Inkoop Samen slimmer
Inkoop naar intelligente slankheid (slimme slimheid)
Hier komt tekst Jurriën Brombacher Hoofd Intern Bedrijf Concerninkoop Gemeente Utrecht
Arno van den Engel Teammanager Inkoop Gemeente Apeldoorn
Programma • Ontwikkeling van inkoop in gemeentelijke organisaties • Modellen van inkooporganisaties • Waarom inkoop (zo) organiseren? • Samen slimmer intern: positionering en rol SSC Inkoop • Samen slimmer extern: samenwerking met anderen • Conclusie-discussie
Feiten en cijfers algemeen
Inwoners
Utrecht 330.000
Apeldoorn 156.000
Ambtenaren
4.000
1.200
College
D66 GroenLinks SP VVD
D66 CDA CU PvdA GroenLinks
‘Utrecht maken we samen’
‘Door’
Feiten en cijfers inkoop
Inwoners Ambtenaren Mw SSC Inkoop Inkoopvolume Inkoop t.o.v. begroting Aantal inkoopfacturen Betalingstermijn Lokaal/regionaal
Utrecht 330.000 4.000 25 € 600 mln 40% 100.000 30 dagen 50%
Apeldoorn 156.000 1.100 7 € 130 mln 30% 25.000 30 dagen 50%
Geen heden, zonder…..
Ontwikkeling inkoop • Volwassenheidsfase; primaire doelen/focus op: • Niveau 1: Rechtmatig: voldoen aan aanbestedingswetgeving • Niveau 2: Doelmatig: slim geld besteden • Niveau 3: Inkoop als instrument voor beleidsdoelen • Niveau 4: Strategische inkoop: lange termijn visie en koers
Ontwikkeling inkoop • Volwassenheidsfase; primaire doelen/focus op: • Niveau 1: Rechtmatig: voldoen aan aanbestedingswetgeving • Niveau 2: Doelmatig: slim geld besteden • Niveau 3: Inkoop als instrument voor beleidsdoelen • Niveau 4: Strategische inkoop: lange termijn visie en koers
• Doelen • Besparingen realiseren • Product- en procesverbetering • Maximaliseren kansen maatschappelijke doelen • Ecologisch • Economisch • Sociaal
7
Inkooporganisatie Utrecht Directie/College
Bestuursstaf SSC-organisatie Interne Bedrijven
Decentrale organisatie
Inkooporganisatie Utrecht Directie/College
Bestuursstaf SSC-organisatie Interne Bedrijven
Tactische Inkoop
Hoofd Concerninkoop
Expertisecentrum
Inkoopsysteem
Decentrale organisatie
Contractmanagement
Inkooporganisatie Utrecht Directie/College
Concerncontroller
Directeur Interne Bedrijven SSC-organisatie Interne Bedrijven
Tactische Inkoop
Inkoopstrateeg
Hoofd Concerninkoop
Expertisecentrum
Bestuursstaf
Inkoopsysteem
Decentrale organisatie
Contractmanagement
Inkooporganisatie Utrecht
Concerncontroller
Directeur Interne Bedrijven SSC-organisatie Interne Bedrijven
Tactische Inkoop
Staf inkoop
Tenderboard Directieraad
Directie/College
Inkoopstrateeg
Hoofd Concerninkoop
Expertisecentrum
Bestuursstaf
Inkoopsysteem
Decentrale organisatie
Contractmanagement
Inkooporganisatie Apeldoorn
Inkooplingo Strategische Inkoop
Strategische Segment Plannen
Tactische Inkoop
Operationele Inkoop
CONTRACT
Inkoopsysteem Leveranciersen contractmanagement
Positionering SSC in inkooporganisatie
Tactisch
Operationeel
‘Aanbestedingsfabriek’
Scope SSC
Strategisch
Positionering SSC in inkooporganisatie
Tactisch
Operationeel
Rapportage College/Raad
‘Aanbestedingsfabriek’
Bestellen
Scope SSC
Strategisch
Positionering SSC in inkooporganisatie Rapportage College/Raad
Tactisch
‘Aanbestedingsfabriek’ Contractmanagement
Tools/standaardisatie
Juridische borging
Contractbeheer Operationeel
Bestellen
Scope SSC
Strategisch
Positionering SSC in inkooporganisatie Strategisch
Rapportage College/Raad Categorie management
Inkoopkalender Tactisch
‘Aanbestedingsfabriek’ Contractmanagement
Tools/standaardisatie
Juridische borging
Contractbeheer Operationeel
Bestellen
Scope SSC
Focus Maatschapelijke Spendanalyse doelen
Positionering SSC in inkooporganisatie Strategisch
Rapportage College/Raad Categorie management Spendanalyse
Leveranciersmanagement Tactisch
Inkoopkalender
‘Aanbestedingsfabriek’ Contractmanagement
Tools/standaardisatie
Juridische borging
Contractbeheer Operationeel
Bestellen
Purchase2Pay-systeem
Scope SSC
Focus Maatschapelijke doelen
Inkooporganisatie Utrecht
Concerncontroller
Directeur Interne Bedrijven SSC-organisatie Interne Bedrijven
Tactische Inkoop
Staf inkoop
Tenderboard Directieraad
Directie/College
Inkoopstrateeg
Hoofd Concerninkoop
Expertisecentrum
Bestuursstaf
Inkoopsysteem
Decentrale organisatie
Contractmanagement
Concerninkoop
Samen slimmer: samenwerking met anderen • Samen inkopen • Kennisdeling en advisering op de inhoud • Kennis en ervaring: opleiden van inkoopprofessionals
vrijdag 21 november 14
20
Concerninkoop
Samen inkopen • “Massa = Kassa”
• Randvoorwaarden:
• synchrone inkoopkalender • overeenstemming op doelen (inhoud/beleid)
• Maar (?): Aanbestedingswet • Clusterverbod
• Eventuele acties/voorbeelden:
• Aftasten grenzen aanbestedingswet: moet nog (geen jurisprudentie) • Delen van inkoopkalenders
vrijdag 21 november 14
21
Concerninkoop
Kennisdeling en advisering op de inhoud • Mogelijkheden samenwerking op de inhoud
• Ondersteunen bij EU-aanbestedingen • Ervaringen delen over concrete aanbestedingen • Producten ontwikkelen en uitrollen in de organisatie (inkooporganisatieadvies)
• Eventuele acties/voorbeelden
• Inkoopprofessionals vinden elkaar (“Inkoopdag” regio, voorbeeld: inkoop zorg) • Behoefte inventariseren organisatieontwikkeling en inzet inkoopprofessionals • Samenwerkingsmodel inzet inkoopprofessionals vormen
vrijdag 21 november 14
Concerninkoop
Algemene kennisdeling • Het inkoopvak verandert • Van aanbestedingsfabriek ! strategisch keteninstrument • Kennisontwikkeling:
• Interne opleiding voor inkoopprofessionals • Inkooptechniek/Juridisch/Vaardigheden/Financiën
• Kijkjes in de keuken/stage • Eventuele acties/voorbeelden: • Cursuskalender delen
• Meedoen! (halen en brengen) • Stagemogelijkheden bespreken met “hoofden inkoop”
vrijdag 21 november 14
23
Concerninkoop
Kennisdeling en advisering op de inhoud • Dilemma’s bij samenwerking met anderen • Inkoop is een groot en flexibel deel van de begroting • Doelstellingen van strategische aard kunnen verschillen • Wettelijke beperkingen • Samenwerken in een regionaal SSC: mogelijk verlies van kennis in eigen organisatie
vrijdag 21 november 14
24
Concerninkoop
Conclusie en vragen
? vrijdag 21 november 14
25
