Regionale Inkoop Jeugdhulp De Samenwerkende Gemeenten Jeugdhulp Rijnmond hebben aan de gemeente Rotterdam gevraagd om de regionale jeugdhulp voor hen in te kopen en om met een concreet voorstel te komen hoe de gemeente Rotterdam deze extra taak voor hen gaat uitvoeren. Naar aanleiding van dit verzoek is de werkgroep Regionale Inkoop in het leven geroepen om deze regionale inkoopfunctie uit te schrijven. Hieronder staan een aantal aspecten van de regionale inkoop die nader uitgewerkt moeten worden. Per onderwerp staan een aantal uitgangspunten. Deze vormen de basis van de regionale inkoopfunctie die de gemeente Rotterdam feitelijk al heeft vanaf 1 januari 2014 omdat per deze datum het inkoopproces voor 2015 moet starten. 1. Organisatie binnen de gemeente Rotterdam • Binnen de gemeente Rotterdam is het team Gezondheid & Hulp van de afdeling Jeugd verantwoordelijk voor de inkoop van de Jeugdhulp. De regionale uitvoeringsorganisatie zal wat betreft inkoop onderdeel uit gaan maken van dit team. • Binnen het team Gezondheid & Hulp zijn de accounts verdeeld over de verschillende beleidsmedewerkers/contractmanagers. De medewerker die voor Rotterdam een account managet doet dat ook voor de regio, omdat dit het aantal accountmanagers per instelling beperkt en efficiënter werkt. • De verdeling van de verschillende accounts is eind 2013 bekend. De namen per account worden vervolgens gemeld aan de samenwerkende gemeenten jeugdhulp rijnmond. • Het team Gezondheid & Hulp stelt per gemeente één contactpersoon aan. Deze contactpersoon is de persoon die één gemeente informeert over de stand van zaken rond de contracten en subsidies. De contactpersoon heeft derhalve de taak om binnen het team Gezondheid & Hulp de informatie op te halen over de verschillende contracten en subsidies. Tot de werkzaamheden van de contactpersonen hoort ook het terugkoppelen van informatie uit zijn gemeente naar de contractmanagers. • De uitgangspunten die vermeld staan in de Rotterdamse Inkoopstrategie Jeugdhulp gelden ook voor de regionale inkoop. De belangrijkste uitgangspunten die hierbij gelden zijn de wijze van financieren (subsidiëren of contracteren) en de wijze van bekostiging. 2. Financiën Budgetverdeling regionale inkoop Sector Budget Rotterdam JB-JR/AMHK € 22.800.000 Jeugd & Opvoedhulp € 25.370.364 J-GGZ € 20.073.328 Jeugd met een € 5.479.584 beperking TOTAAL € 73.723.276
1
Budget overige regiogemeenten € 12.600.000 € 17.710.708 € 30.185.911 € 2.509.681
Aantal aanbieders 2 (subsidie) 9 (subsidie) 2 20 (contract) 8 (contract)
TOTAAL
€ 63.006.300
39
€ 136.729.576
€ 35.400.000 1 € 43.081.072 € 50.259.239 € 7.989.265
Op het PHO van 13 februari ligt een voorstel om meer jeugdhulp regionaal in te kopen. Indien akkoord dan wordt het bedrag
verhoogd. 2
De GGZ kent in de regio ongeveer 20 zorgaanbieders waar een contract mee afgesloten dient te worden. Daarnaast moeten
ook de vrijgevestigden gecontracteerd worden
•
•
•
In het Regionaal Transitiearrangement en in de Rotterdamse Inkoopstrategie staat vermeld dat het gewenst is om de budget per aanbieder bekend te maken per 1 januari 2014. Met de huidige gegevens van Vektis is het mogelijk om op regionaal niveau het budget per aanbieder (uiteraard onder enkele voorbehouden) te berekenen. Deze totalen kunnen op aanbiedersniveau echter niet onderverdeelt worden op lokaal/regionaal. Op basis van de budgetten die met de inkoop van de regionale jeugdhulpvoorzieningen zijn gemoeid wordt bepaald hoeveel formatie er noodzakelijk is om het contractmanagement goed uit te voeren. Naast het contractmanagement moeten ook een aantal administratieve en juridische taken worden uitgevoerd. De gemeente Rotterdam denkt voor deze uitvoering 9 fte extra nodig te hebben (6 contractmanagers, 1 juridisch adviseur, 1 subsidiemedewerker, 1 inkoper). Aanvullend aan bovenstaande formatie is naast bovenstaande formatie voor contractmanagement aanvullende formatie nodig voor de ondersteuning van de GR. In lijn met de ondersteuning voor de GR GGD RR wordt dit geraamd op 1,12 fte. In onderstaande tabel is een conceptberekening van de te verwachten kosten voor de gemeente Rotterdam. De inschaling per functie is toegelicht. Tarieven conform GGD regeling 2015 schaal Integraal uurtarief 7 € 64,86 10 € 92,45 11 € 100,25 12 € 119,69 13 € 131,77
1.350 uur per fte € 87.561 € 124.808 € 135.338 € 161.946 € 177.889
fte 0,4 1 3 5 0,72
€ 35.024 € 124.808 € 406.013 € 807.908 € 128.080 € 1.501.833
(zie bijlage 1 voor verdeling over de gemeenten)
Inschaling functies 7 10 11 12 12 12 13 •
•
0,4 secretaresse 1 subsidiemedewerker 3 contr manager 3 contr manager 1 jur adviseur 1 inkoper 0,72 accountmanager GR
Fte-inzet contractmanagers gebaseerd op de uitvoering van de huidige WMO (Individuele Voorzieningen). Uitgangspunt is op dit werkveld 1fte contractmanagement op 3 contracten. Dit betekent bij een huidig aantal van 19 aanbieders (excl. J-GGZ) 6 contractmanagers. Verschil met uitvoering Jeugdhulp is wel dat bij het team G & H de medewerkers niet alleen contractmanager zijn maar ook contactpersoon van de gemeenten. De samenwerkende gemeenten Jeugdhulp Rijnmond zien er op toe dat, op basis van de Vektis-cijfers, de verschillende gemeenten een financieel overzicht krijgen met daarin het benodigde bedrag dat vereist voor de inkoop van jeugdhulp gespecificeerd naar soort hulp en instelling. Dit bedrag wordt gebaseerd op de beschikbare cijfers en gevalideerd in overleg met de individuele gemeenten.
3. Het inkoopproces
In bovenstaand schema staat het inkoopproces beschreven. • Stap 2: Selecteren; Het selecteren van een aanbieder is voor een periode van twee jaar niet meer nodig. Het selecteren van een aanbieder is niet aan de orde aangezien hierover afspraken zijn gemaakt in het regionaal transitiearrangement. • De samenwerkende gemeenten maken in lijn met het RTA per 1-1-2014 bekend (zie paragraaf 2). • Stap 1: Specificeren: De gemeente Rotterdam gaat vanaf 1 januari 2014 aan de slag om per 1 april 2014 de opdrachtformuleringen bekend te maken aan de aanbieders. Om tot een goede regionale inkoop te komen moeten de volgende stappen doorlopen worden: in samenspraak met de aanbieders vaststellen welk deel van het budget regionaal dan wel lokaal ingezet gaat worden; in samenspraak met de samenwerkende gemeenten de producten bepalen die regionaal moeten worden ingekocht. Gemeenten geven voor 1 februari 2014 aan welk beleid zij voeren op de verschillende onderdelen van de regionale jeugdhulp. Aan de hand van de beleidsinput van de gemeenten stelt de gemeente Rotterdam een concept-opdrachtformulering op die vervolgens op 1 maart 2014 aan de gemeenten wordt gepresenteerd. Op 1 april 2014 worden vervolgens de opdrachtformuleringen bekend gemaakt aan de aanbieders. Op 1 juni 2014 wordt van aanbieders verwacht dat zij de subsidieaanvraag/offerte overhandigen aan de gemeente. Vanaf 1 juni 2014 gaat de gemeente Rotterdam met de regiogemeenten in gesprek om te bepalen of de subsidieaanvraag/offerte in overeenstemming is met de wensen van de gemeenten. Indien noodzakelijk vinden er gesprekken plaats met aanbieders om wijzigingen aan te brengen. De wens is om voor 1 oktober 2014 te subsidies en opdrachten te verlenen. Nadat de opdrachten zijn verleend kunnen stuurt de gemeente Rotterdam aan de regiogemeenten een totaaloverzicht met daarin de aanbieders die gesubsidieerd dan wel gecontracteerd. Tevens per gemeente een totaalbedrag uitgespitst per aanbieder. Indien individuele gemeenten ook lokale jeugdhulp willen inkopen via de regionale uitvoeringsorganisatie dient dit per 1 december 2013 aan de gemeente Rotterdam te worden doorgegeven zodat dit budget kan worden meegenomen bij het bekend maken van de budgetten.
4. Uitvoering Contractmanagement
In bovenstaand schema staan de verschillende fasen van het contractmanagement beschreven. Het komt overeen met stappen 4 en 5 uit het vorige schema. Contractmanagement is het proces waarbij, op basis van verkregen input, getekende contracten en wijzigingen hierop eenduidig worden vastgelegd, beheerd en bewaakt; teneinde volledige benutting van contracten te faciliteren en managementrapportages te genereren •
•
•
•
De Fases A & B zijn vooral administratief. De afgesloten contracten en subsidies worden verwerkt in de systemen van de gemeente Rotterdam (Oracle) zodat er een goed bestelproces kan worden ingericht. Fase C: In deze fase komt het doel van de contractmanager naar boven namelijk het volledig benutten van de subsidie of contract. De contractmanager voert de volgende taken uit: - informeren van gemeenten over de kwartaalrapportages - het doorvoeren van wijzigingen in de prestaties indien deze gewenst zijn vanuit opdrachtgever (gemeenten) dan wel aanbieder. In deze fase kan het voorkomen dat er wensen zijn vanuit gemeenten om de uitvoeringsovereenkomst/contract te wijzigen. Dit kan in sommige gevallen consequenties hebben voor alle gemeenten. Indien één of meerdere gemeenten niet akkoord gaan met een wijziging en dit tot problemen in de uitvoering bij de leverancier leidt kan er opgeschaald worden naar de kerngroep (ambtelijk) en uiteindelijk bij het bestuur van de GR. Deze moet dan uiteindelijk besluiten over een eventuele wijziging in het contract of beschikking. Fase D: In deze fase moet bepaald worden of er in een volgend jaar weer met dezelfde aanbieder en dezelfde prestaties afgesproken moeten worden. Van groot belang in hierbij de methodiek van de Vlaktax. Is er sprake van onder- of overbesteding en wat zijn daarvan de gevolgen voor budget en prestaties voor het volgende jaar. Na Fase D zal er weer een proces worden opgestart zoals dat beschreven is in onderdeel 3.
5. Transformatie in de regionale inkoop Zoals bekend zijn er in het Regionale Transitiearrangement afspraken gemaakt omtrent de budgetten van aanbieders voor twee jaar met een optie tot verlenging van één jaar. Ook is er, inzake de transformatie van producten, een afspraak gemaakt met de jeugdhulpaanbieders dat zij binnen het budget gaan transformeren. Gemeenten moeten daarvoor input leveren aan de instellingen voor 1 januari 2014 voor wat betreft het lokale deel en voor 1 februari 2014 aan de gemeente Rotterdam wat betreft het regionale deel (hierboven eerder beschreven). Tevens is er de mogelijkheid om transformatie door te voeren op basis van input van de lokale teams. De lokale teams die in de gemeenten actief zijn verwijzen immers door naar jeugdhulp. Indien blijkt dat er van één van de soorten jeugdhulp weinig gebruik wordt gemaakt of dat de lokale teams niet tevreden zijn over deze vorm van jeugdhulp, dan is het mogelijk om, als gemeente Rotterdam, met de jeugdhulpaanbieder in gesprek te gaan en deze te verzoeken om een ander product daarvoor in de plaats te leveren. Ook is het mogelijk dat er in de regio een groot aantal mensen een persoonsgebonden budget (pgb’s) ontvangt omdat deze hulp tot dusver niet werd aangeboden door de jeugdhulpaanbieders.
Indien mogelijk kunnen deze pgb’s omgezet worden in zorg in natura (zin) en dus ingekocht worden bij bestaande aanbieders ter vervanging van de producten die weinig afgenomen worden.
Bijlagen: 1. verdeling kosten uitvoering regionale inkoop 2. inkoopprocessen regionale inkoop 3. contractmanagement regionale inkoop
1. Verdeling kosten uitvoering regionale inkoop 0 tot en met 18 jaar [aantal], 2012 Gemeenten
Albrandswaard Barendrecht Bernisse Brielle Capelle aan den IJssel Goeree Overflakkee Hellevoetsluis Krimpen aan den IJssel Lansingerland Maassluis Ridderkerk Rotterdam Schiedam Spijkenisse Vlaardingen Westvoorne Totaal
0 t/m 18 jaar 6.000 12.416 2.568 3.331 14.462 11.080 8.330 6.662 15.316 6.676 8.762 127.959 16.175 15.056 14.393 2.765 271.951
2,21% 4,57% 0,94% 1,22% 5,32% 4,07% 3,06% 2,45% 5,63% 2,45% 3,22% 47,05% 5,95% 5,54% 5,29% 1,02% 100,00%
€ 33.134,64 € 68.566,61 € 14.181,63 € 18.395,25 € 79.865,52 € 61.188,63 € 46.001,92 € 36.790,49 € 84.581,69 € 36.867,81 € 48.387,62 € 706.645,86 € 89.325,46 € 83.145,85 € 79.484,47 € 15.269,55 € 1.501.833
Inkooporganisatie 3D: werkwijze nieuwe behoefte Gemeente Opstellen input behoefte richting contactpersoon
Contactpersoon
Contractmanager cluster MO
DC Inkoop / RSO
Leverancier
Verzamelen inkoopbehoefte gemeenten Opstelen concept opdrachtstelling
Afstemmen opdrachtstelling met de verschillende gemeenten Zie proces escalatie voor evt. vervolgen
Inschakelen demandmanager capaciteitsclaim RSO
Inregelen capaciteit uitvoeren E.A.
Opstellen definitieve opdrachtstelling
Contactpersoon organiseert inhoudelijke deelnemers gemeenten
Benoemen interne Proceseigenaar
Samenstellen werkgroep Inkoop
Opstellen beschrijvend document Aanvraag plaatsen op Tendernet Opvragen beschrijvend document evt stellen van vragen Gezamenlijk beantwoorden vragen werkgroep Inkoop Plaatsen Nota van Inlichtingen op Tendernet Opstellen en indienen offerte
Zie proces escalatie voor evt. vervolgen
Inrichten interne organisatie nav afgesloten overeenkomst Afroepen ingekochte diensten
Gezamenlijke beoordeling werkgroep Inkoop
Opstellen factsheet overeenkomst voor de gemeente
Organiseren gezamenlijk tekenmoment overeenkomst
Communiceren uitslag met de inschrijvers en publiceren uitslag aanbesteding op Tendernet Opstellen contract met contractmanager en leverancier
Invoeren overeenkomst in Oracle
Inkooporganisatie 3D: Contractmanagement Gemeente
Contactpersoon
Opstellen factsheet voor de contactgemeente
Inrichten interne organisatie nav de gezamenlijke opdrachtstelling Afroepen producten vanuit het contract
Contractmanager RSO DC Inkoop Cluster MO
Maken werkafspraken met de leverancier
Contract registreren in Oracle, hierna overdragen aan contractmanager cluster MO Maken werkafspraken
Inboeken prestatieverklaring
Verzamelen input contractmanagers
Bespreken performance contracten en leveranciers
Inrichten organisatie nav werkafspraken
Uitvoeren werkzaamheden
Opdrachtverstrekking Monitoren performance
Leverancier
Aanleveren Cognosrapportage Factureren incl. verwijzing inkooporder
Input gemeenten
Regelmatige toetsing aansluiting inhoud contract
Periodiek overleg contactpersoon en gemeente
Voorstellen nieuwe opdrachtstelling
Opstellen nieuwe behoefte
Vastellen nieuwe opdracht Zie proces escalatie voor evt. vervolgen
Benodigde aanpassing
Kleinere aanpassing: Zelf afspraken vernieuwen met de aanbieder
Inrichten interne organisatie nav de gezamenlijke opdrachtstelling
Opstellen vernieuwde factsheet
Afroepen producten vanuit het contract
Opstellen addendum contract
Grote aanpassing: Mogelijk organiseren nieuw inkooptraject
Betrokken documenten vastleggen in Oracle
Maken werkafspraken
Einde contractperiode
Inboeken prestatieverklaring
Informeren demandmanager
Organiseren verzamelen behoefte gemeenten
Opstellen nieuwe behoefte ivm nieuw inkooptraject
Inrichten organisatie nav werkafspraken
Uitvoeren werkzaamheden
Inplannen capaciteit E.A.
Werkproces Nieuwe behoefte
