Richtlijnen Ronde 2015/2016 Call voor publiek-private onderzoeksprogramma’s
Ingangsdatum:1 oktober 2015
Brochure 1
pagina 1 van 35
Inhoud Inhoud ..................................................................................................................................................................... 1 Perspectiefronde 2015/2016 ................................................................................................................................... 2 Publiek-private onderzoeksprogramma’s van STW ................................................................................................. 2 Aanpassingen in de richtlijnen t.o.v ronde 2014/2015 ............................................................................................. 3 Procedure STW-Perspectiefronde 2015/2016 ......................................................................................................... 3 Topsectoren............................................................................................................................................................. 4 Cofinancieringseis ................................................................................................................................................... 4 Beleid Intellectueel Eigendom ................................................................................................................................. 5 Fase 1: Programma-initiatief.................................................................................................................................... 5 Fase 2: Programma-ontwerp ................................................................................................................................... 8 Tijdpad ................................................................................................................................................................... 16 Lopende STW-Perspectiefprogramma’s ................................................................................................................ 17 Bijlage 1: Wie mogen (een project binnen) een Perspectiefprogramma aanvragen? ............................................ 18 Bijlage 2: Wat kan aangevraagd worden? ............................................................................................................. 20 Bijlage 3: Toelichting Cofinanciering Perspectiefronde 2015/2016 ........................................................................ 26 Bijlage 4: Uurtarieven voor bijdragen in-kind door derden in de vorm van mensuren............................................ 29 Bijlage 5: Voorbeeldberekeningen cofinanciering .................................................................................................. 30 Bijlage 6: STW Beleid Intellectueel Eigendom Perspectiefronde 2015/2016 ......................................................... 32
pagina 2 van 35
Perspectiefronde 2015/2016 Publiek-private onderzoeksprogramma’s van STW
STW is op zoek naar nieuwe onderzoeksthema’s in het kader van Perspectief voor de Topsectoren Jaarlijks stelt Technologiestichting STW een onderzoeksbudget beschikbaar waarmee nieuwe, uitdagende onderzoeksprogramma’s binnen de technische en toepassingsgerichte wetenschappen worden ontwikkeld en gefinancierd. In deze ronde is 15 miljoen euro beschikbaar voor programma’s die passen binnen de 9 Topsectoren. Het STW-financieringsinstrument Perspectief richt zich op het realiseren van economische en maatschappelijke impact op voor Nederland relevante thematische gebieden. Dit gebeurt door vernieuwende technologische kennis tot toepassing te brengen in samenspraak en samenwerking met het bedrijfsleven, maatschappelijke organisaties en (eind)gebruikers. De doelstellingen van Perspectief zijn 1) De ontwikkeling van wetenschappelijk excellente kennis en hieruit voor het bedrijfsleven en de maatschappij relevante nieuwe technologie via een multidisciplinaire aanpak 2) Het opbouwen van intensieve en duurzame samenwerkingsrelaties binnen consortia tussen (meerdere) kennisinstellingen, bedrijven en maatschappelijke organisaties 3) Het creëren van meer focus en massa (coherentie) in het onderzoek op voor Nederland relevante thematische gebieden en 4) Het bevorderen van het valoriseren van de ontwikkelde kennis door maatschappelijke organisaties en (eind)gebruikers. Het STW-bestuur nodigt onderzoekers en gebruikers uit om gezamenlijk nieuwe programmaontwerpen in te dienen in het kader van STW-Perspectief voor de Topsectoren ronde 2015/2016. In deze brochure vindt u de richtlijnen aan de hand waarvan u uw programma-ontwerp (max. 7 A4) opstelt.
Echte innovatie vraagt vaak een grootschalige aanpak. Om een innovatieve doorbraak te verwezenlijken moet je nieuwe onderzoekslijnen opzetten, oude netwerken overstijgen en een innige samenwerking creëren tussen wetenschappers en bedrijfsleven.
pagina 3 van 35
Aanpassingen in de richtlijnen t.o.v ronde 2014/2015 STW stelt de Perspectiefronde 2015/2016 open voor alle 9 Topsectoren – High Tech Systemen & Materialen, Life Sciences & Health, Agri&Food, Chemie, Creatieve Industrie, Energie, Tuinbouw & Uitgangsmaterialen, Logistiek en Water. Alle ingediende programma’s zijn in deze Perspectiefronde in competitie met elkaar en worden door éénzelfde beoordelingscommissie beoordeeld, onafhankelijk onder welke Topsector het onderwerp valt. Voor programma’s die worden ingediend door (één van) de acht CoREs van het Innovative Medical Devices Inititative is een budget van 3 M€ gereserveerd (zie blz. 4 van deze brochure). De minimale omvang van de STW-bijdrage aan het programmabudget is verlaagd en bedraagt M€ 1.5. De maximale STW-bijdrage per programma blijft gelijk en bedraagt M€ 4. STW biedt onderzoekers en partners waarmee zij samenwerken vanaf heden de optie om eigen afspraken te maken over intellectueel eigendom en publicaties (zie blz. 5 en bijlage 6 van deze brochure).
Procedure STW-Perspectiefronde 2015/2016 De Perspectiefprocedure kent drie fasen. Deze brochure beschrijft Fase 1 en 2 van de procedure. De opeenvolgende stappen worden beschreven tot en met de selectie van de programma-ontwerpen die nader uitgewerkt mogen worden tot programmavoorstellen. Publicatie van het initiatief is een verplichte voorwaarde voor het indienen van een programma-ontwerp bij STW. Een onderzoeker mag per Perspectiefronde aan slechts één programma-ontwerp zijn/haar naam verbinden.
Fase 1: Programma-initiatief
Fase 2: Programma-ontwerp
Fase 3: Programmavoorstel
Toelichting Publicatie van onderzoeksthema op STW-website om openheid en samenwerking te bevorderen
Deadline indiening 3 november 2015, 14:00 uur ‘s middags
Beschrijving van doelstelling(en), onderzoekslijnen, type projecten, begroting en bijdrage gebruikers Uitwerking van geselecteerde programma-ontwerpen
7 december 2015, 14:00 uur ‘s middags 30 mei 2016
Fase 1 en 2 zijn bedoeld om het STW-bestuur van voldoende informatie te voorzien om tot een evenwichtige keuze te kunnen komen en tevens indieners niet onevenredig te belasten. Nadere instructies over het uitwerken van de programma-ontwerpen tot definitieve programmavoorstellen (Fase 3) en het vervolg van de beoordelings- en selectieprocedure staan beschreven in een aparte brochure II die in een later stadium enkel beschikbaar is voor de indieners van de geselecteerde programma-ontwerpen.
pagina 4 van 35
Topsectoren Via de NWO-propositie 2016/2017 heeft STW zich gecommitteerd aan het leveren van een bijdrage aan de uitvoering van het Topsectorenbeleid. STW stelt de Perspectiefronde 2015/2016 uitsluitend open voor onderwerpen die in de innovatiecontracten van de negen Topsectoren worden genoemd of nadrukkelijk ondersteunend zijn aan de binnen de Topsectoren geformuleerde roadmaps/ innovatieagenda’s. De negen Topsectoren zijn: 1) HTSM, 2) Chemie, 3) Water, 4) Energie, 5) Life Sciences & Health, 6) Agri & Food, 7) Tuinbouw & Uitgangsmaterialen, 8) Logistiek en 9) Creatieve industrie. Ex-ante toetsing op passendheid in de actuele Topsector-roadmaps/ innovatieagenda’s is verplicht (zie blz. 6 van deze brochure). Vanuit de topsector Life Sciences & Health (LSH) is M€ 1.5 extra beschikbaar gesteld voor programma’s die worden ingediend door de acht CoREs van het Innovative Medical Devices Initiative NL (IMDI - voor meer info zie www.imdi.nl). Vanuit de STW middelen voor Perspectief zal M€ 1.5 gereserveerd worden voor deze programmavoorstellen. In totaal is dus M€ 3 gereserveerd voor programma’s die vanuit een IMDI CoRE worden ingediend. Indien IMDI Perspectiefprogramma’s die op honoreerbare plaatsen staan de M€ 3 overstijgen, zullen deze uit het reguliere perspectief budget betaald worden. De ZonMw IMDI programmacommissie beoordeelt de passendheid binnen IMDI. Uitbreiding van bestaande IMDI consortia wordt van harte gestimuleerd door deze IMDI programmacommissie.
Cofinancieringseis Per programma geldt dat minimaal 15% van de benodigde financiële middelen voor de uitvoering van het onderzoek dient te bestaan uit cash cofinanciering door de gebruikers. Daarnaast dient per programma minimaal 30% van de totale programmakosten (benodigde financiële middelen plus in kind bijdragen) te bestaan uit cofinanciering door gebruikers (cash en/of in kind bijdrage). Zie bijlage 5 voor voorbeeldberekeningen. De cofinancieringseis geldt voor het gehele programma en niet op projectniveau. Op deze manier kunnen wetenschappelijk goede projectinitiatieven, die niet aan de cofinancieringseis kunnen voldoen, gecompenseerd worden door andere projecten uit hetzelfde programma met een hoge gebruikersbijdrage. Wel dient STW hoofdfinancier te zijn bij alle individuele projecten en dient minimaal 2/3 van de projecten individueel aan de gestelde cofinancieringseis te voldoen. De minimale omvang van de STW-bijdrage per programma bedraagt M€ 1.5. De maximale STWbijdrage per programma bedraagt M€ 4. De maximale STW-bijdrage per project bedraagt 750.000 euro.
pagina 5 van 35
Beleid Intellectueel Eigendom Op het Perspectiefprogramma zijn de ‘Algemene Voorwaarden’ van STW van toepassing (zie www.stw.nl). STW realiseert kennisoverdracht tussen technische wetenschappen en gebruikers. Hierbij is het van belang dat onderzoeksresultaten in het algemeen en in het bijzonder octrooieerbare vindingen op een verantwoorde wijze behandeld worden. Het doel van STW is om enerzijds de onderzoeksresultaten zo breed mogelijk te exploiteren en te publiceren met behoud van de mogelijkheid om Intellectueel Eigendom (IE)-rechten te vestigen en over te dragen of in licentie te verlenen aan de gebruiker(s) en anderzijds de samenwerking tussen onderzoekers en meerdere bedrijven te stimuleren. STW hanteert regels omtrent Intellectueel Eigendom die de missie van STW ondersteunen. Het STW IE beleid sluit aan bij het NWO IE-beleid en bij de ‘Spelregels voor publiek-private samenwerking’ zoals die op 25 juni 2013 aan de Tweede Kamer zijn aangeboden. Nieuw: Mogelijkheid om eigen IE&P afspraken te maken Vanaf 15 april 2015 biedt STW daarnaast ook de mogelijkheid aan kennisinstellingen om met partijen waarmee zij samenwerken eigen IE & publicatie (IE&P) afspraken te maken. Op die manier wil STW sterker inspelen op de wensen van onderzoekers en medefinanciers die zijn betrokken bij STW projecten. Als kennisinstellingen de voorkeur geven aan het maken van eigen afspraken, dan moeten ze deze keuze bij indiening van het programmavoorstel (fase 3) aangeven (met instemming van de betrokken bedrijven) en daarover binnen drie maanden na de honorering van hun STW-project afspraken hebben gemaakt. De lead ligt hier bij de kennisinstelling. De gemaakte afspraken worden door STW vervolgens marginaal getoetst aan vijf criteria die in lijn zijn met de taak en missie van STW. STW gaat ervan uit dat alle bij de aanvraag betrokken personen zich vóór indiening van het programma-ontwerp van de inhoud van STW IE-beleid op de hoogte hebben gesteld. Bij indiening van het programma-ontwerp moeten de (potentiële) gebruikers in een steunbrief aangeven dat ze zich op de hoogte hebben gesteld van het door STW gehanteerde IE-beleid en dat ze bereid zijn zich hier onvoorwaardelijk aan te conformeren. Het IE-beleid van STW staat in bijlage 6.
Fase 1: Programma-initiatief Publicatie programma-initiatief en optioneel matchmaking event STW hecht eraan dat onderzoeksthema’s in openheid en dialoog worden opgezet. Het Perspectiefinstrument richt zich specifiek op de ontwikkeling van nieuwe technologieën en mogelijk nieuwe (multidisciplinaire) samenwerking. Om in aanmerking te komen voor het indienen van een programma-ontwerp is het daarom verplicht vooraf uw programma-initiatief te publiceren via de STWwebsite. Op deze wijze wil STW de toegankelijkheid van Perspectiefprogramma’s voor nieuwe
pagina 6 van 35
onderzoeksgroepen mogelijk maken of vergroten en krachtenbundeling bevorderen. Bovendien krijgt STW hierdoor vóór de daadwerkelijke indiening van de programma-ontwerpen inzicht in de diversiteit aan onderzoeksthema’s en in de aanstaande aanvraagdruk en maakt het proactief handelen in de verdere procedure mogelijk. Het organiseren van een matchmakingbijeenkomst is optioneel, maar het wordt aanbevolen om een dergelijke bijeenkomst in samenwerking of afstemming met één of meer TKI’s te organiseren. Bij voorkeur worden de thema-afbakening en mogelijke invulling en architectuur van het programma daarbij besproken en worden de relevante onderzoekgemeenschap en verdere stakeholders daarvoor uitgenodigd dan wel in de bijeenkomst geïdentificeerd. Meldt uw programma-initiatief zo snel mogelijk, doch uiterlijk 3 november 2015, 12.00 ‘s middags, op de STW-website aan. Een eventuele matchmakingbijeenkomst of workshop kan hierbij tevens worden aangekondigd. STW adviseert u deze bijeenkomst zo snel mogelijk, maar vóór 23 november 2015, te organiseren zodat deze nog tot input kan leiden voor het in te dienen programma-ontwerp. Uw programma-initiatief bevat:
voorlopige titel van de themasuggestie eventuele thema-afbakening contactpersoon/trekker van het thema namen en instelling/bedrijf van de overige initiatiefnemers topsector en roadmap/innovatieagenda, en indien van toepassing IMDI CoRE optioneel: datum, tijdstip en locatie van de openbare bijeenkomst
U kunt uw programma-initiatief tot en met 3 november 2015 op de STW-website aanmelden via een invulformulier op http://www.stw.nl/nl/perspectief
Ex-ante toetsing passendheid in Topsector Ex-ante toetsing op passendheid in de actuele Topsector-roadmaps/ innovatieagenda’s is verplicht. De programmaleider dient een schriftelijke toelichting te geven waarin beschreven staat op welke manier het programmavoorstel een expliciete bijdrage levert aan één of meer Topsector roadmap(s)/innovatieagenda(’s). Het hiervoor bestemde formulier ‘Beoordeling Passendheid Roadmap/ Innovatieagenda Perspectief 2015-2016’ kan gedownload worden van de STW-website (www.stw.nl/nl/perspectief). Deze toelichting dient u voor 10 november 2015 per email te sturen naar dr. ir. Anke Stekelenburg (
[email protected]) en dr. Lise de Jonge (
[email protected]). De toelichting op passendheid in de actuele Topsector roadmaps/ innovatieagenda’s wordt vervolgens door STW doorgestuurd naar de desbetreffende roadmaptrekker/ contactpersoon. De roadmaptrekker/ contactpersoon bepaalt, op basis van deze toelichting, of een voorstel al dan niet binnen de Topsector roadmap/innovatieagenda past. Indien de roadmaptrekker/contactpersoon verhinderd is of er mogelijk sprake is van belangenverstrengeling zal voor de desbetreffende persoon een vervanger worden gevraagd of zal deze taak gedelegeerd worden aan de NWO-trekker. Het STW-bestuur neemt het door de roadmaptrekker/ contactpersoon, dan wel de NWO-trekker, genomen besluit over de passendheid binnen een roadmap van de Topsector over.
pagina 7 van 35
Voorstellen waarvan inpassing niet of onvoldoende onderbouwd is of waarvan de roadmaptrekker/ contactpersoon een negatief oordeel geeft over de inpassing zullen worden uitgesloten van verdere deelneming aan de Perspectiefronde. Wie mogen een programma-initiatief aanmelden? Hoogleraren en universitaire (hoofd)docenten met een vaste aanstelling aan een Nederlandse universiteit of aan een door STW toegelaten onderzoeksinstelling (zie bijlage 1) komen in aanmerking voor het aanmelden van een programma-initiatief. De hoofdindiener van het programma-initiatief, hierna te noemen initiatiefnemer, beschouwt STW als contactpersoon van het onderzoeksthema. Het ligt in de rede dat de initiatiefnemer bij een eventuele honorering de latere programmaleider zal zijn. Onder de overige initiatiefnemers bevinden zich bij voorkeur ook personen die verbonden zijn aan bedrijven of andere organisaties die later bij het programma betrokken willen zijn als (potentiële) gebruiker. Gebruikers Gebruikers van onderzoek worden gedefinieerd als natuurlijke personen of rechtspersonen (Nederlands of buitenlands) die de resultaten van het onderzoek kunnen toepassen. Soms is er een verschil te maken tussen directe gebruikers, meestal bedrijven, en eindgebruikers. In dat geval is het aanwijzen van alleen eindgebruikers niet voldoende. Het is expliciet de bedoeling dat potentiële technologiegebruikers en eindgebruikers van buiten de eigen kring en buiten het onderzoeksgebied van de aanvragende onderzoekers van het begin tot het eind bij het programma/project worden betrokken. De gebruikers moeten de kennis uit het onderzoek op de (middel)lange termijn kunnen toepassen. Tot slot
STW adviseert u de richtlijnen in het geheel aandachtig door te lezen, voordat u uw aanvraag indient. STW adviseert u van harte om voorafgaand aan de indiening van uw programma-ontwerp eens van gedachten te wisselen met de STW-Perspectief coördinatoren en/of met één van de succesvolle programmaleiders van een lopend Perspectiefprogramma (zie lijst verderop in deze brochure). STW wijst u er nadrukkelijk op dat het alleen zin heeft om een programma-initiatief aan te melden als u er zeker van bent dat uw onderzoeksthema daadwerkelijk binnen de actuele roadmap/ innovatieagenda van een Topsector valt, en dat er (potentieel) voldoende gebruikers geïnteresseerd zijn die de gevraagde cofinanciering willen/kunnen leveren. STW verzoekt u deze Perspectiefbrochure met daarin de voorwaarden en informatie over de procedure en de bijgevoegde documenten en met name ‘Toelichting cofinanciering bij STWprojecten’ (bijlage 3, en eventueel 4 en 5) en ‘Intellectueel Eigendom Beleid van STW’ (bijlage 6) onder de aandacht te brengen van de potentiële gebruikers zodra de initiatiefnemer met de gebruikers in gesprek gaat over deelname aan het programma (en de mogelijkheden tot cofinanciering).
pagina 8 van 35
Fase 2: Programma-ontwerp Indienen programma-ontwerpen De deadline voor het indienen van programma-ontwerpen is maandag 7 december 2015, 12.00 ’s middags via
[email protected]. Voorwaarden voor het indienen van programma-ontwerpen 1 U mag alleen een programma-ontwerp indienen als u tijdig een programma-initiatief op de STW-website heeft geplaatst in Fase 1. Er moet een duidelijke 1-op-1 relatie zijn tussen het programma-initiatief en het ingediende programma-ontwerp, qua scope van het thema, indieners, community en stakeholders. Wel kunnen meerdere programma-initiatieven gebundeld zijn binnen een programma-ontwerp. 2
Tenminste drie onderzoekers verbonden aan tenminste drie verschillende publieke onderzoekinstellingen die in aanmerking komen voor STW financiering (zie bijlage 1) dienen het programma-ontwerp in. De hoofdaanvrager wordt door het STW bureau beschouwd als de trekker van het initiatief en als contactpersoon gedurende de procedure. Onderzoeksinstellingen mogen binnen deze voorwaarden niet dubbel geteld worden. Een instelling (bijv. een Universitair Medisch Centrum) is of indienende publieke onderzoeksinstelling of (potentiële) gebruiker. Verschillende faculteiten van één en dezelfde universiteit worden niet beschouwd als verschillende publieke onderzoekstellingen.
3
Een onderzoeker mag per Perspectiefronde aan slechts één programma-ontwerp zijn/haar naam verbinden.
4
De (potentiële) gebruikersdoelgroep van het onderzoek omvat minstens 5 bedrijven of andere gebruikersorganisaties.
5
Voor een Perspectiefprogramma worden strikte cofinancieringseisen en –criteria gehanteerd (zie paragraaf ‘Cofinanciering’ op blz. 4 en bijlage 3). Bij een Perspectief-ontwerp dienen gebruikers in steunbrieven duidelijk aan te geven: waarom het onderzoeksthema en de utilisatiedoelstellingen belangrijk zijn voor hun bedrijf of organisatie, waaruit hun bijdrage aan het beschreven thema bestaat of zou kunnen bestaan (cash en/ of in kind), dat ze zich op de hoogte hebben gesteld van het door STW gehanteerde IE-beleid en dat ze zich hier onvoorwaardelijk aan conformeren. Onduidelijkheid over de (mogelijke) bijdragen van gebruikers en/of over het kunnen voldoen aan de cofinancieringseis bij verdere uitwerking weegt mee in de beoordeling in fase 2 (selectie van programmaontwerpen voor verdere uitwerking). Onvoorwaardelijk commitment van alle gebruikers aan het programma en het STW-IE-beleid moet bij indiening van de programmavoorstellen op 30 mei 2016 door alle gebruikers van elk project bevestigd zijn in een steunbrief.
pagina 9 van 35
6
Uw programma-ontwerp bevat een schets met onderbouwing van de onderzoekslijnen en het type en aantal projecten daarbinnen die nodig zouden zijn om de doelstelling(en) van het programma te halen.
7
Uw programma-ontwerp bevat een schatting en onderbouwing van de financiële middelen die nodig zijn om het voorgestelde onderzoeksdoel te bereiken (zie bijlage 2 ‘Wat kan worden aangevraagd’). Deze geschatte omvang van het beoogde programma bedraagt niet minder dan M€ 1,5 en niet meer dan M€ 4 aan STW bijdrage. Naast de vereiste cofinanciering door gebruikers die gericht per project plaatsvindt kunnen andere publieke partijen (bijv. ministeries, andere NWO-gebieden, belangenorganisaties etc.) hun steun aan het programmathema kenbaar maken door een gedeelte van de programmakosten voor hun rekening nemen. Deze bijdrage wordt onderdeel van de STW bijdrage. Deze vorm van financiële matching kan dus niet worden ingezet ter dekking van de eventueel vereiste cofinanciering die alleen door daadwerkelijke gebruikers van de resultaten kan worden geleverd. De benodigde STW bijdrage is zodanig dat STW de hoofdfinancier van het beoogde programma en de individuele projecten is.
8
De looptijd van het beoogde programma waarbinnen u tot het voorgestelde onderzoeksdoel wilt komen, is maximaal 6 jaar.
Verplicht invulformaat voor het indienen van programma-ontwerpen Het verplichte invulformaat en de richtlijnen voor het opstellen van een programma-ontwerp kunt u downloaden via de STW website (http://www.stw.nl/nl/perspectief). Het programma-ontwerp bestaat uit maximaal 7 pagina’s, exclusief de gevraagde bijlagen (1. Letters of support, 2. Selection of key publications, 3. Selection of relevant patents, 4. Abbreviations and acronyms). Om iedereen gelijke kansen te bieden zullen programma-ontwerpen die de 7 pagina’s toch overschrijden niet in behandeling worden genomen. U heeft dan maximaal 1 dag om alsnog aan de gestelde voorwaarde(n) te voldoen. Het aangepaste programma-ontwerp dat STW ontvangt buiten die termijn, neemt STW definitief niet verder in behandeling. Dat geldt ook voor het aangepaste programmaontwerp dat dan nog steeds niet voldoet aan de gestelde criteria. Vormeisen indienen programma-ontwerpen U dient uw programma-ontwerp vóór de gestelde deadline te mailen naar
[email protected] o.v.v. ‘Perspectiefronde 2015/2016’. Let op: indiening in fase 2 van deze procedure gaat dus NIET via Iris, het elektronische indiensysteem van STW. Gebruik in alle correspondentie omtrent uw programmaontwerp de specifieke code P15-XX, waarbij XX staat voor het nummer dat uw programma-initiatief heeft gekregen op de STW website na indiening. Een programma-ontwerp wordt door STW niet in behandeling genomen, als één of meerdere van de onderstaande punten gelden: Het programma-ontwerp is niet ingediend vóór 7 december 2015, 14:00 uur ’s middags. Het programma-ontwerp voldoet niet aan alle hierboven beschreven vormeisen en/of criteria voor indiening of is daarin onvolledig.
pagina 10 van 35
Beoordeling en selectie programma-ontwerpen De ingediende programma-ontwerpen zullen in Fase 2 van deze Perspectiefronde allen in competitie zijn met elkaar en worden door één beoordelingscommissie beoordeeld. Ingediende programmaontwerpen zullen in onderlinge competitie beoordeeld worden op wetenschappelijke kwaliteit en kans op toepassing (Utilisatie). Speciaal voor dit doel zal het STW Bestuur een onafhankelijke multidisciplinaire beoordelingscommissie instellen. Dezelfde commissie zal ook de programmavoorstellen in Fase 3 van deze Perspectiefronde beoordelen. De beoordelingscommissie zal bestaan uit circa 5 tot 7 personen die werkzaam zijn of recent werkzaam zijn geweest binnen technisch-wetenschappelijk onderzoek of de private R&D-sector en die blijk hebben gegeven van een breed technologisch inzicht. U dient er rekening mee te houden dat het Perspectief-instrument open staat voor een breed spectrum van de technische en toepassingsgerichte wetenschappen en dat de leden van de multidisciplinaire beoordelingscommissie per definitie niet expert zullen zijn op alle onderwerpen die in de programmavoorstellen aan bod komen. STW zal zorgdragen voor een zo evenwichtig mogelijke spreiding van de leden over de expertisegebieden. De samenstelling van de beoordelingscommissies wordt na afloop van de procedure gepubliceerd op de STW-website. De beoordelingscommissie beoordeelt de programmaontwerpen (in fase 2) en voorstellen (in fase 3) op de twee criteria Wetenschappelijke kwaliteit en Utilisatie, waarbij onderstaande vragen worden meegenomen. Deze twee criteria wegen even zwaar. Wetenschappelijke kwaliteit Zijn de technisch-wetenschappelijke doelstellingen van het programma helder? Is het voorgestelde onderzoek technisch-wetenschappelijk uitdagend? Zijn de beschreven technisch-wetenschappelijke uitdagingen vernieuwend? Is het programma onderscheidend en heeft het een duidelijke meerwaarde ten opzichte van andere bestaande onderzoeksinitiatieven? Is de scientific community van voldoende kwaliteit en is de samenstelling geschikt om de gestelde programmadoelstellingen te behalen? In hoeverre vormen de projecten één programma? Is de onderlinge samenhang tussen de projecten goed en de synergie duidelijk? Dragen de verschillende projecten allen bij aan de programmadoelstellingen? Maakt de organisatie en governance van het programma het behalen van de wetenschappelijk doelstellingen mogelijk? Acht u de programmaleider in staat om de project-overstijgende wetenschappelijke doelstellingen te doen realiseren? Utilisatie Heeft het onderzoeksthema voldoende economische en maatschappelijke relevantie en impact? Is het onderzoek vraaggestuurd? Is het noodzakelijk om het programma nu aan te pakken? Is het utilisatieplan helder? Zullen de voorgenomen stappen in het utilisatieplan daadwerkelijk leiden tot toepassing door gebruikers? Is er voldoende overtuigende interesse getoond vanuit de gebruikersgroep? Zijn alle facetten van mogelijke toepassing van resultaten afgedekt met relevante gebruikers?
pagina 11 van 35
Is er sprake van duidelijke interactie en samenwerking tussen onderzoekers en private en publieke partners in het consortium? Kan met het aangevraagde budget en met het samengestelde consortium op het gekozen onderzoeksthema nationaal en internationaal echt het verschil gemaakt worden? Maakt de organisatie en governance van het programma het behalen van het utilisatieplan mogelijk? Acht u de programmaleider in staat om de utilisatie doelstellingen van het programma te doen realiseren?
De beoordelingscommissie geeft bij ieder programma-ontwerp een schriftelijke inhoudelijke beoordeling en prioriteert middels cijfers de programma-ontwerpen. De beoordelingscommissie kan in haar advies, indien nodig, suggesties ter verbetering en/of ter afstemming tussen overlappende programma-ontwerpen meegeven. Het STW Bestuur zal op basis van de schriftelijke beoordelingen, de prioritering van de beoordelingscommissie, de mogelijk opgevraagde aanvullende informatie van externe partijen en eventuele additionele strategische overwegingen tot een beleidskeuze komen en besluiten welke indieners worden uitgenodigd om hun programma-ontwerp uit te werken tot een volledig programmavoorstel.
Gedragscode belangenverstrengeling NWO Om aanvragers een faire beoordeling en transparantie te bieden, hanteert STW een gedragscode belangenverstrengeling die in lijn is met de gedragscode belangenverstrengeling van NWO. Deze gedragscode is van toepassing op o.a. referenten, juryleden, commissieleden, leden van besluitnemende organen en medewerkers van STW In de gedragscode worden de mogelijke vormen van belangenverstrengeling geïdentificeerd en wordt aangegeven welke maatregelen worden genomen om belangenverstrengeling te voorkomen. De volledige tekst van de gedragscode belangenverstrengeling die STW hanteert, kunt u vinden op: http://www.nwo.nl/subscription-documents/nwo/juridisch/gedragscode-belangenverstrengeling-nwo
Bekendmaking geselecteerde programma-ontwerpen De hoofdaanvragers van de programma-ontwerpen ontvangen eind februari 2016 schriftelijk bericht over het besluit van het STW-bestuur. De indieners van de geselecteerde programma-ontwerpen worden in de gelegenheid gesteld hun programma-ontwerp uit te werken tot een uitgebreid programmavoorstel. Dit programmavoorstel dient de beschrijving van het voorgestelde programma te bevatten, alsmede de concrete invulling met onderzoeksprojecten en benodigde financiële middelen. Om nieuwe netwerkvorming te stimuleren worden de geselecteerde programma-ontwerpen via de STW-website bekend gemaakt, met vermelding van de naam en contactgegevens van de hoofdindiener. Geïnteresseerde partijen kunnen mogelijk alsnog aanhaken op projectniveau.
Hoe gaat het daarna verder? De uiterste datum van indiening voor uitgewerkte programmavoorstellen is 30 mei 2016 (Fase 3; onder voorbehoud). Indien het door u ingediende programma-ontwerp is geselecteerd, krijgt u circa 3 maanden de tijd om te komen van programma-ontwerp tot definitie van het onderzoeksprogramma,
pagina 12 van 35
precieze beschrijving van de daarbinnen gedefinieerde projecten, de benodigde financiële middelen (per project) en de benodigde cofinanciering van potentiële gebruikers. Perspectiefprogramma’s dienen te voldoen aan de gestelde cofinancieringseisen – en criteria. Zie daarvoor paragraaf ‘Cofinanciering’ en bijlage 3 van deze Perspectiefbrochure. Alleen de hoofdaanvragers van de geselecteerde programma-ontwerpen ontvangen van STW gedetailleerde informatie over de inrichting, beoordeling en selectie van programmavoorstellen in het kader van Perspectief. Communicatie met STW over de programma-ontwerpen verloopt via de hoofdaanvrager.
Wat kan worden aangevraagd? STW vergoedt kosten voor tijdelijk op het project bij de onderzoeksinstelling aan te stellen personeel en project specifieke kosten voor materialen, reizen en/of apparatuur (zie bijlage 2). De onderzoeksinstelling is verantwoordelijk voor medefinanciering uit de eerste geldstroom en draagt daarmee zorg voor de benodigde infrastructuur en de begeleiding van de projectmedewerkers. Indien een (mede)aanvrager samenwerkt met andere voor STW niet-subsidiabele instellingen, bijvoorbeeld met TNO of een buitenlandse universiteit, dan dragen de niet-subsidiabele instellingen hun eigen kosten. De maximale STW bijdrage aan het programma kan variëren van minimaal M€ 1,5 tot maximaal M€ 4. In toevoeging op de STW bijdrage wordt een verplichte gebruikersbijdrage (cash en in-kind) gevraagd waardoor de totale omvang van het programma hoger uit valt. De STW-financiering heeft een looptijd van maximaal 6 jaar. Een Perspectiefprogramma is opgebouwd uit diverse projecten die al dan niet gegroepeerd zijn in verschillende onderzoekslijnen (en/of work packages). De maximale STW bijdrage per project binnen het programma bedraagt 750.000 euro. De volgende projectkosten kunnen worden geaccepteerd: Personeelskosten (tijdelijke personeelsplaatsen voor o.a. promovendi, postdocs, PDEngs en technische assistenten) Materiële kosten (inclusief kosten voor binnenlandse reizen) Kosten ten behoeve van buitenlandse reizen Investeringen op projecten. Voor een uitgebreide toelichting op de diverse projectkosten zie bijlage 2. Naast de projectkosten kunnen kosten worden opgevoerd ten behoeve van programmatische activiteiten ter bevordering van de coherentie en kennisdisseminatie (vuistregel: maximaal 1,5% van het totale budget maar niet meer dan k€ 75).
Overige
STW gaat ervan uit dat de indienende onderzoekers de genoemde documenten onder de aandacht brengen van potentiële gebruikers zodra zij met hen in gesprek gaan omtrent deelname aan het programma en de mogelijkheden tot cofinanciering. In bijlage 5 bij deze brochure zijn enkele voorbeeldenberekeningen met betrekking tot cofinanciering bij projecten uit het Perspectief-programma opgenomen.
pagina 13 van 35
STW streeft naar aansluiting van haar programma’s op lopende of komende programma’s van de overheid, van de Topsectoren, dan wel op initiatieven in het kader van de NWO-strategie. STW kán daarom in voorkomende gevallen indieners vragen eraan mee te werken die aansluiting mogelijk te maken.
STW verwacht van de onderzoeksinstellingen dat zij garant staan voor de aanwezigheid van de voor het programma benodigde infrastructuur en ondersteuning zoals gebruikelijk voor door STW gefinancierd onderzoek.
Meer informatie Wanneer u naar aanleiding van deze oproep tot indiening van programma-ontwerpen vragen heeft kunt u contact opnemen met de coördinatoren van Perspectief: Dr. ir. Anke Stekelenburg Technologiestichting STW Tel: 030-6001 314 E-mail:
[email protected]
Dr. ing. Lise de Jonge Technologiestichting STW Tel: 030-6001 223 E-mail:
[email protected]
Juridische zaken Mr.drs. Sandra Oudejans Tel: 030-6001 282 E-mail:
[email protected]
Ondersteuning Cora Heesakkers Tel: 030-6001 304 E-mail:
[email protected]
pagina 16 van 35
Tijdpad Fase 1 en 2 dienen om het STW-bestuur van voldoende informatie te voorzien om zijn beleidskeuze voor nieuwe onderzoeksthema’s op te baseren FASE 1: Programma-initiatieven Activiteit
Datum/periode
Openstelling
1 oktober 2015
Deadline publicatie programma-initiatieven op STW website
3 november 2015, 2 uur ‘s middags
Insturen formulier passendheid Topsectoren
vóór 10 november 2015
Eventuele organisatie matchmakingbijeenkomst
vóór 23 november 2015
FASE 2: Programma-ontwerpen Activiteit
Datum/periode
Deadline indienen programma-ontwerpen
7 december 2015, 2 uur ‘s middags
Bericht van in behandeling/uit behandeling
voor 15 december 2015
Beoordeling en prioritering door commissies
december 2015 – 3 februari 2016
Bestuursbesluit programma-ontwerpen
12 februari 2016
Bekendmaking besluit aan indieners
voor 19 februari 2016
FASE 3: Programmavoorstellen
(deze fase staat beschreven in een vervolgbrochure die alleen beschikbaar is voor de geselecteerde indieners!!) DATA ONDER VOORBEHOUD
Activiteit
Datum/periode
Programma-ontwerpen uitwerken tot programmavoorstellen
eind februari – eind mei 2016
Deadline indienen programmavoorstellen
30 mei 2016
Beoordeling door (internationale) referenten
Begin juni – begin september 2016
Weerwoord hoofdaanvragers
begin september – half september 2016
Interviewronde met indieners / prioritering door beoordelingscommissie
begin oktober – eind oktober 2016
Bestuursbesluit programmavoorstellen 2016
11 november 2016
Bekendmaking besluit aan hoofdaanvragers
14-18 november 2016
Bij aanpassingen: Projectbegrotingen in bestuur
9 december 2016
pagina 17 van 35
Lopende STW-Perspectiefprogramma’s Perspectiefprogramma’s 2014:
Cancer-ID Trekker van programma: Prof.dr. L.W.M.M. Terstappen, Universiteit Twente Understanding processes using Operando Nanoscopy (UPON) Trekker van programma: Prof.dr. H.W. Zandbergen, Technische Universiteit Delft Excellence in uncertainty reduction of offshore wind systems (EUROS) Trekker van programma: Prof.dr.ir. G.A.M. van Kuik, Technische Universiteit Delft Smart energy management and services in buildings and grids (SES-BE) Trekker van programma: dr. M. Gibescu, Technische Universiteit Eindhoven LED it be 50% Trekker van programma: Prof.dr.ir. L. Marcelis, Wageningen UR Back to the Roots (Back2Roots) Trekker van programma: Dr. J.M. Raaijmakers, NIOO-KNAW
Perspectiefprogramma’s 2013:
Symbionics: Co-Adaptive Assistive Devices Trekker van programma: Prof.dr.ir. H.F.J.M. Koopman, Universiteit Twente Biomarker Development Center (Biomarker-DC) Trekker van programma: Prof.dr. R.P.H. Bischoff, Rijksuniversiteit Groningen RiverCare: towards self-sustaining multifunctional rivers Trekker van programma: Prof.dr. S.J.M.H. Hulscher, Universiteit Twente Merging Electronics and Micro & nano Photonics in Integrated Systems: MEMPHISII Trekker van programma: Prof.dr. M.K. Smit, Technische Universiteit Eindhoven Green defence Against Pests (GAP) Trekker van programma: Prof.dr. M.A. Haring, Universiteit van Amsterdam
Perspectiefprogramma’s 2012:
NatureCoast: Nature-driven nourishment of coastal systems, Trekker van programma: prof.dr.ir. Marcel Stive, Technische Universiteit Delft CPS: Robust design of cyber-physical systems Trekker van programma: prof.dr.ir. Gerard Smit, Universiteit Twente iMIT: Instruments for minimally invasive techniques Trekker van programma: prof.dr. Jenny Dankelman, Technische Universiteit Delft Microscopy valley Trekker van programma: prof.dr. Hans Gerritsen, Universiteit Utrecht ImaGene: population imaging genetics Trekker van programma: prof.dr. Wiro Niessen, Erasmus MC en Technische Universiteit Delft
pagina 18 van 35
Bijlage 1: Wie mogen (een project binnen) een Perspectiefprogramma aanvragen? STW maakt als gebied voor de Technische Wetenschappen (TW) deel uit van de Nederlandse Organisatie voor Wetenschappelijk Onderzoek (NWO; zie ook www.nwo.nl). Als zodanig verstrekt STW tweede geldstroomsubsidies. STW zal kosten vergoeden voor tijdelijk op het project bij de onderzoeksinstelling aan te stellen personeel en project specifieke kosten voor materialen, reizen en/of apparatuur. De onderzoeksinstelling is verantwoordelijk voor medefinanciering uit de eerste geldstroom en draagt daarmee zorg voor de benodigde infrastructuur en de begeleiding van de projectmedewerkers. Indien een (mede)aanvrager samenwerkt met andere voor STW niet-subsidiabele instellingen, bijvoorbeeld met TNO of een buitenlandse universiteit, dan dragen de niet-subsidiabele instellingen hun eigen kosten.
Hoofd- en medeaanvragers De hoofdaanvragers van de uiteindelijk gehonoreerde programmavoorstellen worden door het STWbestuur benoemd tot programmaleider van het Perspectiefprogramma. De hoofdaanvrager van elk project binnen een programma wordt bij honorering projectleider. De programmaleider is verantwoordelijk voor de bewaking van de samenhang van het programma en het behalen van de in het programmavoorstel beschreven programmadoelen. De projectleiders hebben de plicht de binnen het programma goedgekeurde projecten conform het projectplan uit te voeren. Medeaanvragers moeten een actieve rol hebben bij de uitvoering van het project ((co)promotor en/of dagelijkse begeleiding onderzoekers aangesteld op het project) en kunnen in geval van meerdere participerende onderzoeksinstellingen als deelprojectleider worden aangewezen.
Wie kunnen optreden als hoofd- en medeaanvragers?
Hoogleraren en universitaire (hoofd)docenten, vast aangesteld aan o Nederlandse universiteiten (of met vergelijkbare posities aan de universitaire medische centra) o KNAW- en NWO-instituten o het Nederlands Kanker Instituut (NKI) o NCB Naturalis o het Max Planck Instituut voor Psycholinguïstiek te Nijmegen o Dubble-bundellijn bij de ESFR te Grenoble o Advanced Research Centre for NanoLithography (ARCNL)
Onderzoekers met een ‘tenure track’-aanstelling aan genoemde onderzoeksinstellingen. STW definieert een ‘tenure track’- aanstelling als een aanstelling voor ervaren wetenschappelijk onderzoekers met uitzicht op een vast dienstverband en een hoogleraarschap op termijn. De ‘tenure track’- aanstelling moet schriftelijk zijn vastgelegd en gefinancierd worden uit structurele middelen van de onderzoeksinstelling. STW zal verifiëren of de aanstelling aan deze voorwaarden voldoet en of deze is gegarandeerd voor de looptijd van het project.
pagina 19 van 35
Hoofd- en medeaanvragers met een deeltijdaanstelling
Hoofdaanvragers en medeaanvragers die in deeltijd werken moeten in ieder geval over voldoende universitaire faciliteiten en budget beschikken om het project naar behoren te kunnen uitvoeren. Hoofdaanvragers en medeaanvragers moeten STW-onderzoek uitvoeren in de tijd dat ze voor de onderzoeksinstelling werken. Is dat niet het geval dan dient de andere werkgever een afstandsverklaring te tekenen, zodat kenniseigendom voor STW en de onderzoeksinstelling(en) is gewaarborgd.
Wie kunnen niet aanvragen?
Personeel met een nul aanstelling Personeel met een tijdelijk dienstverband (bijv. postdocs) Emeritus hoogleraren Personeel van instituten met een toegepaste of technologische doelstelling, zoals TNO, de Grote Technologische Instituten (GTI’s) en het niet-universitaire deel van WUR Personeel van een door een doelsubsidie publiek-privaat gefinancierde onderzoeksinstelling Personeel van buitenlandse onderzoeksinstellingen
pagina 20 van 35
Bijlage 2: Wat kan aangevraagd worden? Projectspecifieke kosten STW zal projectspecifieke kosten vergoeden voor: 1. salaris van tijdelijk op het project bij de onderzoeksinstelling aan te stellen personeel 2. materialen (verbruiksgoederen, kleine instrumenten en hulpmiddelen) en binnenlandse reizen 3. buitenlandse reizen 4. investeringen (duurzame apparatuur waarover economische waarde wordt afgeschreven) De onderzoeksinstelling is verantwoordelijk voor medefinanciering uit de eerste geldstroom en draagt daarmee zorg voor de benodigde infrastructuur en de begeleiding van de projectmedewerkers. Indien een (mede)aanvrager samenwerkt met andere voor STW niet-subsidiabele instellingen, bijvoorbeeld met TNO of een buitenlandse universiteit, dan dragen de niet-subsidiabele instellingen hun eigen kosten.
1. Toelichting kosten m.b.t. tijdelijk op het project bij de onderzoeksinstelling aan te stellen personeel U kunt tijdelijke personeelsplaatsen aanvragen voor: promovendus postdoc (PD) PDEng trainee overig WP (wetenschappelijk personeel, o.a. toegevoegd onderzoeker, drs., ir., A(N)IOS) NWP (niet-wetenschappelijk personeel, o.a. technisch assistent) Casimir-kandidaat Toelichting Tijdelijke personeelsplaatsen U kunt tijdelijke personeelsplaatsen aanvragen tot een maximum van vier jaar in het geval van een full time aanstelling. U vermeldt de functiecategorie, de duur van de aanstelling, het percentage deeltijd en het bijbehorende bedrag. Voor iedere functie hanteert STW een vooraf bepaald vast maximum tarief per aanstellingsjaar (zie www.stw.nl). Voor de vaststelling van deze tarieven volgt STW de vastgestelde tarieven uit het meest recente ‘akkoord overlaten werkgeverschap NWO/VSNU’, zonder opslag voor het risico van werkloosheid. In het kader van dit akkoord worden de personeelstarieven voor de posities jaarlijks vastgesteld, na overeenkomst over de prognose voor de meerjarenontwikkeling van de personeelstarieven. De tarieven, die gelden op het moment van honorering, blijven gehandhaafd voor de looptijd van het STW-project. Als de personeelstarieven tijdens de selectieprocedure worden gewijzigd, zal STW bij de honorering de nieuwe tarieven volgen. Dit heeft dan geen consequenties voor de hoogte van de verplichte bijdrage van gebruikers. Voor personeel aangesteld op toegevoegde personeelsplaatsen tijdens de looptijd van het project (bijv. bij voortzetting of verlenging) zijn de op dat moment geldende tarieven van toepassing. Voor PD-, WP- en NWP-posities accepteert STW geen WW-verplichting als de aanstellingsduur minder dan 12 maanden bedraagt en/of de kandidaat meer dan 1 jaar relevante werkervaring heeft uit
pagina 21 van 35
een eerdere vergelijkbare aanstelling. De onderzoeksinstelling stelt het personeel aan en draagt de verantwoordelijkheid die bij het werkgeverschap horen. Toelichting Vaste staf Niet subsidiabel is het salaris van of een toelage aan de (mede)aanvrager alsmede het salaris van of een toelage aan andere personen met een vaste aanstelling of anderszins duurzaam verbonden aan de instelling waar het onderzoek plaatsvindt. Uitzonderingen daarop zijn de tijdelijke aanstelling op een project van 1) een technisch assistent (NWP) of 2) een WP’er met een ‘aanstelling op projectbasis’. Het is mogelijk om een NWP’er met een bestaand dienstverband bij de onderzoeksinstelling tegen de standaard NWP-tarieven tijdelijk ten laste van een STW-project aan te stellen, indien deze NWP’er een specifieke bijzondere deskundigheid heeft die noodzakelijk is voor het uitvoeren van het voorgestelde onderzoek. Het is mogelijk om een WP’er met een ‘aanstelling op projectbasis’ bij de onderzoeksinstelling tegen de standaard WP-tarieven tijdelijk ten laste van een STW-project aan te stellen. De betreffende WP’er mag niet als (mede)aanvrager bij STW/NWO geregistreerd staan. STW accepteert in deze gevallen geen WW-verplichting. Toelichting Detachering Tijdelijke onderzoekers worden aangesteld aan de onderzoeksinstelling waar het onderzoek dient te worden uitgevoerd. Omdat STW als randvoorwaarde stelt dat kennisopbouw in meerderheid bij de onderzoeksinstelling plaats moet vinden, is detachering van universitaire onderzoekers bij een bedrijf of andere onderzoeksinstelling slechts voor beperkte tijd mogelijk, d.w.z. maximaal 50% van de aanstellingsomvang. Hiervoor is schriftelijke toestemming vooraf van STW nodig. Bij honorering van het project moet met het oog op het IE-beleid van STW een detacheringsovereenkomst worden afgesloten. In voorkomende gevallen kan een aanvrager met redenen omkleed aan het STW-bureau verzoeken de grens van 50% met coulance te betrachten. Criteria zijn hierbij 1) dat er een noodzaak moet zijn om de benodigde infrastructuur van de externe partij te gebruiken, 2) dat er bij de externe partij voldoende academische omgeving moet zijn voor interactie met en begeleiding van de onderzoeker en 3) dat de projectleider c.q. begeleider van de onderzoeker ook een deel van zijn/haar tijd op de betreffende externe locatie aanwezig is. Toelichting PDEng trainee Het is mogelijk om een tijdelijke personeelsplaats aan te vragen voor een PDEng trainee (gecertificeerde opleiding Professional Doctorate in Engineering). Deze positie dient te worden aangevraagd in een groter onderzoeksverband (1 of meerdere andere WP-posities). De PDEng trainee is in dienst bij de aanvragende instelling en kan voor bepaalde tijd werkzaamheden binnen het onderzoek bij een industriële partner uitvoeren (op basis van detachering). Aan de PDEng-positie zijn de volgende voorwaarden verbonden: In het onderzoeksplan en de utilisatieparagraaf dient de inbedding van de PDEng-positie beschreven te worden en/of het achterliggende ‘Technological Designer Programme’. Uitgaande van een full time aanstelling geldt een duur van maximaal 2 jaar. Voor de PDEng-positie geldt het personeelstarief van een promovendus (eerste 24 maanden). De personeelskosten worden opgevoerd bij het personeelskrediet. Voor de PDEng positie kan materiaal- en/of reiskrediet aangevraagd worden als onderdeel van het reguliere aan te vragen krediet.
pagina 22 van 35
De bijdrage van de betrokken industriële partner(s) aan de PDEng-positie kan worden opgevoerd als cofinanciering; als in cash te verrekenen met STW of als in kind indien het bedrag via de instelling wordt verrekend. Bij honorering van het project moet met de betrokken industriële partner(s) een (detacherings)overeenkomst afgesloten worden. Toelichting Casimir-kandidaat Het is mogelijk één WP-positie in te laten vullen door een academisch opgeleide R&D-werknemer van een Nederlands bedrijf of een bedrijf met een Nederlandse vestiging waar R&D bedreven wordt (100% private sector). Hiervoor gelden de volgende voorwaarden: Uitgaande van een full time detachering geldt een duur van maximaal 2 jaar en voor een promotietraject van maximaal 3 jaar. Detachering in deeltijd (minimaal 50%) is mogelijk. De beoogde kandidaat dient minimaal 1 jaar bij de werkgever uit boven- genoemde private sector werkzaam te zijn (tijdelijke of vaste aanstelling). Bij de aanvraag moet een korte beschrijving gegeven worden van de werkervaring en expertise van de beoogde kandidaat. Uitgaande van de benodigde werkervaring van desbetreffende kandidaat moet een promotietraject binnen 3 mensjaar kunnen worden afgerond. Naast de Casimir-positie dient er tenminste 1 andere WP-positie te worden aangevraagd met minimaal dezelfde aanstellingsomvang. De Casimir-kandidaat dient toegang te hebben tot de universitaire infrastructuur en de Casimir-positie dient een integraal en noodzakelijk onderdeel te zijn van het voorgestelde universitaire onderzoek. De Casimir-positie staat ten dienste van het behalen van de projectdoelstellingen en utilisatie. Dit moet in het onderzoeksplan beschreven worden. Voor de Casimir-positie geldt m.b.t. de personeelskosten dat de universiteit de werkelijk aan het bedrijf te vergoeden detacheringskosten kan declareren bij STW, tot maximaal het personeelstarief voor een postdocpositie geldend voor betreffende aanstellingsomvang. Deze kosten dienen gerekend te worden tot het materiaalkrediet van het project. Voor de Casimirkandidaat accepteert STW geen WW-verplichting. Voor de Casimir-kandidaat kan materiaal- en/of reiskrediet aangevraagd worden als onderdeel van het reguliere aan te vragen krediet. Bij honorering van het project moet met het betrokken bedrijf een (detacherings)overeenkomst worden afgesloten.
2. Toelichting kosten materialen en binnenlandse reizen STW vergoedt de kosten van verbruiksgoederen, kleine instrumenten en hulpmiddelen en kosten van binnenlandse reizen. De in de begroting vermelde bedragen zijn exclusief BTW. Toelichting Materiaalkrediet WEL tot het materiaalkrediet te rekenen Materialen die geen economische waarde meer hebben na gebruik. Het gaat hier dus om verbruiksgoederen, kleine instrumenten en hulpmiddelen. Gespecificeerde samengestelde posten. Met name vaste termijnbedragen of tarieven (bijvoorbeeld ‘bench fees’ en ‘fees voor standaard analyses’) moeten worden onderbouwd. Binnen de tarieven die STW accepteert, kunnen alleen de verbruikskosten bij STW in rekening worden gebracht. Personele kosten Casimir-positie (zie toelichting Casimir-positie). Kosten voor binnenlandse reizen.
pagina 23 van 35
Kosten voor projectspecifieke cursussen voor STW-onderzoekers die noodzakelijk zijn voor de uitvoering van het onderzoek. Posters voor kennisdisseminatie op congressen en symposia. Preklinische studies. Voorwaarde hierbij is dat de projectmedewerkers zelf voor het merendeel van de werkzaamheden verantwoordelijk zijn (o.a. sampling, analyses). Kosten voor het gebruik van cleanrooms voor zover deze kosten vallen onder de cleanroomregeling (zie www.stw.nl ).
NIET toelaatbaar van het materiaalkrediet Posten als ‘diversen’, ‘onvoorzien’ en ongespecificeerde ‘bench fees’. Octrooikosten. In voorkomende gevallen zal STW bezien in hoeverre STW deze kosten draagt. Kosten van publicaties of kosten aanschaf van boeken en/of tijdschriften. Kosten voor het drukken van een proefschrift. Hiervoor bestaat een aparte vergoedingsregeling (zie www.stw.nl). Kosten voor algemene cursussen die bij de generieke opleiding van onderzoekers horen en de generieke opleiding van een promovendus (o.a. Engels, presenteren, literatuur zoeken, proefdierkunde, gebruik isotopen). Kosten voor desktopcomputers, laptops of notebooks e.d. voor administratieve doeleinden (tekst- en dataverwerking) en kosten voor computergebruik. Generieke software. STW gaat ervan uit dat generieke software via campuslicenties beschikbaar is. Kosten in verband met het gebruik van rekenfaciliteiten bij SURFsara. Deze kosten kunnen zo nodig worden aangevraagd bij het Netherlands eScience Center (NLeSC) in Amsterdam. Kosten voor het gebruik van bestaande infrastructuur (afschrijvingskosten), salariskosten van vast personeel, huisvestingskosten, overhead en administratieve en technische ondersteuning voor zover deze tot het gebruikelijke voorzieningenpakket van de onderzoeksinstelling behoren. Kosten (m.u.v. materiaalkosten en cleanroomregeling) voor universitaire faciliteiten (o.a. kasruimte, proefdierfaciliteiten, specialistische onderzoeksfaciliteiten). Klinische trials.
3. Toelichting kosten buitenlandse reizen Het krediet voor buitenlandse reizen is bestemd ter dekking van kosten verbonden aan het deelnemen aan congressen en symposia in het buitenland. Daarnaast kunnen bezoeken voor langere tijd worden aangevraagd. Toelichting Korte buitenlandse reizen STW hanteert voor de tijdelijke projectmedewerkers maximum normbedragen (2000 euro/jaar/fte) die kunnen worden opgevoerd voor korte buitenlandse reizen. Het is toegestaan om ook kosten voor buitenlandse reizen van aanvragers en medeaanvragers op te voeren tot de maximum normbedragen, mits deze kosten direct gerelateerd zijn aan de uitvoering van het voorgestelde onderzoek en een overtuigende argumentatie hiervoor wordt opgevoerd. Voor nietwetenschappelijk personeel (NWP) kunnen in principe geen reiskosten worden aangevraagd. Indien meer geld wordt opgevoerd dan het maximum normbedrag per jaar, dan kan dit niet worden geaccepteerd, tenzij hiervoor duidelijke argumenten worden aangedragen waarop STW en de referenten hun oordeel kunnen baseren.
pagina 24 van 35
Toelichting Uitwisselingsbezoeken Het is voor tijdelijk aangestelde projectmedewerkers mogelijk om in het kader van een STW-project een beperkte tijd (maximaal zes maanden) onderzoek te doen aan een buitenlandse onderzoeksinstelling. Daarnaast is het mogelijk om in het kader van een STW-project tijdelijk een buitenlandse onderzoeker te betrekken die de onderzoeksinstelling bezoekt en actief in de projectuitvoering participeert. Randvoorwaarden bij buitenlandse reizen van maximaal zes maanden: Dit type buitenlandse reizen moet bij het in behandeling nemen van de aanvraag bij STW bekend zijn en deel uitmaken van de onderzoeksplanning, zodat referenten dit mee kunnen nemen in hun review. Voorwaarde voor uitwisseling is dat de kennis die door het bezoek wordt ingebracht niet of onvoldoende voor handen is bij de onderzoeksinstelling waar het onderzoek wordt uitgevoerd. STW toetst bij acceptatie of dit daadwerkelijk resulteert in een versterking van de kennisbasis voor het project. STW vergoedt de reiskosten, onderzoekskosten en een normbedrag voor verblijfskosten. Er worden geen (extra) salariskosten vergoed. Als grondslag voor de berekening van de vergoeding worden de normbedragen genomen zoals vermeld in het ‘Reisbesluit buitenland van het Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijkrelaties’. Eventuele zaken rond intellectueel eigendom zijn afgedekt via een geschikte overeenkomst (afstandsverklaring/geheimhouding) vóórdat de reis wordt gemaakt.
4. Toelichting kosten investeringen Investeringen zijn gedefinieerd als het gebruik van duurzame wetenschappelijke apparatuur waarover economische waarde wordt afgeschreven. De kosten voor investeringen worden exclusief BTW in de begroting opgevoerd. Toelichting Investeringen De apparatuur is en blijft eigendom van STW. Na beëindiging van het project blijft de apparatuur bij de onderzoeksinstelling. Formele overdracht van het eigendom van de apparatuur zonder verdere vergoeding is mogelijk. Hiervoor wordt een termijn van vijf jaar na aanschaf gehanteerd. STW gaat ervan uit dat de onderzoeksinstelling bij aanschaf van duurzame apparatuur een offerteprocedure hanteert en rekening houdt met de aanbestedingsrichtlijnen van de overheid. Bij aanschaf van tweedehands apparatuur moet de originele nota overlegd worden. Het is toegestaan om STW te verzoeken om een apparaat naar rato van het gebruik mee te financieren. Dit moet na honorering schriftelijk worden vastgelegd. De onderzoeksinstelling is verantwoordelijk voor de aansluiting, de bedrijfskosten en het onderhoud van de aangeschafte apparatuur (servicekosten en reparatie). STW maakt onderscheid tussen exploitatie van bestaande voorzieningen binnen de onderzoeksinstelling en investering in nieuwe voorzieningen specifiek ten behoeve van een STWproject. In het geval van exploitatiekosten en bij kleinere investeringen vergoedt STW alleen de kosten van verbruiksgoederen. Deze kosten kunnen worden opgevoerd bij het materiaalkrediet. STW zal wel de volledige kosten vergoeden van investeringsgoederen geleverd door interne diensten in die gevallen waar een onevenredig beslag wordt gelegd op de betreffende dienst, mits hiervoor overtuigende argumentatie wordt aangevoerd. Dit ter beoordeling aan STW. Computers behorend tot wetenschappelijke apparatuur en specifieke software die exclusief voor het project wordt gebruikt, kunnen worden opgevoerd als investering.
pagina 25 van 35
Computercapaciteit die voor het benodigde onderzoek aantoonbaar uitgaat boven het normaal benodigde kan worden opgevoerd als investering. Als in de loop van de tijd blijkt dat de kosten voor de in het voorstel beschreven investeringen lager uitvallen dan begroot, zullen de resterende middelen terugvloeien naar STW. STW kan bestedingen weigeren die niet vooraf zijn begroot.
pagina 26 van 35
Bijlage 3: Toelichting Cofinanciering Perspectiefronde 2015/2016 Toelichting Cofinanciering bij STW-projecten binnen een Perspectiefprogramma De missie van Technologiestichting STW is het realiseren van kennisoverdracht tussen technische wetenschappen en gebruikers. STW doet dat: 1) door het bij elkaar brengen van wetenschappelijke onderzoekers en potentiële gebruikers; 2) door het financieren van excellent technischwetenschappelijk onderzoek. STW maakt als gebied voor de Technische Wetenschappen (TW) deel uit van de Nederlandse Organisatie voor Wetenschappelijk Onderzoek (NWO; zie ook www.nwo.nl). Als zodanig verstrekt STW tweede geld-stroomsubsidies. STW vergoedt de kosten voor tijdelijk op het project bij de onderzoeksinstelling aan te stellen personeel en project specifieke kosten voor materialen, reizen en/of apparatuur. De onderzoeksinstelling is verantwoordelijk voor medefinanciering uit de eerste geldstroom en draagt daarmee zorg voor de benodigde infrastructuur en de begeleiding van de projectmedewerkers. STW heeft in de programma’s maximumbedragen voor financiering van het onderzoek vastgesteld. Verder geldt er binnen de Perspectief-programma’s een cofinancieringseis. De cofinancieringseis in deze ronde geldt voor het gehele programma en niet op projectniveau. Op deze manier kunnen wetenschappelijk goede projectinitiatieven, die niet aan de cofinancieringseis kunnen voldoen, gecompenseerd worden door andere projecten uit hetzelfde programma met een hoge gebruikersbijdrage. Wel dient STW hoofdfinancier te zijn bij alle individuele projecten en dient minimaal 2/3 van de projecten individueel aan de gestelde cofinancieringseis te voldoen. De cofinanciering wordt wel per project toegezegd en geleverd. Per programma geldt dat minimaal 15% van de benodigde financiële middelen voor de uitvoering van het onderzoek dient te bestaan uit cash cofinanciering door de gebruikers. Daarnaast dient per programma minimaal 30% van de totale programmakosten (benodigde financiële middelen plus in kind bijdragen) te bestaan uit cofinanciering door gebruikers (cash en/of in kind bijdrage). Zie bijlage 5 voor voorbeeldberekeningen. Ongeacht of de toegezegde cofinanciering verplicht is dan wel op vrijwillige basis wordt verstrekt, dient deze aan bepaalde criteria te voldoen om door STW als cofinanciering geaccepteerd te worden. De criteria en een toelichting hierop vindt u hieronder. Uiteraard wordt elke vorm van cofinanciering door STW bijzonder op prijs gesteld. Voor het willen verwerven van rechten op resultaten uit het onderzoek – al dan niet op basis van door u geleverde cofinanciering – wordt u verwezen naar de Algemene financieringsvoorwaarden van STW (www.stw.nl/nl/aanvrager).
Toelichting Criteria m.b.t. cofinanciering
STW gebruikt de financiële cofinanciering ter dekking van een gedeelte van de projectkosten. STW stuurt na honorering een factuur naar gebruikers die een financiële bijdrage hebben toegezegd. Na ontvangst wordt het geld toegewezen op het project.
pagina 27 van 35
STW accepteert personele inzet en materiële bijdragen als cofinanciering op voorwaarde dat deze gekapitaliseerd worden en dat deze integraal onderdeel uitmaken van het project. Dit moet duidelijk worden in de beschrijving en de planning/fasering van het onderzoek. STW is hoofdfinancier in de projecten. Projectaanvragen waarbij de cofinanciering van de gebruikers het bedrag ten laste van STW overschrijdt, worden niet in behandeling genomen. STW gaat ervan uit dat verstrekkers van cofinanciering een belang hebben als gebruiker en dus als toepasser van de onderzoeksresultaten buiten de wetenschap. Cofinanciers nemen altijd deel aan de gebruikerscommissie. Overheidsinstellingen kunnen diverse rollen spelen binnen STW-projecten, te weten: (1) als onderzoekspartner (zonder recht op STW-financiering), (2) als uitvoerder van een specifieke opdracht (conform markttarief) of (3) als gebruiker. Overheidsinstellingen kunnen als gebruiker optreden onder dezelfde voorwaarden als private gebruikers. De te leveren cofinanciering door gebruikers moet bevestigd worden in een steunbrief. In deze brieven moet expliciet worden vermeld: 1) waarom het onderzoeksthema en de utilisatiedoelstellingen zo belangrijk zijn voor hun bedrijf of organisatie, , 2) het belang van het utilisatieplan voor de bedrijfsvoering, 3) waaruit hun bijdrage aan het beschreven thema zou kunnen bestaan – liefst al zo expliciet mogelijk, en 4) of de gebruiker voornemens is om (i) STW het voortouw te laten nemen in het maken van IE -afspraken conform het geldende STW-IE beleid, of (ii) eigen IE & publicatie-afspraken te maken met de betrokken kennisinstelling en gebruikers hierover (dit laatste punt geldt voor de steunbrieven in Fase 3).
De steunbrief is in het Engels gesteld. Steunbrieven zijn gericht aan de programmaleider of projectleider en niet aan STW. De brieven moeten zijn ondertekend door een tekenbevoegd persoon en op briefpapier van de cofinancier zijn geprint. Voor indiening van een programma-ontwerp is een kopie of scan van de brief voldoende. N.B. Harde commitments van financiële bijdragen en/of gekapitaliseerde in-kind bijdragen die integraal onderdeel zijn van het beschreven onderzoek worden pas verwacht bij de indiening van de programma-voorstellen op 30 mei 2016. In deze brieven moet dan expliciet de toegezegde financiële dan wel de gespecificeerde, gekapitaliseerde materiële en/of personele bijdrage(n) worden vermeld. De vermelde bedragen in de steunbrieven moeten corresponderen met de bedragen in de opgevoerde begroting. STW zal na honorering van het programmavoorstel de gebruiker om een bevestiging van de cofinanciering vragen (“bevestiging verplichting derden”).
Toelichting Criteria m.b.t. de in-kind (in natura) cofinanciering
Het is mogelijk dat een gedeelte van het onderzoek wordt uitgevoerd door derden. Voorwaarde is dat de geleverde expertise in de vorm van mensuren niet reeds beschikbaar is op de onderzoeksinstelling(en) en specifiek voor het STW-project wordt ingezet. Voor personele ondersteuning door derden hanteert STW vaste tarieven om het aantal ingezette mensuren (maximaal 1250 directe uren/jaar/fte) voor een senior of junior onderzoeker te kapitaliseren. Voor de actuele tarieven zie www.stw.nl , zie ook bijlage 4 van deze brochure. Voor toegezegde materiële middelen rekent u de kostprijs. Commerciële tarieven worden niet geaccepteerd. Voor toegezegde apparatuur houdt u rekening met reeds gedane afschrijvingen én de intensiteit van gebruik. Toezeggingen in de vorm van de levering van diensten kan alleen als de dienst als identificeerbare nieuwe inspanning kan worden gevolgd. De dienst moet niet reeds beschikbaar zijn op de onderzoeksinstelling(en) die het onderzoek uitvoer(t)en. Het kan voorkomen dat men reeds geleverde diensten (bijvoorbeeld een database, software of plantenlijnen) als in-kind
pagina 28 van 35
cofinanciering wil opvoeren. Acceptatie is in dit geval niet vanzelfsprekend. Hierover dient u contact op te nemen met STW. In nader overleg wordt dan bepaald of voor deze levering een concrete waarde is vast te stellen.
Niet toelaatbaar als cofinanciering
STW waakt voor oneigenlijke vermenging van geldstromen; cofinanciering kan nooit afkomstig zijn uit de eerste of tweede (NWO, KNAW) geldstroom. Cofinanciering kan daardoor ook nooit afkomstig zijn van de onderzoeksinstelling van de (mede)aanvrager(s) of van instellingen die zelf bij STW kunnen aanvragen. Kortingen op (commerciële) tarieven voor o.a. materialen, apparatuur en/of diensten. Kosten m.b.t. overhead, begeleiding, consultancy en/of deelname aan de gebruikerscommissie. Kosten voor diensten die voorwaardelijk zijn. Er mogen geen voorwaarden gesteld zijn aan de levering van de cofinanciering. Ook mag de levering van de cofinanciering niet afhankelijk zijn van het al dan niet bereiken van een bepaald stadium in het onderzoeksplan (bijv. go/no-go moment). Kosten die door STW niet worden vergoed (bijv. klinische trials, kosten m.b.t. exploitatie van de resultaten uit het onderzoek, servicekosten apparatuur). Kosten van apparatuur indien één van de (hoofd)doelen van de onderzoek aanvraag is verbetering/meerwaarde te creëren van deze apparatuur.
pagina 29 van 35
Bijlage 4: Uurtarieven voor bijdragen in-kind door derden in de vorm van mensuren Technologiestichting STW hanteert vaste uurtarieven voor het kapitaliseren van mensuren die in-kind als cofinanciering worden geleverd door derden c.q. ‘gebruikers’ voor alle nieuwe aanvragen van STW-middelen. STW accepteert twee integrale uurtarieven voor maximaal 1250 uren per jaar (tot en met 31-12-2015): Senior onderzoeker; uurtarief van € 106, toepasbaar voor alle medewerkers met een academische opleiding Junior onderzoeker; uurtarief van € 76, toepasbaar voor alle medewerkers met een hbo-opleiding
Belangrijk:
In-kind bijdragen worden alleen geaccepteerd onder de voorwaarde dat het gedeelte dat door de gebruiker wordt ingebracht integraal onderdeel is van het werkplan en als identificeerbare inspanning kan worden gevolgd. Begeleiding, consultancy en/of deelname aan de gebruikerscommissie vallen hier nadrukkelijk niet onder. Gekapitaliseerde in-kind bijdragen die worden opgevoerd in de begroting moeten corresponderen met een steunbrief waarin de toezegging van de cofinanciering en de hoogte van het bedrag door de gebruiker wordt bevestigd. STW bepaalt of de hoogte van het genoemde bedrag acceptabel is en stelt de definitieve hoogte van het bedrag vast.
pagina 30 van 35
Bijlage 5: Voorbeeldberekeningen cofinanciering De minimale omvang van de STW-bijdrage per programma bedraagt M€ 2, de maximale STWbijdrage per programma bedraagt M€ 4. De maximale STW-bijdrage per project is k€ 750. Naast de STW-bijdrage is cofinanciering door gebruikers verplicht. In de Perspectiefronde 2015/2016 geldt de cofinancieringseis voor het gehele programma en niet op projectniveau. Wel dient STW hoofdfinancier te zijn bij alle individuele projecten en dient minimaal 2/3 van de projecten individueel aan de gestelde cofinancieringseis te voldoen. Het uitgangspunt is dat STW maximaal 70% van de totale programmakosten financiert en de cofinanciering minimaal 30% van de totale programmakosten bedraagt. De cofinanciering heeft een verplicht in cash aandeel van minimaal 15% van de benodigde financiële middelen, het resterende deel mag bestaan uit in kind cofinanciering (Figuur 1). De minimaal benodigde cofinanciering van 30% dient geleverd te worden door bedrijven en instellingen die niet als aanvrager van STW-projecten kunnen optreden. Figuur 1: STW-bijdrage max. 70%
+
STW-bijdrage
STW-bijdrage max. 85%
cofinanciering min. 30%
cash
+
=>
Totale programmakosten
=>
Benodigde financiële middelen
In kind
verplichte cash-bijdrage min. 15%
Om te voorkomen dat bij toenemende in kind bijdragen de verplichte cash bijdrage onbeperkt meestijgt worden de bijdragen als volgt gedefinieerd: • financiële bijdragen worden gebruikt ter dekking van een deel van de projectkosten en vormen dus samen met de STW-bijdrage de benodigde financiële middelen; • met in-kind bijdragen worden gekapitaliseerde personele en/of materiële bijdragen van gebruikers bedoeld. Voorbeeldberekeningen In deze fase (fase 2) dient u een totaal berekening uit te voeren voor het gehele programma. In fase 3 zal er een formulier Financiële Planning beschikbaar zijn dat u helpt te bepalen of uw programma voldoet aan de bovengenoemde financieringseisen. •
Stel u begroot de benodigde financiële middelen voor uw programma op M€ 3.0 o Indien de cofinanciering alleen uit cash bestaat dan is de verplichte cash bijdrage minimaal 30% van M€ 2, oftewel M€ 0.9. De STW bijdrage is dan maximaal 70% oftewel M€ 2.1. o Bestaat de cofinanciering uit zowel cash als in kind, dan is de minimale cashbijdrage 15% van de benodigde financiële middelen oftewel M€ 0.45 en draagt STW M€ 2.55 bij. De daarnaast benodigde in kind cofinanciering is als volgt te berekenen: de M€ 2.55 van STW is maximaal 70%, de minimaal benodigde cofinanciering is dus 30/70 van M€ 2.55 oftewel M€ 1.093. Na
pagina 31 van 35
aftrek van de minimaal verplichte cashbijdrage van M€ 0.45 resteert dan een minimale in kind bijdrage van M€ 0.643. De totale projectkosten zijn dan de benodigde financiële middelen M€ 3.0 plus de in kind cofinanciering, M€ 0.643, samen M€ 3.643. •
Stel u vraagt een project aan waarvoor de totale projectkosten (inclusief alle cofinanciering) M€ 3.0 euro bedragen. In dit geval is de STW-bijdrage maximaal M€ 2.1 (70% van het totaal), de totale cofinanciering minimaal M€ 0.9 (30% van het totaal), waarvan minimaal M€ 0.37 in cash (15% van de benodigde financiële middelen oftewel 15/85 van de STW bijdrage). De overige M€ 0.53 cofinanciering mag in kind geleverd worden.
Wij adviseren u bij onduidelijkheden contact op te nemen met de coördinatoren dr.ir. Anke Stekelenburg (030 – 6001 314,
[email protected]) of dr. Lise de Jonge (030 -6001 223,
[email protected]).
pagina 32 van 35
Bijlage 6: STW Beleid Intellectueel Eigendom Perspectiefronde 2015/2016 STW realiseert kennisoverdracht tussen technische wetenschappen en gebruikers. Hierbij is het van belang dat onderzoeksresultaten in het algemeen en in het bijzonder octrooieerbare vindingen op een verantwoorde wijze behandeld worden. Het doel van STW is om enerzijds de onderzoeksresultaten zo breed mogelijk te exploiteren en te publiceren met behoud van de mogelijkheid om Intellectueel Eigendom (IE)-rechten te vestigen en over te dragen of in licentie te verlenen aan de gebruiker(s) en anderzijds de samenwerking tussen onderzoekers en meerdere bedrijven te stimuleren. STW hanteert regels omtrent Intellectueel Eigendom die de missie van STW ondersteunen. Het STW IE beleid sluit aan bij het NWO IE-beleid en bij de ‘Spelregels voor publiek-private samenwerking’ zoals die op 25 juni 2013 aan de Tweede Kamer zijn aangeboden. Vanaf 15 april 2015 biedt STW daarnaast ook de mogelijkheid aan kennisinstellingen om met partijen waarmee zij samenwerken eigen IE & publicatie (IE&P) afspraken te maken. Op die manier wil STW sterker inspelen op de wensen van onderzoekers en medefinanciers die zijn betrokken bij STW projecten. Het blijft onveranderd mogelijk om te kiezen voor de aanpak waarbij STW het voortouw neemt in het maken van afspraken over o.a. intellectueel eigendom. In dat geval wordt het STW intellectueel-eigendomsbeleid gevolgd. Als kennisinstellingen de voorkeur geven aan het maken van eigen afspraken, dan moeten ze deze keuze bij indiening aangeven (met instemming van de betrokken bedrijven) en daarover binnen drie maanden na de honorering van hun STW-project afspraken hebben gemaakt. De lead ligt hier bij de kennisinstelling. De gemaakte afspraken worden door STW vervolgens marginaal getoetst aan vijf criteria die in lijn zijn met de taak en missie van STW. Keuze bij indiening STW verzoekt de indiener in het onderzoeksvoorstel aan te geven welke keuze er wordt gemaakt ten aanzien van het maken van IE&P-afspraken over de resultaten van het onderzoek. De twee opties en de daarbij behorende uitvoeringsvoorwaarden staan in het onderstaande kader beschreven.
pagina 33 van 35
Optie 1
Optie 2
Regie voor het maken van Intellectueel Eigendom & publicatie-afspraken ligt bij STW (“STW IE&P afspraken”)
Regie voor het maken van Intellectuele Eigendom & publicatie-afspraken ligt bij de kennisinstelling (“Eigen IE&P afspraken”)
Deel 3 ‘Intellectuele eigendomsrechten & publicatie‘ uit de ‘Algemene Voorwaarden’ van STW is van toepassing.
De Eigen IE&P-afspraken voldoen aan de volgende criteria: i
Toegang tot voorgrond IE-rechten voor private partij(en) / consortium: o o o
o o o
0-10% private bijdrage private partij(en): private partij(en) geen automatisch recht 11-30% private bijdrage private partij(en): Optierecht private partij/consortium 31-50% private bijdrage private partij(en): Non-exclusief niet-overdraagbaar commerciële licentie + optierechten op exclusief recht. Mee-betaling aan octrooikosten kan vereiste zijn Private partijen kunnen hun bijdragen optellen om in gunstigere categorie te komen Vertrouwelijke gegevens worden vertrouwelijk behandeld Resultaten kunnen altijd gepubliceerd worden; publicatie kan max. 9 maanden worden uitgesteld i.v.m. bescherming (octrooi) van resultaten
ii iii
iv
Alle benodigde foreground (uit het STW-project voortvloeiende IE) en - voor zover juridisch mogelijk - background (reeds bestaande IE van bedrijf en/of kennisinstelling) zijn beschikbaar om het project uit te voeren Overeenkomst is erop gericht om resultaten toe te passen of te delen in zin van openbaarmaking Openbaarmaking van de wetenschappelijke kennis uit het project zal niet worden tegengehouden door gebruikers, echter begunstigde en gebruikers bepalen in overleg de publicatietermijnen Door begunstigde gegenereerde resultaten uit het project blijven beschikbaar voor begunstigde voor onderwijs- en onderzoekdoeleinden
Bij indiening: Kennisinstelling(en) en alle gebruikers zijn akkoord om eigen IE&P-afspraken toe te passen op het STW-project en verklaren dat deze IE&Pafspraken (zullen) voldoen aan criteria i t/m iv Na honorering: Kennisinstelling(en) en alle gebruikers zijn schriftelijk akkoord met de overeenkomst
Uiterlijk binnen drie(!) maanden na honorering ontvangt STW: i. De ondertekende overeenkomst waarbij IE&Pafspraken zijn gemaakt met de gebruiker(s) ii. Een getekende IE&P verklaring waarmee de kennisinstelling verklaart dat de overeenkomst met IEP-afspraken met de gebruiker(s) voldoet aan de gestelde criteria. Daarbij geeft de kennisinstelling een verwijzing naar de betreffende artikelen in de overeenkomst
Maximaal een half jaar na honorering moeten afspraken schriftelijk bevestigd zijn
Nadere informatie over optie 1 en 2 staat in de ‘Algemene Voorwaarden’ van STW en de betreffende/onderliggende ‘Richtlijnen voor het aanvragen van financiering’
STW toetst de overeenkomst op de gestelde criteria, indien akkoord informeert STW de projectleider conform artikel 2 lid 4 ‘Algemene Voorwaarden’ STW over het van start mogen gaan van het project.
pagina 34 van 35
Toelichting op Optie 1 ‘STW maakt Intellectuele Eigendomsrechten & publicatieafspraken’ STW neemt het voortouw in onderhandelingen over de IE & publicatie-afspraken. Na honorering ontvangt de gebruiker die bijdraagt aan het project een brief waarin STW de gebruiker informeert over de honorering van het project aan de kennisinstelling. Daarnaast verzoekt STW de gebruiker om de brief voor akkoord te ondertekenen als (her)bevestiging van deelname en bijdrage aan het project. Ook kan een gebruiker de wens uiten om in een uitgebreidere overeenkomst de rechten en plichten over en weer in de samenwerking te willen bestendigen. Dit is mogelijk. Hieronder vindt u nadere informatie over het IE-beleid van STW.
Uitgangspunten van het IE-beleid van STW
Eigendom van de onderzoeksresultaten De eigendom van de onderzoeksresultaten van een STW-project die door de onderzoekinstelling(en) is (zijn) gegenereerd, behoort gezamenlijk toe aan de desbetreffende onderzoeksinstelling(en) en STW. o De eigendom van de onderzoeksresultaten van een STW-project die uitsluitend door een gebruiker(s) is (zijn) gegeneerd behoort toe aan de desbetreffende gebruiker(s). De gebruiker(s) geeft (geven) STW en de onderzoekinstelling ‘freedom to operate’. o De eigendom van de onderzoeksresultaten van een STW-project die door de onderzoekinstelling(en) en gebruiker(s) gezamenlijk zijn gegeneerd behoort toe aan de desbetreffende onderzoeksinstelling(en) en STW. Indien de mede-uitvindende gebruiker meer dan 10% personele cofinanciering heeft geleverd aan het project verkrijgt deze gebruiker een royalty-vrij niet-exclusief niet-overdraagbaar gebruiksrecht. o Bestaande IE-rechten blijven eigendom van de rechthebbende die de IE rechten inbrengt in het project. Deze rechthebbende geeft voor zover dit juridisch mogelijk is en er geen zwaarwegende bedrijfseconomische bezwaren zijn, ‘freedom to operate, e.e.a. ter beoordeling van de rechthebbende die hierin redelijk zal zijn’. o ‘Freedom to operate’ betekent dat de eigenaar van de intellectuele eigendom licenties verstrekt aan anderen binnen het project: voor zover juridisch mogelijk voor zover noodzakelijk voor het project (gratis) voor zover noodzakelijk voor de exploitatie van (andere) onderzoeksresultaten (tegen marktprijs) voor zover het de redelijke commerciële belangen van de eigenaar niet schaadt.
Bescherming van de onderzoeksresultaten, geheimhouding en publicaties STW hecht veel belang aan kennisbescherming om kennisoverdracht te realiseren. Bij toetreding van gebruikers tot de gebruikerscommissie bij aanvang of in de loop van het onderzoek verplichten de gebruikers zich tot geheimhouding van de onderzoeksresultaten. Vooraf of tijdens de looptijd van het project kan worden afgesproken kennis binnen een project niet te beschermen, indien dit de kennisexploitatie ten goede komt. Onderzoeksresultaten die niet vatbaar zijn voor IE-bescherming en waarvoor geen schriftelijke geheimhouding (know how licentie) geldt, kunnen door alle partijen vrijelijk gebruikt worden. De onderzoeker is verplicht eventuele uitvindingen onmiddellijk te melden aan STW. STW legt conceptpublicaties voor aan de gebruikerscommissie voor advies over de vraag of de publicatie naar haar oordeel een octrooieerbare vinding bevat en/of er utilisatiemogelijkheden zijn. STW kan
pagina 35 van 35
besluiten indien maatregelen voor kennisbescherming nodig zijn, zoals het indienen van een octrooi, om de publicatie maximaal 9 maanden op te schorten.
Gebruiksrechten van resultaten die (deels) toebehoren aan STW en de onderzoeksinstelling(en) o Bijdrage 0-10% Een gebruiker die minder dan 10 procent in natura en/of financieel bijdraagt aan de kosten van het onderzoeksproject, krijgt als eerste informatie over de resultaten van het onderzoek. Bedrijven kunnen tijdens het onderzoek gegenereerde onderzoeksresultaten intern, nietcommercieel gebruiken. o Bijdrage >10% - 30%: Optierecht Een gebruiker die meer dan 10 procent in natura en/of financieel bijdraagt aan de kosten van het onderzoeksproject, krijgt bovendien een optierecht op licentie of overdracht van de onderzoeksresultaten die (mede)eigendom zijn van STW en de onderzoeksinstelling(en). Bij effectuering van de optie dient voor overdracht van een exclusieve dan wel niet-exclusieve licentie een marktprijs te worden betaald (zie hieronder). Indien meerdere gebruikers in aanmerking komen voor een optie, wordt er een toepassingsgebied afgesproken. Indien dit niet mogelijk is, hebben de bijdragende gebruikers samen een optie op een semi-exclusieve licentie. o Bijdrage >30%-50%: Optierecht op een royalty-vrij niet-exclusief commercieel gebruiksrecht Een gebruiker die meer dan 30 procent in natura en/of financieel bijdraagt aan de kosten van het onderzoeksproject, krijgt daarboven dezelfde rechten als de gebruiker die >10% bijdraagt. Indien de gebruiker zijn optie effectueert heeft de gebruiker echter recht op een royalty-vrij niet-exclusief niet-overdraagbaar commercieel gebruiksrecht. STW of de onderzoeksinstelling(en) zullen de eerste 30 maanden na de octrooiaanvraagdatum desgewenst de administratie van het octrooi verzorgen. Voor afloop van deze termijn maken STW, de onderzoeksinstelling en de betreffende gebruiker afspraken over het vervolg van de octrooiaanvraag. Indien een of meerdere gebruikers in het project in aanmerking komen voor een optie, wordt er een toepassingsgebied afgesproken voor de optie op een exclusieve licentie. Indien dit niet mogelijk is, hebben de bijdragende gebruikers samen een optie op een semi-exclusieve licentie. In een STW-project mag de totale cofinanciering maximaal 50 procent zijn. o Het percentage wordt berekend door de totale bijdrage (in natura plus financieel) van de private partij af te zetten tegen de STW-bijdrage plus alle in natura en financiële bijdragen. Optellen van bijdragen van bedrijven Bedrijven hebben de mogelijkheid hun gezamenlijke bijdragen binnen één STW-project op te tellen, waardoor eerder een gunstig percentage wordt bereikt. De bedrijven verkrijgen dan als groep de bovengenoemde rechten (optierecht en/of niet-exclusief commercieel gebruiksrecht). Om hiervoor de in aanmerking te komen dienen de betreffende bedrijven dit schriftelijk aangeven. In deze brief dient er een vertegenwoordiger (een penvoerder) aangewezen te worden die namens de andere partijen met STW onderhandelt bij effectuering van de optie. De brief dient ondertekend te worden door alle betrokken bedrijven. De brief wordt bij voorkeur bij de indiening van het projectvoorstel aan STW gestuurd, doch maximaal binnen 6 maanden na honorering van het project.
pagina 36 van 35
Octrooikosten Indien de gebruiker het wenselijk acht dat er een octrooiaanvraag wordt ingediend dan geldt het volgende: o De octrooiaanvraag wordt ingediend op naam van STW en de onderzoeksinstelling(en) waar de vinding is gedaan. o De gebruiker betaalt de octrooikosten. De vergoeding van de octrooikosten wordt niet meegerekend bij het berekenen van de marktprijs. o Bij meerdere licentienemers worden de octrooikosten onder hen gedeeld. Licentieverlening Het recht tot gebruik/toepassing zelf wordt verkregen door een licentie-, overdracht- of know-howovereenkomst. Een licentieovereenkomst of overdrachtsovereenkomst bevat in ieder geval afspraken over: o (non-)exclusiviteit o royaltyvrije onderzoek- en onderwijslicentie voor STW en de onderzoeksinstelling(en) o marktconforme vergoeding (m.u.v. de royalty-vrije niet-exclusieve licentie bij bijdrage >30%) o anti-ijskastbeding of inspanningsverplichting tot toepassing of commercialisatie o rapportage verplichtingen o vrijwaring van aansprakelijkheid van STW en de kennisinstelling(en) o marktprijs + kortingsregeling De marktprijs wordt bepaald in onderhandeling en de onderhandeling wordt gedocumenteerd. Bij de bepaling van de vergoeding kan gebruikt worden gemaakt van de zogenaamde ‘market based approach’ (marktvergelijking); ‘income based approach’ (welke inkomsten worden verwacht) en de ‘cost based approach’ (wat heeft het gekost om tot het onderzoeksresultaat te komen). Ook kan gebruikt worden gemaakt van een onafhankelijk expert of een mix van bovengenoemde methoden. De gebruiker krijgt een korting op de marktconforme vergoeding gerelateerd aan de hoogte van de geleverde bijdrage aan de kosten van het onderzoeksproject. o Inkomsten uit overdracht of licentie gaan naar onderzoeksinstellingen voor verder onderzoek.
STW dient vooraf duidelijkheid te hebben over belemmeringen om resultaten vrijelijk te kunnen gebruiken of exploiteren. Als blijkt dat er belemmeringen zijn voor de uitvoering van het IE-beleid van STW, zal STW aanvullende voorwaarden stellen. Indien tijdens de uitvoering van het project blijkt dat de projectleider heeft verzuimd dergelijke relevante informatie te melden, kan STW het project opschorten totdat de belemmeringen zijn weggenomen. STW kan daarbij verzoeken om inzage in contracten en/of octrooien. Contracten mogen niet in conflict zijn met het IE-beleid van STW. Als blijkt dat STW niet vrijelijk over de resultaten uit het STW-onderzoek kan beschikken, kan STW besluiten het project niet te honoreren dan wel stop te zetten.
pagina 37 van 35
Toelichting op Optie 2 ‘Eigen intellectuele eigendomsrechten & publicatie-afspraken maken’ Indien de kennisinstelling er voor kiest om eigen intellectueel eigendomsrechten en publicatie afspraken te maken met de gebruiker dan dienen de afspraken schriftelijk vastgelegd te zijn en te voldoen aan de volgende voorwaarden: i. Alle benodigde foreground (uit het STW-project voortvloeiende IE) en – voor zover juridisch mogelijk - background (reeds bestaande IE van bedrijf en/of kennisinstelling) zijn beschikbaar om het project uit te voeren ii. Overeenkomst is erop gericht om resultaten toe te passen of te delen in zin van openbaarmaking iii. Openbaarmaking van de wetenschappelijke kennis uit het project zal niet worden tegengehouden door gebruikers, echter begunstigde en gebruikers bepalen in overleg de publicatietermijnen iv. Door begunstigde gegenereerde resultaten uit het project blijven beschikbaar voor begunstigde voor onderwijs- en onderzoekdoeleinden Bovendien geldt bij indiening c.q. honorering de volgende voorwaarde: Bij indiening: Kennisinstelling(en) en alle gebruikers zijn akkoord om eigen afspraken over intellectuele eigendom en publicatie toe te passen op het STW-project en verklaren dat deze afspraken (zullen) voldoen aan criteria i t/m iv. Na honorering: Kennisinstelling(en) en alle gebruikers zijn schriftelijk akkoord met de overeenkomst. Door de aanvragende kennisinstelling wordt binnen drie maanden na honorering een kopie aangeleverd van de overeenkomst. Daarbij wordt per genoemde voorwaarde aangegeven waar in de overeenkomst dit geregeld is. Tevens verklaren alle betrokken kennisinstellingen en gebruikers binnen drie (3) maanden na honorering, door middel van het ondertekenen en retourneren van het daartoe bestemde formulier (bijlage 6) dat aan de gestelde voorwaarden is voldaan. Indien na toetsing blijkt dat de gemaakte afspraken niet voldoen aan de hierboven genoemde voorwaarden, kan STW eenmalig de genoemde termijn van drie (3) maanden na honorering verlengen met maximaal twee (2) maanden om de gebruiker(s) en de kennisinstelling(en) de gelegenheid te geven de afspraken aan te passen zodat ze wel voldoen aan de gestelde criteria. Indien niet wordt voldaan aan de gestelde voorwaarden dan is niet voldaan aan de voorwaarden van honorering en is er geen sprake van toekenning van financiering.
