18 april 2013: Stokje overdragen Een jaar geleden heb ik de mooie titel Secretaresse van het Jaar mogen krijgen. Wat het begin was van een ontzettend leuk jaar met veel nieuwe ervaringen en inspirerende ontmoetingen. Ik heb een aantal radio-interviews gegeven, meegewerkt aan diverse artikelen, columns geschreven en presentaties gehouden, veelal als aftrap van een secretaressebijeenkomst binnen een organisatie, en stukjes geschreven voor mijn weblog. En natuurlijk de lunch op Paleis Noordeinde bij Prins Willem-Alexander en Prinses Maxima. Vandaag heb ik het stokje overgedragen aan de nieuwe Secretaresse van het Jaar. Ik heb erover nagedacht hoe ik die overdracht nu op een leuke en symbolische manier kan aankleden. Daarom heb ik een tovenaarsstokje meegebracht. Als secretaresse goochelen we namelijk, met gezond verstand, met de kennis van onze organisatie en maken we gebruik van de abracadabra die de nieuwste en mooiste technische snufjes ons bieden. Zo creëren we de magie van een goed geoliede omgeving voor onze manager of afdeling. Rondom de verkiezing en de titel Secretaresse van het Jaar hangt ook een bepaalde soort magie. Ik heb het beleefd als een echt sprookje. Een sprookje waarin ik nieuwe ervaringen heb opgedaan, en veel leuke en inspirerende mensen heb ontmoet. In mijn sprookje speelden ook een echte prins en prinses mee. Ik ben heel benieuwd naar de avonturen die Riet Schuppert als Secretaresse van het Jaar gaat beleven. Riet, van harte gefeliciteerd met het behalen van deze mooie titel. Ik wens je vanaf deze plaats heel veel magie en plezier het komende jaar. Met enige weemoed en melancholie neem ik afscheid van deze weblog. Ik heb op deze site een jaar lang met heel veel plezier mijn belevenissen als Secretaresse van het Jaar beschreven. Maar het is mooi zo. Net als een goed zakelijk rapport, had dit verhaal een voorwoord, een aanheft, een inhoud met meerdere hoofdstukken, en nu dus een afronding en een conclusie. Het was een fantastisch en onvergetelijk jaar!
11 april 2013: Jury kiest finalisten Vandaag is er weer een belangrijke stap gezet in de verkiezing voor de Gelukkige Secretaresse van het Jaar 2013. Uit alle aanmeldingen via de website heeft de selectiecommissie, een team zeer ervaren (interim) professionals van Manpower en Experis, een shortlist opgesteld van zes genomineerden. Deze zes dames hebben vandaag in de Atoomclub te Utrecht een presentatie gegeven aan de Vakjury. Deze jury beslist welke drie deelnemers naar de finale gaan. Als SvhJ2012 mag ik deel uitmaken van deze Vakjury. Heel leuk om nu aan de andere kant van de tafel te mogen zitten. Zoals je al op de homepage van deze site (vanaf 15 april) kunt zien, zijn de drie finalisten: Monique van Rossum, Karin Kuilman en Riet Schuppert. Nu is het aan hen om de komende dagen campagne te voeren. Via de website gaan zij zoveel mogelijk online stemmen voor zich proberen te winnen. De score hiervan telt voor een deel mee op de finaledag, volgende week donderdag, op Secretaressedag. Die dag geven ze weer een presentatie, aan de vakjury én aan het publiek van het derde hoofdstuk van De Gelukkige Secretaresse. Het publiek mag ook over deze presentaties meestemmen. Maar de stem van de Vakjury is doorslaggevend. De drie finalisten worden bijgestaan door een presentatiecoach vanuit Experis om tot een topprestatie komen. Ik wens de drie finalisten heel veel succes en vooral heel veel plezier met hun voorbereidingen. Ik kan me nog heel goed herinneren hoe leuk en hoe spannend ik het vorig jaar in deze periode vond.
12 februari 2013: Deze Gelukkige Secretaresse zegt Alaaf ! Voor een geboren en getogen Brabantse is het een rare gewaarwording om op carnavalsdinsdag niet in een carnavalskostuum gekleed te gaan. Dus ga ik in mijn zakelijke outfit naar het Microsoft kantoor op Schiphol. De eerste keer dat ik daar op bezoek was, was op 19 april 2012, Secretaressedag. Je weet vast nog wel: dé dag dat ik die mooie titel kreeg. Nu ga ik daar heen voor het evenement De Gelukkige Secretaresse. De Gelukkige Secretaresse is gelukkig in haar werk omdat ze vanuit eigen verantwoordelijkheid haar keuzes bepaalt. Haar persoonlijke ontwikkeling geeft ze zelf vorm en zij vaart haar eigen koers. Ze blijft op de hoogte van de ontwikkelingen in haar vakgebied en haalt actief kennis en kunde. Dit is waar het haar om gaat: waarde toevoegen! Haar vak vindt ze het mooiste wat er is en ze noemt zich daarom met trots: De Gelukkige Secretaresse! De Gelukkige Secretaresse is een samenwerking van Manpower, Experis, Microsoft en Schoevers en biedt een inspirerend ´verhaal´ in drie hoofdstukken. Een verhaal waar tijdens drie verschillende evenementen je als deelnemer wordt uitgedaagd om na te denken wat jou een Gelukkige Secretaresse maakt. Drie bijeenkomsten waarbij je nieuwe vakgenoten leert kennen en je jezelf verdiept in de technologie die jouw werk interessanter en makkelijker maakt. Met alle bevindingen, leerpunten en tips uit het netwerk die je in deze drie hoofdstukken opdoet, maak je je eigen persoonlijke document. Een portfolio waarin je kennis en inspiratie verzamelt en waarmee je jouw koers als duurzaam gelukkige professional kunt uitstippelen. Hoofdstuk 1 op 13 november 2012 was een succes. In dit hoofdstuk stond Het Nieuwe Werken centraal. Thema’s als mentaliteit, cultuur, time-management en tools kwamen aan bod die de Gelukkige Secretaresse helpen succesvol te zijn in de veranderde wereld van werk. Het tweede hoofdstuk: De Gelukkige Secretaresse & Personal Branding vindt dus plaats op carnavalsdinsdag 12 februari 2013. Hoe wil je jezelf profileren naar de buitenwereld, zoals op social media. Er wordt dieper ingegaan op waar een goed LinkedIn profiel aan voldoet. Tijdens deze middag besef ik me dat ik weer eens kritisch naar mijn eigen profiel moet gaan kijken. Ik heb goede tips meegekregen die ik zeker in praktijk ga brengen. En op 18 april 2013 wordt tijdens hoofdstuk 3 de Gelukkige Secretaresse van het Jaar 2013 bekend gemaakt. Volgens traditie zit de huidige Secretaresse van het Jaar in de jury. Ik mag nu dus vanuit de andere kant de verkiezing en de organisatie erom heen meemaken. Wordt dus vervolgd.
1 februari 2013: Sint-Norbertusinstituut te Antwerpen Door de Belgische leerkracht Marijke D'hooghe ben ik gevraagd om een presentatie te geven aan haar leerlingen van de studierichting Kantoor. Deze leerlingen van het 5e jaar volgen het vak Seminarie. Dit is een voorbereiding op hun stage die ze later in het 6e en 7e jaar zullen volgen. Ze gaan regelmatig op bezoek bij bedrijven en nodigen gastsprekers uit op school. Mijn voorgangster Karin van Peursen is vorig jaar ook bij hen op school geweest en de leerlingen waren erg enthousiast over haar lezing. De leerlingen hebben vooraf van de leerkracht een opdracht gekregen ter voorbereiding op mijn presentatie en ook de verdere organisatie hiervan wordt aan hun overgelaten (o.a. reservering en klaarzetten van de zaal en het ontvangst regelen). Na mijn presentatie vragen de leerlingen (kinderen kan ik ze niet echt meer noemen, ze zijn rond de 16-17 jaar) me het hemd van het lijf. Met oprechte en goede vragen, ze zijn zeer geïnteresseerd in het vak Secretaresse. Na afloop blijf ik nog een broodje met Marijke eten en spreek ik ook enkele andere leerkrachten. Ook voor mij is deze dag een leuke ervaring.
21 maart 2013: Kracht2013 Helaas gaat het evenement Kracht2013 niet door. Dit zou de eerste editie worden van wat een jaarlijks terugkerend evenement zou moeten worden, georganiseerd door Commited in samenwerking met Tout Event. Als Secretaresse van het Jaar ondersteunde ik dit evenement (van secretaresses voor secretaresses) van harte en zou ik zelf ook aanwezig zijn om een presentatie te geven. Het aantal aanmeldingen bleef echter te ver achter om het evenement succesvol te laten zijn. Kwaliteit staat bij de organisatie voorop en daarom vond zij het professioneler om op tijd te stoppen. Maar ze hebben een goed raamwerk en programma neergezet en ik hoop dan ook dat Kracht2014 het succes wordt dat het verdient. Waarom wordt Kracht2013 georganiseerd? “Ik geloof in de kracht van mijn vak, van mijn beroep als managementondersteuner. Maar in deze tijden, waarin technologie en ‘Het Nieuwe Werken’ hoogtij vieren, wordt geroepen om een andere functiebenaming, en wordt gesproken over de nieuwe inrichting van het takenpakket. Wat ik wil meegeven aan de deelnemers aan Kracht2013 is dat het juist deze functiebenaming is die ons de kracht en het doorzettingsvermogen geeft om steeds opnieuw om te gaan met veranderingen, met nieuwe inzichten en nieuwe manieren van werken. Vanuit de wens om anderen ook dat inzicht te geven is het idee ontstaan om Kracht2013 te organiseren.” December 2012, Daniëlla van Maldegem
22 januari 2013: Winters sprookje op Kasteel Heeswijk Mijn eerste bijeenkomst als nieuw lid van de Nederlandse Vereniging Directiesecretaresse (NVD). Door mijn titel is mij een jaar lidmaatschap aangeboden. Daar maak ik natuurlijk graag gebruik van. Kennis delen en netwerken zijn immers de kernpunten van de NVD. Door de vele sneeuwval van afgelopen week ligt het kasteel er zeer sprookjesachtige bij in een hele mooie omgeving. Het kasteel is een voormalige waterburcht uit de 11e eeuw dat enigszins verscholen ligt in het bosrijke Brabantse land tussen 's-Hertogenbosch en Eindhoven. Heerlijk dichtbij dus voor mij. Dus deze keer ga ik niet met de trein, maar kan ik met de auto. Het programma van deze avond staat in teken van de kracht van de vrouw. Claudia Zwart van Totara vertelt over haar Global Women Leadership Project en de indrukwekkende interviews die zij heeft gehouden met internationale vrouwelijke leiders in India, Suriname, Rusland en Zuid-Afrika. Met dit project is zij nu verbonden aan de Verenigde Naties. De bezoeken hebben een belangrijke bijdrage gegeven en op verzoek van deze vrouwen gaat Claudia nu een Global Women Leadership Netwerk opstarten. Op deze avond interviewt zij Lydia van den Bogaard over wat haar 'kracht en drijfveer' is om hoofdbestuurder te zijn van de NVD. Lydia heb ik leren kennen als juryvoorzitter van de verkiezing Secretaresse van het Jaar. We krijgen ook een rondleiding door het kasteel en zien de vele mooie ingerichte kamers en horen van de gidsen leuke ‘inside’ verhalen. Verder worden we enorm in de watten gelegd met een heerlijk walking diner. Niet dat wij naar het eten hoeven te lopen, het eten komt gewoon naar je toe, waar je ook staat of zit. Ik ontmoet op deze avond een aantal leuke en boeiende mensen. Maar ook kom ik iemand uit mijn jeugd tegen, vanuit PSV Korfbal. Dus kunnen we samen herinneringen ophalen. Kortom, ik heb enorm van deze avond genoten en kijk al uit naar de volgende inspirerende bijeenkomst van de NVD in maart.
Werkstuk beroepenkeuze In januari heeft Joy uit Naaldwijk mij geïnterviewd voor haar werkstuk voor keuzebegeleiding. Joy zit in havo 3 in Naaldwijk en wil later ook secretaresse worden. Ze stelde goede vragen en ik vond het erg leuk om in heldere, jip-enjanneketaal te omschrijven wat de functie van secretaresse inhoudt. En wat het verschil is tussen een secretaresse, management assistente en office manager. Ik heb haar werkstuk mogen lezen, en ben onder de indruk van de bijna professionele wijze waarop zij dit heeft aangepakt. Ze heeft er dan ook terecht een goed cijfer voor gekregen: een 8,3. Ik ben ervan overtuigd dat ik heb mogen meewerken aan het werkstuk van de Secretaresse van het Jaar 2025.
11 december: De Dag van de samenwerking bij ProRail Hoe anders kun je reizen naar een bijeenkomst van ProRail dan met de trein? En omdat ProRail het treinkaartje voor mij regelt, mag ik deze keer eerste klas zitten. Met een zelf meegebracht kopje thee, croissantje en een krantje ….hoe luxe kun je het hebben? Deze ochtend mag ik de aftrap verzorgen van een bijeenkomst met bijna 40 management assistentes van de bedrijfseenheid Projecten bij ProRail. De bijeenkomst vindt plaats bij Mammoni Eten en Drinken in Utrecht. ProRail Projecten organiseert 2 tot 3 maal per jaar dit soort bijeenkomsten voor de management assistentes om met name afdeling overstijgende zaken met elkaar te bespreken (zaken die de management assistentes raken in hun dagelijks werk of takenpakket). Dat kan bijvoorbeeld de uitrol van nieuwe kantoorautomatisering, een nieuw functieprofiel of ProRail brede ontwikkelingen zoals bijvoorbeeld Lean. Daarnaast staat deze dag altijd in het teken van samenwerking en het delen van vakkennis. Ik blijf na mijn presentatie nog even ‘hangen’ zodat ik ook iets over de onderwerpen Sharepoint en Lean binnen ProRail meekrijg. Een ander onderdeel van het programma is P2P, wat binnen Prorail betekent: van Purchase to Pay. Een nieuwe manier van werken binnen ProRail om op digitale wijze de hele financiële afhandeling van inkopen tot factuur te managen. Waardoor de management assistentes een nieuwe uitvoerende taak hebben gekregen. Middels het spel ‘Van winkelwagen tot factuur’ krijgen de secretaresses meer inzicht in de gedachte achter P2P en hoe zij dit kunnen/moeten gebruiken in hun dagelijks werk. Omdat ik de afgelopen maanden al ‘zo vaak’ in Utrecht ben geweest, maar steeds alleen in snel tempo door Hoog Catharijne ben gelopen tussen de trein, volgende trein of trainingslocatie, neem ik deze keer een vrije middag om wat langer in Utrecht te blijven: lekker lunchen met een goede vriend in het andere Mammoni Koken en Eten en daarna nog even een stadswandeling door de binnenstad. Om na afloop met flink vermoeide voeten weer heerlijk eerste klas naar huis te reizen.
Donaties aan Alpe d’HuZes Voor mijn bijdrage aan de diverse bijeenkomsten waarover ik op deze weblog verhaal uitbreng, vraag ik in principe geen financiële vergoeding. Wel vraag ik aan de organiserende bedrijven om een donatie te doen aan Stichting Alpe d'HuZes. Alpe d'HuZes is een actie waarbij deelnemers, alleen of in een team, geld bijeen brengen waarmee zij een bijdrage leveren aan de strijd voor de overwinning op kanker. Onder het motto "Opgeven is geen optie" wordt op één dag de legendarische Alpe d'Huez tot 6 keer aan toe beklommen. Een bijna onmogelijke opgave. Toch lukte het al heel veel deelnemers, zelfs een aantal (ex-)kankerpatiënten. Sinds de start in 2006 is jaar op jaar een nieuw recordbedrag aan sponsoring opgehaald. Ikzelf ben geen deelnemer aan deze mooie, sportieve prestatie, maar ik draag deze organisatie een warm hart toe. Je kunt tenslotte tegenwoordig bijna stellen dat iedereen op de een of andere manier wel in aanraking komt met deze vreselijke ziekte. En veel onderzoek leidt hopelijk tot een goede en succesvolle behandeling hiervan. Omdat een oud-Philips-collega van mij, Stephan Wouters, voor zijn herstel van deze ziekte hard aan het trainen is om op 5 of 6 juni 2013 deze mooie Franse berg te bedwingen, steun ik hem en zijn team van Eyeon. Mijn titel zet ik dus niet alleen in als ambassadrice voor het secretaressevak, maar ook kan ik hierdoor een klein steentje bijdragen aan deze inzamelingsactie. Misschien is het me gelukt om met dit verhaal op mijn weblog jou aan te sporen om ook een donatie te doen aan deze organisatie? Daarvoor alvast mijn hartelijke dank. Voor meer informatie: ga naar de website www.opgevenisgeenoptie.nl Voor een algemene donatie: Stichting Alpe d'HuZes te Culemborg, rekening 37.31.46.116, of sponsor Stephan Wouters en zijn team van Eyeon (team 1).
Dinsdag 27 november: Kick-off Teambuilding secretariaat Ministerie van Financiën Sinds september van dit jaar reis ik wat af met het openbaar vervoer, en dan met name met de trein. Het in- en uitchecken of het aanmaken van een e-ticket is inmiddels routine voor mij. Voorheen reisde ik zelden met openbaar vervoer. Ik heb namelijk het geluk dat ik op slechts 7 fietsminuten van mijn werk woon, en privé kan ik alles met de auto doen. Als ik nu op pad ga om als Secretaresse van het Jaar een bijeenkomst bij te wonen, probeer ik zoveel mogelijk met de trein te gaan. Heerlijk ontspannen, ik neem altijd een kopje thee mee, kan ik in de trein nog even mijn presentatie doornemen en op de terugweg gewoon genieten van het uitzicht of een goed boek. Ook op deze dinsdag in november ben ik weer met de trein afgereisd, deze keer naar Den Haag. Ik ben uitgenodigd om een presentatie te geven op de kick-off van een professionaliseringstraject van het secretariaat binnen de Auditdienst Rijk (ADR). Deze dienst maakt onderdeel uit van het Ministerie van Financiën. Sinds 1 mei 2012 zijn de auditdiensten van de verschillende departementen samengevoegd tot één organisatie, de ADR. Als in 2013 ook de auditdiensten van Justitie en Veiligheid en van Defensie hieraan worden toegevoegd, is de fusie voltooid. De ADR organiseert samen met de Rijksacademie verschillende bijeenkomsten in het kader van deze fusie. Het professionaliseringstraject voor de secretaresses is hier een onderdeel van. Waarbij deze middag dus de kick-off vormt van het programma dat onder begeleiding van een externe trainer/coach, Nathalie Scholtes, is opgesteld. In mijn presentatie geef ik aan dat ik het als een belangrijke taak van de secretaresse zie om voor verbinding te zorgen. Dat speelt bijvoorbeeld als mensen op verschillende locaties werken of als verschillende afdelingen met elkaar moeten samenwerken. En dat je als secretaresse mee moet gaan in de veranderingen die er binnen een organisatie spelen. Of dat nu op het gebied is van ICT, facilitair (denk ook aan het kantoorgebouw zelf) of in de organisatiestructuur en de wijze van leidinggeven. Dit is voor de secretaresses bij de ADR door de fusie zeker ook het geval.
4 december: Niet één maar 12 chocoladeletters
Een van de prijzen die ik heb mogen ontvangen bij de verkiezing SvhJ was een cheque van Schoevers. Na de zomer ben ik om de 2 weken op dinsdag naar Utrecht gereisd, met de trein weer, voor de Leergang Professional Performance voor de managementondersteuner. Onder de bezielende leiding van Annette van Gent ben ik met 10 medecursisten aan de slag gegaan met onderwerpen als communicatiemodellen, gesprekstechnieken, prioriteiten stellen, assertiviteit, creativiteit, kernkwaliteiten en samenwerken. Met daaroverheen als totaalsausje ‘Professional’. Theorie en praktijk wisselden elkaar goed af. Vanuit de groep zelf zijn er veel voorbeelden naar voren gekomen, waarmee we als groep naar keken hoe zo’n situatie aangepakt kan worden en elkaar daarin adviezen gaven. En op de laatste cursusdag, 4 december, hebben we als groep een klein bedankje aan onze docente gegeven. Een van de onderwerpen in de cursus was out of the box denken. Nou dat hebben we als groep mooi losgelaten op deze attentie. In eerste instantie dachten we: Sinterklaas, 4 december, attentie: dat kan niets anders worden dan de mooie chocoladeletter A. Maar met wat creativiteit (out of the box denken) hebben we dit toch een stapje verder kunnen doorvoeren. Het woord Professional bestaat uit 12 letters en we waren met 11 cursisten. Iedereen heeft één chocoladeletter uit dit woord gekocht, behalve één persoon, die mocht er 2 kopen (de dubbele S natuurlijk). Op deze manier kon ieder zelf het budget bepalen, had iedereen een actiepunt én lagen er op de tafel uitgestald alle smaken, soorten en groottes door elkaar. Een van de cursisten bleek ook nog eens een kei in het dichten te zijn, met als resultaat een mooi gedicht van 12 regels, uiteraard beginnend met de bewuste (chocolade)letters. Het gedicht is door een ander weer op papier geprint met mooi versiersels. Alles bij elkaar een mooi staaltje Samenwerken. Verpakt in een jute pakjeszak werd dit alles rond drie uur door de receptioniste van de locatie bij de deur gezet, mét harde bonzen. De rest spreekt voor zich. Ik heb de cursus ervaren als heel interessant, professioneel opgezet en uitgevoerd, en heb hele leuke en lieve meiden leren kennen. Ieder met haar eigen achtergrond, werk- en levenservaring, karakteristieken én kernkwaliteiten.
16 november: KPN webseminar Op de 50-jarige trouwdag van mijn ouders verzorg ik in de ochtend het webseminar Het Nieuwe Werken. Deze wordt georganiseerd door KPN Event & Conferencing samen met Management Support. Tijdens deze webseminar leg ik uit wat Het Nieuwe Werken is en wat voor impact het heeft voor de managementondersteuner. Op luchtige wijze en met metaforen naar de wintersport loop ik door de veranderingen van het secretaressevak. De deelnemers kunnen op afstand meedoen aan het seminar. Het enige dat zij nodig hebben, is een (mobiele) telefoon en een pc met internetverbinding. Voor mij is dit de eerste keer dat ik op deze digitale manier een presentatie geef. Het is wel vreemd dat ik mijn ‘publiek’ niet kan zien. Een beetje alsof ik een hele lange voicemail inspreek. Maar door tijdens de presentatie zogenaamde Poll-vragen te stellen, houd ik de deelnemers actief betrokken en kan ik inspringen op hun reacties. Na afloop is er ruimte voor vragen/opmerkingen. Ik heb er trouwens voor gekozen om tijdens deze webseminar geen webcam te gebruiken. Zodat ik gewoon met de krullers in mijn haar achter de computer kan zitten en mensen niet zien als ik te veel op mijn spiekbriefje kijk. En daarna ga ik natuurlijk met mijn ouders, broers en zus vieren dat het vandaag een hele speciale dag is. Met mijn haar mooi in de krullen, want die heb ik de hele ochtend in kunnen hebben. Zondag vieren we het ‘gouden feest’ in het groot met de hele familie (alle neven en nichten zijn uitgenodigd) en goede vrienden, waarmee mijn ouders zelfs al meer dan 50 jaar bevriend zijn. Dubbel goud dus.
14 november: Landelijke docentendag Secretariële beroepen Ontspannen met de trein naar Amersfoort gereisd om de aftrap te verzorgen van de Landelijke docentendag Secretariële beroepen, georganiseerd door Stichting Praktijkleren. Stichting Praktijkleren ondersteunt roc’s bij binnen- en buitenschools praktijkleren. Zij ontwikkelen in samenwerking met de roc’s examenproducten, praktijkwijzers voor de beroepspraktijkvorming en bedrijfssimulaties. Daarnaast heeft Stichting Praktijkleren een adviserende functie; zo adviseren zij scholen over leerplannen of bij het opzetten van een onderwijsleerbedrijf. Verder verzorgen zij trainingen voor docenten en assessoren. Op deze ochtend heb ik na mijn bijdrage een presentatie bijgewoond over Google+. Om te snuffelen wat deze nieuwe ontwikkeling op het gebied van social media nu is en kan toevoegen aan, of anders is dan, de al bekendere Twitter, Facebook en LinkedIn. Deze presentatie wordt gegeven door Inge van Erkel, waarmee ik na afloop een zeer prettig en interessant gesprek heb. Weer leuke contacten opgedaan die ik in de toekomst zeker nog eens ga ontmoeten.
9 november: Management Support Event Samen met mijn zus, die net als ik ook secretaresse is, met de trein naar Utrecht gereisd voor een dagje uit, waar je ook nog iets van opsteekt. O.a. wonen we een mini-lezing bij van Roos Woltering over rolmodellen. In de september-editie van Management Support Magazine heeft zij hierover een artikel geschreven, waarvoor ze mij ook heeft geïnterviewd. Door de titel SvhJ ben ik inmiddels ook een rolmodel mogen worden voor secretaresses. Iemand noemde mij al een BS’er: een Bekende Secretaresse. In de goody-bag die iedereen bij binnenkomst krijgt, zit ook de kersverse november-editie van Management Support Magazine, met daarin een artikel van Marjo van Lijssel over Duurzame relaties op het werk. Waarbij het dan uiteraard gaat om de zakelijke relatie tussen werkgever en werknemer. Ook voor dit artikel ben ik door de schrijfster geïnterviewd. Vanuit Management Support is er een boekje verschenen: Managementassistent & Manager. Voor dit boek van Gunilla Blijsie heb ik het voorwoord mogen schrijven. Dit boek schetst op een veelzijdige manier de rol die we hebben en de manier waarop we kunnen omgaan met lastige situaties. Als SvhJ is het mijn persoonlijke missie om vakgenoten te stimuleren zich te professionaliseren in hun vak. Daarom raad dit boek van harte aan. Je kunt dit boek bestellen via www.managementsupport.nl/shop.
7 september
In de zomermaanden ben ik benaderd door Roos Woltering om mee te werken aan een artikel in Management Support over rolmodellen. In de septemberversie kun je deze lezen. En natuurlijk ook hier op mijn weblog. Je kunt op 8 en 9 november tijdens het Management Support Event ’12 een gratis miniworkshop van Roos volgen. Ik ga deze zeker volgen. Misschien ontmoeten we elkaar wel in de Jaarbeurs Utrecht.
13 september: Secretaressedag ZieSoTU Delft Op deze dag komen de secretaresses van TU Delft bij elkaar voor de jaarlijkse bijeenkomst van hun secretaressenetwerk ZieSo (opkomst ongeveer de helft van de ca. 350 secretaresses). Een dag per jaar staan zij centraal stil bij thema’s die actueel zijn in het secretaressevak en zijn er allerlei standjes van leveranciers. Kortom, veel leuks om te bekijken, proeven, voelen, ervaren. Dit jaar voor het eerst heeft ook TU Delft een verkiezing SvhJ. Na een korte presentatie over wie ik ben en hoe ik mijn titel Manpower SvhJ beleef, mag ik samen met jurylid Onno de Wit de winnares de mooie award overhandigen: Anita van Haren. De jury heeft haar gekozen omdat uit haar nominatie blijkt dat ze een super all rounder is, die in een zeer korte tijd dingen kan bouwen en met bijzonder gemak veel diverse taken op zich kan nemen. “En dat alles altijd met de grootst mogelijke vriendelijkheid en vrolijkheid, en met een bewonderenswaardige efficiëntie en organisatietalent.” De jury heeft zich, ook om te laten zien dat de TU Delft kan putten uit een rijke variatie van management ondersteuning, dan ook niet beperkt tot 1 winnares. Naast de voor de jury duidelijke winnares zijn er twee runners-up: Ank Voets en Mieke Hubert. Zij verdienen ook te worden genoemd en deze top 3 samen maakt ook de diversiteit mooi zichtbaar. Wat betreft de jury en het bestuur van Zieso is deze verkiezing voor herhaling vatbaar is. Het is goed om, naast wat er gebeurt voor wetenschappers en docenten, ook op deze manier de management ondersteuners van de TU Delft een hart onder de riem te steken.
6 september 2012: Lunch op Paleis Noordeinde Begin juli ontving ik een koninklijke brief: een uitnodiging voor de Uitblinkerslunch. Dat is een lunch op het koninklijke Paleis Noordeinde met ZKH Prins WillemAlexander en HKH Prinses Máxima, waarbij zij een aantal Nederlanders uitnodigen die de afgelopen maanden een prijs of een onderscheiding hebben gekregen voor hun werk of hobby op welk terrein dan ook (sport, kunst, journalistiek, wetenschap). Dit is natuurlijk een zeer bijzondere en unieke gebeurtenis om te mogen meemaken. En dan niet alleen de leuke ontmoeting met de prins en prinses zelf, maar de hele entourage op het paleis. En de ontmoeting met de andere gasten. Ieder met zijn eigen ervaring op heel verschillende gebieden. Maar dus als gemene deler dat we een mooie prijs hebben mogen krijgen als blijk van waardering voor ons werk. Met deze koninklijke lunch als toegift. Van te voren ben ik best zenuwachtig: wat zal ik aantrekken, wat kan ik vragen, oh jee, als ik maar niet naar de toilet hoef. Maar dat blijkt helemaal nergens voor nodig. Het is een hele ontspannen en gezellige bijeenkomst, met een goed verzorgde lunch, allemaal zeer goed georganiseerd door de mensen rondom het prinselijke paar. Alleen al de bediening en hoe zij te werk gaan, is een genot om naar te kijken. Hoewel zij hun best doen om juist zo onzichtbaar mogelijk de gasten te bedienen. En het paleis is echt een heel mooi gebouw, niet alleen imponerend van buiten, maar ook binnen zeer mooi ingericht. En geweldig toch, als de mannen in de mooie uniformen speciaal voor jou salueren als je over de rode loper de trap op loopt.
Augustus 2012: Zomermaanden op kantoor Dit jaar heb ik ‘vroeg’ vakantie. Dit betekent voor mij eind juni een week in Oostenrijk en een week in Italië. En daarna nog een week heerlijk thuis. Dit betekent dus ook dat ik op kantoor ben als de meeste mensen op vakantie zijn. Ik vind dit altijd een heerlijke periode om te werken. Deze periode geeft vaak de rust en ruimte om zaken af te werken die de laatste maanden zijn blijven liggen, zoals opruimwerk en het bijwerken van lijsten/archief/digitale gegevens. Maar ook nieuwe dingen opzetten, nieuwe werkmethodes bedenken, beschrijven en verder uitzetten binnen je afdeling of de organisatie. Zaken waarover je wel al door het jaar heen hebt nagedacht of al aan bent begonnen, maar die je door de dagelijkse hectiek nog niet hebt kunnen afronden. Ik heb in al die jaren dat ik werk als secretaresse, maar één zomerperiode meegemaakt waarin ik me stierlijk heb zitten vervelen op kantoor. De periode vóór de zomer, lees bouwvak/schoolvakantie, lijkt het altijd of het leven ophoudt ná de vakantie. Ditzelfde fenomeen speelt zich trouwens ook altijd af rond de kerstperiode. Alle afspraken moeten echt voor de vakantie plaatsvinden en veel zaken moeten voor de vakantie afgerond worden. Kost wat kost. Dit verlangt dus altijd het nodige kunst- en vliegwerk, voor zowel de secretaresse als de managers. Een soort eindsprint naar de finish: de vakantie. Dit wordt volgens mij vooral ingegeven door het prettige gevoel om na de vakantie weer fris met een schone lei te kunnen beginnen. Zoals je vroeger had aan het begin van het nieuwe schooljaar: een stapel nieuwe, lege schriften en de schoolboeken allemaal nog strak in het kaftpapier. Als je heel praktisch bent aangelegd, per vak een eigen kleur of motiefje. Nog nergens scheuren of ‘oortjes’ aan de bladzijden. Alles heel overzichtelijk, netjes en schoon. En dat is nu de kunst, met name weggelegd voor de secretaresse: om ervoor te zorgen dat ook na een paar weken en maanden, die schriften en gekafte boeken er nog net zo netjes, schoon en overzichtelijk zijn als in het begin. Waardoor jezelf of je collega snel de juiste gegevens kan vinden die (zo goed als) direct representabel zijn. Wat voor mij trouwens ook een bijkomend voordeel geldt van het werken in de zomermaanden: Als het buiten niet al te mooi weer is, ofwel als het veel regent of koud is, zoals we in het begin van deze zomer maar ook vorig jaar helaas hebben meegemaakt, zit ik binnen op kantoor droog en warm. Zonder verlangend naar buiten te hoeven kijken, en wensend dat ik op een terrasje zat. Maar voor een Scandinavisch type als ik, die wel van de zon houdt, zolang ze maar koel in de schaduw kan zitten met factor 50: als buiten de mussen van het dak vallen, voel ik me overdag prima op kantoor met airco. ’s Morgens op de fiets naar het werk is het wel heerlijk genieten van de ochtendzon, het is dan nog niet zo heet en benauwend. En later op de avond, als de zon achter de huizen zakt, dan zit ik alsnog lekker op mijn eigen terras te genieten van mijn tuin. Wel jammer dat ik niet tot diep in de nacht buiten kan blijven zitten, zoals op vakantie, want mijn wekker gaat toch weer af om zeven uur.
Juni 2012 Ik heb zelf met Loes mogen invullen op welke momenten ik de gewonnen vier bloemboeketten wil ontvangen. Ik heb gekozen voor mijn verjaardag (in juni), onze trouwdag (in september), de verjaardag van mijn man (hij wordt 50 in november) en de eerste vrijdag van januari, als de kerstboom weg is en het huis kaal lijkt. Mijn verjaardagsboeket staat nu dus heerlijk te geuren in de kamer. Omdat Miss Saigon nog maar tot 8 juli draait, heb ik mijn gewonnen arrangement voor begin juni gepland. Samen met mijn man en mijn zus (we hebben gewoon voor haar een arrangement erbij geboekt) eerst gedineerd in het restaurant van het Beatrix Theater. Daarna naar de voorstelling. Het is de laatste voorstelling van hoofdrolspeler Ton Sieben dus na afloop van de show neemt Stanley Burleson het woord en bedankt Ton voor de fijne samenwerking en wenst hem veel succes. Ton zal de laatste maand opgevolgd worden door Jamai Loman, die ook nog even op het podium komt met een bloemetje. Bijzonder om dat te zien. Na afloop volgt een backstage tour, waar we ook Stanley Burleson en een van de castleden ontmoeten. Omdat ik in de pauze geen tijd heb gehad voor een sanitaire stop, moet ik na de show zo ontzettend plassen, dat ik dus de eerste minuten (van de vijf) met Stanley dus gewoon mis. Maar ja, als je moet……. Maar gelukkig blijft er nog genoeg tijd over voor een kort ontspannen praatje én een foto! Daarna een overnachting in het NH hotel. Kortom een ontspannen en heerlijk weekendje. Eind juni is er een lunch gepland met Karin van Peursen, de SvhJ 2011. Ik heb natuurlijk al veel over haar gelezen en gehoord, en nu kan ik haar dus eindelijk ontmoeten. Zij was immers tijdens de uitreiking van SvhJ er niet fysiek bij, want ze zat in Singapore voor de World of Executive PA Conference 2012. Ik ben heel benieuwd naar haar ervaringen als SvhJ. Ook Haiko van der Pol, directeur Marketing & Communicatie Manpower, en Marijke van Rij, communicatieadviseur Manpower, zijn bij deze lunch aanwezig. Beiden heb ik natuurlijk al ontmoet op 19 april tijdens de verkiezing.
Eind April/Mei 2012 Op zaterdag 21 april loop ik met mijn vriendin Cindy de Bloesemtocht van het Rode Kruis. Staat al lang gepland, en komt nu heel goed uit. Na eerst een uur volop enthousiast vertellen over de afgelopen week, wordt het langzaam aan stiller, en genieten we in stilte van de mooie omgeving. Na afloop laten we nog onze benen heerlijk masseren. En dan is het toch weer een gewone werkweek. De afgelopen weken tijdens de verkiezing waren behoorlijk hectisch geweest, en er zijn toch wel wat zaken blijven liggen. Daarnaast ga ik natuurlijk alle mensen bedanken dat ze op mij gestemd hebben en mij gesteund hebben tijdens mijn ‘campagne’ en voorbereidingen voor de presentatie. Dit doe ik o.a. via LinkedIn en in persoonlijke e-mails, zoals ik ook tijdens de campagne gedaan heb. Ik heb thuis nog nooit zoveel achter de computer gezeten als de afgelopen weken, vaak tot in de late avonduren. Op donderdag, een week ná secretaressedag, trakteer ik iedereen op het werk, om hen nogmaals te bedanken voor hun stem én steun. Uiteraard zorg ik ook voor gebak op onze vestigingen in Meppel, Utrecht en Oosterbeek. Zoals ik die dag ook vertel aan verschillende mensen, ben ik inmiddels weer van mijn roze wolk zachtjes neergedaald en sta ik (bijna) weer met beide voeten op de aarde. Eind april/begin mei ga ik heerlijk een week op skivakantie. Het is de afsluitingsweek in Val Thorens (F). Voor ons de eerste keer dat we deze ‘Dutchweek’ meemaken, waarin de Hollanders het hoogste skidorp van Europa lijken over te nemen, en er veel Nederlandse feesten worden georganiseerd. In deze skivakantie kan ik mezelf weer helemaal opladen. Hoewel het in Nederland al lente zou moeten zijn….(niet dus), valt er in Val Thorens bijna elke dag nog nieuwe verse sneeuw. Toch schijnt ook regelmatig de zon. Het is kortom een heerlijke week. Met heerlijk skiën, heerlijke terrasjes, veel muziek (dj Afrojack is er ook op vrijdag) en lekker eten in goed gezelschap. Op de terugweg nog wel een aantal uren oponthoud, omdat de bus getroffen wordt door de bliksem; maar gelukkig geen grote schade en geen persoonlijke ongelukken. Oh, ja, omdat niet iedereen het heeft meegekregen: tijdens mijn presentatie aan de jury heb ik het secretaressevak vergeleken met skiën. Middels een aantal metaforen gebruikt die je hierop kunt toepassen: van beginner met skilessen, de overgang van theorie naar praktijk, via de nieuwste technieken naar Het Nieuwe Werken naar de après ski. Mei is altijd een heerlijk maand, met veel vrije dagen. Dit jaar is mei voor ons (mijn man John en ik) wel een echte vakantiemaand. Na de skivakantie volgt het Hemelvaartsweekend, waarin we met goede vrienden naar Praag gaan. En tijdens het Pinksterweekend gaan we naar een camping, waar mijn schoonouders en wat ooms en tantes staan. Beide weekenden hebben we super mooi weer, dus ook hier geldt weer: in goed gezelschap, heerlijk weer, heerlijke terrasjes, lekker eten. Hoezo een Bourgondische inslag? En tussendoor ook nog steeds gewoon werken bij Coresta. En een cursus uitzoek bij Schoevers, om de gewonnen cadeaucheque te verzilveren: ik kies voor de zesdaagse opleiding Professional performance voor de managementondersteuner.
Vrijdag 20 april 2012 The day after: Vroeg de wekker gezet, want ik kom bij Giel Beelen in de uitzending. Begint bijna routine te worden, zo’n radio-interview, het is mijn zevende inmiddels. Maar ik blijf het moeilijk vinden: aan de ene kant wil ik zoveel mogelijk mezelf blijven, maar aan de andere kant, het moet natuurlijk wel leuke radio zijn. Nou ja, ik doe maar wat me ingeeft. Op het werk word ik verrast met grote affiches met mijn foto erop. En de tekst hoe trots ze op mij zijn. Overal hangen ze, niemand kan eromheen dat ik gewonnen heb. Ik kom dan ook niet aan werken toe die dag. Veel telefoontjes, e-mailtjes en natuurlijk kusjes. En bloemen. Ook uit onverwachte hoek. En natuurlijk heel vaak vertellen hoe het allemaal verlopen is gistermiddag. Ook ontvang ik nog een saunabon van Thermae Son. Dat wordt genieten!
