Akademie múzických umění v Praze Rektorát – ekonomický odbor Ing.Alena Slepičková, vedoucí EO Malostranské náměstí 12,118 00 Praha 1 Tel.: 257 53 42 05 / 314, fax : 257 53 04 05 E-mail : slepia @ r.amu.cz
Praha 1.12.2004 Čj.sekr.41271/2004
Metodický pokyn vedoucí EO AMU č. 1/04 pro oběh účetních dokladů na AMU platný od 1.12.2004
S platností od 1.12.2004 vydávám tento metodický pokyn ke směrnici kvestorky č. 2/2004 o oběhu účetních dokladů na AMU.
Ing.Alena Slepičková vedoucí EO AMU
I.
Obecná ustanovení
V souladu se zákony (v platných zněních) č. 563/1991 Sb. o účetnictví , č. 218/2000 Sb. o rozpočtových pravidlech a o změně některých souvisejících zákonů, č. 111/1998 Sb. o vysokých školách a o změně a doplnění dalších zákonů a dalšími obecně platnými zákony a předpisy - např. zákonem č.235/2004 Sb. o dani z přidané hodnoty (dále jen DPH), zákonem č. 586/1992 Sb. o dani z příjmů (dále jen DP) apod. vydávám tento metodický pokyn (dále jen pokyn) pro vyhotovování, oběh a přezkušování účetních dokladů. Jejich dodržování je závazné pro všechny pracovníky Akademie múzických umění v Praze (dále jen AMU). Všechny stanovené pracovní postupy musí být důsledně dodržovány a oběh účetních dokladů musí být prováděn s maximální rychlostí. Na vyhotovování a zpracování účetních dokladů se podílí celá řada mimoúčetních pracovníků, kteří tak přímo ovlivňují včasnost, správnost a pravdivost účetních údajů. Tajemníci fakult, vedoucí organizačních složek a proděkani jsou v okruhu své působnosti přímo odpovědni za zajištění takové organizace práce, která by zamezila vzniku poplatků z prodlení apod. při oběhu dokladů. Hospodářské operace mohou být prováděny pouze pracovníky pověřenými dispozičním oprávněním. Tento pokyn upravuje oběh veškerých účetních dokladů AMU při respektování určitých rozdílností v pravidlech jednotlivých aktivit hlavní činnosti i doplňkové činnosti. Rozdělení aktivit AMU do hlavní a doplňkové činnosti se řídí zákonem o VVŠ při respektování zákona o DPH, který v této souvislosti pracuje s pojmy ekonomická činnost, která je zdanitelným plněním nebo plněním osvobozeným od daně. Hlavní činnost je k dnešnímu dni rozčleněna do těchto skupin (typů akcí) : TA
Název TA
01 02 03 04 05 06 07 08 09 09 10 11 12 13 14 15
Dotace a výnosy hlavní činnosti Účelové neinvestiční prostředky Dary HV - použití rezervního fondu FRIM (odpisy) Systémové účelové dotace (investice) Individuální účelové dotace (investice) Sdružené prostředky Ostatní zdroje hlavní činnosti - bez fondů VVŠ Ostatní zdroje hlavní činnosti - fondy VVŠ – FO, RF, SF FR VŠ Granty MK COST V a V – účelová podpora Granty GAČR (AMU spol.) Investiční dotace na věd. a výz. 2
16 17 18 19 20 21 22 23 24 25
Kolej – dotace MŠMT Dary investiční V a V – inst.podpora Dotace MŠMT - zahraniční projekty Zahraniční projekty Phare Granty nadací Studium cizinců v HČ Kapitálové dotace Celoživotní vzdělávání
Doplňková činnost je k dnešnímu dni rozčleněna do těchto skupin (typů akcí) : TA
Název TA
30 31 32 33 34
Zakázková činnost Koncertní a související obchodní činnost Samoplátci (zahraniční studenti) - denní studium Kurzy pro cizince Mimořádné kurzy
Kontrola a schvalování účetních dokladů před účetní likvidací v EO AMU 1) bezhotovostní výdaje a příjmy (např. faktury došlé i vydané, dobropisy došlé i vydané) 2) vyúčtování výdajů a příjmů v hotovosti (tzv. drobná vydaní) 3) cestovní příkazy (tuzemské i zahraniční) z hlediska věcného : tajemníci fakult, vedoucí organizačních složek, proděkani pro zahraniční záležitosti (TA 19, 20 a 21), proděkani pro vědu a výzkum (TA 12, 13, 14 15 a 18), případně pověření pracovníci (např.pro akce doplňkové činnosti) z hlediska formálního : pověření (většinou hospodářští) pracovníci Podpisové vzory, které jsou obsaženy v dispozičních oprávněních k jednotlivým akcím budou uloženy v EO AMU. Uvedení pracovníci z věcného hlediska potvrzují správnost dodávky (materiálu, služeb atd.), údajů v účetním dokladu a převzetí dodávky. Pověření pracovníci potom jako první příjemci faktury nebo paragonu kontrolují, zda má doklad i formální náležitosti (údaje o dodavateli, zejména v souvislosti s DPH apod.). Pokud tomu tak není, jsou povinni doklad vrátit dodavateli k přepracování. V případě cestovních příkazů vracejí doklady k přepracování či doplnění jednotlivým zaměstnancům. Oprávnění pracovníci schvalují výše uvedené doklady svým podpisem do řádně (ve všech kolonách) vyplněného (jimi samými nebo pověřenými pracovníky) likvidačního razítka (viz.příloha č.1 tohoto pokynu).
3
4) doklady od peněžních ústavů z hlediska věcného i formálního : pracovnice EO AMU
5) podklady pro výplatu mzdových prostředků z hlediska věcného : tajemníci fakult, vedoucí organizačních složek, proděkani pro zahraniční záležitosti (TA 19, 20 a 21), proděkani pro vědu a výzkum (TA 12, 13, 14 15 a 18), případně pověření pracovníci (např.pro akce doplňkové činnosti) z hlediska formálního : pověření (většinou hospodářští) pracovníci 6) stipendia z hlediska věcného : děkani a stipendijní komise (stipendijní fond – TA 09), tajemníci fakult, vedoucí organizačních složek, proděkani pro zahraniční záležitosti (TA 19, 20 a 21), proděkani pro vědu a výzkum (TA 12, 13, 14 15 a 18), proděkani pro studijní záležitosti (stipendijní fond – TA 09), případně pověření pracovníci (např.pro akce doplňkové činnosti) z hlediska formálního : pověření (většinou hospodářští) pracovníci 7) interní účetní doklady (bez stipendií) z hlediska věcného : tajemníci fakult, vedoucí organizačních složek, proděkani pro zahraniční záležitosti (TA 19, 20 a 21), proděkani pro vědu a výzkum (TA 12, 13, 14, 15 a 18), případně pověření pracovníci (např.pro akce doplňkové činnosti) z hlediska formálního : pověření (většinou hospodářští) pracovníci 8) objednávky z hlediska věcného : tajemníci fakult, vedoucí organizačních složek, proděkani pro zahraniční záležitosti (TA 19, 20 a 21), proděkani pro vědu a výzkum (TA 12, 13, 14,15 a 18), případně pověření pracovníci (např.pro akce doplňkové činnosti) z hlediska formálního : pověření (většinou hospodářští) pracovníci Kontrola a schvalování účetních dokladů před likvidací v EO AMU musí být zároveň v souladu se Směrnicí kvestorky č.5/03 o vnitřním kontrolním systému. 4
Účetní program, účtová osnova, číselníky AMU používá pro potřeby finančního účetnictví počítačový síťový účetní program iFIS*. Fakulty a složky jsou povinny používat dle směrnice kvestorky 1/2004 systém zpracování účetnictví platnou účtovou osnovu AMU v iFISu* a stejně tak všechny platné číselníky AMU (např. akcí, typů akcí, středisek, účtů atd.) AMU v iFISu* . Pro potřeby mzdového účetnictví a evidence oddělení PaM a osobního oddělení se používá počítačový program Elanor Global, jehož výstupy jsou dále zpracovávány ve finančním účetnictví v programu iFIS*. Přechod na iFIS* v této oblasti se do budoucnosti nepředpokládá. Evidence majetku je také zpracovávána v počítačovém programu iFIS*. Číselníky programu iFIS* jsou společné i pro číselníky Elanor Global a nadřazeny číselníkům případných ostatních programů. Opravy účetních dokladů Údaje v účetních dokladech není přípustné opravovat opravným bílým lakem, ale přeškrtnutím, doplněným o podpis oprávněného pracovníka (který opravu provedl) a datum opravy.
II.
Bezhotovostní platební styk - běžné daňové doklady (např.faktury a dobropisy dodavatelů)
Běžné daňové doklady (např. faktury a dobropisy dodavatelů, blíže viz.§ 28 platného zákona o DPH) přijímají fakulty a ostatní složky. Oprávnění pracovníci přezkoušejí doklady z věcného i formálního hlediska. Běžné daňové doklady musí mít tyto náležitosti : a) obchodní firmu nebo jméno a příjmení, popřípadě název,dodatek ke jménu a příjmení nebo názvu, sídlo nebo místo podnikání plátce, který uskutečňuje plnění b) daňové identifikační číslo plátce, který uskutečňuje plnění c) obchodní firmu nebo jméno a příjmení, popřípadě název,dodatek ke jménu a příjmení nebo názvu, sídlo nebo místo podnikání osoby, pro kterou se uskutečňuje plnění d) daňové identifikační číslo, pokud je osoba, pro kterou se uskutečňuje plnění plátcem e) evidenční číslo daňového dokladu f) rozsah a předmět plnění g) datum vystavení daňového dokladu h) datum uskutečnění plnění nebo datum přijetí platby, a to ten den, který nastane dříve i) jednotkovou cenu bez daně, a dále slevu, pokud není obsažena v jednotkové ceně j) základ daně nebo výši platby 5
k) základní nebo sníženou sazbu daně nebo sdělení, že se jedná o plnění osvobozené od daně, a odkaz na příslušné ustanovení zákona o DPH l) výši daně uvedenou v korunách a haléřích, popřípadě zaokrouhlenou na desítky haléřů nahoru Za správnost údajů uvedených v dokladu odpovídá plátce, který plnění uskutečnil (dodavatel). Pokud nebude daňový doklad mít všechny náležitosti, příjemce (oprávněný pracovník) jej dodavateli okamžitě vrátí k přepracování, případně jej vůbec nepřijme (to je ta lepší varianta). Takto zkontrolovaný doklad s řádně vyplněným likvidačním razítkem předá pracovník fakulty/složky v co nejkratším termínu do sekretariátu kvestorky, kde je zapsán do protokolu a odtud ihned předán do EO AMU k počítačové účetní likvidaci a evidenci. Odběratel je obvykle povinen uhradit daňový doklad (fakturu) do 10 – 14 kalendářních dnů po jeho odeslání. Vlastní lhůta pro zpracování a úhradu došlého daňového dokladu je však kratší o dobu přepravy dokladu poštou, dny pracovního klidu a dále o dobu, o kterou musí být příkaz k úhradě dokladu bance doručen před termínem splatnosti (2 – 3 dny). V rámci bezhotovostního platebního styku se používají již i platební karty AMU. Nelze používat soukromé platební karty (majitelem karty musí být AMU). Platební karta pro účely bezhotovostních úhrad v hlavní činnosti z běžného účtu je vystavena Komerční bankou. Tuto kartu má propůjčenu p. Prof. Syrový pro potřeby výzkumných záměrů. Používá se k bezhotovostním úhradám v Kč i EUR , jak pro nákup např. DDHM, DDNM, tak i různým úhradám pro účely služebních cest jako je nákup letenek, poplatky za účast na konferenci. Originály daňových dokladů předává pak p.Prof.Syrový k proúčtování jednak do FÚ k rukám pí. Bartákové a do odd.PaM a MÚ k rukám pí. Smetanové - vyúčtování služební cesty. V rámci doplňkové činnosti mají některá NS AMU také platební karty firmy Makro, s.r.o. . Způsob proúčtování je obdobný. Platební karty CCS vystavuje CCS Česká společnost pro platební karty a.s. na požadavek AMU. V současné době jsou přiděleny platební karty : FAMU STUDIO FAMU DISK UVS Poněšice RE
SPZ AEO ACL ABA 1A3 1A4
05-96 34-28, 2A9 33-26 17-24 97-19 08-92, 1A3 24-81
Společnost CCS má smlouvu o čerpání finančních částek dle záznamů z pl. karet dvakrát měsíčně. Na základě toho vystavuje daňový doklad, který schvaluje p. Slavík a předává 6
k proúčtování k rukám pí. Bartákové. Současně inkasuje úhradu za nákupy uskutečněné u smluvních partnerů CCS prostřednictvím karet CCS. Na tyto nákupy je klient povinen vyžádat si platební doklad, který musí předložit do FÚ k proúčtování.
III.
Hotovostní platební styk (např. tzv. drobná vydání)
Stálé provozní zálohy na drobná vydání (na úhradu běžných provozních potřeb – materiálu a služeb – v hotovosti) poskytuje ekonomický odbor AMU (přímo pokladna bez předlikvidace účtárny) na základě řádně vyplněné žádosti o poskytnutí zálohy (viz. příloha č.2 tohoto pokynu). Mimořádné zálohy na úhradu v hotovosti (s výjimkou úhrad nákladů, které řeší zákon o cestovních náhradách jako např. nákup letenky) na konkrétní účel (např. ZVK, větší oprava přístroje, materiál na realizaci představení apod.) poskytuje ekonomický odbor AMU (pokladna následně po předlikvidaci účtárny) na základě řádně vyplněné žádosti o poskytnutí zálohy (viz. příloha 3 tohoto pokynu). Jednotlivé zálohy se poskytují (i závěrečně vyúčtovávají) pouze z jednoho zdroje financování (NS, TA, A, KP – vysvětlivky viz.příloha č.1 tohoto pokynu). Poskytnutí zálohy schvaluje pracovník odpovědný z věcného hlediska. Vystavení dohody o hmotné odpovědnosti pracovníka, kterému je záloha poskytnuta je v kompetenci pracovníka, který zálohu schválil (příloha č.16 tohoto pokynu). Vyúčtování schválené oprávněným pracovníkem předkládá bez zbytečného prodlení (u mimořádných záloh 10 pracovních dní po úhradě/úhradách, na kterou byla záloha poskytnuta) pracovník, který zálohu převzal, do ekonomického odboru. Nejpozději však 5 pracovních dní před ukončením zdaňovacího období (DPH), které je pro AMU měsíční. V závěru kalendářního roku musí být všechny zálohy vyúčtovány cca. do 15.12. vzhledem k termínům účetní uzávěrky roku a personálním možnostem ekonomického odboru. Konkrétní termíny jsou upravovány závazným harmonogramem v závěru roku. Přímí uživatelé iFISu* navíc část vyúčtování zpracovávají přímo v účetnictví AMU (za svá nákladová střediska). Vyúčtované doklady musí spadat do daného daňového období. Tzv. zjednodušené daňové doklady (např.paragony) musí obsahovat : a) obchodní firmu nebo jméno a příjmení, popřípadě název, dodatek ke jménu a příjmení nebo názvu, sídlo nebo místo podnikání plátce, který uskutečňuje plnění (může doplnit kupující) b) DIČ plátce, který uskutečňuje zdanitelné plnění (prodávajícího) c) evidenční číslo daňového dokladu d) rozsah a předmět plnění e) datum uskutečnění plnění nebo datum přijetí platby, podle toho, který den nastane dříve f) základní nebo sníženou sazbu daně g) částku, kterou plátce získal nebo má získat za uskutečňované plnění celkem Umožňuje se vystavování zjednodušeného daňového dokladu při úhradě za hotové do 10.000,-- Kč. 7
Doklady bez předepsaných náležitostí nebudou propláceny. Po formální stránce musí vyúčtování vypadat následovně (viz. přílohy č.7, č.8 a č.12 tohoto pokynu) : 1) Přílohou je rozpis jednotlivých paragonů a nákladových položek. Nákladové položky jsou označeny slovním popisem (např. kopírovací papír, filmový materiál apod.). Vždy musí být jednoznačně (slovně) určen náklad na reprezentaci (nejedná se o daňově uznatelný náklad). 2) Paragony (nákladové položky) jsou číselně chronologicky označeny (a nalepeny na arších !) a v této číselné řadě jsou uvedeny v rozpisu. 3) V rozpisu jsou jednotlivé nákladové položky uvedeny zvlášť bez DPH, zvlášť DPH a cena celkem včetně DPH. 4) Rozpis musí být doplněn (viz. přední strana vyúčtování) řádně vyplněným (v plném rozsahu) likvidačním razítkem. 5) Každý zjednodušený doklad by měl být podepsán (parafován) tím, kdo ho dává k proúčtování. Pracovnice ekonomického odboru provede účetní likvidaci vyúčtování v programu iFIS*, na základě které bude v případě rozdílu prostřednictvím pokladny provedeno korunové vyrovnání (výplata nebo příjem). Toto korunové vyrovnání tedy následuje po účetní likvidaci dokladu (většinou značně rozsáhlé a pracné likvidaci), a proto bude ve většině případů prováděno až následující pracovní den po účetní likvidaci. Korunové vyrovnání se provádí zásadně v pokladně, a proto nelze předávat finanční hotovost do ekonomického odboru prostřednictvím protokolu ještě před účetní likvidací dokladů, ke kterým se hotovost vztahuje ! Pracovnice pokladny AMU vystaví prostřednictvím programu iFIS* výdajový nebo příjmový doklad a provede korunové vyrovnání, které se takto zaznamená do účetnictví AMU. Upozornění : I při drobných nákupech v hotovosti může dodavatel vystavit (a děje se tak čím dál častěji vzhledem k používaným SW různých firem) běžný daňový doklad (tedy nejen zjednodušený daňový doklad). Pokud se tak stane a doklad bude obsahovat všechny náležitosti běžného daňového dokladu - viz. část II. tohoto pokynu, body a) až l ), nesmí být tento likvidován společně se zjednodušenými daňovými doklady v rámci vyúčtování ani stálé, ani mimořádné zálohy na drobná vydání v hotovosti. Tento doklad musí být do iFISu* pořízen samostatně. Tzn. že fakulta nebo složka požádá o úhradu v hotovosti tohoto dokladu prostřednictvím tiskopisu „Žádost o vyplacení……..“ (viz. příloha č.6 tohoto pokynu). Pokud fakulta nebo složka použila na úhradu tohoto dokladu dočasně (protože vystavení běžného daňového dokladu nepředpokládala) prostředky stálé nebo mimořádné zálohy na drobná vydání, musí nejdříve a zvlášť požádat o toto proplacení, aby mohla předmětné prostředky „vrátit“ do zálohy.
8
IV.
Náhrady cestovních výdajů
Pravidla stanovení náhrad cestovních výdajů a jejich likvidace jsou na AMU upravena samostatným interním předpisem (platná směrnice kvestorky - v současnosti č. 3/2004 o cestovních náhradách na AMU). Další text se proto zaměřuje zejména na oběh účetních dokladů. Tuzemské pracovní cesty Náhrady cestovních výdajů se řídí zákonem č. 119/1992 Sb. o cestovních náhradách ve znění pozdějších předpisů. Náhrady cestovních výdajů (a případné zálohy na cestovní výdaje – až do výše předpokládané náhrady) mohou být poskytovány jen na základě řádně vyplněného, oprávněným pracovníkem schváleného a příslušnými doklady za prokázané výdaje ubytování, jízdného a nutných vedlejších vydání doloženého cestovního příkazu. Tento cestovní příkaz musí být doplněn řádně vyplněným likvidačním razítkem v příloze (na papíru formátu A5). Oprávněný pracovník (odpovědný z věcného hlediska) vysílající zaměstnance na pracovní cestu určí místo jejího nástupu, místo výkonu práce, dobu trvání, způsob dopravy a ukončení pracovní cesty. Zálohu na pracovní cestu vyplácí pokladna AMU na základě cestovního příkazu, jehož součástí je žádost o vyplacení zálohy a který po obdržení z fakulty/složky zpracovala pracovnice EO AMU – mzdové účtárny. Pracovník tedy žádá o zálohu předložením schváleného cestovního příkazu včetně přílohy s vyplněným likvidačním razítkem. Z této zálohy pracovník hradí veškeré cestovní náklady, tedy i jízdné . Pokud hradí jízdné z nějakého důvodu bezhotovostním stykem (na fakturu), je tuto skutečnost povinen uvést do vyúčtování včetně konkrétného odkazu na platební doklad. Zálohu schvaluje pracovník oprávněný k nařízení cesty. V případě, že se cesta neuskuteční, je pracovník povinen zálohu ihned vrátit, nejpozději však příští pracovní den po zjištění této skutečnosti. Po ukončení pracovní cesty doplní pracovník cestovní příkaz o náhrady cestovních výdajů, uvede všechny údaje rozhodné pro přiznání náhrady a připojí k cestovnímu příkazu příslušné doklady o výdajích. Takto doplněný a oprávněným pracovníkem potvrzený cestovní příkaz předá prostřednictvím protokolu do EO AMU – mzdové účtárny nejpozději do deseti pracovních dnů po dni ukončení pracovní cesty. Pracovnice mzdové účtárny zodpovídají za účetní likvidaci cestovních příkazů z formálního i věcného hlediska. Takto zlikvidované doklady předají do finanční účtárny a pokladny k dalšímu účetnímu zpracování (zavedení do iFISu* včetně kontace) a korunovému vyrovnání. Jako cestovní příkaz se používá aktuální tiskopis SEVT.
9
Zahraniční pracovní cesty Pro zahraniční pracovní cesty platí v podstatě vše z výše uvedeného k domácím pracovním cestám. Určitá odchylka je u poskytovaných záloh a používaného tiskopisu. Pracovník podá prostřednictvím protokolu do EO AMU žádost o zálohu (interní tiskopis AMU cestovního příkazu k zahraniční cestě – viz.příloha č.4 tohoto pokynu) na zahraniční pracovní cestu nejpozději pět pracovních dnů před požadovanou výplatou. Je-li požadována jiná měna než EUR nebo USD, musí se valuta objednávat v bance nejméně 5 pracovních dní před výběrem. Proto je nutné v tomto případě žádost o zálohu vyžádat s dostatečným předstihem. Mimořádné případy budou řešeny individuálně. Žádost o zálohu (stejně jako cestovní příkaz bez požadavku o zálohu – v případě, že pracovník má cestu hrazenu z jiných zdrojů než AMU – jinak je organizace pracovníka povinna vybavit) musí být schválena oprávněným pracovníkem a řádně vyplněna včetně likvidačního razítka. Specifikace schvalování zálohy v případě zahraniční cesty v rámci zahraničního projektu je uvedena dále v textu. Zálohu v cizí měně vyplácí pracovnice valutové pokladny AMU (EO AMU/odd.PaM) - pí.Smetanová na základě zlikvidované žádosti o zálohu .Tato pracovnice také do cestovního příkazu zaznamená kurz cizí měny, za který byly valuty pořízeny (viz. doklad z KB). Zálohu v Kč vyplácí pracovnice hlavní pokladny AMU. Zároveň s žádostí o zálohu je zaměstnanec povinen doložit doklad o pojištění na zahraniční cestu nebo fotokopii ročního pojištění. Opět nejpozději do deseti pracovních dnů pracovník předloží prostřednictvím protokolu do EO AMU vyúčtování (interní tiskopis AMU, viz.příloha č.4a a v případě zahraničních projektů ještě viz.příloha č. 4 b tohoto pokynu) pracovní cesty, a to i v případě, že nevznikl přeplatek, ani nedoplatek zálohy (to se týká vyúčtování veškerých druhů záloh). Vyúčtování musí obsahovat všechny požadované údaje pro zjištění nároku náhrady a musí být doloženo prokázanými výdaji za dopravu, ubytování, vedlejší nutné výdaje apod. Pokud pracovník hradil jízdné (týká se i letenky) z nějakého důvodu bezhotovostním stykem (na fakturu), je tuto skutečnost povinen uvést do vyúčtování včetně konkrétného odkazu na platební doklad. Vyrovnání v cizí měně provádí analogicky pracovnice valutové pokladny AMU (EO AMU/odd.PaM) - pí.Smetanová, vyrovnání v Kč pak pracovnice hlavní pokladny AMU. Pracovněprávní vztahy podle zákona o cestovních náhradách se řídí zákoníkem práce. Zahraniční cesty konané v rámci zahraničních projektů (ERASMUS apod.) Vyúčtování zahraniční cesty konané v rámci zahraničního projektu se provádí v první řadě dle zákona číslo 119/92 Sb., ve znění pozdějších předpisů (tj. dle platné legislativy ČR) a až na druhém místě bude prováděno rozúčtování dle pravidel zahraničních projektů. Pravidla pro jednotlivé zahraniční projekty zajišťuje pracovnice AMU pro zahraniční styky.
10
Zaměstnanci vyslanému na zahraniční pracovní cestu přísluší : a) b) c) d) e)
náhrada prokázaných jízdních výdajů náhrada prokázaných výdajů za ubytování stravné náhrada prokázaných nutných vedlejších výdajů kapesné – není nároková částka
ad a)
Jízdné
Za jízdní výdaje se považují veškeré výdaje na dopravu při konání pracovní cesty (jízdenky , letenky, lehátka, lůžka, místenky , jízdenky MHD apod.) Musí být doloženy originální jízdní doklady. Při použití soukromého vozidla (AUV) může být proplacena pouze částka odpovídající první vlakové třídě (bez ohledu na počet cestujících v jednom autě) na základě potvrzení železnice, které je zaměstnanec vyslaný na pracovní cestu povinen zajistit a doložit. Taxi je možné použít pouze v případech, kdy prokazatelně není k dispozici jiná doprava. Jízdné do zemí, ve kterých není partner příslušného programu (např.Erasmus), se hradí pouze v případech, kdy je cesta k realizaci aktivity nezbytně nutná. ad b) Ubytování V případě, že vzniknou zaměstnanci na pracovní cestě náklady na ubytování, náleží mu po předložení originálního dokladu náhrady na ubytování v plné výši. Zaměstnanec je povinen na vyúčtování uvést, zda v ceně je zahrnuta poskytnutá snídaně. ad c) Stravné Při zahraniční pracovní cestě přísluší zaměstnanci stravné v cizí měně. Výši základních sazeb stravného v cizí měně pro jednotlivé státy stanoví Ministerstvo financí vyhláškou vždy s účinností od počátku kalendářního roku. Stravné v cizí měně ve výši základní sazby přísluší zaměstnanci, pokud doba strávená v zahraničí trvá v kalendářním dni déle než 12 hodin. Trvá-li tato doba 12 a méně hodin , stravné se krátí podle počtu hodin strávených mimo území ČR. Má-li zaměstnanec na zahraniční cestě zabezpečeno stravování, stravné se neposkytuje. Má –li zaměstnanec poskytnuto částečné stravování , stravné se přiměřeně krátí a to za každé poskytnuté jídlo, které má charakter snídaně oběda večeře
o 23 % o 40 % o 37 %
V rámci programu Erasmus je dle zásad pro používání tohoto grantu stanovena limitní tabulka pro výdaje za ubytování a stravné, která je nepřekročitelná. Limity registruje a schvaluje pracovnice rektorátu pro zahraniční styky pí.RNDr.Kolafová. (Zásady 11
pro používání a správu prostředků programu Erasmus , bod 1.2.a7 Ubytování a stravné). ad d) Náhrada prokázaných nutných vedlejších výdajů Výdaje musí být prokázány originálními doklady. ad e) Kapesné Kapesné upravuje ustanovení § 13 zákona o cestovních náhradách, ve znění pozdějších předpisů a to tak, že zaměstnavatel může zaměstnanci při zahraniční pracovní cestě poskytovat kapesné v cizí měně do výše 40 % stravného určeného podle § 12. V rámci programu Erasmus může být kapesné stanoveno pouze po dohodě s tajemníkem fakulty nebo vedoucím organizační složky. Záloha na zahraniční pracovní cestu a její vyúčtování Zálohu na pracovní cestu vyplácí pokladna AMU na základě cestovního příkazu, jehož součástí je žádost o vyplacení zálohy a který po obdržení z fakulty/složky zpracovala pracovnice EO AMU – mzdové účtárny (pí.Smetanová). Pracovník tedy žádá o zálohu předložením schváleného cestovního příkazu včetně vyplněného likvidačního razítka. Z této zálohy pracovník hradí veškeré cestovní náklady, tedy i jízdné (i letenku) . Pokud hradí jízdné z nějakého důvodu bezhotovostním stykem (na fakturu), je tuto skutečnost povinen uvést do vyúčtování včetně konkrétného odkazu na platební doklad, jehož kopii k vyúčtování přikládá. Zálohu schvaluje pracovník oprávněný k nařízení cesty, a to se souhlasem (podpisem) přímého nadřízeného dotyčného pracovníka (v případě interních pracovníků AMU) . V případě, že se cesta neuskuteční, je pracovník povinen zálohu ihned vrátit, nejpozději však příští pracovní den po zjištění této skutečnosti. Jak už bylo výše řečeno, k vyúčtování zahraničních cest v rámci zahraničních projektů připojuje pracovník ještě přílohu č.4b s vyplněnou hlavičkou a likvidačním razítkem. Pracovnice EO AMU (pí.Smetanová) v příloze č.4b vyplní tabulku A. Poté předá tuto přílohu RNDr. Kolafové, která částku rozdělí na akce zahraničních projektů – dle aktuálního finančního zůstatku a v případě překročení limitu vrátí tuto přílohu na fakultu či složku pracovníku odpovědnému za formální správnost cestovního příkazu (dle dispozičního oprávnění příslušné akce) k doplnění tabulky B. Ten tabulku vyplní a v případě, že vyúčtování obsahuje vyšší nárok na náhrady než umožňují pravidla projektu (ale je v souladu se zákonem 119/1992 Sb.), navrhne úhradu nároku z jiného zdroje fakulty. Návrh schvaluje tajemník fakulty. Takto doplněnou přílohu č.4b vrací pracovník odpovědný za formální správnost cestovního příkazu zpět do EO AMU do odd.PaM/MÚ (pí.Smetanové).
12
V.
Zahraniční projekty
V současné době se jedná o dva typy akcí, a to TA 19 a 20. V úvahu do budoucna připadá i TA 21 (Phare). Oblast zahraničních projektů spadá do hlavní činnosti AMU, potažmo fakult AMU. Pravidla (včetně ekonomických) jednotlivých projektů zajišťuje pracovnice AMU (rektorátu) pro zahraniční záležitosti. Co se týče oběhu účetních dokladů na AMU platí zde stejné obecné zásady jako u ostatních aktivit hlavní činnosti. Z věcného hlediska za účetní doklady odpovídají proděkani pro zahraniční záležitosti, případně jimi pověření pracovníci (např. koordinátoři projektů). Z formálního hlediska nesou za účetní doklady odpovědnost pracovníci fakult pověření touto činností v souladu s pravidly příslušného projektu. Pokud to pravidla projektu umožňují (např.Erasmus), mohou těmito pracovníky být i externisté. Tajemníci fakult poskytují zainteresovaným pracovníkům ekonomické informace z účetnictví (z iFISu*). Dále rozhodují o náhradním zdroji úhrady v případě přečerpání stanoveného limitu (i dílčího) projektu. Pracovnice EO AMU provádějí běžnou účetní likvidaci účetních dokladů na základě podkladů z fakult – stejně jako u ostatních aktivit hlavní činnosti. Finanční zprávu o projektu vypracovává pověřený pracovník fakulty (případně externista). K odsouhlasení číselných údajů o nákladech a výnosech (nikoli však k odsouhlasení oprávněnosti nákladů) může tento pracovník zprávu předložit vedoucí finanční účtárny (pí.Bartákové).
VI.
Stipendia studentů
Příkazy k výplatě stipendií ze stipendijního fondu schvalují z věcného hlediska děkani fakult v případě stipendií za vynikající uměleckou činnost. V případě vynikajících studijních výsledků schvaluje stipendia ze stipendijního fondu z věcného hlediska stipendijní komise, jejímž předsedou je proděkan pro studijní záležitosti . Za formální správnost odpovídají pověření pracovníci (např. referenti studijních oddělení fakult). Příkazy k výplatám stipendií musí být opatřeny správně a úplně vyplněným likvidačním razítkem a přesným určením stipendia (viz.dopis čj. 32/EO/03/Sl z 27.2.2003). Ostatní příkazy k výplatě stipendií z dotace schvalují z věcného hlediska tajemníci fakult. Za formální správnost opět odpovídají pověření pracovníci (např.referenti studijních oddělení fakult). Tyto příkazy musí být opatřeny správně a úplně vyplněným likvidačním razítkem a přesným určením stipendia (viz.dopis čj. 32/EO/03/Sl z 27.2.2003). Příkazy k výplatě stipendií z prostředků zahraničních projektů schvalují z věcného i formálního hlediska pověření oprávnění pracovníci. Stipendia cizinců (kromě Slováků vyplácených z prostředků DZS) a doktorandů (PGS) vyplácí pokladna rektorátu v termínech stanovených tajemníky fakult (nesmí se 13
však překrývat s termíny výplat mezd zaměstnanců – stejně jako ostatní výplaty prostřednictvím pokladny rektorátu). Požadavek na výběr z banky předkládají fakulty do pokladny rektorátu vzhledem k termínům stanovených bankou nejpozději pět pracovních dnů před dnem výplaty. Seznamy slovenských stipendistů, které jsou zasílány z DZS přímo na rektorát, posílá pokladní k odsouhlasení, výplatě a řádnému označení pomocí likvidačního razítka na studijní oddělení fakult (s výjimkou HAMU, kde později neprobíhá výplata, ale pouze odsouhlasení a označení), odkud jsou potom vráceny zpět do pokladny. Nevyplacená stipendia (i po náhradním výplatním termínu) jsou vrácena do banky. Předpokládá se, že od 1.10.2005 budou veškerá stipendia vyplácena bezhotovostně. Příkazy k výplatám však musí obsahovat předepsané náležitosti (příloha č.17).
VII. Faktury vydané Faktury za hlavní i doplňkovou činnost vystavují až do odvolání pracovnice EO AMU – finanční účtárny (s výjimkou obou činností uměleckého provozu HAMU a NAMU) ve spolupráci s příslušnými pracovišti – fakultami a složkami (na základě jimi dodaných podkladů). Podklady pro fakturaci (vydání faktur) musí obsahovat náležitosti běžného daňového dokladu podle zákona o DPH (viz.část II. tohoto pokynu) stejně jako faktury přijaté. Tyto podklady (např.kopie smluv) včetně řádně vyplněného likvidačního razítka (tj. i včetně schválení oprávněných pracovníků a včetně částek v Kč s rozlišením ceny s DPH a bez DPH) předávají fakulty a složky do EO AMU – finanční účtárny (příloha č.22). Faktury za hlavní i doplňkovou činnost musí být vystaveny do 15 dnů ode dne zdanitelného plnění. Fakulty a složky jsou dále povinny předat do EO AMU - finanční účtárny kopie všech smluv (darovacích, o pronájmu, poskytnutí služeb apod.), na základě kterých očekávají výnosy a jiné příjmy. Jsou také povinny předat všechny doklady a informace o očekávaných platbách, které mají přijít na účet AMU (např.různé platby poštovními poukázkami apod.) – např. o platbách od zahraničních studentů (blíže o platbách zahraničních studentů viz. směrnice o DČ AMU). Na všechny tyto případy musí být předem zavedeny akce v rámci iFISu*. Kopie smluv budou tedy připojeny k žádosti o přidělení čísla akce v iFISu*. Účetní doklady pro vnitřní zúčtování a zaúčtování, tj. např.vyúčtování inventarizačních rozdílů na základě inventarizačních zápisů, opravy nesprávných účetních zápisů apod. vystavuje EO AMU – finanční účtárna na základě vlastních zjištění nebo na základě zjištění pracovníků fakult (jejich požadavek opravy musí být doplněn řádně vyplněným likvidačním razítkem). 14
Vnitrofakturace byla v souvislosti s novelou zákona o DPH od 1.5.2004 na AMU zrušena. Proto se veškeré úhrady v NS AMU poskytujících služby (obě UVS, NAMU, UZA, kolej) provádí v hotovosti.
VIII. Mzdy Mzdy a požadavky na náležitosti mzdových dokladů ve vztahu EO AMU – odd. PaM a MÚ a fakult a složek jsou upraveny samostatným interním předpisem. I zde však platí povinnost řádně vyplňovat likvidační razítko při jakémkoli pohybu finančních prostředků. V rámci EO AMU dále platí, že pracovnice mzdové účtárny předávají elektronickým převodem dle každoročně sestaveného harmonogramu (nejpozději 6.pracovní den kalendářního měsíce) do finanční účtárny data k účetnímu zpracování mezd. Tyto výstupy ze mzdové účtárny musí odpovídat platným číselníkům (NS, TA, A, KP) účetního programu iFIS*. Vedoucí odd.PaM a MÚ pak nejpozději 7.pracovní den kalendářního měsíce předává vedoucí EO AMU přehled o čerpání mzdových prostředků na interních tiskopisech, zadávaných vedoucí EO AMU. Vedoucí odd.PaM a MÚ dále předává vedoucí EO AMU bez prodlení jakékoli informace o mzdových prostředcích (úpravy všeho druhu apod.).
IX.
Objednávky
Fakulty a složky jsou povinny vést evidenci všech objednávek v iFISu*. Dodatečně musí být zaevidovány i ústní (osobní nebo telefonické) objednávky, protože se jedná o důležitý ukazatel, který významně ovlivňuje informaci o předpokládaném čerpání finančních prostředků. Přímí uživatelé iFISu* obstarávají agendu se vším všudy, tzn., že objednávky zadávají, párují s daňovými doklady (fakturami) a „čistí“ salda . Zajišťují i storna objednávek.
X.
Odvod výnosů v hotovosti
Odvod všech výnosů v hotovosti do pokladny musí být provázen doklady, které splňují náležitosti účetního dokladu i daňového dokladu DPH a zároveň splňují náležitosti účetního SW iFIS*. Pro tyto účely slouží interní tiskopisy AMU (viz.přílohy č. 5 až 5 b tohoto pokynu). Pro každou sazbu DPH (5 %, 19 %, bez DPH = 0 %) je určen samostatný formulář, z čehož vyplývá, že není možné vyúčtovávat odvod hotovostí s odlišnými sazbami DPH dohromady (program iFIS* to neumožňuje). 15
Pro fakulty a složky platí povinnost ve všech tiskopisech pro odvod hotovosti vyplňovat i body 7) a 8). Jedná se o údaje o prvotních dokladech, které jsou předmětem vyúčtování, ale nejsou jeho přílohou (např. údaje o vstupenkách divadla Disk apod.). Bez těchto údajů pokladní doklady (a samozřejmě ani peníze) nepřijme. Předmětné doklady pak budou uvedeny na formuláři v předepsaném rozpisu.
XI.
Věda a výzkum a FRVŠ
Oblast vědy a výzkumu a FRVŠ (TA 06, 10, 12, 13, 14, 15, 18 a 24) spadá do hlavní činnosti AMU, respektive fakult AMU. Pravidla (včetně ekonomických) jednotlivých projektů zajišťují proděkani pro vědu a výzkum (s výjimkou FRVŠ). Co se týče oběhu účetních dokladů na AMU, platí zde stejné obecné zásady jako u ostatních aktivit hlavní činnosti. Z věcného hlediska za účetní doklady odpovídají proděkani pro vědu a výzkum (v případě FRVŠ tajemníci fakult), případně jimi pověření pracovníci (např. koordinátoři projektů). Z formálního hlediska nesou za účetní doklady odpovědnost pracovníci fakult pověření touto činností v souladu s pravidly příslušného projektu. Pokud to pravidla projektu umožňují, mohou těmito pracovníky být i externisté. Tajemníci fakult poskytují zainteresovaným pracovníkům ekonomické informace z účetnictví (z iFISu*). Dále rozhodují o náhradním zdroji úhrady v případě přečerpání stanoveného limitu (i dílčího) projektu. Pracovnice EO AMU provádějí běžnou účetní likvidaci účetních dokladů na základě podkladů z fakult – stejně jako u ostatních aktivit hlavní činnosti. Závěrečnou zprávu o projektu vypracovává pověřený pracovník fakulty (případně externista). K odsouhlasení číselných údajů o nákladech a výnosech (nikoli však k odsouhlasení oprávněnosti nákladů), které mu poskytne tajemník fakulty (případně pověřený pracovník fakulty) může tento pracovník zprávu předložit vedoucí finanční účtárny (pí.Bartákové).
XII. Doplňková činnost Doplňková činnost je upravena samostatnou interní směrnicí (Směrnice kvestorky č.2/01 o doplňkové činnosti na AMU). Likvidace účetních dokladů (faktur, dobropisů, drobných vydání, cestovních příkazů apod.) podléhá stejným předpisům jako tyto doklady v hlavní činnosti. Za prvotní doklady (např.smlouvy, jejich účinnost apod.) zodpovídají pověření pracovníci fakult a organizačních složek.
16
XIII. DPH a daně AMU je plátcem daní dle obecně platné legislativy. Vypořádání daní za AMU zajišťuje EO AMU. AMU je rovněž plátcem DPH, a to od r.2000 měsíčním plátcem. Do 31.12.2000 AMU uplatňovala nárok na odpočet pomocí koeficientu. Od 1.1.2001 do 30.4.2004 AMU uplatňovala nárok na odpočet pouze v doplňkové činnosti. Od 1.5.2004 v souvislosti s novým zákonem o DPH č. 235/2004 Sb. AMU uplatňuje nárok na odpočet třemi způsoby zároveň dle aktivit VVŠ. Ze zákona o DPH totiž vyplývá, že veřejné vysoké školy : 1) mají plný nárok na odpočet daně z přijatých zdanitelných plnění, u kterých umí jednoznačně určit, že budou použita výhradně pro uskutečnění plnění, uvedených v § 72 bod 2, 2) nemají nárok na odpočet u těch přijatých zdanitelných plnění, u kterých lze jednoznačně určit, že budou použita výhradně na osvobozená plnění, uvedená v §57 bod 1 a 2, resp. další plnění podle §51, 3) u všech ostatních přijatých zdanitelných plnění (tj. takových, u nichž nelze jednoznačně určit použití), uplatní nárok na odpočet dle § 76 bod 2. Při pořizování daňových dokladů se postupuje stejným způsobem jako dříve (v předchozích letech). Je však nutno dbát zvýšené pozornosti na výběr správné vstupní daně. Jedním z důvodů je např. i to, že již není možné provádět opravy účtování/převody mezi hlavní a doplňkovou činností (po uzavření měsíčního zdaňovacího období) ani mezi některými typy akcí (vzhledem k rozdílnému způsobu uplatňování odpočtu).
XIV. Spolupráce ekonomického odboru AMU a fakult a složek Předpokladem pro včasné a správné zpracování předávaných dokladů do ekonomického odboru AMU z fakult a složek je jejich úplnost (tj., že mají veškeré požadované náležitosti) a dodání v požadované lhůtě. Dále je nutné všechny doklady předávat do EO AMU prostřednictvím protokolu AMU. Další podmínkou je důsledné dodržování všech platných číselníků programu iFIS*, zejména číselníků akcí a středisek při respektování číselníku typů akcí a v souvislosti s tím i pečlivé vyplňování likvidačního razítka. Bez řádně (úplně a správně) vyplněného likvidačního razítka ze strany fakult a složek nebudou doklady pracovnicemi EO AMU dále zpracovávány a budou zasílány zpět na fakulty a složky k přepracování. Nákladová střediska a typy akcí jsou dlouhodobě dány (i když se také mohou časem rozrůst), akce však průběžně během roku nabíhají. Vzhledem k tomu, že pořadová čísla akcí všech fakult a složek v rámci jednoho typu akce následují chronologicky po sobě v jedné číselné řadě za celou AMU, přiděluje je a průběžně pořizuje do číselníku akcí pracovnice EO AMU (Ing.Zavadilová nebo vedoucí EO AMU). 17
Oprávnění pracovníci fakult a složek jsou proto povinni okamžitě před vznikem (resp. před začátkem) nové akce ( např.při přidělení grantu FR VŠ nebo před začátkem konkrétního kurzu v DČ, po podepsání smlouvy o pronájmu apod.) požádat pracovnici EO AMU (Ing.Zavadilovou nebo vedoucí EO AMU) písemnou formou na interním tiskopisu AMU (viz. příloha č.9 tohoto pokynu) o přidělení čísla akce. Zároveň vystaví dispoziční oprávnění (DO) k této akci (viz.2.strana přílohy č.9 tohoto pokynu – existují dvě varianty : DO pro jednotlivou akci a hromadné DO, které lze používat samostatně po zavedení akcí). Ke každé akci jsou tito pracovníci dále povinni vypracovat rozpočet pro iFIS* na platný hospodářský rok (viz. příloha č.9 a tohoto pokynu) a současně se žádostí o přidělení čísla akce jej poslat do EO AMU. V případě akcí, které přesahují z jednoho hospodářského období (kalendářního roku) do druhého, je dále potřeba k již zmiňovanému rozpočtu pro iFIS* ještě vypracovat celkovou kalkulaci akce včetně předpokladu časového rozlišení (viz. příloha č.9 a tohoto pokynu). Z této kalkulace v podstatě roční rozpočet musí vycházet. Pro následující hospodářské období musí fakulta nebo složka rozpočet pro iFIS* sama (bez vyzvání) znovu předložit do EO AMU. Fakulty a složky mají možnost do deseti pracovních dnů po měsíční uzávěrce účetnictví (obvykle je to 14. kalendářní den následujícího měsíce) reklamovat případné nesrovnalosti a požádat o jejich kontrolu a opravu účtování. Požadavek na opravu účtování musí mít písemnou formu (slouží jako podklad pro účetní doklad). Na pozdější požadavky nemůže být vzhledem k možnostem ekonomického odboru brán zřetel. Požadavky k poskytnutí (vyhledání) údajů k žádostem o podání různých grantů apod. je potřeba do EO AMU podat alespoň 2 pracovní dny předem (před požadovaným termínem dodání informací). Týká se to jen těch případů, kdy nemá fakulta nebo složka údaje k dispozici (např. EO AMU nebude poskytovat žadateli z HAMU údaje o grantech HAMU apod.) . Pokladna rektorátu vyplácí v hotovosti náhrady drobných vydání, náhrady cestovních výloh, zálohy všeho druhu a ostatní výdaje. Oprávnění příjemci nebo osoby k tomu písemně zmocněné, potvrzují převzetí částek výplat podpisem (stálé plné moci jsou pověření pracovníci povinni dodat do pokladny rektorátu k uložení). Vedoucí EO AMU řídí veškeré ekonomické postupy a operace na AMU. V souvislosti s tím operativně vydává opatření řešení a jejich termíny. Tajemníci a vedoucí složek jsou povinni se jimi řídit. Úřední hodiny pokladny rektorátu : pondělí – pátek : 10.00 – 12.00 hod., 13.00 – 14.00 hod. Úřední hodiny ostatních pracovnic EO AMU : pondělí úterý
: :
13.00 – 15.00 hod. 9.00 – 11.00 hod. 18
středa čtvrtek pátek
: : :
13.00 – 15.00 hod. 13.00 – 15.00 hod. 9.00 – 11.00 hod.
XV. Nejčastěji používané zkratky v tomto dokumentu zkratka A AMU COST DAMU DĆ DIČ DO DP DPH DZS EO AMU FAMU FO FR VŠ FRIM GAČR HAMU HČ HV KP MK MŠMT MÚ NAMU NS odd.PaM PGS RF SF SW TA
název zkratky = akce = Akademie múzických umění v Praze = projekt z oblasti vědy a výzkumu = Divadelní fakulta AMU = doplňková činnost = daňové identifikační číslo = dispoziční oprávnění = daň z příjmu = daň z přidané hodnoty = Dům zahraničních styků = Ekonomický odbor AMU = Filmová fakulta AMU = fond odměn (fond VVŠ) = Fond rozvoje vysokých škol = fond rozvoje investičního majetku (fond VVŠ) = Grantová agentura ČR = Hudební fakulta AMU = hlavní činnost = hospodářský výsledek = komplexní položka = Ministerstvo kultury ČR = Ministerstvo školství, mládeže a tělovýchovy ČR = mzdová účtárna = Nakladatelství AMU = nákladové středisko = oddělení plánu a mezd = postgraduální studium (doktorandi) = rezervní fond (fond VVŠ) = stipendijní fond (fond VVŠ) = software = typ akce 19
zkratka UVS UZA VVŠ
název zkratky = učební a výcvikové středisko = ubytovací zařízení AMU = veřejná vysoká škola (veřejné vysoké školy)
Ing.Alena Slepičková vedoucí EO AMU
Rozdělovník : rektor, kvestorka, prorektoři, děkani, proděkani, tajemnice fakult, ředitel Studia FAMU, ředitel Disku, ředitelka knihovny, ředitelka NAMU, vedoucí PC, KCJ, KTV, UVS Poněšice,UVS Beroun, koleje,UZA, pracovnice rektorátu pro zahraniční záležitosti Zpracovala : Ing.Alena Slepičková a kolektiv EO AMU 20
