Berita Acara. Pertemuan Community of Practice LAMPIRAN 1.2. PT PLN (Persero) PT. PLN (Persero) JasaManajemenKonstruksi

LAMPIRAN 1.2

Berita Acara Pertemuan Community of Practice

PT PLN (Persero) NamaCoP

Supervisi Konstruksi

Objektif / TujuanCoP

Pembahasan pengelolaan material

Champion

Syaiful Bahri

Tanggal

27 September 2013

Tempat

Kantor TSK PLTGU Keramasan

Moderator

Murjayadi

Narasumber

Syaiful Bahri

Notulis

Putri Mutianingsih

1.

PT. PLN (Persero) JasaManajemenKonstruksi

Unit

Sponsor Waktu

DidienHendrarianto 13.00-14.00

Email

[email protected]

Ph

085716579033

Email

[email protected]

Ph

081380756840

Email

[email protected]

Ph

082111785225

TOPIK DISKUSI

Pengelolaan material dilapangan 2

HASIL YANG DIHARAPKAN DARI DISKUSI

1.

Peserta memahami prinsip dasar pengelolaan material

2.

Peserta memahami Penggunaaan pengelolaan material

3.

Peserta dapat mengimplementasikan dilapangan.

3.

CATATAN DISKUSI 1. Penerimaan Material

Sebelum seorang suvervisor menerima material pastik an kontraktor telah menyiapakan Laydown area yang sesuai dengan ketentuan yang berlaku. Berikut ini beberapa syarat yang harus dipenuhi dalam penyediaan Laydown area. Penyiapan Laydown Area : a) Pastikan usulan Laydown Area yang disampaikan oleh Kontraktor telah diselujui, sesuai Layout dan elevasi serta tidak terkena banjir. b) Pastikan Laydown Area telah dipadatkan/ditanah kera s.

LAMPIRAN 1.2

Berita Acara Pertemuan Community of Practice c) Pastikan Laydown Area telah ada saluran/drainage un tuk mengalirkan air hujan. d) Bila perlu ajukan permintaan kepada kontraktor untu k melakukan dan menyampaikan dokumen tentang, luas Laydown Area, Elevasi, Drainase, e) Pastikan adanya pengelompokan material di laydown a rea berdasarkan diameter, jenis material, dll untuk mempermudah proses erection.

2. Penyimpanan Di dalam menyimpan material seorang supervisor haru s mengetahui dan bisa membedakan bagaimana cara menyimpan material – material tersebut berdasa rkan karakteristik dan spesifikasi yang di minta ol eh manufaktur material tersebut. Berikut beberapa cont oh pengkatagorian material berdasarkan karakteristik dan spesifikasi material.

Pengkategorian jenis Material / Peralatan yang akan disimpan :

Cara penyimpanan material / peralatan di lapangan t erdapat beberapa jenis Material/Peralatan yang perlu ditangani di lapangan , yang meliputi : 1) Material curah seperti : Pipe, Plat, Besi profil dsb. 2) Raw Material / Peralatan setengah jadi seperti : Boiler Part, Steel Structure, Beam dsb. 3) Peralatan /Part seperti : Pompa, Valve, Condense r, dsb. 4) Peralatan / Packages siap dioperasikan seperti : CWPump, Turbine, Compressor, FD,PA Fan dsb. 5) Peralatan sensitif terhadap Cuaca dan temperatur seperti : Instrument, Control Equipment

3.

CATATAN DISKUSI

LAMPIRAN 1.2

Berita Acara Pertemuan Community of Practice 3. Material terpasang Yang harus dilakukan seorang pengawas terhadap mate rial yang akan dan yang sudah terpasang: Pastikan kontraktor membuat dan menyerahkan dokumen keluar masuk material saat erection. Periksa jumlah material yg diapakai, sesuai dengan jumlah yang dibutuhkan dengan meminta dokumen material terpakai, bila diperlukan. Periksa spesifikasi material sebelum dipasang, tamb ahkan tag number atau segel sehingga terjaga dari hal – hal yang tidak di inginkan saat proses erection seperti terjadinya perbedaan material antara yang datang dengan yang terpasang ( spesifikasi, bahan material ).

• • •

4. Material sisa Yang harus dilakukan seorang pengawas terhadap mate rial sisa : Pastikan mana material milik PLN dan Kontraktor ber dasarkan kontrak. Pisahkan Material milik Kontraktor dan milik PLN. Pastikan kontraktor membuat dokumen Keluar masuk be rupa,nama material, jam keluar, photo, tanda tangan pihak yang telah ditunjuk.

• • •

4.

KESIMPULAN Pengelolaan Material adalah sesuatu hal yang terkadang kurang mendapatkan perhatian lebih oleh supervisor karena kontraktor sudah mengaturnya, dal am hal, mengolah, Memonitor Material yang datang, disimpan, di pasang, serta yang akan menjad i spare part tetapi supervisor material harus mengetahui dan memiliki dokumen tentang material se hingga kualitas material terjaga.

TINDAK LANJUT DISKUSI/KOMUNITAS Kegiatan

PIC

Tanggal

Waktu

Tempat

PERTEMUAN SELANJUTNYA Tanggal Topik Pembicara

FORMULIR C

FORMULIR C : FORMULIR PENILAIAN PESERTA COP (OFFLINE) Nama CoP Subjek Pengetahuan *)

Supervisi Konstruksi Pembangkit Nama

Pegawai yang dinilai

Putri Mutianingsih

Tanggal 27/09/2013 Nama Unit/Bidang/Divisi/Satuan Pegawai yang menilai

Nip

Jabatan

87101023Z

Koordinator Sipil

Tempat Kantor TSK PLTGU Keramasan Tim Supervisi Konstruksi PLTGU Keramasan Nama Nip Murjayadi

89112373Z

Petunjuk Pengisian : Berilah tanda centang (√) pada pilihan nilai yang sesuai pada se3ap kriteria berikut ini Kriteria

Nilai

A. Sampai dimanakah tingkat Kontribusi Pegawai yang dinilai dalam kegiatan CoP ?

√

Penjelasan Nilai 1 Sekedar mengikuti kegiatan CoP 2 Berhasil mengusulkan ide solusi yang menjadi kesepakatan CoP 3 Menjadi koordinator kegiatan CoP (Champion CoP)

B. Sampai dimanakah tingkat Keaktifan, Kerjasama dan Semangat Sinergi Pegawai yang dinilai dalam kegiatan CoP ?

1 Mengajak anggota lain untuk hadir dalam kegiatan CoP √

2 Mendorong anggota CoP berpartisipasi aktif dalam diskusi 3 Mendorong CoP untuk menghasilkan ide solusi

*) Subjek pengetahuan dalam Knowledge Taxonomy PLN dapat dilihat pada halaman Portal KMS.

Jabatan Koordinator Mekanikal

FORMULIR C




Putri Mutianingsih

Nip

Jabatan

87101023Z

Koordinator Sipil

Tempat Kantor TSK PLTGU Keramasan Tim Supervisi Konstruksi PLTGU Keramasan Nip Nama

Tanggal Nama Unit/Bidang/Divisi/Satuan

27/09/2013

Pegawai yang menilai

Syaiful Bahri

8912728ZY

Petunjuk Pengisian : Berilah tanda centang (√) pada pilihan nilai yang sesuai pada se3ap kriteria berikut ini Nilai

Kriteria A. Sampai dimanakah tingkat Kontribusi Pegawai yang dinilai dalam kegiatan CoP ?

Penjelasan Nilai 1 Sekedar mengikuti kegiatan CoP

√

2 Berhasil mengusulkan ide solusi yang menjadi kesepakatan CoP 3 Menjadi koordinator kegiatan CoP (Champion CoP)





Jabatan Supervisor Mekanikal

FORMULIR C



Pegawai yang dinilai Tanggal Nama Unit/Bidang/Divisi/Satuan

Putri Mutianingsih

Nip

Jabatan

87101023Z

Koordinator Sipil

27/09/2013

Tempat Kantor TSK PLTGU Keramasan Tim Supervisi Konstruksi PLTGU Keramasan Nip Nama

Pegawai yang menilai

Refvly Sihombing

8613001ZY

Petunjuk Pengisian : Berilah tanda centang (√) pada pilihan nilai yang sesuai pada se3ap kriteria berikut ini Kriteria A. Sampai dimanakah tingkat Kontribusi Pegawai yang dinilai dalam kegiatan CoP ?

Nilai


√







FORMULIR C




Murjayadi

Nip

Jabatan

89112373Z

Koordinator Mekanikal

Tanggal 27/09/2013 Tempat Kantor TSK PLTGU Keramasan Nama Unit/Bidang/Divisi/Satuan Tim Supervisi Konstruksi PLTGU Keramasan Nip Nama Pegawai yang menilai Putri Mutianingsih 87101023Z Petunjuk Pengisian : Berilah tanda centang (√) pada pilihan nilai yang sesuai pada se3ap kriteria berikut ini Nilai

Kriteria A. Sampai dimanakah tingkat Kontribusi Pegawai yang dinilai dalam kegiatan CoP ? B. Sampai dimanakah tingkat Keaktifan, Kerjasama dan Semangat Sinergi Pegawai yang dinilai dalam kegiatan CoP ?

Penjelasan Nilai 1 Sekedar mengikuti kegiatan CoP 2 Berhasil mengusulkan ide solusi yang menjadi kesepakatan CoP

√

3 Menjadi koordinator kegiatan CoP (Champion CoP) 1 Mengajak anggota lain untuk hadir dalam kegiatan CoP

√



Jabatan Koordinator Sipil

FORMULIR C




Murjayadi

Nip

Jabatan

89112373Z


Tanggal 27/09/2013 Tempat Kantor TSK PLTGU Keramasan Nama Unit/Bidang/Divisi/Satuan Tim Supervisi Konstruksi PLTGU Keramasan Nip Nama Pegawai yang menilai Refvly Sihombing 8613001ZY Petunjuk Pengisian : Berilah tanda centang (√) pada pilihan nilai yang sesuai pada se3ap kriteria berikut ini Nilai



√







FORMULIR C




Murjayadi

Nip

Jabatan

89112373Z


Tanggal 27/09/2013 Tempat Kantor TSK PLTGU Keramasan Nama Unit/Bidang/Divisi/Satuan Tim Supervisi Konstruksi PLTGU Keramasan Nip Nama Pegawai yang menilai Syaiful Bahri 8912728ZY Petunjuk Pengisian : Berilah tanda centang (√) pada pilihan nilai yang sesuai pada se3ap kriteria berikut ini Nilai



√







FORMULIR C




Syaiful Bahri

Nip

Jabatan

8912728ZY

Supervisor Mekanikal

Tempat Kantor TSK PLTGU Keramasan Tanggal 27/09/2013 Nama Unit/Bidang/Divisi/Satuan Tim Supervisi Konstruksi PLTGU Keramasan Nama Nip Pegawai yang menilai Putri Mutianingsih 87101023Z Petunjuk Pengisian : Berilah tanda centang (√) pada pilihan nilai yang sesuai pada se3ap kriteria berikut ini Nilai



√


√




FORMULIR C




Syaiful Bahri

Nip

Jabatan

8912728ZY


Tanggal 27/09/2013 Tempat Kantor TSK PLTGU Keramasan Nama Unit/Bidang/Divisi/Satuan Tim Supervisi Konstruksi PLTGU Keramasan Nip Nama Pegawai yang menilai Refvly Sihombing 8613001ZY Petunjuk Pengisian : Berilah tanda centang (√) pada pilihan nilai yang sesuai pada se3ap kriteria berikut ini Nilai



√


√




FORMULIR C


Pembangkit


Nama

Nip

Jabatan

Syaiful Bahri

8912728ZY


Tanggal 27/09/2013 Tempat Kantor TSK PLTGU Keramasan Nama Unit/Bidang/Divisi/Satuan Tim Supervisi Konstruksi PLTGU Keramasan Nip Nama Pegawai yang menilai Murjayadi 89112373Z Petunjuk Pengisian : Berilah tanda centang (√) pada pilihan nilai yang sesuai pada se3ap kriteria berikut ini Nilai



√

3 Menjadi koordinator kegiatan CoP (Champion CoP)

√

1 Mengajak anggota lain untuk hadir dalam kegiatan CoP 2 Mendorong anggota CoP berpartisipasi aktif dalam diskusi 3 Mendorong CoP untuk menghasilkan ide solusi



FORMULIR C




Refvly Sihombing

Nip

Jabatan

8613001ZY


Tanggal 27/09/2013 Tempat Kantor TSK PLTGU Keramasan Nama Unit/Bidang/Divisi/Satuan Tim Supervisi Konstruksi PLTGU Keramasan Nip Nama Pegawai yang menilai Murjayadi 89112373Z Petunjuk Pengisian : Berilah tanda centang (√) pada pilihan nilai yang sesuai pada se3ap kriteria berikut ini Nilai



√



1 Mengajak anggota lain untuk hadir dalam kegiatan CoP 2 Mendorong anggota CoP berpartisipasi aktif dalam diskusi √

3 Mendorong CoP untuk menghasilkan ide solusi



FORMULIR C




Refvly Sihombing

Nip

Jabatan

8613001ZY


Tanggal 27/09/2013 Tempat Kantor TSK PLTGU Keramasan Nama Unit/Bidang/Divisi/Satuan Tim Supervisi Konstruksi PLTGU Keramasan Nip Nama Pegawai yang menilai Syaiful Bahri 8912728ZY Petunjuk Pengisian : Berilah tanda centang (√) pada pilihan nilai yang sesuai pada se3ap kriteria berikut ini Nilai



√







FORMULIR C




Refvly Sihombing

Nip

Jabatan

8613001ZY


Tanggal 27/09/2013 Tempat Kantor TSK PLTGU Keramasan Nama Unit/Bidang/Divisi/Satuan Tim Supervisi Konstruksi PLTGU Keramasan Nip Nama Pegawai yang menilai Putri Mutianingsih 87101023Z Petunjuk Pengisian : Berilah tanda centang (√) pada pilihan nilai yang sesuai pada se3ap kriteria berikut ini Nilai



√







FORMULIR E COP

FORMULIR E : FORMULIR NILAI AKHIR PESERTA COP (OFFLINE) Nama CoP

: Supervisi Konstruksi

Subjek Pengetahuan

: Pembangkit

Tanggal

: 27/09/2013 Tempat


:

Nama Unit/Bidang/Divisi/Satuan

TSK PLTGU Keramasan

Nama Pegawai yang dinilai

NIP

Jabatan

Refvly Sihombing

8613001ZY

Supervisor Mekanikal Kriteria Formulir Penilaian Peserta CoP

Nama Pegawai yang menilai

NIP

(A+B)

Putri Mutianingsih

87101023Z

A 2

B 2

4

Murjayadi

89112373Z

2

3

5

Syaiful Bahri

8912728ZY

2

2

4

Nilai Total

13

Jumlah Pegawai yang menilai

3

Nilai Rata-Rata (Nilai total dibagi jumlah Pegawai)

4,33

Kriteria Formulir Penilaian Hasil Nilai Hasil CoP ( I + CoP II ) I II

Nama Atasan

NIP

Didien Hendrarianto

8209118Z

Nilai Rata-Rata

⁺

Nilai hasil CoP

⁼

Nilai Akhir

4,33

⁺

5,7

⁼

10,03

3,7

2

5,7

FORMULIR E COP



Subjek Pengetahuan

: Pembangkit

Tanggal

: 27/09/2013 Tempat


:


TSK PLTGU Keramasan


NIP

Jabatan

Syaiful Bahri

8912728ZY



NIP

Kriteria Formulir Penilaian Peserta CoP

(A+B)

Putri Mutianingsih

87101023Z

A 3

B 2

5

Murjayadi

89112373Z

3

1

4

Refvly Sihombing

8613001ZY

3

2

5

Nilai Total

14


3


4,67


Nama Atasan

NIP

Didien Hendrarianto

8209118Z

Nilai Rata-Rata

⁺

Nilai hasil CoP

⁼

Nilai Akhir

4,67

⁺

5,7

⁼

10,37

3,7

2

5,7

FORMULIR E COP



Subjek Pengetahuan

: Pembangkit

Tanggal

: 27/09/2013 Tempat


:


TSK PLTGU Keramasan


NIP

Jabatan

Murjayadi

89112373Z

Koordinator Mekanikal Kriteria Formulir Penilaian Peserta CoP


NIP

(A+B)

A

B

Putri Mutianingsih

87101023Z

2

2

4

Syaiful Bahri

8912728ZY

2

2

4

Refvly Sihombing

8613001ZY

2

2

4

Nilai Total

12


3


4


Nama Atasan

NIP

Didien Hendrarianto

8209118Z

Nilai Rata-Rata

⁺

Nilai hasil CoP

⁼

Nilai Akhir

4

⁺

5,7

⁼

9,7

3,7

2

5,7

FORMULIR E COP



Subjek Pengetahuan

: Pembangkit

Tanggal

: 27/09/2013 Tempat


:


TSK PLTGU Keramasan


NIP

Jabatan

Putri Mutianingsih

87101023Z

Koordinator Sipil Kriteria Formulir Penilaian Peserta CoP


NIP

(A+B)

Murjayadi

89112373Z

A 2

B 2

4

Syaiful Bahri

8912728ZY

2

2

4

Refvly Sihombing

8613001ZY

2

2

4

Nilai Total

12


3


4


Nama Atasan

NIP

Didien Hendrarianto

8209118Z

Nilai Rata-Rata

⁺

Nilai hasil CoP

⁼

Nilai Akhir

4

⁺

5,7

⁼

9,7

3,7

2

5,7

Pengelolaan Material Dilapangan

PT. PLN (Persero) JASA MANAJEMEN KONSTRUKSI

K e ra ma s a n Team Motto : K re a t i f M a n d i ri Santun

COP COP (Community of Practice) Sebuah Program yang dibuat PT PLN persero untuk menunjang kompetensi pegawai PT PLN di site, atau Unit – Unit lainnya. sehingga dapat melakukan kegiatan sharing atau diskusi tentang sebuah masalah yang sedang dan akan dihadapi sehingga dapat membuat para pegawai bisa menambah kompetensi serta menyelesaikan masalah yang ada.

PLTGU Keramasan ,Kertapati Palembang,Sumatra

Selatan.

Phone :0711-514454 Fax:0711-514446 10/8/2013

Keramasan Team

(kreatif,mandiri,santun)

BAB I Pendahuluan I.1 Latar belakang PT.PLN (Persero) Jasa Manajemen Konstruksi merupakan unit manajemen konstruksi yang ditugaskan untuk melakukan kegiatan supervisi pada proyek – proyek pembangunan pembangkit dan jaringan listrik PT.PLN (Persero). Salah satu perkerjaan konstruksi yang perlu diawasi supervisor PT.PLN (persero) jasa manajemen konstruksi pda proyek PLTGU Keramasan seperti Material Masuk, dipasang dan disimpan di gudang. Pengelolaan Material dan Peralatan di lapangan memegang peranan penting dalam pengendalian kualitas di lapangan, jika material yang terpasang sesuai dengan spesifikasi yang diminta, maka dapat dipastikan kualitas sebuah proyek pasti akan baik. Pengawas wajib memperhatikan dokumen – dokumen material, Pengelolaan, penyimpanan, persiapan pemasangan material dan Material sisa di lapangan.

Mengingat pentingnya peran supervisor dalam mengawasi kegiatan konstruksi dilapangan maka perlu dilakukan penambahan kompetensi supervisor konstruksi khususnya pengelolaan Material. I.2 Manfaat dan tujuan Adapun makalah ini dibuat bertujuan untuk: 1. Menambah pengetahuan supervisor dalam hal Pengelolaan Material. 2. Memberikan penjelasan tentang Pengelolaan mengaplikasikannya di dalam supervisi konstruksi.

1

Material

dan

Keramasan Team


Bab II Pengelolaan Material Proyek II.1Permasalahan Material dan equipment proyek rentan terhadap kerusakan dan pencurian 1I.2Persoalan Menjaga Material dari kerusakan dan pencurian, seperti pencurian isi kabel grounding, mengganti material dengan yang kualitas rendah, rusaknya alat instrumen karena penyimpanan yg tidak sesuai spesfikasi manufaktur II.3 Pengertian Pengelolaan Material adalah pengendalian terhadap material mulai dari Pengadaan, pengapalan atau saat pengiriman, serta saat berada dilapangan untuk di manfaatkan menurut suatu perencanaan yang berlaku. Dan yang kita bahas disini adalah saat berada dilapangan. II.4Tanggung jawab Pengawas/ Survisor Supervisi Konstruksi pengelolaan material / Peralatan harus dilakukan sejak awal pelaksanaan Kontrak pekerjaan segera setelah dilakukan Kick off Meeting dan diuraikan sebagai berikut : 1. Supervisi penunjukan Forwarder 2. Supervisi proses fabrikasi di Manufacturer 3. Supervisi Pengelolaan di Pelabuhan 4.Supervisi Pengeloaan Material / Peralatan selama Transportasi dariPelabuhan ke Lapangan 5. Supervisi Pengelolaan/ penyimpanan Material / Peralatan di Lapangan.

Note: Supervisor harus dapat memahami, proses / prosedur pengelolaan Material /peralatan yang harus dilakukan oleh Kontraktor dan diawasi sesuai dengan ketentuan kontrak yang berlaku serta mengetahui Clausul kontrak tentang pengelolaan maerial.

2

Keramasan Team


II.4.1Dokumen yang diperlukan dalam pengelolaan material.        

Letter of Credit : surat bank penjamin barang Master List : daftar semua material yang akan dipakai dalam proyek List vendor : daftar vendor yang menjadi penyuplai material yang telah disetujui. Bill of Landing : dokumen pengiriman barang menggunakan laut atau udara Deliver Information CIF / Ex work : dokumen status pengiriman apakah CIF atau Ex work Scedhule kedatangan material : scedhule yag dibuat oleh kontraktor perihal material datang MIR (Material Inspection Report) : dokumen permintaan dari kontraktor untuk pemeriksaan material yang telah datang. MRR (Material Receiving Report :dokumen yang dikeluarkan oleh upk/owner setelah MIR untuk dokumenn pembayaran

3

Keramasan Team


Flow chart pengelolaan material dilapangan

ERECTION

N

MATERIAL DI PELABUHAN

PLN PUSAT

PEMERIKSAAN KELENGKAPAN DOKUMEN

DOKUMEN IMPOR EKSPOR

Y

MATERIAL DIBAYAR

PLN UPK

Y

RFI

N

Y

JOINT INSPECTION MATERAL DILAPANGAN

GAMBAR 1

4

Y

Y

DIBUATKAN MRR

JMK

KONTRAKTOR

Keramasan Team


NO KONTRAKTOR

1

PLN PUSAT

PLN UIP

PLN JMK

KETERANGAN DOKUMEN :

dokumen impor expor

Master List

N

Bill of Landing Shiping Dokumen

2

3

4

Pemeriksaan :

pemeriksaan

Memeriksa kelengkapan dokumen seperti bill of landing, fob, master liss dll

Pengajuan RFI:

y

pengajuan RFI

dilakukan setelah material tiba di site

N

JOINT INSPECTION DILAPANGA N

PEMERIKSAA N HISTORI MATERIAL

JOIN INSPECTION

Joint Inspection : Pemeriksaan yg dilakukan kontraktor bersama dengan pihak pln yang ada di site sbelum diterbtkan MRR

Y 5

N

DOKUMEN PENGAJUAN MRR

Dokumen pengajuan MRR: Dokumen terkait histori material, yang harus disampaikan kepada owner

PEMERIKSAA N DOKUMEN

6

Pembayaran : Pembayaran dilakukan setelah MRR diterbitkan dan dibayarkan sesuai kontrak

Y

7

COPI DOKUMEN

PEMBAYARAN

Copy Dokumen : Tergantung approval baskom (Basic Comunication) dan ITP (Inspection Test Plant) yang berlaku

Gambar .2 II.5. Penerimaan Material Sebelum

seorang

suvervisor

menerima

material

pastikan

kontraktor

telah

menyiapakan Laydown area yang sesuai dengan ketentuan yang berlaku. Berikut ini beberapa syarat yang harus dipenuhi dalam penyediaan Laydown area.

5

Keramasan Team


II.5.1Penyiapan Laydown Area : a) Pastikan usulan Laydown Area yang disampaikan oleh Kontraktor telah disetujui, sesuai Layout dan elevasi serta tidak terkena banjir. b) Pastikan Laydown Area telah dipadatkan/ditanah keras. c) Pastikan Laydown Area telah ada saluran/drainage untuk mengalirkan air hujan. d) Bila perlu ajukan permintaan kepada kontraktor untuk melakukan dan menyampaikan dokumen tentang, luas Laydown Area, Elevasi, Drainase, e) Pastikan adanya pengelompokan material di laydown area berdasarkan diameter, jenis material, dll untuk mempermudah proses erection. II.5.1 Pemeriksaan dokumen dalam Persiapan Material Receiving Report :  

Inspection Request (RFI).



Over Landed, Shortage and Damage Report (OSD Report).



The Cargo Listed on Master List.



Inspection Record.



Material Receiving Report.



Certificate of Inspection (COI). Certificate of Arrival (COA).

1) Sebelum dilakukan Joint Inspection, Kontraktor harus menyampaikan dokumen Request for Inspection kepada Pemeberi Kerja, untuk dilakukan pemeriksaan material/peralatan yang telah tiba di Lapangan. 2) Material Receiving Report dibuat pada saat Peralatan telah tiba/berada disite. 3) “MRR “ harus ditandatangani oleh kedua belah pihak setelah dilakukan Joint Inspection. 4) Format Laporan sedikitnya mencakup :  

Shipping document,



L/C nomor dan tanggal diterbitkan,



Bill of lading,



Master List no, Rincian Peralatan/Material yang dikirim termasuk indikasi packing &

6

Keramasan Team

 


jumlahnya Pengajuan /RFI Kontraktor untuk dilakukan Joint Inspection.

5) Apabila tidak sesuai atau terdapat cacat, harus ditolak untuk diterima di site,dituangkan dalam Berita acara ‘MRR’ form yang ditandatangani kedua belahpihak. 6) Kelengkapan Dokumen dalam melakukan pemeriksaan Material Receiving Report harus dilengkapi terlebih dahulu oleh Kontraktor dan disampaikan kepada Pemberi Kerja pada saat barang tiba di Lapangan. Hal yang perlu diperhatikan oleh Supervisor/Pengawas :  Periksa kelengkapan dokumen

 

Master list



Certificate of origin



Periksa format /berita acara



Mill certificate



Manufacturer sesuai kontrak



Periksa Packages yang rusak



Document dan tidak menyimpang dengan Master List.

Periksa dan hitung bersama jumlah Peralatan sesuai dengan Shipping

Apabila terdapat material / peralatan yang cacat / rusak ditolak untukdipasang sebelum diperbaiki / diganti serta dicatat dalam Berita hasilJoint Inspection yang harus ditandatangani oleh Kontraktor dan PemberiKerja sebagai



lampiran MRR (Lampiran MRR juga harus ditandatangani).



pemberitahuan kepada Kontraktor untuk dilakukan penggantian.

Peralatan yang rusak / cacat yang ditolak ditindaklanjuti dengan surat

Dokumen Material Receiving Report sedapat mungkin diselesaikan dan ditandatangani



bersama

Kontraktor,

karena

dokumen

tersebut

akan

kualitas

yang

digunakan sebagai kelengkapan proses pembayaran. Catatan

/

kekurangan, sepanjang

tidak

mempengaruhi

berdampak pada pengoperasian Instalasi secara langsung, diperlakukan 

sebagai minor Outstanding items . Pengawas menulissurat

/

Supervisor kepada

penyelesaiannya

harus

Kontraktor

dandalam

rapat 7

memonitor

tindak

meminta

rencana

mingguan

lanjutnya

dimonitor

/

dengan

action dan

plan

hasilnya

Keramasan Team

didokumentasikan


dengan

tegas

target

penyelesaiannya

dengan

memperhatikan jadwal rencana pemasangan peralatannya serta jadwal penyelesaian Proyek secara keseluruhan / COD.

II.6 Penyimpanan Di dalam menyimpan material seorang supervisor harus mengetahui dan bisa membedakan bagaimana cara menyimpan material – material tersebut berdasarkan karakteristik dan spesifikasi yang di minta oleh manufaktur material tersebut. Berikut beberapa contoh pengkatagorian material berdasarkan karakteristik dan spesifikasi material. II.6.1 Pengkategorian jenis Material / Peralatan yang akan disimpan : Cara penyimpanan material / peralatan di lapangan terdapat beberapa jenis Material/Peralatan yang perlu ditangani di lapangan, yang meliputi : 1) Material curah seperti : Pipe, Plat, Besi profil dsb. 2) Raw Material / Peralatan setengah jadi seperti : Boiler Part, Steel Structure, Beam dsb. 3) Peralatan /Part seperti : Pompa, Valve, Condenser, dsb. 4) Peralatan / Packages siap dioperasikan seperti : CWPump, Turbine, Compressor, FD,PA Fan dsb. 5) Peralatan sensitif terhadap Cuaca dan temperatur seperti : Instrument, Control Equipment 1. Penyimpanan Material curah : Material Curah adalah material satuan yang berjumlah banyak, seperti Pipe, Plat, Besi profil :  

Pastikan laydown area harus memadai, dengan luasan yang mencukupi dan daerah rata tidak tergenang atau bebas dari banjir Periksa kemampuan peralatan handling yang memadai. Periksa kondisi permukaan tanah keras mampu mendukung material yang akan ditempatkan.

8

Keramasan Team




Periksa apakah bantalan dari kayu glodongan atau balok mampu untuk menopang material.

2. Penyimpanan Raw Material Peralatan setengah jadi: Raw Material / bahan baku adalah material yang dipakai untuk proses produksi (Pembangkit) , seperti : Boiler Part, Steel Structure, Beam    

Pastikan Raw Material biasanya dikirim telah dilakukan pengecatan sedikitnya Primary Coat. Pastikan tempat penyimpanan bebas dari banjir dan dalam kondisi permukaan rata. Pastikan Raw Material didudukkan pada bantalan kayu tidak boleh miring, tidak ditumpuk dengan material lain dan bersih dari kotoran lumpur atau bebas dari percikan air laut. Raw Material telah ditutup dengan terpal (biasanya dikirim dalam kondisi terbungkus dengan Plastik), tidak terbuka agar terhindar dari korosi.

3. Peralatan / Mechanical Part Peralatan /Part adalah material pendukung seperti : Pompa, Valve, Condenser.   

Periksa Peralatan/Mechanical Part yang dikirim ke Site dalam kondisi tidak cacat/rusak akibat transportasi, apabila rusak harus ditolak dan sesuai dengan kontrak harus diganti dengan yang baru. Pastikan Peralatan telah disimpan dalam kondisi tertutup dengan plastik kedap air dengan casing kayu tidak harus dibuka sebelum pemasangan, kecuali apabila dilakukan Inspection. Pastikan Peralatan telah ditutup dengan Terpal dan bebas dari benturan benda keras/tajam dan terbebas dari banjir atau ada genangan air, dihindarkan dari percikan air laut atau kotoran debu/lumpur. Apabila tidak layak harus dilakukan perbaikan terlebih dahulu atau harus ditolak untuk diganti dengan yang baru apabila terdapat kerusakan.

4. Peralatan / Packages lengkap Peralatan / Packages dalah material yang siap dioperasikan, seperti : CWPump, Turbine,Compressor, 

Pastikan Penyimpanan telah dilakukan didalam gudang, tahan terhadap cuaca dan bebas dari benturan benda keras/tajam.

9

Keramasan Team

  


Pastikan Pengelolaannya telah dilakukan melalui pengendalian gudang yang baku, sehingga dapat diketahui keluar masuk barang. Periksa persyaratan penyimpanan dan perhatikan temperatur yang diijinkan sesuai standard manufaktur. Periksa posisi penyimpanan jangan terbalik atau ditidurkan, apabila terdapat persyaratan khusus.

5. Peralatan Sensitif terhadap Cuaca dan Temperature Peralatan sensitif terhadap Cuaca dan temperatur yang penyimpanannya harus sesuai dengan yang diminta oleh manufaktur seperti : Instrument,Control Equipment.    

Periksa persyaratan khusus dari manufacturer. Pastikan Peralatan telah disimpan dengan baik dalam gudang tertutup, ber AC dan dilengkapi dengan kontrol kelembaban. Pastikan Peralatan tersusun, tidak ditumpuk dan packing serta bungkus Plastik dari manufactuter tidak perlu dibuka. Pastikan Pengawas harus memastikan bahwa Gudang yang tersedia telah sesuai dan pengelolaannya harus dilakukan melalui metode standard gudang dengan pengamanan khusus.

II.7 Material terpasang Yang harus dilakukan seorang pengawas terhadap material yang akan dan yang sudah terpasang:   

Pastikan kontraktor membuat dan menyerahkan dokumen keluar masuk material saat erection. Periksa jumlah material yg dipakai, sesuai dengan jumlah yang dibutuhkan dengan meminta dokumen material terpakai, bila diperlukan. Periksa spesifikasi material sebelum dipasang, tambahkan tag number atau segel sehingga terjaga dari hal – hal yang tidak di inginkan saat proses erection seperti terjadinya perbedaan material antara yang datang dengan yang terpasang (spesifikasi, bahan material ).

II.8Material sisa Yang harus dilakukan seorang pengawas terhadap material sisa :  

Pastikan mana material milik PLN dan Kontraktor berdasarkan kontrak sebelum erection dimulai. Pisahkan Material milik Kontraktor dan milik PLN setelah erection.

10

Keramasan Team




Pastikan kontraktor membuat dokumen Keluar masuk berupa, nama material, jam keluar, photo, tanda tangan pihak yang telah ditunjuk.

Note: bila Material milik Kontraktor Dikeluarkan, kontraktor Harus Menyerahkan dokumen material (bentuk, jumlah, dan foto) tesebut. II.9 Invoice Pembayaran Di bawah ini adalah sebuah metoda pembayaran yang dilakukan oleh PLN

Down Payment

Shipment

Arrive on site

TOC

Final Certificat

15%

60%

15%

5%

5%

CIF

15%

35%

40%

5%

5%

Eks Work

During Civil Work,Erection TOC Comissioning

Final Certificat

90%

5%

5%

Progres Payment

Bab III Petikan pada Buku kontrak : 





Kontraktor harus menyediakan fasilitas penyimpanan yang diperlukan seperti gudang, pelindung, dll untuk tujuan penyimpanan Site tepat. Prosedur penyimpanan harus diserahkan kepada pemilik, dan semacam penyimpanan harus dicapai setelah persetujuan pemilik. Book III Umum

Kontraktor Harus Bertanggung Jawab Dan Harus Memperbaiki Atau Mengganti Bahan dan Peralatan yang rusak Selama, Transportasi, Penyimpanan, Pembongkaran dan Selama Erection. Book I tentang Storage Semua keamanan perihal material dan peralatan, bahan baku di site menjadi tanggung jawab penuh kontraktor dari pencurian, vandalisme, api, dan 11

Keramasan Team


Semua kerusakan serta kerugian sampai diambil alih oleh owner. book I tentang Security 



Kontraktor harus memberikan jumlah yang cukup untuk spare part dan bahan-bahan seperti gasket , segel , pelumas , tangan -lubang selimut, kertas komputer , perekam grafik , tinta , bahan kimia , dll selama ereksi , testing dan commissioning , dan selama masa garansi. CDA G - l I Cla . 2.11.3 . CDA No MC – 15 Semua peralatan dan bahan terpasang harus dilindungi dari kerusakan , kondensasi, kerusakan fisik dan vandalisme sampai kerja berdasarkan Kontrak diterima secara keseluruhan oleh pemilik. Kontraktor harus memastikan bahwa barang - barang yang diinstal dilindungi dengan tingkat perlindungan yang sama diberikan mereka sementara dalam penyimpanan. Book III Tentang Peralatan dan bahan terpasang

II.11. Istilah – Istilah Pada Pengelolaan Material : 1. P/O Order Sheet ( Purchase Order Sheet ) : Kertas form untuk membuat order. 2. CIF : Cost, Insurance, and Freight : Ongkos kirim dan Asuransi sampai pelabuhan tujuan ditanggung penjual. 3. Shipment : Pengiriman dengan Kapal . 4. Air Freight : Pengiriman dengan Udara. Invoice dan Packing List : Surat Bukti pengiriman barang. 5. Quotation : Surat Penawaran. 6. B/L ( Bill of loading ) : Bukti lembaran document pengiriman barang dengan kapal . 7. AWB ( Air Way Bill ) : Bukti lembaran document pengiriman barang dengan Udara. 8. Incoterms (International Commercial Terms ) : kumpulan istilah yang dibuat untuk menyamakan pengertian antara penjual dan pembeli dalam perdagangan internasional. Tiga belas istilah dalam Incoterms 2000: 1. EXW

(nama

tempat): Ex

Works,

pihak

penjual

menentukan tempat

pengambilan barang. pembeli dengan kewajiban untuk memikul semua biaya dan risiko terhadap barang.

12

Keramasan Team


2. FCA (nama tempat): Free Carrier, pihak penjual hanya bertanggung jawab untuk mengurus izin ekspor dan meyerahkan barang ke pihak pengangkut di tempat yang telah ditentukan. 3. FAS (nama pelabuhan keberangkatan): Free Alongside Ship, pihak penjual bertanggung jawab sampai barang berada di pelabuhan keberangkatan dan siap disamping kapal untuk dimuat. Hanya berlaku untuk transportasi air. 4. FOB (nama pelabuhan keberangkatan): Free On Board, pihak penjual bertanggung jawab dari mengurus izin ekspor sampai memuat barang di kapal yang siap berangkat. Hanya berlaku untuk transportasi air. 5. CFR

(nama

pelabuhan

tujuan): Cost

and

Freight,

pihak

penjual

menanggung biaya sampai kapal yang memuat barang merapat di pelabuhan tujuan, namun tanggung jawab hanya sampai saat kapal berangkat dari pelabuhan keberangkatan. Hanya berlaku untuk transportasi air. 6. CIF (nama pelabuhan tujuan): Cost, Insurance and Freight, sama seperti CFR ditambah pihak penjual wajib membayar asuransi untuk barang yang dikirim. Hanya berlaku untuk transportasi air. 7. CPT (nama tempat tujuan): Carriage Paid To, pihak penjual menanggung biaya sampai barang tiba di tempat tujuan, namun tanggung jawab hanya sampai saat barang diserahkan ke pihak pengangkut. 8. CIP (nama tempat tujuan): Carriage and Insurance Paid to, sama seperti CPT ditambah pihak penjual wajib membayar asuransi untuk barang yang dikirim. 9. DAF (nama tempat): Delivered At Frontier, pihak penjual mengurus izin ekspor dan bertanggung jawab sampai barang tiba di perbatasan negara tujuan. Bea cukai dan izin impor menjadi tanggung jawab pihak pembeli. 10. DES

(nama

pelabuhan

tujuan): Delivered

Ex

Ship, pihak

penjual

bertanggung jawab sampai kapal yang membawa barang merapat di pelabuhan tujuan dan siap untuk dibongkar. izin impor menjadi tanggung jawab pihak pembeli. Hanya berlaku untuk transportasi air. 11. DEQ (nama

pelabuhan

tujuan): Delivered

Ex

Quay, pihak penjual

bertanggung jawab sampai kapal yang membawa barang merapat di pelabuhan tujuan dan barang telah dibongkar dan disimpan di dermaga. Izin impor menjadi tanggung jawab pihak pembeli. Hanya berlaku untuk transportasi air. 12. DDU

(nama

tempat tujuan): Delivered

Duty

Unpaid, pihak penjual

bertanggung jawab mengantar barang sampai di tempat tujuan, namun tidak termasuk biaya asuransi dan biaya lain yang mungkin muncul sebagai biaya

13

Keramasan Team


impor, cukai dan pajak dari negara pihak pembeli. Izin impor menjadi tanggung jawab pihak pembeli. 13. DDP (nama tempat tujuan): Delivered Duty Paid, pihak penjual bertanggung jawab mengantar barang sampai di tempat tujuan, termasuk biaya asuransi dan semua biaya lain yang mungkin muncul sebagai biaya impor, cukai dan pajak dari negara pihak pembeli. Izin impor juga menjadi tanggung jawab pihak penjual.

II.12. Dokumentasi Pengelolaan Material yang benar

Material ditumpuk, dan tidak langsung menyentuh tanah

Pipa ditumpuk, serta lubang kedua sisi pipa tertutup rapat

14

Keramasan Team


Peletakan material yang sesuai ukuran dan bentuk, untuk mempermudah proses erection

Memiliki gudang penyimpanan

II.12. Dokumentasi Pengelolaan Material yang salah

Pipa diletakkan saja, tidak ditumpuk

15

Penutup lubang pipa rusak

Keramasan Team


Material terkena banjir

Material terpasang tidak terproteksi baik

16

Keramasan Team


BAB III Penutup III.1 Kesimpulan Pengelolaan Material adalah sesuatu hal yang terkadang kurang mendapatkan perhatian lebih oleh supervisor karena kontraktor sudah mengaturnya dalam hal mengolah, memonitor material yang datang, disimpan, di pasang, serta yang akan menjadi spare part. tetapi supervisor material harus mengetahui dan paham serta memiliki dokumen tentang material yang ada. sehingga kualitas material, administrasi material, dan dokumentasi tertata dengan baik. III.2 Saran Adapun saran yang perlu diperhatikan oleh pengawas material adalah : 1. Seorang suvervisor dilapangan seaktif mungkin berinteraksi dengan kontraktor dan owner untuk Mendapatkan dokumen – dokumen terkait histori material, saat datang, disimpan, dan yang akan dipasang. 2. Sebaiknya seorang supervisor material mengerti istilah dalam import ekspor Material, clausul kontrak tentang pengelolaan Material. 3. Mintalah kepada kontraktor untuk membuat basis komunikasi, Inspection test plan tentang pengelolaan material sehingga mempermudah dalam proses pengelolaan material.

Refrensi : -

Buku Kontrak PLTGU Keramasan book I,III Buku Pedoman Supervisi Konstruksi PLN JMK 2011, 2012 tentang (Pedoman Pengelolaan Material-Sulistyono ) Wikipedia

17

Lampiran COP Tanggal 27 September 2013 DOKUMENTASI FOTO

Berita Acara. Pertemuan Community of Practice LAMPIRAN 1.2. PT PLN (Persero) PT. PLN (Persero) JasaManajemenKonstruksi

Recommend Documents