Handleiding helpdesk PBS

Handleiding helpdesk PBS

INHOUDSTAFEL 1.

CONCEPT .................................................................................................................................... 2

2.

ONLINE HELPDESKTOOL............................................................................................................. 3

2.1. 2.2. 2.3. 2.4. 2.5. 2.6. 2.7. 2.8. 2.9. 2.10.

DE WERKOMGEVING ....................................................................................................................... 3 ZOEKEN IN FAQ ............................................................................................................................. 3 EEN NIEUWE MELDING PLAATSEN ...................................................................................................... 4 HET ANTWOORD OP JE MELDING ....................................................................................................... 5 OVERZICHT MELDINGEN................................................................................................................... 5 PERFORMANTIEMELDING ................................................................................................................. 6 BOODSCHAP IN OPAC [PRODUCTIE].............................................................................................. 6 LINKBUILDER ................................................................................................................................ 11 ALEPH CLIENT V18 PRODUCTIE ...................................................................................................... 12 AFMELDEN .................................................................................................................................. 12

1.

Concept

Vanaf 19 april 2006 zullen de Vlaams-Brabantse PBS helpdesk en hotline operationeel zijn. De eerstelijnshelpdesk wordt integraal waargenomen door de provincie. Dit geldt eveneens voor de hotline gedurende de weekdagen. Op zaterdag zal Libis de hotline verzorgen. Bij de helpdesk kan je terecht met vragen over de wijze waarop je bepaalde acties uitvoert in Aleph. Het gaat over vragen die te maken hebben met circulatie, catalografie, acquisitie, IBL en de OPAC. Deze niet dringende vragen bezorg je de helpdesk via de internettool (url zie lager). Indien de tool niet beschikbaar is, bezorg je deze via mail. Het heeft weinig zin voor deze vragen telefonisch contact met ons op te nemen. Antwoorden zullen moeten opgezocht en uitgetest worden en dit kan niet via de telefoon.

HELPDESK Permanentie: ma-vr: 9h tot 17h

Contact :

URL:

helpdeskpbs.vlaamsbrabant.be

mail:

[email protected]

De hotline contacteer je telefonisch wanneer je niet meer kan uitlenen of invoeren. De oorzaken van deze (blokkerende) problemen zullen eerder van technische aard zijn. Ze situeren zich op het vlak van de plaatselijke hardware, de connectie of de centrale server. Blokkerende problemen worden steeds eerst aan de hotline gericht. Vervolgens gaat deze na of het probleem door Libis of de provincie kan verholpen worden. Enkel indien het probleem te maken heeft met de server of de KUL-netwerkinfrastructuur, kunnen de provincie of Libis probleemoplossend werken. Wanneer deze problemen veroorzaakt worden door de plaatselijke hardware of de gemeentelijke internetconnectie, kunnen de provincie of Libis deze niet verhelpen. Hiervoor neem je contact op met de plaatselijke systeembeheerder of de eigen netwerkprovider.

HOTLINE Permanentie: ma-vr: 9h - 20h za: Contact :

ma-vr: za:

Handleiding WEB Opac

9h - 17h 016/26 70 01 (Provincie) 016/32 26 26 (Libis)

2/12

2.

Online helpdesktool

•

Start Internet Explorer

•

Surf naar helpdeskpbs.vlaamsbrabant.be

2.1.

De werkomgeving

Wanneer je de helpdesk opent, krijg je het volgende beginscherm:

Om een handeling uit te voeren, klik je ofwel in de tabel links of op één van de linken rechts. Opmerking: vergeet je niet af te melden op het einde van de sessie! Na dertig minuten inactiviteit word je automatisch afgemeld!

2.2.

Zoeken in FAQ

FAQ staat voor Frequently Asked Questions. Hier vind je de meest voorkomende vragen en nuttige weetjes.

Wanneer je op 'Zoeken in FAQ' klikt, kom je in het volgende scherm terecht:

Handleiding WEB Opac

3/12

Werkwijze:
Bij 'Zoeken op' kies je eerst een categorie: Circulatie, Cata, Zoeken of Andere of je kan ook in al deze categorieën samen zoeken.
Vervolgens geef je één zoekterm of meerdere termen in.
Je kan deze zoektermen combineren via de radiobuttons onderaan. Wanneer je 'OF' aanduidt, wordt er gezocht naar teksten die minstens één van de zoektermen bevatten. Wanneer je 'EN' Kiest, wordt er gezocht naar teksten die alle zoektermen bevatten. Je kan tenslotte ook aanduiden 'Als exacte woordcombinatie'. Dan zoek je naar de combinatie van zoektermen in de volgorde zoals ze zijn ingegeven.
Klik op de knop 'Start zoeken' om de zoekactie te starten.
Je krijgt een overzicht met vragen die voldoen aan je zoektermen. Klik op een vraag om het antwoord te zien.

2.3.

Een nieuwe melding plaatsen

Wanneer je geen antwoord vindt op je vraag in de FAQ's, kan je zelf een nieuwe melding plaatsen via de link 'Nieuwe melding'. Wanneer je hierop klikt, kom je in het volgende scherm terecht:

Handleiding WEB Opac

4/12

Werkwijze:
Geef het onderwerp van je vraag/probleem in bij 'Onderwerp'.
Omschrijf zo nauwkeurig mogelijk het probleem bij 'Omschrijving'. Wanneer je bijvoorbeeld problemen hebt bij het aanpassen van een lenersrecord, vermeld je in de omschrijving: o de module waarin je het probleem ondervindt, o eventueel het lezersnummer van de persoon in kwestie o de actie die je wil uitvoeren o de schermen waarin je deze actie probeerde uit te voeren o omschrijving van het probleem, met voorbeelden
Je kan eventueel een bijlage toevoegen. Dit doe je door op de knop 'Browse' te klikken en de file op te zoeken in de directory van de computer die je wenst toe te voegen.
Vink aan tot welke categorie het probleem behoort: Catalografie, Circulatie, Zoeken of Andere.
Klik op OK om je vraag te versturen.

2.4.

Het antwoord op je melding

De meldingen worden behandeld binnen dezelfde webomgeving. Het antwoord is raadpleegbaar via de link 'Mijn meldingen' (zie onder). Je wordt tegelijkertijd via mail op de hoogte gebracht van het antwoord. Indien het antwoord niet voldoet, kan je bijkomende vragen stellen over het huidige onderwerp door te 'replyen' op de mail. Het kan zijn dat de vraag te onduidelijk is om een antwoord te geven en dan zal je een mail krijgen met als onderwerp 'Meer info nodig'. Antwoord dan ook op deze mail via reply en laat het onderwerp van de mail ongewijzigd maar verwijder ook hier weer de body van het bericht.

2.5.

Overzicht meldingen

Via de knop 'Mijn meldingen' krijg je een overzicht van alle meldingen die reeds geplaatst zijn door alle medewerkers van de bibliotheek. In het overzicht worden per melding het idnr van de melding, de categorie waartoe ze behoort, het onderwerp, het antwoord en de status vermeld. Door op het nummer voor de melding te klikken, kan je de vraag en het antwoord raadplegen. Wanneer de status 'Gesloten' is, is de vraag beantwoord. Als de status 'Toegewezen' is, betekent dit dat de vraag in behandeling is. 'Meer info geven' betekent dat iemand van de medewerkers de vraag specifieker moet maken. De medewerker in kwestie heeft hierover al een mail gekregen in zijn of haar mailbox. Wanneer er tenslotte staat 'Meer info gegeven' betekent dit dat de status eerder 'Meer info geven' was en dat er nu effectief door één van de medewerkers van de bibliotheek meer info gegeven is. Handleiding WEB Opac

5/12

2.6.

Performantiemelding

Aleph werkt via internet, wat betekent dat storingen op het netwerk ook storingen in Aleph met zich mee kunnen brengen: Aleph reageert traag, de zandloper blijft lang staan,... Via "performantiemelding" kan je aan Libis melden dat de connectie tussen je eigen Aleph-client op je eigen PC en de Alephserver traag verloopt, zodat zij de oorzaak hiervan nader kunnen onderzoeken.

Werkwijze:
Vul naast "Wie constateerde de traagheid" je eigen gebruikersnaam in (LINJW01, ZOUEL01,...)
Geef het exacte tijdstip van de traagheid weer (dag + uur en minuten)
Klik op de link "UW IP-adres?" en vul dit IP-adres in
Geef een exacte beschrijving van de actie die traag verliep (bijv. ik klikte op die knop en toen gebeurde er dit) Als je er niet in slaagt alle velden in te vullen, kan het volstaan je gebruikersnaam en het exacte tijdstip in te vullen.

2.7.

Boodschap in OPAC [PRODUCTIE]

Via deze link kan je een boodschap plaatsen in de opac van je bibliotheek (bijv. "De bibliotheek zal gesloten zijn op....", "Klik hier voor onze aanwinstenlijsten",...)

Handleiding WEB Opac

6/12

Werkwijze:
Geef in de pop-up de tekst in die je wil doen verschijnen in de opac, zoals je een Worddocument maakt (de tekst moet dus niet in HTML-code genoteerd worden)


Klik op het ankerteken
Klik op

om de url van een website toe te voegen

om rechtstreeks tekst uit Word te kopiëren in de pop-up.

Handleiding WEB Opac

7/12


Klik op

om een beeld toe te voegen


Klik eventueel op Preview

om een voorbeeld van je tekst te zien


Geef je gebruikersnaam en je paswoord in (dit is niet hetzelfde als dat voor het aanmelden in de helpdesk!)
Klik op Opslaan NB: als je toch in HTML een boodschap wil maken, klik je op typ je vervolgens de tekst in.

. In de HTML Source Editor,

Tips voor het invoeren van HTML-tekst:
Vetgedrukte tekst: Begin de tekst met <span style="font-weight:bold;">en eindig deze met
Schuingedrukte tekst: Begin de tekst met <span style="font-style:italic;">en eindig deze met
Onderstreepte tekst: Begin de tekst met <span style="text-decoration:underline;"> en eindig deze met
Lettergrootte veranderen: Begin de tekst met <span style="font-size:XXpx">en eindig deze met. Vervang XX door een numerieke waarde (px=pixels).
Lettertype veranderen: Begin de tekst met <span style="font-family:'XXX';">en eindig deze met Vervang XXX door een lettertype. (gebruik geen exotische lettertypes, niet alle computers beschikken over dezelfde lettertypes!)
Letterkleur veranderen: Begin de tekst met <span style="color:XXX;">en eindig deze met Vervang XXX door een kleur, in het Engels (een overzicht)
Linken leggen in de boodschap (bijv. naar een aanwinstenlijst): Begin met en eindig met . Vervang XXX door de URI (Uniform Resource Identifier) naar waar moet worden gelinkt vb:http://sbb.vlaamsbrabant.be De tekst tussen het begin en het einde is de tekst waarop de lezer zal kunnen klikken om in de website terecht te komen waarnaar gelinkt wordt..
Kader rond de tekst zetten:
Alinea afbreken en tekst op nieuwe regel beginnen:

Soms worden spaties weggelaten na het opslaan. Deze kan je invoegen door de code   telkens tussen de woorden te plakken. Een nadeel is wel dat ook deze code verdwijnt wanneer je iets wijzigt en voor een tweede keer opslaat. Daarom nog een tweede tip: kopieer vlak voor het opslaan steeds je gehele boodschap naar Word of kladblok.

Handleiding WEB Opac

8/12

Al deze mogelijkheden kunnen natuurlijk gecombineerd worden. Voorbeeld: <span style="font-size:12px; color:firebrick; font-family:'Arial'"><span style="fontfamily:Verdana; font-weight:bold; font-size:16px ">Dit is een <span style="color:steelblue;">geweldig nieuwsbericht

Dit is een geweldig nieuwsbericht Voorbeeld (kader rond tekst+ tekst in alinea's zetten): Voorbeeld <span style="font-family:'tahoma';">

Handleiding WEB Opac

9/12