1. Uw boekhouding praktisch en overzichtelijk opzetten en inrichten... 1

dossier Voorwoord . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . VII 1. Uw boekhouding praktisch en overzichtelijk opzetten en inrichten . . . . . . . . . . . 1 1.1. Is een boekhouding verplicht? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1 1.1.1. Waarom een boekhouding? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1 1.1.2. Wat zit in een boekhouding? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2 1.2. Eisen van de Belastingdienst . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2

- Zelf (geheel of gedeeltelijk) uw boekhouding doen?

Inhoudsopgave

1.2.1. Fiscale bewaarplicht . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2 1.2.3. Noodzakelijke gegevens . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4

©

1.2.2. Overzichtelijk bewaren . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3 1.2.4. Wettelijke factuurvereisten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4 1.2.5. Nieuwe factuureisen vanaf 2013 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5 1.3. Het opzetten en bijhouden . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6 1.3.1. Wanneer begint u met boekhouden? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6 1.3.2. Houd zakelijk en privé gescheiden . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6 1.3.3. Uw boekhouding archiveren . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7 1.3.4. Sorteer op datum . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7 1.3.5. Een keer per week boekhouden? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8 1.4. Het kasboek . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8 1.4.1. Uw kasboek handmatig of digitaal bijhouden? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8 1.4.2. Het opzetten van een kasboekadministratie . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8 1.4.3. De kasstaat (een pagina uit uw kasboek) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 10 1.4.4. Het kascontroleformulier . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 10 1.4.5. Hoe vaak uw kasboek bijwerken? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 11 1.5. Bankafschriften . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 11 1.5.1. Papieren bankafschriften . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12 1.5.2. Privébankafschriften . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12 1.5.3. Digitale bankafschriften . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12 1.6. Inkoopfacturen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13 1.6.1. Hoe archiveer ik mijn inkoopfacturen? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13 1.6.2. Digitale inkoopfacturen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13 1.6.3. Controleer uw inkoopfacturen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 14 1.6.4. Let op nepfacturen! . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 14

I

dossier 1.6.6. Voordelen van tijdig uw crediteuren betalen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 14 1.6.7. Nieuwe wetgeving 2013 inzake betaaltermijn (te betalen) . . . . . . . . . 15 1.7. Verkoopfacturen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15 1.7.1. Zo maakt u een juiste verkoopfactuur . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15 1.7.2. Hoe archiveer ik mijn verkoopfacturen? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 16 1.7.3. Digitale verkoopfacturen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 16 1.7.4. De ontvangsten van uw debiteuren beheren . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 16 1.7.5. Tien tips om uw facturen sneller betaald te krijgen . . . . . . . . . . . . . . 17 1.7.6. Debiteuren aanmanen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 17 1.7.7. Nieuwe wetgeving 2013 inzake betaaltermijn (te factureren) . . . . . . . 18 1.8. De afschrijvingsstaat . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 18


1.6.5. Uw crediteuren betalen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 14

1.8.1. Wat zijn investeringen? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 19 1.8.3. Hoe schrijft u af? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 19

©

1.8.2. Wat zijn bedrijfsmiddelen? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 19 1.9. Contracten en overeenkomsten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 20 1.9.1.

Hoe archiveer ik contracten en overeenkomsten? . . . . . . . . . . . . . . . 20

1.9.2. Digitale contracten en overeenkomsten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 21 1.10. Offertes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 21 1.11. Wanneer een urenadministratie bijhouden? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 21 1.11.1. Wanneer geen urenadministratie bijhouden? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 21 1.11.2. Wat is het urencriterium? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 22 1.11.3. Ondersteunend bewijsmateriaal urencriterium . . . . . . . . . . . . . . . . . . 22 1.11.4. Wanneer start u met uw urenregistratie? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 22 1.11.5. Wat zijn de voordelen van een urenadministratie? . . . . . . . . . . . . . . 22 1.11.6. Hoe houdt u een urenadministratie bij? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 23 1.11.7. Welke uren mag u registreren? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 24 1.12. Wanneer een kilometeradministratie bijhouden? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 24 1.12.1. Wanneer geen kilometeradministratie bijhouden? . . . . . . . . . . . . . . . 25 1.12.2. Hoe houdt u een kilometeradministratie bij? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 25 1.12.3. Hoe controleert de Belastingdienst dat? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 26 1.12.4. Ondersteunend bewijsmateriaal kilometeradministratie . . . . . . . . . . . 26 1.13. Agenda’s en afspraakboeken . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 27 1.14. De jaar-, balans- en resultatenrekening . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 27 1.14.1. Waaruit bestaat een jaarrekening? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 27 1.14.2. Wat is een balans? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 27 1.14.3. Wat is een winst- en verliesrekening? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 28 1.14.4. Wat is een kasstroomoverzicht? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 28

II

dossier 1.14.6. Wat is een accountantsverklaring? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 28 1.14.7. Wanneer is een accountantsverklaring verplicht? . . . . . . . . . . . . . . . 28 1.14.8. Wanneer uw jaarrekening deponeren? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 29 1.14.9. Deponeringstermijn . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 29 1.14.10. Waar heeft u een jaarrekening nog meer voor nodig? . . . . . . . . . . . . 29 1.15. Wanneer een personeelsdossier? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 30 1.15.1. Wat zit er in een personeelsdossier? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 30 1.15.2. Het individuele personeelsdossier . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 30 1.15.3. De salarisadministratie . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 31 1.15.4. Het collectief personeelsdossier . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 31 1.15.5. Wie mag het personeelsdossier inzien? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 32


1.14.5. Wie stelt op, wie is verantwoordelijk? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 28

2. Uw boekhouding zelf doen of uitbesteden? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 33

©

1.15.6. Bewaartermijn personeelsdossier . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 32

2.1. Zelf (deels) uw boekhouding doen? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 33 2.2. Wat besteedt u uit en wat niet? Een handige tabel helpt u op weg! . . . . . . . . . . . . 33 2.3. Uw boekhouding zelf doen, waarmee? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 34 2.3.1. Uw boekhouding doen met Excel . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 35 2.3.2. Voor- en nadelen van het boekhouden met Excel . . . . . . . . . . . . . . . 35 2.3.3. Welk boekhoudpakket schaf ik aan? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 35 2.3.4. Boekhoudsoftware . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 36 2.3.5. Voor- en nadelen van boekhoudsoftware . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 36 2.3.6. Waarop letten bij het aanschaffen van boekhoudsoftware? . . . . . . . . 36 2.3.7. Een online boekhoudpakket . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 38 2.3.8. De voor- en nadelen van een online boekhoudpakket . . . . . . . . . . . . 38 2.3.9. Waar u bij aanschaf van een online boekhoudpakket op moet letten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 38 2.4. Uw boekhouding uitbesteden aan een boekhouder of een accountant? . . . . . . . . 40 2.4.1. Wat is het verschil tussen een boekhouder en een accountant? . . . . 40 2.4.2. Wanneer kiest u voor een boekhouder? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 40 2.4.3. Wanneer kiest u voor een accountant? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 40 2.4.4. Prijzen van een boekhouder en accountant, waar op letten? . . . . . . 41 2.4.5. Houd wel inzicht in uw bedrijfsvoering! . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 41 2.4.6. Checklist: ‘Afspraken maken met uw boekhouder of accountant’ . . . 41 2.4.7. Checklist: ‘Afsluiten boekjaar’ . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 44

III

dossier 3.1. Wanneer bent u ondernemer voor de btw? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 46 3.2. Waarom een btw-identificatienummer? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 46 3.3. Wanneer niet zelf uw aangifte doen? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 46 3.4. Inloggegevens kwijt, wat nu? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 47 3.5. Hoe vaak moet u aangifte doen? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 47 3.5.1. Wanneer doet u btw-aangifte? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 48 3.5.2. Doet u per maand of per kwartaal aangifte? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 48 3.5.3.

Doet u per jaar aangifte? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 48

3.5.4. Aangifte en betaaltermijnen 2012 in een tabel samengevat . . . . . . . 49 3.6. Wat als ik niet op tijd btw-aangifte doe? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 49 3.6.1. Kan ik uitstel aanvragen voor de btw-aangifte? . . . . . . . . . . . . . . . . . 50


3. Zelf uw btw-aangifte doen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 46

3.6.2. Mag ik de btw-aangifte doen op basis van een schatting? . . . . . . . . . 50 3.6.4. Hoe vraagt u een schattingsvergunning aan? . . . . . . . . . . . . . . . . . . 51

©

3.6.3. De schattingsvergunning . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 50 3.7. Wat als ik de btw niet op tijd betaal? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 51 3.7.1. Uitstel van betaling, hoe werkt dat? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 52 3.7.2. Hoe vraag ik uitstel aan? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 52 3.7.3. Heeft u een BV? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 53 3.8. Hoe berekent u de verschuldigde btw? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 53 3.8.1. Volgens factuurstelsel of kasstelsel? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 53 3.8.2. Stroomschema: ‘Kasstelsel toepassen, ja of nee?’ . . . . . . . . . . . . . . 54 3.8.3.

Stroomschema: ‘Factuurstelsel toepassen, ja of nee?’ . . . . . . . . . . . 56

3.8.4.

Waarover betaalt u btw? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 58

3.9. De kleineondernemersregeling (KOR) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 58 3.9.1. Vermindering verrekenen in maand- of kwartaalaangifte . . . . . . . . . . 59 3.9.2. Zo berekent u de voorlopige vermindering . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 59 3.9.3. Zo berekent u de werkelijke vermindering op het einde van het jaar . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 59 3.9.4. Ontheffing van administratieve verplichtingen . . . . . . . . . . . . . . . . . . 60 3.9.5. Verzoek om ontheffing indienen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 60 3.10. Welke btw is aftrekbaar? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 60 3.11. Welke btw is niet aftrekbaar? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 61 3.12. Activiteiten in meerdere tariefgroepen? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 62

IV

dossier 3.13.1. Wanneer is er sprake van vrijgestelde goederen en diensten? . . . . . 62 3.13.2. Wanneer is er sprake van het nultarief (0% btw)? . . . . . . . . . . . . . . . 62 3.13.3. Wanneer het 19% tarief? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 63 3.13.4. Wanneer het 6% tarief? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 63 3.13.5. Welk tarief moet u hanteren? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 63 3.13.6. Hoe rekent u het btw-bedrag uit? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 63 3.14. Wat als uw klant de factuur niet betaalt? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 63 3.15. Het invullen van uw aangifte . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 64 3.15.1. Uitnodiging ontvangen? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 65 3.15.2. Inloggen ondernemers . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 65 3.15.3. De btw-aangifte invullen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 65


3.13. Het juiste btw-tarief vinden? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 62

3.15.4. De ontvangstbevestiging . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 68 3.17. De btw ontvangen van de Belastingdienst . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 69

©

3.16. De btw betalen aan de Belastingdienst . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 69 3.18. De btw-aangifte corrigeren? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 69 3.18.1. Te veel betaald? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 69 3.18.2. Te weinig betaald? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 69 3.18.3. Inzendtermijn nog niet verstreken? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 70 3.18.4. Inzendtermijn wel verstreken? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 70 3.18.5. Rente en boete? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 70 3.19. De laatste btw-aangifte van het jaar . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 70 3.20. Teruggaaf buitenlandse btw . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 70 3.20.1. Rente? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 71 3.20.2. Klant buitenland? Check zijn btw-nummer! . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 71

4. Overzicht modellen, checklists en rekentools . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 72 4.1. Checklist: ‘Wettelijke factuurvereisten’ voor een factuur met btw (1.2.4.) . . . . . . . 72 4.2. Rekentool: ‘Digitaal kasboek met btw’ (1.4.3.) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 77 4.3. Model: ‘Kasgeldcontroleformulier’ (1.4.4.) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 79 4.4. Rekentool: ‘Crediteurenbeheer’ (1.6.3.) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 81 4.5. Rekentool: ‘Digitaal factuur maken’ (1.7.1.) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 83 4.6. Rekentool: ‘Debiteurenbeheer’ (1.7.5.) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 85 4.7. Rekentool: ‘De digitale afschrijvingsstaat’ (1.8.3.) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 87 4.8. Rekentool: ‘Digitale urenregistratie’ (1.11.6.) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 89 4.9. Rekentool: ‘Digitale kilometerregistratie’ (1.12.2.) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 91 4.10. Checklist: ‘Aanschaf boekhoudsoftware’ (2.3.6.) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 93

V

dossier 4.13. Checklist: ‘Afsluiten boekjaar’ (2.4.7.) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 100 4.14. Rekentool: ‘Digitale btw-aangifte’ (3.1.) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 103 4.15. Model: ‘Aanvraagformulier schattingsvergunning’ (3.6.4.) . . . . . . . . . . . . . . . . . . 105 4.16. Model: ‘Verzoek betalingsregeling en uitstel van betaling’ (3.7.2.) . . . . . . . . . . . . 107 4.17. Verzoekschrift: ‘Teruggave oninbare btw’ (3.14.) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 112 4.18. Aanvraag inloggegevens teruggaaf btw andere EU-landen (3.20.) . . . . . . . . . . . 114


4.12. Checklist: ‘Afspraken met boekhouder of accountant’ (2.4.6.) . . . . . . . . . . . . . . . . 97

©

4.11. Checklist: ‘Aanschaf online boekhoudpakket’ (2.3.10.) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 95

VI

1. Uw boekhouding praktisch en overzichtelijk opzetten en inrichten... 1

Recommend Documents