2 Helpdesk:

Basishandleiding

www.snelstart.nl/Klantenservice

2

Helpdesk: 0222 36 30 62

Inhoudsopgave 1 Welkomstscherm 4 2 Ondersteuning 5 3 SnelStart gebruiksklaar maken 7 o.a.: Installatie van de software 7 Uw licentie activeren (Extra, Licentiebeheer) 7 Administratie aanmaken, openen en back-up 8 Instellingen 9 4 Onderhoudsvensters 13 o.a.: Gegevens invoeren, wijzigen en zoeken in onderhoudsvensters 14 Onderhoud, Klanten/Leveranciers 15 Onderhoud, Artikelen 15 Onderhoud, Artikelomzetgroepen 16 Onderhoud, Grootboekrekeningen 17 Onderhoud, Grootboekrubrieken (Vanaf SnelStart Boek 3) 18 Onderhoud, Btw-tarieven 19 Onderhoud, Landen 20 5 Verkoopsjablonen en opmaak 21 o.a.: De opbouw van het Verkoopsjablonenvenster 21 De opbouw van het opmaakvenster 22 Uw eigen logo plaatsen 22 6 Verkooporders en facturen 23 o.a.: Een verkoopfactuur maken 23 Elektronisch factureren 24 7 Boekhouden 27 o.a.: Een inkoopfactuur maken en als betaald boeken 29 Inlezen UBL-bestanden 30 De jaarafsluiting 32 Btw-aangifte met SnelStart 33 Bankieren 35 8 Aanmaningen 37 9 Periode uitwisseling 40 Bijlage A: Gebruikersbeheer 41 Bijlage B: Prijzen inclusief of exclusief btw

42

Ruimte voor aantekeningen


3

Helpdesk: 0222 36 30 62

1. Welkomstscherm Wanneer u SnelStart voor de eerste keer opstart wordt een welkomstscherm getoond.

Figuur 1: het Welkomstscherm In dit scherm vindt u verschillende mogelijkheden om u te helpen bij het opzetten van uw administratie. Linksboven bevindt zich een administratiekeuze. U kunt indien gewenst het venster uitschakelen door het aanvinken van de optie Venster niet meer tonen. U kunt het scherm altijd tonen of verbergen door de optie in het menu Administratie aan of uit te vinken.

Figuur 2: Optie Welkomstscherm tonen bij opstarten in menu Administratie


4

Helpdesk: 0222 36 30 62

2. Ondersteuning Serviceverlening Door het afsluiten van een service-abonnement kunt u gebruik maken van de ondersteuning van de helpdesk. U profiteert van de volgende voordelen: - Gratis gebruikmaken van de helpdesk. - Gratis updates (te downloaden via internet of aan te vragen bij de helpdesk). - Periode uitwisseling met accountant/boekhouder mogelijk. - Profiteren van kortingacties. - Tegen verschilprijs inruilen naar uitgebreidere programma’s. - 20% korting op cursussen. - Toegang tot alle mogelijkheden van Mijn SnelStart (24 uur per dag, maandag tot en met zaterdag).

Vormen van ondersteuning Handleiding In deze handleiding vindt u uitleg over de basis van SnelStart Nota 1 t/m 3 en SnelStart Boek 1 t/m 3. Voor meer informatie over het pakket kunt u in de SnelStart Help kijken. SnelStart Help Via het menu Help (F1) kunt u in het programma ondersteuning krijgen. Ook kunt u tijdens het werken in SnelStart op de toets F1 drukken om de help-informatie op te vragen over het onderdeel waar u mee bezig bent. In het linker kader in het help-venster vindt u een inhoudsopgave, index en uitgebreide zoekfunctie. Als u in het linker kader een onderwerp selecteert, wordt in het rechter kader de uitleg over het geselecteerde onderwerp getoond.

Figuur 3: het Helpmenu Veelgestelde vragen Rechts in het venster kunt u gebruik maken van Veelgestelde vragen. Na het invullen van één of meerdere trefwoorden kunt u via [Enter] de zoekopdracht starten. U komt dan op de ondersteuningspagina van SnelStart terecht.

Figuur 4: Veelgestelde vragen


5

Helpdesk: 0222 36 30 62

2. Ondersteuning Via het internet Op www.snelstart.nl kunt u ondersteuning krijgen via de ondersteuningspagina en via Mijn SnelStart. Ook kunt u uw vraag per e-mail ([email protected]) aan ons verzenden.

Figuur 5: SnelStart!Help

Telefonisch U kunt ons op werkdagen tussen 9.00 en 17.00 uur bellen (0222 - 36 30 62) met uw vraag of opmerking.

SnelStart informatie Bij de menu-optie Help, Info vindt u informatie over SnelStart.

Figuur 6: het Informatievenster Links staan de contactgegevens van SnelStart. Rechts staan de gegevens van uw licentie, het programma en de administratie die u geopend heeft.


6

Helpdesk: 0222 36 30 62

3. SnelStart gebruiksklaar maken Installatie van de software Het SnelStart programma wordt geleverd als download. De installatie hiervan wordt automatisch opgestart nadat u de cd in het cd-rom station van uw computer heeft geplaatst. Een update op cd installeert u op dezelfde manier. Wordt het installatie-programma niet automatisch opgestart voer dan de onderstaande stappen uit: - Plaats de SnelStart cd in het cd-rom station; - Als het installatieprogramma niet gelijk opstart selecteer “Deze computer” of open de “Windows verkenner”; - Dubbelklik in het geopende venster op het pictogram van het cd rom station; - Klik in de map SnelStart\V10 dubbel op het programma Setup.exe

Uw licentie activeren (Extra, Licentiebeheer) U activeert uw licentie door in het kader Bediening de Licentiehouder en de Licentiecode in te voeren. Klik daarna op de knop OK om SnelStart te openen. U vindt de licentiegegevens op www.snelstart.nl/MijnSnelStart.

Figuur 7: Licentiebeheer

Demonstratieversie in het originele pakket In een geregistreerd pakket kunt u een demonstratieversie van het pakket uitproberen. Wij adviseren u om via Administratie, Kopiëren geopende administratie… een kopie-administratie aan te maken als u in de demonstratieversie een aantal opties wilt uitproberen. U activeert de demonstratiestand via het venster Extra, Licentiebeheer. Zorg dat u naderhand de Originele versie weer activeert.


7

Helpdesk: 0222 36 30 62

3. SnelStart gebruiksklaar maken Administratie aanmaken, openen en back-up Om met SnelStart te kunnen factureren en/of boekhouden moet er minstens één administratie aangemaakt zijn. U kiest hiervoor het menu Administratie. In het menu Administratie kiest u voor Nieuw... om een nieuwe administratie aan te maken.

Figuur 8: het venster Nieuwe administratie aanmaken - In de mappenlijst selecteert u de map waarin de administratie moet worden opgeslagen, kies hier de map C:\Snelstart\Administraties. - Links onderin bij Map: ziet u welke map geselecteerd is; - Rechts onderin bij Administratienaam: geeft u de administratienaam aan. - Met de knop Nieuw wordt de nieuwe administratie aangemaakt.

Een administratie selecteren en openen Via het menu Administratie, Openen… opent u een administratie. Selecteer in de mappenlijst de juiste administratiemap en dubbelklik op de gewenste administratie in de bestandenlijst of klik op de administratie en open deze daarna met de knop Openen of met [Enter].

Een back-up (veiligheidskopie) van de administratie maken Via de optie Administratie, Back-up kunt u op bijna elk gewenst medium een back-up (veiligheidskopie) van uw administratie(s) maken. Voor het maken van de back-up volgt u de stappen in de vensters. Maak met regelmaat een back-up.

Beperkingen bij back-up naar cd Een back-up naar cd werkt alléén als u vanuit de Windows Verkenner de cd brander rechtstreeks kunt aanroepen. Lukt dit niet maak de back-up dan bijvoorbeeld op uw Bureaublad en zet deze vervolgens via de software van de cd-brander op cd.


8

Helpdesk: 0222 36 30 62

3. SnelStart gebruiksklaar maken Herstelpunten U kunt automatisch herstelpunten aan laten maken door deze optie te selecteren in het menu Administratie. Deze herstelpunten worden in dezelfde map geplaatst als uw administratie. Let op! Een herstelpunt is geen back-up. Indien de administratie verwijderd wordt, worden ook alle herstelpunten die bij die administratie horen verwijderd.

Instellingen Via Extra, Instellingen opent u het venster waar u een aantal gegevens in dient te voeren die nodig zijn voor het juist functioneren van SnelStart. Welke velden u in kunt voeren is afhankelijk van het pakket waarmee u werkt. Tip! Klik pas op de knop Opslaan als u alle instellingen hebt opgegeven; met deze knop slaat u niet alleen de instellingen op, maar sluit u ook het venster.

Tabblad Bedrijfsgegevens In het tabblad Bedrijfsgegevens kunt u uw bedrijfsgegevens vermelden. De bedrijfsgegevens worden automatisch geplaatst in de opmaken van SnelStart Nota.

Figuur 9: het tabblad Bedrijfsgegeven van Extra, Instellingen


9

Helpdesk: 0222 36 30 62

3. SnelStart gebruiksklaar maken Tabblad Boekhouding In het tabblad Boekhouding geeft u aan in welk boekjaar u wilt factureren en/of boekhouden en in welke maand het boekjaar begint. Dit is van invloed op de invoer van facturen en/of boekingen en de berekening van de btw-aangifte. De Map UBL bestanden is nodig voor het inlezen van UBL bestanden in de boekhouding. De overige invoervelden van dit kader zijn alleen beschikbaar als er een SnelStart Boek pakket is geactiveerd en zijn van belang voor het goed functioneren van het boekhoudpakket van SnelStart.

Figuur 10: het tabblad Boekhouding van Extra, Instellingen

Tabblad Orders Het tabblad Orders is alleen beschikbaar als er een SnelStart Nota pakket is geactiveerd en bevat de instellingen voor order invoer en facturering. Voor de duidelijkheid adviseren wij een ordernummerreeks te gebruiken die afwijkt van de factuurnummerreeks. In het kader Elektronisch factureren is er een kader bijgekomen. Hier vult u de gegevens in welke ook in uw e-mailprogramma ingesteld staan. De gegevens voor de SMTP-server kunt u daar ook vinden. Om te controleren of de instellingen juist zijn kunt u kiezen voor Test e-mail versturen.

Figuur 11: het tabblad Orders van Extra, Instellingen bij SnelStart Nota 3


10

Helpdesk: 0222 36 30 62

3. SnelStart gebruiksklaar maken Voorraadcontrole bij orderinvoer Vinkt u deze optie aan, dan krijgt u in het venster Verkopen bij het afdrukken van een pakbon of factuur een melding zodra de voorraad onder het bij Onderhoud, Artikelen opgegeven minimum komt.

Tabblad Artikelen Het tabblad Artikelen is alleen beschikbaar als er een SnelStart Nota pakket is geactiveerd.

Figuur 12: het tabblad Artikelen van Extra, Instellingen bij SnelStart Nota

Prijsnotatie in het artikelenbestand U geeft hier aan of de prijzen in het artikelenbestand in- of exclusief btw zijn. Klik op de pijlknop om de keuzelijst te openen en selecteer de gewenste instelling. Tip! Wij raden aan in het artikelenbestand prijzen exclusief btw te gebruiken. Bij wijzigingen in het btw tarief hoeft u dan de artikelprijzen niet aan te passen. U hoeft alleen het btw-tarief in Onderhoud, Btw-tarieven aan te passen.

Soort artikelcode, Lengte Standaard gaat SnelStart uit van een numerieke artikelcode van maximaal 10 posities. Het grootste nummer dat u hierbij kunt gebruiken is: 2.147.483.647. Kies Cijfers en letters voor een combinatie van cijfers en letters of als u bij een numerieke artikelcode onvoldoende posities ter beschikking heeft. U kunt dan ook leestekens en spaties in de artikelcode opnemen. Voor een artikelcode met cijfers en letters kunt u maximaal 255 posities gebruiken. Tip! Het zoeken aan de hand van een trefwoord vervalt als de artikelcode alfanumeriek is, daarom adviseren wij u om de artikelcode alleen alfanumeriek te maken als dit noodzakelijk is. U kunt een numerieke code altijd omzetten naar alfanumeriek, andersom echter niet altijd: als er artikelen aanwezig zijn met letters, leestekens of spaties in de artikelcode dan kan het artikelbestand niet meer worden omgezet naar numeriek. Ook verwijderde artikelen die nog in de historie gebruikt worden, zijn hiervoor bepalend.


11

Helpdesk: 0222 36 30 62

3. SnelStart gebruiksklaar maken Decimalen in artikelprijzen Standaard is het gebruik van 2 decimalen geactiveerd. Vanaf SnelStart Nota 3 kunt u hier een keuze maken. Als u het aantal decimalen wijzigt wordt dit overal in SnelStart doorgevoerd, ook bij de bestaande artikelkaarten in Onderhoud, Artikelen.

Decimalen in artikel aantallen Standaard is voor het veld Aantal van het verkopenvenster het gebruik van 2 decimalen geactiveerd. Vanaf SnelStart Nota 3 kunt u hier een keuze maken tussen minimaal 1 decimaal en maximaal 4 decimalen.

Dagboek Voorraadverschillen U geeft hier op in welk dagboek de voorraadverschillen geboekt moeten worden die u invoert bij Programma, Voorraadmutaties.


12

Helpdesk: 0222 36 30 62

4. Onderhoudsvensters In de onderhoudsvensters houdt u de gegevens van onder andere klanten, artikelen, leveranciers en grootboekrekeningen bij. U kunt ze overal in SnelStart gebruiken. U kunt de klantgegevens bijvoorbeeld gebruiken voor uw facturen, aanmaningen en het uitwisselen van gegevens met uw bankierpakket. De lijst die aan de linkerkant in het venster wordt getoond, kan aan en uitgezet worden door dubbel te klikken op de blauwe balk. Voor meer informatie zie SnelStart!Help (F1).

Opbouw van een onderhoudsvenster

Figuur 13: het klantenvenster met links de lijst met klanten

De hoofdgegevens Bovenin het venster, staat het sleutelveld. Bij de klantkaart is dat het veld Klantcode. Daaronder vindt u de hoofdgegevens van de kaart, bijvoorbeeld de velden met de NAW-gegevens (Naam, Adres, Woonplaats) van de klant.

Kaders of tabbladen met specifieke gegevens Onder de hoofdgegevens staan de overige gegevens in kaders of op tabbladen.


13

Helpdesk: 0222 36 30 62

4. Onderhoudsvensters Kaders of tabbladen met specifieke gegevens Onder de hoofdgegevens staan de overige gegevens in kaders of op tabbladen.

Lijst met sleutelvelden Links in het venster kan een lijst met ingevoerde gegevens getoond worden. Bijvoorbeeld de klantnummers en namen. U toont of verbergt de lijst door in de balk (met de omschrijving van het sleutelveld) bovenin het venster te klikken.

Links naar onderhoudsvensters Als de omschrijving van een veld blauw en onderstreept is, dan is het een link naar een onderhoudsvenster waar u de betreffende gegevens kunt aanpassen. Land (zie bijvoorbeeld Figuur 13) is een link naar Onderhoud, Landen.

Gegevens invoeren, wijzigen en zoeken in onderhoudsvenster Hier wordt beschreven hoe u gegevens invoert, wijzigt en verwijderd in de onderhoudsvensters en hoe u een specifieke kaart kunt opzoeken.

Nieuwe kaarten invoeren Klik op de knop Nieuw, zodat SnelStart het eerste vrije nummer in het sleutelveld plaatst. Voer de gewenste gegevens in en klik op Opslaan.

Kaarten zoeken Het sleutelveld is ook een zoekveld. Klik op het ‘vergrootglas’ zoekvenster te openen.

of gebruik de toets combinatie [Alt+Z], om het

Diverse trefwoorden opgeven U kunt diverse trefwoorden ingeven door achter elk trefwoord een slash / te typen, bijvoorbeeld ‘Jansen/Rotterdam’.

Kaart zoeken bij numerieke sleutelvelden Alleen numerieke sleutelvelden zijn toegestaan, behalve bij artikelkaarten. Bij numerieke sleutelvelden kunt u meteen een trefwoord intypen. Bij artikelkaarten kunt u alléén zoeken met het vergrootglas of met [Alt+Z].

Kaarten wijzigen Wilt u een kaart wijzigen, voer dan de code (bijvoorbeeld een artikelcode) van de te wijzigen kaart in het sleutelveld in. De gegevens van de betreffende kaart worden getoond en kunnen gewijzigd worden. Sla de wijziging op. Vanaf SnelStart Nota 2 en SnelStart Boek 2 kunt u de sleutelvelden wijzigen.

Kaarten verwijderen Wilt u een kaart verwijderen, voer dan de code van de te verwijderen kaart in het sleutelveld in. De gegevens van de betreffende kaart worden getoond. Klik vervolgens op de knop Verwijder. Let op! U kunt kaarten waarvan de gegevens elders in het programma gebruikt worden, zoals klanten waar nog facturen van openstaan, niet verwijderen. Als u een kaart verwijderd en er is géén historie van die kaart, dan wordt de kaart definitief verwijderd, anders wordt hij op non-actief gesteld. De informatie blijft dan op de achtergrond aanwezig voor de historische gegevens.


14

Helpdesk: 0222 36 30 62

4. Onderhoudsvensters Onderhoud, Klanten/Leveranciers Met Onderhoud, Klanten/Leveranciers opent u het klanten- of leveranciersvenster. U kunt de gegevens onder andere gebruiken voor facturering en het beheren van openstaande posten. De werking van de vensters klanten en leveranciers is gelijk.

De hoofdgegevens en de aanvullende gegevens De velden spreken voor zich en kunnen ingevuld worden. Wilt u toch aanvullende informatie kijk dan in de SnelStart!Help.

Tabblad Financieel Als u kiest voor het tabblad Financieel, wordt de omzet exclusief btw van dit boekjaar en het openstaande saldo berekend aan de hand van de factuurhistorie. U kunt de historie van meerdere boekjaren bekijken door op het tabblad het andere boekjaar aan te klikken. In de grafiek wordt de omzet per maand getoond.

Tabblad Artikelhistorie (in SnelStart Nota) Op dit tabblad kunt u een gedetailleerde historie van alle artikelmutaties van de betreffende klant/leverancier op het beeldscherm bekijken. Voer de gewenste gegevens in en klik op Vul de lijst.

Onderhoud, Artikelen Met Onderhoud, Artikelen opent u het artikelvenster waarin u artikelgegevens kunt invoeren, verwijderen of wijzigen. Vanaf SnelStart Nota 2 kunt de voorraad bijhouden, een besteladvieslijst afdrukken en de artikelcode wijzigen.

Soorten artikelcodes U kunt kiezen uit twee soorten artikelcodes: numeriek of alfanumeriek (cijfers en letters). De keuze die u maakt is bepalend voor de zoekmogelijkheden. Standaard gaat SnelStart uit van een numerieke artikelcode. U kunt dit wijzigen bij Extra, Instellingen, tabblad Artikelen.

De hoofgegevens van het artikelvenster De hoofdgegevens zijn de Artikelcode en de Omschrijving.

Figuur 14: het artikelvenster


15

Helpdesk: 0222 36 30 62

4. Onderhoudsvensters Tabblad Algemeen Op het tabblad Algemeen voert u de algemene artikelgegevens in zoals de prijs, de artikelomzetgroep en het al dan niet controleren van de voorraad. Bij Extra, Instellingen, tabblad Artikelen wordt bepaald of de artikelprijzen in- óf exclusief btw zijn. De inkoopprijs wordt gebruikt op standaard overzichten zoals prijslijsten, inkoopwaardelijsten en dergelijke. De omzetgroep bepaalt op welke grootboekrekening(en) de omzet geboekt moet worden. Kies de omzetgroep dus zorgvuldig. Levert u artikelen aan buitenlandse klanten, dan bepaalt SnelStart aan de hand van de landcode en het btw-nummer van de klant hoe de omzet geboekt moet worden. Voer bij de Eenheid de eenheid in waarin u het artikel levert. De eenheid, bijvoorbeeld ‘stuks’, ‘kilo’ of ‘baal’, is alleen van belang wanneer u deze op de factuur wilt vermelden. De Voorraadcontrole is beschikbaar vanaf SnelStart Nota 2. De beginvoorraad en andere voorraadmutaties voert u in met Programma, Voorraadmutaties. De voorraad wordt tijdens het afdrukken van een factuur bijgewerkt. Geef bij Minimumvoorraad aan welke voorraad er minimaal aanwezig dient te zijn. Dit veld is informatief en wordt gebruikt voor de besteladvieslijst. In het veld Huidige voorraad wordt de voorraad weergegeven die in totaal beschikbaar is. Er kunnen ook artikelen gereserveerd zijn, dit ziet u bij de velden Aantal in order en Aantal in offerte (vanaf SnelStart Nota 3).

Tabblad Financieel Als u kiest voor het tabblad Financieel worden de omzet (exclusief btw) en de verkochte aantallen berekend aan de hand van de factuurhistorie. In de grafiek worden de omzetsaldi per maand getoond.

Tabblad Artikelhistorie (vanaf SnelStart Nota 3) Het tabblad Artikelhistorie geeft de historie van alle mutaties van het betreffende artikel weer. Bij levering aan een klant wordt in de kolom Aantal het aantal met een minteken vermeld omdat het aantal artikelen afneemt door de levering.

Onderhoud, Artikelomzetgroepen Met Onderhoud, Artikelomzetgroepen opent u het venster waarin u omzetgroepen kunt invoeren, wijzigen of verwijderen. Let op! Voordat u artikelomzetgroepen kunt invoeren of wijzigen moeten de benodigde grootboekrekeningen met de juiste rekeningfunctie aangemaakt zijn bij Onderhoud, Grootboekrekeningen. De artikelomzetgroep bepaalt op welke grootboekrekening(en) de omzet geboekt moet worden. In SnelStart Nota 1 en 2 kunt u alléén de aanwezige vier artikelomzetgroepen (voor elk btw-tarief één) aanpassen. Vanaf SnelStart Nota 3 kunt u artikelomzetgroepen toevoegen en verwijderen.


16

Helpdesk: 0222 36 30 62

4. Onderhoudsvensters

Figuur 15: het artikelomzetgroepenvenster Om een nieuwe artikelomzetgroepenkaart aan te maken, klikt u op de knop Nieuw. U kunt zelf geen nummer invoeren in het veld Nummer, dit wordt automatisch gegenereerd. Het invullen van de juiste omzetrekeningen is van groot belang. Deze is bepalend voor het boeken van omzet en de btw en dus voor de btw-aangifte. In het kader Artikelen worden de artikelen getoond die gekoppeld zijn aan deze artikelomzetgroep. U kunt hier géén artikelen toevoegen of verwijderen; dit kan alleen in het artikelvenster. Vanaf SnelStart Nota 3 kunt u de margeregeling toepassen voor de verkoop van gebruikte goederen. Zie SnelStart!Help voor een uitgebreide beschrijving van de margeregeling bij de verkoop van gebruikte goederen.

Onderhoud, Grootboekrekeningen Met Onderhoud, Grootboekrekeningen (vanaf SnelStart Boek 1 en SnelStart Nota 3) opent u het venster waarin u grootboekrekeningen kunt invoeren, wijzigen of verwijderen. Om het de starter wat makkelijker te maken zijn de meest gebruikte grootboekrekeningen al aangemaakt. Via Overzicht, Grootboekrekeningen, Ingevoerde grootboekrekeningen kunt u deze bekijken. U kunt dit schema aanpassen aan het schema van uw boekhouder of volgens uw eigen inzichten. Tip! Werkt uw accountant ook met SnelStart? Mogelijk heeft hij al een administratie met een basisschema wat u kunt gebruiken. Informeer hiernaar voordat u de overige gegevens gaat invoeren. Het bestand kan namelijk niet aan uw administratie toegevoegd worden. U kunt grootboekrekeningen waarop in het lopende boekjaar al geboekt is, pas verwijderen als het boekjaar is afgesloten. Op de achtergrond blijven deze echter bestaan in verband met de historie van de afgelopen jaren.


17

Helpdesk: 0222 36 30 62

4. Onderhoudsvensters De hoofdgegevens van het grootboekrekeningenvenster Het bovenste gedeelte van het venster bevat de hoofdgegevens. Vanaf SnelStart Nota 2 kunt u het rekeningnummer wijzigen.

Figuur 16: de hoofdgegevens van het grootboekrekeningenvenster De Functie die u bij de grootboekrekening instelt is bepalend voor de werking van het boekhoudvenster en voor de btw-aangifte. De functies 4 (dagboek Verkoop), 5 (dagboek Inkoop), 8 (dagboek Balans) 21 t/m 23 (Af te dragen btw) en 41 t/m 43 (Te vorderen btw) kunt u één keer gebruiken. De keuzelijst Rubriek is beschikbaar vanaf SnelStart!Boek 3 en word gebruikt om de kolommenbalans te rubriceren en subtotalen per rubriek af te drukken.

Tabblad Saldo verloop (vanaf SnelStart Boek 3)

Figuur 17: het tabblad Saldo verloop

Onderhoud, Grootboekrubrieken (vanaf SnelStart Boek 3) De grootboekrubrieken worden gebruikt om de kolommenbalans te rubriceren en met subtotalen per rubriek af te drukken. Door de grootboekrekeningen in de gewenste mappen/subrubrieken te slepen, kunt u zelf de indeling van de kolommenbalans bepalen.


18

Helpdesk: 0222 36 30 62

4. Onderhoudsvensters

Figuur 18: het venster Grootboekrubrieken

Onderhoud, Btw-tarieven Via Onderhoud, Btw-tarieven opent u het venster waarin u de percentages van de btw tarieven kunt wijzigen en/of verwijderen. Na een wijziging van het btw-percentage kunnen er nog niet gefactureerde orders zijn waarbij het oude tarief nog gehanteerd is. Als u zo’n verkooporder oproept, wordt de vraag gesteld of het nieuwe tarief hierop van toepassing moet zijn.

Figuur 19: het venster Onderhoud, Btw-tarieven


19

Helpdesk: 0222 36 30 62

4. Onderhoudsvensters Onderhoud, Landen Met Onderhoud, Landen opent u het landenvenster, waarin u landen kunt toevoegen of veranderen. De gegevens van Nederland kunt u niet veranderen.

Figuur 20: het venster Onderhoud, Landen


20

Helpdesk: 0222 36 30 62

5. Verkoopsjablonen en opmaak Via het menu Onderhoud, Verkoopsjablonen maakt u de instellingen voor sjablonen en regelt u de opmaak van de beschikbare orderformulieren.

Figuur 21: het verkoopsjablonenvenster bij SnelStart Nota 3

De opbouw van het Verkoopsjablonenvenster In SnelStart Nota 1 is één sjabloon mogelijk met alleen de opmaak Factuur. Vanaf SnelStart Nota 2 kunt u nieuwe sjablonen aanmaken. Vanaf SnelStart Nota 3 heeft u bij elk sjabloon twee opmaken, de Factuur en de Offerte. Vanaf SnelStart Nota 2 heeft u het tabblad Extra hoofdingaven, extra regelingaven. U kunt hiermee zelf velden aanmaken die u in de kop (hoofdingaven) en artikelregels (regelingaven) van uw factuur kunt opnemen. Vanaf SnelStart Nota 2 heeft u de mogelijkheid om E-mailberichtteksten in te stellen voor het elektronisch versturen van facturen.

Veiligheidsmaatregelen Wij adviseren u regelmatig de wijzigingen op te slaan met Bestand, Opslaan. Brengt u een wijziging aan die niet het gewenste effect heeft of uw opmaak zelfs helemaal verminkt, dan kunt u deze ongedaan maken met de knop Laatste bewerking ongedaan maken .


21

Helpdesk: 0222 36 30 62

5. Verkoopsjablonen en opmaak Een opmaak kopiëren en/of aanpassen Voor het aanpassen van een opmaak selecteert u eerst de juiste sjabloon en vervolgens selecteert u in het kader Opmaak, de opmaak Factuur of Offerte. Klik daarna op de knop Opmaak wijzigen. Is er nog geen opmaak voor het betreffende orderformulier aangemaakt gebruik dan de knop Opmaak kopiëren. Vervolgens kunt u de optie Basis-/voorbeeldopmaken aanvinken. Tot slot klikt u de gewenste opmaak aan waardoor de knop Kopieer opmaak actief word en u de opmaak kunt kopiëren.

De opbouw van het opmaakvenster

Figuur 22: de groepen in het opmaakvenster

Het invoeren van uw bedrijfsgegevens In de beginkop linksboven, beginnend met ‘fldInstellingenBedrijfsnaam’, staan gegevensvelden om uw adresgegevens te plaatsen. Deze worden automatisch gevuld, nadat u de gegevens heeft ingevoerd bij Extra, Instellingen.

Uw eigen logo plaatsen Klik met de rechtermuisknop op het logo in de beginkop om het menu te openen. Kies in het menu de optie Plaatje laden… en blader naar de locatie waar uw logo staat. Het is mogelijk om de Undo of Redo knop te gebruiken

, om een stap terug of vooruit te gaan.

Optie help in menubalk In de opmaak kunt u rechtstreeks de Help aanpassen van een opmaak.


oproepen. Daar kunt u meer informatie lezen over het maken en

22

Helpdesk: 0222 36 30 62

6. Verkooporders en facturen Dit hoofdstuk behandelt het maken van verkooporders en facturen. Om een nieuwe factuur te maken voert u de onderstaande stappen uit. Gebruik hiervoor het voorbeeldbedrijf (Administratie, Openen (of naam wijzigen)…).

Een verkoopfactuur maken Klik op de knop Verkopen. Het venster verkopen wordt geopend. Opent u het venster voor de eerste keer, dan worden eerst de sjablonen geladen. De cursor staat bovenin het venster bij Klanten.

Figuur 23: het venster Verkopen met meerdere sjablonen (vanaf SnelStart Nota 2) Voer de volgende gegevens in: - Klanten: 10015 Klik op de knop Nieuw links onder in het venster. De cursor wordt nu in de eerste regel in het kader Orderregels gezet. - Artikelcode: 1 - Druk op [Tab] om naar het veld Omschrijving te gaan. Wijzig de omschrijving in: Eerste factuur - Druk op [Tab] om naar het veld Aantal te gaan. Aantal: 1 - Druk op [Tab] om naar het veld Verkoopprijs te gaan. Verkoopprijs: 25,00 - De orderregel is nu compleet. U hoeft u de overige gegevens niet aan te passen. Wilt u een andere verkoopprijs hanteren of een kortingspercentage invullen, dan kan dat door de betreffende gegevens te wijzigen. - Rechtsboven in het venster ziet u de factuurtotalen. Bekijk de bedragen. Druk op de knop Factuur om de factuur af te drukken.


23

Helpdesk: 0222 36 30 62

6. Verkooporders en facturen Elektronisch factureren Vanaf SnelStart Nota 2 is het mogelijk om offertes, bevestigingen en facturen per e-mail te versturen. Bij de klantgegevens, bovenaan het scherm, wordt ook het e-mailadres weergegeven. Wanneer u nu op de knop Factuur klikt krijgt u het onderstaande menu te zien.

Figuur 24: een factuur Afdrukken, E-mailen of Voorbeeld tonen U kunt de factuur per e-mail verzenden. Dit wordt gedaan in de nieuwe UBL-standaard. Een UBL-document is door uw klanten in te lezen wanneer zijn/haar pakket UBL ondersteunt. U krijgt een melding wanneer er bij de klant geen btw-nummer is ingegeven. Let op! In een UBL-bestand kan geen factuurkorting worden gegeven. Om de korting toch te kunnen verwerken wordt in SnelStart de factuurkorting als regelkorting verwerkt. Meer informatie over het instellen van de e-mailgegevens kunt u onder het kopje Instellingen nalezen. Zodra een factuur via de e-mail verstuurd is, komt er in het kader Sjabloon een envelopje te staan, bij facturen die op papier worden afgedrukt is dit een papiertje.

Bijwerken van de voorraad en financiële verwerking Nadat u een factuur of pakbon heeft afgedrukt, wordt de voorraad bijgewerkt. Zodra u een factuur maakt, wordt de order financieel verwerkt en als u een SnelStart Boek pakket heeft automatisch geboekt in het dagboek Verkoop.

Financiële verwerking na wijzigen of verwijderen factuur Na het wijzigen of verwijderen van een factuur worden alle financiële gegevens met betrekking tot deze factuur in de boekhouding aangepast. Als er geen pakbon is, wordt ook de voorraad bijgewerkt. Ook wordt na het verwijderen de factuurnummering aangepast zodat een nieuwe factuur het nummer van de verwijderde factuur krijgt en de reeks factuurnummers ononderbroken blijft. De Belastingdienst accepteert namelijk niet dat er een factuurnummer ontbreekt.

De bedieningsknoppen van het verkopenvenster Op de knoppenbalk onderin het verkopenvenster staan de knoppen waarmee de ingevoerde gegevens verwerkt kunnen worden. Welke knoppen er getoond worden is onder andere afhankelijk van het geregistreerde pakket, de gebruikersrechten (SnelStart Plus) en van de wijzigmodus (aan of uit). De meeste knoppen spreken voor zich. Onderstaand vindt u uitleg over de knoppen Kopieer. de knop Kopieer. Met de pijlknop - Kopieer naar nieuwe factuur - Kopieer naar creditfactuur

opent u het vervolgmenu met de mogelijkheden:

Een bestaande order of factuur wijzigen of verwijderen Met de knop Verkopen opent u het verkopenvenster waarin u bestaande facturen en eventueel bestaande verkooporders kunt wijzigen. - Vanaf SnelStart Nota 1 kunt u de facturen wijzigen of verwijderen (alleen de laatst gemaakte factuur) mits er nog geen betaling op gedaan is. - Vanaf SnelStart Nota 3 kunt u ook de verkooporders wijzigen of verwijderen.


24

Helpdesk: 0222 36 30 62

6. Verkooporders en facturen Orders of facturen verwijderen U kunt elke order uit de map Orders verwijderen. Van de facturen kunt u alleen de laatst gemaakte factuur verwijderen, mits er nog geen betaling op gedaan is. Selecteer de laatst gemaakte factuur in de submap Openstaande facturen van de map Facturen en klik op de knop Verwijder. Voordat de factuur daadwerkelijk verwijderd wordt, moet u dat bevestigen. Moet u veel facturen verwijderen om bij één specifieke factuur te komen dan is het maken van een creditfactuur veelal eenvoudiger en sneller. Let op! Als de knop Verwijder niet te gebruiken is, kan het zijn dat u niet de laatste factuur geselecteerd heeft of dat er reeds een deelbetaling op de factuur gedaan is. In beide gevallen is het niet mogelijk om de factuur te verwijderen.

Betalingshistorie orders en facturen Vanaf SnelStart Nota 3 wordt in het kader Betalingshistorie informatie getoond over betalingen van orders en facturen.

Orders of facturen bekijken in het orderarchief Het orderarchief is vanaf SnelStart Nota 2 beschikbaar. U opent deze via Overzicht, Orderarchief. In het archief wordt van elk afgedrukt verkoopformulier een kopie van de laatste afdruk bewaard.

Tabblad beheer (vanaf SnelStart Nota 3) Met de knop Tabbladen opent u het venster Orderinvoer tabblad beheer, waarin u aangeeft welk kader/tabblad u waar in het verkoopvenster wilt tonen.

Figuur 25: het venster Orderinvoer tabblad beheer - Tabblad: In deze kolom staan alle kaders/tabbladen die voor u beschikbaar zijn. Welke tabbladen dat zijn hangt af van pakketten welke u hebt. - Locatie: In deze kolom staat de locatie van het tabblad vermeld. U wijzigt deze door bij het betreffende kader op de locatie te klikken. U kunt dan met de pijlknop de keuzelijst openen en een andere optie selecteren. Met de optie Ontzichtbaar zorgt u dat het betreffende kader niet getoond wordt, u kunt hiermee bijvoorbeeld de Klantmemo verbergen. - Omhoog en Omlaag: Met de knoppen Omhoog/Omlaag kunt u het geselecteerde kader, omhoog of omlaag verplaatsen in het verkoopvenster. - Standaard: Met de knop Standaard worden de standaard locaties teruggezet.


25

Helpdesk: 0222 36 30 62

6. Verkooporders en facturen Betalingen registreren Voor een goede debiteurenbewaking is het noodzakelijk dat u de betalingen per factuur registreert. Hebt u één van de SnelStart Boek pakketten, dan kunt u de betalingen van de debiteurenfacturen met Programma, Boekhouden verwerken. Heeft u geen SnelStart Boek pakket, dan kunt u betalingen registreren via Programma, Betalingen registreren.

Figuur 26: het venster Betalingen registreren Voer de gewenste gegevens in bijvoorbeeld het klantnummer of een factuurnummer. Door het ingeven van een sterretje * bij Factuurnummer worden alle openstaande facturen getoond. Wilt u ook de betaalde facturen van een klant zien, vink dan links onderin het venster het selectievakje Ook betaalde facturen tonen aan. De betaalde facturen worden dan getoond. Met [Alt+T] kunt u dit veld aan- of uitschakelen.

Huidige betaling Voer het betaalde bedrag in of selecteer de facturen in de tabel, waardoor het openstaande bedrag van deze facturen wordt getoond. U kunt dit wijzigen. - Heeft de klant slechts een deel betaald, dan blijft het restbedrag van de factuur na verwerking van de deelbetaling openstaan - Heeft een klant teveel betaald dan wordt na verwerking van de betaling het teveel betaalde bedrag als negatief saldo opgenomen. - Sla de gegevens op. Tip! Wilt u een geregistreerde betaling ongedaan maken, selecteer dan de openstaande of betaalde factuur en voer bij Huidige betaling het bedrag negatief in. Hierdoor komt de factuur weer volledig open te staan.


26

Helpdesk: 0222 36 30 62

7. Boekhouden Een goede boekhouding is noodzakelijk voor een goede bedrijfsvoering. Niet alleen voor de Belastingdienst, maar ook voor een goed beleid binnen uw bedrijf.

Het boekhoudvenster Met de knop Boekhouden opent u het boekhoudvenster. - In het bovenste gedeelte van het boekhoudvenster wordt de hoofdboeking gemaakt: na selectie van een dagboek, vult u rechts daarvan de gegevens in. - De tegenboeking wordt in het onderste gedeelte van het boekhoudvenster gemaakt: u voert hier de gegevens voor de boekingsregel(s) in.

Figuur 27: het boekhoudprogramma werkt met termen als Uitgegeven en Ontvangen

De selectielijst in het boekhoudvenster In het linker gedeelte van het boekhoudvenster ziet u een selectielijst met mappen voor alle dagboeken. De getoonde dagboeken zijn de grootboekrekeningen die u bij Onderhoud, Grootboekrekeningen als dagboek heeft aangemerkt door middel van de rekeningfuncties 1 tot en met 8. U kunt meerdere dagboeken Bank, Kas, Giro of Memoriaal aanmaken bij Onderhoud, Grootboekrekeningen. Elk dagboek wordt als een aparte map weergegeven.

Boekingen sorteren Rechts bovenin het boekhoudvenster staat het kader Boekingen sorteren. Hierin geeft u aan hoe de boekingen in de dagboekmappenlijst getoond moeten worden. - Bij de keuze Op datum/boekstuk worden de boekingen in maandmappen getoond. Zoekt u een voorgaande boeking klik dan op de betreffende maandmap om deze te openen. - Op invoervolgorde betekent dat maximaal de 8 laatste boekingen op invoervolgorde getoond worden. - Ongelezen bovenaan: Door deze optie aan te vinken worden de als ongelezen gemarkeerde boekingen bovenaan getoond, ongeacht de datum.


27

Helpdesk: 0222 36 30 62

7. Boekhouden Boekingen maken in het boekhoudvenster In het boekhoudvenster kunt u nieuwe boekingen maken en bestaande boekingen bekijken en eventueel aanpassen of verwijderen - Elk dagboek heeft een knop Nieuwe boeking om een nieuwe boeking te maken. Als u daarop dubbelklikt, kunt u een nieuwe boeking gaan invoeren.

Boekstuknummer automatisch ophogen Door een vinkje te zetten bij Boekstuknummer automatisch wordt bij iedere boeking door SnelStart het boekstuknummer opgehoogd.

Figuur 28: het boekstuknummer wordt automatisch opgehoogd

Boekingsvoorstellen al dan niet tonen Bij Extra, Instellingen op het tabblad Boekhouding geeft u met de optie Voorkeuren tijdens boeken aan of u wel of geen boekingsvoorstellen wilt tijdens het boeken.

Boekingsvoorstel in de hoofdboeking aan de hand van de omschrijving SnelStart houdt een tabel bij met alle ingevoerde omschrijvingen en de daarbij gebruikte grootboekrekeningen. Als u een omschrijving invoert, bekijkt SnelStart elk woord in die omschrijving en baseert daarop het boekingsvoorstel. Als u duidelijke en korte omschrijvingen gebruikt, kan SnelStart goede boekingsvoorstellen maken. Zo maakt u het boeken sneller en gemakkelijker!

Boekingsvoorstel bij Kas, Bank of Giro na opgave factuurnummers Als u bij de dagboeken Kas, Bank of Giro in het veld Omschrijving één of meerdere factuurnummers van één klant of leverancier invoert (gescheiden door een spatie en daarna even wachten), dan krijgt u een boekingsvoorstel gebaseerd op eerdere boekingen van facturen, zie Figuur 28. Bij het ingeven van meerdere factuurnummers wordt het boekingsvoorstel daarop aangepast. De bedragen van eenzelfde grootboekrekening worden dan opgeteld.

Figuur 29: het boekingsvoorstel na het ingeven van twee factuurnummers

Boekingsvoorstel al dan niet accepteren U accepteert het boekingsvoorstel door er met de muis in te klikken of door het met de pijltoets te selecteren en op [Enter] te drukken. Een boekingsvoorstel in de hoofdboeking betreft zowel de hoofdboeking als de tegenboeking. Dus wordt de complete boeking gemaakt. U hoeft alleen nog maar op te slaan! Als u een boekingsvoorstel geaccepteerd heeft, kunt u het desgewenst corrigeren door een of meer gegevens aan te passen alvorens de boeking op te slaan. U negeert het boekingsvoorstel door met de muis buiten het voorstel te klikken of door meteen op [Enter] te drukken na het invoeren van het factuurnummer.


28

Helpdesk: 0222 36 30 62

7. Boekhouden De btw-boeking Bij het boeken van omzet of inkopen/kosten hoeft u de btw niet in een aparte boekingsregel in te voeren; de btw wordt automatisch uitgesplitst en in de velden bij btw af te dragen/btw te vorderen rechtsonder in het boekhoudvenster getoond.

Een inkoopfactuur maken en als betaald boeken Om te ontdekken waar de verschillende velden in het boekhoudvenster voor dienen kunt u het beste een factuur invoeren en vervolgens afboeken. Als eerste gaat u de onderstaande factuur inboeken. Gebruik hiervoor het Voorbeeldbedrijf (Administratie, Openen (of naam wijzigen)…).

Figuur 30: voorbeeldfactuur om in te boeken


29

Helpdesk: 0222 36 30 62

7. Boekhouden - Open indien nodig het boekhoudvenster. - Open in de mappenlijst het dagboek Inkoop en kies voor Nieuwe boeking - De hoofdboeking: Boekingsdatum: 01-06-2011 (u kunt dit snel invoeren met 1 [spatie] 6 [Enter]) Boekstuk: (hier kunt u een intern nummer invoeren, dit is niet verplicht) Leverancier: 19946, SnelKlus Factuurnummer: 20110035 (het factuurnummer op de factuur) Omschrijving: hier verschijnt automatisch de naam van de leverancier Bedrag: 381,16 (het totale factuurbedrag inclusief de btw) - Druk op [Enter] om verder te gaan naar de tegenboeking. - De tegenboeking: Omschrijving: hier staat de omschrijving van de hoofdboeking. Grootboekrekening: 2601 Inkopen hoog (de rekening voor inkopen met hoog btw) Debet: na grootboekrekening 2601 gekozen is, komt bij Debet het factuurbedrag exclusief de btw te staan. Bij grootboekrekening 2601 is rekeningfunctie 32 (inkopen / kosten hoog excl btw) gebruikt, waardoor de btw (hoog) uitgesplitst wordt. De btw ziet u terug in het kader Btw te vorderen bij hoog. - Controleer of de ingevoerde gegevens (totaalbedrag en btw) op uw scherm overeen komen met de gegevens op de factuur. - Sla de boeking op. Nu gaat u de inkoopfactuur als betaald boeken. - Open in de mappenlijst het dagboek Bank en kies voor Nieuwe boeking - De hoofdboeking: Boekingsdatum: 15-06-2011 Boekstuk: is niet verplicht, wij adviseren het afschriftnummer in te voeren Omschrijving: 20110035 (het factuurnummer op de factuur), u krijgt nu een boekingvoorstel. Selecteer met behulp van de pijltoets naar beneden en druk vervolgens op [Enter]. - De tegenboeking is automatisch voor u gemaakt en u kunt de boeking na het controleren van de gegevens opslaan.

Inlezen UBL-bestanden Het importeren van inkoopfacturen die zijn aangeleverd als UBL-bestand is mogelijk vanaf SnelStart Boek 1 en wordt gedaan vanuit het menu Programma, Boekhouden.

Instellingen Om een UBL-bestand in te kunnen lezen moet dit bestand op een afgesproken plaats (map op uw computer) gezet worden. Dit geeft u aan in het instellingenscherm (zie Figuur 10: het kader Boekhouding van Extra, Instellingen bij een SnelStart Boek pakket). Na het succesvol inlezen wordt een UBL-bestand automatisch verwijderd uit de map.

Boekhoudvenster U kunt de bestanden inlezen met de knop UBL inlezen. Figuur 31: knop UBL inlezen in het boekhoudvenster Bij het inlezen worden alle XML-bestanden die in de opgegeven map (zie Figuur 10: het kader Boekhouding van Extra, Instellingen bij een SnelStart!Boek pakket) staan, wordt eerst gecontroleerd of het om om (juiste) UBL-bestanden gaat. Als de bestanden niet voldoen aan het juiste UBL-formaat worden deze niet ingelezen in SnelStart.


30

Helpdesk: 0222 36 30 62

7. Boekhouden Ook wordt er gekeken of de leverancier gevonden kan worden in de administratie. SnelStart doet dit op basis van het Btw-nummer, KvK-nummer, of de NAW gegevens van de leverancier. Als de leverancier niet bekend is maakt SnelStart deze voor u aan. SnelStart boekt de factuur op een nieuwe grootboekrekening "vraagposten inkopen". De aangemaakte inkoopboeking wordt in het linkervenster in het boekhoudscherm vet getoond. Zodra u de boeking heeft bekeken wordt deze niet vet meer getoond.

Boekingen wijzigen, verwijderen of annuleren Als u in de selectielijst op een boeking klikt, worden de gegevens van die boeking in het boekhoudvenster getoond. U kunt de boeking dan wijzigen of verwijderen.

Boekingen die lichtgrijs zijn kunt u niet aanpassen Boekingen die lichtgrijs worden weergegeven zijn automatisch aangemaakt via SnelStart Nota of ze vallen binnen de periode die is geëxporteerd naar de accountant. U kunt deze boekingen in het boekhoudvenster alléén bekijken, maar niet aanpassen of verwijderen.

Boekingen zoeken (vanaf SnelStart Boek 3) Vanaf SnelStart Boek 3 heeft de selectielijst in elk dagboek een zoekknop en kunt u uitgebreid zoeken met de knop onderaan de selectielijst.

Het zoeken van een boeking binnen een dagboek Vanaf SnelStart Boek 3 heeft elk dagboek voor het zoeken van boekingen binnen het dagboek een zoekknop. Als u op deze knop klikt en een trefwoord invoert, worden de gevonden boekingen direct onder deze knop geplaatst. Als u op een gevonden boeking klikt, worden de gegevens van die boeking in het boekhoudvenster getoond. U kunt deze boeking dan aanpassen of verwijderen.

Boekingen zoeken in alle dagboeken Vanaf SnelStart Boek 3 kunt u via de knop in alle dagboeken zoeken naar boekingen om deze te bekijken of te bewerken. Als u op deze knop klikt, kunt u rechts boven in het boekhoudvenster in het rechter kader Filter een of meerdere zoekcriteria opgeven. U hoeft niet alle criteria in te vullen, maar hoe nauwkeuriger deze gegevens ingevoerd worden, des te beter kan het programma de betreffende boeking opzoeken.

Figuur 32: Zoeken (uitgebreid) met de velden voor het opgeven van de criteria


31

Helpdesk: 0222 36 30 62

7. Boekhouden Bedieningsknoppen van het zoekvenster In het zoekvenster zijn een aantal bedieningsknoppen opgenomen. Hieronder volgt een beschrijving van deze knoppen: - Na het invoeren van de selectiegegevens, geeft u met Start zoeken opdracht tot het zoeken van de boeking(en) die aan de opgegeven criteria voldoen. - Met de knop Ga naar boeking wordt de geselecteerde boeking in het boekhoudvenster getoond. - U kunt de ingevoerde gegevens verwijderen door te kiezen voor Wis criteria.

Het zoeken activeren Als u na het invoeren van selectiegegevens op [Enter] drukt of op de knop Start zoeken klikt, worden de boekingen die aan de selectiecriteria voldoen getoond in de keuzetabel onder in het boekhoudvenster.

Figuur 33: de lijst met de gevonden boekingen na zoeken op grootboekrekening 1100 Alle bij elkaar horende boekingsregels van één boeking, worden onder elkaar in de lijst getoond. De hoofdboeking (eerste boekingsregel) van elke boeking wordt met behulp van een wijzertje >> aangewezen. Als er geen boekingen worden gevonden, blijft de lijst leeg en wordt de knop Start zoeken lichtgrijs. U kunt dan andere selectiegegevens invoeren. Worden er (te)veel boekingen getoond, dan kunt u de selectiegegevens specifieker maken door bijvoorbeeld niet in een heel jaar, maar in een bepaalde maand te zoeken; u kunt de gezochte boeking dus ‘filteren’ door het specificeren van de selectiecriteria.

De jaarafsluiting Uitgangspunten - SnelStart houdt meerdere boekjaren binnen één administratie bij, gebruik dus geen jaartal in uw administratienaam en maak niet voor ieder jaar een nieuwe administratie aan. Hierdoor kunt u alvast facturen invoeren in het nieuwe jaar terwijl u het oude jaar nog niet afgerond heeft. - Via het menu Extra, Boekjaar wisselen kunt u altijd terug naar een voorgaand boekjaar om gegevens te bekijken of wijzigingen uit te voeren. De jaarafsluiting is dus nooit definitief. De reeds gemaakte boekingen en facturen van het nieuwe boekjaar blijven bewaard. Heeft u wijzigingen uitgevoerd in het afgesloten jaar, doe de jaarafsluiting dan opnieuw zodat uw beginbalans ook gecorrigeerd wordt. - De openstaande posten worden altijd getoond zolang ze openstaan. - Btw-boekingen van het voorgaande jaar hebben géén invloed op de btw-aangifte van het nieuwe jaar. Heeft u alleen SnelStart Nota dan kunt u via Extra, Boekjaar wisselen naar het nieuwe boekjaar gaan. U doet dus geen jaarafsluiting. Via Extra, Instellingen kunt u het factuurnummer aanpassen. Heeft u een SnelStart Boek pakket, dan kunt u deze optie gebruiken als u het jaar nog niet wilt afsluiten maar wel alvast facturen in het nieuwe jaar wilt maken.

Algemeen U kunt het beste kiezen voor de jaarafsluiting op het moment dat u meer mutaties in het nieuwe jaar heeft dan in het oude jaar. De mutaties (boekingen of facturen) komen aan de hand van de boekingsdatum altijd terecht in het juiste boekjaar.


32

Helpdesk: 0222 36 30 62

7. Boekhouden Het jaar daadwerkelijk afsluiten Via het menu Extra, Boekjaar afsluiten en vervolgens de knop Jaar 20XX afsluiten activeert u het nieuwe boekjaar en kunt u de (voorlopige) beginbalans laten berekenen. Lees de informatie aan de rechterkant van het venster Boekjaar afsluiten goed door. Voor meer informatie of stappenplannen over de jaarafsluiting zie de SnelStart!Help.

Figuur 34: het venster Boekjaar afsluiten

Btw-aangifte met SnelStart Op elk gewenst moment kunt u de btw-aangifte berekenen. In Onderhoud, Grootboekrekeningen geeft u per grootboekrekening een rekeningfunctie op. Deze functies bepalen de bedragen op de btw aangifte. Wanneer de btw-aangifte onjuist is, kan dit veroorzaakt zijn door het niet goed invoeren van de rekeningfuncties. Verander in dat geval eerst de rekeningfuncties en bereken daarna een nieuwe btw-aangifte. De nieuwe btw-aangifte wordt automatisch gecorrigeerd als er al perioden berekend zijn.

Afdrukvoorbeeld Het is handig om voor het afdrukken eerst te kijken hoe de btw-aangifte eruit gaat zien. U kunt een keuze maken tussen het afdrukvoorbeeld van de btw-aangifte of het afdrukvoorbeeld van de specificaties. Als de btw-aangifte niet helemaal in orde is, kan dit worden veroorzaakt doordat de rekeningfuncties niet goed zijn ingevoerd bij Onderhoud, Grootboekrekeningen. Controleer behalve deze rekeningfuncties ook uw administratie en bereken daarna de btw-aangifte opnieuw.

Elektronische btw-aangifte U kunt de btw-aangifte elektronisch versturen. Druk in het btw-aangiftevenster op [F1] voor de Help waarin u uitgebreide uitleg vindt.


33

Helpdesk: 0222 36 30 62

7. Boekhouden Het btw-aangiftevenster Open het btw-aangiftevenster met Programma, Btw-aangifte.

Figuur 35 het venster Btw-aangifte

De knop Bereken ... Klik op de grote knop bovenin het venster om de btw-aangifte te berekenen. De btw-aangifteperiodes worden aansluitend berekend. Daarom kunt u alleen een volgende periode kiezen. Het is dus niet mogelijk om ná de btw-aangifte van augustus de btw-aangifte van juli te berekenen. Bij Extra, Instellingen op het tabblad Boekhouding, geeft u op of uw aangifte per maand, per kwartaal of per jaar berekend moet worden. Deze instelling bepaalt welke periodes in het btw-aangiftevenster getoond worden.

De knoppen van het btw-aangiftevenster Druk op [F1] voor de Help voor uitleg over de btw-aangifte. Door in de Help op een knop te klikken, krijgt u uitgebreide uitleg over die knop.

Icl-aangifte De Icl-aangifte kunt u berekenen via Programma, Icl-aangifte. Deze optie is vanaf SnelStart!Boek 3 beschikbaar. U krijgt dan een overzicht van de totalen van leveringen aan buitenlandse klanten, met een subtotaal per klant.


34

Helpdesk: 0222 36 30 62

7. Boekhouden Bankieren Vanaf SnelStart Boek 2 heeft u beschikking over SnelStart Bankieren. Vanuit uw subadministratie (klanten en leveranciers die gekoppeld zijn aan de boekhouding) kunt u automatisch vervallen openstaande posten selecteren en klaarzetten als opdrachtbestand. Per klant en leverancier kunt u aangeven of u toestemming heeft voor incassering of wilt betalen via bankieren. U kunt het opdrachtbestand zo nodig aanpassen. U kunt hierdoor in één handeling een heel opdrachtbestand klaarzetten. Uw bank verwerkt de opdrachten en maakt een afschriftenbestand aan. SnelStart leest deze afschriften in als u gaat bankieren. Aan de hand van de afschriften doet SnelStart boekingsvoorstellen. Hebt u posten die niet worden herkend aan de hand van factuurnummer en bedrag (bijvoorbeeld maandelijkse incassomachtigingen die u heeft verstrekt), dan kunt u de boeking corrigeren en het boekhoudprogramma onthoudt daarna dat een soortgelijke post naar die grootboekrekening moet worden geboekt.

Voorbereiding bankieren Voordat u de eerste keer in SnelStart kunt bankieren, dient u een bank- of girorekening in SnelStart aan te maken.

Uw bank- of girorekening invoeren in het Bankierenvenster Start SnelStart!Bankieren met de knop Bankieren. Klik in het linker kader van het bankiervenster op de knop geopend.

. Het kader Nieuwe rekening wordt

Het kader rekeninggegevens

Figuur 36: het kader rekeninggegevens

De velden bij Rekening Bij Rekening vermeldt u uw rekeningnummer, de naam van de rekeninghouder en de omschrijving die bij dit rekeningnummer hoort. Gebruik geen punten in de rekeningnummers en zet vóór een gironummer niet de letter P. Let op! U kunt geen rekeningen voor buitenlands betalingsverkeer gebruiken.


35

Helpdesk: 0222 36 30 62

7. Boekhouden Het veld Saldo kunt u zelf niet invullen. Een aantal banken geeft het saldo door tijdens het inlezen van de afschriften. Is dat niet het geval of heeft u nog geen contact met de bank gemaakt, dan wordt ‘Saldo niet beschikbaar’ vermeld; dit heeft geen invloed op de werking van het programma.

De velden bij Bank Bij Bank geeft u de naam en adresgegevens van de (lokale) bank waarbij u aangesloten bent op. Selecteer in het veld Bankpakket het juiste bankierpakket.

De velden bij Verwerking In de keuzelijst Dagboek selecteert u de grootboekrekening voor het boeken van de ontvangsten en uitgaven. Met de optie Incasso-opdrachten versturen met deze rekening geeft u aan of u een contract heeft afgesloten voor incasso-opdrachten. Naam-nummercontrole bij incasso’s en betalingen vinkt u aan wanneer u bij girorekeningnummers altijd naam nummercontrole wilt laten uitvoeren. Tijdens de communicatie met de bank-/girocomputer wordt dan, voordat de opdracht wordt uitgevoerd, gecontroleerd of het gironummer en de naam overeenkomen met wat bij de ING bekend is.

De velden bij Communicatie Gebruik voor de betalingsopdrachten en de afschriften de map C:\SnelStart\Bankieren. Bij Map & programma of internetadres staat de naam en het adres van uw internetbankierpakket. Wanneer u één van de mappen niet kunt benaderen dan is de erbij behorende optie niet geselecteerd: wanneer bijvoorbeeld onder Verwerking het veld Incasso-opdrachten versturen met deze rekening niet is aangevinkt, dan kunt u de map incasso-opdrachten niet wijzigen. Let op! Bij het up- en downloaden van gegevens dient u dezelfde locatie en bestandsnaam op te geven als u hier heeft opgegeven, anders werkt het niet.

De ingevoerde gegevens opslaan Controleer of u de gegevens goed heeft ingevoerd en klik op de knop Opslaan om de gegevens die u hebt ingevoerd vast te leggen. Voor meer informatie over bankieren zie: SnelStart!Help.


36

Helpdesk: 0222 36 30 62

8. Aanmaningen Als ondernemer hoopt u natuurlijk dat uw klanten op tijd hun rekeningen betalen. Helaas is dit niet altijd het geval. Vanaf SnelStart Boek 3 en SnelStart Nota 3 kunt u, nadat u de voorbereidingen heeft getroffen, bijna automatisch uw herinneringen en aanmaningen versturen. SnelStart houdt van al uw klanten de afdrukhistorie bij, zodat u overzicht heeft in de verstuurde aanmaningen. U heeft bij het selecteren en afdrukken van aanmaningen verschillende mogelijkheden: - U geeft in Onderhoud, Klanten per klant aan of u een aanmaning wilt versturen en wat de krediettermijn is. - In Onderhoud, Aanmaningsjablonen kiest u of u een rentepercentage of toeslag wilt laten berekenen. Ook kunt u hier instellen welke aanmaningen (eerste, tweede) u wilt versturen en wanneer. - Na het afdrukken wordt de aanmaningshistorie automatisch bijgewerkt en wordt bij een volgende aanmaning de juiste opmaak geselecteerd. U kunt zelf bepalen hoe uw aanmaningen er uit moeten zien. Bij het versturen kunt u kiezen of alle klanten met openstaande facturen of alleen de klanten met vervallen facturen een aanmaning ontvangen. Ook is het mogelijk een rekeningoverzicht af te drukken waarop staat welke facturen nog betaald moeten worden. Er wordt een kopie van uw afgedrukte aanmaningen opgeslagen in het Aanmaningarchief (Onderhoud, Klanten, tabblad Aanmaningarchief). Deze kunt u te allen tijde inzien, ook kunt u hier een kopie afdrukken.

Onderhoud, Aanmaningsjablonen Voordat u aanmaningen kunt versturen dient u eerst te bepalen hoe deze er uit gaan zien. U doet dit via Onderhoud, Aanmaningsjablonen. Voor informatie over het wijzigen van de opmaak zie: Hoofdstuk 5 Verkoopsjablonen en opmaak.

Figuur 37: het scherm Onderhoud, Aanmaningssjablonen

Rekeningoverzicht Vink het vakje voor Rekeningoverzicht aan wanneer u met dit sjabloon ook rekeningoverzichten wilt versturen. Hiervan wordt geen historie bij gehouden.


37

Helpdesk: 0222 36 30 62

8. Aanmaningen Herinneringen/aanmaningen Bovenin het kader Herinneringen/aanmaningen kunt u kiezen welke facturen op de aanmaningen moeten komen te staan. Kiest u voor Alle openstaande facturen dan worden ook de niet vervallen facturen en negatief openstaande facturen getoond. Wilt u dat niet, kies dan Alleen vervallen facturen.

Eerste en Tweede herinneringen/aanmaningen In deze kaders bepaalt u welke herinnering(en) en aanmaning(en) u met dit sjabloon wilt versturen. U legt hier per herinnering en aanmaning vast wanneer u deze wilt versturen. Bij een aanmaning geeft u ook de rentepercentages en/of het toeslagbedrag aan.

Sjabloon opmaak De werking van dit kader is hetzelfde als in Onderhoud, Verkoopsjablonen.

Programma, Aanmaningen Via Programma, Aanmaningen kunt u rekeningoverzichten, herinneringen en aanmaningen afdrukken. Hierbij wordt uitgegaan van de instellingen die u heeft vastgelegd in Onderhoud, Aanmaningsjablonen.

Figuur 38: het scherm Programma, Aanmaningen

Selectie Geef de gewenste selectiecriteria op in het kader Selectie. Indien u geen klanten selecteert, krijgt u overzichten van alle klanten. Geef eventueel een Peildatum op en kies de gewenste Sjabloon. Kies het gewenste Soort overzicht en maak eventueel de selectie ruimer.


38

Helpdesk: 0222 36 30 62

8. Aanmaningen Knop Vul de lijst en Af te drukken overzichten Klik op de knop Vul de lijst om de tabel te vullen met de gegevens die aan de selectiecriteria voldoen. Na het vullen van de lijst zijn alle regels geselecteerd. Wilt u een overzicht van een of meerdere klanten nog niet afdrukken, dan kunt u de betreffende regel(s) deselecteren door erop te klikken. De (blauwe) markering wordt dan weggehaald.

Afdrukvoorbeeld en knop Afdrukken en bijwerken historie Alléén van de overzichten die in de tabel bij Af te drukken overzichten staan zijn de knoppen actief. Druk op de knop Afdrukken en bijwerken historie om de gewenste documenten af te drukken en op te slaan.

Kader Afdrukhistorie herinneringen/aanmaningen In dit kader ziet u wanneer u welk overzicht u heeft afgedrukt en wat hierbij de peildatum was. Is er wat misgegaan tijdens het afdrukken, dan kunt u door op de knop Verwijderen herinneringen/aanmaningen te drukken de actie ongedaan maken en opnieuw uitvoeren. U kunt de herinneringen/aanmaningen zowel per klant als per afdrukronde verwijderen. Doe dit niet meer als u de overzichten al naar uw klanten verstuurd heeft.


39

Helpdesk: 0222 36 30 62

9. Periode uitwisseling Het is heel gemakkelijk om een administratie door een accountant die ook met SnelStart werkt te laten controleren. Hiervoor zijn vier stappen nodig: 1) De gebruiker exporteert zijn administratie en stuurt deze naar zijn accountant: Een gebruiker die de boekhouding zelf bijwerkt kan een periode uit zijn administratie exporteren en ter controle naar zijn accountant sturen. De gebruiker hoeft voor de periode uitwisseling alleen de einddatum in te voeren van de periode die de accountant moet controleren. Het bepalen van de periode en dus ook de einddatum is voor elke te exporteren periode vrij. Vaak zal de accountant voorstellen de periodes mee te laten lopen met de btw-aangifte periode. Alle gegevens die nodig zijn zoals mutaties, klant-, leverancier- en grootboekrekeninggegevens worden verzameld en in een export-bestand opgeslagen dat naar de accountant gestuurd wordt. De gebruiker kan intussen gewoon doorwerken en ná de einddatum van de te controleren periode alle gewenste mutaties doen. 2) De accountant importeert de gegevens en controleert deze. De accountant kan met SnelStart Accountant de geëxporteerde administratie in SnelStart importeren en daarna de administratie van zijn klant controleren en corrigeren. Hij kan alle boekingen muteren of nieuwe boekingen maken tot aan de einddatum van de te controleren periode. 3) De accountant exporteert de gecontroleerde gegevens en stuurt ze op: Na de correctie kan de accountant de administratie weer exporteren en naar zijn cliënt terugsturen. 4) De gebruiker importeert de gecontroleerde periode: Zodra u de door uw accountant gecontroleerde gegevens ontvangen heeft, kunt u de periode weer importeren. De gegevens worden dan in uw administratie geïntegreerd. Een gecontroleerde periode kan daarna alléén bekeken worden. Let op! Bovenstaande volgorde dient altijd gehanteerd te worden bij de periode uitwisseling. Wordt de volgorde verbroken, door bijvoorbeeld de export op te heffen, dan kan de reeds geëxporteerde periode niet meer ingelezen worden. Al het werk van de accountant is dan voor niets geweest!


40

Helpdesk: 0222 36 30 62

Bijlage A: Gebruikersbeheer Het menu Extra, Gebruikersbeheer is beschikbaar indien u SnelStart Plus heeft. Via dit menu is het mogelijk om gebruikers aan te maken. Aan iedere gebruiker kunt u een wachtwoord toekennen en menu-onderdelen vrijgeven of blokkeren. Hiermee krijgt iedere gebruiker zijn eigen rechten en worden niet vrijgegeven menu-onderdelen ook niet getoond. De instellingen bij gebruiker 'Beheerder' kunnen niet gewijzigd worden. Voor de beheerder zijn altijd alle programma-opties toegankelijk.

Figuur 39: Extra, Gebruikersbeheer Let op! Als de beheerder geen wachtwoord heeft, is de administratie niet beveiligd en kan er niet gewerkt worden met meerdere gebruikers.


41

Helpdesk: 0222 36 30 62

Bijlage B: Prijzen inclusief of exclusief btw Bij de instellingen kunt u aangeven of u de artikelprijzen in het artikelenbestand inclusief óf exclusief btw vastlegt. Wij raden u aan in het artikelenbestand prijzen exclusief btw te gebruiken. Bij wijzigingen in het btw-tarief hoeft u dan alleen het btw-tarief te wijzigen en niet ook nog eens alle artikelprijzen aan te passen. De prijsnotatie in het artikelenbestand staat los van het feit of u de artikelprijzen exclusief of inclusief btw in de orderregel wilt invoeren. Bij het invoeren van verkooporders hanteert SnelStart de prijsnotatie die u bij Extra, Instellingen heeft opgegeven. Houdt u echter wel rekening met mogelijke afrondingsverschillen als de artikelprijs omgerekend moet worden, zoals verderop beschreven wordt. - De weergave van prijzen in het verkopenvenster kunt u bij Onderhoud, Verkoopsjablonen bepalen in het kader algemeen. - Bij de Opmaak bepaalt u per sjabloon per orderformulier welke prijzen inclusief of exclusief btw afgedrukt worden.

Afrondingsverschillen Dat inclusief of exclusief btw factureren verschil kan maken, ziet u bij de volgende berekeningen: Uw artikelprijzen zijn inclusief btw geprijsd. U levert 100 artikelen van € 2,98 inclusief btw. - Uw orderinvoer is ook met prijzen inclusief btw Het regelbedrag van de factuurregel is 100 x € 2,98 = € 298,00 (incl. 19% btw = 47,58). - Uw orderinvoer is met prijzen exclusief btw Het regelbedrag van de factuurregel wordt dan 100 x € 2,50 = € 250,00 opgeteld met 19% btw = € 297,50. Bij artikelprijzen inclusief btw en orderinvoer exclusief btw krijgt u dus een afwijking van 50 cent ten gevolge van de afronding die ontstaat. Uw artikelprijzen zijn exclusief btw geprijsd. U levert 100 artikelen van € 2,49 exclusief btw. - Uw orderinvoer is ook met prijzen exclusief btw Het regelbedrag van de factuurregel is 100 x € 2,49 = € 249,00 opgeteld met 19% btw = € 296,31. - Uw orderinvoer is met prijzen inclusief btw Het regelbedrag van de factuurregel wordt dan 100 x € 2,96 = € 296,00. (incl. 19% btw = 47,26): € 296,00. Bij artikelprijzen exclusief btw en orderinvoer inclusief btw krijgt u een afwijking van 31 cent ten gevolge van de afronding die ontstaat.

Voorkomen is beter dan genezen De verschillen zijn procentueel gezien het grootst als u bij artikelen met lage prijzen grote aantallen factureert. U kunt deze verschillen voorkomen door bij de instellingen van de artikelprijzen én bij de Verkoopsjablonen beide inclusief btw óf exclusief btw in te stellen. Wilt u dat niet, dan kunt u verschillen voorkomen door bij de Instellingen het aantal decimalen van de artikelprijzen te vergroten.


42

Helpdesk: 0222 36 30 62

Aantekeningen


43

Helpdesk: 0222 36 30 62

Aantekeningen


44

Helpdesk: 0222 36 30 62

Aantekeningen


45

Helpdesk: 0222 36 30 62

Aantekeningen


46

Helpdesk: 0222 36 30 62

Aantekeningen


47

Helpdesk: 0222 36 30 62

Uitgave oktober 2011. Het copyright van SnelStart met bijbehorende handleidingen en producten berust bij uitgeverij Stark Texel bv. SnelStart is een gedeponeerd handelsmerk van uitgeverij Stark Texel bv. Alle andere merk- en productnamen zijn handelsmerken of gedeponeerde handelsmerken van hun respectievelijke houders. SnelStart Harkebuurt 3 Postbus 302 1794 ZG Oosterend NH Verkoop 0222 36 30 61 Helpdesk 0222 36 30 62 www.snelstart.nl [email protected] Online klantenservice www.snelstart.nl/klantenservice

2 Helpdesk:

Recommend Documents