Lebuhraya Tun Razak, 26300 Gambang,
Jabatan Pendaftar Registry
Kuantan, Pahang Darul Makmur. Tel: (+609) 549 3232 /2512 Faks/Fax: (+609) 549 9181 Web: www.ump.edu.my
RUJ.KAMI (OUR REF.)
UMP.02.01/1 0.12/2 JILID 4 (34)
20 Januari 2012
RUJ.TUAN (YOUR REF.)
Dekanl Pengarahl Ketua Jabatan Ketua Timbalan Pendaftarl Timbalan Pendaftar Penolong Pendaftar Kananl Penolong Pendaftar Universiti Malaysia Pahang Tuan/Puan, EDARAN PEKELILING PENTADBIRAN BIL. 1 TAHUN 2012 : PANDUAN MENGURUS STAF YANG TIDAK HADIR BERTUGAS Dengan harmatnya saya diarah menarik perhatian berhubung perkara di atas. 2. Bersama-sama ini dilampirkan Pekeliling Pentadbiran Bil. 1 Tahun 2012 mengenai Panduan Mengurus Staf Yang Tidak Hadir Bertugas untuk makluman dan tindakan tuan/puan selanjutnya. Sekian, terima kasih. "BERKHIDMAT
UNTUK NEGARA"
.. (SAB Pena ng Pendaftar Kanan Baha ian Pengurusan Sumber Manusia b.p Pendaftar Universiti Malaysia Pahang
s.k:
YH Data' Naib Canselar
lIA1sms d: Pekeliling
1~~II~[iJ1 Msci ___
,_c:.t
__
t
~-
s...iIwtiluIiooI
~,.I..~.~ ..H I
OMlAlllOOl:1tn Cert.No: Q..OO3,IOl
Universiti Malaysia PAHANG
Universiti Malaysia PAHANG PEKELlLlNG PENTADBIRAN PANDUAN
UMP BIL. 1 TAHUN 2012
MENGURUS STAF YANG TIDAK HADIR BERTUGAS
TUJUAN 1.
Pekeliling Pentadbiran ini bertujuan untuk menyediakan satu panduan khusus bagi memastikan Ketua Jabatan mengambil tindakan kawalan dan pengawasan tatatertib terhadap pegawai bawahannya yang tidak hadir bertugas.
LATAR BELAKANG 2.
Pihak Pengurusan Universiti amat serius dalam menangani kes pegawai tidak hadir bertugas dan satu panduan khusus disediakan mengambil
tindakan
kawalan
dan
bagi memastikan
pengawasan
tatatertib
Ketua Jabatan
terhadap
pegawai
bawahannya supaya kes tidak berulang. Pendekatan ini bagi memudahkan tindakan peneegahan (preventive) membendung gejala ini. 3.
Tidak hadir untuk bertugas adalah termasuk tidak hadir bagi apa-apa tempoh masa pada masa dan di tempat pegawai itu dikehendaki hadir bagi pelaksanaan tugastugasnya. Pegawai yang tidak hadir bertugas boleh dikenakan tindakan tatatertib selaras
dengan
Peraturan
23,
Berkanun, Akta Badan-Badan
Peraturan-Peraturan
Tatatertib
Badan-Badan
Berkanun (Tatatertib Dan Sureaj) 2000 (Akta 605)
dan mereka yang bersalah boleh dikenakan hukuman sehingga buang kerja. 4.
Ketua Jabatan
pula hendaklah
pegawai bawahannya
memantau
atau mengambil
tindakan
yang didapati tidak hadir bertugas sebagaimana
24, Peraturan-Peraturan
Tatatertib
Badan-Badan
Berkanun,
terhadap Peraturan
Akta Badan-Badan
Berkanun (Tatatertib Dan Sureaj) 2000 (Akta 605).
PERANAN DAN TANGGUNGJAWAB 5.
Ketua
Jabatan/Penyelia
melaksanakan
tindakan
KETUA JABATAN
hendaklah kawalan
bertanggungjawab
dan pengawasan
tatatertib
sepenuhnya terhadap
dalam pegawai
bawahannya Peraturan
sebagaimana Tatatertib
diperuntukkan
Badan-Badan
dalam Peraturan 24 dan 25, Peraturan-
Berkanun,
Akta
Badan-Badan
Berkanun
(Tatatertib Dan Surcaj) 2000 (Akta 605) . 6.
Seseorang
pegawai
yang
gagal
menjalankan
kawalan
ke
atas
pegawai
bawahannya, atau untuk mengambil tindakan terhadap pegawai bawahannya yang melanggar
mana-mana
peruntukan
cuai dalam melaksanakan
Peraturan-Peraturan
tugasnya
ini hendaklah disifatkan
dan tidak bertanggungjawab,
dan tindakan
tatatertib boleh dikenakan oleh Pihak Berkuasa Tatatertib. 7.
Tindakan awal perlu diambil oleh Ketua Jabatan atau penyelia dengan memantau pegawai bawahan
masing-masing
dan rnenegur atau rnernberi nasihat supaya
pegawai sentiasa mematuhi waktu bekerja. Jika teguran dan nasihat telah diberi oleh Ketua Jabatan/Penyelia, sarna maka tindakan
namun pegawai masih rnengulangi kesalahan yang
rnelaporkan
dengan
kadar segera
kepada pihak yang
berkenaan sebagaimana panduan ini.
TARIKH KUATKUASA 8.
Pekeliling Pentadbiran ini berkuatkuasa mulai 1 Januari 2012.
"BERKHIDMAT UNTUK NEGARA" Saya yang rnenjalankan tugas,
A BIN IBRAHIM)
Tarikh:
19
JAN LU IL
Edaran Kepada.: Penolong Naib Canselor (Hal Ehwal Pelajar & Alumni) Penolong Naib Canselor ( Pembangunan Korporat & Pengurusan Kualiti) 2
Bendahari Ketua Pustakawan Semua Dekan/Pengarah I Ketua Jabatan
Salinan kepada.: Naib Canselor Timbalan Naib Canselor (Akademik & Antarabangsa) Timbalan Naib Canselor (Penyelidikan & Inovasi)
Sbi/Pkh/c/pekeliling/PP1_2012
3
LAMPIRAN
Universiti Malaysia PAHANG
PEKELILING
PANDUAN
PENTADBIRAN
BIL.1 TAHUN 2012
MENGURUS STAF YANG TIDAK HADIR BERTUGAS
JABATAN
PENDAFTAR
UNIVERSITI MALAYSIA PAHANG
4
TATACARA DAN PROSEDUR MENGURUS STAF YANG TIDAK HADIR BERTUGAS
KATEGORI TIDAK HADIR BERTUGAS 1.
Pegawai-pegawai yang tidak hadir bertugas boleh dikategorikan seperti berikut: i.
Tidak hadir bertugas dan dapat dikesan; atau
ii.
Tidak hadir 7 hari bekerja berturut-turut dan tidak dapat dikesan; atau
iii.
Tidak hadir bertugas : Meminda sijil cuti sakit atau mengemukakan
sijil
cuti sakit palsu; atau iv.
2.
Tidak hadir pada masa dan tempat yang ditetapkan (Ponteng Kerja).
Tidak Hadir Bertugas Dan Dapat Dikesan i. Pegawai tidak hadir sekurang-kurangnya secara
berturut-turut
menyediakan
atau
1 hari bekerja atau lebih
berselang-seli,
Ketua
Jabatan
dokumen yang berkaitan dan melaporkan
perlu
segera kepada
Pendaftar. ii.
Tindakan yang perlu diambil oleh Ketua Jabatan adalah seperti berikut; a. Mendapatkan penjelasan dan membuat teguran secara lisan; b. Menimbang penjelasan yang dikemukakan oleh pegawai; c. Sekiranya
penjelasan tidak berasas kemukakan
peringatan secara
rasmi (bertulis); d. Mengarahkan mempunyai
pegawai
mengambil
cuti rehat kecuali jika pegawai
Sijil Cuti Sakit atau Cuti Tanpa
Gaji (sekiranya tiada
kelayakan cuti rehat); dan e. Melaporkan kepada Pendaftar mengenai ketidakhadiran pegawai, jika penjelasan pegawai ditolak. iii.
Tindakan oleh Jabatan Pendaftar; a. Mengemukakan surat arahan potong gaji kepada Jabatan Bendahari bagi hari-hari yang pegawai tidak hadir; dan b. Sekiranya jumlah ketidakhadiran yang
menasabah
dan tanpa
melebihi dari 7 hari tanpa alasan kebenaran
Ketua
Jabatan,
laporan
kepada Unit Perundangan akan dikemukakan.
5
3.
Tidak
Hadir
Bertugas
7 Hari
Bekerja
Berturut-turut
Dan Tidak
Dapat
Dikesan I.
Pegawai tidak hadir bertugas 7 hari bekerja berturut-turut usaha
sewajarnya
untuk
mencari
serta
mengesan
dan usaha-
pegawai
telah
dilakukan tetapi masih gagal. ii.
Tindakan yang perlu diambil oleh Ketua Jabatan; a.
menyediakan tidak
laporan
hadir,
peringatan
rekod yang
melaporkan
kehadiran
pegawai
dikemukakan
dikembalikan/tidak b.
yang mengandungi
tarikh-tarikh dan
kepada
pegawai
surat-menyurat
pegawai
yang
I
telah
dapat disampaikan; dan
segera
kepada
Pendaftar
memaklumkan
ketidakhadiran pegawai. iii.
Tindakan oleh Jabatan Pendaftar; a.
Mengeluarkan
surat
arahan
kembali
bertugas
melalui
Surat
Berdaftar Akuan Terima (A.R. Register) I serahan tangan kepada pegawai di alamat akhir diketahui; dan b.
Mengemukakan
laporan
berhubung
ketidakhadiran
pegawai
kepada Unit Perundangan. iv.
Tindakan oleh Unit Perundangan; a.
Menyiarkan
notis
dalam
sekurang-kurangnya
sebuah
akhbar
berbahasa kebangsaan dan edaran seluruh Negara sebagaimana yang diputuskan oleh Jawatankuasa Tatatertib. b.
Notis
tersebut
hendaklah
mengandungi
fakta
ketidakhadiran
pegawai dan arahan kembali bertugas dalam tempoh 7 hari dari tarikh penyiaran. c.
Mewartakan pembuangan kerja pegawai mulai dari tarikh pegawai tidak hadir bertugas, jika pegawai tidak hadir selepas tempoh 7 hari dalam notis.
4.
Tidak Hadir Bertugas:
Meminda Sijil Cuti Sa kit Atau Mengemukakan
Sijil Cuti
Sa kit Palsu i.
Ketua Jabatan meragui dan mengesyaki kesahihan Sijil Cuti Sakit Swasta atau Kerajaan yang dikemukakan oleh pegawai; 6
ii.
Tindakan Ketua Jabatan; a.
perlu menyiasat kesahihan Sijil Cuti Sakit pegawai;dan
b.
melaporkan jika didapati berlaku pelanggaran dengan menyertakan dokumen-dokumen
iii.
berkaitan.
Tindakan oleh Jabatan Pendaftar; a.
Membuat laporan polis jika didapati wujud unsur-unsur pemalsuan Sijil Cuti Sakit oleh Sindiket;
b.
Jika
mendapat
keujudan
pengesahan
unsur-unsur
daripada
pemalsuan,
pihak
Polis
kemukakan
mengenai
surat
kepada
Jabatan Bendahari untuk pemotongan gaji pada tarikh berkenaan; dan c.
Kemukakan kepada Unit Perundangan untuk dibawa ke Jawatan kuasa Tatatertib.
5.
Tidak Hadir Bertugas Pada Masa Dan Tempat Yang Ditetapkan (Ponteng Kerja) I.
Pegawai tidak hadir atau tidak berada pada tarikh, masa dan tempat yang ditetapkan atau diarahkan dari semasa ke semasa atau ponteng kerja.
II.
Tindakan Ketua Jabatan; a.
Memantau kehadiran pegawai melalui pemerhatian
/ buku log /
CCTV atau apa-apa kaedah yang difikirkan sesuai; b.
Mendapatkan
penjelasan
berhubung
ketidakhadiran
pegawai
(ponteng kerja) secara bertulis / lisan; c.
Sekiranya pegawai mengulangi kesalahan yang sama (kesalahan berulang
kali kedua),
kemukakan
peringatan
/ secara rasmi
(bertulis); d.
Melaporkan
kepada
Jabatan
Pendaftar
sekiranya
penjelasan
pegawai tidak berasas. iii.
Tindakan oleh Jabatan Pendaftar; a.
Menyemak laporan yang diterima dari Ketua Jabatan;
b.
Sekiranya tidak lengkap, mohon dokumen yang berkaitan;
7
c.
Mengemukakan
Notis
(Amaran)
Secara
Pentadbiran
kepada
pegawai berkenaan; d.
Sekiranya
kesalahan
masih berulang,
melaporkan
kepada Unit
Perundangan untuk dibawa ke Jawatan Kuasa Tatatertib.
Unit Perkhidmatan & Saraan Sahagian Sumber Manusia Jabatan Pendaftar Tarikh : 11 Januari 2012
8
