Inhoud 1. Inspiratie
2
2. Draaiboek
3
3. Begroting
6
4. Persbenadering: tips en tricks
7
5. Uitnodigingsposter
9
6. Uitnodigingskaarten
10
7. Uitnodigingsposter bedrijf
11
8. Uitnodigingskaart bedrijf
12
9. Cakevlaggetjes
13
10. Bedankposter
14
e i t a Inspir
O chte n d
Je kunt ontzettend veel leuke koffie acties doen voor KWF Kankerbestrijding. Dit kan als bedrijf of invidueel. Hier vind je een paar leuke ideeën. Laat je inspireren en kom in actie! Ideeën voor bedrijven: • Plaats een donatiebox naast het koffieapparaat. • Tijdens een vergadering kun je aan collega’s geld vragen voor een kopje koffie of een koekje. • Organiseer een lunchbijeenkomst met een lekker bakje koffie.
Ideeën voor persoonlijke acties: • • • • • •
Nodig vrienden uit voor een gezellig bakje koffie. Organiseer bij de sportclub in de buurt een koffieuurtje. Verkoop koffie op de markt in de buurt voor KWF Kankerbestrijding. Organiseer een gezellige High-Tea voor vriendinnen. Plan een gezellig feest wat begint met een lekker bakje koffie. Organiseer een buurtfeest en verkoop de koffie voor KWF Kankerbestrijding. • Hou een Koffie Schenk Ochtend met ouders op school.
k e o Draaib
O chte n d
Voorbereidingen van je actie • Bedenk wat voor koffie-actie je wilt organiseren. Wordt het een kleinschalige, intieme actie? Of wordt er groots uitgepakt en is het verstandig om een team samen te stellen waarmee je samen de actie kunt organiseren? • Prik een datum waarop je in actie wilt komen. • Zoek een leuke locatie waar je koffie kunt drinken. • Probeer sponsoren te vinden die materialen kunnen sponsoren. • Bedenk de voorwaarden. Hoeveel kost een bakje koffie? Hoe lang duurt de Koffie Schenk Ochtend? • Stel een programma op waarmee je de Koffie Schenk Ochtend kunt uitbreiden. Denk aan een lezing, spelletje, etc. • Meld je actie aan op de speciale actiewebsite www.staoptegenkanker.nl/koffieschenk ochtend. Je krijgt dan je eigen actiepagina waarop je alle informatie over je actie kwijt kunt, waar anderen jouw actie kunnen steunen door geld te doneren en waar jij de uiteindelijke opbrengst aan KWF kunt overmaken. • Zorg dat je bij het aanmelden van je actie het woord ‘koffie’ in de naam zet om in aanmerking te komen voor het koffie-welkomstpakket. Hierin zit onder andere een donatiebox die je tijdens de Koffie Schenk Ochtend kunt gebruiken om het geld mee in te zamelen. • Hoe ga je de actie promoten? Ga je posters en uitnodigingen verspreiden of probeer je via mond-tot-mond reclame mensen te bereiken? KWF heeft voor de Koffie Schenk Ochtend speciaal promotiemateriaal ontwikkeld die je op de site kunt downloaden. Kijk daarvoor op www.staoptegenkanker.nl/koffieschenkochtend. • Nodig je vrienden/kennissen/familie uit om koffie te komen drinken. • Maak een begroting om inzicht te krijgen in de inkomsten en de kosten. Ook de begroting kun je downloaden van de site, printen en zelf invullen.
k e o Draaib
O chte n d
Vlak voorafgaand aan de actie • Stuur nog een reminder naar de genodigden, zodat zij het niet vergeten. • Denk na over de aankleding van de ruimte. Wat kun je doen om het gezellig te maken? • Inventariseer hoeveel mensen er ongeveer komen, zodat je kunt bekijken hoeveel boodschappen je moet doen. Haal lekkere koffie, thee en zoetigheden in huis. • Zorg dat het er gezellig uitziet voor de bezoekers. Maak bijvoorbeeld gebruik van de posters en cakevlaggetjes die je kunt downloaden, zodat er een actiesfeer ontstaat. • Zorg dat de KWF-donatiebox goed in het zicht staat. Deze donatiebox ontvang je in het welkomstpakket zodra je jouw actie online hebt aangemeld.
Tijdens de actie • Blijf zoveel mogelijk koffie serveren! • Vertel over jouw motivatie om de Koffie Schenk Ochtend te organiseren en probeer het onderwerp kanker bespreekbaar te maken. • Spoor mensen aan om ook zelf in actie te komen. Ze kunnen koffie drinken met hun eigen vrienden of ze kunnen een Koffie Schenk Ochtend organiseren op hun werk. • Maak leuke foto’s.
k e o Draaib
O chte n d
Na de actie • Probeer alle inkopen op te maken. Zorg voor een speciale uitverkoop waarbij de restjes nog verkocht worden voor de actie. • Stort de opbrengst op je eigen online actiepagina zodat iedereen het eindbedrag kan zien. • Stuur een bedankmail naar alle betrokkenen met foto’s van de Koffie Schenk Ochtend en een link naar je actiepagina. Zo kan iedereen zien dat het geld op het rekeningnummer van KWF Kankerbestrijding staat. Online staat ook nog een speciale bedankposter die je kunt downloaden. Vul deze in en hang ze op.
Natuurlijk is iedere Koffie Schenk Ochtend anders. Dit zijn slechts enkele tips. Wees creatief en maak er een gezellige Koffie Schenk Ochtend van!
g n i t Begro
O chte n d
Print en vul zelf in! Verwachte donatie
Uitgaven
Aantal bezoekers
......... personen
Aantal kopjes p/p
......... kopjes
€ .............. Zoetigheden € .............. Koffie
(gebak + koekjes) Aantal kopjes totaal Bedrag per kopje Opbrengst koffie (aantal kopjes x bedrag) Overige opbrengst (sponsoring)
Totale opbrengst
......... kopjes
€ .............. € .............. € .............. € ..............
€ ..............
Thee
Andere boodschappen Overige uitgaven
Totale uitgaven
€ .............. € .............. € ..............
Donatie voor KWF = totale opbrengst – totale uitgaven:
€
..................
Persbenadering:
s k c i r T Tips en Wanneer benader je de media? Afhankelijk van hoe groots je de Koffie Schenk Ochtend opzet en wat je met de media-aandacht wilt bereiken, zijn er twee momenten waarop je de media kunt benaderen: • Aankondiging actie. Je legt de actie uit en roept op om langs te komen voor een kopje koffie. Je kunt dit persbericht ook gebruiken om de pers uit te nodigen. • Na afloop van de actie. Je beschrijft nog een keer in het kort je actie, je noemt het bedrag, beschrijft het succes en bedankt eventuele sponsoren, donateurs en vrijwilligers. Dit is een goed moment om een foto mee te sturen. Download hier de persberichten. Welke media kun je benaderen? Nieuws over jouw Koffie Schenk Ochtend kun je aanmelden bij de regionale en lokale media rondom de locatie van de actie en/of jouw woonplaats. Denk hierbij aan regionale en lokale websites, dagbladen, de weekbladen die huis-aan-huis worden verspreid en bij een grote actie de regionale en de lokale radio- en televisiestations. Organiseer je een Koffie Schenk Ochtend met je vereniging of op het werk; zorg dan ook dat het vermeld wordt op de website, op intranet, in de nieuwsbrief, etc.! Vergeet het pers-/nieuwsbericht ook niet onder eigen familie en vrienden en via social media te verspreiden. Journalisten persoonlijk benaderen De mailbox van de redactie stroomt elke dag weer vol met nieuwsberichten van allerlei verschillende partijen. De kans bestaat dat jouw persbericht daardoor op de grote hoop terecht komt. Om jouw nieuws extra te benadrukken is het daarom aan te raden om de journalist persoonlijk te bellen, voordat je het bericht per mail verstuurt. Hoe doe je dat? Kijk op de website van de betreffende media organisatie voor het algemene nummer.Bel en leg kort je actie uit en vraag bij welke journalist je hiervoor moet zijn. Met jouw enthousiasme over de Koffie Schenk Ochtend breng je je bericht extra onder de aandacht. Hieronder vind je een aantal tips hoe je de media kunt benaderen.
Persbenadering:
s k c i r T Tips en Aandachtspunten: • De journalist zal in de meeste gevallen vragen of je de informatie per mail wilt sturen. Zorg dat je de mail en/of het persbericht al klaar hebt staan. • Denk goed na over het nieuws dat je te bieden hebt. Wat maakt de actie uniek? Zit er een persoonlijk verhaal aan vast? • Bied naast een persbericht ook een persoonlijk interview aan. • Probeer de journalist bij de actie te betrekken. Nodig hem/haar zo mogelijk uit om bij de actie aanwezig te zijn. • Journalisten moeten het onderwerp vaak nog voorleggen aan de redactie voordat ze iets kunnen toezeggen. Spreek af wanneer de journalist reageert of wanneer jij de journalist weer mag bellen voor een update. • Een goed contact met de journalist kan ook voor een volgende publicatie zorgen! Persbericht • Op de pagina www.staoptegenkanker.nl/koffieschenkochtend staan twee concept-persberichten die je als basis kunt gebruiken voor jouw eigen persberichten. Download hier de berichten. •
Zet de tekst van het persbericht bij het versturen altijd in de mailtekst en voeg eventueel het opgemaakte document toe in de bijlage. Persberichten die alleen als bijlage worden meegestuurd, worden vaak niet geopend.
•
Stuur beeldmateriaal mee als je deze hebt en stuur in de mailtekst een fotobijschrift en eventueel de naam van de fotograaf mee. Zorg dat je zeker weet dat de foto door de pers vrij van rechten gebruikt mag worden.
g n i uitnodig kom gezellig koffie drinken en steun KWF Kankerbestrijding www.staoptegenkanker.nl/koffieschenkochtend
datum: tijd: Tot dan! Met vriendelijke groet,
g n i g i uitnod
kom gezellig koffie drinken en steun KWF Kankerbestrijding www.staoptegenkanker.nl/koffieschenkochtend
ik schenk voor: kom je ook? datum/tijd: plaats:
g n i g i uitnod
kom gezellig koffie drinken en steun KWF Kankerbestrijding www.staoptegenkanker.nl/koffieschenkochtend
ik schenk voor: kom je ook? datum/tijd: plaats:
Wij schenken voor kankeronderzoek datum: tijd: Tot dan! Met vriendelijke groet,
g n i g uitnodi
kom gezellig koffie drinken en steun KWF Kankerbestrijding www.staoptegenkanker.nl/koffieschenkochtend
wij schenken voor: kom je ook? datum/tijd: plaats:
g n i g uitnodi
kom gezellig koffie drinken en steun KWF Kankerbestrijding www.staoptegenkanker.nl/koffieschenkochtend
wij schenken voor: kom je ook? datum/tijd: plaats:
Cakevlaggetjes:
print, knip uit en vouw en plak rond een party-prikkertje. Prik op je verse cakejes en tadaaa!
Cupcakes razendsnel recept
Voor ± 10 cupcakes: 100 g cakemeel of zelfrijzend bakmeel (gezeefd) • 100 g vloeibare boter 100 g suiker • 2 eieren • 1 zakje vanillesuiker • snufje zout Oven voorverwarmen op 200°C. Mix de boter met de suiker en de vanillesuiker in een kom. Voeg de eieren toe en klop opnieuw even kort met de mixer. Voeg dan door een zeef het meel en zout toe. Niet meer mixen, maar met een grote lepel even omscheppen. Neem papieren cakevormpjes en vul met het beslag. 10-15 minuten in de oven en smullen maar!
! t k n Beda we hebben heel veel koffie gedronken en nog meer euro’s opgehaald! www.staoptegenkanker.nl/koffieschenkochtend
zoveel koppen koffie gedronken:
zoveel euro’s opgehaald:
