● Verzuimbeleid 2015.0408
Ter instemming voorgelegd aan (P)GMR : d.d. 14 april 2015 Vastgesteld op : d.d.30 april 2015
Meer Primair Burgemeester Pabstlaan 10 D1 2131 XE Hoofddorp Postbus 223 2130 AE Hoofddorp t. 023 554 23 51 e.
[email protected] www.meerprimair.nl
●
Inhoudsopgave
Pagina 1
Inleiding
3
2
Doelstellingen
3
3
Uitgangspunten Eigen-regie-model Visie op verzuim Preventie Voorlichting Rollen, taken, verantwoordelijkheden Medewerkers Directeur Arbodienst Hoofd HRM/Casemanager Medewerker Arbo Verzuimbegeleider Preventiemedewerker Externe deskundigen Training en bijscholing
4
5
Verzuim protocol
8
6
Financiële gevolgen van verzuim
9
7
Begripsbepaling
10
8 8.1 8.2 8.3 8.4 8.5
Bijlagen Kengetallen verzuim Procedure werkhervatting Gespreksleidraad (telefonische) ziekmelding Gespreksleidraad voor een verzuimgesprek Leidraad voor een huisbezoek
4 4.1 4.2 4.3 4.4 4.5 4.6 4.7 4.8
5 6
7
2
11 12 13 14
1
Inleiding
Meer Primair is werkgever voor ruim 540 medewerkers. De stichting heeft de ambitie om personeelsbeleid te voeren dat het mogelijk maakt dat mensen gezond, geïnspireerd en met plezier hun werk kunnen doen. Het ziekteverzuimbeleid maakt onderdeel uit van het Arbo- en personeelsbeleid. Dit beleidsplan geeft richting aan de uitvoering van activiteiten die bijdragen aan het voorkomen van ziekteverzuim en/of het beperken van de verzuimduur. Er wordt gewerkt aan een gezonde balans tussen belasting en belastbaarheid. Hierdoor ontstaat een werkklimaat waarbinnen medewerkers zich optimaal kunnen ontwikkelen. Er wordt stevig ingezet om het verzuimpercentage te verlagen en de verzuimfrequentie te beperken. Het voorkomen en verlagen van verzuim door psychische klachten met een werk gerelateerd karakter krijgt de komende periode extra aandacht. De wettelijke kaders waarbinnen dit beleid uitgevoerd wordt zijn de Wet Verbetering Poortwachter (WvP), de Regeling Ziekte en arbeidsongeschiktheid primair onderwijs (ZAPO), De Wet Werk en Inkomen naar Arbeidsvermogen (WIA), Arbowet, Wet verlenging loondoorbetalingsverplichting bij ziekte, Ziektewet.
2
Doelstellingen
Het ziekteverzuimbeleid heeft als doel: arbeidsongeschiktheid en beroepsziekten te beperken en/of te voorkomen de verzuimduur te beperken, m.n. het lange en extra lange verzuim terug te dringen het werk gerelateerde verzuim terug te dringen de verzuimfrequentie per medewerker te beperken Oorzaak verzuim door psychische klachten te beperken directeuren en leidinggevende te ondersteunen bij de uitvoering van de wet en regelgeving op dit gebied Streefcijfers: Verzuimpercentage (voortschrijdend gemiddelde per jaar) Korte termijn 2015 Verzuimpercentage (voortschrijdend gemiddelde per jaar ) Lange termijn 2016 Meldingsfrequentie per medewerker per jaar <1
< 6,5 % < 5%
Stand van zaken maart 2015: Verzuimpercentage (VP) totaal 7,5%, meldingsfrequentie (MF) 0,95 per persoon per jaar. Opvallend zijn de grote verschillen per school. Variërend van >14%% tot <2% . Sector onderwijs heeft anno 2014 een gemiddeld verzuim van 6,5% (bron: vervangingsfonds).
3
3
Uitgangspunten
Het verzuimbeleid, zoals in dit document weergegeven, bestaat uit drie onderdelen: preventief beleid, ter verbetering van de balans tussen werkbelasting en belastbaarheid van personeel; curatief beleid, ter bevordering van het herstel van personeel en spoedige werkhervatting; registratie en administratie. Eigen-regie-model Meer Primair streeft er naar de verzuimbegeleiding in te richten conform het eigen-regie-model, zet stappen om dit te realiseren en onderkend in dat ontwikkel traject onderstaande fasen. Fase 1: In de eerste fase van het eigen regie model heeft de HR afdeling een intensieve rol. De verzuimconsultant van Perspectief heeft een controlerende functie. Samen overleggen ze hoe het verzuim kan worden verlaagd. Fase 2: In fase 2 is de organisatie zich ervan bewust dat verzuim te maken heeft met gedrag. Gedrag van werknemers én van leidinggevenden. De verzuimconsultant van de Perspectief is niet langer controleur, maar adviseur. Fase 3: Binnen de organisatie wordt de focus verlegd van arbeidsongeschiktheid naar arbeidsgeschiktheid. Wat kan iemand nog wel? Direct leidinggevenden krijgen een belangrijke rol. Preventie wordt gezien als een waardevol instrument en de verzuimconsultant van de arbodienst wordt minder snel bij verzuim betrokken. Fase 4: Leidinggevenden hebben nu genoeg kennis om het Poortwachter traject te beheersen en worden daarbij gefaciliteerd door een verzuimapplicatie. Ze beoordelen zelf of de verzuimconsulent moet worden ingeschakeld of niet. De bedrijfsarts krijgt rechtstreeks goed onderbouwde opdrachten van de leidinggevende Visie op verzuim Dit verzuimbeleid draagt bij aan de zorgplicht die Meer Primair als werkgever voor al haar medewerkers heeft. Binnen de mogelijkheden van de organisatie zal Meer Primair zich inspannen om een juiste context te creëren die bijdraagt aan een spoedige werkhervatting. Ziek zijn overkomt iemand, maar verzuim is een keuze die iemand maakt. Verzuim wordt dan ook veel meer bepaald door gedrag dan door ziekte. Meer Primair is van mening dat een ziekmelding soms een hele goede keuze is. Er wordt echter altijd actief gezocht naar mogelijkheden om het werk zo spoedig mogelijk te hervatten. Medewerker en Meer Primair hebben daarin een gezamenlijke verantwoordelijkheid.
Medio maart 2015 is het verzuimbeleid te positioneren tussen fase 1 en 2. Er zijn echter opvallende verschillen tussen de scholen van Meer Primair. Op sommige scholen opereren leidinggevende in nauwe samenwerking met P&O en Perspectief op niveau 3. Meer Primair streeft er naar om binnen de looptijd van het strategisch beleidsplan het niveau van de verzuimbegeleiding binnen de gehele organisatie naar fase 3-4 te tillen.
4
Preventie “Voorkomen is beter dan genezen”. Preventief beleid houdt in dat mogelijke oorzaken van verzuim worden gesignaleerd en dat maatregelen worden genomen om verzuim tegen te gaan. Dit gebeurt aan de hand van: het voeren van goed taakbeleid; open communicatie met team en (G)MR; individuele gesprekken met medewerkers (waaronder functionerings- en loopbaangesprekken); oog hebben voor mogelijk vervelende gevolgen die een gesprek voor betrokkene kan hebben; aandacht voor persoonlijke omstandigheden van personeelsleden; minimaal eenmaal per jaar een teamvergadering waarin verzuim, welzijn en arbeidsomstandigheden worden besproken; minimaal eenmaal per jaar een agendapunt op het directeurenberaad; risico-inventarisatie en evaluatie (RI&E) en Plan van aanpak; het aanbieden van een periodieke medische ‘check-up’ voor personeelsleden die dat wensen; het aanbieden van een loopbaanbezinningstraject (‘Ouderwijs’) voor personeelsleden van 50 jaar of ouder; Inzet verzuimbegeleider (zie ook hoofdstuk 4 Rollen, taken en verantwoordelijkheden, blz. 7); Interventies die de verzuimduur kunnen verkorten en/of verzuim kunnen voorkomen worden actief ingezet. Er wordt een aanpak ontwikkeld om m.n. psychisch verzuim te reduceren. (preventief en curatief). Tevens blijft de aanpak van frequent verzuim hoog op de agenda. De directeur voert met iedere medewerker na de 3e ziekmelding binnen een jaar, een frequent verzuimgesprek. Zo nodig wordt doorverwezen naar Perspectief of de verzuimbegeleider van Meer Primair, met de vraag om de situatie nader te analyseren of wordt een gesprek met Hoofd HRM gevoerd. Op scholen waar de verzuimfrequentie hoger is dan het Meer Primair gemiddelde, wordt onderzocht of teambreed het onderwerp verzuimcultuur op de agenda gezet kan worden met als doel de frequentie omlaag te brengen door het inzicht te vergroten. Het is bekend dat de frequent verzuim vaak een voorbode is van langdurig verzuim. In de bijlagen van dit document is een gespreksleidraad voor het voeren van een verzuimgesprek opgenomen. Met de invoering van de nieuwe cao PO (2014-2015) wordt de aandacht voor werkdruk en de gevolgen daarvan voor de gezondheid van medewerkers stevig verankerd binnen het personeelsbeleid van Meer Primair. Invoering van de 40-urige werkweek en een werkweek van 5 x 8 uur zijn de basis hiervan. Voorlichting Voorlichting is een essentieel onderdeel van de aanpak van ziekteverzuim. Er is een publieksvriendelijke versie van het beleid beschikbaar voor alle medewerkers. In gesprekken met teamleden komen de risico’s van ziekteverzuim regelmatig aan de orde. De directeur geeft met regelmaat aandacht aan onderwerpen die gezondheid en arbeid aangaan, in het bijzonder de preventie van beroeps gebonden aandoeningen. De directeur informeert teamleden over het gehanteerde ziekteverzuimbeleid en de afspraken die hierover zijn gemaakt. Verzuimcijfers worden regelmatig binnen de organisatie gepubliceerd. Door inzicht te geven in de relevante kengetallen, krijgen directeuren meer grip op het ziekteverzuim. Inzicht in cijfers helpt ook medewerkers meer inzicht te geven in de gevolgen van een hoog verzuim op de “ gezondheid” van de organisatie. Steeds weer geconfronteerd worden met afwezige collega’s en taken moeten waarnemen van anderen heeft invloed op het welbevinden van alle medewerkers binnen de organisatie. Het terugdringen van ziekteverzuim en het belang daarvan moet daarom bespreekbaar zijn binnen alle geledingen van de organisatie. Betrokkenheid Meer Primair stimuleert de betrokkenheid van leidinggevenden en collega’s bij de situatie waarin de zieke zich bevindt. Telefoontjes, ziekenbezoek, bloemen en dergelijke worden aangemoedigd. Bij langdurig verzuim tracht de directeur vervreemding van het werk tegen te gaan, zodat re-integratie van de medewerker na zijn herstel voorspoedig verloopt. De directeur houdt regelmatig contact met de zieke; relevante post en andere informatie van de school worden doorgestuurd, indien dit wenselijk is. De medewerker Arbo ziet er op toe dat op gezette tijden een attentie wordt bezorgd. In bijlage 5 is een leidraad voor huisbezoek door een leidinggevende opgenomen. 5
4
Rollen, taken en verantwoordelijkheden
4.1 Medewerkers Medewerkers zijn primair verantwoordelijk voor hun eigen gezondheid en welbevinden in het werk. In de WvP is vastgelegd dat medewerker en werkgever een gezamenlijke inspanningsverplichting hebben m.b.t. re-integratie tijdens ziekte. Van de medewerker wordt verwacht dat deze zich maximaal inspant om te herstellen en te re-integreren. Meer Primair zal binnen de mogelijkheden van de organisatie streven naar optimale omstandigheden om het herstel en re-integratie van de medewerker te bevorderen. Zo nodig kan een medewerker op eigen initiatief en kosten een deskundigen oordeel aanvragen bij het UWV als deze twijfelt aan de inspanningsverplichting van de werkgever. Omgekeerd kan ook Meer Primair een deskundigen oordeel aanvragen met als doel in kaart te brengen of alle mogelijkheden optimaal worden benut. De medewerker zal aangesproken worden door de werkgever als blijkt dat deze niet voldoet aan de eisen die volgens de WvP van de medewerker gesteld worden. In een uiterste situatie zal Meer Primair de loon doorbetaling stoppen als is gebleken dat de medewerker niet optimaal mee werkt aan het reintegratieproces. De inzet van deze sanctie wordt gecontroleerd door het UWV wanneer na twee jaar wachttijd een WIA keuring wordt aangevraagd. 4.2 Directeur (leidinggevende) De directeur heeft de integrale verantwoordelijkheid voor de verzuimbegeleiding in het 1e ziektejaar. Na 1 jaar neemt het Hoofd HRM het casemanagement van de directeur over en bewaakt daarmee de voortgang van het dossier, zonder de individuele verzuimbegeleiding uit handen te nemen van de directeur. De directeur houdt de eindverantwoordelijkheid. De verzuimbegeleiding vindt plaats op de werkvloer, daar waar het primaire arbeidsproces moet plaatsvinden, ook in het tweede ziekte jaar. Directeuren kunnen zelf vragen om spreekuurtijd voor SMT-overleg (Sociaal Medisch Team), op de dagdelen dat er consult wordt gehouden door Perspectief. Daarbij is het Hoofd HRM zo mogelijk aanwezig. Alle directeuren voeren op deze wijze minimaal één keer per jaar overleg met de arbodienst over casuïstiek en school specifieke zaken op het gebied van verzuimpreventie en begeleiding. Directeuren nemen zelf het initiatief voor dit overleg dat ook vaker dan eens per jaar gevoerd kan worden. Hoofd HRM ziet er op toe dat hiervoor voldoende spreekuurtijd beschikbaar is en kan ook directeuren pro-actief uitnodigen voor overleg met de arbodienst. 4.3 Arbodienst Meer Primair heeft een dienstverleningscontract afgesloten met Perspectief Groep een gecertificeerde arbodienst. Er wordt gewerkt met een spreekuur op locatie van het bestuurs bureau. Om de 14 dagen wordt een spreekuur georganiseerd. De bedrijfsarts en de verzuimconsultant van Perspectief wisselen elkaar af. De visie op verzuim van Perspectief sluit aan op de visie van Meer Primair. Meer Primair streeft naar uitvoering van de verzuimbegeleiding conform het eigen regie model. De adviezen van de professionals van Perspectief groep zijn daarbij ondersteunend. De-medicaliseren draagt bij aan het reduceren van het verzuimpercentage, daarom wordt gewerkt met een verzuimconsultant in aanvulling op de dienstverlening van de bedrijfsarts. Jaarlijks wordt de samenwerking met de arbodienst geëvalueerd. Het contract kan jaarlijks opgezegd worden. Bij de evaluatie worden bereikte resultaten, prijs en kwaliteit van de dienstverlening en adviezen betrokken. Van ieder spreekuur consult wordt een schriftelijke terugkoppeling verstrekt aan de medewerker en de directeur. De advisering daarin is helder geformuleerd en geeft duidelijke handvatten voor de directeur (leidinggevende) en de medewerker ter onder ondersteuning het re-integratietraject. 4.4 Hoofd HRM/Casemanager De voortgang van de verzuimbegeleiding en opvolging van de adviezen van Perspectief wordt in het eerste ziektejaar op afstand gevolgd door het Hoofd HRM en de medewerker Arbo. Wanneer in het eerste ziekte jaar al duidelijk is dat er sprake is van mogelijk langdurig verzuim kan het Hoofd HRM op verzoek van de directeur al betrokken worden bij de verzuimbegeleiding. Het Hoofd HRM kan hiertoe ook zelf het initiatief nemen. Periodiek worden alle verzuimende medewerkers door de medewerker Arbo, het Hoofd HRM en het College van Bestuur besproken. Het Hoofd HRM bewaakt de dienstverlening van de Arbodienst en neemt het initiatief voor de jaarlijkse evaluatie. 6
Periodiek worden relevante kengetallen op het gebied van verzuim beschikbaar gesteld aan directeuren (leidinggevende). Hoofd HRM adviseert op proactieve wijze directeuren en medewerkers m.b.t. het reintegratieproces. 4.5 Medewerker Arbo Meer Primair verzorgt zelf de planning van het spreekuur op locatie en verstuurt daartoe de uitnodigingen aan de medewerkers. De regie van dit proces ligt bij de medewerker Arbo op het bestuursbureau, het initiatief ligt bij de schooldirectie. Bij ieder consult wordt een adviesvraag geformuleerd voor de verzuimconsultant of bedrijfsarts. Medewerkers kunnen alleen in overleg met de medewerker Arbo het spreekuur consult annuleren, dit kan niet rechtstreeks bij Perspectief. Zieke medewerkers worden minimaal 1x per 6 weken gezien/gehoord door de arbodienst. De arbodienstverlener van Perspectief en de medewerker Arbo/Hoofd HRM spreken voorafgaande aan het spreekuur de planning met elkaar door. Zo nodig wordt de adviesvraag nader toegelicht. Na afloop van het spreekuur worden zaken die om opvolging van de werkgever vragen ook doorgesproken. Een spreekuurconsult kan alleen worden geannuleerd na overleg met de medewerker Arbo/Hoofd HRM. De medewerker Arbo is voor medewerkers en directeuren bereikbaar voor vragen over of m.b.t het arbo en verzuimbeleid. Verder beheert zij de bovenschoolse module van het softwarepakket (CAMAS) dat voor de opbouw van het digitale verzuimdossier wordt gebruikt. Alle relevante documenten worden opgeslagen in het digitaal dossier, dat ook door de directeuren geraadpleegd kan worden. 4.6 Verzuimbegeleider Meer Primair heeft gedurende schooljaar 2014-2015, bij wijze van pilot, een verzuimbegeleider in dienst. De verzuimbegeleider kan in overleg met Hoofd HRM/CvB worden ingezet voor korte doelgerichte coaching van medewerkers. De coaching heeft tot doel verzuim te voorkomen, de duur van het verzuim te verkorten en/of te analyseren welke andere begeleiding nodig is om de medewerker adequaat te ondersteunen. Tevens kan de begeleiding van de verzuimbegeleider worden ingezet bij wijze van nazorg na afloop van een verzuimperiode ter preventie van terugval. De doelstelling van de coaching wordt vastgelegd in een intakeverslag en het resultaat van de gesprekken wordt opgenomen in een rapportage. Na een jaar wordt het effect van deze werkwijze geëvalueerd en besloten of de pilot wordt voortgezet. 4.7 Preventiemedewerker Binnen Meer Primair wordt het werk van de preventiemedewerker uitgevoerd door een lid van het CvB. Een belangrijke taak van de preventiemedewerker is er zorg voor te dragen dat op iedere school periodiek een Risico Inventarisatie en Evaluatie (RI&E )wordt uitgevoerd en een actueel ‘plan van aanpak’ wordt opgesteld. Onderdeel van de RI&E is het preventiebeleid: maatregelen die getroffen kunnen worden ter voorkoming van uitval van personeel. Het uitvoeren van de RI&E en het opstellen van het bijbehorende plan van aanpak heeft Meer Primair uitbesteed aan Perspectief. Bij de opzet van het plan van aanpak zijn ook de bedrijfshulpverleners van de school betrokken, en de medezeggenschapsraad (MR). Er wordt geïnventariseerd welke maatregelen genomen moeten worden en welke deskundigheid daarbij vereist is. De personeelsgeleding van de MR heeft instemmingsrecht en de oudergeleding adviesrecht. De resultaten uit de RI&E op de scholen worden door het CvB/Hoofd HRM besproken met de directeuren. Over de bevindingen op bovenschools niveau informeert het CvB de Gemeenschappelijke Medezeggenschapsraad (GMR). Wanneer op bovenschools niveau specifieke maatregelen genomen moeten worden, heeft de personeelsgeleding van de GMR instemmingsrecht en de oudergeleding adviesrecht. 4.8 Externe deskundigen Daar waar nodig maakt Meer Primair ter ondersteuning van het re-integratietraject gebruik van de diensten van een externe deskundige zoals bijvoorbeeld een (job)coach, loopbaanadviseur, bedrijfsmaatschappelijk werker of re-integratieadviseur. Voor de begeleiding van de zogenaamde Spoor 2 trajecten / outplacementtrajecten wordt gebruik gemaakt van een gespecialiseerd bureau waarvan de werkwijze aansluit bij de eisen die instanties (participatiefonds, UWV) voorschrijven. Externe dienstverleners werken altijd volgens een vooraf opgesteld plan van aanpak dat na een intakegesprek wordt opgesteld en waarmee alle partijen akkoord zijn gegaan. Externe interventies ter ondersteuning van de verzuimbegeleiding kunnen alleen in overleg met het Hoofd HRM en CvB worden ingezet ten laste van het boven schools budget
7
Training en bijscholing van verantwoordelijken Allen die een rol hebben ten aanzien van de verzuimbegeleiding moeten beschikken over voldoende kennis van relevante wet en regelgeving en de nodige vaardigheden beheersen om de verzuimbegeleiding uit te voeren. De directeuren en de medewerkers op het bestuursbureau worden daarom regelmatig getraind om vaardigheden te ontwikkelen dan wel op peil te houden
5
Verzuimprotocol
Curatief beleid In geval van een ziekmelding wordt gestreefd naar het herstel van het personeelslid en een zo spoedig mogelijke werkhervatting dan wel re-integratie. Hoe dit gebeurt, staat beschreven in het verzuimprotocol. Leidraad voor het verzuimprotocol van Meer Primair zijn de termijnen van de Wet verbetering Poortwachter en de speerpunten binnen het verzuimbeleid. Het protocol is opgenomen in een folder waarin het verzuimbeleid van de stichting wordt beschreven voor de medewerkers. Deze publieksvriendelijke versie van het verzuimbeleid is uitgereikt aan alle medewerkers en wordt overhandigd aan alle nieuwe medewerkers na aanvang van het dienstverband. WANNEER
ACTIES
1e dag
Ziekmelding door werknemer bij de directeur (leidinggevende) volgens geldende afspraken op de school. De ziekmelding wordt door de medewerker zelf, telefonisch gedaan. (dus niet door een huisgenoot en/of per tekstbericht. tenzij zelf melden onmogelijk is door ziekenhuisopname, of anderszins. Directeuren die ziek zijn, melden zich bij een lid van het CvB. Bij iedere ziekmelding wordt gevraagd naar de reden van afwezigheid, naar de verwachtte verzuimduur en naar activiteiten die de medewerker inzet om de verzuimduur te beperken. Er wordt altijd direct een afspraak gemaakt voor een volgend contact moment (binnen een week na de ziekmelding). In de bijlagen van dit document is een leidraad opgenomen voor de directeur voor het voeren van een (telefonisch) gesprek bij ziekmelding. De ziekmelding wordt zo snel mogelijk verwerkt in Youforce (ook als geen vervanging is ingezet).
14 dagen
Na 14 dagen ziek meldt de directeur (leidinggevende) de medewerker aan voor het spreekuur van Perspectief. In overleg met de medewerker Arbo op het bestuursbureau wordt gekozen voor het spreekuur van de verzuimconsultant of de bedrijfsarts en wordt de adviesvraag geformuleerd. De medewerker ontvangt een schriftelijke uitnodiging.
6e week
De bedrijfsarts stelt een schriftelijke probleemanalyse op, met hierin een advies over de mogelijkheden.
8e week
De directeur (leidinggevende) stelt samen met de werknemer een Plan van Aanpak reintegratie op, waarin afspraken worden opgenomen over een mogelijke terugkeer naar eigen werk, op welk moment en onder welke omstandigheden. Een kopie van het ondertekende document wordt bewaard in het verzuimdossier van de medewerker op het bestuursbureau (CAMAS) en wordt beschikbaar gesteld aan de arbodienst.
minimaal elke 6 weken
De directeur (leidinggevende) bespreekt regelmatig – maar minimaal elke 6 weken – het Plan van Aanpak met de medewerker. Zo nodig wordt het plan bijgesteld. Soms zal in de loop van de tijd blijken dat het vizier gericht moet worden op terugkeer in ander werk binnen de eigen werkgever (spoor 1) of bij een andere werkgever (spoor2). Van ieder verzuimgesprek wordt een verslag gemaakt. De directeur is verantwoordelijk voor het verwerken van verzuim en herstelmeldingen in YouForce. Is een medewerker op enig moment hersteld, maar meldt deze zich binnen vier weken na de hersteldatum opnieuw ziek, dan geldt de wettelijke bepaling dat er in dat geval sprake is van een voortzetting van de vorige verzuimperiode.
8
40e - 55e week
Ter ondersteuning van de 1e jaar evaluatie wordt bij een arbeidsdeskundige om een Pré-advies gevraagd. Dit arbeidsdeskundigadvies wordt bekostigd door het Participatiefonds als het ingezet wordt na 9 tot 13 maanden verzuim en heeft als doel te onderzoeken of alle mogelijkheden voor re-integratie optimaal benut worden. Zo nodig wordt een deskundigen oordeel bij het UWV aangevraagd. Tevens wordt indien van toepassing de re-integratie in spoor 2 naast het spoor 1 geactiveerd. Hiervoor maakt Meer Primair gebruik van externe dienstverleners.
42e week
De arbodienst meldt de medewerker ziek bij het UWV.
Week 50
Directeur (leidinggevende) en werknemer evalueren het 1e ziektejaar. Het Hoofd HRM neemt het initiatief voor het plannen van dit evaluatiegesprek en is bij het gesprek aanwezig. Enkele weken hiervoor stuurt het UWV een herinneringsbrief Bij
6
de 1e jaar evaluatie komen o.a. de volgende vragen aan bod: Welke stappen zijn gezet in het kader van de re-integratie? Loopt de re-integratie zoals gepland? Met welk resultaat? Kan de werkgever passende arbeid aanbieden? Welke stappen zijn nodig of gewenst in het 2e ziektejaar? Is er sprake van een arbeidsconflict?
na 1 jaar
Na 52 weken arbeidsongeschiktheid betaalt Meer Primair nog slechts 70% van het salaris uit over de uren dat de werknemer nog geen arbeid verricht. De medewerker ontvangt hierover een brief van het bestuursbureau.
Vóór week 91
De werknemer dient bij het UWV een aanvraag in voor een WIA-uitkering. Uitgangspunt voor de WIA is dat iemand zoveel werkt als hij kan. Het gaat dus niet om wat iemand niet meer kan, maar om wat hij nog wel kan. Wanneer er geen re-integratiemogelijkheden zijn bij de eigen of een andere werkgever, kan een werkgever onder bepaalde voorwaarden na 2 jaar op basis van arbeidsongeschiktheid overgaan tot ontslag. Voorop staat dat werkgever en werknemer beiden een inspanningsverplichting hebben om te komen tot re-integratie. Meer Primair wil zich daar binnen de mogelijkheden graag voor inzetten! In overleg kan uitstel van de WIA keuring aangevraagd worden. Dit kan zinvol zijn als naar verwachting binnen 3 tot uiterlijk 6 maanden na 104 weken volledig herstel is te verwachten.
Financiële gevolgen van verzuim
Gevolgen van verzuim en arbeidsongeschiktheid Verzuim en arbeidsongeschiktheid zijn voor Meer Primair een grote last. Niet alleen leiden zieke medewerkers vaak tot extra uitgaven, maar meestal zijn er ook nadelige gevolgen voor de werkzaamheden. Werk blijft liggen, vervangers hebben een lagere productiviteit of kunnen de kwaliteit niet halen. Voor directe collega's neemt de werklast toe en er kunnen onderlinge irritaties ontstaan. Elk ziektegeval leidt tot extra inspanningen van het management. Vaak moet vervanging worden gezocht, is schuiven met roosters nodig en zijn er extra administratieve handelingen. Ook verzuimbegeleiding en reintegratie vereisen veel inspanningen. Verzuimkosten Ziekteverzuim heeft, naast alle vervelende praktische aspecten, ook financiële consequenties. Die zijn in beginsel voor rekening van de werkgever. Welke kosten brengt verzuim met zich mee? In de eerste plaats is er verlies van productie: een medewerker levert tijdens de ziekteperiode geen arbeidsprestatie, maar krijgt wel betaald. In de tweede plaats moet de organisatie extra activiteiten verrichten om de verstoring in de productie op te vangen en om de administratie en de begeleiding van het verzuim uit te voeren. De verzuimkosten vormen het totaal van beide kostensoorten. Daarnaast ontstaan kosten waarvan de waarde niet of moeilijk in geld is uit te drukken, of waarvan het verband met verzuim moeilijk is te kwantificeren, zoals kwaliteitsverlies of aantasting van het schoolimago. Verzuimgevallen kunnen uiteindelijk uitmonden in een uitstroom van personeel in de Wet werk en inkomen naar arbeidsvermogen (WIA-intrede). Elke gedeeltelijk arbeidsongeschikte medewerker die in de Regeling werkhervatting gedeeltelijk arbeidsgeschikten (WGA-regeling) belandt, zorgt met een vertraging van twee jaar in een verhoging van de gedifferentieerde WGApremie die Meer Primair betaald. 9
De premies voor het Vervangingsfonds (bonus:malus) staan recht evenredig in verband met het verzuimpercentage op de scholen van Meer Primair.
Directe kosten Verder bestaan de kosten uit de verplichting om 104 weken het loon door te betalen bij ziekte. Naast deze loondoorbetaling zijn er de kosten van begeleiding en re-integratie van de zieke werknemer. Deze kosten zijn voor iedere zieke werknemer verschillend. Doorgaans zijn kosten voor een re-integratie 'tweede spoor', bij een andere werkgever het hoogst. Indirecte kosten Ziekteverzuim brengt ook indirecte kosten met zich mee. Denk aan productiviteit- en productieverlies, tijdsinzet van leidinggevenden, vervanging, arbo- en interventiekosten en eventueel een verhoging van de gedifferentieerde WGA-premie. Meer Primair blijft namelijk financieel verantwoordelijk, mocht een (ex)werknemer in de WGA (onderdeel van de WIA) belanden. Deze financiële verantwoordelijkheid kan oplopen tot tien jaar en per WGA-uitkering al snel € 60.000 tot € 100.000 bedragen: een enorme kostenpost, die snelle interventie voor een zieke werknemer nog belangrijker maakt. Een arbeidsovereenkomst eindigt na het verstrijken van de wachttijd van 104 weken niet automatisch. Deze moet expliciet beëindigd worden, ofwel door het aanvragen van een ontslagvergunning of als blijkt dat de werkgever en de werknemer er alles aan gedaan hebben en hervatting binnen 26 weken niet tot de mogelijkheden behoort door middel van het ondertekenen van een beëindigingsovereenkomst. Meer Primair zal wanneer de verzuimbegeleiding binnen de stichting onder controle is (verzuimpercentage <5%) onderzoeken of eigen risicodragerschap voor de vervangingskosten (Vervangingsfonds) en eigen risicodragerschap voor de instroom in de WGA (gedifferentieerde premie WGA) mogelijk en zinvol is. Jaarlijks wordt bij het opstellen van de begroting van Meer Primair voldoende budget gereserveerd voor de inzet van interventies die bijdragen aan het terug dringen van verzuim, die de re-integratie bespoedigen en/of bijdragen aan het voorkomen van verzuim. Ook het training van directeuren (leidinggevende) behoort hiertoe. Het budget voor Arbo ondersteuning wordt goed bewaakt. De nadruk zal liggen op uitgaven voor interventies die bijdragen aan herstel of versnellen van het traject en minder op begeleidingskosten. Met de arbodienstverlener worden scherpe prijsafspraken gemaakt. Via benchmark wordt inzicht verkregen in gangbare tarieven. Prijs is echter niet het enige criterium waarop de arbodienstverlening wordt geëvalueerd. Kwaliteit van dienstverlening staat centraal.
7 Begripsbepaling WvP ZW ZAPO WIA WGA IVA Extra lang verzuim Lang verzuim Midden lang verzuim Kort verzuim ZV VP MF RI&E CvB HRM
Wet verbetering Poortwachter Ziektewet regeling Ziekte en arbeidsongeschiktheid primair onderwijs De Wet Werk en Inkomen naar Arbeidsvermogen (WIA) werkhervattingsregeling gedeeltelijk arbeidsongeschikten inkomensvoorziening volledig arbeidsongeschikten verzuimduur > 1 jaar verzuim duur 3-12 maanden verzuim duur 1- 13 weken verzuim duur 1- 7 dagen ziekteverzuim verzuimpercentage meldingsfrequentie Risico Inventarisatie en Evaluatie College van Bestuur Human Resource Management
10
8 Bijlagen 8.1 Kengetallen verzuim Voortschrijdend verzuim 2014 en 2015 (peildatum april 2015)
Verzuimpercentage naar verzuimoorzaak
Verzuimpercentage naar verzuimduur
Meldingsfrequentie
11
8.2
Protocol werkhervatting
(Doel: informatie voor medewerkers die in staat zijn hun werk weer geheel of gedeeltelijk uit te voeren.)
Verzuim < 6 weken: 1. Wanneer een medewerker na ziekteverzuim zijn werkzaamheden wil hervatten zonder door de bedrijfsarts te zijn gezien, moet dit minimaal een dag van tevoren met de directeur worden besproken. 2. Bij twijfel over de arbeidsgeschiktheid van de zieke kan de directeur alsnog de bedrijfsarts verzoeken de medewerker op te roepen voor het spreekuur en te oordelen over mogelijke werkhervatting. 3. Na een positief oordeel van de bedrijfsarts kan betrokkene zijn werkzaamheden hervatten, eventueel begeleid. 4. De directeur zorgt voor melding van het herstel in YouForce. Verzuim > 6 weken: 1. Voor werkhervatting is altijd toestemming nodig van de bedrijfsarts. De bedrijfsarts licht de directeur in over de datum van werkhervatting en eventuele beperkingen waarmee rekening moet worden gehouden. 2. Werk kan worden hervat in (een deel van) de oorspronkelijke functie en in een andere, passende functie voor zover hier sprake van is. Het einddoel en de duur van het re-integratieproces moet worden omschreven. Dit geldt ook voor therapeutische werkhervatting. Hieraan is geen loonwaarde verbonden en betrokkene blijft in formele zin ziek. In dit geval blijft de bedrijfsarts de zieke begeleiden. NB1: Bij hervatting van de werkzaamheden houden de medewerker en directeur werkhervattingsgesprek waarin de oorzaak en het verloop van het verzuim aan de orde komen.
altijd
een
NB2: Een volledige herstelmelding betekent dat de betrokkene zijn functie volledig uitoefent qua taken en omvang, dus alle lesgevende én alle niet les gebonden taken, voor zover het de functie van leraar betreft.
12
8.3
Leidraad voor (telefonisch) gesprek bij ziekmelding (Doel: hulpmiddel voor de directeur/ leidinggevende bij ziekmelding)
1. Gebruik de verzuimgegevens van het betreffende medewerker voor het gesprek. 2. Informeer naar de aard en ernst van de aandoening. 3. Laat de medewerker vertellen wat er aan de hand is. 4. Vraag de medewerker naar belangen op de korte termijn: ‘Kan ik iets voor je doen?’ ‘Wanneer denk je er weer te zijn?’ 5. Trek gezamenlijk een conclusie. 6. Spreek af hoe verder te gaan en wanneer er weer contact is. 7. Leg belangrijke informatie vast in de verzuimregistratie.
8.4
Leidraad voor een verzuimgesprek (Doel: hulpmiddel voor de directeur bij frequent of langdurig verzuim.)
1. Zorg voor een goede voorbereiding: - ken de achtergronden van het verzuim; - bestudeer de verzuimhistorie van de laatste twee jaar; - analyseer de gegevens en cijfers. 2. Verzamel informatie uit alle beschikbare bronnen: - dossier; - verzuimregistratie; - informatie van externe instanties zoals Perspectief; - informatie uit functioneringsgesprekken, werkhervattinggesprekken enzovoort. 3. Spreek van tevoren het gespreksdoel af, plaats/tijdstip/tijdsduur en gespreksdeelnemers. 4. Zorg voor een rustige locatie. 5. Bespreek met betrokkene het verzuim en vraag wat de oorzaken hiervan zijn. 6. Gesprekstechniek: laat betrokkene zo veel mogelijk aan het woord (laat stiltes vallen, vraag door, vat samen en luister goed). 7. Inventariseer samen met betrokkene alle factoren die het verzuim beïnvloeden. 8. Probeer samen tot oplossingen te komen, maar laat betrokkene die zoveel mogelijk zelf aandragen (effectiviteit = kwaliteit x acceptatie). 9. Maak concrete en controleerbare afspraken. 10. Beloof niet wat u niet kunt beloven (bevoegdheid). 11. Leg alle afspraken vast. 12. Vat het gesprek samen en evalueer het. 13. Bepaal een datum voor een evaluatie- of vervolggesprek.
13
8.5
Leidraad voor huisbezoek
(Doel: hulpmiddel voor directeur/leidinggevende en collega’s van de zieke.)
1. Eerst een afspraak maken. Dit bezoek is niet bedoeld voor controle. Zieke en (eventueel) gezinsleden moeten in de gelegenheid zijn zich voor te bereiden op je komst. 2. Bereid je voor op het bezoek: - verzamel informatie over de zieke (via bedrijfsarts, collega's, verzuimkaart); - neem desgewenst informatie over de school mee voor de zieke (verslagen, mededelingen); - neem een kleine attentie mee. 3. Benut het bezoek om meer achtergrondinformatie te verzamelen en de situatie beter in te kunnen schatten. Een aantal punten van de checklist bij ziekmelding komt wellicht weer aan de orde: is er hulp nodig, wat zijn de verwachtingen? 4. Laat de zieke aan het woord. 5. Probeer te achterhalen of meer contact (eventueel met anderen) op prijs wordt gesteld. 6. Zijn er andere manieren om de binding met de organisatie te houden? 7. Leg na het bezoek belangrijke informatie vast.
14
