oirsbeek, statutair gevestigd te Oirsbeek bestaan voornamelijk uit het organiseren van sociaal culturele activiteiten voor de bevolking van Oirsbeek en omstreken. Deze activiteiten zijn met name gericht op de jeugd. Algemene grondslagen voor de opstelling van de jaarrekening De jaarrekening is opgesteld in overeenstemming met de Richtlijn voor de jaarverslaggeving 640 Organisaties zonder winststreven. De waardering van activa en passiva en de bepaling van het resultaat vinden plaats op basis van historische kosten. Tenzij bij het desbetreffende balanshoofd anders wordt vermeld, worden de activa en passiva opgenomen tegen nominale waarde. Baten en lasten worden toegerekend aan het jaar waarop ze betrekking hebben. Winsten worden slechts opgenomen voor zover zij op balansdatum zijn gerealiseerd. Verplichtingen en mogelijke verliezen die hun oorsprong vinden voor het einde van het verslagjaar, worden in acht genomen indien zij voor het opmaken van de jaarrekening bekend zijn geworden. Grondslagen voor de waardering van activa en passiva Materiële vaste activa De materiële vaste activa worden gewaardeerd op verkrijgingsprijs, verminderd met de cumulatieve afschrijvingen en indien van toepassing met bijzondere waardeverminderingen. De afschrijvingen worden gebaseerd op de geschatte economische levensduur en worden berekend op basis van een vast percentage van de verkrijgingsprijs, rekening houdend met een eventuele residuwaarde. Er wordt afgeschreven vanaf het moment van ingebruikneming. Voorraden Voorraden grond- en hulpstoffen en handelsgoederen worden gewaardeerd tegen verkrijgingsprijs of lagere netto-opbrengstwaarde. Deze lagere netto-opbrengstwaarde wordt bepaald door individuele beoordeling van de voorraden. De waardering van de voorraden grond- en hulpstoffen komt tot stand op basis van fifo gewogen gemiddelde prijzen. Vorderingen en overlopende activa De vorderingen worden gewaardeerd tegen de nominale waarde. Noodzakelijk geachte voorzieningen voor het risico van oninbaarheid worden in mindering gebracht. Deze voorzieningen worden bepaald op basis van individuele beoordeling van de vorderingen.

17


Grondslagen voor de bepaling van het resultaat Opbrengsten voortvloeiend uit de verkoop van goederen worden verantwoord op het moment dat alle belangrijke rechten op economische voordelen alsmede alle belangrijke risico’s zijn overgegaan op de koper. De kostprijs van deze goederen wordt aan dezelfde periode toegerekend. Opbrengsten van diensten worden opgenomen naar rato van de mate waarin de diensten zijn verricht, gebaseerd op de tot dat moment in het kader van de dienstverlening gemaakte kosten in verhouding tot de geschatte kosten van de totaal te verrichten dienstverlening. De kostprijs van deze diensten wordt aan dezelfde periode toegerekend. Netto baten De netto baten bestaan uit de baten de wijziging in de voorraad en de overige opbrengsten, de kosten van grond- en hulpstoffen en de kosten van uitbesteed werk en andere externe kosten. Hierbij wordt onder baten verstaan de opbrengst van de in het verslagjaar geleverde goederen en verleende diensten onder aftrek van kortingen en de over de omzet geheven belastingen. Subsidies Subsidies worden ten gunste van de staat van baten en lasten gebracht in het jaar waaraan ze door de subsidiegever zijn toegekend. Incidentele baten en lasten Incidentele baten en lasten vloeien voort uit handelingen en gebeurtenissen die duidelijk te onderscheiden zijn van de activiteiten in het kader van de gewone bedrijfsuitoefening en derhalve een zeer incidenteel karakter hebben.

18


Toelichting op de onderscheiden posten van de balans

1) Materiële vaste activa

2012 Inventaris €

Stand per 1 januari Investeringen Afschrijvingen boekjaar Stand per 31 december

5.973 10.379 16.352 (2.584) 13.768

Cumulatieve aanschafwaarde Cumulatieve afschrijvingen Boekwaarde per 31 december

17.099 (3.331) 13.768

Afschrijvingspercentage

2) Voorraden

Bar Emballage en statiegeld

3) Vorderingen

Bonus drankleverancier Rente Bijdrage Weldadige Stichting Jan de Limpens Overige vorderingen

Vordering Stichting Beheer Jeugdhuis Schepenbank Voorziening vordering Stichting Beheer Jeugdhuis Schepenbank

19


20%-33,3%

31.12.2012 €

31.12.2011 €

2.758 2.299 5.057

2.640 1.250 3.890

31.12.2012 €

31.12.2011 €

4.656 586 0 255 5.497

1.321 250 1.200 379 3.150

0 0 0

7.704 (7.704) 0

5.497

3.150

4) Liquide middelen

31.12.2012 €

31.12.2011 €

3.510 57.990 2.583 64.083

5.245 34.584 1.085 40.914

2012

2011 €

45

45

Algemene reserves: Stand per 1 januari Toevoeging uit resultaatverdeling Stand per 31 december

49.828 (2.196) 47.632

Onbekend Onbekend 49.828

Onverdeeld resultaat boekjaar: Stand per 1 januari Resultaat boekjaar Resultaatverdeling Stand per 31 december

(2.196) 29.047 2.196 29.047

Onbekend (2.196) Onbekend (2.196)

31.12.2012 €

31.12.2010 €

7.348 2.000 2.084 498 11.930

1.264 4.000 873 113 6.250

Kasgeld Bankrekeningen Gelden onderweg

5) Eigen vermogen Stichtingskapitaal: Stand per 1 januari / 31 december

6) Kortlopende schulden

Handelscrediteuren Toezegging afscheid beheerder Verplichting uit hoofde van penningen Overlopende passiva

Niet uit de balans blijkende rechten en verplichtingen Huurverplichting: Het pand aan de Oirsbekerweg 2a te Oirsbeek wordt gehuurd van de Weldadige Stichting Jan de Limpens. De jaarlijkse huur bedraagt € 12.563 en wordt jaarlijks geïndexeerd. De huurovereenkomst loopt tot en met 2014, daarna wordt hij jaarlijks verlengd.

20


Toelichting op de onderscheiden posten van de staat van baten en lasten

2012 €

Begroting 2012 €

2011 €

0

0

33.279

0 0

0 0

(28.583) 4.696

62.066 (1.211) (25.303) 4.656 40.208

50.000 0 (25.000) 2.500 27.500

16.470 (1.142) (8.460) 1.321 8.189

Opbrengst activiteiten Contributies Sponsoring Huur Renteopbrengst Overige opbrengsten

16.895 3.659 3.617 2.343 1.118 2.568 30.200

13.250 1.500 3.500 1.700 750 1.500 22.200

14.217 1.423 4.725 743 746 3.606 25.460

Totaal opbrengsten

70.408

49.700

38.345

Subsidies: Subsidie stimulering Jongeren Subsidie alternatieve kermis Subsidie gemeente Schinnen Kindervakantiewerk

500 0 2.466

500 0 2.466

500 750 2.442

Subsidie gesloten gemeente Schinnen Jeugd- en jongerenwerk

2.191

2.191

0

Subsidie gemeente Schinnen open Jeugd- en jongerenwerk

8.213

8.213

0

Toevoeging gemeente Schinnen exploitatiekosten

13.539

13.539

10.305

Huurgewenningsbijdrage gemeente Schinnen (per saldo)

10.660

10.145

0

Overige (verrekend met Stichting Beheer Jeugdhuis Schepenbank) Totaal subsidies

0 37.569

0 37.054

9.020 23.017

107.977

86.754

61.362

7) Baten Opbrengsten: Opbrengst verkoop penningen Inkoop penningen bij Stichting Beheer Jeugdhuis Schepenbank

Opbrengst bar Mutatie verplichting penningen Inkoop bar Bonus drankleverancier

Totaal baten

21


8) Vrijwilligerskosten

Vrijwilligersvergoedingen Bestuurskosten en vrijwilligersconsumpties Opleidingskosten vrijwilligers Onkostenvergoedingen

Personeelsleden Aantal (FTE)

9) Huisvestingskosten

Huur Schepenbank Gas, water en licht Lasten pand Verzekeringen Onderhoud en kleine aanschaf

10) Kosten activiteiten

Bamboocha Don Bosco Jeanne D'Arc Har Rock Kindervakantiewerk Schepenkids Overige activiteiten

22

2012

Begroting 2012

2011

€

€

€

2.214 4.473 836 281

3.000 5.000 1.500 0

898 2.767 0 0

7.804

9.500

3.665

2012

Begroting 2012

2011

0

0

0

2012 €

Begroting 2012 €

2011 €

12.563 8.792 1.347 593 7.891 31.186

12.750 8.750 975 600 7.180 30.255

8.354 4.637 0 0 5.336 18.327

2012 €

Begroting 2012 €

2011 €

3.521 2.293 1.880 2.119 5.499 2.631 10.467 28.410

2.250 3.000 1.000 2.600 6.500 3.000 7.750 26.100

1.556 2.890 472 2.592 6.383 829 8.553 23.275


11) Afschrijvingen

2012 €

Begroting 2012 €

2011 €

Inventaris

2.584

3.276

747

12) Algemene kosten

2012 €

Begroting 2012 €

2011 €

Representatie Reclamekosten Bank Advieskosten Overige kosten

1.193 381 729 2.123 4.520 8.946

0 0 350 0 4.800 5.150

301 0 291 0 3.249 3.841

13) Incidentele lasten

Voorziening vordering Stichting Beheer Jeugdhuis Schepenbank Afscheid beheerder

23


2011 € 7.704 6.000 13.704

Akkoordverklaring De bestuurders verklaren zich door middel van ondertekening akkoord met de opgestelde balans per 31 december 2012 en staat van baten en lasten over 2012. Oirsbeek, 26 maart 2013 Was getekend, Bestuurders:

J.J.P.M. Benders (Voorzitter)

S.H.P.M. Göllesch (Secretaris)

B. Smeets (Penningmeester)

H.M.C. Driessen

D.P.L.J. Leurs

L. Aerts

M.E.R.L. Palm

M.D.A. Notermans

R. de Jong

D.F.W. Pecasse

A. Tudor

Overige gegevens Voorstel tot bestemming van het resultaat over het boekjaar 2012 Het bestuur stelt voor het resultaat over 2012 toe te voegen aan de algemene reserves.

24


Begroting 2013

25


Toelichting De doelstelling bij het opstellen van de exploitatiebegroting is inzicht te geven in de ontwikkeling van de resultaten, liquiditeiten en het vermogen waarbij rekening is gehouden met geplande en verwachte investeringen. De prognose is gebaseerd op de verwachtingen van het bestuur en de geplande activiteiten. De gehanteerde periode waarover de prognose is opgesteld loopt van 1 januari 2013 tot en met 31 december 2013. De prognose bestaat uit de volgende onderdelen, die in dit onderdeel nader toegelicht worden:   

Exploitatieprognose. Liquiditeitsprognose. Balansprognose.

Een belangrijke doelstelling van het bestuur is het opbouwen van een substantieel weerstandsvermogen. De jaren 2013 en 2014 wordt een huurgewenningsbijdrage ontvangen van de gemeente Schinnen welke daarna komt te vervallen. Het is de doelstelling om deze bedragen ten minste toe te voegen aan de algemene reserve. De begroting 2013 is op 18 december 2012 vastgesteld door het bestuur van de stichting.

26


Exploitatiebegroting 2013 Begroting 2013 € Baten Opbrengsten

1

55.975

Subsidies

36.659 92.634

Lasten Vrijwilligerskosten

2

8.675

Huisvestingskosten

3

30.700

Kosten activiteiten

4

30.000

Afschrijvingen

5

5.173

Algemene kosten

6

9.300 83.848

Resultaat

8.786


27


Toelichting op de exploitatiebegroting

1) Opbrengsten

Baropbrengst Omzet bar Inkopen bar Brutomarge bar Opbrengst activiteiten Garderobe Entree Verhuur Sponsoring Rente Contributies

Subsidies en gemeentelijke bijdragen Subsidie gesloten jeugd en jongerenwerk Subsidie open jeugd en jongerenwerk Toevoeging exploitatiekosten Huurgewenningsbijdrage gemeente Subsidie KVW

Totaal opbrengsten

28


Begroting 2013 €

55.000 20.500 34.500

150 14.205 2.000 3.120 750 1.250 21.475

2.192 8.212 13.539 10.250 2.466 36.659 91.884

2) Vrijwilligerskosten

Vrijwilligersvergoeding Autokostenvergoeding Studiekosten Kantinekosten Penningen vrijwilligers

3) Huisvestingskosten

Huur Verzekeringen Grondlasten en belastingen Onderhoud en kleine aanschaf Schoonmaakkosten Gas, water en electra

4) Kosten activiteiten

Alternatieve kermis (incl. wandeling) Carnaval Bamboocha Don Bosco Jeanne D'Arc Har Rock Kinder vakantiewerk Schepenkids CreaClub Overige

29


Begroting 2013 € 2.750 225 1.000 700 4.000 8.675

Begroting 2013 € 12.850 750 1.350 6.000 750 9.000 30.700

Begroting 2013 € 7.500 500 3.500 2.500 1.500 2.000 6.000 2.000 1.250 3.250 30.000

5) Afschrijvingen

Begroting 2013 € 5.173

6) Algemene kosten

Telecommunicatie Administratiekosten Drukwerk Contributies en abonnementen Reclamekosten Representatie Rente Overige algemene kosten

30


Begroting 2013 € 900 4.000 1.000 1.500 150 750 750 250 9.300

Liquiditeitsbegroting 2013 2013 € Begroot resultaat boekjaar Bij: afschrijvingen

8.786 5.173 13.959

Af: investeringen 2013 Af: betaling stoelen investering 2012 Af: Uitkering oud beheerder

23.160 7.291 2.000 32.451

Mutatie liquide middelen

31


(18.492)

Begrote balans per 31 december 2013

ACTIEF Materiële vaste activa Vlottende activa: Voorraden Overige kortlopende vorderingen

31.12.2012 €

Prognose 31.12.2013 €

13.768

31.755

5.057 5.745

5.057 5.745 10.802

10.802

Liquide middelen

64.083

45.591

Totaal actief

88.653

88.148

PASSIEF Eigen vermogen: Kapitaal Overige reserves Resultaat boekjaar

45 47.631 29.047

45 76.678 8.786 76.723

Kortlopende schulden Leveranciers Overige schulden

Totaal passief

32

7.348 4.582

85.509

57 2.582 11.930

2.639

88.653

88.148


Verslag Raad van Toezicht Stichting Jeugd- en jongerenwerk Oirsbeek 2012 Inleiding De Raad van Toezicht houdt toezicht op de Stichting Jeugd- en jongerenwerk Oirsbeek. Met dit verslag legt de Raad verantwoording af over het uitgevoerde toezicht in 2012. Instellen Raad van Toezicht Met de wijziging van de statuten van de Stichting in 2012 ontstond de verplichting tot het instellen van een Raad van Toezicht. De grondslag voor de behoefte aan een Raad van Toezicht ligt in de (financiële) problemen die zijn ontstaan bij de teloorgang van Stichting Beheer Schepenbank. De vrijwilligers van de Stichting wilden niet meer geconfronteerd worden met zulke urgente problemen, terwijl niemand ergens van wist. Met het oprichten van een Raad van Toezicht wordt in ieder geval bereikt dat het bestuur verantwoording moet afleggen over het gevoerde (financiële) beleid. In de statuten staat vermeld dat de Raad van Toezicht uit minimaal 5 en maximaal 7 personen dient te bestaan. Hiervan kunnen 5 personen uit de groep van vrijwilligers voortkomen. Momenteel bestaat de Raad van Toezicht uit 5 leden, 2 externe leden en 3 leden afkomstig uit de groep van vrijwilligers. De leden van de Raad van Toezicht zijn door de vrijwilligers gekozen met de verkiezing van 2 oktober 2012. De installatie van de Raad vond plaats op 21 november 2012. De Raad van Toezicht bestaat momenteel uit de volgende leden:     

Chris Bouwman Mireille Brinkman Jacues Pluijmaekers Jos Palm Piet Worms

voorzitter (intern) secretaris (intern) intern lid extern lid extern lid

Volgens de statuten worden de leden van de Raad benoemd voor 3 jaren en kan maximaal één maal herbenoemd worden voor een periode van 3 jaren. Omdat de huidige Raad gezamenlijk geïnstalleerd is op 21 november 2012 zal een rooster van aftreden gemaakt worden zodat continuïteit in de Raad gewaarborgd is. Vergaderingen Raad van Toezicht De Raad is in 2012 één maal bij elkaar geweest. De eerste vergadering van de Raad vond plaats op 20 december 2012. In deze vergadering heeft een kennismaking plaatsgevonden van de leden met elkaar. Daarnaast zijn de volgende onderwerpen besproken: Samenstelling Raad van Toezicht De Raad bestaat uit 5 leden, maar mag volgens de statuten bestaan uit maximaal 7 leden. Bij de verkiezing van de externe leden is een aantal kandidaten afgevallen. De vraag is of de Raad overweegt één of twee personen alsnog te benaderen om toe te treden. Besloten is om voorlopig het aantal van 5 te handhaven.

33


Taakverdeling binnen Raad van Toezicht Omdat Chris Bouwman het dichtst bij de vrijwilligers staat, wordt hij gevraagd of hij als voorzitter van de Raad wil functioneren. Hij heeft hierin toegestemd. Mireille Brinkman heeft aangegeven wel als secretaris te willen functioneren. Bestuurswisselingen De Raad maakt zich zorgen omtrent de ontwikkelingen in het bestuur. Met het vertrek van de voorzitter verdwijnt ook een deel van de toekomstvisie van de Stichting. De RvT acht het van groot belang dat een nieuwe voorzitter iemand is die ook een sterke toekomstvisie heeft voor de stichting. De penningmeester heeft ook aangegeven te willen stoppen met zijn functie. Ook dit betreurt de Raad. Voor de toekomst van het penningmeesterschap ziet de RvT een financiële commissie, met de penningmeester aan het hoofd. Doel van de financiële commissie is het verdelen van de werklast van de penningmeester. In deze financiële commissie zou de taakverdeling als volgt kunnen zijn:    

Administratie verenigingen; Administratie centrale deel; Beheer penningen, en; Opmaken jaarverslag en begroting.

Het uitbesteden van de administratie aan een administratiekantoor ziet de RvT niet zitten. Gezien het feit dat het bestuur momenteel in gesprek is met een aantal kandidaten, wacht de RvT voorlopig deze ontwikkeling af. Overleg met bestuur In 2012 is geen overleg geweest met het bestuur van de Stichting. Het eerste officiële overleg tussen Bestuur en Raad heeft plaatsgevonden op 26 februari 2013. In dit overleg zijn de volgende onderwerpen besproken:   

Het bestuurlijk en financieel jaarverslag over 2012; Het beleidsplan en de begroting 2013, en; Stand van zaken rondom vacatures voorzitter en penningmeester.

34


Decharge Namens de Raad heeft de kascontrolecommissie het financiële verslag over 2012 gecontroleerd. De kascommissie heeft het financiële verslag 2012 goedgekeurd. Derhalve verleent de Raad het bestuur decharge over het gevoerde financiële beleid. Oirsbeek, 30-03-2013 Was getekend,

C. Bouwman (Voorzitter)

M. Brinkman (Secretaris)

J. Palm

P. Worms

35

J. Pluijmaekers


26 maart 2013 STICHTING JEUGD EN JONGERENWERK OIRSBEEK JAARVERSLAG

Recommend Documents