2006. Nr.: 06.0025 Dnst: Griffie Werkwijze Raad en commissies 2006 – 2010. Leiden, 21 maart 2006. In maart 2005 heeft de fractie van D66 de Notitie Bestuurlijke Vernieuwing uitgebracht, met als ondertitel: Het Forum Lugdunum: het Leidse model van dualisme in het moderne gemeentebestuur. In de gehouden evaluatiebesprekingen tussen Raad en College is afgesproken dat deze notitie, samen met andere zaken onderwerp zou zijn van een te houden raadsconferentie over de nieuwe vergaderwijze van de Raad. Op deze raadsconferentie met als titel ‘Werkwijze in de Toekomst’ op 14 september 2005 is uitgebreid gesproken over de verschillende mogelijkheden om te vergaderen. Naast de notitie van D66 hebben eveneens twee andere zaken meegespeeld namelijk: 1. De uitkomsten van de quick scan dualisme (2e kwartaal 2005). Ten aanzien van de externe oriëntatie uit 75% van de raadsleden de wens om vaker initiatieven te willen nemen tot nieuwe werkvormen om de burger te betrekken bij het bestuur. Ook komt uit één van de stellingen naar voren dat de inzichtelijkheid van de besluitvorming voor burgers verbeterd moet worden. Daarnaast blijkt dat in de beleving van 85% van de raadsleden men onvoldoende tijd heeft zich tot de burger te wenden. Ten aanzien van het onderdeel gemeenteraad is één van de opvallendste uitkomsten dat de Raad zich onvoldoende vroegtijdig bij de besluitvorming betrokken voelt. Bovendien is bijna de helft van de raadsleden van mening dat de discussies in de Raad niet interessanter zijn geworden en is men ontevreden over de wijze waarop de raadsvoorstellen geredigeerd zijn en dus behulpzaam bij de besluitvorming. Voorts geeft het antwoord op één van de stellingen aan dat er aanleiding bestaat de tijdsinvulling van de Raad en dus de te stellen prioriteiten bespreekbaar te maken. Bijna 80% van de raadsleden blijkt ontevreden over de duur van de vergaderingen. 2. Zoals eerder gemeld zijn in de afgelopen jaren regelmatig evaluatiegesprekken gehouden tussen college, fractie- en commissievoorzitters, waaruit duidelijk is geworden dat er nog een hoop zaken beter kunnen. In de Strategische Verkenningen wordt er een aantal opgesomd op het gebied van transparantie van bestuur (zoals het grote aantal raadscommissies, beraadslagingen zijn voor burgers moeilijk te volgen, hoe worden vergaderingen beter toegankelijk voor burgers) en het betrekken van burgers bij het bestuur. Ook wordt als aandachtspunt de soms verwarrende rol tussen fractievoorzittersoverleg en agendacommissie meegegeven (beide bereiden de raadsvergadering voor). In de raadsconferentie is aan de hand van een viertal modellen gesproken over de mogelijkheden voor de toekomst. Op basis van bovenstaande discussie hebben we geconcludeerd dat er geen eenduidige keuze voor een model is. Wel is er behoefte om zaken te veranderen, waarbij zowel Haarlemmermeer (model A) als Amstelveen (model D) interessante aanknopingspunten bieden. Ook werd duidelijk dat de modellen van D66 en Enschede niet op een groot draagvlak kunnen rekenen.
Nr.: 06. 0025 Dnst: Griffie In de raadsconferentie is niet duidelijk uitgesproken of er gekozen wordt voor een fundamenteel ander vergadermodel of dat het bestaande model op onderdelen zal worden aangepast. Wel is duidelijk naar voren gekomen uit de raadsconferentie dat voor welk model ook wordt gekozen, de rol en de samenstelling van de agendacommissie essentieel wordt. Aan de werkgroep is gevraagd een verdere uitwerking te maken van hetgeen is besproken tijdens de conferentie. Op 30 september en 14 oktober hebben wij vergaderd over de resultaten van de conferentie en bekeken welke gevolgen dit heeft voor de vergaderwijze van de commissies en Raad. Een aantal zaken zijn aan de orde gekomen. Dit heeft geleid tot het volgende voorstel tot aanpassing van de vergaderwijze. Wij stellen voor met ingang van de nieuwe raadsperiode op een andere wijze te gaan vergaderen. Hiertoe wordt het huidige vergadermodel aangepast met elementen uit de vier besproken modellen tijdens de conferentie. Uit model A komen het gelijktijdig houden van vergaderingen op een dag en vaste eindtijden Uit model B komt het vergaderen op locatie bij hoorzittingen Uit de modellen C en D komen het gelijktijdig organiseren van bijeenkomsten en het verminderen van het aantal raadscommissies. Op 21 oktober heeft de werkgroep een concept-voorstel met een aantal alternatieven aan de fracties voorgelegd. Een aantal fracties heeft schriftelijk, dan wel mondeling dan wel niet gereageerd. De reacties liggen met het voorstel met alternatieven voor u ter inzage bij de griffier. Op 25 november heeft de werkgroep naar aanleiding van de reacties opnieuw vergaderd en is op basis daarvan tot een voorstel gekomen, dat vervolgens op 6 december 2005 in de commissie Bestuur en Veiligheid is behandeld. Dit voorstel ziet er als volgt uit: Voorgesteld wordt het Leidse model er als volgt te laten uitzien: Met ingang van de nieuwe raadsperiode wordt er vergaderd met 4 raadscommissies. De vergadercyclus is als volgt: In week 1 vergaderen op dinsdag twee raadscommissies op hetzelfde tijdstip; In week 2 vergaderen op dinsdag twee raadscommissies op hetzelfde tijdstip; In week 3 vergadert op dinsdag de Raad. Over het voorstel voor de indeling van de raadscommissies zijn de fracties verdeeld. Afgesproken is dan ook in de werkgroep om op dit moment geen keuze te maken voor wat betreft de indeling van de commissies. De werkgroep wil deze keuze overlaten aan de nieuwe Raad. Voorzitters De raadscommissies worden voorgezeten door een technisch voorzitter, die geen lid is van de commissie. De voorzitter van een commissie dient wel een raadslid te zijn (dit is bepaald in de Gemeentewet). De voorzitters dienen aan een functieprofiel te voldoen om als voorzitter te kunnen worden verkozen. De Gemeentewet schrijft voor dat de burgemeester voorzitter is van de Raad. Het is daarbij mogelijk om een plaatsvervangend voorzitter(s) te benoemen. De werkgroep stelt voor de commissievoorzitters tevens plaatsvervangend voorzitter van de Raad te maken. Aanvankelijk heeft de werkgroep de mogelijkheid overwogen dat de commissievoorzitter een voorstel vanuit zijn/haar commissie als plaatsvervangend voorzitter in de Raad voorzit. Dit zou naar de mening van de werkgroep de kwaliteit van de discussie kunnen bevorderen. Naar
Nr.: 06. 0025 Dnst: Griffie aanleiding van een gesprek met de Voorzitter van de Raad stelt de werkgroep voor voorlopig af te zien van dit idee. Presidium Het presidium krijgt een procedurele rol. Het presidium bestaat uit de vier commissievoorzitters en de voorzitter van de Raad. De griffier treedt op als secretaris. Het presidium komt één keer in de twee weken bij elkaar, bijvoorbeeld op maandag voorafgaand aan de fractievergaderingen. Het presidium stelt alle agenda’s op, dus zowel voor de commissies als voor de Raad. Zij bepaalt of een stuk behandeld kan worden en zo ja, op welke datum en op welke wijze (kort bespreekpunt of debatstuk, afhandeling in commissie of ook nog debat in de Raad). Niet elk stuk zal meer behandeld worden. Er zullen meer stukken worden afgedaan als hamerstuk. Het presidium besluit volgens welk hieronder weergegeven behandelmodel1 het stuk wordt afgehandeld. Commissiemodel
Commissieactiviteiten
Raadsactiviteiten
Agendering
1. voorbereiding via debat en prebesluitvorming
Politiek debatteren vormen van meerderheden, maken belangen afweging, kaders stellen, pre-besluitvorming
Formele besluitvorming Slechts bepaalde aspecten uit voorstel worden besproken
2. voorbereiding voor debat en besluitvorming
Informeren, onderzoeken, brainstormen, argumenteren, hoorzitting beleggen, interactief beleid voeren, werkbezoeken
Politiek debatteren, Inhoudelijk debat vormen van meerderheden, maken belangenafweging, kaders stellen en formele besluitvorming
Het presidium zorgt voor de procedurele gang van zaken, beoordeelt de kwaliteit van stukken2, bespreekt alle vergaderingen voor, stelt het vergaderschema vast, houdt overzicht over de te plannen activiteiten ed. Er zal een reglement opgesteld worden voor het functioneren van het presidium. Ondermeer worden daarin richtlijnen opgenomen over de wijze van agendering van stukken. De griffier zal het presidium adviseren welke procedure voor de te behandelen stukken wenselijk is. Voorgesteld wordt om analoog aan de vergaderingen in de Tweede Kamer en Provinciale Staten een vast agendapunt ‘regeling van werkzaamheden’ op de raadsagenda op te nemen. Dit agendapunt houdt in het vaststellen van de behandelwijze van de stukken zoals voorgesteld door het presidium. Kort samengevat geeft dit het volgende schema (drietrapsraket) Griffie 1
adviseert aan
volledigheid stukken
Overgenomen uit de Training commissievoorzitters (d.d. 1 september 2004) van Partners +Pröpper Er zal meer aandacht worden besteed aan de kwaliteit van stukken, zoals de juiste formulering van het besluit, correcte dekking ed. Met de invoering van het nieuwe raadsaanbiedingsformulier per 1 oktober 2005 moet de formulering van het besluit en de motivering van besluiten verbeteren. 2
Nr.: 06. 0025 Dnst: Griffie presidium over:
(technische) juistheid stukken planning en behandelwijze stukken
Presidium
besluit over
beoordeelt de kwaliteit van stukken beoordeelt of stukken ‘behandelingsrijp’ zijn, bespreekt alle vergaderingen voor, stelt het vergaderschema vast, houdt overzicht over aanlevering en agendering van stukken en de wijze van behandeling van stukken in commissies en Raad
Raad
regeling van werkzaamheden
kan besluiten van presidium aan de orde stellen en wijzigen.
Het huidige fractievoorzittersoverleg wordt afgeschaft. Het fractievoorzittersoverleg komt alleen nog bij elkaar als daartoe aanleiding is. Burgers betrekken Burgers kunnen komen inspreken bij vergaderingen van raadscommissies over de onderwerpen die later op de avond zullen worden besproken. Om burgers meer te betrekken, wordt een agendapunt ‘actualiteit’ bij elke raadscommissie ingevoerd. Alsdan kan ook worden ingesproken over onderwerpen ‘vreemd aan de dag’. Deze onderwerpen worden in de actualiteit opgenomen. Daarnaast worden hoorzittingen zoveel mogelijk op een locatie in de wijk georganiseerd. Dit dient dan te gebeuren op een donderdag (de vaste avond voor activiteiten). Er kunnen ook meerdere hoorzittingen tegelijkertijd plaatsvinden, zodat burgers bij verschillende hoorzittingen langs kunnen gaan om te luisteren of in te spreken. Deze hoorzittingen vinden dan wel op één locatie plaats. Spreektijden De huidige spreektijdenregeling voldoet niet. Er is behoefte om meer debat te creëren in de Raad. Er worden twee soorten debat met of zonder spreektijden ingevoerd. Er worden allereerst 3-minutendebatten ingevoerd. In deze drie minuten kunnen in de Raad moties of amendementen worden ingediend en toegelicht. Na drie minuten is de tijd echt op. Deze soort debatten worden voornamelijk gevoerd als de onderwerpen reeds zijn besproken en uitgediscussieerd in de commissies (dus via het behandelmodel van voorbereiding via debat en pre-besluitvorming). Daarnaast is er ook vrije debattijd. Er wordt dan alleen een behandeltijd vastgesteld van bijvoorbeeld een uur. Er worden geen spreektijden verdeeld over de fracties. Alle fracties kunnen in het uur aangeven wat zij vinden van het voorstel. Tijdens het debat worden stellingen ingenomen, argumenten uitgewisseld ed. (dus het behandelmodel van voorbereiding voor debat en besluitvorming). De behandeltijden worden strakker gehandhaafd. Uiteindelijk moet dit ertoe leiden dat de geplande eindtijden ook daadwerkelijk de werkelijke eindtijden zijn (zie het model van de Haarlemmermeer). Debattrainingen kunnen hieraan bijdragen. Daarom wordt op 18 mei 2006 vanaf 19.30 uur een eerste debattraining voor de Raad gehouden. Deze training wordt verzorgd door het Nederlands Debatinstituut.
Nr.: 06. 0025 Dnst: Griffie
De commissie BV kon zich op 6 december 2005 in grote lijnen verenigen met de voorstellen van de werkgroep. Speciale aandacht is wel gevraagd voor de samenstelling van het Presidium. De commissie hamert op een evenwichtige samenstelling van het Presidium, waarbij rekening wordt gehouden met de verhouding tussen collegedragende en oppositie partijen en grote en kleine fracties. De werkgroep maakt nu van de gelegenheid gebruik om nog een aanvullend voorstel te doen. Het lijkt de werkgroep verstandig om in de nieuwe raadsperiode het agendapunt “actualiteit” te laten vervallen. Actualiteiten kunnen in de commissies aan de orde gesteld worden. Mocht er dringende noodzaak zijn om in de Raad een kwestie aan de orde te stellen dan kan dat door middel van het instrument ‘interpellatie’ Bij afzonderlijke voorstellen wordt u de Verordening op de Raadscommissies en het Reglement van Orde voor de Gemeenteraad aangeboden. Wij stellen uw Raad voor het hierna in ontwerp afgedrukte besluit te nemen. De werkgroep werkwijze Raad, De Raad van de gemeente Leiden; Gezien het voorstel van de Werkgroep Werkwijze Raad (raadsvoorstel 06.0025 van 2006); B E S L U I T: 1. Met ingang van 21 maart 2006 te vergaderen met 4 raadscommissies. 2. De commissies en Raad vergaderen op een vaste vergaderdag per week (dinsdag) in een cyclus van drie weken. Twee raadscommissies vergaderen op dezelfde dag en tijd. 3. De voorzitter van de raadscommissie is een technisch voorzitter en geen lid van de commissie. De voorzitters dienen aan een functieprofiel te voldoen om als voorzitter te kunnen worden verkozen. 4. de raadsvergadering wordt voorgezeten door de burgemeester. De commissievoorzitters zijn plaatsvervangend voorzitter van de Raad. 5. de vier commissievoorzitters alsmede de voorzitter van de Raad vormen samen het presidium. De griffier is secretaris. Het presidium stelt de agenda’s op voor de Raad en de commissies, bewaakt de procedures, de kwaliteit van stukken, de wijze van behandelen van stukken ed. De werkzaamheden van het presidium worden vastgelegd in een reglement. 6. Aan de raadsagenda wordt een vast agendapunt ‘regeling van de werkzaamheden’ toegevoegd; 7. burgers kunnen bij elke raadscommissievergadering inspreken. Over onderwerpen die vreemd aan de dag zijn kan slechts in de actualiteit gesproken worden;
Nr.: 06. 0025 Dnst: Griffie 8. Er wordt een vaste avond ingesteld waarop de activiteiten die Raad en commissie organiseren plaatsvinden (donderdag). 9. een nieuwe regeling voor spreektijden met een onderscheid in drie-minutendebatten en vrije debattenvast te stellen; 10. in te stellen 4 raadscommissies met de volgende namen en programma’s: Bestuur en dienstverlening Veiligheid en Omgevingskwaliteit
Stedelijke Ontwikkeling en Bereikbaarheid
Onderwijs en Jeugd Sport, Cultuur en Recreatie Welzijn en Zorg
Werk en Inkomen Economie en toerisme Middelen
11. te bepalen dat elke commissie uit maximaal 14 leden kan bestaan (PvdA 3, SP 2, VVD 2, CDA 2, GL 1, D66 1, CU 1, LL 1 en SLO 1).
Gedaan ter openbare vergadering van 21 maart 2006 De Griffier,
de Voorzitter,
Dit raadsvoorstel is gewijzigd vastgesteld in de vergadering van 21 maart 2006
