PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS INAKTIF DI UNIT KEARSIPAN PUSAT PENELITIAN DAN PENGEMBANGAN TEKNOLOGI MINYAK DAN GAS BUMI “LEMIGAS” SKRIPSI Diajukan pada Fakultas Adab dan Humaniora untuk Memenuhi Persyaratan Memperoleh Gelar Sarjana Ilmu Perpustakaan (S.IP)
Disusun oleh : Gema Pertiwi Syafrianti Putri 1110025000063
PROGRAM STUDI ILMU PERPUSTAKAAN FAKULTAS ADAB DAN HUMANIORA UNIVERSITAS ISLAM NEGERI SYARIF HIDAYATULLAH JAKARTA 1435 H/ 2014 M
ABSTRAK
Nama
: Gema Pertiwi Syafrianti Putri
Program Studi : Ilmu Perpustakaan Judul
: Pengelolaan Arsip Dinamis Inaktif di Unit Kearsipan Pusat Penelitian dan Pengembangan Teknologi Minyak dan Gas Bumi “LEMIGAS”
Kearsipan mempunyai peranan sebagai pusat ingatan, sumber informasi, dan sebagai alat pengawasan yang sangat diperlukan dalam setiap organisasi untuk menunjang proses kegiatan administrasi dan manajemen. Penelitian ini membahas tentang pengelolaan arsip dinamis inaktif di unit kearsipan PPPTMGB“LEMIGAS” bertujuan untuk mengetahui pengelolaan arsip inaktif di unit kearsipan dari tahap pemindahan sampai tahap penyusutan arsip. Penelitian ini menggunakan pendekatan kualitatif, menggunakan teknik wawancara dan observasi. Hasil penelitian ini menunjukkan bahwa unit kearsipan PPPTMGB “LEMIGAS” menemukan kendala dalam pengelolaan arsip inaktifnya, yaitu kurangnya perhatian pimpinan, kurangnya sumber daya manusia, serta kurangnya pelatihan atau sosialisasi tentang pengelolaan arsip. Penelitian ini dimaksudkan untuk peningkatan efektivitas dan efisiensi pengelolaan arsip khususnya di unit kearsipan PPPTMGB “LEMIGAS”.
Kata kunci : Pengelolaan arsip, arsip dinamis inaktif, manajemen arsip inaktif
i
KATA PENGANTAR
Segala puji syukur penulis panjatkan kepada Allah SWT yang telah memberikan kekuatan iman dan islam, taufiq, dan hidayahNya, sehingga penulis dapat menyelesaikan skripsi ini. Syukur dengan mengucap Alhamdulillah, dan dengan usaha maksimal dan tekad serta dorongan yang kuat dari orangtua tercinta dan saudara-saudaraku, akhirnya penulisan skripsi ini dapat terselesaikan dengan baik, walaupun tentunya hambatan dan rintangan senantiasa menghampiri silih berganti. Namun atas izin Allah SWT semua kesulitan dan hambatan dapat diatasi. Disadari sepenuhnya dengan kerendahan hati, bahwa penulisan skripsi ini tidak terlepas dari berbagai unsur yang turut andil dengan rela berpartisipasi dalam membantu proses penulisan skripsi ini dari awal hingga selesai. Maka penulis ingin mengucapkan terima kasih yang sebesar-besarnya kepada pihakpihak yang telah membantu dalam proses penyusunan skripsi ini, yaitu : 1. Bapak Dr. H. Abd. Wahid Hasyim, M.Ag selaku Dekan Fakultas Adab dan Humaniora UIN Syarif Hidayatullah Jakarta. 2. Bapak Pungki Purnomo, MLIS selaku ketua Jurusan Ilmu Perpustakaan UIN Syarif Hidayatullah Jakarta. 3. Bapak Mukmin Suprayogi, M.Si selaku sekretaris Jurusan Ilmu Perpustakaan UIN Syarif Hidayatullah Jakarta. 4. Ibu Lilik Istiqoriyah, M.Hum sebagai pembimbing skripsi yang telah sabar membimbing dan memberikan banyak masukan dan saran dalam penulisan skripsi ini. 5. Seluruh Dosen Fakultas Adab dan Humaniora, khususnya Dosen Jurusan ilmu Perpustakaan yang telah memberikan ilmunya kepada mahasiswamahasiswi Jurusan Ilmu Perpustakaan.
ii
6. Ibu Juariah, S.Ap selaku Pembimbing penulis di PPPTMGB “LEMIGAS” yang telah memberikan informasi untuk penulisan skripsi ini. 7. Kedua Orangtuaku, Ayah dan Mama tercinta terima kasih untuk setiap untaian doa, kasih sayang, perhatian, semangat, dan motivasi yang begitu besar sehingga bisa menyelesaikan skripsi ini. 8. Adik-adikku tersayang (Tiara, Tika) terima kasih atas segala doa, dukungan, canda tawa yang selalu hadir menemani penulis disela peyelesaian skripsi ini. 9. Teman-teman seperjuanganku, Nur Afidah, Irmawati Azis, Dian Afrianti, dan Intan Mayasari yang sering berbagi cerita dan saling memberikan semangatnya satu sama lain. 10. Sahabat terbaik, partnerku selama 4 tahun ini Khariryan Arga yang senantiasa
ada
untuk
memberikan
dukungan,
melantunkan
doa,
meluangkan waktu serta menawarkan segala macam bantuan terkait penyelesaian skripsi ini. 11. Teman-teman JIP Angkatan 2010, khususnya IPI C Agista, Ludfia, Rochmah, Winda, Nurun, Rinda, Vidi, Syifa, Aufa, Riko, Zulfikar, Lutfan, Luki, Firly, Kibar, Azom, Oni, Tipung, Ajo, Aboy. Thanks ya sudah memberikan supportnya! 12. Teman-teman Gramedia GandariaCity, Ka Novellino, Ka Foury, Ka Amel, Ka Indah, Alfian, Rianti, yang selalu memberikan semangat dan tidak bosan untuk mengingatkan untuk penyelesaian skripsi ini kepada penulis. 13. Seluruh staf Unit Kearsipan PPPTMGB “LEMIGAS” atas segala bantuan kepada penulis untuk melakukan wawancara yang berhubungan skripsi ini. 14. Seluruh pihak yang tidak dapat penulis sebutkan satu persatu telah memberikan doa, dukungan dan menyemangati penulis dalam penulisan skripsi ini.
iii
Penulis menyadari bahwa penulisan skripsi ini belum mencapai ukuran sempurna. Untuk kritik dan saran yang konstruktif dari pembaca sangat penulis harapkan. Semoga skripsi ini dapat bermanfaat bagi perkembangan Ilmu Perpustakaan khususnya dibagian kearsipan. Atas bantuan yang telah diberikan, penulis mengucapkan terima kasih.
Jakarta, Agustus 2014
Penulis
iv
DAFTAR ISI
LEMBAR PENGESAHAN LEMBAR PERNYATAAN ABSTRAK…………………………………………………………………….…...... i KATA PENGANTAR……………………………………………………………... ii DAFTAR ISI…………………………………………………………………….….. v DAFTAR TABEL………………………………………………………………..... ix DAFTAR GAMBAR…………………………………………………………….... x DAFTAR LAMPIRAN…………………………………………………………..... xi
BAB I
PENDAHULUAN A. Latar Belakang Masalah………………………………………..… 1 B. Pembatasan dan Perumusan Masalah…………......……….....….. 5 C. Tujuan dan Manfaat Penelitian…………....…………….……….. 6 D. Metode Penelitian…………....……………………….………….. 8 E. Definisi Istilah............................................................................... 12 F. Sistematika Penulisan……………......………………...……...… 13
BAB II
TINJAUAN LITERATUR A. Pengertian Arsip……………………………………….………... 15 B. Siklus Hidup Arsip…………....………………………….……… 16
v
C. Manajemen Arsip………....………………………………….….. 19 1.
Manajemen Arsip Inaktif…………..………….…………... 20
2.
Sistem Pengelolaan Arsip Inaktif......................................... 21 2.1 Pemindahan.................................................................... 22 2.2 Penataan dan Penyimpanan............................................ 24 2.3 Pelayanan........................................................................ 25 2.4 Pemeliharaan................................................................... 27 2.5 Pemusnahan.................................................................... 30
D. Sistem Penyimpanan Arsip............................................................ 36 1. Sentralisasi............................................................................... 37 2. Desentralisasi........................................................................... 40 3. Kombinasi Sentralisasi dan Desentralisasi.............................. 42 E. Pusat Arsip……………………………………………….……... 43 F. Organisasi Kearsipan…………………..………………………... 45 G. Penelitian Terdahulu...................................................................... 47
BAB III
GAMBARAN UMUM A. Profil Organisasi…………..………………….……………..… 49 B. Organisasi Kearsipan........……………………….……………. 50 C. Profil Unit Kearsipan PPPTMGB “LEMIGAS”......................... 52 D. Visi dan Misi……………..………………….………………… 53 E. Struktur Organisasi…..……………….……………………….. 54
vi
F. Deskripsi Kerja Sub Persuratan dan Arsip PPPTMGB “LEMIGAS................................................................................. 55 G. Sumber Daya manusia PPPTMGB “LEMIGAS”…………..…. 58
BAB IV
PEMBAHASAN HASIL PENELITIAN A. Prosedur Penelitian................................................................... 59 B. Profil Informan......................................................................... 60 C. Teknik Pengolahan Data.......................................................... 61 D. Hasil Penelitian dan Penjelasan................................................ 62 1.
Pengelolaan Arsip Inaktif di Unit Kearsipan PPPTMGB “LEMIGAS”.................................................. 62 1.1 Pemindahan................................................................. 63 1.2 Penataan dan Penyimpanan ........................................ 63 1.3 Penyusutan dan Pemusnahan...................................... 65
2.
Sarana dan Prasarana......................................................... 66 2.1 Fasilitas Ruang Penyimpanan...................................... 66 2.2 Akses dan Temu Kembali............................................ 68
3.
Kendala.............................................................................. 69
E. Analisis Hasil Penelitian............................................................ 76
BAB V
PENUTUP a.
Kesimpulan…………………..………………………………... 87
vii
b.
Saran……………………………...……………………………. 88
DAFTAR PUSTAKA………………....……………....………………..……….... 90 LAMPIRAN DAFTAR RIWAYAT HIDUP
viii
DAFTAR TABEL
Tabel 3.1
Rincian SDM................................................................... 58
ix
DAFTAR GAMBAR
Gambar 2.1
Life Cycle of Records.............................................................. 18
Gambar 3.1
Struktur Organisasi PPPTMGB “LEMIGAS”......................... 54
Gambar 3.2
Struktur Organisasi Bagian Tata Usaha................................... 54
Gambar 4.1
Sistem penomoran pada boks................................................... 66
Gambar 4.2
Daftar arsip simpan.................................................................. 68
Gambar 4.3
Lemari arsip listrik................................................................... 68
Gambar 4.4
Kode klasifikasi arsip berdasarkan masalah............................ 74
Gambar 4.5
Arsip yang diusulkan musnah.................................................. 75
x
DAFTAR LAMPIRAN
1. Lampiran 1
Surat pengajuan dosen pembimbing skripsi
2. Lampiran 2
Surat tugas menjadi dosen pembimbing skripsi
3. Lampiran 3
Surat izin penelitian skripsi
4. Lampiran 4
Contoh Berita Acara Pemindahan Arsip Inaktif
5. Lampiran 5
Contoh Daftar Arsip yang dipindahkan
6. Lampiran 6
Jadwal Retensi Arsip
7. Lampiran 7
Kode Klasifikasi Arsip Minyak dan Gas Bumi
8. Lampiran 8
Transkrip Wawancara
xi
BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang Kearsipan mempunyai peranan penting bagi kelancaran jalannya organisasi yaitu sebagai pusat ingatan dan sumber informasi bagi setiap organisasi dalam rangka melaksanakan segala kegiatan, baik pada kantorkantor Lembaga Negara, Swasta dan Perguruan Tinggi. Sumber informasi tersebut nantinya akan dibutuhkan untuk menunjang berbagai kegiatan organisasi seperti perencanaan, pengawasan, berkomunikasi serta reputasi organisasi. Organisasi membutuhkan akses informasi yang penting, seperti mendukung pengambilan keputusan, untuk tujuan operasional, sebagai bukti kebijakan dan aktivitas organisasi, serta untuk mengontrol volume informasi dan kemudahan operasional. 1 Adalah mustahil suatu kantor dapat memberikan data dan informasi yang baik, lengkap dan akurat, jika kantor tersebut tidak memelihara kearsipan yang baik dan teratur sesuai dengan ketentuan-ketentuan kearsipan yang telah ditetapkan oleh Pemerintah.2 Maka kearsipan merupakan bagian pekerjaan kantor yang sangat penting, informasi tertulis yang tepat harus tersedia apabila diperlukan agar kantor dapat memberikan pelayanan yang efektif.
1
Jay Kennedy and Cherryl Schauder, Record Management : a guide to corporate record keeping (Australia: Longman Australia, 1998) h.8 2 Basir Barthos, Manajemen Kearsipan (Jakarta : Bumi Aksara, 2012) h.5
1
2
Mengingat
arti
pentingnya,
Pemerintah
Indonesia
menaruh
perhatian yang cukup besar terhadap kearsipan. Hal ini terbukti dengan beberapa peraturan perundangan yang mengatur tentang kearsipan nasional. Berdasarkan Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan menimbang bahwa arsip sebagai identitas dan jati diri bangsa, serta sebagai memori, acuan, dan bahan pertanggungjawaban dalam kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara harus dikelola dan diselamatkan oleh Negara. Penyelamatan informasi yang ada pada arsip salah satunya dengan melaksanakan dan menyelenggarakan tata kearsipan yang konsisten dan sistematis mulai dari penciptaan arsip sampai dengan tiba waktu pemusnahannya. Undang-undang tersebut membedakan arsip menurut fungsinya yaitu arsip dinamis dan arsip statis. Arsip dinamis adalah arsip yang dipergunakan
secara
langsung
dalam
perencanaan,
pelaksanaan,
penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya atau dipergunakan secara langsung dalam penyelenggaraan administrasi Negara dan disimpan selama jangka waktu tertentu.3 Arsip dinamis berada di berbagai kantor, baik kantor pemerintah, swasta, atau organisasi kemasyarakatan, karena masih dipergunakan secara langsung dalam perencanaan, pelaksanaan, dan kegiatan administrasi lainnya. Arsip dinamis ini disebut record.4
3 4
Undang-undang Republik Indonesia Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan Zulkifli Amsyah, Manajemen Kearsipan (Jakarta: Gramedia, 2003) h.3
3
Oleh karena itu, arsip sebagai salah satu sumber informasi membutuhkan suatu sistem pengelolaan (manajemen) yang tepat dalam menciptakan efektivitas, efesiensi, dan produktivitas organisasi. Untuk itulah dibutuhkan suatu manajemen arsip yang baik. Salah satu arsip yang pengelolaannya penting untuk diperhatikan adalah arsip dinamis inaktif. Dikatakan penting karena arsip dinamis inaktif adalah arsip dinamis yang jarang digunakan, jarang digunakan disini berarti dalam keperluan aktivitas bisnis sehari-hari namun keberadaannya harus tetap dipertahankan untuk keperluan rujukan di masa mendatang atau memenuhi persyaratan retensi sesuai dengan ketentuan undang-undang.5 Pusat Penelitian dan Pengembangan Teknologi Minyak dan Gas Bumi “LEMIGAS” selanjutnya disebut PPPTMGB “LEMIGAS” adalah salah satu Unit Pelaksana Teknis yang berada di bawah Badan Penelitian Pengembangan Energi dan Sumber Daya Mineral sebagai lembaga Pemerintah yang menyelenggarakan penelitian, pengembangan dan pelayanan jasa teknologi minyak dan gas bumi nasional serta untuk kepentingan industri. Tugasnya selain melaksanakan penerapan ilmu pengetahuan
dan
teknologi,
juga
mengumpulkan,
mengolah,
menginterprestasikan, menyimpan dan memperoleh kembali data dan
5
Sulistyo-Basuki, Manajemen Arsip Dinamis: Pengantar memahami dan mengelola informasi dan dokumen (Jakarta: Gramedia Pustaka, 2003)
4
informasi, menyusun peristilahan teknis di bidang Minyak dan Gas Bumi serta memberikan pelayanan jasa teknologi dan konsultasi.6 Sehubungan dengan tugas tersebut maka PPPTMGB “LEMIGAS” memegang
peranan
penting
dalam
rangka
menjalankan
proses
pembangunan khususnya di bidang penelitian. Hal tersebut menyebabkan terciptanya arsip dalam jumlah besar seperti arsip rencana penelitian dan pengembangan, pelaksanaan penelitian dan pengembangan, penyajian informasi, layanan jasa litbang, pembinaan kelitbangan, serta pemantauan dan evaluasi. Sehingga mengakibatkan adanya penumpukan arsip di berbagai tempat, baik di unit kerja atau unit pengolah maupun di unit kearsipan. Melihat kondisi yang terjadi sekarang di PPPTMGB “LEMIGAS” banyak arsip inaktif yang masih tersimpan di masing-masing unit kerja atau unit pengolah, selain dari pada itu unit kerja atau unit pengolah memindahkan arsip inaktifnya ke unit kearsipan masih dalam keadaan kacau, tidak adanya daftar pertelaan arsip yang dipindahkan, serta kurangnya perhatian pimpinan terhadap pentingnya arsip. Akibatnya fungsi arsip sebagai informasi, pusat ingatan, bahan bukti dan lain-lain belum dapat dimanfaatkan semaksimal mungkin dalam rangka menunjang kebijaksanaan manajemen dalam
melaksanakan tugas dan
fungsi
PPPTMGB “LEMIGAS”.
6
PPPTMGB “LEMIGAS”, 40 Tahun Lemigas Mengabdi 1965-2005 (Jakarta: PPPTMGB “LEMIGAS”, 2005) h.20
5
Berdasarkan alasan di atas penulis tertarik melakukan penelitian untuk tugas akhir, maka peneliti mengambil judul ”PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS INAKTIF DI UNIT KEARSIPAN PUSAT PENELITIAN DAN PENGEMBANGAN TEKNOLOGI MINYAK DAN GAS BUMI “LEMIGAS””
B. Pembatasan dan Perumusan Masalah 1. Pembatasan Masalah PPPTMGB “LEMIGAS” memiliki masalah dan kendala dalam pengolahan
arsip
inaktifnya,
kondisi
tersebut
ditandai
dengan
penumpukkan arsip yang diterima pada proses pemindahan arsip inaktif dari unit pengolah ke unit kearsipan yang belum sesuai dengan prosedur pedoman tata persuratan arsip yang digunakan di unit kearsipan. Karena itu dalam penelitian ini, masalah yang akan diteliti adalah : Bagaimana pengelolaan arsip dinamis inaktif di PPPTMGB “LEMIGAS”? Berdasarkan
masalah
yang
dihadapi
oleh
PPPTMGB
“LEMIGAS” tersebut, pengelolaan arsip memerlukan pembenahan segera. Mengingat permasalahan yang kompleks tersebut, peneliti merasa perlu untuk membatasi permasalahan yang akan diteliti yaitu pengelolaan arsip dinamis inaktif yang berbentuk dokumen tertulis. Pembatasan masalah ini dimaksudkan agar penelitian yang akan dilaksanakan tidak keluar dari pembahasan-pembahasan yang tidak
6
diperlukan, sehingga lebih terarah dan terfokus pada pembahasan yang semestinya.
2. Perumusan Masalah Untuk mengetahui secara detail tentang pengelolaan arsip dinamis inaktif di PPPTMGB “LEMIGAS”, peneliti perlu mengetahui upayaupaya apa saja yang telah dilakukan dan yang belum dilakukan oleh lembaga tersebut dalam pengelolaan arsip dinamis inaktif. Sehingga rumusan masalah penelitian ini adalah : a. Bagaimana pengelolaan arsip dinamis inaktif di PPPTMGB “LEMIGAS”? b. Sarana dan prasarana apa yang digunakan dalam penyimpanan arsip dinamis inaktif? c. Kendala apa yang dihadapi dalam pengelolaan arsip dinamis inaktif di PPPTMGB “LEMIGAS”?
C. Tujuan dan Manfaat Penelitian Secara umum, tujuan dari penelitian ini adalah untuk mengetahui secara jelas tentang pengelolaan arsip dinamis inaktif di Unit Kearsipan PPPTMGB “LEMIGAS”. Untuk mencapai tujuan umum tersebut, perlu penjelasan mengenai tujuan-tujuan spesifik dari penelitian, yaitu:
7
a. Untuk mengetahui proses pengelolaan arsip dinamis inaktif yang ada di PPPTMGB “LEMIGAS”, meliputi penyusutan dan penyimpanan arsip dinamis inaktif. b. Mengetahui sarana dan prasarana penyimpanan arsip dinamis inaktif di lembaga tersebut. c. Mengetahui kendala yang dihadapi dalam pengelolaan arsip dinamis inaktif tersebut.
Manfaat yang diharapkan melalui penelitian ini adalah : 1. Bagi instansi Sebagai bahan masukan kepada Unit Kearsipan di PPPTMGB “LEMIGAS” untuk meningkatkan kualitas layanannya dalam pengelolaan arsip dinamis inaktif. 2. Bagi keilmuan Manfaat penelitian ini untuk keilmuan tentunya agar dapat menjadi salah satu acuan dalam mengembangkan ilmu khususnya di bidang pengelolaan arsip inaktif. 3. Bagi penulis Penelitian ini tentunya dapat menambah wawasan dan ilmu pengetahuan tentang pengelolaan arsip khususnya arsip dinamis inaktif dan dapat memberikan manfaat di kemudian hari ketika peneliti terjun langsung ke dunia kerja.
8
D. Metode Penelitian Dalam metode penelitian ini penulis akan mengemukakan hal-hal yang meliputi: jenis dan pendekatan penelitian, sumber data, teknik pengumpulan data, teknis analisis data. 1. Jenis dan Pendekatan Penelitian Penelitian ini merupakan penelitian deskriptif analisis yang bertujuan untuk memperoleh informasi mengenai pengelolaan arsip inaktif di PPPTMGB “LEMIGAS”. Penelitian deskriptif ini bertujuan untuk menggambarkan secara sistematis, faktual, dan akurat mengenai fakta-fakta, sifat-sifat serta hubungan yang diselidiki.7 Penelitian ini menggunakan pendekatan kualitatif. Pendekatan kualitatif menghasilkan dan mengolah data yang sifatnya deskriptif seperti transkripsi wawancara, observasi, dan pengamatan lapangan, gambar, foto, rekaman video dan lain sebagainya. 8 Pendekatan ini peneliti pilih karena lebih mudah apabila digunakan untuk mengungkap kenyataan yang sifatnya ganda, menyajikan secara langsung antara peneliti dan informan.9
7
Mohammad Natsir, Metode Penelitian (Jakarta: Ghalia Indonesia, 2003), h. 54. Fuad Hasan, Pendekatan Kualitatif Untuk Penelitian Prilaku Manusia (Jakarta: Lembaga Pengembangan Sarana Pengukuran Psikologi (LPSP3) Universitas Indonesia, 2001), h. 22 9 Lexy J. Moleong, Metode Penelitian Kualitatif (Bandung: Remaja Rosdakarya, 2000),h. 5. 8
9
2. Sumber Data Sumber yang digunakan penulis untuk mendapatkan data atau informasi dalam penelitian ini adalah : a. Riset Kepustakaan (Library Research) Riset kepustakaan peneliti lakukan dengan mempelajari bukubuku, literatur-literatur, artikel-artikel, serta dokumen-dokumen yang terdapat di unit kearsipan PPPTMGB “LEMIGAS”, bermaksud untuk mendapatkan gambaran tentang topik ini. b. Penelitian Lapangan (Field Research) Penelitian lapangan ini bertujuan untuk mendapatkan data-data secara langsung dari objek penelitian. Untuk mendapatkan datadata tersebut, penulis mengadakan observasi (pengamatan) di lapangan serta wawancara dengan Kepala Sub Urusan Persuratan dan Arsip serta staf fungsional arsip di Unit Kearsipan PPPTMGB “LEMIGAS”. c. Sampel Sampel dalam penelitian kualitatif bukan dinamakan responden, tetapi sebagai nara sumber, atau partisipan, informan, teman, dan guru dalam penelitian.10 Informan dalam penelitian ini yaitu Kepala Sub Urusan Persuratan dan Arsip, Staf Fungsional Umum, dan Staf Fungsional Arsiparis di Unit Kearsipan PPPTMGB “LEMIGAS”.
10
Sugiyono , Memahami Penelitian Kualitatif ( Bandung: ALFABETA, 2007), h. 50.
10
3. Teknik Pengumpulan Data Dalam pelaksanaan penelitian ini, peneliti menggunakan beberapa teknik untuk mempermudah pengumpulan data yang diperlukan. Teknik-teknik ini digunakan secara akumulatif dan saling melengkapi. Adapun beberapa teknik-teknik pengumpulan data tersebut adalah : a. Observasi, teknik ini dilakukan untuk melihat, mengamati langsung aktivitas pengelolaan arsip pada aspek manajerial, mengumpulkan
fakta-fakta,
pernyataan-pernyataan
yang
merupakan hasil dari kenyataan untuk dibahas dalam hasil penilitian. Objek dari observasi ini adalah Unit Kearsipan PPPTMGB “LEMIGAS”. b. Wawancara,
teknik
ini
digunakan
untuk
memperjelas
permasalahan yang ada, khususnya yang berkaitan dengan pengelolaan arsip dinamis inaktif di PPPTMGB “LEMIGAS”. Bentuk wawancara yang digunakan adalah wawancara tidak terstruktur. Wawancara tidak terstruktur merupakan pendekatan yang optimal guna memperoleh data bila subjek sulit mengekspresikan diri. Bila itu terjadi, maka pewawancara dapat memodifikasi pertanyaan yang diajukan. Dengan wawancara tidak terstruktur dimungkinkan data yang lebih mendalam yaitu pertanyaan tambahan untuk mengurangi respon – respon yang
11
tidak jelas, agar dapat diperoleh jawaban yang lebih khusus dan lebih tepat.11 c. Dokumentasi, dilakukan untuk mencari data yang berupa catatan, brosur, arsip, notulasi rapat, agenda sebagainya. 12 4. Teknik Analisis Data Teknik analisis data yang digunakaan adalah melalui pendekatan deskriptif analisis,13 yaitu pendekatan dengan cara mendeskripsikan atau menggambarkan data yang telah terkumpul sebagaimana adanya dengan cara menyusun data, menjelaskan data, dan menganalisa data. Setelah data diperoleh melalui wawancara dengan para informan, maka selanjutnya percakapan yang direkam dalam wawancara tersebut dicatat atau dibuatkan transkripnya, untuk kemudian dianalisa. Analisa ini merupakan proses penyederhanaan data ke dalam bentuk bahasa yang mudah dibaca dan diinterprestasikan tanpa mengurangi nilai ataupun isinya. Secara spesifik proses analisa data yang dilakukan oleh peneliti dalam hal ini adalah berdasarkan tahapan berikut ini : a. Pengumpulan data penelitian melalui proses studi literatur, observasi, dan wawancara.
11
190.
12
Lexy J. Moleong. Metode Penilitian Kualitatif (Bandung: Remaja Rosdakarya, 2007), h.
Suharsimi Arikunto. Prosedur Penelitian: Suatu Pendekatan Praktik, cet. 8. (Jakarta: Rineka Cipta, 1992). h. 200. 13 S. Nasution, Metode Research (Jakarta: Bumi Aksara, 2002), h.24.
12
b. Sebelum dianalisis secara matang, data hasil wawancara dibuatkan transkrip (salinan dalam bentuk tulisan) c. Analisis data secara matang d. Penyederhanaan data hasil analisis kedalam bentuk yang mudah dibaca dan di interprestasikan e. Pembuatan laporan penelitian
E. Definisi Istilah 1. Arsip adalah simpanan surat-surat penting atau kumpulan warkat yang disimpan seara teratur. 2. Arsip Dinamis Aktif adalah arsip yang dipergunakan secara langsung
dalam
perencanaan,
pelaksanaan,
penyelenggaraan
administrasi. 3. Arsip Dinamis Inaktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya telah menurun 4. Sistem Penyimpanan Arsip adalah pedoman atau ketentuan mengenai pelaksanaan pengurusan surat dan naskah lain yang disepakati
oleh
pihak-pihak
pengambil
keputusan
didalam
organisasi untuk diterapkan pada sistem kearsipan suatu organisasi 5. Sentralisasi adalah penyimpanan arsip yang dipusatkan di satu unit kerja khusus yang lazim disebut unit kearsipan 6. Desentralisasi adalah setiap unit kerja mengolah arsipnya masingmasing.
13
7. Jadwal Retensi Arsip adalah penentuan jangka waktu penyimpanan arsip yang digunakan sebagai pedoman penyusutan arsip.
F. Sistematika Penulisan Untuk mempermudah pembahasaan skripsi ini secara sistematis maka penulis membagi menjadi kedalam lima(5) bab, sebagai berikut:
BAB I.
PENDAHULUAN Pada bab ini penulis mengemukakan tentang: Latar Belakang, pembatasan masalah dan perumusan masalah, tujuan penelitian, manfaat penelitian, metode penilitian, serta sistematika penulisan.
BAB II.
TINJAUAN LITERATUR Bab ini membahas tentang pengertian sistem kearsipan, siklus hidup arsip, manajemen arsip, sistem penyimpanan, penyusutan dan pemusnahan arsip.
BAB III. GAMBARAN TENTANG UNIT KEARSIPAN PADA PUSAT
PENELITIAN
TEKNOLOGI “LEMIGAS”
DAN
MINYAK
PENGEMBANGAN
DAN
GAS
BUMI
14
Bab ini akan membahas tentang : sejarah singkat PPPTMGB “LEMIGAS”,
profil
organisasi
kearsipan
PPPTMGB
“LEMIGAS", visi dan misi, sumber daya manusia, tugas dan fungsi kearsipan di PPPTMGB “LEMIGAS”.
BAB IV. PEMBAHASAN HASIL PENELITIAN Bab ini merupakan hasil penelitian yang berisi tentang pemindahan, penataan, penyimpanan arsip dinamis di Unit Kearsipan PPPTMGB “LEMIGAS”, sarana dan prasarana penyimpanan arsip, serta penyusutan arsip dinamis pada pusat arsip.
BAB V.
PENUTUP Bab ini berisi tentang kesimpulan dan saran yang diberikan untuk bagian kearsipan PPPTMGB “LEMIGAS”mengenai pengelolaan arsip dinamis inaktif.
BAB II TINJAUAN LITERATUR A. Pengertian Arsip Menurut Widjaja arsip diartikan sebagai proses pengaturan dan penyimpanan surat secara teratur sehingga setiap saat diperlukan dengan mudah dan cepat diketahui. 12 Sedangkan menurut Barthos arsip (record) yang dalam bahasa indonesia ada yang menyebutkan sebagai “warkat”, pada pokoknya dapat diberikan pengertian sebagai: setiap catatan tertulis baik dalam bentuk gambar ataupun bagan yang memuat keterangan-keterangan mengenai suatu subyek (pokok persoalan) ataupun peristiwa yang dibuat orang untuk membantu daya ingat orang itu pula.13 Adapun pengertian arsip menurut Kamus Administrasi Perkantoran, arsip adalah kumpulan warkat yang disimpan secara teratur karena mempunyai suatu kegunaan agar setiap kali diperlukan dapat cepat ditemukan kembali. Di Indonesia pengertian arsip diatur dalam Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan pada pasal 1 ayat (2) yaitu: Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik,
12 13
A.W Widjaja, Administrasi Kearsipan: Suatu Pengantar. (Jakarta: Grafindo, 1993)h.8 Basir Barthos, Manajemen Kearsipan (Jakarta : Bumi Aksara, 2007) h.1
15
16
organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara.
Dari pengertian mengenai arsip tersebut dapat dilihat bahwa suatu arsip mempunyai sisi pembahasan yang kompleks, yaitu arsip yang dilihat dari keberadaannya, sebagai suatu dokumen yang mempunyai nilai tertentu bagi instansi penciptanya karena mengandung data dan informasi, dan arsip yang ditinjau dalam pengelolaannya, mulai dari penciptaan sampai dengan pemusnahan arsip yang harus ditangani dengan baik jika ingin menghasilkan suatu efektifitas dan efesiensi di dalam temu balik arsip itu sendiri. Untuk mendapatkan pengelolaan yang baik dibutuhkan sebuah prosedur pengamanan arsip. Prosedur tersebut meliputi tahapan dalam siklus hidup arsip.
B. Siklus Hidup Arsip Siklus hidup arsip dinamis terdiri dari beberapa tahap yaitu tahap penciptaan atau penerimaan dari luar organisasi (creation), tahap distribusi (distribution), tahap penggunaan (use), tahap pemeliharaan (maintenance), dan disposisi akhir (disposition).14 Berikut adalah gambar siklus hidup arsip.
14
Betty R. Ricks [et all], Information and Image Management : a record system approach (USA: Western, 1992) h.14
17
Creation (or receipt of record from outside he business)
Dispotition Transfer Retain OR Destroy
Distribution Who gots the record? Internal users External users
Use Decision Reference Inquires Legal Requirements
Maintenance Store/File Retrive Protect
Gambar 2.1 : Life Cycle of Records15
Gambar diatas menjelaskan siklus hidup arsip dimulai dari kegiatan penciptaan arsip berupa penulisan surat, memo, petunjuk (instruksi), formulir, laporan, dan sebagainya. Arsip tersebut kemudian didistribusikan kepada seseorang atau organisasi tertentu agar dapat digunakan untuk keperluan tertentu seperti pelaksanaan operasional, dasar tindakan tertentu, pelaksanaan fungsi dan peran-peran manajerial, sebagai alat pembuktian atau dokumentasi, sebagai bahan pertimbangan untuk menjawab permasalahan atau memberikan 15
Judith Read-Smith [et all], Records Management (USA:South Western, 2002)
18
tanggapan, sebagai referensi dan lain sebagainya. Kemudian arsip tersebut dipelihara dan disimpan secara sistematis (simpan aktif). Setelah menurun penggunaannya, arsip akan dipindahkan dan disimpan (simpan inaktif). Setelah melewati masa simpan inaktif, arsip akan dimusnahkan atau disimpan permanen. 16
Berdasarkan siklus hidup arsip tersebut, arsip yang tercipta setiap tahap dapat dikelompokkan menjadi tiga fase yaitu :17 1. Rekod Aktif Yaitu rekod yang diciptakan dan digunakan secara terus menerus untuk bisnis terkini dan dipelihara di tempat pembuatannya atau di tempat penerimaannya. Rekod jenis ini disimpan dan diolah di unit kerja masing-masing. 2. Rekod Semi-aktif Yaitu rekod yang sudah jarang dibutuhkan untuk bisnis terkini. Rekod jenis ini biasanya dirujuk beberapa bulan sekali atau setahun sekali. Rekod ini dipindahkan dari unit kerja masing-masing ke central file.
16
T.R Schellenberg, Modern Archives. (Universitas Washington, 1995)h.36 Derek Charman, The Corporate Archivist and Records Management. (London:Butterworth, 1991)h. 239 17
19
3. Rekod Inaktif Yaitu rekod semi-aktif yang frekuensi penggunaannya sudah menurun tetapi harus tetap disimpan dan dipelihara untuk memenuhi kebutuhan administratif, keuangan, hukum, sejarah, atau pemerintahan. Rekod semi-aktif yang tidak lagi dibutuhkan dipindahkan dari central file ke records center, inilah rekod inaktif. Selanjutnya rekod ini disimpan hingga masa retensinya tiba dan selanjutnya dinilai apakah dipindahkan ke Arsip Nasional atau dimusnahkan.
C. Manajemen Arsip Definisi
Manajemen
arsip
menurut
Read-Smith
et
all
yaitu
“Pengendalian sistematis terhadap semua rekod, mulai dari penciptaan atau penerimaan, dan selanjutnya pemrosesan, distribusi, organisasi, penyimpanan, dan temu kembali, hingga disposisi akhir.” 18 Manajemen arsip merupakan salah satu fungsi dalam setiap kegiatan organisasi. Pada dasarnya manajemen kearsipan melaksanakan fungsi-fungsi seluruh siklus hidup arsip, yang mencangkup
proses
penciptaan,
pendistribusian,
penggunaan
arsip,
penyimpanan arsip aktif, pemindahan arsip, penyimpanan arsip inaktif,
18
Judith Read-Smith [et all], Records Management (USA:South Western, 2002) h. 121
20
pemusnahan, penyimpanan secara permanen. 19 Tujuan akhir manajemen kearsipan ialah untuk menyederhanakan jenis dan volume arsip serta mendayagunakan
penggunaan
arsip
bagi
peningkatan
kinerja
dan
profesionalitas institusi atau lembaga dengan biaya yang efektif dan efisien. 20 Menurut Sauki manajemen kearsipan sangat diperlukan, yaitu :21 1. Sebagai pusat ingatan kolektif instansi (corporate memory) 2. Sebagai penyedia data/informasi bagi pengambilan keputusan (decision making) 3. Sebagai bahan pendukung proses pengadilan (litigation support) 4. Penyusutan berkas kerja
1. Manajemen Arsip Inaktif Manajemen arsip inaktif menurut ANRI adalah “Pengelolaan arsip inaktif di pusat arsip menggunakan sistem pengelolaan yang paling tepat sehingga mampu mencapai tujuan dan memenuhi prinsip-prinsip pengelolaan arsip.”22 Pusat arsip adalah tempat dimana pengelolaan atau penataan arsip inaktif diperlukan untuk kepentingan temu balik arsip sehingga pengelolaan fisik dan informasinya dapat dilakukan secara optimal.
19
Patricia E. Wallace [et all], Records Management Intregated Information Systems (New Jersey: Prantice Hall, 1992)h. 2 20 Zulkifli Amsyah, Manajemen Kearsipan (Jakarta: Gramedia, 2007) h. 78 21 Sauki Hadiwardoyo, Manajemen Kearsipan : Sebuah Pengantar (Fakultas Sastra Universitas Gadjah Mada, 1999)h.6 22 Arsip Nasional Republik Indonesia, Manajemen Arsip Inaktif (Jakarta, 2002) h.7
21
Manajemen arsip inaktif dalam Modul Manajemen Arsip Dinamis yang disusun oleh ANRI dapat diartikan sebagai pengelolaan arsip inaktif yang melibatkan berbagai unsur diantaranya sumber daya manusia, peralatan dan sistem yang ada untuk mencapai tujuan. 23
2. Sistem Pengelolaan Arsip Inaktif Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 28 Tahun 2012 tentang pelaksanaan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009, arsip inaktif adalah arsip dinamis yang frekuensi penggunaannya untuk penyelenggaraan administrasi sudah menurun. Arsip yang sudah jarang digunakan tersebut, keberadaannya harus tetap dipertahankan untuk keperluan rujukan atau memenuhi persyaratan retensi sesuai dengan ketentuan undang-undang. Arsip tersebut harus mengalami proses penyusutan, seperti yang dimaksud dalam Peraturan Pemerintah RI Nomor 28 Tahun 2012, harus dipindahkan dari unit kerja ke unit kearsipan sesuai dengan Jadwal Retensi Arsip secara teratur dan tetap. Arsip inaktif perlu dikelola secara profesional sehingga akan berdaya guna bagi organisasi. Adapun prosedur pengelolaan arsip inaktif menurut ANRI meliputi :24
23 24
Arsip Nasional Republik Indonesia, Manajemen Arsip Dinamis (Jakarta, 2001) h.98 Arsip Nasional Republik Indonesia, Manajemen Arsip Inaktif (Jakarta, 2002) h.9
22
2.1
Pemindahan Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012 tentang Pelaksanaan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan pada pasal 56 menyebutkan kegiatan penyusutan arsip meliputi :(a) pemindahan arsip inaktif dari unit pengolah ke unit kearsipan; (b) pemusnahan arsip yang telah habis retensinya dan tidak memiliki nilai guna dilaksanakan sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan; dan (c) penyerahan arsip statis oleh pencipta arsip kepada lembaga kearsipan.
Waktu pemindahan arsip inaktif dari unit kerja ke unit kearsipan harus ditentukan oleh garis haluan (policy) instansi yang bersangkutan, jadi bukan ditentukan oleh masing-masing unit pengolah. Ada arsip yang harus dipindahkan secara berkala, misalnya pada akhir tahun anggaran, dan ada pula yang dipindahkan secara terus menerus, artinya pemindahan dilakukan begitu arsip telah menjadi inaktif. Pemindahan arsip-arsip inaktif dari unit kerja (central file) ke pusat arsip. Langkah-langkah dalam pemindahan meliputi : a. Menentukan kapan suatu arsip dapat dipindah Ini terkait dengan masalah penilaian arsip, yang telah dituangkan dalam Jadwal Retensi Arsip yang memuat periode pemindahan arsip secara
23
berkelanjutan. Menurut Sulistyo-Basuki lazimnya hal ini dilakukan pada akhir tahun anggaran yang jatuh pada tanggal 31 Maret.25 b. Menentukan arsip yang akan dipindah Kegiatan ini dilaksanakan berdasarkan JRA yang ada, tugas yang dilakukan oleh arsiparis cukup menyeleksi arsip-arsip yang akan dipindahkan berdasarkan JRA tersebut. Hasil dari penyeleksian ini akan dibuat daftar arsip yang akan dipindahkan, yang harus disampaikan ke pimpinan yang berwenang untuk memperoleh persetujuan. c. Menyiapkan arsip yang akan dipindah Menurut Read-Smith et all persiapan arsip yang akan dipindahkan termasuk melengkapi formulir yang dibutuhkan serta penataan ke dalam boks.26 Setelah pimpinan menyetujui, maka arsiparis membuat formulir atau daftar mengenai keterangan tentang : nama series arsip, deskripsinya, tahun, retensi, dan nomor boks. Arsip yang telah didaftar tersebut kemudian ditata didalam boks dengan ketentuan tetap mempertahankan penataan aslinya. d. Penyiapan ruang simpan Pusat
arsip harus senantiasa menyediakan ruang dan sarana
penyimpanan arsip, agar tidak terjadi suatu arsip yang telah dipindah ke pusat arsip namun tidak tersedia ruangan penyimpanannya.
25 26
Sulistyo-Basuki, Manajemen Arsip Dinamis (Jakarta: Gramedia, 2003)h.304 Judith Read-Smith[et all], Records Management(USA:South Western, 2002)
24
e. Penerimaan arsip Arsip yang baru dipindahkan dari central file ke record center, terlebih dahulu harus diperiksa kelengkapan, kondisi, kesesuaiannya dengan daftar, sehingga tidak menimbulkan kesalahpahaman di waktu-waktu mendatang, serta membuat berita acara arsip pindah yang dilampiri daftarnya.
2.2
Penataan dan penyimpanan yaitu prosedur penataan dan penyimpanan melalui tahapan-tahapan : a. Pemeriksaan Kegiatan ini adalah kontrol awal yang dilakukan dalam penyimpanan arsip. Pemeriksaan ini meliputi apakah arsip tersebut sudah benar-benar inaktif, kemudian diperiksa seriesnya. Series rekod adalah kumpulan arsip yang berkaitan yang biasanya digunakan dan disimpan sebagai satu kesatuan dan dapat dinilai sebagai satu kesatuan untuk memutuskan periode retensi arsipnya. 27 b. Pendeskripsian berdasarkan series arsip Pendeskripsian harus memperhatikan hubungan antara arsip yang berasal dari unit kerja satu dengan yang lainnya, sehingga kegiatan deskripsi ini adalah pengetahuan atas seluruh koleksi arsip yang dimiliki organisasi.
27
Judith Read-Smith[et all], Records Management(USA:South Western, 2002) h.135
25
c. Sortir dilakukan untuk pengelompokan antara arsip dan non arsip, sekelompok arsip dan lain-lain. Non-arsip disini antara lain buku-buku, majalah,
koran-koran,
amplop-amplop,
blanko-blanko/formulir-
formulir kosong, dan sebagainya. 28 d. Pentaan arsip dalam boks Setiap boks hendaknyahanya berisi satu series arsip saja atau dengan series yang berdekatan dengan jadwal retensi yang sama. Setelah arsip dimasukkan kedalam boks, boks tersebut diberi nomor sesuai dengan nomor urut atau lokasi penyimpanannya. e. Pembuatan Daftar Pertelaan Arsip (DPA) yaitu istilah untuk penamaan finding aids (alat bantu penemuan arsip) berupa daftar dengan kolomkolom, kode, series dan deskripsi arsip, tahun, jalan masuk, nomor boks, retensi dan keterangan. 29
2.3
Pelayanan Pelayanan dapat berupa peminjaman arsip atau pemberian informasi yang terkandung dalam arsip. Prosedur pelayanan meliputi : a. Permintaan
28 29
Basir Barthos, Manajemen Kearsipan (Jakarta:Bumi Aksara, 2007)h.91 Arsip Nasional Republik Indonesia, Manajemen Arsip Inaktif (Jakarta, 2002)h.23
26
Permintaan penggunaan arsip sebaiknya disiapkan formulir permintaan dan dapat berfungsi sebagai alat pemesan rekod. Informasi yang harus diberikan pengguna kepada arsiparis adalah sebagai berikut :30 1. Nomor boks (yang ditentukan oleh pusat arsip dinamis inaktif dan dicatat pada formulir transfer arsip dinamis) 2. Judul folder atau deskripsinya 3. Nama, bagian, lokasi, dan nomor telepon peminta arsip dinamis 4. Perkiraan waktu peminjaman dan waktu pengembalian dapat dicatat pada formulir. b. Pencarian Pencarian arsip dilakukan melalui Daftar Pertelaan Arsip. Series yang ada dalam daftar akan merujuk pada boks yang menunjukkan lokasi penyimpanan arsip. c. Pengambilan arsip Sebelum arsip diambil, terlebih dahulu menuliskan kata OUT atau KELUAR pada out indicator (tanda keluarnya arsip) yang didalamnya berisi minimal tanggal pengambilan, siapa yang meminjam, arsip apa saja yang dipinjam, dan waktu pengembaliannya. d. Pencatatan Mencatat arsip yang akan dipinjam baik berupa buku atau formulir atau sarana lainnya. Pencatatan tersebut bisa manual ataupun ke dalam 30
Sulistyo-Basuki, Manajemen Arsip Dinamis. (Jakarta:Gramedia, 2003)h.305
27
sistem komputer. Menurut Sulistyo-Basuki, dalam sistem manual, berkas arsip dinamis inaktif yang dipinjam untuk menggunakan formulir rangkap empat. Lembar pertama disimpan si pemakai, lembar kedua dimasukkan kedalam berkas yang dipinjam untuk mengenali peminjamannya, lembar ketiga disimpan pada boks kartu keluar dan lembar keempat disimpan pada boks yang disusun menurut tanggal harus kembali. 31 e. Pengendalian Pengendalian ini dilakukan untuk mengamankan arsip fisik maupun informasinya, sehingga dapat dimonitor sejauh mana arsip beredar. f. Penyimpanan kembali Setelah arsip yang dipinjam dikembalikan, maka penandaan pada sarana peminjaman bahwa arsip yang bersangkutan telah kembali untuk disimpan ditempat semula.
2.4
Pemeliharaan Kegiatan
pemeliharaan
arsip
adalah
kegiatan
perawatan
dan
pengamanan arsip guna menjamin kelestarian informasi yang terkandung di dalam arsip. Tujuannya agar arsip senantiasa terpelihara dengan baik, utuh, dan aman, terhindar dari segala kemungkinan dan resiko yang
31
Sulistyo-Basuki, Manajemen Arsip Dinamis. (Jakarta:Gramedia, 2003) h.307
28
merugikan, antara lain kerusakan dan kehilangan.32 Pengaruh yang dapat merusak arsip dan cara penanggulangannya : a. Pengaruh yang dapat merusak arsip 1) Pengaruh biologis Didaerah tropis kerusakan arsip disebabkan oleh faktor biologis, seperti : a) Jamur Jamur akan membusukkan selulosa kertas sehingga kertas/arsip menjadi kuning, coklat, atau bintik-bintik hitam. Jamur biasanya tumbuh di ruang penyimpanan yang terlalu gelap dan lembab. b) Serangga Serangga biasanya membangun sarang dibelakang tumpukan arsip, rak, laci, dan sebagainya, terutama pada tempat yang kurang penerangan. 2) Pengaruh kimiawi Zat-zat yang terkandung di udara dalam ruangan penyimpanan arsip, seperti gas asidek, dan tinta, melalui proses reaksi kimia dengan bahan kertas/arsip akan menyebabkan kerusakan. 3) Pengaruh fisik arsip
32
Kementerian Energi dan Sumber Daya Mineral. Pedoman Tata Persuratan Dinas dan Kerasipan (Jakarta, 2006) h.166
29
Pada umumnya kondisi fisik arsip tidak sama, tergantung dari jenis dan mutu bahan yang dipakai. Kondisi tersebut umumnya sangat terpengaruh oleh derajat panas dan kadar kelembaban udara yang tidak
stabil
dalam
ruangan
penyimpanan
arsip
sehingga
menyebabkan daya tahan arsip menurun. 4) Pengaruh debu Di daerah tropis, debu tidak dapat dihindari walaupun berbagai saringan telah dipasang. Keadaan ini menyebabkan arsip menjadi kotor. 5) Pengaruh air Apabila terkena air akibat banjir atau akibat lain, arsip akan menjadi kotor, mudah sobek, berkerut-kerut, serta tinta tulisannya luntur. b. Penanggulangan Penanggulangan faktor pengaruh yang dapat merusak arsip diusahakan beberapa cara yaitu: 1) Cara perawatan dari kerusakan oleh biologis dilakukan oleh fumigasi, baik terhadap gedung/ruangan maupun terhadap arsip itu sendiri, dengan menggunakan zat kimia, antara lain, DDT atau gas hydrocyanic. Untuk menghindari jamur, zat kimia yang digunakan adalah Fymol Vopur, selain itu ruangan penyimpanan arsip diberi
30
penerangan, ventilasi udara perlu diatur, serta kelembaban udara harus terjaga dengan baik. 2) Ruangan arsip sebaiknya menggunakan sistem pendingin dengan suhu 22-25 derajat celcius dengan kelembaban 45-55 %. 3) Cara membersihkan arsip dari kotoran debu yang baik dan benar adalah membuka bungkus atau bundel di dalam ruangan yang bersih yang dilengkapi alat pemercik udara dan saluran udara untuk menyerap debu-debu dipermukaan kertas. 4) Untuk mengatasi kotoran atau kerusakan karena pengaruh air, diperlukan seorang ahli
2.5
Pemusnahan Kegiatan pemusnahan terdapat pada tahap penyusutan arsip, kegiatan ini untuk mengurangi volume arsip sehingga arsip yang sudah habis masa retensinya dapat dipisahkan agar dapat mengurangi penggunaan tempat. Berdasarkan Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan, penyusutan arsip adalah kegiatan pengurangan arsip dengan cara memindahkan arsip inaktif dari Unit Pengolah ke Unit Kearsipan, pemusnahan arsip yang tidak memiliki nilai guna, dan penyerahan arsip statis kepada lembaga kearsipan. Tahapan yang perlu dilaksanakan adalah : a. Penyeleksian
31
Langkah-langkah umum pelaksanaan penyeleksian menurut Sedarmayanti,33 adalah: 1. Menyiangi, yaitu memilih atau mengambil yang tidak berguna, agar arsip berkurang. 2. Menyiapkan peralatan untuk menampung arsip yang akan disusutkan. 3. Membuat catatan atau daftar tentang arsip yang akan disusutkan. b. Pelaksanaan pemusnahan Menurut Barthos pelaksanaan pemusnahan arsip adalah tindakan atau kegiatan menghancurkan secara fisik arsip yang sudah berakhir fungsinya serta yang tidak memiliki nilai guna. Penghancuran tersebut harus dilaksanakan secara total, yaitu dengan cara membakar habis, dicacah atau dengan cara lain sehingga tidak dapat lagi dikenal baik isi maupun bentuknya.34 Tata cara pelaksanaan pemusnahan arsip yaitu : 1. Instansi membuat daftar arsip yang akan dimusnahkan 2. Daftar tersebut harus mendapat persetujuan dari Arsip Nasional 3. Membuat berita acara pemusnahan arsip 4. Mengadakan pengawasan pada waktu pemusnahan arsip
33
Sedarmayanti, Tata kearsipan dengan memanfaatkan teknologi modern. (Bandung:Mandar Maju, 2003)h.107 34 Basir Barthos, Manajemen Kearsipan.(Jakarta:Bumi Aksara, 2007)h.105
32
Adapun cara-cara penyusutan arsip telah diatur pada Surat Edaran Kepala Arsip Nasional RI Nomor : SE/01/1981 tentang Penanganan Arsip Inaktif Sebagai Pelaksanaan Ketentuan Peralihan Peraturan Pemerintah Tentang Penyusutan Arsip. Cara-cara penyusutan arsip tersebut adalah sebagai berikut: 1. Pendaftaran arsip inakif, melalui kegiatan sebagai berikut: a. Pendaftaran berupa pengumpulan data melalui survei terhadap arsiparsip inaktif yang ada dalam tanggung jawab bagian b. Survei dilaksanakan oleh petugas c. Membuat Daftar Ikhtisar Arsip yang merupakan ikhtisar dari seluruh data yang terkumpul sebagai hasil survei. Daftar tersebut merupakan daftar kelompok/berkas arsip. d. Daftar Ikhtisar selanjutnya digunakan untuk menyusun rencana penanganan dan penataan kembali arsip inaktif. 2. Penataan kembali arsip inaktif, meliputi kegiatan sebagai berikut : a. Arsip Kacau Arsip ini adalah arsip yang penataannya dalam keadaan kacau dan tidak dapat disusun kembali seperti pada waktu aktifnya. Penanganannya yaitu :
33
(1) Dikelompokkan dan diatur kembali dengan menerapkan asas asalusul, sehingga arsip-arsip itu merupakan suatu kesatuan/kelompok yang diatur tanpa melepaskan ikatan dari sumber asalnya, yaitu unit yang menciptakannya. (2) Memilah arsip dari non arsip (seperti amplop, map, blanko-blanko formulir dan sebagainya) dan duplikasi yang berlebihan. (3) Bahan-bahan non arsip dapat dimusnahkan, sedangkan arsipnya : (a) dikelompokkan menurut unit kerja (b) berkas arsip dibungkus dan dicatat pada kartu (c) kartu catatan disusun dan diberi nomor urut (d) berkas-berkas arsip dimasukkan ke dalam boks arsip yang diberi label/etiket yang memuat keterangan tentang berkasberkas yang termuat pada kartu catatan dari berkas yang bersangkutan. (e) dibuat Daftar Pertelaan Arsip Sementara (4) Daftar Pertelaan Arsip Sementara baru dapat digunakan sebagai pengendalian fisik dan belum dapat berfungsi untuk pengendalian informasi arsip. (5) Atas dasar daftar pertelaan tersebut, instansi : (a) belum
dapat
melaksanakan
pemusnahan
arsip
ketentuan yang berlaku (b) dapat menyerahkan arsipnya kepada Arsip Nasional
menurut
34
(c) dapat sementara menyimpan arsipnya dalam keadaan yang lebih teratur (6) Atas dasar Daftar Pertelaan Arsip dan Daftar Waktu Penyimpanan Arsip itu, instansi : (a) dapat menentukan jangka waktu penyimpanan arsipnya sesuai dengan kebutuhan masing-masing. (b) Dapat memusnahkan arsipnya sesuai dengan ketentuan yang berlaku (c) Dapat menyerahkan arsipnya kepada Arsip Daerah sesuai dengan ketentuan yang berlaku.
b. Arsip Teratur Arsip inkatif yang semasa aktifnya ditata berdasarkan suatu sistem tertentu dan masih utuh penataannya, ditangani sebagai berikut : (1) Diperiksa kembali penataannya berdasarkan sistem yang digunakan (2) Ditertibkan pengaturan fisiknya agar penemuan kembalinya dapat lancar (3) Arsip yang tidak diperlukan lagi oleh instansi, dipilah dan disiapkan daftar pertelaannya untuk dimusnahkan sesuai dengan ketetuan yang berlaku.
35
(4) Arsip yang masih diperlukan dan akan disimpan oleh instansi, ditentukan jangka waktu penyimpanannya dalam Daftar Waktu Penyimpanan Arsip. (5) Bila waktu penyimpanan berakhir, dibuat Daftar Pertelaan Arsip baik untuk keperluan pemusnahan ataupun penyerahan pada unit kearsipan 3. Pemusnahanan arsip inaktif a. Bahan-bahan non arsip dan duplikasi yang berlebihan dapat langsung dimusnahkan dengan sepengetahuan Pimpinan Instansi. b. Arsip-arsip yang tidak diperlukan dapat dimusnahkan dengan ketentuan sebagai berikut : 1) Untuk arsip yang menyangkut keuangan, terlebih dahulu perlu mendengar pertimbangan Ketua Badan Pemeriksa Keuangan 2) Untuk arsip yang menyangkut kepegawaian terlebih dahulu perlu mendengar pertimbangan Kepala Badan Administrasi Kepegawaian Negara 3) Untuk arsip yang menyangkut material dan pemilikan perlu memperhatian ketentuan-ketentuan yang berlaku untuk itu. c. Pemusnahan arsip dilakukan secara total sehingga tidak dapat dikenal baik isi maupun bentuknya, serta disaksikan oleh dua orang pejabat dari bidang hukum dan atau bidang pengawasan instansi. Pemusnahan
36
dilakukan dengan membuat Daftar Pertelaan Arsip yang akan dimusnahkan dan Berita Acara pemusnahan Arsip.
Manfaat penyusutan yang konsisten dan sesuai prosedur dapat menghemat ruang penyimpanan, peralatan kearsipan, tenaga, waktu, dan biaya operasional.
D. Sistem Penyimpanan Arsip Sistem penyimpanan arsip adalah pedoman atau ketentuan mengenai pelaksanaan pengurusan surat dan naskah lain yang disepakati oleh pihakpihak pengambil keputusan didalam organisasi untuk diterapkan pada sistem kearsipan suatu organisasi. Sistem penyimpanan yang ditetapkan akan bergantung kepada besar kecilnya organisasi, banyak sedikitnya naskah yang harus diurus, sumber daya manusia, keuangan, dan peralatan yang dimiliki. 35 Penyimpanan dan penataan adalah kegiatan mengatur dan menyusun arsip dalam suatu tatanan yang sistematis dan logis menyimpan serta merawat arsip untuk digunakan secara aman dan ekonomis.36 Penyimpanan dan penataan mempergunakan suatu sistem tertentu yang memungkinkan penemuan kembali dengan mudah apabila sewaktu-waktu diperlukan kembali.
35
Yohannes Suraja. Manajemen Kearsipan (Malang: Dioma, 2006) Verawati, Analisis Pengelolaan Arsip Media Audiovisual Bidang Produksi Acara Pada Lembaga Penyiaran Publik (Medan:Universitas Sumatera Utara, 2010)h.8 36
37
Tujuan penyimpanan arsip menurut Widjaja yaitu :37 1. Menyimpan bahan-bahan arsip atau dokumen yang masih mempunyai nilai pakai yang sewaktu-waktu diperlukan bagi pemecahan suatu persoalan atau proses pekerjaan. 2. Menyimpan bahan-bahan arsip atau dokumen dengan suatu sistem tertentu sehingga apabila diperlukan dengan cepat ditemukan kembali. 3. Menjaga dan memelihara fisik arsip atau dokumen agar terhindar dari kemungkinan rusak, terbakar, atau hilang.
Sistem penyimpanan arsip tersebut terdiri dari sentralisasi, desentralisasi dan gabungan (sentralisasi dan desentralisasi). Masing-masing jenis sistem penyimpanan tersebut mempunyai kelemahan dan kelebihan tersendiri, seperti berikut :38
1. Sentralisasi Sentralisasi berarti penyimpanan arsip yang dipusatkan di satu unit kerja khusus yang lazim disebut unit kearsipan. Dengan sentralisasi arsip
37 38
A.W. Widjaja, Administrasi Kearsipan.(Jakarta: Grafindo,1993)h.104 Zulkifli Amsyah. Manajemen Kearsipan (Jakarta: Gramedia, 2003) h.50
38
maka semua surat-surat kantor yang selesai diproses akan disimpan di unit kearsipan.Sentralisasi arsip yang murni dewasa ini agak sukar diterapkan, sebab banyak jenis arsip yang sukar dipisahkan dari suatu unit kerja yang menangani pengolahannya, misalnya kwitansi, laporan, dan lain-lain. 39 Sistem penyimpanan arsip secara sentral ini hanya efisisen dan efektif bila dilaksanakan pada kantor kecil. sistem sentralisasi dapat diterapkan pada arsip tertentu. Adapun tingkatan dalam sistem sentralisasi yang dimaksud ialah :40 1. Semua atau sebagian besar arsip dikelola oleh staf dari Unit Kearsipan tersebut dan diawasi oleh staf dari pusat. 2. Semua arsip untuk kepentingan umum disimpan terpusat, sedangkan yang murni untuk kepentingan departemen disimpan oleh departemen yang bersangkutan. 3. Semua arsip (tanpa kecuali) disimpan dalam suatu tempat.
Sistem penyimpanan sentralisasi mempunyai keuntungan dan kerugian. Adapun keuntungan dari sistem penyimpanan sentralisasi adalah sebagai berikut :41 1. Ruang dan peralatan arsip dapat dihemat
39
Zulkifli Amsyah. Manajemen Kearsipan (Jakarta: Gramedia, 2003) h. 50 Laksmi, Fuad Gani, Budiantoro. Manajemen Perkantoran Modern(Jakarta: Fakultas Ilmu Pengetahuan Budaya (FIB) UI, 2007) h. 49 41 Ibid., h.50 40
39
2. Petugas dapat mengonsentrasikan diri khusus pada pekerjaan kearsipan 3. Kantor hanya menyimpan satu arsip, duplikasinya dapat dimusnahkan 4. Sistem penyimpanan dari berbagai macam arsip dapat diseragamkan. 5. Struktur organisasi menjadi luwes 6. Penyebaran beban dikantor lebih baik sehingga dapat menghemat biaya pelaksanaan pekerjaan 7. Memberikan kemungkinan bagi pelaksanaan pengkajian biaya dan analaisis kantor 8. Memungkinkan membuat program pelatihan untuk mengebangkan pekerjaan 9. Spesialisasi pekerjaan dapat dikembangkan (petugas arsip ahli) 10. Kemungkinan untuk lebih memperketat pengawasan arsip 11. Tugas manajemen kantor naik kedudukannya karena tanggung jawab yang lebih besar untuk semua pekerjaan kantor.
Sedangkan kerugian dari sistem penyimpanan secara sentralisasi adalah : 42 1. Sentralisasi arsip hanya efisisen dan efektif untuk organisasi yang kecil
42
Laksmi, Fuad Gani, Budiantoro. Manajemen Perkantoran. h. 51
40
2. Tidak semua jenis arsip dapat disimpan dengan satu sistem penyimpanan yang seragam 3. Unit kerja yang memerlukan arsip akan memakan waktu lebih lama untuk memperoleh arsip yang diperlukan 4. Biaya pengawasan ditambahkan kepada biaya kantor keseluruhan 5. Pengelolaan formulir, arsip, dan bahan kantor oleh orang yang mungkin tidak tahu penggunannya. 6. Departemen akan tertekan karena paksaan peraturan yang sama bagi seluruh organisasi 7. Tugas dalam organisasi mungkin dilaksanakan bukan dalam urutan kepentingan tetapi berdasarkan urutan penerimaan. 8. Kerahasiaan arsip dan informasi tidak terjamin jika ditempatkan pada tempat yang terpusat.
2. Desentralisasi Sistem penyimpanan desentralisasi setiap unit kerja mengolah arsipnya masing-masing. Sistem penyimpanan (filling system) yang digunakan masing-masing unit kerja tergantung kepada ketentuan kantor yang bersangkutan. Kalau ada ketentuannya, setiap unit kerja harus tunduk kepada ketentuan tersebut. Kalau belum ada ketentuannya, unit kerja bebas menyelenggarakan kearsipannya sesuai dengan kemauan masing-masing. Untuk organisasi yang besar dengan ruang kantor yang
41
terpisahkan letaknya, sistem penyimpanan arsip secara desentralisasi sangat sesuai digunakan. Semua kegiatan kearsipan, mulai dari pencatatan, penyimpanan, peminjaman, pengawasan, pemindahan, dan pemusnahan dilaksanakan oleh unit masing-masing dan di tempat unit kerja masing-masing.43
Sistem penyimpanan desentralisasi ini juga mempunyai keuntungan dan kerugian. Keuntungan sistem penyimpanan arsip secara desentralisasi adalah :44 1. Pengolahan arsip dapat dilakukan sesuai kebutuhan unit kerja masing-masing 2. Keperluan akan arsip mudah terpenuhi, Karena berada pada unit kerja sendiri 3. Penanganan arsip lebih mudah dilakukan, karena arsipnya sudah dikenal baik. 4. Tugas dilaksanakan oleh pejabat yang paling sesuai dengan prasyarat. 5. Efesiensi waktu lebih tinggi. 6. Pekerjaan diselesaikan berdasarkan urutan kepentingan satuan kantor 7. Kerahasiaan pekerjaan kantor terjaga. 8. Efektivitas perencanaan dan pengawasan dapat ditingkatkan.
43 44
Zulkifli Amsyah. Manajemen Kearsipan (Jakarta: Gramedia, 2003) h. 56 Ibid
42
Semua kerugian dari sistem penyimpanan secara desentralisasi adalah : 1. Penyimpanan
arsip tersebar
di
berbagai
lokasi,
dan dapat
menimbulkan duplikasi arsip yang disimpan 2. Kantor harus menyediakan peralatan dan perlengkapan arsip disetiap unit
kerja, sehingga penghematan pemakaian peralatan dan
perlengkapan sukar dijalankan. 3. Penataran dan latihan kerasipan perlu diadakan karena petugaspatugas umumnya bertugas rangkap dan tidak mempunyai latar belakang pendidikan kearsipan. 4. Kegiatan pemusnahan arsip harus dilakukan unit kerja, dan ini merupakan pemborosan.
3. Kombinasi Sentralisasi dan Desentralisasi Kelemahan dari kedua sistem penyimpanan arsip, baik sentralisasi maupun desentralisasi, dapat diatasi dengan mengombinasikan kedua sistem tersebut. Sistem penyimpanan ini dapat disebut sebagai kombinasi sentralisasi dan desentralisasi arsip.Penanganan arsip secara kombinasi yaitu sebagai berikut : arsip yang masih aktif digunakan (active file) dikelola di unit kerja masing-masing pengolah, dan arsip yang sudah kurang digunakan atau disebut arsip inaktif dikelola di unit kearsipan.
43
Dengan demikian penyimpanan arsip aktif dilakukan dengan sistem desentralisasi
sedangkan
arsip
inaktif
disimpan
dengan
sistem
sentralisasi. Pemindahan arsip dan prosedurnya harus dilakukan dengan sebaikbaiknya sesuai dengan jadwal retensi yang telah disusun. Unit kearsipan juga melakukan pemusnahan arsip yang sudah tidak diperlukan lagi dengan panduan jadwal retensi. Sebelum dimusnahkan, arsip tersebut dipilih dan diteliti, apakah memang sudah perlu dimusnahkan atau masih mempunyai nilai-nilai tertentu bagi kepentingan nasional untuk dikirim ke Arsip Nasional sebagai arsip statis.
E. Pusat Arsip Menurut Barthos pada dasarnya setiap lembaga Negara atau Badan Pemerintahan mempunyai satu bagian arsip yang tugasnya mengelola arsip dinamis.Ruang
lingkup
bagian
arsip
disamping
mengarahkan
dan
mengendalikan arsip aktif juga menyimpan dan mengelola arsip-arsip inaktif yang berasal dari unit-unit pengolah (satuan kerja) dalam lingkungan Lembaga Negara atau Badan Pemerintahan masing-masing.45 Pusat arsip menurut Read-Smith et all yaitu arsip inaktif atau inactive record adalah
45
Basir Barthos, Manajemen Kearsipan. (Jakarta:Bumi Aksara, 2007)h.14
44
arsip yang tidak harus tersedia tetapi yang harus disimpan untuk tujuan hukum, fiskal, atau sejarah. 46 Pusat arsip adalah tempat penimpanan arsip inaktif sebagai fasilitas yang didesain untuk arsip inaktif. 47 Berkaitan dengan hal ini, ANRI mengatakan bahwa dalam mengelola arsip inaktif hal penting harus diperhatikan adalah :48 a. Mengurangi volume arsip dinamis yang disimpan di unit-unit kerja b. Melakukan kontrol terhadap pemindahan arsip aktif yang sudah memasuki masa aktif c. Menghemat tempat dan biaya penyimpanan arsip aktif d. Mewujudkan sistem yang efisien untuk penemuan kembali arsip inaktif apabila diperlukan untuk pengambilan keputusan e. Menentukan
program
pemikrofilman
arsip
inaktif
(apabila
diperlukan) f. Memelihara keamanan secara menyeluruh bagi arsip dinamis yang ada dalam suatu organisasi.
46
Judith Read-Smith[et all], Records Management(USA:South Western, 2002)h. 147 Ricks, Swafford dan Gow.Informations and image management, a records system approach (USA:South-Western, 1992)h.147 48 Arsip Nasional Republik Indonesia, Manajemen Arsip Inaktif (Jakarta, 2002)h.9 47
45
F. Organisasi Kearsipan 1. Lembaga Kearsipan Adalah lembaga yang memiliki fungsi, tugas, dan tanggung jawab di bidang pengelolaan arsip statis dan pembinaan kearsipan.49 Di Indonesia, lembaga yang bertugas menjamin pemeliharaan arsip sebagai bahan pertanggungjawaban nasional dan sebagai bahan bukti sejarah perjuangan bangsa serta menyelenggarakan pengembangan dan pembinaan seluruh kearsipan nasional adalah Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI). ANRI
merupakan
Lembaga
Pemerintah
Non
Departemen
yang
berkedudukan di Ibukota RI dan berada langsung serta bertanggung jawab kepada Presiden. 2. Unit Pengolah Satuan kerja pada pencipta arsip yang mempunyai tugas dan tanggung jawab mengolah semua arsip yang berkaitan dengan kegiatan penciptaan arsip di lingkungannya (arsip aktif).50 Arsip aktif juga perlu diorganisir dengan baik, biasanya berada pada masing-masing unit kerja dan tempat penyimpanannya disebut central file. Unit-unit kerja inilah yang disebut unit kerja pengolah. 3. Unit Kearsipan
49 50
Undang-Undang Nomor 43 tahun 2009 tentang Kearsipan Ibid
46
Pembedaan fungsi arsip mengakibatkan pula perbedaan terhadap penyelenggaraan pengorganisasiannya. Dalam Undang-Undang tentang Kearsipan secara tegas dinyatakan bahwa pengelolaan arsip inaktif dilaksanakan oleh unit kearsipan sebagaimana tertuang pada Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 20 Tahun 2012 tentang Pedoman Pengelolaan Unit Kearsipan Pada Lembaga Negara yaitu unit kearsipan adalah satuan kerja yang melekat pada pencipta arsip yang memiliki tugas dan tanggung jawab dalam penyelenggaraan kearsipan yang meliputi kebijakan, pembinaan kearsipan, dan pengelolaan arsip dalam suatu Sistem Kearsipan Nasional (SKN) yang didukung oleh sumber daya manusia, prasarana, sarana, dan sumber daya lainnya. Pada pasal 6 ayat (2) dalam peraturan tersebut, unit kearsipan mempunyai fungsi dan tugas ; a. Pengelolaan arsip inaktif dari unit pengolah di lingkungannya b. Koordinasi pembinaan daftar, pemberkasan dan pelaporan serta penyerahan arsip terjaga c. Pengolahan arsip dan penyajian arsip menjadi informasi dalam kerangka Sistem Kearsipan Nasional (SKN) dan Sistem Informasi Kearsipan Nasional (SIKN) d. Pemusnahan arsip di lingkungan lembaganya e. Penyerahan arsip statis oleh pimpinan pencipta arsip kepada ANRI f. Pembinaan dan evaluasi dalam rangka penyelenggaraan kearsipan di lingkungannya.
47
Tugas Unit Kearsipan menurut Budi Martono yaitu :51 1. Melakukan pembinaan kearsipan dinamis pada seluruh jajaran organisasi 2. Menyimpan, memelihara, dan menyajikan arsip inaktif yang berasal dari unit kerja 3. Melakukan penyusutan dengan memusnahkan arsip yang tidak bernilai guna 4. Menyerahkan arsip statis ke ANRI 5. Mengelola pusat arsip Atas dasar pertimbangan ekonomis dan efisiensi maka arsip-arsip inaktif harus dikelola dengan baik sesuai dengan peraturan dan tata kearsipan yang ada sehingga pada saat dibutuhkan tidak akan sulit untuk ditemukan kembali.
G. Penelitian Terdahulu 1. Pengelolaan Arsip Inaktif di Biro Keuangan Badan Pusat Statistik (BPS), Zulfa Fiqriani, Skripsi, Universitas Indonesia, 2012 a. Membahas tentang pengelolaan arsip inaktif di Biro Keuangan Badan Pusat Statistik (BPS). 51
Budi Martono, Penyusutan dan Pengamanan arsip dalam manajemen kearsipan. (Jakarta:Pustaka Sinar Harapan, 1994) h.32
48
b. Tujuannya mengetahui pengelolaan arsip inaktif di Bagian Arsip Biro Keuangan Badan Pusat Statistik (BPS) mulai dari tahap pemindahan ke bagian arsip sampai tahap penyusutan. c. Penelitian ini menggunakan penelitian kualitatif dengan metode studi kasus. d. Objek penelitian ini adalah Biro Keuangan Badan Pusat Statistik (BPS) 2. Pengelolaan Arsip Dinamis Inaktif Studi Kasus IAIN Mataram, Rika Kurniawaty, Tesis, Universitas Indonesia, 2010 a. Membahas tentang pengelolaan arsip dinamis inaktif di unit-unit kerja di IAIN Mataram b. Bertujuan mengidentifikasi dan menganalisis pengelolaan arsip dinamis inaktif di unit-unit kerja IAIN Mataram. c. Penelitian ini menggunakan pendekatan kualitatif, teknik penelitian menggunakan wawancara dan observasi, sedangkan analisis data menggunakan metode deskriptif. d. Objek penelitian unit kerja IAIN Mataram
BAB III GAMBARAN UMUM
A. Profil Organisasi PPPTMGB “LEMIGAS” Berdasarkan Peraturan Menteri Energi dan Sumber Daya Mineral Nomor 0030 tanggal 20 Juli tahun 2005 tentang Organisasi dan Tata Kerja Departemen Energi Sumber Daya Mineral pada bagian kelima pasal 643 PPPTMGB “LEMIGAS” mempunyai tugas menyelenggarakan penelitian dan pengembangan teknologi kegiatan hulu dan hilir minyak dan gas bumi. Dalam melaksanakan tugas sebagaimana dimaksud dalam pasal 643, PPPTMGB “LEMIGAS” menyelenggarakan fungsi: a. Perumusan pedoman dan prosedur kerja b. Perumusan rencana dan program penelitian dan pengembangan teknologi berbasis kinerja. c. Penyelenggaraan penelitian dan pengembangan teknologi kegiatan hulu dan hilir minyak dang ass bumi, serta pengelolaan sarana dan prasarana penelitian dan pengembangan teknologi. d. Pengelolaan kerja sama kemitraan penerapan hasil penelitian dan pelayanan jassa teknologi surat kerja sama penggunaan sarana dan prasarana penelitian dan pengembangan teknologi.
49
50
e. Pengelolaan sistem informasi dan layanan informasi serta sosialisasi dan dokumentasi hasil penelitian dan pengembangan teknologi. f. Penanganan
masalah
hukum
atas
kekayaan
intelektual,
serta
pengembangan sistem mutu kelembagaan penelitian dan pengembangan teknologi. g. Pembinaan kelompok jabatan fungsional pusat. h. Pengelolaan ketatausahaan, rumah tangga, administrasi keuangan, dan kepegawaian pusat. i.
Evaluasi penyelenggaraan penelitian dan pengembangan teknologi di bidang minyak dan gas bumi.
B. Organisasi Kearsipan PPPTMGB “LEMIGAS” Organisasi kearsipan sebagaimana tercantum dalam Peraturan Menteri Energi dan Sumber Daya Mineral Nomor 052 tanggal 20 Oktober 2006 tentang Pedoman Tata Persuratan Dinas dan Kearsipan Departemen Energi dan Sumber Daya Mineral menyebutkan bahwa : Organisasi kearsipan menunjukkan jenjang pengolahan, pengelolaan dan penyelenggaraan kearsipan sehubungan dengan fungsi dan nilai guna arsip terdiri dari :
51
1. Unit Kearsipan III yaitu unit pengolah, sebagai unit pencipta arsip pada semua tingkat sub unit. Penyelenggaraan kegiatan kearsipan dan unit pengolah meliputi : a. Menciptakan, menyeleksi, mengelompokkan, menata, dan menyimpan arsip aktif. b. Menilai dan memindahkan arsip inaktif dari unit pengolah ke unit kearsipan II. c. Membuat daftar arsip yang akan diserahkan ke unit kearsipan II. 2. Unit kearsipan II yaitu unit kearsipan pada tingkat unit penyelenggaraan kegiatan kearsipan di unit kearsipan II meliputi : a. Menyeleksi, mengelompokkan, menata atau menyimpan arsip inaktif. b. Membudayakan atau menggunakan arsip aktif sebagai penunjang pelaksanaan tugas sehari-hari. c. Menilai dan memindahkan arsip inaktif dari unit kearsipan II ke unit kearsipan I. d. Melaksanakan penyusutan arsip di unit kearsipan II dan; e. Meningkatkan mutu penyelenggaraan kearsipan pada seluruh unit pengolah di lingkungan unit kearsipan II. 3. Unit kearsipan I yaitu unit kearsipan pada tingkat unit utama, penyelenggaraan kearsipan di unit kearsipan I meliputi : a. Menyeleksi, mengelompokkan, menata, memelihara, dan menyimpan arsip inaktif.
52
b. Menyajikan data atau bahan informasi. c. Melaksanakan penyusutan di unit kearsipan I d. Melaksanakan mutu penyelenggaraan kearsipan pada seluruh init kearsipan II dalam lingkungannya. 4. Unit kearsipan pusat Departemen, yaitu unit kearsipan untuk seluruh lingkungan Departemen Energi dan Sumber Daya Mineral. Unit ini berfungsi sebagai terminal yang mengatur penyerahan arsip statis kepada Arsip Nasional republik Indonesia (ANRI). Penyelenggaraan kegiatan kearsipan pusat Departemen meliputi : a. Melaksanakan penataan arsip statis b. Menyajikan data atau bahan informasi c. Menilai dan memelihara arsip di unit kearsipan, arsip Departemen. d. Meningkatkan mutu penyelenggaraan arsip statis ke ANRI
C. Profil Unit Kearsipan PPPTMGB “LEMIGAS” Unit Kearsipan di PPPTMGB “LEMIGAS” berada dibawah Bagian Tata usaha, dan dipimpin oleh Kepala Urusan Persuratan dan Arsip. Tugas pokok unit kearsipan PPPTMGB “LEMIGAS” yang berfungsi sebagai Unit Kearsipan II adalah melaksanakan penataan, penyimpanan, pemeliharaan, penilaian,
penyajian,
penyusutan
arsip
serta
meningkatkan
mutu
53
penyelenggaraan kearsipan untuk menyelenggarakan tugas tersebut, unit kearsipan mempunyai fungsi sebagai berikut : a. Menyediakan bahan informasi secara tepat, cepat, lengkap, dan menyeluruh. b. Menyediakan alat bukti pertanggungjawaban. c. Menyediakan bahan penelitian, sumber ingatan organisasi dan penunjang kegiatan lainnya. d. Melayani permintaan arsip, baik dari unit kerja atau unit pengolah maupun dari luar instansi.
D. Visi dan Misi Unit kearsipan PPPTMGB “LEMIGAS” mempunyai Visi dan Misi yaitu: Visi : menjadikan arsip sebagai bukti yang autentik, terpercaya, lengkap, terkini, dapat diakses dengan cepat, tepat, dan aman. Misi : 1. Memberdayakan setiap arsip sebagai tulang punggung manajemen 2. Menjadikan arsip sebagai bukti akuntabilitas kinerja pegawai 3. Menjadikan arsip sebagai bukti yang sah di pengadilan 4. Melestarikan arsip sebagai bahan bukti pertanggungjawaban organisasi 5. Menyediakan arsip dan memberikan akses kepada yang membutuhkan untuk kepentingan penelitian, ilmu pengetahuan, sejarah, dll.
54
E. Struktur Organisasi Struktur organisasi PPPTMGB “LEMIGAS” dapat digambarkan sebagai berikut :
Gambar 3.1 : Struktur Organisasi PPPTMGB “LEMIGAS”
Selanjutnya struktur Organisasi Bagian Tata Usaha PPPTMGB “LEMIGAS”
Gambar 3.2 : Struktur Organisasi Bagian Tata Usaha PPPTMGB “LEMIGAS”
55
F. Deskripsi
Kerja
Urusan
Persuratan
dan
Arsip
PPPTMGB
“LEMIGAS” Berikut adalah deskripsi kerja pada Urusan Persuratan dan Arsip PPPTMBG “LEMIGAS” yang akan dibahas dari masing-masing bagian secara singkat, diuraikan sebagai berikut : 1. Kepala Urusan Persuratan dan Arsip Tugas : Memiliki tanggung jawab terhadap kegiatan operasional di Urusan Persuratan dan Arsip dan memastikan pengelolaan surat masuk dan surat keluar dan kearsipan berjalan dengan baik sesuai dengan standar operasional prosedur di Urusan Persuratan dan Arsip.
2. Penata Usaha Pemproses Persuratan Dinas Tugas : a) Pengelolaan arsip inaktif bidang afiliasi b) Pemeliharaan arsip inaktif bidang afiliasi c) Penomoran surat dinas bentuk khusus
3. Penata Usaha Surat Masuk Tugas : a) Pengelolaan arsip inaktif produk hukum
56
b) Pemeliharaan arsip inaktif produk hukum
4. Penata Usaha Surat Keluar Tugas : a) Penomoran surat keluar BLM dan BLM 1 b) Pengelolaan arsip inaktif bidang sarana mutu c) Pemeliharaan arsip inaktif bidang sarana mutu
5. Caraka Extern Tugas : a) Pengantar surat dinas bidang keuangan b) Pengelolaan arsip inaktif keuangan c) Pemeliharaan arsip inaktif keuangan
6. Caraka Intern Tugas : a) Pengantar surat dinas dan distribusi surat b) Pengelolaan dan pemeliharaan arsip inaktif bidang eksplorasi
7. Penata Usaha Persuratan Dinas Tugas : a) Penomoran nota dinas BLM dan BLM 1 dan Legalisasi
57
b) Pengelolaan arsip inaktif bidang program c) Pemeliharaan arsip inaktif bidang program
8. Pengentry Data Surat Masuk dan Surat Keluar Tugas : a) Pemproses surat disposisi KAPUS b) Penataan surat diposisi KAPUS c) Pengelolaan dan pemeliharaan arsip inaktif kepegawaian
9. Arsiparis Pertama Bidang KP3T Proses Tugas : a) Pengelolaan arsip inaktif KP3T Proses b) Pemeliharaan arsip inaktif KP3T Proses
10. Arsiparis Pertama Bidang Tata Usaha Tugas : a) Pengelolaan arsip inaktif bagian tata usaha b) Pemeliharaan arsip inaktif bagian tata usaha
11. Arsiparis Penyelia Tugas : a) Pengelolaan arsip inakif bidang KP3T Eksploitasi
58
b) Pemeliharaan arsip inaktif bidang KP3T Eksploitasi
G. Sumber Daya Manusia di Unit Kearsipan PPPTMGB “LEMIGAS” Unit Kearsipan PPPTMGB “LEMIGAS” memiliki sumber daya tenaga struktural yang mempunyai masing-masing latar belakang pendidikan yaitu : 1. Sarjana (S1)
: 3 Orang
2. D3
: 1 Orang
3. SLTA
: 6 Orang
Jumlah keseluruhan dari pegawai di unit kearsipan PPPTMGB “LEMIGAS” adalah 10 orang. Tabel 3.1 Rincian SDM No.
Jabatan
Jumlah
Kualifikasi Pendidikan
1.
Fungsional Arsiparis
3 Orang
S1, dan SLTA
Keterangan -S1 Jurusan Manajemen Kearsipan -SLTA, pelatihan kearsipan dari ANRI
2.
Fungsional Umum
7 Orang
S1, D3, dan SLTA
---
BAB IV PEMBAHASAN HASIL PENELITIAN
Pada bab ini penulis akan memaparkan tentang hasil observasi dan wawancara di lapangan terhadap pengelolaan arsip dinamis inaktif di unit kearsipan PPPTMGB “LEMIGAS” yang mencakup tentang pemeliharaan dan penyusutan arsip, serta hambatan yang dihadapi ketika melaksanakan pengelolaan arsip dinamis inaktif. Mengawali penelitian ini penulis mengadakan observasi terlebih dahulu ke PPPTMGB “LEMIGAS”, adapun hal-hal yang diamati penulis yaitu kegiatan pemindahan arsip inaktif dari unit kerja ke unit kearsipan, serta pengolahan arsip dari penyimpanan hingga penyusutan. Kemudian data diperoleh dengan teknik wawancara terhadap pihak-pihak yang terkait subyek pokok studi, yang kemudian hasilnya diproses, lalu disajikan dalam bab ini.
A. Prosedur Penelitian Penelitian ini merupakan pendekatan kualitatif yang menghasilkan dan mengolah data yang diperoleh melalui wawancara dan observasi serta pengamatan lapangan yang penulis lakukan selama penelitian ini.
59
60
B. Profil Informan Dalam penelitian ini peneliti melakukan wawancara dan observasi di PPPTMGB “LEMIGAS” dilakukan pada 3 orang informan yang dapat memberikan informasi mengenai pelaksanaan kegiatan pengelolaan arsip dinamis inaktif. Sebelum membahas hasil penelitian, terlebih dahulu diperkenalkan profil informan. Profil informan dicantumkan dalam bab ini dimaksudkan agar dapat diketahui sekilas tentang latar belakang informan yang menjadi narasumber dalam penelitian ini. Hal tersebut berhubungan dengan metodologi penelitian yang telah dijelaskan pada bab sebelumnya, yang membutuhkan informan untuk wawancara sebagai salah satu sumber data primer. Berikut ini biodata singkat 3 (tiga) orang informan yang dapat memberikan informasi mengenai pelaksanaan kegiatan pengelolaan arsip dinamis inaktif di PPPTMGB “LEMIGAS”, diantaranya adalah : 1. Nama
:Juariah, S.Ap
NIP
:19610505 1982 03 2 001
Pendidikan
:S1 Manajemen Kearsipan
Informan tersebut penulis pilih karena beliau selaku Kepala Sub Persuratan dan Arsip ditempat penulis melakukan penelitian, serta informan memiliki pengetahuan yang penulis butuhkan untuk
61
menjelaskan kegiatan pengelolaan arsip, serta dapat menjawab pertanyan yang penulis ajukan.
2. Nama
: Warlan, S.Mn
NIP
: 19601109 1989 03 1001
Pendidikan
: S1 Manajemen
Informan ini penulis pilih karena memiliki jabatan fungsional arsiparis, yaitu staf pelaksana pengelola arsip inaktif sehingga beliau dapat mejelaskan kegiatan pengelolaan arsip inaktif secara terperinci.
3. Nama
: Wiji, S. Ap
NIP
: 19600724 1983 03 1002
Pendidikan
:S1 Manajemen Kearsipan
Informan ini penulis pilih karena salah satu staf fungsional umum yang bekerja cukup lama di Sub Persuratan dan Arsip, beliau memiliki pengetahuan tentang pengelolaan arsip dinamis.
C. Teknik Pengolahan Data Teknik yang penulis gunakan dalam pengolahan data dalam penelitian ini yaitu melalui pendekatan deskriptif analisis yaitu menggambarkan data yang telah terkumpul sebagaimana adanya ke dalam bentuk bahasa yang mudah dibaca dan diinterprestasikan tanpa mengurangi nilai ataupun isinya.
62
D. Hasil Penelitian dan Penjelasan 1. Pengelolaan Arsip Dinamis Inaktif PPPTMGB “LEMIGAS” adalah salah satu unit pelaksana teknis yang berada di bawah Kementerian Energi dan Sumber Daya Mineral (ESDM), oleh karena itu tata pelaksanaan kegiatannya berdasarkan prosedur yang telah ditetapkan oleh ESDM. Seperti penyusunan Jadwal Retensi Arsip (yang terdapat dilampiran), meskipun dalam kegiatan pengelolaan arsip di PPPTMGB “LEMIGAS” ada beberapa hal yang belum mengikuti prosedur ESDM tersebut. Untuk PPTMGB “LEMIGAS” pada dasarnya belum ada pengesahan tertulis tentang adanya pusat arsip di PPPTMGB “LEMIGAS” ini karena aktifitasnya merupakan salah satu tugas dan fungsi bagian tata usaha. Namun untuk pengelolaan arsip inaktif di seluruh unit PPPTMGB “LEMIGAS” ditempatkan pada gedung yang disebut pusat arsip Lemigas.
1.1 Pemindahan Dalam tahap awal pengelolaan arsip inaktif yaitu dimulai dengan pemindahan arsip inaktif dari unit kerja ke unit kearsipan. Kegiatan awal pemindahan arsip inaktif di PPPTMGB “LEMIGAS” dilakukan dengan menentukan arsip mana saja yang akan dipindahkan dari unit kerja. Kegiatan tersebut dilakukan dengan cara mengidentifikasi jangka waktu
63
arsip tersebut yang telah tercantum dalam jadwal retensi arsip (JRA) yang digunakan oleh unit kerja. Adapun proses pemindahan arsip inaktif yang ada di unit kearsipan PPPTMGB “LEMIGAS” dapat dilihat dari wawancara berikut : “Pemindahan arsip dari unit kerja kita terima, lalu proses seleksi mana yang arsip dan bukan arsip, setelah itu kita kelompokkan berdasarkan tahun dan masalah/subyeknya. Setelah itu dibuat Daftar Pertelaan Arsip, baru selanjutnya dimasukkan ke dalam dus untuk disusun di rak penyimpanan.” (Ibu Juariah) Dari pernyataan tersebut, arsip yang diterima dari unit kerja diseleksi kemudian dikelompokkan berdasarkan masalah oleh unit kearsipan. Dalam organisasi kearsipan PPPTMGB “LEMIGAS”, unit kearsipan memiliki tugas untuk menyeleksi, mengelompokkan, menata atau menyimpan arsip inaktif.
1.2 Penataan dan Penyimpanan Unit
kearsipan
PPPTMGB
“LEMIGAS”
menerapkan
sistem
sentralisasi, jadi cukup tepat jika menggunakan klasifikasi berdasarkan masalah. “Arsip aktif dikelola oleh masing-masing unit, itupun kalau tenaganya tercukupi... kalau mereka (dari masing-masing unit) kewalahan menangani arsip yang sangat banyak, biasa arsiparis dari unit kearsipan yang membantu. Setelah arsip aktif menjadi inaktif, arsip inaktif dipindahkan ke unit kearsipan.”(Bapak Warlam)
64
Dari pernyataan tersebut, proses pemindahan arsip inaktif dari unit kerja ke unit kearsipan dibantu oleh arsiparis yang bertugas di unit kearsipan, dikarenakan kurangnya tenaga pelaksana dalam menangani arsip aktif, maka unit kerja meminta bantuan tenaga arsiparis unit kearsipan untuk membantu proses transfer arsip inaktif. Proses penyimpanan (penataan, sistem klasifikasi) yang digunakan oleh unit kearsipan di PPPTMGB “LEMIGAS” yaitu: Arsip-arsip yang telah
melalui
proses
seleksi
dari
tahap
pemindahan,
tercipta
pengelompokkan arsip berdasarkan satu series ataupun berdekatan dengan series lainnya, setiap folder arsip tersebut nantinya akan disimpan dalam boks dengan subjek yang sama. Arsip tersebut dibuatkan Daftar Arsip selanjutnya diproses dalam penataan, diawali dengan mendeskripsikan arsip kedalam bentuk tulisan, untuk disusun berdasarkan unit kerja, dan masalah/subyek. Setiap arsip dimasukkan kedalam boks, boks tersebut diberi nomor sesuai nomor urutan/ lokasi penyimpanannya. Berdasarkan observasi, berikut adalah contoh penomoran pada boks di unit kearsipan PPPTMGB “LEMIGAS”.
65
Gambar 4.1 :Sistem Penomoran pada boks
Gambar tersebut merupakan contoh penomoran pada boks yaitu diurutkan dari nomor doos, selanjutnya satuan kerja sebagai pencipta arsip yaitu Urusan Pengembangan, kemudian tahun dan masalah/subyek. Disini terjadi kesalahan dalam pembuatan label, yang dimaksud masalah disini seharusnya adalah Kepegawaian, dan indeksnya yaitu berkas KP4 (Kegiatan Pelaksanaan Pembiayaan Penerimaan Pegawai). Hal ini dijelaskan oleh salah satu informan yaitu :
“Sistem penomoran pada boks itu ada sedikit kesalahan, mungkin kalau yang baru melihat gak paham yaa..disini kita mengurutkan arsip per unit kerja, itu seperti Urusan Pengembangan, baru selanjutnya berdasarkan subjek/masalah, seharusnya dicantumkan masalah kepegawaian, dan indeksnya berkas KP4.”
1.3 Penyusutan dan Pemusnahan Proses penyusutan arsip di unit kearsipan PPPTMGB “LEMIGAS” yaitu : “Penyusutan arsip inaktif itu kita lakukan sesuai Jadwal Retensi Arsipnya, biasanya setelah masa simpannya habis, kita melakukan penilaian kembali tehadap nilai guna arsip tersebut apakah akan
66
dimusnahkan atau diserahkan kepada ANRI menjadi arsip statis.” (Ibu Juariah)
Seleksi terhadap arsip yang retensinya telah ditentukan habis dilaksanakan berdasarkan JRA maka perlu dibuat daftar yang kemudian diajukan kepada panitia pemusnahan untuk diadakan penilaian kembali, dari hasil penilaian ini kemungkinan akan menghasilkan suatu keputusan arsip tersebut disimpan kembali untuk waktu tertentu, dimusnahkan atau mungkin di serahkan ke Arsip Nasional RI karena bernilai guna sekunder (memiliki kandungan informasi bersejarah)
“Pemusnahan arsip itu biasanya dihancurkan, tapi sebelumnya dinilai dulu, dilihat dari JRA kalau memang sudah tidak berguna lagi ya dimusnahkan, tapi harus ada persetujuan dari pimpinan terkait dan melakukan uji petik, selanjutnya dibuat berita acara pemusnahan arsip. “(Bapak Wiji)
2. Sarana dan Prasarana 2.1 Fasilitas Ruang Penyimpanan Arsip-arsip inaktif yang tercipta di PPPTMGB “LEMIGAS” bermuara di gedung tempat penyimpanan arsip. Bagi arsip yang masih aktif berada di unit kerja, setelah frekuensi penggunaannya menurun, arsip tersebut dipindahkan ke ruang penyimpanan unit kearsipan menjadi arsip inaktif.
67
Gedung penyimpanan arsip ini adalah bangunan khusus untuk menyimpan arsip-arsip inaktif dari semua bagian/bidang di PPPTMGB “LEMIGAS”. Gedung tersebut berisi ruangan-ruangan penyimpanan arsip inaktif, ruangan arsip yang diusulkan musnah, ruang administrasi umum, dan ruangan pimpinan pengelola arsip inaktif. Gedung ini dilengkapi dengan fasilitas AC dan sudah memperhatikan pengaturan penerapan suhu kelembaban yang disarankan oleh ANRI yaitu untuk suatu tempat penyimpanan arsip suhu kelembabannya tidak lebih dari 27º C dan kelembabannya tidak lebih dari 60%.52 Alat pemadam api juga terlihat tersedia di langit-langit gedung. Pada setiap ruangan penyimpanan arsip terdapat beberapa fasilitas peralatan yang tersedia, yaitu lemari arsip listrik, dan rak arsip sebagai tempat penempatan boks-boks yang berisi arsip. Penempatannya sudah dilakukan secara maksimal agar boks-boks tersebut dapat tertata dengan rapi. “...dari segi fasilitasnya sudah lengkap, gedungnya juga baru. Untuk penyimpanan arsipnya kita sudah pakai lemari listrik, jadi untuk keamanannya sudah cukup terjaga.”
52
Ibid, h.45
68
Gambar 4.3 : Lemari Arsip Listrik
2.2 Akses dan Temu Kembali Arsip Adapun sistem temu kembali arsip di PPPTMGB “LEMIGAS” yaitu: “Kalau temu kembali bisa langsung ke tempat penyimpanan, tapi ada buku yang mendata arsip yang disimpan, meskipun belum semua arsip terdata, karena keterbatasan tenaga.”(Bpk Wiji)
69
Gambar 4.4 : Daftar Arsip Simpan Gambar diatas merupakan daftar arsip simpan atau daftar pertelaan arsip yaitu istilah untuk penamaan finding aids (alat bantu penemuan arsip). Pada unit kearsipan PPPTMGB “LEMIGAS” berisi nomor urut, jenis arsip yang dapat diketahui berdasarkan klasifikasi masalah, indeks untuk mempermudah dalam pencarian, tahun arsip, jumlah arsip, isi ringkas biasanya diisi dengan nomor surat dan perihal, lokasi simpan dan keterangan. Series yang ada dalam daftar akan merujuk pada boks yang menunjukkan lokasi penyimpanan arsip.
3. Kendala
Pengelolaan
Arsip
di
Unit
Kearsipan
PPPTMGB
“LEMIGAS” Unit kearsipan PPPTMGB “LEMIGAS” menemukan hambatan dalam hal pengelolaan arsip inaktifnya, pada saat observasi peneliti melihat kendala-kendala yang ada seperti kurangnya sumber daya manusia yang khusus menangani pengelolaan arsip inaktif, serta terlihat jelas sekali bahwa arsip masih dianggap hal yang tidak penting oleh sebagian besar orang.
70
Berikut kendala-kendala yang dihadapi dalam pengelolaan arsip inaktif di unit kearsipan PPPTMGB “LEMIGAS” : 1. Kurangnya SDM yang mengelola arsip di PPPTMGB “LEMIGAS” Ariparis yang ada di PPPTMGB “LEMIGAS” hanya ada 5 orang, dari 5 orang arsiparis hanya 2 arsiparis tingkat terampil, sisanya adalah tingkat ahli, sementara yang dibutuhkan untuk menangani arsip yang cukup banyak yang dihasilkan oleh PPPTMGB “LEMIGAS” adalah arsiparis tingkat terampil, hal ini menjadi salah satu kendala dalam pengelolaan arsip terkait kurangnya tenaga dari arsiparis. Di unit kearsipan 3 orang arsiparis yang menangani arsip inaktif juga terkadang diminta oleh unit kerja untuk menangani arsip aktif di unit kerja. Arsiparis yang minim tentunya sangat menghambat kegiatan pengelolaan arsip dinamis aktif maupun inaktif. Hal ini dapat dilihat dari wawancara oleh informan, yaitu :
“sebenarnya tugas kami menangani arsip inaktif, Cuma karena tenaganya kurang jadi saya juga menangani arsip aktif, karena diminta sama bagian keuangan, jadi ya fleksibel aja... memang kerjaannya begitu, ya kita kerjain aja...”(Bapak Warlam)
Dari hasil observasi peneliti juga melihat bahwa kurangnya wawasan serta keterampilan menyebabkan kurangya kinerja para staf
71
administrasi untuk membantu pengelolaan arsip inaktif di unit kearsipan. Dilihat dari pernyataan salah satu informan :
“…Disini kita kekurangan staf, karena nggak sesuai sama arsip yang ada… disamping kekurangan pegawai, dari segi kualitas juga sangat kurang. Mereka yang ada disini bukan yang memang latar belakang pendidikannya kearsipan. Jadi kurangnya pengetahuan terhadap pengelolaan arsip sangat mempengaruhi kinerja dan produktivitas dalam hal mengelola arsipnya…” (Ibu Juariah)
2. Kurangnya perhatian dari pimpinan terhadap pengembangan sistem kearsipan Dalam menetapkan kebijakan pimpinan mengutus pegawaipegawai tertentu, pegawai yang mengikuti diklat biasanya hanya PNS (Pegawai Negeri Sipil), sementara untuk tenaga honorer tidak diperbolehkan mengikuti diklat. Hal ini menjadi salah satu faktor yang mengakibatkan kurangnya keterampilan dan pengetahuan para staf pelaksana dalam proses pengelolaan arsip. “Kalau menurut saya, banyak tenaga pelaksana yang belum mengikuti diklat/seminar karena pegawai honorer, yang biasa mengikuti seminar itu PNS, sementara PNS sendiri pengetahuannya masih minim tentang kearsipan. Alasannya kalau tenaga honorer diikut sertakan dalam diklat, nanti mereka yang pintar...” (Bapak Wiji)
Selain diklat, kurangnya perhatian pimpinan mengenai anggaran dan perkembangan teknologi juga dirasakan oleh para staf pelaksana, yang
72
tentunya dapat menghambat produktivitas dalam pengelolaan arsip. Dari hasil observasi peneliti juga melihat kurangnya pengawasan serta evaluasi secara berkala yang dilakukan oleh pimpinan. “Kalo disini kendala banyak, kadang yang ngerti juga gak mau kerja, nuntut honor, selain itu juga kurangnya perhatian pimpinan seperti masalah anggaran, teknologi juga masih kurang. Bayangkan saja lemigas sebesar ini hanya memiliki 5 arsiparis, tentunya sangat kewalahan...” (BapakWarlam) Hal tersebut bisa menghambat proses penanganan arsip inaktif secara keseluruhan karena pada intinya arsip inaktif adalah arsip yang penggunaannya telah menurun dan tetap disimpan sampai tiba masanya disusutkan. Jika kurangnya tenaga pelaksana untuk melakukan pemindahan arsip sampai proses pemusnahan serta tidak dilakukan secara berkala maka akan mengakibatkan penumpukkan arsip seiring dengan volume arsip yang terus bertambah. Pada saat wawancara, informan menyatakan kurangnya sosialisasi dari pimpinan dalam pengelolaan arsip. Hal itu juga menjadi dampak kurangnya pengetahuan para staf pelaksana. “kayaknya gak ada sih ya, kita langsung praktek atau pengarahan langsung dilapangan. Jadi spontan aja pengarahannya..”(Bapak Wiji)
Kurangnya perhatian pimpinan berdampak pada pengelolaan arsip, sehingga menimbulkan masalah-masalah yang diakibatkan dari
73
minimnya pengetahuan dan wawasan staf pelaksana. Hal ini dapat dilihat pada saat pemindahan arsip inaktif tidak disertakan Berita Acara pemindahan arsip, sementara hal itu termasuk salah satu dokumen yang harus ada dalam proses pemindahan arsip. Selain itu, daftar arsip yang dibuat oleh unit kerja terkadang tidak sesuai dengan fisik arsip yang diterima oleh unit kearsipan.
“Daftar arsip memang dibuat, tapi kadang mereka bikinnya suka asal-asalan. Dan berita acara pemindahannya juga gak pernah dibuat...jadi kalau ada pemindahan arsip, kita kerja bakti lagi disini.” (Ibu Juariah)
Kurangnya pengetahuan membuat masalah saat penataan arsip, pada label tidak dicantumkan nomor klasifikasi, serta kekeliruan pada pengisian kolom masalah. Kode klasifikasi adalah suatu identitas penuangan dari satu urusan/permasalahan unit organisasi, hal ini bertujuan untuk mempermudah identifikasi surat dalam rangka keseragaman dan tertib administrasi. 53 Unit kearsiapan PPPTMGB “LEMIGAS” menggunakan klasifikasi arsip berdasarkan masalah yang terkandung dalam kegiatan dan unsur-unsur fungsi dari Kementerian Energi dam Sumber Daya Mineral, terdiri dari:
53
Kementrian Energi dan Sumber Daya Mineral, Pedoman Tata Persuratan dan Kearsipan (Jakarta, 2006) h.12
74
Kode 0 Manajemen Kode 1 Minyak dan Gas Bumi Kode 2 Listrik dan Pemanfaatan Energi Kode 3 Mineral, Batubara dan Panas Bumi Kode 4 Geologi Kode 5 Penelitian dan Pengembangan Kode 6 Pendidikan dan Pelatihan Kode 7 Kepegawaian Kode 8 Keuangan Kode 9 Perlengkapan Dari pokok-pokok masalah diatas, diperkecil lagi menjadi sub masalah serta uraian masalah. Berikut contoh kode klasifikasi berdasarkan masalah :
Gambar 4.4 : Kode Klasifikasi Arsip Berdasarkan Masalah
75
Gambar diatas adalah salah satu contoh kode klasifikasi arsip dari Peraturan Menteri Energi Sumber Daya Mineral Nomor 052 Tahun 2006 Tentang Tata Persuratan Dinas dan Kearsipan Kementrian Energi dan Sumber Daya Mineral. Peraturan tersebut dapat dijadikan acuan oleh pihak unit kearsipan dalam sistem penataan arsipnya, selain itu perlu adanya sosialisasi secara berkala atau mengikutsertakan staf pelaksana dalam diklat tentang kearsipan.
3. Usulan pemusnahan arsip membutuhkan waktu yang lama Pada saat observasi, peneliti melihat tumpukan arsip yang di usulkan musnah kepada pimpinan terkait, namun menurut keterangan salah
satu
informan,
persetujuan
usul
musnah
ke
pimpinan
membutuhkan waktu yang cukup lama, sekitar 2-3 bulan.
Gambar 4.5 : Arsip yang diusulkan musnah Gambar tersebut merupakan arsip-arsip yang telah di usulkan musnah, namun belum mendapat persetujuan oleh pimpinan. Setelah
76
mendapat
persetujuan, arsip-arsip ini akandibubur oleh pihak
percetakan yang telah bekerjasama dengan unit kearsipan. Kegiatan pemusnahan diatur oleh Peraturan Kepala ANRI Nomor 20 Tahun 2012 pasal 66 tentang Pedoman Pengelolaan Unit Kearsipan pada Lembaga Negara, yaitu : 1. Dilakukan secara total sehingga fisik dan informasi arsip musnah dan tidak dapat dikenali; 2. Disaksikan oleh sekurang-kurangnya 2 (dua) pejabat dari unit hukum dan/atau pengawasan dari lingkungan pencipta arsip yang bersangkutan; dan 3. Disertai penandatanganan berita acara yang memuat daftar arsip yang dimusnahkan.
E. Analisis Hasil Penelitian 1. Pengelolaan Arsip Dinamis Inaktif Arsip yang telah memasuki masa inaktif, telah melewati tahap proses analisis yaitu diawali dengan analisis terhadap jenis, masalah, nilai guna, dan tahun. Termasuk dalam proses analisis ini adalah penentuan jangka simpan (retensi) arsip.
77
1.1 Pemindahan Pemindahan arsip inaktif pada umumnya dapat diartikan sebagai kegiatan memindahkan arsip inaktif dari unit kerja ke unit kearsipan terkait dengan tujuan efesiensi penggunaan ruang. Kegiatan pemindahan dilakukan oleh unit kerja, yang bertugas menilai dan memindahkan arsip inaktifnya ke unit kearsipan. Penelitian ini berusaha mengidentifikasi bagaimana proses pengelolaan arsip dinamis inaktif, hal ini disebabkan karena pada saat arsip berada pada posisi inaktif maka arsip akan melewati tahapan yang menentukan apakah arsip tersebut akan disimpan permanen atau dimusnahkan. Karena itu saat kondisi arsip berada pada masa inaktif maka arsip perlu mendapatkan perhatian lebih dari unit yang bersangkutan yaitu unit kearsipan. Arsip inaktif yang dikelompokkan berdasarkan masalah memang memudahkan temu kembali. Menurut Amsyah, sistem ini hanya efektif digunakan pada sentralisasi arsip karena arsip yang berasal dari semua bagian yang mempunyai subjek (kegiatan) masing-masing disimpan disuatu tempat.54 Hal ini menjadi masalah bagi unit kearsipan karena peran unit kerja yang memiliki tugas menilai dan memindahkan arsip sesuai dengan JRA tidak berjalan sesuai prosedur yang sudah ditetapkan. Proses pemindahan
54
Zulkifli Amsyah, Manajemen Kearsipan. (Jakarta : Gramedia, 2005) h.216
78
arsip inaktif dari unit kerja ke unit kearsipan, arsip tersebut harus diperiksa terlebih dahulu kelengkapan, kondisi, kesesuaiannya dengan daftar yang ada, sehingga tidak menimbulkan kesalahpahaman diwaktu mendatang.
Dalam wawancara oleh beberapa informan, proses pemindahan arsip inaktif tidak disertai oleh berita acara pemindahan, hanya ada daftar arsip apa saja yang dipindahkan. Hal ini dapat dilihat melalui pernyataan dari salah satu informan :
“Pemindahan arsip dari unit pengolah belum pernah ada Berita Acara, hanya ada Daftar Arsip apa saja yang dipindahkan. Berita Acara itu biasanya kalau ke pusat arsip ESDM yang di Pondok Ranji atau ke ANRI atau kalau pemusnahan arsip baru menggunakan Berita Acara.” (Bapak Wiji)
Pada proses transfer terdapat dua dokumen yaitu Berita Acara Pemindahan Arsip dan Daftar Jenis Arsip yang diserahkan.55 Berita Acara Pemindahan dapat menjadi bukti otentik atas kebenaran arsip-arsip apa saja yang dipindahkan serta siapa yang bertanggung jawab menerima arsip tersebut. Hal ini selaras dengan Barthos, persiapan yang perlu diselenggarakan dalam pemindahan arsip adalah :56 a. Menyiapkan peralatan seperti : folder, boks, dan lain-lain
55 56
Ibid, h.216 Basir Barthos, Manajemen Kearsipan. (Jakarta : Bumi Aksara, 2012) h.123
79
b. Membuat daftar arsip-arsip yang akan dipindahkan yang berisi tentang : nama unit pengolah yang memindahkan, pokok masalah, jangka
waktu
penyimpanan
berkas,
tahun
berkas
yang
bersangkutan, jenis fisik arsip, jumlah berkas. c. Mempersiapkan berita acara pemindahan arsip. Setelah arsip-arsip itu diserahkan ke unit kearsipan, arsip tersebut diperiksa terlebih dahulu kelengkapan berkas-berkasnya, kondisi fisiknya, serta kesesuaian dengan daftarnya. Setelah proses pemindahan arsip selesai, kemudian arsip masuk ke tahap penataan dan penyimpanan.
1.2 Penataan dan Penyimpanan Penataan arsip diperlukan agar arsip dapat dicari dan ditemukan dengan segera dari tempat penyimpanan. Kondisi dari sarana penyimpanan harus dapat memastikan bahwa arsip-arsip tersebut terlindungi, mudah diakses, dan dipelihara dengan pembiayaan yang efektif. 57 Dari hasil observasi, peneliti juga tidak menemukan kode klasifikasi yang dicantumkan pada label boks arsip. Kode klasifikasi tersebut sebenarnya sudah diatur dalam Peraturan Menteri Energi dan Sumber Daya Mineral Nomor 052 Tahun 2006 Tentang Tata Persuratan Dinas dan Kearsipan Kementerian Energi dan Sumber Daya Mineral. Kode klaifikasi
57
International Standar Organization ISO (15489-2). Information and Documentation, Record Management. (2001) h. 18
80
bertujuan
untuk
mempermudah
identifikasi
surat
dalam
rangka
keseragaman dan tertib administrasi.
Langkah selanjutnya yaitu menata boks dalam rak arsip. Boks-boks tersebut disusun berdasarkan satuan kerja dari unit pencipta arsip, dan ditata di rak sesuai dengan satuan kerja tersebut. Penataan juga memerlukan adanya unsur sitematika, kerapian, keamanan, dan mudah ditemukan kembali. 58 Adapun sistem penataan arsip inaktif di unit kearsipan PPPTMGB “LEMIGAS” yaitu berdasarkan masalah, hal ini dapat dilihat dari pernyataan informan sebagai berikut :
“...disini arsip disimpan berdasarkan masalah/subjek, itu ditempel di kardus-kardus yang berisiarsip untuk disusun dalam roll o’pack...” (Bapak Wiji)
Kegiatan penyimpanan memungkinkan pengambilan kumpulan arsip dengan cepat bila diperlukan, untuk itu perlu adanya pola klasifikasi dan sarana temu kembali. Adapun sarana yang digunakan untuk menyimpan arsip inaktif di unit kearsipan adalah filling cabinet dan roll o’pack. Sedangkan proses penyimpanan arsip harus melalui beberapa tindakan tertentu untuk menjamin kecepatan dan ketelitian. Sistem penyimpanan arsip 58
di PPPTMGB
“LEMIGAS”
menerapkan
sistem kombinasi
Basir Barthos, Manajemen Kearsipan (Jakarta : Bumi Aksara, 2007) h.54
81
sentralisasi dan desentralisasi. Sistem kombinasi ini menurut Amsyah, arsip yang masih aktif dikelola oleh unit kerja masing-masing pengolah, dan arsip yang sudah kurang dipergunakan atau disebut arsip inaktif dikelola di sentral arsip.59 Dengan demikian arsip aktif yang berada dimasing-masing unit kerja di PPPTMGB “LEMIGAS” dikelola secara desentralisasi dan arsip yang sudah memasuki inaktif dikelola secara sentralisasi di pusat arsip Lemigas.
“untuk penyimpanan arsip inaktif itu menggunakan sistem sentralisasi kalau disini…sedangkan untuk unit kerja menggunakan sistem desentralisasi.” (Ibu Juariah)
1.3 Penyusutan dan Pemusnahan Penyusutan arsip adalah kegiatan pengurangan arsip dengan cara memindahkan arsip inaktif dari unit pengolah ke unit kearsipan, pemusnahan arsip yang tidak memiliki nilai guna dan penyerahan arsip statis kepada lembaga kearsipan.60 Dari hasil observasi, untuk melakukan proses penilaian dan penyusutan arsip, PPPTMGB “LEMIGAS” membentuk panitia penilai arsip seperti yang diatur pada Peraturan Kepala ANRI Nomor 20 Tahun 2012 tentang 59 60
Zulkifli Amsyah, Manajemen Kearsipan. (Jakarta : Gramedia, 2003) h. 18 Undang-Undang Republik Indonesia No 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan
82
Pedoman Pengelolaan Unit Kearsipan pada Lembaga Negara, tugas unit kearsipan dalam pemusnahan arsip yaitu: 2. Melakukan penyusunan daftar arsip inaktif yang akan diusulkan musnah; 3. Mengkoordinasikan pembentukan tim penilai arsip, yang akan melakukan verifikasi dan penilaian terhadap daftar arsip inaktif usul musnah; 4. Mengkomunikasikan daftar arsip inaktif usul musnah dengan unit pengolah untuk dimintakan persetujuannya; 5. Menyiapkan rekomendasi arsip yang sudah memenuhi syarat untuk dimusnahkan dan disampaikan melalui panitia penilai arsip kepada pimpinan lembaga negara; 6. Mengkoordinasikan pelaksanaan pemusnahan dengan ANRI dengan
mempersiapkan
surat
permohonan
persetujuan
pemusnahan dari pimpinan lembaga negara yang dilampiri: a. Daftar arsip usul musnah; dan b. Hasil rekomendasi dari panitia penilai arsip lembaga Negara. 7. Berkoordinasi dengan unit hukum dan/atau pengawas internal untuk menjadi saksi dalam pelaksanaan pemusnahan arsip;
83
8. Menyiapkan daftar arsip musnah dan berita acara pemusnahan arsip; 9. Menyiapkan pelaksanaan pemusnahan arsip; 10. Wajib menyimpan arsip yang tercipta dari pelaksanaan pemusnahan arsip, yang terdiri dari: a. Keputusan pembentukan panitia pemusnahan arsip; b. Notulen rapat
panitia pemusnahan arsip pada saat
melakukan penilaian; c. Surat pertimbangan dari panitia penilai arsip kepada pimpinan pencipta arsip yang menyatakan bahwa arsip yang diusulkan musnah dan telah memenuhi syarat untuk dimusnahkan; d. Surat persetujuan dari pimpinan pencipta arsip; e. Surat persetujuan dari Kepala ANRI untuk pemusnahan arsip; f. Keputusan pimpinan pencipta arsip tentang penetapan pelaksanaan pemusnahan arsip; g. Berita acara pemusnahan arsip; dan h. Daftar arsip yang dimusnahkan. Proses pemusnahan yang dilakukan oleh unit kearsipan, berdasarkan hasil observasi, dilakukan setelah masa simpannya telah habis, kemudian setelah dinilai kembali memang sudah tidak diperlukan maka akan
84
dibuatkan surat pengusulan arsip musnah kepada pimpinan, setelah disetujui oleh pimpinan terkait selanjutnya dibuatkan berita acara pemusnahan arsip. Pelaksanaan pemusnahan segera dilaksanakan dengan cara dibubur, setiap pelaksanaan pemusnahan harus disaksikan oleh minimal 2 orang pejabat hukum.
2. Sarana dan Prasarana 2.1 Fasilitas Ruang Penyimpanan Kondisi penyimpanan yang tepat memastikan bahwa arsip dilindungi, dapat diakses, dan dikelola dengan pembiayaan yang efektif. Gedung penyimpanan arsip inaktif adalah ruangan dengan spesifikasi tertentu untuk menyimpan, memelihara, merawat serta mengelola arsip inaktif. 61
Dari pernyataan diatas, juga didukung hasil observasi bahwa unit kearsipan telah memiliki fasilitas yang memadai, gedung yang baru di renovasi, serta lemari listrik untuk penyimpanan arsip. Menurut amsyah, lemari elektrik dapat menghemat pemakaian ruangan. Mereka terletak diatas semacam rel yang memudahkan gerakan ke depan dan ke belakang, sehingga dapat dibuat jarak antara 2 rak untuk tempat berdiri petugas yang sedang mencari informasi. 62
61 62
Arsip Nasional Republik Indonesia, Manajemen Arsip Inaktif (Jakarta, 2002) h.43 Zulkifli Amsyah, Manajemen Kearsipan (Jakarta:Gramedia,2003) h.186
85
Selain fasilitas yang memadai, unit kearsipan PPPTMGB “LEMIGAS” melakukan pemeliharan arsipnya secara berkala. Arsip harus terpelihara dengan baik, utuh, dan aman, agar terhindar dari segala kemungkinan dan resiko kerusakan dan kehilangan. Kegiatan pemeliharaan adalah perawatan dan pengamanan arsip guna menjamin kelestarian informasi yang terkandung didalam arsip tersebut.63 Pemeliharan arsip inaktif di unit kearsipan PPPTMGB “LEMIGAS” yaitu dengan melakukan fumigasi setiap tahun sekali, selain itu juga pada boks-boks arsip diberikan kapur barus untuk menghindari jamur dan serangga yang dapat merusak fisik arsip, dan membersihkan debu-debu yang menempel pada boks arsip juga sering dilakukan oleh para petugas kebersihan yang ada di unit kearsipan.
2.2 Akses dan Temu Kembali Arsip Arsip dapat dikatakan berguna manakala dapat dengan cepat dan tepat ditemukan bila dibutuhkan, untuk itulah pentingnya pengelompokkan terhadap arsip-arsip tersebut agar dapat ditemukan dengan mudah untuk mendukung kegiatan bisnis organisasi. 64 Sedangkan menurut Kennedy,
63
Kementrian Energi dan Sumber Daya Mineral, Pedoman Tata Persuratan dan Kearsipan (Jakarta, 2006) h.166 64 International Standar Organization ISO (15489-1).Information and Documentation, Record Management. (2001)
86
akses berarti kemampuan dan hak pengguna untuk temu kembali arsip dinamis yang mereka butuhkan. 65
Dari pernyataan informan dapat ditarik kesimpulan bahwa pencarian arsip dapat dilakukan melalui Daftar Arsip yang disimpan di unit kearsipan tersebut, namun masih ada beberapa arsip yang belum tercantum di daftar arsip. Dalam observasi, peneliti melihat bahwa Daftar Arsip tersebut hanya disimpan oleh Kepala Urusan Persuratan dan Arsip, jadi jika pimpinan tersebut sedang tidak hadir atau keluar ruangan, para staf sulit mencari buku tersebut, yang akhirnya pencarian dilakukan langsung ke rak arsip yang dibutuhkan atau secara manual. Daftar arsip berupa daftar dengan kolom-kolom, kode, series dan deskripsi arsip, tahun, jalan masuk, nomor boks, retensi dan keterangan. 66
65
Jay Kennedy and Cherryl Schauder, Records Management : a guide to corporate record keeping (Australia : Longman, 1998) h.201 66 Arsip Nasional Republik Indonesia, Manajemen Arsip Inaktif (Jakarta, 2002) h.23
BAB V PENUTUP
Pada bab penutup ini penulis melakukan penarikan kesimpulan berdasarkan analisis tentang pengelolaan arsip dinamis inaktif di unit kearsipan PPPTMGB “LEMIGAS” dan penulis juga akan memberikan saran-saran yang diharapkan agar dapat membantu meningkatkan kualitas unit kearsipan
PPPTMGB
“LEMIGAS”.
A. Kesimpulan Berdasarkan uraian, penjelasan, dan analisis sebagai hasil penelitian yang terkait dengan pelaksanaan kegiatan pengelolaan arsip dinamis inaktif di PPPTMGB “LEMIGAS”, maka penulis mengambil beberapa kesimpulan sebagai berikut : 1. Studi ini menemukan bahwa sebenarnya PPPTMGB “LEMIGAS” telah memiliki sarana dan prasarana yang cukup lengkap, namun dalam melaksanakan pengelolaan arsip dinamis inaktifnya masih belum optimal, dikarenakan kendala-kendala yang dihadapi. 2. Kendala yang dihadapi PPPTMGB “LEMIGAS” dalam melakukan pelaksanaan kegiatan pengelolaan arsip dinamis inaktif, studi ini menemukan diantaranya adalah :
87
88
a. Kurangnya perhatian pimpinan terhadap perkembangan kearsipan b. Sumber daya manusia (SDM) yang ada di PPPTMGB “LEMIGAS” tidak sesuai dengan latar belakang pendidikan kearsipan, kurangnya pengetahuan tentang pengelolaan arsip, disamping jumlah arsip yang ada di PPPTMGB “LEMIGAS” tidak sebanding dengan kualitas para pegawai yang ada. c. Kurangnya pelatihan untuk pegawai tentang tata cara pengelolaan arsip dinamis inaktif.
B. Saran Beberapa temuan studi diatas dengan berbagai kelebihan dan kekurangannya, maka penulis merekomendasikan kepada PPPTMGB “LEMIGAS” di bagian Unit Kearsipan dalam kegiatan pengelolaan arsip dinamis inaktif adalah sebagai berikut : 1. PPPTMGB “LEMIGAS” perlu menambah staf pelaksana pengelolaan arsip khususnya arsiparis tingkat terampil yang melaksanakan kegiatan pengelolaan arsip. Hal itu akan sangat membatu PPPTMGB “LEMIGAS” dalam pengelolaan arsipnya, mengingat jumlah arsip yang dihasilkan sangat banyak, tidak sebanding dengan staf pelaksana yang mengerti dalam hal pengelolaan arsip.
89
2. Perlu dilakukan sosialisasi tentang pentingnya arsip sehingga seluruh pihak dapat ikut menjaga keberadaan arsip dan memaksimalkan penggunaan informasi yang terkandung didalam arsip tersebut. 3. Mengikut sertakan para staf pelaksana untuk diklat-diklat tentang kearsipan, dalam rangka peningkatan kemampuan serta wawasan mereka dalam pengelolaan arsip, juga sangat berguna bagi kepentingan organisasi khususnya untuk pengelolaan arsip di unit kearsipan tersebut.
DAFTAR PUSTAKA Arsip Nasional Republik Indonesia. Manajemen Arsip Dinamis. Jakarta, 2001. ------------------------------------------. Manajemen Arsip Inaktif. Jakarta, 2002. A.W. Widjaja. Administrasi Kearsipan. Jakarta: Grafindo, 1993. Basir Barthos. Manajemen Kearsipan. Jakarta: Bumi Aksara, 2007. Budi Martono. Penyusutan dan Pengamanan Arsip dalam Manajemen Kearsipan. Jakarta: Pustaka Sinar Harapan, 1994. Charman, Derek. The Corporate Archivist and Records Management. London: Butterworth, 1991. Fuad Hasan. Pendekatan Kualitatif Untuk Penelitian Prilaku Manusia. Jakarta: Lembaga Pengembangan Sarana Pengukuran Psikologi (LPSP3) Universitas Indonesia, 2001. Kennedy, Jay & Cherryl Scauder. Record Management : a guide to corporate records keeping. Australia: Longman Australia, 1998. Laksmi, Fuad Gani, Budiantoro. Manajemen Perkantoran Modern. Jakarta: Fakultas Ilmu Pengetahuan Budaya (FIB) UI, 2007. Mohammad Natsir. Metode Penelitian. Jakarta: Ghalia Indonesia, 2003. Moleong, Lexy J. Metodologi Penelitian Kualitatif. Bandung: Remaja Rosdakarya, 2007. Patricia E. Wallace [et all], Records Management Intregated Information Systems. New Jersey: Prantice Hall, 1992. PPPTMGB “LEMIGAS”. 40 Tahun Lemigas Mengabdi 1965-2005. Jakarta: PPPTMGB “LEMIGAS”, 2005. Read-Smith, Judith, Ginn, Marry Lea, Norman F. Kallaus. Records Management. USA: South Western, 2002. Ricks,
Betty R. Ann, Swafford J. Kay, Gow F. Information and Image Management, a records system approach. USA: South-Western, 1992.
Sauki Hadiwardoyo. Manajemen Kearsipan : Sebuah Pengantar. Fakultas Sastra Universitas Gadjah Mada, 1999. Sedarmayanti. Tata Kearsipan dengan Memanfaatkan Teknologi Modern. Bandung: Mandar Maju, 2003. 90
Sugiyono. Memahami Penelitian Kualitatif. Bandung: ALFABETA, 2007. Suharsimi Arikunto. Prosedur Penelitian: Suatu Pendekatan Praktik, cet. 8. Jakarta: Rineka Cipta, 1992. Sulistyo-Basuki. Manajemen Arsip Dinamis. Jakarta: Gramedia, 2003. S. Nasution. Metode Research. Jakarta: Bumi Aksara, 2002. T.R Schellenberg, Modern Archives. University Washington, 1995. Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan Verawati. Pengelolaan Arsip Media Audiovisual Bidang Produksi Acara Pada Lembaga Penyiaran Publik. Medan: Universitas Sumatera Utara, 2010. Yohannes Suraja. Manajemen Kearsipan. Malang: Dioma, 2006. Zulkifli Amsyah. Manajemen Kearsipan. Jakarta: Gramedia, 2003.
91
STRUKTUR ORGANISASI PPPTMGB “LEMIGAS”
Berita Acara Pemindahan Arsip Inaktif Unit Kerja :……………………
Pada hari ini …………. tanggal ………………….. tahun …………... dilaksanakan pemidahan arsip inaktif dari unit kerja……………………..... ke Pusat Arsip, yang melibatkan : Nama
:…………………………………………...
Jabatan
:…………………………………………...
NIP
:…………………………………………...
Unit Kerja
:…………………………………………...
Dalam hal ini bertindak atas nama………………………………. Sebagai pihak yang menyerahkan arsip, selanjutnya disebut sebagai Pihak I. Nama
:……………………………………………
Jabatan
:……………………………………………
NIP
:……………………………………………
Unit Kerja
:……………………………………………
Dalam hal ini bertindak atas nama Pusat Arsip sebagai pihak yang menerima arsip, selanjutnya disebut sebagai Pihak II.
Pihak I menyerahkan tanggungjawab dan wewenang pengelolaan arsip yang dimaksud dalam daftar terlampir kepada Pihak II. Pihak II akan memberikan layanan arsip kepada Pihak I.
Jakarta, …………………………….
Pihak I
(………………………...)
Pihak II
(…………………………)
BERITA ACARA PEMINDAHAN ARSIP STATIS
Pada hari ini …………… tanggal ………….. bulan …………….... tahun …………... kami yang bertanda tangan dibawah ini : 1.
Nama
:………………………………………………..
Jabatan
:………………………………………………..
Dalam hal ini bertindak atas nama………………………………. (instansi yang menyerahkan) untuk selanjutnya disebut sebagai Pihak Pertama.
2.
Nama
:…………………………………………………
Jabatan
:…………………………………………………
Dalam hal ini bertindak atas nama Arsip Nasional Republik Indonesia untuk selanjutnya disebut sebagai Pihak Kedua, menyatakan telah mengadakan serah terima arsip-arsip seperti yang tercantum dalam Daftar Pertelaan Penyerahan Arsip untuk disimpad di Arsip Nasional Republik Indonesia.
Yang Menerima
Yang Menyerahkan
Pihak Kedua
Pihak Pertama
(…………………………….)
(……………………………..)
Arsip Nasional RI
Instansi yang menyerahkan
Pihak I menyerahkan tanggungjawab dan wewenang pengelolaan arsip yang dimaksud dalam daftar terlampir kepada Pihak II. Pihak II akan memberikan layanan arsip kepada Pihak I.
Jakarta, …………………………….
Pihak I
(………………………...)
Pihak II
(…………………………)
DAFTAR ARSIP YANG DIPINDAHKAN
UNIT KERJA
:……………………………………………………………
PELAKSANA
:…………………………………………………………....
PENANGGUNG JAWAB
:…………………………………………………………....
No.
JENIS/ SERIES ARSIP
KURUN WAKTU
JUMLAH
SISTEM PENATAAN
KETERANGAN
TRANSKRIP WAWANCARA
Nama
: Juariah, S.Ap
NIP
: 19610505 1982 03 2 001
Jabatan : KepalaUrusanPersuratandanArsip
1. Apakah fungsi Unit Kearsipan PPPTMGB “LEMIGAS”? Untuk mengelola arsip inaktif di PPPTMGB “LEMIGAS” dari bidang afiliasi, bidang program, bidang penyelenggaraan sarana penelitan dan pengembangan, dan bagian tata usaha. 2. Kapan unit kearsipan didirikan dan apa dasar penyelenggaraannya? Didirikannya itu ya semenjak PPPTMGB “LEMIGAS” berdiri, tahun 1965 3. Bagaimana status unit kearsipan dalam struktur organisasi, apakah sebagai unit yang berdiri sendiri atau merupakan fungsi dari Bagian/Unit/Divisi lain? Status unit kearsipan dalam struktur itu dibawah bagian tata usaha, ini merupakan tugas dan fungsi bagian tata usaha. 4. Apakah unit kearsipan memperoleh anggaran khusus? Anggaran khusus ada, itu diatur sama urusan pengembangan sih biasanya... 5. Berapa jumlah SDM yang ada dan apa latar belakang pendidikannya? Fungsional arsiparis ada 3 termasuk saya, untuk fungsional umum ada 7 orang. Pendidikannya untuk fungsional arsiparis 2 orang S1 jurusan manajemen, dan 1 orang lagi lulusan SMA. Kalau fungsional umum S1nya 1 orang lulusan manajemen juga, D3 1 orang, dan sisanya SMA.
6. Siapa yang bertanggungjawab terhadap kepengurusan arsip? Bagian tata usaha 7. Adakah sosialisasi mengenai pengelolaan arsip? Sekjen ESDM/ Biro umum yang mengadakan sosialisasi, karena kan mereka yang punya anggaran. 8. Kendala apa saja yang dihadapi dalam kepengurusan arsip? Disini kita kekurangan staf, karena nggak sesuai sama arsip yang ada… disamping kekurangan pegawai, dari segikualitas juga sangat kurang. Mereka yang ada disinibukan yang memang latar belakang pendidikannya kearsipan. Jadi kurangnya pengetahuan terhadap pengelolaan arsip sanga tmempengaruhi kinerja dan produktivitas dalam hal mengelola arsipnya… 9. Apa upaya yang sedang dilakukan dalam mengatasi kendala tersebut? Kita sekarang sedang melakukan digitalisasi arsip permanen, seperti sejarah berdirinya lemigas, arsip-arsip penting. Jadi bisa diakses langsung melalui computer, selain itu sistem pencariannya yang mudah.
Nama
: Warlam, S.Mn
NIP
: 19601109 1989 03 1 001
Jabatan
: Fungsional Arsiparis Muda
1. Bagaimanakah prosedur arsip inaktif? Arsip aktif dikelola oleh masing-masing unit, itupun kalau tenaganya tercukupi... kalau mereka (dari masing-masing unit) kewalahan menangani arsip yang sangat banyak, biasanya arsiparis dari unit kearsipan yang membantu. Setelah arsip aktif menjadi inaktif, arsip inaktif dipindahkan ke unit kearsipan. 2. Bagaimana penciptaan arsip di Unit Kearsipan PPPTMGB “LEMIGAS”? Dari arsip-arsip inaktif yang kita terima dari unit kerja 3. Apakah tugas unit kearsipan dalam proses pemindahan arsip dari Unit Pengolah ke unit kearsipan? Tugasnya mendata aja, arsip apa, tahun berapa, terus di catat untuk kemudian disimpan disini. 4. Bagaimana proses pemindahan tersebut? Arsip inaktif diseleksi dari unit kerja untuk dipindahkan ke unit kearsipan, arsip ada dua jenis fasilitatif dan substantif dilihat dari JRAnya. 5. Apa yang dilakukan pada arsip yang dipindahkan? Ditata berdasarkan masalah/subjek. 6. Adakah peraturan tertulis untuk arsip-arsip yang dipindahkan dari unit pengolah? Kan bisa dilihat dari JRA, kalau sesuai atau tidak tergantung penilaian kembali, apakah arsip masih dibutuhkan atau tidak.
7. Adakah sosialisasi mengenai pengelolaan arsip? Kayaknya gak ada sih ya, kita langsung praktek atau pengarahan langsung dilapangan. Jadi spontan aja pengarahannya.. 8. Kendala apa yang dialami dalam proses pengelolaan arsip inaktif? Kalau disini kendala banyak, kadang yang ngerti juga gak mau kerja, nuntut honor, ada juga yang punya arsip (peneliti) mau menyimpan arsipnya sendiri, selain itu juga kurangnya perhatian pimpinan seperti masalah anggaran, teknologi juga masih kurang. Bayangkan saja lemigas sebesar ini hanya memiliki 5 arsiparis, tentunya sangat kewalahan...dan sebenarnya tugas kami menangani arsip inaktif, Cuma karena tenaganya kurang jadi saya juga menangani arsip aktif, karena diminta sama bagian keuangan, jadi ya fleksibel aja... memang kerjaannya begitu, ya kita kerjain aja...
Nama
: Wiji, S.Ap
NIP
: 19600724 1983 03 1 002
Jabatan
: FungsionalUmum
1. Bagaimana sistem penyimpanan arsip di PPPTMGB “LEMIGAS”? Disini arsip disimpan berdasarkan masalah/subjek, itu ditempel di karduskardus yang berisi arsip untuk disusun dalam roll o’pack... 2. Bagaimana arsip dikelompokkan? Dikelompokkan berdasarkan masalah, dan tahun. Misalnya tahun 2001, masalah Surat Keputusan. 3. Siapa saja yang dapat mengakses arsip tersebut? Para pegawai atau kelompok kerja yang ada dilingkungan PPPTMGB “LEMIGAS”, mereka bisa pinjam atau photocopy sesuai keperluannya. 4. Bagaimana sistem dan proses penemuan kembalinya? Kalau temu kembali bisa langsung ketempat penyimpanan, tapi ada buku yang mendata arsip yang disimpan, meskipun belum semua arsip terdata, karena keterbatasan tenaga. 5. Apakah ada kendala dalam proses penemuan kembali? Kendalanya itu kan buku daftar arsip disimpan oleh pimpinan, dan kalau pimpinan sedang keluar kita bingung nyari dimana bukunya. Karena yang tau simpannya dimanakan hanya pimpinan. Jadi palingan kita cari langsung ke rak penyimpanan... 6. Apakah yang dilakukan terhadap arsip yang masa penyimpanannya telah habis? Arsip yang telah habis masa penyimpanannya ya dimusnahkan, tapi sebelumnya dinilai dulu dari JRA, dan harus ada persetujuan dari pimpinan terkait serta melakukan uji petik, biasanya dibuatkan usul
musnah terlebih dahulu, tapi biasanya proses persetujuannya juga lama diprosesnya. 7. Kendala apa saja yang dihadapi dalam pengelolaan arsip inaktif? Tentunya SDM, kan tidaksemuanya mau jadi arsiparis. Disini tenaga administrasi yang membantu kegiatan arsiparis. Kita tingkat terampilnya kurang...itu sih karena penerimaan pegawai sulit, minimal D3. 8. Apakah mengikuti diklat secara berkala? Diklat belum ada lagi, ANRI penyelenggara tapi mungkin anggarannya terbatas, tapi sih ANRI pasti ngadain 1 tahun sekali pasti ada. 9. Apa kendala yang dihadapi dalam pengelolaan arsip inaktif? Kalau menurut saya, banyak tenaga pelaksana yang belum mengikuti diklat/seminar karena pegawai honorer, yang biasa mengikuti seminar itu PNS, sementara PNS sendiri pengetahuannya masih minim tentang kearsipan. Alasannya kalau tenaga honorer diikutsertakan dalam diklat, nanti mereka yang pintar...
RIWAYAT HIDUP Peneliti dengan
nama
lengkap
Gema
Pertiwi
Syafrianti Putri lahir di Jakarta pada tanggal 04 September 1993, putri pertama dari Bapak Syafril Chaniago dengan Ibu Susanti. Peneliti bertempat tinggal di Jl. Hankam Cidodol Rt.004/011 No.24 Kebayoran Lama, Jakarta Selatan. Menyelesaikan pendidikan dasar di SDN 013 Pagi Jakarta Selatan (tahun 2004). Kemudian melanjutkan sekolah menengahnya di SMP PGRI 26 Jakarta Barat (tahun 2007) dan SMA Makarya 1 Jakarta (tahun 2010). Pada tahun 2010 melanjutkan pendidikan pada program studi (S1) Jurusan Ilmu Perpustakaan pada Fakultas Adab dan Humaniora di Universitas Islam Negeri Syarif Hidayatullah Jakarta. Menyelesaikan kuliahnya dengan menulis skripsi berjudul “Pengelolaan Arsip Dinamis Inaktif di Unit Kearsipan Pusat Penelitian dan Pengembangan Teknologi Minyak dan Gas Bumi “LEMIGAS””. Peneliti pernah menjalani Praktek Kerja Lapangan di Perpustakaan Kementerian Hukum dan Ham selama satu bulan pada tahun 2013.
