1 Tabulkové kalkulátory. 1.1 Spuštění tabulkového kalkulátoru. Tabulkové kalkulátory

Tabulkové kalkulátory

1


Tabulkové kalkulátory mají dlouhou historii. Jejich praotec, tabulkový kalkulátor Lotus 1-2-3, je považován za důvod rozšíření osobních počítačů. Byl to jeden z prvních programů, který umožnil používat počítače i lidem, kteří neuměli programovat. Tabulkový kalkulátor je program, který vám umožní vytvářet a spravovat i velmi rozsáhlé tabulky. Dokáže zpracovávat číselné i textové informace, definovat vazby mezi buňkami tabulky, zadávat nejrůznější funkce a podobně. Umožňuje kombinování tabulky s grafy, práci s více tabulkami, optimalizovat úlohy, analyzovat údaje. Velkou výhodou je, že po změně jedné hodnoty se okamžitě tato změna projeví ve všech výpočtech, kde byla tato hodnota (buňka) použita. Vůbec není podstatné, zda se jednalo o překlep či změnu zadání. Vytvořenou tabulku můžete formátovat podobným způsobem, jako formátujete textový dokument. Do tabulky můžete přidat grafické zpracování výsledků a vkládat nejrůznější objekty.

1.1

Spuštění tabulkového kalkulátoru

Program se spustí z prostředí Microsoft Windows dvojitým kliknutím levého tlačítka myši na ikoně Microsoft Excel nebo z nabídky Start. Po spuštění se na obrazovce zobrazí prázdná tabulka s kurzorem umístěným na adrese A1. Microsoft Excel 2003

12-

Titulkový pruh – zobrazuje název programu a název spuštěného soubory (tabulky). Pruh menu (hlavní nabídka) – zobrazuje jména jednotlivých nabídek, které jsou přístupné po stisku klávesy F10 nebo Alt. 1

Tabulkové kalkulátory 345678910 11 -

Řádek vzorců – zobrazuje text nebo vzorec, který je zapsán v buňce. Sloupce tabulky – sloupce tabulky jsou určeny písmeny (A až IV). Podokno úloh – otevření souboru, vytvoření nového souboru… Stavový pruh – zobrazuje informace o aktuálním stavu programu. List – jednotlivé listy představují samostatné tabulky, kterých může být 256. Buňka – je to obdélníček, do kterého můžete vkládat data. Buňka je umístěna v průsečíku řádku a sloupce. Řádky tabulky – řádky tabulky jsou určeny čísly (1 až 65 536). Aktivní buňka – je to ta buňka, která je označena zvýrazněným obdélníčkem. Pole názvů (adresní pole) – zobrazuje adresu aktivní buňky nebo bloku buněk.

Microsoft Excel 2010 1

2

3

4

5

6

7

8

9

16 15

14 13

12

11 1-

2-

2

10

Tlačítko Microsoft Office – zde se zobrazuje hlavní menu programu Microsoft Excel. Jednotlivé položky jsou přístupné kliknutím levého tlačítka myši na vybrané položce nebo pomocí klávesy Alt + podtržené písmeno položky. Panel nástrojů Rychlý přístup – tento panel obsahuje nejpoužívanější příkazy. Kliknutím na drobnou šipku v pravé části lze panel uživatelsky přizpůsobit.

Tabulkové kalkulátory 34-

5-

678910 11 12 13 14 15 16 -

Pruh titulku – zobrazuje název aplikace a název dokumentu, který je právě aktivní. Sada ikon – zde jsou umístěny vybrané nejpoužívanější funkce a příkazy dané karty. Aktivaci funkce provedete kliknutím levého tlačítka myši na vybrané ikoně. Nastavíte-li na ikonu kurzor myši a několik vteřin jím nebudete pohybovat, zobrazí se pod ikonou rámeček s názvem funkce této ikony. Tyto sady si uživatel nemůže přizpůsobit. Pás karet – každá karta představuje určitou oblast činnosti. Kromě zobrazených karet se může zobrazit speciální karta k dané činnosti. Například při dvojkliku na obrázek se zobrazí karta Formát. Dvojitým kliknutím levého tlačítka myši na pásu karet zmizí všechny skupiny a tím budete mít více místa na monitoru. Pro rychlé přepínání pásu karet lze využít navigační zkratky na klávesnici. Po stisku klávesy Alt se u jednotlivých pásů karet a dalších funkcí zobrazí klávesové zkratky. Pomocí zobrazených kláves lze dané funkce vyvolat. Skupiny – zde se zobrazují na příslušné kartě související položky. Každá karta obsahuje několik skupin. Ikona pro otevření dialogového okna. Tato šipka rozevírá danou skupinu a zpřístupňuje další příkazy. Řádek vzorců – zobrazuje text nebo vzorec, který je zapsán v buňce. Sloupce tabulky – sloupce tabulky jsou určeny písmeny (A až XFD). Lupa – používá se pro zvětšení nebo zmenšení dané stránky na monitoru. Lze také použít kombinaci stisknuté klávesy Ctrl a rolování kolečkem myši. Stavový pruh – zobrazuje informace o aktuálním stavu programu. List – jednotlivé listy představují samostatné tabulky, kterých může být neomezeně (omezení je určeno velikostí dostupné paměti). Buňka – je to obdélníček, do kterého můžete vkládat data. Buňka je umístěna v průsečíku řádku a sloupce. Řádky tabulky – řádky tabulky jsou určeny čísly (1 až 1 048 576). Aktivní buňka – je to ta buňka, která je označena zvýrazněným obdélníčkem. Pole názvů (adresní pole) – zobrazuje adresu aktivní buňky nebo bloku buněk.

Každá tabulka se může skládat z několika listů – každý list je vlastně samostatnou tabulkou. Listy mají své názvy na levém dolním okraji pracovní plochy, kde tvoří tzv. ouška – ta lze snadno využít pro přepínání mezi jednotlivými listy. Stačí na ně pouze kliknout. List, ve kterém pracujete, má ouško bílé, ostatní jsou šedivá. Listy můžete přidávat i ubírat. Vlastní tabulka je tvořena sloupci a řádky. Každý sloupec je označen písmenem (A, B... Z, AA, AB...), řádek bývá označen čísly (1, 2...). Průsečík sloupce a řádku se nazývá buňka. Buňka je nejmenší část tabulky, kterou můžete samostatně používat. Je označena adresou, složenou z označení sloupce a řádku, ve kterém se nachází (například A1, C25…). Pokud používáte více listů tabulky, doplní se označení buněk o jméno listu, na kterém se buňka nachází. Jako oddělovač se v tomto případě použije vykřičník (List1!A1). Adresa buňky může být relativní, absolutní nebo smíšená. Každá z nich má své využití. Jednu buňku ohraničuje silnější rámeček – tato buňka je aktivní, je na ní umístěn takzvaný ukazatel (také buňkový kurzor). Její adresu vidíte v adresném poli.

3

Tabulkové kalkulátory Relativní adresa buňky Relativní adresa se zapisuje ve tvaru, určeném označením sloupce a řádku, na jejichž průsečíku leží buňka, bez dalších znaků. Příkladem může být zápis A1, G25 a další. Tato adresa se při kopírování či automatickém vyplňování údajů do buněk (tzv. vyplnění) mění – záleží na umístění zdrojové a cílové buňky. Na následujícím příkladu vidíte chování relativní adresy při kopírování do jiné buňky. Do buňky A1 byl zapsán vzorec s relativní adresou buňky (=A10). Tento vzorec byl poté nakopírován do buňky B2 a C3 (o kolik sloupců a řádků se změnila adresa cílové buňky, o tolik se změnila kopírovaná adresa).

Absolutní adresa buňky Absolutní adresa nemění při kopírování svoji hodnotu. Aby tabulkový kalkulátor poznal, že adresa je absolutní, předřaďte při zápise adresy znak $. Údaj následující bezprostředně za tímto znakem se při kopírování nebude měnit. Zápis $A$1 je tedy příkladem absolutní adresy – nezmění se ani údaj o sloupci ani o řádku. Zápis $A1 při kopírování zachová označení sloupce A, ale bude se měnit adresa řádku. Zápis A$1 má opačnou funkci – označení sloupce se bude měnit, označení řádku je neměnné. Ukázky zobrazují všechny tři způsoby zápisu absolutní adresy a jejího následného rozkopírování do jiných buněk.

4

Tabulkové kalkulátory Rozhodnutí o tom, zda použít zápis absolutní či relativní adresy je pouze na uživateli. Ten musí zvážit, zda bude vzorec, obsahující adresu některé buňky, kopírovat i do jiných buněk - pak je třeba přemýšlet o zápise adres a rozhodnout, která adresa se nesmí při kopírování změnit (absolutní adresa) a které se naopak měnit musí (relativní adresa). Pokud vzorce kopírovat nebude, stačí zápis relativních adres.

1.2

Tvorba tabulek

Stejně jako při tvorbě textových dokumentů i při tvorbě tabulek je dobré postupovat určitým způsobem.    

vložte hodnoty a texty – nepoužívejte při tom žádné volby (typy písma, zarovnání…). vytvořte a vložte vzorce – opět bez formátování opravte údaje – odstraňte překlepy a další chyby zformátujte tabulky – nastavte velikost, typ a barvy písma, ohraničení tabulky, barvy pozadí  přidejte grafy, obrázky a další objekty V průběhu celého postupu si nezapomeňte ukládat rozpracované dílo! Opakovaný zápis nebývá snadnou záležitostí. Samozřejmě je možné a někdy i nutné některé body použít v jiném pořadí. Přiřadíte-li například graf k tabulce, může se písmo tabulky jevit jako nevhodné – pak použijete znovu formátování. Je však dobré, aby postup nebyl chaotický – zvláště při formátování je vhodné formátovat najednou větší části tabulky, které mají stejnou podobu, než jednotlivé hodnoty ihned při jejich zápisu.

1.3

Práce s tabulkovým kalkulátorem

Některé pracovní postupy nebude nutné vysvětlovat opakovaně. Například otvírání souborů, ukládání souborů nebo přepínání mezi okny dokumentů je stejné jako u textového editoru téhož výrobce. Dále budou popsány specifické postupy.

1.3.1

Pohyb po tabulce

Po tabulce se můžete pohybovat pomocí následujících kláves: ←→ ↓↑ Ctrl + ← Ctrl + → Home Tab Page Up Page Down

- pohyb mezi buňkami doleva a doprava - pohyb mezi buňkami nahoru a dolů - přesune kurzor na první nebo poslední buňku zaplněné části tabulky - přesune kurzor na první nebo poslední buňku zaplněné části tabulky - přesune kurzor do prvního sloupce - přesune kurzor o buňku doprava - přesune kurzor o obrazovku nahoru - přesune kurzor o obrazovku dolů 5

Tabulkové kalkulátory Přesouvání a posun v režimu klávesy End Po stisku klávesy End se na stavovém řádku zobrazí klávesa END. End + klávesa se šipkou End + Home

- přesune kurzor o jeden blok dat v řádku nebo sloupci - přesune kurzor na poslední buňku v listu do nejspodnějšího používaného řádku ve sloupci nejvíce vpravo

Přesouvání a posun se stisknutou klávesou Scroll Lock Pokud používáte klávesy pro posun s vypnutou klávesou Scroll Lock, přesune se vybraná buňka ve vzdálenosti posunu. Chcete-li posun provádět beze změny výběru buněk, stiskněte nejprve klávesu Scroll Lock. - přesune kurzor do buňky v levém horním rohu okna - přesune kurzor do buňky v pravém dolním rohu okna - posun o jeden sloupec doprava nebo doleva - posun o jeden řádek nahoru nebo dolů

Home End ←→ ↓↑

Pro pohyb na libovolnou buňku tabulky můžete využít adresní pole – klikněte do něj, zapište adresu buňky, kam chcete přemístit ukazatel a stiskněte klávesu Enter.

Označení oblasti buněk

1.3.2

Pro některé operace je třeba označit oblast buněk. Pro označování můžete použít všechny způsoby jako u textového editoru. Označení bloku pomocí myši: 1. 2. 3.

Nastavte ukazatel myši do rohové buňky budoucí označené oblasti. Stiskněte a držte levé tlačítko myši a pohybem do protilehlého rohu označte požadovanou oblast. Pusťte tlačítko myši.

Označení bloku pomocí klávesnice: 1. 2. 3. 4. 6

Přesuňte ukazatel do rohové buňky budoucí označené oblasti. Stiskněte a držte klávesu Shift. Pomocí kláves pro pohyb kurzoru označte směrem do protilehlého rohu požadovanou oblast. Uvolněte klávesu Shift.

Tabulkové kalkulátory Tabulkový kalkulátor používá několik zvláštních způsobů označení – klik levým tlačítkem myši na záhlaví řádku či sloupce jej celý označí. Kliknete-li na buňku mezi záhlavím sloupců a řádků (nemá označení), označíte celou tabulku. Pokud mezi označováním jednotlivých oblastí přidržíte klávesu Ctrl, můžete označit nesouvislé oblasti buněk.

Jakékoliv kliknutí levým tlačítkem myši do tabulky nebo pohyb kurzoru pomocí kurzorových kláves zruší označení všech oblastí.

Údaje vkládané do buněk

1.3.3

Do buněk tabulkového kalkulátoru lze zapsat jakýkoliv údaj. Může to být číslo, text, datum, čas, logická hodnota nebo vzorec. Aby s ním mohlo být správně nakládáno, měli byste si zapamatovat a dodržovat několik pravidel. Problematický bývá zápis čísel – pokud se v číselné řadě objeví byť jen jeden údaj, který do něj nepatří, bude tento zápis považován za text. To ale znamená, že ho nelze použít pro výpočty! (25 metrů, A-10 a podobně). Potíže způsobuje zápis desetinné čárky (pozor na záměnu čárky a tečky), k číslu nezapisujte jednotky (to se řeší jiným postupem), v čísle nesmí být mezery ani jiné nečíselné znaky. Stejné potíže může způsobit zápis datumu a času – i tady jeden chybný znak zaviní jejich nepoužitelnost. Každý vzorec začíná znakem, který určuje, že se jedná o právě o vzorec. Obvykle je to znak =. Logická proměnná je tvořena pouze jedním ze dvou možných slov. Obvykle to je TRUE pro pravdu (logickou 1) a FALSE pro nepravdu (logickou 0). MS Excel má počeštěny i tyto hodnoty – používá PRAVDA a NEPRAVDA.

Vložení údaje do buňky Údaj se vždy vloží do aktivní buňky - to je buňka, vybraná ukazatelem. Samotné vložení lze opět provést různými postupy – vyberte si takový, který se v danou chvíli nejvíce hodí a pomůže vám v další činnosti. Základem je, že do buňky zapíšete požadovaný údaj. Nezapomeňte na správný zápis, abyste nemuseli dodatečně odstraňovat chyby. Po zápisu můžete pro vložení údaje do buňky použít klávesnici: 

Stiskněte klávesu Enter – ukazatel se obvykle posune o jednu buňku směrem dolů.

7

Tabulkové kalkulátory 

Stiskněte nějakou klávesu pro pohyb kurzoru – je výhodné zvolit takovou klávesu, která přesune ukazatel na buňku, kterou budete vyplňovat jako další.

Vkládat jde i za pomoci myši: 

Klikněte levým tlačítkem myši na libovolnou buňku.

Pokud vložíte do buňky vzorec, všimněte si, že v buňce tabulky se objeví výsledek – vzorec uvidíte ve vstupním poli.

Oprava údaje v buňce

1.3.4

Chybně zapsané údaje lze samozřejmě opravit. Jinak by jakákoliv chyba byla odstranitelná pouze opakovaným celým zápisem. Oprava údaje se vždy provádí v aktuální buňce. Opravu údaje proveďte takto: 1. 2.

3.

Stiskněte klávesu F2, nebo klikněte levým tlačítkem myši do vstupního pole. Pokud ve vstupním poli kliknete dvakrát levým tlačítkem myši, označí se celý údaj. Proveďte editaci (změnu) údaje – pro mazání využijte klávesy Delete a Backspace, pak zapište správný údaj. Jestliže jste označili celý údaj dvojklikem, jakýkoliv zápis původní hodnoty se smaže a zapíše nový. Vložte opravený údaj. Při vkládání opravených údajů nemůžete použít klávesy pro pohyb kurzoru. Ostatní způsoby vkládání fungují (stisk klávesy Enter, kliknutí levého tlačítka myši do tabulky…).

Smazání údaje z buňky Smazat celý obsah buňky je snadné – nastavte ukazatel na vybranou buňku a stiskněte klávesu Delete. Smazat můžete najednou i celou označenou oblast.

Kopírování údajů

1.3.5

Pro kopírování můžete použít schránku operačního systému Windows nebo nástroj, který je vestavěn přímo v tabulkovém kalkulátoru. Využijete-li pro kopírování schránku Windows, postupujte takto: 1. 2. 3. 4.

8

Označte kopírovanou oblast buněk, jde-li o kopírování jedné buňky, nastavte na ni ukazatel. Vložte obsah do schránky (Ctrl+C, menu Úpravy funkce Kopírovat… - Excel 2003) nebo (Ctrl+C, karta Domů – skupina Schránka – funkce Kopírovat - Excel 2010). Přemístěte ukazatel do levého horního rohu oblasti, kam budete kopírovat (oblast neoznačujte) – kopírujete-li jednu buňku, nastavte ukazatel přímo na cílovou buňku. Na pozici kurzoru vložte údaj ze schránky (Ctrl+V, menu Úpravy funkce Vložit… Excel 2003) nebo (Ctrl+V, karta Domů – skupina Schránka – funkce Vložit Excel 2010).

Tabulkové kalkulátory Pokud se pozorně podíváte na ukazatel, všimnete si, že v pravém dolním rohu je čtvereček. Pokud ho přetáhnete na jiné místo, vyplní se tato oblast obsahem buňky, na které se ukazatel nacházel. Postupujte například takto: 1.

Nastavte ukazatel na buňku, jejíž obsah chcete kopírovat.

2. 3. 4.

Stiskněte levé tlačítko myši v dolním pravém rohu na černém čtverečku. Pohybem myši nastavte požadovanou oblast buněk pro kopírování. Uvolněte levé tlačítko myši. V pravém dolním rohu se zobrazí znak Možností automatického vyplnění, ve kterém můžete zvolit funkce: - kopírovat buňky - pouze vyplnit formáty - vyplnit bez formátování

Vyplnění řadou Obdobný postup jako při kopírování používá funkce vyplnění. Občas se setkáte s potřebou vyplnit větší část tabulky hodnotami, které narůstají o pravidelnou hodnotu. Lze zapisovat jednu hodnotu po druhé, nebo využít schopností programu Microsoft Excel. Při vytváření aritmetické řady postupujte například takto: 1. 2. 3.

Vložte do některé buňky počáteční hodnotu. Do sousední buňky ve směru, kde bude řada pokračovat, vložte následující hodnotu. Obě buňky označte jako oblast.

9

Tabulkové kalkulátory 4.

Stiskněte levé tlačítko myši na čtverečku v pravém dolním rohu označené oblasti a přetáhněte ho potřebným směrem. Kalkulátor spočítá rozdíl mezi dvěma označenými buňkami a bude tuto hodnotu přičítat k následujícím hodnotám buněk.

Tímto postupem lze vytvořit aritmetickou (lineární) řadu – hodnota mezi sousedními buňkami je součtem předchozí hodnoty a konstanty (takzvaného Kroku). Jiným typem řady je řada geometrická (růstová), kdy následující hodnota vzniká vynásobením předcházející hodnoty. Zde musíte použít jiný postup, který je možné využít i při tvorbě aritmetické řady. Při vytváření geometrické řady postupujte například takto: 1. 2.

Vložte do některé buňky počáteční hodnotu. Označte oblast budoucí řady hodnot včetně počáteční hodnoty.

3.

Zvolte menu Úpravy, funkci Vyplnit a funkci Řady…(karta Domů – skupina Úpravy – funkce Výplň – funkce Řady… - Excel 2010). Zvolte typ řady, krok (to je hodnota, kterou kalkulátor buď přičítá, nebo s ní násobí), případně i konečnou hodnotu (po jejím dosažení bude řada ukončena).

4.

Excel 2003

5.

Excel 2010

Zvolte tlačítko OK.

Pokud pracujete s tabulkovým kalkulátorem, určitě se vám stane, že zapíšete nějakou chybu, nevhodným způsobem zformátujete hodnoty nebo něco omylem smažete. Stejně jako v textovém editoru máte i zde k dispozici funkce Zpět a Znovu pro návrat k původnímu stavu.

10


Formátování tabulek

1.3.6

Formátování tabulek je v mnohém podobné formátování textu. Můžete označit určité oblasti, na které se bude formátování vztahovat, používat zarovnání, různé typy a velikosti písma a tak dále. Použít můžete i rámečky kolem buněk a výplně (stínování) buněk. Nezapomeňte, že formátování se bude týkat buď aktuální buňky, nebo označené oblasti buněk.

Změna písma Použití této funkce je podobné, jako u textového editoru. Při změně písma postupujte například takto:

2.

Zvolte menu Formát a funkci Buňky… (karta Domů – skupina Písmo – Ikona pro otevření dialogového okna - Excel 2010). Můžete také použít pravé tlačítko myši, kterým klikněte v buňce nebo označené oblasti buněk, kde chcete nastavovat vlastnosti písma (ze zobrazeného plovoucího menu vyberte funkci Formát buněk…). Zobrazí se dialogové okno Formát buněk.

3. 4. 5.

Zvolte kartu Písmo. Nastavte požadované vlastnosti písma (typ, velikost…). Zvolte tlačítko OK.

1.

Některé vlastnosti lze nastavovat i z nástrojové lišty – odleva to je typ písma, velikost písma a řez písma.

Zarovnání obsahu buněk Zarovnání obsahu buněk tabulky má více možností nastavení než u textového editoru. Zarovnávat můžete nejen horizontálně (vodorovně), ale i vertikálně (svisle). Při zarovnávání buněk postupujte například takto: 1. 2.

3.

Označte do bloku oblast, kterou chcete zarovnat. Zvolte menu Formát a funkci Buňky… (karta Domů – skupina Písmo – Ikona pro otevření dialogového okna - Excel 2010). Můžete také použít pravé tlačítko myši, kterým klikněte v buňce nebo označené oblasti buněk, kde chcete provést zarovnávání (ze zobrazeného plovoucího menu vyberte funkci Formát buněk…). Zobrazí se dialogové okno Formát buněk. 11


Zvolte kartu Zarovnávání.

5. 6.

Nastavte typ zarovnávání a orientaci textu. Zvolte tlačítko OK.

Ohraničení buněk Ohraničení buňky se používá pro její zvýraznění a oddělení. Pomocí ohraničení lze vytvořit přehlednější tabulku. Ohraničení buněk se nastavuje na kartě Ohraničení. Při ohraničení buněk postupujte například takto: 1. 2.

3. 4.

Označte do bloku oblast, kterou chcete ohraničit (orámovat). Zvolte menu Formát a funkci Buňky… (karta Domů – skupina Písmo – Ikona pro otevření dialogového okna - Excel 2010). Můžete také použít pravé tlačítko myši, kterým klikněte v buňce nebo označené oblasti buněk, kde chcete provést ohraničení (ze zobrazeného plovoucího menu vyberte funkci Formát buněk…). Zobrazí se dialogové okno Formát buněk. Zvolte kartu Ohraničení.

Excel 2003

5. 6.

7. 12

Excel 2010

Levým tlačítkem myši vyberte styl a barvu čáry. V náhledu postupně navolte (pomocí tlačítek na kartě vlevo), kterou část buňky chcete ohraničit nebo levým tlačítkem myši přímo označte požadované čáry (výsledek je vidět ihned v ukázce). Zvolte tlačítko OK.


Pozadí buňky Každou buňku můžete vyplnit barvou nebo šrafováním. Výplň bude tvořit pozadí buňky. Při vložení pozadí (výplně) buněk postupujte například takto: 1. 2.

3. 4.

Označte do bloku oblast, u které chcete nastavit pozadí. Zvolte menu Formát a funkci Buňky… (karta Domů – skupina Písmo – Ikona pro otevření dialogového okna - Excel 2010). Můžete také použít pravé tlačítko myši, kterým klikněte v buňce nebo označené oblasti buněk, kde chcete provést ohraničení (ze zobrazeného plovoucího menu vyberte funkci Formát buněk…). Zobrazí se dialogové okno Formát buněk. Zvolte kartu Vzorky (Výplň - Excel 2010).

Excel 2003

5. 6.

Excel 2010

Levým tlačítkem myši vyberte požadované stínování a vzorek (výsledek je vidět ihned v ukázce). Zvolte tlačítko OK.

Nastavení šířky a výšky buňky Výšku buňky nastavuje tabulkový kalkulátor automaticky podle výšky textu. Pokud budete měnit velikost textu hodnot zapsaných v buňkách, zvětší se velikost buňky a tím i celého řádku. Zmenšíte-li tuto velikost, zmenší se výška buňky. Šířka však zůstává beze změny. Proto se v některých případech text nevejde do buňky. Pak je buď zobrazen v sousední buňce (je-li tato prázdná), nebo je jeho část překryta hodnotu sousední buňky (je-li vyplněná). Pokud se do buňky nevejde číselná hodnota, zobrazí se místo toho řada těchto znaků - #####. Pro hrubé nastavování šířky a výšky buňky lze použít tažení myší za předěl mezi označením buněk.

┼

13


Tento způsob použijte, pokud potřebujete jen přečíst hodnoty v buňce a nezáleží na jejich přesné šířce či výšce. Pokud potřebujete nastavit přesnou šířku nebo výšku buněk, použijte tento postup: 1.

Z menu Formát zvolte funkci Sloupec (Řádek) a funkci Šířka…(Výška…) (karta Domů – skupina Buňky – funkce Formát - Excel 2010). Pokud zvolíte funkci Přizpůsobit, nastaví se šířka buňky podle nejširší vybrané buňky.

Excel 2003

2.

V zobrazeném okně nastavte požadovanou šířku sloupce.

3.

Potvrďte tlačítko OK.

Excel 2010

Zobrazení údajů v buňce Hodnoty v jednotlivých buňkách mohou být zobrazeny různým způsobem. V buňce může být například uvedeno číslo, částka v Kč nebo datum. Protože nesmíte kombinovat v jedné buňce zápis číselných hodnot a písmen (buňka by v tom případě byla určena jako textová a ne jako číselná), musíte nastavit správný způsob zobrazení číselných hodnot (formátu čísel). Při nastavení formátu čísel postupujte například takto: 1. 2.

3. 4.

14

Označte do bloku skupinu buněk, u kterých chcete nastavit jiný formát čísel. Zvolte menu Formát a funkci Buňky… (karta Domů – skupina Písmo – Ikona pro otevření dialogového okna - Excel 2010). Můžete také použít pravé tlačítko myši, kterým klikněte v buňce nebo označené oblasti buněk, kde chcete provést ohraničení (ze zobrazeného plovoucího menu vyberte funkci Formát buněk…). Zobrazí se dialogové okno Formát buněk. Zvolte kartu Číslo.

Tabulkové kalkulátory 5. 6.

Levým tlačítkem myši vyberte požadovaný druh čísla a další parametry (desetinná místa symbol měny apod.). Zvolte tlačítko OK.

Podmíněné formátování

1.3.7

Podmíněné formátování se používá pro zvýraznění určitých údajů v tabulce, u kterých je splněna určená podmínka. Můžete zadat celkem tři podmínky. Pokud je pravdivých více podmínek, bude použit formát první pravdivé podmínky. Pokud žádná ze stanovených podmínek není pravdivá, zachovají si buňky existující formáty. Při nastavení podmíněného formátování postupujte například takto: 1. 2. 3.

Označte do bloku skupinu buněk, u kterých chcete nastavit podmíněné formátování. Zvolte menu Formát a funkci Podmíněné formátování…(karta Domů – skupina Styly – funkce Podmíněné formátování – funkce Správa pravidel… - Excel 2010). V zobrazeném dialogovém okně Podmíněné formátování (Správce pravidel podmíněného formátování - Excel 2010) nastavte požadované podmínky a pomocí tlačítka Formát (Upravit pravidlo) změňte požadované formátování.

Excel 2003

4.

Excel 2010

Potvrďte Tlačítko OK.

Kopírování formátu do jiných buněk 1. 2. 3.

Vyberte buňky s podmíněnými formáty, které chcete kopírovat. Na panelu nástrojů klikněte na ikonu Kopírovat formát …(karta Domů – skupina Schránka – funkce Kopírovat formát - Excel 2010). Myší vyberte buňky, které se mají formátovat.

Pokud chcete u vybraných buněk odstranit všechny podmíněné formáty a také ostatní formáty buněk, zvolte z menu Úpravy a funkci Vymazat a následně funkci Formáty…(karta Domů – skupina Úpravy – funkce Vymazat – funkce Vymazat formáty - Excel 2010).. 15


Operace se sloupci a řádky tabulky

1.3.8

Vložení řádku, sloupce, bloku buněk a listů tabulky Pomocí této funkce můžete vložit řádek nebo sloupec na pozici kurzoru a tím rozšířit vytvářenou tabulku. Můžete také zvolit vložení označeného bloku (okolní zaplněné buňky se posunou do zadaného směru), nebo nový list tabulky. Při vložení řádku, sloupce, listu nebo bloku buněk postupujte například takto: 1.

Zvolte menu Vložit a požadovanou funkci (Řádek, Sloupec, List apod.) (karta Domů – skupina Buňky – funkce Vložit - Excel 2010). Můžete také použít pravé tlačítko myši, kterým klikněte v buňce nebo označené oblasti buněk, kde chcete provést vložení (ze zobrazeného plovoucího menu vyberte funkci Vložit buňky…).

Excel 2003

Excel 2010

2.

Pokud použijete pro vložení pravé tlačítko myši a funkci Vložit buňky…, zvolte ze zobrazeného okna jednu z následujících možností.

3.

Zvolte tlačítko OK.

Vložení řádku se provede nad pozicí kurzoru. Vložení sloupce se provede vlevo od kurzoru.

Vymazání řádku nebo sloupce Pomocí této funkce vymažete řádek nebo sloupec na pozici kurzoru. Při vymazání řádku nebo sloupce postupujte například takto:

16

1.

Zvolte menu Úpravy a funkci Odstranit… (karta Domů – skupina Buňky – funkce Odstranit - Excel 2010). Můžete také použít pravé tlačítko myši, kterým klikněte v buňce nebo označené oblasti buněk, kde chcete provést odstranění řádky nebo sloupce (ze zobrazeného plovoucího menu vyberte funkci Odstranit…).

2. 3.

Zvolte požadovanou akci. Zvolte tlačítko OK.


1.4

Grafy

Všechny tabulkové kalkulátory umožňují prezentovat informace pomocí grafů. Je prokázáno, že člověk vnímá lépe data prezentovaná v grafické podobě, než v podobě textové. Proto máte možnost si vybrat z velmi velkého množství různých 2D a 3D grafů. Vyhotovené a upravené grafy můžete vložit přímo k vytvořené tabulce. Graf vytvoříte přímo ze zadaných hodnot v tabulce (z označené oblasti buněk). Již při tvorbě tabulky je vhodné jednotlivé sloupce a řádky označit textovými popisy dat – ty budou použity pro tvorbu legendy a popisů jednotlivých os grafu. Jednotlivé sloupce jsou pro graf takzvané kategorie a řádky série. Kategorie a série lze u grafu vzájemně prohodit.

1 – popis osy y 2 – název grafu 3 – datové řady

1.4.1

4 – legenda 5 – popis osy x

Tvorba grafu

Při tvorbě grafu postupujte například takto: 1. 2. 3.

Ve vytvořené tabulce označte oblasti, které chcete zahrnout do grafu (pokud potřebujete označit nesouvislé oblasti, použijte při označování klávesu Ctrl). Z menu Vložit zvolte funkci Graf…(karta Vložení – skupina Grafy - Excel 2010), nebo stiskněte tlačítko . V dialogovém okně (Excel 2003) máte možnost ve čtyřech krocích postupně zadat a navolit potřebné vlastnosti vytvářeného grafu. K dispozici je vždy ukázka, jak bude nový graf vypadat. Mezi dialogy se pohybujete stiskem tlačítek Další a Zpět. Po navolení všech parametrů stiskněte tlačítko Dokončit.

17

Tabulkové kalkulátory V Excelu 2010 po výběru typu grafu, se graf vloží na požadované místo. Zobrazí se nová karta Návrh, Rozložení a Formát. Pomocí těchto karet můžete dále měnit parametry a popisky vloženého grafu.

Úprava grafu

1.4.2

Pokud potřebujete změnit podobu grafu, klikněte dvakrát levým tlačítkem myši na té oblasti grafu, kterou chcete upravit. Spustí se dialogové okno Formát vybrané oblasti grafu, kde můžete nastavit nové vlastnosti a parametry (karta Vložení – skupina Aktuální výběr – funkce Formátovat výběr Excel 2010). Některé vlastnosti lze nastavovat výběrem funkce z nabídky po kliknutí pravým tlačítkem myši na některé oblasti grafu. Při úpravě grafu (například změna tvaru sloupce) postupujte například takto: 1.

Ve vytvořeném grafu klikněte levým tlačítkem myši na oblasti zobrazovaných sloupců. Dále klikněte pravým tlačítkem. Zobrazí se plovoucí menu, ze kterého vyberte funkci Formát datové řady.

2.

Ze zobrazeného dialogového okna zvolte funkci Tvar.

Excel 2003

18

Excel 2010


Vyberte požadovaný tvar sloupce a tiskněte tlačítko OK.

Podobným způsobem můžete změnit kteroukoliv část grafu. Můžete také vytvořit kombinovaný graf. Tím docílíte, že graf může mít lepší vypovídací schopnost.

Vytvoření kombinovaného grafu je snadné. Levým tlačítkem myši vyberte všechny sloupce jedné datové řady a změňte typ grafu.

1.5

Vzorce

Do libovolné tabulky můžete vložit jakýkoliv vzorec. Vložený vzorec může používat údaje z jiných buněk, listů tabulky nebo i souborů, aniž byste je přepisovali. Navíc se změna údaje bezprostředně promítne do všech dalších buněk, které tuto hodnotu používají při výpočtu. Každý vzorec začíná symbolem =. Vzdálený odkaz Nejjednodušším vzorcem je vzdálený odkaz. Tato funkce přenese hodnotu z jedné buňky do jiné buňky (nebo jiných buněk).

Na zobrazené tabulce je vidět, že v buňce G4 není napsané číslo 729, ale odkaz na buňku E5. Zápis vzdáleného odkazu je =E5. Vzdálený odkaz můžete zapsat i pomocí absolutní adresy: =$E$5,=$E5, =E$5. Pokud budete mít požadavek na vzdálený odkaz na jiný list v rámci jednoho souboru, může zápis vypadat např. takto: =List1!$E$4. Při vzdáleném odkazu do jiného souboru může zápis vypadat takto: =[tabulka.xls]List1!$E$4, kde tabulka.xls je jméno souboru druhé vytvořené tabulky.

19

Tabulkové kalkulátory Operátory Operátory určují vztah mezi částmi vzorce. Nejčastěji můžete rozlišit čtyři typy operátorů: Matematické (aritmetické) – používají se pro základní matematické operace. ^ mocnina * násobení / dělení + sčítání - odčítání Pořadí při provádění matematických operací je shodné s pořadím v seznamu operátorů. Přičemž operátory násobení a dělení nebo sčítání a odčítání si jsou rovny. Logické – pokud pracujete s logickými hodnotami AND logický součin (jako a) OR logický součet (jako nebo) Tyto operátory si jsou rovnocenné – nemají žádnou prioritu. Relační – pro porovnání hodnot < je menší > je větší = je rovno <= je menší nebo rovno >= je větší nebo rovno <> je rozdílné (nerovná se) Textové (řetězcové) – pro práci s textem & spojí texty (textové řetězce) Několik příkladů použití operátorů: =A1*B2 (vypočte součin obsahu buněk A1 a B2) =65-C13 (vypočte 65 mínus obsah buňky C13) =C5<15 (porovná hodnotu buňky C5 s hodnotu 15 – je-li menší, v buňce bude zapsáno PRAVDA, je-li C5 větší nebo rovno bude v buňce zapsáno NEPRAVDA) ="Ahoj "&C5 (spojí text Ahoj s textem z buňky C5 – je-li v této buňce text lidi, výsledkem bude text „Ahoj lidi“)

1.6

Funkce

Každý tabulkový kalkulátor má velké množství zabudovaných funkcí. Funkce jsou předdefinované vzorce provádějící výpočty pomocí určitých hodnot, nazývaných argumenty, v určitém pořadí nebo struktuře. Pomocí funkcí lze provádět jednoduché nebo složité výpočty.

20

Tabulkové kalkulátory Funkce se dají rozdělit na množství kategorií: Finanční Matematické Vyhledávací Text Informační Krychle (Excel 2010)

Datum a čas Statistické Databáze Logické Inženýrské (Excel 2010)

Kategorie usnadňují orientaci v rozsáhlé nabídce funkcí – zvolíte-li vhodnou kategorii, budete vybírat z menšího množství zobrazených funkcí. Struktura funkce začíná znaménkem rovná se (=), za nímž následuje název funkce, otevírací závorka, argumenty funkce oddělené středníky a uzavírací závorka. Pro použití vzorců mají tabulkové kalkulátory dobře propracované systémy nápověd. V nich se dozvíte, jaké argumenty musíte použít a jak je mezi sebou oddělovat (obvykle je to středník - ;). Argumenty se uzavírají do závorek. Místo konkrétních argumentů je výhodné dosazovat vzdálené odkazy na buňky. Při vytvoření funkce postupujte například takto: Příklad - Vypočtěte celkový hrubý příjem za jeden rok. Zadané parametry: měsíční hrubý plat = 15350,- Kč, měsíční osobní příplatek = 2800,- Kč: 1.

Ze zadaných hodnot vytvořte jednoduchou tabulku (pro urychlení práce nepoužívejte žádné formátování).

2.

Do buňky, kde chcete mít vypočtený výsledek, vložte vzorec pro výpočet = B1*12+B2*12

Tento příklad demonstroval funkci vzdáleného odkazu. Pokud byste zapsali do buňky B4 pouze vzorec =15350*12+2800*12 dostanete sice stejný výsledek, ale při změně buňky B1 nebo B2 se vzorec nepřepočítá a tím i výsledek zůstane stejný. Zadávání funkcí Funkce do vzorců můžete v tabulce zadávat například přímým zápisem. V takovém případě však musíte znát příslušnou funkci a vědět, jaké argumenty používá. Tento způsob lze použít u často zapisovaných vzorců, kde jste dostatečně seznámeni se zápisem funkce. I tak snadno dojde k vzniku chyby. Další možností je využít nabídky funkcí tabulkového kalkulátoru. Ta vám nabídne seznam dostupných funkcí a poskytne vám i nápovědu pro jejich využití. Pro vložení funkce můžeme požít z menu Vložit funkci Funkce… (karta Vzorce – skupina Knihovna funkcí – funkce Vložit funkci - Excel 2010) nebo ikonu s názvem fx.

21

Tabulkové kalkulátory Po vložení funkce se zobrazí dialogové okno Vložit funkci, ve kterém máte možnost vybrat kategorii a požadovanou funkci.

Po výběru dané funkce se vám zobrazí dialogové okno, do kterého můžete zapsat požadované hodnoty nebo adresy buněk. V dolní části tohoto okna je zobrazena nápověda se základním popisem vybrané funkce.

Pro vložení a vypočtení funkce postupujte například takto: Příklad - Vypočtěte průměr dvou čísel: 1. 2. 3. 4.

Z menu Vložit zvolte funkci Funkce…(karta Vzorce – skupina Knihovna funkcí – funkce Vložit funkci - Excel 2010) Ze zobrazeného dialogového okna Vložit funkci vyberte kategorii Statistické. Ze zobrazených statistických funkcí zvolte funkci PRŮMĚR. Zobrazí se dialogové okno Argumenty funkce, do kterého zadejte požadované hodnoty.

Můžete zadat konkrétní číslo nebo adresu buňky. 5.

Po zadání všech požadovaných hodnot zvolte tlačítko OK.

Výhodou tohoto postupu je, že přehledně vidíte, co jste už zadali a co ještě zbývá zadat. Případné oddělovače do vzorce mezi argumenty dosadí MS Excel automaticky.

22


1.6.1

Finanční funkce

Microsoft Excel obsahuje velké množství finančních funkcí. Tyto funkce využijete například při výpočtu úrokové míry, počtu splátek, naspořené částky za určité období apod. V další části si popíšeme nejpoužívanější funkce z této kategorie. Ve finančních funkcích se používají nejčastěji tyto parametry: Základ – číselná hodnota představující určitou částku. Sazba – úroková sazba vztažená na jedno období. Pper – celkový počet splátek půjčky. Souč_hod – současná hodnota neboli údaj, jakou hodnotu má právě série příštích splátek. Bud_hod – budoucí hodnota nebo hotovostní bilance, kterou chcete dosáhnout po splacení poslední platby. Pokud tento argument nezadáte, bude jeho hodnota nula. Počet období – počet časových období spoření nebo splácení (měsíce, roky). Období – pořadové číslo platebního období, pro nějž se zjišťuje úrok. Splátka je splátka za každé období. Tato hodnota se nemůže během životnosti anuity měnit. Pokud vynecháte souč_hod, předpokládá se, že hodnota tohoto argumentu je 0 a je nutné zadat argument splátka. Typ nabývá hodnoty 0 či 1 a představuje způsob placení. Není-li argument uveden, předpokládá se hodnota 0. (0 – na konci období, 1 – na začátku období) Vklad – výše pravidelného vkladu za každé období. Pokud zadáváte finanční funkci ručně, nezapomeňte, že všechny zadané údaje musí byt za jednotné časové období – to znamená, že pokud je úroková míra uvedená za rok, tak splátky musí být uvedeny také roční a podobně. Sazbu zadávejte jako desetinné číslo nebo v procentech. Například pokud provádíte měsíční splátky půjčky za dobu dvou let, při ročním úroku 15%, bude sazba 15%/12 nebo 0,15/12 a období 2*12. Pokud budete splácet jednou ročně, bude sazba 12% nebo 0,12 a období 2. Pokud odvádíte finanční prostředky ve prospěch finančního domu, uvádějte hodnoty částek záporné (směrem od Vás). Pokud přijímáte finanční částky, jsou hodnoty kladné (směrem k Vám). Výpočet budoucí hodnoty investice Tato funkce vypočte budoucí hodnotu investice na základě pravidelných konstantních splátek a konstantní úrokové sazby. Příklad: Jaká bude naspořená částka za období 20 let při měsíčním vkladu 6 000,- Kč a 3% ročním úroku? =BUDHODNOTA(C2/100;C1;C3*12)

23

Tabulkové kalkulátory Výpočet periodické splátky půjčky Tato funkce vypočte splátku půjčky na základě pravidelných konstantních splátek a konstantní úrokové sazby. Příklad: Jaká bude měsíční splátka při půjčce 1 000 000,- Kč na období 15 let při 13% ročním úroku? =PLATBA(C2/100/12;C1*12;C3)

Výpočet podílu úroku ve splátce půjčky Tato funkce vypočte výšku úroku v určitém časovém období vypočtenou na základě pravidelných konstantních splátek a konstantní úrokové sazby. Příklad: Jaký bude měsíční úrok v prvním měsíci spálení při půjčce 1 000 000,- Kč na období 15 let při 13% ročním úroku? =PLATBA.ÚROK(C2/100/12;C4;C1*12;C3)

Výpočet počtu období pro investici Tato funkce vypočte počet období pro investici vypočtenou na základě pravidelných konstantních splátek a konstantní úrokové sazby. Příklad: Za jak dlouho, při úrokové míře 5,5%, dosáhne vklad 100 000,- Kč bez dalších vkladů hodnotu 200 000,- Kč?

24

Tabulkové kalkulátory =POČET.OBDOBÍ(C2/100;0;C1;C3)

Výpočet úrokové sazby Tato funkce vypočte úrokovou sazbu vztaženou na období půjčky nebo investice. Příklad: Jaká je potřebná roční úroková sazba k zhodnocení investice 100 000,- Kč na hodnotu 200 000,- Kč za 10 let? =ÚROKOVÁ.MÍRA(C2;0;C1;C3)

1.6.2

Textové funkce

Microsoft Excel obsahuje funkce, které slouží k úpravám, opravám a korekturám textů. Nejpoužívanější jsou následující funkce: MALÁ - převede text na malá písmena VELKA - převede text na velká písmena VELKÁ2 - převede první písmeno každého slova na velké písmeno PROČISTIT - odstraní nadbytečné mezery DÉLKA - určí počet znaků v buňce CONCATENATE - sloučí informace ze dvou buněk do jedné buňky ZLEVA - vyhledá a zobrazí daný počet znaků v buňce zleva ZPRAVA - vyhledá a zobrazí daný počet znaků v buňce zprava NAJÍT - určí umístění jedno znaku v textu

25

Tabulkové kalkulátory Funkce MALÁ Tato funkce převede text na malá písmena. Příklad: Vytvořte tabulku podle předlohy. Do sloupce C nechte napsat malými písmeny texty ze sloupce A. =MALÁ(A1)

Funkce VELKÁ Tato funkce převede text na velká písmena. Příklad: Vytvořte tabulku podle předlohy. Do sloupce C nechte napsat velkými písmeny texty ze sloupce A. =VELKÁ(A1)

Funkce VELKÁ2 Tato funkce převede první písmeno každého slova na velké písmena. Příklad: Vytvořte tabulku podle předlohy. Do sloupce C nechte napsat text ze sloupce A s prvním písmenem velkým. =VELKÁ2(A1)

26

Tabulkové kalkulátory Funkce PROČISTIT Tato funkce odstraní nadbytečné mezery mezi slovy, na začátku i na konci buňky. Příklad: Vytvořte tabulku podle předlohy. Do sloupce C nechte napsat text ze sloupce A bez nadbytečných mezer. =PROČISTIT(A1)

Funkce lze libovolně kombinovat. Pokud chcete odstranit přebytečné mezery a zároveň slova nechat napsat s prvním písmenem velkým, vložte jednu funkci do druhé. Počet vložených funkcí není omezen. =VELKÁ2(PROČISTIT(A1))

Funkce DÉLKA Tato funkce určí počet znaků v buňce. Příklad: Vytvořte tabulku podle předlohy. Do sloupce C nechte napsat počty znaků v buňkách ve sloupci A. =DÉLKA(A1)

27

Tabulkové kalkulátory Funkce CONCATENATE Tato funkce sloučí dané buňky do jedné. Ke sloučeným buňkám lze připojit libovolný text. Příklad: Vytvořte tabulku podle předlohy. Do sloupce C nechte sloučit texty z buněk ve sloupci A a B. Jméno od příjmení oddělte mezerou. =CONCATENATE(A1;" ";B1)

Funkce ZLEVA Tato funkce vyhledá a zobrazí zadaný počet znaků v buňce zleva. Příklad: Vytvořte tabulku podle předlohy. Do sloupce C nechte napsat pouze číslo zaměstnance ze sloupce A. =ZLEVA(A1;3)

Funkce NAJÍT Tato funkce vyhledá zadané znaky v buňce. Příklad: Vytvořte tabulku podle předlohy. Do sloupce C nechte ze sloupce A napsat pouze jméno. Protože jméno od příjmení je odděleno mezerou, budete hledat právě znak mezera. Samotná funkce ZLEVA nelze použít, protože jména mají různou délku. Číslem -1 zajistíme odečtení prázdné mezery od jména. =ZLEVA(A1;NAJÍT(" ";A1)-1)

28

Tabulkové kalkulátory Příklad: Vytvořte tabulku podle předlohy. Do sloupce C nechte ze sloupce A napsat pouze Příjmení. Protože jméno od příjmení je odděleno mezerou, budete hledat právě znak mezera. Samotná funkce ZPRAVA nelze použít, protože příjmení mají různou délku. Různou délku mají i jména takže musíte zjistit počet znaků v buňce. Tím můžete odečíst pozici mezery zleva. Zde již budete kombinovat tři funkce. =ZPRAVA(A1;DÉLKA(A1)-NAJÍT(" ";A1))

1.6.3

Logické funkce

Logické (někdy též nazývané podmíněné) funkce se používají v těch případech, když chcete porovnat buňky (výsledkem bude pravda nebo nepravda) nebo když má být výsledkem jiný výpočet nebo jiná hodnota. Používají se zejména při tvorbě složitějších výpočtů. V podmíněných vzorcích se používají nejčastěji tyto logické funkce: KDYŽ - vrátí určitou hodnotu pokud je zadaná podmínka vyhodnocena jako pravda a jinou hodnotu pokud je podmínka vyhodnocena jako nepravda. NEBO - vrátí hodnotu PRAVDA, jestliže alespoň jeden z argumentů má hodnotu PRAVDA. A - vrátí hodnotu PRAVDA, pokud všechny argumenty jsou PRAVDA. NE - neguje hodnotu argumentu IFERROR – pokud je výraz chybný, vrátí určenou hodnotu. V opačném případě vrátí vlastní hodnotu výrazu. PRAVDA – vrátí logickou hodnotu PRAVDA. NEPRAVDA – vrátí logickou hodnotu NEPRAVDA. Funkce KDYŽ Tato funkce vrátí určitou hodnotu, pokud je zadaná podmínka vyhodnocena jako pravda a jinou hodnotu pokud je podmínka vyhodnocena jako nepravda. Funkce se mohou vnořovat do sebe. Funkce KDYŽ se zapisuje ve tvaru: =KDYŽ(podmínka;hodnota nebo akce při pravdě;hodnota nebo akce při nepravdě)

29

Tabulkové kalkulátory Příklad: Vyhodnoťte, zda daný žák prospěl nebo neprospěl. =KDYŽ(B5=5;"Neprospěl";KDYŽ(C5=5;"Neprospěl";"Prospěl")) podmínka

podmínka

při pravdě

při nepravdě

při nepravdě

při pravdě

nebo =KDYŽ(NEBO(B1=5;C1=5);"Neprospěl";"Prospěl") podmínka

při pravdě

při nepravdě

Funkce NEBO Tato funkce vrátí hodnotu PRAVDA, jestliže alespoň jeden z argumentů má hodnotu PRAVDA. Funkce NEBO se zapisuje ve tvaru: =NEBO(podmínka1;podmínka2;podmínka3;...) Příklad: Vyhodnoťte, zda daný žák má z nějakého předmětu 5. =NEBO(B4=4;C4=4)

Funkce A tato funkce vrátí hodnotu PRAVDA, pokud všechny argumenty jsou PRAVDA. Funkce A se zapisuje ve tvaru: =A(podmínka1;podmínka2;podmínka3;...) Příklad: Vyhodnoťte, zda daný žák prospěl nebo neprospěl. =A(D4=“Prospěl“)

1.6.4

Statistické funkce

Statistické funkce se používají v těch případech, když chcete zjistit počet výskytů dané položky, maximální nebo minimální hodnoty a podobně. Ve statistických funkcích se používají nejčastěji tyto funkce: COUNTIF - spočítá buňky v dané oblasti, které splňují zadané kritérium. 30

Tabulkové kalkulátory COUNTBLANK - sečte počet buněk, které jsou v dané oblasti prázdné. MAX - vrátí maximální hodnotu z dané oblasti. MIN - vrátí maximální hodnotu z dané oblasti. POČET - spočítá buňky, které v dané oblasti obsahují čísla. POČET2 - spočítá buňky, které nejsou v dané oblasti prázdné. PRŮMĚR - spočítá průměrnou hodnotu v dané oblasti.

Funkce COUNTIF Tato funkce spočítá buňky v dané oblasti, které splňují zadané kritérium. Příklad1: Ze zadané tabulky spočítejte u jednotlivých přednášejících počet uskutečněných přednášek. Funkce COUNTIF se zapisuje ve tvaru: =COUNTIF(oblast;kritérium) =COUNTIF(A4:A15;Petr)

Příklad2: Spočítejte u jednotlivých středisek počet měsíců, kdy spotřeba vody přesáhla 50m3. =COUNTIF(B4:G8;“>50“)

Funkce COUNTBLANK Tato funkce sečte počet buněk, které jsou v dané oblasti prázdné. Příklad: V dané tabulce zjistěte počet nevyplněných buněk. =COUNTBLANK(B4:B8)

31

Tabulkové kalkulátory Funkce MAX Tato funkce vrátí maximální hodnotu z dané oblasti. Příklad: V dané tabulce zjistěte maximální naměřenou teplotu. =MAX(B4:B8)

Kombinace funkcí Příklad: Vytvořte tabulku podle předlohy. Ve sloupci „Prospěch“ vytvořte funkci, která k příslušným žákům napíše: Prospěl, Neprospěl nebo Vyznamenání. Žák prospěl, pokud nemá nedostatečnou. Žák neprospěl, pokud má alespoň jednu nedostatečnou. Žák prospěl s vyznamenáním, pokud má průměr známek do 1,5 a zároveň nemá žádnou známku horší než chvalitebnou. =KDYŽ(A(J4<=1,5;MAX(C4:I4)<3);"Vyznamenání";KDYŽ(MAX(C4:I4)<5;"Propěl";"Neprospěl")) 1. podmínka 2. podmínka

nemá žádnou pětku

průměr do 1,5 a pouze jedničky a dvojky

podmínka

32

podmínka

pravda

pravda

nepravda

nepravda


1.7

Excel a rodné číslo

Řešení jak pracovat s rodným číslem je několik. Zde budete mít uveden jednoduchý postup jak na rodné číslo a jak z tohoto čísla získat datum narození. Rodné číslo se od roku 1954 zapisuje jako desetimístné číslo, přičemž poslední čtyři čísla jsou oddělena lomítkem. První dvě čísla jsou zkratkou roku narození, další dvě čísla určují měsíc narození (u žen je přičteno navíc číslo 50), a další dvě čísla určují den narození. Do roku 1954 (do 31. prosince 1953) jsou rodná čísla devítimístná a někdy se u mužů v případě dvou číslic určujících měsíc narození přičítalo číslo 20. Tato metoda je použitelná pro rodná čísla v rozsahu 1900-2053. Správnost rodného čísla můžeme zkontrolovat tak, že musí být dělitelné 11 beze zbytku. Rodné číslo může vypadat například takto (jedná se smyšlené rodné číslo). 620920/1364 1.

Zapište rodné číslo do buňky A1 Výsledek: 620920/1361

2.

Odstranění lomítka – do buňky A2 zapište: =DOSADIT($A1;"/";"") Výsledek: 6209201361

3.

Kontrola správnosti rodného čísla – do buňky A3 zapište: =KDYŽ(DÉLKA(A2)=10;(A2/11);0) Výsledek: 564472851,00 – není zbytek

4.

Oddělení roku narození – do buňky A4 zapište: =HODNOTA(ZLEVA(A2;2)) nebo =ZLEVA(A2;2)*1 Výsledek: 62 Funkce HODNOTA převede textový řetězec představující číslo na číslo. Místo funkce HODNOTA lze vzorec vynásobit číslem 1, aby výsledek byl číslo a ne text.

5.

Přepočet do roku 1954 nebo nad 1954 – do buňky A5 zapište: =KDYŽ(DÉLKA(A2)<10;ČÁST(A2;1;2)*1+1900;(KDYŽ(ČÁST(A2;1;2)*1<53; ČÁST(A2;1;2)*1+2000;ČÁST(A2;1;2)*1+1900))) Výsledek: 1962

6.

Oddělení měsíce narození – do buňky A6 zapište: =HODNOTA(ČÁST(A2;3;2)) nebo =ČÁST(A2;3;2)*1 Výsledek: 9

7.

Zjištění zda se jedná o muže nebo ženu – do buňky A7 zapište: =KDYŽ(A6>50;"žena";"muž") Výsledek: muž

33


Úprava měsíce narození – do buňky A8 zapište: =KDYŽ(ČÁST(A2;3;2)*1>50;ČÁST(A2;3;2)*1-50;ČÁST(A2;3;2)*1) Výsledek: 9

9.

Oddělení dne narození – do buňky A9 zapište: =HODNOTA(ČÁST(A2;5;2)) nebo =ČÁST(A2;5;2)*1 Výsledek: 20

10.

Převod na datum narození – do buňky A9 zapište: =DATUM(A5;A8;A9) Výsledek: 20.9.1962

Převod rodného čísla na datum – celý vzorec: =DATUM(KDYŽ(DÉLKA(A2)<10;ČÁST(A2;1;2)*1+1900;(KDYŽ(ČÁST(A2;1;2)*1<53; ČÁST(A2;1;2)*1+2000;ČÁST(A2;1;2)*1+1900)));KDYŽ(ČÁST(A2;3;2)*1>50;ČÁST(A2 ;3;2)*1-50;ČÁST(A2;3;2)*1);ČÁST(A2;5;2)*1)

1.8

Formuláře

Pomocí formulářů, které jsou k dispozici v aplikaci Excel, můžete zadávat data do oblastí, seznamů nebo jiných databází. Formulář umožňuje zadávat nová data, vyhledávat řádky podle obsahu buňky, aktualizovat data a odstraňovat řádky z oblasti nebo seznamu. Umožňuje v dané buňce zadávat pouze přednastavené hodnoty, nebo rozsah hodnot a podobně. Příklad: Vytvořte dotazník, který bude obsahovat následující údaje a restrikce. - Příjmení a jméno (buňka omezena na max. 30 znaků) - Pohlaví (rozbalovací seznam - muž, žena) - Třída (rozbalovací seznam tříd - P-1., MD-1., Z-1., V-1.A, V-1.B) - Rok nástupu do školy (2005-2012) - Předpokládaný plat po maturitě (nesmí překročit 35 000,- Kč)

34


1. 2. 3.

4. 5.

6. 7.

Vytvořte tabulku podle předlohy. V buňce B3 zvolte kartu Data, skupinu Datové nástroje a funkci Ověření dat (menu Data – funkce Ověření… - Excel 2003). V dialogovém okně Ověření dat zvolte ověřovací kritéria: Povolit: Délku textu, Rozsah: je menší než nebo rovno, Maximum: 30.

V buňce B4 zvolte kartu Data, skupinu Datové nástroje a funkci Ověření dat (menu Data – funkce Ověření… - Excel 2003). V dialogovém okně Ověření dat zvolte ověřovací kritéria: Povolit: Seznam, Zdroj: muž;žena.

V buňce B5 zvolte kartu Data, skupinu Datové nástroje a funkci Ověření dat (menu Data – funkce Ověření… - Excel 2003). V dialogovém okně Ověření dat zvolte ověřovací kritéria: Povolit: Seznam, Zdroj: P-1.;MD-1.;Z-1.;V-1.A;V-1.B.

35


10. 11.

V buňce B6 zvolte kartu Data, skupinu Datové nástroje a funkci Ověření dat (menu Data – funkce Ověření… - Excel 2003). V dialogovém okně Ověření dat zvolte ověřovací kritéria: Povolit: Datum, Rozsah: je mezi, Počáteční datum: 1.1.2005, Koncové datum: 31.12.2012.

V buňce B7 zvolte kartu Data, skupinu Datové nástroje a funkci Ověření dat (menu Data – funkce Ověření… - Excel 2003). V dialogovém okně Ověření dat zvolte ověřovací kritéria: Povolit: Celé číslo, Rozsah: je mezi, Minimum: 0, Maximum: 35000.

Pro každou buňku můžete také zadat tzv. zprávu při zadávání. Tato zpráva se zobrazí po vybrání příslušné buňky.

1.9

Makra

Makro je posloupnost příkazů (sled akcí), které se postupně automaticky vykonávají. Dávají nám možnost jak mnoho věcí zautomatizovat a provést jedním kliknutím myši nebo klávesovou zkratkou. Vytvářejí se hlavně pro akce, které se velmi často opakují. V programu MS Excel můžete makra vytvářet dvojím způsobem. První způsob je pomocí tzv. makrokamery, kterou můžete použít bez sebemenší znalosti programování. Je to vlastně jakýsi rekordér, který nahrává veškeré úkony, které provedete 36

Tabulkové kalkulátory klávesnicí nebo myší. Nahrané úkony můžete kdykoliv znovu přehrát (vykonat). Vytvářené makro můžete přiřadit na klávesnici kliknutím na patřičné tlačítko v dialogovém okně Záznam makra. Zde můžete zvolit kombinaci kláves, pomocí které nahrané makro vyvoláte. Druhým způsobem je použití programovacího jazyka Visual Basic, pomocí kterého můžeme vytvářet složitější makra nebo můžeme upravovat ty makra, která jsme zaznamenali makrokamerou.

Vytvoření jednoduchého makra pro změnu velikosti a barvy písma označeného textu. 1. 2. 3. 4. 5. 6.

Označte požadovaný text, se kterým chcete pracovat. V menu Nástroje zvolíte funkci Makro a funkci Záznam nového makra (karta Vývojář – skupina Kód – funkce Záznam makra - Excel 2010). V zobrazeném dialogovém okně Záznam makra, zadáte název makra a stisknete tlačítko OK. Zobrazí se plovoucí menu, pomocí kterého můžete makro ukončit nebo přerušit. Zvolte např. velikost písma 18, barvu písma červenou. Ukončete záznam makra.

Pokud chcete znovu toto makro uplatnit na označený text, stačí z menu Nástroje zvolit funkci Makro a následně funkci Makra… (karta Vývojář – skupina Kód – funkce Makra - Excel 2010) Vyberte požadované makro a zvolte tlačítko Spustit nebo použijte zvolenou kombinaci kláves, pokud jste makro přiřadili na klávesnici. Typické použití maker - Urychlení rutinních úprav a formátování; - Kombinace více příkazů, například vložení tabulky o určité velikosti, s určitým ohraničením a s určitým počtem řádek a sloupců; - Rychlejší zpřístupnění možnosti v některém dialogovém okně; - Automatizace složitých posloupností úkolů.

Příklad: K dané tabulce vytvořte dvě formulářová tlačítka. Stisknutím prvního tlačítka se tabulka setřídí podle abecedy podle jména, stisknutím druhého tlačítka se tabulka setřídí podle abecedy podle prospěchu.

37


Vytvořte tabulku podle předlohy.

2.

Vytvořte první makro pro seřazení tabulky podle jména. - Z menu Nástroje zvolte funkci Makro a následně funkci Záznam nového makra (karta Vývojář – skupina Kód – funkce Záznam makra - Excel 2010). - Zvolte název makra „jmeno“ a klikněte na tlačítko OK. - Označte do bloku požadovanou část tabulky a setřiďte ji podle jména. - Odznačte část tabulky a ukončete záznam makra. Vytvořte druhé makro pro seřazení tabulky podle jména. - Z menu Nástroje zvolte funkci Makro a následně funkci Záznam nového makra (karta Vývojář – skupina Kód – funkce Záznam makra - Excel 2010). - Zvolte název makra „prospech“ a klikněte na tlačítko OK. - Označte do bloku požadovanou část tabulky a setřiďte ji podle jména. - Odznačte část tabulky a ukončete záznam makra. Zobrazte panel nástrojů Formuláře (karta Vývojář – skupina Ovládací prvky – funkce Vložit - Excel 2010).

3.

4.

5. 6. 7. 8. 9. 10.

11.

38

Vyberte ovládací prvek Tlačítko. Levý tlačítkem myši definujte požadovanou velikost tlačítka. Ze zobrazeného dialogového okna Přiřadit makro zvolte požadované makro (jmeno) a klikněte na tlačítko OK. Vyberte ovládací prvek Tlačítko. Levý tlačítkem myši definujte požadovanou velikost tlačítka. Ze zobrazeného dialogového okna Přiřadit makro zvolte požadované makro (prospech) a klikněte na tlačítko OK. Tlačítka jsou již funkční, ale je potřeba, aby zobrazovali správné nápisy. Pravým tlačítkem myši klepněte na tlačítko, klikněte na příkaz Upravit text a zadejte popisek ovládacího prvku. Potom na tlačítko znovu klikněte pravým tlačítkem myši a klikněte na příkaz Ukončit úpravu textu.


1.10 Tisk Stejně jako v textovém editoru i v tabulkovém kalkulátoru můžete tabulku vytisknout. Ne vždy však budete tisknout celou tabulky (či spíše všechny její vyplněné buňky), mnohdy bude stačit jen její část. Při tisku tabulky postupujte například takto: 1. 2. 3.

Z menu Soubor zvolte funkci Tisk…(tlačítko Office – funkce Tisk - Excel 2010) (můžete také použít kombinaci kláves Ctrl+P). Zobrazí se dialogové okno Tisk, kde nastavte potřebné volby tisku. Zvolte tlačítko OK.

Před vlastním tiskem je vhodné si nechat zobrazit náhled. V otevřeném okně můžeme nastavit způsob tisku, okraje, záhlaví a zápatí a další parametry.

Word 2003

Word 2010

Pro tisk můžete také určit libovolnou, i nesouvislou oblast tabulky, a lze ji označit jako běžnou oblast buněk. V dialogovém okně Tisk, zvolte položku Výběr. Při tisku nesouvislé oblasti tabulky ve Wordu 2003 můžete postupovat například i takto:

1. 2.

Označte oblast buněk, kterou budete chtít vytisknout. Z menu Soubor zvolte funkci Oblast tisku… a funkci Nastavit oblast tisku. 39

Tabulkové kalkulátory 3. 4. 5.

Z menu Soubor zvolte funkci Tisk… (můžete také použít kombinaci kláves Ctrl+P). Zobrazí se dialogové okno Tisk, kde nastavte potřebné volby tisku. Zvolte tlačítko OK.

Nastavenou tiskovou oblast zrušíte funkcí Vymazat oblast tisku z menu Soubor a funkce Oblast tisku…

1.11

Kontingenční tabulka

Kontingenční tabulka slouží k analýze souvisejících celkových hodnot. Využijete ji například, pokud chcete sumarizovat dlouhý seznam dat a tyto data porovnávat z více hledisek. Kontingenční tabulka je interaktivní, a tak umožňuje změnou zobrazení dat zobrazit více podrobných dat nebo vypočítat různé souhrny, například počty nebo průměry. Nabízí různá porovnání a odhaluje zákonitosti a vzájemné souvislosti dat v tabulce. Před vytvořením kontingenční tabulky si nejdříve musíte připravit otázky, na které nám má kontingenční tabulka odpovědět. Pro vytvoření je nejlépe použít průvodce. Vytvoření kontingenční tabulky v tabulkovém kalkulátoru Excel 2003 1.

Připravte si tabulku s daty.

2. 3. 4. 5.

Z menu Data zvolte funkci Kontingenční tabulka a graf… V dialogovém okně zvolte zdroj dat a typ kontingenční sestavy. Zvolte tlačítko další a v následujícím okně zadejte oblast dat. Zvolte tlačítko další a v následujícím okně zvolte, kam chcete kontingenční tabulku umístit. Zvolte tlačítko dokončit. Ze zobrazené nabídky přetáhněte do tabulky požadované položky.

6.

Nápisy v oblastech přetažení informují, kam data přetáhnout, aby se zobrazila s určitou orientací. Přetáhnete-li například určité pole do oblasti s nápisem Sem přetáhněte řádková pole, zobrazí se vybrané pole v řádcích. Přetáhnete-li například určité pole do oblasti s nápisem Sem přetáhněte sloupcová pole, zobrazí se vybrané pole v záhlaví sloupců.

40

Tabulkové kalkulátory Nemusíte se bát, že sestavu uspořádáme chybným způsobem. Data můžete přesouvat podle potřeby opakovaně. Můžete tak v okamžiku vytvořit sestavy, které uvádí údaje například o zemi původů a hned následně sestavu o cenách jednotlivých firem apod. Výsledná kontingenční tabulka může vypadat například takto:

Vytvoření kontingenční tabulky v tabulkovém kalkulátoru Excel 2010 1.

Připravte si tabulku s daty.

2. 3.

Zvolte kartu Vložení, skupinu Tabulky a funkci Kontingenční tabulka. V dialogovém okně Vytvořit kontingenční tabulku zvolte tabulku nebo oblast dat a umístění.

41


Zvolte tlačítko OK. V pravé části monitoru se zobrazí podokno Seznam polí kontingenční tabulky. V tomto okně zaškrtněte pole, které chcete přidat do sestavy.

Výsledná kontingenční tabulka může vypadat například takto:

1.12

Filtry

V tabulkovém kalkulátoru je možnost nastavit na vybranou oblast buněk (sloupce) filtry. Filtrování je rychlý a snadný způsob vyhledání a práce s podmnožinou dat v oblasti. Pomocí těchto filtrů si můžeme ve sloupcích a řádcích zobrazit pouze požadovaná data. Na rozdíl od řazení nedojde při filtrování ke změně uspořádání oblasti. Filtrování dočasně skryje řádky, které nechceme zobrazit. Nastavení filtru můžeme provést například takto: 1. 2. 3.

42

Označíme oblast buněk, na které chceme aplikovat filtry. Z menu Data zvolíme funkci Filtr a následně funkci Automatický filtr (karta Data – skupina Seřadit a filtrovat – funkce Filtr - Excel 2010). Na prvním označeném řádku vybrané oblasti buněk se zobrazí drobná šipka. Po kliknutí levým tlačítkem myši na tuto šipku, můžeme vybrat kritérium pro filtrování.


1.13

Skupina a přehled, příčky tato funkce se používá pro zpřehlednění zobrazení rozsáhlých tabulek. Jednotlivé části můžete semknout do skupin a zobrazovat si je pouze v případě, když je budete potřebovat. 1. 2. 3.

Označte řádky nebo sloupce, ze kterých požadujete udělat skupinu. Z menu Data zvolte funkci Skupina a přehled a následně funkci Seskupit (karta Data – skupina Osnova – funkce Seskupit - Excel 2010). Požadované řádky se seskupí, což je indikováno v levé části tabulky malým znamínkem „-“ (pro svinutí seskupení) nebo znamínkem „+“ (pro rozvinutí seskupení).

Word 2003

Word 2010

Zrušit seskupení lze pomocí menu Data, funkce Skupina a přehled a následně funkce Oddělit (karta Data – skupina Osnova – funkce Oddělit - Excel 2010). Před použitím této funkce musíte označit do bloku požadované řádky pro zrušení skupiny. 43

Tabulkové kalkulátory Ukotvení příček Ukotvení příček umožňuje výběr dat, která zůstávají při posunu listu viditelná. Slouží například k zobrazení popisků řádků a sloupců při posunu listu. Příčka je část okna dokumentu, která je ohraničena a od ostatních částí oddělena svislými nebo vodorovnými příčkami. 1. 2.

44

Nastavte kurzor v tabulce tak, aby horní okraj a levý okraj označené buňky určoval budoucí vložené příčky. Z menu Okno zvolte funkci Ukotvit příčky (karta Zobrazení – skupina Okno – funkce Ukotvit příčky - Excel 2010).

1 Tabulkové kalkulátory. 1.1 Spuštění tabulkového kalkulátoru. Tabulkové kalkulátory

Recommend Documents