7/19/2013
Leuvens Integraal Bibliotheek en Informatie Systeem • Afdeling van KU Leuven voor centrale bibliotheek automatisering • Sinds begin jaren 70 • Dienstverlening aan externe instellingen > 120 organisaties
• 19 gekwalificeerde medewerkers + experten van bibliotheek en ICT
LIBIS Diensten Bibliotheek
• Partnership met Ex Libris Jo Rademakers Hoofd LIBIS 19-7-2013 2
LIBISnet Aleph
• Ontstaan in 1977 • Doelstellingen:
Discovery and Delivery
– Het optimaliseren van de dienstverlening rond traditionele bibliotheekwerking – Het ter beschikking stellen van nieuwe geavanceerde toepassingen voor de verdere uitbouw van de dienstverlening – Het verhogen van de kwaliteit van de aangeboden informatie
Public layer
Aleph Print
Management layer
Library 3
19-7-2013 LIBIS-kort
4
LIBISnet overlegstructuur Adviesraad
Coördinatiecel
CATA/ONDO 19-7-2013 LIBIS-kort
CIRC/IBL
ACQU/PERI
OPAC
TECH 6
1
7/19/2013
Voordelen LIBISnet
Voordelen LIBISnet
• LIBIS volgt de internationale standaarden en de ontwikkelingen op het gebied van bibliotheekautomatisering op de voet. • LIBISnet staat voor netwerking. De informatie over de bibliotheek is beschikbaar binnen een grote catalogus. De bibliotheekcollectie wordt daardoor veel beter bekend in de buitenwereld. • De catalogisering van de boeken en tijdschriften gebeurt door de lokale gegevens toe te voegen aan de reeds aanwezige bibliografische beschrijving (shared cataloguing). Dit betekent een belangrijke tijdwinst.
• LIBISnet vraagt slechts beperkte hardware- en softwareinvesteringen aan zijn gebruikers. Een PC met internetverbinding volstaat. LIBISnet zorgt zelf voor de nodige servers (beheer, back-up enz.). Voor de ondersteuning is er stricto sensu geen informaticus nodig. • De LIBIS-staf is hooggekwalificeerd en heeft meer dan 30 jaar ervaring met de ondersteuning van gebruikers en instellingen, met een eigen helpdesk en indien nodig ondersteuning ter plaatse. • LIBISnet staat ten dienste van de aangesloten instellingen. Kwaliteit van dienstverlening primeert!
19-7-2013 LIBIS-kort
7
19-7-2013 LIBIS-kort
8
Selectiecriteria
Ex Libris / ALEPH 500
• Functionaliteit van het aangeboden systeem (opgesplitst naar modules) • Architectuur van het aangeboden systeem en mogelijke platformen • Leverancier: levensvatbaarheid, ervaring, visie, (project)management, ondersteuning, referenties, mogelijke samenwerking... • Kostprijs en leveringstermijn
• • • • •
Zeer rijke functionaliteit / rapporten en statistieken Parametriseerbaarheid Ondersteunde standaarden Openheid (ervaring met Blackboard, SAP) Eigen ontwikkelingen
• •
Gedegen kennis en visie Stabiele leverancier met goede referenties in wetenschappelijke bibliotheken
19-7-2013 LIBIS-kort
– –
9
Leiden, Utrecht, Amsterdam, Groningen, Gent, Helsinki, Milaan, München, Wenen, Berlijn... Harvard, MIT, California Digital Library, Princeton, Yale, Iowa...
19-7-2013 LIBIS-kort
Standaard 2 paketten ter beschikking
Eindgebruiker
• Eindgebruiker
• Via het Web (24/24, 7/7) beschikbaar
10
– Webinterface
• Bibliothecaris / informatieprofessional – Clientsoftware op pc
19-7-2013 LIBIS-kort
11
19-7-2013 LIBIS-kort
12
2
7/19/2013
Eindgebruiker
Eindgebruiker
• Raadplegen ganse catalogus (LIBISnet) of eigen scope
• Lezersinfo – verlengen – reserveren – e-shelf - sdi
• 3 talen
19-7-2013 LIBIS-kort
13
19-7-2013 LIBIS-kort
14
Eindgebruiker
Bibliothecaris/informatieprofessional
• Lezersinfo – verlengen – reserveren – e-shelf - sdi
• • • •
« Backoffice » ALEPH 500 software van firma Ex Libris Volledig geïntegreerd bibliotheekbeheerssysteem Verschillende modules en functies: – – – – – – – – –
19-7-2013 LIBIS-kort
15
Bibliothecaris/informatieprofessional
Zoeken Catalografie (data input, bibliografische -, holding- en exemplaargegevens) Circulatie (uitleen, reserveringen) Acquisitie (bestellingen) Periodieken (ontvangen en beheren abonnementen) IBL (aanvragen bij andere bibliotheken) Rapporten en statistieken Z39.50/SRU connectie Gebruikersbeheer
19-7-2013 LIBIS-kort
16
Bibliothecaris/informatieprofessional
• Catalografie – MARC21 – Regelwerk gebaseerd op internationale standaarden – Datamodel idem – Centrale catalogus – Toevoegen lokale gegevens (lokale trefwoorden, holding- en exemplaargegevens) – Bestandsgecontroleerde invoer – templates
19-7-2013 LIBIS-kort
17
19-7-2013 LIBIS-kort
18
3
7/19/2013
Bibliothecaris/informatieprofessional
Bibliothecaris/informatieprofessional • Circulatie – Lezersrecords – Exemplaarrecords – (Uitleen)politiek – – – – –
19-7-2013 LIBIS-kort
19
Bibliothecaris/informatieprofessional
19-7-2013 LIBIS-kort
Attenderingen Reservaties Verlengingen Boetes Offline module
19-7-2013 LIBIS-kort
20
Bibliothecaris/informatieprofessional
21
Bibliothecaris/informatieprofessional
19-7-2013 LIBIS-kort
22
Bibliothecaris/informatieprofessional
• Acquisitie en periodiekenbeheer – – – –
Plaatsen en opvolgen van bestellingen (allerlei soorten materialen) Leveranciers Facturatie Claimbrieven
– Verwachtingspatronen TS – Ontvangen – Binden
19-7-2013 LIBIS-kort
23
19-7-2013 LIBIS-kort
24
4
7/19/2013
Bibliothecaris/informatieprofessional
Centrale infrastructuur Productie
SAN Raid 5 IBM p-series LUDIT Test & training
KULnet
Gasthuisberg
SAN Raid 5 IBM p-series
19-7-2013
19-7-2013
LIBIS-kort
25
LIBIS-kort
26
Technisch Aleph
MetaLib
Discovery and Delivery
Internet
SFX
bX
Linking
Public layer
http Poort 6992
Aleph Print
SFX MetaLib Verde Electronic
Management layer
LEUVEN
LOKAAL
Library
19-7-2013 LIBIS-kort
LibriLinks: context sensitive linking Databank -------------------------
28
27
bX – recommender service
Artikel via Elsevier
• Toont gerelateerde artikels in een LibriLinksmenu • Maakt gebruik van SFX-logbestanden wereldwijd
Artikel via ASE
Metadata via Openurl
Bezitsinfo in OPAC Source Exporteer citatie
Knowledge base Hebben we toegang ? Voor welke jaargangen ? Andere diensten ? 19-7-2013 Algemene voorstelling LIBIS
IBL-formulier Websearch Targets
29
5
7/19/2013
Unified Resource Discovery and Delivery MetaLib
DigiTool
Aleph
Discovery and Delivery
SFX
bX
bX
Linking
Digital
Print
Management layer
SFX MetaLib Verde
DigiTool
Electronic
Digital
Management layer
DigiTool
31
DigiTool Print
Repository layer
DigiTool
Electronic
Aleph
Verde
DigiTool
MetaLib
Public layer
SFX MetaLib Verde
SFX
Public layer
Print
DigiTool
SFX
Linking
Aleph
MetaLib
Discovery and Delivery
Aleph
Aleph
Electronic
Digital
Repository layer
Library
Library 32
Online catalogs: What do end users want? • Direct links to online content— text and media formats • Evaluative content, such as summaries/ abstracts, tables of contents and excerpts • Relevant search results • Item availability information— if the item is available and how to get it • Simple keyword search with an advanced, guided search option Online Catalogs: What Users and Librarians Want; An OCLC report; 2009
10.12.2010 35
6
7/19/2013
What are the expectations of the users?
“Features” van discovery tools
• • •
Access everywhere, anytime including single sign-on Fast, easy-to-learn, familiar One place to search all
•
Enriched high quality and reliable information
•
Excellent delivery mechanism -useful, context-sensitive, integrated
• • • •
Customized interfaces for specific user populations In line with user spaces & workflows Infrastructure for self-expression and collaboration Engaging and rewarding process
• • • • • • • • • • • •
– Search comfort: Faceted searching… – Recommender services – Availability, focus on full text – User driven digitisation
Faceted Search Relevance ranking “Did you mean” Simple keyword search on every page Single point of entry for all library materials State of the art web interface Enriched content Recommendations User contribution RSS Bron: Yang S.Q. en Wagner K. : (2010), Integration with social network sites “Evaluating discovery tools” In: Library Persistent links Hi Tech Vol. 28 No. 4, 2010 pp. 690709
10.12.2010 37
Primo link
Primo metasearch
Native Primo search
Nu in gebruik in KU Leuven Associatie: Primo Central lokale databanken en Primo Central
Remote Primo index
Local Primo index
LIBRIS URCEPLUS
LibriLink
Brepols
Springer
Lirias
PubMED
Elsevier
• Lokale data worden 1 (e-tijdschriften) of 2X per dag (Aleph) geactualiseerd. • De beschikbaarheid van de items wordt “in real time” geactualiseerd • Na harvesting:
3rd Party Repository
Web of Science
Wiley
– normalisatie naar XML-formaat (PNX) – deduplicatie en groepering van versies (FRBR) – verrijking data
Andere mogelijkheden
Limo als Institutional vervanger information resources
Hoe werkt Limo ?
Primo deep search
Another Primo library
Aggregated licensed resources
van OPAC
Resource accessed via API
Resources supporting metasearch standards
Other resources
Uniform zoeken, vinden
Limo in vgl met de huidige OPAC
MarcXML
• • • • •
Eenvoudiger om in te zoeken Zoekresultaten beperken na het zoeken Automatische deduplicatie en groepering van versies Gericht op ontsluiting van zeer grote collecties Gericht op ontsluiting van diverse materialen en collecties • Gebruikersinput : tags, (reviews)
Dublin Core
…
Data
Harvest
Normalisatie Normalizatie
Ontdubbelen
Primo
FRBR Verrijken
41
7
7/19/2013
Wat is Primo Central ?
Functionaliteit van Limo
• Centrale index van honderden miljoenen records van artikels en e-books en hoofdstukken van grote wetenschappelijke uitgevers • Beheerd en gehost door Ex Libris • Kan samen met lokale databanken doorzocht worden, de zoekresultaten worden in één gezamenlijke resultatenlijst getoond.
• • • • •
Meertalige interface
Startpagina Zoeken Zoekresultaten gebruiken Zoekresultaten beheren Extra: help, bibliotheek zoeken, feedback
Functionaliteit van Limo • • • • •
Startpagina Zoeken Zoekresultaten gebruiken Zoekresultaten beheren Extra: help, bibliotheek zoeken, feedback
Eigen infotekst indien gewenst Integratie met (eigen) nieuwsberichten mogelijk 46
Eenvoudig zoeken, met of zonder tabbladen
Geavanceerd zoeken
Potentieel van portal met alle informatiebronnen, relevant voor de instelling
8
7/19/2013
Snel beperken op de relevante items via facets
Facets
Sortering op relevantie, datum of op titel
Functionaliteit van Limo
Resultatenlijst overlopen
• • • • • •
• Per record – Beknopte bibliografische informatie – Thumbnail met type bron – Beschikbaarheidsaanduiding – Tabs
Startpagina Zoeken Zoekresultaten gebruiken Zoekresultaten beheren Mijn Account Extra menu-opties
51
Groepering van versies (FRBR)
Functionaliteit van Limo • • • • •
Startpagina Zoeken Zoekresultaten gebruiken Zoekresultaten beheren Extra menu-opties
54
9
7/19/2013
Taggen
Gebruikers kunnen eigen trefwoorden toevoegen om items sneller terug te vinden
Bibliografische referenties beheren
Gebruikers kunnen items selecteren in de resultatenlijst (individueel of per pagina) om ze permanent te bewaren in een eigen e-shelf
Zoekacties bewaren
Mijn account
Zoekacties kunnen bewaard worden; gebruikers kunnen een alertering activeren om op de hoogte te blijven van nieuwe resultaten voor deze zoekactie. De mogelijkheden qua circulatie door de eindgebruiker zijn dezelfde als in de vroegere OPAC.
Bibliotheekinfo: vanuit zoekresultaat en via zoekfunctie
Feedbackknop
10
7/19/2013
Online help
Unified Resource Discovery and Delivery
“Lokale” databanken • • • • • •
Akkoord eigenaar Toegangsrechten Beschikbare (meta)data Structuur van de data Update frequentie Datatransfer
Aleph
MetaLib
DigiTool
Discovery and Delivery
SFX
bX Native Primo search
Aleph Print
SFX MetaLib Verde
DigiTool
Electronic
Digital
Management layer
Local Primo index
DigiTool
Primo deep search
Primo Central
LIBISnet
LibriLinks
Brepols
Web of Science
Lirias
LibriSource +
PubMED
Elsevier
Lias
=> Indexovereenkomst
Primo link
Linking
Public layer
Institutional information resources
Primo metasearch
Remote Primo index
3rd Party
Another Primo library
Resource accessed via API
Repository
Wiley
Aggregated licensed resources
Resources supporting metasearch standards
Other resources
Repository layer
Library 66
11
7/19/2013
Unified Resource Discovery and Delivery Aleph
MetaLib
Unified Resource Discovery and Delivery
Primo DigiTool
Primo
Primo Central
Discovery and Delivery
SFX
bX
SFX
Linking
Public layer
Digital
DigiTool
Aleph
Management layer
Alma
DigiTool
Electronic
Unified Resource Management
Verde
DigiTool
MetaLib
SFX MetaLib Alma Verde
SFX
Print
DigiTool
Digital
Verde
Electronic
Management layer
Aleph
MetaLib
DigiTool
SFX
SFX MetaLib Verde
Aleph
Print
bX
Linking
Public layer
Aleph
Primo Central
Discovery and Delivery
DigiTool Print
Electronic
Digital
Print
Repository layer
Electronic
Digital
Repository layer
Library
Library 67
68
Why we became a development partner
What we expect…
• Ex Libris came to us with an interesting vision about the future of libraries and library systems • Challenging times for libraries
• From the process
– Net-generation – Budget cuts – There IS a world outside
• After streamlining the front office we need to streamline the backoffice expectations • We think we have something to offer and are encouraged by university management It’s [a]live, Jim… but not as we know it!
– – – – – – –
Open minded approach! Focus on what really matters Question every existing workprocess Think about alternatives for outdated processes Think about new services Look beyond traditional library borders Exchange of best practices
69
70
What we expect…
What we expect…
• From the solution
• From the solution
– A framework to create new services
– Reduce Total Cost of Ownership (TCO)
• e.g. based on statistical information • Alternatives for outdated processes • Integrated in the world outside
• Streamlined technology • Complexity of operations • Less cataloguing
– Integration of workprocesses across material types and departments… but also across other library like organisations
– Increase service levels
71
72
12
7/19/2013
The URM vision
Goals of Unified Resource Management
•
• Integration of back-office processes (independent of material type, format, acquisition method) to
• • • • • •
Unified resource management: Alma supports the entire suite of library operations for print, electronic, and digital resources Collaborative Metadata Management: Alma brings highquality, shared metadata into the resource management environment in a unique, hybrid model that balances global sharing with local needs Smart Fulfillment: Alma provides fulfillment services to users in terms that are easy to understand, while using unified workflows and analytics capabilities to streamline and optimize fulfillment workflows Optimized resources and data: Alma simplifies library workflows by using a unique automated business processes and shared data Cloud-based service: Offered as a cloud service to increase the return on investment and reduce the total cost of ownership of the library’s infrastructure, and to provide access to shared data and services Intelligent collection development: Alma allows you to maximize your collection development budget with selection, acquisitions, and evaluation processes informed by usage information, cost per use, and the holdings of peer collections. Ex Libris open platform: Using web-based, open interfaces, Alma can be integrated seamlessly with other systems including external campus systems, and libraries can develop adapters and plug-ins to meet their institutions’ unique needs
– Streamline current work processes – Optimize staff resources
• Decrease total cost of metadata management through – New possibilities for automated data enrichment – Community building
74
Strategy
Goals of Unified Resource Management • Increase cooperation between libraries for ex. acquisition, collections, technical support… – Exchange of expertise and knowledge
• A service-oriented architecture that allows for local adaptations and additions to fulfill local needs CONSOLIDATE
OPTIMISE
EXTEND
the frameworks
through collaboration
the range of services
© Ex Libris 75
Consolidate the frameworks
Optimise through collaboration Unified Resource Discovery and Delivery
Selection and acquisition •Holdings and institutional structure
Fulfillment (circulation) Resource management (cataloguing)
Print
Electronic
DigiTool
Verde
MetaLib
SFX
Aleph
Inventory System management
Digital
Print
Unified Resource Management Electronic
Library zone •Private bibliographic and authority records
•Libraries working together
Community Zone •Global and shared bibliogrpahic and authority records
Collaborative Zone
Digital
13
7/19/2013
Optimize workflows • • • • • •
Software as a Service in the “cloud”
Actionable analytics and intellience User driven acquisition and collection development Usage drive evaluation and renewal – E Combined acquisition and activation Unified fulfillment – P/E/D Digitization on demand
ILL Digital Requests Submissions Converted by Department to Purchases Resource Overlap inUsage New Purchases by Fund
Did you already think about… • Support your researchers – – – –
For publishing For raw / research data management With digital preservation …
We are not alone… • Open access • Research management
Development partnership • • • • • •
Share the URM vision Open to and ready for internal change Able to commit Interested in specific areas of joint collaboration Pragmatic and practical Willing and eager to promote URM principles
• LMS • Social media Users
Scholarly community
Suppliers Partners
• Support your students – Within the electronic learning environment –…
• Publishers • Vendors
Parent organisation • IAM-system • ERP-systems • Student Information System
• Union catalogs
The development Partners Boston College
Princeton University •
Course reading workflows
• Cataloging workflows
•
Reporting and analysis
• Workflow streamlining
tools
• Institutional systems
•
Digital collection
integration
management
KU Leuven/LIBIS
Purdue University
• Inter-institional relationship management • Metadata management policies
• Descriptive metadata for digital content • E-Research workflows & systems interoperability
• Consortial service provision
14
7/19/2013
High level planning Nov – Dec 2012
March Release
June Release
• Detail analysis of Leuven system environment • Analysing and planning integration needs
•
•
Oct – Dec 2012
•
Apr – Jun 2013
Jul – Dec 2013
May Release
Jul – Dec 2013
•
• •
Core collaborative Networks functionality delivered Round 1 migration (Aleph, SFX) Configuration loaded
• •
Additional Collaborative networks functionality Delivery of Service Provider processes Round 2 Migration (incl Verde)
Staff Training Final configuration tuning Cutover migration
•
Threats and opportunities
• Not a technology project… • But an organisational project Change Change Change Change Change
Jan – Mar 2013
Additional Collaborative networks functionality (no impact on migration) Additional Service Provider processes (no impact on migration) Finalize configuration
•
•
•
– – – – –
•
February Release
•
Our approach
Multi institutional Publishing functionality Primo integrated with Alma implemendation and start testiing
Electronic resources now dominant just in case just in time Patron driven acquisition Ownership Access Metadata almost always already exist use it !
• Use the implementation of Alma as a tool to implement change awareness • Take away worries
Cataloguing
Acquisition
Back office
Job certainty
4
2
4
Status
3
2
Influence
1
Wage Job content
5
Front office
Management
Job content 2
3
4
4
1 8
7
2
Resources Work place
2
Career
4
3
Work load
4
4
Social context
1
2
1
6
4
2
7
Work load
2 1
1
6
6
Influence
– IT-people, cataloguers...
Our approach 34
3
74
16
Involve
Enthusiast Wait 25
Follow Oppose 16
• Demonstrations • Analysis • Quality and performance • Go / No Go decision list • …
• • • • •
All stakeholders Workshops Projectcel Project groups …
Convince
Communicate
• • • • • •
Demonstrations Website / Blog Newsletter Conferences Board meetings …
15
7/19/2013
Our approach
Publishing
Primo
JUMP!!!
Primo
Primo Central
Discovery and Delivery
SFX
bX
Linking
Public layer
Alma Print
Electronic
Digital
Management layer
Rosetta Rosetta Repository layer
Library
Archive
Museum
Academic
Thank you ! Questions ?
Jo Rademakers LIBIS @ KU Leuven
[email protected] – www.libis.be +32 (0) 16 32 22 66 De Croylaan 54 – PB 5592 – B-3001 Heverlee
Information. Innovation. Inspiration.
16
