Renta Electronic Invoicing
23/11/2012
Henri Jeandarme – Renta Solutions Luc Caubergh - UnifiedPost
Agenda Situering Renta Solutions – Renta vzw Renta Solutions Case Voordelen Renta Electronic Invoicing in cijfers Beslissingscriteria Solution Partner
2
UnifiedPost – Renta Solutions
1
Renta Electronic Invoicing
23/11/2012
Over Renta VZW Belgische Federatie van voertuigen verhuurders Vertegenwoordigt 95% van de Belgische verhuurmarkt Doelstelling: • • • •
Belangen van voertuigenverhuurders behartigen Opvolgen van wetgeving en rechtspraak Eerbaarheidscode deontologie opvolgen Collegialiteit bevorderen
3
Over Renta Solutions Manager: Henri Jeandarme Doelstelling: •
Door de organisatie van IT platformen de efficiëntie van de leasingmaatschappijen verhogen
IT oplossingen: • • •
MRT (Maintenance / Repair / Tires) REI (Renta E-invoicing) FMS (Fines Management Services)
4
UnifiedPost – Renta Solutions
2
Renta Electronic Invoicing
23/11/2012
Situering Case 312.000 voertuigen in lang termijn beheer in België 19 Operationele Lease Companies die MRT hanteren 1,4 mio service interventies per jaar aan beheerd wagenpark
5
Manueel Model Garage/ bandencenters 1
LeaseCo Telefonische goedkeuringsaanvraag Manueel
Goedkeuringsnummer
2
Uitvoering van opdracht 3
Opmaak factuur + Goedkeuringsnummer Verzending factuur
4
Manuele verwerking van de factuur
Manueel
6
UnifiedPost – Renta Solutions
3
Renta Electronic Invoicing
23/11/2012
IT-Model Garage/ bandencenters 1
Aanvraag
2
Elektronische goedkeuring
Renta Solutions IT Platformen
MRT web applicatie
Factuurnummer toekennen
Uitzondering Goedkeuring uitzondering
3
4
LeaseCo
Factuurdata aanleveren
REI
Bevestiging en verzending 5
Full automatische verwerking in ERP systeem
6
7
Resultaat van vorige/papieren verwerking Hoge handling kost – hoge operationele kost Telefonische afspraken zonder veel bewijskracht Misverstanden 14% foutieve opmaak facturen Zwaar debiteuren beheer
8
UnifiedPost – Renta Solutions
4
Renta Electronic Invoicing
23/11/2012
Oplossing
9
10
UnifiedPost – Renta Solutions
5
Renta Electronic Invoicing
23/11/2012
11
Demo factuur archief
12
UnifiedPost – Renta Solutions
6
Renta Electronic Invoicing
23/11/2012
Voordelen garages en bandencentrales Verbetering cash flow
Tijdsbesparing
Sneller betaald en dus hoger working capital Zekerheid van betaling door voorafgaande vastlegging in MRT Geen print, post en handling kosten
Foutloos systeem Facturen verzenden in één klik Notificatie mails Legaal online archief Handige rapporteringtool
LeaseCo
13
Voordelen leasingmaatschappij Kostenbesparing
Verhoogde efficiëntie
Financieel risicobeperking door sneller zicht op openstaande facturen Automatische integratie van datafacturen in boekhoudpakket
Garage LeaseCo
Onmiddelijke ontvangst van facturen Foutloos systeem Management by exceptions normale proces is volledig geautomatiseerd Legaal online archief 1,4 miljoen digitale facturen is een besparing van 20 FTE’s aan laeseCo zijde
Bandencentrales
14
UnifiedPost – Renta Solutions
7
Renta Electronic Invoicing
23/11/2012
Renta e-invoice in cijfers +100.000
2107 Garages
facturen/maand
19 LeaseCO 852 Bandencentrales
Factuurdata worden automatisch aangeleverd Factuur wordt met één handling opgemaakt en vrijgegeven Legaal online factuur-archief Goedgekeurd door Deloitte - Laga
15
Renta e-invoice in cijfers Aantal garages en bandencentrales 3500 3000 2500
2850
2952
2011
2012
2254
2000
1634
1500 1125 1000 500 3
0
2007
2008
2009
2010
Aantal facturen 1200000
1100000
1000000
938400
800000
731468
600000
488749
400000 200000
137173 845
0 2007
2008
2009
2010
2011
2012
16
UnifiedPost – Renta Solutions
8
Renta Electronic Invoicing
23/11/2012
Beslissingscriteria Solution Partner Perfecte integratie met bestaande MRT platform Convenient •
Helpdesk slechts ½ FTE voor +2000 gebruikers
Sectoroplossing met voordelen voor verzender én ontvanger Flexibele partner met ruime ervaring Henri Jeandarme Manager Renta Solutions
• •
In de sector Binnen het domein van elektronische facturatie
Onderdeel van een totaaloplossing Competitieve prijs Legale oplossing •
Gevalideerd door Deloitte - Laga
Onafhankelijk bedrijf 17
THANK YOU Questions?
UnifiedPost – Renta Solutions
9
