20 september 2010 Beste leverancier, Als onderdeel van het General Motors (GM) beleid om voortdurend de efficiëntie en dienstverlening aan leveranciers te verhogen, hebben wij reeds een strategie geimplementeerd om af te zien van op papier gebaseerde financiële transactie verwerking en zijn in oktober 2005 van start gegaan met e-invoicing. Voor de verwezenlijking van deze doelstellingen en het verwijderen van de afval-en inefficiënties in verband met papieren facturen, is GM een partnerschap aangegaan met OB10 – het wereldwijde EInvoice leverings netwerk. In de afgelopen drie jaar heeft GM op vrijwillige basis gewerkt met meer dan 1000 belangrijke leveranciers om een significante hoeveelheid van papieren facturen te converteren naar elektronische via OB10. Met dit initiatief wordt momenteel gewerkt aan het uiteindelijk einde van papieren facturen als de manier van ontvangen en beheren van de krediteuren boekhouding. De leveranciers die hebben gekozen voor deelname in de afgelopen drie jaar hebben de talrijke voordelen kunnen ervaren die samenhangen met OB10, zoals: Snellere betaling van uw facturen Snellere levering van facturen aan General Motors Controle van het succes of het faalen van de transmissie via OB10 Kosten efficiënt E-Invoicing leidt tot lagere kosten tegenover papieren facturen Geen installatie van hardware of software nodig Gegevens kunnen in elk formaat verzonden worden aan OB10 bij het gebruik van de "Geïntegreerde oplossing "-methode Naarmate er meer van uw klanten zich bij het network voegen, neme de kosten per factuur verder af. OB10-netwerk is compatibel met de nationale fiscale wetgeving. Elektronisch factureren via de gestabliseerde OB10 interface zal dan de route zijn naar effectieve en tijdige betalingen.Vanaf 30 November 2010 zal de General Motors Account Payable afdeling beginnen met het weigeren van papieren facturen voor alle GM Business Units. U vindt een lijst van van de betrokken GME Business Units in het “Veel gestelde vragen” gedeelte van deze brief. Administratieve kosten zullen in rekening gebracht worden voor de leveranciers die gebruik blijven maken van het papier stroom. Het is derhalve nodig dat u zich uiterlijk per 29 Oktober 2010 registreerd bij het OB10-netwerk, zodat uw bedrijf voldoende opstart tijd heeft om te beginnen met het elektronische indiening van de facturen aan General Motors tegen de tijd dat de bovenstaande paper cut off date ingaat. We hebben aan OB10 gevraagd contact met u op te nemen in de komende 10 dagen met uitleg over de verandering naar elektronische facturatie, om uw overeenkomst in het netwerrk te bewerkstelligen en ervoor zorgen dat u de verzending van uw facturen aan General Motors op de meest effectieve en efficiënte manier kunt automatiseren. OB10 zal zich bezighouden met alle nodige technische en commerciële stappen om uw account op te zetten en met de oplossing van eventuele problemen en vragen die u kunt hebben. Mocht u in de tussentijd nog vragen of twijfels over dit initiatief hebben dan kunt u contact opnemen met uw GM koper .Deze zal meer uitleg kunnen geven over het initiatief en zal alle gerelateerde vragen beantwoorden.Desalniettemin raden wij u aan om de bijgevoegde paginas door te lezen waarin u waardevolle inzichten, alsmede informatie over de registratie met OB10 terug kunt vinden. Dank u voor uw steun aan dit strategisch initiatief. Wij moedigen u aan om te registreren en het einvoicing netwerk zo spoedig mogelijk van start te laten gaan, zodat u kunt profiteren van het gebruik van deze elektronische oplossing, zoals opgedragen door General Motors, en de afschaffing van de papieren facturen. Met vriendelijke groet,
Thomas A McMillen GME Vice President Purchasing and Supply Chain
Dit elektronisch facturatie initiatief is van toepassing op alle verkopers die indirecte materiaal / diensten / logistiek facturen indienen aan General Motors. Dit elektronisch facturatie initiatief is niet van toepassing op POR (Payment on Receipt) facturen. Veel gestelde vragen: Wat is E-Invoicing? E-Invoicing is een overeengekomen gedeelte van de GME strategie ter verbetering van onze prestaties met betrekking tot betalingen aan onze leveranciers. Elektronische facturen zullen binnen 24 uur na de datum van indiening/verzending aankomen in het GM systeem. Dit werkt als garantie aan u dat GM us facturen heeft ontvangen. De OB10-netwerk maakt het mogelijk voor leveraciers om factuur gegevens te verzenden in hun geprefereerde format. OB10 zal vervolgens de gegevens van de factuur valideren, er zich van verzekern dat dat alle benodigde informatie staat vermeld op de factuur en dit omzetten in onze dataformaat waarna dit rechtstreeks aan GM Accounting system verzonden wordt. Dit proces zal een drastische vermindering van het aantal papieren facturen die wij ontvangen en handmatige fouten als gevolg hebben. Dit zal uitmonden in een efficiënter betalingsproces. What zijn de voordelen van E-Invoicing? Naast de voordelen vernoemd in de bovenstaande brief, zal de leverancier de volgende voordelen ondervinden:
Zekerheid dat de factuur op tijd en naar de juiste persoon is geleverd Verbetering van de cashflow doordat er een grotere kans is dat de betaling op tijd plaatsvind Kortere verwerkings tijd stelt ons in staat om onze leveranciers sneller betalen Vermindering van het aantal afwijzingen van de factuur Verbeterde factuur-tracking en rapportage Mogelijkheid tot het rechtstreeks verzenden van de factuur gegevens in het gekozen formaat, zonder installatie van hardware of software Onmiddelijke meldingen wanneer een factuur niet voldoet aan de basis validatie criteria
Hoe ga ik aan de slag? Registratie bij het OB10-netwerk is de eerste stap op weg naar de vaststelling van e-invoicing. OB10 contact opnemen met uw bedrijf om de beschikbara opties te bespreken, en een aangepaste elektronische facturatie oplossing te vinden die vodoet aan uw behoefted. U kunt zelf ook contact opnemen met OB10 over het inschrijving proces. Client Services at OB10: Support at OB10:
NL - +31 (0)207 121 385 NL - +31 (0)207 121 385
UK - +44 (0)870 16 57 420 UK - +44 (0)870 16 57 430
Hoe verstuur ik mijn facturen aan General Motors? General Motors heeft contact gezocht met OB10 Limited, een dienstenleverancier in de derde partij, ter vergemakkelijking van onze E-nvoicing. OB10 Limited is verantwoordelijk voor OB10, het wereldwijde E-Invoicing netwerk systeem waarmee leveranciers facturen elektronisch kunnen leveren aan hun klanten, zonder de installatie van hardware of software. Facturen kunnen worden ingediend op twee manieren: 1) door het versturen van een factuur via het OB10-systeem via het geautomatiseerde "geïntegreerde oplossings" methode of 2) door gebruik te maken van een online factuur sjabloon, ook wel bekend als OB10 "Webformulier". Dit zal ervoor zorgen dat u de creatie en verzending van uw General Motors facturen volledig kan automatiseren. OB10 zal zich bezighouden met alle nodige technische en commerciële stappen voor een succesvolle implementatie.
Zijn er kosten verbonden aan deze service? Er zijn kosten verbonden aan het gebruik van OB10, net zoals als er sprake is van kosten voor het verzenden van papieren facturen. De prijs instelling is afhankelijk van de gekozen oplossing. Prijzen voor de Webformulier oplossing kunnen gevonden worden via volgende link: NL - http://www.ob10.com/Country/NL/WebForm_Tariffs Prijzen voor de geïntegreerde oplossing (het versturen van een bestand naar OB10) zijn te vinden op volgende link: NL - http://www.ob10.com/Country/NL/FS_Tariffs Prijzen voor het OB10-netwerk zijn vastgesteld door OB10 Limited en alle kosten voor de leverancier worden gefactureerd door en betaald aan OB10. Voor extra informatie kunt u rechtstreeks contact opnemen met OB10. General Motors verwacht dat de leveranciers de kosten te dragen van facturatie zoals per standard business procedures. Waarom zou ik voor OB10 moeten betalen? Er zijn kosten verbonden aan het versturen van papieren facturen – betaling aan het postkantoor, aanschaf en opslag van kantoorbenodigdheden zoals inkt en papier. General Motors verwacht dat de leverancier de kosten draagt die gemoeid gaan met OB10 facturatie net zoals ze dat zouden met een papieren factuur, maar e-Invoicing is over het algemeen kostenbesparend voor General Motors en leveranciers. Welke middelen zijn er nodig om gebruik de kunnen maken van deze service? Zodat deze service zich kan ontwikkelen tot een "geïntegreerde oplossing" kunt u uw bestaande ERPsysteem gebruiken om de factuur data “uit te pakken” in welk format dan ook en vervolgens en stuurt u het naar OB10. Als gevolg daarvan is de investering die nodig is voor resource setup van OB10 minimaal in vergelijking met andere oplossingen. De meeste leveranciers van GM hebben de nodige tests binnen 3 weken afgerond, terwijl sommigen zelfs zo weinig als 2 dagen nodig hadden. Als u ervoor kiest gebruik te maken van het web-formulier, hoeft u zich slechts te registeren bij www.OB10.com en begint u onmiddellijk met het verzenden van facturen. Is het nodig om nieuwe software te instaleren? Nee. OB10 is een web based service welke werkt via uw bestaande ERP facturerings systeem Wat gebeurd er als ik niet over een factuur creatie systeem beschik? U krijgt toegang tot de OB10 beveiligde website en de locatie voor het maken van facturen online via het webformulier. Alles wat u nodig heeft is een internetverbinding en een standaard browser. Zie de bewijsstukken voor meer details. Ik maak al gebruik van EDI invoicing via sommigen van mijn andere clienten, kan ik deze gebruiken om om OB10 heen te gaan en direct te factureren aan General Motors? Nee. Verzoeken voor nieuwe EDI-facturatie rechtstreeks aan General Motors zullen niet worden aanvaard. Echter, OB10 kan alle gegevens formaten ondersteunen inclusief EDI 810, zodat leveranciers die die dit format willen bljiven gebruiken die via OB10 kunnen versturen in plaats van rechtstreeks aan General Motors. Technische details van uw verzending moet worden besproken met de OB10. Ik maak al beruik van de mogelijkheid om facturen online beschikbaar te maken voor mijn clienten. Kan ik deze optie gebruiken in plaats van OB10? Nee. OB10 zorgt ervoor dat we de gegevens die u verstuurt ontvangen in een vorm die uploaden naar ons boekhoud system en die betalings goedkeuring triggeren mogelijk maakt. Het aan General Motors verzenden van een afbeelding van de factuur of het beschikbbaar stellen een optie voor het downloaden van de gegevens in een vast formaat voldoet niet aan deze eis.
Wat kan ik doen als ik zaken doe met General Motors in meerdere landen? U vindt hieronder de lijst van GM business units die in staat facturen te ontvangen via OB10 en hun respectieve OB10 rekeningnummers. Met het oog op de facturen sturen naar onderstaande (land) eenheden zal het nodig zijn een relatie te creeren in het OB10-systeem tijdens de "geïntegreerde oplossing" implementatie fase of de "Web Form" setup fase. U moet doorgaan met het verzenden van papieren facturen naar alle andere Business Units die niet zijn aangesloten op het OB10-netwerk. U wordt geinformeerd door GM als meer landen worden toegevoegd aan het programma GM Business Unit Naam
Btw-nummer
OB10 Account
IBC Vehicles Ltd General Motors UK Ltd. General Motors Belgium NV GM Automotive Services Belgium NV General Motors España S.L.U General Motors Europe Holdings SL Opel Eisenach GMBH Adam Opel GMBH General Motors Powertrain - Germany GmbH General Motors Powertrain Kaiserslautern Germany GmbH General Motors France GM Strasbourg General Motors Nederland BV General Motors Italia SRL General Motors Austria GmbH General Motors Ireland Limited General Motors Denmark General Motors Norge AS General Motors Finland OY General Motors Portugal, Lda
GB 479 1257 17 GB 382 3240 67 BE404957875 BE463699788 ES B50629187 ES B50949346 DE 811111210 DE 111607872 DE 814315264 DE 189987035 FR90342439320 FR13542094750 NL006509733B01 IT000907241004 ATU50805801 IE4536088Q DK56448012 NO911954001 FI01010673 PT500357145
AAA116406653 AAA866740822 AAA232263772 AAA206347718 AAA303767230 AAA162633861 AAA273883843 AAA457457034 AAA363867334 AAA502338866 AAA858162076 AAA116840125 AAA133457101 AAA131075020 AAA015274301 AAA785653478 AAA465812568 AAA022400063 AAA176682409 AAA062343470
Kan ik over de grens facturen versturen via OB10? OB10 kan alleen “over de grens” facturen accepteren, echter GM kan deze fakturen alleen via OB10 accepteren als er BTW op lokaal niveau berekend wordt. Alle fakturen die over de grens verzonden worden en waarop BTW berekend wordt moeten in de traditionele papieren vorm opgestuurd worden naar GM. Kan ik bijlagen verzenden via OB10? De attachment functionaliteit is beschibaar. Er zijn geen extra kosten verbonden voor de leverancier voor het gebruik van deze faciliteit. Zodra u account is ingeschakeld, kunt u extra documenten (attachments) aan uw facturen toevoegen na de indiening van de factuur. Dit behelpt het uploaden van de bijlagen in TIFF-formaat via OB10. Deze worden vervolgens doorgestuurd naar GM en gevoegd bij de afbeelding van de factuur in de GM Workflow..
Belangrijke informatie over bilagen: Het bestand moet worden geüpload, binnen 24 uur na het indienen van de factuur gegevens Er kan maar 1 document per factuur worden toegevoegd maar deze kan wel vestaan ui meerdere paginas. Het toegevoegde document wordt alleen geaccepteerd in een TIFF formaet Leveranciers moeten bij de setup van hun account OB10 informeren over het feit dat zij gebruik willen maken van attachments. Moet ik doorgaan met het versturen van papieren facturen na de go-live met OB10? Nee. Ne de Go-live datum worden hoeven er geen papieren facturen meer te worden verzonden. Echter, tijden de Testing Phase met OB10 worden er nog wel papieren facturen geaccepteerd. Tijden deze test phase moeten de facturen zoals gewoonlijk naar de standaard factuur adressen gestuurd worden. Kan ik nog steeds rechtstreeks facturen naar mijn kontakt binnen General Motors sturen? Nee. Met die nieuwe General Motors e-Invoicing process, zal het niet meer mogelijk zijn voor General Motors werknemers om facturen namens de leverancier door te sturen.Leveranciers zijn verantwoordelijk voor het verzenden van de facturen naar de Krediteuren Boekhouding via OB10. Maakt General Motors ook betaling via OB10? Nee. OB10 wordt allen gebruikt als tool voor het versturen en vervangen van de factuur, onafhankelijk van de betaling. Er zal geen verschil zijn in het betaling process door de implenetatie van dit initiafief. Kunnen leverancies credit memos versturen via OB10? Ja. Credit memos kunnen via OB10 verstuurd worden precies zoals facturen. Welke gegevens moet ik bijvoegen wanneer ik een faktuur indien zodat ik General Motors help bij het op tijd betalen van de factuur? Uw Implementatie Specialist bij OB10 zal u steunen om ervoor te zorgen dat alle benodigde gegevens worden verzonden naar GM tijdens de implementatiefase, maar u moet er van uitgaan dat deze dezelfde gegevens op e-facturen hetzelfde zullen zijn als die op papieren facturen vandaag. Iedere factuur toegezonden aan GM Accounts Payable moet de volgende gegevens bevatten:
Factuur nummer Factuur datum General Motors facturatie naam en adres Valuta van de factuur Naam van de leverancier, fiscaal adres of bank details BTW identificatie nummer van de leverancier General Motors BTW identificatie nummer of Registratie nummer Bruto bedrag Omschrijving van goederen of diensten BTW percentage en bedrag Koop Orde nummer (wanneer van toepassing) GM Contact e-mail adres (approver/ Kontakt persoon)voor facturen zonder Koop order PPAP toevoeging of Deviation Form voor Tooling Invoices (wanner van toepassing) CRM formulies voor Vracht facturen De line item details op de factuur (hoeveelhied, prijs per eenheid) moeten overeenkomen met de line items in de Koop order Het leverings address waar de goederen/dinesten geleverd worden Voor Credit notas, referentie aan de factuur waar de credit nota voor deint
Het niet voldoen aan de bovenstaande informatie kan resulteren in dat de factuur wordt teruggestuurd naar de leverancier via OB10. Wat als ik mijn factuur niet via OB10 wil indienen? OB10 zal ons informeren over uw beslissing om niet mee te gaan in dit initiatief waarna uw GM Procurement professional kontakt met u op zal nemen om de significantie van dit programa met betrekking tot uw relatie met GM re bespreken
Hoe het werkt en overzicht van opties Meldt u aan en profiteer van: Veilige en zekere factuurverzending, geen facturen meer die zoekraken in de post. Het kost uw klant minder tijd om uw facturen te verwerken en daardoor is er een grotere kans om tijdig betaald te worden. Snelle, automatische afhandeling; geen ontbrekende informatie meer, gegevens belanden niet langer op het verkeerde bureau. "ANY-TO-ANY" DATACONVERSIE -Technologie - geen extra software of hardware nodig Verbeterde transparantie van de afhandeling en beter Cashflow-management dankzij 24/7 bereikbaarheid en rapportering BTW-conform, ongeacht waar de facturen zijn verzonden of worden ontvangen. Eenvoudig en kostenefficiënt facturen versturen - ongeacht het tijdstip OB10 biedt u twee methodes om facturen en creditnota's te versturen. U stuurt uw gegevensbestand direct naar OB10 met behulp van de Geïntegreerde oplossing, of u maakt online facturen aan via het Webformulier. Kosten worden rechtstreeks door OB10 berekend en variëren afhankelijk van de service die u gebruikt. Lees het document zorgvuldig door alvorens te besluiten welke optie voor uw bedrijf de beste is.
Hoe het werkt: • Vertalen • Verrijken • Valideren • Digitaal ondertekenen Factuurafbeelding
Portaal
Webformulier
Voorkeursformaat Geïntegreerde oplossing
Voorkeursformaat
Klant
Beeldarchief
Facturen worden op duplicaten gecontroleerd en gevalideerd. Zo weet uw klant zeker dat elke factuur de gevraagde informatie bevat en dus automatisch verwerkt én tijdig uitbetaald kan worden. Via de OB10-Portal heeft u toegang tot het beeldarchief en de diverse rapporteringsfuncties. OB10 biedt u twee opties om elektronische facturen te versturen: Geïntegreerde oplossing en Webformulier. Zie volgende pagina voor meer informatie.
© Copyright OB10 2009 La dicitura OB10 ed il logo OB10 sono marchi comunitari Registrati di OB10 Limited e sono protetti dalle norme comunitarie e nazionali
www.OB10.com
1. Een gegevensbestand versturen met de Geïntegreerde oplossing U profiteert van een volledig geautomatiseerd proces; de factuurgegevens worden rechtstreeks uit uw factureringssysteem opgevraagd. Het formaat, de inhoud en de structuur van uw keuze blijven bewaard. OB10 maakt uw account op het netwerk aan en zorgt ervoor dat dit in uw bestaande systeem wordt geïntegreerd. OB10 accepteert uw factuur en gegevens en vertaalt deze rechtstreeks naar het formaat dat door ons of door een van uw klanten op het netwerk opgevraagd wordt. Gegevensbestanden kunnen naar het netwerk verzonden worden via de beveiligde OB10-website, EDI of FTP. Wanneer u bij het aanmaken van gegevensbestanden de richtlijnen van OB10 opvolgt, is het aanbrengen van wijzigingen niet nodig omdat nieuwe klanten uw facturen via OB10 opvragen. Kosten voor de Geïntegreerde oplossing Jaarlijks lidmaatschap
€1.100 *
Transactiekosten per factuur 1 – 20 facturen per maand
1,00 €
21 – 100 facturen per maand
0,80 €
101 – 500 facturen per maand
0,60 €
501 – 2000 facturen per maand
0,44 €
2001+ facturen per maand
0,32 €
* De jaarlijkse kosten gelden voor één belastbare bedrijfsentiteit. Wanneer meervoudige belastbare bedrijfsentiteiten voor u gelden, worden mogelijkerwijs extra kosten in rekening gebracht. Deze extra kosten zijn afhankelijk van het aantal verschillende formats, het aantal afzonderlijke verbindingen etc. Neem voor meer informatie contact op met uw OB10vertegenwoordiger.
Opmerking: Transactiekosten worden per maand in rekening gebracht.
2. Elektronische facturen versturen via het Webformulier Het OB10 Webformulier is bedoeld voor bedrijven die per jaar en per klant slechts een beperkt aantal facturen versturen. OB10 biedt een geavanceerde webservice waarmee u uw facturen online kunt verzenden; altijd via een veilige verbinding. OB10 garandeert dat uw factuur binnen hooguit enkele uren bij ons bezorgd wordt, zodat we deze kunnen verwerken en meteen tot betaling kunnen overgaan. Kosten voor het Webformulier Voor deze dienst gelden geen opstartkosten. U hoeft alleen op voorhand een partij transacties te kopen. U betaalt transactiekosten voor elke factuur of tegoed dat verwerkt wordt, ongeacht het aantal regels of het factuurbedrag. Voorafaankooptarieven Niveau 1 2 3
Transacties 25 50 125
€ 35.00 65.00 150.00
*Indien u wenst op rekening te betalen, dan dient u niveau 3 te selecteren. In dat geval worden eenmalige administratiekosten van 15% in rekening gebracht.
Het gebruik van de Webformulier Om de OB10 Webformulier te gebruiken zal een vertegenwoordiger van OB10 u een registratie link toesturen via email. Tijdens het registratieprocess wordt u gevraagd om de eerste batch facturen in te kopen. Zodra u uw details hebt verzonden zult u de inloggegevens ontvangen via e-mail waarin vermeld wordt dat u kunt beginnnen met het versturen van electronische facturen via OB10.
© Copyright OB10 2009 La dicitura OB10 ed il logo OB10 sono marchi comunitari Registrati di OB10 Limited e sono protetti dalle norme comunitarie e nazionali
www.OB10.com
