agendapunt B.02 1224406
Aan Verenigde Vergadering INRICHTING BUITENTERREIN
Gevraagd besluit Verenigde Vergadering 17-12-2015 1. in te stemmen met het inrichten van het buitenterrein van het Gemeenlandshuis tot een versoberde gebruikstuin, op basis van de volgende uitgangspunten: I.
Er komt een waterdak op de entreepartij en het opgevangen water wordt via een gescheiden stelsel afgevoerd. Binnen het taakstellend budget wordt hierop tevens een maximale afkoppeling van overig regenwater gerealiseerd, voor zover technisch mogelijk. II. Het ontwerp van de gebruikstuin is leidend, waarbij versoberingen in materiaal en verlichting worden doorgevoerd, hetgeen ook betekent dat het voorterrein nauwelijks zal veranderen en er parkeerruimte bovengronds beschikbaar blijft. Van de huidige parkeerplaatsen verdwijnen de plaatsen in de lengterichting van het terrein, tegen de kop van het achterterrein. Bij de uitwerking wordt ook de verharding tegen Het Huyterhuis zoveel als mogelijk gehandhaafd. III. De financiering van de verwijdering van de oude beuk wordt meegenomen in de P&Ccyclus. De plaatsing van een sobere erfafscheiding komt ten laste van de opbrengst van de verkoop van het Haakpand. IV. Voor de inrichting van de gebruikstuin en de afkoppelvoorzieningen wordt nu een krediet van maximaal € 1 miljoen inclusief btw beschikbaar gesteld om de investeringskosten te kunnen betalen. 2. het krediet van maximaal € 1 miljoen incl. btw als taakstellend krediet beschikbaar te stellen; 3. kennis te nemen van de stand van zaken project Huisvesting Gemeenlandshuis, DMS kenmerk 1222685.
Besluit Verenigde Vergadering 17-12-2015
Voorstel Commissie Bestuur, organisatie en bedrijfsvoering 01-12-2015 De verenigde vergadering te adviseren: 1. in te stemmen met het inrichten van het buitenterrein van het Gemeenlandshuis tot een versoberde gebruikstuin, op basis van de volgende uitgangspunten:
1. Er komt een waterdak op de entreepartij en het opgevangen water wordt via een gescheiden stelsel afgevoerd. Binnen het taakstellend budget wordt hierop tevens een maximale afkoppeling van overig regenwater gerealiseerd, voor zover technisch mogelijk. 2. Het ontwerp van de gebruikstuin is leidend, waarbij versoberingen in materiaal en verlichting worden doorgevoerd, hetgeen ook betekent dat het voorterrein nauwelijks zal veranderen en er parkeerruimte bovengronds beschikbaar blijft. Van de huidige parkeerplaatsen verdwijnen de plaatsen in de lengterichting van het terrein, tegen de kop van het achterterrein. Bij de uitwerking wordt ook de verharding tegen Het Huyterhuis
zoveel als mogelijk gehandhaafd. 3. Ten behoeve van de begroting 2017 wordt een voorstel uitgewerkt om aan de Oude Delft een waterbewustzijn-element te realiseren, bijv. in de vorm van een gebouwd element. 4. De financiering van de verwijdering van de oude beuk wordt meegenomen in de P&Ccyclus. De plaatsing van een sobere erfafscheiding komt ten laste van de opbrengst van de verkoop van het Haakpand. 5. Voor de inrichting van de gebruikstuin en de afkoppelvoorzieningen wordt nu een krediet van € 1 miljoen inclusief btw beschikbaar gesteld om de investeringskosten te kunnen betalen. Deze kosten worden later zoveel mogelijk verrekend met een nog in te stellen voorziening waarin de verkoopopbrengsten van het Haakpand en de locatie Kijkduin worden gestort. 2. het krediet van € 1 miljoen incl. btw als taakstellend krediet beschikbaar te stellen.
Advies Commissie Bestuur, organisatie en bedrijfsvoering 01-12-2015
Besluit Informatieve Verenigde Vergadering 26-11-2015
2
Inrichting buitenterrein 1.
Probleemstelling - context
Op 4 juni 2015 heeft de verenigde vergadering het Huisvestingsplan Gemeenlandshuis vastgesteld en een krediet beschikbaar gesteld voor de aanpassing en verbouwing van het gebouw. Een onderdeel van het plan was de ontwerpvisie voor de inrichting van het buitenterrein. In het voorstel was nog geen krediet voor de inrichting van het buitenterrein opgenomen. Wel waren enkele kwalitatieve uitgangspunten geformuleerd en was een schatting van de kosten voor de invulling van het concept beschreven. Toegezegd is dat een separaat kredietvoorstel later zou volgen. 2.
Beoogd effect
Het beoogde effect van het onderhavige voorstel is de tijdige vaststelling van een investeringsplan en beschikbaarstelling van een krediet voor de inrichting van het buitenterrein, zodanig dat de uitvoering van de inrichting kan worden meegenomen in de planning en in de opdrachtverlening van de verbouwing van het Gemeenlandshuis. 3.
Kernboodschap
De inrichting van het buitenterrein draagt bij aan het imago van Delfland als organisatie die duurzaamheid nastreeft. Ook biedt de inrichting van het buitenterrein in samenhang met het verbouwde Gemeenlandshuis een inspirerende, gezonde en duurzame werkomgeving, die de onderlinge samenwerking binnen Delfland bevordert. Alle kosten worden binnen de exploitatie en opbrengsten uit verkoop gedekt. 4.
Historie - eerdere besluitvorming
In het Huisvestingsplan Gemeenlandshuis, dat op 4 juni 2015 aan de verenigde vergadering is voorgelegd, is de inrichting van het buitenterrein nog niet meegenomen. Er is op dat moment volstaan met de formulering van een aantal kwalitatieve uitgangspunten en een voorlopige ontwerpvisie, waaraan een voorlopige inschatting van de kosten was verbonden van € 1,25 miljoen. Voor de voorlopige ontwerpvisie zijn onderstaande uitgangspunten gehanteerd: - minder verharding, terugdringen van bovengrondse parkeervoorzieningen; - één geheel/aansluiting binnen-buiten; - logistieke verbetering verkeersstromen (rekening houdend met bevoorrading); - parkeergelegenheid bedrijfsauto’s en fietsenstalling. Voorafgaand aan en tijdens de verenigde vergadering van 4 juni 2015 is nog een aantal aanvullende kwaliteitscriteria vastgesteld. Het buitenterrein van het Gemeenlandshuis zou moeten bijdragen aan “waterbewustzijn”, door de toegankelijkheid ervan te vergroten en met de inrichting te voorzien in een publieksvoorlichtingsfunctie. Ook zou het mogelijk moeten zijn voor medewerkers om buiten te werken en elkaar te ontmoeten.
Kenmerk VV: 1224406
Om nader inhoud te geven aan de vereisten voor de nieuwe inrichting van het buitenterrein heeft de dijkgraaf tijdens de verenigde vergadering van 4 juni 2015 de verenigde vergadering uitgenodigd middels een interactief proces zowel bestuursleden als medewerkers van Delfland te laten meedenken over de inrichting van het buitenterrein. Naar aanleiding hiervan zijn (brainstorm)bijeenkomsten georganiseerd (d.d. 7 juli 2015, 27 augustus 2015 en 7 oktober 2015) met een vertegenwoordiging van de verenigde vergadering en medewerkers van Delfland (de zogenoemde Werkgroep Inrichting Buitenterrein). Tijdens deze bijeenkomsten zijn ideeën met betrekking tot de inrichting van het buitenterrein geformuleerd en bediscussieerd. Om te komen tot een definitief voorstel zijn uit de werkgroep de vertegenwoordigers van de verenigde vergadering, aangevuld met vertegenwoordigers van de overige fracties van de verenigde vergadering met de dijkgraaf bijeen geweest op 5 november en op 23 november 2015. Op grond van deze bijeenkomsten zijn het onderhavige plan en kredietvoorstel opgesteld. 5.
Regelgeving en Beleid
N.v.t. 6.
Financiën A. Het definitieve voorstel voor de inrichting van het buitenterrein Gemeenlandshuis is een ontwerp waarin ten opzichte van de voorlopige ontwerpvisie van 4 juni 2015 extra functionaliteit is ondergebracht, en waarmee op een sobere en doelmatige wijze enkele van de kwaliteitscriteria die de verenigde vergadering heeft gesteld worden gerealiseerd. De kosten bedragen maximaal € 1 miljoen incl. btw. Zie punt 14 “Toelichting” hierna voor een nadere beschrijving van het ontwerp en uitsplitsing van de kostenraming. De investering wordt in zijn geheel ondergebracht in het programma Bestuur, Organisatie en Instrumenten, programmalijn Organisatie. Deze investering zal niet ten koste gaan van de investeringsruimte voor de overige programma’s. De kosten van de investering (kapitaallasten) worden opgevangen binnen de bestaande meerjarenraming van Delfland en gedekt door de verkoopopbrengsten van te sluiten panden. B. Er zijn enkele maatregelen die op het buitenterrein ook getroffen moeten worden, los van het ontwerp en de kosten van de inrichting. Dit zijn: -
-
-
Het vellen van de bestaande monumentale beuk en herplanten van een nieuwe boom. Uit een stabiliteitsonderzoek, uitgevoerd op 12 oktober 2015 door Copijn, is gebleken dat de monumentale beuk een toekomstperspectief heeft van minder dan 5 jaar. Het advies is om de boom binnen 1 jaar na nu te vellen. De kosten van het vellen van de bestaande en herplanten van een nieuwe boom (bedragen ca. €35.000 incl. btw.) worden beschouwd als onvoorzien en worden in 2016 ten laste van het bestaande onderhoudsbudget gebracht. Het oprichten van een erfafscheiding met de Oude Delft 159 (Haakpand). Dit is nodig nu het pand is verkocht. Aan de aard en de vorm van de erfafscheiding zal op een sobere en doelmatige wijze invulling worden gegeven, passend bij de ontwerpvisie van het terrein en in overeenstemming met de gemaakte afspraken bij de verkoop van het Haakpand. De kosten worden zoals afgesproken op 4 juni 2015 ten laste gebracht van de verkoopopbrengst van het Haakpand. De sloop van het Pauwhuis. In het Programma van Eisen voor het verbouwde Gemeenlandshuis is geen bestemming opgenomen voor het Pauwhuis. Teneinde de exploitatie niet langer te belasten met de kosten voor beheer en onderhoud, is sloop van het Pauwhuis gewenst. De kosten hiervan worden geraamd op € 60.000 incl. btw en worden ten laste gebracht van de verkoopopbrengst van het Haakpand.
Kenmerk VV: 12244062
7.
Duurzaamheid, waterbewustzijn en innovatie
Duurzaamheid Naar aanleiding van de besprekingen in de Werkgroep Inrichting Buitenterrein is de berging van regenwater op het dak van de bebouwing onderzocht. De uitkomst van het onderzoek is dat met geringe aanpassing een zogenoemd “polderdak light” boven de entree gerealiseerd kan worden. Dit bestaat uit een sedumdak met waterberging. Eerder was op deze locatie een folie met zonnecellen voorzien. Volgens de installatieadviseur zou de energieopbrengst van deze folie echter minimaal zijn, derhalve wordt nu voorgesteld deze folie van zonnecellen te vervangen door het voorgestelde sedumdak met waterwaterberging. Deze aanpassing geeft een substantiële meerwaarde voor wat betreft de duurzaamheidsambitie. De kosten van het niet aanbrengen van de folie met zonnecellen vallen weg ten opzichte van het aanbrengen van het sedumdak. Daarmee kan dit voorstel budgetneutraal worden ingepast binnen het reeds beschikbaar gestelde krediet van €18,8 miljoen voor de verbouwing van het pand Gemeenlandshuis. Binnen het taakstellend budget voor de inrichting van het buitenterrein wordt een afkoppeling gerealiseerd van het water dat van het sedumdak afgevoerd moet worden. Via een gescheiden leidingstelsel wordt dit water afgevoerd van het terrein van Delfland en aangesloten op de gemeentelijke voorzieningen. Binnen het taakstellend budget wordt hierop tevens een maximale afkoppeling van overig regenwater gerealiseerd, voor zover technisch mogelijk. In het definitieve voorstel voor de inrichting van het buitenterrein zijn met het oog op kostenbeheersing geen overige maatregelen voor duurzaamheid of innovatie opgenomen. Waterbewustzijn In het definitieve voorstel voor de inrichting van het buitenterrein zijn met het oog op kostenbeheersing geen voorzieningen voor waterbewustzijn opgenomen. 8.
Organisatorische en personele consequenties
N.v.t. 9.
OR/GO
De OR/GO is reeds betrokken geweest bij het kredietvoorstel dat op 4 juni 2015 is geaccordeerd door het algemeen bestuur. Over de gevolgen van de inrichting van het buitenterrein voor het parkeer- en vervoersbeleid van Delfland, voert de WOR-bestuurder overleg met de OR. 10.
Risico- en beheersmaatregelen
Afspraak is dat de voorgestelde bedragen die in het kredietvoorstel staan leidend zijn. Het kredietvoorstel betreft een taakstellende kredietaanvraag waarbinnen alle genoemde activiteiten uitgevoerd moeten worden. Indien zich (onvoorziene) tegenvallers voordoen, zal binnen het vastgestelde budget naar oplossingen worden gezocht, waar nodig zal dit leiden tot versobering. 11.
Communicatie (in- en extern)
Het onderdeel inrichten buitenterrein wordt meegenomen in het communicatieplan van de huisvesting. De kernboodschap hierin is: De renovatie van het gebouwencomplex en de herinrichting van het buitenterrein leiden niet tot hogere exploitatieuitgaven, maar worden geheel binnen de begroting opgevangen. De budgetten zijn taakstellend. De uitstraling na verbouw zal passend bij de huidige tijd zijn. Na de renovatie zijn het gebouw en het buitenterrein weer geschikt voor de toekomst
Kenmerk VV: 12244063
12.
Bekendmaking en vervolgprocedure
De aanbesteding en opdrachtverlening worden meegenomen in de planning van de verbouwing van het Gemeenlandshuis. 13.
Bevoegd orgaan
De verenigde vergadering is bevoegd tot het beschikbaar stellen van krediet voor de herinrichting van het buitenterrein. 14.
Toelichting
Het onderhavige voorstel voor de inrichting van het buitenterrein is langs de volgende lijn tot stand gekomen: Kijktuin Bij het Huisvestingsplan Gemeenlandshuis dat op 4 juni 2015 aan de verenigde vergadering is voorgelegd, is een voorlopige ontwerpvisie voor de inrichting van het buitenterrein gevoegd, gebaseerd op de uitgangspunten: - minder verharding en terugdringen van bovengrondse parkeervoorzieningen; - één geheel/aansluiting binnen-buiten; - logistieke verbetering van verkeersstromen (rekening houdend met bevoorrading); - parkeergelegenheid voor bedrijfsauto’s en fietsenstalling. De gedachte achter het ontwerp was dat de binnentuin op zichzelf uniek en waardevol is: ze bezit een rijke geschiedenis in de binnenstad van Delft. Doordat alle goederenstromen om logistieke redenen niet meer ontsloten worden via de binnentuin, zal deze verkeersluw worden. Dit is een belangrijk uitgangspunt voor de benadering van de tuin én het gebouw. De binnentuin is in dit ontwerp opgedeeld in drie delen: - een voorplein doorlopend in de ontvangstzone van het gebouw; - een hof, half verhoogd en toegankelijk voor de gebruikers; - een natuurtuin gepositioneerd rondom de monumentale boom. Voor de kosten van deze ontwerpvisie was een voorlopige indicatie genoemd van € 1,25 miljoen incl. btw. Gebruikstuin Op grond van de besprekingen in de werkgroep is de functionaliteit van het basisontwerp verder verdiept en uitgewerkt. Hierdoor ontstond een ontwerp waarin de tuin nog méér functioneert als een verlengstuk van het werkgebied. Op een zeer natuurlijke manier ontsluit het de verschillende panden. Door een slimme inrichting ontstaan er in de tuin duidelijk begrensde verblijfsgebieden maar ook informele zitplekken die een grote variatie aan gebruik mogelijk maken. In de basis verrijkt de tuin het werkgebied in functionele en esthetische zin. De verwachting van de kosten van het ontwerp met extra functionaliteit werd geraamd op een bedrag van € 1,488 miljoen incl. btw. Versoberde Gebruikstuin Op grond van de besprekingen van de dijkgraaf met de vertegenwoordigers van de verenigde vergadering op 5 en 23 november 2015, is het ontwerp van de gebruikstuin versoberd en zijn de kosten teruggebracht tot maximaal € 1 miljoen incl. btw. Het voorterrein wordt niet heringericht. Dit deel van het terrein behoudt zijn huidige inrichting en functie voor parkeren. Van de huidige parkeerplaatsen verdwijnen de plaatsen in de lengterichting van het terrein, tegen de kop van het achterterrein. Het achterterrein wordt ingericht volgens het ontwerp van de gebruikstuin. De bestrating tegen de gevel van het historische deel van het gebouw blijft behouden. Aan het ontwerp is toegevoegd de gescheiden afvoer van het water van het sedumdak. Tenslotte is het ontwerp ontdaan van enkele esthetische elementen, zoals natuurstenen naamtegels, een natuurstenen vijverbak, led-verlichting onder zitranden en hardhouten meubels. De totale oppervlakte van het buitenterrein (aan de zijde Phoenixstraat) beslaat 2657 m2. Daarop wordt 139 m2 gecorrigeerd voor de nieuwe uitbouw van de entree, en 150 m2
Kenmerk VV: 12244064
gecorrigeerd voor de inrit en buitentrappen naar de garage en de kelder. Voor de herinrichting van de resterende 2368 m2 is het taakstellend budget van maximaal € 1 miljoen incl. btw beschikbaar. De raming van de kosten is globaal uitgewerkt in enkele hoofdcategorieën. Deze globale uitwerking zal nader worden gedetailleerd in het kader van de aanbesteding en opdrachtverstrekking. Hierbij zal kritisch worden gekeken naar posten zoals planvoorbereiding, opslagen en onvoorzien, zodat de kosten binnen het taakstellend budget blijven en waar mogelijk lager uitvallen. a. Opties voor Duurzaamheid Aanvullend op de bijdrage aan het functioneren van het werkgebied biedt de Gebruikstuin de mogelijkheid om duurzaamheidsmaatregelen uit te voeren die zowel functionele toegevoegde waarde leveren, als het imago van Delfland op het gebied van duurzaam waterbeheer en – gebruik zichtbaar ondersteunen. Dit zijn een helofytenfilter ten behoeve van de opvang en zuivering van regenwater, energieopwekking met planten en een infiltratievoorziening in de vorm van hydroboxen. De totale kosten van deze duurzaamheidsmaatregelen worden geraamd op ca. € 385 duizend incl. btw. Van deze maatregelen wordt in de versoberde gebruikstuin afgezien. b. Opties voor Waterbewustzijn In 2017 zal het college een nieuw voorstel formuleren en bespreken met de VV. Alles overziende volgt uit de besprekingen van de dijkgraaf met de vertegenwoordigers van de fracties de conclusie om voor de volgende aanpak te kiezen en een krediet aan te vragen. 1. Er komt een waterdak op de entreepartij en het opgevangen water wordt via een gescheiden stelsel afgevoerd. Binnen het taakstellend budget wordt hierop tevens een maximale afkoppeling van overig regenwater gerealiseerd, voor zover technisch mogelijk. 2. Het ontwerp van de gebruikstuin is leidend, waarbij versoberingen in materiaal en verlichting worden doorgevoerd, hetgeen ook betekent dat het voorterrein nauwelijks zal veranderen en er parkeerruimte bovengronds beschikbaar blijft. Van de huidige parkeerplaatsen verdwijnen de plaatsen in de lengterichting van het terrein, tegen de kop van het achterterrein. Bij de uitwerking wordt ook de verharding tegen Het Huyterhuis zoveel als mogelijk gehandhaafd. 3. De financiering van de verwijdering van de oude beuk wordt meegenomen in de P&Ccyclus. De plaatsing van een sobere erfafscheiding komt ten laste van de opbrengst van de verkoop van het Haakpand. 4. Voor de inrichting van de gebruikstuin en de afkoppelvoorzieningen wordt een krediet van maximaal € 1 miljoen inclusief BTW beschikbaar gesteld om de investeringskosten te kunnen betalen. 15. -
Bijlagen Geen
Kenmerk VV: 12244065
Inrichting buitenterrein
Kenmerk VV
:
1224406
Vergaderdatum: 17 december 2015
Beleidsveld
:
Organisatie
Agendapunt
: B.02
De Verenigde Vergadering van Delfland, op voordracht van dijkgraaf en hoogheemraden van 8 december 2015, kenmerk 45445; gelezen het positieve advies van de commissie Bestuur, Organisatie en Bedrijfsvoering; overwegende dat: het gewenst is: te komen tot een zodanige inrichting van het buitenterrein in samenhang met het verbouwde Gemeenlandshuis, dat deze een inspirerende, gezonde en duurzame werkomgeving vormt, die de onderlinge samenwerking binnen Delfland bevordert; de uitvoering van de inrichting mee te nemen in de planning en de opdrachtverlening van de verbouwing van het Gemeenlandshuis. Gelet op: artikel 77 van de Waterschapswet; Besluit: I
in te stemmen met het inrichten van het buitenterrein van het Gemeenlandshuis tot een versoberde gebruikstuin, op basis van de volgende uitgangspunten: 1. Er komt een waterdak op de entreepartij en het opgevangen water wordt via een gescheiden stelsel afgevoerd. Binnen het taakstellend budget wordt hierop tevens een maximale afkoppeling van overig regenwater gerealiseerd, voor zover technisch mogelijk. 2. Het ontwerp van de gebruikstuin is leidend, waarbij versoberingen in materiaal en verlichting worden doorgevoerd, hetgeen ook betekent dat het voorterrein nauwelijks zal veranderen en er parkeerruimte bovengronds beschikbaar blijft. Van de huidige parkeerplaatsen verdwijnen de plaatsen in de lengterichting van het terrein, tegen de kop van het achterterrein. Bij de uitwerking wordt ook de verharding tegen Het Huyterhuis zoveel als mogelijk gehandhaafd. 3. De financiering van de verwijdering van de oude beuk wordt meegenomen in de P&Ccyclus. De plaatsing van een sobere erfafscheiding komt ten laste van de opbrengst van de verkoop van het Haakpand. 4. Voor de inrichting van de gebruikstuin en de afkoppelvoorzieningen wordt nu een krediet van maximaal € 1 miljoen inclusief btw beschikbaar gesteld om de investeringskosten te kunnen betalen.
II stellen;
het krediet van maximaal € 1 miljoen incl. btw als taakstellend krediet beschikbaar te
III kennis te nemen van de stand van zaken project Huisvesting Gemeenlandshuis, DMSkenmerk 1222685. Aldus besloten in de openbare vergadering van 17 december 2015 De Verenigde Vergadering voornoemd, de Secretaris,
de Voorzitter,
mr. drs. P.I.M. van den Wijngaart
mr. M.A.P. van Haersma Buma
Kenmerk VV: 1224406
2
