1.1 Checklist met controle punten t.a.v. het verzuimbeleid •
Welke informatie lever de verzuiminfrastructuur op? Waar liggen de knelpunten op het gebied van verzuim (kort, middellang en lang verzuim)
•
Is er sprake van frequent kortdurend verzuim en indien ja worden met de betrokken medewerkers verzuimgesprekken gevoerd?
•
Zijn er verzuimdrempels van toepassing en is vastgelegd dat de werknemer zich altijd persoonlijk bij de leidinggevende ziek moet melden (en niet de partner), tenzij het echt onmogelijk is? Dus geen ziekmelding via het internet of de email of met een telefoontje aan de receptioniste?
•
Zijn er afdelingen die onevenredig veel verzuim veroorzaken?
•
Is er informatie over verzuimcijfers onderverdeeld naar functiegroepen en zijn er opvallende zaken zoals 20% van het personeel (in bepaalde functies) zorgt voor 90% van al het ziekteverzuim?
•
Is er een onderverdeling in het verzuim te maken (onderverdeeld naar risque professional en risque social?). Dit is nu nog niet noodzakelijk maar kan naar de toekomst belangrijke statistische informatie opleveren, zie hiervoor hoofdstuk ..
•
Geeft het verzuimprotocol duidelijke richtlijnen voor werknemers omtrent het melden van verzuim en zijn verplichtingen en zijn voorbeeldsituaties uitgewerkt ten aanzien van ziek zijn op vakantie of ziek met vakantie en hoe om te gaan met cosmetische operaties, zie paragraaf .. ?
•
Wordt er bij dreigend langdurig verzuim actief geïntervenieerd om de werknemer zo snel als mogelijk terug te krijgen in het arbeidsproces (al dan niet binnen het eigen bedrijf)?
•
Is er apart beleid om bij psychische problemen vervroegd een probleemanalyse te laten maken, zodat externe hulp sneller wordt ingeschakeld? Zo wordt voorkomen dat de eerste zeer kostbare weken voorbij gaan met afwachten.
•
Hoe verloopt de samenwerking met de bedrijfsarts(en)? Brengt de bedrijfsarts de functionele mogelijkheden duidelijk in beeld?
•
Zijn er afspraken met arbeidsdeskundigen gemaakt die het bedrijf kennen en in welke situaties er snel arbeidsdeskundige rapporten nodig zijn. Kent deze arbeidsdeskundige het CBBS systeem waar het UWV mee werkt om op die manier al een redelijke inschatting te kunnen maken?
Copyright M. Nikkels‐CS Opleidingen BV
•
Hoe functioneren de ingeschakelde dienstverleners en verlopen de onderlinge communicatieve afspraken naar wens? Zijn er resultaatsafspraken gemaakt met de dienstverleners? Worden de nota's van de dienstverleners goed gecontroleerd?
•
Is de casemanager onafhankelijk en in staat om dienstverleners of artsen die niet functioneren hierop aan te spreken?
•
Worden er externe re‐integratie bedrijven ingeschakeld en wat zijn daarvan de resultaten?
•
Is aansluiting bij een poortwachtercentrum in de regio een mogelijkheid? Let op dit principe draait op geven en nemen, dus niet alleen zieke werknemers aanbieden maar ook kijken of er mogelijkheden zijn om overtollige mensen van andere bedrijven te kunnen plaatsen.
•
Is er apart verlofbeleid en conflictbeleid (zie paragraaf ?)
•
Verloopt de verzuimmelding aan het UWV binnen 42 weken en is er op dat moment al beeld bij de inschatting van de WIA‐instroomkansen en vooral sturing om waar mogelijk er een IVA‐aanvraag uit te krijgen of een beschikking < 35% arbeidsongeschiktheid om op deze manier de WGA kosten voor de werkgever te beperken?
•
Is er voldoende oog voor de mogelijkheid van het aanvragen van een vervroegde WIA‐ keuring bij volledige en duurzame arbeidsongeschiktheid? Deze dient tussen de 13e week en 68e verzuimweek aangevraagd te zijn, zie hiervoor paragraaf .. Zijn er voldoende prikkels voor de werknemer aanwezig om mee te werken t.a.v. de vervroegde WIA aanvraag. Denk bijvoorbeeld aan een loonaanvulling bovenop de IVA‐uitkering en de belofte van de werknemer om hem of haar ook na twee jaar ziekte niet te zullen ontslaan zodat hij mee kan blijven lopen in bepaalde werknemersvoordelen.
•
Is er sprake van een regresbeleid? Wanneer wordt er wel of niet een extern regresbureau ingeschakeld. Voor meer informatie over regres zie hoofdstuk ..
•
Wordt per dossier beoordeeld of er subsidiemogelijkheden vanuit het UWV zijn of dat er mogelijkheden zijn van externe financiering door andere partijen, zoals de verzekeraars?
•
Zijn er duidelijke afspraken gemaakt met de WIA‐verzekeraars over meefinanciering van interventies binnen de twee verzuimjaren?
•
Wie brengt in beeld welke WIA‐verzekeringen er zijn en of er binnen de 13e week of 42e week een verzuimmelding doorgegeven moet worden aan de betrokken verzekeraars?
•
Is er een koppeling tussen de verzuimmelding en inzicht dat betrokkene een tijdelijk dienstverband heeft, zodat de einddata van het contract in de gaten gehouden kan worden zodat de werknemer overgaat naar de Ziektewet vangnet regeling. De werkgever dient op de laatste werkdag wel een re‐integratie verslag bij het UWV aan te leveren en vooraf de
Copyright M. Nikkels‐CS Opleidingen BV
werknemer te melden dat er geen verlenging van het contract gegeven wordt. Voor meer informatie zie hiervoor paragraaf. .. •
Indien de werknemer met een WGA of IVA uitkering in dienst blijft, wordt dit dan goed geregistreerd zodat eventueel nieuw verzuim niet opnieuw door de werkgever betaald wordt maar de ZW vangnet regeling benut wordt (Art. 29 B lid 4) en wordt aan de salarisadministrateur het recht op 1 jaar premiekorting doorgegeven?
•
Is er duidelijk beleid wat er dient te gebeuren na de WIA‐beschikking? Zie volgende paragraven.
1.2 Invulling van het re‐integratiebeleid Is in uw organisatie duidelijk wat er dient te gebeuren na de WIA‐beschikking? Wat moet er nog aan loon worden doorbetaald? Wie moeten op de hoogte worden gebracht van de eventuele WIA‐ instroom? Is er een aanpassing van het arbeidscontract nodig? Worden de WIA‐beschikkingen in een systeem vastgelegd? Wie blijft de contacten onderhouden met de werknemer? Indien de werkgever eigen risicodrager is dienen ook de vervolgafspraken goed met werknemer te worden vastgelegd, zoals het doorgeven van alle wijzigingen op het gebied van gezondheid, werk, adresgegevens etc. (zie hiervoor hoofdstuk ..) en natuurlijk de afspraken omtrent de re‐integratie zelf, zoals het periodiek maken van een plan van aanpak. In de praktijk blijkt dat in veel organisaties de WIA‐administratie niet op orde is. Dit geeft o.a. veel problemen op het moment dat er een afweging gemaakt wordt om wel of niet WGA eigen risicodrager te willen worden. Ook merken we dat niet iedereen helder heeft wanneer het wel of niet verstandig is om een ontslagvergunning aan te vragen of om wel of niet een nieuw arbeidscontract aan te vragen. •
Waar komen de WIA‐beschikkingen binnen en worden ze in een systeem vastgelegd?
•
Wie vraagt het Arbeidsdeskundig onderzoek op dat bij de WIA‐beoordeling door de arbeidsdeskundige is opgesteld?
•
Dient er bezwaar gemaakt te worden tegen de WIA‐beschikking, bijvoorbeeld bij een uitkomst 80‐100% in de WGA? Is duurzaamheid wel vast te stellen, dan alsnog sturen op een IVA‐beschikking. Indien er bezwaar noodzakelijk is, wie pakt dit op?
•
Is er een aanpassing van het arbeidscontract noodzakelijk (zie hiervoor handvatten voor het re‐integratiebeleid)?
•
Dient er wel of niet nog loon door betaald te worden en zegt de CAO hier iets over? Op basis van het alleen het Burgerlijk Wetboek stopt de loondoorbetaling na 104 weken ziekte en vanaf dat moment gaat de werkgever alleen nog maar betalen indien de werknemer
Copyright M. Nikkels‐CS Opleidingen BV
passende arbeid verricht (uiteraard ook alleen het geen de passende arbeid waard is). Werkgevers blijven vaak gedurende de periode dat er een ontslagvergunning bij langdurige arbeidsongeschiktheid wordt aangevraagd nog het loon door betalen zonder dat hier een verplichting voor tegenover staat, zie hiervoor paragraaf .. •
Hoe is de koppeling met de salarisadministratie ingericht over de nieuwe loonhoogte maar ook t.a.v. het opvragen van een eventuele premiekorting?
•
Welke verzekeraar(s) of eventueel een pensioenfonds moeten op de hoogte worden gebracht van de WIA‐beschikking en eventuele nieuwe toekomstige beschikkingen? Wie onderzoekt welke regelingen er voor de werknemer gelden, zoals bovenwettelijke doorbetaling vanuit CAO, is er premievrijstelling geregeld bij arbeidsongeschiktheid in de pensioenregeling, is er een WIA Hiaat‐, Excedent‐ of Bodemverzekering? Is er een verzekering voor het WGA eigen risicodragerschap. Wie regelt de uitkeringsaanvragen, bewaakt de geldstromen en rapporteert?
1.2.1 Handvatten voor het re‐integratiebeleid na 2 jaar verzuim Een werkgever heeft slechts eenmaal de plicht om de wachttijd van 104 weken ziekte voor de werknemer in dezelfde bedongen arbeid te betalen. Er is veel onduidelijkheid of de werknemer nog recht heeft op loondoorbetaling indien de werknemer nadat hij al 104 weken ziek is geweest en weer het werk hervat heeft opnieuw uitvalt. Hierover zijn verschillende brieven geschreven door minister Donner aan de Stichting van de Arbeid. Deze brieven zijn opgenomen in bijlage … Over deze problematiek zond minister Donner van Sociale Zaken en Werkgelegenheid op 19 december 2008 een brief aan de stichting van de Arbeid over de problematiek bij hernieuwde uitval van personen die al eens de gehele wachttijd doorlopen hebben (vroeger 52 weken, nu 104 weken) bij de werkgever in passende arbeid aan het werk zijn gebleven. Uit de verwijzing naar de jurisprudentie blijkt dat lang niet altijd duidelijk of dit nieuwe werk valt onder de onder dezelfde bedongen arbeid of niet. Wanneer het dezelfde bedongen arbeid betreft, dan hoeft de werkgever niet meer te betalen omdat er geen nieuwe plicht tot loondoorbetaling bij ziekte ontstaat indien de werkgever al de gehele wachttijd heeft betaald. De scheidslijn of het nieuw bedongen arbeid is of dezelfde bedongen arbeid is niet altijd duidelijk. Uit jurisprudentie blijkt dat er bij gedeeltelijke werkhervatting geen nieuwe plicht tot loondoorbetaling voor werkgever ontstaat omdat persoon nooit volledig hersteld is geweest. Minister Donner riep de stichting van de Arbeid op om na twee jaar verzuimjaren de afspraken over passende arbeid opnieuw in een contract vast te leggen zodat werknemers niet tussen wal en het schip komen te vallen. Een werkgever moet dan bij hernieuwde uitval na 104 weken ziekte opnieuw het loon gaan betalen.
Copyright M. Nikkels‐CS Opleidingen BV
Op 2 juli 2009 heeft de Stichting van de Arbeid hier weer op gereageerd dat ze het probleem herkennen, maar geven terug dat de wetgever beter zelf kan zorgen voor een oplossing door in dergelijke situaties de Ziektewet vangnet regeling daarvoor open te stellen. In een brief van 2 februari 2010 heeft minister Donner weer gereageerd op de brief van de Stichting van de Arbeid. Hij riep opnieuw op dat werkgevers en werknemers zelf de afspraken opnieuw gaan vastleggen na twee jaar ziekte zodat er marktvrijheid blijft bestaan. Hij beschreef ook twee andere mogelijkheden, namelijk de aanpassing van artikel 7:629 van het Burgerlijk Wetboek of het voor deze doelgroep openstellen van de Ziektewet vangnet. Voorlopig is de situatie nog niet opgelost en zijn vooral werknemers < 35% arbeidsongeschikt die in dienst blijven bij de bestaande werkgever daar het slachtoffer van. Werkgevers doen er verstandig aan om na te denken over de formaliseren van re‐integratiebeleid na twee jaar ziekte. Bijgaand enkele handvatten voor dit re‐integratiebeleid: •
Indien een werknemer duidelijk andere passende arbeid doet (de kerntaken zijn wezenlijk anders), dan kan dit het beste geformaliseerd worden in een nieuw contract en de werknemer heeft daarna bij hernieuwde uitval recht op ziekengeld;
•
Keert de werknemer terug in (ongeveer) dezelfde bedongen arbeid nadat de wachttijd al doorlopen is en er wordt een aangepast contract gegeven, dan gaat de werkgever bij hernieuwde ziekte weer opnieuw ziekengeld betalen gedurende maximaal 104 weken;
•
Bij terugkeer in dezelfde bedongen arbeid en er wordt geen nieuw contract gegeven, dan is er geen plicht meer voor de werkgever tot loondoorbetaling bij hernieuwde uitval nadat de wachttijd al eens is volgemaakt. Als goed werkgever dient de werknemer wel duidelijk gemaakt te worden dat er geen nieuw recht op ziekengeld bestaat indien er sprake is van hernieuwde uitval;
•
Indien de werknemer < 35% arbeidsongeschikt bij een andere werkmaatschappij in dienst kan blijven, dan is wel de no‐riskpolis van toepassing, indien de bestaande werkgever deze persoon in dienst houdt, dan is de no‐riskpolis niet van toepassing;
•
Komt een werknemer in de regeling WGA, dan is een nieuw contract altijd te adviseren omdat er voor deze werknemer ook bij indienst blijven bij dezelfde werkgever er gedurende de eerste vijf jaar van het dienstverband recht bestaat op de Ziektewet vangnet.
Copyright M. Nikkels‐CS Opleidingen BV
