PANDUAN PPID 1. Informasi merupakan kebutuhan mendasar setiap orang sebagai pengembangan pribadi dan lingkungan sosialnya serta merupakan bagian penting bagi ketahanan nasional. Hak memperoleh informasi merupakan hak asasi manusia dan keterbukaan informasi publik merupakan salah satu ciri penting negara
demokratis
kedaulatan
yang
rakyat
menjunjung
untuk
tinggi
mewujudkan
penyelenggaraan negara yang baik. Pemberlakuan Undang-Undang Nomor 14 Tahun 2008 Tentang Keterbukaan Informasi Publik (UU KIP) pada 30 April 2010
merupakan
momentum
penting
dalam
mendorong keterbukaan di Indonesia, khususnya di Sumatera Barat. UU ini telah memberikan landasan hukum
terhadap
hak
setiap
orang
dalam
memperoleh Informasi Publik. Dimana, setiap Badan Publik mempunyai kewajiban dalam menyediakan dan melayani permohonan Informasi Publik secara cepat, tepat waktu, biaya ringan dan cara sederhana.
1
2. Tujuan dilahirkannya UU. No. 14 Tahun 2008 adalah:
menjamin hak warga negara utk mengetahui rencana
pembuatan
program
kebijakan
kebijakan publik,
&
publik, proses
pengambilan keputusan publik, serta alasan pengambilan suatu keputusan publik;
mendorong partisipasi masy. dlm proses pengambilan kebijakan publik;
meningkatkan peran aktif masyarakat dalam pengambilan
kebijakan
publik
dan
pengelolaan Badan Publik yang baik;
mewujudkan penyelenggaraan negara yg baik, yaitu yg transparan, efektif & efisien, akuntabel serta dpt dipertanggungjawabkan;
mengetahui alasan kebijakan publik yg mempengaruhi hajat hidup orang byk;
mengembangkan
ilmu
pengetahuan
&
mencerdaskan kehidupan bangsa; dan/atau
meningkatkan pengelolaan dan pelayanan informasi di lingkungan Badan Publik untuk
2
menghasilkan
layanan
informasi
yang
berkualitas.
3. Sebagaimana diamanatkan dalam Pasal 4 UndangUndang No. 14 tentang Keterbukaan Informasi Publik dinyatakan Memperoleh
bahwa Informasi
“Setiap Publik
Orang
Berhak
Sesuai
Dengan
Ketentuan Undang-Undang”. Mengacu pada hal tersebut maka dapat diartikan bahwa setiap orang berhak: a. Melihat dan mengetahui informasi publik; b. Menghadiri pertemuan publik yang terbuka untuk umum untuk memperoleh informasi publik; c. Mendapatkan salinan informasi publik melalui permohonan sesuai dengan undang-undang ini; dan/atau d. Menyebarluaskan informasi publik sesuai dengan peraturan perundang-undangan.
3
Secara nyata, masyarakat harusnya bisa mengetahui sejauh mana pemerintah melaksanakan programprogram pembangunannya, sehingga ada mekanisme kontrol dari masyarakat agar potensi peyimpangan pembangunan bisa dikendalikan sedini mungkin. Akan tetapi mekanisme kontrol masyarakat berupa keterbukaan
informasi
masih
terkesan
sulit
didapatkan, kesenjangan antara pemerintah daerah, masyarakat, Lembaga swadaya masyarakat, serta Organisasi
masyarakat
masih
jauh
dari
yang
diharapkan.
4. Dasar Hukum dalam Pembentukan PPID bagi Pemerintah Kabupaten/Kota adalah sebagai berikut: a. UU. No. 14 Tahun 2008 Pasal 13 ayat (1):
“Untuk mewujudkan pelayanan cepat, tepat, dan sederhana setiap Badan Publik: a. Menunjuk Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi” b. PP No. 61 Tahun 2010 Pasal 21 ayat (1):
4
“PPID harus sudah ditunjuk paling lama 1 (satu)
tahun
terhitung
sejak
Peraturan
Pemerintah ini diundangkan” c. Permendagri No. 35 Tahun 2010 Pasal 7 ayat
(1): “Untuk mengelola pelayanan informasi dan dokumentasi di lingkungan Kementerian Dalam Negeri dan Pemerintahan daerah ditetapkan PPID”.
5. Dalam
mendorong
Pemerintah
Daerah
untuk
membentuk PPID diterbitkan Surat Edaran Mendagri No. 356/8429/SJ tgl 25 Nov 2013 tentang Panduan Penyusunan, Pelaksanaan dan Pelaporan Aksi Pencegahan dan Pemberantasan Korupsi (Aksi PPK) Pemda Tahun 2014. Semula 7 (tujuh) rencana aksi ditambah mjd 8 (delapan) rencana aksi melalui SE Mendagri No. 700/3057/V/Bangda tgl 3 April 2014, perihal Pelaksanaan RAD-PPK Pemda Th 2014. Tambahan
rencana
aksi
tersebut,
yakni
:
5
Pembentukan & Penguatan Tugas Pokok & Fungsi PPID Utama & PPID Pembantu.
6. Disamping itu, dengan diterbitkannya Instruksi Presiden No. 7 Tahun 2015 tentang Aksi Daerah Pencegahan dan Pemberantasan Korupsi (AD-PPK) tanggal 6 Mei 2015, salah satu poin penting adalah Pelaksanaan
E-Government
dan
Keterbukaan
Informasi Publik. Pada butir ke 34-35 ditegaskan tentang Penguatan Peran Pejabat Pngelola Informasi dan Dokumentasi (PPID) dengan ukuran keberhasilan antara
lain
adalah:
Terbentuknya
PPID
dan
Penerbitan SOP layanan Informasi serta Publikasi Daftar
Informasi
Publik
pada
website
Pemprov/Pemkab/Pemko, dan Evaluasi Pelaksanaan UU. No. 14 Tahun 2008.
7. Ukuran
keberhasilan
Aksi
Pencegahan
dan
Pemberantasan Korupsi (Aksi PPK) adalah sebagai berikut:
6
a. Terbentuknya Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi (PPID) b. Diterbitkannya SOP (standard operational prosedur) layanan informasi publik. c. Dipublikasikannya daftar informasi publik di website Pemerintah Provinsi / Kabupaten / Kota. 8. Berdasarkan Pasal 7 UU No.14 Th. 2008 dan Pasal 45 Permendagri No. 35 Tahun 2010, kewajiban Badan Publik/Pemerintah adalah sebagai berikut: a. Menunjuk dan mengangkat PPID melalui SK Kepala Daerah b. Menetapkan
standar
operasional
prosedur
pelayanan informasi dan dokumentasi c. Menyediakan dan memberikan informasi: secara berkala, serta merta, tersedia setiap saat, berdasarkan permintaan
7
d. Menyediakan kepentingan
sarana
dan
penyimpanan
prasarana dan
untuk
pengolahan
informasi. e. Menetapkan standar biaya (jika diperlukan) f. Menyediakan anggaran untuk pengembangan PPID g. Menanggapi
keberatan
atas
permintaan
informasi yang dilakukan oleh pemohon informasi h. Membuat dan mengumumkan laporan pelayanan informasi secara berkala.
9. Pengertian PPID (Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi) menurut UU. No. 14 Th. 2008 adalah pejabat
yang
penyimpanan,
bertanggung
jawab
pendokumentasian,
di
bidang
penyediaan,
dan/atau pelayanan informasi publik.
10. Sebagaimana diamanatkan dalam pasal 13 undangundang no. 14 tahun 2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik dan pasal 7 Permendagri No. 35
8
tahun 2010 tentang Pedoman Pengelolaan Pelayanan Informasi
dan
Dokumentasi
di
lingkungan
Kementerian Dalam Negeri dan Pemerintah Daerah, Pemerintah Provinsi dan Pemerintah Kabupaten/Kota wajib menetapkan pejabat pengelola informasi dan dokumentasi (PPID) melalui surat keputusan kepala daerah. Di samping itu, berdasarkan surat Menteri Dalam Negeri No. 188.2/3435/sj perihal pelaksanaan undang-undang
no.
14
tahun
2008
tentang
keterbukaan informasi publik, diatur bahwa PPID untuk tingkat provinsi berada pada Biro Humas, sedangkan untuk kabupaten/kota, berada pada bagian humas. Khusus bagi daerah yang memiliki Dinas Kominfo dan didalamnya digabung unit kerja kehumasan, maka kepala dinas yang bersangkutan ditunjuk dan diangkat sebagai PPID. 11. Berdasarkan Permendagri No. 35 Tahun 2010 pasal 8, kedudukan PPID dan PPID Pembantu adalah sebagai berikut:
9
1.
PPID di lingkungan Pemerintahan Provinsi bertanggungjawab kepada Gubernur melalui Sekretaris Daerah.
2.
PPID
di
lingkungan
Kabupaten/Kota
Pemerintahan
bertanggungjawab
kepada
Bupati/Walikota melalui Sekretaris Daerah. 3.
PPID
di
lingkungan
Pemerintahan
Provinsi
dibantu oleh PPID Pembantu yang berada di lingkungan Satuan Kerja Perangkat Daerah dan/atau Pejabat Fungsional. 4.
PPID
di
lingkungan
Pemerintahan
Kabupaten/Kota dibantu oleh PPID Pembantu yang
berada
di
lingkungan
Satuan
Kerja
Perangkat Daerah dan/atau Pejabat Fungsional.
11. Dalam pelaksanaannya, Tugas dan Tanggung Jawab PPID menurut Pasal 9 Permendagri No. 35 Tahun 2010 antara lain adalah sebagai berikut:
10
a. Mengkoordinasikan dan mengkonsolidasikan pengumpulan
bahan
informasi
dan
dokumentasi dari PPID Pembantu. b. Penyediaan,
penyimpanan,
pendokumentasian,
dan
pengamanan
informasi. c. Pelayanan informasi sesuai dengan aturan yang berlaku. d. Pelayanan informasi publik yang cepat, tepat, dan sederhana. e. Penetapan
prosedur
operasional
penyebarluasan Informasi Publik. f. Pengujian
Konsekuensi
Pengklasifikasian
informasi dan/atau pengubahannya g. Penetapan informasi yang dikecualikan yang telah habis jangka waktu pengecualiannya sebagai informasi publik yang dapat diakses, dan
11
h. Penetapan
pertimbangan
tertulis
atas
kebijakan yang diambil untuk memenuhi hak setiap orang atas Informasi Publik.
12. Wewenang
PPID
sebagaimana
tertera
dalam
Permendagri No. 35 Tahun 2010 Pasal 10 adalah: a. menolak dikecualikan
memberikan sesuai
informasi dengan
yang
ketentuan
peraturan perundang-undangan; b. meminta dan memperoleh informasi dari unit kerja/komponen/ satuan kerja yang menjadi cakupan kerjanya; c.
mengkoordinasikan
pemberian
pelayanan
informasi dengan PPID Pembantu dan/atau Pejabat Fungsional yang menjadi cakupan kerjanya; d. menentukan atau menetapkan suatu informasi dapat/tidaknya diakses oleh publik; dan e.
menugaskan PPID Pembantu dan/atau Pejabat Fungsional untuk membuat, mengumpulkan,
12
serta memelihara informasi dan dokumentasi untuk kebutuhan organisasi.
13. Pembina PPID dijabat oleh Kepala Badan Publik Pemda, yakni : Kepala Daerah dan Wakil Kepala Daerah
Fungsi Pembina : mempunyai fungsi pembinaan terhadap pengelola layanan informasi dan dokumentasi dan seluruh rangkaian
kegiatan
pengelolaan
informasi dan
dokumentasi sesuai dgn mekanisme yang ditentukan
Tugas Pembina : a. Melakukan pembinaan terhadap pengelolaan pelayanan
informasi
dan
dokumentasi
dilingkungan Pemda; b. Mengesahkan
&
menetapkan
jenis-jenis
informasi, yaitu : informasi yg wajib disediakan dan diumumkan secara berkala, serta merta,
13
tersedia
setiap
saat
serta
informasi
yg
dikecualikan
14. Pengarah PPID dijabat oleh Sekretaris Daerah Fungsi Pengarah PPID ini adalah: 1. mengarahkan kegiatan pengelolaan informasi dan dokumentasi serta menjamin ketersediaan informasi secara terintegrasi dan terkoordinasi 2. Menerima keberatan atas penolakan dari pemohon informasi publik. 3. Memberikan tanggapan atas keberatan yang diajukan oleh pemohon informasi dalam jangka waktu paling lambat 30 (tiga puluh) hari kerja sejak diterimanya laporan keberatan secara tertulis. 4. Sebagai perwakilan badan publik Pemda dalam sengketa informasi publik. 5. Memberikan persetujuan atau penolakan atas surat penetapan daftar informasi publik dan surat penetapan klasifikasi dari PPID.
14
15. Daftar
Informasi
keterangan
Publik
secara
catatan
sistematis
yang
tentang
berisi seluruh
informasi publik yang berada dibawah penguasaan badan
Publik
tidak
termasuk
informasi
yang
dikecualikan.
16. Dalam membuat Daftar Informasi Publik, SKPD harus melakukan
pengklasifikasian
informasi
dengan
klasifikasi sebagai berikut: a. informasi yang wajib disediakan dan diumumkan, meliputi: 1. informasi yang wajib disediakan dan diumumkan secara berkala; 2. informasi yang wajib diumumkan secara serta merta; dan 3. informasi yang wajib tersedia setiap saat. b. Informasi yang dikecualikan.
15
17. Informasi yang wajib disediakan dan diumumkan secara berkala harus di tinjau ulang minimal 1 (satu) kali dalam setahun. Informasi ini antara lain adalah: a. informasi tentang Profil SKPD meliputi: 1) informasi tentang kedudukan atau domisili beserta alamat lengkap, ruang lingkup kegiatan, maksud dan tujuan, tugas dan fungsi SKPD beserta unit-unitnya;. 2) struktur organisasi, gambaran umum setiap satuan kerja, profil singkat pejabat struktural; dan 3) laporan harta kekayaan bagi Pejabat Negara yang wajib melakukannya setelah diperiksa dan diverifikasi
dan
Pemberantasan
dikirimkan Korupsi
ke
oleh
Komisi
SKPD
untuk
diumumkan. b. ringkasan informasi tentang program dan/atau kegiatan yang sedang dijalankan dalam lingkup SKPD meliputi: 1) nama dan program kegiatan;
16
2) penanggung jawab, pelaksana program dan kegiatan serta nomor telepon dan/atau alamat yang dapat dihubungi; 3) target dan/atau capaian program dan kegiatan; 4) jadwal pelaksanaan program dan kegiatan; 5) anggaran program dan kegiatan yang meliputi sumber dan jumlah; 6) agenda penting terkait pelaksanaan tugas SKPD; 7) informasi
khusus
lainnya
yang
berkaitan
langsung dengan hak-hak masyarakat; 8) informasi tentang penerimaan calon pegawai; 9) informasi tentang penerimaan calon peserta didik pada
SKPD
yang menyelenggarakan
kegiatan pendidikan untuk umum; c. ringkasan informasi tentang kinerja dalam lingkup SKPD berupa narasi tentang realisasi kegiatan yang telah
maupun
sedang
dijalankan
beserta
capaiannya; d. ringkasan laporan keuangan meliputi: 1) rencana dan laporan realisasi anggaran;
17
2) neraca; 3) laporan arus kas dan catatan atas laporan keuangan yang disusun sesuai dengan standar akutansi yang berlaku; dan 4) daftar aset dan investasi. e. Ringkasan laporan akses informasi publik meliputi: 1) jumlah permohonan informasi publik yang diterima; 2) waktu yang diperlukan dalam memenuhi setiap permohonan informasi publik; 3) jumlah permohonan informasi publik yang dikabulkan baik sebagian atau seluruhnya dan permohonan informasi publik yang ditolak; dan 4) alasan penolakan permohonan informasi publik. f. informasi lain tentang Peraturan Daerah, Peraturan Gubernur, Keputusan Gubernur atau produk hukum daerah lainnya sebagai kebijakan yang mengikat dan/atau berdampak bagi publik yang dikeluarkan Pemerintah Daerah;
18
g. informasi tentang hak dan tata cara memperoleh informasi publik, pengajuan keberatan, proses penyelesaian sengketa informasi publik dan pihakpihak
yang
bertanggungjawab
untuk
dapat
dihubungi; h. informasi
tentang
tata
cara
pengaduan
penyalahgunaan wewenang atau pelanggaran yang dilakukan baik oleh Pejabat Pemerintah Daerah maupun pihak yang mendapatkan izin atau perjanjian kerja dari Pemerintah Daerah; i.
informasi tentang pengumuman pengadaan barang dan jasa sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan;
j.
informasi tentang prosedur peringatan dini dan evakuasi
keadaan
darurat
di
setiap
kantor
Pemerintah Daerah.
18. Informasi yang wajib diumumkan secara serta merta merupakan informasi yang dapat mengancam hajat hidup orang banyak dan ketertiban umum. Informasi
19
ini disampaikan dengan cara yang mudah dijangkau masyarakat dan dalam bahasa yang mudah dipahami. Informasi yang dimaksud antara lain adalah: a. informasi mengenai bencana alam seperti potensi tsunami, gunung meletus, tanah longsor, banjir, hama penyakit tanaman, epidemik, wabah, kejadian luar biasa, kejadian antariksa dan lain sebagainya; b. informasi mengenai bencana non-alam seperti kegagalan industri atau teknologi, dampak industri, limbah berbahaya, pencemaran lingkungan dan lain sebagainya; c. informasi
mengenai
bencana
sosial
seperti
kerusuhan sosial, konflik sosial antar kelompok atau antar masyarakat dan teror; d. jenis, penyebaran dan daerah yang menjadi sumber penyakit yang berpotensi menular; e. racun pada bahan makanan yang dikonsumsi masyarakat; f. rencana gangguan terhadap utilitas publik.
20
19. Informasi yang wajib tersedia setiap saat antara lain adalah: a. daftar informasi publik pada SKPD/Unit Kerja terkait yang tidak termasuk informasi yang dikecualikan; b. informasi tentang Peraturan Daerah, Peraturan Gubernur, Keputusan Gubernur atau produk hukum lainnya sebagai kebijakan yang mengikat dan berdampak bagi publik yang dikeluarkan badan publik; c. informasi
tentang
organisasi,
administrasi,
personil dan keuangan; d. agenda kerja Pemerintah Daerah; e. syarat-sarat
perijinan,
dan/atau
dikeluarkan
izin
yang
diterbitkan
berikut
dokumen
pendukungnya dan laporan penataan izin yang diberikan; f. rencana strategis dan rencana kerja Pemerintah Daerah;
21
g. informasi mengenai kegiatan pelayanan informasi publik yang dilaksanakan, sarana dan prasarana layanan informasi publik yang dimiliki beserta kondisinya, sumber daya manusia yang menangani layanan informasi publik beserta kualifikasinya, anggaran layanan informasi publik serta laporan penggunaannya; h. jumlah, jenis, dan gambaran umum pelanggaran yang dilaporkan oleh masyarakat serta laporan penindakannya; i.
informasi publik lain yang telah dinyatakan terbuka bagi masyarakat berdasarkan mekanisme keberatan dan/atau penyelesaian sengketa sesuai dengan
ketentuan
peraturan
perundang-
undangan.
20. Pengecualian informasi publik didasarkan pada pengujian mengenai konsekuensi yang timbul apabila suatu
informasi
diberikan
serta
setelah
dipertimbangkan dengan seksama bahwa menutup
22
informasi publik dapat melindungi kepentingan yang lebih besar daripada membukanya atau sebaliknya. Informasi yang dikecualikan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 17 huruf a sampai dengan j, meliputi: a. informasi
yang
dapat
membahayakan
negara/daerah; b. informasi yang berkaitan dengan kepentingan perlindungan usaha dan persaingan usaha tidak sehat; c. informasi yang berkaitan dengan hak-hak pribadi; d. informasi yang berkaitan dengan rahasia jabatan; dan/atau e. informasi
yang
belum
dikuasai
dan
didokumentasikan.
21. PPID
wajib
melakukan
pengujian
konsekuensi
berdasarkan alasan sebagaimana diatur dalam Pasal 17 Undang-Undang Nomor 14 Tahun 2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik sebelum menyatakan
23
suatu informasi publik sebagai informasi yang dikecualikan.
22. PPID
harus
melakukan
inventarisasi
terhadap
informasi yang dikecualikan dan apabila melakukan pengujian konsekuensi sebagaimana dimaksud pada ayat (1) terhadap informasi yang tidak boleh diungkapkan berdasarkan Undang-Undang, wajib menyebutkan
ketentuan
peraturan
perundang-
undangan yang secara jelas dan tegas atau pendapat ahli
yang
menyatakan
suatu
informasi
wajib
dirahasiakan. Alasan harus dinyatakan secara tertulis dan disertakan dalam surat pemberitahuan tertulis terhadap permohonan informasi publik.
23. Dalam melaksanakan pengujian konsekuensi, PPID dilarang mempertimbangkan alasan pengecualian selain hal-hal yang diatur dalam Pasal 17 UndangUndang Nomor 14 Tahun 2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik.
24
24. PPID wajib menghitamkan atau mengaburkan materi informasi yang dikecualikan dalam suatu salinan dokumen informasi publik yang akan diberikan kepada
publik.
PPID
tidak
dapat
menjadikan
pengecualian sebagian informasi dalam suatu salinan informasi publik sebagai alasan untuk mengecualikan akses publik terhadap keseluruhan salinan informasi publik.
Dalam
melakukan
penghitaman
atau
pengaburan informasi PPID wajib memberikan alasan dan materinya pada masing-masing hal yang dihitamkan atau dikaburkan.
25. Informasi yang dikecualikan ditetapkan dalam bentuk surat penetapan klasifikasi oleh Gubernur atas usulan PPID.
26. Alur Mekanisme Tata Cara Pengecualian Informasi Publik: a. PPID melalui SK Kepala Daerah menetapkan Tim Pembahasan Klasifikasi Informasi untuk melakukan uji konsekuensi. 25
b. Tim Pembahasan terdiri dari PPID Utama, Sekretaris
Dishubkominfo,
Sekretaris
Bappeda, Sekretaris DPKD dan Biro Hukum. c. Tim Pembahasan akan melakukan verifikasi Daftar Informasi Publik masing-masing SKPD dan menetapkan Informasi Yang Dikecualikan dengan
Berita
Acara
yang
kemudian
ditetapkan melalui SK Kepala Daerah tentang Informasi Yang Dikecualikan. d. Apabila permohonan informasi dari publik belum diklarifikasi jenis informasinya, apabila dibutuhkan,
Tim
melakukan informasi
uji yang
Pembahasan konsekuensi
akan
diberikan
dapat terhadap kepada
pemohon informasi. 27. Pentingnya
Badan
Publik
menyelenggarakan
Keterbukaan Informasi Publik: a. Membentuk Opini publik melalui informasi yang akurat.
26
b. Informasi Publik yang akurat dapat mencegah rumor negatif dan tidak benar beredar. c. Meminimalisir Korupsi dan Penyalahgunaan Informasi Orang Dalam d. Memperbaiki kinerja Badan Publik secara lebih tepat e. Membangun
hubungan
baik
dan
meningkatkan kepercayaan publik terhadap Badan Publik. f. Akuntabilitas Demokratis
27
