Bijlage 1. Beantwoording van de KPI-vragen Hieronder volgen de relevante antwoorden op de KPI-vragen. Het schematische overzicht van de archief-KPI’s met beantwoording in het kort is als bijlage 2 aan het verslag toegevoegd.
1. Lokale regelingen Voldoen de gemeentelijke regelingen aan de wettelijke eisen? De archiefzorg en het toezicht archiefbeheer zijn beide opgenomen in de Archiefverordening Noordwijkerhout 2006. De Wet Dualisering gemeentelijke medebewindsbevoegdheden van 2006 is hierin verwerkt. Verder is de verordening ook nog actueel. Alleen de naam van de behandelende afdeling is intussen veranderd van Faciliteiten in Bedrijfsvoering. Ook het Besluit Informatiebeheer Noordwijkerhout 2006 is nog actueel. In de afgelopen vijf jaar is door de zorgdrager een voorziening getroffen inzake digitale archiefbescheiden, namelijk personeelsdossiers. Deze zijn met een akte van tijdelijke terbeschikkingstelling op 1 juli 2013 overgedragen aan de gemeenschappelijke regeling Personeel en Organisatie Lisse, Noordwijk en Noordwijkerhout te Lisse. In het besluit inzake het aangaan van de gemeenschappelijke regeling is opgenomen dat de gemeente Lisse zorg draagt voor de archiefbescheiden. Het register van de gemeenschappelijke regelingen waarin de gemeente participeert, dient nog te worden geactualiseerd. In het Mandaatregister Noordwijkerhout 2012, behorend bij het Besluit mandaat, volmacht en machtiging van 24 juli 2012, is ondermandaat opgenomen aan de archiefmedewerker inzake het in bruikleen geven van (historische) archiefstukken en het vernietigen van archiefbescheiden. Andere archiefbeheerstaken worden hier niet vermeld.
2. Interne kwaliteitszorg en toezicht Werkt de gemeente structureel aan de kwaliteitsverbetering van haar informatiehuishouding? Er wordt voor het beheer van te bewaren archiefbescheiden geen gebruik gemaakt van een kwaliteitssysteem waarvoor toetsbare eisen zijn geformuleerd. Er is niet beschreven hoe taken dienen te worden uitgevoerd om een vooraf bepaalde kwaliteit te bereiken en in hoeverre aan bepaalde standaarden wordt voldaan (bijvoorbeeld NEN 2082) en er vindt geen regelmatige interne toetsing en evaluatie plaats. Er is geen gemeentearchivaris benoemd voor het toezicht op het beheer van nietovergebrachte archiefbescheiden en het beheer van de wel-overgebrachte. Er is de afgelopen jaren door de gemeentesecretaris niet regelmatig verslag uitgebracht over het toezicht op het beheer van de niet-overgebrachte archiefbescheiden en het beheer van naar de archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden.
3. Ordening, authenticiteit, context, toegankelijkheid en duurzaamheid archiefbescheiden Geschiedt de ordening planmatig; waarborgen het systeem en de materialen de authenticiteit, context en toegankelijkheid en de duurzaamheid van de archiefbescheiden? Er wordt gewerkt volgens vaste procedures, zoals vooropberging van stukken in de archiefruimte en dossierordening met gebruikmaking van de basisarchiefcode van de VNG. Deze procedures staan niet beschreven. Omdat het analoge (papieren) archief nog leidend is en er nog geen besluit wordt genomen tot algehele substitutie (vervanging), is tot nu toe nog betrekkelijk weinig aandacht besteed aan de digitale archivering in het Document Managementsysteem Decos. De gemeente beschikt niet over een actueel, compleet en logisch samenhangend overzicht van (te bewaren) archiefbescheiden. Er zijn wel inventarissen van het statisch archief (deze zijn deels verouderd) en het semi-statisch archief. Niet bekend is hoe groot het percentage archiefbescheiden (onder andere e-mails) is dat ter archivering wordt aangeboden. Archivering betreft tegenwoordig niet meer alleen papieren stukken. Ook de informatie die wordt opgeslagen in computersystemen moet toegankelijk zijn en blijven. Dit betreft onder andere GBA, BAG en Wkpb. De op de gemeentelijke website geplaatste informatie wordt gearchiveerd middels archiefweb.eu. Via de zoekfunctie zijn overzichten te raadplegen. De beschrijving van metagegevens is niet vastgelegd in een metagegevensschema conform NEN-ISO 23081. Bij de postregistratie worden de vereiste metadatavelden wel ingevuld. De toegankelijke staat van (te bewaren) archiefbescheiden wordt door het archiveringssysteem in redelijke mate gewaarborgd. De wachttijd voor de inzage van stukken is niet opgenomen in een Handvest Dienstverlening. De gemeente gebruikt duurzame materialen en gegevensdragers bij het opmaken en beheren van (te bewaren) archiefbescheiden. Dit geldt onder andere voor papier, printers en toners. Er worden duurzame archiefmaterialen, zoals zuurvrije mappen en dozen, gebruikt. Het overgebrachte archief wordt geplaatst in de goedgekeurde gemeentelijke archiefbewaarplaats, waar de klimaatcondities gemonitord en vastgelegd worden.
4. Digitale archiefbescheiden in het bijzonder Werkt de gemeente inzake digitale archiefbescheiden systematisch aan digitaal informatiebeheer en voldoet ze aan de specifieke wettelijke voorschriften? De gemeente werkt niet op basis van het Referentiekader Opbouw Digitaal Informatiebeheer (RODIN), wat overigens niet wettelijk verplicht is. De gemeente maakt gebruik van het Document Managementsysteem (DMS)
Decos D5. De functionele eisen in verband met authenticiteit van de digitale archiefbescheiden worden hierbij gewaarborgd. Er worden opslagformaten gebruikt die aan een open standaard voldoen.
5. Vernietiging en vervreemding van archiefbescheiden Weegt de gemeente zorgvuldig af wanneer het bezit van bescheiden niet meer van belang is voor bedrijfsvoering, democratische controle en cultuurhistorie? Van archiefbescheiden wordt de bewaartermijn vastgelegd, deels direct en deels later. Er wordt gebruik gemaakt van de voor Nederlandse gemeenten geldende selectielijsten. Er wordt niet aanvullend met een facultatieve stukkenlijst gewerkt. De archiefbescheiden waarvan de bewaartermijn is verstreken worden vernietigd, maar er is wel een achterstand van vier jaar, vanaf het vernietigingsjaar 2010, door tijdgebrek. Er worden verklaringen van vernietiging opgemaakt met een specificatie van de vernietigde bescheiden. Ook wordt aangegeven wanneer, hoe en door wie de vernietiging heeft plaatsgevonden.
6. Overbrenging van archiefbescheiden naar de archiefbewaarplaats Brengt de gemeente het principe van de Archiefwet ‘te bewaren archiefbescheiden na 20 jaar overbrengen, tenzij met redenen omkleed’ correct in de praktijk? In het lopend archief bevinden zich nog stukken die ouder zijn dan 20 jaar. Het semi-statisch archief van de periode 1937-1995 bevindt zich weliswaar in de archiefbewaarplaats (de gemeente Noordwijkerhout heeft deze immers zelf) maar de te bewaren dossiers hiervan moeten nog worden nagekeken en officieel overgebracht naar het statisch archief. Aan deze achterstand is de afgelopen jaren niets gedaan door tijdgebrek.
7. Archiefbewaarplaatsen, archiefruimten en e-depots Zijn de fysieke en digitale bewaaromstandigheden op orde? De gemeente heeft een eigen archiefbewaarplaats die voldoet aan alle eisen die in Archiefbesluit en –regeling genoemd worden. Het beheer van de hier aanwezige archiefbescheiden wordt uitgevoerd door de medewerker Archief, die deel uitmaakt van het team Informatievoorziening van de afdeling Bedrijfsvoering. Er wordt niet gewerkt met een kwaliteitszorgsysteem van bijvoorbeeld BRAIN. Op de kamer van de eenheid Archief bevinden zich twee paternosterkasten die gebruikt worden voor het lopende (analoge) archief en drie times two-kasten die gebruikt worden voor de vooropberging en (voorlopig nog) voor een klein gedeelte van het lopend archief. Deze archiefruimten voldoen ook in belangrijke mate aan de eisen. Voor de permanente bewaring van digitale archiefbescheiden kan tegenwoordig een zogeheten e-depot gebruikt worden dat voldoet aan de eisen op basis van de Archiefregeling. De gemeente Noordwijkerhout beschikt niet over een eigen gemeentelijk, intergemeentelijk of buiten de gemeente gelegen e-depot.
8. Terbeschikkingstelling van naar de archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden Voldoet de gemeente in de praktijk aan de openbaarheidseisen van de Archiefwet? De in de archiefbewaarplaats berustende archiefbescheiden zijn voor eenieder kosteloos te raadplegen en ook kan eenieder op eigen kosten kopieën (laten) maken. Over die kosten zijn regels opgenomen in de gemeentelijke legesverordening. Er zijn bij de gemeente Noordwijkerhout geen bijzondere beperkingen gesteld aan de openbaarheid van archiefbescheiden, ouder dan 20 jaar, die overgebracht zijn naar de archiefbewaarplaats. Voor het fysieke bezoek aan de archiefbewaarplaats is geen reglement opgesteld. Bezoekers worden ontvangen in de werkruimte van de eenheid Archief, waar zij eventueel archiefbescheiden kunnen inzien. Er is geen klanten- of bezoekersreglement en bijgevolg zijn er ook geen voorwaarden geformuleerd waaraan uitlening van archiefbescheiden aan deskundige externe instellingen is verbonden. Overigens is dergelijke uitlening de afgelopen jaren niet aan de orde geweest. Het aantal bezoekers aan het archief was in 2013 gering. Vanwege de personele bezetting op het archief wordt ook niet bevorderd dat er meer bezoekers komen, bijvoorbeeld door in gemeentelijke publicaties te wijzen op de mogelijkheid tot bezoek aan het archief. De archieforganisatie beschikt niet over een digitale frontoffice.
9. Rampen, calamiteiten en veiligheid Heeft de gemeente plannen voor het behoud van de (te bewaren) archiefbescheiden bij bijzondere omstandigheden? De gemeente beschikt niet over een risicoprofiel, beleids- en crisisplan waarin aandacht wordt besteed aan verplaatsing of veiligstelling van objecten met een cultuurhistorische waarde zoals te bewaren archiefbescheiden. De gemeente heeft geen veiligheidsplan voor de archiefruimten en de archiefbewaarplaats met een calamiteitenplan en ontruimingsplan.
10. Middelen en mensen Kan de gemeente beredeneerd aangeven, gelet op haar wettelijke taken voor de archiefzorg en het archiefbeheer, hoeveel middelen en mensen zij hiervoor ter beschikking stelt alsmede hun kwaliteitsniveau? Op de begroting van 2014 is in totaal een bedrag van € 467.212 opgevoerd om de kosten te dekken die verbonden zijn aan zorg voor / beheer van de archiefbescheiden van de gemeente.
Overzicht middelen Archiefcontainer Inlegmappen Doxis ABR lidmaatschap Kosten Decos applicatie Loonkosten postregistratie Loonkosten applicatiebeheer Decos Loonkosten archiefbeheer Opslag overhead Opleidingskosten 1,95% Inhuur derden archiefbeheer
271 1.852 629 21.313 119.700 29.659 49.000 227.920 3.868 13.000 467.212
Overzicht mensen Fte's: Registratie
Applicatiebeheer Archiefbeheer
Schaal
fte
6 6 7 9 9 7
0,80 0,44 1,00 0,40 0,10 1,00 3,74
Totaal
uren
1.321 654 1.475 600 150 1.498 5.698
In dit overzicht zijn andere relevante functies, zoals ICT en leidinggevenden, niet meegenomen. Het opleidingsniveau van de medewerker Archief is wo en tevens heeft hij de vakdiploma’s SOD I en SOD II op het gebied van documentaire informatievoorziening. Het opleidingsniveau van de medewerkers Registratie en applicatiebeheer Decos is mbo of hbo. Er is een budget voor eventuele extra opleidingen. Bij de wettelijk verplichte werkzaamheden zijn er achterstanden. Dit betreft onder andere : - het overbrengen van dossiers uit het lopend archief naar het semi-statisch archief; - het overbrengen van dossiers naar het statisch archief; - de materiële verzorging van het statisch archief; - de vernietiging van archiefbescheiden; - het beheer van afgehandelde digitale dossiers; - het bijhouden van een actueel, compleet en logisch samenhangend overzicht van de analoge en digitale informatie. Door de personele bezetting (1 fte voor het archief) kan niet voldoende worden gedaan om een einde te maken aan de structurele achterstanden. Deze bezetting is alleen voldoende (zie rapportages VHIC van november 2008) als de achterstanden volledig weggewerkt zijn. Hiervoor is in de afgelopen jaren wel incidenteel ingehuurd doch daarmee is dit knelpunt niet structureel aangepakt en opgelost.
Hierbij komt dat sprake is van een “éénpittersfunctie” die volgens het functieprofiel dienstverlenend en ondersteunend van aard is (geen beleidsmatige functie; het beleid is op dit moment ook niet binnen de organisatie belegd) waarbij geen sprake is van vervanging en dat vanwege de specialistische werkzaamheden voor de betreffende medewerker geen klankbord binnen de organisatie aanwezig is.
