1 Profiel De Hoven Kerngegevens Structuur Ouderenzorg in Noord Groningen...6

Jaarverslag 2015 Stichting De Hoven Bedumerweg 2 9959 PG Onderdendam Telefoon 050 367 20 60 Mail [email protected] Website www.dehoven.nl KvK Groningen 02068255

1 Jaarverslag De Hoven 2015

Inhoud 1

Profiel De Hoven ..............................................................................................................................3 1.1.

Kerngegevens ...........................................................................................................................3

1.2.

Structuur ..................................................................................................................................5

2

Ouderenzorg in Noord Groningen ..................................................................................................6

3

Toezicht, bestuur en medezeggenschap ...................................................................................... 10 3.1

Verslag bestuurder ................................................................................................................ 10

3.2

Verslag Raad van Toezicht..................................................................................................... 11

3.3

Ondernemingsraad................................................................................................................ 14

3.4

Centrale Cliëntenraad ........................................................................................................... 14

4

Bedrijfsvoering .............................................................................................................................. 15

5

Financiën ....................................................................................................................................... 17


1

Profiel De Hoven

De Hoven stelt zich ten doel kwetsbare ouderen te ondersteunen door te gaan met het leven zoals ze gewend zijn. Behandelaars en medewerkers zijn daarom dagelijks met cliënten en hun familie in gesprek hoe de ondersteuning zo vorm te geven, dat het leven de betekenis houdt die de ouderen en zijn familie daar aan wil geven. De individuele kwaliteit van leven is daarmee de leidraad van handelen van de professionals. Dat betekent dat we ruimte laten aan eigenheid en diversiteit; dat we willen begrijpen wat de ander bedoelt en dat we complexe vraagstukken kunnen vereenvoudigen. De Hoven heeft acht locaties in Noord Groningen van waaruit de zorg wordt gegeven. Zorg aan ouderen en aan mensen met Korsakov. Zorg in het kader van de Wet langdurige zorg (inclusief kortdurend eerstelijns verblijf en extramurale behandeling), Geriatrische Revalidatie Zorg, Eerste lijns paramedische zorg, Wijkverpleging en Wet Maatschappelijke Ondersteuning.

1.1. Kerngegevens Kernactiviteiten (Verblijf: peildatum 31 december 2015; Overige zorg: aantal op jaarbasis) gemeente locatie zorg Appingedam Damsterheerd Verblijf met zorg Verpleeghuiszorg Dagbehandeling Thuiszorg WMO dagopvang/begeleiding Paasweide Thuiszorg Bedum Alegunda Ilberi Verblijf met zorg Verpleeghuiszorg Thuiszorg Delfzijl Vliethoven Verpleeghuiszorg Revalidatiezorg Dagbehandeling WMO dagopvang/begeleiding Eemsmond De Mieden Verpleeghuiszorg Winsum De Twaalf Hoven Verpleeghuiszorg Revalidatiezorg Dagbehandeling Thuiszorg WMO dagopvang/begeleiding Viskenij Verblijf met zorg Thuiszorg WMO dagopvang/begeleiding Winkheem Verblijf met zorg Thuiszorg WMO dagopvang/begeleiding

aantal cliënten 41 42 1 34 9 92 21 61 3 130 78 7 17 14 127 158 28 5 64 25 24 4 57 61 14


Medewerkers, stagiaires en vrijwilligers

Aantal medewerkers Aantal fte Gemiddeld aantal dienstjaren Percentage mannen Percentage vrouwen instroom uitstroom Ziekte verzuim percentage stagiaires vrijwilligers

2015 954 551 11,6 16% 84% 83 128 5,83 112 514

2014 1007 617 10 16% 84% 39 162 7 195 481

Aantal medewerkers en vrijwilligers in vergelijking tot voorgaande jaren medewerkers

vrijwilligers 600

1500

500 400

1000 500

Vrouwen

300

Mannen

200

vrouwen mannen

100 0

2011 2012 2013 2014 2015

2013

2014

2015

Het aantal medewerkers en fte neemt af. Dit staat in relatie tot de afname in de omzet als gevolg van de daling van het aantal mensen dat gebruik maakt van verblijf met (verpleeghuis)zorg, wat een gevolg is van landelijk ingezet overheidsbeleid. Per 2015 zijn alle nul–urencontracten van de invallers omgezet naar urencontracten. Dit heeft er toe geleid dat er minder flexibiliteit was in de inval-pool. Cliënten hebben discontinuïteit ervaren, omdat de locaties bij uitval van medewerkers een beroep hebben moeten doen op uitzendkrachten. Halverwege 2015 hebben we daarom de flex-pool uitgebreid. Het aantal vrijwilligers stijgt nominaal licht. Procentueel is het een grotere toename van de vrijwilligers, vanwege het afnemend aantal medewerkers. In het licht van het welbevinden van de bewoners, het belang van grotere betrokkenheid van familie en wijkbewoners, is dit een zeer waardevolle ontwikkeling.


1.2. Structuur Juridische structuur De Hoven is een zelfstandige stichting en heeft een Raad van Toezicht. De Raad van Toezicht houdt toezicht, geeft advies en functioneert als klankbord voor de directeur-bestuurder. De directeur-bestuurder is eindverantwoordelijke en stuurt de organisatie aan, conform statutaire bevoegdheden. Organisatorische structuur Op elke locatie organiseren de teams het dagelijks leven, onder leiding van hoofden Zorg en Algemene Dienst en de locatiemanager. De locatiemanagers vormen met de directeur Zorg het managementteam van De Hoven. De behandeling van cliënten wordt geboden vanuit de diensten Advies, Behandeling en Consult (regio West en regio Oost). De ABC diensten en afdeling kwaliteit vallen onder de manager ontwikkeling. Wat betreft bedrijfsvoering worden de locaties ondersteund vanuit het Servicebureau. In 2015 is met management en medezeggenschap besproken hoe we de organisatiestructuur en de verschillende rollen beter ten dienste kunnen stellen aan de leefwereld van de cliënten en aan de kwaliteit van zorg. Besloten is het lokaal management te versterken en de teams de ruimte te geven om de verantwoordelijkheid te nemen voor de kwaliteit van zorg. De ABC diensten worden samengevoegd en krijgen een positie om te gaan samenwerken met huisartsen en specialisten. Deze ontwikkeling vraagt opleiding en ontwikkeling van alle medewerkers en managers. De eerste stap die daartoe in 2015 is gemaakt betreft een veranderde samenstelling van het directieteam. In oktober is een manager ontwikkeling benoemd en per 1 januari 2016 een manager bedrijfsvoering a.i. Benoeming van de directeur Wonen, Welzijn, Zorg vindt plaats in het voorjaar 2016. De manager Ontwikkeling, manager Bedrijfsvoering, directeur Zorg vormen samen met de directeur-bestuurder de organisatieleiding.

Raad van Toezicht

Ondernemingsraad

DirecteurBestuurder

Centrale Cliëntenraad

Manager Bedrijfsbureau

Woonzorgcentrum Damsterheerd (Appingedam)

Thuiszorg Oost

Verpleeghuis Vliethoven (Delfzijl)

Directiesecretariaat PR & Communicatie

Directeur Wonen, Welzijn & Zorg

Woonzorgcentrum Alegunda Ilberi (Bedum)

Verpleeghuis De Twaalf Hoven (Winsum)

Woonzorgcentrum Viskenij (Baflo)

Manager Ontwikkeling

Woonzorgcentrum Winkheem (Winsum)

Advies, Behandeling & Consult


Kwaliteit

2

Ouderenzorg in Noord Groningen

De Hoven wil met de ouderenzorg realiseren dat kwetsbare ouderen ook als ze niet meer zelfstandig kunnen blijven wonen, in de regio kunnen blijven wonen en zelf betekenis blijven geven aan hun dagelijks leven. Dat vraagt aandacht in het individuele leven van de oudere en in het zorglandschap van de regio.

Welbevinden Sinds een aantal jaren wordt er bij De Hoven onder de titel Werken aan Welbevinden gewerkt aan het welbevinden van de bewoners. Er toe doen, zelf betekenis kunnen blijven geven aan het leven en zeggenschap houden over de zorg die je nodig hebt zijn voor het individuele welbevinden belangrijke voorwaarden. Binnen De Hoven willen we in het dagelijks leven en in de omgang met bewoners deze voorwaarden integreren. In 2015 hebben we aan deze ontwikkeling doorgewerkt. De kwaliteitsdoel-stellingen van het Zorgkantoor en het programma van Waardigheid en Trots van het ministerie sloten goed aan op deze ontwikkeling. Met alle cliënten van De Hoven is in 2015 een vragenlijst van de Groningen Wellbeïng Indicator doorgenomen. Door deze vragenlijst die is ontwikkeld door prof. Slaets (UMCG) geeft een cliënt aan welke levensbehoeften1 iemand belangrijk vindt en hoe tevreden hij/zij daarmee is. Op basis van deze vragenlijst voert de Eerst Verantwoordelijke Verzorgende (EVV-er) met de cliënt en diens familie een gesprek over de betekenis er van voor de invulling van het dagelijks leven en de zorg. Deze gesprekken worden daarna regelmatig gevoerd. Aan het werken aan welbevinden, zowel het verzachten van het negatieve welbevinden (de fysieke belemmeringen als gevolg van ouderdom en ziekten) als het versterken van het positieve welbevinden (dat wat een cliënt belangrijk vindt in het leven) wordt binnen De Hoven projectmatig gewerkt. Onder leiding van de manager ontwikkeling en met behulp van kartrekkers, wordt er in de locaties gewerkt aan deskundigheidsbevordering en vaardigheidstraining; een uniforme wijze van verwerken van de gesprekken met de cliënt in het zorgplan; bespreking van dilemma’s. Het werken aan welbevinden wordt verder door ontwikkeld in 2016; waarbij aandacht voor benodigde competenties van de medewerkers.

Betrokkenheid van de familie: Sam Sam

De (klein)kinderen, familie en vrienden zijn meestal de belangrijke andere van de ouderen. Het is dus belangrijk om die te betrekken bij het dagelijks leven van mensen die wonen in de locaties van De Hoven.

1

Eten/drinken; slapen/rust; relaties/contacten; actief zijn; je zelf redden; je zelf zijn; gezond van lichaam en geest; plezierig wonen


Eind april is er in een bijeenkomst met alle cliëntenraden nagedacht hoe De Hoven de familie beter en meer kan betrekken bij het dagelijks leven in de locaties. Daarna is daar met familie in de locaties over gesproken en is per locatie bedacht hoe de familie meer kan worden betrokken. Er zijn onder meer afdelings- en huiskamer overleggen voor bewoners en familie geïnitieerd, familieleden ondernemen activiteiten met meer bewoners van een huiskamer/afdeling; er zijn huiskamers waar familieleden koken of mee eten. Eind december hebben we met z’n allen teruggekeken en geconstateerd dat het proces van versterken van betrokkenheid moet worden doorgezet in 2016.

Kwaliteit en veiligheid van zorg: Basis op orde

Met de medezeggenschap is in 2015 regelmatig gesproken over kwaliteit en veiligheid van zorg. De overheid en het zorgkantoor spreken over het belang van basis op orde, maar wat verstaan cliënten, familie, medewerkers en management onder ‘de basis op orde’? Met de medezeggenschap is afgesproken dat begin 2016 deze vraag in elke locatie wordt besproken, en dat op basis daarvan in 2016 gemonitord wordt of de basis op orde is. In de cyclus van de interne audit systematiek is in 2015 getoetst of locaties voldoen aan de normen die voortvloeien uit de HKZ en de normen van de IGZ. Daarnaast heeft de IGZ eind augustus een locatiebezoek gedaan in Damsterheerd en hebben we een extern onderzoek laten doen naar de medicatieveiligheid. Op basis van interne en externe audits hebben we verbeteracties uitgezet. In 2016 onderzoeken we de mogelijkheid voor gebruik maken van intercollegiale toetsing.

Integrale ouderenzorg dicht bij huis

Om kwetsbare ouderen in de regio te kunnen blijven opvangen is er dichtbij huis dagopvang/behandeling nodig; tijdelijk 24-uurs opvang als er medisch noodzaak is of als de mantelzorg uitvalt, revalidatie bij een tijdelijke achteruitgang of verblijf als iemand niet meer zelfstandig kan wonen. Opvang in de regio is belangrijk, zodat ouderen te midden dan de hen vertrouwde mensen blijven wonen: dat is kwaliteit van leven. Vanwege krimp, vergroening, vergrijzing en de aardbevingsproblematiek staat er druk op de regio. In Noord Groningen zien we een trend, zoals elders in het land, dat jongeren naar de stad of randstad trekken, waardoor de regio vergrijst. Het zijn vooral de hoger opgeleide jongeren die uit de regio trekken. Vanwege de aardbevingsproblematiek komen er minder mensen in de regio wonen. Het effect is daling van het aantal inwoners, veroudering van de bevolking en toename van het percentage laagopgeleiden. Alle locaties van De Hoven zijn onderzocht op gevolgen van de aardbevingen. In alle panden is schade geconstateerd. In alle panden zijn de benodigde bovengrondse veiligheidsmaatregelen genomen.


De Hoven spant zich in om in samenwerking met huisartsen, specialisten uit het ziekenhuis en collega zorgaanbieders integrale ouderenzorg in de regio te handhaven. Daarvoor is een lange adem nodig, omdat weten regelgeving en het landelijk normenkader weinig ruimte geeft aan regionale afwijkingen. Er is gezamenlijke bestuurlijke kracht vereist van zorgaanbieders, gemeenten en zorgkantoor/verzekeraar om tot regionale oplossingen te komen en bij de overheid de noodzakelijke ruimte af te dwingen. In 2015 zijn voorbereidingen getroffen voor een anderhalvelijnsvoorziening in Winsum. In 2016 zal deze van start gaan. We hebben ons in 2015 bij de zorgverzekeraar Menzis hard gemaakt om GRZ te handhaven in Winsum en in Delfzijl, ook al zijn er per doelgroep minder revalidatie vragen dan de verzekeraar als minimale norm stelt. In 2016 onderzoeken De Hoven en Zonnehuisgroep Noord hoe rond GRZ kan worden samengewerkt, zodat er GRZ in de regio mogelijk blijft.

Ontwikkeling medewerkers

Het welbevinden centraal stellen; aansluiten op de betekenis die ouderen en hun familie geven aan het leven; zorg die complexer wordt; een snellere doorstroom van bewoners; verbeterde methodes in de ouderenzorg; zo dicht mogelijk bij de bewoner de zorg organiseren – het vraagt van medewerkers, ook degene die al jaren in dienst zijn van De Hoven een blijvende doorontwikkeling. Via het kwaliteitsregister V&VN registreren zorgmedewerkers de in- en externe bijscholing. Eind 2015 waren er 84% van de zorgmedewerkers geregistreerd. Vanaf 1 januari 2016 hebben we registratie verplicht gesteld. Voor medewerkers, cliëntenraden en externen organiseert De Hoven in de Week van de Dementie geaccrediteerde bijeenkomsten. Dit jaar was het thema Dementie en Samenleving. Er waren interactieve bijeenkomsten over de Gedragsgenerator en over Dementie en dilemma’s. Er waren twee bijeenkomsten waar prof. Slaets, prof. Zuidema, prof. The en prof. Hertogh lezingen gaven. In 2015 volgen 60 zorgmedewerkers een opleiding tot een hoger deskundigheidsniveau. Vijftien van hen zijn dit jaar gediplomeerd (7 op deskundigheidsniveau 2; 6 op niveau 3, 2 op niveau 4). In opleiding zijn nog 45 medewerkers (28 op deskundigheidsniveau 3; 12 op niveau 4 en 5 op niveau 5). In Winsum hebben we samen met de Praktijkschool een Wijkleerbedrijf met 13 leerlingen. Leerlingen van het Werkplein halen een startkwalificatie bij De Hoven. De Hoven heeft elk kwartaal ruim 20 stagiairs Gildeleren. Willen we ouderenzorg in Noord Groningen houden dan is er voldoende gekwalificeerd personeel nodig in de regio. We overleggen met de ROC’s, MBO en HBO over aanpassing van de onderwijsmodules ten behoeve van goede ouderenzorg in 2020 en verder.


In 2016 start een traject van competentieontwikkeling van alle medewerkers, te beginnen bij de leidinggevenden, waarbij zij zelf de regie hebben over deze ontwikkeling.

Wat vinden de medewerkers van het werken bij De Hoven

In 2015 is een medewerkerstevredenheidsonderzoek uitgevoerd door PeopleGraphic. Uit het onderzoek blijkt dat medewerkers vooral werkplezier halen uit factoren die dichtbij de medewerker liggen. Zoals het contact met bewoners, inhoud werk en zelfstandigheid. Daarnaast zijn medewerkers vooral positief over de visie van De Hoven en de ontwikkelkansen. Tussen locaties zijn onderling belevingsverschillen. Een sterk punt in de ene locatie, is een verbeterpunt in een andere locatie. We hebben dan ook niet gekozen voor een Hovenbreed verbetertraject, maar lokale aandacht gevraagd voor de uitkomsten en verbeterpunten. De meest voorkomende speerpunten waar in locaties aan wordt gewerkt ter verbetering is elkaar aanspreken en werksfeer. De voortgang van de verbeterpunten worden in 2016 gevolgd in de kwartaalrapportage van de locaties.

Samenwerken in de regio

Bovenstaande geeft al aan dat en waarom we samenwerken met zorg- en onderwijs partners. Het netwerk waarbinnen we samenwerken in de regio is breder, zoals onderstaand overzicht laat zien. gemeenten Lokale en regionale zorg professionals Onderwijsinstellingen

Overige partners

Bedum, De Marne, Winsum, Eemsmond, Delfzijl, Appingedam, Loppersum Huisartsen, ziekenhuizen (Martini, UMCG), ouderenzorgaanbieders, welzijnsorganisaties Rijks Universiteit Groningen Noorderpoort College Hanzehogeschool Groningen Alfa College Calibris Hoogeschool SDO (Deeltijd opleidingen) Hanze Kenniscentra Netwerk ketenzorg Dementie Woonzorg Nederland Palliatief Netwerk Zorgplein Noord Nationaal Programma Ouderen Actiz Leyden Academy Provincie Groningen Groninger Archieven Zorgkantoor Groningen Ability Veiligheidsregio Groningen Fivelingo Inspectie Gezondheidszorg Provinciale klachtencommissie Ministerie van VWS Zorgbelang Bedrijfsleven (Avics, Inkoopcombinaties, etc) NOVO Groninger Huis Platform Eemsdelta Vestia


In bovenstaand schema staan de organisaties en professionals met wie we samenwerken. Maar wie bovenal en met stip moeten worden genoemd zijn de vele vrijwilligers die aan onze organisatie zijn verbonden. En de wijk – en dorpsbewoners en leerlingen van lagere en middelbare scholen die regelmatig activiteiten in de locaties komen doen en daar hand- en spandiensten verlenen. Onze locatie Viskenij is sterk verankerd in het dorp, daar is het als het ware alle dagen burendag. Op Nldoet hadden we het thema Heel De Hoven bakt. De Groninger Archieven heeft van bewoners verhalen over Oud Groninger recepten opgenomen; andere bedrijven en maatschappelijke organisaties hebben klussen gedaan op de locaties.

3

Toezicht, bestuur en medezeggenschap

Bestuur en toezicht van De Hoven weten zich gebonden aan de Zorgbrede Governancecode. De reglementen van Raad van Toezicht en Raad van Bestuur zijn in lijn met deze code. Toezicht, bestuur en medezeggenschap zijn vanuit cliënt-, medewerkers- en organisatieperspectief er op gericht om ouderen door te laten gaan met het leven dat ze gewend zijn.

3.1

Verslag bestuurder

De Hoven heeft een directeur-bestuurder, die zich bezig houd met strategisch beleid maar ook sterk verbonden is met het primaire proces. Het strategisch beleid wordt ontwikkeld in overleg in het directieteam en met de ondernemingsraad en cliëntenraad. Daarbij laat de bestuurder zich voeden door gesprekken met cliënten, cliënten, medewerkers en locatiemanagers. De interne aandacht van de bestuurder is gericht op het realiseren van veiligheid en kwaliteit van zorg op basis van de visie van De Hoven. In 2015 heeft de bestuurder een ontwikkeling in gang gezet om de verantwoordelijkheid voor veiligheid en kwaliteit van individuele zorg zo laag mogelijk in de organisatie te leggen. De externe aandacht van de bestuurder is in 2015 gericht geweest op het handhaven van integrale ouderenzorg in de regio. Daarvoor heeft de bestuurder regelmatig gesprekken gevoerd met wethouders zorg van de gemeenten, zorgkantoor en collega zorgaanbieders. Het initiatief met collega bestuurders om in overleg met het zorgkantoor te komen tot robuuste ouderenzorg in de regio zal naar wij hopen tot resultaat leiden in 2016. Landelijk heeft de bestuurder in 2015 regelmatig contact gehad met medewerkers van het ministerie van VWS en IGZ over de consequenties van het centraal stellen van het welbevinden van ouderen en wat dit betekent voor de normstelling in de ouderenzorg. Het ministerie van VWS heeft de bestuurder uitgenodigd een paar dagen mee te lopen. Het heeft haar aangenaam verrast hoe open en betrokken medewerkers van VWS zijn bij de mensen die de zorg krijgen.


In 2015 is de bestuurder lid geworden van de Commissie tijdelijke expertgroep verpleeghuiszorg van het Zorginstituut. De vacatiegelden die de bestuurder voor deze functie ontvangt komen ten gunste van De Hoven. Het gaat om een bedrag van circa € 1.552.

3.2

Verslag Raad van Toezicht

Samenstelling In januari 2015 is mevrouw Hooymans als voorzitter van de Raad van Toezicht aangetreden. Aan het eind van het verslagjaar heeft de heer J. Hamel zijn functie als lid van de Raad van Toezicht neergelegd in verband met het einde van zijn tweede zittingstermijn. Met het vertrek van de heer Hamel heeft de Raad van Toezicht afscheid genomen van een zeer ervaren lid, die vanaf 2008 op een betrokken en kundige wijze heeft vormgegeven aan zijn lidmaatschap van de Raad van Toezicht. De Raad van Toezicht bestaat uit vijf leden (zie bijlage 1). Per 1 januari 2016 is er een vacature. Nadat de CCR aanvankelijk een kandidaat had voorgedragen aan de Raad van Toezicht, is er eind 2015 gezamenlijk opgetrokken voor de werving van een nieuw lid van de Raad van Toezicht op bindende voordracht van de cliëntenraad. Op basis van het profiel voor de Raad van Toezicht als geheel werd voor het nieuw te benoemen lid, in overleg met de cliëntenraad, een functiebeschrijving gemaakt. Agenda De Raad van toezicht evalueert jaarlijks het eigen functioneren. In een besloten overleg kwamen de onderlinge samenwerking en de rolverdeling aan de orde. Andere onderwerpen waren de informatievoorziening door bestuurder, directie en managementteam, de klankbordfunctie en de scholingsbehoefte van de leden. In 2015 is de scholing en ontwikkeling ingevuld met een cursus, werkbezoeken en deelname aan een symposium. Op een themadag bezocht ieder lid van de Raad van Toezicht een van de locaties van De Hoven, liep mee met een verzorgende of behandelaar en sprak er met medewerkers en bewoners. Op deze wijze heeft de Raad van Toezicht een goed beeld van het primaire proces gekregen. De themadag stond in het teken van deskundigheid in de ouderenzorg en is afgesloten door een dialoog van de Raad van Toezicht met de directie, een vertegenwoordiging van VWS en het zorgkantoor Menzis. Er is uitgesproken dat aandacht voor welbevinden en de regionale context van de ouderen haaks staat op het streven naar verhoging van het deskundigheidsniveau in de vorm van meer verpleegkundigen van het niveau 5 en 6. Er was overeenstemming over het uitgangspunt dat een landelijk kader ruimte moet laten voor de regionale verschillen. Een delegatie van de Raad van Toezicht bezocht voordrachten op het symposium van de Week van de Dementie. In 2015 heeft de Raad van Toezicht zeven (en als je de extra vergadering op 21 oktober meetelt acht keer)keer regulier vergaderd in het bijzijn van de bestuurder. Bij vrijwel alle vergaderingen waren alle leden van de Raad van Toezicht aanwezig. Voor de vergaderingen vond een korte besloten vergadering plaats. De vergadering waarin de jaarrekening 2014 en het accountantsverslag 2014 werden besproken vond plaats in aanwezigheid van externe


accountants. De Raad van Toezicht heeft het jaardocument 2014 en de jaarrekening 2014, die was voorzien van een goedkeurende verklaring van de accountant, goedgekeurd. Ook de kaderbrief 2016, de begroting 2016, een wijziging in het reglement van de Raad van Bestuur en transactievoorstellen t.a.v. het afsluiten en her afsluiten van langlopende leningen werden goedgekeurd. Tijdens de vergaderingen van de Raad van Toezicht zijn presentaties verzorgd door leden van de directie en het management team. De Raad van Toezicht wordt door middel van deze presentaties en door kwartaalrapportages op de hoogte gehouden van de voortgang van grote projecten zoals bouwprojecten, ICT-projecten, organisatie veranderingen en regionale ontwikkelingen. De Raad van toezicht fungeert hierbij als klankbord. Commissies De financiële commissie heeft in 2015 tweemaal vergaderd in aanwezigheid van de externe accountant. De accountant concludeert in de managementletter dat de administratieve organisatie en de interne controle binnen De Hoven op orde zijn. De commissie kwaliteit en veiligheid vergaderde eenmaal en heeft zich ervan gewist dat de bestuurder en directie veel aandacht hebben voor kwaliteit en veiligheid en dat het kwaliteits- en veiligheidsbeleid gestructureerd wordt geïmplementeerd. Indien zich een calamiteit voordoet wordt de voorzitter van de Raad van Toezicht direct geïnformeerd. Contact met de medezeggenschap In het verslagjaar werd door een delegatie van de Raad van Toezicht tweemaal met de ondernemingsraad en tweemaal met de centrale cliëntenraad vergaderd. In het verslagjaar is met de centrale cliëntenraad vooral gesproken over de invulling van de vacature in de Raad van Toezicht op bindende voordracht van de cliëntenraad. In de ondernemingsraad kwamen onder andere strategische en regionale ontwikkelingen aan de orde. Van zowel de vergaderingen met de ondernemingsraad als met de centrale cliëntenraad vindt terugkoppeling plaats naar de hele Raad van Toezicht. In december vond een extra overleg met de centrale cliëntenraad plaats over de communicatie in de organisatie en met de Raad van Toezicht in het bijzonder. Er zijn afspraken gemaakt voor het overleg van de Raad van Toezicht en de CCR in 2016. Bestuurder De voorzitter van de Raad van Toezicht heeft regelmatig overleg met de bestuurder. Hierover worden de overige leden geïnformeerd. In september heeft de renumeratiecommissie het jaarlijkse functioneringsgesprek met de bestuurder gevoerd. Tijdens het gesprek is de bestuurder beoordeeld op functioneren en het behalen van doelstellingen. De uitkomst van het functioneringsgesprek is gedeeld met de overige leden van de Raad van Toezicht. De Raad van Toezicht stelt vast dat de bestuurder goed functioneert. De beloning van de bestuurder valt binnen de Wet Normering Topinkomens. Gezien de complexiteit van de organisatie, de groeiende risico`s in de bedrijfsvoering en de impact van de geografische ligging in een krimp- en aardbevingsgebied op het functioneren van de


organisatie heeft de Raad van Toezicht op grond van het gestelde in de regelgeving Stichting De Hoven ingedeeld in klasse F. Waardering De Raad van Toezicht spreekt zijn grote waardering uit voor de inzet van de vrijwilligers en de medewerkers en de fraaie resultaten die in 2015 bereikt zijn. Het vergroten van de betrokkenheid van de familie bij het dagelijks leven van de locaties volgt de Raad van Toezicht met grote interesse; deze betrokkenheid zal de familie en het welbevinden van de bewoners goed doen. Door ingrijpende veranderingen in het zorglandschap was het geen gemakkelijk jaar. Ook in 2016 staan belangrijke thema`s op de agenda en daarmee ook op de agenda van de Raad van Toezicht. Zorgtaken verschuiven, de financiering van de zorg verandert, de complexiteit van de zorg neemt sterk toe. Dit alles in een krimpregio met sterke vergrijzing en een aardbevingsproblematiek. De Raad van Toezicht vertrouwt op de voortdurende inspanning en inventiviteit van alle medewerkers en ziet de toekomst met vertrouwen tegemoet. Samenstelling Raad van Toezicht d.d. 31 december 2015 Naam

Functie

Bezoldiging (in euro)

Datum aftreden

Periode

mw. prof. dr. J.M.M. Hooymans

Voorzitter

10.800

1 januari 2019

Eerste periode

Hoofdfunctie

Geen

Nevenfuncties

Lid Raad van Toezicht Dialyse Centrum Groningen Lid Medisch ethische toetsingscommissie UMCG

dhr. J. Blaauw

Lid, voordracht OR

Hoofdfunctie

Algemeen directeur KLM Catering Services

Nevenfuncties

Lid van Raad van Advies W.L. (dochter Wagner groep Groningen)

dhr. drs. J. Hamel

Lid, voordracht CCR

Hoofdfunctie

Geen

Nevenfunctie

Voorzitter Raad van Toezicht Waarborgfonds voor de Zorgsector Lid Raad van Toezicht De Zijlen Consultant Marroldek Lid Bezwarencommissie CAK Lid Raad van Toezicht Syntrus Achmea

mw. drs. J.F. van Leeuwen Hoofdfunctie Nevenfuncties

Lid 8100 22 september 2018 Tweede periode Directeur bij Stichting Talant, Heerenveen Zelfstandig adviseur handelend onder de naam Joke van Leeuwen Management & Advies Lid Raad van Commissarissen woningcorporatie Elkien ( tot 1.12.2015) Lid Raad van Toezicht Huize Het Oosten te Bilthoven

dhr. J. Otter RA Hoofdfunctie

Lid Wethouder Emmen

Nevenfuncties

Geen

8100

8100

8100

1 juli 2017

1 januari 2016

1 juni 2018

Tweede periode

Tweede periode

Eerste periode


3.3

Ondernemingsraad

De bestuurder en de ondernemingsraad hebben elke maand een overlegvergadering. Tot eind 2015 was er per regio een onderdeelscommissie van de OR. Vanuit oogpunt van efficiëntie en kostenbesparing zijn deze commissies eind 2015 opgeheven. In plaats daarvan heeft de OR vier keer per jaar overleg met de directeur Wonen, Welzijn en Zorg. De OR en bestuurder willen de inbreng van verzorgenden en verpleegkundigen vergroten bij de ontwikkeling van zorginhoudelijk beleid. Daarom hebben enkele leden van de OR op persoonlijke titel de mogelijkheden tot oprichting van een Verpleegkundige en Verzorgende Adviesraad (VAR) onderzocht. Eind 2015 is een commissie samengesteld om een VAR in te richten. In 2016 zal dit daadwerkelijk leiden tot de oprichting van een VAR. De onderwerpen en adviezen die in 2015 zijn besproken zijn de volgende: -

Fietsregeling Wijziging reiskosten woon- en werkverkeer Verlenging vertrekregeling Verschillende dispensatieverzoeken voor gelijktijdig in- en extern stellen van een vacature Uitbesteding was aan Fivelingo Pilot begeleiding verzuim door Winnock Zorg Verplichting tot deelname aan kwaliteitsregister voor Verzorgenden en Verpleegkundigen Kledingrichtlijn Rooster- en flexbureau Samenvoeging van storingsdiensten De Hoven breed Organisatieontwikkeling Medewerkerstevredenheidsonderzoek Ontwikkelingen Vliethoven Opleidingskwaliteitsplan 2016 Begroting 2016

De ondernemingsraad is daarnaast betrokken bij de zelfanalyse en de ontwikkelplannen Werken aan Welbevinden. Deze plannen zijn ingediend t.b.v. de zorginkoop WLz 2016 en zijn toegekend in het landelijke programma Waardigheid en Trots ter verbetering van de kwaliteit van verpleeghuizen.

3.4

Centrale Cliëntenraad

Elke locatie heeft een cliëntenraad die met de locatiemanager aangelegenheden en adviezen des locatie bespreekt. Organisatie breed beleid wordt besproken en ter advisering voor gelegd aan de centrale cliëntenraad. De locatieraden en de centrale raad wordt daarbij ondersteund door een functionaris die in dienst is van De Hoven.


De onderwerpen en adviezen die in 2015 zijn besproken zijn de volgende: -

Pilot digitaal familienetwerk Onderzoek medicatievermindering in verpleeghuizen (i.s.m. UNO/UMCG) Basis op orde Uniform prijsbeleid extra verstrekkingen locaties Organisatieontwikkeling Pedicurekosten Werken aan welbevinden Familieparticipatie Jaarplan 2016 Begroting 2016 Participatiewet Toekomst medezeggenschap

De cliëntenraden hebben onderling gesproken over vernieuwing en actualisering van het reglement van de cliëntenraden. Deze is in 2015 nog niet besproken met de bestuurder. De CCR is op de hoogte gehouden van de ontwikkelingen van het plan Werken aan welbevinden, de familieparticipatie en andere jaardoelen 2015, onder meer via de kwartaalrapportages. Aan het vergroten van familieparticipatie in de locaties is meegewerkt door de lokale raden. De Centrale Cliëntenraad is betrokken bij de zelfanalyse en de ontwikkelplannen Werken aan Welbevinden en familieparticipatie. Deze plannen zijn ingediend t.b.v. de zorginkoop Wlz 2016 en zijn toegekend in het landelijke programma Waardigheid en Trots ter verbetering van de kwaliteit van verpleeghuizen.

4

Bedrijfsvoering

Planning & Control De Hoven volgt een vaste Planning & Control cyclus. Deze cyclus vormt een belangrijke basis voor de sturing en kwaliteitsverbetering van de organisatie. Uitgangspunt van de P&C cyclus is het strategisch beleid op basis waarvan jaarlijks inhoudelijke speerpunten, prioriteiten en financiële uitgangspunten voor een taakstellende begroting worden vastgelegd in de Kaderbrief. Vanuit de input van de locaties en het servicebureau wordt vervolgens een begroting en jaarplan voor De Hoven opgesteld. Het jaarplan en de begroting worden na advies van de OR en de CCR door de directie vastgesteld, en vervolgens door Raad van Toezicht goedgekeurd. Het jaarplan en de begroting worden in werkplannen van de locaties en het servicebureau vertaald in operationele doelen en activiteiten.

Gedurende het boekjaar rapporteren de locatiemanagers maandelijks aan de directeur zorg. De manager ontwikkeling en de manager bedrijfsvoering rapporteren maandelijks aan de


bestuurder. De maandrapportage gaat over de voortgang van de realisatie van de doelen, zowel inhoudelijk als financieel. Elk kwartaal vindt een meer uitgebreidere verantwoording plaats. Deze verantwoording wordt samengevoegd tot een kwartaalrapportage voor de Raad van Toezicht, de OR en de CCR. Tenslotte vindt na afloop van het jaar verantwoording plaats aan de Raad van toezicht en overige stakeholders aan de hand van het jaardocument. Naast de kwartaalrapportage op basis van informatie van leidinggevenden en de afdeling P&C worden er op basis van een jaarlijks vastgestelde controleplan controles gedaan op het gebied van de AO/IC en het kwaliteitsmanagementsysteem. De bevindingen worden besproken met de locatiemanagers en leiden tot aanvullende acties en/of aanpassing van bestaande procedures. Naar aanleiding van weerkerende bevindingen is in het vierde kwartaal verhoogde aandacht geweest voor een goede afronding van de pdca-cyclus. Over de bevindingen vanuit de uitgevoerde controles wordt elk kwartaal gerapporteerd aan de directie De Hoven maakt geen gebruik van financiële instrumenten. Fraudebeheersing is voor De Hoven een belangrijk aandachtspunt. Hiervoor zijn klachtenregelingen en een integriteitscode opgesteld. We hebben geen fraude geconstateerd in 2015. VWS, de zorgverzekeraars, zorgkantoor en gemeenten spreken over het verlagen van administratieve lastendruk. Sinds De Hoven zes jaar geleden begon met Zorg zonder Regels zien wij de administratieve lastendruk echter toenemen. De zorginkoop is sterker gedifferentieerd: (para)medische zorg, wijkverpleging en GRZ wordt inmiddels door de zorgverzekeraars uitgevoerd. Het deel van de AWBZ dat naar de gemeenten is overgeheveld, wordt in onze regio per 2016 door de verschillende clusters van gemeenten uitgevoerd. En elke uitvoerder van de Wlz, zorgverzekeringswet en WMO vraagt per zorgvorm een monitoring en verantwoording, volgens een eigen ontwikkeld format. Om maar niet te spreken van de items waarover gerapporteerd moet worden, welke in onze ogen ver af staan van de leefwereld van de cliënt en de kwaliteit en veiligheid van de dagelijkse zorg. Waardoor deze rapportages voor de uitvoerders ons inziens weinig zinvolle informatie opleveren, in elk geval geen informatie die door bewoners/familie en medewerkers gebruikt kan worden voor een kritische reflectie en verbetering van de dagelijkse zorg. Risicomanagement Risicomanagement ten aanzien van de inhoudelijk en bedrijfsmatige processen is continue onderwerp van aandacht. Het uitgangspunt is dat het risicobewustzijn en kwaliteitsdenken zijn verankerd in de dagelijkse werkzaamheden. Gegeven de doelstellingen en strategie van De Hoven zijn de daarmee samenhangende belangrijkste risico’s 2015-2016 geïdentificeerd. Voor Kwaliteit van Leven zijn er risico’s vanwege het achterblijven van de participatie van de samenleving in de wereld van de ouderen; het in de weg staan van de veiligheidsvoorschriften van de overheid op het welbevinden van de bewoners; de vertraging in de doorontwikkeling van de Groninger Wellbeïng Indicator. Voor Kwaliteit van Werken vormt het onvoldoende kunnen ontwikkelen, aantrekken en behouden van deskundige medewerkers een strategisch risico.


Wat betreft een (financieel) gezonde bedrijfsvoering worden risico’s gevormd vanwege de zorginkoop (te grote bemoeienis met wijze van uitvoering zorg en bedrijfsvoering); de voorwaarden die zorgverzekeraars stellen aan de GRZ; de continue verandering van wetgeving en beleidsregels en de gevolgen van de gaswinning. De risico’s op het gebied van Kwaliteit van leven en Kwaliteit van werken liggen in de beïnvloedingsfeer van De Hoven. De risico’s van een financieel gezonde bedrijfsvoering worden voor een deel bepaald door rigide normstelling van de verzekeraar t.a.v. de GRZ, waarbij volume eisen gesteld worden boven kwaliteit van leven die gediend is met zorg nabij. Voor een ander deel wordt dit risico bepaald door een onwrikbare scheiding tussen financiële middelen voor langdurige zorg, kortdurend eerstelijns verblijf en respijtzorg. In de transformatie die we landelijk waarmaken in de ouderenzorg, waarbij mensen langer zelfstandig wonen en daardoor een beroep moeten doen op kortdurend verblijf, geeft dit te weinig flexibiliteit. Verschuivingen in de zorgvraag worden namelijk niet opgevolgd door verschuiving van financiële middelen. Voor de beheersing van de hier bovengenoemde risico’s wordt een scala van maatregelen ingezet. De belangrijkste maatregelen op strategisch niveau bestaan uit het in gesprek zijn en blijven met de stakeholders van De Hoven, het vaststellen en laten uitvoeren van HRM plan gericht op de ontwikkeling van benodigde competenties van medewerkers en via de reguliere Planning & Control cyclus monitoren en bijsturen van de ingezette acties om deze risico’s te voorkomen. Het risico dat veroorzaakt wordt door de effecten van de gaswinning, namelijk de aardbevingen, is er een waar haast geen actie op ingezet kan worden ter voorkoming van het risico. De aardbevingen veroorzaken schade en geven een veiligheidsrisico. De schade die in 2015 is ontstaan is hersteld. In 2016 wordt er nader onderzoek gedaan naar veiligheidsrisico’s, vanwege effecten op de fundamenten van de gebouwen. Als gevolg van de aardbevingen neemt de waarde van het vastgoed af. Daarbij neemt de trek van kansrijken en hoger opgeleiden uit de regio toe, waardoor er sprake is van ontvolking die weer effect heeft op de waarde van vastgoed, de arbeidsmarkt en het gebruik van professionele hulp. Dit zijn autonome processen die door onze organisatie niet te beïnvloeden zijn en in de toekomst een groot effect zullen hebben op de financiën en bedrijfsvoering van de organisatie.

5

Financiën

De Hoven heeft over 2015 een resultaat behaald van € 405.000 zijnde 0,9% van de opbrengsten. Als gevolg van het toevoegen van het positieve resultaat aan het eigen vermogen, is de eigen vermogen positie (€ 9.391.000 ultimo 2015) verder verbeterd. Zowel de solvabiliteit (eigenvermogen/ balanstotaal) als de budgetratio (eigenvermogen/ totale opbrengsten) zijn verbeterd.


Het verloop in de afgelopen jaren is hieronder weergegeven. Solvabiliteit 35 30

De Hoven

25

Benchmark

20 2012

2013

2014

2015

Budgetratio 50 De Hoven 0

Benchmark 2012

2013

2014

2015

Het resultaat over 2015 is verslechterd ten opzichte van 2014 ( 2015 €405.000 tegenover €897.000 in 2014). Ook de netto marge (resultaat als % van de totale opbrengsten) is verslechterd. Het verloop in de afgelopen jaren is hier weer gegeven: Nettomarge 3 2 De Hoven 1

Benchmark

0 2012

2013

2014

2015

Deze verslechtering wordt met name veroorzaakt doordat de opbrengsten onder druk staan, terwijl de kosten onvoldoende konden mee bewegen met deze dalende opbrengsten: -

-

-

de tarieven die met Zorgkantoor Menzis zijn afgesproken laten de volgende ontwikkeling zien: 2013: 97.5% 2014: 97.5% 2015: 97.0% 2016: 96.5% In tegenstelling tot voorgaande jaren is de gerealiseerde overproductie niet vergoed en als verlies in de jaarrekening verwerkt. Het betreft zowel overproductie inzake de subsidieregeling eerstelijns verblijf (€ 40.000) alsook overproductie inzake DBC’s (€ 105.000). De inkomsten uit de verblijfszorg (ZZP) zijn niet alleen afgenomen door de verlaging van de tarieven, maar ook doordat mensen met vergelijkbare zorgvragen in de loop van de jaren een lagere ZZP hebben geïndiceerd gekregen van het CIZ. Onze ervaring leert dat


de complexiteit en de omvang van de zorgvraag van iemand met een indicatie ZZP 5 in 2015 hoger is, dan iemand met een indicatie ZZP 5 in 2013. In 2013 zou deze persoon een hogere ZZP hebben gehad. In het laatste kwartaal 2015 nam de vraag naar kortdurend eerstelijns verblijf fors toe. Gezien de verrekeningssystematiek van het zorgkantoor werd bij de vaststelling van het budget 2015 bij de herschikking 1 november 2015 geen rekening gehouden met de toename in het 4de kwartaal. Dat deze vraag naar kortdurend verblijf is toegenomen is het gevolg van het beleid dat mensen zo lang mogelijk thuis moeten blijven wonen en er in de Wlz geen indicaties meer worden gegeven voor ZZP 1, 2 of 3. De Hoven heeft dit knelpunt sinds eind december indringend voorgelegd aan het zorgkantoor en VWS. Begin april heeft er nog een herschikking plaats gevonden als gevolg van onderproductie bij andere zorgaanbieders. Bij de herschikking april 2016 is een deel (€90.000) van de overproductie ad € 130.000 vergoed. Maar nog steeds niet in het geheel. De Hoven blijft bij Actiz, het zorgkantoor, het zogenaamde Praktijkteam en VWS een beroep doen om een oplossing hiervoor te vinden. Het gaat om zorg waarop cliënten rechtmatig een beroep deden. Daarnaast stegen relatief gezien de personeelskosten. Dit is mede het gevolg van wijzigende weten regelgeving. Bestaande min/max contracten en nul-uren contracten moesten worden omgezet naar contracten met een vast aantal uren. Voorzichtigheidshalve zijn hierbij contracten met minder uren afgesloten. Dit heeft ertoe geleid dat de inzet van uitzendkrachten is gestegen (stijging met €1.083.000) en aan de voorziening voor langdurig zieke medewerkers een extra toevoeging moest worden gedaan (€ 385.000) als gevolg van de verplichting tot het uitbetalen van transitievergoeding ook bij ontslag na 2 jaar ziekte. Zoals hierboven geschetst is de ontwikkeling van de opbrengsten als ook de kosten in de komende periode ongunstig. In de begroting 2016 is dan ook rekening gehouden met nog verdere bezuinigingen.

Toekomstige financiële ontwikkelingen Dankzij het positieve resultaat heeft De Hoven een betere vermogenspositie, die noodzakelijk is vanwege het veranderde risicoprofiel sinds de verantwoordelijkheid voor de kapitaallasten volledig bij de instelling ligt. Door de geplande investeringen in de derde fase van De Twaalf Hoven en de financiering hiervan met langlopende leningen, stijgt het balanstotaal. Hierdoor komt de solvabiliteit onder druk te staan. Om aan de solvabiliteitseis van 20% te blijven voldoen, streeft De Hoven naar een jaarlijks resultaat dat ligt tussen 1,5% en 2,5% van de totale opbrengsten, waardoor de solvabiliteitseis van 20% gewaarborgd blijft.


Treasurymanagement Het treasurybeleid van De Hoven beoogt het waarborgen van een blijvende toegang tot de kapitaalmarkt, het verlagen van risico’s, het beheersen van renterisico’s, het realiseren van zo laag mogelijke kosten en het zekerstellen van voldoende liquiditeit. Deze doelstelling en de kaders waarbinnen dit dient te worden georganiseerd en uitgevoerd, is vastgelegd in het treasurystatuut van De Hoven. Gedurende de bouw van de 2e fase Twaalf Hoven werd gebruik gemaakt van een kasgeld lening voor de financiering. In mei 2015 heeft De Hoven een langlopende geborgde lening afgesloten, ter financiering van de 2e fase van de Twaalf Hoven. Daarnaast heeft het WFZ borging afgegeven voor € 5 miljoen, ten behoeven van de herfinanciering van de ING lening, waarvan de renteherziening in januari 2016 plaats vindt. Voor de financiering van fase 3 van de nieuwbouw Twaalf Hoven is door het WFZ een bereidstellingsverklaring afgegeven. Helaas is er door de aardbevingsproblematiek vertraging in de voorbereiding van de bouw ontstaan, waardoor de deadline voor de bereidstellingverklaring is verlopen. De Hoven zal in de loop van 2016 opnieuw een verzoek tot borging indienen.


1 Profiel De Hoven Kerngegevens Structuur Ouderenzorg in Noord Groningen...6

Recommend Documents