BAB I PENDAHULUAN Saat ini perkembangan industri dan bisnis di Indonesia tidak lepas dari peran perkembangan teknologi informasi. Perkembangan teknologi informasi yang semakin cepat dan semakin kompleks, menuntut para penyedia solusi teknologi informasi untuk dapat lebih cepat dan tepat beradaptasi dengan perkembangan teknologi informasi ke dalam solusi yang ditawarkan. Dalam beradaptasi teknologi informasi tidak terlepas dari adanya investasi terhadap teknologi dan kebijakan-kebijakan bisnis baru. Mengutip Baschab & Piot (2007, pp 10): “Perusahaan-perusahaan mengadopsi teknologi untuk meningkatkan produktivitas, memangkas biaya, menciptakan penghasilan, menawarkan halhal baru
kepada
pelanggan
dan
pemasok,
dan
memperkokoh
posisi
kompetitifnya.”. Terlepas dari apakah penyedia solusi ini adalah pihak internal organisasi ataupun pihak ketiga dari organisasi, proyek-proyek investasi terhadap IT pada organisasi diharapkan akan menjadi investasi yang tepat, selaras, terukur dan dapat dimonitor segala biaya, dampak dan resiko yang berkaitan dengan investasi IT tersebut. Menurut Schwalbe, banyak proyek IT gagal karena tim proyek hanya berfokus pada pencapaian syarat-syarat tertulis dan mengabaikan kebutuhan serta harapan pengguna terhadap proyek tersebut. Kualitas suatu proyek IT dapat dinilai berdasarkan pada kesesuaian dengan spesifikasi yang telah ditentukan sebelumnya dan kesesuaian dalam penggunaannya sehingga hasilnya dapat digunakan sesuai dengan tujuan yang telah ditetapkan (Schwalbe, 2002. p.195). Perusahaan harusnya mengeluarkan biaya hanya untuk IT yang mendukung strategi bisnis dan efektifitas operasionalnya. Dimana manajemen dapat mengontrol alokasi biaya dan investasi IT bersamaan dengan itu terus meningkatkan dampak IT terhadap bottom-line dengan secara konsisten memilih investasi IT terbaik (Benson, 2004, p.1).
1
2
Usaha untuk dapat mengontrol dan memonitor performa suatu proyek ataupun investasi IT dibutuhkan adanya indikator pengukuran yang tepat dan sesuai dengan bisnis strategi perusahaan. Indikator pengukuran yang seharusnya adalah pengukuran yang fokus pada aspek performa organisasi yang paling kritis untuk keuksesan organisasi sekarang sampai masa mendatang (Parmenter, 2007, p3). Tesis ini sendiri akan membahas bagaimana indikator performa diidentifikasi berdasarkan paparan strategi IS/IT dengan studi kasus pada bisnis unit ERP Consulting pada PT. Mitra Solusi Telematika.
1.1. Profil Perusahaan
1.1.1. Sejarah Perusahaan
PT. Mitra Solusi Telematika (PT.MST) didirikan sebagai organisasi IS/IT sebagai bagian organisasi dari grup Tiara Marga Trakindo (TMT). Didirikan pada tahun 1999, PT. MST yang awalnya dimiliki oleh PT. GASI dan PT. Trakindo Utama, keseluruhan sahamnya dibeli oleh Tiara Marga Trakindo (TMT) pada tahun 2001. PT. MST menyediakan pelayanan kepada seluruh perusahaan di dalam grup TMT dengan terikat kontrak permanen dengan grup TMT sebagai perusahaan penyedia IS/IT utama dan satu-satunya untuk grup. Hal ini pun menjadi salah satu keunggulan dan kekuatan PT. MST terhadap pelanggan (grup TMT). Dimana pada kontrak grup TMT akan selalu menjadi klien dari PT. MST. Namun disisi lain kondisi tersebut menjadi kelemahan PT. MST sendiri dalam membaca segemen pasar di luar grup TMT, karena PT. MST tidak memiliki hak untuk dapat memperluas segmen pasar. PT. MST yang merupakan anak perusahaan dari grup TMT hanya dapat menjual jasanya saja kepada grup TMT. Dalam menjalankan perannya PT. MST sendiri berhasil mengaplikasikan dan me-maintain infrastruktur IS/IT grup TMT. Dimana infrastruktur IS/IT itu sendiri diantaranya adalah jaringan, server email, dan aplikasi ERP. PT. MST juga memiliki layanan dukungan berkelanjutan untuk seluruh grup TMT dari 24/7 helpdesk support hingga Disaster Recovery Center (DRC).
3
Pada tahun 2008 terjadi restrukturisasi pada tubuh grup TMT, dimana dibawah grup TMT berdiri sub holding untuk menaungi anak-anak perusahaan yang semakin terus berkembang. PT. MST sendiri pada tahun 2009 berada dibawah grup PT. Mahadana Dasha Utama (PT. MDU). Dimana pada tahun 2010 PT. MST diberikan challenge dari grup (PT. MDU) untuk lepas dari kontrak permanen dengan TMT. Dengan kata lain PT. MST dibukakan peluang untuk dapat mencari pangsa pasar di luar grup TMT. Hal ini disambut baik oleh tim manajemen PT. MST, yang tentunya akan banyak perubahan-perubahan yang terjadi pada tubuh organisasi PT.MST. PT. MST, mulai tahun 2010 hingga sekarang banyak melakukan restrukturisasi pada tubuh organisasinya, mulai dari menambah jumlah sumber daya manusia hingga perencanaan investasi teknologi terbaru dan berkelanjutan untuk mempersiapkan tantangan menghadapi pangsa pasar di luar grup TMT. Khususnya strategi dalam inovasi, memasarkan dan implementasi produk-produk utamanya. Pada tubuh PT. MST terdapat unit-unit bisnis yang diklasifikasikan berdasarkan produk utama yang saat ini disediakan oleh PT. MST yang akan diberikan untuk para pelanggannya. Unit-unit bisnis ini sendiri tidak berdiri sendiri pada masing-masing divisi, namun berjalan dengan adanya kerjasama dan kordinasi proyek antar divisi-divisi pada organisasi PT. MST. Beberapa unit bisnis utama tersebut adalah, solusi IT-device, Mail & Internet Service, Trimble, Server & Integration Solution, dan ERP Consulting. PT.MST sendiri telah membuka wacana tersendiri untuk rencana unit-unit bisnis tersebut untuk 5 tahun kedepan agar dapat berdiri sendiri dengan legalitas perusahaan baru sebagai anak perusahaan dari PT. MST (gambar 1.1). Unit bisnis ERP Consulting adalah salah satu unit bisnis utama pada PT. MST disamping unit bisnis utama lainnya. Unit bisnis ERP Consulting PT.MST saat ini ditangani dibawah wewenang divisi bisnis development. Unit bisnis ERP Consulting berinvestasi pada salah satu produk ERP terbesar, yaitu SAP sebagai solusi ERP. Solusi ERP PT.MST adalah solusi terintegrasi, mulai dari solusi administrasi bisnis berdasarkan praktek terbaik SAP, infrastruktur SAP, System SAP ECC6.0, hingga aplikasi tailor-made sebagai front-end dari SAP. Bahkan pada akhir tahun 2011, PT.MST tengah menyiapkan teknologi mobile untuk
4
solusi ERP-nya. Untuk menguatkan kedudukan PT. MST sebagai penyedia solusi ERP, pada akhir tahun 2011, koordinasi divisi SAP Consulting dan Sales & Marketing berhasil membuat PT. MST menjadi extended partner untuk SAP. Hal ini tentunya diharapkan dapat lebih menguatkan PT. MST sebagai penyedia solusi ERP. Manajemen sendiri telah menyiapkan target sales revenue 3 kali lebih besar dari yang telah dicapai pada tahun 2011 untuk ERP Consulting pada tahun 2012. Disisi lain PT.MST tengah mempersiapkan agar seluruh teknologi sistem SAP yang telah diinvestasikan tidak hanya hadir sebagai produk, namun dapat dimaksimalkan sebagai sistem ERP untuk internal PT.MST sendiri. Tahun 2012 sendiri adalah tahun dengan proyek-proyek penyempurnaan dan pengembangan SAP untuk internal PT.MST sendiri. Dari divisi HR, operasional sampai sales dan distribusi, yang diharapkan dapat memberikan hasil investasi terbaik bagi PT.MST, bersamaan dengan pencapaian target revenue yang telah di tetapkan.
Gambar 1.1 PT. MST Unit Business Strategic Road Map.
5
6
Dalam operasionalnya, unit bisnis ERP Consulting tidak bisa dipisahkan oleh unit bisnis lainnya. Solusi ERP adalah bentuk solusi yang membutuhkan dukungan infrastruktur jaringan dan server. Pada operasionalnya, unit bisnis ERP ini akan banyak melibatkan divisi-divisi Operation dan Business Development. Lebih detail penjelasan dari divisi-divisi PT. MST akan dijelaskan lebih lanjut pada poin 1.2 Organisasi di PT. Mitra Solusi Telematika.
1.1.2. Visi dan Misi Perusahaan
Adapun dalam menjalankan fungsinya, PT. MST memiliki panduan dan acuan visi dan misi, diantaranya : •
Visi dari PT. Mitra Solusi Telematika adalah menjadi penyedia solusi teknologi terintegrasi pilihan.
•
Adapun misi dari PT. Mitra Solusi Telematika adalah : a. Secara konsisten memberikan keuntungan bagi shareholders b. Menyediakan nilai tambah yang paling optimal bagi pelanggan c. Secara
berkelanjutan
menyediakan
jenjang
karir
dan
pengembangan sumber daya manusia bagi karyawan, dan d. Secara aktif terlibat dalam komunitas bisnis sebagai warga korporasi yang baik.
1.1.3. Strategic Planning
Dalam pencapaian visi dan misi ini, PT. MST mengadopsi strategi planning yang disusun dalam 4 sudut pandang korporat. Adapun strategi yang dipersiapkan oleh PT. Mitra Solusi Telematika adalah : 1.
Sisi Internal. a. Mengadopsi proses bisnis yang singkat dan mudah guna mendukung efisiensi dan efektifitas. b. Menyediakan aplikasi back-office terbaik untuk menunjang proses bisnis internal perusahaan.
7
c. Restrukturisasi struktur organisasi. d. Menerapkan system keuangan dengan standar IFRSs (International Financial Reporting Standards). e. Menetapkan Project Management Office (PMO). 2.
Logistik. a. Memaksimalkan sistem logistik dan distribusi. b. Memaksimalkan point of service pada cabang di daerah.
3.
Pengembangan Produk . a. Memiliki tenaga ahli konsultan dengan standar bersertifikat pada bidangnya. b. Menerapkan teknologi terbaru dan berkelanjutan. c. Menyiapkan peralatan dan infrastuktur yang handal dan terpercaya pada kualitas dan efektifitas investasi. d. Selalu mengarahkan produk pada solusi produk yang terintegrasi.
4.
Pengembangan Pasar. a. Membuat aktifitas promosi untuk penguatan branding. b. 30% pelanggan eksternal grup TMT. c. Kerjasama dengan pihak ke tiga. d. Mengembangkan standar layanan purna jual terbaik untuk pelanggan.
1.2. Organisasi di PT. Mitra Solusi Telematika
Pengelolaan organisasi di PT. MST ditangani oleh organisasi yang pada dasarnya adalah organisasi IT yang dalam kesehariannya aktifitasnya menangani langsung perencanaan dan operasional IT di PT. MST. Organisasi PT. MST ini dipimpin oleh General Manager PT. MST, dibawah langsung oleh direktur utama PT. MST.
8 Director
General Manager
Administrative Assistence Administrative Assistence
HR & GA
PURCHASING & LOGISTIC
FINANCE
Sales & Marketing
Customer Services
SAP Consulting
Technical Support
Research & Development
Service Center
IT Consulting
Data Center
Business Development
Operation
Gambar 1.2 Struktur Organisasi PT. Mitra Solusi Telematika
1.2.1. Director
Merupakan pimpinan tertinggi pada perusahaan, dimana bertanggung jawab dalam menetapkan kebijakan perusahaan, menentukan jangka panjang perusahaan serta memonitor kelancaran jalannya perusahaan. Dalam aktifitas operasional hariannya dibantu oleh General Manager.
1.2.2. General Manager
Bertanggung
jawab
dalam
memonitor
dan
mengawasi
langsung
operasional harian dan mengkoordinir langsung jenjang dibawahnya untuk memastikan kelancaran bisnis PT. MST. General Manager bertanggung jawab dalam menurunkan visi misi dan strategi divisi pada jenjang dibawahnya. Memiliki kewenangan dalam menetapkan langkah dan strategi operasional divisi-
9
divisi dibawahnya dalam rangka memenuhi strategi bisnis yang telah ditetapkan. General Manager melapor langsung ke direktur utama PT. MST.
1.2.3. HR & GA
Dibawah divisi ini terdapat 3 sub divisi yaitu Human Resources, General Affair, dan Legal. Tugas dan wewenang dari divisi ini adalah : •
Mengelola data karyawan dalam system.
•
Mengelola aktifitas payroll perusahaan.
•
Mengelola dan mengatur proses rekruitmen.
•
Membuat Surat Formal Perusahaan.
•
Mengelola aktifitas pengembangan sumber daya manusia berupa training internal maupun eksternal.
1.2.4. Finance & Accounting
Dibawah divisi ini terdapat 3 sub divisi yaitu Fixed-Asset, Finance and Accounting. Tugas dan wewenang dari divisi ini adalah : •
Menangani permasalahan pajak penghasilan, pajak tertahan dan pajak penghasilan perusahaan.
•
Menangani laporan internal bulanan ke pihak manajemen.
•
Mempersiapkan dan menangani proses pembuatan laporan tahunan perusahaan.
•
Menangani masalah perhitungan budget perusahaan tahunan dan prediksi pendanaan.
•
Pengelolaan laporan asset.
10
1.2.5. Purchasing & Logistic
Tugas dan wewenang dari divisi ini adalah : •
Memastikan pengadaan barang untuk kebutuhan internal maupun customer berjalan dengan baik.
•
Mengoptimalkan pengadaan stok terhadap inventory dan kebutuhan.
•
Memastikan proses shipping untuk kebutuhan pengadaan pada unit di cabang maupun untuk pelanggan berjalan dengan baik.
1.2.6. Sales & Marketing
Tugas dan wewenang dari divisi ini adalah : •
Melakukan analisa pasar dan produk.
•
Membuat strategi promosi dan branding.
•
Sebagai penghubung antara PT. MST dan pelanggan.
•
Menyiapkan dokumen dan legalitas terhadap transaksi PT. MST dan pelanggan.
•
Mencari peluang kerja sama.
1.2.7. SAP Consulting
Divisi SAP Consulting adalah divisi utama untuk unit bisnis ERP Consulting. Pada divisi ini membawahi 4 sub fungsi, SAP Support, Fungsional, ABAP, Basis dan SAP Mobility. Tugas dan wewenang dari divisi ini adalah : •
Melakukan analisa proses bisnis baik untuk internal maupun client.
•
Membuat strategi implementasi dan roll out SAP.
•
Terus melakukan eksplorasi pada proses bisnis SAP.
•
Memaksimalkan implementasi SAP untuk memberikan peningkatan dan perbaikan pada proses bisnis internal PT.MST.
•
Memberikan layanan teknis setelah implementasi SAP baik pada
11
internal PT. MST maupun pada pelanggan di grup TMT ataupun eksternal. •
Mendokumentasikan segala bentuk penambahan, perubahan maupun pengurangan spesifikasi proses bisnis dalam bentuk blueprint system, baik pada internal PT. MST mapun untuk pelanggan PT. MST.
1.2.8. Research & Development
Divisi ini adalah divisi solusi sistem berbasiskan multiplatform. Pada pengaplikasiaannya banyak berkolaborasi dengan divisi SAP Consulting dalam mengembangkan aplikasi front-end dari sistem SAP itu sendiri. Tugas dan wewenang dari divisi ini adalah : •
Melakukan pengembangan aplikasi-aplikasi front-end SAP.
•
Melakukan riset dan pengembangan pada sisi solusi server, jaringan, dan system aplikasi.
•
Mendokumentasikan segala pengembangan dan penelitian produk sistem informasi.
•
Terus melakukan eksplorasi teknologi multiplatform terintegrasi.
1.2.9. IT Consulting
Divisi ini adalah divisi solusi sistem terintegrasi untuk solusi-solusi infrastruktur jaringan. Dibawahnya memiliki tugas dan wewenang: •
Menyediakan konsultasi solusi sistem berdasarkan produk-produk dari divisi Research and Development.
•
Menyediakan solusi arsitektur infrastuktur IT.
•
Menyediakan solusi BCP/DRP & Security
•
Sebagai central Project Management dari project-project PT. MST.
12
1.2.10. Customer Service
Tugas dan wewenang dari divisi ini adalah : •
Menangani semua pemeriksaan dan pelaporan masalah ke helpdesk
•
Koordinasi dengan bagian engineer untuk terkait solusi atas masalah
•
Mengembangkan bisnis proses MST Support Service
•
Memvalidasi permintaan support dan dukungan peralatan IT
•
Menyediakan layanan dukungan penuh 24/7
1.2.11. Technical Support
Tugas dan wewenang dari divisi ini adalah : •
Mengatur prioritas pekerjaan untuk menunjang proses pelayanan terhadap customer
•
Mengembangkan pengetahuan berkaitan dengan teknologi yang digunakan
•
Memastikan layanan yang diberikan tepat
•
Menjaga kualitas layanan secara profesional.
1.2.12. Service Center
Tugas dan wewenang dari divisi ini adalah : •
Mengatasi semua masalah peralatan IT yang dikirimkan dari call center maupun IT admin.
•
Quality control untuk semua peralatan sebelum dikirimkan ke pelanggan atau pengguna
•
Mengkoordinasikan kebutuhan spareparts maupun tenaga outsource baik dengan vendor maupun melalui divisi purchasing.
13
1.2.13. Data Center
Tugas dan wewenang dari divisi ini adalah : •
Menjamin ketersediaan dan pengamanan data internal maupun pelanggan.
•
Memberikan
response
tanggap
terhadap
permasalah
terkait
penyimpanan data. •
Memberikan solusi atas kebutuhan produk terkait dengan data center. Contoh : Disaster Recovery Plan
•
Penganggaran atas pengelolaan data center.
1.3. Latar Belakang
Dalam lingkup penulisan tesis ini, permasalahan yang dibahas akan meliputi keselarasan antara praktek dan perencanaan strategis IS/IT yang ada sekarang dengan strategi bisnis perusahaan, portfolio IS/IT yang ada sekarang, praktek prioritasisasi dan alignment untuk dapat diidentifikasikan bagaimana pengukuran performa IT. Benson et al (2004a , pp200) mengutarakan, banyak CIO memiliki metric pengukuran berlimpah yang hanya fokus pada area pengembangan sistem dan operasional infrastukturnya. Pada praktek NIE Performance Measurement, adalah praktek pengukuran performa yang dapat menjembatani IT dengan bisnis, yaitu praktek pengukuran yang fokus pada pengelolaan dampak IT terhadap bisnis.
Hubungan
antara
IS/IT
dengan
kepentingan
perusahaan
sendiri
dapat dijelaskan ke dalam tiga prinsip dasar/bottom-line (Benson et al, 2004a), yaitu: •
Prinsip Bottom-Line 1: Dampak bottom-line IT berdasarkan kontribusi langsung dampak IT terhadap peningkatan keuntungan perusahaan.
•
Prinsip Bottom-Line 2: Kontribusi langsung dari IT dalam meningkatkan keuntungan yang berdasarkan perbaikan terhadap ekeftifitas strategi dan operasional perusahaan.
14
•
Prinsip
Bottom-Line 3: IT meningkatkan efektivitas operasional
dan strategi peusahaan dengan menjalankan
harapan-harapan
strategis manajemen. Benson et al (2004a , pp199) mengutarakan bahwa praktek pengukuran performa
berdasarkan 3 ide mendasar. 1.
Para pemimpin IT memiliki kebutuhan untuk mengelola sumberdaya dan investasi untuk meningkatkan kontribusi mereka terhadap strategi dan tujuan perusahaan sebagai bottom-line-nya,
2.
Untuk dapat mencapai hal tersebut, para pemimpin IT membutuhkan kemampuan pengukuran yang dapat memberikan fokus pada aktifitas yang merupakan dukungan kontribusi IT terbaik, dan
3.
Kemampuan pengukuran tersebut didalamnya harus termasuk pengukuran yang berkaitan dengan bisnis dan berhubungan pada aktifitas bisnis yang relevan pada pemimpin bisnis lainnya.
1.4. Rumusan Permasalahan
Setiap organisasi pasti memiliki permasalahannya dan tantangannya masing-masing dalam menyusun, menselaraskan, dan memonitor segala perencanaan strategis IS/IT organisasi. PT.MST sendiri sebagai perusahaan IS/IT, telah memiliki strategi dan visi misi yang telah di sosialisasikan dari level manajemen hingga ke level operasional harian perusahaan. Namun bagaimana agar organisasi dapat mengukur dengan indikator pengukuran yang tepat berdasarkan rencana strategi dan bottom-line perusahaan? PT.MST memiliki beberapa unit bisnis sebagai produknya, namun hanya beberapa yang memiliki potensi dan keberlangsungan baik sebagai solusi untuk pelanggan maupun penunjang operasional bisnis PT.MST. Dalam tesis ini permasalahan yang dibahas berkaitan dengan unit bisnis ERP Consulting sebagai penunjang operasional proses bisnis PT.MST maupun dalam pengembangan produk solusi IT. Yaitu, bagaimana bentuk keselarasan, praktek dan pengukuran IS/IT unit bisnis ERP Consulting terhadap strategi bisnis perusahan PT.MST. Beberapa yang perlu disiapkan diantaranya adalah:
15
•
Paparan strategi IS/IT,
•
IT Portfolio perusahaan sebagai praktek prioritasisasi dan alignment,
•
Indikator pengukuran IS/IT.
1.5. Tujuan Dan Manfaat
Tujuan yang ingin dicapai penulis untuk PT. Mitra Solusi Telematika antara lain: a.
Memaparkan strategi IS/IT dengan jelas menggunakan metode New Information Economic (NIE).
b.
Identifikasi
indikator
pengukuran
performa
unit
bisnis
ERP
Consulting yang relevan dengan strategi IS/IT dengan menggunakan Key Performance Indicators (KPI).
Adapun manfaat dari perancangan
IS strategic planning untuk
PT. MST antara lain: a.
Perusahaan memiliki indikator performa yang sesuai dengan paparan strategi organisasi.
b.
Dapat mengoptimalkan performa unit bisnis dengan adanya sasaransasaran kerja yang terukur
c.
Menunjang terciptanya tata kelola IT yang lebih efektif.
1.6. Ruang Lingkup
Ruang lingkup yang menjadi batasan-batasan dalam penulisan tesis ini antara lain: a.
IS Strategic Plannning yang akan digunakan adalah IS Strategic Planning untuk tahun 2011/2012.
b.
Penggunaan istilah IT atau IS/IT yang dimaksud adalah IS/IT unit bisnis ERP Consulting.
c.
Pembahasan tesis ini hanya sampai dengan identifikasi indikator performa.
