1 Buku Manual SIMAN Direktorat PKNSI, DJKN, Kemenkeu Perencanaan BMN

- Perencanaan BMN BMN

1|

Buku Manual SIMAN – Direktorat PKNSI, DJKN, Kemenkeu 2015

DAFTAR ISI

BAB I

PENDAHULUAN ................................................................................................ ……2

BAB II

INSTALASI SIMAN ................................................................................................... 5

BAB III

REGISTRASI USER DAN LOGIN............................................................................. 7

BAB IV

FITUR IDENTITAS................................................................................................... 13

BAB V

FITUR PEMUTAKHIRAN-SINKRONISASI .......................................................... 15

BAB VI

FITUR REKONSILIASI BMN .................................................................................. 21

BAB VII

FITUR MASTER ASET ............................................................................................ 33

BAB VIII

FITUR PEREKAMAN SK ........................................................................................ 41

BAB IX

FITUR PERENCANAAN KEBUTUHAN BMN ………………………………….50

BAB X

LAIN-LAIN................................................................................................................ 66

BAB XI

HELPDESK SIMAN .................................................................................................. 69

2|


BAB I PENDAHULUAN Sistem Informasi Manajemen Aset Negara (SIMAN) merupakan aplikasi yang dibangun untuk mendukung pengelolaan BMN berdasarkan Peraturan Pemerintah No. 27 Tahun 2015 Tentang Pengelolaan Barang Milik Negara/Daerah. SIMAN dapat digunakan untuk mendukung kegiatan pengelolaan BMN, mulai dari perencanaan, penggunaan, pemeliharaan, penatausahaan, pemanfaatan, pemindahtanganan, pemusnahan, penghapusan, sampai dengan pengawasan dan pengendalian BMN. SIMAN menggunakan database terpusat dan komunikasi data berbasis internet yang dapat diakses oleh Pengguna Barang dan Pengelola Barang. Tujuan Pengembangan SIMAN adalah : 1. Membangun sistem informasi manajemen aset negara yang standard untuk Pengelola Barang dan Pengguna Barang. 2. Membangun database aset terpusat dengan memberikan otorisasi akses kepada masing-masing user sesuai kewenangan yang dimiliki. 3. Membangun sistem otomasi proses pengajuan perencanaan, penggunaan, pemeliharaan, pemanfaatan, pemindahtanganan, pemusnahan dan penghapusan aset sehingga pengelolaan BMN menjadi lebih akurat, cepat, efisien serta terdokumentasi secara digital. 4. Membangun sistem monitoring secara online dan realtime yang dapat diakses Pengelola Barang dan Pengguna Barang. 5. Membangun sistem yang dapat memudahkan dan mempercepat penyajian informasi terkait pengelolaan BMN secara akurat, dan up to date. 6. Meningkatkan efektitas, efisiensi serta optimalisasi pengelolaan BMN. SIMAN dibagi menjadi dua, yaitu SIMAN Pengelola dan SIMAN Pengguna. SIMAN Pengguna adalah SIMAN yang digunakan untuk mengakomodir kebutuhan Pengguna Barang, yang meliputi 4 (empat) level user, yaitu : 1. Unit Akuntansi Pengguna Barang (UAPB), 2. Unit Akuntansi Pembantu Pengguna Barang Eselon 1 (UAPPB-E1), 3. Unit Akuntansi Pembantu Pengguna Barang Wilayah (UAPPB-W), dan 4. Unit Akuntansi Kuasa Pengguna Barang (UAKPB).

3|


SIMAN Pengelola adalah SIMAN yang digunakan untuk mengakomodir kebutuhan Pengelola Barang, yang meliputi 3 (tiga) level user, yaitu : 1. Kantor Pusat DJKN, 2. Kantor Wilayah DJKN, dan 3. Kantor Pelayanan Kekayaan Negara dan Lelang (KPKNL). SIMAN Pengguna terdiri dari 6 (enam) fitur utama meliputi Master Aset, Perekaman SK, Pemutakhiran Data, Perencanaan Kebutuhan BMN, Pengelolaan BMN dan Surat Berharga Syariah Negara (SBSN) serta 4 (empat) fitur tambahan meliputi Penelusuran Aset, Inventarisasi, Monitoring dan Dashboard. Adapun fitur yang diimplementasikan pada tahun 2015 berdasarkan Surat Menteri Keuangan Nomor : S-220/MK.6/2015 tanggal 26 Juni 2015 yaitu Master Aset, Perekaman SK, Pemuktahiran Data dan Perencanaan Kebutuhan BMN.

4|


BAB II INSTALASI SIMAN Untuk menggunakan aplikasi SIMAN, maka harus dilakukan instalasi launcher SIMAN terlebih dahulu. File installer SIMAN dapat didownload di website SIMAN dengan alamat http://www.djkn.depkeu.go.id/websiman/. Cara melakukan installasi SIMAN adalah sebagai berikut: 1. Siapkan launcher SIMAN. Contoh

.

2. Lakukan instalasi launcher SIMAN

, maka akan muncul gambar di bawah

ini:

Klik Next maka proses instalasi akan segera berlangsung. Tunggu beberapa saat sampai proses instalasi selesai. 3. Agar koneksi ke SIMAN dapat berjalan lancar maka perlu dilakukan setting internet. Caranya Klik Control Panel>> Internet Options kemudian Pilih Tab Connections.

Selanjutnya klik LAN Setting, maka akan muncul gambar di bawah ini

Kemudian lakukan unchecklist pada proxy dan checklist pada Automatically detect settings 5|


4. Jalankan setting koneksi MSSQL pada windows search. Jika belum, cari klik setting koneksi MSSQL atau seting koneksi MSSQL di windows search, sebagaimana gambar berikut ini :

5. Jika ada update installasi, dapat dilakukan update tanpa melakukan uninstall aplikasi SIMAN.

6|


BAB III REGISTRASI USER DAN LOGIN 1. Pastikan komputer terkoneksi dengan internet. 2. Setelah instalasi selesai dilakukan, akan muncul shortcut aplikasi SIMAN pada desktop Anda

dengan icon

. Kemudian klik dua kali pada shortcut tersebut maka akan tampil

splash screen diikuti dengan form login sebagai berikut :

3. Pada saat pertama kali membuka aplikasi, akan tampil tahun

yang

menunjukkan periode anggaran yang sedang berjalan. Jika pada form login SIMAN tidak muncul tahun anggaran, maka aplikasi belum terkoneksi dengan database SIMAN. Lakukan pengecekan koneksi internet. 4. Aplikasi SIMAN ini mewajibkan setiap user untuk melakukan pendaftaran atau registrasi ke administrator DJKN dengan menekan tombol

.

Ketika pertama kali mengunakan SIMAN, anda diwajibkan melakukan registrasi user dengan cara: a. Klik tombol Registrasi, kemudian pilih Jenis User, misalnya user adalah satker, maka pilih Jenis User Pengguna Barang.

7|


b. Pilih Level sesuai evel user. Contoh LEVEL UAKPB/Satuan Kerja UAPKPB/Anak Satker UAPPB-W/Korwil UAPPB-E1/Eselon1 UAPB/KL

CONTOH PENULISAN KODE UNIT ORGANISASI 500040100888831000KD 500040100888831000KD 500040100KD 50004 500

JENIS USER Koordinator Koordinator Koordinator Koordinator/Apip

c. Untuk Satker pilih Level User UAKPB, kemudian klik download formulir.

d. Isi formulir dengan tulis tangan atau di ketik, kemudian ditandatangani oleh pemohon dan pejabat minimal eselon III atau Kepala Kantor. Kemudian formulir tersebut di scan. e. Cara merekam form registrasi :

Pastikan sudah klik tombol cek unit agar tombol SIMPAN muncul

Keterangan : 1. Pilih level user 2. Ketik kode unit organisasi seperti pada pada 4 b, kemudian klik cek unit. Maka data referensi unit tersebut adakan masuk pada data SIMAK BMN. 8|


3.

Lengkapi isian data isian. Perhatikan penulisan angka dibelakang NIP dapat diisi 2 angka, contoh 00, 01, 02 dst . Fungsinya user dengan nip sama dapat menjadi user siman dibeberapa level dengan pembeda dua angka dibelakangan koma.

4. Upload scan formulir 5. Kemudian klik sampai dengan upload formulir.

Setelah form registrasi disimpan maka admin DJKN akan mengecek apakah user tersebut disetujui/ditolak. Jika permohonan user di setujui oleh Pengelola, maka akan dikirim melalui email pemohon. Proses verifikasi dan validasi oleh admin DJKN bertujuan untuk menjaga keamanan data SIMAN berkaitan dengan keabsahan personal yang dapat mengakses data SIMAN. Admin SIMAN adalah pegawai pada Kantor Pusat DJKN/Kanwil DJKN/KPKNL yang khusus ditunjuk untuk melakukan verifikasi dan validasi user SIMAN. Adapun admin SIMAN dibagi dalam 3 level dengan pembagian tugas sebagai berikut: a. Admin SIMAN pada Kantor Pusat DJKN, memberikan persetujuan terhadap permohonan user dari Kantor Pusat DJKN, UAPB dan UAPPB-E1. b. Admin SIMAN pada Kanwil DJKN, memberikan persetujuan terhadap permohonan user dari Kanwil DJKN dan UAPPB-W. c. Admin SIMAN pada KPKNL, memberikan persetujuan terhadap permohonan user dari KPKNL dan UAKPB. Contoh Form Registrasi tingkat UAKPB, adalah sebagai berikut:

9|


5. Setelah berhasil registrasi, ketik Nama dan Password untuk masuk ke aplikasi.

6. Pilih opsi untuk masuk sebagai Pengguna Barang atau Pengelola Barang dengan klik salah satu radio button. 7. Pilih filter Group. Contoh pilih sebagai Grup UAKPB atau Satker. 8. Klik tombol

, untuk masuk ke aplikasi.

9. Bila login gagal maka akan tampil peringatan sebagai berikut :

Jika gagal, kemungkinan user dan/atau password salah atau tidak sesuai dengan grup yang dipilih. Pastikan user, password, dan grup sudah benar. Untuk mempermudah mengingat nomor user dan password dapat disimpan pada stickynote. Cara membuka stikynote klik Start Windows cari stickynote.

10 | Buku Manual SIMAN – Direktorat PKNSI, DJKN, Kemenkeu 2015

10. Bila login berhasil maka anda akan tampil form Dashboard dengan tampilan sebagai berikut :

Pada bagian kanan atas terdapat status user yang sedang login, yang menunjukkan kode dan nama Satker.

11. Lakukan penambahan modul sesuai kebutuhan dengan klik UPDATE PLUGIN.

Contoh update Modul Master Aset, klik pada Plugin Master Aset kemudian cari folder


12. Setelah selesai kembali ke fitur utama maka akan muncul Plugin Master Aset, lanjutkan untuk plugin yang lainnya.

13. Untuk memperoleh akses ke setiap modul aplikasi perlu melakukan update plugin modul, berikut daftar plugin untuk setiap modul: NO

MODUL

NAMA FILE

TYPE FILE

PENGGUNA 1

Master Aset

pengguna.map

MAP File

2

Pengelolaan

pengguna.kelp

KELP File

3

Rekonsiliasi

pengguna.rekp

REKP File

4

Monitoring

pengguna.lapp

LAPP File

5

SBSN

pengguna.sbsnp

SBSNP File

6

Penelusuran Aset

pengguna.tasp

TASP File

7

Perekaman SK

pengguna.wasp

WASP File

8

Perencanaan

pengguna.rncp

RNCP File

9

Inventarisasi

pengguna.invp

INVP File

10

Dashboard

pengguna.dasp

DASP File

14. Berikut ini adalah tampilan seluruh plugin Pengguna Barang.


BAB IV FITUR IDENTITAS Sebelum menggunakan fitur utama SIMAN, sebaiknya satuan kerja melengkapi data user dan unit kerja di plugin Identitas. Informasi pada plugin identitas akan dimasukkan ke dalam output SIMAN. Cara menggunakan aplikasi identitas adalah sebagai berikut: 1. Setelah login ke SIMAN, jalankan plugin Identitas

Maka akan muncul menu dan submenu Identitas User, Unit Kerja, Komposisi Pegawai dan Profil Satuan Kerja. 2. Untuk melihat identitas Anda selaku user, Anda dapat klik Identitas User. Kemudian akan muncul pop up identitas user dan unit kerja user sebagai berikut: 

Tab Identitas User Menu ini dapat digunakan untuk mengecek identitas user dan mengganti password. User sebaiknya mengganti password secara berkala demi keamanan data. Apabila user lupa password dapat menghubungi KPKNL untuk di reset.




Tab Unit Kerja Menu ini digunakan untuk melengkapi data tentang unit kerja dan merekam nama Kepala Satuan Kerja. Nama pejabat tersebut akan otomatis muncul pada penandatangan output SIMAN.



Tab Komposisi Pegawai Digunakan untuk merekam pegawai pada satuan kerja.


BAB V FITUR PEMUTAKHIRAN MENU SINKRONISASI SIMAN fitur Pemuktahiran Data level satker terdiri dari 2 (dua) menu, yaitu menu sinkronisasi dan rekonsiliasi. Pada menu sinkronisasi digunakan untuk meng-update data transaksi mutasi dan kondisi barang pada SIMAK BMN ke SIMAN. Sedangkan pada menu Rekonsiliasi digunakan untuk menyusun Berita Acara Rekonsiliasi (BAR) dan menganalisa data. Kegiatan rekonsiliasi BMN menggunakan SIMAN dapat berjalan lancar jika kegiatan sinkronisasi SIMAKSIMAN telah selesai dilakukan karena data mutasi pada BAR diambil dari hasil sinkronisasi SIMAK-SIMAN. Sebelum melakukan sinkronisasi SIMAK-SIMAN, maka yang harus disiapkan oleh satker yaitu memastikan plugin yang digunakan adalah yang terbaru.

A. SINKRONISASI DATA Kegiatan sinkronisasi SIMAK-SIMAN, merupakan kegiatan penyamaan data SIMAN dengan perekaman transaksi pada SIMAK BMN. Seluruh transaksi mutasi nilai BMN dan kondisi barang pada SIMAK BMN akan diupload ke SIMAN menggunakan menu sinkronisasi. Adapun tata cara melakukan sinkronisasi data BMN adalah sebagai berikut: 1. Persiapan 1. Pastikan SIMAN fitur Pemuktahiran Data menu Sinkronisasi SIMAK-SIMAN siap digunakan. 2. Siapkan file Transfer SIMAK BMN. File transfer untuk kebutuhan sinkronisasi SIMAKSIMAN sama dengan file transfer yang digunakan untuk rekonsiliasi BMN semesteran ke KPKNL, yaitu menggunakan menu Utility>>Pengiriman ke KPKNL>>Tahun Berjalan dan Saldo Tahun Lalu.


Contoh file yang terbentuk adalah sebagai berikut :

2. Proses Sinkronisasi SIMAK BMN ke SIMAN a. Setelah login ke SIMAN, jalankan plugin Pemuktahiran Data

Maka akan muncul menu dan submenu sebagai berikut: Menu Sinkronisasi SIMAK – SIMAN meliputi, 4 sub menu: 1. Nilai

Mutasi,

untuk

proses

sinkronisasi data SIMAK BMN ke database SIMAN. 2. Daftar Satker, untuk mengecek kode satker pada SIMAK BMN dibandingkan

dengan

database

SIMAN.

b. Klik submenu Nilai Mutasi, maka akan muncul tampilan pilihan semester dan tahun. 1) Sinkronisasi Transaksi Semester 1 

Siapkan file kiriman SIMAK BMN, (SAxxxxxxxxxxxxx)

dan

file

yang terdiri dari file saldo awal

transfer

transaksi

(SMT1xxxxxxxxxxxxx). Contoh file sebagai berikut :


berjalan

semester

I



Lakukan upload file ADK SIMAK BMN ke SIMAN

Keterangan : Semester Pilih semester 1 Tahun Pilih sesuai tahun anggaran Upload File ADK SIMAN Klik tombol UPLOAD untuk mengupload file ADK. Jika akan mengahapus file yang sudah diupload lakukan reset. 2) Sinkronisasi Transaksi Semester 2 

Siapkan

file

kiriman

SIMAK

BMN

yang

terdiri

dari

file

saldo

awal

(SAxxxxxxxxxxxxx) dan file transfer transaksi semester 1 (SMT1xxxxxxxxxxxxx) dan semester 2 (SMT2xxxxxxxxxxxxx) . Contoh file sebagai berikut :



Lakukan upload file ADK SIMAK BMN ke SIMAN

Keterangan : Semester Pilih semester 2 Tahun Pilih sesuai tahun anggaran Upload File ADK SIMAN Klik tombol UPLOAD untuk mengupload file ADK. Jika akan menghapus file yang sudah diupload lakukan reset. 17 | Buku Manual SIMAN – Direktorat PKNSI, DJKN, Kemenkeu 2015

c. Kemudian jalankan tombol Proses Pengambilan Saldo SIMAK

,

yang berfungsi menghitung nilai BMN pada SIMAK BMN saat ini. Proses berhasil apabila muncul gambar sebagaimana contoh berikut :

Jika proses penghitungan saldo sudah selesai, selanjutnya klik Tab Analisis Saldo maka kolom SIMAK BMN akan terisi. Kemudian klik tombol Proses Pengambilan Saldo SIMAN untuk mengambil data pada SIMAN. Maka akan muncul gambar sebagai berikut :

Jika pengambilan data SIMAK BMN dan SIMAN gagal, kemungkinan belum menjalankan setting koneksi MSSQL atau versi Java tidak sesuai. Lakukan setting koneksi MSSQL dan Install Java 7 sebagaimana petunjuk pada halaman 5. Jika proses pengambilan data berhasil maka akan muncul nilai SIMAN. Pada Menu Analisis Saldo>>Akun Neraca>> terdiri dari 3 tab yaitu Saldo Awal, Mutasi dan Saldo Akhir. Klik pada tab Saldo Akhir jika pada kolom selisih ada nilainya artinya ada


perbedaan data antara SIMAK BMN dengan SIMAK BMN, sehingga perlu dilanjutkan proses sinkronisasi.

2

Selisih

3

1 4

d. Kemudian jalankan proses sinkronisasi dengan menjalankan tombol Proses Sinkronisasi maka akan muncul konfirmasi sebagai berikut :

e. Untuk mengetahui progress sinkronisasi klik tombol Cek Status Sinkronisasi dan tombol Antrian Sikronisasi. Jika sinkronisasi selesai maka progresnya akan menunjukan angka 100% sebagaimana gambar berikut ini.

100%

Klik Tombol Refresh jika akan melihat progress sinkronisasi.


Proses sinkronisasi adalah antrian artinya setelah klik tombol

, tidak serta merta

data SIMAK BMN terupload ke database SIMAN tetapi harus mengantri. Meskipun demikian, sebaiknya aplikasi SIMAN online selama proses upload sinkronisasi. Untuk kebutuhan pengelolaan BMN, maka kegiatan sinkronisasi SIMAK-SIMAN dapat dilakukan setiap saat ketika proses satker selesai merekam transaksi SIMAK BMN. f. Setelah progress sinkronisasi 100%, lakukan pengecekan selisih nilai SIMAK BMN dengan SIMAN dengan cara klik tomboh Pengambilan Data SIMAN. Apabila masih selisih klik dua kali pada akun selisih untuk melihat perbedaan nilai per BMN. Jika masih selisih laporkan ke helpdesk SIMAN KPKNL atau KP DJKN.


BAB VI FITUR PEMUTAKHIRAN MENU REKONSILIASI BMN SIMAN fitur Pemuktahiran menu Rekonsiliasi digunakan untuk menyusun BAR dan menganalisi dat23a. Kegiatan rekonsiliasi BMN menggunakan SIMAN dapat berjalan lancar jika kegiatan sinkronisasi SIMAK-SIMAN telah selesai dilakukan karena data mutasi pada BAR diambil dari hasil sinkronisasi SIMAK-SIMAN. Sebelum melakukan rekonsiliasi BMN, maka yang harus disiapkan oleh satker yaitu memastikan plugin yang digunakan adalah yang terbaru. Fitur Pemuktahiran Data menu Rekonsiliasi BMN, memberikan peran yang lebih besar kepada satker untuk dapat menyusunan Berita Acara Rekonsiliasi BMN dan analisis data BMN secara online dan mandiri. Adapun tatacara melakukan rekonsiliasi BMN menggunakan SIMAN data BMN adalah sebagai berikut: 1. Persiapan a. Pastikan sudah melakukan sinkronisasi SIMAK BMN – SIMAN. b. Persiapkan file kirim dari SIMAK BMN 

Rekonsiliasi BMN Semester 1 Siapkan file kiriman SIMAK BMN, yang terdiri dari file saldo awal (SAxxxxxxxxxxxxx) dan file transfer transaksi berjalan semester I (SMT1xxxxxxxxxxxxx).

Contoh file

sebagai berikut :



Rekonsiliasi BMN Semester 2 dan Tahunan Siapkan

file

kiriman

SIMAK

BMN,

yang

terdiri

dari

file

saldo

awal

(SAxxxxxxxxxxxxx), file transfer transaksi semester 1 (SMT1xxxxxxxxxxxxx), dan file transfer transaksi semester 2 (SMT2xxxxxxxxxxxxx) . Contoh file sebagai berikut :

File SIMAK BMN yang digunakan untuk sinkronisasi dapat digunakan untuk upload ke menu Rekonsiliasi BMN c. Persiapan Dokumen 21 | Buku Manual SIMAN – Direktorat PKNSI, DJKN, Kemenkeu 2015

Scan dokumen rekonsiliasi BMN yang sudah ditandatangan oleh Kepala Satker, antara lain: 

Neraca Saldo Awal, cetakan halaman pertama dan kedua



Neraca Periode Laporan, cetakan halaman pertama dan kedua



Dan seterusnya sebagaimana gambar berikut ini :

Setelah dokumen di scan, lakukan compress file agar file dokumen menjadi kecil. Gunakan aplikasi compress pdf, yang dibagikan oleh KPKNL setempat.

2. Proses Rekonsiliasi BMN a. Setelah login ke SIMAN, jalankan plugin Pemuktahiran Data

Maka akan muncul menu dan submenu sebagai berikut: Menu Rekonsiliasi yang terdiri dari 2 sub menu, yaitu : 1. Pengajuan BAR, untuk menyusun drfat BAR. 2. Progres BAR, untuk memonitoring draft BAR.

b. Klik tombol Tambah di toolbar atas untuk mengajukan Rekonsiliasi baru. Periode rekonsiliasi BMN akan disesuaikan secara otomatis oleh aplikasi. Pemberitahuan tanggal cut off akan diberitahukan oleh KPKNL setempat.


c. Upload hasil scan surat pengantar rekonsiliasi, mulai dari surat pengantar, dokumen SIMAK BMN, Persediaan, SAKPA/SAIBA, dan Dokumen lainnya yang telah disahkan oleh Kepala Satker.

Untuk rekonsiliasi BMN semester I, upload file transfer SIMAK BMN berupa Saldo Awal (SA) dan Transaksi Berjalan Semester I (SMT1), sedang Transaksi Berjalan Semester II (SMT2) digunakan untuk rekonsiliasi semester II dengan cara klik ikon folder (nomor 11-14). Selanjutnya,

jalankan

tombol

Proses

Pengambilan

Saldo

SIMAK

, yang berfungsi menghitung nilai BMN pada SIMAK BMN saat ini. Jika pengambilan data SIMAK BMN gagal, kemungkinan belum menjalankan setting koneksi MSSQL atau versi java tidak sesuai. Lakukan setting koneksi MSSQL dan Install Java 7 sebagaimana petunjuk pada halaman 5.

d. Selanjutnya klik Tab Analisis Saldo Awal, dapat terlihat bahwa kolom SIMAK BMN kosong. Saldo SIMAK BMN akan terisi jika telah melakukan klik tombol Proses Pengambilan data SIMAN


.

Keterangan: 1. Jika kolom Koreksi Audited kosong, artinya tidak ada selisih antara saldo akhir rekonsiliasi BMN semester sebelumnya dengan saldo awal SIMAK BMN transaksi berjalan akan muncul dikolom Koreksi Audited. 2. Jika pada kolom selisih kosong artinya tidak ada selisih saldo awal antara SIMAK BMN dan SIMAN. Untuk memastikannya, buka file pdf yang sudah diupload di sebelah kanan. Apabila ada selisih, maka : a. Cek apakah file transfer SIMAK BMN telah sesuai dengan dokumen neraca yang diupload. b. Lakukan sinkronisasi terlebih dahulu atau c. Hubungi helpdesk KPKNL atau KP DJKN.


e. Tab Analisis Transaksi Berjalan Lanjutkan dengan analisis transaksi berjalan. Klik view dokumen Posisi BMN di Neraca Saldo Awal, kemudian lakukan analisis saldo awal berdasarkan tampilan berikut ini : 

Perbandingan saldo awal hardcopy atau softcopy dari SIMAK BMN dengan tampilan data pada SIMAN, sebagaimana gambar berikut :




Perbandingan saldo akhir hardcopy atau softcopy dari SIMAK BMN dengan tampilan data pada SIMAN, sebagaimana gambar berikut:


Setelah dilakukan perbandingan nilai posisi saldo awal, mutasi berjalan dan saldo akhir perhitungan SIMAN dengan SIMAK BMN hardcopy SIMAK BMN dan ditemukan selisih, maka: 1) Lakukan pengecekan apakah dokumen hardcopy SIMAK BMN merupakan output yang sama dengan file transfer yang diupload pada sinkronisasi SIMAK BMN-SIMAN. 2) Ulang sinkronisasi. 3) Hubungi helpdesk KPKNL atau helpdesk Kantor Pusat DJKN.

f. Tab Analisis Transaksi Non Keuangan digunakan untuk menganalisis transaksi-transaksi non keuangan pada SIMAK BMN yang dibagi menjadi 3 (tiga) tab, yaitu: 1) Mutasi Tambah

2) Mutasi Kurang

3) Penyusutan


g. Tab Penetapan Status untuk merekam jumlah nilai Penetapan Status Penggunaan BMN.

Fitur ini terintegrasi dengan fitur Perekaman SK. Klik tombol Hitung Penetapan Status untuk menarik data aset dari database SIMAN terkait nilai penetapan dan kuantitas barang yang telah ditetapkan PSP-nya pada fitur Perekaman SK. Hasil penarikan data akan ditampilkan sebagaimana gambar berikut.

Nilai pada tab Telah Ditetapkan Status Penggunaan merupakan nilai Penetapan, sedangkan nilai pada tab Belum Ditetapkan Status Penggunaan merupakan nilai BMN. Apabila data yang muncul tidak sesuai dengan data yang benar, sebagai contoh Keputusan Penetapan Status belum direkam di SIMAN, maka kuantitas dan nilai BMN dapat diedit dengan klik ikon pensil kemudian klik ikon disket apabila telah selesai melakukan penyesuaian. 28 | Buku Manual SIMAN – Direktorat PKNSI, DJKN, Kemenkeu 2015

h. Tab Pengelolaan BMN digunakan untuk memonitoring jumlah aset BMN yang dikelola oleh satker baik untuk aset yang telah diterbitkan surat persetujuan/keputusan, sedang dalam proses pengajuan, maupun belum dilakukan pengelolaannya. Klik ikon pensil pada kolom Aksi, kemudian rekam jumlah proses penggunaan, pemanfaatan, pemindahtanganan dan penghapusan kemudian klik ikon disket apabila telah selesai melakukan penyesuaian.

i. Tab PNBP digunakan untuk merekam Penerimaan Negara Bukan Pajak (PNBP) yang dihasilkan dari kegiatan pengelolaan BMN. Klik tombol Tambah dan isikan nilai PNBP pada jendela PNBP yang muncul lalu klik tombol Simpan. Nilai PNBP otomatis dari nilai PNPB yang direkam oleh Satker dan dapat ditambah oleh Korwil.


j. Tab Info Penting digunakan untuk menambahkan informasi yang dianggap perlu untuk dituangkan dalam Berita Acara Rekonsiliasi, antara lain meliputi tindak lanjut temuan BPK, permasalahan yang dihadapi dalam penatausahaan BMN serta tindak lanjut penyelesaiannya, dan informasi lain yang dianggap perlu. Untuk mengaktifkan kotak isian silakan klik tombol Aktifkan Semua.

a. Tab BAR digunakan untuk mengisi pejabat penanda tangan Berita Acara Rekonsiliasi serta sebagai tahapan proses pengajuan BAR ke KPKNL. Selain itu tab BAR dapat digunakan untuk pencetakan BAR yang telah disetujui oleh KPKNL.

1

2

3


Keterangan : 1.

Data BAR UAKPB berisi penanda tangan BAR pihak satker. Default isian berasal dari data isian pada plugin Identitas>>unit kerja, kolom penanggung jawab. Penanda tangan dapat diedit (tidak menggunakan data pada menu indentitas), jika akan kembali menggunakan data isian pada menu indentitas, klik tombol Ambil Dari Referensi.

2.

Data BAR KPKNL berisi penanda tangan dari KPKNL, data otomatis akan muncul jika KPKNL telah melakukan penandatanganan BAR dan memberikan nomor BAR.

3.

Tombol Print BAR digunakan untuk melakukan pencetakan draft BAR, untuk selanjutnya dilakukan pencocokan dengan cetakan laporan SIMAK BMN untuk pengecekan terakhir.

4.

Apabila draft BAR sudah dianggap benar dan final, klik tombol Ajukan untuk mengajukan draft BAR ke KPKNL.

5.

Selanjutnya KPKNL akan melakukan analisis draft BAR dimaksud. Apabila KPKNL menyetujui draft BAR, maka KPKNL memberikan nomor BAR dan memberikan catatan agar BAR dapat dicetak.

3

2

1

Keterangan: 1.

Apabila draft BAR tidak disetujui, maka KPKNL memberikan catatan terkait koreksi dimaksud untuk dilakukan perbaikan oleh satker. Apabila draft BAR disetujui, KPKNL akan memberikan catatan agar satker melakukan pencetakan BAR sebanyak 2 (dua) rangkap untuk selanjutnya ditandatangani oleh Kepala UAKPB dan dicap basah.


2.

Satker menuliskan kegiatan perbaikan yang telah dilakukan di kolom catatan UAKPB, sesuai catatan terkait koreksi dari KPKNL (jika ada).

3.

Satker datang ke KPKNL untuk menyerahkan BAR dan dokumen pendukung yang sudah ditandatangani Kepala UAKPB dan dicap basah. Selanjutnya KPKNL menandatangani BAR Rekonsiliasi, kemudian di-scan, di-upload pada kolom BAR KPKNL dan 1 (satu) rangkap BAR diserahkan kepada satker yang bersangkutan.


BAB VII FITUR MASTER ASET Master Aset adalah data Barang Milik Negara yang bersumber dari data SIMAK BMN. Data tersebut yang dilengkapi dengan atribut aset dalam rangka mendukung pengelolaan Barang Milik Negara. Atribut tersebut antara lain: identitas aset, fasilitas pendukung, riwayat perolehan/ kepemilikan, riwayat pengelolaan, riwayat pemeliharaan, riwayat penilaian, riwayat pemakai, riwayat mutasi dan foto aset. Berikut ini adalah gambaran pembentukan data SIMAK BMN ke SIMAN. Master Aset pada SIMAN di bagi menjadi beberapa aset sesuai dengan manajeman aset. Contoh manajemen bangunan gedung berbeda dengan manajemen rumah dinas.


Untuk menjalankan fitur Master Aset, langkah-langkahnya adalah sebagai berikut: 1. Klik Plugin Master Aset

Maka akan tampil fitur Master Aset berikut ini:

Keterangan : Master Aset merupakan Barang Milik Negara yang masih aktif. Master Aset Tidak Aktif merupakan Barang Milik Negara yang telah dihapuskan.

2. Berikut ini adalah salah satu contoh tampilan Alat Angkutan 34 | Buku Manual SIMAN – Direktorat PKNSI, DJKN, Kemenkeu 2015

Master Alat Angkutan adalah menu yang menampilkan data BMN yang berupa alat angkutan. Cara menggunakan Master Aset Alat Angkutan : a. Klik Menu Master Aset>>Alat Angkutan, maka akan muncul tampilan data alat angkutan yang masih aktif. Tampilan grid dari kiri

Tampilan grid dari kanan


Pada Tab Alat angkutan muncul ikon-ikon antara lain sebagai berikut : Tombol Ambil Data, digunakan untuk memunculkan data aset di baris selanjutnya. Pada saat tampilan di grid hanya dibatasi maksimal 20 baris, untuk melihat 20 baris selanjutnya klik Tombol Ambil Data Tombol Pencarian, digunakan untuk mempercepat pencarian aset, dapat menggunakan tombol pencarian dengan menggunakan kata kunci tertentu.

Tombol Print, digunakan untuk pencetakan data master aset. Cetakan juga dapat diekspor ke beberapa format sesuai kebutuhan.

Sedangkan pada Tab View digunakan untuk merubah style tampilan sessuai preferensi user.


b. Klik dua pada grid atau klik pada ikon detail

,

maka akan muncul tampilan sebagai

berikut :

Dalam master Aset dibagi menjadi 16 detail aset, yang meliputi : 1. Detail 2. Foto 3. Dokumen 4. No. Polisi 5. Mutasi 6. Perlengkapan 7. Penilaian 8. Pengelolaan 9. Pemakai 10. Pemeliharaan 11. Permasalahan Hukum 12. Dokumen KIB 13. Penyusutan 14. Asuransi 15. SPM 16. Dokumen Lainnya


1

Detail

Untuk menampilkan informasi tentang detail data aset alat angkutan, klik tab, dan untuk melihat informasi lebih banyak, klik dan geser vertical scroll pada sisi sebelah kanan. Data detail sebagian dapat diedit seperti alamat dan status penggunaan BMN.

2

Foto

Digunakan untuk menampilkan foto. Sebelum melakukan upload foto pastikan file foto telah diperkecil sizenya. (lihat halaman 50). Cara upload foto, yaitu 1. Klik tombol

untuk menambahkan foto atau klik

tombol untuk mengubah data foto tanah yang berada pada sisi bawah panel. Setelah klik tombol kemudian akan muncul PopUp Riwayat Foto seperti gambar di bawah ini:

i. ii.

iii.

Isi keterangan foto aset tanah pada field keterangan Unggah (upload) foto yang akan ditampilkan, kemudian akan tampil dialog box browse image seperti gambar di bawah ini: Pilih gambar yang akan diunggah (upload) dengan memilih salah satu gambar dan klik tombol . Setelah selesai proses unggah (upload) tampilan akan menjadi seperti gambar di bawah ini:

2. Menampilkan Foto

Klik untuk menampilkan foto, kemudian akan muncul konfirmasi sebagai berikut:

Klik Yes jika setuju untuk mengambil foto dari database dan menampilkan dalam panel, klik No jika batal mengambil foto.


3. Hapus Foto yang diunggah (upload)

Pilih foto yang akan dihapus kemudian klik tombol yang berada pada sisi bawah panel foto untuk menghapus data foto tanah yang telah diunggah. Setelah klik tombol kemudian akan muncul PopUp konfirmasi penghapusan. 3

Menu

Polanya hampir sama dengan menu pada upload foto.

selanjutnya

Dalam rangka penyusunan rencana kerja kebutuhan barang milik negara (RKBMN), maka Satker melengkapi master aset berikut ini : 1) Master Aset Bangunan, a. Detail, mengisi alamat provinsi dan kabupaten, dan luas bangunan dan luas dasar bangunan. b. Detail , mengisi status penggunaan. c. Foto, size foto harus di kecilkan. Cara mengecilkan foto ada di bab IV. d. Pada Grid bangunan, lakukan export bangunan ke format excel. 2) Master Aset Tanah, Khususnya Tanah untuk Bangunan Gedung Kantor Pemerintahandan Tanah untuk Bangunan Rumah Negara, berupa; a. Detail , alamat provinsi dan kabupaten, dan luas harus diisi. Alamat lain diisi lengkap seperti alamat lengkap dengan nama kota. 

Luas tanah  otomatis muncul dari nilai kuantitas dari transaksi SIMAK BMN sehingga tidak perlu diisi.



Luas dasar bangunan  otomatis muncul dari luas dasar bangunan pada Master Aset, oleh karena itu detail Master Aset Bangunan harus diisi dahulu.



Luas tanah untuk sarana lingkungan di rekam.



Luas tanah kosong, otomatis muncul dari perhitungan, Luas tanah dikurangi Luas dasar bangunan dikurangi Luas tanah untuk sarana lingkungan.

b. Detail , mengisi status penggunaan. c. Foto, upload foto yang sizenya dikecilkan. d. Dokumen, rekam isian dokumen dan upload file dokumen dalam format pdf yang telah di compress. 39 | Buku Manual SIMAN – Direktorat PKNSI, DJKN, Kemenkeu 2015

e. Bangunan, merekam semua bangunan yang BMN (baik milik sendiri maupun punya satker lain). Sebelum merekam pastikan data bangunan sudah disiapkan dengan ekport excel di grid master aset Bangunan Gedung atau Rumah Negara, 3) Master Aset Rumah Negara a. Detail, alamat provinsi dan kabupaten, luas dasar bangunan, dan status penggunaan diisi. b. Foto, upload foto yang sizenya dikecilkan c. Penghuni, merekam penghuni rumah negara. 4) Master Aset Kendaraan Bermotor a. Detail , lengkapi detail kendaraan bermotor dan pilih status penggunaan. b. Foto, upload foto yang sizenya dikecilkan c. Pemakai, merekam pemakai kendaraan bermotor, jabatan pemakai akan direkam di tab pemakai untuk keperluan penghitungan SBSK alat angkutan. 5) Master Aset Peralatan Mesin Diatas 100 juta a. Detail , lengkapi detail kendaraan bermotor dan pilih status penggunaan. b. Foto, harus diupload sizenya dikecilkan c. Pemakai, merekam pemakai 6) Master Aset selain diatas juga dapat dilengkapi tergantung kebutuhan masing-masing unit organisasi.


BAB VIII FITUR PEREKAMAN SK Fitur Perekaman SK merupakan fitur yang digunakan untuk perekaman surat persetujuan / surat keputusan yang telah diterbitkan oleh Pengguna/Pengelola Barang serta untuk digitalisasi dokumen pengelolaan BMN. Tujuan utama fitur Perekaman SK adalah untuk membuat laporan pengawasan dan pengendalian berdasarkan Peraturan Menteri Keuangan Nomor 244/PMK.06/2012 tentang Tata Cara Pelaksanaan dan Pengawasan Barang Milik Negara dan Perdirjen Kekayaan Negara Nomor PER-03/KN/2013 Tentang Petunjuk Teknis Pengawasan dan Pengendalian BMN Bagi Pengelola. Fitur Perekaman SK pada pengguna barang, meliputi : a. Merekam surat persetujuan/keputusan. b. Merekam tindak lanjut surat persetujuan/keputusan yang diterbitkan oleh Pengguna Barang dan Pengelola Barang. c. Merekam Penerimaan Negara Bukan Pajak (PNBP) dari pengelolaan BMN. d. Mencetak laporan wasdal. Sedangkan fitur Perekaman SK pada pengelola barang, meliputi : a. Merekam surat persetujuan/keputusan. b. Monitoring tindak lanjut. c. Monitoring PNBP dari pengelolaan BMN. d. Mencetak laporan wasdal. Berikut ini adalah tampilan dari fitur Perekaman SK sebagai berikut : Keterangan: 1. Perekaman SK, digunakan untuk melakukan perekaman Surat Persetujuan maupun Surat Keputusan yang ditetapkan oleh Pengguna Barang dan Pengelola Barang. 2. Perekaman Tindaklanjut, digunakan untuk melakukan perekaman tindaklanjut dari Surat Keputusan atau surat persetujuan penggunaan, pemanfaatan dan pemindahtanganan yang telah disetujui oleh Pengelola Barang. 3. Monitoring Tindaklanjut, digunakan untuk memonitoring seluruh tindaklanjut yang dilaksanakan oleh UAKPB. 4. Laporan Wasdal, digunakan untuk mencetak laporan wasdal tingkat UAKPB. 5. Perekaman PNBP, digunakan untuk melakukan perekaman PNBP dan meng-upload dokumen penyetoran PNBP. 6. Perekaman PNBP, digunakan untuk merekam data penyetoran PNBP dari aset.


Dalam manual ini akan dijelaskan tentang cara menggunakan fitur Perekaman SK pada level UAKPB. Berikut ini adalah fungsi dari masing-masing menu : A. PEREKAMAN SK Cara menggunakan menu Perekaman SK, yaitu : 1. Klik Perekaman SK>>Penetapan Status Penggunaan maka akan muncul tampilan grid.

2. Kemudian klik tombol SK Baru maka akan muncul form perekaman Surat Keputusan Penetapan Status Penggunaan BMN.

3. Rekam Surat Keputusan Penetapan Status, kemudian klik tombol Simpan, jika simpan berhasil maka tanda tambah akan menyala.

Klik tombol Tambah untuk memilih barang/aset.


4. Pilih dan simpan BMN sesuai dengan hardcopy Surat Keputusan Penetapan Status yang diterbitkan Pengguna dan atau Pengelola Barang. Gunakan menu pencarian untuk mempercepat melakukan pencarian aset.

B. PEREKAMAN TINDAKLANJUT Perekaman Tindaklanjut, digunakan untuk melakukan perekaman tindaklanjut dari Surat Keputusan atau surat persetujuan penggunaan, pemanfaatan dan pemindahtanganan yang telah disetujui oleh Pengelola Barang. Rekam tindaklanjut dibagi menjadi dua, yaitu tindak lanjut Penetapan Status Penggunaan (PSP) dan selain PSP.

Berikut ini adalah cara melakukan perekaman tidaklanjut : 1. Tindak lanjut PSP Contoh perekaman tindaklanjut PSP adalah sebagai berikut : a. Siapkan dokumen tindaklanjut, contoh akan merekam perjanjian sewa. b. Scan dokumen perjanjian sewa tersebut. c. Klik fitur Perekaman SK, kemudian klik menu Tindaklanjut>>PSP>>, maka akan muncul tampilan grid surat keputusan yang telah di rekam pada menu Perekaman SK diatas.


d. Klik salah satu SK, maka akan muncul form perekaman SK. e. Perekaman tindaklanjut dengan melakukan klik dua kali pada BMN/aset atau klik disebelah kanan pada tombol TindakLanjut.

f. Pilih tindak lanjut yang sesuai kondisi fisik di lapangan, kemudian klik tombol Simpan. 2. Tindaklanjut Selain PSP Contoh tindaklanjut Sewa, caranya yaitu : a.

Siapkan dokumen tindaklanjut, contoh akan merekam perjanjian sewa.

b.

Scan dokumen tindaklanjut.

c.

Klik fitur Perekaman SK, kemudian klik menu Perekaman Tindaklanjut>>PSP BMN>>, maka disebelah kiri atas mundul tombol Tindak Lanjut Baru.

d.

Klik tombol tersebut Maka akan muncul pertanyaan “Apakah anda ingin membuat Tindak Lanjut Baru Sewa BMN?” Klik tombol Yes.


e.

Setelah klik ‘Yes’, maka kan muncul tampilan pilihan nomor SK yang akan dilakukan tidak lanjut.

f.

Pilih nomor SK, maka akan muncul form perekaman tindaklanjut sebagai berikut:

Keterangan : 1) Rekam nomor bukti pelaksanaan. 2) Isi tanggal bukti pelaksanaan. 3) Pilih jenis dokumen pelaksanaan, contoh dipilih Perjanjian Sewa. 4) Klik tombol Simpan, maka tombol Tambah di bawah akan menyala. 5) Klik tombol Tambah maka akan muncul form Daftar Aset yang dapat dipilih untuk ditindaklanjut. 6) Klik Pilih dan simpan pada Daftar Aset. g.

Setelah selesai data perekaman tindaklanjut akan muncul pada menu monitoring tindaklanjut.


C. REKAM PNBP Perekaman PNBP digunakan untuk melakukan perekaman Pendapatan Negara Bukan Pajak (PNBP) yang berasal dari pengelolaan aset. Perekaman PNBP meliputi PNBP dari Sewa, Kerjasama Pemanfaatan, Barang Guna Serah / Barang Serah Guna, Kerjasama Penyediaan Infrastruktur, Penjualan dan Tukar

Menukar. Berikut ini adalah tampilan menu utama

Perekaman PNBP.

Berikut ini adalah Contoh Perekaman PNBP dari Sewa : 1.

Siapkan dokumen pembayaran setoran PNBP, kemudian scan.

2.

Klik plugin Perekaman SK kemudian klik menu Perekaman PNBP>>Sewa BMN>> kemudian ada tombol Sewa BMN di bagian kiri atas.

Maka akan muncul pertanyaan “Apakah anda ingin membuat PNBP Sewa BMN Baru?” Klik tombol Yes, maka kan muncul tampilan pilihan nomor SK yang akan dilakukan direkam PNBP-nya. 3.

Pilih SK yang sesuai dengan setoran PNBP yang akan direkam.


4.

Setelah memilih SK maka ada muncul form perekaman PNBP tampilan berikut ini:

Keterangan : a. b. c. d. e. f. g. h. i. j. k.

Rekam NTPN. Rekam tanggal setor. Rekam nomor transaksi. Isi tanggal transaksi. Isi nama penyetor. Pilih akun. Rekam nilai PNBP. Isi keterangan jika perlu. Upload scan dokumen SSBP. Klik tombol Simpan, maka tombol Tambah di bawah akan menyala. Klik tombol Tambah maka akan muncul form Daftar Aset yang dapat dipilih untuk PNBP nya dibayar.


l. Klik Pilih dan simpan pada Daftar Aset. 5.

Setelah selesai data perekaman PNBP, maka data yang direkam akan muncul pada menu Monitoring PNBP.

D. LAPORAN WASDAL Laporan Wasdal, digunakan untuk mencetak laporan wasdal tingkat UAKPB pada berdasarkan PMK 244/PMK.06/2012. Laporan Wasdal tingkat UAKPB terdiri dari Laporan Penggunaan, Laporan Pemanfaatan, Laporan Pemindatanganan dan Laporan Penertiban BMN. Cara mencetak laporan Wasdal yaitu: 1. Pastikan semua surat keputusan dan surat persetujuan telah di rekam di menu Perekaman SK, sudah dilakukan tindak lanjut dan sudah direkam PNBPnya. 2. Klik menu Laporan Wasdal>>Penggunaan, kemudian klik tombol Cetak di bagian kiri atas.


3. Setelah muncul periode laporan pilih tahun anggaran.

Maka akan muncul tampilan laporan wasdal


BAB IX PERENCANAAN BMN

A. GAMBARAN UMUM Salah satu fitur SIMAN Pengguna yang sangat penting adalah fitur Perencanaan Kebutuhan BMN. Fitur ini dibangun untuk mendukung implementasi Peraturan Menteri Keuangan Nomor: 150/PMK.06/2014 tentang Perencanaan Kebutuhan BMN. Perencanaan Kebutuhan BMN dimaksudkan sebagai proses evaluasi hubungan antara kebutuhan BMN sesuai program dan kegiatan Kementerian/Lembaga dengan ketersediaan BMN yang berpedoman pada Renja KL serta Standar Barang dan Standar Kebutuhan (SBSK). Maksud dan Tujuan Perencanaan Kebutuhan BMN adalah mewujudkan efektifitas, efisiensi, dan optimalisasi APBN. SIMAN Fitur Perencanaan BMN bagi Pengguna Barang dapat digunakan untuk penyusunan Rencana Kebutuhan Barang Milik Negara (RKBMN) Pengadaan dan Pemeliharaan, untuk monitoring status RKBMN serta untukdigitalisasi dokumen perencanaan kebutuhan BMN, sedangkan bagi Pengelola Barang digunakan untuk alat bantu penelaahan RKBMN. Ruang lingkup perencanaan kebutuhan BMN, yaitu : 1. Penyusunan RKBMN untuk pengadaan BMN, meliputi : •

Tanah dan Bangunan Gedung Kantor;

•

Tanah dan Bangunan Rumah Negara;

2. Penyusunan RKBMN untuk pemeliharaan BMN, meliputi: •

BMN dengan kondisi baik (BB) atau rusak ringan (RR) yang masih digunakan untuk menunjang pelaksanaan tugas dan fungsi oleh instansi pemerintah yang bersangkutan.

•

Selain tanah dan/atau bangunan dilakukan atas BMN dengan kategori sebagai berikut: a. BMN berupa Alat Angkutan Bermotor; dan b. BMN selain Alat Angkutan Bermotor dengan nilai perolehan per unit minimal sebesar Rp 100.000.000,00 (seratus juta rupiah).

•

RKBMN untuk pemeliharaan tidak dapat dilakukan oleh Pengguna Barang dan/atau Kuasa Pengguna Barang terhadap: a. Bangunan yang dalam kondisi rusak berat b. Bangunan yang sedang diusulkan akan dipindahtangankan, sedang dalam status penggunaan sementara, sedang dalam status dioperasikan pihak lain dan sedang dalam status dimanfaatkan. c. Tanah (tanah tidak ada mata anggaran pemeliharaan tanah)


•

RKBMN untuk pemeliharaan BMN dalam status pinjam pakai, dioperasionalkan pihak lain, dan/atau pemanfaatan lainnya dengan jangka waktu kurang dari 6 (enam) bulan dapat diusulkan oleh Pengguna Barang dan/atau Kuasa Pengguna Barang. Berikut ini adalah alur perencanaan kebutuhan BMN menggunakan SIMAN:

Keterangan : No 1

2

3

4

5

User

Keterangan

KPB 1. Menyusun usulan rencana Pengadaan dan Pemeliharaan, (Satuan Kerja) 2. Menyampaikan usulan RKBMN ke unit diatasnya secara berjenjang. PPB-W 1. Mengkonsolidasikan usulan RKBMN dari Satker, (Koordinator 2. Menyampaikan usulan RKBMN ke unit diatasnya secara Wilayah) berjenjang. PPB-E1 1. Mengkonsolidasikan usulan RKBMN dari Wilayah, (Kordinator 2. Dapat Meneliti RKBMN sesuai kewenanganya, Eselon I) 3. Menyampaikan usulan RKBMN ke Unit diatasnya secara berjenjang. Pengguna 1. Mengkonsolidasikan usulan RKBMN dari Eselon 1, Barang 2. Melakukan penelitian usulan RKBMN, 3. Menyusun usulan RKBMN tingkat Pengguna Barang (RKBMN PB) 4. Meminta Aparat Pengawas Internal Pemerintah (APIP) untuk melakukan Review atas Usulan RKBMN PB 5. Menyampaikan usulan RKBMN PB kepada Pengelola Barang Pengelola 1. Melakukan penelahaan usulan RKBMN, Barang 2. Menyampaikan hasil penelaahan RKBMN kepada Pengguna Barang


B. Penyusunan RKBMN Tingkat Kuasa Pengguna Barang Langkah untuk melakukan penyusunan RKBMN tingkat Kuasa Pengguna Barang (Satuan Kerja) mengunakan SIMAN fitur Perencanaan BMN, adalah sebagai berikut: 1. Tahap Persiapan a. Pastikan Plugin Identitas>>Unit kerja telah dilengkapi. b. Pastikan telah melakukan rekonsiliasi BMN tingkat satuan dengan Semester I Tahun 2015 dan telah diberi nomor BAR oleh KPKNL. c. Jika sudah ada transaksi SIMAK BMN semester II Tahun 2015, lakukan sinkronisasi. d. Satker telah melengkapi SIMAN Fitur Master Aset, terutama luas bangunan 2. Tahap Penyusunan a. Klik Plugin Perencanaan Kebutuhan BMN.

Pastikan gunakan plugin update terbaru, cek di Web SIMAN. Maka akan muncul menu utama yang terdiri dari  Perencanaan - Permohonan Perencanaan - Perencanaan selesai  Bangunan & Referensi.

b. Klik menu Perencanaan>>Permohonan Perencanaan. Kemudian klik tombol Tanda Tambah untuk membuat tiket RKBMN KPB.


c. Setelah disimpan maka akan muncul grid tiket. Salah satu kolomnya berisi status. Kolom status ini, dapat digunakan oleh Satker untuk memonitoring permohonan perencanaan.

d. Menyusun RKBMN Pengadaan Rencana pengadaan disusun berdasarkan Standar Barang dan Standar Kebutuhan. Saat ini peraturan yang sudah diterbitkan adalah PMK. 248/PMK.06/2011 tentang Standar Barang dan Standar Kebutuhan Barang Milik Negara Berupa Tanah dan Bangunan. Dalam PMK tersebut diatur SBSK Tanah dan Gedung Kantor Pemerintahan serta Rumah Negara. Cara menyusun RKBMN pengadaan adalah sebagai berikut: 1) Menyusun rencana pengadaan a) Menyusun pengadaan Tanah dan Bangunan 

Isi form pengadaan Tanah dan Bangunan


1

2 Keterangan: Program Kegiatan Jenis Pengadaan Jenis Kantor

Lokasi Kabupaten/ Kota Tujuan

Setiap Eselon 1 mempunyai satu Program, sehingga setiap satker otomatis muncul satu program. Memilih kegiatan sesuai dengan tugas dan fungsi satker TB untuk pengadaan Tanah dan Bangunan RN untuk pengadaan Rumah Negara Dipilih sesuai dengan jenis kantor Satker

Pilih lokasi tempat pengadaan bangunan.

Pilih yang sesuai Contoh Kasus: 1. Satker mempunyai Tipe Kantor E1 (Pejabat tertinggi setingkat Eselon III), maka:  Pada Master Aset terdapat kode barang 4010101001 (Bangunan Gedung Kantor Permanen) maka pilihan tujuan yang muncul adalah PERLUASAN.  Pada Master Aset tidak terdapat kode barang 4010101001, maka pilih tujuan yang muncul adalah PEMBANGUNAN BARU dan PERLUASAN.


2. Satker mempunyai Tipe Kantor D (Pejabat tertinggi setingkat Eselon II), maka:  Pada Master Aset terdapat kode barang 4010101001 (Bangunan Gedung Kantor Permanen) maka pilihan tujuan yang muncul adalah PENAMBAHAN UNIT dan PERLUASAN.  Pada Master Aset terdapat kode barang 4010101001, maka pilih tujuan yang muncul adalah PEMBANGUNAN BARU. KodePengadaan

Diisi sesuai kode Output Tanah dan Bangunan Gedung pada masing-masing Kementerian/Lembaga Satu jenis pengadaan dapat digunakan untuk dua jenis output. Contoh: TB-01 : Satu paket pengadaan, dapat hanya terdiri dari :  Tanah  Bangunan  Tanah dan Bangunan TB-02 : dst …..

Kode Output Uraian Output Akun Belanja Akun Neraca Kode Barang Uraian Barang Usulan Keterangan

Isi sesuai kode pada RKAKL Pilih Tanah atau Bangunan Otomatis Otomatis Pilih Kode Barang yang sesuai Otomatis Diisi luas usulan Diisi jika perlu.

Untuk pengadaan yang terdiri dari satu paket tanah dan bangunan maka setelah selesai rekam tanah dilanjutkan dengan rekam bangunan dengan klik tombol Tambah, sebagaimana berikut ini :




Menghitung Standar Barang dan Standar Kebutuhan (SBSK) 1) Menghitung Hitung SBSK Rencana, masukan jumlah pegawai rencana, jenis ruangan pelayanan, nisbah luas netto dan koefisian dasar bangunan kemudian simpan dan hitung SBSK. 2) Menghitung SBSK Existing, klik tombol generate TB untuk mengambil data tanah bangunan yang ada di master aset. Kemudian masukan jumlah pegawai pada bangunan existing, jenis ruangan pelayanan, nisbah luas netto dan koefisien dasar bangunan kemudian simpan dan hitung SBSK.

3

Berikut ini adalah tampilan hasil penghitungan SBSK:

Hasil perhitungan SBSK Tanah/Bangunan akan muncul pada grid. 56 | Buku Manual SIMAN – Direktorat PKNSI, DJKN, Kemenkeu 2015

b. Menyusun rencana pengadaan rumah negara

Isi form pengadaan Rumah Negara , dengan cara : 

Klik tomboh Tanda tambah.



Pilih Jenis pengadaan rumah negara klik tombol RN. Satu jenis pengadaan dapat digunakan untuk dua jenis output.



Pilih Jenis Rumah Negara



Pilih lokasi Kabupaten/Kota



Pilih tujuan apakah pembangunan baru, penambahan unit atau perluasan



Input kode output sesuai kode pada RKAKL, kemudian pilih uraian outpu tanah atau pembangunan



Pilih Gedung Bangunan Kantor Pemerintah



Isi Usulan



Isi Keterangan



Simpan, maka akan muncul grid Rumah Negara



Klik Kolom Aksi untuk menghitung SBSK Rumah Negara, maka akan muncul tampilan gambar berikut ini:




Klik Hitung SBSK, dan Klik generate RN untuk melihat jumlah Rumah Negara yang Existing.

c. Lakukan Pencetakan RKBMN pengadaan.


2) Menyusun rencana pemeliharaan Pada fitur ini semua batasan pemeliharaan pada PMK150/MK.06/2014 secara otomatis difilter

oleh

aplikasi.

Pada

fitur

ini

semua

batasan

pemeliharaan

pada

PMK150/MK.06/2014 secara otomatis difilter oleh aplikasi. Cara menyusun RKBMN pemeliharaan adalah sebagai berikut: 

Klik Tombol Generate, maka seluruh data BMN yang ada di Master Aset otomatis akan muncul di grid.



Jika ada BMN tidak diusulkan, lakukan UNCHECK pada barang. refresh



Jika ada BMN tidak diusulkan karena Digunakan Oleh Satker lain, Klik Barang, ke Pop Up status. Pilih status Penggunan Sementara



Jika ada BMN, status dioperasional pihak lain, namun tetap dipelihara, Klik Barang muncul Pop UP, ubah status menjadi dioperasional pihak lain. SIMPAN. Tandain Uncheck pada ceklist, ubah menjadi Check, isi Keterangan.



Salah Satu Barang berupa Gedung, status sebagian digunakan satker lain, status digunakan sendiri, Klik Barang muncul Pop UP, ubah Isian Pemanfaatan, Usulan dan Keterangan. SIMPAN.



Jika ada BMN pihak ketiga yang digunakan oleh Satker, maka klik tombol Pihak ketiga kemudian rekam.

Selanjutnya lakukan perekaman barang pihak ketiga jika ada dan edit status pemanfaatan BMN jika ada dan dilanjutkan dengan 59 | Buku Manual SIMAN – Direktorat PKNSI, DJKN, Kemenkeu 2015



Cetak RKBMN Pemeliharaan.

3) Upload dokumen Setelah RKBMN pengadaan dan pemeliharaan di cetak, selanjutnya bersama dengan surat pengantar RKBMN di tandangani penanggung jawab Kuasa Pengguna Barang. Kemudian di scan dan diupload ke Tab Dokumen.

4) Selanjutnya lakukan pengiriman tiket ke Pembantu Pengguna Barang Wilayah. Setelah tiket dikirim maka Satker tidak dapat mengubah data.


C. Penyusunan RKBMN Tingkat Pembantu Pengguna Barang Wilayah Pembantu Pengguna Barang Wilayah melaksanakan konsolidasi dan penyusunan RKBMN tingkat wilayah yang bersumber dari RKBMN tingkat Satker yang berada diwilayah kerjanya masing-masing.

Langkah-langkah menggunakan SIMAN fitur Perencanaan Kebutuhan BMN

tingkat Pembantu Pengguna Barang Wilayah adalah sebagai berikut: 1. Tahap Persiapan a. Pastikan Plugin Identitas>>Unit kerja telah dilengkapi. b. Pastikan Satker telah mengirim tiket RKBMN ke Koordinator Wilayah. 2. Tahap Penyusunan a. Klik Plugin Perencanaan Kebutuhan BMN. b. Login ke SIMAN, gunakan user dan password Koordinator UAPPB-W

c. Klik Plugin Perencanaan Kebutuhan BMN, jika plugin belum terbaru lakukan update terlebih dahulu.

Maka akan muncul menu utama yang terdiri dari Perencanaan dan sub menu RKBMN KPB dan RKBMN Kanwil.

Pada submenu RKBMN KPB akan muncul tiket-tiket yang dikirim oleh Satker. 61 | Buku Manual SIMAN – Direktorat PKNSI, DJKN, Kemenkeu 2015

d. Klik dua kali pada grid, maka Pembantu Pengguna Barang Tingkat Wilayah dapat memeriksa RKBMN KPB.

e. Jika dalam RKBMN KPB ada yang harus diperbaiki, maka Pembantu Pengguna Barang Wilayah dapat membuat notifikasi (catatan) kepada Satker untuk diperbaiki klik Tombol Simpan dan klik Tombol Kirim ke Satker.

Pada saat ada notifikasi dari Pembantu Pengguna Barang Wilayah, maka dilevel Satker dapat melakukan perubahan RKBMN dan mengirimkan kembali tiket tersebut ke Pembantu Pengguna Barang Wilayah. Setelah tiket Satker terkirim, maka Pembantu Pengguna Barang Wilayah dapat memeriksa kembali RKBMN KPB. Jika RKBMN KPB sudah dianggap benar klik Tombol Terima Menjadi RKBMN Korwil, maka secara otomatis tike diterima menjadi RKBMN Korwil.


f. Jika setelah dikompilasi ternyata tiket satker tersebut ingin dibatalkan, klik tombol Kembalikan RKBMN KPB.

g. Jika seluruh tiket satker sudah selesai dikonsolidasi, lakukan pencetakan RKBMN pengadaan dan pemeliharaan tingkat Pembantu Pengguna Barang Wilayah.

h. Setelah RKBMN pengadaan dan pemeliharaan dicetak, selanjutnya bersama dengan surat pengantar RKBMN di tandangani penanggung jawab Kuasa tingkat Pembantu Pengguna Barang Wilayah. Kemudian di scan dan diupload ke Tab Dokumen.


D. ALUR SINGKAT PENYUSUNAN RKBMN 1. UAKPB a. Klik menu PERENCANAAN, klik tanda Tambah untuk membuat Tiket RKBMN Tingkat Kuasa Pengguna Barang. b. Pada Tab Pengadaan menyusun rencana usulan pengadaan BMN dan menghitung Standard Barang dan Standar Kebutuhan (SBSK), selanjutnya cetak RKBMN Pengadaan. c. Pada Tab Pemeliharaan menyusun daftar BMN yang akan dilakukan pemeliharaan, selanjutnya cetak RKBMN Pemeliharaan. d. Penanggung jawab UAKPB menandatangani Surat Pengantar RKBMN, RKBMN Pengadaan dan/atau RKBMN Pemeliharaan. e. Pada Tab Dokumen, Isi Nomor Surat dan upload scan dokumen Surat Pengantar RKBMN, RKBMN Pengadaan dan/atau RKBMN Pemeliharaan. f. Klik Tombol Ajukan RKBMN KPB agar Tiket RKBMN terkirim ke Pembantu Pengguna Barang Tingkat Wilayah. 2. UAPPB-W a. Klik menu RKBMN KPB, kemudian pilih tiket RKBMN KPB yang telah dikirim KPB, selanjutnya 1) Pada Tab Pengadaan meneliti rencana usulan pengadaan BMN dan SBSK. 2) Pada Tab Pemeliharaan meneliti daftar BMN yang akan dilakukan pemeliharaan. 3) Pada Tab Dokumen, meneliti scan dokumen Surat Pengantar RKBMN, RKBMN Pengadaan dan/atau RKBMN Pemeliharaan. 4) Pada Tab Notifikasi, apabila ada kesalahan yang dilakukan oleh KPB, berikan catatan kemudian klik Tombol Kirim ke Satker. 5) KPB dapat memperbaiki RKBMN sesuai dengan catatan Korwil, dan klik kembali Tombol Ajukan RKBMN KPB agar Tiket RKBMN terkirim ke Pembantu Pengguna Barang Tingkat Wilayah. 6) Jika RKBMN KPB sudah dianggap benar klik Tombol Terima Menjadi RKBMN Kanwil. Lakukan kegiatan tersebut terhadap semua tiket KPB. Pastikan tidak ada KPB yang belum mengirimkan tiket, karena tidak dimungkinkan untuk melakukan susulan tiket KPB. b. Klik Menu RKBMN Kanwil, selanjutnya 1) Pada Tab Tiket Satker, cetak RKBMN Pengadaan dan Pemeliharaan. Tetapi jika ternyata masih ada tiket satker yang dianggap salah maka klik tombol Kembalikan RKBMN KPB agar dapat dikembalikan lagi ke satker (kembali ke nomor 2.a.5). 64 | Buku Manual SIMAN – Direktorat PKNSI, DJKN, Kemenkeu 2015

2) Penanggung jawab PPB-W menandatangani Surat Pengantar RKBMN tingkat Wilayah, RKBMN Pengadaan dan/atau RKBMN Pemeliharaan tingkat Wilayah. 3) Pada Tab Dokumen Pengajuan, isi nomor dan tanggal dokumen serta dan upload scan dokumen

Surat

Pengantar

RKBMN,

RKBMN

Pengadaan

dan/atau

RKBMN

Pemeliharaan tingkat wilayah. Klik Tombol Ajukan RKBMN Kanwil agar Tiket RKBMN terkirim ke PPB - Eselon 1. 3. UAPPB-E1 a. Klik menu RKBMN Kanwil, kemudian pilih tiket RKBMN KPB yang telah dikirim KPB, selanjutnya 1) Pada Tab Pengadaan meneliti rencana usulan pengadaan BMN dan SBSK. 2) Pada Tab Pemeliharaan meneliti daftar BMN yang akan dilakukan pemeliharaan. 3) Pada Tab Dokumen, meneliti scan dokumen Surat Pengantar RKBMN, RKBMN Pengadaan dan/atau RKBMN Pemeliharaan. 4) Pada Tab Notifikasi, apabila ada kesalahan yang dilakukan oleh KPB, berikan catatan kemudian klik Tombol Kirim ke Satker. 5) KPB dapat memperbaiki RKBMN sesuai dengan catatan Eselon 1, dan klik kembali Tombol Ajukan RKBMN KPB agar Tiket RKBMN terkirim ke PPB - Eselon 1. 6) Jika tidak ingin mengembalikan ke KPB, Eselon 1 dapat melakukan ubah, hapus dan delete pada RKBMN KPB. 7) Jika RKBMN KPB sudah dianggap benar klik Tombol Terima Menjadi RKBMN Kanwil. Lakukan kegiatan tersebut terhadap semua tiket Korwil dan KPB. Pastikan tidak ada Korwil dan KPB yang belum mengirimkan tiket, karena tidak dimungkinkan untuk melakukan susulan tiket KPB. b. Klik Menu RKBMN Eselon 1, selanjutnya 1) Pada Tab Tiket Eselon 1, cetak RKBMN Pengadaan dan Pemeliharaan. Tetapi jika ternyata masih ada tiket satker yang dianggap salah maka klik tombol Kembalikan RKBMN Kanwil agar dapat dikembalikan lagi ke satker (kembali ke nomor 3.a.5). 2) Penanggung jawab Eselon 1 menandatangani Surat Pengantar RKBMN tingkat Eselon 1, RKBMN Pengadaan dan/atau RKBMN Pemeliharaan tingkat Eselon 1. 3) Pada Tab Dokumen Pengajuan, isi nomor dan tanggal dokumen serta dan upload scan dokumen

Surat

Pengantar

RKBMN,

RKBMN

Pengadaan

dan/atau

RKBMN

Pemeliharaan tingkat Eselon 1. Klik Tombol Ajukan RKBMN Eselon 1 agar Tiket RKBMN terkirim ke Pengguna Barang. 65 | Buku Manual SIMAN – Direktorat PKNSI, DJKN, Kemenkeu 2015

BAB X LAIN-LAIN

1. Cara mengecilkan foto dengan Microsoft Office Picture Manager a. Klik kanan pada file foto yang akan dikecilkan sizenya, pilih Open With>> Microsoft

Office Picture Manager

b. Klik tombol Edit Pictures, maka disebelah kanan akan muncul menu Change Picture

Size kemudian klik :

Dapat memilih Resize atau Compress Pictures.




Resize Pilih option Predefined width x height, kemudian pilih Web - Small, kemudian klik OK.



Compress Resize

Pilih Web pages kemudian klik Ok. c. Kemudian Klik Menu File>>Save As, untuk membentuk file baru dalam format *.JPEG.


2. Cara mengecilkan foto dengan Paint a. Buka program Paint

b. Open file gambar yang akan di rize

c. Klik menu Rize, isi horisontal 450 pixel. d. Kemudian Klik Menu File>>Save As, untuk membentuk file baru dalam format *.JPEG.

3. Mengecilkan hasil scan dokumen

Setiap dokumen yang diupload di SIMAN sebaiknya dilakukan re-size atau pengecilan dokumen untuk mempermudah proses upload. Contoh cara melakukan compress pfd dengan menggunakan aplikasi freepdfcompress


BAB XI HELPDESK SIMAN Untuk mempermudah komunikasi antara pengembang SIMAN dengan user SIMAN, maka user SIMAN dapat menghubungi helpdesk KPKNL, Kanwil DJKN dan Kantor Pusat DJKN. 1.

2.

Direktorat Pengelolaan Kekayaan Negara dan Sistem Informasi, DJKN

a. Web SIMAN https://www.djkn.kemenkeu.go.id/websiman/.

c.q. Subdirektorat Perencanaan dan Pengembangan Sistem Aplikasi

b. Email [email protected]

Helpdesk Kanwil DJKN 1. Kanwil DJKN Aceh 2. Kanwil DJKN Sumatera Utara 3. Kanwil DJKN Riau, Sumatera Barat dan Kel. Riau 4. Kanwil DJKN Sumatera Selatan, Jambi dan Bk. Belitung 5. Kanwil DJKN Lampung dan Bengkulu 6. Kanwil DJKN Banten 7. Kanwil DJKN DKI Jakarta 8. Kanwil DJKN Jawa Barat 9. Kanwil DJKN Jawa Tengah dan D.I. Yogyakarta 10. Kanwil DJKN Jawa Timur 11. Kanwil DJKN Kalimantan Barat 12. Kanwil DJKN Kalimantan Selatan dan Tengah 13. Kanwil DJKN Kalimantan Timur 14. Kanwil DJKN Bali dan Nusa Tenggara 15. Kanwil DJKN Sulawesi Selatan, Tenggara dan Barat 16. Kantor Wilayah DJKN Sulawesi Utara, Tengah, Gorontalo, dan Maluku Utara 17. Kanwil DJKN Papua dan Maluku

1. 2. 3.

[email protected] [email protected] [email protected]

4.

[email protected]

5. 6. 7. 8. 9.

[email protected] [email protected] [email protected] [email protected] [email protected]

10. [email protected] 11. [email protected] 12. [email protected] 13. [email protected] 14. [email protected] 15. [email protected] 16. [email protected] 17. [email protected]




1 Buku Manual SIMAN Direktorat PKNSI, DJKN, Kemenkeu Perencanaan BMN

Recommend Documents