Onderzoeksprogramma 2015 en 2016

Postbus 1 3430 AA

Bezoekad res Martinbaan 2 3439 NN

www.n ieuwegein.nl

Rekenkamercommissie Nieuwegein

Onderzoeksprogramma 2015 en 2016

Raadsnummer Datum

2015-331

juli 2015

Auteur

Rekenkamercommissie Nieuwegein

Versie

def

Onderzoeksprogramma 2015 en 2016 Raadsnummer

Versie

2 (21)

Datu m juli 2015

Inhoudsopgave

1

Inleiding

3

2

Wat wil de rekenkamercommissie bereiken?

4

3

4

2.1

De kaders voor 2015 en 2016

4

2.2

Criteria voor onderzoeken

5

Totstandkoming onderzoeksprogramma

6

3.1

Het selectieproces

6

3.2

Uitkomsten selectie

6

3.3

Experimenteel onderzoek

7

3.4

Actualiteiten

7

Onderzoeken 2015 en 2016

8

4.1

Inleiding

8

4.2

Gemeentelijk Informatievoorzieningsbeleid

4.3

Uitvoering van beleid leerplichtwet

4.4

Werkprocessen raad, informatievoorziening raad, de kwaliteit van

8 10

raadsvoorstellen

12

4.5

Retail

14

4.6

Communicatie, Planning en Kosten

15

Bijlage overzicht onderzoekssuggesties 2015 en 2016

17


Versie

Datu m juli 2015

1 Inleiding

Voor u ligt het onderzoeksprogramma van de rekenkamercommissie voor de periode 2015 en 2016. De huidige rekenkamercommissie is herbenoemd op 27 november 2014 voor een tweede periode van drie jaar voor twee leden en respectievelijk vier jaar voor het derde lid. Dit om de continuïteit en overdrachtsmogelijkheden bij het proces te kunnen borgen. In het voorliggende onderzoeksprogramma beschrijven we welke onderwerpen in 2015 en 2016 worden onderzocht en hoe we tot de keuze zijn gekomen. Het ambitieniveau is per jaar circa 2 onderzoeken uit te voeren. Dit aantal hangt samen met het budget voor de onderzoekskosten en de benodigde inzet bij ieder onderzoek. Conform de regelgeving in de verordening, sturen we het onderzoeksprogramma ter kennisneming naar de gemeenteraad, het college van burgemeester en wethouders en de organisatie en maken het openbaar via de pers en op de website: www.nieuwegein.nl/rekenkamercommissie.

3 (21)


Versie

Datu m juli 2015

2 Wat wil de rekenkamercommissie bereiken?

2.1

De kaders voor 2015 en 2016

Het doel van de commissie is om inzicht te bieden in de doelmatigheid, doeltreffendheid en rechtmatigheid van het gevoerde bestuur, beleid en beheer, ter versterking van de controlerende en kaderstellende rol van de raad. We hanteren hierbij een aantal uitgangspunten. Door voortschrijdend inzicht de afgelopen jaren hebben we in dit onderzoeksprogramma uitgangspunten opnieuw bekeken en waar nodig aangescherpt:

1. ‘Is het goed voor de gemeente’ boven ‘doet het bestuur het goed’: De rekenkamercommissie ziet haar rol niet alleen in het onderzoeken of het college van B&W haar werk goed uitvoert. Wij zullen ook steeds de vraag oproepen of een bepaalde beleidkeuze wel een goed idee is om de problemen die de gemeente(raad) ervaart op te lossen. Dit naast de vraag of het college zich voldoende aan dit gekozen beleid houdt. 2. Raad én inwoners: Onderzoeken doen we niet alleen om de raad meer inzicht te geven in het reilen en zeilen van de gemeente. We zien ze ook als een middel om inwoners meer bij het gemeentebestuur te betrekken. Dit willen we onder andere bereiken door bij de presentatie van de resultaten maar bijvoorbeeld ook al in de onderzoeksfase raadsleden als burgers te betrekken bij de dataverzamelingen. Op deze manier hopen wij al tijdens onze onderzoeken bij te dragen aan de interactie tussen de raad, het college en de inwoners van Nieuwegein. 3. Effect liever dan perfect: Onze rekenkameronderzoeken moeten bijdragen aan de sturing van de gemeente. Het is niet de bedoeling dat ze ongebruikt in de spreekwoordelijke bureaulade verdwijnen, ook al voldoen ze aan alle regels der kunst. 4. Leren boven afrekenen: De rekenkamercommissie ziet het als haar taak om een bijdrage te leveren aan het functioneren van de gemeente als geheel. Verantwoorden over het verleden staat voor ons niet centraal, maar verbeteren voor de toekomst. 5. Het gaat om besturen en niet om meten: Monitoren van beleid leidt tot meer transparantie, maar kost ook geld. De rekenkamercommissie wil in haar adviezen voorkomen dat de gemeente meer geld moet uitgeven om (meer) gegevens bij te houden en zich (meer) te verantwoorden. Alleen als wij echt geloven dat het verzamelen van meer informatie ook daadwerkelijk bijdraagt aan een betere sturing, meer maatschappelijk effect en daardoor minder

4 (21)


Versie

Datu m juli 2015

verspilling bij de beleidsuitvoering, dan zullen wij overwegen bij onze onderzoeksrapportages adviezen te geven die mogelijk ook de verantwoordingsinspanningen van het college verzwaren. 6. Inzicht boven protocol: De rekenkamercommissie wil in haar zittingsperiode expliciet experimenteren met innovatieve onderzoeks- en rapportagemethoden, die het mogelijk maken om met het beperkte beschikbare budget toch meer inzicht te geven in het functioneren van de gemeente en haar bestuur. Dit betekent onder andere dat we naast de formele in de rekenkamerverordening voorgeschreven onderzoeks- en rapportagecycli ook alternatieve manieren van onderzoeken en informeren van de raad en inwoners zullen inzetten. 7. Feiten boven meningen: Onderzoeken moeten de raadsleden extra informatie opleveren, die hen helpt bij het nemen van hun verantwoording voor het beleid van de gemeente. De informatie moet aanvullend zijn op de informatie die ze zonder al te veel moeite via andere kanalen, kunnen vergaren. Wij zijn er vooral om de aannames achter het beleid te checken op realiteitsgehalte. Ons inzicht is gegroeid dat de toegevoegde waarde van de rekenkamer vooral komt uit de extra feiten die wij boven tafel kunnen tillen en minder in het samen met college, raad en burgers bedenken van oplossingen voor maatschappelijke problemen c.q. het formuleren van nieuw beleid. Daarvoor staat de politiek immers zelf aan de lat. Onderzoeken die hoofdzakelijk tot doel hebben om de dialoog tussen bijvoorbeeld bestuur en samenleving te bevorderen passen onze rekenkamer daardoor minder, ook al zullen er (activistische) rekenkamers zijn die hun toegevoegde waarde vooral daar zien.

2.2

Criteria voor onderzoeken

Bij de keuze van onderzoeksonderwerpen, hanteert de commissie een aantal criteria. Een aantal is opgenomen in de verordening op de rekenkamercommissie. Artikel 4.3 a.

Moet betrekking hebben op de doelmatigheid, doeltreffendheid of rechtmatigheid van het beleid;

b. Er moet sprake zijn van een substantieel belang; c.

Het moet door de gemeente te beïnvloeden beleid betreffen;

d. Er moet zoveel mogelijk sprake zijn van enige evenwichtige spreiding over de gemeentelijke beleidsterreinen in de opvolgende onderzoeken; e.

De resultaten moeten communiceerbaar zijn naar de bevolking;

We gebruiken daarnaast de volgende aanvullende criteria naar eigen inzicht, ook gegeven de uitgangspunten in de vorige paragraaf: f.

Bij een te onderzoeken onderwerp; vooruit kijken, naast achteruit kijken;

g. Past het onderzoek binnen het beschikbare budget? h. Minimaal één onderzoek in het onderzoeksprogramma is aangedragen vanuit de samenleving.

5 (21)


Versie

Datu m juli 2015

3 Totstandkoming onderzoeksprogramma

3.1

Het selectieproces

De rekenkamercommissie heeft een selectieproces doorlopen om tot een aantal onderwerpen te komen. We zijn in augustus 2014 gestart met de voorbereidingen en hebben raadsleden, college en inwoners gevraagd om met onderzoeksonderwerpen te komen voor 2015 en 2016. De voorstellen zijn geordend in een viertal algemene thema’s: 1. Bestuur (werkwijze raad); 2. Bedrijfsvoering; 3. sociaal (sociaal domein); 4. ruimtelijk (ruimtelijk domein). De ingediende onderwerpen bestrijken een breed terrein. Een overzicht ervan vindt u terug op de website. De onderwerpen zijn besproken tijdens een informele en tevens openbare werkbijeenkomst op 19 januari jongstleden. We hebben aan de aanwezige raadsleden, commissieleden en bewoners gevraagd om maximaal drie voorkeuren aan te geven uit de geïnventariseerde onderwerpen per thema. Dit heeft geresulteerd tot maximaal 12 voorkeuren, verspreid over de vier thema’s. De werkbijeenkomst is als zinvol en positief ervaren. Het bood ook gelegenheid om met de aanwezigen te kunnen sparren. Vervolgens hebben we, op basis van onze onafhankelijke positie, uit de door de raad en bewoners aangegeven prioriteiten een eigen selectie gemaakt van onderwerpen. Uit elk thema hebben we een onderwerp gekozen. Naar deze onderwerpen is vooronderzoek verricht en is gekeken of zij in belangrijke mate voldoen aan de selectie criteria. Uiteindelijk is op basis van de vooronderzoeken naar de verschillende onderwerpen het onderzoeksprogramma opgesteld.

3.2

Uitkomsten selectie

De volgende vier onderwerpen gaan onderzocht worden de komende twee jaar en worden opgenomen in het onderzoeksprogramma: 1. Gemeentelijk Informatievoorzieningsbeleid;

6 (21)


Versie

Datu m juli 2015

2. Uitvoering van beleid leerplichtwet; 3. Werkprocessen raad, informatievoorziening raad, de kwaliteit van raadsvoorstellen; 4. Retailbeleid

In totaal zijn er zes vooronderzoeken gedaan. Van een tweetal onderwerpen is het op dit moment niet opportuun om deze de komende twee jaar te onderzoeken en zullen derhalve op de longlist worden geplaatst. Ten aanzien van het onderwerp Parkeren, hebben we geconstateerd dat het college op dit moment druk doende is met de herijking van de parkeerexploitatie in Nieuwegein en de raad over de uitkomsten gaat informeren op korte termijn. Voor wat betreft het onderwerp Woonvisie, blijkt uit het gedane vooronderzoek dat op dit moment het college bezig is om de woonvisie te herijken. Een rekenkamer onderzoek op een later tijdstip, als de woonvisie al is vastgesteld, heeft hiermee de voorkeur. In het kader van het bepalen van de breedte van het te onderzoeken onderwerp zal een uitgebreider vooronderzoek moeten worden gedaan om een beter beeld te kunnen vormen van de mogelijke onderzoeksvragen in kwestie.

3.3

Experimenteel onderzoek

Ook in het onderzoeksprogramma 2015-2016 willen we, naast een cyclus van formele onderzoeken, experimenteren met alternatieve vormen van onderzoek en verantwoording. Als onderdeel van dit tweejarig programma willen we een kort onderzoek laten doen naar “de doorwerking en vertaling van de aanbevelingen van een aantal afgeronde rekenkameronderzoeken”.

3.4

Actualiteiten

We houden daarnaast de mogelijkheid open om ad hoc in te spelen op een actualiteit of een onderzoek van een derde, een quick scan te verrichten, een adviserende brief aan de raad of te participeren in een benchmark onderzoek met meerdere rekenkamers. Dit kan eventueel ook plaatsvinden door met collega’s in de buurgemeenten gezamenlijk onderwerpen op te pakken. Ter gelegenheid hiervan is een deel van het onderzoeksbudget gereserveerd voor dergelijke ad hoc initiatieven.

7 (21)


Versie

Datu m juli 2015

4 Onderzoeken 2015 en 2016

4.1

Inleiding

In dit hoofdstuk worden de te onderzoeken onderwerpen voor de komende twee jaar nader toegelicht.

4.2

Gemeentelijk Informatievoorzieningsbeleid

Inhoud

De gemeente is in belangrijke mate een informatie verwerkende organisatie. Het belangrijkste hulpmiddel daarbij is een goede informatie-infrastructuur. De gemeente investeert aanzienlijke bedragen om deze infrastructuur te ontwikkelen en te onderhouden. Informatie- en communicatietechnologie is de afgelopen jaren in belang toegenomen en zal ook de komende jaren nog in belang toenemen door onder andere:  Het streven naar verbetering van de dienstverlening onder ander via het digitaal aanbieden van de dienstverlening aan burgers en bedrijven in Nieuwegein: o Invoering van DigiD, de digitale handtekening; o Invoering van wettelijk verplichte informatie-uitwisselingsstandaarden en digitale publicatiestandaarden; o De uitvoering van het gemeentelijke programma Eddie in de jaren 2010-2012 om o.a. de gemeentelijke dienstverlening te digitaliseren.  De invoering van diverse basisregistratie-wetten, die nieuwe kerntaken aan het takenpakket van de gemeente hebben toegevoegd (o.a. m.b.t. de BAG, de BRP en BGT) en het verplicht gebruik van basisregistraties (inclusief digitale koppelingen) van andere overheden zoals het Nieuw Handelsregister en de belastingdienst).  Invoering van verschillende wetten die dienstverlening en transparantie van overheden moet bevorderen zoals de Europese Dienstenrichtlijn, de Wet elektronisch berichtenverkeer, de Wet Dwangsom, Walvis en de WOB.  De uitvoering van het Nationaal Uitvoeringsprogramma (NUP/iNUP) de afgelopen jaren waarbij de gemeenten de opdracht hadden om een twintigtal digitale voorzieningen te implementeren (waaronder de basisregistraties, DIgiD en diverse digitale koppelingen).  De opkomst van het zaakgericht werken en het gebruik van midoffice/zaaksystemen en het architectuurdenken (invoering GEMMA) in de gemeentelijke informatievoorziening.  Het digitaliseren van papieren archieven en poststromen .  Het uitplaatsen van taken in regionale samenwerkingsverbanden, waardoor desinvesteringen aan de orde zijn en ook een nieuwe behoefte aan digitale koppelingen met de samenwerkingsverbanden ontstaat.

8 (21)




 

Versie

Datu m juli 2015

De invoering van de drie decentralisaties in het sociaal domein die een plicht leggen op de gemeente om meer samenhang en inzicht tussen de drie domeinen te realiseren door het koppelen van registraties van diverse partijen in de domeinen zorg, jeugdzorg en sociale zekerheid. De privacyvraagstukken die ontstaan door de toegenomen mogelijkheden en verplichtingen om bestanden met elkaar te koppelen. Het toegenomen belang van gegevensbeveiliging en bescherming tegen het gevaar van hacking e.a.

Een goede informatievoorziening is door alle ontwikkelingen niet alleen meer een hulpmiddel geworden bij de uitvoering van de primaire gemeentelijke taken, maar heeft zich tevens ontwikkeld tot een zelfstandige primaire taak. Het is daarom van essentieel belang dat de gemeente haar informatievoorziening professioneel organiseert en toekomstbestendig ontwikkelt. De rekenkamercommissie heeft daarom besloten in de onderzoeksperiode 2015-2016 een onderzoek te doen naar de vraag in hoeverre het gemeentelijke informatievoorzieningsbeleid toekomstbestendig is.

Selectiecr iteria onderzoek

Het onderzoek naar de toekomstbestendigheid van het gemeentelijke informatievoorzieningsbeleid voldoet aan de selectiecriteria die door de rekenkamercommissie worden gehanteerd:  Uit de gesprekken met de fracties en de stemronde op de longlist aan onderwerpen blijkt dat er een duidelijke behoefte bestaat aan meer inzicht in het presteren van de gemeente op diverse met het informatievoorzieningsbeleid samenhangende onderwerpen zoals de digitale dienstverlening, de privacy en de informatieveiligheid.  De gemeente besteedt jaarlijks aanzienlijke sommen publieke middelen aan de informatievoorziening waarover meer transparantie wenselijk is.  Het is voor de raad in potentie mogelijk om op basis van de uitkomsten van het onderzoek invloed uit te oefenen op de koers die de gemeente op het vlak van de informatievoorziening vaart.

Onderzoeksvraag

Hoofdvraag van het onderzoek is: In hoeverre is het gemeentelijke informatievoorzieningsbeleid toekomstbestendig gegeven de verschillende ontwikkelingen die zowel landelijk als regionaal en lokaal gaande zijn? Deelvragen die we daarbij willen beantwoorden zijn:  Waaruit bestaat het gemeentelijke informatiebeleid en in hoeverre zijn er duidelijke kaders op thema’s als: o Digitale dienstverlening o Privacy o Informatiebeveiliging o Architectuur denken o Zelf doen, samen doen en/of uitbesteden o Kostenbeheersing o Koppelingen met andere overheden o Voldoen aan de grote diversiteit aan wettelijke verplichtingen  In hoeverre was het gemeentelijk informatievoorzieningsbeleid in het verleden (vanaf ca. 2010) succesvol.

9 (21)




Versie

Datu m juli 2015

In hoeverre zijn de in het informatievoorzieningsbeleid opgenomen inhoudelijke en financiële kaders dekkend, consistent en toekomstbestendig gegeven de eerder genoemde verscheidenheid aan ontwikkelingen waaraan de gemeente het hoofd dient te bieden.

Planning(budget )

De rekenkamercommissie heeft het voornemen het onderzoek naar het informatievoorzieningsbeleid van de gemeente in de tweede helft van 2015 uit te voeren als één van de twee in 2015 uit te voeren primaire onderzoeken. Dit zal betekenen dat het onderzoek naar alle waarschijnlijkheid in het najaar van 2015 zal starten en afgerond zal worden in het voorjaar 2016.

4.3

Uitvoering van beleid leerplichtwet

Inhoud

Op 6 december 2012 jongstleden is de regionalisering van leerplicht besproken in een raadsinformatieavond met de raad van Nieuwegein. Aanleiding hiervoor was als volgt. Gemeenten en scholen hebben in 2012 van het Ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap de opdracht gekregen te zorgen voor een sluitend systeem voor jongeren van school, werk en zorg om het aantal voortijdig schoolverlaters (VSV-ers) fors terug te dringen. Het streven is dat jongeren tot 23 jaar een startkwalificatie behalen om zo beter toegerust te zijn voor hun toekomst. Om dit doel te realiseren was een intensieve samenwerking tussen gemeenten onderling en tussen gemeenten en scholen noodzakelijk. Meerdere ontwikkelingen, zoals de invoering van de kwalificatieplicht en het IB-verzuimloket, hebben de afgelopen jaren de regionale samenwerking geïntensiveerd. Omdat de daling van het aantal VSV-ers in de subregio Utrecht Zuid achterblijft, is eind 2011 een onderzoek gestart naar de wenselijk- en haalbaarheid van regionalisering van de leerplicht en RMC. Dit onderzoek heeft ertoe geleid dat voor de gemeenten Vianen, Lopik, IJsselstein en Nieuwegein per 1 augustus 2014 een gezamenlijk bureau Leerplicht RMC in de subregio Utrecht Zuid is gerealiseerd. Het doel van het regionale bureau leerplicht RMC van de gemeenten Vianen, Nieuwegein, IJsselstein en Lopik is om het aantal voortijdig schoolverlaters in de subregio Utrecht Zuid verder terug te dringen. Wanneer jongeren een startkwalificatie behalen zijn ze beter toegerust voor hun toekomst. Er zijn een aantal bestaande beleidskaders te onderscheiden waar de gemeente Nieuwegein momenteel gebruik van maakt. Leerplichtwet met als onderdeel de kwalificatieplicht: Alle kinderen en jongeren die in Nederland wonen, zijn vanaf hun vijfde jaar

10 (21)


Versie

Datu m juli 2015

leerplichtig: ze moeten dan verplicht naar school. Ze zijn volledig leerplichtig tot en met het schooljaar waarin ze 16 jaar worden. Jongeren die 16 jaar geworden zijn en nog geen kwalificatieplicht hebben, zijn kwalificatieplichtig tot hun 18e jaar. Taken en bevoegdheden gemeente: Het college heeft de taak toezicht te houden op de naleving van de leerplichtwet voor ouders en leerlingen en de aanvullende kwalificatieplicht. Deze taak is gemandateerd aan de leerplichtambtenaren. Op het gebied van de leerplicht en kwalificatieplicht heeft u als gemeenteraad een financiële taak. Elke gemeente moet tenminste invulling geven aan de leerplichtfunctie. Wetgeving Regionale Meld- en Coördinatiefunctie (RMC): Jongeren tussen de 18 en 23 jaar zonder startkwalificatie vallen onder de RMC wetgeving. Dit houdt in, dat vanuit de RMC functie jongeren via een passend traject opleiding, werk of een combinatie daarvan) alsnog gestimuleerd worden een startkwalificatie te behalen. RMC trajectbegeleiding is subregionaal georganiseerd. De RMC regio Utrecht, bestaat uit 4 subregio's, waarvan subregio Utrecht Zuid er een is. Tot de subregio Utrecht Zuid behoren de gemeenten Nieuwegein, Houten, IJsselstein, Vianen en Lopik. De gemeente Utrecht is centrumgemeente voor de RMC regio Utrecht en ontvangt van het Rijk middelen voor de uitvoering van de RMC-functie. Deze middelen worden verdeeld over de subregio's. Gemeente Nieuwegein is centrumgemeente van de subregio Utrecht Zuid en vertegenwoordigt de vijf gemeenten bestuurlijk en ambtelijk overleg in de regio Utrecht.

Selectiecr iteria

Het onderzoek past binnen de selectie criteria die de rekenkamercommissie hanteert. De burgers willen meer duidelijkheid over het terugdringen van het aantal voortijdig schoolverlaters (startkwalificatieplicht). Onderzoeksvraag

Vanaf 2002 zijn de meeste gemeenten in de regio toegetreden tot een regionale constructie. De gemeente Nieuwegein is vanaf 1 augustus 2014 gebruik gaan maken van een gezamenlijk bureau leerplicht RMC. De toegetreden gemeente Nieuwegein heeft de uitvoering van de leerplichttaken overgedragen. De gemeente Nieuwegein verwijst bij de vorming van het regionale bureau leerplicht ook naar deze notitie: ' Kader op afstand zetten taken' van januari 2008. Deze notitie schetst namelijk het kader voor het op afstand zetten van de gemeentelijke taken. Deze notitie is ook het beleidskader geweest voor de vorming van een regionaal bureau Leerplicht RMC Utrecht Zuid in 2014.

De rekenkamercommissie van Nieuwegein stelt de volgende vraag voor het onderzoek: In hoeverre is het gevoerde beleid naar de uitvoering inzake leerplicht C.q. traject naar de arbeidsmarkt (het behalen van een startkwalificatie) succesvol.

11 (21)


Versie

Datu m juli 2015

Deelvragen die hierbij kunnen worden gesteld, betreffen: Beleid 

In hoeverre kan het succes van het gevoerde beleid worden getoetst?



In hoeverre is het beleid effectief dat wordt uitgevoerd om jongeren aan de slag te krijgen, dan wel het verkrijgen van een startkwalificatie? beleidsbepaling, rol raad



De gemeente maakt het beleid als uitvoering op de leerplichtwet en wat is de kaderstellende en controlerende rol van de gemeenteraad bij de beleidsbepaling hierbij? Rol betrokkenen



Wat is de rol van de leerplichtambtenaren hierbij?



Wat is de rol van het regionale bureau RMC hierbij? Verantwoording middels planning en controlinstrumentarium



Wat staat er in de programmabegroting hierover? Welke instrumenten worden op dit moment gebruikt voor de uitvoering van het beleid?

Planning

Het onderzoek start in november 2015 en zal naar verwachting afgerond zijn in april 2016.

4.4 Werkprocessen raad, informatievoorziening raad, de kwaliteit van raadsvoorstellen Inhoud

Na invoering van dualisme is er inmiddels een tiental jaren verstreken. Als het goed is heeft dualistisch werken binnen de gemeentelijke organisatie inmiddels duidelijker vorm gekregen; zijn gemeenteraad, college en organisatie er beter op ingespeeld en is de kwaliteit van besluitvorming en controle op een hoger plan gekomen, is de informatievoorziening tussen college en raadsleden op orde en is de kwaliteit van raadsvoorstellen op niveau. Maar is dat zo? Op de website van de gemeente Nieuwegein is weinig te lezen over hoe de gemeenteraad wordt betrokken bij de beleidsvorming. Bij goed lezen valt op dat bij alle (beleids)plannen ambtenaren en college een centrale rol spelen. De positie van de gemeenteraad daarbij wordt op de website als volgt verwoord: “Niet over alle zaken kan het college zelf beslissen. Over de belangrijkste plannen besluit de raad. Als het college over zo'n plan heeft vergaderd en het ermee eens is, legt het college het voor aan de raad om er over te besluiten.” Uit gesprekken die de leden van de rekenkamercommissie met fracties in de gemeenteraad heeft gevoerd bleek dat er bij meerdere raadsleden nog onduidelijkheid c.q. ontevredenheid bestaat over de manier waarop de raad wordt betrokken bij de voorbereiding van raadsbesluiten en wordt gefaciliteerd bij de uitoefening van de controletaken. Zowel bij grotere onderwerp als bij situaties waarin afgeweken gaat worden van het door de gemeenteraad vastgestelde beleid. De kritiek richt zich met name op de gevolgde werkprocessen rond besluitvorming over deze (beleids)onderwerpen. Maar ook de informatievoorziening van college naar raad over voortgang bij beleidsrelevante onderwerpen zou beter kunnen.

12 (21)


Versie

Datu m juli 2015

Tijdens de raadsbijeenkomst over prioriteitstelling van de groslijst met aangedragen onderzoeksonderwerpen voor het programma 2015-2016 werd dit onderwerp in ruime mate door de raadsleden aangemerkt als te onderzoeken onderwerp. Omdat beleidsvorming en controle primaire taken zijn van de gemeenteraad vindt de Rekenkamercommissie het belangrijk om naar dit onderwerp onderzoek naar te doen. Niet alleen vanwege al dan niet terechte ontevredenheid bij een aantal raadsleden, maar ook omdat de kwaliteit van besluitvorming en van controle directe afstraling kan hebben op gevoelens van burgers over het functioneren van de gemeenteraad, het hoogste orgaan van de gemeente. Onderzocht zal worden welke rol de gemeenteraad doorgaans speelt bij de voorbereiding van besluitvorming en hoe de gemeenteraad door het college in positie gebracht wordt om de rol van beleidsbepaler en controleur ook op zo goed mogelijke wijze waar te kunnen maken, via informeren en betrekken. Verder zal aandacht worden besteed aan de wijze waarop raadsleden zelf initiatief nemen in situaties waarvan zij zelf vinden dat ze bij de voorbereiding een rol zouden moeten spelen. De wijze waarop zij de griffie daar inschakelen zal mede onderzocht worden. Ook de wijze waarop het college gevraagd en ongevraagd faciliteert in situaties waar beleid moet worden vastgesteld of (gedeeltelijk) moet worden gewijzigd zal onderdeel zijn van het onderzoek. De wijze waarop en de mate waarin burgers, bedrijven en instellingen in het proces worden betrokken onderwerp zal ook onderwerp van onderzoek zijn. Het onderzoek moet inzicht moeten geven hoe het spel procesmatig wordt aangestuurd en in eventuele knelpunten daarbij. In het verlengde daarvan zal bezien worden of verbeteringen noodzakelijk en/of mogelijk zijn bij de werkprocessen. Selectiecr iteria

Het onderzoek naar de werkprocessen gemeenteraad c.s. voldoet aan de selectiecriteria die door de rekenkamercommissie worden gehanteerd:  Uit de peiling tijdens de raadsbijeenkomst in januari over de onderwerpen op de longlist blijkt dat er een duidelijke behoefte bestaat aan onderzoek naar dit onderwerp  Via inhoudelijke betrokkenheid van de gemeenteraad bij de inhoud van de besluitvorming, al dan niet samen met burgers en vertegenwoordigers van bedrijven en instellingen kan het draagvlak van besluiten bij de bevolking vergroten.  Als besluitvorming ook procesmatig goed verloop kan dat onnodige kosten achteraf voorkomen  Uit het onderzoek kan lering getrokken worden voor toekomstige besluitvorming Onderzoeksvraag

Hoofdvraag van het onderzoek is: In hoeverre is de duale rol van de gemeenteraad op succesvolle wijze verankerd in de gemeentelijke besluitvormingsprocessen en op welke wijze en in welke mate wordt daaraan door het college in te onderscheiden werkprocessituaties vorm gegeven. Bij het onderzoek zullen meerdere deelvragen aan de orde komen:  Wat zijn de afspraken tussen gemeenteraad en college over wijze van betrekken van raad(sleden) bij voorbereiding van de besluitvorming  Is vastgelegd bij welke onderwerpen de gemeenteraad vooraf inhoudelijk betrokken zal worden

13 (21)


 

  

 

Versie

Datu m juli 2015

Welke rol hebben burgers en raadsleden gezamenlijk bij processen gericht op besluitvorming In gevallen dat de raad intensief betrokken is bij de beleidsvoorbereiding: bestaat er in die gevallen inzicht in de mate waarin ideeën en wensen van raadsleden bij hebben gedragen aan de formulering van de beleidslijn; voorbeelden noemen In gevallen dat betrekken van de raad bij voorbereiding van beleid wel zou moeten maar niet is gebeurt, wat is daarvan de reden. Zijn duidelijke afspraken gemaakt over de kwaliteit van raadsvoorstellen Zijn duidelijke afspraken gemaakt over de wijze van gevraagde on ongevraagde informatievoorziening door college aan de raad en wordt door het college voldaan aan de afgesproken gedragslijn Zijn afspraken gemaakt over de rol van de griffie bij de te onderscheiden werkprocessen en zo ja welke Hoe kunnen gesignaleerde knelpunten rondom werkprocessen worden opgelost.

Planning

De rekenkamercommissie heeft het voornemen het onderzoek naar besluitvormingsprocessen in de eerste helft van 2016 uit te voeren. Afronding voor het zomerreces 2016.

4.5

Retail

Inhoud

De detailhandel is één van de belangrijke bedrijfstakken in de gemeente Nieuwegein. De sector heeft een primaire verzorgingsfunctie ten behoeve van de inwoners. Tevens is het een grote werkgever en levert daarmee een belangrijke bijdrage aan de levenskwaliteit in de gemeente. Daarom is het noodzakelijk om de veelzijdige uitdagingen van de maatschappelijke veranderingen ten aanzien van retail te onderkennen en daarop tijdig te reageren. Winkelleegstand is één van de problemen waarmee steden worden geconfronteerd. Winkelleegstand in het centrum en in woonwijken. Locatus brengt ieder jaar rapport uit over de winkelleegstand in Nederland. Volgens directeur Gerard Zandbergen is de leegstand in 2014 voor de achtste keer op rij gestegen. Nooit eerder groeide de winkelleegstand in Nederland zo hard als in het afgelopen jaar. Op 1 januari stond 7,5 procent leeg: het gaat om 16.755 panden, bijna 1.500 meer dan begin 2014. Onderzoeksbureau Locatus ziet desalniettemin lichtpunten: er komen minder nieuwe winkelmeters bij. Ook Nieuwegein wordt geconfronteerd met winkelleegstand. De vraag is in hoeverre hierop een adequaat beleid is ontwikkeld of in voorbereiding is. In hoeverre is er aandacht voor het tot stand brengen van een gewenste verdeling in functies tussen het centrum en wijken, het actief saneren van de winkelvoorraad en het onttrekken van winkelbestemmingen aan panden, het inspelen op de ontwikkeling van het virtueel winkelen en de 24 uur economie en het stimuleren van samenwerking van retailers. Of blijft het beleid van Nieuwegein beperkt tot de verordening winkeltijden, evaluatie betaald parkeren en verminderen regelgeving ondernemers en richt de

14 (21)


Versie

Datu m juli 2015

economische visie zich met name op kantorenleegstand en revitaliseren bedrijventerreinen. Selectiecriteria

Het onderwerp voldoet aan artikel 4.3 van de verordening op de rekenkamercommissie. Het onderwerp is actueel en vormt een belangrijke bouwsteen van de economische visie van Nieuwegein. Onderzoeksvraag

1. 2.

3. 4.

Is er in Nieuwegein sprake van een samenhangend retailbeleid en welke instrumenten hanteert Nieuwegein om hier uitvoering aan te geven? Hoe zijn de ontwikkelingen in 2012-2014 geweest ten aanzien van:  spreiding van winkelvoorzieningen tussen het centrum en de wijken;  aantal m2 voorraad winkelvloeroppervlakte en aantal m2 leegstand;  bereikbaarheid winkelvoorzieningen;  samenwerking retailers. Hoe succesvol is de uitvoering van het retailbeleid geweest in 2012-1014? Welke elementen zouden een rol moeten spelen in een toekomstbestendig retailbeleid als onderdeel van een economische visie?

De antwoorden op de ze onderzoekvragen zijn aanvullend en verdiepend op de op te stellen economische visie. Het College heeft in de programmabegroting 2015 aangegeven, dat In 2015 samen met de samenleving een economische visie wordt opgesteld. De motivering daarbij is dat sinds het verschijnen van de huidige economische visie er in Nieuwegein op diverse terreinen van de economie grote veranderingen hebben plaatsgevonden. Hierbij kan gedacht worden structurele kantorenleegstand, opkomst van internetwinkels, veroudering van onze bedrijventerreinen etc. etc. De nieuwe economische visie zou moeten aangeven hoe je als gemeente Nieuwegein om wil gaan met deze omstandigheden. Welke kansen liggen er? Welke bedreigingen komen er op je af. Wat worden de ambities? Het is de bedoeling dat soort vragen in de economische visie te beantwoorden Bovendien heeft het college in de begroting aangekondigd dat uiterlijk het eerste kwartaal 2015 is de evaluatie van Verordening winkeltijden gereed zal zijn. Deze kan als input dienen voor het onderzoek van de rekenkamer. Pl anni ng

De uitvoering van het onderzoek wordt voorzien in de tweede helft van 2016. Het resultaat kan bijdragen aan de verdere uitwerking van de economische visie van Nieuwegein

4.6

Communicatie, Planning en Kosten

We willen zo goed mogelijk de raadsleden, college, ambtenaren en inwoners van Nieuwegein betrekken bij onze werkzaamheden.

15 (21)


Versie

16 (21)

Datu m juli 2015

Dit houdt in: 

Regelmatig bijhouden van de website waarop alle openbare informatie van de rekenkamercommissie staat;



Het uitbrengen van persberichten rondom onderzoeken, het onderzoeksprogramma en andere activiteiten van de rekenkamercommissie;



Presentatie van de rekenkamercommissie in het gemeentehuis bij het uitbrengen van rapporten;



Regelmatig overleg met de Raad en raadsleden;



Minimaal een keer per jaar een informeel debat met de raadsleden, ook in het kader van een onderzoeksrapport.

We nemen deel aan bijeenkomsten van de NVRR (Nederlandse Vereniging voor Rekenkamers en Rekenkamercommissies). Daarnaast zullen we regionale contacten onderhouden en bijeenkomsten bijwonen die relevant zijn voor het rekenkamerwerk, om op de hoogte te blijven van de laatste ontwikkelingen.

Kosten

We hebben een begroot onderzoeksbudget ter beschikking voor het onderzoeksprogramma 2015 en 2016: per jaar staat een bedrag voor onderzoek geraamd van circa 41.000 euro. Binnen dit budget kunnen de onderzoeken ingepast worden. Vooropgesteld dat er gezien de huidige capaciteit en financiële middelen ruimte is voor circa twee onderzoeken zijn.

De activiteiten voor het onderzoeksprogramma 2015 en 2016 zijn in een kort overzicht samengevat: Onderzoek, activiteit

Planning

Lopende onderzoeken

p.m.

Onderzoek ontwikkeling gemeentelijk

Start juli 2015

informatievoorzieningsbeleid Onderzoek uitvoering van beleid leerplichtwet

Start september 2015

Onderzoek werkprocessen raad

Start januari 2016

Onderzoek Retail

Start 3e kwartaal 2016

Ad hoc, experimentele onderzoek naar doorwerking

p.m.

aanbevelingen rekenkameronderzoek


Versie

17 (21)

Datu m juli 2015

Bijlage overzicht onderzoekssuggesties 2015 en 2016

1. Thema bestuur (werkwijze raad)

Bron

Ingediende onderwerpen

1

F

2

F

3

F

4

F

Hoe neemt de gemeenteraad besluiten, als voorbeeld het Plangebied Hoog Zandveld en de besluitvorming over het Lotusplantsoen (wijziging bestemmingsplan heeft reeds plaatsgevonden) Werkprocessen raad. Afweging maken waar je als raad wil staan bij een besluitvormingsproces. Evaluatie financiële beheersverordening: Hoe is het budgetrecht van de raad geregeld. Wanneer beslist de raad vooraf over een verhoging van budget en over kwartaalwijzigingen en wanneer achteraf. Informatievoorziening raad. Welke informatie is beschikbaar voor de raad en hoe wordt hier uitvoering aan gegeven.

5

F

De kwaliteit van raadsvoorstellen: Bieden deze stukken voldoende handvatten om een politieke discussie te hebben?

Verscherping probleemstelling: Verbetering van transparantie en/of democratisch gehalte besluitvormingsproce ssen

Ruimte voor Voorkeur 10X1

Verbetering van de werkwijze van de raad (is dat wel zo?)

1X1, 5X2

Aanpassing van de financiële beheersverordening die beter aansluit op behoeften raad

4X1, 2X2, 3X3

Betere en gestructureerdere informatievoorziening aan de raad Evt. aangepaste kwaliteitseisen aan raadsvoorstellen en de manier waarop vast te stellen beleid wordt gepresenteerd

1X1, 6X2, 10X3

3X1,5X2, 3X3


Versie

18 (21)

Datu m juli 2015

2. Thema bedrijfsvoering Bron


1

F

Beleid naar Privacy awareness voor de WIL en aanverwante organisaties. Hierbij spelen zaken als sturing vanuit de raad, Wie is verantwoordelijk voor wat en wie mag wat zien en wie niet: (voorbeeld de wijkzuster is een externe maar zit wel in het sociale wijkteam), Bij het ontwerpen van voorstellen dient men rekening te houden met Privacy bij systemen. Hoe kunnen systemen worden gekoppeld, hoe botst dat en hoe is dit als raad te beïnvloeden?

2

F

3

F

4

F

Beleid Soliditeit gemeentefinanciën; is er een kantelpunt in de houdbaarheid van gemeentefinanciën bij teruglopende financiële reserves? Evaluatie van het personeelsbeleid: verschuiving binnen het ambtenarenapparaat. Evaluatie project Eddie (Informatiebeleid en dienstverlening)

5

F

Toekomst regionale samenwerking; samenwerking U 10 gemeenten, informatiebeleid.

Verscherping probleemstelling: Betere privacy-bescherming burgers

Ruimte voor Voorkeur 7X1, 1X2, 3X3

Betere grip op de langetermijn financiën van de gemeente

10X1, 1X3

Betere borging van kwaliteit ambtelijke ondersteuning

1X3

Lessen m.b.t. investeringen in informatiebeleid en digitale dienstverlening Input voor discussie over herpositionering gemeente in regio

8X2, 5X3

2X1, 6X2, 7X3


Versie

19 (21)

Datu m juli 2015

3. Thema ruimtelijk (ruimtelijk domein) Bron


1

F

2

F

3

F/B

4

F

Woonvisie; woonvoorraadbeleid; realisatie van zorgwoningen in Nieuwegein binnen de bestaande voorraad. Veiligheid Regionaal Fietspad (praktijkvoorbeelden busstation/parkeergarage, laadstation Saturn en nieuwe parkeergarage/brug.) Evaluatie en procedures grondtransacties ( grondbeleid) als voorbeeld aankoop Nedereindse weg Evaluatie koopzondagen (effecten voor middenstand, werkgelegenheid)

5

F

Beleid Veiligheid en handhaving in theater de Kom

6

F

7

F

Evaluatie Parkeerexploitatie. Hoe verhoudt zich de parkeerexploitatie ten opzichte van andere gemeenten. Gevolgen actualisatie parkeerexploitatie in kaart brengen en wat zijn mogelijke risico's daarbij. Economische visie detailhandel en koopzondagen - Nieuwe economische visie neerleggen, - Hoe op sturen? - Volgend jaar staat dit op de planning?

8

F

9

B

10

B

Evaluatie onderhoud van civiele kunstwerken (onderhoudsbudgetten)

11

B

Onderzoek naar de parkeerproblematiek in de wijken

Hoe zetten we Nieuwegein op de kaart: evaluatie Citymarketingbeleid. De trek en plakkracht van Nieuwegein, aanbevelingen voor de toekomst, het geheim van Nieuwegein. Evaluatie groenbeleid (groenvoorziening)

Verscherping probleemstelling: Input voor nieuw beleid op vlak van wonen en zorg

Ruimte voor voorkeur 5X1,1X2, 10X3

In toekomst voorkomen van ongelukken

Betere transparantie grondtransactiebeleid

1X1, 7X2, 2X3

Evt wijzigingen in koopzondagenbeleid die meer recht doen aan wensen/ behoeften belanghebbenden Aanscherping van het VTH-beleid gericht op beperken risico’s gebruikers Input voor eventuele herziening beleid parkeerexploitatie

3X1, 3X2

7 X1, 1X2, 2X3

Input voor opstellen/herzien economisch/ detailhandelsbeleid

(zie bij punt 4),1X2

Meer zich in nut en rendement citymarketingbeleid

1X2, 3X3

Input voor eventuele herziening beleid rondom groenbeheer Meer zicht op effect van beleid rondom beheer bruggen e.a. O.a. input voor eventuele herziening beleid betaald parkeren en parkeernormen bij herontwikkeling

3X1, 3X2, 1X3

3X2


Versie

20 (21)

Datu m juli 2015

5. Thema sociaal (sociaal domein) Bron


1

F

2

F

Uitvoering van Sportbeleid en besteding van sportsubsidies: Als men wil sporten, is er een pot “Nieuwegein beweegt”. (wie maakt gebruik van sportsubsidies, verhoudingen hierbij, status u pas, status kinderen). Wat is de inzet van combinatiefunctionarissen hierbij. Evaluatie drie decentralisaties, de transities (2015 als nulmeting)

3

F

Evaluatie Theater De Kom

4

F

Beleid Schuldhulpverlening

5

F

Beleid U-pas - Uitvoering - Chipkaart - Mogelijkheden N-pas

6

F

Vorig jaar zijn de huren flink verhoogd bij de sociale woningbouw. Wat zijn de gevolgen hiervan voor de inwoners en de impact schuldhulpverlening? In Utrecht is een meldpunt hiervoor ingericht. Heeft de gemeente invloed hierop? Woonvisie hierbij wellicht van belang? - Samenwerking wooncorporaties?

7 8

F F

Rechtmatigheid van procedures De wording van de sociale wijkteams: Contracten GGD: preventieprogramma, kosteneffectiviteit.

9

F

10

F

Financiële ombuigingen met betrekking tot het sociale domein, stichting sociale wijkteams. Sport- en vrijwilligersorganisaties

11

F

Beleidsevaluatie Wmo-beleid.

Verscherping probleemstelling: Input voor herziening sportbeleid en beleid ‘Nieuwegein beweegt’

Ruimte voor Voorkeur 2X1, 4X2, 2X3

Evt aanscherping van het decentralisatiebeleid

(in combinatie met nummer 8 en nummer 11) 8X1 2X3

Input voor eventuele aanpassing van het subsidiebeleid m.b.t. De Kom Evt aanscherping van het beleid Evt aanpassing van het beleid m.b.t. de toepasselijkheid van de U-pas in Nieuwegein Evt. aanpassing van het armoede/ minimabeleid

1X2 2X1, 2X2, 1X3

6X1, 1X2, 6X3

Evt aanscherping beleid m.b.t. sociale wijkteams

(voor 2016) 2X2, 3X3

Meer zicht op financiële risico’s decentralisaties

1X1, 4X2, 3X3

Meer inzicht in kracht en organisatievermogen maatschappelijk middenveld Evt aanscherping Wmo-onderdelen decenralisatiebeleid

(in combinatie met punten 8,9 in 2016) 3X2, 1X3


Versie

Datu m juli 2015

6. Reeds meegenomen onderwerpen in het onderzoeksprogramma 2013 en 2014

1

Bron Ingediende onderwerpen F Beleid Gemeenschappelijke regelingen

2

F

Beleid Burgerparticipatie - Nota burgerinitiatief - Toets op ladder uit nota - Voorbeeld is proces Lotusplantsoen

3

F

De aansturing van gemeenschappelijke regelingen.

4

F

Uitvoering van regionale samenwerkingen in verschillende samenwerkingen en vormen, zou kosten effectief zijn, eerste jaren kost het meer, zoals de belastingregionalisering. - Wordt ooit wel eens teruggekeken of het echt kostenbesparend is. - Kwetsbaarheid neemt wel af. - Doet de gemeente er goed aan? - Rol als raadslid wordt minder hierbij.

5

F

Stand van zaken stadshuis, atrium. Onderzoek naar het bepalen van commerciële doeleinden voor delen van het stadshuis.

21 (21)

Onderzoeksprogramma 2015 en 2016

Recommend Documents