1. Werkdruk in het MKB: een groot probleem in een klein bedrijf
2. Inleiding De werkdruk in Nederland is een voortdurend groter wordend probleem. Volgens cijfers van het Centraal Bureau voor de Statistiek heeft meer dan 60% van de beroepsbevolking last van een te hoge werkdruk. Meer dan eenderde van de WAO-instroom ontstaat door psychische klachten en problemen met werkdruk. Kortom, dit is een probleem waar werkgevers en werknemers vaak mee te maken krijgen.
3. Waarom zou je er iets aan moeten doen? Wanneer de werkdruk te hoog oploopt, neemt de kans toe dat mensen klachten krijgen. Natuurlijk, van hard werken gaat niemand dood, maar van te hard werken worden mensen wel ziek. Zeker bij kleine en middelgrote bedrijven kost dat geld: verhoogde verzekeringspremies, ontevreden klanten die wegblijven, verhoogde irritatie tussen werknemers onderling en grote hoeveelheden extra werk wanneer een collega ziek wordt. Er is dus reden genoeg om werkdruk goed in de gaten te houden.
4. Werkdruk, stress- wat betekenen al die begrippen nu eigenlijk? Om een probleem te kunnen herkennen en op te lossen, moet je uiteraard eerst weten wat het precies inhoudt. De termen werkdruk en (werk)stress worden vaak door elkaar gebruikt, terwijl ze iets anders betekenen. Dat komt discussies en eventuele oplossingen veelal niet ten goede. Daarom volgen eerst enkele definities. Werkdruk Werkdruk ontstaat wanneer werknemers niet goed kunnen voldoen aan de eisen die vanuit het werk worden gesteld. Tijd speelt hierbij een belangrijke rol: er is te weinig tijd om taken naar behoren uit te kunnen voeren. Als er daarnaast ook weinig mogelijkheden zijn om het werk naar eigen inzicht in te kunnen delen en er dus weinig gedaan kan worden om de taken en beschikbare tijd beter op elkaar af te stemmen, wordt de kans op werkdruk groter. Werkdruk kan ontstaan door verschillende factoren: te veel klussen, onvoldoende kennis die nodig is bij het werk, geen tijd om cursussen te volgen, een te krappe bezetting, toezeggingen aan klanten die (door bovenstaande factoren) niet kunnen worden waargemaakt. Het zijn, kort gezegd, allerlei factoren die te maken hebben met de wijze waarop het werk is georganiseerd. Stress Waar werkdruk een kenmerk is van de werksituatie, is stress een kenmerk van het lichaam: het is een ningsreactie als gevolg van een bedreigende situatie.
Werkdruk kan stress veroorzaken, net zoals een zieke partner, een slecht huwelijk of een onuitstaanbare chef dat kunnen. Stress is een ziekte die allerlei lichamelijke klachten als buikpijn, rugpijn en hoofdpijn kan doen ontstaan. Aan de stressveroorzakers buiten het werk kan de werkgever niet veel veranderen. De werkgever kan een ziek kind niet beter maken, hij kan echter wel een voorwaarde scheppen om de werknemer in de gelegenheid te stellen iets aan een dergelijke situatie te doen. Bovendien kan hij een hele belangrijke veroorzaker van stress in het werk aanpakken: werkdruk. Werkdruk leidt niet alleen tot gezondheidsklachten maar kan ook de relatie tussen mensen verzieken. Te weinig tijd betekent immers ook te weinig tijd om op een normale manier met elkaar te communiceren. Er hoeft dan maar even iets mis te gaan of de irritatiegrens is bereikt.....en dat komt de werksfeer niet ten goede.
5. Werkdruk: wat kunnen we eraan doen? Een eerste belangrijke stap om werkdruk aan te pakken is dat het door de werkgever en werknemers als probleem wordt erkend. Dat is vaak een moeilijke stap. In onze samenleving worden klachten als doofheid en een gebroken been makkelijker serieus genomen dan psychische problemen, die veelal ontstaan door een chronisch hoge werkdruk. Het beeld dat psychische problemen alleen voor ‘watjes’ zijn, leeft hier en daar nog volop. Dit heeft tot gevolg dat werknemers plotseling en meestal langdurig uitvallen wanneer het probleem niet wordt erkend. Er zal dus gelegenheid moeten zijn om werkdruk bijtijds met elkaar te bespreken, zodat vroegtijdige signalen opgepakt en passende maatregelen getroffen kunnen worden. Daarbij zal men de werkdruk ‘zichtbaar’ moeten kunnen maken: louter klagen over een te hoge werkdruk levert niks op. De werkdrukproblematiek moet op de ‘snijtafel’. Wanneer bijvoorbeeld duidelijk is dat de werkdruk ontstaat door planningsproblemen en door te weinig actuele kennis, kunnen deze problemen worden aangepakt. En dat werkt beter dan zomaar proberen ‘de werkdruk’ op te lossen. Nadat het probleem erkend wordt door betrokkenen, moet de werkdruk dus ontleed worden. Een groot diepgaand onderzoek is in het kleinbedrijf niet nodig om inzicht te krijgen in de problematiek. Belangrijke werkdrukveroorzakers kennen we inmiddels dankzij verricht onderzoek in veel sectoren en branches: • • • • • • • • • •
Een te krappe planning, waardoor het werk steeds in te weinig tijd en inefficiënt uitgevoerd wordt. Onduidelijkheid over wat er precies van je verwacht wordt: wanneer is een werkopdracht af? Wanneer draag je het over aan een collega? Teveel beloftes aan klanten, terwijl ze niet kunnen worden waargemaakt. Onvoldoende tijd voor opleiding en bijscholing. Ontbreken van serieus, regelmatig terugkerend overleg in het bedrijf. Leiding die teveel gericht is op uitvoering en te weinig op begeleiding. Te veel tijd die verloren gaat met het organiseren van het werk: veel administratieve rompslomp, te late aanvoer van instrumenten en materialen en te weinig hulpmiddelen om goed aan de slag te kunnen e.d. Geen aandacht voor goede ideeën vanaf de werkvloer In een klein bedrijf veroorzaakt ziekte van een collega direct een groot probleem. Juist daarom is preventie van groot belang. Tot slot: gebrek aan goed geschoold personeel op de arbeidsmarkt. In een aantal branches is het erg lastig personeel te krijgen en daar valt natuurlijk niet direct wat aan te doen. Er kan een tijdje met krappe bezetting
gewerkt worden maar dan moet wel duidelijk zijn dat dit eindig is en dat de werkgever serieus naar versterking zoekt. Ook in deze situatie kunnen maatregelen worden genomen om verlichting in het werk te krijgen. Bijvoorbeeld: • •
• • •
Het bedrijfsbeleid wordt tijdelijk aangepast en de klant kan kiezen uit Snel-service en Standaard-service, waarbij er verschillende tarieven worden berekend; Er worden geen beloftes meer gedaan die niet waargemaakt kunnen worden. Klanten hebben liever goede service en heldere afspraken dan snel en half werk. Een deel van klanten zal begrip hebben voor de situatie, mits dit eerlijk en helder wordt uitgelegd. Uiteraard zullen er altijd moeilijk planbare, spoedeisende klussen zijn die snel moeten worden gedaan. Het kan echter helpen om bewust een afweging maken, voordat er van alles beloofd is Het personeel wordt gevraagd mee te denken over de beste manier om het teveel aan werk op te vangen. Op de werkvloer kan veelal goed beoordeeld worden wat eerst moet en wat later kan gebeuren. Lang niet altijd wordt van deze kennis gebruik gemaakt. In sommige bedrijven is het wellicht mogelijk een dag per week niet aan intern en extern overleg deel te nemen. Hoewel dat op het eerste gezicht werkdrukverhogend lijkt, worden juist op zo’n dag de noodzakelijke werkprocessen eens niet verstoord. Uiteraard zullen de belangrijkste veroorzakers per bedrijf verschillen. Daarom is een checklist een belangrijk instrument om de werkdruk te meten. Wanneer werknemers de lijst hebben ingevuld, kunnen de uitkomsten besproken worden met de werkgever. Door de belangrijkste knelpunten onder elkaar te zeten kan een rangorde worden gemaakt in punten die redelijk snel kunnen worden aangepakt en punten die moeilijker zijn op te lossen.
6. Strategie bij het bespreekbaar maken van het onderwerp werkdruk In het midden- en kleinbedrijf is het voor werknemers vaak moeilijk om met de werkgever over arboproblemen te praten. Het is vaak al druk genoeg en dan is er geen gelegenheid meer om tijd te besteden aan ‘praten over’. Toch levert dat ‘praten over’ iets op. Daarom hier een aantal tips:
1. Benadruk dat er, door werkdruk aan te pakken, vroegtijdig kan worden ingespeeld op uitval. Het uitvallen van 2. 3.
4.
een collega met een langdurig ziektebeeld betekent in een klein bedrijf immers veel extra werk, voorzieningen, geld e.d. De statistieken laten ondubbelzinnig zien dat het niet aanpakken van werkdruk geld kost: ziekteverzuim, een groot verloop van ontevreden personeel, verminderde service voor de klant. Aanpak van arboknelpunten is een vereiste. Het is volgens de wet verplicht om regelmatig werkoverleg te houden, een Risico-inventarisatie te hebben die goedgekeurd is door de Arbeidsinspectie en te beschikken over een beschrijving van het ziekteverzuimbeleid. De Arbeidsinspectie kan een boete uitdelen wanneer niet voldaan wordt aan deze verplichtingen - er is dus reden genoeg om ze na te komen. Bovendien moet een werkgever samen met de werknemers arbobeleid te maken. Kortom: een belangrijk argument om met werkdruk aan de slag te gaan! Werkgeversverenigingen onderschrijven het belang van een aanpak tegen te hoge werkdruk. Het is dus niet enkel ‘de bond’ die werkdruk wil aanpakken.
7. De checklist Eigenlijk praten we over twee vragenlijsten:
1. Is er wel of geen werkdruk: werkdruk of niet? 2. Welke oorzaken heeft onze werkdruk? U begint met de vragenlijst “werkdruk of niet?” Daarmee krijgt u inzicht in de hoogte van uw werkdruk. Daarna vult u de vragenlijst “oorzaken werkdruk” in. Op het laatste blad verzamelt u uw scores en krijgt u een overzicht van de belangrijkste knelpunten voor wat betreft werkdruk.
VRAGENLIJST 1 : WERKDRUK OF NIET? Het meten van werkdruk is moeilijk. Er zijn bijvoorbeeld geen regels over de snelheid waarmee iemand mag werken. In onderzoeken gaat de arbodienst meestal uit van de werkdruk zoals deze door mensen beleefd wordt. Gebleken is dat de betrouwbaarheid van dergelijke 'belevingsonderzoeken' nagenoeg net zo groot is als als van complexe (en vaak dure) onderzoeken naar het voorkomen van stresshormonen in werksituaties. Wel is het zo dat de betrouwbaarheid van een dergelijk onderzoek vermindert naarmate een kleiner aantal mensen de vragenlijsten invult. Dat geldt zeker voor onderstaande lijst: hij geeft slechts een globale indicatie van werkdruk! Door middel van onderstaande 10 vragen kunt u bekijken hoe hoog u zelf de werkdruk ervaart.
Beantwoord onderstaande vragen en vul het bijbehorend aantal punten in. 'Nooit' = 1 punt 'Soms'= 2 punten 'Vaak' = 3 punten 'Altijd' = 4 punten
Werkdruk of niet? 1
Moet u erg snel werken?
2
Moet u teveel werk doen?
3
Moet u extra hard werken om iets af te krijgen
4
Werkt u onder tijdsdruk?
5
Moet u zich haasten?
6
Heeft u te maken met achterstand in uw werkzaamheden?
7
Heeft u teveel werk?
8
Heeft u problemen met het werktempo?
9
Heeft u problemen met de werkdruk?
10
Zou u uw werk op een kalmer tempo willen doen?
Totaal
Hoe is het gesteld met uw werkdruk?
aantal punten
10-14 punten - easy going Het werk op uw werkplek gebeurt lekker rustig en het woord stress zult u niet gauw gebruiken. Er is niet te veel werk en er kan op een kalm tempo gewerkt worden. Van sommige mensen mag er best wat meer werk zijn: onderbelasting kan net zo'n probleem vormen als overbelasting. 15-20 punten - het normale werkritme Soms moeten de handen even uit de mouwen en is het hectisch maar meestal wordt er lekker gewerkt. Er is genoeg werk, maar niemand hoeft te stressen om het op tijd af te krijgen. Als er tijdelijk harder gewerkt moet worden, is iedereen fit genoeg om dat op te vangen. 20-30 punten - te druk Er moet veel vaker overgewerkt worden dan de meeste mensen prettig vinden. Vaak ligt er werk te wachten en het tempo waarin gewerkt wordt, ligt hoog. Er is duidelijk sprake van een probleem: wanneer de werkdruk zo hoog blijft, raken mensen langzaam opgebrand en zullen ze steeds vaker en langer ziek zijn. Reageer tijdig en wacht niet te lang met het verbeteren van de situatie. 30-40 punten - de ketel staat op knappen Het is de vraag hoe lang je dit nog uithoudt. Er is veel te veel werk en er wordt in een snel tempo gewerkt. Wanneer de werkdruk voor een langere periode te hoog is, neemt de kans op lichamelijke klachten toe. Het is dus zaak zo snel mogelijk verbetering in de situatie te brengen.
Vragenlijst 2: oorzaken werkdruk Werkdruk is vooral een tijdsprobleem er is een tekort aan tijd om de hoeveelheid werk (in een normaal tempo) aan te kunnen. Om de werkdruk aan te kunnen pakken, moet u eerst de oorzaken van het tijdstekort achterhalen. Op de volgende bladzijden staat een aantal uitspraken. U kunt aangeven of u het wel of niet met deze uitspraken eens bent. Neutraal betekent dat u het niet eens, maar ook niet oneens bent met de uitspraak. Als een uitspraak niet van toepassing is op de betreffende afdeling, kunt u n.v.t. invullen. Elke vraag krijgt een aantal punten. Tel alle punten per onderwerp bij elkaar op. Het onderwerp dat het hoogst aantal punten heeft gescoord, heeft de meeste invloed op de werkdruk en moet dus veranderd worden om de werkdruk te verlagen. Noteer in de onderstaande tabel de onderwerpen die de werkdruk in de gekozen afdeling het meest beïnvloeden.
De checklijst 'oorzaken werkdruk' is onderverdeeld in een aantal series vragen, zogenaamde 'schalen': 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13.
Planning Uitzendkrachten Leidinggeven Nieuwe technologie Storingen Opleidingen Organisatieverandering Mentale belasting Fysieke belasting Vermoeidheid Zeggenschap Invloed werktijden Ontplooiing.
Elke schaal bestaat uit een aantal vragen. Omcirkel het antwoord van uw keuze en tel het totaal aantal omcirkelde punten bij elkaar op. 5 punten = helemaal mee eens 4 punten = overwegend mee eens 3 punten = neutraal 2 punten = overwegend niet mee eens 1 punt = helemaal niet mee eens 0 punten = niet van toepassing (NVT)
I Planning 1. Het werk is niet gelijk verdeeld over de dag 2. Opgelopen achterstanden kunnen slechts moeizaam weggewerkt worden. 3. U wordt te laat op de hoogte gebracht van veranderingen in de planning. 4. U moet regelmatig deadlines halen en dat leidt tot haastwerk.
helemaal mee eens
mee eens
neutraal
niet mee eens
helemaal niet mee eens
n.v.t.
5
4
3
2
1
0
5
4
3
2
1
0
5
4
3
2
1
0
5
4
3
2
1
0
Totaal II
Uitzendkrachten
1.
Er wordt vaak gebruik gemaakt van uitzendkrachten, vakantiekrachten en oproepkrachten. Het inwerken van tijdelijk personeel kost veel tijd Uitzendkrachten en tijdelijk personeel tellen voor vol mee, terwijl ze in werkelijkheid minder werk verrichten. Uitzendkrachten en tijdelijk personeel maken vaker fouten.
2. 3.
4.
helemaal mee eens
mee eens
neutraal
5
4
3
5
4
5 5
niet mee eens helemaal niet mee eens
2
1
0
3
2
1
0
4
3
2
1
0
4
3
2
1
0
Totaal III
Leidinggevenden
1.
Er is op het werk geen evenwichtige taakverdeling. Er zijn niet genoeg mogelijkheden om zelf problemen op te lossen. Er zou betere communicatie moeten zijn tussen leidinggevenden en
2
3.
n.v.t.
helemaal mee eens
mee eens
neutraal
niet mee eens
helemaal niet mee eens
n.v.t.
5
4
3
2
1
0
5
4
3
2
1
0
5
4
3
2
1
0
4.
werknemers. Er zijn teveel vaste procedures.
5
4
3
2
1
0
Totaal IV Invloed van nieuwe technologieën 1.
2
3.
4.
helemaal mee eens
mee eens
neutraal
niet mee eens
helemaal niet mee eens
n.v.t.
5
4
3
2
1
0
5
4
3
2
1
0
5
4
3
2
1
0
5
4
3
2
1
0
Het werk wordt intensiever doordat de rusttijden tussen de verschillende handelingen korter worden. Er is onvoldoende tijd om goed te leren werken met nieuwe programma’s. Het werk is inhoudelijk veranderd en u heeft moeite zich aan te passen. Door gebruik van computers is het werk -kwetsbaarder geworden: computerstoringen kunnen het hele proces stilleggen.
Totaal V
Storingen
1.
Er wordt te weinig tijd aan preventief onderhoud besteed. De apparatuur wordt overbelast. De technische dienst is niet altijd aanwezig, waardoor storingen niet direct verholpen kunnen worden. De onderdelen c.q. gereedschappen zijn niet altijd aanwezig.
2. 3.
4.
helemaal mee eens
mee eens
neutraal
niet mee eens helemaal niet mee eens
n.v.t.
5
4
3
2
1
0
5
4
3
2
1
0
5
4
3
2
1
0
5
4
3
2
1
0
helemaal mee eens
mee eens
neutraal
5
4
3
2
1
0
5
4
3
2
1
0
Totaal VI
Opleiding
1.
Er zijn teveel werknemers die te laag zijn opgeleid in relatie tot het werk dat ze doen. bijscholing is noodzakelijk om de veranderingen in het werk bij te
2.
niet mee eens helemaal niet mee eens
n.v.t.
3.
4.
kunnen houden. Door de snelle veranderingen is iedereen nodig om het proces gaande te houden. Er kunnen geen mensen worden vrijgemaakt om een opleiding te volgen. Er wordt vanuit het bedrijf te weinig aandacht besteed aan opleidingen.
5
4
3
2
1
0
5
4
3
2
1
0
Totaal
VII
Veranderingen in de organisatie
1.
U moet vaak van functie wisselen, waardoor het telkens even duurt voordat u optimaal kunt functioneren. De veranderingen zijn gepaard gegaan met inkrimping van het personeelsbestand. Hierdoor is de reservecapaciteit te klein geworden. De routine in het werk is minder. Dit zorgt ervoor dat u vaak niet optimaal kunt functioneren. Het werk is de afgelopen jaren veel drukker geworden: er moeten allerlei zaken geregeld worden.
2.
3.
4.
helemaal mee eens
mee eens
neutraal
niet mee eens helemaal niet mee eens
n.v.t.
5
4
3
2
1
0
5
4
3
2
1
0
5
4
3
2
1
0
5
4
3
2
1
0
Totaal VIII
Mentale belasting
1.
Tijdens het werk moet op veel zaken tegelijk gelet worden. Grote precisie is vereist.
2. 3. 4.
IX 1. 2. 3.
Het werk is geestelijk erg inspannend.
Er doen zich vaak onverwachte situaties voor.
Totaal Fysieke belasting Er moet in een ongemakkelijke houding gewerkt worden. Tijdens uw werk moet u vaak bukken en boven uw macht werken. Het werk is lichamelijk inspannend.
helemaal mee eens
mee eens
neutraal
niet mee eens helemaal niet mee eens
5
4
3
2
1
0
5 5
4 4
3 3
2 2
1 1
0 0
5
4
3
2
1
0
helemaal mee eens
mee eens
neutraal
5
4
3
2
1
0
5
4
3
2
1
0
5
4
3
2
1
0
niet mee eens helemaal niet mee eens
n.v.t.
n.v.t.
4.
Tijdens het werk ontstaat hinder van stof of tocht.
5
4
3
2
1
0
Totaal X
helemaal mee mee eens eens
Vermoeidheid
1. ‘s Avonds bent u toe moe om nog iets te doen. 2. U begint uw werk niet goed uitgerust. 3. Door de toename van files is de reistijd langer en de werkdag zwaarder. 4. U kunt het werk niet goed loslaten.
neutraal
niet mee eens
helemaal niet mee eens
n.v.t.
5
4
3
2
1
0
5
4
3
2
1
0
5
4
3
2
1
0
5
4
3
2
1
0
Totaal XI
Zeggenschap
1.
Op de werkplek heeft u weinig te zeggen over wat er gebeurt. U kunt de tijd van de werkzaamheden niet zelf bepalen. U heeft geen invloed op de planning. Beslissingen over het werk worden ergens anders in de organisatie genomen.
2. 3. 4.
helemaal mee eens
mee eens
neutraal
niet mee eens helemaal niet mee eens
n.v.t.
5
4
3
2
1
0
5
4
3
2
1
0
5
4
3
2
1
0
5
4
3
2
1
0
helemaal mee eens
mee eens
neutraal
5
4
3
2
1
0
5
4
3
2
1
0
5
4
3
2
1
0
5
4
3
2
1
0
Totaal XII
Invloed werktijden
1.
Werk en privé-verplichtingen zijn niet te combineren. Er is te weinig begrip voor persoonlijke omstandigheden. Bij een plotseling privé-probleem kunnen de werktijden niet aangepast worden. Er is geen ruimte in begin- en eindtijden (mits u het vastgestelde aantal uren werkt).
2. 3.
4.
Totaal
niet mee eens helemaal niet mee eens
n.v.t.
XIII
Ontplooiing
1. 2.
Het werk is niet erg leuk. Het werk biedt te weinig afwisseling. U krijgt niet de waardering op de momenten waarop u dat verdient. U kunt weinig gebruik maken van vakinhoudelijke opleiding en ervaring.
3. 4.
helemaal mee eens
mee eens
neutraal
niet mee eens helemaal niet mee eens
5
4
3
2
1
0
5
4
3
2
1
0
5
4
3
2
1
0
5
4
3
2
1
0
Totaal Resultaten vragenlijst 'oorzaken werkdruk' Onderwerp
Aantal punten
Commentaar/speerpuntonderwerp
I. Planning II. Uitzendkrachten e.d. III. Leidinggeven IV. Nieuwe technologieën V. Storingen VI. Opleidingen VII. Organisatieverandering VIII. Mentale belasting IX. Fysieke belasting X. Vermoeidheid XI. Zeggenschap XII. Invloed werktijden XIII. Ontplooiing Wat lezen we uit de tabel hierboven? 1. Een onderwerp dat 4 punten of minder scoort: absoluut geen probleem 2. 4-8: geen echte problemen 3. 8-12: neutraal 4. 12-16: er zijn duidelijk enkele oorzaken die aandacht behoeven 5. 16-20: er moeten flink wat oorzaken aangepakt worden
n.v.t.
