Voorraad
1
Leerdoelen Aan het eind van dit hoofdstuk weet je: z wat het doel is van het aanhouden van een voorraad; z wat voorraadvorming betekent; z wat de bufferfunctie van een voorraad is; z dat het houden van een geneesmiddelenvoorraad kosten meebrengt; z wat het belang is van voorraadbeheer met een juiste balans tussen het verhogen van de dienstverlening en de kostenbeheersing.
Een apotheek kan niet functioneren zonder een voorraad – steeds aanwezige – medicijnen en andere farmaceutische en medische artikelen. De omvang van de voorraad geneesmiddelen is gebaseerd op de vraag (van de cliënt) en het aanbod (vanuit de apotheek) van het geneesmiddel. De vraag, ofwel het voorschrijfpatroon van artsen, kan een regelmatig verloop hebben, maar kan ook met vele pieken en dalen gepaard gaan. Het is voor een apotheek niet mogelijk op elk moment de juiste hoeveelheid van een geneesmiddel af te leveren die op het recept staat. Daarvoor moet er een voorraad van geneesmiddelen zijn. Hoe kan een apotheek er nu voor zorgen dat er een optimale voorraad wordt aangehouden? Meestal houdt de apothekersassistent zich niet bezig met het plannen en beheersen van een voorraad. Toch is dit een belangrijk onderdeel waaraan een apothekersassistent sturing kan en moet geven.
1
Voorraad
1.1
Doel
Om op elk gewenst tijdstip een geneesmiddel te kunnen afleveren aan een cliënt, is het aanhouden van een voorraad nodig. Een voorraad geneesmiddelen aanhouden heeft drie doelen: 1 Opvangen van levertijd . Het houden van een voorraad is noodzakelevertijdomdat het vaak enige tijd duurt voordat een bepaald medilijk, cijn, dat in de apotheek niet voorradig is, afgeleverd kan worden. Het kost tijd om een geneesmiddel te produceren bij de fabrikant en dit uiteindelijk te ‘kunnen’afleveren bij de patiënt. De levertijd is de tijd die verstrijkt tussen het produceren van het geneesmiddel en het tijdstip dat de apotheek de bestelling van dit geneesmiddel ontvangt. Deze levertijd verschilt per geneesmiddel, want deze is afhankelijk van de fabrikant die het geneesmiddel produceert en de groothandel die de bestellingen weer verspreidt over de apotheken. In de apotheek wordt over het algemeen alleen rekening gehouden met de levertijd die verstrijkt tussen het plaatsen van een bestelling bij de groothandel en het ontvangen van deze bestelling. Het grootste deel van de voorraad wordt besteld bij de groothandel, een enkele maal wordt een bestelling rechtstreeks bij een geneesmiddelenfabrikant geplaatst. 2 Opslag van een hoeveelheid geneesmiddelen. Behalve voor het opslag overbruggen van levertijd is voorraad ook nodig voor sommige medicijnen die zo vaak worden afgeleverd (de zogenaamde hardlopers) dat een groothandel anders af en aan zou moeten rijden voor telkens enkele doosjes. Hoe meer er van een bepaald geneesmiddel in een vaste periode wordt afgeleverd, hoe groter de voorraad die in de apotheek aanwezig moet zijn om steeds uit voorraad dit medicijn te kunnen afleveren. De omvang van de voorraad van deze geneesmiddelen wordt dus bepaald aan de hand van het aantal doosjes en hoe vaak deze geneesmiddelen afgeleverd worden. Van hardlopers (geneesmiddelen die vaak worden voorgeschreven) wordt daarom een grotere hoeveelheid doosjes in voorraad gehouden dan van andere geneesmiddelen die niet zo vaak worden afgeleverd. 3 Spoedeisende aflevering van een medicijn. Voor een cliënt kan het spoedeisende aflevering toedienen van een medicijn een directe noodzaak, of zelfs van levensbelang zijn, zodat een onmiddellijke aflevering van een bepaald geneesmiddel wordt vereist. Het moet meteen vanuit de voorraad van de apotheek afgeleverd kunnen worden. Ook kan het niveau van dienstverlening gericht zijn op directe aflevering van medicijnen aan cliënten die geneesmiddelen gebruiken.
13
levertijd
opslag
spoedeisende aflevering
14
Voorraadbeheer en logistiek
1.2
bufferfunctie
Bufferfunctie
De belangrijkste functie van het aanhouden van een voorraad is de ‘bufferfunctie ’. De voorraad moet ervoor zorgen dat de baliewerkbufferfunctie zaamheden ongestoord kunnen verlopen en dat de cliënten zo snel mogelijk hun medicijnen krijgen afgeleverd. Hoe vaak een bepaald geneesmiddel wordt voorgeschreven bepaalt de hoeveelheid die ervan in voorraad is. Een hoeveelheid geneesmiddelen in voorraad vangt deze ‘vraag’ naar een geneesmiddel op en zorgt dat meestal een directe aflevering uit voorraad mogelijk is. Bufferfunctie = Het opvangen van levertijd en een voorraad aanhouden van de hoeveelheid die afgeleverd gaat worden. Doordat apotheken een groothandel inschakelen voor het leveren van de voorraad vangt de groothandel vaak de verschillende levertijden van de fabrikanten op. Door de bufferfunctie van de groothandel en door de dagelijkse aanlevering van bestellingen kan de apotheek snel van geneesmiddelen worden voorzien. fabrikanten h o e v e e l h e i d
l e v e r t ij d
collecterende groothandel
distribuerende groothandel
apotheken
drogisterijen
Figuur 1 Bufferfunctie van voorraad houden. De bufferfunctie wordt in figuur 1 duidelijk weergegeven als distribuerende en collecterende groothandel. Collecterend = verzamelend; opvangen van de verschillen in levertijden van diverse geneesmiddelen Distribuerend= verspreidend; opvangen van de verschillende hoeveelheden.
1
Voorraad
1.3
Kosten
Aangezien er een behoorlijk bedrag gaat zitten in een voorraad aan medicijnen is het belangrijk dat deze kosten van ‘het in voorraad houden’ zo laag mogelijk worden gehouden. Goed voorraadbeheer, waarbij toezicht wordt gehouden op onnodige voorraadvorming, heeft een positieve invloed op het verminderen van de voorraadkosten voorraadkosten (zie par. 9.3). voorraadkosten In de voorraad van een apotheek is veel geld geïnvesteerd. Over dit geld moet rente worden berekend, die een kostenpost vormt voor de apotheek. De optimale bestelhoeveelheid optimale bestelhoeveelheid is dan ook die bestelhoeveelheid waarbij de totale optimale bestelhoeveelheid voorraadkosten steeds minimaal zijn. 1.4
voorraadkosten
optimale bestelhoeveelheid
Voorraadbeheersing
Hoe groot moet de voorraad van een medicijn zijn? Het antwoord op deze vraag vormt de rode draad voor een goede voorraadbeheersing. Op basis van een inschatting van het voorschrijfgedrag en de afgeleverde hoeveelheden in het verleden (de geneesmiddelenhistorie ), kunnen medicijnen worden ingekocht. geneesmiddelenhistorie Het is duidelijk dat de conclusie op basis van de geneesmiddelenhistorie in het computerbestelsysteem van een apotheek, belangrijk is voor een goed voorraadbeheer. Bij een goed beheer van de voorraad is elk geneesmiddel dat in voorraad wordt gehouden dan ook op elk moment aanwezig. In de praktijk blijken hierin toch vaak tekortkomingen te zitten, hoe goed het voorraadsysteem via een computer ook georganiseerd en gestuurd wordt. Het is haast onmogelijk om elk voorraadgeneesmiddel op elk moment in voorraad te hebben. Het is daarom noodzakelijk de totale voorraad regelmatig na te kijken op aantallen, soort geneesmiddelen en vervaldatum (zie par. 5.8). 1.5
15
geneesmiddelenhistorie
Optimale voorraad
Voor het bijhouden van de voorraad en het bewaken van de optimale voorraad wordt de voorraad van medicijnen en andere artikelen in geld en goederen tegen elkaar afgewogen. Bij een optimale voorraad is er een gunstige balans tussen het voorraadaantal en het optimale voorraad aantal bestellingen. De kosten van voorraad houden en de transportkosten zijn tegen elkaar afgewogen en worden zo laag mogelijk gehouden.
optimale voorraad
16
hoeveelheid levertijd kostprijs
transportkosten
Voorraadbeheer en logistiek
Bij de optimale voorraad van een geneesmiddel is de vastgestelde hoeveelheid voorraad altijd berekend, beredeneerd en daarna behoeveelheid paald. Het aantal is afhankelijk van de levertijd en hoe vaak een gelevertijd neesmiddel wordt voorgeschreven. Daarnaast wordt bij de bepaling van de hoeveelheid de kostprijs van een geneesmiddel meegenokostprijs men. Is het een duur geneesmiddel (kostprijs) dat weinig wordt voorgeschreven, dan zal er weinig in voorraad worden gehouden, of het wordt niet in voorraad gehouden. Wordt een geneesmiddel steeds meer voorgeschreven dan wordt het aantal opgehoogd, zodat de transportkosten niet toenemen. transportkosten
Het bewaken van de optimale voorraad houdt in: z Controleren van de voorraad op aantallen, omzetsnelheid (zie par. 5.3) en vervaldatum (zie par. 5.8) z Bestellen van de hoeveelheid geneesmiddelen en andere medische artikelen bij de groothandel. z Controleren en administreren van de bestelde en geleverde voorraad. z Plannen en organiseren; bepalen wát belangrijk is en de tijd die nodig is om de werkzaamheden, bestellingen en voorraad houden goed te laten verlopen, in te plannen. De planning moet op een bepaalde manier verlopen om aan afleveringseisen te kunnen voldoen, en het gewenste niveau van dienstverlening te kunnen aanbieden. z Voortgangscontrole: toezicht houden op de voortgang van de geneesmiddelen vanaf het plaatsen van een bestelling, het voorraad houden op zichzelf, en de manier waarop de bestelling en de voorraadopslag hiervan verloopt in de praktijk. z Veranderingen in het assortiment doorvoeren, in de administratie (bestelsysteem) en in de logistieke voorraad (voorraadruimte). Deze veranderingen in het assortiment hebben invloed op de gehele organisatie en planning van een optimale voorraad.
