2. Mededelingen Stemcommissie: Sanne Hogesteeger en Bregje Schreuders Aanwezig: 33

Agenda Halfjaarlijkse ALV van Itiwana, 20e bestuur 18 april 2013, 19.00u Locatie: FSW 1A21

1. Opening 19.15 uur

2. Mededelingen Stemcommissie: Sanne Hogesteeger en Bregje Schreuders Aanwezig: 33

3. Vaststellen agenda 4. Goedkeuren notulen Beleids-ALV 14-12-2011 Voor: 7 Tegen: 1 Onthouden van stem: 25

5. Behandelen Halfjaarlijks Verslag Commissies: Er zijn wat veranderingen geweest in commissie samenstelling. Er zijn een aantal mensen gestopt met hun commissie werk. Dit zijn Willliam van Voorbergen, Floor Hendrik en Gideon van Engelenhoven, Eva van der Kolk en Annnemijn Bos. Zie voor uitgebreider verslag het halfjaarlijks verslag 20122013 in.

Daarnaast heeft het WDO een aantal nieuwe aanwinsten voor het nieuwe bestuur.

Studievereniging Itiwana Wassenaarseweg 52 (Kamer SB-07) 2333 AK Leiden

Telefoonnummer: 071-5274025 Girorekening: 6239697 [email protected] www.itiwana.org

Nadia Teunissen licht haar halfjaarlijks verslag toe: - Er zijn veranderingen en plannen voor voorlichtingsactiviteiten. Dit jaar hebben we het EHBLO gehad, wat we volgend jaar zo vroeg mogelijk in het begin van het studiejaar willen organiseren omdat e studenten op dat moment meer gemotiveerd en meer behoefte hebben aan deze EHBLO dan wanneer zij al halverwege zijn met hun werk.

- De presentatie van Itiwana tijdens de open dag is eruit gehaald. Het waren volgens het departement teveel mensen in korte tijd voor deze open dag. Nadia Teunissen wil dit graag terug zien te krijgen. - Lustrumcommissie is opgestart, dit punt zal besproken worden in het discussieblok. - Fotocommissie is opgesteld, dit punt zal net het vorige punt verplaatst worden naar het discussieblok.

Reacties en/of vragen: Femke Gubbels: Wil graag meedenken over de presentatie en promotie van Itiwana bij potentieel nieuwe leden. Itiwana presenteren bij een meeloopdag zoals gister werkt waarschijnlijk beter dan bij een open dag voor een groep die er nog helemaal niks van weet. Daar werkt het hoogstwaarschijnlijk verwarrend.

Merel de Schepper licht haar halfjaarlijks verslag toe: - Merel is bezig met het financieel overzicht van het lustrum. - De financiële administratie van Itiwana is goed op orde. - Zij vormt een goed aanspreekpunt voor commissieleden, met name voor de penningmeesters. - Merel heeft een onderzoek naar andere boekhoudsystemen nog niet volledig gedaan. Ze heeft samen met Pepijn de Wit eerst het ledenbestand op orde gebracht voordat zij op zoek ging naar nieuwe software. - Aan de mogelijkheid tot online inschrijven wordt gewerkt, dit hangt samen Studievereniging Itiwana Telefoonnummer: 071-5274025 Wassenaarseweg 52 (Kamer SB-07) Girorekening: 6239697 2333 AK [email protected] Leiden www.itiwana.org

met wat er met de boekleverancier wordt afgesproken. - Ze houdt contact met de andere studieverenigingen. - Het mentoraat is nu bezig met een clubhuis zoeken voor het eerstejaarsweekend van volgend jaar. Dit jaar zal het eerstejaarsweekend nog plaatsvinden in België, net als vorig jaar.

Reacties en/of vragen: Anna de Keijzer: was dit niet omdat we een activiteit in het buitenland moesten hebben om geld te krijgen voor de vereniging? Merel de Schepper: Nee, dit maakt niet uit. Simone de Boer: Valt de nieuwe locatie dan goedkoper uit? Femke Gubbels: geeft aan dat het jaar ervoor goedkoop was en dat het in verhouding is met de andere jaren is.

Pepijn de Wit licht zijn halfjaarlijks verslag toe: - Pepijn heeft enige overlap met Merel wat betreft punten die toelichting vereisen. Pepijn is bezig geweest met het ledenbestand opschonen, voor zover hij weet is iedereen nu in de juiste groepen ingedeeld, is alles volledig gemaakt en hebben we van iedereen die hij kan bereiken de juiste gegevens. - Het zoeken naar een nieuw ledenbestand en/of administratie software is eigenlijk niet nodig voor een kleine vereniging als Itiwana. PC Leden is een goed programma, wanneer alles juist is ingesteld en ingevuld. - Met de reiscommissie gaat het goed. De commissie ligt op schema en alles past binnen het budget.

Reacties en/of vragen: Simone de Boer: wat is puntje 9 precies? Pepijn de Wit: dat is hoe het digitale contact (e-mail) verloopt. Bregje Schreuders: Handje bij punt 15 mag gewoon vinkje zijn.

6. Studievereniging Itiwana Wassenaarseweg 52 (Kamer SB-07) 2333 AK Leiden


Jemma Middleton licht haar halfjaarlijks verslag toe: - Het contact met StudyStore verliep in het begin goed. Maar na de boekenactie is dit veranderd. Facturen komen te laat, communicatie gaat niet goed. Dit gaat geëvalueerd worden met StudyStore. Daarnaast waren de juiste contactgegevens niet altijd duidelijk. - Jemma wil de boekverkoop makkelijker maken. Hoe dit gedaan gaat worden ligt onder andere aan Studystore, het kunnen controleren van studenten en het lid zijn van Itiwana en de voorwaarden voor betalen via ideal. - De educom is bezig met een stemsysteem voor de activiteit in september. Leden kunnen stemmen op een thema voor een activiteit van de educom. - Jemma is op zoek naar nieuwe boekleverancier: NewClicks. Dit komt terug in het discussieblok en is ook na te lezen in het halfjaarlijks verslag.

Siddiq Raams licht zijn halfjaarlijks verslag toe: - Acticom: Het penningmeesterschap in deze commissie is gewisseld. Ruben Reus heeft het overgenomen van Annemijn Bos. Van de nieuwe activiteiten is er eentje al uitgevoerd. - ICA: Heeft zich zoveel mogelijk aan de handleiding gehouden. Er was de eerste keer een beetje tijdsnoot, vandaar de fout op de voorkant. Voor de tweede ICA is meer tijd genomen om dit soort fouten te voor komen.

Eva schouten licht haar halfjaarlijks toe: - Alles is goed gegaan. - MEDIAWANA werkt weer!! Eva gaat nog kijken naar een iets betere manier om ermee te werken. - Bulletin: Rubriek nazorg: waaruit kwam dat antropologen.nl misschien een samenwerking wil. Daar kan verder nog niet veel over verteld worden.

Reacties en/of vragen: Bregje Schreuders: Loopt de app een beetje? Heeft het nut? Is het geen spam? Studievereniging Itiwana Wassenaarseweg 52 (Kamer SB-07) 2333 AK Leiden


Eva Schouten: Nee er is geen spam. Alles komt in één keer aan. Het is verder geen interactieve app. Neemt ook geen ruimte in op telefoon. Anna de Keijzer: Is er een financiële bijdrage van antropologen.nl? Eva Schouten: Nee maar de samenwerking kan zeer nuttig zijn. Femke Gubbels: nog even over de app: Ik heb 1 testberichtje gekregen, daarna nooit meer. Klopt dit of ligt dat aan mij? Eva Schouten: Er is vaker een bericht uitgestuurd. Sanne Hogesteeger: Misschien kan er nog vaker een berichtje komen via de app? Eva Schouten: Misschien is dat iets om hier te peilen? Sanne Hogesteeger: Je hoeft niet bang te zijn dat het spam wordt als je elke week een berichtje stuurt in vergelijking met facebook. Nena Bode: Ik merk er te weinig van, kunnen het ook niet aanbieden vanuit de acquisitie. Eva Schouten: Er kan niet veel meer gebeuren dan berichtgeving. Nena Bode: Gewoon iets vaker een bericht/melding via de app eruit gooien. Nadia Teunissen: Dus er moet meer gestuurd worden via de app.

Concluderend± 1x in de week kan nu misschien een berichtje gestuurd gaan worden. Eva wil dit wil gaan doen.

Simone de Boer: Er was sprake van een ledenaccount voor Mediawana. Hoe zit dat hiermee? Eva Schouten: Ik ga daar nu dingen mee doen. Ik kan nu eindelijk in Mediawana. Simone de Boer: Wat is puntje 8 , kalender maken? Eva Schouten: Dat was voor betrokkenheid, dat is in het bulletin uitgevoerd. Simone de Boer: Itiweek: Vind het international berichtje kort en onopvallend. Eva Schouten: Daar wordt nog over nagedacht hoe we dat misschien beter kunnen doen. Het is lastig om echt alles in het Engels te zetten. Studievereniging Itiwana Telefoonnummer: 071-5274025 Wassenaarseweg 52 (Kamer SB-07) Girorekening: 6239697 2333 AK [email protected] Leiden www.itiwana.org

Simone de Boer: Er wordt wel veel niet-Itiwana ingezet. Nadia Teunissen: Concluderend: Er zijn meer mensen die teveel niet-Itiwana berichtjes in de Itiweek vinden staan. Het moet minder herhaald worden.

(Iris van Genuchten komt binnen: 19:42 uur)

Mieke Zaal licht haar halfjaarlijks verslag toe: - Er wordt gebrainstormd hoe meer master leden bereikt kunnen worden. - De sponsorbrochure is er en kan gedrukt worden. - Contact met de Lassa: zouden meer kennis met elkaar uitwisselen maar de besturen hebben het te druk om zich hier echt mee bezig te houden. - Donaties en extra leden: De AA heeft donaties gekregen op de ouderavond, deze zijn speciaal voor het lustrum geworven. - Sponsors krijgen die duurzaamheidgericht zijn, is niet nog gelukt. - Alumni bestand doorvoeren kan nog meer aandacht krijgen omdat er verkeerde lijsten van het secretariaat zijn aangeleverd.

Reacties en/of vragen: Bregje Schreuders: Hoe gaat het met de AA zelf? Mieke Zaal: Gaat goed, het geeft nog wel eens wat struggles met de kleine commissie. Vergaderingen plannen gaat nog wel eens lastig. Simone de Boer: Ben wel benieuwd hoe je creatief sponsorgeld hebt verworven? Mieke Zaal: Tegoed bij een feestwinkel bijvoorbeeld.

7. Behandelen van het Financieel Halfjaarlijks Verslag - Grootste deel van de contributie komt volgend studiejaar weer. - Het Sponsorgeld van Studystore duurt wat langer voordat het binnen is. - Er zijn drie nieuwe donateurs. - Punt 7,8 en 9 zijn reserveringen door vorige besturen voor lustrum Studievereniging Itiwana Telefoonnummer: 071-5274025 Wassenaarseweg 52 (Kamer SB-07) Girorekening: 6239697 2333 AK [email protected] Leiden www.itiwana.org

commissie.

Sanne Hogesteeger: Waar bestaat het geld van de acquisitie uit? Mieke Zaal: Afrikadag en Europass. Merel de Schepper: Er is nog meer toegekend door Tunafish maar dat is nog niet binnen. Mieke Zaal: Elke maand krijgen we €15 van tunafish. Zij maken dit over op moneybookers. Om dat geld van daar over te maken naar de Itiwana rekening betaal je 2 euro dus we verzamelen daar het bedrag en innen dit aan het eind van het jaar.

Uitgaven: - De acticom heeft relatief weinig uitgegeven door de winst van het gala. - Het bulletin heeft iets meer dan gepland uitgegeven door de drukker die duurder is geworden. - Geld van de Lassa komt eraan.

Merel geeft een opsomming van de uitgaven. Dit kunt u terugvinden in het halfjaarlijks financieel verslag.

Reacties en vragen: Maarten: Ik vind het onduidelijk hoe het gegaan is met het overzetten van de mentoraat rekening. Ik neem aan dat dit niet elk jaar zo gebeurd? Merel: Nee dat klopt, de penningmeester is ermee gestopt en moest er iets geregeld worden omdat William van Voorbergen in India zit. Je krijgt een gratis betaalpas. Simone de Boer: Volgens mij klopt er iets niet. Punt 8. Merel de Schepper: Het gerealiseerde bedrag moet ook op 267,34 euro.

Merel gaat hier naar kijken. Studievereniging Itiwana Wassenaarseweg 52 (Kamer SB-07) 2333 AK Leiden


Bij de commissies gaat alles goed. De acticom had alleen een klein kasverschil van 7,21 euro.

GOEDKEUREN VAN HET FINANCIEEL PLAN mits punt 8 van uitgaven vorig jaar op gerealiseerd wordt gezet: Voor: 31 Tegen: 0 Onthoud zich van stem: 3

(Irene Leibrand en Femke Gubbels gaan weg: 19:59 uur)

8. Pauze

9. Zorgvuldigheid - We zijn bezig met het verbeteren van de zorgvuldigheid zoals spelling en het bezorgen van de goede brieven. Er zijn nu overal dubbele checks op spelling en drukken zoals bij het bulletin en de ICA. - Daarnaast zal het briefverkeer afgeschaft worden en via de mail gedaan worden.

Reacties en/of vragen: Marloes Bosch: Kan dat volgens statuten? Nadia Teunissen: Volgens de statuten moet iets schriftelijk verstuurd worden. Volgens het juridisch woordenboek valt een mail daar ook onder.

10. Lustrumcommissie - Eerst de leden inslaan voor de Lustrumcommissie. Tommie Metselaar - Lid Gala Marsha den uil – Secretaris Merel van der Padt: Lid congres Studievereniging Itiwana Wassenaarseweg 52 (Kamer SB-07) 2333 AK Leiden


Vienne: - Lid promotie Anna de Keijerzr: Lid gedenkboek Stephanie Ratcliffe: Penningmeester Nadia Teunissen: Lid Acquisitie Iris van Genuchten: Voorzitter

- Opzet lustrum Iris van Genuchten: De grote activiteiten zullen zijn: - WDO activiteit - Gedenkboek maken: Alle leden (die willen) komen daar in. Voorzitter WDO en Itiwana etc. worden gevraagd een bijdrage te leveren. De geschiedenis van WDO en Itiwana komt erin. - Congres: wordt georganiseerd samen met departement. Merel van der Padt en Iris van Genuchten, Jan Jansen, Erik Bahre en Kim van Drie regelen dit. Deze commissie gaat binnenkort van start. Tijdens dit congres wordt veel reclame gemaakt voor het gala. Het lustrumgala wordt grootster dan normaal. Inbreng van leden is hierin van belang. Misschien een liveband. Om voor alumni aantrekkelijk te maken willen we een alumni diner houden. Zo worden ze er zoveel mogelijk bij betrokken. We willen ook een enorme pubquiz organiseren samen met het WDO. Tijdens deze pubquiz willen we het gedenkboek presenteren. Thema en kleuren worden nog bekend gemaakt. -Dinner/lunch zal de dag na gala gehouden worden.

Vragen? Bregje Schreuder: Mensen die dit graag willen, komen in het boek? Iris van Genuchten: Heeft een brief opgesteld. Die krijgen alle itiwana leden waarin wordt aangegeven waarin staat dat we graag een foto van ze willen, quote, anecdote etc. Als men niks opstuurt, kom je er niet in. Femke Gubbels: Komen daar ook de aankomende eerstejaars in? Studievereniging Itiwana Telefoonnummer: 071-5274025 Wassenaarseweg 52 (Kamer SB-07) Girorekening: 6239697 2333 AK [email protected] Leiden www.itiwana.org

Iris van Genuchten: JA, het frame moet er staan. Tijdens boekenactie en eerstejaarsweekend zal dit aan de nieuwe eerstejaars gevraagd worden. Sanne Hogesteeger: Gaat dit ook over alumni leden? Anna de Keijzer: Nee, alleen de aankomende alumni. Marloes Bosch: Waarom niet Alumni? Dit heeft toch juist betrekking op hen. Nadia Teunissen: Dat is een goed idee, daar hebben we nog niet eens over nagedacht. Sanne Hogesteeger: Gaan we de kosten nog bespreken? Nadia Teunissen: We hebben een begroting opgesteld. Een gedenkboek is goed voor sponsorwerving. Het wordt breder verspreid dan normaal. We zijn uitgegaan van de duurste versie dus het kan alleen maar meevallen. Het moet haalbaar zijn. Anders denken we nog aan een bijdrage te vragen aan de leden. Iris van Genuchten: DB kan bijdrage leveren. Marloes Bosch: Wat is heel veel geld van DB voor het congres ? Iris Genuchten: Dat kan ik niet definiëren. Marloes Bosch: mag het sluizen naar iets anders dan het congres? Iris van Genuchten: Nee.

Simone de Boer: Kijk je naar wat binnenkomt qua smoelen en ga je het daarmee doen? Je gaat niet extra pushen als je weinig aanmeldingen hebt? Nadia Teunissen: Nee we gaan niet pushen Bregje Schreuders: Stel dat je er maar 10 hebt. Nadia: Dan zullen we wel extra ons best doen dat mensen gaan reageren.

Simone de Boer: In wat voor tijdbestek gaat alles van het lustrum gebeuren? Nadia Teunissen: in het eerste semester, september tot december jaar daarna.

Nadia Teunissen: Ik heb zelf nog een vraag aan de ALV over het beginjaar van Itiwana. Wij zijn uitgegaan van 1993 toen het idee ´geboren´werd, maar in Studievereniging Itiwana Telefoonnummer: 071-5274025 Wassenaarseweg 52 (Kamer SB-07) Girorekening: 6239697 2333 AK [email protected] Leiden www.itiwana.org

1994 ging het eerste bestuur pas van start. Bregje Scheuders: ik denk 1993 Iris van Genuchten: wat zegt Igor hierover? Nadia Teunissen: 1993 wordt gezien als de oprichting, maar Igor zat niet in het eerste bestuur. Dus we doen hem een beetje eer aan om 1993 als begindatum te kiezen. WE STELLEN DUS 1993 IN ALS BEGIN DATUM.

11. Discussieblok Technisch voorzitter: Bregje Schreuders.

- Fotocom (Zie projectplan fotocommissie)

Vragen of opmerkingen Simone de Boer: Is de fotocommissie degenen die ze op mediawana zet? Nadia Teunissen: we kijken even wat het handigst is. Dan moeten ze eerste ingewerkt worden. Marit Janssen: De fotocommissie zou het WDO kunnen helpen Nadia Teunissen: Ik denk dat het goed is om samen te werken. Sanne Hogesteeger: Ik vind het een goed idee. Ik vroeg me alleen af hoe je mensen van de fotocommissie zichtbaar maken? Kleding ofzo? Nadia Teunissen: Bij het gala hadden we bijvoorbeeld een fotohoek. Op gewone feestjes is het handig om iets herkenbaars te maken, dat het vooraf genoemd wordt of dat ze kleding dragen. Femke Gubbels: Al je niet op de foto wil weet je bij wie je moet zijn. Maar ik denk dat je het ook andersom in de gaten moet houden. Dat de fotograaf weet wie hij wel of niet kan fotograferen. Nadia Teunissen: ja goed ideee. Nena Bode: Ik kreeg een persoonlijk bericht na het gala. Maak duidelijk wie de foto heeft gemaakt. Studievereniging Itiwana Wassenaarseweg 52 (Kamer SB-07) 2333 AK Leiden


Simone de Boer: Neem een vaste fotocommissie outfit te hebben. Nadia Teunissen: moeten even kijken hoe we dit invullen. Anna de Keijzer : Zien we een openbare of beveiligde site? Nadia Teunissen: Nu is Mediawana nog openbaar, we zijn bezig met uitzoeken of er mogelijkheden zijn voor afschermen. Eva Schouten: Daar valt nog over te discussiëren, het is voor nieuwe of aankomende leden leuk als ze foto’s kunnen zien. Nadia Teunissen: Er komen sowieso geen gênante foto’s op Mediawana. Anna de Keijzer: Is dit met terugwerkende kracht? Eva Schouten: Dat kan, als je en berichtje stuurt kunnen we de foto´s eraf halen. Nena Bode: Zorg dat er niet op gereageerd kan worden met namen. Nadia Teunissen: Dat zullen we zeker mee nemen.

(Femke en Irene gaan nu pas weg: 20:34)

Lizet Wesselman: Is het een idee om mediawana eerst helemaal op te schonen. Facebook te checken en overzetten. Eva Schouten: alles staat op Mediawana wat we op de computer hadden. Ik ga zorgen dat Mediawana als enige alle foto’s heeft. We moeten eerst alle foto’s van facebook krijgen.

Stephanie Ratcliffe: Itiwana doeleinden, wat zijn dat? Nadia Teunissen: Bijvoorbeeld voor tijdschriften of gedenkboek en dus ook de website/kalender. Hier kan iemand bij inschrijving bij Itiwana al bij tekenen. Stephanie Ratcliffe: Het gaat erom hoe je ergens in staat. Er zit een verschil in genante foto’s en waar je het allemaal in zet. Nadia Teunissen: Zoals al vermeld is, houden we daar uiteraard rekening mee. Daarbij kun je dus altijd nog aangeven of je wel of niet wil welke foto er van jou wordt gebruikt. Studievereniging Itiwana Wassenaarseweg 52 (Kamer SB-07) 2333 AK Leiden


Nena Bode: Simone is altijd hard bezig geweest met foto’s verzamelen en op de pc te zetten. Ik wist niet waar ik ze moest zoeken. Misschien is het een idee om eeen campagne te maken om iedereen naar het hok te laten komen met fotos die we nog niet hebben. Yara Maljers: We moeten wel in kunnen schatten wat we wel of niet kunnen gebruiken. Jemma Middleton: Misschien bij grote dingen als het gedenkboek een check kunnen doen? Stephanie Ratcliffe: Ja precies. Sanne Hogesteeger: Goed om bij nieuwe leden dit te laten tekenen enzo. Het lijkt me moeilijk om daar hele sterke nuances in kan maken. Het is makkelijker om een ja of nee optie te hebben. Simone de Boer: Is het niet handiger om een foto archief aan te leggen? Eva Schouten: Dat gaan we zeker doen. Siddiq Raams: We laten nu nieuwe leden tekenen maar hoe zit het met huidige leden? Nadia: Hiervoor zullen we een mail rondsturen. Nena Bode: Ik heb mijn twijfels met het attenderen bij nieuwe leden. Het wordt een meer discutabel punt wanneer je er veel aandacht gaat hechten. Nadia Teunissen: Ook al weet je het van tevoren, het zijn vaak dingen waar mensengeen aandacht aan besteden en weinig problemen mee hebben.

Marloes Bosch: Terugkomend op het archief. Het is toch zo dat die bestanden steeds groter worden. Simone de Boer: Dat lukt wel. Er is genoeg ruimte op de externe harde schijf. Marloes tweede punt: Hoe doen ze dit bij het labyrinth? Nadia Teunissen: Dat weet ik niet. Ik weet dat sommige studentenverenigingen daar geen privacy beleid voor hebben.

Tommy Metselaar: Nieuwe leden worden dus op de hoogte gesteld bij Studievereniging Itiwana Telefoonnummer: 071-5274025 Wassenaarseweg 52 (Kamer SB-07) Girorekening: 6239697 2333 AK [email protected] Leiden www.itiwana.org

inschrijving, en een mail onder huidige leden. Hoe zit het met intro’s? Nadia Teunissen: Daar moet je dan zelf je intro’s op attenderen zodat ze dit weten. Het wordt te ingewikkeld om daar ook nog op te letten. Daarbij zijn het niet onze leden.

STEMMING FOTOPLAN, 33 mensen Voor: 31 Tegen: 1 Onthouden: 1

DE FOTOCOMMISSIE IS AANGENOMEN Nadia Teunissen: We laten de fotocommissie officieel inslaan en van start gaan in het nieuwe verenigingsjaar. Sann Hogesteeger: Ga je de huidige mensen wel een commissiebedankje geven voor dit jaar? Nadia: Daar zijn we nog niet over uit.

- Mentorenplan (Zie mentorenplan voor uitleg)

Vragen Vienna Beenhakker: Stel die mentoren gaan eten met hun groepje, moeten ze dit uit eigen zak betalen? Nadia Teunissen: Ik denk dat je dat onderling kan splitten. Iedereen betaalt een deel. Eten moet je toch. Lizet Wesselman: Die mentorenborrel? Wat houdt het in en wat is de meerwaarde? Nadia Teunissen: Wij denken dat als je echt een datum prikt om mentoren hun groepje mee te nemen dat dat beter werkt, er zullen dan meer mensen komen. Ik denk dat het de drempel om naar de borrel te komen verlaagd. Lizet Wesselman: Dus een gewone borrel maar met meer mensen. Studievereniging Itiwana Telefoonnummer: 071-5274025 Wassenaarseweg 52 (Kamer SB-07) Girorekening: 6239697 2333 AK [email protected] Leiden www.itiwana.org

Nadia Teunissen: Ja. Yara Maljers: Wie zijn taak is het om mentoren te zoeken. Nadia Teunissen: Het mentoraat zal dit gaan doen. Yara Maljers: Je moet mensen hebben die meer tijd eraan willen besteden. Weet het mentoraat hier al van? Nadia Teunissen: Nee, we wilden het plan eerst hier peilen. De functie omschrijving van een mentor wordt uitgebreider maar zal niet veel extra werk opleveren. Marloes Bosch: worden er weer duo mentoren opgesteld? Want een duo bestaat vaak uit vrienden die uiteindelijk meer met elkaar bezig zijn dan met de groep. Waar leg je de grens bij het motiveren als sommigen niet bij een mentor willen. Siddiq Raams: Dat kunnen mensen zelf aangeven, niks is verplicht. Marloes Bosch: kun je dit bij voorbaat al aangegeven? Nadia Teunissen: Ja. Jemma Middleton: We kunnen dan aan het begin vragen of je er trek in hebt, misschien boeit het ze niet en willen ze met rust. Anna de Keijzer: Normaliter gaan mentoren mee met EJW? Dit jaar gaan minder mentoren mee? Merel de Schepper: Daar is nog niks over bekend. Mieke Zaal: Vorig jaar hadden we er 27 mee, dat is wat overdreven. Er gaan er minder mee ten opzichte van vorig jaar. Aukje Postma: Het mentoraat had het idee om gesprekjes te houden met bewustzijn creëren over wat we van hen verwachten. Nena Bode: Goed idee maar ik vind dat je je nog wel als duo moet kunnen opgeven omdat dit de motivatie kan vergroten. Merel de Schepper± Dat is wel het idee ja Stephanie Ratcliffe: Ik heb bij andere studieverenigingen gezien waar ze het voor een jaar hadden, drie keer per jaar een bijeenkomst maar na een tijdje werd het een beetje slappe boel. Misschien een semi gestructureerd plan maken. Mieke Zaal: Een planning maken is inderdaad goed. Studievereniging Itiwana Telefoonnummer: 071-5274025 Wassenaarseweg 52 (Kamer SB-07) Girorekening: 6239697 2333 AK [email protected] Leiden www.itiwana.org

Simone de Boer: Is het een idee om activiteiten studie gerelateerd te maken. Siddiq Raams: We hadden het idee om iedereen een mail te sturen, van hoe het met ze gaat met de studie etc. Dit gebeurd vanuit de mentoren. Nadia Teunissen: Als je goed gaat met de studie, kun je dus bijv. tweedejaars vakken volgen, dat soort advies zou je als mentor ook kunnen geven. Ze geven meer duidelijkheid over wat de mogelijkheden zijn met studeren. Simone de Boer: Je hebt dan wel een scheiding, van dat mensen wel info willen maar niet perse naar activiteiten wil en andersom. Jemma Middleton: Met het format dat we hadden ging het om hoe het met je studie gaat. Een goede begeleiding of samenwerking met Nina is dus een goed plan.

Marit niest. Gezondheid.

Iris van Genuchten: Goed om mailtjes te sturen. Misschien moeten de studiegerelateerde dingen iets meer geregeld worden met een bijeenkomst. Nadia Teunissen: Een mentoruurtje ofzo? Iris van Genuchten: Ja. Het is niet de bedoeling dat je alle eerstejaars naar tweedejaars vakken stuurt omdat er toch nog wel een plan zit achter het programma dat is opgesteld. Iemand kan zich ermee in de vingers snijden. Dus kijk er een beetje mee uit en maak dit duidelijk bij de mentoren. Nadia Teunissen: Ok, mocht er een dergelijke student tussen zitten kunnen we die beter door sturen naar Nina. Marloes Bosch: Enerzijds mentoren zorgen dat de eerstejaars enthousiast worden gemaakt voor Itiwana, maar hoe erg is het mentoraat vroeger bij het departement betrokken geweest? Iris Genuchten: mentoraat met Nina laten praten, Itiwana zet zich hiervoor in en is transparant. Mieke Zaal: Nina was verbaasd dat mentoren niet meer deden wat ze eerst deden. Dat is dit jaar niet meer gelukt om op te zetten maar dat gebeurd dus volgend jaar. Studievereniging Itiwana Wassenaarseweg 52 (Kamer SB-07) 2333 AK Leiden


Iris Genuchten: Het mentoraat moet misschien eerst met Nina praten, profiel opzetten, en met Nina bespreken.

Met alle op en aanmerkingen: Voor het goedkeuren mentorenplan: 31 Tegen: 0 Onthouden van stem: 2

- NewClicks Nadia Teunissen: Dit is eerder nog een voorstel, het hoeft nog niet goedgekeurd te worden.

Problemen bij studystore, onduidelijke dingen, veel mailen, factuur is kwijt. Gemaild door NewClicks, hebben met ze gesproken. Mannen die uit dezelfde sector kwamen, hebben bij studystore gewerkt, hebben de kennis. Hebben eigen bedrijf gestart en zijn boekenleverancier geworden. Beter begeleiden in het proces. Zij kunnen ons bieden: -Contract loopt af, als je niet opzegt loopt het een jaar door. Nu al April, dus kunnen het nu niet opzeggen. We krijgen 5% sponsoring over Engelstalige boeken. Hoeveel korting op boeken is onduidelijk, ze werken met verschillende boekenprijzen, onduidelijk welke bedragen dit zijn. Moeilijk te traceren. -Betaling te laat, factuur kwijt en rekeningnummer kwijt. -Afgelopen keer verschil in boeken, onduidelijk waar dit bedrage vandaan is gekomen. Moeten bedrag betalen. Gebeld met contactpersoon, staan open iets met het bedrag te doen, waarschijnlijk kwijtschelden. - Extra korting op Nederlandse boeken, helpen met draaiboek, sponsors aandragen. - Contract is al afgelopen, dus we moeten in november opzeggen van 2013, zodat je in mei 2014 over kan stappen. Komt er op neer dat dit het voorstel is, of dit kan. Studievereniging Itiwana Telefoonnummer: 071-5274025 Wassenaarseweg 52 (Kamer SB-07) Girorekening: 6239697 2333 AK [email protected] Leiden www.itiwana.org

Iris van Genuchten: Kan je naar boven scrollen? Naar verschil Nederlandse en Engelse boeken. Hoe zit dit? Siddiq Raams: verkoopprijs is met 12,5 korting en wij krijgen 5% korting. Iris: Weten jullie meer mensen die met hun werken? Nadia Teunissen: MFLS werkt ook met hun. Over StudyStore weten we dat iedereen er vanaf wil. Jemma Middleton: Maar we zouden dus meer te weten kunnen komen over hoe het nu met MFLS gaat. Iris: Opvolger inwerken is handig om dit allemaal aan hun te vertellen, fouten etc. Maarten Vreeburg: Boeken worden goedkoper maar wordt de 5% berekend over boekprijs of omzet. Nadia Teunissen: maar dit maakt niet uit, aangezien we nieuwe sponsoring zouden krijgen. Maarten Vreeburg: weet je al dat dat goed komt, dat dit gelijk wordt getrokken? Nadia Teunissen: Dat hebben ze wel gezegd. Maarten Vreeburg: vervelend als de leden er op vooruit gaan en de vereniging achteruit. Jemma Middleton: Ja er staat ook in het contract dat ze met ons samen willen werken om te kijken naar nieuwe sponsors. Nadia Teunissen: Ze zijn hierheen gekomen en heb het meteen gevraagd. Ze konden dit meteen waarborgen zeiden ze omdat we er anders geen voordeel bij hebben. Marloes Bosch: Zoals ik het nu hoor is het erger dan eerst. Heb je dit onder de neus geschoven van StudyStore om hen te laten weten dat je weg wil. Kan helpen bij onderhandelen. Jemma Middleton: heb ik nog niet gedurft. Nadia Teunissen: Maar het is een keuze over geld of betere samenwerking. Sanne Hogesteeger: Zoek het geld uit. Voor een groot deel zijn we afhankelijk Studievereniging Itiwana Telefoonnummer: 071-5274025 Wassenaarseweg 52 (Kamer SB-07) Girorekening: 6239697 2333 AK [email protected] Leiden www.itiwana.org

van studystore. Breng het goed in kaart. Nadia Teunissen: Tot december de tijd om dit uit te zoeken. Simone de Boer: is dit sponsorgeld over niet- Nederlands talige boeken of niet-Nederlandse uitgevers? Jemma Middleton: Weet dit niet zeker. Ik denk niet-Nederlandstalig. Simone de Boer: Check dit! Bij studystore gaat het over de uitgevers namelijk. Marloes Bosch: Je krijgt geen sponsoring over Engels talige boeken van Nederlandse uitgever. Jemma Middleton: Ik ga vragen hoe dit zit. Simone de Boer: Kan opzeggen eerder dan 6 maanden van tevoren? Dit is handiger omdat het nieuwe bestuur het dan niet kan vergeten. Nena Bode: Kunnen zij alle aanbieden wat we nodig hebben? Jemma Middleton: Ik ga dit nog een keer checken. Weet het alleen van september. Iris van Genuchten: mijn punt was dat het zwart op wit staat, Marloes Bosch: als ze het niet kunnen leveren, dan mag je geen andere boekenwinkel aanbieden. Nadia Teunissen: dat mag sowieso, omdat ze geen uitgever zijn, zijn een tussenpersoon. Marloes Bosch: dus je kan Atleest als vaste sponsor vragen Nadia Teunissen: ja Marloes Bosch: Als ze het niet kunnen leveren, vind een gat in een contract met reclame maken en boekenleverancier. Nadia Teunissen: Newclicks, naast hun mogen we andere boekenwinkels promoten dus dat kan weer meer acquisitie opleveren.

- Aparte rekening Acticom Siddiq Raams: regelmatige uitgaven en inkomsten. Nu doen we het elke keer via merel. Afgelopen tijd zijn er een aantal onduidelijkheden geweest. Het is lastig bij te houden, wat er dan precies is uitgegeven. Bij een groter evenement is het handig om een eigen pinpas te hebben om dingen ter Studievereniging Itiwana Telefoonnummer: 071-5274025 Wassenaarseweg 52 (Kamer SB-07) Girorekening: 6239697 2333 AK [email protected] Leiden www.itiwana.org

plekke te kunnen betalen. Dan hoeft merel niet per se tot het einde te blijven om alles af te ronden. De kosten voor een nieuwe rekening zijn niet hoog, ongeveer 3,75 per jaar. Sanne Hogesteeger: Inkomsten en uitgaven op die rekening? Siddiq Raams: Ja. Merel de Schepper: Er ligt ook af en toe veel geld in het hok. Dat is dan ook niet meer. Marloes Bosch: Ik denk dat het handig is om een eigen rekening te hebben maar ik zit nog in dubio, met openen en sluiten van rekeningen. Hoe zit het met aansprakelijkheid van persoonlijke rekeningen? Merel de Schepper: Marloes heeft het erover dat een particuliere rekeningen geen rekening van Itiwana is. Maar wie is dan verantwoordelijk? Het is misschien een idee om een contract op te stellen waar de aansprakelijkheid in wordt vastgelegd. Mieke Zaal: De aansprakelijkheid ligt nu bij merel van alle rekeningen die eigenlijk door anderen beheert worden. Simone de Boer: Omzetten is veel werk. Merel de Schepper: 3 maanden mee bezig geweest. Simone de Boer: Je moet als Itiwana penningmeester wel de controle houden. Je moet zorgen dat jij dan ook in de rekeningen kan. Merel de Schepper: dat kan dus niet. Simone de Boer: Grote geldbedragen overmaken misschien altijd met de Itiwana penningmeester doen. Marit Jansen: Waarom per se ING? Is er niet iets met ASN? Maarten Vreeburg: Ik heb daar wel eens naar gekeken. De spaarrekening van ons zit bij ASN. ING werkt het makkelijkst in de praktijk en is goedkoper. Marit Jansen: Rekening bij de ASN was maar een paar cent duurder of goedkoper. Er was een discussie over de gedachte achter de bank, ASN een goede bank. Iris van Genuchten: ASN heeft toch bijna geen kantoren? Dus contant geld droppen is moelijk. Studievereniging Itiwana Wassenaarseweg 52 (Kamer SB-07) 2333 AK Leiden


Marloes Bosch: Een tijd geleden was er een discussie om alles bij de ING te doen, maar omdat we antropoloogjes zijn deden we spaargeld bij de ASN bank. Geen officiële goedkeuring voor nodig.

- WDO Marit heeft het moeilijk gehad met WDO maar Nadia sprong bij en toen kwam er een vergadering met oud-WDO’ers en is er een beetje nieuw leven ingeblazen. Er zijn nieuwe WDO’ers met nieuwe geslaagde activiteiten. Veel animo voor bestuur WDO. Lustrumjaar evenveel geld insteken als Itiwana.

GOEDKEUREN HALFJAARLIJKS VERSLAG met fotocommissie mits het plan voor de fotocommissie wordt uitgebreid en verbeterd, met de lustrumcommissie en het financieel verslag mits punt 8 van uitgaven vorig jaar op gerealiseerd wordt gezet:

Voor: 33 Tegen: 0 Onthouden van stem: 0

12. Evaluatie Bestuur en Itiwana tot op heden Nadia Teunissen: Wat vinden jullie van ons? Iris van Genuchten: Ik vind jullie fantastisch en je mag harder slaan met die hamer. Nadia Teunissen: Is tegen erosie, gericht op duurzaamheid. Bregje Schreuders mist de jasjes. Sanne Hogesteeger: ze wilden het informeel houden om de drempel voor leden te verlagen. Marloes Bosch: Strak strak in m’n Iti pak pak. Sanne Hogesteeger: Wees wat positiever over jezelf. Zet wat minder handjes. Voor de rest super leuk. Hokdiensten zijn eigenlijk toch wel goed, daar was ik Studievereniging Itiwana Telefoonnummer: 071-5274025 Wassenaarseweg 52 (Kamer SB-07) Girorekening: 6239697 2333 AK [email protected] Leiden www.itiwana.org

eerst sceptisch over. Yara Maljers: applausje voor het super coole bestuur.

13. Nagekomen punten/w.v.t.t.k. Anna de Keijzer: Hoe zit het met de EJW film die ons is beloofd? Nadia Teunissen: Die heeft Kasper nog. Simone de Boer: Vorige ALV hadden we het over de website. Heb je het gevoel dat je het nu goed kan overdragen? Eva Schouten: Ja dat denk ik wel. We hebben nu wel een contactpersoon die ons helpt, naast Sean van der Steen. Grote veranderingen als Mediawana hebben we nog wel hulp bij nodig. Nadia Teunissen: deze jongen kan ons helpen het draaiboek duidelijk te maken. Marloes Bosch: Inzage in contract Studystore mag niet door buitenstaanders gelezen worden dus haal dit uit het verslag!

14. Sluiting 21:46 uur

Studievereniging Itiwana Wassenaarseweg 52 (Kamer SB-07) 2333 AK Leiden


2. Mededelingen Stemcommissie: Sanne Hogesteeger en Bregje Schreuders Aanwezig: 33

Recommend Documents