1. Inleiding a. Waarom dit plan? 3 b. Aanleiding voor actualiseren huidige plan 3

Communicatieplan gemeente Gennep Geactualiseerde versie juni 2013 INHOUD

Pagina

1. Inleiding a. Waarom dit plan?

3

b. Aanleiding voor actualiseren huidige plan

3

2. Actuele ontwikkelingen a. Gennep verder als zelfstandige gemeente;

4

huisstijl behoeft aanpassing b. Verdergaande digitalisering

4

c. Veranderende rol gemeente en inwoners

5

d. Financiën onder druk

5

3. Algemene uitgangspunten, hoofddoelstellingen en doelgroepen a. Algemene uitgangspunten voor onze communicatie

6

b. Hoofddoelstellingen voor communicatie

7

c. In- en externe doelgroepen

7

4. Organisatie van de communicatie a. Organisatorische uitgangspunten

9

b. Rolverdeling op het gebied van communicatie

9

c. Borging

10

5. Aandachtsvelden van communicatie a. Publieksvoorlichting

11

b. Burgerparticipatie

12

c. Perscontacten en mediabeleid

12

d. Representatie en stadspromotie

13

e. Crisis- en risicocommunicatie

15

f. Interne communicatie

16

g. Raadscommunicatie

17

Bijlage: Uitvoeringsprogramma 2013-2014 Communicatieplan gemeente Gennep Juni 2013

18

2

1.

INLEIDING

1a.

Waarom dit plan?

We willen inwoners, ondernemers, organisaties en instellingen goed te woord staan, laten weten waar ze aan toe zijn en niet van het kastje naar de muur sturen. We willen ook actief uitdragen waar we mee bezig zijn, anderen zoveel mogelijk betrekken bij onze plannen én hen stimuleren om zelf initiatieven te nemen. Dat betekent dat we stevig en organisatiebreed moeten inzetten op communicatie. Elke bestuurder, medewerker of afdelingshoofd heeft immers in meer of mindere mate contact met inwoners en andere doelgroepen van de gemeente. Dit plan is bedoeld om de organisatie kaders en handvatten te bieden om de gemeentelijke communicatie optimaal te laten verlopen. 1b.

Aanleiding voor actualiseren huidige plan

Het vorige communicatieplan van de gemeente Gennep dateert van januari 2010. De afgelopen jaren is er veel gebeurd, zowel binnen onze gemeente als op het niveau van de landelijke overheid. De beoogde herindeling is niet doorgegaan. Tegelijkertijd is de rijksoverheid bezig een groot aantal taken en verantwoordelijkheden over te hevelen naar de gemeenten. Daarnaast bereiden we ons voor op de ambities die voortkomen uit het Rijksprogramma Antwoord©, waarbij de gemeente hét eerste loket namens de overheid wordt. Dit alles vindt plaats tegen de achtergrond van een aanhoudend slechte economische situatie, die ook zijn weerslag heeft op onze gemeente. In hoofdstuk 2 gaan we nader in op deze actuele ontwikkelingen. Deze hebben ook invloed op de gemeentelijke communicatie. Daarom is het oorspronkelijke communicatieplan van de gemeente Gennep op een aantal onderdelen geactualiseerd. De algemene uitgangspunten en kaders voor onze communicatie blijven echter overeind. Als bijlage bij dit plan is het Uitvoeringsprogramma Communicatie 2013-2014 opgenomen. Daarin benoemen we de acties waarmee we concreet werk maken van de gewenste actualisering van de gemeentelijke communicatie.

Gennep, juni 2013

Communicatieplan gemeente Gennep Juni 2013

3

2.

ACTUELE ONTWIKKELINGEN

2a. Gennep verder als zelfstandige gemeente; huisstijl behoeft aanpassing Na het niet doorgaan van de gemeentelijke herindeling met Bergen en Mook en Middelaar heeft Gennep haar koers verlegd naar een toekomst als zelfstandige gemeente. De gemeenteraadsverkiezingen in november 2010 leidden tot een nieuwe raad en college, gevormd door CDA, D66 en KERN. Voor de periode 2011-2014 werden een coalitieakkoord en collegeprogramma (Sterker door mee te doen) opgesteld. Daarin geeft het college aan te willen inzetten op communicatie en de verbinding te zoeken met de kernen. Er is een visie op de organisatie ontwikkeld, in de vorm van een Bedrijfsconcept en Besturingsfilosofie (2012). Daarin is vastgelegd wat de raad, college en organisatie van elkaar mogen verwachten en hoe ze zich tot elkaar verhouden. In 2012 heeft de raad ook het document Visie en Samenwerking vastgesteld. Vanwege haar beperkte omvang is de gemeente Gennep op veel terreinen kwetsbaar. Daarom zoeken we voor diverse taakvelden samenwerking met omliggende gemeenten en organisaties, vooral in de Regio Venlo. De huisstijl van de gemeente zou bij de beoogde herindeling vervangen worden door een nieuwe versie voor de nieuwe gemeente. Nu dat niet is doorgegaan, valt de gemeente terug op de bestaande, maar verouderde huisstijl die dateert uit 1992. Deze biedt weinig houvast voor een herkenbare profilering van de gemeente en het helder neerzetten van onze ambities. De afgelopen jaren is ook een aantal aanvullende beeldmerken en slogans ontstaan. Dit komt de eenduidige uitstraling van de gemeente niet ten goede. Voorbeelden daarvan zijn Keramiekstad Gennep, Genieten in vele vormen, De Brem Ruimte voor duurzaam ondernemen, Gemeente Gennep: We zijn er voor U, Hart van Gennep. Dit maakt een actualisering van de huidige huisstijl gewenst. We kiezen ervoor om dit gefaseerd aan te pakken. Het ontwerpen van een geheel nieuwe huisstijl achten we gezien de financiële situatie van de gemeente niet op zijn plaats. 2b. Verdergaande digitalisering De trend van digitalisering in de samenleving zet door. Het gebruik van internet en sociale media heeft de afgelopen jaren een enorme vlucht genomen en we verwachten dat dit nog verder zal toenemen. Dat biedt nieuwe mogelijkheden voor de communicatie tussen inwoners en gemeente, maar schept ook verwachtingen. Inwoners stellen andere eisen aan onze dienstverlening. Zij willen zelf bepalen wanneer en hoe ze informatie tot zich nemen en ze verwachten dat deze snel beschikbaar is. Steeds meer mensen regelen hun zaken bij voorkeur via hun pc, tablet of smartphone. Wij spelen daarop in met ruime aandacht voor onze digitale dienstverlening. Een groeiend aantal producten en diensten bieden we aan via onze website, die in 2011 is vernieuwd. Ook maken we gebruik van nieuwe middelen om digitale dienstverlening op maat te kunnen bieden, zoals enieuwsbrieven en applicaties (bijvoorbeeld een gratis app voor afvalinzameling). Het college besloot in 2012 de officiële publicaties uit de gemeenterubriek ‘Gennep Actueel’ in de Maas- en Niersbode over te hevelen naar www.gennep.nl. Voordat dit besluit kan worden uitgevoerd, moet in een verordening worden vastgelegd dat de website het officiële publicatiekanaal wordt voor diverse soorten besluiten. De verwachting is dat dit eind 2013 gereed is. Daarna kunnen inwoners de volledige bekendmakingen online opzoeken. In de gemeenterubriek wordt een publieksvriendelijke samenvatting opgenomen.


4

De ontwikkelingen op digitaal terrein maken nieuwe vormen van interactie mogelijk, zoals weblogs, LinkedIn en Twitter. Als gemeente kunnen we deze sociale media gebruiken om te weten wat er speelt, om inwoners te informeren en actief te betrekken bij onze plannen en beleid. Aanwezigheid op sociale media kan ook bijdragen aan het beeld van de gemeente als een proactieve, interactieve en open organisatie. Het cluster communicatie stelt samen met de organisatie in 2013 een aantal spelregels op om het gebruik van sociale media optimaal te benutten en een structurele plaats te geven in de gemeentelijke communicatie. Tot slot heeft de digitalisering ook effect op de manier van werken in de organisatie. Dit uit zich onder meer in het stapsgewijs toewerken naar papierloos vergaderen. 2c. Veranderende rol gemeente en inwoners De rol van gemeenten en inwoners verandert. Als gemeente doen we een stapje terug. We laten meer verantwoordelijkheid over aan de samenleving, spreken inwoners aan op hun eigen kracht en nodigen hen uit om zelf initiatieven te nemen (zie document Visie en Samenwerking; juni 2012 en programma Ontmoeten Meedoen Ondersteunen; januari 2013). Deze verandering heeft invloed op onze communicatie. De focus verplaatst zich van informeren naar (vragen om) interactie. Dit stelt andere eisen aan de vorm en inhoud van onze communicatie en de keuze voor communicatiekanalen en -activiteiten. Vanaf 2015 zijn gemeenten hét loket voor vrijwel alle vragen aan de overheid. Door het uitrollen van het Dienstverleningsconcept bereiden we ons daarop voor. Het verder verbeteren van onze dienstverlening heeft consequenties voor de manier waarop we onze processen inrichten en hoe we met onze klanten omgaan. Het college verwacht dat we actief meedenken met de klant en een positieve grondhouding aannemen, het 'ja, mits ...'-principe (zie ook Bedrijfsconcept en Besturingsfilosofie; 2012). Proactieve en open communicatie speelt daarbij een belangrijke rol. Dit laatste komt overigens ook tot uiting in het feit dat we de (openbare) besluiten die het college neemt samen met de onderliggende voorstellen in dezelfde week van besluitvorming op de gemeentelijke website plaatsen. 2d. Financiën onder druk De financiële positie van de gemeente staat onder druk. Door de economische crisis krijgen we minder geld van het Rijk. Gevolgen van de crisis zoals het gebrek aan investeringskapitaal en de toenemende werkloosheid hebben effect op de gemeentelijke begroting. We hebben minder ruimte voor nieuw beleid en nieuwe plannen. Om de kosten voor zorg en ondersteuning betaalbaar te houden, moeten we ook meer een beroep doen op de eigen verantwoordelijkheid van inwoners. In onze communicatie zullen we zorgvuldig moeten uitdragen dat we als gemeente minder financiële middelen tot onze beschikking hebben en wat daarvan de gevolgen zijn.


5

3.

ALGEMENE UITGANGSPUNTEN, HOOFDDOELSTELLINGEN EN DOELGROEPEN

In dit hoofdstuk benoemen we de algemene uitgangspunten voor onze communicatie. Zoals gezegd in de inleiding, is er de afgelopen jaren geen aanleiding geweest om deze wezenlijk aan te passen. De uitgangspunten 2, 3 en 5 hebben wel een aanvulling gekregen (cursief vermeld). We geven in dit hoofdstuk ook aan wat we primair met onze communicatieinspanningen willen bereiken en op wie we ons richten. 3a. Algemene uitgangspunten voor onze communicatie De algemene uitgangspunten vormen de basis voor onze in- en externe communicatie. De visie en ambities van ons bestuur en onze organisatie liggen hieraan ten grondslag. Onze kernwaarden – klantgericht, betrouwbaar, samenwerkingsgericht, resultaatgericht en taakverantwoordelijk – gelden uiteraard ook voor onze communicatie. Door onze communicatie-inspanningen te toetsen aan deze uitgangspunten, kunnen we ervoor zorgen dat we op een herkenbare, eenduidige en gecontroleerde manier naar buiten treden. 1

Communicatie is integraal onderdeel van ons dagelijks werk Communicatie is geen activiteit aan het eind van het beleidsproces; het vormt een integraal onderdeel van al onze beleidsplannen, processen en projecten. Communicatie is niet voorbehouden aan het cluster communicatie, maar is breed belegd in de gemeentelijke organisatie (zie ook hoofdstuk 4: Organisatie van de communicatie).

2

We communiceren open en proactief We willen een geloofwaardige en betrouwbare overheid zijn. Daarom stellen we ons open op en kiezen we voor transparantie. We laten zien wie we zijn, wat ons beweegt en wat we doen. Gemeentelijke informatie maken we (pro)actief en tijdig openbaar. Openbare collegebesluiten en de onderliggende voorstellen publiceren we op de gemeentelijke website. We communiceren niet alleen over de inhoud, maar ook over het proces.

3

Onze in- en externe communicatie is vraag- en doelgroepgericht We verplaatsen ons in de degenen voor wie onze informatie bedoeld is. Hun belangen en behoeften staan voorop. De informatie die we verstrekken is begrijpelijk en eenduidig en wordt tijdig aangeboden. Vanwege het toenemende gebruik van internet zal het zwaartepunt in de gemeentelijke communicatie steeds meer verschuiven van papieren naar digitale communicatievormen.

4

We stemmen de verschillende vormen van communicatie op elkaar af Communicatie aan interne doelgroepen gaat in principe vóór communicatie aan externe doelgroepen. Zo voorkomen we bijvoorbeeld dat medewerkers of raadsleden essentiële informatie uit de krant moeten halen. Dit geldt ook voor de informatievoorziening aan direct betrokkenen. Door communicatieactiviteiten consequent op elkaar af te stemmen, voorkomen we tegenstrijdige berichtgeving of een overaanbod aan informatie.


6

5

Onze communicatie is zoveel mogelijk interactief We beperken ons niet tot het geven van informatie over het beleid in Gennep. Om onze doelgroepen te bereiken, vertrouwen te winnen en draagvlak te creëren voor onze plannen, maar ook om anderen te stimuleren om met eigen initiatieven te komen, bieden we ruimte aan interactieve vormen van communicatie. Waar mogelijk en relevant is onze communicatie gericht op interactie met inwoners, ondernemers en andere externe doelgroepen. We zetten zwaarder in op het gebruik van internet en sociale media.

3b. Hoofddoelstellingen voor communicatie Het college hecht er veel waarde aan dat de inwoners van Gennep zich gehoord voelen en begrijpen waarom er bepaalde besluiten worden genomen. Daarnaast wil het college graag actief uitdragen wat er in de gemeente wordt gerealiseerd. De hierna genoemde hoofddoelstellingen sluiten daarop aan: 

(Externe) doelgroepen vinden dat ze volledig, duidelijk en op tijd geïnformeerd worden over ontwikkelingen in Gennep, met name over hun directe woonomgeving.



Bij (externe) doelgroepen bestaat begrip en/of draagvlak voor plannen en beleid van de gemeente Gennep.



(Externe) doelgroepen tonen zich betrokken bij de gemeente. Dit komt onder meer tot uiting doordat zij participeren in interactieve trajecten, bereid zijn om initiatieven te nemen die ten goede komen aan hun leefomgeving en gaan stemmen tijdens gemeenteraadsverkiezingen.



(Externe) doelgroepen hebben vertrouwen in het gemeentebestuur van Gennep.

Overigens is méér of intensiever communiceren niet altijd een garantie voor meer begrip of draagvlak bij inwoners. Kwalitatief goede communicatie kan hier echter wel een belangrijke bijdrage aan leveren. 3c. In- en externe doelgroepen De gemeente Gennep onderscheidt in grote lijnen de volgende in- en externe doelgroepen: Intern:  Medewerkers  Managementteam  Ondernemingsraad  College van burgemeester en wethouders  Gemeenteraad en raadscommissies Extern: Communicatieplan gemeente Gennep Juni 2013

7

       

Inwoners van de gemeente Gennep Wmo-raad Dorps- en wijkraden Lokale verenigingen Maatschappelijke organisaties en instellingen Bedrijven Overheidsorganisaties (buurgemeenten, Regio Venlo, provincie, rijk, waterschappen, Rijkswaterstaat, Staatsbosbeheer, enz.) Media


8

4.

ORGANISATIE VAN DE COMMUNICATIE

4a. Organisatorische uitgangspunten Communicatie speelt een centrale rol in de gemeentelijke organisatie. Bij alle belangrijke, strategische projecten en ontwikkelingen van enige omvang is er een vaste plaats voor communicatie. Belangrijke organisatorische uitgangspunten zijn dat ‘communicatie integraal onderdeel is van ons dagelijks werk en breed belegd is in de organisatie'. 4b. Rolverdeling op het gebied van communicatie De hierboven genoemde organisatorische uitgangspunten leiden tot de volgende rolverdeling op het gebied van communicatie in onze organisatie: Bestuur

College: Burgemeester is als portefeuillehouder verantwoordelijk voor communicatie. Het college bepaalt gezamenlijk de speerpunten voor communicatie. Burgemeester en wethouders zijn primair woordvoerder voor hun eigen portefeuille. Soms kan de burgemeester namens het gehele college spreken. Raad: Brengt de politiek dichter bij de burger door een proactieve benadering van inwoners en maatschappelijke instellingen bij belangrijke politieke keuzevraagstukken. De raad is verantwoordelijk voor zijn eigen communicatie en wordt daarbij ondersteund door de griffie. Managementteam Afdelingshoofden zijn integraal verantwoordelijk en bewaken vanuit die hoedanigheid de kaders en richtlijnen voor communicatie. Dat betekent ook dat zij alert zijn op communicatiemomenten en hun medewerkers stimuleren om hiermee aan de slag te gaan. Medewerkers Realiseren zich dat communicatie onderdeel is van het beleidsproces en dat van hen wordt verwacht dat zij de communicatie voor hun eigen projecten organiseren. Zij zijn zich bewust van hun rol en van de kansen en risico´s die communicatie kan bieden. Maken gebruik van de beschikbare kaders en richtlijnen en vragen desgewenst op tijd advies of ondersteuning bij het cluster communicatie. Zorgen ervoor dat in de begroting voor projecten ook rekening wordt gehouden met kosten voor communicatie. Cluster Adviseert en ondersteunt en treedt op als sparring partner voor college en communicatie de organisatie. Houdt regie op de communicatie rond belangrijke inhoudelijke thema´s en legt waar mogelijk en nodig verbindingen. Neemt persvoorlichting en een deel van publieksvoorlichting voor zijn rekening. Zie ook hierna. Cluster communicatie Het cluster communicatie maakt deel uit van de afdeling Bedrijfsvoering, waar alle interne adviesfuncties zijn ondergebracht. Het cluster bestaat op dit moment uit een communicatieadviseur, medewerker communicatie en voorlichting en een webbeheerder/medewerker communicatie (totaal iets meer dan 2,5 fte). Het cluster communicatie adviseert gevraagd en ongevraagd over communicatie en communicatief handelen. Communicatieplan gemeente Gennep Juni 2013

9

College, management en medewerkers kunnen bij het cluster communicatie terecht voor: - advies en ondersteuning op het gebied van communicatie op strategisch en tactisch niveau; - het toepassen van de beleidskaders en richtlijnen voor communicatie (inclusief huisstijl); - advies en ondersteuning bij het inzetten en ontwikkelen van communicatiemiddelen en activiteiten. 4c. Borging Dit plan bevat de uitgangspunten en kaders voor de gemeentelijke communicatie. Uiteindelijk gaat het erom dat het plan ook in de praktijk wordt waargemaakt. Dat doen we door te kiezen voor een zo concreet mogelijke aanpak. Deze bestaat uit het beschikbaar stellen van praktische richtlijnen, bijvoorbeeld voor het toepassen van de huisstijl, het gebruik van social media of het organiseren van een inwonersavond. Daarnaast geven we communicatie zoveel mogelijk een structurele plaats in ons dagelijks werk. Sinds de invoering van projectmatig werken wordt communicatie vanaf de start van een project meegenomen. Daarnaast bevat elk collegevoorstel een communicatieparagraaf. Het toetsteam, waarin ook een communicatieadviseur zitting heeft, bewaakt of deze paragraaf consequent en adequaat wordt ingevuld. Samen met de afdelingshoofden houdt het cluster communicatie vinger aan de pols of communicatie inderdaad integraal onderdeel vormt van plannen en projecten en of de afgesproken rolverdeling op het gebied van communicatie tussen medewerkers en het cluster goed verloopt.


10

5.

AANDACHTSVELDEN VAN COMMUNICATIE

Hierna gaan we in op de belangrijkste aandachtsvelden van communicatie. Deze zetten we in om onze doelstellingen te realiseren. Per aandachtsveld geven we aan wat we eronder verstaan, wat we ermee willen bereiken en op welke manier we dat (willen) doen. Tot slot geven we per onderdeel een opsomming van de meest relevante communicatiemiddelen. 5a.

Publieksvoorlichting

Wat verstaan we eronder Publieksvoorlichting zetten we in om onze inwoners juist en tijdig te informeren op een begrijpelijke en eenduidige manier. De gemeenteloketten (gemeenteloket, burgerloket, omgevingsloket en zorgloket) spelen hierin een belangrijke rol. Inwoners en ondernemers kunnen voor informatie terecht bij deze loketten. Op dit moment werkt de gemeente aan een Klant Contact Centrum (KCC); dit gaat de rol van de huidige loketten overnemen. Wat willen we ermee bereiken - Inwoners en andere belanghebbenden hebben inzicht in gemeentelijke plannen en ontwikkelingen (in het bijzonder in hun directe leefomgeving) en in de gemeentelijke dienstverlening. - Zij kennen de kanalen voor informatie en interactie en gebruiken deze ook. - Zij hebben een positief beeld van onze gemeente en onze dienstverlening. Hoe pakken we het aan Inwoners, ondernemers en anderen kunnen behalve bij de loketten ook informatie inwinnen via de telefoon, brief, e-mail en via de website www.gennep.nl. Veel publieksvoorlichting vindt plaats via onze website en de wekelijkse gemeenterubriek Gennep Actueel in de Maas- en Niersbode. Via deze kanalen informeren en betrekken we inwoners bij actuele ontwikkelingen in Gennep. De besluiten van het college zijn samen met de bijbehorende voorstellen in te zien via de website. Sinds kort gebruikt de gemeente ook sociale media als Twitter en LinkedIn om inwoners en anderen te informeren en te betrekken en om te vernemen wat er speelt. Communicatiemiddelen Onder andere: - website www.gennep.nl - sociale media (Twitter, LinkedIn, weblogs) - apps - gemeenterubriek Gennep Actueel - bewonersbrieven - (digitale) nieuwsbrieven - informatieavonden - gemeentegids - burgerjaarverslag (als themapagina in de Maas- en Niersbode) - folders, brochures


11

5b.

Burgerparticipatie

Wat verstaan we eronder Bij burgerparticipatie gaat het erom dat beleid en plannen in samenwerking en wisselwerking met andere partijen tot stand komen. Deze partijen (inwoners, ondernemers, vertegenwoordigers van maatschappelijke organisaties enz.) betrekken we actief en in een zo vroeg mogelijk stadium bij ons beleid. De ruimte voor participatie kan variëren, afhankelijk van onder meer het onderwerp en de randvoorwaarden. Wat willen we ermee bereiken - Inwoners en andere belanghebbenden worden in een vroeg stadium betrokken bij plannen en beleid. Ze ervaren daardoor dat ze door ons serieus worden genomen. - Beleid en plannen worden kwalitatief beter, dankzij de kennis en ideeën die deelnemers inbrengen. - Er ontstaat draagvlak voor plannen en beleid. - Inwoners en andere externe doelgroepen hebben vertrouwen in en een positief beeld over de gemeente en haar bestuur. Hoe pakken we het aan Burgerparticipatie is een taak die organisatiebreed is belegd. De Leidraad voor Burgerparticipatie biedt de organisatie een praktische handreiking om burgerparticipatie vorm te geven. Mede gezien de veranderende rol van de gemeente en de inwoners (zie ook document ‘Visie en Samenwerking’ en het OMO-gedachtegoed), werkt de gemeente aan een actuele opzet om burgerparticipatie in Gennep vorm te geven. De raad en de ambtelijke organisatie trekken hierin samen op. Het stimuleren van initiatieven door inwoners en lokale organisaties krijgt meer aandacht, waarbij in sommige situaties de gemeente een ondergeschikte of zelfs geen rol meer heeft. Communicatiemiddelen Onder andere: - Het Genneps Initiatief - werkconferentie met dorpsraden en andere organisaties - inspraak- en informatieavonden - internet-/digi-panel - inwonerspanel - stadsdebat - (digitale) bewonersenquête - ontwerpatelier - chat-sessies - Burgerontmoetingsplaats (instrument van de raad; zie ook 5g: Raadscommunicatie) 5c.

Perscontacten en mediabeleid

Wat verstaan we eronder De media zijn intermediair tussen de gemeente en het publiek. Zij bepalen, ondanks de toenemende invloed van sociale media, nog steeds voor een belangrijk deel het beeld dat de externe omgeving van ons heeft. Er is ook sprake van een wederzijds belang. De media hebben ons nodig voor hun nieuwsvoorziening. Wij hebben de media nodig om onze


12

boodschap over te brengen. Dat betekent dat we moeten investeren in een goede, structurele relatie met de media. Wat willen we ermee bereiken - Een goede onderlinge relatie, waarbij gemeente en lokale media elkaar gemakkelijk weten te vinden en waarbij sprake is van wederzijds respect. - Activiteiten en opvattingen van de gemeente worden belicht in de media, op een zodanige manier dat de berichtgeving bijdraagt aan het realiseren van onze (beleids)doelstellingen. Hoe pakken we het aan De Wet Openbaarheid van Bestuur (WOB) verplicht de overheid om informatie (desgevraagd) openbaar te maken. Los daarvan kiezen we er in onze gemeente voor om zo open mogelijk om te gaan met de pers. Sinds februari 2013 organiseert de gemeente wekelijks een persgesprek, waarbij het college de lokale pers bijpraat over recente collegebesluiten en vragen van de journalisten beantwoordt. Persvragen hebben altijd prioriteit. Het cluster communicatie treedt op als dagelijks aanspreekpunt voor de media. We wachten niet tot er vragen van de pers op ons afkomen, maar benaderen ook zelf actief de media over onderwerpen die van belang zijn in het gemeentelijk beleid. Het cluster communicatie brengt in overleg met bestuur en management in beeld welke onderwerpen kansen bevatten voor positieve publiciteit en bereidt deze zodanig voor, dat de bestuurder zich trefzeker kan presenteren. Het geactualiseerde persprotocol bevat richtlijnen voor hoe we in de gemeente Gennep in de praktijk omgaan met de media. Communicatiemiddelen Onder andere: - wekelijks persgesprek met college n.a.v. besluitvorming in B&W-vergadering - persberichten - persbijeenkomsten, -conferenties n.a.v. actuele, vaak politiek-gevoelige thema's - persgesprekken met bestuurders - rubriek Schout en Schepenen op de lokale omroep Gennep 5d.

Representatie en stadspromotie

Wat verstaan we eronder De opening van een bedrijf of tentoonstelling, het bezoeken van een diamanten echtpaar, ontvangsten en recepties, uitreiking van Koninklijke Onderscheidingen, speeches en voorwoorden zijn voorbeelden van representatietaken van het college. Bovendien is voor het college een representatieve rol weggelegd tijdens herdenkingen en evenementen. Het zijn gelegenheden waarbij (leden van) het college als vertegenwoordiger van de gemeente in contact treden met inwoners. Dergelijke momenten verkleinen de afstand tussen gemeentebestuur en inwoners. Het college toont hiermee betrokkenheid, zichtbaarheid en nabijheid. Stadspromotie is gericht op het bekendmaken van de sterke punten van onze gemeente, waarmee wij ons onderscheiden van andere gemeenten. Hiermee richten wij ons op onze eigen inwoners en ondernemers, maar ook op bezoekers en toeristen.


13

Wat willen we ermee bereiken Activiteiten in het kader van representatie: - Positieve beeldvorming over de gemeente. - Kansen voor het college om betrokkenheid te tonen en zichtbaar te zijn. - Goodwill onder inwoners, die ervaren dat er wat voor hen wordt gedaan. Stadspromotie: - Vergroten bekendheid en aantrekkingskracht van Gennep. - Bezoekers, (potentiële) bewoners en ondernemers naar onze gemeente trekken. - Creëren van een gevoel van trots en een gedeelde visie op de eigen gemeente. Hoe pakken we het aan Representatie: De organisatie van activiteiten in het kader van representatie ligt deels bij het bestuurssecretariaat (ko’s) en deels bij het cluster communicatie. Ontvangsten en evenementen moeten met zorg worden voorbereid en goed worden uitgevoerd. Dit gebeurt aan de hand van een aantal standaarddraaiboeken. Het cluster communicatie ondersteunt het college bij de volgende evenementen: koningsdag, dodenherdenking in Milsbeek, Bevrijdingsdag (eens per vijf jaar), ontvangst van nieuwe inwoners/naturalisatieceremonie, Nijmeegse Vierdaagse en sleuteloverdracht tijdens carnaval. Indien zich aanvullende evenementen voordoen, beslist het college of hiervoor door de organisatie ondersteuning moet worden geboden. De komende periode gaan we ons opnieuw bezinnen op de wijze waarop en vanuit welk organisatieonderdeel de ondersteuning bij evenementen dient plaats te vinden (gerelateerd aan beschikbare capaciteit). Stadspromotie: Stadspromotie doen we zelfstandig, maar vaak ook in samenwerking met andere, lokale partijen. Onderscheidend voor Gennep zijn de nadruk op toerisme en recreatie en op kunst en cultuur, met bijzondere aandacht voor keramiek. Daarnaast werkt de gemeente volop aan haar profilering met een levendig centrum, mede door de ontwikkelingen in het Hart van Gennep. Daarnaast lift de gemeente in haar profilering mee op activiteiten vanuit de Regio Venlo. Een voorbeeld is de verkiezing in 2013 van Noord-Limburg tot Hoofdstad van de Smaak. Gemeente Gennep benut dit thema om zich met haar streekproducten aan de buitenwereld te presenteren. De gemeente wordt af en toe gevraagd om een bijdrage te leveren aan een evenement of publicatie door het leveren van een financiële bijdrage. Het beleid is om terughoudend om te gaan met sponsoring, mede vanwege mogelijke precedentwerking en het feit dat het effect van sponsoring moeilijk te meten is. Bovendien bestaan er andere mogelijkheden om een financiële bijdrage van de gemeente te ontvangen, zoals het indienen van een subsidieaanvraag. Communicatiemiddelen Onder andere: - speeches en voorwoorden - aankondigingen en verslagen van evenementen in de gemeenterubriek en op de gemeentelijke website - persberichten over evenementen en Koninklijke onderscheidingen Communicatieplan gemeente Gennep Juni 2013

14

5e.

relatiegeschenken wedstrijd à la iD-Trofee vlaggen, banieren e.d. (bijvoorbeeld van de Floriade, Hoofdstad van de Smaak) Crisis- en risicocommunicatie

Wat verstaan we eronder Veiligheid en het bieden van bescherming zijn kerntaken van de overheid. Van de gemeente wordt anticiperend beleid en effectief crisismanagement verwacht. Daarbij horen ook risicoen crisiscommunicatie. Risicocommunicatie is erop gericht inwoners te informeren over de risico’s die men in een bepaalde omgeving loopt en hoe men zich hierop kan voorbereiden. Een voorbeeld hiervan is de landelijke campagne ‘Denk vooruit’ of de Noord-Limburgse campagne ‘Waak voor Inbraak’. Crisiscommunicatie omvat alle activiteiten die op het gebied van communicatie worden ondernomen op het moment dat zich daadwerkelijk een incident voordoet. In het deelplan ‘Voorlichting en informeren’ van het gemeentelijk rampenplan is de uitwerking van de communicatieaanpak in crisissituaties beschreven. Wat willen we ermee bereiken Crisiscommunicatie: - Goede en snelle informatievoorziening over wat je weet én wat je nog niet weet, om escalatie van de crisis te beperken, voorkomen van erger leed en inperken van de schade - Duiden van de informatie in (social) media - Betekenisgeven aan de gebeurtenis - Behoud vertrouwen van de bevolking in de gemeente Risicocommunicatie: - Goede informatievoorziening over aanwezige risico’s in de omgeving, bewustwording - Duidelijkheid over hoe te handelen in geval van een incident - Zelfredzaamheid bevorderen Hoe pakken we het aan Bij lokale incidenten adviseert en ondersteunt het cluster communicatie de bestuurders en het team bevolkingszorg over crisiscommunicatie. In de Veiligheidsregio Limburg-Noord is een pool van voorlichters en communicatieadviseurs beschikbaar om de communicatie te verzorgen in geval van GRIP-incidenten. Bij een grote ramp kan het Nationaal Crisis Centrum ondersteunen. Bij risicocommunicatie zijn er nationale en regionale campagnes waar de gemeente Gennep op aansluit. De AOV’er is daarvoor verantwoordelijk. Het cluster communicatie kan hierbij ondersteunen en adviseren. Ditzelfde geldt voor het communiceren over lokale risico’s. Communicatiemiddelen Onder andere: - sociale media (o.a. Twitter) - website - gemeenterubriek - bewonersbrieven - geluidswagen Communicatieplan gemeente Gennep Juni 2013

15

5f.

sms-alert burgernet persberichten en –bijeenkomsten bewonersbijeenkomsten algemeen publieksinformatienummer nationale crisiswebsite www.crisis.nl lokale crisiswebsite als vervanging van eigen site gedurende crisis is in ontwikkeling Interne communicatie

Wat verstaan we eronder Interne communicatie heeft invloed op het functioneren van de organisatie en daarmee op onze identiteit en ons imago. Iemand die zich betrokken voelt bij zijn werk en weet wat er speelt, vertoont ander gedrag dan een medewerker van wie de betrokkenheid gering is. Het is ook in het belang van de organisatie dat medewerkers zich gewaardeerd weten en betrokken zijn. Interne communicatie levert hieraan een bijdrage. Het motiveren van collega´s, het verbeteren van de informatievoorziening, de overlegstructuur en het werken aan de gewenste cultuur zijn daarbij belangrijke pijlers. Er is de komende jaren een omslag in denken en doen van de organisatie nodig, om goed om te gaan met de uitdagingen vanuit het Rijksprogramma Antwoord© en de veranderingen in het sociale domein (OMO-gedachtegoed). Aandacht voor interne communicatie is daardoor extra belangrijk. Wat willen we ermee bereiken - Medewerkers ontvangen tijdig en met regelmaat relevante informatie - Zij weten wat werkinhoudelijk van hen wordt verwacht - Zij weten wie waar welk werk verricht - Zij zijn op de hoogte van actueel beleid en kennen de belangrijkste uitgangspunten en organisatieontwikkelingen - Zij denken en handelen klantgericht, betrouwbaar, samenwerkingsgericht, resultaatgericht en taakverantwoordelijk - Zij voelen zich betrokken bij de gemeente Gennep - Zij voelen zich prettig in deze organisatie - Zij zijn trots op de gemeente Gennep - Zij brengen een positief beeld van de gemeente naar buiten Hoe pakken we het aan De afdelingshoofden en de gemeentesecretaris zijn verantwoordelijkheid voor interne communicatiemomenten en -middelen (of het laten realiseren daarvan), zodat medewerkers zich daadwerkelijk geïnformeerd weten en betrokken kunnen zijn. Het cluster communicatie adviseert en ondersteunt de afdelingshoofden en de secretaris daarbij. Communicatiemiddelen Onder andere: - werken afdelingsoverleggen - organisatiebrede (bijpraat-)bijeenkomsten - donderdagmiddagsessies - terugkoppeling MT- en B&W-vergaderingen - intranet - e-mail Communicatieplan gemeente Gennep Juni 2013

16

- posters en flyers - informele gesprekken 5g.

Raadscommunicatie

Wat verstaan we eronder Met volledige, tijdige en duidelijke communicatie kan de kaderstellende, controlerende en vertegenwoordigende rol van de gemeenteraad sterker voor het voetlicht komen en kunnen de activiteiten van de raad meer aandacht krijgen. Sinds de dualisering in 2002 is de rol van het college en de gemeenteraad gescheiden om de kwaliteit van het lokaal bestuur te vergroten. De raad wordt in haar taken - waaronder communicatie – geadviseerd en ondersteund door de griffie. Wat willen we ermee bereiken - Bekendheid, begrip en waardering voor het werk van de raad (zichtbaarheid) - Inwoners voelen zich gerepresenteerd - Meer participatie van inwoners en vertegenwoordigers van organisaties bij de activiteiten van de raad. Hoe pakken we het aan De raad is verantwoordelijk voor zijn eigen (visie op) communicatie. De griffie ondersteunt bij raadscommunicatiemomenten en –middelen. Het cluster communicatie kan de griffie desgewenst adviseren en ondersteunen bij zaken die aansluiten bij de hoofddoelstellingen van de gemeentelijke communicatie. Denk bijvoorbeeld aan het bevorderen van burgerparticipatie of een opkomstcampagne voor de gemeenteraadsverkiezingen. Communicatiemiddelen - gemeenterubriek: oproep en agenda raadsvergaderingen, algemene beschouwingen t.a.v. de begroting of voorjaarsnota - website: informatie over de raad, plaatsing van de stukken en geluidsverslagen - Burgerontmoetingsplaats (BOP) en andere bijeenkomsten - sociale media - bewonersbrieven - persberichten en –bijeenkomsten Daarnaast beschikt de raad over een eigen communicatiekanaal: het Extranet.


17

Bijlage UITVOERINGSPROGRAMMA COMMUNICATIE 2013-2014 Wat Geactualiseerde gemeentelijke huisstijl

Officiële bekendmakingen primair online aanbieden, samenvatting via gemeenterubriek Structurele plaats voor gebruik sociale media in gemeentelijke communicatie Openbare besluiten met onderliggende voorstellen publiceren via www.gennep.nl

Hoe - Huidige huisstijlrichtlijnen actualiseren - Aansluiten bij relevante ontwikkelingen, zoals zaakgericht werken - Richtlijn voor gebruik aanvullende beeldmerken en slogans - Verordening opstellen voor website als officiële publicatiekanaal - Bekendmakingen structureel overhevelen naar www.gennep.nl - Samen met organisatie spelregels opstellen voor gebruik social media

Wanneer Gefaseerd in 2013 en 2014

-

Juni 2013

Heroriëntatie op ondersteuning van het college bij evenementen

-

Voldoen aan de landelijke webrichtlijnen, waardoor we het keurmerk Toegankelijkheid mogen voeren

-


-

Wekelijks publiceren van openbare collegebesluiten en de onderliggende voorstellen op www.gennep.nl Onderzoeken op welke wijze en vanuit welk organisatiedeel de ondersteuning van het college bij evenementen het beste kan plaatsvinden, mede in relatie tot de beschikbare capaciteit De gemeentelijke website www.gennep.nl in zijn geheel aanpassen aan de webrichtlijnen. Vervolgens de vereiste keuring aanvragen.

Eind 2013

Augustus 2013

Eind 2013

2013 Begin 2014

18

1. Inleiding a. Waarom dit plan? 3 b. Aanleiding voor actualiseren huidige plan 3

Recommend Documents