Oplegnotitie Aan
Van
Ledenvergadering COC Haaglanden
Bestuur
Datum vergadering
Telefoonnummer
19 mei 2016, aanvang 20.00 uur
(070) 365 90 90
Totaal aantal pagina’s
E-mailadres
1
[email protected]
Behorend bij
Den Haag d.d.
Caféplan COC Haaglanden ‘Exploitatie Café door Externe Partij: commerciële verhuur’
26 april 2016
Voor ligt de notitie ‘Exploitatie Café door Externe Partij; commerciële verhuur’. Met bijgaand document licht het bestuur het nieuwste plan met betrekking tot het COC Café toe. Inleiding: In de Algemene Ledenvergadering van 16 december jl. heeft het bestuur twee plannen aangeboden ter uitbreiding van het COC Café: Lunch en Parties. Hiermee hebben de leden ingestemd. Na goedkeuring door de leden is het bestuur met de verdere invulling en uitvoering van deze plannen aan de gang gegaan. Gedurende de afgelopen maanden is het bestuur terug gekomen op de haalbaarheid van onze toen ingediende plannen. Het bestuur staat nog steeds achter de inhoud van deze plannen: het bieden van een Café functie vindt het bestuur absoluut belangrijk voor het realiseren van een aantal van de doelstellingen van het COC Haaglanden. Echter meent het bestuur dat de invulling en uitvoering door de eigen organisatie niet haalbaar is. Aangepast Caféplan op hoofdlijnen: Het bestuur stelt voor een externe exploitant aan te zoeken voor het runnen van het COC Café. De uitgangspunten zijn: het runnen van een café is geen core business van het COC Haaglanden; het café met een break even resultaat draaien, in plaats van het huidige negatief resultaat van € 10.000 - € 20.000; het creëren van nieuwe veilige haven ten behoeve van de kwetsbare werkgroepen binnen het COC Haaglanden (continuïteit werkgroepen). Concrete uitwerking op hoofdlijnen: het bestuur gaat op zoek naar een externe exploitant voor uitbating van het COC Café; de Werkgroep Café eindigt bij aanvang commerciële verhuur (naar verwachting per 1 januari 2017); uitrol zal geschieden conform bijgevoegd plan (hoofdlijnen) Gevraagd besluit: Het bestuur vraagt de leden in te stemmen met het onderliggende Caféplan en het bestuur te mandateren voor het aanzoeken van een externe exploitant.
Pagina 1/1
Doel Het bieden van een veilige haven voor de LHBT’s Een grotere diversiteit aan groepen binnen halen in het Café; naast reeds aanwezige groepen ook meer jongeren, zakenmensen, expats, studenten, multi-culti, transgender, etc. (doelgroepverbreding) Toegankelijkheid van het Café vergroten Integratie met en sociale acceptatie bevorderen bij niet-LHBT groepen Het COC Haaglanden binnen de LHBT community (weer) op de kaart zetten als ‘the place to be’; het mag ook gewoon leuk zijn om een LHBT minded Café te bezoeken Professionele uitstraling, werken aan een positief, hipper imago COC Haaglanden (van af hier te noemen: COC HGL) Meer continuïteit in het aanbod, onafhankelijk van inspanningen COC HGL (bestuur).
Hoe, uitgangspunten: De missie van het COC Haaglanden is dé vereniging te zijn die opkomt voor de belangen, emancipatie, sociale acceptatie, empowerment en integratie van álle lesbische vrouwen, homoseksuele mannen, biseksuelen en transgenders (LHBT’s). Dit doet zij door het initiëren en organiseren van maatschappelijk relevante activiteiten en acties, het bieden van een veilige ontmoetingsplek en een actieve lobby in – en in samenwerking met - een breed netwerk van politiek, maatschappelijke en culturele organisaties en andere belangenbehartigers. Met name de uitganspunten emancipatie, sociale acceptatie, empowerment en integratie worden gediend met het bieden van een ontmoetingsplek in de vorm van een Café. Ook de visie van het COC Haaglanden sluit aan bij het bieden van een Café: COC Haaglanden handelt vanuit de overtuiging dat emancipatie, empowerment, sociale acceptie en integratie van LHBT’s - ondanks de vele positieve resultaten van de afgelopen 70 jaar – nog steeds een actieve belangenbehartiging behoeft. Onder de soms dunne laag van tolerantie worden LHBT’s nog dagelijks geconfronteerd met onbegrip, discriminatie en geweld; op straat, op school, op het werk, in instellingen. Het COC HGL streeft ernaar zoveel mogelijk zichtbaar te zijn in de samenleving, uiteraard via pers, sociale media en voorlichting, maar zeker ook met andere activiteiten. Activiteiten in het Café bieden een uitgelezen kans om onder het genot van een hapje en drankje (doel)groepen bij elkaar te brengen, de dialoog te starten, emancipatie en zichtbaarheid van de LHBT’s te bevorderen en ons netwerk te vergroten. Onderzoek van COC Nederland geeft aan dat er een aantal maatschappelijke trends zichtbaar zijn geworden en van invloed zijn op het werk van de diverse COC’s. Specifieker onderzoek binnen COC Haaglanden geeft aan dat wij daar geen (grote) uitzondering op vormen. Maatschappelijk trends waar wij met het Café specifiek de aandacht op willen vestigen:: Schijntolerantie; het moet algemeen goed worden dat er tussen de LHBT groepen onderling geen scheve ogen zijn naar elkaar. Nog al te vaak wordt het huidige COC
Café geassocieerd met de blanke, oudere man. Inderdaad vormt deze groep de meerderheid op de wo-do-vr avond. Per definitie hoeft dit geen probleem te zijn, mits er ook andere activiteiten binnen het Café plaatsvinden. Digitalisering; het digitale tijdperk is een feit, maar is geen vervanging voor een ontmoetingsplek voor een hapje, drankje en/of maaltijd. Jongeren (tot 30 jaar); een onderbelichte groep, wellicht door de onverschilligheid die zij zelf voelen t.o.v. de positie van de LHBT community. Deze trend willen wij graag het hoofd bieden door betrokkenheid te creëren. Jongeren zijn de toekomst, zeker ook voor het COC Haaglanden (vrijwilligerswerk, leden, imago) (focus doelgroep voor de parties). Het zijn van Internationale stad; studenten, expats, etc. zijn een zeer welkome doelgroep voor het COC Haaglanden. Gendernormativiteit; lunchen bij het COC Haaglanden is ook ‘normaal’ gedrag voor hetero’s; mix & mingle moet gestimuleerd worden voor acceptatie van LHBT’s.
Het plan voor Commerciële verhuur/Externe Exploitatie houdt het volgende in: Maandag t/m zondag is het Café geopend voor Brunch, Lunch, Borrel, Diner en Parties (weekend) Een externe partij runt het Café. Het pand en de grote inventaris zijn van het COC HGL De opbrengsten zijn voor 100% voor de externe partij De inkoopwaarde/kosten van de omzet zijn voor 100% voor rekening van de externe partij De externe partij zorgt voor de personele bezetting Externe exploitant zorgt voor de aanschaf van gebruiksartikelen, laten we zeggen: ‘alles wat bij de Sligro te bestellen is’ Externe exploitant zorgt voor de benodigde vergunningen De externe partij betaalt een maandelijkse huur voor gebruik Gebouw, gemaakte kosten en (toekomstige) vervangingsinvesteringen. Gebreken en vervangingen zijn dus voor rekening van het COC HGL, deze kosten worden standaard doorberekend in de maandelijkse huurpenning Voorstel tot wijziging inventaris naar een uitstraling waarin menigeen zich kan vinden, is (en was al) onderdeel van het plaatje van de eerder ingediende Café 2.0 werkplannen en van het reguliere Café. De huidige begroting 2016 van deze herinrichting/renovatie staat op 7,5k Naam COC Café op het Café behouden lijkt niet haalbaar. De wens is dat het logo van het COC HGL in alle communicatie-uitingen voor het Café wordt mee genomen (naam/logo externe ondernemer?) Voorwaarde is dat een commerciële huurder (grote) affiniteit met de LHBT doelgroep heeft en bij voorkeur met het COC HGL in het bijzonder Werkgroep activiteiten worden zoveel mogelijk binnen het COC HGL pand gehouden. Hierin zal een modus gevonden moeten worden met de externe exploitant: hoe interessant zijn onze werkgroepen commercieel gezien, hoe verhoudt zich dit tot de plannen van de externe exploitant? Voor de kwetsbare groepen (vb jongeren, OOXO, vluchtelingen, transgenders, etc.) bestaat sowieso het idee de Capelzaal verder op te
knappen en gezellig in te richten voor deze doelgroepen zodat zij een ‘thuis’ houden (kosten 5.000 euro waarvoor 2.500 euro nog moet worden binnen gehaald) De huurovereenkomst zal via de officiële weg opgesteld worden. Bovengenoemde plannen zijn het vertrekpunt, een denkrichting. Het aanbod van toekomstige exploitanten bepaalt mede
Doelgroep Iedereen is welkom, bewust geen hokjesgeest en/of kadering. Hoe diverser het publiek, hoe beter. Zoals gezegd: het onderbrengen van de huidige werkgroepen en hun activiteiten is een belangrijke voorwaarde in het uitkiezen van een externe partner. Vooral ook de kwetsbare groepen (Jong & Out, Transgenders, Daklozen, Vluchtelingen, etc.) moeten een thuis kunnen vinden bij het (nieuwe) Café. Gedacht wordt aan het herinrichten van de Capelzaal, waarmee een gezellige, aparte lounge ruimte (o.i.d.) kan worden geboden.
Aanleiding In een poging om het COC Café minimaal break even te laten draaien, zijn in de ALV van december 2015 de werkplannen Café 2.0 Lunch & Parties aangeboden, welke destijds ook zijn goed gekeurd door deze ALV. Met het opzetten en tot uitvoer brengen van deze aanvullende werkplannen in 2016, is er een enorme hoeveelheid werk voor ons komen te liggen en is meer en meer duidelijk geworden wat de ‘staat’ is waarin het COC Café nu verkeert qua professionaliteit, imago en winstgevendheid. Dit heeft ons definitief doen realiseren dat wij wel heel graag de functie van een Café willen hebben, maar hier niet voor de volle 200% de inspanning voor willen en kunnen leveren. Wij zijn ook tot de conclusie gekomen dat wij de Café functie niet zien als een core business van het COC HGL en daarmee de haalbaarheid van de eerder ingediende plannen toch als klein bestempelen. Door deze realisatie zijn de huidige portefeuillehouders in het bestuur gaan kijken naar andere mogelijkheden voor exploitatie van het Café. Daar is het plan voor externe exploitatie/commerciële verhuur van het COC Café uit geboren. Er zijn veel voordelen op te noemen: financieel, risicobeperking, inspanning, uitstraling/imago, professionaliteit, gastvrijheid, continuïteit/meer en meer 24-7 bezetting. Eén en ander is in goed overleg met de COC Café coördinator Bart Didden besloten.
Looptijd project Start datum: 1e Evaluatie:
Q1 2017 Minimale duur van de huurovereenkomst is 2 jaar, 1e evaluatie na ¾ jaar Na 1,5 jaar; bepalen of we door gaan of niet Doorlopend, hoewel einde huurcontract een beslismoment is/kan zijn.
2e Evaluatie: Einde datum: Targets: Samenwerking met het bestuur verloopt soepel en constructief; de externe partij zorgt niet voor meer werk voor het bestuur maar juist minder, ontzorging is een belangrijk element Samenwerking met Werkgroepen van COC HGL verloopt soepel en constructief Doelstellingen uit werkplan 2016/2017 van Café 2.0 Lunch worden gehaald, waarbij het halen van de kwalitatieve doelstellingen de targets zijn, niet de kwantitatieve (winst/verlies is immers niet voor rekening van het COC HGL) Doelstellingen uit werkplan 2016/2017 van Café 2.0 Parties worden gehaald, waarbij het halen van de kwalitatieve doelstellingen de targets zijn, niet de kwantitatieve (winst/verlies is immers niet voor rekening van het COC HGL) Diversiteit is zichtbaar, exploitatie van het COC Café door een externe partij draagt zeker ook bij aan de LHBT doelstellingen van het COC HGL. De huur wordt op tijd betaald De huurder (en de gast van de exploitant) gedraagt zich conform algemeen aanvaardbare waarden en normen.
Projectleider Annemarie Top en Hodo Essa SWOT analyse
Werkwijze: Wij willen in deze ALV (19 mei 2016) het plan aanbieden ter goedkeuring, dan kunnen we gaan beginnen met de feitelijke uitvoering. De milestones van het Plan van Aanpak zijn als volgt: Financiële doorrekening; gedaan – Details kantineregeling/voorbelasting verder uitzoeken
– Haalbaarheid qua huurprijs laten doorrekenen Goedkeuring van het bestuur voor dit plan; gedaan Goedkeuring plan door ALV MEI16 • Start werkzaamheden ter renovatie/updaten Café • Commerciële verhuur brochure maken • Potentiële huurders benaderen – Via ons LHBT netwerk – Via een verhuur horecamakelaar – Overige kanalen • Uitzetten open inschrijving voor geïnteresseerde externe exploitanten • Definitieve keuze van externe exploitant • Huurcontract opstellen en tekenen • Stakeholders (Gebruikers, Huurders, Leveranciers, etc.) op de hoogte brengen van de nieuwe start van het Café • Geplande start 01 januari 2017
Begroting Het business model voor het COC HGL is vrij simpel: wij ontvangen een maandelijkse huur, die de kosten dekt van: Gas-/water-/stroomverbruik Kosten gebouwbeheer Waarde per maand grote inventaris (vervanging/nieuw) Overige exploitatiekosten Waarde per m2 Op dit moment is duidelijk welke maandelijkse huurprijs wij in gedachte hebben: minimaal 2.250-3.100 euro per maand. Uitgangspunt is dat wij niet de hoofdprijs qua huur aan de huurder willen vragen: onze wensen qua huurder zijn vrij specifiek (grote affiniteit met de LHBT’s, samenwerking met de werkgroepen van het COC HGL) en wij willen niet de kans op een dergelijke huurder verkleinen door de hoofdprijs te vragen. De ‘markt/het aanbod’ van exploitanten moet uitwijzen of een huurprijs van 2.250-3100 euro per maand realistisch is. Qua financieel resultaat is dus de grootste winst voor het COC HGL dat er met deze constructie dekking komt voor de gemaakte kosten, waar in de situatie t/m 2015 geen dekking voor is geweest (zie omzet- en resultaatontwikkeling afgelopen jaren, verliesgevend).
