Adressenbestanden Erfgoedcellen – Erfgoedcel Waasland
1. Welk programma gebruik je? Gratis of betalend? Binnen het programma Access werd een centraal databestand aangemaakt. Voor de ontwikkeling van dit programma werd beroep gedaan op een externe firma die de ontwikkeling van het programma voor zijn rekening nam. Het beheer van het programma gebeurt door de Erfgoedcel zelf. 2. Ontwikkelde je het zelf, gebeurde het overkoepelend in je gemeente of deed een firma dat? Het programma werd ontwikkeld door Dimict bvba en was een initiatief van de Erfgoedcel Waasland. 3. Is het adressenbestand gekoppeld aan andere databanken? Zo ja hoe? Het betreft hier een centraal adressenbestand waar alle gegevens van organisaties en personen verzameld wordt en onderling verbonden zijn met elkaar. Het adressenbestand zelf is niet gekoppeld met andere databanken en staat dus op zichzelf. 4. Welke inspraak had je bij de opmaak van de velden? De opmaak van de velden werd in door ons bepaald mits wisselwerking met het bedrijf die het databasebestand heeft ontworpen. 5. Welke logica werd gevolgd bij de opmaak? Welke doelen wilde je er zeker mee bereiken? Op de hoofdpagina werden 7 rubrieken aangemaakt: Personen, organisaties, mailings, definitietabellen, projecten, inschrijvingen en bestellingen, afsluiten. De meest courant gebruikte thema’s werden hier gekozen om een opdeling te rechtvaardigen. a. Personen: omvat persoonlijke data: contactgegevens, expertise van de persoon, de organisatie waartoe de persoon behoort (gelinkt met de tweede rubriek ‘organisaties’, contacten die er geweest zijn met die persoon (bvb. aanwezigheid op een vergadering), mailings naar die persoon (bvb. een uitnodiging naar die persoon verstuurd), inschrijvingen of bestellingen van deze persoon (bvb. inschrijving cursus, bestelling van een boek, enz.)
1
b. Organisaties: omvat organisatiedata: contactgegevens, adresgegevens (bezoekersadres en/of postadres, facturatieadres, leveringsadres, enz.), personen (personen behorend tot deze organisatie, ook gelinkt aan de rubriek personen), contactgroepen (behorend tot bepaalde contactgroepen bvb. commissie), mailings (ontvangen mailings, tevens gelinkt aan rubriek mailings), contacten (contact met de organisatie), inschrijvingen en bestellingen (bvb. aankoop van publicatie), tijdschriften (tijdschriften gepubliceerd door de organisatie), organisatie info, vrijwilligers (functie en contactgegevens van de vrijwilligers werkzaam binnen de organisatie).
2
c. Mailings: omvat mailingdata. Dit omvat verstuurde brieven als officieel verstuurde emails bvb. ter uitnodiging van een evenement: info mailing (praktische gegevens), groepen voor mailings (tot de groepen dat de mailing wordt verstuurd), tekst e-mail, overzicht ontvangers (personen en/of organisaties)
3
d. Definitietabellen: overzicht van de meest frequent gebruikte elementen: een definitietabel volgens adrestype, contacttype, expertise, frequentie (wekelijks, maandelijks, enz.), functie, groep (bvb. groep ‘commissies’, ‘onderwijs’, ‘leveranciers’, enz., organisatietype (bvb. ‘federale overheid’, ‘feitelijke vereniging’, enz.) en sjabloon (gebruikte sjablonen).
e. Projecten: rubriek met projectinformatie van de Erfgoedcel als van externen. In deze rubriek is informatie terug te vinden over het project, de contacten, de mailings, verkopen, velden en invulformulier.
4
f.
Inschrijvingen en bestellingen: deze rubriek biedt een overzicht van de inschrijvingen (workshops, cursussen, enz.) en bestellingen (aankoop publicaties, enz.). Deze rubriek wordt opgedeeld in verkoopitems, de bestelling of inschrijving (welke organisatie of persoon heeft zich ingeschreven) en ‘e-mailbericht voor bevestiging’
5
g. Afsluiten: snelfunctie om het programma af te sluiten.
6. Werden de verwachtingen ingelost bij ingebruikname? Ja, een geïntegreerd databasebestand die gebruiksvriendelijk (snelfunctie om te printen, een excell te maken, enz.) en gestructureerd uitgebreide data-informatie (o.a. bestellingen, aankopen, e.d.) bewaart. 7. Sterktes? a. Gebruiksvriendelijk (snelfuncties: afdrukken, excell maken, …) en overzichtelijk b. Te gebruiken op iedere pc met access c. Diverse data worden bijgehouden op een gestructureerde geïntegreerde manier: bvb. bestellingen of inschrijvingen die een bepaalde persoon verricht d. Geïntegreerd centraal bestand: rechtsstreeks mails versturen vanuit de database, snelfunctie printen, snelfunctie omzetten in een excell-tabel e. Voorheen: twee adressenbestanden: publiek en sector. Met het nieuwe adressenbestand worden de beide samengevoegd tot één centraal bestand. 8. Zwaktes? a. b. c. d.
Inwerkingstijd in het gebruik van het nieuwe programma Ontwikkeling van het programma is duur Niet gekoppeld aan internet bvb. automatisch nieuwsbrieven inschrijven e.d. Vrij tijdsintensief om te ontwikkelen
6
9. Andere opmerkingen: Kennisbeheer Wordt de kennis van/over contactpersonen ook bijgehouden? Zo ja in welke vorm? (bijvoorbeeld: persoon X kreeg uitnodiging voor evenement Y en Z, nam deel aan erfgoeddag 2006 en 2008, kocht boek A en is ook nog eens voorzitter van de plaatselijke heemkring.) Ja, dit wordt allen bijgehouden. Zie rubrieken (boven).
Zou je dit willen bijhouden? Het bijhouden van deze data biedt een groter inzicht in de interesses, expertises, enz. van organisaties en personen. Door deze aanvullende informatie kunnen onder meer beslissingen (eventuele samenwerkingsverbanden, enz.) bewerkstelligd worden door de bijkomende informatie en/of op een meer gefundeerde manier verlopen.
7
