Richtlijnen Ronde 2014/2015 Call voor publiek-private onderzoeksprogramma’s
Ingangsdatum: 1 oktober 2014 Versie: 1
pagina 1 van 34
Inhoud Inhoud ..................................................................................................................................................................... 1 Perspectiefronde 2014/2015 ................................................................................................................................... 2 Procedure STW-Perspectief: ronde 2014/2015 ....................................................................................................... 3 Topsectoren............................................................................................................................................................. 3 Cofinancieringseis ................................................................................................................................................... 4 Beleid Intellectueel Eigendom ................................................................................................................................. 5 Fase 1: Programma-initiatief.................................................................................................................................... 6 Fase 2: Programma-ontwerp ................................................................................................................................... 8 Tijdpad ................................................................................................................................................................... 16 Lopende STW-Perspectiefprogramma’s ................................................................................................................ 17 Bijlage 1: Wie mogen (een project binnen) een Perspectiefprogramma aanvragen? ............................................ 18 Bijlage 2: Wat kan aangevraagd worden? ............................................................................................................. 20 Bijlage 3: Toelichting Cofinanciering Perspectiefronde 2014-2015........................................................................ 26 Bijlage 4: Uurtarieven voor bijdragen in-kind door derden in de vorm van mensuren............................................ 29 Bijlage 5: Voorbeeldberekeningen cofinanciering .................................................................................................. 30 Bijlage 6: Uitgangspunten beleid Intellectueel Eigendom Perspectiefronde 2014-2015 ........................................ 32
pagina 2 van 34
Perspectiefronde 2014/2015 Publiek-private onderzoeksprogramma’s van STW
STW is op zoek naar nieuwe onderzoeksthema’s in het kader van Perspectief voor de Topsectoren Jaarlijks stelt Technologiestichting STW een onderzoeksbudget beschikbaar waarmee nieuwe, uitdagende onderzoeksprogramma’s binnen de technische en toepassingsgerichte wetenschappen worden ontwikkeld en gefinancierd. In deze ronde is circa 15 miljoen euro beschikbaar voor programma’s die passen binnen de Topsectoren HTSM, Energie, Life Sciences & Health, Agri & Food, Tuinbouw & Uitgangsmaterialen en Chemie. Het STW-financieringsinstrument Perspectief richt zich op het oplossen van innovatieknelpunten, door vernieuwende kennis tot toepassing te brengen en zodoende een bijdrage te leveren aan technologische innovatie met potentiële economische impact voor Nederland. Perspectiefprogramma’s kenmerken zich door de volgende eigenschappen: het ontwikkelen van nieuwe technologie via een multidisciplinaire aanpak, samenwerking met en cofinanciering door gebruikers, en specifieke activiteiten gericht op valorisatie en ondernemerschap. Het STW-bestuur nodigt onderzoekers en gebruikers uit om gezamenlijk nieuwe programmaontwerpen in te dienen in het kader van STW-Perspectief voor de Topsectoren ronde 2014/2015. Er dient sprake te zijn van een onderscheidend karakter en van het ontwikkelen van of bijdragen aan nieuwe technologie. Inpassing in actuele Topsector-roadmaps/ innovatieagenda’s is verplicht en zal door een vertegenwoordiger van de desbetreffende Topsector bekrachtigd dienen te worden (toetsing verloopt via STW). Onafhankelijke, door STW ingestelde commissies zullen de programma-ontwerpen beoordelen op de wetenschappelijke kwaliteit en het utilisatieperspectief. Op basis van de informatie en het advies van de beoordelingscommissies zal het STW-bestuur een keuze maken en een beperkt aantal (circa 12) aanvragers uitnodigen hun thema uit te werken tot een programmavoorstel dat heldere programmalijnen en een coherente set projecten omvat. Programmavoorstellen moeten zich onderscheiden van een (willekeurige) verzameling van projecten op eenzelfde thema en zullen worden beoordeeld op het aspect van samenhang. Na een beoordelingsprocedure op basis van peer review en een interview door de commissies met de aanvragers zullen de beste 4 à 7 programmavoorstellen door het STW Bestuur worden gehonoreerd als nieuwe Perspectiefprogramma's (toewijzing 2015). Hieronder vindt u de richtlijnen aan de hand waarvan u uw programma-ontwerp (max. 7 A4) opstelt.
pagina 3 van 34
Procedure STW-Perspectief: ronde 2014/2015 De Perspectiefprocedure kent drie fasen. Deze brochure beschrijft Fase 1 en 2 van de procedure, d.i. de opeenvolgende stappen tot en met de selectie van de programma-ontwerpen die nader uitgewerkt mogen worden tot programmavoorstellen bestaande uit een coherente set van projecten met beschrijvingen van de deliverables en de bijdragen van gebruikers. Publicatie van het initiatief is een verplichte voorwaarde voor het indienen van een programma-ontwerp bij STW. Een onderzoeker mag per Perspectiefronde aan slechts één programma-ontwerp zijn/haar naam verbinden.
Fase 1: Programma-initiatief
Fase 2: Programma-ontwerp
Fase 3: Programmavoorstel
Toelichting Publicatie van onderzoeksthema op STW-website om openheid en samenwerking te bevorderen
Deadline indiening 10 november 2014, 12.00 uur ‘s middags
Beschrijving van doelstelling(en), onderzoekslijnen, type projecten, begroting en bijdrage gebruikers Uitwerking van geselecteerde programma-ontwerpen
4 december 2014, 12:00 uur ‘s middags 21 mei 2015
Fase 1 en 2 zijn bedoeld om het STW-bestuur van voldoende informatie te voorzien om tot een evenwichtige keuze te kunnen komen en indieners niet onevenredig te belasten. STW kan extra input omtrent de inpassing in de Topsectoren en de verhouding tot reeds bestaande initiatieven en/of netwerken vragen aan externe partijen (bijv. RVO of TKI-besturen). De programma-ontwerpen worden ter beoordeling en rangschikking voorgelegd aan twee speciaal daarvoor door STW ingestelde onafhankelijke beoordelingscommissies. Het STW-bestuur zal, alle informatie en adviezen meewegend, komen tot een strategische beleidskeuze en de onderzoeksthema’s aanwijzen die uitgewerkt mogen worden tot complete programmavoorstellen. Nadere instructies over het uitwerken van de programma-ontwerpen tot definitieve programmavoorstellen (Fase 3) en het vervolg van de beoordelings- en selectieprocedure staan beschreven in een aparte brochure II die in een later stadium enkel beschikbaar is voor de indieners van de geselecteerde programma-ontwerpen. Na honorering dienen de projectleiders van gehonoreerde projecten een aanvullende beschrijving van het project aan te leveren van circa 12 pagina’s.
Topsectoren Via de NWO-propositie 2014/2015 heeft STW zich gecommitteerd aan het leveren van een bijdrage aan de uitvoering van het Topsectorenbeleid. STW stelt de Perspectiefronde 2014/2015 alleen open voor onderwerpen die in de innovatiecontracten van de Topsectoren HTSM (incl. ICT, Nanotechnologie en Medische technologie), Chemie, Energie, Life Sciences & Health (excl. Medische technologie), Agri & Food en Tuinbouw & Uitgangsmaterialen worden genoemd of nadrukkelijk ondersteunend zijn aan de binnen deze Topsectoren geformuleerde roadmaps/ innovatieagenda’s. Onderwerpen die vallen binnen de Topsectoren Logistiek, Creatieve industrie en Water kunnen dus
pagina 4 van 34
niet worden ingediend tenzij het voorstel ook past binnen de roadmap/ innovatieagenda van een van bovengenoemde 6 Topsectoren. Ex-ante toetsing op passendheid in de actuele Topsector-roadmaps/ innovatieagenda’s is verplicht. Naast publicatie van het programma-initiatief (Fase 1) dient de programmaleider een schriftelijke toelichting te geven waarin beschreven staat op welke manier het programmavoorstel een expliciete bijdrage levert aan één of meer Topsector roadmap(s)/innovatieagenda(‘s). Het hiervoor bestemde formulier ‘Beoordeling Passendheid Roadmap/ Innovatieagenda Perspectief 20142015’ kan gedownload worden op de STW-website (www.stw.nl/nl/perspectief). Deze toelichting dient u voor 11 november 2014 per email te sturen naar dr. Ir. Anke Stekelenburg (
[email protected]) en dr. Lise de Jonge (
[email protected]). De toelichting op passendheid in de actuele Topsector roadmaps/ innovatieagenda’s wordt vervolgens door STW doorgestuurd naar de desbetreffende roadmaptrekker/ contactpersoon. De roadmaptrekker/ contactpersoon bepaalt, op basis van deze toelichting, of een voorstel al dan niet binnen de Topsector roadmap/innovatieagenda past. Indien de roadmaptrekker/contactpersoon verhinderd is of er mogelijk sprake is van belangenverstrengeling zal voor de desbetreffende persoon een vervanger worden gevraagd of zal deze taak gedelegeerd worden aan de NWO-trekker. Het STW-bestuur neemt het door de roadmaptrekker/ contactpersoon, dan wel de NWO-trekker, genomen besluit over de passendheid binnen een roadmap van de Topsector over. Voorstellen waarvan inpassing niet of onvoldoende onderbouwd is of waarvan de roadmaptrekker/ contactpersoon een negatief oordeel geeft over de inpassing zullen worden uitgesloten van deelname aan de Perspectiefronde. STW besteedt een deel van haar programmatische middelen binnen de Perspectiefronde 2014/2015 in twee compartimenten (zie onderstaande tabel). De programma-ontwerpen en uitgewerkte programmavoorstellen zullen binnen een compartiment met elkaar concurreren. Voor de selectie van de programma-ontwerpen (Fase 2) en vervolgens de programmavoorstellen (Fase 3) stelt STW per compartiment een beoordelingscommissie samen.
Compartiment A Compartiment B
Topsectoren HTSM (inclusief ICT, Nanotechnologie en Medische Technologie) Life Sciences & Health (exclusief Medische Technologie) Tuinbouw & Uitgangsmaterialen Agri & Food Energie Chemie
Budget M€ 7 M€ 8
Cofinancieringseis De cofinancieringseis voor gebruikers is hetzelfde als in de ronde van 2013/2014. De cofinancieringseis geldt wederom voor het gehele programma en niet op projectniveau. Op deze manier kunnen wetenschappelijk goede projectinitiatieven, die niet aan de cofinancieringseis kunnen voldoen, gecompenseerd worden door andere projecten uit hetzelfde programma met een hoge
pagina 5 van 34
gebruikersbijdrage. Wel dient STW hoofdfinancier te zijn bij alle individuele projecten en dient minimaal 2/3 van de projecten individueel aan de gestelde cofinancieringseis te voldoen. Per programma geldt dat minimaal 15% van de benodigde financiële middelen voor de uitvoering van het onderzoek dient te bestaan uit cash cofinanciering door de gebruikers. Daarnaast dient per programma minimaal 30% van de totale programmakosten (benodigde financiële middelen plus in kind bijdragen) te bestaan uit cofinanciering door gebruikers (cash en/of in kind bijdrage). Zie bijlage 5 voor voorbeeldberekeningen. De minimale en maximale omvang van de STW-bijdrage blijft gelijk ten opzichte van de ronde 2013/2014. De minimale omvang van de STW-bijdrage per programma bedraagt M€ 2, de maximale STW-bijdrage per programma bedraagt M€ 4. De maximale STW-bijdrage per project bedraagt 750.000 euro.
Beleid Intellectueel Eigendom NIEUW: Sinds 1 maart 2014 heeft STW twee aanpassingen in haar IE-beleid ingevoerd: De eerste aanpassing betreft de situatie dat een bedrijf meer dan 30% cofinanciering levert. Het verkrijgt dan optierecht op een royalty-vrije niet-exclusieve licentie om de vinding/octrooi(aanvrage) te gebruiken in eigen producten en processen of anderszins te exploiteren. Daarnaast blijft de mogelijkheid bestaan dat het bedrijf tegen een marktconforme vergoeding een exclusieve licentie kan verkrijgen op de vinding/octrooi(aanvrage). De tweede aanpassing betreft dat een consortium van bedrijven hun gezamenlijke bijdragen mogen optellen, waardoor eerder een gunstig percentage (30%) wordt bereikt, waarbij ze als consortium in aanmerking komen voor de onder de eerste aanpassing genoemde IE rechten. STW realiseert kennisoverdracht tussen technische wetenschappen en gebruikers. Hierbij is het van belang dat onderzoeksresultaten in het algemeen en in het bijzonder octrooieerbare vindingen op een verantwoorde wijze behandeld worden. Het doel van STW is om enerzijds de onderzoeksresultaten zo breed mogelijk te exploiteren en te publiceren met behoud van de mogelijkheid om IE-rechten te vestigen en over te dragen of in licentie te verlenen aan de gebruiker(s) en anderzijds de samenwerking tussen onderzoekers en meerdere bedrijven te stimuleren. STW hanteert regels omtrent Intellectueel Eigendom die dit beleid ondersteunen. Het beleid sluit aan bij het NWO IE-beleid en bij de ‘Spelregels voor publiek-private samenwerking’ zoals die op 25 juni 2013 aan de Tweede Kamer zijn aangeboden. De Algemene Voorwaarden inclusief beschrijving IE beleid (Nederlands en Engelstalig) kunt u ook downloaden op de Perspectief website http://www.stw.nl/nl/perspectief
De belangrijkste uitgangspunten van het IE-beleid van STW staan in bijlage 6 beschreven. STW dient vooraf duidelijkheid te hebben over belemmeringen om resultaten vrijelijk te kunnen gebruiken of exploiteren. Als blijkt dat er belemmeringen zijn voor de uitvoering van het IE-beleid van STW, zal STW aanvullende voorwaarden stellen. Indien tijdens de uitvoering van het project blijkt dat de projectleider heeft verzuimd dergelijke relevante informatie te melden, kan STW het project opschorten totdat de belemmeringen zijn weggenomen. STW kan daarbij verzoeken om inzage in
pagina 6 van 34
contracten en/of octrooien. Contracten mogen niet in conflict zijn met het IE-beleid van STW. Als blijkt dat STW niet vrijelijk over de resultaten uit het STW-onderzoek kan beschikken, kan STW besluiten het project niet te honoreren dan wel stop te zetten. STW gaat ervan uit dat alle bij de aanvraag betrokken personen zich vóór indiening van het programma-ontwerp van de inhoud van dit document op de hoogte hebben gesteld. Bij indiening van het programma-ontwerp moeten de (potentiële) gebruikers in een steunbrief aangeven dat ze zich op de hoogte hebben gesteld van het door STW gehanteerde IE-beleid en dat ze bereid zijn zich hier onvoorwaardelijk aan te conformeren. Voor verdere vragen of toelichting adviseren wij contact op te nemen met de coördinatoren dr.ir. Anke Stekelenburg ( 030 – 6001 314, dr.ir.
[email protected]) of dr.ing. Lise de Jonge (030 6001 223,
[email protected]) of met jurist mr. drs. Sandra Oudejans ( 030 – 6001 282,
[email protected]). U kunt natuurlijk ook een afspraak maken en langskomen.
Fase 1: Programma-initiatief Publicatie programma-initiatief en optioneel matchmaking event STW hecht eraan dat onderzoeksthema’s in openheid en dialoog worden opgezet. Het Perspectiefinstrument richt zich specifiek op de ontwikkeling van nieuwe technologieën en mogelijk nieuwe (multidisciplinaire) samenwerking. Om in aanmerking te komen voor het indienen van een programma-ontwerp is het daarom verplicht vooraf uw programma-initiatief te publiceren via de STWwebsite. Op deze wijze wil STW de toegankelijkheid van Perspectiefprogramma’s voor nieuwe onderzoeksgroepen mogelijk maken of vergroten en krachtenbundeling bevorderen. Bovendien krijgt STW hierdoor voor de daadwerkelijke indiening van de programma-ontwerpen inzicht in de diversiteit aan onderzoeksthema’s en in de aanstaande aanvraagdruk en maakt het proactief handelen in de verdere procedure mogelijk. Het organiseren van een matchmakingbijeenkomst is optioneel, maar het wordt aanbevolen om een dergelijke bijeenkomst in samenwerking of afstemming met één of meer TKI’s te organiseren. Bij voorkeur worden de thema-afbakening en mogelijke invulling en architectuur van het programma daarbij besproken en worden de relevante onderzoekgemeenschap en verdere stakeholders daarvoor uitgenodigd dan wel in de bijeenkomst geïdentificeerd. Meldt uw programma-initiatief zo snel mogelijk, doch uiterlijk 10 november 2014, 12.00 ‘s middags, op de STW-website aan. Een eventuele matchmakingbijeenkomst of workshop kan hierbij tevens worden aangekondigd. STW adviseert u deze bijeenkomst zo snel mogelijk, maar vóór 24 november 2014, te organiseren zodat deze nog tot input kan leiden voor het in te dienen programma-ontwerp. Uw programma-initiatief bevat:
voorlopige titel van de themasuggestie eventuele thema-afbakening contactpersoon/trekker van het thema namen en instelling/bedrijf van de overige initiatiefnemers topsector en roadmap/innovatieagenda
pagina 7 van 34
optioneel: datum, tijdstip en locatie van de openbare bijeenkomst
U kunt uw programma-initiatief tot en met 10 november 2014 op de STW-website aanmelden via een invulformulier op http://www.stw.nl/nl/perspectief Daarnaast dient u het formulier ‘Beoordeling Passendheid Roadmap/ Innovatieagenda Perspectief 2014/2015’ voor 11 november 2014 per email te sturen naar dr.ir. Anke Stekelenburg (
[email protected]) en dr.ing. Lise de Jonge (
[email protected]). Wie mogen een programma-initiatief aanmelden? Onderzoekers die in aanmerking komen voor STW-financiering kunnen programma-initiatieven aanmelden. Dit betekent dat hoogleraren en universitaire (hoofd)docenten met een vaste aanstelling aan een Nederlandse universiteit of aan een door STW toegelaten onderzoeksinstelling in aanmerking komen voor het aanmelden van een programma-initiatief (voor een nadere toelichting, zie bijlage 1). De hoofdindiener van het programma-initiatief, hierna te noemen initiatiefnemer, beschouwt STW als contactpersoon van het onderzoeksthema. Het ligt in de rede dat de initiatiefnemer bij een eventuele honorering de latere programmaleider zal zijn. Onder de overige initiatiefnemers bevinden zich bij voorkeur ook personen die verbonden zijn aan bedrijven of andere organisaties die later bij het programma betrokken willen zijn als (potentiële) gebruiker. STW verzoekt de initiatiefnemer deze Perspectiefbrochure met daarin de voorwaarden en informatie over de procedure en de bijgevoegde documenten ‘Toelichting cofinanciering bij STW-projecten’ (bijlage 3, en eventueel 4 en 5) en ‘Uitgangspunten Intellectueel Eigendom Beleid van STW’ (bijlage 6) onder de aandacht te brengen van de potentiële gebruikers zodra de initiatiefnemer met de gebruikers in gesprek gaat over deelname aan het programma (en de mogelijkheden tot cofinanciering). STW raadt de initiatiefnemers aan om setjes van de genoemde documenten voor handen te hebben tijdens de eventuele matchmakingbijeenkomst of workshop. Gebruikers Gebruikers van onderzoek worden gedefinieerd als natuurlijke personen of rechtspersonen (Nederlands of buitenlands) die de resultaten van het onderzoek kunnen toepassen. Soms is er een verschil te maken tussen directe gebruikers, meestal bedrijven, en eindgebruikers. In dat geval is het aanwijzen van alleen eindgebruikers niet voldoende. Het is expliciet de bedoeling dat potentiële technologiegebruikers en eindgebruikers van buiten de eigen kring en buiten het onderzoeksgebied van de aanvragende onderzoekers van het begin tot het eind bij het programma/project worden betrokken. De gebruikers moeten de kennis uit het onderzoek op de (middel)lange termijn kunnen toepassen. Voor een verdere toelichting over ‘utilisatie/gebruikers’, zie de brochure ‘Taak en werkwijze gebruikerscommissie’. Deze brochure treft u aan op http://www.stw.nl/nl/content/aanvrager. Hier vindt u ook de ‘Algemene voorwaarden’ van STW.
STW adviseert u de richtlijnen in het geheel aandachtig door te lezen, voordat u uw aanvraag indient. Mocht u vragen hebben over de richtlijnen, dan kunt u contact opnemen met het STWbureau.
pagina 8 van 34
STW adviseert u van harte om voorafgaand aan de indiening van uw programma-ontwerp eens van gedachten te wisselen met de STW-Perspectief coördinatoren en/of met één van de succesvolle programmaleiders van een lopend Perspectiefprogramma (zie lijst verderop in deze brochure). STW wijst u er nadrukkelijk op dat het alleen zin heeft om een programma-initiatief aan te melden als u er zeker van bent dat uw onderzoeksthema daadwerkelijk binnen de actuele roadmap/ innovatieagenda van een Topsector valt waarvoor deze ronde is opengesteld, dat er (potentieel) voldoende gebruikers geïnteresseerd zijn die de gevraagde cofinanciering willen/kunnen leveren en dat de gebruikers zich willen conformeren aan het door STW gehanteerde IE-beleid.
Fase 2: Programma-ontwerp Indienen programma-ontwerpen De deadline voor het indienen van programma-ontwerpen is donderdag 4 december 2014, 12.00 ‘s middags. Voorwaarden voor het indienen van programma-ontwerpen 1 U mag alleen een programma-ontwerp indienen als u ook tijdig een programma-initiatief op de STW-website heeft geplaatst in Fase 1. Er is een duidelijke 1-op-1 relatie tussen een tijdig geplaatst programma-initiatief en het ingediende programma-ontwerp, qua scope van het thema, indieners, community en stakeholders. Wel kunnen meerdere programma-initiatieven gebundeld zijn binnen een programma-ontwerp. Met de publicatie van de programma-initiatieven wil STW met name organisatie en afstemming binnen het onderzoeksveld tot stand brengen. 2
De ronde 2014/2015 staat alleen open voor onderwerpen die in de innovatiecontracten van de Topsectoren HTSM (incl. ICT, Nanotechnologie en Medische technologie), Chemie, Energie, Life Sciences & Health (excl. Medische technologie), Agri & Food en Tuinbouw & Uitgangsmaterialen worden genoemd of nadrukkelijk ondersteunend zijn aan de binnen deze Topsectoren geformuleerde roadmaps/ innovatieagenda’s. Onderwerpen die vallen binnen de Topsectoren Logistiek, Creatieve industrie en Water kunnen deze ronde dus niet worden ingediend tenzij het voorstel ook past binnen de roadmap/ innovatieagenda van een deelnemend Topsector.
3
Verplichte ex-ante toetsing namens de Topteams. Een toelichting op welke manier het projectvoorstel een expliciete bijdrage levert aan één of meer roadmap(s)/innovatieagenda(‘s), dient voor 11 november 2014 bij STW binnen te zijn. Het betreffende formulier ‘Beoordeling Passendheid Roadmap/ Innovatieagenda Perspectief 20142015’ kan gedownload worden van de STW website. De toelichting dient gemaild te worden aan dr.ir. Anke Stekelenburg (
[email protected]) en dr.ing. Lise de Jonge (
[email protected]). De toelichting wordt door STW doorgestuurd naar de desbetreffende roadmaptrekker(s), contactpersoon vanuit het bedrijfsleven. De roadmaptrekker/ contactpersoon die betrokken is bij de betreffende roadmap/ innovatieagenda bepaalt, op basis van deze toelichting, of een voorstel al dan niet binnen de roadmap/ innovatieagenda past. Indien de roadmaptrekker/ contactpersoon verhinderd is of er mogelijk sprake is van belangenverstrengeling zal voor de desbetreffende persoon een vervanger worden gevraagd of zal deze taak gedelegeerd worden aan de NWO-
pagina 9 van 34
trekker. Het STW Bestuur neemt het door de roadmaptrekker/ contactpersoon , dan wel de NWOtrekker, genomen besluit over de passendheid binnen een roadmap over. Voorstellen waarvan inpassing niet of onvoldoende onderbouwd is of waarvan de roadmaptrekker/ contactpersoon een negatief oordeel geeft over de inpassing zullen worden uitgesloten van deelname aan de Perspectiefronde. 4
Tenminste drie onderzoekers verbonden aan tenminste drie verschillende publieke onderzoekinstellingen die in aanmerking komen voor STW financiering (zie bijlage 1) aangevuld met vertegenwoordigers van minstens twee geïnteresseerde bedrijven dienen het programmaontwerp in. De hoofdaanvrager wordt door het STW bureau beschouwd als de trekker van het initiatief en als contactpersoon gedurende de procedure. Minstens één bedrijfsvertegenwoordiger moet bereid zijn als (mede)trekker voor het programma op te treden. (Potentiële) gebruikers van buiten het bedrijfsleven zijn toegelaten, maar de programma’s moeten op zijn minst economische valorisatie als één van de doelstellingen hebben. Onderzoeksinstellingen mogen binnen deze voorwaarden niet dubbel geteld worden. Een instelling (bijv. een Universitair Medisch Centrum) is of indienende publieke onderzoeksinstelling of (potentiële) gebruiker. Verschillende faculteiten van één en dezelfde universiteit worden niet beschouwd als verschillende publieke onderzoekstellingen. STW-Perspectief staat niet open voor lokaal/regionaal georiënteerde initiatieven.
5
Een onderzoeker mag per Perspectiefronde aan slechts één programma-ontwerp zijn/haar naam verbinden.
6
Het programma-ontwerp moet gericht zijn op het ontwikkelen van nieuwe technologie, het heeft een duidelijk onderscheidend karakter t.o.v. andere initiatieven en/of netwerken, en heeft een wezenlijke en aantoonbare programmatische meerwaarde, die bijvoorbeeld kan blijken uit het innovatie-/utilisatiefocus en/of nieuwe multidisciplinaire samenwerking met economische impact voor Nederland. Het thema van het programma-ontwerp dient aan te sluiten bij het strategisch beleid van de indienende onderzoeksinstellingen.
7
De (potentiële) gebruikersdoelgroep van het onderzoek omvat minstens 5 bedrijven of andere gebruikersorganisaties. De ondersteuning van het programma-ontwerp door (potentiële) gebruikers moet zodanig zijn, dat aannemelijk is dat deze, onder voor STW gebruikelijke condities, bereid zijn een bijdrage te leveren binnen een op dit thema te ontwikkelen Perspectiefprogramma. Voor een Perspectiefprogramma worden strikte cofinancieringseisen en –criteria gehanteerd (zie paragraaf ‘Cofinanciering’ hieronder en bijlage 3). Gebruikers moeten in steunbrieven duidelijk aangeven: waarom het onderzoeksthema en de utilisatiedoelstellingen zo belangrijk zijn voor hun bedrijf of organisatie, waaruit hun bijdrage aan het beschreven thema bestaat of zou kunnen bestaan (cash en/ of in kind), dat ze zich op de hoogte hebben gesteld van het door STW gehanteerde IE-beleid en dat ze bereid zijn zich hier onvoorwaardelijk aan te conformeren. Het stellen van extra voorwaarden aan de te leveren cofinanciering, buiten het genoemde STW IE-beleid, zal niet worden geaccepteerd.
pagina 10 van 34
Onduidelijkheid over de (mogelijke) bijdragen van gebruikers en/of over het kunnen voldoen aan de cofinancieringseis bij verdere uitwerking weegt mee in de beoordeling in fase 2 (selectie van programma-ontwerpen voor verdere uitwerking). Onvoorwaardelijk commitment van alle cofinanciering leverende gebruikers aan het STWIE-beleid moet bij indiening van de programmavoorstellen op 21 mei 2015 door de gebruikers bevestigd zijn in een steunbrief anders wordt het programmavoorstel niet in behandeling genomen (ook al betreft het zaken rond één project uit het gehele programma). 8
Uw programma-ontwerp bevat een schets met onderbouwing van de onderzoekslijnen en het type en aantal projecten daarbinnen die nodig zouden zijn om de doelstelling(en) van het programma te halen.
9
Uw programma-ontwerp bevat een schatting en onderbouwing van de financiële middelen die nodig zijn om het voorgestelde onderzoeksdoel te bereiken (zie bijlage 2 ‘Wat kan worden aangevraagd’). Deze geschatte omvang van het beoogde programma bedraagt niet minder dan M€ 2 en niet meer dan M€ 4 aan STW bijdrage. Naast de vereiste cofinanciering door gebruikers die gericht per project plaatsvindt kunnen andere publieke partijen (bijv. ministeries, andere NWOgebieden, belangenorganisaties etc.) hun steun aan het programmathema kenbaar maken door een gedeelte van de programmakosten voor hun rekening nemen. Deze bijdrage wordt onderdeel van de STW bijdrage. Deze vorm van financiële matching kan dus niet worden ingezet ter dekking van de eventueel vereiste cofinanciering die alleen door daadwerkelijke gebruikers van de resultaten kan worden geleverd. De benodigde STW bijdrage is zodanig dat STW de hoofdfinancier van het beoogde programma en de individuele projecten is.
10 De looptijd van het beoogde programma waarbinnen u tot het voorgestelde onderzoeksdoel wilt komen, is maximaal 6 jaar. Verplicht invulformaat voor het indienen van programma-ontwerpen Het verplichte invulformaat en de richtlijnen voor het opstellen van een programma-ontwerp kunt u downloaden via de STW website (http://www.stw.nl/nl/perspectief). Het programma-ontwerp bestaat uit maximaal 7 pagina’s, exclusief de gevraagde bijlagen (1. Letters of support, 2. Selection of key publications, 3. Selection of relevant patents, 4. Abbreviations and acronyms). Om iedereen gelijke kansen te bieden zullen programma-ontwerpen die de 7 pagina’s toch overschrijden niet in behandeling worden genomen. U heeft dan maximaal 1 dag om alsnog aan de gestelde voorwaarde(n) te voldoen. Het aangepaste programma-ontwerp dat STW ontvangt buiten die termijn, neemt STW definitief niet verder in behandeling. Dat geldt ook voor het aangepaste programmaontwerp dat dan nog steeds niet voldoet aan de gestelde criteria. Vormeisen indienen programma-ontwerpen U dient uw programma-ontwerp vóór de gestelde deadline te mailen naar
[email protected] o.v.v. ‘Perspectiefronde 2014/2015’. Let op: indiening gaat dus NIET via Iris, het elektronische indiensysteem van STW. Gebruik in alle correspondentie omtrent uw programma-ontwerp de specifieke code P14-XX, waarbij XX staat voor het nummer dat uw programma-initiatief heeft gekregen op de STW website na indiening.
pagina 11 van 34
Een programma-ontwerp wordt door STW niet in behandeling genomen, als één of meerdere van de onderstaande punten gelden: Het programma-ontwerp is niet ingediend vóór 4 december 2014, 12:00 uur ‘s middags. Het programma-ontwerp voldoet niet aan alle hierboven beschreven vormeisen en/of criteria voor indiening of is daarin onvolledig.
Beoordeling en selectie programma-ontwerpen STW heeft zich gecommitteerd aan het inzetten van de beschikbare middelen binnen Perspectief t.b.v. de Topsectoren. Dit zal gecompartimenteerd voor één of meer Topsectoren gebeuren. In de ronde 2014/2015 zal STW twee verschillende compartimenten hanteren met elk een maximum budget vanuit STW. Ingediende programma-ontwerpen binnen een compartiment zullen in onderlinge competitie beoordeeld worden op wetenschappelijke kwaliteit en kans op toepassing (utilisatie). Speciaal voor dit doel zal het STW Bestuur per compartiment een onafhankelijke multidisciplinaire beoordelingscommissie instellen. De beoordelingscommissie zal bestaan uit circa 4 tot 6 personen die werkzaam zijn of recent werkzaam zijn geweest binnen technisch-wetenschappelijk onderzoek of de private R&D-sector en die blijk hebben gegeven van een breed technologisch inzicht op het (deel)terrein van het desbetreffende compartiment. U dient er rekening mee te houden dat het Perspectief-instrument open staat voor een breed spectrum van de technische en toepassingsgerichte wetenschappen en dat de leden van de multidisciplinaire beoordelingscommissie per definitie niet expert zullen zijn op alle onderwerpen die in de programmavoorstellen binnen uw compartiment aan bod komen. STW zal zorgdragen voor een zo evenwichtig mogelijke spreiding van de leden over de expertisegebieden binnen de compartimenten. De samenstelling van de beoordelingscommissies wordt na afloop van de procedure gepubliceerd op de STW-website. De twee Topsector-compartimenten voor de ronde 2014/2015 zijn: Compartiment A Compartiment B
Topsectoren HTSM (inclusief ICT, Nanotechnologie en Medische Technologie) Life Sciences & Health (exclusief Medische Technologie) Tuinbouw & Uitgangsmaterialen Agri & Food Energie Chemie
Budget M€ 7 M€ 8
Elk in behandeling genomen programma-ontwerp wordt ter beoordeling voorgelegd aan tenminste één beoordelingscommissie. Het programma-ontwerp wordt voorgelegd aan de commissie die de beoordeling uitvoert voor het compartiment waarbinnen de Topsector valt waarvoor tijdens de ex-ante toetsing een akkoord is afgegeven. Een programma-ontwerp kan aan meerdere beoordelingscommissies worden voorgelegd indien het onderzoeksthema van een programma-ontwerp Topsectoroverschrijdend én compartimentoverschrijdend is, én er voor meerdere Topsectoren verdeeld over meerdere compartimenten tijdens de ex-ante toetsing een akkoord is afgegeven. Beoordeling door meerdere commissies heeft echter niet de voorkeur en zal alleen gehanteerd worden als er geen sprake is van een duidelijk zwaartepunt binnen één van de compartimenten. De indiener kan een voorkeur aangeven. Het STW bureau maakt namens het STW Bestuur de keuze aan welke
pagina 12 van 34
beoordelingscommissie(s) uw programma-ontwerp wordt voorgelegd. STW kan extra input omtrent de inpassing in de Topsectoren en de verhouding tot reeds bestaande initiatieven en/of netwerken vragen aan externe partijen (bijv. Agentschap NL of TKI-besturen). De beoordelingscommissies beoordelen de programma-ontwerpen op de volgende criteria: Wetenschappelijke kwaliteit 1 Heldere en originele visie. Beschrijven de aanvragers voldoende concrete technischwetenschappelijke doelstellingen? 2 De potentie om binnen het gesuggereerde thema te komen tot vernieuwend technischwetenschappelijk onderzoek. Is de technisch-wetenschappelijke uitdaging en het ambitieniveau voldoende? 3 Kwaliteit, omvang en multidisciplinariteit van de scientific community. Zijn er voldoende onderzoekers van naam en faam beschikbaar, dan wel, is er voldoende kritische massa? Is de scientific community voldoende groot en voldoende multidisciplinair zodat er echt sprake kan zijn van (nieuwe) netwerkvorming? 4 Structuur en coherentie van het programma-ontwerp 5 Positionering in het internationale krachtenveld. Hoe verhoudt dit programma-ontwerp zich tot andere, reeds lopende of voorziene onderzoeksactiviteiten binnen Nederland en daarbuiten? Is er sprake van een duidelijk onderscheidend karakter t.o.v. deze andere initiatieven en/of netwerken? Waarin is het complementair? Utilisatie 6 De economische (en eventueel de maatschappelijke) relevantie en impact van het gesuggereerde thema. 7 Kansen om (als Nederland) te excelleren in een concurrerende omgeving. Kan men met het aangevraagde budget en met het samengestelde consortium op het gekozen onderzoeksthema (inter)nationaal echt het verschil maken: unieke kiem of niche? 8 Omvang van de users community. Is er een voldoende brede users community die de kennis potentieel kan gaan toepassen. In welke mate hebben gebruikers inmiddels hun interesse getoond? 9 Is er een noodzaak en een urgentie om dit onderwerp nu als programma aan te pakken? Zijn de juiste partijen bijeengebracht? 10 Wordt de mogelijkheid geopend om te komen tot nieuwe technologieën of gaat het louter om de toepassing van bestaande technologie in een nieuw domein? 11 Mate van vraagsturing? Welk probleem wordt opgelost? Heeft men duidelijke (commercieel interessante) deliverables voor ogen? Ad 3 _ De doelgroep voor het gesuggereerde thema kent een goede spreiding over ten minste drie publieke onderzoeksinstellingen die in aanmerking komen voor STW-financiering en ook een goede spreiding over de in het programma-ontwerp beschreven onderzoekslijnen. Een open houding tegenover onderzoeksgroepen buiten het bestaande netwerk, moedigt STW aan. Ad 4 _ Programma’s moeten zich onderscheiden van een (willekeurige) verzameling van projecten op eenzelfde thema. De wijze waarop deze meerwaarde gestalte krijgt wordt niet in detail voorgeschreven. Wel zullen in het vervolg van deze procedure de ingediende programmavoorstellen op het aspect van samenhang worden beoordeeld.
pagina 13 van 34
De twee criteria wegen even zwaar. De beoordelingscommissies geven bij ieder programmaontwerp een schriftelijke inhoudelijke beoordeling en prioriteren de programma-ontwerpen. De beoordelingscommissies kunnen in hun advies, indien nodig, suggesties ter verbetering en/of ter afstemming tussen overlappende programma-ontwerpen meegeven. Het STW Bestuur zal op basis van de schriftelijke beoordelingen, de prioritering per beoordelingscommissie, de mogelijk opgevraagde aanvullende informatie van externe partijen, en eventuele additionele strategische overwegingen tot een beleidskeuze komen en besluiten welke indieners worden uitgenodigd om hun programma-ontwerp uit te werken tot een volledig programmavoorstel. Gedragscode belangenverstrengeling NWO Om aanvragers een faire beoordeling en transparantie te bieden, hanteert STW een gedragscode belangenverstrengeling die in lijn is met de gedragscode belangenverstrengeling van NWO. In de gedragscode worden de mogelijke vormen van belangenverstrengeling geïdentificeerd en wordt aangegeven welke maatregelen worden genomen om belangenverstrengeling te voorkomen. Partijen waarop de gedragscode betrekking heeft, zijn: referenten, juryleden, commissieleden, leden van besluitnemende organen en medewerkers van STW. De volledige tekst van de gedragscode belangenverstrengeling die STW hanteert, kunt u vinden op: http://www.nwo.nl/subscription-documents/nwo/juridisch/gedragscode-belangenverstrengeling-nwo
Bekendmaking geselecteerde programma-ontwerpen De hoofdaanvragers van de programma-ontwerpen ontvangen eind februari 2015 schriftelijk bericht over het besluit van het STW-bestuur. De indieners van de geselecteerde programma-ontwerpen worden in de gelegenheid gesteld hun programma-ontwerp uit te werken tot een uitgebreid programmavoorstel. Dit programmavoorstel dient de beschrijving van het voorgestelde programma te bevatten, alsmede de concrete invulling met onderzoeksprojecten en benodigde financiële middelen. Om nieuwe netwerkvorming te stimuleren worden de geselecteerde programma-ontwerpen via de STW-website bekend gemaakt, met vermelding van de naam en contactgegevens van de hoofdindiener. Geïnteresseerde partijen kunnen mogelijk alsnog aanhaken op projectniveau.
Hoe gaat het daarna verder? De uiterste datum van indiening voor uitgewerkte programmavoorstellen is 21 mei 2015 (Fase 3; onder voorbehoud). Indien het door u ingediende programma-ontwerp is geselecteerd, krijgt u circa 3 maanden de tijd om te komen van programma-ontwerp tot definitie van het onderzoeksprogramma, precieze beschrijving van de daarbinnen gedefinieerde projecten, de benodigde financiële middelen (per project) en de benodigde cofinanciering van potentiële gebruikers. Perspectiefprogramma’s dienen te voldoen aan de gestelde cofinancieringseisen – en criteria. Zie daarvoor paragraaf ‘Cofinanciering’ en bijlage 3 van deze Perspectiefbrochure. Alleen de hoofdaanvragers van de geselecteerde programma-ontwerpen ontvangen van STW gedetailleerde informatie over de inrichting, beoordeling en selectie van programmavoorstellen in het kader van Perspectief. Communicatie met STW over de programma-ontwerpen verloopt via de hoofdaanvrager.
pagina 14 van 34
Wat kan worden aangevraagd? STW vormt het gebied voor de Technische Wetenschappen (TW) van de Nederlandse Organisatie voor Wetenschappelijk Onderzoek (NWO; zie ook www.nwo.nl). Als zodanig verstrekt STW tweede geldstroomsubsidies. STW vergoedt kosten voor tijdelijk op het project bij de onderzoeksinstelling aan te stellen personeel en project specifieke kosten voor materialen, reizen en/of apparatuur (zie bijlage 2). De onderzoeksinstelling is verantwoordelijk voor medefinanciering uit de eerste geldstroom en draagt daarmee zorg voor de benodigde infrastructuur en de begeleiding van de projectmedewerkers. Indien een (mede)aanvrager samenwerkt met andere voor STW niet-subsidiabele instellingen, bijvoorbeeld met TNO of een buitenlandse universiteit, dan dragen de niet-subsidiabele instellingen hun eigen kosten. De maximale STW bijdrage aan het programma kan variëren van minimaal M€ 2 tot maximaal M€ 4. In toevoeging op de STW bijdrage wordt een verplichte gebruikersbijdrage (cash en in-kind) gevraagd waardoor de totale omvang van het programma hoger uit valt. De STW-financiering heeft een looptijd van maximaal 6 jaar. Een Perspectiefprogramma is opgebouwd uit diverse projecten die al dan niet gegroepeerd zijn in verschillende onderzoekslijnen (en/of work packages). De maximale STW bijdrage per project binnen het programma bedraagt 750.000 euro. De volgende projectkosten kunnen worden geaccepteerd: Personeelskosten (tijdelijke personeelsplaatsen voor o.a. promovendi, postdocs en technische assistenten) Materiële kosten (inclusief kosten voor binnenlandse reizen) Kosten ten behoeve van buitenlandse reizen Investeringen op projecten. Voor een uitgebreide toelichting op de diverse projectkosten zie bijlage 2. Naast de projectkosten kunnen kosten worden opgevoerd ten behoeve van programmatische activiteiten ter bevordering van de coherentie en kennisdisseminatie (vuistregel: maximaal 1,5% van het totale budget maar niet meer dan k€ 75).
Cofinanciering Perspectiefronde 2014/2015 Binnen de programma’s van Perspectief wordt een cofinancieringseis gesteld. De cofinancieringseis voor de Perspectief-ronde 2014/2015 geldt per programma in totaal en niet op projectniveau. Op deze manier kunnen wetenschappelijk goede projectinitiatieven, die niet aan de cofinancieringseis kunnen voldoen, gecompenseerd worden door andere projecten uit hetzelfde programma met een hoge gebruikersbijdrage. Om dergelijke financiële matching mogelijk te maken dient wel minimaal 2/3 van de programmaprojecten individueel aan de gestelde cofinancieringseis te voldoen. Het budget voor programmatische activiteiten valt buiten de cofinancieringseis – een cash en/of in-kind bijdrage door gebruikers t.b.v. deze activiteiten wordt echter wel bijzonder op prijs gesteld.
Cofinanciering wordt per project toegezegd en geleverd. Cofinanciering kan bestaan uit financiële bijdragen en/of in-kind bijdragen.
pagina 15 van 34
Financiële bijdragen worden gebruikt ter dekking van een deel van de projectkosten. Zij worden met STW verrekend en worden samen met de STW-bijdrage aan de onderzoeksgroep beschikbaar gesteld. De STW bijdrage en de financiële bijdragen door gebruikers vormen samen de benodigde financiële middelen voor het uitvoeren van het project. Met in-kind bijdragen, ook wel in natura bijdragen genoemd, worden gekapitaliseerde personele en/of materiële bijdragen van gebruikers bedoeld die integraal onderdeel zijn van het project. Per programma geldt dat minimaal 15% van de benodigde financiële middelen voor de uitvoering van het project dient te bestaan uit cash cofinanciering door gebruikers. Bovendien dient per programma minimaal 30% van de totale projectkosten (benodigde financiële middelen plus in-kind bijdragen) te bestaan uit cofinanciering door gebruikers (cash en/of in-kind bijdrage).
De criteria die STW stelt aan cofinanciering staan beschreven in het document “Toelichting Cofinanciering” en is als bijlage 3 aan deze brochure toegevoegd. Het document “Uurtarieven voor bijdragen in-kind door derden in de vorm van mensuren” is als bijlage 4 aan deze brochure toegevoegd. STW gaat ervan uit dat de indienende onderzoekers de genoemde documenten onder de aandacht brengen van potentiële gebruikers zodra zij met hen in gesprek gaan omtrent deelname aan het programma en de mogelijkheden tot cofinanciering. In bijlage 5 bij deze brochure zijn enkele voorbeeldenberekeningen met betrekking tot cofinanciering bij projecten uit het Perspectiefprogramma opgenomen.
Overige bijzonderheden
STW streeft naar aansluiting van haar programma’s op lopende of komende programma’s van de overheid, van de Topsectoren, dan wel op initiatieven in het kader van de NWO-strategie. STW kán daarom in voorkomende gevallen indieners vragen eraan mee te werken die aansluiting mogelijk te maken.
STW verwacht van de onderzoeksinstellingen dat zij garant staan voor de aanwezigheid van de voor het programma benodigde infrastructuur en ondersteuning zoals gebruikelijk voor door STW gefinancierd onderzoek.
Meer informatie Wanneer u naar aanleiding van deze oproep tot indiening van programma-ontwerpen vragen heeft kunt u contact opnemen met de coördinatoren van Perspectief: Dr. ir. A Stekelenburg (Anke) Technologiestichting STW Tel: 030-6001 314 E-mail:
[email protected]
Dr. ing. L de Jonge (Lise) Technologiestichting STW Tel: 030-6001 223 E-mail:
[email protected]
pagina 16 van 34
Tijdpad Fase 1 en 2 dienen om het STW-bestuur van voldoende informatie te voorzien om zijn beleidskeuze voor nieuwe onderzoeksthema’s op te baseren FASE 1: Programma-initiatieven Activiteit
Datum/periode
Openstelling
1 oktober 2014
Deadline publicatie programma-initiatieven op STW website
10 november 2014, 12 uur ‘s middags
Insturen formulier passendheid Topsectoren
vóór 11 november 2014
Eventuele organisatie matchmakingbijeenkomst
vóór 24 november 2014
FASE 2: Programma-ontwerpen Activiteit
Datum/periode
Deadline indienen programma-ontwerpen
4 december 2014, 12 uur ‘s middags
Bericht van in behandeling/uit behandeling
voor 11 december 2014
Beoordeling en prioritering door commissies
december 2014 – 3 februari 2015
Bestuursbesluit
13 februari 2015
Bekendmaking besluit aan indieners
voor 23 februari 2015
FASE 3: Programmavoorstellen
(deze fase staat beschreven in een vervolgbrochure die alleen beschikbaar is voor de geselecteerde indieners!!) DATA ONDER VOORBEHOUD
Activiteit
Datum/periode
Programma-ontwerpen uitwerken tot programmavoorstellen
eind februari – half mei 2015
Deadline indienen programmavoorstellen
21 mei 2015
Beoordeling door (internationale) referenten
eind mei – begin september 2015
Weerwoord hoofdaanvragers
begin september – half september 2015
Interviewronde met indieners / prioritering door beoordelingscommissie
begin oktober – eind oktober 2015
Bestuursbesluit programma-onderwerpen 2015
13 november 2015
Bekendmaking besluit aan hoofdaanvragers
Week 16-20 november 2015
Projectbegrotingen in bestuur
11 december 2015
pagina 17 van 34
Lopende STW-Perspectiefprogramma’s Perspectiefprogramma’s 2013:
Symbionics: Co-Adaptive Assistive Devices Trekker van programma: Prof.dr.ir. H.F.J.M. Koopman, Universiteit Twente Biomarker Development Center (Biomarker-DC) Trekker van programma: Prof.dr. R.P.H. Bischoff, Rijksuniversiteit Groningen RiverCare: towards self-sustaining multifunctional rivers Trekker van programma: Prof.dr. S.J.M.H. Hulscher, Universiteit Twente Merging Electronics and Micro & nano Photonics in Integrated Systems: MEMPHISII Trekker van programma: Prof.dr. M.K. Smit, Technische Universiteit Eindhoven Green defence Against Pests (GAP) Trekker van programma: Prof.dr. M.A. Haring, Universiteit van Amsterdam
Perspectiefprogramma’s 2012:
NatureCoast: Nature-driven nourishment of coastal systems, Trekker van programma: prof.dr.ir. Marcel Stive, Technische Universiteit Delft CPS: Robust design of cyber-physical systems Trekker van programma: prof.dr.ir. Gerard Smit, Universiteit Twente iMIT: Instruments for minimally invasive techniques Trekker van programma: prof.dr. Jenny Dankelman, Technische Universiteit Delft Microscopy valley Trekker van programma: prof.dr. Hans Gerritsen, Universiteit Utrecht ImaGene: population imaging genetics Trekker van programma: prof.dr. Wiro Niessen, Erasmus MC en Technische Universiteit Delft
Perspectiefprogramma’s 2011:
Super-resolution microscopy: from sharp images towards imaging of molecular interaction (NANOSCOPY) Trekker van programma: prof.dr. Erik Manders, Universiteit van Amsterdam H-Haptics: Human-centered design of haptic interfaces Trekker van programma: prof.dr. Frans van der Helm, Technische Universiteit Delft Fundamentals and application of silicon heterojunction solar cells (FLASH) Trekker van programma: prof.dr. Ruud Schropp, Universiteit Utrecht Integral design of multi-functional flood defences Trekker van programma: prof.drs.ir. J.K. Vrijling van de Technische Universiteit Delft OnTime: how to fix a broken (biological) clock Trekker van programma: prof.dr. Martha Merrow, Rijksuniversiteit Groningen
Meer informatie over deze lopende Perspectiefprogramma’s kunt u vinden via http://www.stw.nl/nl/programmas?type_programma=186
pagina 18 van 34
Bijlage 1: Wie mogen (een project binnen) een Perspectiefprogramma aanvragen? STW maakt als gebied voor de Technische Wetenschappen (TW) deel uit van de Nederlandse Organisatie voor Wetenschappelijk Onderzoek (NWO; zie ook www.nwo.nl). Als zodanig verstrekt STW tweede geldstroomsubsidies. STW zal kosten vergoeden voor tijdelijk op het project bij de onderzoeksinstelling aan te stellen personeel en project specifieke kosten voor materialen, reizen en/of apparatuur. De onderzoeksinstelling is verantwoordelijk voor medefinanciering uit de eerste geldstroom en draagt daarmee zorg voor de benodigde infrastructuur en de begeleiding van de projectmedewerkers. Indien een (mede)aanvrager samenwerkt met andere voor STW niet-subsidiabele instellingen, bijvoorbeeld met TNO of een buitenlandse universiteit, dan dragen de niet-subsidiabele instellingen hun eigen kosten.
Hoofd- en medeaanvragers De hoofdaanvragers van de uiteindelijk gehonoreerde programmavoorstellen worden door het STWbestuur benoemd tot programmaleider van het Perspectiefprogramma. De hoofdaanvrager van elk project binnen een programma wordt bij honorering projectleider. De programmaleider is verantwoordelijk voor de bewaking van de samenhang van het programma en het behalen van de in het programmavoorstel beschreven programmadoelen. De projectleiders hebben de plicht de binnen het programma goedgekeurde projecten conform het projectplan uit te voeren. Medeaanvragers moeten een actieve rol hebben bij de uitvoering van het project ((co)promotor en/of dagelijkse begeleiding onderzoekers aangesteld op het project) en kunnen in geval van meerdere participerende onderzoeksinstellingen als deelprojectleider worden aangewezen.
Wie kunnen optreden als hoofd- en medeaanvragers?
Hoogleraren en universitaire (hoofd)docenten, vast aangesteld aan o Nederlandse universiteiten (of met vergelijkbare posities aan de universitaire medische centra) o KNAW- en NWO-instituten o het Nederlands Kanker Instituut (NKI) o NCB Naturalis o het Max Planck Instituut voor Psycholinguïstiek te Nijmegen o Dubble-bundellijn bij de ESFR te Grenoble o Advanced Research Centre for NanoLithography (ARCNL) Onderzoekers met een ‘tenure track’-aanstelling aan genoemde onderzoeksinstellingen. STW definieert een ‘tenure track’- aanstelling als een aanstelling voor ervaren wetenschappelijk onderzoekers met uitzicht op een vast dienstverband en een hoogleraarschap op termijn. De ‘tenure track’- aanstelling moet schriftelijk zijn vastgelegd en gefinancierd worden uit structurele middelen van de onderzoeksinstelling. STW zal verifiëren of de aanstelling aan deze voorwaarden voldoet en of deze is gegarandeerd voor de looptijd van het project.
pagina 19 van 34
Hoofd- en medeaanvragers met een deeltijdaanstelling
Hoofdaanvragers en medeaanvragers die in deeltijd werken moeten in ieder geval over voldoende universitaire faciliteiten en budget beschikken om het project naar behoren te kunnen uitvoeren. Hoofdaanvragers en medeaanvragers moeten STW-onderzoek uitvoeren in de tijd dat ze voor de onderzoeksinstelling werken. Is dat niet het geval dan dient de andere werkgever een afstandsverklaring te tekenen, zodat kenniseigendom voor STW en de onderzoeksinstelling(en) is gewaarborgd.
Wie kunnen niet aanvragen?
Personeel met een nul aanstelling Personeel met een tijdelijk dienstverband (bijv. postdocs) Emeritus hoogleraren Personeel van instituten met een toegepaste of technologische doelstelling, zoals TNO, de Grote Technologische Instituten (GTI’s) en het niet-universitaire deel van WUR Personeel van een door een doelsubsidie publiek-privaat gefinancierde onderzoeksinstelling Personeel van buitenlandse onderzoeksinstellingen
pagina 20 van 34
Bijlage 2: Wat kan aangevraagd worden? Projectspecifieke kosten STW zal projectspecifieke kosten vergoeden voor: 1. salaris van tijdelijk op het project bij de onderzoeksinstelling aan te stellen personeel 2. materialen (verbruiksgoederen, kleine instrumenten en hulpmiddelen) en binnenlandse reizen 3. buitenlandse reizen 4. investeringen (duurzame apparatuur waarover economische waarde wordt afgeschreven) De onderzoeksinstelling is verantwoordelijk voor medefinanciering uit de eerste geldstroom en draagt daarmee zorg voor de benodigde infrastructuur en de begeleiding van de projectmedewerkers. Indien een (mede)aanvrager samenwerkt met andere voor STW niet-subsidiabele instellingen, bijvoorbeeld met TNO of een buitenlandse universiteit, dan dragen de niet-subsidiabele instellingen hun eigen kosten.
1. Toelichting kosten m.b.t. tijdelijk op het project bij de onderzoeksinstelling aan te stellen personeel U kunt tijdelijke personeelsplaatsen aanvragen voor: promovendus postdoc (PD) PDEng trainee overig WP (wetenschappelijk personeel, o.a. toegevoegd onderzoeker, drs., ir., A(N)IOS) NWP (niet-wetenschappelijk personeel, o.a. technisch assistent) Casimir-kandidaat Toelichting Tijdelijke personeelsplaatsen U kunt tijdelijke personeelsplaatsen aanvragen tot een maximum van vier jaar in het geval van een full time aanstelling. U vermeldt de functiecategorie, de duur van de aanstelling, het percentage deeltijd en het bijbehorende bedrag. Voor iedere functie hanteert STW een vooraf bepaald vast maximum tarief per aanstellingsjaar (zie www.stw.nl). Voor de vaststelling van deze tarieven volgt STW de vastgestelde tarieven uit het meest recente ‘akkoord overlaten werkgeverschap NWO/VSNU’, zonder opslag voor het risico van werkloosheid. In het kader van dit akkoord worden de personeelstarieven voor de posities jaarlijks vastgesteld, na overeenkomst over de prognose voor de meerjarenontwikkeling van de personeelstarieven. De tarieven, die gelden op het moment van honorering, blijven gehandhaafd voor de looptijd van het STW-project. Als de personeelstarieven tijdens de selectieprocedure worden gewijzigd, zal STW bij de honorering de nieuwe tarieven volgen. Dit heeft dan geen consequenties voor de hoogte van de verplichte bijdrage van gebruikers. Voor personeel aangesteld op toegevoegde personeelsplaatsen tijdens de looptijd van het project (bijv. bij voortzetting of verlenging) zijn de op dat moment geldende tarieven van toepassing. Voor PD-, WP- en NWP-posities accepteert STW geen WW-verplichting als de aanstellingsduur minder dan 12 maanden bedraagt en/of de kandidaat meer dan 1 jaar relevante werkervaring heeft uit
pagina 21 van 34
een eerdere vergelijkbare aanstelling. De onderzoeksinstelling stelt het personeel aan en draagt de verantwoordelijkheid die bij het werkgeverschap horen. Toelichting Vaste staf Niet subsidiabel is het salaris van of een toelage aan de (mede)aanvrager alsmede het salaris van of een toelage aan andere personen met een vaste aanstelling of anderszins duurzaam verbonden aan de instelling waar het onderzoek plaatsvindt. Uitzonderingen daarop zijn de tijdelijke aanstelling op een project van 1) een technisch assistent (NWP) of 2) een WP’er met een ‘aanstelling op projectbasis’. Het is mogelijk om een NWP’er met een bestaand dienstverband bij de onderzoeksinstelling tegen de standaard NWP-tarieven tijdelijk ten laste van een STW-project aan te stellen, indien deze NWP’er een specifieke bijzondere deskundigheid heeft die noodzakelijk is voor het uitvoeren van het voorgestelde onderzoek. Het is mogelijk om een WP’er met een ‘aanstelling op projectbasis’ bij de onderzoeksinstelling tegen de standaard WP-tarieven tijdelijk ten laste van een STW-project aan te stellen. De betreffende WP’er mag niet als (mede)aanvrager bij STW/NWO geregistreerd staan. STW accepteert in deze gevallen geen WW-verplichting. Toelichting Detachering Tijdelijke onderzoekers worden aangesteld aan de onderzoeksinstelling waar het onderzoek dient te worden uitgevoerd. Omdat STW als randvoorwaarde stelt dat kennisopbouw in meerderheid bij de onderzoeksinstelling plaats moet vinden, is detachering van universitaire onderzoekers bij een bedrijf of andere onderzoeksinstelling slechts voor beperkte tijd mogelijk, d.w.z. maximaal 50% van de aanstellingsomvang. Hiervoor is schriftelijke toestemming vooraf van STW nodig. Bij honorering van het project moet met het oog op het IE-beleid van STW een detacheringsovereenkomst worden afgesloten. In voorkomende gevallen kan een aanvrager met redenen omkleed aan het STW-bureau verzoeken de grens van 50% met coulance te betrachten. Criteria zijn hierbij 1) dat er een noodzaak moet zijn om de benodigde infrastructuur van de externe partij te gebruiken, 2) dat er bij de externe partij voldoende academische omgeving moet zijn voor interactie met en begeleiding van de onderzoeker en 3) dat de projectleider c.q. begeleider van de onderzoeker ook een deel van zijn/haar tijd op de betreffende externe locatie aanwezig is. Toelichting PDEng trainee Het is mogelijk om een tijdelijke personeelsplaats aan te vragen voor een PDEng trainee (gecertificeerde opleiding Professional Doctorate in Engineering). Deze positie dient te worden aangevraagd in een groter onderzoeksverband (1 of meerdere andere WP-posities). De PDEng trainee is in dienst bij de aanvragende instelling en kan voor bepaalde tijd werkzaamheden binnen het onderzoek bij een bedrijf uitvoeren (op basis van detachering). Aan de PDEng-positie zijn de volgende voorwaarden verbonden: In het onderzoeksplan en de utilisatieparagraaf dient de inbedding van de PDEng-positie beschreven te worden en/of het achterliggende ‘Technological Designer Programme’. Uitgaande van een full time aanstelling geldt een duur van maximaal 2 jaar. Voor de PDEng-positie geldt het personeelstarief van een promovendus (eerste 24 maanden). De personeelskosten worden opgevoerd bij het personeelskrediet. Voor de PDEng positie kan materiaal- en/of reiskrediet aangevraagd worden als onderdeel van het reguliere aan te vragen krediet. De detachering bij het betrokken bedrijf is maximaal 50% van de totale aanstellingsomvang.
pagina 22 van 34
De bijdrage van het betrokken bedrijf aan de PDEng-positie is k€ 50 (uitgaande van 1 fte voor 24 maanden). Deze bijdrage dient opgevoerd te worden in de projectbegroting als financiële cofinanciering te verrekenen met STW. Bij honorering van het project moet met het betrokken bedrijf een (detacherings)overeenkomst afgesloten worden, waarin het eigendom van de resultaten van het onderzoek dat wordt uitgevoerd bij het bedrijf, bij de aanvragende instelling en STW blijft conform het IE-beleid van STW. STW kan met het betrokken bedrijf afspraken maken over het verkrijgen van een optierecht op resultaten van het onderzoek. Ingeval er meerdere gebruikers zijn die ook substantieel bijdragen aan het onderzoek, overlegt STW met het betrokken bedrijf en deze andere gebruikers over de mogelijkheden van bijvoorbeeld een gedeelde optie of een optie op deelresultaten.
Toelichting Casimir-kandidaat Het is mogelijk één WP-positie in te laten vullen door een academisch opgeleide R&D-werknemer van een Nederlands bedrijf of een bedrijf met een Nederlandse vestiging waar R&D bedreven wordt (100% private sector). Hiervoor gelden de volgende voorwaarden: Uitgaande van een full time detachering geldt een duur van maximaal 2 jaar en voor een promotietraject van maximaal 3 jaar. Detachering in deeltijd (minimaal 50%) is mogelijk. De beoogde kandidaat dient minimaal 1 jaar bij de werkgever uit boven- genoemde private sector werkzaam te zijn (tijdelijke of vaste aanstelling). Bij de aanvraag moet een korte beschrijving gegeven worden van de werkervaring en expertise van de beoogde kandidaat. Uitgaande van de benodigde werkervaring van desbetreffende kandidaat moet een promotietraject binnen 3 mensjaar kunnen worden afgerond. Naast de Casimir-positie dient er tenminste 1 andere WP-positie te worden aangevraagd met minimaal dezelfde aanstellingsomvang. De Casimir-kandidaat dient toegang te hebben tot de universitaire infrastructuur en de Casimirpositie dient een integraal en noodzakelijk onderdeel te zijn van het voorgestelde universitaire onderzoek. De Casimir-positie staat ten dienste van het behalen van de projectdoelstellingen en utilisatie. Dit moet in het onderzoeksplan beschreven worden. Voor de Casimir-positie geldt m.b.t. de personeelskosten dat de universiteit de werkelijk aan het bedrijf te vergoeden detacheringskosten kan declareren bij STW, tot maximaal het personeelstarief voor een postdocpositie geldend voor betreffende aanstellingsomvang. Deze kosten dienen gerekend te worden tot het materiaalkrediet van het project. Voor de Casimirkandidaat accepteert STW geen WW-verplichting. Voor de Casimir-kandidaat kan materiaal- en/of reiskrediet aangevraagd worden als onderdeel van het reguliere aan te vragen krediet. Bij honorering van het project moet met het betrokken bedrijf een (detacherings)overeenkomst afgesloten worden, waarin het eigendom van de resultaten van het onderzoek dat wordt uitgevoerd bij het bedrijf, bij de aanvragende instelling en STW blijft conform het IE-beleid van STW.
2. Toelichting kosten materialen en binnenlandse reizen STW vergoedt de kosten van verbruiksgoederen, kleine instrumenten en hulpmiddelen en kosten van binnenlandse reizen. De in de begroting vermelde bedragen zijn exclusief BTW. Toelichting Materiaalkrediet WEL tot het materiaalkrediet te rekenen Materialen die geen economische waarde meer hebben na gebruik. Het gaat hier dus om verbruiksgoederen, kleine instrumenten en hulpmiddelen.
pagina 23 van 34
Gespecificeerde samengestelde posten. Met name vaste termijnbedragen of tarieven (bijvoorbeeld ‘bench fees’ en ‘fees voor standaard analyses’) moeten worden onderbouwd. Binnen de tarieven die STW accepteert, kunnen alleen de verbruikskosten bij STW in rekening worden gebracht. Personele kosten Casimir-positie (zie toelichting Casimir-positie). Kosten voor binnenlandse reizen. Kosten voor projectspecifieke cursussen voor STW-onderzoekers die noodzakelijk zijn voor de uitvoering van het onderzoek. Posters voor kennisdisseminatie op congressen en symposia. Preklinische studies. Voorwaarde hierbij is dat de projectmedewerkers zelf voor het merendeel van de werkzaamheden verantwoordelijk zijn (o.a. sampling, analyses). Kosten voor het gebruik van cleanrooms voor zover deze kosten vallen onder de cleanroomregeling (zie www.stw.nl ).
NIET toelaatbaar van het materiaalkrediet Posten als ‘diversen’, ‘onvoorzien’ en ongespecificeerde ‘bench fees’. Octrooikosten. In voorkomende gevallen zal STW bezien in hoeverre STW deze kosten draagt. Kosten van publicaties of kosten aanschaf van boeken en/of tijdschriften. Kosten voor het drukken van een proefschrift. Hiervoor bestaat een aparte vergoedingsregeling (zie www.stw.nl). Kosten voor algemene cursussen die bij de generieke opleiding van onderzoekers horen en de generieke opleiding van een promovendus (o.a. Engels, presenteren, literatuur zoeken, proefdierkunde, gebruik isotopen). Kosten voor desktopcomputers, laptops of notebooks e.d. voor administratieve doeleinden (teksten dataverwerking) en kosten voor computergebruik. Generieke software. STW gaat ervan uit dat generieke software via campuslicenties beschikbaar is. Kosten in verband met het gebruik van rekenfaciliteiten bij SURFsara. Deze kosten kunnen zo nodig worden aangevraagd bij het Netherlands eScience Center (NLeSC) in Amsterdam. Kosten voor het gebruik van bestaande infrastructuur (afschrijvingskosten), salariskosten van vast personeel, huisvestingskosten, overhead en administratieve en technische ondersteuning voor zover deze tot het gebruikelijke voorzieningenpakket van de onderzoeksinstelling behoren. Kosten (m.u.v. materiaalkosten en cleanroomregeling) voor universitaire faciliteiten (o.a. kasruimte, proefdierfaciliteiten, specialistische onderzoeksfaciliteiten). Klinische trials.
3. Toelichting kosten buitenlandse reizen Het krediet voor buitenlandse reizen is bestemd ter dekking van kosten verbonden aan het deelnemen aan congressen en symposia in het buitenland. Daarnaast kunnen bezoeken voor langere tijd worden aangevraagd. Toelichting Korte buitenlandse reizen STW hanteert voor de tijdelijke projectmedewerkers maximum normbedragen (2000 euro/jaar/fte) die kunnen worden opgevoerd voor korte buitenlandse reizen. Het is toegestaan om ook kosten voor buitenlandse reizen van aanvragers en medeaanvragers op te voeren tot de maximum normbedragen, mits deze kosten direct gerelateerd zijn aan de uitvoering van het voorgestelde onderzoek en een overtuigende argumentatie hiervoor wordt opgevoerd. Voor nietwetenschappelijk personeel (NWP) kunnen in principe geen reiskosten worden aangevraagd.
pagina 24 van 34
Indien meer geld wordt opgevoerd dan het maximum normbedrag per jaar, dan kan dit niet worden geaccepteerd, tenzij hiervoor duidelijke argumenten worden aangedragen waarop STW en de referenten hun oordeel kunnen baseren. Toelichting Uitwisselingsbezoeken Het is voor tijdelijk aangestelde projectmedewerkers mogelijk om in het kader van een STW-project een beperkte tijd (maximaal zes maanden) onderzoek te doen aan een buitenlandse onderzoeksinstelling. Daarnaast is het mogelijk om in het kader van een STW-project tijdelijk een buitenlandse onderzoeker te betrekken die de onderzoeksinstelling bezoekt en actief in de projectuitvoering participeert. Randvoorwaarden bij buitenlandse reizen van maximaal zes maanden: Dit type buitenlandse reizen moet bij het in behandeling nemen van de aanvraag bij STW bekend zijn en deel uitmaken van de onderzoeksplanning, zodat referenten dit mee kunnen nemen in hun review. Voorwaarde voor uitwisseling is dat de kennis die door het bezoek wordt ingebracht niet of onvoldoende voor handen is bij de onderzoeksinstelling waar het onderzoek wordt uitgevoerd. STW toetst bij acceptatie of dit daadwerkelijk resulteert in een versterking van de kennisbasis voor het project. STW vergoedt de reiskosten, onderzoekskosten en een normbedrag voor verblijfskosten. Er worden geen (extra) salariskosten vergoed. Als grondslag voor de berekening van de vergoeding worden de normbedragen genomen zoals vermeld in het ‘Reisbesluit buitenland van het Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijkrelaties’. Eventuele zaken rond intellectueel eigendom zijn afgedekt via een geschikte overeenkomst (afstandsverklaring/geheimhouding) vóórdat de reis wordt gemaakt.
4. Toelichting kosten investeringen Investeringen zijn gedefinieerd als het gebruik van duurzame wetenschappelijke apparatuur waarover economische waarde wordt afgeschreven. De kosten voor investeringen worden exclusief BTW in de begroting opgevoerd. Toelichting Investeringen De apparatuur is en blijft eigendom van STW. Na beëindiging van het project blijft de apparatuur bij de onderzoeksinstelling. Formele overdracht van het eigendom van de apparatuur zonder verdere vergoeding is mogelijk. Hiervoor wordt een termijn van vijf jaar na aanschaf gehanteerd. STW gaat ervan uit dat de onderzoeksinstelling bij aanschaf van duurzame apparatuur een offerteprocedure hanteert en rekening houdt met de aanbestedingsrichtlijnen van de overheid. Bij aanschaf van tweedehands apparatuur moet de originele nota overlegd worden. Het is toegestaan om STW te verzoeken om een apparaat naar rato van het gebruik mee te financieren. Dit moet na honorering schriftelijk worden vastgelegd. De onderzoeksinstelling is verantwoordelijk voor de aansluiting, de bedrijfskosten en het onderhoud van de aangeschafte apparatuur (servicekosten en reparatie). STW maakt onderscheid tussen exploitatie van bestaande voorzieningen binnen de onderzoeksinstelling en investering in nieuwe voorzieningen specifiek ten behoeve van een STWproject. In het geval van exploitatiekosten en bij kleinere investeringen vergoedt STW alleen de kosten van verbruiksgoederen. Deze kosten kunnen worden opgevoerd bij het materiaalkrediet. STW zal wel de volledige kosten vergoeden van investeringsgoederen geleverd door interne
pagina 25 van 34
diensten in die gevallen waar een onevenredig beslag wordt gelegd op de betreffende dienst, mits hiervoor overtuigende argumentatie wordt aangevoerd. Dit ter beoordeling aan STW. Computers behorend tot wetenschappelijke apparatuur en specifieke software die exclusief voor het project wordt gebruikt, kunnen worden opgevoerd als investering. Computercapaciteit die voor het benodigde onderzoek aantoonbaar uitgaat boven het normaal benodigde kan worden opgevoerd als investering. Als in de loop van de tijd blijkt dat de kosten voor de in het voorstel beschreven investeringen lager uitvallen dan begroot, zullen de resterende middelen terugvloeien naar STW. STW kan bestedingen weigeren die niet vooraf zijn begroot.
pagina 26 van 34
Bijlage 3: Toelichting Cofinanciering Perspectiefronde 2014/2015 Toelichting Cofinanciering bij STW-projecten binnen een Perspectiefprogramma De missie van Technologiestichting STW is het realiseren van kennisoverdracht tussen technische wetenschappen en gebruikers. STW doet dat: 1) door het bij elkaar brengen van wetenschappelijke onderzoekers en potentiële gebruikers; 2) door het financieren van excellent technischwetenschappelijk onderzoek. STW maakt als gebied voor de Technische Wetenschappen (TW) deel uit van de Nederlandse Organisatie voor Wetenschappelijk Onderzoek (NWO; zie ook www.nwo.nl). Als zodanig verstrekt STW tweede geld-stroomsubsidies. STW vergoedt de kosten voor tijdelijk op het project bij de onderzoeksinstelling aan te stellen personeel en project specifieke kosten voor materialen, reizen en/of apparatuur. De onderzoeksinstelling is verantwoordelijk voor medefinanciering uit de eerste geldstroom en draagt daarmee zorg voor de benodigde infrastructuur en de begeleiding van de projectmedewerkers. STW heeft in de programma’s maximumbedragen voor financiering van het onderzoek vastgesteld. Verder geldt er binnen de Perspectief-programma’s een cofinancieringseis. De cofinancieringseis in deze ronde geldt voor het gehele programma en niet op projectniveau. Op deze manier kunnen wetenschappelijk goede projectinitiatieven, die niet aan de cofinancieringseis kunnen voldoen, gecompenseerd worden door andere projecten uit hetzelfde programma met een hoge gebruikersbijdrage. Wel dient STW hoofdfinancier te zijn bij alle individuele projecten en dient minimaal 2/3 van de projecten individueel aan de gestelde cofinancieringseis te voldoen. De cofinanciering wordt wel per project toegezegd en geleverd. Per programma geldt dat minimaal 15% van de benodigde financiële middelen voor de uitvoering van het onderzoek dient te bestaan uit cash cofinanciering door de gebruikers. Daarnaast dient per programma minimaal 30% van de totale programmakosten (benodigde financiële middelen plus in kind bijdragen) te bestaan uit cofinanciering door gebruikers (cash en/of in kind bijdrage). Zie bijlage 5 voor voorbeeldberekeningen. Ongeacht of de toegezegde cofinanciering verplicht is dan wel op vrijwillige basis wordt verstrekt, dient deze aan bepaalde criteria te voldoen om door STW als cofinanciering geaccepteerd te worden. De criteria en een toelichting hierop vindt u hieronder. Uiteraard wordt elke vorm van cofinanciering door STW bijzonder op prijs gesteld. Voor het willen verwerven van rechten op resultaten uit het onderzoek – al dan niet op basis van door u geleverde cofinanciering – wordt u verwezen naar de Algemene financieringsvoorwaarden van STW (www.stw.nl/nl/aanvrager).
Toelichting Criteria m.b.t. cofinanciering
STW gebruikt de financiële cofinanciering ter dekking van een gedeelte van de projectkosten. STW stuurt na honorering een factuur naar gebruikers die een financiële bijdrage hebben toegezegd. Na ontvangst wordt het geld toegewezen op het project. STW accepteert personele inzet en materiële bijdragen als cofinanciering op voorwaarde dat deze gekapitaliseerd worden en dat deze integraal onderdeel uitmaken van het project. Dit moet duidelijk worden in de beschrijving en de planning/fasering van het onderzoek.
pagina 27 van 34
STW is hoofdfinancier in de projecten. Projectaanvragen waarbij de cofinanciering van de gebruikers het bedrag ten laste van STW overschrijdt, worden niet in behandeling genomen. STW gaat ervan uit dat verstrekkers van cofinanciering een belang hebben als gebruiker en dus als toepasser van de onderzoeksresultaten buiten de wetenschap. Cofinanciers nemen altijd deel aan de gebruikerscommissie. Overheidsinstellingen kunnen diverse rollen spelen binnen STW-projecten, te weten: (1) als onderzoekspartner (zonder recht op STW-financiering), (2) als uitvoerder van een specifieke opdracht (conform markttarief) of (3) als gebruiker. Overheidsinstellingen kunnen als gebruiker optreden onder dezelfde voorwaarden als private gebruikers. De te leveren cofinanciering door gebruikers moet bevestigd worden in een steunbrief. Gebruikers moeten in dit stadium in deze steunbrieven al duidelijk aangeven: o waarom het onderzoeksthema en de utilisatiedoelstellingen zo belangrijk zijn voor hun bedrijf of organisatie, o waaruit hun bijdrage aan het beschreven thema zou kunnen bestaan – liefst al zo expliciet mogelijk, o dat ze zich op de hoogte hebben gesteld van het door STW gehanteerde IE-beleid en dat ze bereid zijn zich hier onvoorwaardelijk aan te conformeren. De steunbrief is in het Engels gesteld. Steunbrieven zijn gericht aan de programmaleider en niet aan STW. De brieven moeten zijn ondertekend door een tekenbevoegd persoon en op briefpapier van de cofinancier zijn geprint. Voor indiening van een programma-ontwerp is een kopie of scan van de brief voldoende. N.B. Harde commitments van financiële bijdragen en/of gekapitaliseerde in-kind bijdragen die integraal onderdeel zijn van het beschreven onderzoek worden pas verwacht bij de indiening van de programma-voorstellen op 21 mei 2015. In deze brieven moet dan expliciet de toegezegde financiële dan wel de gespecificeerde, gekapitaliseerde materiële en/of personele bijdrage(n) worden vermeld. De vermelde bedragen in de steunbrieven moeten corresponderen met de bedragen in de opgevoerde begroting. STW zal na honorering van het programmavoorstel de gebruiker om een bevestiging van de cofinanciering vragen (“bevestiging verplichting derden”) en in relevante gevallen afspraken nader vastleggen in een overeenkomst.
Toelichting Criteria m.b.t. de in-kind (in natura) cofinanciering
Het is mogelijk dat een gedeelte van het onderzoek wordt uitgevoerd door derden. Voorwaarde is dat de geleverde expertise in de vorm van mensuren niet reeds beschikbaar is op de onderzoeksinstelling(en) en specifiek voor het STW-project wordt ingezet. Voor personele ondersteuning door derden hanteert STW vaste tarieven om het aantal ingezette mensuren (maximaal 1250 directe uren/jaar/fte) voor een senior of junior onderzoeker te kapitaliseren. Voor de actuele tarieven zie www.stw.nl , zie ook bijlage 4 van deze brochure. Voor toegezegde materiële middelen rekent u de kostprijs. Commerciële tarieven worden niet geaccepteerd. Voor toegezegde apparatuur houdt u rekening met reeds gedane afschrijvingen én de intensiteit van gebruik. Toezeggingen in de vorm van de levering van diensten kan alleen als de dienst als identificeerbare nieuwe inspanning kan worden gevolgd. De dienst moet niet reeds beschikbaar zijn op de onderzoeksinstelling(en) die het onderzoek uitvoer(t)en. Het kan voorkomen dat men reeds geleverde diensten (bijvoorbeeld een database, software of plantenlijnen) als in-kind cofinanciering wil opvoeren. Acceptatie is in dit geval niet vanzelfsprekend. Hierover dient u contact op te nemen met STW. In nader overleg wordt dan bepaald of voor deze levering een concrete waarde is vast te stellen.
pagina 28 van 34
Niet toelaatbaar als cofinanciering
STW waakt voor oneigenlijke vermenging van geldstromen; cofinanciering kan nooit afkomstig zijn uit de eerste of tweede (NWO, KNAW) geldstroom. Cofinanciering kan daardoor ook nooit afkomstig zijn van de onderzoeksinstelling van de (mede)aanvrager(s) of van instellingen die zelf bij STW kunnen aanvragen. Kortingen op (commerciële) tarieven voor o.a. materialen, apparatuur en/of diensten. Kosten m.b.t. overhead, begeleiding, consultancy en/of deelname aan de gebruikerscommissie. Kosten voor diensten die voorwaardelijk zijn. Er mogen geen voorwaarden gesteld zijn aan de levering van de cofinanciering. Ook mag de levering van de cofinanciering niet afhankelijk zijn van het al dan niet bereiken van een bepaald stadium in het onderzoeksplan (bijv. go/no-go moment). Kosten die door STW niet worden vergoed (bijv. klinische trials, kosten m.b.t. exploitatie van de resultaten uit het onderzoek, servicekosten apparatuur). Kosten van apparatuur indien één van de (hoofd)doelen van de onderzoek aanvraag is verbetering/meerwaarde te creëren van deze apparatuur.
pagina 29 van 34
Bijlage 4: Uurtarieven voor bijdragen in-kind door derden in de vorm van mensuren Technologiestichting STW hanteert vaste uurtarieven voor het kapitaliseren van mensuren die in-kind als cofinanciering worden geleverd door derden c.q. ‘gebruikers’ voor alle nieuwe aanvragen van STW-middelen. STW accepteert twee integrale uurtarieven voor maximaal 1250 uren per jaar (tot en met 31-12-2014): Senior onderzoeker; uurtarief van € 103, toepasbaar voor alle medewerkers met een academische opleiding Junior onderzoeker; uurtarief van € 74, toepasbaar voor alle medewerkers met een hbo-opleiding
Belangrijk:
In-kind bijdragen worden alleen geaccepteerd onder de voorwaarde dat het gedeelte dat door de gebruiker wordt ingebracht integraal onderdeel is van het werkplan en als identificeerbare inspanning kan worden gevolgd. Begeleiding, consultancy en/of deelname aan de gebruikerscommissie vallen hier nadrukkelijk niet onder. Gekapitaliseerde in-kind bijdragen die worden opgevoerd in de begroting moeten corresponderen met een steunbrief waarin de toezegging van de cofinanciering en de hoogte van het bedrag door de gebruiker wordt bevestigd. STW bepaalt of de hoogte van het genoemde bedrag acceptabel is en stelt de definitieve hoogte van het bedrag vast.
pagina 30 van 34
Bijlage 5: Voorbeeldberekeningen cofinanciering De minimale omvang van de STW-bijdrage per programma bedraagt M€ 2, de maximale STWbijdrage per programma bedraagt M€ 4. De maximale STW-bijdrage per project is k€ 750. Naast de STW-bijdrage is cofinanciering door gebruikers verplicht. In de Perspectiefronde 2014/2015 geldt de cofinancieringseis voor het gehele programma en niet op projectniveau. Wel dient STW hoofdfinancier te zijn bij alle individuele projecten en dient minimaal 2/3 van de projecten individueel aan de gestelde cofinancieringseis te voldoen. Het uitgangspunt is dat STW maximaal 70% van de totale programmakosten financiert en de cofinanciering minimaal 30% van de totale programmakosten bedraagt. De cofinanciering heeft een verplicht in cash aandeel van minimaal 15% van de benodigde financiële middelen, het resterende deel mag bestaan uit in kind cofinanciering (Figuur 1). De minimaal benodigde cofinanciering van 30% dient geleverd te worden door bedrijven en instellingen die niet als aanvrager van STW-projecten kunnen optreden. Figuur 1: STW-bijdrage max. 70%
+
STW-bijdrage
STW-bijdrage max. 85%
cofinanciering min. 30%
cash
+
=>
Totale programmakosten
=>
Benodigde financiële middelen
In kind
verplichte cash-bijdrage min. 15%
Om te voorkomen dat bij toenemende in kind bijdragen de verplichte cash bijdrage onbeperkt meestijgt worden de bijdragen als volgt gedefinieerd: • financiële bijdragen worden gebruikt ter dekking van een deel van de projectkosten en vormen dus samen met de STW-bijdrage de benodigde financiële middelen; • met in-kind bijdragen worden gekapitaliseerde personele en/of materiële bijdragen van gebruikers bedoeld. Voorbeeldberekeningen In deze fase (fase 2) dient u een totaal berekening uit te voeren voor het gehele programma. In fase 3 zal er een formulier Financiële Planning beschikbaar zijn dat u helpt te bepalen of uw programma voldoet aan de bovengenoemde financieringseisen. •
Stel u begroot de benodigde financiële middelen voor uw programma op M€ 3.0 o Indien de cofinanciering alleen uit cash bestaat dan is de verplichte cash bijdrage minimaal 30% van M€ 2, oftewel M€ 0.9. De STW bijdrage is dan maximaal 70% oftewel M€ 2.1. o Bestaat de cofinanciering uit zowel cash als in kind, dan is de minimale cashbijdrage 15% van de benodigde financiële middelen oftewel M€ 0.45 en draagt STW M€ 2.55 bij. De daarnaast benodigde in kind cofinanciering is als volgt te berekenen: de M€ 2.55 van STW is maximaal 70%, de minimaal benodigde cofinanciering is dus 30/70 van M€ 2.55 oftewel M€ 1.093. Na
pagina 31 van 34
aftrek van de minimaal verplichte cashbijdrage van M€ 0.45 resteert dan een minimale in kind bijdrage van M€ 0.643. De totale projectkosten zijn dan de benodigde financiële middelen M€ 3.0 plus de in kind cofinanciering, M€ 0.643, samen M€ 3.643. •
Stel u vraagt een project aan waarvoor de totale projectkosten (inclusief alle cofinanciering) M€ 3.0 euro bedragen. In dit geval is de STW-bijdrage maximaal M€ 2.1 (70% van het totaal), de totale cofinanciering minimaal M€ 0.9 (30% van het totaal), waarvan minimaal M€ 0.37 in cash (15% van de benodigde financiële middelen oftewel 15/85 van de STW bijdrage). De overige M€ 0.53 cofinanciering mag in kind geleverd worden.
Wij adviseren u bij onduidelijkheden contact op te nemen met de coördinatoren dr.ir. Anke Stekelenburg (030 – 6001 314,
[email protected]) of dr. Lise de Jonge (030 -6001 223,
[email protected]).
pagina 32 van 34
Bijlage 6: Uitgangspunten beleid Intellectueel Eigendom Perspectiefronde 2014-2015
Eigendom van de onderzoeksresultaten De eigendom van de onderzoeksresultaten van een STW-project die door de onderzoekinstelling(en) is (zijn) gegenereerd, behoort gezamenlijk toe aan de desbetreffende onderzoeksinstelling(en) en STW. o De eigendom van de onderzoeksresultaten van een STW-project die uitsluitend door een gebruiker(s) is (zijn) gegeneerd behoort toe aan de desbetreffende gebruiker(s). De gebruiker(s) geeft (geven) STW en de onderzoekinstelling ‘freedom to operate’. o De eigendom van de onderzoeksresultaten van een STW-project die door de onderzoekinstelling(en) en gebruiker(s) gezamenlijk zijn gegeneerd behoort toe aan de desbetreffende onderzoeksinstelling(en) en STW. Indien de mede-uitvindende gebruiker meer dan 10% personele cofinanciering heeft geleverd aan het project verkrijgt deze gebruiker een royalty-vrij niet-exclusief niet-overdraagbaar gebruiksrecht. o Bestaande IE-rechten blijven eigendom van de rechthebbende die de IE rechten inbrengt in het project. Deze rechthebbende geeft voor zover dit juridisch mogelijk is en er geen zwaarwegende bedrijfseconomische bezwaren zijn, ‘freedom to operate, e.e.a. ter beoordeling van de rechthebbende die hierin redelijk zal zijn’. o ‘Freedom to operate’ betekent dat de eigenaar van de intellectuele eigendom licenties verstrekt aan anderen binnen het project: voor zover juridisch mogelijk voor zover noodzakelijk voor het project (gratis) voor zover noodzakelijk voor de exploitatie van (andere) onderzoeksresultaten (tegen marktprijs) voor zover het de redelijke commerciële belangen van de eigenaar niet schaadt.
Bescherming van de onderzoeksresultaten, geheimhouding en publicaties STW hecht veel belang aan kennisbescherming om kennisoverdracht te realiseren. Bij toetreding van gebruikers tot de gebruikerscommissie bij aanvang of in de loop van het onderzoek verplichten de gebruikers zich tot geheimhouding van de onderzoeksresultaten. Onderzoeksresultaten die niet vatbaar zijn voor IE-bescherming en waarvoor geen schriftelijke geheimhouding (know how licentie) geldt, kunnen door alle partijen vrijelijk gebruikt worden. De onderzoeker is verplicht eventuele uitvindingen onmiddellijk te melden aan STW. STW legt conceptpublicaties voor aan de gebruikerscommissie voor advies over de vraag of de publicatie naar haar oordeel een octrooieerbare vinding bevat en/of er utilisatiemogelijkheden zijn. STW kan besluiten indien maatregelen voor kennisbescherming nodig zijn, zoals het indienen van een octrooi, om de publicatie maximaal 9 maanden op te schorten.
Gebruiksrechten van resultaten die (deels) toebehoren aan STW en de onderzoeksinstelling(en) o Bijdrage 0-10% Een gebruiker die minder dan 10 procent in natura en/of financieel bijdraagt aan de kosten van het onderzoeksproject, krijgt als eerste informatie over de resultaten van het onderzoek. Bedrijven kunnen tijdens het onderzoek gegenereerde onderzoeksresultaten intern, nietcommercieel gebruiken.
pagina 33 van 34
o
o
o
Bijdrage >10% - 30%: Optierecht Een gebruiker die meer dan 10 procent in natura en/of financieel bijdraagt aan de kosten van het onderzoeksproject, krijgt bovendien een optierecht op licentie of overdracht van de onderzoeksresultaten die (mede)eigendom zijn van STW en de onderzoeksinstelling(en). Bij effectuering van de optie dient voor overdracht van een exclusieve dan wel niet-exclusieve licentie een marktprijs te worden betaald (zie hieronder). Indien meerdere gebruikers in aanmerking komen voor een optie, wordt er een toepassingsgebied afgesproken. Indien dit niet mogelijk is, hebben de bijdragende gebruikers samen een optie op een semi-exclusieve licentie. Bijdrage >30%-50%: Optierecht op een royalty-vrij niet-exclusief commercieel gebruiksrecht Een gebruiker die meer dan 30 procent in natura en/of financieel bijdraagt aan de kosten van het onderzoeksproject, krijgt daarboven dezelfde rechten als de gebruiker die >10% bijdraagt. Indien de gebruiker zijn optie effectueert heeft de gebruiker echter recht op een royalty-vrij niet-exclusief niet-overdraagbaar commercieel gebruiksrecht. STW of de onderzoeksinstelling(en) zullen de eerste 30 maanden na de octrooiaanvraagdatum desgewenst de administratie van het octrooi verzorgen. Voor afloop van deze termijn maken STW, de onderzoeksinstelling en de betreffende gebruiker afspraken over het vervolg van de octrooiaanvraag. Indien een of meerdere gebruikers in het project in aanmerking komen voor een optie, wordt er een toepassingsgebied afgesproken voor de optie op een exclusieve licentie. Indien dit niet mogelijk is, hebben de bijdragende gebruikers samen een optie op een semi-exclusieve licentie. In een STW-project mag de totale cofinanciering maximaal 50 procent zijn. Het percentage wordt berekend door de totale bijdrage (in kind plus in cash) van de private partij af te zetten tegen de STW-bijdrage plus alle in kind en in cash bijdragen.
Optellen van bijdragen van bedrijven Bedrijven hebben de mogelijkheid hun gezamenlijke bijdragen binnen één STW-project op te tellen, waardoor eerder een gunstig percentage wordt bereikt. De bedrijven, verkrijgen dan als groep de bovengenoemde rechten (optierecht en/of niet-exclusief commercieel gebruiksrecht). Om hiervoor in aanmerking te komen dienen de betreffende bedrijven dit schriftelijk aangeven. In deze brief dient er een vertegenwoordiger (een penvoerder) aangewezen te worden die namens de andere partijen met STW onderhandelt bij effectuering van de optie. De brief dient ondertekend te worden door alle betrokken bedrijven. De brief wordt bij voorkeur bij de indiening van het projectvoorstel aan STW gestuurd, doch maximaal binnen 6 maanden na honorering van het project.
Octrooikosten Indien de gebruiker het wenselijk acht dat er een octrooiaanvraag wordt ingediend dan geldt het volgende: De octrooiaanvraag wordt ingediend op naam van STW en de onderzoeksinstelling(en) waar de vinding is gedaan. De gebruiker betaalt de octrooikosten. De vergoeding van de octrooikosten wordt niet meegerekend bij het berekenen van de marktprijs. Bij meerdere licentienemers worden de octrooikosten onder hen gedeeld.
pagina 34 van 34
Licentieverlening Het recht tot gebruik/toepassing zelf wordt verkregen door een licentie-, overdracht- of know-howovereenkomst. Een licentieovereenkomst of overdrachtsovereenkomst bevat in ieder geval afspraken over: o (non-)exclusiviteit o royaltyvrije onderzoek- en onderwijslicentie voor STW en de onderzoeksinstelling(en) o marktconforme vergoeding (m.u.v. de royalty-vrije niet-exclusieve licentie bij bijdrage >30%) o anti-ijskastbeding of inspanningsverplichting tot toepassing of commercialisatie o rapportage verplichtingen o vrijwaring van aansprakelijkheid van STW en de kennisinstelling(en) o marktprijs + kortingsregeling o De marktprijs wordt bepaald in onderhandeling en de onderhandeling wordt gedocumenteerd. Bij de bepaling van de vergoeding kan gebruikt worden gemaakt van de zogenaamde ‘market based approach’ (marktvergelijking); ‘income based approach’ (welke inkomsten worden verwacht) en de ‘cost based approach’ (wat heeft het gekost om tot het onderzoeksresultaat te komen). Ook kan gebruikt worden gemaakt van een onafhankelijk expert of een mix van bovengenoemde methoden. De gebruiker krijgt een korting op de marktconforme vergoeding gerelateerd aan de hoogte van de geleverde bijdrage aan de kosten van het onderzoeksproject. o Inkomsten uit overdracht of licentie gaan naar onderzoeksinstellingen voor verder onderzoek.
