Verzuimbeleid ZuidOostZorg

Naam document: verzuimbeleid Soort document: Protocol

Vaststellen MT: 1 maart 2006 Advies/instemming CR: n.v.t.

Advies/instemming OR: Mei 2006 Status: definitief

Datum ingang: 1 januari 2007 Versie: 5 1 januari 2013

Prezo prestatienr.: V 2.2.1.12

Verzuimbeleid ZuidOostZorg

Prezo prestatieverantwoordelijke: A. Oldenburg, manager HR evaluatie: 1 april 2015











Inhoudsopgave Inleiding .................................................................................................................................................. 1 Samenvatting ......................................................................................................................................... 2 Hoofdstuk 1: Visie op ziekteverzuim ................................................................................................... 3 1.1 Wat is ziekteverzuim? .................................................................................................................... 3 1.2 Ziekteverzuim is voor een groot deel gedrag................................................................................. 3 1.3 Visie ............................................................................................................................................... 4 1.4 Visie op verzuimbeheersing ........................................................................................................... 5 Hoofdstuk 2: Taken en verantwoordelijkheden.................................................................................. 6 Hoofdstuk 3: Oplossen én voorkomen van verzuim ......................................................................... 8 3.1 Inleiding .......................................................................................................................................... 8 3.2 (Cyclische) werkwijze ..................................................................................................................... 8 3.3 Instrumenten .................................................................................................................................. 8 3.3.1 Meten is weten ........................................................................................................................ 8 3.3.2 Werkwijze rondom Arbo .......................................................................................................... 9 3.3.3 Ergocoach ............................................................................................................................... 9 3.3.4 Betrokkenheid bij en binding met ZuidOostZorg ................................................................... 10 3.3.5 Aandacht voor geen/weinig verzuim ..................................................................................... 10 3.3.6 Verzuimgesprekken............................................................................................................... 10 3.3.7 Overleg .................................................................................................................................. 11 Hoofdstuk 4: Verzuimbegeleiding en reïntegratie............................................................................ 13 4.1 Rechten en plichten ..................................................................................................................... 13 4.1.1 Werkgever ............................................................................................................................. 13 4.1.2 Werknemer ............................................................................................................................ 13 4.2 Procedure “verzoek / beëindiging ziekteverlof” (zieken herstelmelding) ................................... 14 4.2.1 Procedure voor de werknemer .............................................................................................. 14 4.2.2 Procedure voor de direct leidinggevende ............................................................................. 14 4.2.3 Procedure voor HR en de bedrijfsarts ................................................................................... 15 4.2.4 Herstelmeldingsprocedure .................................................................................................... 15 4.3 Werkwijze bij verzuim (begeleiding en reïntegratie) .................................................................... 15 4.3.1 Passend werk en vervangende werkzaamheden ................................................................. 15 4.3.2 Tijdspad en acties ................................................................................................................. 16 4.3.3 Aandachtpunten bij verzuimbegeleiding en reïntegratie ....................................................... 17 4.3.4 Begrippen .............................................................................................................................. 19 Bijlage 1 – Verlofmogelijkheden ........................................................................................................ 22 Bijlage 2 – Taken verantwoordelijkheden en bevoegdheden ......................................................... 24 Bijlage 3 – Stroomschema verzuimbegeleiding ............................................................................... 30 Bijlage 4 – Verzuimplan ...................................................................................................................... 30 Bijlage 5 – Veel gestelde vragen m.b.t. verzuim............................................................................... 32 Bijlage 5 – Formulier ‘verzoek / beëindiging ziekteverlof’ .............................................................. 36






Inleiding In navolging op de probleemanalyse ‘Ziekteverzuim in ZuidOostZorg’ heeft de projectgroep verzuimbeheersing dit verzuimbeleid uitgewerkt. De projectgroep heeft hierbij de nadruk gelegd op: » aansluiting bij de problematiek binnen ZuidOostZorg; » continuïteit, d.w.z. blijvende aandacht voor verzuim, ter voorkoming van golfbewegingen; » als projectgroep niet overnemen maar aanreiken. Voorafgaand treft u een samenvatting aan die u inzicht geeft in de belangrijkste punten van het verzuimbeleid. In het eerste hoofdstuk wordt nader ingegaan op de visie van ZuidOostZorg op ziekteverzuim en het beheersen daarvan. Duidelijkheid hierover vormt de basis voor de verdere uitwerking van beleid en geeft richting aan het handelen van diegenen die met verzuim te maken hebben. In hoofdstuk twee wordt nader ingegaan op de verdeling van taken en verantwoordelijkheden. Deze verdeling sluit aan op de organisatorische ontwikkelingen (o.a. schaalvergroting) van de afgelopen jaren. Het oplossen en voorkomen van verzuim wordt behandeld in hoofdstuk 3. Een aantal instrumenten worden aangereikt ter preventie van verzuim. Tevens staat een cyclische werkwijze garant voor het jaarlijks opnieuw bekijken van het (toekomstige) verzuimprobleem. Hierbij wordt er laag in de organisatie planmatig gewerkt aan het oplossen van huidige verzuimproblematiek en het voorkomen van te verwachten verzuimproblematiek. Hoofdstuk 4 vormt een uitwerking van de wijze waarop de verzuimbegeleiding plaatsvindt. “Wie doet wat wanneer” en “wat mogen werkgever en werknemer van elkaar verwachten?” Duidelijkheid hierover is voorwaarde voor een adequate verzuimbegeleiding. Voor de aanduiding van functionarissen is gebruik gemaakt van de functienamen. Echter, ten tijde van fusie en organisatiewijziging, kan dit tot onduidelijkheid leiden. Met ‘direct leidinggevenden’ worden alle functionarissen bedoeld die direct leidinggeven aan een groep medewerkers. Bijvoorbeeld managers dienstverlening en zorg/welzijn maar ook leidinggevenden van stafdiensten. Met ‘locatiemanagers’ worden diegenen bedoeld die leidinggeven aan direct leidinggevenden.

Afdeling HR

pagina 1






Samenvatting Ziekte overkomt je, verzuim daar kies je voor! Deze stelling vormt de kern van de visie op verzuim van ZuidOostZorg. Ziek is ziek (dat overkomt je, vaak geen discussie over mogelijk) en als je daardoor niet kunt werken kies je voor verzuim. Echter deze keuze wordt vaak ook beïnvloed door andere factoren naast het ziek zijn. Door het hanteren van het verzuimmodel (pagina 3) komt er een duidelijk accent te liggen op de gedragsfactor en de beïnvloedingsmogelijkheden die onlosmakelijk verbonden zijn met het onderwerp verzuim. Kortom, het proces om te komen tot de keuze tot verzuim wordt ontrafeld waarmee handvatten geboden worden dit proces (zowel preventief als curatief) te beïnvloeden. Veel waarde wordt gehecht aan een laag verzuim én aan het behoud hiervan. Dit beleid beoogt constante aandacht voor verzuim door het hanteren van een jaarlijks cyclische werkwijze. Kern is een wederkerend moment waarop men (lees: verantwoordelijken) zich afvragen: “Welk verzuimprobleem heb of krijg ik en hoe ga ik dat oplossen?” In fasen kan de cyclische werkwijze als volgt omschreven worden: » plan Deze fase omvat: » het formuleren van doelstellingen per regio en per locatie; » een analyse van het verzuimprobleem; » het maken van een plan van aanpak (per locatie). Het zogeheten ‘verzuimplan’ » do Uitvoering van de verzuimplannen. » check Door middel van controle en evaluatie wordt bekeken in hoeverre het gewenste resultaat behaald is. Dit gebeurt door de locatiemanager / directie. » act Dit is de fase van bijstelling. Zijn er vervolgacties nodig om het gewenste resultaat alsnog te behalen? Of, indien het gewenste resultaat behaald is, is het wenselijk om de doelstellingen bij te stellen? Na deze fase wordt de cirkel opnieuw doorlopen. Het verzuimmodel dat hierbij gehanteerd wordt in combinatie met de planmatige aanpak leidt ertoe dat er zowel preventief als curatief (nu oplossen) met verzuim omgegaan wordt. Immers, ‘voorkomen is beter dan genezen’. Het accent is gelegd om jaarlijks op een lager niveau in de organisatie de verzuimproblematiek inzichtelijk te krijgen en daarop gericht actie te ondernemen. Dus niet voor geheel ZuidOostZorg acties in gang zetten. Nee, per locatie/afdeling en aansluitend op de problematiek aldaar. Echter, aan enkele specifieke onderwerpen is, gezien het belang ervan, voor geheel ZuidOostZorg invulling gegeven: Fysieke belasting: Er is gekozen voor het gebruik van ergocoaches die per team beschikbaar en deskundig zijn en bovendien ‘dezelfde taal’ als hun collega’s spreken. Betrokkenheid bij en binding met ZuidOostZorg: Verplaatsing van activiteiten op organisatieniveau naar locatie/afdelingsniveau. Aandacht voor weinig/geen verzuim: Voor een beleid van belonen en straffen is niet gekozen. Wel wordt er aandacht besteed aan weinig/geen verzuim. Dit vanuit de gedachte dat er bij verzuim een gedragsfactor meespeelt die beïnvloedbaar is. Positieve aandacht vormt het uitgangspunt. Overlegvormen: Gezien het belang van een goede samenwerking en afstemming is aan de overlegvormen invulling gegeven. Het zwaartepunt van de verzuimbeheersing ligt bij de direct leidinggevende. Op zich niets nieuws ware het niet dat er nu meer accent gelegd wordt op de omstandigheden waarin de direct leidinggevende dit doet. Binnen het takenpakket van de locatiemanager komt hierop namelijk meer nadruk te liggen. De locatiemanager neemt meer afstand van de individuele begeleiding en richt zich meer op de voorwaarden die nodig zijn voor een succesvolle verzuimbeheersing binnen de eigen locatie. Tevens zal de ondersteuning vanuit HR intensiever zijn.

pagina 2






Hoofdstuk 1: Visie op ziekteverzuim ZuidOostZorg hecht er waarde aan een duidelijke visie op verzuim te hanteren. Dit schept duidelijkheid en geeft daarmee richting aan gedrag en handelen van diegenen die bij verzuim betrokken zijn.

1.1 Wat is ziekteverzuim? Ziekteverzuim kan onderverdeeld worden in wit, grijs en zwart verzuim. » wit : iemand kan door ziekte niet werken in eigen functie. » grijs : er zijn klachten, maar het is niet helemaal duidelijk of iemand ook werkelijk niet kan werken (voorbeelden van zulke klachten zijn spierpijn, hoofdpijn en misselijkheid). » zwart : er is geen sprake van ziekte of klachten. Wit verzuim vormt doorgaans een klein gedeelte van het verzuim en is met het voeren van een goed Arbo-beleid, niet verder te beïnvloeden dan tot ongeveer 3%. Het grijze verzuim daarentegen vormt doorgaans een substantieel onderdeel van het totale verzuim. Juist dit gedeelte is goed te beïnvloeden. Volgens de wet (BW 629) behoudt de medewerker zijn loon wanneer hij zijn werk niet heeft verricht omdat hij daartoe door ziekte (of zwangerschap of bevalling) verhinderd was. Uit onderzoek blijkt dat verzuim van medewerkers slechts in 30% van de gevallen een medisch probleem (ziekte) betreft. Voor de overige 70% is geen sprake van een duidelijk aanwijsbaar medisch probleem. Het is dus van belang een duidelijke scheiding te maken tussen ‘verlof van arbeid door ziekte’ en ‘verlof van arbeid om andere redenen’. Om hieraan meer duidelijkheid te geven in de toepassing wordt in ZuidOostZorg onderscheid gemaakt tussen de termen ziekte, arbeidsongeschiktheid en verzuim. » ziekte : medische beperkingen. » arbeidsongeschiktheid : door medische beperkingen (bepaalde) werkzaamheden van de eigen functie niet kunnen verrichten. » verzuim : het daadwerkelijk niet verrichten van de werkzaamheden. Indien in ZuidOostZorg een ziekmelding plaatsvindt en aangenomen wordt, dient sprake te zijn van arbeidsongeschiktheid voor (onderdelen van) de eigen functie met een medische oorzaak. In de praktijk blijken de termen ziekte, arbeidsongeschiktheid en verzuim door elkaar heen gebruikt te worden. Dit schept onduidelijkheid en beperkt de mogelijkheid van de organisatie de ‘grenzen’ te bewaken. In het kader van verzuimbeheersing is ‘ziekte’ in eerste instantie niet interessant. Wel is interessant of er door ziekte sprake is van arbeidsongeschiktheid. Bij een ziekmelding dient hierover gesproken te worden. Alleen arbeidsongeschiktheid vormt een legitieme basis voor een ziekmelding. Indien er geen basis voor een ziekmelding is maar wel een noodzaak voor verlof dan dienen hierover afspraken te worden gemaakt waarbij op verschillende verlofvormen teruggevallen kan worden (al dan niet met behoud van salaris).

1.2 Ziekteverzuim is voor een groot deel gedrag “Een medewerker voelt zich niet lekker en meldt zich ziek. Zijn collega voelt zich ook niet lekker maar gaat toch naar het werk”. Deze situatie doet zich dagelijks voor waarbij de vragen gesteld mogen worden: ‘hoe ontstaat dit verschil in handelen?’ en ‘hoe staat ZuidOostZorg hierin?’ Zoals eerder gesteld is over het algemeen in slechts 30% van de verzuimgevallen de oorzaak medisch. In de overige gevallen is de oorzaak minder duidelijk en geldt dat de medewerker er min of meer bewust voor kiest om te verzuimen. Met andere woorden: verzuim is een keuze en dus gedrag. Ervan uitgaande dat verzuim een keuze en dus gedrag is, is het van belang te weten hoe dit keuzeproces zich voltrekt en waar het te beïnvloeden is. Hiervoor wordt gebruik gemaakt van onderstaand model.

pagina 3




Organisatie Belastende factoren - arbeidsinhoud - arbeidsomstandigheden - arbeidsverhoudingen - arbeidsvoorwaarden

Individu Binding - aan het werk - aan collega's - aan de organisatie

verzuimnoodzaak

verzuimbehoefte

Individu Belastbaarheid - motivatie - kwalificatie - gezondheid - situatie



Afspraken: geoorloofd verzuim óf werkhervatting niet medisch begeleiding: vb. schoing of ondersteuning

verzuimoorzaak

Organisatie Regels en opvattingen - visie op verzuim - verzuimprotocol - verzuimbeleid

werkhervattingsdrempel

Sociaal-medische begeleiding: verzuimbegeleiding medisch Werk: passend of vervangend

In dit model wordt uitgegaan van een verzuimnoodzaak die ontstaat wanneer belasting en belastbaarheid uit balans raken. Deze verzuimnoodzaak kan leiden tot een verzuimbehoefte. Deze verzuimbehoefte wordt beïnvloed door kenmerken van het individu en door de regels en opvattingen van de organisatie. Na deze ‘afweging’ komt een medewerker tot de keuze zich al dan niet ziek te melden. Van een leidinggevende wordt verwacht de melding wel of niet te accepteren.

1.3 Visie Uit bovenstaande volgt de volgende visie op verzuim die binnen ZuidOostZorg wordt gehanteerd: Ziekte overkomt je, verzuim daar kies je voor. Voor alle duidelijkheid, het hanteren van deze visie beoogt niet het verzuim als een negatieve keuze te bestempelen. De keuze tot verzuim kan volkomen legitiem zijn. Het hanteren van deze visie beoogt een bewust handelen in geval van ziekte, arbeidsongeschiktheid en verzuim. Vanuit deze visie werken, veronderstelt het maken van de juiste keuzes in geval van de noodzaak of behoefte tot verzuim. Een ‘ziekmelding’ is namelijk niet altijd de enige en legitieme oplossing. Onderstaand schema wordt gehanteerd: Verzoek tot (ziekte)verlof

Door ziekte of ongeval ongeschikt om eigen of passende werkzaamheden (op loonwaarde) te verrichten?

ja

Verzoek tot ziekte verlof geaccepteerd

nee

Overige verlofmogelijkheden

Alleen indien een medewerker door ziekte of een ongeval de eigen of andere passende werkzaamheden (indien beschikbaar) niet kan verrichten, wordt gekozen voor ziekteverlof. Indien hiervan geen sprake is en er is wel degelijk een noodzaak tot verlof, dan kan uit andere alternatieven worden gekozen (zie bijlage 1 ‘verlofmogelijkheden’).

pagina 4






1.4 Visie op verzuimbeheersing Verzuimbeheersing is een bedrijfsproces. D.w.z., het is een verzameling van aan elkaar gerelateerde acties met een herkenbaar resultaat. Deze beschouwing doet niet alleen recht aan het belang van het onderwerp, het maakt het ook hanteerbaar en beïnvloedbaar. Verzuimbeheersing is primair het domein van het management. De leidinggevenden op verschillende niveaus hebben hierin ieder een eigen rol en dragen verantwoordelijkheid. Zij worden geadviseerd en gefaciliteerd door HR, adviseur 1e lijn en bedrijfsarts. Aandacht voor verzuimbeheersing op alle niveaus is noodzakelijk om te komen tot een succesvolle beheersing van verzuim. Cruciaal hierin is de rol van de direct leidinggevende. Hij weet wat er leeft en wat knelpunten zijn en kent de eigen medewerkers. Hij kan dan ook het best inschatten welke acties aansluiten bij een (aankomend) verzuimprobleem van een medewerker. Het is dan ook van het grootste belang dat juist de groep direct leidinggevenden voldoende uitgerust is voor haar taak met kennis en vaardigheden. Voor een (blijvende) succesvolle verzuimbeheersing is het noodzakelijk dat: » er commitment is op het hoogste niveau; » de aanpak integraal is, d.w.z. zowel preventief als curatief; » er geen twijfel bestaat over taken en verantwoordelijkheden van de betrokkenen; » dat er inzicht is in het (dreigende) verzuimprobleem; » dat betrokkenen voldoende uitgerust zijn voor hun taak (deskundigheid maar ook faciliteiten); » er blijvende aandacht is voor het onderwerp verzuim (borging); » het proces van verzuimbeheersing constant ‘aangejaagd’ wordt. De praktijk heeft geleerd dat er bij een hoog verzuim voldoende aandacht is voor het onderwerp. Bij een laag verzuim verslapt deze aandacht (het verzuim stijgt) waardoor golfbewegingen ontstaan. Door verzuim te beschouwen als een cyclisch proces ontstaat blijvende aandacht voor het onderwerp. Dat cyclische proces kenmerkt zich door een aantal fasen, te weten: Deze fase omvat: » het formuleren van doelstellingen per regio en per locatie; » een analyse van het verzuimprobleem; » het maken van een plan van aanpak (per locatie/afdeling), het zogeheten ‘verzuimplan’. plan » do Uitvoering van de verzuimplannen. » check Door middel van controle en evaluatie wordt bekeken in act hoeverre het gewenste resultaat behaald is. Dit gebeurt door de locatiemanager / directie. » act Dit is de fase van bijstelling. Zijn er vervolgacties nodig om check het gewenste resultaat alsnog te behalen? Of, indien het gewenste resultaat behaald is, is het wenselijk om de doelstellingen bij te stellen? Na deze fase wordt de cirkel opnieuw doorlopen. Als het verzuim op een acceptabel niveau beland is, volgt een nieuwe cyclus op een lager intensiteitniveau, namelijk die van onderhoud om het verzuim op dit niveau te houden. »

plan

do

pagina 5






Hoofdstuk 2: Taken en verantwoordelijkheden Bij de verzuimbeheersing zijn vele verschillende partijen betrokken. Hierdoor bestaat de noodzaak om duidelijk te beschrijven wie wat doet en waar verantwoordelijk voor is. Per ‘partij’ wordt dit in grote lijnen weergegeven. Voor een uigebreide beschrijving van rol, taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden wordt verwezen naar bijlage 2 ‘taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden’. Directie Is eindverantwoordelijk voor het verzuim (resultaat) en draagt eindverantwoordelijkheid voor de jaarlijks cyclische werkwijze waarin op verschillende niveaus in de organisatie doelstellingen bepaald worden, plannen gemaakt en uitgevoerd worden en evaluaties plaatsvinden. Formuleert jaarlijks doelstellingen t.a.v. het verzuim op organisatie-, sectoren locatieniveau en evalueert de activiteiten en de bijbehorende resultaten van de locaties jaarlijks met de locatiemanagers. Locatiemanager en sectorhoofd Is verantwoordelijk voor het verzuim(resultaat) binnen de eigen locatie/sector. Hij/zij werkt aan het realiseren van de doelstelling voor de locatie met behulp van een jaarlijks verzuimplan. Direct leidinggevende De direct leidinggevende is de spil in de uitvoering van het verzuimbeleid. Hij/zij is verantwoordelijk voor het verzuim, de verzuimbegeleiding en beheersing binnen het eigen team volgens de richtlijnen zoals deze gelden binnen ZuidOostZorg. De rol van casemanager in het kader van de wet verbetering poortwachter is toebedeeld aan de direct leidinggevende. De casemanager bewaakt het proces en het nakomen van gemaakte afspraken tijdens een verzuimtraject. De direct leidinggevende ‘regisseert‘ alles rondom de verzuimbegeleiding en -beheersing. Medewerker De medewerker speelt een actieve rol in het voorkomen van verzuim en, indien reeds sprake is van verzuim, in de reïntegratie. Zo heeft de medewerker een signalerende rol t.a.v. situaties die verzuim tot gevolg kunnen hebben. De medewerker is verantwoordelijk voor het eigen verzuimgedrag. Tevens mag van de medewerker een gezond kritische houding verwacht worden t.a.v. het verzuimgedrag van zijn/haar collega’s. Volgens de wet (Arbowet art. 11) is de werknemer verplicht om: - problemen die hijzelf kan voorzien in zijn functie of werksituatie te melden bij de leidinggevende; - de veiligheid- en gezondheidsvoorschriften, die de organisatie stelt, na te leven. Bedrijfsarts De bedrijfsarts is verantwoordelijk voor het vaststellen van de mogelijkheden dan wel beperkingen van een medewerker bij (mogelijk) verzuim. Daarnaast heeft de bedrijfsarts een signalerende rol (organisatiebreed) met betrekking tot knelpunten in de verzuimbeheersing. Hij/zij adviseert medewerker en direct leidinggevende over een te volgen reïntegratietraject en naar aanleiding van vraagstellingen van zowel medewerkers als direct leidinggevenden. Adviseur 1e lijn (Arbeidsdeskundige / adviseur arbeid en gezondheid) De adviseur 1e lijn voert samen met de leidinggevende het persoonlijk verzuimoverleg (PVO) en stelt vast of er sprake is van mogelijk langdurig verzuim. Hij adviseert de leidinggevende en verwijst bij medische problemen van de medewerker, voor een probleemanalyse naar de bedrijfsarts. De adviseur 1e lijn adviseert op basis van informatie van de bedrijfsarts over de mogelijkheden tot reïntegratie in eigen of ander werk binnen de organisatie en zorgt voor de verslaglegging van het PVO. Manager HR De manager HR is verantwoordelijk voor een actueel en bij de organisatie passend verzuimbeleid. Heeft een bewakende rol t.a.v. het verzuimbeleid en is aanjager van het proces.

pagina 6






HR adviseur De HR adviseur ondersteunt en adviseert zowel de medewerker als de (direct) leidinggevende inzake de verzuimbegeleiding en -beheersing. Daarnaast heeft hij/zij een signalerende rol t.a.v. knelpunten in het verzuimbeleid of de uitvoering daarvan. Specifieke weten regelgeving worden vertaald naar de verzuimbegeleiding en hierover vindt informatieverstrekking / advisering plaats. Tot slot is de HR adviseur belast met controle op de uitvoering van het verzuimbeleid. Secretariaat HR Is verantwoordelijk voor de verzuimregistratie en –administratie en voor de planning en de coördinatie van de PVO’s en de spreekuren van de bedrijfsarts en arbeidsdeskundige. Het secretariaat HR zorgt voor de zieken herstelmeldingen aan het UWV. Ergocoach De ergocoach is verantwoordelijk voor het overbrengen van kennis over fysieke belasting (gevolgen en voorkomen) op directe collega’s. Daarnaast spreekt hij collega’s aan op een werkwijze die afwijkt van de richtlijnen daar waar het gaat om fysieke belasting. Hierbij tracht de ergocoach medewerkers te motiveren om volgens de richtlijnen te werken. Tot slot heeft de ergocoach een signalerende rol t.a.v. situaties die (onnodig) te fysiekbelastend zijn. Per team is minimaal één ergocoach werkzaam. Transfercommissie De transfercommissie heeft een ondersteunende rol t.a.v. deskundigheid op het gebied van tillen en verplaatsen. De commissie is blijvend op de hoogte van de ontwikkelingen op dit gebied en vertaalt de relevantie daarvan naar de organisatie. De commissie richt zich hierbij primair op de ergocoaches en vervult een signalerende en adviserende rol naar het management als het gaat om knelpunten. De commissie doet voorstellen t.a.v. wijzigingen in het til- en verplaatsingsbeleid aan het management en ondersteunt bij de implementatie daarvan.

pagina 7






Hoofdstuk 3: Oplossen én voorkomen van verzuim 3.1 Inleiding De visie op verzuimbeheersing onderstreept het belang van een integrale aanpak. Dus het huidige verzuim oplossen én toekomstig verzuim voorkomen. Om hieraan vorm te geven is gekozen voor een cyclische werkwijze waarbij gebruik gemaakt wordt van jaarlijkse verzuimplannen. Dit leidt ertoe dat de ‘verantwoordelijken’ zich regelmatig de vraag stellen: “welk verzuimprobleem heb ik en krijg ik?” Tevens leidt het werken met jaarplannen tot een planmatige werkwijze.

3.2 (Cyclische) werkwijze Binnen geheel ZuidOostZorg wordt gebruik gemaakt van een zich jaarlijks herhalende werkwijze met betrekking tot verzuimbeheersing. Stap 1: In maart is door HR in samenwerking met de externe deskundigen de verzuimanalyse van het voorgaande jaar afgerond. Hiermee wordt inzicht gegeven in de stand van zaken en ontwikkelingen ten aanzien van belangrijke indicatoren van verzuim. Tevens wordt een voorstel met streefcijfers gedaan naar de bestuurder. Het geheel is uitgewerkt tot op locatieniveau. Stap 2: In april zijn de resultaten door bestuurder met de verantwoordelijken geëvalueerd. Tevens zijn de nieuwe doelstellingen voor de locaties geformuleerd door de bestuurder. Stap 3: In mei hebben de locatiemanagers (al dan niet in samenwerking met HR) een verzuimplan opgesteld en verstuurd naar managers dienstverlening en zorg/welzijn en HR. Vanaf dat moment wordt er uitvoering gegeven aan het verzuimplan. Een standaard verzuimplan is als bijlage 3 bijgevoegd. In het plan wordt minimaal stilgestaan bij: » beschrijving van de kern van het verzuimprobleem / problemen binnen de eigen locatie n.a.v. het model weergegeven in hoofdstuk 1 “visie op ziekteverzuim”; » passende oplossingen; » in gang te zetten van acties ten behoeve van deze oplossingen (incl. doel, tijdspad en betrokkenen); » geschatte kosten. Het volgende jaar wordt deze werkwijze opnieuw doorlopen.

3.3 Instrumenten De inzet van instrumenten moet niet als doel op zich beschouwd worden maar moet aansluiten bij actuele of te verwachten problematiek. Daarom bestaat er bij het opstellen van de verzuimplannen vrijheid om hieraan vorm te geven. Echter, gezien het belang van een aantal instrumenten is ervoor gekozen hiervan structureel gebruik te maken. 3.3.1 Meten is weten Er zijn tal van acties te bedenken die tot een vermindering van het verzuim leiden. Echter, het is de kunst om die acties in gang te zetten die aansluiten bij de verzuimproblematiek van (een onderdeel van) ZuidOostZorg. Hiervoor is een juiste informatievoorziening een vereiste. In ZuidOostZorg wordt gebruik gemaakt van de volgende informatie: Verzuimanalyse Verzuimanalyse biedt informatie over het verzuim van de afgelopen 5 jaren (voor zover beschikbaar) waardoor ontwikkelingen t.a.v. verzuim zichtbaar zijn. De informatie beslaat: » bruto verzuim %(excl. zwangerschap) » netto verzuim % » reïntegratiepercentage

pagina 8






meldingsfrequentie verdeling probleemverzuim – gemiddeld verzuim – 0-verzuim verdeling naar bewegingsapparaat en psychische klachten verdeling naar kort, middellang en lang verzuim Per onderwerp zullen conclusies, aanbevelingen en streefcijfers geformuleerd worden. De analyse wordt voor maart door HR opgesteld. » » » »

Medewerkers(tevredenheids)onderzoek Van uitermate groot belang is de mate waarin de medewerkers tevreden zijn over hun werk, omstandigheden etc. In het keuzeproces al dan niet te verzuimen speelt deze factor een grote rol. Het is dan ook van belang inzicht te hebben in die punten die de tevredenheid negatief beïnvloeden. HR is verantwoordelijk voor de uitvoering van het medewerkerstevredenheidsonderzoek. Maandelijkse verzuiminformatie Naast bovenstaande informatiebronnen is het van belang dat de leidinggevenden continu zicht hebben op het verzuim van het eigen organisatieonderdeel. Om deze redenen ontvangen alle leidinggevenden maandelijks verzuiminformatie die inzicht geeft in: » totalen » verzuim van eigen medewerkers » langdurig zieken HR is verantwoordelijk voor het bieden van actuele en betrouwbare verzuiminformatie. 3.3.2 Werkwijze rondom Arbo Zoals eerder gesteld is door het voeren van een Arbobeleid het witte verzuim boven zo’n 3% te beïnvloeden. Zaken die arbotechnisch niet in orde zijn kunnen grote en langdurige gevolgen hebben voor medewerkers. De werkwijze omtrent arbeidsomstandigheden is zo ingericht dat er voldoende aandacht is voor de arbeidsomstandigheden waarbij wijzigingen (negatief) tijdig gesignaleerd en aangepakt worden. 3.3.3 Ergocoach Ergocoaches zijn teamleden die naast hun gewone taken specifiek geschoold zijn en een extra verantwoordelijkheid op zich nemen voor het preventiebeleid fysieke belasting. Ergocoaches geven een belangrijke impuls bij adviezen en zijn een stimulans voor de implementatie van transferbeleid. Hun voortdurende aanwezigheid, het spreken van dezelfde “taal” als de collega’s, de lage drempel om hen advies te vragen en hun kennis en ervaring van de dagelijkse praktijk maken de ergocoaches cruciaal voor een succesvol beleid. Ergocoaches hebben dus een sleutelrol als het gaat om de praktische vertaling van beleid naar werkelijk preventief handelen in de praktijk. Naast het geven van ondersteuning en feedback aan de medewerkers zijn zij de ogen en oren van de transfercommissie. Tevens kan ook van hun kennis/ondersteuning gebruik gemaakt worden door hen in te zetten bij het reïntegreren van medewerkers met klachten aan het bewegingsapparaat. Om succesvol te kunnen functioneren moeten er aan de volgende voorwaarden worden voldaan: 1. Ergocoaches moeten over voldoende kennis en vaardigheden beschikken bij het gebruik van hulpmiddelen en materialen, maar ook over het uitvoeren van handmatige transfers. Ook moeten ze weten hoe collega’s zijn te stimuleren tot gezond gedrag zonder als politieagent over de afdeling te moeten lopen of te moeten onderhandelen over bijvoorbeeld de inzet van een tillift. Er is dus scholing nodig. 2. Het is belangrijk dat de ergocoach zich gesteund en gewaardeerd weet. Waardering, erkenning en concrete steun vanuit het management is essentieel om als ergocoach effectief te kunnen werken. 3. Er is een risico dat de ergocoach de verantwoordelijkheid van het beleid op zich neemt. Dit kan betekenen dat het beleid teveel van hen afhankelijk wordt, zodat de rest van het team het thema fysieke belasting steeds meer als een taak van de ergocoach ziet en achterover gaat leunen. Het is niet ondenkbaar dat de ergocoach niet meer gemotiveerd is als hij/zij iedereen er telkens bij moet “sleuren”. Het werken aan de hand van PGO principes (probleem gestuurd oplossen) kan een “ergocoach burn-out” voorkomen. 4. Ergocoaches moeten gebruik kunnen maken van ervaringen die in andere instellingen zijn opgedaan. Preventiebeleid fysieke belasting heeft namelijk, naast algemene kenmerken vooral veel praktische, vrij universele kanten.

pagina 9






Per team is een ergocoach aanwezig. Ergocoaches hebben minimaal een contractspercentage van 66,67% 3.3.4 Betrokkenheid bij en binding met ZuidOostZorg De steeds groter wordende organisatie heeft invloed op het gevoel van betrokkenheid van de medewerkers. De schaalvergroting leidt tot een gevoel van onpersoonlijkheid en zakelijkheid. Betrokkenheid bij de organisatie heeft een grote invloed op de mate van binding. Wanneer medewerkers zich persoonlijk minder betrokken voelen bij de organisatie kan dit een negatieve invloed hebben op verzuimgedrag. Het is daarom erg belangrijk dat er in zo’n grote organisatie als ZuidOostZorg kleine eenheden zijn die het gevoel van persoonlijke betrokkenheid positief beïnvloeden. Oprechte aandacht is van belang voor de binding van medewerkers. De stijl van leidinggeven is hierbij cruciaal. Per team kunnen activiteiten ontwikkeld worden die het teamgevoel vergroten. Het gevoel van verantwoordelijkheid voor elkaar speelt mede een rol op verzuimgedrag. Bovendien moet er gewerkt worden aan bewustwording t.a.v. de eigen verantwoordelijkheid voor de verzuimresultaten op instellingsniveau. In het maandelijkse werkoverleg moet het verzuim op de agenda staan. Daarnaast moet het accent meer op locatieniveau gelegd worden. Veel van de activiteiten die nu plaatsvinden op organisatieniveau kunnen op locatieniveau georganiseerd worden. Enige voorbeelden: » Kerstpakketten onder het genot van een hapje en een drankje uitdelen op locatieniveau. » De nieuwjaarsborrel per locatie (waar mensen elkaar dus kennen) laten plaatsvinden. » Communiceren over locatiedoelstellingen. In het lijnoverleg kan daarvoor een eerste aanzet worden gedaan. In het werkoverleg kan hierover verder gediscussieerd worden. » Per locatie kunnen er activiteiten ontwikkeld worden. Te denken valt hierbij aan personeelsfeesten of een sportieve activiteit. Jaarlijks wordt dit opgenomen in het verzuimplan (binding met de organisatie). 3.3.5 Aandacht voor verzuim ZuidOostZorg hecht er aan aandacht te besteden aan positieve verzuimresultaten. Daarnaast is het van belang het onderwerp verzuim met regelmaat op een positieve manier onder de aandacht te brengen. Indien een sector / locatie haar verzuimdoelstellingen heeft bereikt (per jaar te beoordelen) zal er voor alle medewerkers van die sector / locatie iets georganiseerd worden. Hierbij wordt minimaal rekening gehouden met: » Op locatie- / sectorniveau wordt iets georganiseerd. » Per jaar wordt iets anders georganiseerd om te voorkomen dat het als ‘recht’ beschouwd wordt. » De locatiemanager / het sectorhoofd is verantwoordelijk voor de uitvoering waarbij er een duidelijke relatie gelegd wordt met de behaalde verzuimresultaten. » Op directieniveau zijn middelen gereserveerd om de uitvoering te faciliteren. 3.3.6 Persoonlijk verzuimoverleg (PVO) In het Persoonlijk Verzuimoverleg wordt de medewerker uitgenodigd voor een gesprek met de leidinggevende en de adviseur 1e lijn. Primair gaat het in het gesprek over Wat heb je? en Wat kun je nog? Indien nodig wordt nadien de bedrijfsarts ingeschakeld. Voordelen van het PVO: - korte lijnen, snelle besluitvorming over beperkingen, mogelijkheden en werkhervatting - het werkt demedicaliserend, eventuele niet-medische verzuimoorzaken worden in eerste instantie met de leidinggevende besproken en niet met de bedrijfsarts - de methode is vraaggestuurd. De leidinggevende beslist vanuit zijn rol als regiehouder zelf wanneer de verzuimende medewerker wordt opgeroepen en wordt daarbij ondersteund door de verzuimbegeleider. Uit onderzoek blijkt dat ‘normoverschrijdend verzuimgedrag’ aan de orde is wanneer een medewerker: » zich vaker dan 3 maal per jaar ziek meldt, en/of, » meer dan 30 dagen aaneengesloten per jaar ziek is, en/of, » meer dan 42 dagen in totaal per jaar ziek is. Indien een medewerker voldoet aan deze criteria, dan voert de direct leidinggevende adviseur 1e lijn met hem/haar een verzuimgesprek (PVO). Aanleiding voor dit gesprek is een ‘normoverschrijdend verzuimgedrag’ en daarmee een verhoogd risico op (langdurige) uitval en instroom WIA. Doel van het gesprek is erkenning van een verzuimprobleem en de mogelijke risico’s, inzicht verkrijgen in oorzaken en oplossingen en deze laatste in gang zetten. Het verzuimmodel van pagina 3 vormt hierbij een hulpmiddel.

pagina 10






3.3.7 Overleg De samenwerking tussen de verschillende disciplines bij verzuimbeheersing is van groot belang. Hiervoor bestaan verschillende overlegvormen die tot doel hebben knelpunten in de verzuimbeheersing en ontwikkelingen in het verzuim te signaleren en aan te pakken: Overleg direct leidinggevende – bedrijfsarts Direct leidinggevende heeft contact met de bedrijfsarts over individuele verzuimsituaties. De direct leidinggevende legt bij benadering van de bedrijfsarts een vraagstelling neer en de bedrijfsarts adviseert over de (toekomstige) beperkingen en mogelijkheden van de betreffende medewerker en over het reïntegratietraject. Overleg direct leidinggevende – adviseur 1e lijn Direct leidinggevende heeft contact met de adviseur 1e lijn over individuele verzuimsituaties in en voorafgaand aan het PVO. De direct leidinggevende legt bij benadering van de adviseur 1e lijn een vraagstelling neer en de adviseur 1e lijn adviseert over de (toekomstige) beperkingen en mogelijkheden van de betreffende medewerker en over het reïntegratietraject. Overleg bedrijfsarts – adviseur 1e lijn De adviseur 1e lijn en de bedrijfsarts hebben onderling contact over individuele verzuimsituaties. Overleg direct leidinggevende – HR adviseur Afhankelijk van de mate waarin de direct leidinggevende met verzuim te maken heeft, vindt overleg plaats met de HR adviseur. Doel is ondersteuning en begeleiding van de direct leidinggevende door de HR adviseur t.a.v. verzuimbegeleiding en reïntegratie. Regulier overleg locatiemanager – direct leidinggevende In het reguliere overleg is het agendapunt verzuimbeheersing opgenomen. Hierbij wordt de locatiemanager geïnformeerd over de stand van zaken en worden (mogelijke) knelpunten in de verzuimbeheersing besproken. Hierbij ligt het accent niet op inhoudelijke bespreking als wel op de soort problematiek en de voorwaarden waarbinnen de verzuimbegeleiding en reïntegratie plaatsvindt. Regulier overleg locatiemanager – HR adviseur De HR adviseur ondersteunt en adviseert m.b.t. de individuele verzuimsituaties die door de locatiemanager begeleid worden. Hiernaast vormen de uitvoering en eventuele aanpassingen van het jaarlijkse verzuimplan de inhoud van het overleg. Maandelijkse resultaatverantwoording locatiemanager – leidinggevende – HR adviseur In de maandelijkse resultaatverantwoording geeft leidinggevende verantwoording over de, verzuimcijfers, de voortgang van het lopend verzuim, ingezette acties, wel en niet beïnvloedbaar verzuim en prognoses. MT In het MT vindt jaarlijks een verzuimevaluatie plaats. Hierin wordt stilgestaan bij de geleverde inspanningen en de behaalde resultaten (o.a. n.a.v. verzuimanalyse HR). Het jaarlijkse activiteitenplan voor geheel ZuidOostZorg dat door HR opgesteld wordt, wordt in het MT besproken. Ook worden hierin de doelstellingen (verzuim) op sectoren locatieniveau opgenomen. Deze zijn door de directie, geadviseerd door het hoofd HR, vastgesteld. Per kwartaal wordt stilgestaan bij de ‘resultaten’ en de uitvoering van het plan (opgesteld door HR). Eventueel vindt tussentijds bijstelling plaats. Het hoofd HR is initiator van dit agendapunt.

pagina 11






Directie – locatiemanagers Jaarlijks worden door de directie doelstellingen bepaald voor de locaties. Deze worden tussen directie en locatiemanager besproken. (De uitvoering van) het verzuimplan van de locatiemanager staat regelmatig op de agenda. De directie koppelt de doelstellingen terug naar het hoofd HR. FDT-overleg Direct leidinggevende, adviseur 1e lijn en HR adviseur bespreken de medewerkers die binnen de criteria van frequentie (>3 keer ziek per jaar), duur (>30 dagen aaneengesloten ziek) en totaal (>42 dagen ziek per jaar). Indien voldaan wordt aan een van deze criteria kan dit als normoverschrijdend gezien worden. Doel van dit overleg is het in kaart brengen om welke medewerkers dit gaat en passende acties in gang zetten.

pagina 12






Hoofdstuk 4: Verzuimbegeleiding en reïntegratie Dit hoofdstuk behandeld concreet de wijze waarop omgegaan wordt met verzuim in ZuidOostZorg. Het geeft inzicht in de rechten en plichten en geeft daarmee richting aan de verwachtingen die medewerker en ZuidOostZorg t.a.v. elkaar mogen hebben. Er wordt nader ingegaan op de wijze waarop een verzoek tot ziekteverlof gedaan en afgehandeld wordt. Tevens worden de acties die in het kader van de verzuimbegeleiding en de reïntegratie dienen plaats te vinden beschreven. I.v.m. het grote belang een medewerker zo spoedig mogelijk weer op de werkvloer te krijgen en de strikte wetgeving luistert navolging van deze acties nauw.

4.1 Rechten en plichten Aan de relatie tussen werkgever en werknemer ligt een arbeidsovereenkomst ten grondslag. Hier wordt o.a. een ruil afgesproken. Namelijk, geld in ruil voor arbeid. De overeenkomst brengt voor zowel werkgever als werknemer rechten en plichten met zich mee. Ook als de werknemer als gevolg van ziekte zijn werkzaamheden niet meer kan verrichten. 4.1.1 Werkgever ZuidOostZorg is verplicht: » om een verzuimbeleid te voeren, in de zin van het voorkomen (preventief) en het beperken (curatief) van ziekte (en daarmee arbeidsongeschiktheid). » indien er sprake is van arbeidsongeschiktheid, haar uiterste best te doen om de medewerker te reïntegreren. D.w.z. dat ZuidOostZorg er (uiteraard samen met de medewerker) alles aan doet om ervoor te zorgen dat de medewerker snel en verantwoord weer aan het werk gaat. In zijn eigen functie óf in een andere passende functie in ZuidOostZorg of bij een andere werkgever. Indien ZuidOostZorg het nalaat haar verplichtingen na te komen, zal het UWV (Uitvoeringsinstituut Werknemersverzekeringen) ZuidOostZorg een sanctie opleggen die doorgaans financiële gevolgen heeft. Indien de medewerker van mening is dat ZuidOostZorg haar verplichtingen niet nakomt, kan de medewerker zijn leidinggevende hierop aanspreken. Indien er een verschil van mening ontstaat, wordt de HR adviseur betrokken en kan de medewerker (of leidinggevende) zonodig bij het UWV een ‘second opinion’ aanvragen. 4.1.2 Werknemer De werknemer is verplicht om: » naast wetgeving de regels en voorschriften (protocol) die binnen ZuidOostZorg gelden na te leven. » problemen die hijzelf kan voorzien in zijn functie of werksituatie te melden bij leidinggevende; » de veiligheid- en gezondheidsvoorschriften, die ZuidOostZorg stelt, na te leven; » zich actief bezig te houden met herstel indien zich (medische) belemmeringen voordoen en af te zien van situaties die herstel belemmeren; » in geval van (dreigende) arbeidsongeschiktheid zich actief bezig te houden met het verkrijgen en/of benutten van andere mogelijkheden; Kortom, van de werknemer wordt een actieve houding verwacht t.a.v. het voorkomen van arbeidsongeschiktheid en reïntegratie bij arbeidsongeschiktheid. Er wordt van de werknemer verwacht hierin verantwoordelijkheid te nemen. Indien de werknemer nalaat zijn verplichtingen na te komen, is ZuidOostZorg genoodzaakt over te gaan tot sancties. Sancties kunnen uiteenlopen van een waarschuwing, het opschorten of inhouden van loon tot, in een uiterste situatie, zelfs ontslag. De werknemer heeft recht op: » een zorgvuldige behandeling door de leidinggevende en stafafdelingen (inclusief het recht op vertrouwelijke behandeling van alle persoonsgegevens); » aandacht, ondersteuning en, indien mogelijk, werkaanpassing die herstel van arbeidsongeschiktheid kunnen bevorderen dan wel arbeidsongeschiktheid kunnen voorkomen; » het aanvragen van een ‘second opinion’; » de mogelijkheid om op eigen initiatief een afspraak te maken voor een arbeidsgeneeskundig spreekuur met de bedrijfsarts. Tijdens het arbeidsgeneeskundig spreekuur kan de werknemer aan een bedrijfsarts vragen stellen over de eigen gezondheid in relatie tot het eigen werk;

pagina 13

Naam document: verzuimbeleid Soort document: Protocol »





inzage in het reïntegratiedossier.

4.2 Procedure “verzoek / beëindiging ziekteverlof” (zieken herstelmelding) 4.2.1 Procedure voor de werknemer » De medewerker doet persoonlijk, zo vroeg mogelijk doch uiterlijk een ½ uur voor aanvang van de dienst, bij zijn direct leidinggevende een verzoek tot ziekteverlof. Bij afwezigheid van de direct leidinggevende wordt het verzoek in eerste instantie gedaan bij diens vervanger, en later alsnog bij de direct leidinggevende. Verwacht verzoek tot ziekteverlof: Indien sprake is van een verwachte situatie (bijvoorbeeld een ziekenhuisopname of door ziekte duidelijk de komende dag(en) niet in staat zijn te werken) dan geeft de medewerker dit zo vroeg mogelijk door aan zijn direct leidinggevende. »

De medewerker geeft informatie over: » de aard van de klachten indien de werknemer hiertegen geen bezwaar heeft (is namelijk niet wettelijk verplicht); » de reden van verzuim (wat zijn de beperkingen voor het eigen werk?); » de reden van afwezigheid (wat zijn de beperkingen voor vervangende werkzaamheden?); » de verwachte duur; » het verblijfadres en telefoonnummer; » het volgende contactmoment waarin de medewerker contact opneemt met de leidinggevende; » welke mogelijkheden er zijn m.b.t. (ander) werk

»

De medewerker stelt zichzelf (opnieuw) op de hoogte van de regels en voorschriften die gelden bij verzuim.

»

De medewerker dient de eerste twee weken thuis of op het verblijfadres (telefonisch) bereikbaar te zijn (behalve bij bezoek aan een arts / behandelaar). Op advies van de bedrijfsarts én na toestemming van de direct leidinggevende mag hiervan worden afgeweken. Na deze periode maken de direct leidinggevenden en de medewerker afspraken over contactmomenten.

4.2.2 Procedure voor de direct leidinggevende » De direct leidinggevende1 neemt het verzoek tot ziekteverlof aan en vraagt naar: » de aard van de klachten (niet verplicht te antwoorden); » de reden van verzuim (wat zijn de beperkingen voor het eigen werk?); » de reden van afwezigheid (wat zijn de beperkingen voor vervangende werkzaamheden?); » de verwachte duur; » het verblijfadres; » het volgende contactmoment / afspraken over bereikbaarheid. » welke mogelijkheden er zijn m.b.t. (ander) werk »

De direct leidinggevende beoordeelt het verzoek tot ziekteverlof. Alleen wanneer sprake is van arbeidsongeschiktheid door ziekte is een verzoek tot ziekteverlof gerechtvaardigd (zie bijlage 4 ‘veelgestelde vragen m.b.t. verzuim’). In de andere gevallen kan indien nodig gebruik gemaakt worden van andere verlofvormen (zie bijlage 1 ‘verlofmogelijkheden’). De direct leidinggevende geeft aan of het verzoek gehonoreerd wordt of niet. Bij twijfel voert de direct leidinggevende overleg met de HR adviseur alvorens hij een beslissing neemt.

»

De direct leidinggevende besluit of de medewerker wel/niet voor het PVO of de bedrijfsarts opgeroepen wordt. Indien de direct leidinggevende hiertoe besluit, neemt hij contact op met het secretariaat HR voor het inplannen van een afspraak. Het secretariaat HR koppelt datum en tijd terug naar de direct leidinggevende. De leidinggevende geeft de datum en het tijdstip door aan de

1

Indien de leidinggevende niet aanwezig is, wordt bij diens vervanger het verzoek tot ziekteverlof gedaan. Deze handelt de melding zelf af en informeert de direct leidinggevende van de medewerker. De medewerker neemt binnen 24 uur alsnog contact op met de leidinggevende.

pagina 14






medewerker. De leidinggevende stuurt per email een toelichting met situatieschets en concrete vraag aan bedrijfsarts/adviseur 1e lijn. »

De direct leidinggevende treft maatregelen t.a.v. de werkverdeling en mogelijke consequenties voor de groep.

»

De direct leidinggevende geeft het verzoek tot ziekteverlof (of de overeengekomen andere vorm van verlof) voor 12:00 uur door aan het secretariaat HR. Hierbij wordt gebruik gemaakt van een volledig ingevuld formulier “verzoek / beëindiging ziekteverlof” (zie bijlage 5).

»

Direct leidinggevende geeft het ziekteverlof door aan de administratief ondersteuner roosteren (indien aanwezig).

»

De direct leidinggevende registreert het ziekteverlof en legt (indien langdurig verzuim verwacht wordt) een digitaal reïntegratiedossier aan en registreert de wet poortwachter in PI-systeem (CURA).

»

De medewerker en de direct leidinggevende onderhouden regelmatig contact met elkaar.

4.2.3 Procedure voor HR en de bedrijfsarts » Het secretariaat HR voert het ziekteverlof (of de andere vorm van verlof in het personeelsinformatiesysteem) en geeft deze zonodig aan het UWV door. 4.2.4 Herstelmeldingsprocedure » De medewerker meldt zich persoonlijk ‘hersteld’ bij zijn direct leidinggevende. Deze beoordeelt de melding en gaat wel/niet akkoord. Bij twijfel wordt door de direct leidinggevende een beroep gedaan op de bedrijfsarts en/of de HR adviseur. »

Ook bij einde zwangerschapsverlof/bevallingsverlof meldt de medewerker zich hersteld. Mocht de medewerker nog ziek zijn na einde verlof dan meldt de leidinggevende dit bij het secretariaat HR die binnen 4 dagen een melding bij het UWV doet. Let op: wanneer de medewerker vakantie opneemt na zwangerschaps/bevallingsverlof navragen of medewerker ziek t.g.v. zwangerschap/bevalling is. Na de vakantieperiode kan nl. geen ziektewetuitkering meer aangevraagd worden.

»

De direct leidinggevende geeft de herstelmelding door voor 12:00 uur aan het secretariaat HR d.m.v. het formulier “verzoek / beëindiging ziekteverlof”.

»

De direct leidinggevende geeft de herstelmelding door aan de administratief ondersteuner roosteren (indien aanwezig)

»

Het secretariaat HR verwerkt de melding in het PI-systeem (CURA) en zo nodig ook aan het UWV.

4.3 Werkwijze bij verzuim (begeleiding en reïntegratie) 4.3.1 Passend werk en vervangende werkzaamheden Zodra sprake is van ziekteverlof moet het doel van reïntegratie vastgesteld worden. Het advies en de prognose van de bedrijfsarts kunnen hierbij gebruikt worden. Het doel kan zijn reïntegratie in eigen werk of in ander passend werk. In principe wordt altijd eerst gekeken naar de mogelijkheden om in eigen werk te reïntegreren. Als blijkt dat hiertoe geen reële mogelijkheden bestaan (zie prognose bedrijfsarts), wordt gekeken naar passend werk binnen ZuidOostZorg. Indien passend werk (op termijn) niet voor handen is, wordt een reïntegratietraject opgestart met als doel passend werk bij een andere werkgever. Eigen werk Het kan voorkomen dat reïntegratie in eigen werk mogelijk wordt door een aantal aanpassingen in het werk. Het kan hierbij gaan om tijdelijke of blijvende aanpassingen. Voorbeelden van aanpassingen: » een andere inrichting van het werk (een andere (piek) belasting, andere taken, bijscholing); » verbeteringen op de werkplek (andere stoel, betere ventilatie);

pagina 15






andere arbeidsvoorwaarden (vaker werkoverleg, flexibele of andere werktijden); verbetering van de werksfeer (vaker contact met collega’s en leidinggevenden). In sommige gevallen zijn er ook subsidiemogelijkheden voor aanpassingen. Hiervoor kan een beroep gedaan worden op de HR adviseur. » »

Passend werk De arbeidsongeschikte werknemer is verplicht passend werk te verrichten waartoe de werkgever hem in de gelegenheid stelt. Onder passend werk wordt verstaan: “al het werk dat voor de krachten en bekwaamheden van de werknemer berekend is, tenzij aanvaarding om redenen van lichamelijke, geestelijke of sociale aard niet van de werknemer kan worden gevergd”. De definitie van passend werk is ruim geformuleerd. Hierdoor bestaat het gevaar dat passend werk op verschillende manieren wordt uitgelegd. Om meningsverschillen te voorkomen is het volgende gesteld: De arbeidsongeschikte werknemer heeft een half jaar de tijd om te zoeken naar werk dat overeenkomt met zijn oude beroep of niveau. Tijdelijk werk is ook passend, ook al sluit het werk niet helemaal aan bij de oude functie dan wel opleidingsniveau van de werknemer. Werk voor onbepaalde tijd in het eigen beroep van de werknemer, maar op een lager niveau is ook passend. Na zes maanden moet de werknemer zich flexibeler opstellen met het aanvaarden van passend werk. Hij mag niet meer de eis stellen dat het passend werk op zijn eigen niveau moet zijn. Hij moet dan ook werk op een lager niveau accepteren. Vervangende werkzaamheden Indien een medewerker het eigen werk nog niet (of deels) heeft hervat of nog geen passend werk heeft gevonden, wordt van de medewerker verlangd vervangende werkzaamheden te verrichten. Voornaamste doel hierbij is dat de medewerker in (het ritme van) het arbeidsproces blijft. Dit vergroot de kans op spoedige reïntegratie. De direct leidinggevende onderzoekt de mogelijkheden (en bijdrage aan de reïntegratie) van vervangende werkzaamheden en heeft hierover zonodig contact met de bedrijfsarts. Wanneer een medewerker niet meer geschikt is voor eigen werk en de kansen op ander werk binnen ZuidOostZorg klein zijn mag hij/zij geen vervangende werkzaamheden meer uitvoeren op de afdeling of binnen de organisatie en zal het reintegratietraject ( 2e spoortraject) via een re-integratiebureau, eventueel gecombineerd met opleiding , gericht zijn op ander werk buiten ZuidOostZorg. Indien vervangende werkzaamheden de reïntegratie (mogelijk) belemmeren wordt dit niet van de werknemer verlangd. 4.3.2 Tijdspad en acties De aangegeven momenten in het tijdspad zijn ‘uitersten’. Het is van belang om een (pro)actieve houding aan te nemen bij het gebruik van onderstaand tijdspad. Dus niet wachten tot er een uiterlijke datum verstrijkt, maar actie nemen zodra dat mogelijk is. Dit vergroot de kans op succesvolle reïntegratie aanzienlijk! In chronologische volgorde worden de acties weergegeven. Omwille van leesbaarheid zijn de gebruikte termen niet direct maar in paragraaf 4.3.4 ‘Begrippen’ toegelicht. Deze zijn in onderstaande tekst cursief gedrukt. Periode tot uiterlijk in de 6e week » Begeleiding en regelmatig (minimaal wekelijks) contact door direct leidinggevende. » Direct leidinggevende legt een digitaal reïntegratiedossier aan op de G:schijf in de map verzuim van zijn locatie; » Direct leidinggevende roept medewerker op voor een Probleemanalyse en advies Plan van Aanpak bij de bedrijfsarts. » De bedrijfsarts verstuurt de ‘Probleemanalyse en advies Plan van Aanpak’ naar de direct leidinggevende die het op zijn beurt aan de medewerker overhandigt. » Direct leidinggevende roept de medewerker op voor het PVO of spreekuur bij de bedrijfsarts. Bij verwachte langdurige ziekte ontvangt de medewerker van de bedrijfsarts informatie in de vorm van een brochure. Periode tot uiterlijk in de 8e week » Bij dreigend langdurig verzuim stelt direct leidinggevende samen met de medewerker een Plan van Aanpak op (zie HoeZo  Formulieren P&O  Plan van Aanpak WIA). Zonodig wordt de HR adviseur hierbij betrokken.

pagina 16

Naam document: verzuimbeleid Soort document: Protocol » » »





Plan van Aanpak wordt in tweevoud afgedrukt en door beiden ondertekend. Eén exemplaar is voor de medewerker, de ander is voor de direct leidinggevende (reïntegratiedossier). Direct leidinggevende is casemanager en bewaakt dus het proces en het nakomen van de gemaakte afspraken. Direct leidinggevende draagt er zorg voor dat werknemer voldoende op de hoogte is van de wederzijdse verwachtingen/verplichtingen.

Periode tot uiterlijk in de 13e week » Uitvoering Plan van Aanpak door direct leidinggevende en werknemer. » Minimaal tweewekelijks contact tussen direct leidinggevende en werknemer over uitvoering Plan van Aanpak. » Eventueel bijstellingen worden in bijstellingen Plan van Aanpak gedaan (zie HoeZo  Formulieren  P&O  Plan van Aanpak WIA, bijstelling). Zonodig wordt de HR adviseur betrokken. Bijstelling wordt in tweevoud afgedrukt (voor direct leidinggevende en werknemer) en door beiden ondertekend. Periode tot uiterlijk in de 52e week » Minimaal maandelijks contact tussen direct leidinggevende en werknemer over uitvoering en voortgang van het Plan van Aanpak en eventuele bijstelling daarvan. De bijstellingen worden in Bijstelling Plan van Aanpak verwerkt (incl. paraaf van direct leidinggevende en werknemer. » Kort voor het verstrijken van het eerste ziektejaar vindt een eerstejaarsevaluatie tussen leidinggevende, medewerker en HR adviseur plaats. (zie HoeZo  Formulieren  P&O Plan van Aanpak WIA, eerstejaarsevaluatie). Medewerker en leidinggevende behouden ieder een ondertekend exemplaar. Periode tot uiterlijk in de 104e week » Minimaal maandelijks contact tussen direct leidinggevende en werknemer over uitvoering en voortgang van het Plan van Aanpak en eventuele bijstelling daarvan. De bijstellingen worden in het Plan van Aanpak verwerkt (incl. paraaf van direct leidinggevende en werknemer). » Indien van toepassing wordt door de medewerker WIA aangevraagd. Ten behoeve hiervan wordt door de direct leidinggevende een reïntegratieverslag opgesteld. De HR adviseur wordt betrokken bij het reïntegratieverslag en de WIA-aanvraag. » Mogelijkheid uitstel WIA-beoordeling door direct leidinggevende én werknemer in overleg met de HR adviseur. » Eindevaluatie Plan van Aanpak door direct leidinggevende, medewerker en HR adviseur. Direct leidinggevende en medewerker behouden ieder een ondertekend exemplaar. (zie HoeZo  Formulieren  P&O Plan van Aanpak WIA, eindevaluatie).. Wellicht ten overvloede: De direct leidinggevende is casemanager en bewaakt het proces en het nakomen van de gemaakte afspraken.

4.3.3 Aandachtpunten bij verzuimbegeleiding en reïntegratie Leidinggevende en medewerker zijn het oneens Er kan zich een situatie voordoen waarin de medewerker en de leidinggevende het niet eens zijn met elkaar. Dit kan gaan over bijvoorbeeld de mate waarin reïntegratie-inspanningen zijn verricht en de mate waarin aangeboden werk passend is of niet. Indien een verschil van mening geconstateerd wordt, kunnen zowel medewerker als leidinggevende een ‘second opinion’ (ook wel deskundigenoordeel genoemd) aanvragen bij het UWV. De uitkomst is niet bindend maar weegt doorgaans wel mee bij eventuele andere stappen als een WIA-aanvraag of een kantonrechter. Werkwijze: Indien zich een meningsverschil voordoet wordt de HR adviseur voor advies betrokken. Vervolgens kan dan een zogeheten ‘first opinion’ aan de bedrijfsarts gevraagd worden (dit is voorwaarde voor de second opinion). Indien het meningsverschil blijft bestaan kan zowel door de leidinggevende als de medewerker een deskundigenoordeel aangevraagd worden bij het UWV. De kosten van een deskundigenoordeel bedragen € 100,-- voor werknemers en € 400,-- voor werkgevers. Indien de medewerker de second opinion heeft aangevraagd, in het gelijk gesteld wordt en ZuidOostZorg zich hiernaar voegt, vergoedt ZuidOostZorg de kosten hiervan aan de medewerker.

pagina 17






4 weken hersteld tussen twee ziekteperioden Indien een medewerker 4 weken volledig hersteld is en weer ziek wordt met dezelfde klachten, start een nieuwe ziekteperiode. Indien de periode van volledig herstel minder dan 4 weken bedraagt, is er sprake van een doorlopende ziekteperiode. Dit is van belang bij het vaststellen van de duur van een ziekteperiode. Langdurige ziekte bij een medewerker met een tijdelijk contract Bij een medewerker die tijdelijk in dienst is en waarbij sprake is van langdurige ziekte, is de reïntegratieverplichting onverminderd van kracht. De verzuimbegeleiding en reïntegratie verlopen gewoon volgens de richtlijnen. Indien het contract van de medewerker verloopt, dient het reïntegratiedossier vergezeld van een verkort reïntegratieverslag (zie sjablonen) overgedragen te worden aan het UWV. Salaris tijdens ziekte In de CAO zijn afspraken gemaakt over het salaris tijdens ziekte. In grote lijnen betekent dit een betaling van 100% in het eerste jaar en 70% in het tweede jaar. Voor het verrichten van reïntegratieactiviteiten in het tweede ziektejaar worden de uren die hieraan direct besteed zijn doorbetaald tegen 100% van het salaris. Onder reïntegratieactiviteiten worden die activiteiten verstaan die overeengekomen zijn in het plan van aanpak. Bijvoorbeeld vervangende werkzaamheden, sollicitatie, reïntegratiebureau, scholing etc. Gewenningsactiviteiten zoals kop koffie drinken met collega’s of uurtje langskomen om contact te houden vallen hier niet onder. Uitvoering: wanneer iemand langer dan één jaar ziek is, wordt standaard 70% van het salaris uitbetaald. De als reïntegratieactiviteit aangemerkte uren worden maandelijks achteraf door de direct leidinggevende en in overleg met de medewerker vastgesteld en doorgegeven aan de salarisadministratie. Reiskosten tijdens ziekte De reiskostenvergoeding wordt tijdens ziekte automatisch gestopt alleen indien er (op locatie) (reintegratie)werkzaamheden wordt verricht worden deze doorbetaald. Reiskosten die worden gemaakt in verband met een bezoek aan de bedrijfsarts/ adviseur 1e lijn (anders dan op eigen locatie) worden vergoed op basis van openbaar vervoer 2e klasse conform CAO VVT artikel 9.4.2. Vakantieopbouw tijdens ziekte Wettelijke vakantie-uren worden bij gedeeltelijk of volledige ziekte volledig opgebouwd. Vanaf 1 januari 2013 geldt dit ook voor de bovenwettelijke vakantie-uren. Vakantie tijdens ziekte Belangrijk doel van vakantie is om de medewerker in de gelegenheid te stellen om te recupereren van de verplichtingen die voortvloeien uit de arbeidsovereenkomst. Normaliter zijn dat de werkzaamheden, maar in geval van ziekte zijn dat de re-integratieverplichtingen. Uitgangspunt is dat de werknemer aan wie reintegratieverplichtingen zijn opgelegd (en slechts bij uitzondering is dat niet het geval), ook in staat is vakantie op te nemen. Wanneer een medewerker ervoor kiest zijn/haar (geplande) vakantie niet op te nemen, dan zal hij/zij beschikbaar moeten zijn voor de opgelegde re-integratieverplichtingen. Vakantiedagen worden volledig afgeschreven wanneer (gedeeltelijk) zieke medewerkers (vakantie)verlof opnemen.

Ziekte tijdens vakantie Indien een medewerker tijdens vakantie ziek wordt, kan hij aanspraak maken op een vergoeding van deze ziektedagen. D.w.z. dat deze dagen niet als vakantiedagen worden aangemerkt maar als ziektedagen. Werkwijze: De medewerker voert een bewijsstuk van een arts aan waaruit blijkt dat een medewerker ziek is geweest. Zonodig beoordeelt de bedrijfsarts of er sprake is van een geldige reden voor ziekmelding. Indien de melding door direct leidinggevende geaccepteerd wordt, vindt verrekening plaats met het vakantietegoed en wordt de ziekmelding volgens protocol doorgegeven.

pagina 18






4.3.4 Begrippen Reïntegratiedossier De direct leidinggevende houdt vanaf het begin van het dreigend langdurig verzuim een digitaal (G:schijf + CURA) en papieren reïntegratiedossier bij met het verloop van de ziekte. Hierin worden alle activiteiten vermeld die direct leidinggevende en werknemer hebben ondernomen om terugkeer mogelijk te maken. In het reïntegratiedossier legt direct leidinggevende alle gegevens vast die betrekking hebben op: » het verloop van het ziekteverzuim van werknemer; » de activiteiten die werkgever heeft ondernomen om werknemer weer aan het werk te krijgen; » de activiteiten die werknemer heeft ondernomen om weer aan het werk te gaan; » alle documenten en correspondentie met betrekking tot de ondernomen activiteiten; » alle contactmomenten met een korte omschrijving van de inhoud en gemaakte afspraken. Werknemer ontvangt afschriften van alle belangrijke stukken die in het dossier worden opgenomen. Direct leidinggevende draagt hiervoor zorg. Het reïntegratiedossier is in een later stadium onderdeel van het reïntegratieverslag. Probleemanalyse en advies Plan van Aanpak van de bedrijfsarts2 De bedrijfsarts zal uiterlijk binnen zes weken na de eerste ziektedag een probleemanalyse en advies Plan van Aanpak geven over (de situatie van) de arbeidsongeschikte werknemer. Het gaat hierbij ondermeer om vast te stellen of er sprake is van langdurig verzuim, wat de aard van de klachten is en wat de beperkingen zijn. Omstandigheden (privé/werk) die van invloed kunnen zijn op het functioneren of de reïntegratie moeten worden beschreven. Een eventueel arbeidsconflict moet worden aangegeven. Alles zal erop gericht zijn om direct leidinggevende en werknemer te adviseren wat er gedaan kan worden om het herstel en de werkhervatting te bespoedigen. Indien er al vroegtijdig een inschatting gemaakt kan worden of het verzuim langdurig zal zijn, kan de probleemanalyse en advies Plan van Aanpak al eerder dan zes weken plaatsvinden. Direct leidinggevende neemt hierin initiatief naar de bedrijfsarts en medewerker. Plan van Aanpak Indien er sprake is van langdurig verzuim, dan moet direct leidinggevende, samen met werknemer, een Plan van Aanpak voor reïntegratie opstellen dat door beiden wordt ondertekend. De afspraken die in het Plan van Aanpak zijn gemaakt, moeten door direct leidinggevende en werknemer worden nageleefd. Casemanager Om de uitvoering van het Plan van Aanpak te begeleiden en te bewaken wordt een casemanager aangewezen. De casemanager is in beginsel de direct leidinggevende. Bijstelling van het Plan van Aanpak Indien zich een wijziging in de situatie voordoet kan het wenselijk zijn het Plan van Aanpak bij te stellen. Hiervoor kan gebruik gemaakt worden van het sjabloon ‘bijstelling Plan van Aanpak’. De bijstelling is onderdeel van het Plan van Aanpak en wordt dus (in tweevoud) opgesteld door direct leidinggevende én werknemer. Van beiden wordt verwacht dat zij voor de bijstelling(en) een paraaf zetten. Eerstejaarsevaluatie Het is van belang om tussentijds stil te staan bij de geleverde reïntegratie-inspanningen. Om deze reden verwacht het UWV van direct leidinggevende en werknemer voor het einde van het eerste ziektejaar de reïntegratie-inspanningen te evalueren en schriftelijk vast te leggen. Het UWV informeert de medewerker hierover na 42 weken ziekte. WIA-aanvraag Indien werknemer na ongeveer 86 weken na de eerste ziektedag nog niet (volledig) hervat is in eigen of ander werk, dan ontvangt hij WIA-aanvraagformulieren van UWV. Bij de WIA-aanvraag moet ook het reïntegratieverslag meegestuurd worden. UWV beoordeelt aan de hand van dit verslag of werkgever en

2

Voor de weten regelgeving zie – www.uwv.nl of www.szw.nl

pagina 19






werknemer voldoende reïntegratie-inspanningen hebben geleverd. Dit is een van de voorwaarden voor een WIA-uitkering. Reïntegratieverslag In het reïntegratieverslag moeten direct leidinggevende en werknemer verantwoording afleggen over de inspanningen die zij hebben verricht om terugkeer naar werk te bespoedigen. Uiteraard kan de HR adviseur ondersteuning bieden. Het reïntegratieverslag moet tegelijkertijd met de WIA-aanvraag, bij het UWV worden ingediend. Het reïntegratieverslag dient dus als onderbouwing voor de WIA-aanvraag. Om het reïntegratieverslag te kunnen maken, verzamelt direct leidinggevende alle documenten die over de reïntegratie van de werknemer zijn gemaakt. De volgende ‘partijen’ zijn belast met de volgende taken: De bedrijfsarts maakt een ‘actueel oordeel’. Op basis van de contacten met de direct leidinggevende en de werknemer evalueert de bedrijfsarts het verloop van de reïntegratie. De bedrijfsarts beschrijft dit in het actueel oordeel, onderdeel van de probleemanalyse. De direct leidinggevende ontvangt de gehele probleemanalyse voor het reïntegratieverslag. Dit is overigens niet dezelfde probleemanalyse als in uiterlijk de 6 e week ontvangen wordt. Direct leidinggevende evalueert het Plan van Aanpak met werknemer. Voordat het reïntegratieverslag gemaakt kan worden, evalueert direct leidinggevende het verloop van de reïntegratie met werknemer d.m.v. een ‘evaluatie Plan van Aanpak’. Daarna verzamelt hij/zij alle documenten voor het reïntegratieverslag. Het uitvoeren en bijstellen van het Plan van Aanpak gaat ondertussen onverminderd door tot de reïntegratie is afgerond! Direct leidinggevende zorgt ervoor dat werknemer alle documenten krijgt. Direct leidinggevende stuurt of overhandigt een kopie van de probleemanalyse en advies Plan van Aanpak (inclusief gemaakte bijstellingen en actueel oordeel), het Plan van Aanpak (inclusief gemaakte bijstellingen), eerstejaarsevaluatie en Eindevaluatie Plan van Aanpak aan werknemer. Deze documenten heeft werknemer nodig voor het reïntegratieverslag. Hij/zij voegt daar zelf de medische informatie aan toe (ontvangen van bedrijfsarts). Dan is het reïntegratieverslag klaar. Werknemer doet rond de 86e ziekteweek de WIA-aanvraag. Werknemer moet binnen 86 weken na de eerste ziektedag de WIA-aanvraagformulieren en het reïntegratieverslag insturen. Op het te laat doen van een WIA-aanvraag staat een boete voor de werknemer (opgelegd door het UWV). Samenvattend bestaat het reïntegratieverslag uit de volgende onderdelen: » Probleemanalyse en advies Plan van Aanpak (door bedrijfsarts)*. » Actueel oordeel (door bedrijfsarts)*. » Plan van Aanpak (door direct leidinggevende en werknemer)*. » Gemaakte bijstellingen Plan van Aanpak (door direct leidinggevende en werknemer)*. » Eerstejaarsevaluatie*. » Eindevaluatie Plan van Aanpak door direct leidinggevende en werknemer (door direct leidinggevende en werknemer)*. » Alle relevante overige gegevens die van belang zijn voor het UWV bij het maken van de inschatting of er voldoende inspanningen zijn verricht*. » Medische informatie (ontvangt werknemer van bedrijfsarts)**. » Evaluatie werknemer (door werknemer)**. * Ontvangt medewerker van direct leidinggevende. ** Voegt medewerker zelf toe. Uitstel WIA-beoordeling Als het ernaar uitziet dat de medewerker (kort) na 104 weken tot volledige werkhervatting zal komen, kan de WIA-beoordeling maximaal één jaar worden uitgesteld. Van deze zogenoemde ‘verlengde wachttijd’ kan alleen gebruik gemaakt worden, als de direct leidinggevende én de werknemer hiertoe samen besluiten. Bij het gezamenlijke verzoek aan het UWV kunnen direct leidinggevende en werknemer

pagina 20






aangeven met hoeveel tijd zij willen verlengen. Een uitstel wordt in overleg met de HR adviseur aangevraagd. Indien het zeker is dat werkhervatting kort na de 104 weken gerealiseerd wordt is een WIA-keuring weinig zinvol en werkt eerder verstorend dan stimulerend op het herstelproces. De werknemer kan, als eenmaal besloten is tot een verlengde wachttijd, de wachttijd te bekorten door tussentijds een WIA-aanvraag indienen. Wanneer gebruik gemaakt wordt van de verlengde wachttijd betekent dit dat het reïntegratieverslag nog niet opgesteld hoeft te worden. Pas bij de WIA-aanvraag is het reïntegratieverslag van belang. Dan pas wordt immers de inschatting gemaakt of werkgever en werknemer voldoende reïntegratieactiviteiten hebben verricht.

pagina 21






Bijlage 1 – Verlofmogelijkheden Calamiteiten- en ander kort verzuimverlof Omschrijving Dit verlof kan worden opgenomen in acute noodsituaties. Bijvoorbeeld een gesprongen waterleiding, een plotseling ziek kind waarvoor opvang geregeld moet worden of een sterfgeval in de familie waardoor er zaken geregeld moeten worden. Uiterlijk aanvraagmoment Zo snel mogelijk na kennisneming door de werknemer van de noodsituatie. Ingangsdatum Wanneer dat nodig is. Kan verzoek geweigerd worden? Nee, tenzij het een onredelijk verzoek is. Maximale duur Een redelijke periode, waarbinnen de eerste noodmaatregelen kunnen worden getroffen. Loondoorbetaling? Ja. De omvang van dit verlof bedraagt – achteraf vast te stellen – de benodigde tijd met een maximum van 24 uur per kalenderjaar. Bijzonderheden Wanneer dit niet toereikend is ontstaat er onder bepaalde voorwaarden recht op onbetaald verlof. Kortdurend zorgverlof Omschrijving

Uiterlijk aanvraagmoment Ingangsdatum Kan verzoek geweigerd worden? Maximale duur Loondoorbetaling? Bijzonderheden

Adoptieverlof Omschrijving Uiterlijk aanvraagmoment Ingangsdatum Kan verzoek geweigerd worden? Maximale duur Loondoorbetaling?

Bijzonderheden

Volgens de Wet Arbeid en Zorg: Dit verlof kan worden opgenomen bij de noodzakelijke verzorging van bepaalde personen. Zo snel mogelijk na kennisneming van de situatie. Wanneer dat mogelijk is. Ja, bij zwaarwegende bedrijfsbelangen. Wet arbeid en zorg: max. twee maal de arbeidsduur per week per 12 maanden. Wet Arbeid en Zorg: 70% van het laatstverdiende loon, echter minimaal het minimumloon. Indien er zorgverlof wordt aangevraagd, dient eerst getoetst te worden of men voldoet aan de voorwaarden van de CAO. Voldoet met hier aan dan wordt volgens de CAO verlof toegekend, voldoet men hier niet aan dan kan de wettelijke kortdurend zorgverlofregeling van toepassing zijn.

Wet Arbeid en Zorg: Zowel moeders als vaders hebben recht op adoptiezorgverlof om te wennen aan de nieuwe gezinssituatie. 3 weken voor de gewenste ingangsdatum. Vanaf 2 weken voor de adoptiedatum, maar uiterlijk binnen 16 weken nadat het kind in het gezin is opgenomen. Wet Arbeid en Zorg: Nee. Wet Arbeid en Zorg: 4 aaneengesloten weken. . Wet Arbeid en Zorg: Nee, de werknemer heeft recht op een uitkering ter hoogte van 100% van zijn dagloon (beperkt tot het geldende maximumdagloon). De werkgever moet deze uitkering aanvragen, uiterlijk 2 weken voor de ingangsdatum. Vakantieopbouw loopt door. Op basis van de Wet arbeid en Zorg kan aanspraak gemaakt worden op verlof. Dit betekent dat in ieder geval niet van de wettelijke bepalingen afgeweken mag worden.

pagina 22






Zwangerschaps- en bevallingsverlof Omschrijving Een werkneemster heeft recht op zwangerschaps- en bevallingsverlof dat minimaal 16 weken bedraagt. Uiterlijk aanvraagmoment Zwangerschapsverlof: 3 weken voor de beoogde ingangsdatum. Werkneemster moet werkelijke bevallingsdatum uiterlijk de tweede na de bevallingsdatum dag aan de werkgever kenbaar maken. Ingangsdatum Zwangerschapsverlof: niet eerder dan 6 weken en niet later dan 4 weken voor de vermoedelijke bevallingsdatum. Bevallingsverlof: vanaf de dag na de bevalling. Kan verzoek geweigerd worden? Nee. Maximale duur 16 aaneengesloten weken en indien van toepassing vermeerderd met het aantal dagen tussen de vermoedelijke bevallingsdatum en de later gelegen daadwerkelijke bevallingsdatum. Volgens CAO bestaat de mogelijkheid van verlenging van het bevallingsverlof met maximaal 4 weken. Loondoorbetaling? Nee, de werkneemster heeft recht op een uitkering ter hoogte van 100% van haar dagloon (beperkt tot het geldende maximum dagloon). De werkgever moet deze uitkering aanvragen uiterlijk 2 weken voor de ingangsdatum. Een verlenging volgens CAO is onbetaald en zonder uitkering. Bijzonderheden Bij het aanvragen dient werkneemster een verklaring van de verloskundige of arts te overhandigen.

Ouderschapsverlof Omschrijving

Uiterlijk aanvraagmoment Ingangsdatum Kan verzoek geweigerd worden?

Maximale duur

Loondoorbetaling? Bijzonderheden

Zowel vaders als moeders die tenminste 1 jaar in dienst zijn hebben recht op ouderschapsverlof tot de datum waarop hun kind de leeftijd van 8 jaar bereikt. 2 maanden voor de beoogde ingangsdatum, tenzij de werkgever instemt met een verkorte aanvraagperiode. De afgesproken datum. Nee, als invulling volgens de standaardregeling wordt aangevraagd. Als de werknemer om een andere invulling vraagt (bijvoorbeeld omvang of verlenging), kan dat geweigerd worden bij zwaarwegende bedrijfsbelangen. De standaardregeling is 26 maal de arbeidsduur, op te nemen gedurende 12 maanden voor maximaal de helft van de wekelijkse arbeidsduur. In overleg kunnen andere combinaties worden afgesproken. Het verlof moet aaneengesloten worden opgenomen. In afwijking van het bepaalde in de wet arbeid en zorg, mag het verlof opgenomen worden over de gehele contractuele arbeidsduur gedurende een periode van zes maanden. Deze periode van zes maanden kan in overleg tussen werkgever en werknemer eenmaal verlengd worden met maximaal zes maanden. Nee, het is onbetaald verlof. De werknemer bepaalt in eerste instantie hoe de verlof- en werktijden over de week worden verdeeld. Op grond van zwaarwegende bedrijfsbelangen kan de werkgever tot 4 weken voordat het verlof ingaat een gewijzigde spreiding van de werknemer verlangen.

pagina 23






Bijlage 2 – Taken verantwoordelijkheden en bevoegdheden Direct leidinggevende » Is de spil in de uitvoering van het verzuimbeleid. » Is verantwoordelijk voor het verzuim binnen zijn of haar team. » Is verantwoordelijk voor de verzuimbeheersing (voorkomen en oplossen) en -begeleiding. » Is casemanager. Aandachtsgebied » Uitvoering van verzuimbeleid. » Verzuimbeheersing en –begeleiding binnen het eigen team. Verantwoordelijkheid » Is verantwoordelijk voor het verzuim binnen het eigen team. » Is verantwoordelijk voor een adequate verzuimbegeleiding en –beheersing (voorkomen en oplossen). » Is verantwoordelijk voor informatieverstrekking naar de locatiemanager. Taken » Signaleert knelpunten/situaties die arbeidsongeschiktheid/verzuim tot gevolg kunnen hebben en lost deze, zonodig met behulp van anderen, op. » Maakt bij verwacht langdurig verzuim samen met de medewerker een plan van aanpak en geeft hieraan samen met de medewerker uitvoering. Begeleidt de reïntegratie vervolgens volgens protocol. » Onderhoudt contact met de medewerker, adviseur 1e lijn, bedrijfsarts en HR adviseur. » Doet melding van verzuim en wijzigingen hierin volgens protocol. Bevoegdheden » Is bevoegd binnen de gestelde kaders afspraken met de eigen medewerker(s) te maken ter voorkoming van verzuim of ter bevordering van reïntegratie. » Is bevoegd medewerkers aan te spreken op het niet naleven van het verzuimbeleid. Locatiemanager Aandachtsgebieden » Verzuimdoelstelling eigen locatie(s). » Specifieke verzuimproblematiek binnen de eigen locatie(s). » Randvoorwaarden waarbinnen de direct leidinggevenden uitvoering geven aan de verzuimbegeleiding en –beheersing. Verantwoordelijkheid » Is verantwoordelijk voor het (totale) verzuim binnen zijn of haar locatie(s). » Is verantwoordelijk voor de activiteiten en faciliteiten op de eigen locatie(s) in het kader van verzuimbeheersing. » Is verantwoordelijk voor het jaarlijks opstellen en uitvoeren van het verzuimplan met als doel het behalen van de verzuimdoelstelling voor de betreffende locatie. » Is verantwoordelijk voor de verzuimbegeleiding in teamoverstijgende situaties en neemt in deze de verantwoordelijkheid en rol van casemanager over. Taken » Brengt jaarlijks de voor de eigen locatie geldende verzuimproblematiek in kaart, maakt een verzuimplan (plan van aanpak met als doel het behalen van de verzuimdoelstelling) en geeft hieraan uitvoering. » Creëert randvoorwaarden waarbinnen de eigen direct leidinggevenden uitvoering kunnen geven aan het verzuimbeleid.. » Houdt het onderwerp ‘ziekteverzuim’ actueel.

pagina 24






Bevoegdheden » Is bevoegd binnen het eigen budget initiatieven te ontplooien ter realisatie van de verzuimdoelstelling. » Is bevoegd in het kader van het casemanagerschap afspraken met de eigen medewerker(s) te maken ter voorkoming van verzuim of ter bevordering van reïntegratie. Directie Aandachtsgebied » Controle op uitvoering van het vastgestelde verzuimbeleid. » Resultaten » Cyclische werkwijze Verantwoordelijkheid » Draagt eindverantwoordelijkheid voor het totale verzuim binnen de gehele organisatie. » Is verantwoordelijk voor de cyclische werkwijze waarin op verschillende niveaus in de organisatie doelstellingen bepaald worden, plannen gemaakt en uitgevoerd worden en evaluaties plaatsvinden. Taken » Maakt jaarlijks afspraken met de locatiemanagers over de te behalen doelstellingen. » Maakt afspraken met de locatiemanagers over de hoogte van het budget voor het bereiken van deze doelstellingen. » Evalueert samen met de locatiemanager achteraf de inspanningen versus het resultaat en beoordeelt dit. » Houdt het onderwerp verzuim actueel. Bevoegdheden » Is bevoegd doelstellingen voor de locaties en sectoren vast te stellen. » Is bevoegd budgetruimte te bepalen voor de locatiemanagers ter realisatie van het jaarlijkse plan van aanpak. » Is bevoegd de inspanningen en resultaten te evalueren en te beoordelen. Hoofd HR Aandachtsgebied » Zicht op verzuimproblematiek (analyse) en in dat kader wat er leeft binnen de organisatie. » Actueel en passend verzuimbeleid. » Proces ‘aanjagen’. » Controlerende rol als het gaat om naleving van het verzuimbeleid (gedelegeerde taak vanuit de directie). Monitort in dit kader de verzuimactiviteiten. Verantwoordelijkheid » Heeft de door de directie gedelegeerde taak controle uit te oefenen op de vastgestelde werkwijze en de uitvoering van het verzuimbeleid. » Houdt het verzuimbeleid actueel. » Heeft de rol als ‘aanjager’ van het proces. » Signaleert ontwikkelingen in het verzuim van de organisatie. » Adviseert gevraagd en ongevraagd omtrent verzuimbeleid. Taken » Maakt jaarlijks een verzuimanalyse waarin de verzuimproblematiek op locatieniveau tot uiting komt. » Controleert de uitvoering van het vastgestelde verzuimbeleid. » Vertaalt in- en externe ontwikkelingen naar aanpassingen in het verzuimbeleid. » Jaagt het ‘organisatieproces’ ziekteverzuim aan. » Vertaalt ontwikkelingen in het verzuim naar concrete adviezen. Bevoegdheden » Kan gevraagd en ongevraagd advies geven inzake verzuimbeleid. » Is bevoegd leidinggevenden aan te spreken op de naleving van het verzuimbeleid.

pagina 25






HR adviseur Aandachtsgebieden » Ondersteuning en advisering van betrokken partijen. » Signalering van knelpunten in het verzuimbeleid of de uitvoering daarvan. Verantwoordelijkheid » Is verantwoordelijk voor de vertaling van weten regelgeving in de individuele begeleiding. » Is verantwoordelijk voor controle op de uitvoering van het verzuimbeleid. » Is verantwoordelijk voor een juiste informatieverstrekking naar medewerkers en leidinggevenden. Taken » Ondersteunt en adviseert gevraagd en ongevraagd direct leidinggevende bij de verzuimbegeleiding en -beheersing. » Adviseert medewerkers in het kader van reïntegratie en geeft voorlichting. » Ondersteunt en adviseert gevraagd en ongevraagd locatiemanagers bij de verwezenlijking van de verzuimdoelstellingen. » Ondersteunt en adviseert gevraagd en ongevraagd locatiemanagers bij de verzuimbegeleiding in teamoverstijgende situaties. » Signaleert knelpunten in verzuimbeleid of de uitvoering daarvan en neemt in dit kader initiatieven. » Signaleert ontwikkelingen in het verzuim van organisatieonderdelen en neemt in dit kader initiatieven. » Heeft een controlerende rol t.a.v. de uitvoering van het verzuimbeleid. Bevoegdheden » Kan gevraagd en ongevraagd advies geven inzake verzuimbeleid, -beheersing en -begeleiding. » Is bevoegd leidinggevenden aan te spreken op de naleving van het verzuimbeleid. Secretariaat HR Aandachtsgebied » Verzuim registratie en administratie. Verantwoordelijkheid » Is verantwoordelijk voor een volledige registratie van verzuimsituaties. » Is verantwoordelijk voor het verstrekken van verzuimgegevens (standaard en op aanvraag). » Is verantwoordelijk voor de planning van PVO gesprekken en spreekuur bedrijfsarts Taken » Registreert verzuim conform de richtlijnen van het verzuimbeleid. » Verzorgt de standaard verzuimrapportage. » Verstrekt op verzoek verzuimgegevens. » Verzorgt de planning van de PVO gesprekken en spreekuur bedrijfsarts Bevoegdheden » Is bevoegd ziekmeldingen te registreren dan wel te wijzigen op aanwijzing van leidinggevenden. » Is bevoegd navraag te doen ter verduidelijking van verzuimsituaties t.b.v. de registratie. Bedrijfsarts Aandachtsgebied » Organisatiebrede verzuimproblematiek. » Individuele verzuimproblematiek. Verantwoordelijkheid » Is verantwoordelijk voor het vaststellen van de mogelijkheden dan wel beperkingen bij (mogelijk) verzuim. » Is verantwoordelijk voor een adequate en volledige advisering van leidinggevenden en medewerkers.

pagina 26






Taken » Adviseert over mogelijkheden en beperkingen in individuele situaties. » Adviseert over het voorkomen en omgaan met arbeidsongeschiktheid op zowel individueel als organisatorisch niveau. » Adviseert organisatiebreed gevraagd en ongevraagd met betrekking tot verzuimproblematiek. » Verricht acties conform de Wet Verbetering Poortwachter. » Adviseert over reïntegratieactiviteiten. Medewerker Aandachtsgebied » Eigen verzuimgedrag. » Verzuimcultuur. » Voorkomen van eigen verzuim. Verantwoordelijkheid » Is verantwoordelijk voor het eigen verzuimgedrag. » Is verantwoordelijk voor de eigen reïntegratie bij arbeidsongeschiktheid. » Is verantwoordelijk voor het signaleren van situaties die arbeidsongeschiktheid of verzuim tot gevolg hebben. » Is verantwoordelijk voor een gezond kritische houding ten opzichte van verzuimgedrag van collega’s. Taken Algemeen » Spreekt collega’s aan op verzuimgedrag dat niet overeenstemt met de richtlijnen die in het verzuimbeleid zijn bepaald. Bij arbeidsongeschiktheid » Meldt de arbeidsongeschiktheid volgens protocol bij direct leidinggevende. » Leeft voorschriften na. » Stelt alles in het werk om reïntegratie te bevorderen en ziet af van zaken die de reïntegratie belemmeren. Ter voorkoming van arbeidsongeschiktheid » Situaties die (mogelijk) arbeidsongeschiktheid tot gevolg hebben en worden besproken met de direct leidinggevende. Eventueel wordt een beroep gedaan op de HR adviseur. » Voert de fysiek belastende werkzaamheden conform de richtlijnen uit. » Brengt balans in de relatie belasting – belastbaarheid en doet hierbij zonodig een beroep op direct leidinggevende of de HR adviseur. M.b.t. reïntegratie » Stelt bij de verwachting dat het verzuim langer dan twee weken duurt, in samenwerking met de direct leidinggevende, een plan van aanpak op met als doel reïntegratie. » Doet voorstellen om de oorzaken van arbeidsongeschiktheid te voorkomen of te bestrijden. » Onderhoudt regelmatig contact met direct leidinggevende. » Houdt direct leidinggevende op de hoogte van veranderingen in de situatie. Ergocoach Aandachtsgebied » Wijze waarop fysiek belastende werkzaamheden uitgevoerd worden. Verantwoordelijkheid » Is verantwoordelijk voor het overbrengen van kennis over fysieke belasting (gevolgen en voorkomen). » Is verantwoordelijk voor het aanspreken / bespreken van een eventuele afwijkende manier van werken. » Is verantwoordelijk voor het signaleren van situaties die (onnodig) te fysiekbelastend zijn.

pagina 27






Taken » Brengt kennis en vaardigheden over op het team m.b.t. de wijze waarop fysiek belastende werkzaamheden uitgevoerd dienen te worden. » Spreekt collega’s aan indien een andere wijze van uitvoering gebruikt wordt. » Houdt leidinggevende op de hoogte van de mate waarin volgens de richtlijnen (til- en verplaatsing) gewerkt wordt. » Kijkt (op aanvraag of op eigen initiatief) mee met een collega en geeft aanwijzingen in relatie tot fysieke belasting. » Signaleert knelpunten t.a.v. fysieke belasting naar zowel direct leidinggevende als transfercommissie. Transfercommissie Aandachtsgebied » Wijze waarop fysiek belastend werk uitgevoerd wordt en in- en externe ontwikkelingen op dit gebied. Verantwoordelijkheid » Is verantwoordelijk voor het vertalen van relevante ontwikkelingen op het gebied van fysieke belasting naar de wijze waarop binnen ZuidOostZorg fysiek belastend werk uitgevoerd dient te worden. » Zorgt voor ondersteuning ergocoaches ten behoeve van deskundigheid. Taken » Blijft op de hoogte van ontwikkelingen op het gebied van fysieke belasting en vertaalt deze naar concrete werkwijzen. » Initieert acties ten behoeve van het op peil brengen/houden van de deskundigheid van ergocoaches. » Doet voorstellen t.a.v. beleidswijzigingen op het gebied van fysieke belasting.

pagina 28






Bijlage 3 - STROOMSCHEMA VERZUIMBEGELEIDING Leidinggevende laat medewerker oproepen voor PVO gesprek na max. 3 weken verzuim (gesprek medewerker-adviseur 1e lijnleidinggevende). In bijzondere gevallen eerder.

Oproep PVO gesprek. Adviseur 1e lijn stelt vast of er sprake is van dreigend langdurigJA verzuim.

Leidinggevende stuurt medewerker (evt. op advies van adviseur 1e lijn) door naar bedrijfsarts voor probleemanalyse (uiterlijk 6e week).

NEE

Er volgt geen probleemanalyse, wel wordt er een evaluatiedatum vastgesteld

Evaluatie wel/geen dreigend langdurig verzuim (voor 6de week)

JA

NEE Medewerker reïntegreert binnen 6 weken in eigen functie

Bedrijfsarts beoordeelt of er mogelijkheden zijn tot reïntegratie in eigen of ander werk binnen de organisatie.

Nee

Indien er geen sprake is van mogelijkheden tot reïntegratie blijft de medewerker bij de bedrijfsarts in consult

JA Medewerker wordt terug verwezen naar adviseur 1e lijn, indien er sprake is van mogelijkheden tot reïntegratie in eigen of ander werk binnen de organisatie. (0% afwezigheid is uitgangspunt)

Poortwachterstoets/functie (on)geschiktheidtoets (6 maanden). Bij ongeschiktheid voor eigen functie wordt de medewerker terug verwezen naar de bedrijfsarts voor het maken van een functionelemogelijkhedenlijst (fml)

Bij twijfel over passend werk wordt een deskundigenoordeel (UWV) aangevraagd

pagina 29






Bijlage 4 – Verzuimplan

Verzuimplan Locatie Verantwoordelijke Datum CC

: : : : Eigen leidinggevende, HR adviseur en direct leidinggevenden

Als basis voor het verzuimplan wordt gebruik gemaakt van het volgende integrale verzuimmodel: Organisatie Belastende factoren - arbeidsinhoud - arbeidsomstandigheden - arbeidsverhoudingen - arbeidsvoorwaarden

Individu Binding - aan het werk - aan collega's - aan de organisatie

verzuimnoodzaak

verzuimbehoefte

Individu Belastbaarheid - motivatie - kwalificatie - gezondheid - situatie

Organisatie Regels en opvattingen - visie op verzuim - verzuimprotocol - verzuimbeleid

Afspraken: geoorloofd verzuim óf werkhervatting niet medisch begeleiding: vb. schoing of ondersteuning

verzuimoorzaak

werkhervattingsdrempel

Sociaal-medische begeleiding: verzuimbegeleiding medisch Werk: passend of vervangend

Knelpunten t.a.v. verzuimmodel Hieronder geeft u een beschrijving van de onderdelen van het verzuimmodel zoals deze voor uw locatie van toepassing is. Belastende factoren

Belastbaarheid

Verzuimnoodzaak (In welke mate is er sprake van balans tussen belasting en belastbaarheid?)

Binding

Regels en opvattingen

Verzuimbehoefte (In welke mate vullen ‘regels en opvattingen’ en ‘binding’ elkaar voldoende aan?)

Verzuimoorzaak (Met welk soort verzuim heeft mijn locatie vooral te maken?)

Werkhervattingdrempel (Hoe moeilijk is het om weer aan het werk te gaan?)

pagina 30






Kern van het verzuimprobleem (Welk verzuimprobleem heeft/krijgt mijn locatie?)

Doelstellingen Doelstellingen in relatie tot verzuimprobleem(en) (Specifiek, Meetbaar, Acceptabel (voor allen voldoende belangrijk), Realistisch, Tijd)

Oplossingen Passende oplossingen voor de genoemde kernpunten van het verzuimprobleem(en)

In gang te zetten acties t.b.v. deze oplossingen (betrokkenen, actie, doel, tijdspad en evaluatie)

Positieve aandacht (Hoe wordt deze periode aandacht besteed aan weinig/geen verzuim?)

Geschatte totale kosten

Gegevens verzuimplan Verantwoordelijke : Maand van evaluatie : Vastgesteld op : Paraaf verantwoordelijke …………………………….

maart / / Paraaf diens leidinggevende …………………………….

Ruimte voor overige onderwerpen

pagina 31






Bijlage 5 – Veel gestelde vragen m.b.t. verzuim De praktijk leert dat onduidelijkheden binnen het verzuimbeleid leiden tot een hoger verzuim. Soms zijn situaties vervelend om te bespreken en wanneer het ook nog eens niet duidelijk is hoe te handelen, blijft het bespreken ervan er vaak bij. Om dit te voorkomen is een lijst met veelgestelde vragen opgesteld. Ondanks dat hiermee niet alle vragen beantwoord worden, wordt hiermee een duidelijke richting aangegeven. Wat is het verschil tussen ziekte, arbeidsongeschiktheid en verzuim? Ziekte Er zijn veel verschillende definities van ziekte in omloop. In het kader van verzuimbeheersing worden met ziekte medische beperkingen bedoeld. Zowel de medewerker als de leidinggevende zijn geen arts wat het soms moeilijk maakt om vast te stellen of er sprake is van ziekte. Indien er twijfel bestaat of er sprake is van een ‘grijs gebied’ kan een beroep gedaan worden op de bedrijfsarts. Arbeidsongeschiktheid Er is sprake van arbeidsongeschiktheid als je door medische beperkingen (bepaalde) werkzaamheden van je eigen functie niet kan verrichten. Verzuim Van verzuim is sprake wanneer werkzaamheden daadwerkelijk niet verricht. Het klinkt misschien vreemd, maar ziekte is in het kader van verzuim het minst interessant (los van dat het erg vervelend voor de medewerker kan zijn). Er zijn immers genoeg medewerkers die ziek zijn en gewoon hun werkzaamheden kunnen verrichten. Wel is arbeidsongeschiktheid interessant. Pas wanneer sprake is van arbeidsongeschiktheid kan overgegaan worden tot verzuim in de vorm van ziekteverlof. Wanneer kan ik mij ziek melden? Ziekte en het daardoor niet kunnen verrichten van de werkzaamheden (arbeidsongeschiktheid) zijn voorwaarde voor een ziekmelding. Volgens de wet behoud je jouw loon wanneer je door ziekte (of zwangerschap of bevalling) je werk niet kan verrichten. Indien hiervan geen sprake is en je hebt toch de behoefte om niet te hoeven werken dan kan je in overleg kijken wat de mogelijkheden zijn t.a.v. (onbetaalde) verlofdagen of vakantiedagen. Ik heb mij met een goede reden ziek gemeld. De melding is door mijn direct leidinggevende geaccepteerd maar toch verwacht hij/zij van mij dat ik naar het werk toe kom. Waarom is dit? Een ziekmelding wordt geaccepteerd als er sprake is van arbeidsongeschiktheid. D.w.z. dat de eigen werkzaamheden door ziekte (of een ongeval) niet kunnen worden verricht. Dit wil niet zeggen dat er helemaal geen werkzaamheden meer verricht kunnen worden. Daarnaast leert de praktijk dat, indien een medewerker (langdurig) thuis blijft, er een drempel kan ontstaan naar het werk terug te keren wat een spoedige reïntegratie verhinderd. Daarom wordt altijd gezocht naar vervangende werkzaamheden. Totdat je je eigen werkzaamheden weer kunt uitvoeren of er ander blijvend passend werk gevonden is, blijf je ziek gemeld staan (ondanks dat er andere werkzaamheden worden uitgevoerd). Omdat ZuidOostZorg gewoon het loon doorbetaalt (1e ziektejaar 100% en 2e ziektejaar 70%) wordt er van je verwacht vervangende werkzaamheden te verrichten. Door allerlei omstandigheden heb ik de afgelopen nachten nauwelijks geslapen. Ik wil me ziekmelden om over een paar dagen weer vol energie het werk te kunnen hervatten. Kan dit? Privé-omstandigheden kunnen het soms lastig maken als je daarnaast ook nog een baan hebt. Mocht je hierdoor een tijdelijke ‘dip’ hebben dan kan je met je leidinggevende overleggen om bijvoorbeeld een vakantiedag of onbetaalde verlofdag op te nemen. Je zou ook kunnen overleggen of je d.m.v. een aangepaste planning de belasting van het werk tijdelijk kunt verlagen. Ziek melden is in deze situatie geen optie.

pagina 32






Tijdens het weekend heb ik mijn enkel verstuikt. De huisarts zegt dat ik voorlopig niet kan autorijden en daarom meld ik mij ziek. Is dit een goede reden? In de eerste plaats is het hebben van geen vervoer niet een reden om je ziek te melden. Je bent zelf verantwoordelijk voor het vervoer en in de meeste gevallen zijn er alternatieven als carpoolen, openbaar vervoer of een kennis die je brengt en haalt. Indien de ziekte leidt tot het niet kunnen uitvoeren van (een deel van) je eigen werkzaamheden (arbeidsongeschiktheid) kan sprake zijn van een ziekmelding. Toch wordt in deze situatie van je verwacht op het werk te verschijnen. Er zijn altijd wel (eigen of vervangende) werkzaamheden die wel uitgevoerd kunnen worden. Al langere tijd heb ik bepaalde klachten waarvoor ik wekelijks behandeld wordt door een specialist of therapeut. Ik word automatisch ingedeeld op een vaste behandeldag waardoor ik wekelijks 2 uur moet verzuimen. Na enkele weken meldt mijn leidinggevende dat hij/zij verwacht dat ik de afspraken in het vervolg plan op mijn parttime dag. Is dit reëel? Een incidenteel bezoek aan een fysiotherapeut, tandarts, huisarts e.d. wordt, als dit niet buiten werktijd te plannen is, meestal gezien als bijzonder verlof. Echter, zodra je regelmatig moet verzuimen is het heel normaal dat je dit zoveel mogelijk afspreekt op dagen of tijden dat je niet hoeft te werken. Dat dit privé soms lastig te organiseren is, is niet een reden om hiervan af te wijken. Zeker voor een bezoek aan een tandarts of een fysiotherapeut geldt dit aangezien hier veelal op afspraak gewerkt wordt. Mijn kind is langdurig ziek en ik hebt geen opvang voor hem/haar. Verlofdagen opnemen kan ik niet omdat ik al mijn dagen nodig heb voor de geplande vakanties dit jaar. Omdat ik mijn kind niet de gehele dag zonder verzorging wil achterlaten wil ik me ziek melden. Kan dit? Ziek melden is in dergelijke situaties geen optie. Je bent immers niet arbeidsongeschikt. Verlofdagen zijn niet alleen bedoeld om met vakantie te gaan maar ook om vrij te kunnen nemen i.v.m. onverwachte situaties. In sommige gevallen kan, indien er een noodzaak is tot verzorging van een gezinslid, kortdurend zorgverlof aangevraagd worden (zie bijlage 1 ‘verlofmogelijkheden’ voor meer informatie). Indien dit alternatief niet van toepassing is, wordt toch van je verwacht een beroep te doen op je verlofdagen of onbetaald verlof te vragen. Volslagen onverwacht heb ik te horen gekregen dat een hele goede vriend(in) van mij is overleden. Uiteraard ben ik behoorlijk van mijn stuk en heb ik tijd nodig om dit plotselinge verlies te verwerken. Ik wil me daarom ziekmelden. Kan dit? Hoe tragisch dit soort situaties ook zijn, het is in principe geen reden tot ziekmelding. Vaak is er in deze situaties een behoefte of zelfs noodzaak te verzuimen van het werk. Om deze reden moet het uiteraard mogelijk zijn afspraken met je leidinggevende te maken over je te verrichten werkzaamheden (aanpassingen) of het opnemen van verlofdagen. Om 14:00 uur wordt ik bij de tandarts verwacht. Om 15:00 uur ben ik klaar en ik voel me prima. Teruggaan naar het werk heeft volgens mij geen zin, want als ik er ben, is het 16:00 uur en voor dat uurtje werken ga ik toch niet heen en weer rijden? Ik kies ervoor direct naar huis te gaan. Mag dit? Samen met je direct leidinggevende stem je af hoe hiermee om te gaan. Een optie is het opnemen van verlofuren. Mijn huisarts heeft aangegeven dat ik het rustig aan moet doen. Ik wil mij om deze reden ziekmelden maar mijn leidinggevende gaat hiermee niet akkoord en schakelt de bedrijfsarts in. Waarom wordt dit gedaan? De vraag is of er sprake is van (dreigende) arbeidsongeschiktheid. Het is niet de huisarts maar de bedrijfsarts die hierover een uitspraak doet. Het is van belang de bedrijfsarts in te schakelen omdat hij de vertaling kan maken van ziekte naar mogelijke beperkingen voor het werk (met andere woorden: is er sprake van arbeidsongeschiktheid?). De uitspraak van de bedrijfsarts weegt zwaarder dan die van de huisarts.

pagina 33






Ik wil me ziekmelden maar mijn leidinggevende accepteert de melding niet. Kan dat? Ja dat kan. Een ziekmelding is niet meer of minder dan een verzoek tot verlof doordat je door ziekte niet kunt werken. Het kan zijn dat je leidinggevende dit anders beoordeelt en wel vindt dat je kan werken. Indien hierover een verschil van mening ontstaat tussen jou en je leidinggevende is het van belang de bedrijfsarts in te schakelen. Hij zal hierover een advies geven over de mate waarin beperkingen bestaan voor het eigen werk. Indien zich een verschil van mening blijft voordoen is het raadzaam contact met de HR adviseur op te nemen. Eventueel kan daarna overgegaan worden tot een ‘second opinion’ door het UWV. Ook na een bezoek aan de bedrijfsarts blijft de mening van mijn leidinggevende onveranderd. Ik ben het niet er nog steeds niet mee eens. Wat kan ik nu doen? Er kunnen zich meningsverschillen voordoen over het wel of niet arbeidsongeschikt zijn. Indien de bedrijfsarts hierover een uitspraak heeft gedaan en het meningsverschil bestaat nog steeds, is het raadzaam contact op te nemen met je HR adviseur. Er kan overgegaan worden tot het aanvragen van een ‘second opinion’ bij het UWV. Informatie hierover is verkrijgbaar bij het UWV of bij je HR adviseur. Ik heb een meningsverschil over reïntegratie. Wat kan ik doen? Zie voorgaande vraag. Er is privé nogal wat aan de hand wat voor mij reden is om mij ziek te melden. Ik wil alleen niet dat mijn leidinggevende en mijn collega’s dit te weten komen. Hoe ga ik hier mee om? Het is voor je leidinggevende van groot belang te weten of je verzoek tot ziekteverlof ‘werkgerelateerd’ is. Met andere woorden zijn er oorzaken op je werk aan te wijzen voor je verzoek tot ziekteverlof. Op deze wijze is je leidinggevende in staat eventuele aanpassingen te doen. Als het toch te lastig is om voldoende duidelijkheid te geven, kan je je verhaal bij de bedrijfsarts doen. Hij/zij heeft een beroepsgeheim en zal de inhoud van het gesprek niet aan derden weergeven. Wel zal de bedrijfsarts een vertaling maken in de vorm van een advies aan de leidinggevende waarin nader ingegaan wordt op de vraag of een verzoek tot ziekteverlof op zijn plaats is en of de klachten werkgerelateerd zijn. Ik hoef overmorgen pas te werken maar weet nu al dat ik door ziekte niet kan werken. Kan ik dit direct doorgeven? In principe is het de bedoeling op de dag zelf een verzoek tot ziekteverlof te doen. Indien het 100% zeker is dat je overmorgen door ziekte niet kunt werken (bijvoorbeeld ziekenhuisopname, gebroken arm, longontsteking etc.) kan je dit doorgeven aan je direct leidinggevende. De melding zal pas ingaan op het moment dat je had moeten werken. Natuurlijk wordt nog wel verder naar je resterende mogelijkheden gekeken. Wellicht kan je een deel van je eigen of vervangende werkzaamheden uitvoeren. Ik ben vrijwel nooit ziek. Nu heb ik mij ziek gemeld en nu wordt er in mijn ogen best streng naar gekeken. Alle regels worden uit de kast getrokken die gelden bij ziekte verzuim. Is dit niet vreemd? Gevoelsmatig kan dit vreemd overkomen. Echter, ZuidOostZorg hecht er waarde aan alle medewerkers gelijk te behandelen. Het zou nog vreemder zijn medewerkers die vaker door arbeidsongeschiktheid geteisterd worden anders te behandelen dan medewerkers die vrijwel nooit arbeidsongeschikt zijn. Daarnaast stelt de wetgeving zeer hoge eisen aan de wijze waarop er omgegaan wordt met arbeidsongeschiktheid. Vanuit deze wetgeving is het accent gelegd op ‘er bovenop zitten’ en ‘actie wanneer mogelijk’. Dit resulteert mede in een actieve houding van ZuidOostZorg als het gaat om arbeidsongeschiktheid. Ik heb last van mijn schouder maar niet voldoende om een verzoek tot ziekteverlof te doen. Moet ik hier iets mee? Jazeker! Het is beter nu actie te ondernemen dan een maand te wachten tot de klachten zo erg zijn dat je echt niet meer kunt werken. Meld het je direct leidinggevende. Samen kunnen jullie kijken wat jullie kunnen doen om de situatie te verbeteren. Zonodig kan een beroep gedaan worden op de

pagina 34






bedrijfsarts. Door zaken kenbaar te maken stel je jouw leidinggevende (en jezelf) in staat te kijken hoe een mogelijke verzuimsituatie voorkomen kan worden. De kreet “voorkomen is beter dan genezen” gaat hier zeker op. Als je het gezien de aard van de klachten lastig vindt je klachten te bespreken met je direct leidinggevende, zou je ook via HR contact kunnen zoeken met de bedrijfsarts. Weet hierbij wel dat een bedrijfsarts geen huisarts is en in principe alleen beschikbaar is voor werkgerelateerde klachten. Ik heb een conflict met mijn collega/leidinggevende. Ik voel me zo beroerd dat ik mij ziek wil melden. Kan dit? Nee, en wel om twee redenen. Als eerste, hoe beroerd je je ook voelt bij een conflict, een conflict is geen ziekte. En alleen arbeidsongeschiktheid met als oorzaak ziekte is immers reden voor een ziekmelding. Ten tweede, van ‘ziek’ thuis zitten gaat het conflict niet over. Als een conflict te hoog oploopt en het in je directe werkomgeving niet op te lossen is, is het verstandig contact op te nemen met je direct leidinggevende/locatiemanager. Zonodig kan een beroep gedaan worden op je HR adviseur. Hij kan een objectieve rol in nemen en de dialoog op gang brengen. Indien de gemoederen zo hoog opgelopen zijn en een dialoog nog niet tot de mogelijkheden behoort, kan gekeken naar een ‘afkoelperiode’ in de vorm van (onbetaalde) verlof-/vakantiedagen. Echter, ‘thuis zitten’ zonder dat er afspraken gemaakt zijn over de te volgen stappen om het conflict uit de wereld te helpen is geen optie. Ik sta ziek gemeld maar heb ook een vakantie gepland. Kan deze nu nog wel doorgaan? Wanneer je re-integratieverplichtingen verricht kun je je vakantie opnemen. Je vakantiedagen worden volledig in mindering gebracht op je verlofkaart. Ik heb het werk gebeld om me ziek te melden. Ik kreeg een collega aan de telefoon, gaf aan dat ik ziek was en niet kon komen en vroeg haar dit door te geven aan mijn leidinggevende. Zij wilde dit niet doen en verwees mij door naar mijn leidinggevende. Waarom handelt hij/zij op deze wijze? In ZuidOostZorg kan alleen bij de direct leidinggevende een verzoek tot ziekmelding gedaan worden. (Bij afwezigheid bij zijn/haar naaste collega of leidinggevende). Dit principe wordt strak gehanteerd dus je collega heeft juist gehandeld. Om verschillende redenen is het van belang dat de melding bij de direct leidinggevende gedaan wordt. Een direct leidinggevende kent zijn mensen en kan als geen ander inschatten wanneer er iets loos is en kan eventuele (extra) actie ondernemen om de medewerker te ondersteunen en om (verder) verzuim te voorkomen. Daarnaast is het i.v.m. de hoge eisen die de wetgeving in Nederland stelt aan verzuimbegeleiding van groot belang administratief alles op orde te hebben. Direct leidinggevenden weten hierin wat ze wel en niet moeten doen. Tevens kunnen de kosten van het verzuim in sommige situaties aan ZuidOostZorg vergoed worden. Deze situaties moeten dan wel bekend zijn. Een direct leidinggevende is hiervan op de hoogte en weet hoe te handelen. Tot slot heeft ZuidOostZorg duidelijke kijk op verzuim en draagt een norm uit. Het is aan de leidinggevende deze norm te bewaken (wanneer meld je je wel/niet ziek, wanneer kan je wel/geen vervangende werkzaamheden doen etc.).

pagina 35






Bijlage 6 – Formulier ‘verzoek / beëindiging ziekteverlof’

Verzoek tot ziekteverlof In te vullen door leidinggevende

Naam medewerker

:

Team / locatie / sector / regio

:

1e werkdag ziekteverlof

:

Uren ziekteverlof per week

:

Reden van verzuim

:

Zwangerschap

:

Ziekte door (bedrijfs)ongeval?

:

Personeels nummer :

volledig

deels nl;

uren ziek

verlof*

ziekte t.g.v. zwangerschap*

bedrijfsongeval*

ongeval/ziekte door derde partij*

* aanvinken indien van toepassing.

Gemaakte afspraken t.a.v. vervangende werkzaamheden

:

Ingevuld door

:

NB. Vergeet u niet met uw medewerker de volgende punten te bespreken? » praktische zaken zoals: overdracht, afspraken overnemen of afzeggen etc. » volgende contactmoment. » verblijfadres en telefoonnummer indien medewerker niet thuis verblijft.

Beëindiging ziekteverlof Naam medewerker

:

Datum herstel*

:

Uren ziekteverlof per week

:

Opmerkingen

:

volledig

deels nl;

uren hersteld

* Voor een juist inzicht in het verzuim is het van belang de hersteldatum te laten vallen na de laatste ziektedag die een werkdag zou zijn geweest / waarop de medewerker was ingeroosterd.

Ingevuld door

:

Dit formulier volledig invullen en voor a.u.b. 12:00 uur inleveren bij het secretariaat HR. pagina 36

Verzuimbeleid ZuidOostZorg

Recommend Documents