Aan de gemeenteraad /270406
Agendapunt
Roden, 28 maart 2006
Onderwerp Experiment vergaderorde gemeenteraad
Voorstel De werkgroep Dualisme stelt de Raad voor: Bij wijze van experiment, tijdelijk: 1. tweemaal per maand op woensdag een vergadering te houden met een informerend, opiniërend en adviserend deel en een besluitvormend deel 2. na het experiment te evalueren en te beslissen over voortzetting van deze wijze van vergaderen 3. Aan het experiment een cursus vergadertechniek te koppelen
Motivering Anders vergaderen De werkgroep Dualisme stelt voor om tijdelijk twee keer per maand op woensdag een vergadering te houden van de gemeenteraad. Deze vergadering bestaat uit twee delen, te weten een informerend, opiniërend en adviserend deel èn een besluitvormend deel. Het adviserende deel vervangt de huidige raadscommissie, het besluitvormende deel vormt de eigenlijke raadsvergadering. De voorgestelde vergaderprocedure wordt uitgebreid beschreven in de bijlage bij dit raadsvoorstel. Doelstelling De werkgroep wil hiermee in de eerste plaats de vergaderefficiency vergroten en de betrokkenheid van de burger bij de besluitvorming bevorderen. De eerste doelstelling wordt onder meer bevorderd doordat de beperkte duur van het opiniërende en adviserende deel raadsleden stimuleert op hoofdlijnen te discussiëren Daarnaast vindt per maand vaker besluitvorming plaats dan nu, waardoor de besluitvorming in een aantal gevallen vlotter kan gaan verlopen. Door burgers de mogelijkheid te geven tijdens het informerende, opiniërende en adviserende deel hun standpunten in te brengen en door bewust een
1
pauze tussen de beide vergaderdelen in te bouwen, kunnen raadsleden, bestuurders en burgers contact leggen tijdens de vergadering. Volgens de werkgroep kunnen een vlottere en transparante besluitvorming en een grotere betrokkenheid van burgers bijdragen aan een grotere legitimiteit van het bestuurlijk handelen van de gemeente Noordenveld. Om de raadsleden in staat te stellen inderdaad efficiënt en op hoofdlijnen te vergaderen, wordt aan dit experiment een cursus vergadertechniek gekoppeld. Vanaf april 2006 De gemeenteraad wordt voorgesteld met ingang van mei 2006 te starten met het experiment vergaderorde. Het zal gaan om een experiment waarna de Raad besluit over het al dan niet definitief invoeren van deze manier van vergaderen. De werkgroep Dualisme evalueert daartoe iedere gehouden vergadering en adviseert via het presidium de Raad. Tijdens het experiment wordt het Reglement van orde voor de vergaderingen van de Raad van de gemeente Noordenveld soepel en in de geest van het experiment gehanteerd. Kosten Met het experiment zelf zijn geen noemenswaardige kosten gemoeid. De aan het experiment cursus vergadertechniek brengt naar verwachting echter aanzienlijke kosten met zich mee. Deze kosten worden momenteel in beeld gebracht. Hierover bereikt u een afzonderlijk voorstel. Ter inzage liggende stukken
2
No /270406 Onderwerp: Experiment vergaderorde gemeenteraad De Raad van de gemeente Noordenveld, gelezen het voorstel van de werkgroep Dualisme van 28 maart 2006; gelet op de bepalingen van de Gemeentewet BESLUIT: 1. Bij wijze van experiment, tijdelijk tweemaal per maand op woensdag een vergadering te houden met een informerend, opiniërend en adviserend deel en een besluitvormend deel 2. na het experiment te evalueren en te beslissen over voortzetting van deze wijze van vergaderen 3. Aan het experiment een cursus vergadertechniek te koppelen
Roden, 27 april 2006 De Raad van de Gemeente Noordenveld, voorzitter, griffier,
3
Vlot op weg naar witte rook: een voorstel van de werkgroep Dualisme tot vernieuwing van de vergaderstructuur van de gemeenteraad van Noordenveld (bijlage bij raadsvoorstel nummer ..270406)
Inleiding De wijze van vergaderen door de gemeenteraad staat de laatste jaren flink in de belangstelling. Dit wordt in de eerste plaats veroorzaakt door de wens van veel gemeenteraden een zo groot mogelijke openheid te betrachten bij de besluitvorming. Daarmee wordt ingespeeld op de toenemende behoefte van burgers aan inzicht in de redenen die leiden tot besluitvorming. Daarnaast leeft in lokaal Nederland de nadrukkelijke wens burgers meer bij de besluitvorming te betrekken. Dit vanuit de gedachte dat een betrokken burger het draagvlak voor en de legitimiteit van het gemeentelijk handelen vergroot. Ook tonen veel raden zich gevoelig voor het beeld dat de bestuurlijke molens soms erg langzaam (lijken te) draaien. Tenslotte heeft de recente invoering van de dualisering in het gemeentelijke bestel mede geleid tot een bezinning op de manier waarop de vergaderingen van raad en raadscommissies plaatsvinden. Verbeteringen Deze tendensen doen zich in verschillende gradaties in het gros van de Nederlandse gemeenten voor, ook in Noordenveld. Inmiddels is door verschillende gemeenten op sterk wisselende manieren hierop ingespeeld. Almere en Apeldoorn zijn daarvan voorbeelden. In deze gemeenten is sprake van een politieke markt met simultane vergaderingen in verschillende zalen aan de hand van een tijdschema. Ook een aantal Drentse gemeenten heeft zijn vergaderstructuur aangepast of denkt erover dit te gaan doen. Zo kent De Wolden een vergaderstructuur met twee raadsvergaderingen per maand die zijn opgedeeld in een informerend, opiniërend en adviserend deel en een besluitvormend deel. Raadscommissies zijn afgeschaft. Tynaarlo heeft de commissies afgeschaft en vervangen door een tweewekelijkse raadsvergadering volgens het stramien van De Wolden. In Coevorden, Meppel, Aa en Hunze en Emmen wordt nagedacht over verbeteringen. De provincie Drenthe zal binnenkort een vrij ingrijpende verandering in haar vergaderwijze doorvoeren, gericht op efficiency en meer contact met de burger. Noordenveld Ook de Raad van Noordenveld kijkt met een kritisch oog naar de vergaderpraktijk. Geregeld valt de roep te beluisteren om meer vergader-efficiency, debatteren op hoofdlijnen en inbreng van de burger. De werkgroep Dualisme heeft hiervan kennis genomen en heeft in dit kader een bezoek gebracht aan de politieke markt van Almere. Vervolgens is op basis van de drie hieronder gestelde vragen een verkenning uitgevoerd naar de mogelijkheden en de gevolgen van veranderingen in de vergaderstructuur in Noordenveld. De ervaringen van de werkgroep Dualisering in Almere en de verkenning van de griffie zijn opgenomen in een rapportage die in het Bestuursinformatiesysteem is te raadplegen. De werkgroep Dualisme heeft op basis van bovenstaande geluiden, tendensen en ervaringen, de volgende drie vragen beantwoord: Is het mogelijk in Noordenveld de vergaderingen van de Raad en de Raadscommissie zodanig aan te passen dat: 1. de vergaderefficiency wordt vergroot 2. van tevoren voor publiek, raadsleden, collegeleden en andere deelnemers duidelijkheid bestaat over discussietijdstippen en discussieduur 3. het publiek meer contact krijgt met de lokale politiek De werkgroep Dualisme heeft bovenstaande drie doelstellingen bevestigend beantwoord. De in de vragen opgesloten doelstellingen zijn te realiseren door de vergaderstructuur van de Raad van Noordenveld te veranderen. Daarbij moet wel worden aangetekend dat
4
de aanwezigheid van publiek voor een groot deel wordt bepaald door het onderwerp dat wordt behandeld. Onderstaand voorstel van de werkgroep Dualisering beoogt deze veranderingen tot stand te brengen. Voorstel Naar aanleiding van haar conclusie in de verkenning, stelt de werkgroep Dualisme aan de Raad van Noordenveld voor om bij wijze van experiment, tijdelijk: 1. 2. 3.
tweemaal per maand op woensdag een vergadering te houden met een informerend/opinierend/adviserend deel en een besluitvormend deel na het experiment te evalueren en te beslissen over voortzetting van deze wijze van vergaderen Aan het experiment een cursus vergadertechniek te koppelen
Beknopt uitgewerkt komt het voorstel op het volgende neer: Ad 1. Tweewekelijks vergaderen. De gemeenteraad gaat om de twee weken op woensdag vergaderen. Deze vergaderingen bestaan uit een informerend, opiniërend en adviserend deel en een besluitvormend deel. Onderwerpen kunnen dus op drie verschillende manieren worden geagendeerd: informerend, opinierend-adviserend en besluitvormend. Alle drie manieren kennen dus hun eigen behandelregiem. Dat betekent dat een informerende behandeling slechts de mogelijkheid kent vragen te stellen. Een opiniërende dan wel adviserende behandeling is bedoeld om het College een (politieke) opinie of advies mee te geven. Voorstellen die in het eerste deel van de vergadering zijn behandeld worden voor het besluitvormende deel van de daarop volgende vergadering geagendeerd (twee weken later). De besluitvormende behandeling spreekt voor zich. Vergaderefficiency. Het vergaderschema gaat – zoals verderop in het voorstel vermeld – uit van een eerste (informerend, opiniërend en adviserend) deel van maximaal twee uur, gevolgd door een pauze en besluitvorming gedurende een uur. Deze opbouw stelt hoge eisen aan de vergaderefficiency, na twee uur start immers het besluitvormende deel van de vergadering. Als hulpmiddel ter vergroting van de vergaderefficiency kan de nieuw te vormen agendacommissie de agendapunten voorzien van een indicatie van de verwachte behandeltijd. Deze indicatie kan door de leden en de voorzitter als richtsnoer worden benut. De voorgestelde opbouw van de vergadering zal in voorkomend geval leiden tot een vervolgbehandeling in het orienterende/opinierende/adviserende deel, twee weken later moment. Door twee keer per maand te vergaderen kan hierop worden ingespeeld en kan vertraging in de besluitvorming tot een minimum worden beperkt. Betrokkenheid burgers. Om burgers gelegenheid te geven zich met de politiek te verstaan, blijft het inspreekrecht in zijn huidige vorm bestaan. Verder wordt een vaste pauze van een half uur geïntroduceerd waarin burgers desgewenst met raads- en collegeleden kunnen spreken. Bovendien kunnen burgers het informerende deel gebruiken om plannen en ideeën aan de Raad kenbaar te laten maken. Experiment. De werkgroep acht het verstandig eerst enige tijd te experimenteren met de nieuwe vergaderstructuur waarbij – behalve bij het besluitvormende deel – meer op basis van de eisen van de praktijk dan op basis van het huidige reglement van orde wordt gewerkt. Op deze manier kan de Raad ervaring opdoen en bepalen of de vernieuwde wijze van vergaderen haar past. Het ligt voor de hand om een aantal vergaderingen op deze wijze in te richten en iedere experimentele vergadering kort te evalueren, tekortkomingen te verhelpen om vervolgens een besluit te nemen over definitieve invoering van de nieuwe vergaderstructuur. De experimenteer-periode mag daarbij niet langer duren dan strikt noodzakelijk, vandaar dat wordt gepleit voor een flexibel experiment. Het is van belang tijdens het experiment één randvoorwaarde goed in het oog te houden. Zo dienen Raad en College zichzelf en elkaar toe te staan gedurende een beperkte tijd te experimenteren met een andere vergaderorde zonder die orde en de uitvoering daarvan onderwerp van politieke discussie te laten zijn.
5
Aan het experiment wordt een cursus vergadervaardigheden gekoppeld om te bevorderen dat de vaardigheden die zijn vereist voor het efficiënt vergaderen verder worden ontwikkeld en gebruikt. Belangrijkste wijzigingen Het twee keer per maand vergaderen leidt tot een aantal belangrijke wijzigingen, die hieronder worden besproken. • Wijziging vergaderschema De vergadering nieuwe stijl zal bestaan uit een informerend, opiniërend en adviserend deel (commissie) en besluitvormingsdeel (raad). Het eerste deel zal voldoende tijdruimte moeten bieden voor informatie, discussie en opinievorming. Voorgesteld wordt dit deel 2 uur (bijvoorbeeld van 19.30 tot 21.30 uur) te laten duren. Vervolgens volgt een half uur pauze. Daarna vindt gedurende een uur (van 22.00 tot 23.00 uur) besluitvorming plaats. Met dit schema is per maand vier uur beschikbaar voor discussie en twee uur voor besluitvorming. Dit is vergelijkbaar met het huidige aantal uren dat met beraadslaging en besluitvorming gemoeid is. Omdat nu twee keer per maand een vergadering plaatsvindt met discussie en besluitvorming is de verwachting dat het aantal per vergadering te behandelen voorstellen zal afnemen. Besluitvorming over een “uitbehandeld” voorstel vindt plaats in de eerstvolgende raadsvergadering, twee weken later. • Agendacommissie Het opstellen van de agenda en van de tijdsindicatie vereist bijzondere aandacht, omdat een zorgvuldige behandeling moet worden gecombineerd met efficiency. De werkgroep stelt dan ook voor de agenda en tijdsindicatie te laten opstellen door een agendacommissie, bestaande uit de voorzitters van raadscommissie en gemeenteraad, hun vervanger en de griffier. Deze agendacommissie stelt de agenda en de tijdsindicatie voor de eerstvolgende vergadering op. • Voorzitter De voorzitter van de vergadering heeft in de nieuwe structuur in principe geen andere rol dan nu. Hij zal – gezien de deadline van 21.30 uur - wel scherper dan nu moeten toezien op de voortgang van de vergadering. Hij heeft echter de tijdsindicatie als geheugensteun in handen. Voorgesteld wordt het informerende/opinierende/adviserende deel van de vergadering in handen te geven van de commissievoorzitter en het besluitvormende deel in handen van de voorzitter van de Raad. Het belang van de concluderende rol van de voorzitter van het eerste deel van de vergadering, is groot. Hij zal moeten beoordelen of een voorstel na opinievorming besluitrijp is of niet (en dus in de volgende vergadering terugkomt voor nadere opinievorming). • Plaatsvervangers en presidium De rol van de plaatsvervangende commissieleden verandert in principe niet. Echter, in het raadsdeel van de vergadering is de rol van de plaatsvervanger uitgespeeld; het raadslid neemt vervolgens “het werk over”. De rol van het presidium blijft ongewijzigd. De vergaderfrequentie daarvan blijft gehandhaafd op een keer per maand (voorafgaande aan de laatste vergadering in de maand). • Rechten van burgers en raadsleden Burgers kunnen hun recht op inspraak uitsluitend geldend maken in het eerste vergaderdeel, voorafgaande aan de eerste behandeling van hun onderwerp. Gebruik maken van het spreekrecht is dus alleen mogelijk bij de behandeling in eerste aanleg – niet meer na eventueel doorschuiven voor nadere behandeling. Amendementen en moties kunnen in het eerste deel worden aangekondigd. Indiening, bespreking en besluitvorming vinden plaats tijdens het besluitvormende deel van de vergadering. Voor het indienen van een initiatiefvoorstel en het houden van een interpellatie is een raadsbesluit nodig; het ligt dus voor de hand de huidige praktijk te handhaven. Hetzelfde geldt voor artikel 40/41 RvO-vragen waarbij de vragensteller mondeling op zijn vragen wil terugkomen.
6
• Mededelingen, rondvraag en toezeggingen en aandachtspunten, notulen Voorafgaande aan de behandeling van de onderwerpen in het informerende, opiniërende en adviserende deel kunnen raads- en of collegeleden mededelingen doen. De rondvraag wordt als laatste punt geagendeerd voor het besluitvormende deel. Voor de lijst met toezeggingen en aandachtspunten gaat hetzelfde regiem gelden als voor wijziging van de notulen, dat wil zeggen dat beide onderwerpen aan het begin van de vergadering aan de orde komen. • Logistiek Het zal duidelijk zijn dat de logistiek ten behoeve van de raadsvergaderingen door dit voorstel veranderingen zal ondergaan. De voornaamste zijn: twee keer per maand aanleveren van agendapunten en stukken bij de griffie. Dit leidt tot een grotere werkdruk bij de griffie maar zal naar verwachting ook leiden tot een grotere doorstroomsnelheid van voorstellen en een kleiner aantal voorstellen per vergadering. het terugbrengen van de verzendtermijn voor raadsstukken van 14 naar 10 dagen. Verkorten van de tijdspanne tussen het versturen van de stukken en de vergadering is nodig om de werkdruk voor griffie en agendacommissie aanvaardbaar te houden er wordt op woensdag vergaderd. Dit biedt de griffie en de agendacommissie extra tijdruimte en het College de mogelijkheid de in de afgelopen vergadering voorgestelde wijzigingen nog voor het verzenden van de stukken voor de volgende vergadering, in raadsvoorstellen op te nemen. Procedure Dit voorstel tot wijziging van de vergaderstructuur is afkomstig van de werkgroep Dualisme. Het voorstel is besproken met de gemeentesecretaris en voorgelegd aan het presidium als opdrachtgever van de werkgroepen uit de raad. Vervolgens vindt besluitvorming plaats in uw Raad.
7
Appendix 1 Procesbeschrijving logistiek voor de vergaderingen van de Raadscommissie en de Raad (huidige opzet) •
•
•
•
•
• •
De commissiestukken worden twee weken voorafgaande aan de vergadering door de afdeling voor 10.00 uur ingeleverd op de Griffie. Praktijk is dat in de collegevergadering van de dinsdag hieraan voorafgaand vaak stukken zitten die de volgende dag op de griffie moeten zijn. Aanpassingen aan de stukken vertragen de aanlevering bij de Griffie en vergroten het gevaar van fouten; De drukker moet donderdagmorgen de stukken aangeleverd krijgen i.v.m. de persconferentie die het College op de donderdagmiddag belegt. De pers heeft de commissiestukken dan immers nodig; De publicatie van de vergadering en de agenda moet woensdagmiddag voor 12.00 uur bij De Krant zijn. Het op internet plaatsen van de agenda en de stukken kan in de week daarop volgend; De uitnodiging voor de commissievergadering gaat vergezeld van de collegevoorstellen, concept raadsvoorstellen/besluiten en de eventuele vast te stellen nota's; De donderdag na de raadscommissie start de griffie met de correctie van de raadsstukken en het toevoegen van de conclusies die zijn getrokken uit de discussie in de raadscommissie. Vervolgens worden de stukken genummerd; De vergadering van de Raad wordt twee weken van tevoren gepubliceerd in De Krant, een week later gevolgd door de agenda; In de week na de raadsvergadering wordt op donderdag voor 14.00 uur de besluitenlijst van de Raad gepubliceerd;
8
Appendix 2 Procesbeschrijving logistiek bij een tweewekelijkse vergadering op woensdag van de Raad met een informerend, opiniërend en adviserend deel en een besluitvormingsdeel (voorgestelde opzet). De verzendtermijn is in deze opzet verkort tot tien dagen. Een verkorte verzendtermijn biedt griffe en agendacommissie voldoende gelegenheid voor afwerking en voorbereiding. Verkorting ligt zelfs voor de hand nu het aantal per vergadering voor te bereiden en te behandelen stukken naar verwachting zal teruglopen!
Blijkt de geplande tijd niet voldoende te zijn dan komt het punt in de volgende vergadering – twee weken later - opnieuw aan de orde. Gevolgen voor de logistiek volgens het huidige Reglement van Orde • de voorstellen moeten tien dagen vóór de vergadering worden verzonden. Dit impliceert dat de stukken voor vergadering nummer 2 meteen op de maandag na vergadering 1 moeten worden verstuurd; • De agendacommissie heeft tot vrijdag de tijd om de agenda op te stellen. Doorgeschoven punten van vergadering 1 worden geagendeerd voor vergadering 2 (stukken zijn al in bezit van de commissieleden) evenals de nieuwe punten. Deze zijn dan al op de griffie aanwezig; • Op de dag van vergadering moet de publicatie van vergadering 2 voor 12.00 uur aangeleverd te zijn bij De Krant. De besluitenlijst van vergadering 1 volgt later; • De drukker moet op vrijdagmorgen de stukken voor vergadering 2 krijgen om deze op tijd verzendgereed te krijgen;
9
Appendix 3 Voor- en nadelen van huidige en voorgestelde vergaderopzet De voor- en nadelen van de huidige en voorgestelde opzet worden hieronder op een rijtje gezet. 1.
De huidige opzet
Voordelen: • Duidelijke structuur: één commissievergadering en één raadsvergadering per maand; • Alle agendapunten worden behandeld tijdens de eerste of eventuele tweede avond. Nadelen: • de ambtelijke organisatie, de griffie en daarmee de logistiek staan maandelijks onder grote tijdsdruk; • de behandelduur van een voorstel kan oplopen tot zes weken. Voor bestuurders en ambtenaren een nadeel; • Bij een op de volgende dag voortgezette vergadering wordt de werkdruk voor raadsleden, bestuurders en ambtenaren groot; • vaak langdurige discussies tijdens de raadscommissie • de voorzitter heeft geen mogelijkheden de discussie in de raadscommissie te bekorten; onvoldoende stimulans voor raadsleden tot discussie op hoofdlijnen; • verdaging naar de tweede commissiedag leidt tot agendaproblemen en absentie; • belangstelling op de tribune loopt sterk terug. 2.
De voorgestelde opzet
Voordelen: (Vergader)efficiency: • De beperkte tijd voor informatie, opinie en advies en het “harde” starttijdstip van het besluitvormingsblok zullen naar verwachting leiden tot een efficiënter gebruik van de vergadertijd door de fracties. De tijdsindicatie is hierbij een hulpmiddel. Dit vergroot tegelijk de aantrekkelijkheid van de vergadering; • Per maand worden vaker (twee maal) voorstellen in behandeling geven; • Door deze spreiding van voorstellen en door de daarmee samenhangende verwachte afname van het aantal voorstellen per vergadering zal de werkdruk voor de ambtelijke organisatie naar verwachting dalen; • Bij het doorschuiven van een voorstel kan nadere informatie van het College aan de raadsleden worden toegezonden in de twee weken tussen de vergaderingen. Dan kan ook nadere beraadslaging binnen de fracties plaatsvinden. Vergadertijdstippen: • Voor de commissieleden is er zekerheid over de lengte van de vergadering; dus geen schorsing meer tot de volgende avond!; Contact burger en politiek • Het recht op inspraak blijft • de vaste pauze tijdens de vergadering biedt extra mogelijkheden voor contact tussen burger, raads- en collegeleden Nadelen • de inzet van plaatsvervangende commissieleden is minder effectief – in verband met het besluitvormingsdeel zullen de raadsleden in principe altijd aanwezig moeten zijn; • bij doorschuiven van een voorstel naar de volgende vergadering zullen belangstellenden en ondersteuning hierbij opnieuw aanwezig moeten zijn. Dit geldt ook voor de huidige opzet. Randvoorwaarden de verzendtermijn is verkort naar tien dagen er wordt vergaderd op woensdag het college vergadert meteen op de morgen na de raadsvergadering over aan te passen voorstellen
10
Verdere overwegingen de consequenties van de voorgestelde vergaderorde voor de persconferentie van B&W moeten in beeld worden gebracht de consequenties voor het fractieoverleg moeten in beeld worden gebracht
11
Appendix 4 Voorbeeldplanning oude situatie (april 2006 en mei 2006) bij 14-dagentermijn
Stukken aanleveren
Stukken verzenden
29 maart 19 april
30 maart 20 april
Behandelen in commissie 12 april 3 mei
Behandelen in raad 27 april 18 mei
Voorbeeldplanning nieuwe situatie (april 2006 en mei 2006) bij 10-dagentermijn Stukken aanleveren 29 maart 13 april 27 april 11 mei
Stukken verzenden 3 april 17 april 1 mei 15 mei
Behandelen in Commissie 12 april 26 april 10 mei 24 mei
Behandelen in raad 26 april 10 mei 24 mei 7 juni
12
