1 INHOUDSOPGAVE 1
INHOUDSOPGAVE .................................................................................................... 1.1
2
NIEUWE MENULIJN................................................................................................... 2.1
2.1
10.9 Detail journaal algemene boekhouding.......................................................................................... 2.1
3
BTW-VERWERKING .................................................................................................. 3.1
3.1
Afdruk BTW nummer op bestelbon........................................................................................................ 3.1
3.2
Uitbreidingen inzake aftrekbaarheid BTW............................................................................................. 3.2
3.3
Bijkomende controles ............................................................................................................................... 3.13 3.3.1 Correcte BTW-code .................................................................................................................. 3.13 3.3.2 Volledigheid................................................................................................................................... 3.14
3.4
Uitbreiding tabel BTW codes.................................................................................................................. 3.16
3.5
BTW aangifte formulier ............................................................................................................................ 3.17 3.5.1 Startdatum BTW-aangifte.......................................................................................................... 3.17 3.5.2 Extra controles............................................................................................................................. 3.17 3.5.3 Proefafdruk.................................................................................................................................... 3.18 3.5.4 Voorschot...................................................................................................................................... 3.19
4
MENU 5.3.1 REGISTRATIE FACTUREN.................................................................. 4.1
4.1
Status............................................................................................................................................................... 4.1
4.2
Opzoekfilter................................................................................................................................................... 4.1
5
BLOKKEREN MANDATERING ................................................................................. 5.1
5.1
Hoe .................................................................................................................................................................. 5.1
2 NIEUWE MENULIJN 2.1 10.9 DETAIL JOURNAAL ALGEMENE BOEKHOUDING Via de nieuwe menulijn 10.9 kun je het journaal algemene boekhouding nu ook rechtstreeks opvragen.
Hoofdstuk 2: Nieuwe menulijn
Handleiding NH NGB Release 2006 – Fase 1
Versie 2007-04-02
2.2
Dit scherm was voorheen enkel opvraagbaar via de knop <J> vanuit de verschillende boekingsschermen. Bijvoorbeeld vanuit menu 5.3.2.
Alle blanco velden van het scherm 10.9 kun je gebruiken voor opzoekingen en de gegevens van dit scherm 10.9 kun je tevens exporteren naar Excel.
Hoofdstuk 2: Nieuwe menulijn
Handleiding NH NGB Release 2006 – Fase 1
Versie 2007-04-02
3 BTW-VERWERKING 3.1 AFDRUK BTW NUMMER OP BESTELBON Als je bij de registratie van een bestelbon aanduidt dat deze uitgave onderhevig is aan de BTW-plicht
Wordt het BTW-nummer van je bestuur afgedrukt op deze bestelbon.
Hoofdstuk 3: BTW-verwerking
Handleiding NH NGB Release 2006 – Fase 1
Versie 2007-04-02
3.2
3.2 UITBREIDINGEN INZAKE AFTREKBAARHEID BTW Het scherm van de aanrekening van facturen menu 5.3.2 is uitgebreid met een veld “Aftrekbare BTW”. Via dit bijkomende veld “Aftrekbare BTW” heb je de mogelijkheid om af te wijken van het bedrag van de geregistreerde BTW op de factuur. Bijvoorbeeld bij een factuur met gemengde BTW plicht, die zowel riolering bevat als items die niets te maken hebben met riolering, kun je de BTW maar gedeeltelijk terugvorderen. De werkelijk aftrekbare BTW kun je registreren via een bedrag of via een percentage. Als je een bedrag invult, wordt automatisch het percentage berekend; als je een percentage invult, wordt automatisch het bedrag berekend. Verdere toelichting via onderstaande voorbeelden. Voorbeeld 1: Factuur 10 euro, 21% BTW, totaal factuurbedrag 12,10 euro. Stel: het volledige BTWbedrag van de factuur mag teruggevorderd worden. Registratie factuur:
Hoofdstuk 3: BTW-verwerking
Handleiding NH NGB Release 2006 – Fase 1
Versie 2007-04-02
3.3
Aanrekening als volgt, aanduiding “BTW-plichtig”, het bedrag in het veld “Aftrekbare BTW” is hetzelfde als het bedrag in het veld “BTW 21%”.
Consultatie journaal AB.
Voorbeeld 2: Factuur 100 euro, 21% BTW, totaal factuurbedrag 121 euro. De factuur valt onder gemengde BTW-plicht, bijvoorbeeld de factuur bestaat voor 50 % uit items waarvoor BTW teruggevorderd kan worden. Voor de overige 50% van de factuur kan geen BTW teruggevorderd worden.
Hoofdstuk 3: BTW-verwerking
Handleiding NH NGB Release 2006 – Fase 1
Versie 2007-04-02
3.4
Registratie factuur:
Registratie aanrekening: de registratie van 1 aanrekening volstaat, geef de code “BTWplichtig” mee, als “Mvh” (Maatstaf van Heffing) vul je 100 euro in, als “BTW 21%” laat je 21 euro staan, maar als “Aftrekbare BTW” vul je 10,5 (als bedrag) of 50% (als percentage) in.
Hoofdstuk 3: BTW-verwerking
Handleiding NH NGB Release 2006 – Fase 1
Versie 2007-04-02
3.5
Consultatie journaal AB: als terug te vorderen BTW wordt in bovenstaand voorbeeld 10,5 euro geregistreerd, als bedrag MvH 100 euro.
Voorbeeld 3: Factuur 100 euro, 21% BTW, totaalbedrag factuur 121 euro. De factuur moet aangerekend worden op 2 verschillende begrotingsartikels. Voor de aanrekening op begrotingsartikel 1 geldt er BTW plicht, voor de aanrekening op begrotingsartikel 2 is er geen BTW plicht.
Hoofdstuk 3: BTW-verwerking
Handleiding NH NGB Release 2006 – Fase 1
Versie 2007-04-02
3.6
Registratie factuur:
In dit geval moeten er wel meerdere aanrekeningen gebeuren aangezien er meerdere begrotingsartikels zijn.
Hoofdstuk 3: BTW-verwerking
Handleiding NH NGB Release 2006 – Fase 1
Versie 2007-04-02
3.7
Aanrekening 1 voor 20 euro op begrotingsartikel 1 is onderhevig aan de BTW-plicht: geef de aanduiding “BTW-plichtig” mee, pas het bedrag van de “Mvh” aan van 100 euro naar 20 euro. Als je vervolgens aan het veld “BTW 21%” komt, wordt de vraag gesteld om het berekende BTW bedrag (op basis van de Mvh) over te nemen. Hierop antwoord je <Ja>. Op basis hiervan wordt 4,20 euro overgenomen en aangezien – in dit voorbeeld althans – het volledig bedrag van de BTW aftrekbaar is, mag deze 4,20 euro tevens overgenomen worden in het veld “Aftrekbare BTW”.
Hoofdstuk 3: BTW-verwerking
Handleiding NH NGB Release 2006 – Fase 1
Versie 2007-04-02
3.8
Aanrekening 2: geef terug de aanduiding “BTW-plichtig” mee aangezien het volledig factuurbedrag exclusief BTW aangegeven moet worden als “Mvh”. Voor deze 2de aanrekening is de Mvh 80 euro (zijnde 100 – 20 euro). Het resterende BTW bedrag is 16,80 euro (zijnde 21 – 4,20 euro). Maar als “Aftrekbare BTW” vul je 0 in aangezien je voor deze 2de aanrekening niet BTW-plichtig bent.
Consultatie journaal AB: als Mvh wordt 100 euro geregistreerd, als terug te vorderen BTW 4,20 euro.
Hoofdstuk 3: BTW-verwerking
Handleiding NH NGB Release 2006 – Fase 1
Versie 2007-04-02
3.9
Voorbeeld 4: Factuur 100 euro, valt onder medecontractant 21%. De factuur valt onder gemengde BTW-plicht, bijvoorbeeld 60% van de BTW kan teruggevorderd worden. Registratie factuur: als BTW bedrag 0, selecteer de BTW code voor medecontractant.
Hoofdstuk 3: BTW-verwerking
Handleiding NH NGB Release 2006 – Fase 1
Versie 2007-04-02
3.10
Aanrekening: aanduiding “BTW-plichtig”, als “BTW 21%” laat je 0 staan. Als “Aftrekbare BTW” wordt standaard het BTW-bedrag, zijnde in voorbeeld 21 euro, voorgesteld. Maar aangezien in voorbeeld de daadwerkelijk aftrekbaarheid maar 60 % is, geef je hier 60 % of 12,60 euro op.
Consultatie journaal AB, als terug te vorderen BTW wordt 12,60 euro geboekt, als te betalen BTW wordt 21 euro geboekt.
Hoofdstuk 3: BTW-verwerking
Handleiding NH NGB Release 2006 – Fase 1
Versie 2007-04-02
3.11
Voorbeeld 5: Factuur 100 euro, valt onder intracommunautaire verwerving 21%, recht op BTW aftrek is niet van toepassing. Registratie factuur: BTW bedrag is 0, selecteer de BTW-code voor intracommunautair.
Hoofdstuk 3: BTW-verwerking
Handleiding NH NGB Release 2006 – Fase 1
Versie 2007-04-02
3.12
Aanrekening factuur: geef de aanduiding “BTW-plichtig” mee, als bedrag “BTW 21%” en bedrag “aftrekbare BTW” vul je 0 in. Bij een intracommunautaire verwerving is het bedrag van de aftrekbare BTW standaard 0.
Consultatie journaal AB: als terug te vorderen BTW wordt er niets geboekt, als te betalen BTW 21 euro.
Hoofdstuk 3: BTW-verwerking
Handleiding NH NGB Release 2006 – Fase 1
Versie 2007-04-02
3.13
3.3 BIJKOMENDE CONTROLES 3.3.1 Correcte BTW-code In menu “5.3.1 registratie facturen” zijn een aantal extra controles ingebouwd die de overeenstemming tussen het geregistreerde BTW-bedrag en de gebruikte BTW-code controleren. Bijvoorbeeld: een factuur die valt onder medecontractant, intracommunautair of import vereist geen registratie van een BTW-bedrag. Als je in zo’n geval toch een BTW-bedrag opgeeft, wordt bij het aanvaarden van de factuurregistratie hiervan een melding gegeven en kun je alsnog de nodige aanpassingen aanbrengen aan de factuurregistratie.
Je krijgt volgende melding.
Hoofdstuk 3: BTW-verwerking
Handleiding NH NGB Release 2006 – Fase 1
Versie 2007-04-02
3.14
Voorbeeld: een factuur wordt geregistreerd met BTW bedrag 21%, maar als BTW-code wordt 6% geregistreerd. Bij het aanvaarden van de factuurregistratie wordt volgende melding gegeven. Wil je toch verdergaan en de registratie aanvaarden, klik je op <Ja>. Wil je de registratie alsnog aanpassen, klik je op
.
3.3.2 Volledigheid Controle op de volledigheid van de aan te geven gegevens, met andere woorden een factuur met BTW-plicht moet steeds volledig ingeboekt en aangerekend worden.
Hoofdstuk 3: BTW-verwerking
Handleiding NH NGB Release 2006 – Fase 1
Versie 2007-04-02
3.15
Bijvoorbeeld registratie factuur, 10 euro excl. BTW, 2,10 euro BTW, 12,10 euro incl. BTW.
Voor de aanrekening(en) van de factuur moet je dan hetzelfde bedrag aan MVH en BTW registreren, anders krijg je een foutmelding. Bijvoorbeeld: aanrekening voor 9 euro excl. BTW, 1,89 euro BTW, totaal 10,89 euro.
Hoofdstuk 3: BTW-verwerking
Handleiding NH NGB Release 2006 – Fase 1
Versie 2007-04-02
3.16
Als de totaalbedragen inzake Mvh en BTW niet overeenstemmen tussen factuur en totaal van de aanrekeningen (zoals in bovenstaand voorbeeld) wordt volgende melding gegeven.
en kun je het scherm 5.3.2 niet afsluiten zolang er geen overeenstemming is. Via een bijkomende aanrekening (zij rechtstreeks via scherm 5.3.2, zij via de knop <M> vanuit menu 5.3.2) moet je dus eerst voor overeenstemming zorgen.
3.4 UITBREIDING TABEL BTW CODES Onder menu 1.15 staan de BTW codes opgeladen, deze tabel is verder uitgebreid, zo werden bijvoorbeeld de BTW codes voor intracommunautaire verwervingen 6% toegevoegd.
Hoofdstuk 3: BTW-verwerking
Handleiding NH NGB Release 2006 – Fase 1
Versie 2007-04-02
3.17
3.5 BTW AANGIFTE FORMULIER 3.5.1 Startdatum BTW-aangifte Bij de afdruk van het BTW aangifteformulier kun je nu ook een startdatum BTWaangifte opgeven. Hiermee kun je aanduiden wanneer je wilt starten met de opmaak van de BTW-aangiften in de NH-toepassing. De begindatum selectie kan dan nooit vroeger zijn dan deze startdatum BTW-aangifte, en zo kunnen er dus geen aanrekeningen mee opgenomen worden van vóór deze startdatum, want deze werden immers al manueel aangegeven. Als je toch een begindatum opgeeft die kleiner is dan de startdatum krijg je volgende melding.
De eerste keer dat je een BTW-aangifte opmaakt, is deze startdatum een verplicht in te vullen veld.
Eenmaal je een definitieve BTW-aangifte afgedrukt hebt, kun je deze startdatum niet meer aanpassen.
3.5.2 Extra controles Bij de afdruk van de BTW-aangifte gebeurt er nu een voorafgaandelijke controle op volledigheid van de aan te geven gegevens, zijnde:
Hoofdstuk 3: BTW-verwerking
Handleiding NH NGB Release 2006 – Fase 1
Versie 2007-04-02
3.18
* Controle of er facturen zijn waarbij er geen overeenstemming is inzake Mvh (maatstaf van heffing) en BTW, met andere woorden waarbij het bedrag Mvh en bedrag BTW verschilt tussen de factuur en de aanrekening. Deze controle op de overeenstemming gebeurt wel op moment van aanrekening, je krijgt immers in voorkomend geval onderstaande foutmelding bij het verlaten van menu 5.3.2.
Maar als je via in zo’n geval het scherm 5.3.2 toch verlaat, blijven deze facturen met een verschil. * Controle of er aankoopfacturen zijn zonder BTW-gebruikerscode Als deze controles fouten vinden, wordt bij de afdruk van de BTW-aangifte een scherm weergegeven met vermelding van de onvolledige facturen.
Je kunt dan aanpassingen doen aan de vermelde facturen, zodat deze fouten weggewerkt zijn voor de definitieve BTW-aangifte. Deze melding is niet blokkerend, de daadwerkelijke afdruk van de BTW-aangifte kan ondanks deze melding nog doorgaan. Je kunt deze melding ook afdrukken door op te klikken en vervolgens een <schermafdruk> te vragen.
3.5.3 Proefafdruk Als je een proefafdruk doet van de BTW-aangifte (dat kan door de optie “Definitieve afdruk” niet aan te vinken) dan wordt dit als dusdanig weergegeven op de afgedrukte versie. Zo kun je eenvoudig zien of een afgedrukte BTW-aangifte definitief of proef is.
Hoofdstuk 3: BTW-verwerking
Handleiding NH NGB Release 2006 – Fase 1
Versie 2007-04-02
3.19
Voorbeeld van een “proef”afdruk.
3.5.4 Voorschot Je kunt bij elke aangifte een voorschot opgeven. Het bedrag dat je daar invult, wordt dan afgedrukt in het rooster 91 van de BTW-aangifte. Er wordt automatisch een bedrag voorgesteld, zijnde wat je de vorige aangifte verschuldigd was. Als je de vorige aangifte niets verschuldigd was – dus een tegoed – wordt hier niets voorgesteld.
Hoofdstuk 3: BTW-verwerking
Handleiding NH NGB Release 2006 – Fase 1
Versie 2007-04-02
4 MENU 5.3.1 REGISTRATIE FACTUREN 4.1 STATUS Bij de registratie van een nieuwe factuur staat de status van de factuur standaard op “nog te keuren”. Van zodra de factuur aangerekend (geheel of gedeeltelijk) wordt, wordt deze status nu automatisch aangepast van “nog te keuren” naar “goedgekeurd”.
Deze status is wel nog steeds manueel aanpasbaar. Alle eerder ingegeven en aangerekende facturen (geregistreerd vóór deze aanpassing) krijgen tevens automatisch de status goedgekeurd.
4.2 OPZOEKFILTER De opzoekfilter is uitgebreid met 2 bijkomende opzoekcriteria: * Nog aan te rekenen facturen. Dit zijn alle facturen waarvan het saldo “nog aan te rekenen” verschillend is van 0, of deze facturen nu aangerekend zijn of niet. * Goedgekeurde, nog aan te rekenen facturen. Dit zijn alle facturen waarvan het saldo “nog aan te rekenen” verschillend is van 0, en die als status goedgekeurd of goedgekeurd mits creditnota heeft.
Hoofdstuk 4: Menu 5.31 Registratie facturen
Handleiding NH NGB Release 2006 – Fase 1
Versie 2007-04-02
5 BLOKKEREN MANDATERING 5.1 HOE Menu “5.3.2 Aanrekening factuur” en “5.4.1 Rechtstreekse aanrekening” zijn uitgebreid met een knop waarmee je een aanrekening tijdelijk kunt blokkeren voor mandatering.
Volgend scherm wordt dan gegeven.
Vink de optie “Blokkeren mandatering” aan, je kunt eveneens een reden opgeven, en bevestig via het groene vinkje.
Hoofdstuk 5: Blokkeren mandatering
Handleiding NH NGB Release 2006 – Fase 1
Versie 2007-04-02
5.2
Het veld “Geblokkeerd” in het scherm van de aanrekening staat dan aangevinkt. Je kunt dit veld gebruiken als opzoekveld. Bijvoorbeeld om alle geblokkeerde aanrekeningen op te vragen.
Bij het mandateren staat deze aanrekening dan automatisch op geblokkeerd, zie aanduiding B.
In het scherm 5.5.1 is diezelfde knop toegevoegd waarmee je een aanrekening tevens kunt blokkeren en hierbij een reden blokkering opgeven. Als je in scherm 5.5.4 een aanrekening demandateert, kun je nu ook aanvinken dat de mandatering geblokkeerd moet worden en tevens een reden opgeven. Het deblokkeren van een aanrekening kan dan gebeuren: * op de gebruikelijke manier: vanuit menu 5.5.1 op <X> klikken voor die aanrekening;
Hoofdstuk 5: Blokkeren mandatering
Handleiding NH NGB Release 2006 – Fase 1
Versie 2007-04-02
5.3
* ofwel vanuit menu 5.3.2 (of 5.4.1 al naargelang waar de aanrekening ingegeven werd) door opnieuw op knop te klikken en de optie “Geblokkeerd” af te vinken.
Hoofdstuk 5: Blokkeren mandatering
Handleiding NH NGB Release 2006 – Fase 1
Versie 2007-04-02
