PT PLN (PERSERO)
EDARAN DIREKSI PT PLN (PERSERO) NOMOR : 024.E/DIR/2012
TENTANG COMMUNITY OF PRACTICE (CoP) DI LINGKUNGAN PT PLN (PERSERO)
I.
PENDAHULUAN Sebagai tindak lanjut dari pasal 14 huruf a Keputusan Direksi PT PLN (Persero) Nomor 727.K/DIR/2010 tentang Pedoman dan Kebijakan Umum Tata Kelola Knowledge Management di lingkungan PT PLN (Persero), maka perlu menyusun Community of Practice (CoP) di lingkungan PT PLN (Persero) dengan Edaran Direksi PT PLN (Persero).
II.
KETENTUAN UMUM Dalam Edaran ini yang dimaksud dengan : 1. PLN adalah PT (Persero) Perusahaan Listrik Negara yang didirikan berdasarkan Akta Notaris Sutjipto, SH no. 169 tahun 1994 beserta perubahannya; 2.
Community of Practice yang selanjutnya disebut CoP adalah sekumpulan orang yang mempunyai kepentingan & minat yang sama atas suatu masalah dan berusaha bersama untuk memperoleh pemecahannya;
3.
Inovasi adalah kegiatan penelitian, pengembangan, dan/atau perekayasaan yang bertujuan mengembangkan penerapan praktis nilai dan konteks ilmu pengetahuan yang baru, atau cara baru untuk menerapkan ilmu pengetahuan dan teknologi yang telah ada ke dalam produk atau proses produksi;
4.
Standard Operating Procedure yang selanjutnya disebut SOP adalah dokumen tertulis berisi instruksi terperinci tentang semua langkah kegiatan dari proses atau prosedur terstandardisasi, tanpa kehilangan keefektifannya.
5.
Best Practice adalah suatu cara, metode atau teknik yang telah melalui penelitian dan pengalaman terbukti mampu memberikan hasil sesuai yang diinginkan di lingkungan kerja tertentu dan dalam kurun waktu tertentu;
6.
Lesson Learned adalah pengetahuan yang diperoleh dari pengalaman atas pelaksanaan program dan proyek yang dapat memberikan nilai tambah bagi perusahaan dan dapat menjadi pembelajaran bagi Pegawai;
7.
Perpustakaan, adalah sarana penyimpanan dokumen baik berupa “softcopy” maupun “hardcopy”.
8.
Knowledge Taxonomy, adalah sistem pengklasifikasian pengetahuan berdasarkan kriteria tertentu untuk memudahkan penyimpanan dan pencarian pengetahuan
9.
Subject Matter Expert yang selanjutnya disebut SME adalah seorang atau sekelompok orang yang memiliki pengetahuan, keterampilan, kemampuan dan pengalaman yang dibutuhkan agar dapat menyelesaikan pekerjaan dengan baik sehingga menjadi rujukan terhadap permasalahan yang terkait keahliannya.
10. Portal …
10. Portal Knowledge Management System yang selanjutnya disebut KMS, adalah aplikasi berbasis Web Portal yang mengacu pada sebuah sistem untuk mengelola pengetahuan dalam organisasi agar dapat mendukung penciptaan, akuisisi, penyimpanan, penyebaran dan penggunaan pengetahuan, sebagaimana diatur dalam Edaran Direksi PT PLN (Persero) Nomor 019.E/DIR/2011. III.
MAKSUD DAN TUJUAN Maksud Edaran ini adalah sebagai pedoman dalam pelaksanaan CoP di lingkungan PLN dengan tujuan agar pegawai dapat melaksanakan CoP sesuai dengan fungsinya yaitu sebagai wadah : a. Kolaborasi untuk menemukan solusi atas masalah pekerjaan sehari-hari dan/atau tantangan pekerjaan di masa depan yang relevan terhadap strategi bisnis perusahaan; b. Menumbuhkembangkan inovasi, penyempurnaan berkelanjutan (continuous improvement), disiplin perencanaan dan pendokumentasian.
IV.
KETENTUAN PROGRAM 1. Kepala Divisi/Kepala Satuan/Kepala Pusat/General Manager bertanggung jawab : a.
menyediakan sumber daya yang dibutuhkan anggota CoP di wilayah kerjanya;
b.
memotivasi pegawai untuk berpartisipasi dalam CoP;
c.
memastikan semua CoP dilaksanakan sesuai fungsinya;
2. Waktu dan tempat CoP: a.
CoP dapat dilakukan secara tatap muka langsung di mana semua anggota CoP hadir pada waktu dan tempat yang disepakati;
b.
CoP dapat dilakukan secara online dengan menggunakan aplikasi Portal KMS sehingga anggota CoP dapat berpartisipasi pada waktu dan/atau tempat yang berbeda;
3. Permohonan pembentukan CoP menggunakan formulir identitas CoP sebagaimana tercantum dalam Formulir I. 4. Identitas CoP terdiri dari: a.
Subjek pengetahuan CoP dipilih dari salah satu subjek pengetahuan pada Knowledge Taxonomy PLN yang sesuai dengan minat dan kepentingan dari seluruh anggota CoP atas suatu masalah dan berusaha bersama untuk memperoleh pemecahannya;
b.
Tujuan CoP adalah berusaha menjawab masalah pekerjaan sehari-hari dan/atau tantangan pekerjaan di masa depan;
c.
Target CoP harus mendukung target organisasi;
d.
Nama CoP hendaknya masih berhubungan dengan subjek pengetahuan CoP;
e.
Anggota CoP adalah pegawai yang memiliki minat yang sama pada suatu subjek pengetahuan dan/atau kepentingan yang sama pada suatu bidang pekerjaan. Keanggotaan CoP bersifat sukarela;
f.
Champion CoP bertugas sebagai koordinator utama dari seluruh kegiatan CoP. Champion hendaknya dipilih dari anggota CoP yang memiliki semangat dan pemahaman yang mendalam tentang pentingnya kolaborasi dan berbagi pengetahuan serta pengetahuan yang sesuai dengan subjek;
g.
Sponsor CoP offline adalah pejabat struktural yang menyetujui pembentukan suatu CoP offline, menyediakan sumber daya yang dibutuhkan CoP, menilai hasil CoP dan anggota CoP;
h.
Sponsor CoP online adalah SME yang menyetujui pembentukan suatu CoP online, menjadi narasumber dari diskusi CoP online, menilai hasil CoP dan anggota CoP. 5. Pembentukan …
5.
Pembentukan CoP secara tatap muka langsung (offline) : a. Seorang atau sekumpulan pegawai dapat mengajukan permohonan pembentukan CoP offline dan permohonan kesediaan menjadi sponsor CoP offline kepada atasan langsung pegawai atau atasan dari atasan pegawai yang bersangkutan; b. Apabila atasan langsung pegawai atau atasan dari atasan pegawai yang bersangkutan menyetujui permohonan pembentukan CoP offline dan bersedia menjadi sponsor CoP offline maka CoP tersebut dinyatakan telah resmi terbentuk dan CoP offline tersebut dapat melaksanakan kegiatannya.
6.
Pembentukan CoP secara online : a. Seorang atau sekumpulan pegawai dapat mengajukan permohonan pembentukan CoP dan permohonan kesediaan menjadi sponsor CoP online kepada SME sesuai subjek pengetahuan; b. Apabila SME tersebut menyetujui permohonan pembentukan CoP online dan bersedia menjadi sponsor CoP online maka proses selanjutnya adalah pengajuan permohonan pembuatan halaman CoP online kepada adiministrator portal KMS (KMadmin); c.
7.
Apabila halaman CoP online telah selesai dibuat maka CoP online tersebut dapat melaksanakan kegiatannya di portal KMS.
Kegiatan CoP harus mengikuti urutan siklus pengelolaan pengetahuan yang terdiri dari 4 tahap yaitu : a. Tahap identifikasi masalah dan tantangan; b. Tahap pencarian dan pengaksesan sumber pengetahuan; c.
Tahap pencarian solusi;
d. Tahap pendokumentasian, penyebaran hasil dan penilaian; 8.
Tahap identifikasi masalah dan tantangan : a. Pada tahap ini CoP mendiskusikan masalah dan tantangan yang dihadapi organisasi, terutama target organisasi; b. Hasil tahap ini adalah berupa daftar permasalahan atau tantangan beserta Lesson Learned yang terkait.
9.
Tahap pencarian dan pengaksesan sumber pengetahuan : 1. Pada tahap ini CoP mendiskusikan sumber pengetahuan yang tepat/sesuai dengan konteks hasil tahap sebelumnya; 2. Sumber pengetahuan dapat berasal dari dokumen koleksi perpustakaan, direktori karya inovasi, konten portal KMS, konten portal pengetahuan dari luar, narasumber internal (SME) dan/atau narasumber ekternal; 3. Hasil diskusi ini adalah berupa kumpulan Best Practice dan/atau karya inovasi yang dapat menjadi dasar pencarian solusi.
10. Tahap pencarian solusi : a. Pada tahap ini CoP mendiskusikan solusi yang tepat/sesuai berdasarkan hasil tahap sebelumnya; b. Hasil diskusi ini adalah berupa ide perbaikan OFI (opportunity for improvement) dalam rangka penyempurnaan berkelanjutan (continuous improvement), ide inovasi, rekomendasi implementasi inovasi dan/atau best practice; 11. Tahap pendokumentasian, penyebaran hasil dan penilaian : a. Pendokumentasian diskusi CoP tatap muka (offline) menggunakan formulir diskusi CoP sebagaimana tercantum dalam Formulir II, sedangkan untuk CoP online menggunakan formulir yang sudah disediakan di Portal KMS; b. Hasil …
b. Hasil CoP disebarkan melalui Portal KMS, Perpustakaan tempat kerja anggota CoP dan/atau media lain yang sesuai. c.
Anggota CoP yang berhak mendapat penilaian apabila jumlah anggota CoP adalah minimal 5 orang dan maksimal 8 orang;
d. Penilaian hasil CoP dan anggota CoP tatap muka (offline) dilakukan oleh sponsor CoP offline menggunakan formulir penilaian CoP sebagaimana tercantum dalam Formulir III. e. Penilaian CoP online dilakukan oleh sponsor CoP online/SME menggunakan formulir yang sudah disediakan di Portal KMS; 12. Kualitas CoP ditentukan oleh : a. Tingkat tahapan, manfaat dan nilai tambah hasil diskusi CoP bagi organisasi; b. Tingkat kontribusi, keaktifan dan kerjasama anggota CoP dalam kegiatan CoP. Ditetapkan di Jakarta pada tanggal 28 Desember 2012
DIREKTUR SUMBER DAYA MANUSIA DAN UMUM,
Formulir I
FORMULIR IDENTITAS COP Nama Subjek Pengetahuan*) Tempat**)
Tujuan
Target Lingkup Keanggotaan Peran
Nama
Inisial ***)
NIP
Jabatan
Sponsor Champion Anggota Anggota Anggota Anggota Anggota Anggota Anggota Anggota Daftar Topik Diskusi No
Tanggal Diskusi
Topik Diskusi ( permasalahan atau tantangan)
Rencana
Pelaksanaan
Penyelesaian
*)Subjek pengetahuan dalam Knowledge Taxonomy PLN dapat dilihat pada halaman Portal KMS **)apabila CoP dilaksanakan secara online maka diisi=”Online” ***) Inisial terdiri dari 3 huruf nama atau tergantung kebutuhan. Inisial diperlukan untuk catatan diskusi
Keterangan
Formulir II
FORMULIR DISKUSI COP Nama Topik Subjek Pengetahuan*) Tempat**) Tanggal & Waktu**) Catatan Diskusi
Hasil Diskusi (daftar permasalahan/tantangan, lesson learned, best practice, dan/atau Ide solusi)
Tindak Lanjut Diskusi (rencana aksi (action plan))
*)Subjek pengetahuan dalam Knowledge Taxonomy PLN dapat dilihat pada halaman Portal KMS. **)apabila CoP dilaksanakan secara online maka diisi=”Online” Silahkan menggunakan tambahan kertas jika perlu
Formulir III
FORMULIR PENILAIAN COP Nama CoP Subjek Pengetahuan*) Topik Tanggal & Waktu **) Tempat**) Nama
NIP
Jabatan
Sponsor CoP Petunjuk Pengisian : Berilah tanda centang ( Kriteria Penilaian Hasil CoP
Nilai
Penjelasan Nilai 1
I.
Sampai dimanakah tingkat tahapan hasil CoP ini?
2 3
II. Seberapa besar manfaat dari hasil CoP ini?
III. Seberapa besar nilai tambah dari hasil CoP ini? Kriteria Penilaian Anggota CoP
Nilai
Nama Anggota CoP
1
Semua anggota CoP bersedia berkolaborasi dalam mencari solusi
2
Ide solusi dari CoP ditindak lanjuti oleh pihak manajemen.
3
Ide solusi dari CoP berhasil menjawab/menyelesaikan permasalahan dan tantangan yang dihadapi organisasi
1
Nilai tambah pada anggota CoP
2
Nilai tambah pada sub/bagian/bidang/unit/divisi/satuan
3
Nilai tambah pada perusahaan Penjelasan Nilai
1 2
Berpartisipasi aktif dalam diskusi
2
3
B. Sampai dimanakah tingkat Keaktifan dan Kerjasama Pegawai yang dinilai dalam kegiatan CoP?
Lesson Learned yang terkait masalah dan tantangan yang dihadapi organisasi dapat terindentifikasi Best Practice dan/atau karya inovasi yang dapat menjadi dasar pencarian solusi dapat menambah pengetahuan anggota CoP Ide solusi masalah dan tantangan yang dihadapi organisasi dapat ditemukan
Berhasil mengusulkan permasalahan atau tantangan beserta Lesson Learned-nya yang menjadi kesepakatan diskusi tahap identifikasi masalah dan tantangan Berhasil mengusulkan Best Practice dan/atau karya inovasi yang dapat menjadi dasar pencarian solusi dan menjadi kesepakatan diskusi tahap pencarian dan pengaksesan sumber pengetahuan Berhasil mengusulkan ide solusi yang menjadi kesepakatan diskusi tahap pencarian solusi Lebih banyak membaca atau mendengarkan diskusi
1
A. Sampai dimanakah tingkat Kontribusi pegawai yang dinilai dalam kegiatan CoP?
) pada pilihan nilai yg sesuai pada setiap kriteria berikut ini
3
Menjadi koordinator kegiatan CoP (menjadi Champion CoP) Kriteria Penilaian Kriteria Anggota CoP (A+B) + NIP Penilaian Hasil (I+II+III) A B CoP (I+II+III)
*)Subjek pengetahuan dalam Knowledge Taxonomy PLN dapat dilihat pada halaman Portal KMS **)apabila CoP dilaksanakan secara online maka diisi=”Online”
