VOORWOORD Bij de vele activiteiten die SAC in het jaar 2011 heeft ontwikkeld, bleef het faciliteren van onderwijs voor jongeren in drie deelstaten in India (West Benghalen, Jharkhand en Orissa) als belangrijkste statutaire doelstelling centraal staan. De manier waarop invulling aan deze statutaire doelstelling is gegeven heeft er toe geleid dat de betrokkenheid van de (lokale) omgeving is vergroot, en de actieve participatie en inzet van indirekt betrokkenen is toegenomen. SAC juicht deze ontwikkeling toe en ziet dit als een duidelijke stap voorwaards in de doorbreking van de armoedecirkel en de facilitering van de onderwijsmogelijkheden voor jongeren. In het afgelopen verslagjaar hebben wij afscheid genomen van een aantal ervaren vrijwilligers. De daardoor ontstane vacatures zullen door het bestuur zo goed mogelijk worden ingevuld. Het ligt in de bedoeling om via de verschillende media (nieuwsbrief, website, etc) de aandacht van derden te trekken en deze te interesseren voor een van de aanwezige vacatures. In het begin van het verslagjaar hebben een aantal studenten van Fontys Hogeschool een onderzoek gedaan naar het imago van SAC. Punten die daarbij aan de orde kwamen waren onder andere de betrouwbaarheid, de efficiëntie, de transparantie en de uitstraling van SAC. Dit heeft geresulteerd in een aantal aanbevelingen en verbeterpunten die zouden moeten resulteren in een verbetering van het imago en het binnenhalen van nieuwe sponsors. Onderdelen van dit rapport komen in het bestuursverslag nog aan de orde. Ook is er in de loop van 2011 twee maal een brainstormingsessie gehouden waarbij eenieder zijn mening kon geven over bestaand en nieuw beleid. Deze sessies hebben bijgedragen tot verheldering van bestaande onduidelijkheden en verduidelijking van reeds ingezet beleid. Ook zijn er diverse nieuwe ideeën naar voren gebracht die door het bestuur zijn overgenomen. De meesten daarvan zijn inmiddels binnen de SAC organisatie geïmplementeerd. Het grote voordeel van deze sessies is ook dat er een beleid ontstaat dat door alle vrijwilligers van SAC wordt onderschreven. De in 2010 in het leven geroepen ICT werkgroep heeft met succes haar opdracht in 2011 kunnen afronden door de introductie van een voor SAC gemaakte intranet faciliteit. Iedere vrijwilliger kan sindsdien van huis uit inloggen op de server van het SAC kantoor, waardoor de mobiliteit sterk is toegenomen. Ook is door een schenking van apparatuur van “De Jonge Onderzoekers” de hardware geheel “up to date” gebracht. Tot slot willen wij onze sponsoren en alle vrijwilligers dank zeggen. Door hun bijdragen c.q. inzet is SAC er ook in 2011 in geslaagd op een adequate wijze invulling te geven aan haar statutaire doelstelling : de facilitering van onderwijsmogelijkheden voor jongeren in een drietal deelstaten in India.
1
INHOUD VOORWOORD ........................................................................................................................................ 1 1
BESTUURSVERSLAG 2011 ........................................................................................................... 3
2
OVERIGE BESTUURSACTIVITEITEN ........................................................................................... 7 2A
3
ACTIEPLAN 2011 .................................................................................................................... 9
DOELSTELLING EN STRATEGIE ................................................................................................ 10 3A
MOTIVATIE ........................................................................................................................... 10
3B
VERSCHUIVING BINNEN DE REGIO’S IN INDIA ............................................................... 10
3C
MILLENNIUMDOELEN .......................................................................................................... 11
3D
LEER- EN VERBETERPUNTEN ........................................................................................... 11
3E
OORSPRONG ....................................................................................................................... 11
4
GOVERNANCE ............................................................................................................................. 13 4A
ONTWIKKELING (TERUGLOOP) SPONSORSCHAPPEN SAC ......................................... 14
4B
SAMENWERKING ................................................................................................................. 14
4C
PERSONELE BEZETTING ................................................................................................... 15
4D
MARKETING EN COMMUNICATIE ...................................................................................... 15
4E
PROJECTEN ......................................................................................................................... 17
4F
SAMENWERKINGSVERBANDEN ........................................................................................ 21
5
FINANCIEEL VERSLAG ............................................................................................................... 22
6
BELEIDSPLAN 2011 – 2016 ......................................................................................................... 24 6A
ACTIEPLAN 2012 .................................................................................................................. 24
6B
INLEIDING ............................................................................................................................. 25
6C
HUIDIGE ONTWIKKELINGEN IN DE MARKT ...................................................................... 25
6D
VERANDERINGEN IN INDIA ................................................................................................ 25
6E
WAARMEE WORDT SAC GECONFRONTEERD ................................................................ 26
6F
STERKE KANTEN VAN SAC ................................................................................................ 26
6G
VERBETERPUNTEN VOOR SAC ........................................................................................ 26
6H
WAAR LIGGEN KANSEN VOOR SAC ................................................................................. 26
6I
BEDREIGINGEN ....................................................................................................................... 27
6J
DE KOMENDE JAREN …………………… ................................................................................ 27
7
PROGRAMMA VOOR DE KOMENDE JAREN ............................................................................. 28
8
JAARREKENING 2011 ................................................................................................................. 29
9
BEGROTING 2012 ........................................................................................................................ 43
10
CONTROLEVERKLARING ....................................................................................................... 44
11
VERANTWOORDINGSVERKLARING BESTUUR ................................................................... 46
2
1
BESTUURSVERSLAG 2011
Statutaire naam van SAC : Stichting Actie Calcutta Vestigingsplaats van SAC : Eindhoven Rechtsvorm van SAC
: Stichting
Stichting Actie Calcutta staat ingeschreven bij de Kamer van Koophandel te Eindhoven onder nummer 41197980 Statutenwijzigingen hebben in 2011 niet plaatsgevonden. De laatste statutenwijziging was in het jaar 2006. De samenstelling van het Algemeen Bestuur was op 31 december 2011 als volgt : Mevr. J. Jansen, Hr. P .Rooimans Hr. W. de Jongh Hr. G. Vijverberg Mevr. M. Hillenaar Hr. L. Hoogendam
Eindhoven Eindhoven Eindhoven Eindhoven Eindhoven Eindhoven
Voorzitter Secretaris Penningmeester Bestuurslid Projecten Bestuurslid Sponsoring Bestuurslid bureauzaken
In de vacature voor het bestuurslidmaatschap Marketing &Communicatie was per ultimo 2011 nog niet voorzien. Bovengenoemde bestuursleden zijn voor de eerste keer benoemd in de volgende jaren : Mevr. J. Jansen Hr. P. Rooimans Hr. W. de Jongh Hr. G. Vijverberg Mevr. M. Hillenaar Hr. L. Hoogendam
maart oktober september januari juni juni
2008 2005 2009 2003 2009 2006
De benoeming geschiedt voor een periode van 3 jaar. Bestuursleden zijn herbenoembaar. Voor wat betreft de nevenfuncties kan worden vermeld dat mevr. Jansen in 2011 werkzaam was als adjunct-directeur van Fontys hogeschool ICT, terwijl de heer de Jongh werkzaam is als zelfstandig accountant en als penningmeester van de Stichting Jonge Onderzoekers Eindhoven. De overige bestuursleden vervullen geen nevenfuncties. De installatie van een Raad van Advies zal door de toezegging van een drietal personen om daarvan deel uit te gaan maken, begin 2012 een feit zijn. SAC heeft er 3
alle vertrouwen in dat deze personen, door hun ervaring in het bedrijfsleven en het onderwijs alsmede door hun netwerken een positieve bijdrage kunnen leveren in de beleidsvorming van SAC enerzijds en de naamsbekendheid van SAC anderzijds. Daarnaast zal ook de klankbordfunctie voor het bestuur de toegevoegde waarde van een dergelijk orgaan zeker onderstrepen ! De oprichtingsvergadering van de Raad van Advies staat gepland voor 12 april 2012.
Het vergroten van de naamsbekendheid was en bleef voor het bestuur in het jaar 2011 een van de speerpunten van beleid. Adviezen van derden waren derhalve welkom en konden worden meegenomen in de weging van maatregelen om dit streven uiteindelijk te realiseren. SAC heeft daarnaast aan een aantal studenten van Fontys Hogescholen gevraagd om een onderzoek te verrichten naar de transparantie, de betrouwbaarheid en de uitstraling van de SAC organisatie. De wens van SAC was daarbij om aan te geven welke eventuele verbeterpunten zouden kunnen worden vermeld en geïmplementeerd met als uiteindelijk resultaat de vergroting van de naamsbekendheid en de consolidatie van het aantal sponsors. De onderzoekers hebben naast een analyse van de organisatiestructuur, de charitatieve markt en de concurrentie ook nog een doelgroepen analyse gemaakt. Tevens hebben zij een aantal verbeterpunten aangegeven die het bestuur niet alleen heeft overgenomen, maar ook als actiepunten heeft vermeld in het actieplan 2012. De opmerking die daarbij in het oog springt is dat SAC plannen heeft ontwikkeld om doelgroepgericht te gaan werken. Deze doelgroep benadering heeft veel kenmerken 4
die ook SAC aanspreken. Denk daarbij aan : het neutrale karakter van de stichting, leeftijd 40 tot 60 jaar, modaal inkomen en hoger, affiniteit met goede doelen, hoog computer gebruik etc. Als onderdeel van deze doelgroep benadering blijft natuurlijk de wat oudere doelgroep ook van groot belang voor SAC ! Naast bovengenoemde verbeterpunten hebben de onderzoekers gesteld dat:
De identiteit duidelijker moet overkomen. De betrouwbaarheid meer moet worden benadrukt. Het lage kostenplaatje uitdrukkelijk moet worden vermeld. Meer gebruik moet worden gemaakt van moderne media middelen.
Het bestuur spreekt zijn waardering uit voor de tijd en de moeite die de onderzoekers (belangeloos) in het rapport hebben gestoken. Het bestuur heeft de in 2011 gehouden “brainstormsessies” als zeer waardevol ervaren. De achterliggende gedachte om medewerkers van SAC ook hun input te laten leveren in het tot stand komen van beleid, heeft goed gewerkt. Vragen die centraal stonden hadden onder andere betrekking op Naam Sponsorschappen (hoe te handelen bij nieuwe locaties), moeten we ons terugtrekken uit bepaalde gebieden, hoe staan we tegenover de samenwerking met lokale NGO’s en Social Development Centres en waar willen we dat SAC over 5 jaar staat. Op al deze vragen is door de deelnemers aan de brainstorming goed beargumenteerd gereageerd en gediscussieerd. Het bestuur ziet de resultaten van deze brainstorming dan ook als bouwstenen voor nieuw beleid. De organisatie heeft in 2011 afscheid genomen van een aantal ervaren medewerkers. Daar staat tegenover dat een aantal nieuwe medewerkers zich bereid heeft verklaard om hetzij als vrijwilliger, hetzij als adviseur, zich te gaan inzetten voor SAC. Zodoende kon bijtijds worden geanticipeerd op de vacature in het bestuur die in 2012 ontstaat omdat de vertegenwoordiger van de Projecten Commissie de statutaire leeftijdslimiet van 75 jaar bereikt. Het bestuur verwacht veel van deze nieuwe medewerkers die met name op het gebied van de projecten, de marketing, de communicatie, de fondsenwerving, de benadering van bedrijven en de ICT, reeds hun sporen hebben verdiend. ! SAC kan met gepaste trots meedelen dat in 2011 de introductie van een goed functionerend “intranet” tot stand is gekomen. Dit betekent dat alle (kantoor) computers zijn aangesloten op een centrale server en dat de medewerkers vanuit hun werkplek thuis kunnen inloggen op kantoor. Zodoende kunnen zij niet alleen van huis uit documenten bekijken en bewerken, ook kan gebruik gemaakt worden van het e-mail verkeer en heeft eenieder een eigen uniek adres. Het is evident dat de mobiliteit van de verschillende medewerkers hierdoor sterk is toegenomen, evenals de aantrekkelijkheid om voor SAC te gaan werken als men niet vaak in de gelegenheid is om naar kantoor te komen. In de loop van het verslagjaar zijn er een tweetal reizen van telkens twee bestuursleden naar India geweest. Daarbij lag de nadruk op het monitoren van de projecten en hostels in verschillende regio’s. Tijdens de reis van de voorzitter en de secretaris is tevens een bezoek gebracht aan het Rainbow Homes Coordination Centre in Hyderabad, van waaruit alle homes in India worden gecoördineerd en 5
nieuwe homes volgens een vast ontwikkelplan worden gerealiseerd. De bedoeling was vooral om de werkwijze van deze organisatie te bezien en hoe zij tezamen met de overheid tot het opzetten van de rainbow homes zijn gekomen. De rainbow homes worden in Hyderabad aangestuurd door een netwerk van 8 verschillende (lokale) NGO’s. Deze NGO’s treden gezamenlijk op richting overheid, gaan uit van het community based principe en streven naar duurzaamheid. Dit laatste blijkt uit het gegeven dat de overheid na drie jaar de financiering voor eigen rekening neemt en de homes dus niet meer afhankelijk zijn van de lokale NGO’s. Tijdens de reizen van bestuursleden naar India is dankbaar gebruik gemaakt van de binnen de SAC organisatie opgestelde “Topics of discussion for visit of SAC members to school or Social Development Centres with Balwadis and/or coaching units”. Deze formulieren waren vooraf aan de te bezoeken locaties toegestuurd en in de meeste gevallen ook adequaat ingevuld. Inmiddels zijn de meegebrachte formulieren ingescand en derhalve ook digitaal beschikbaar. Deze werkwijze bevordert voor de toekomst uniformiteit van de gesprekken en van de wijze van monitoren van de locaties.
Balwadi centrum in de omgeving van Dumka
6
2
OVERIGE BESTUURSACTIVITEITEN
In het kader van de in 2011 geïntroduceerde kwaliteit cyclus is begin van dat jaar een Actieplan 2011 tot stand gekomen. De daarin verwoorde doelstellingen waren zo meetbaar mogelijk (“smart”) gemaakt zodat aan het begin van 2012 het bestuur zichzelf een spiegel heeft kunnen voorhouden. Van de 13 in het actieplan 2011 verwoorde doelstellingen zijn de meeste gerealiseerd, dan wel is er een aanzet gegeven tot realisatie. Enkele activiteiten springen daarbij in het oog zoals daar zijn:
Afbouw van locaties in India die al meer dan 15 jaar worden gesponsord. Implementatie van het begrip “duurzaamheid” op diverse locaties. De opzet van een Marketing & Communicatie plan.
Met bovengenoemde activiteiten is in de loop van 2011 een aanvang gemaakt. Ook is bijtijds aan de diverse locaties in India aangegeven dat binnen een bepaalde tijd de ondersteuning door SAC zal worden afgebouwd c.q. verminderd. Duurzaamheid in het kader van (uiteindelijk) zelfredzaamheid speelt daarbij een belangrijke rol. De opzet van een geheel nieuw Marketing & Communicatie plan is in concept ter beoordeling aan het bestuur voorgelegd en met enige kleine aanpassingen aangenomen. Onderdelen daarvan zullen in de loop van dit jaarverslag nog aan de orde komen. In het kader van de vergroting van de naamsbekendheid is SAC voor het eerst in 2011 in zee gegaan met Socutera. Dit betekende dat een film spotje van anderhalve minuut moest worden aangeleverd waarin SAC zichzelf zou kunnen profileren. De geplande uitzendingen waren rond kerstmis 2011 en hebben uiteindelijk een kleine miljoen kijkers getrokken. Toch is de respons in verhouding tot het aantal kijkers niet erg groot. Het bestuur beraadt zich derhalve of ook in 2012 aan een dergelijke activiteit deelgenomen zal worden. Onderwijs, gezondheidszorg, voeding en onderdak vormen de basis voor een goede ontwikkeling van de jongeren in India. Daarbij is het van belang dat er met het gevolgde onderwijs ook daadwerkelijk wat gedaan wordt. Vandaar dat SAC grote waarde hecht aan vervolgonderwijs in de vorm van een “vocational training” ofwel beroepsonderwijs. SAC is van mening dat er in de deelstaten waarin zij werkzaam is nog te weinig mogelijkheden zijn om beroepsonderwijs te volgen.
7
De organisatiestructuur van SAC per ultimo 2011 kan als volgt worden weergegeven:
Raad van Advies
Secretaris
Bureaumanager
Penningmeester
Voorzitter
Bestuurslid Sponsor Commissie
Bestuurslid
Bestuurslid Commissie Projecten
M&C Commissie (vacature)
Sponsor
Projecten
M&C
Kerngroep Overijssel
Commissie
Commissie
Commissie
Salland
Kerngroep Nijmegen
Kerngroep Alkmaar
De missie/doelstelling van SAC vindt zijn weerspiegeling in bovenstaande organisatie structuur SAC is van mening dat de statutaire doelstelling het best kan worden verwezenlijkt door de inrichting van de organisatiestructuur als hierboven vermeld, gestalte te geven. Tevens blijft SAC op zoek naar een adequate invulling van de M&C vacature in het bestuur. Zolang de genoemde vacature niet is ingevuld kan SAC (ook) gebruik maken van externe adviseurs die zich bereid hebben verklaard desgevraagd hun adviezen om niet te willen geven.
8
2A
ACTIEPLAN 2011
Het actieplan 2011 stond in het teken van de te introduceren kwaliteitscyclus die telkens een kalenderjaar moest omvatten. De daarin verwoorde doelstellingen zijn zo “smart” mogelijk gemaakt. Daardoor kan het bestuur zichzelf een spiegel voorhouden. De meeste actiepunten zijn in het afgelopen verslagjaar ook daadwerkelijk gerealiseerd zoals daar zijn:
Volledige en tijdige financiële rapportage van door SAC gesponsorde locaties.
Inventarisatie van Indiase Social Development Centres.
De afbouw van locaties die al meer dan 15 jaar worden gesponsord is gestart.
Het zoeken naar nieuwe locaties die in aanmerking komen voor sponsoring is begonnen.
Het begrip “duurzaamheid” is op diverse locaties geïmplementeerd.
Samenwerkingsverbanden met lokale NGO’s worden onderzocht.
Oriëntatie werkwijze opzetten rainbow homes (duurzaam, community based).
Een nieuwe intranet structuur is gerealiseerd zodat ook van huis uit op de server van de stichting kan worden ingelogd.
Er is een eerste concept Marketing & Communicatieplan tot stand gekomen.
De meerjarenbegroting maakt ook deel uit van de verslaggeving.
De procedure beschrijving voor projecten is gereed.
De aanpassing van het sponsorprogramma en het opzetten van een geheel nieuwe (digitale) archiefstructuur blijven punten van aandacht. Daarnaast blijft – zoals eerder gemeld – de invulling van de vacatures een voortdurende bron van zorg voor het bestuur.
9
3
DOELSTELLING EN STRATEGIE
De invulling van de statutaire doelstelling, waarbij de nadruk ligt op het faciliteren van onderwijsmogelijkheden voor jongeren in de eerder genoemde drie deelstaten in India, blijft centraal staan bij de activiteiten die SAC ontwikkelt. Toch wil SAC deze doelstelling in een breder perspectief plaatsen door ook de medische zorg, de voeding en het onderdak als randvoorwaarden te blijven beschouwen. Goed onderwijs kan slechts worden gegeven indien ook aan die randvoorwaarden is voldaan ! 3A
MOTIVATIE
SAC heeft als speerpunten van haar beleid twee zaken centraal gesteld. Het eerste uitgangspunt is “duurzaamheid”. Duurzaamheid in de zin van “zelfredzaamheid”. Dit houdt in dat de ondersteuning van hostels of scholen niet als “vanzelfsprekend” mag worden beschouwd. Uitgangspunt moet zijn dat de door SAC gegeven hulp moet worden gezien als een hefboom voor goed onderwijs aan jongeren en het streven om binnen niet te lange tijd op eigen benen te kunnen staan. De afhankelijkheid moet daarom vanaf het begin gezien worden als een tijdelijke zaak. Het tweede uitgangspunt is “all inclusive”. Dit betekent dat bij de zojuist genoemde ontwikkeling ook de omgeving (in de breedste zin van het woord) er bij betrokken wordt. SAC kan met voldoening constateren dat in een groot aantal gevallen de eerste stappen naar zelfredzaamheid reeds zijn gezet. Initiatieven om land intensiever te gaan verbouwen en de door de community geïnitieerde spaarvormen, waardoor na verloop van tijd investeringen kunnen worden gedaan, worden dan ook door SAC aangemoedigd. Toch moet ook geconstateerd worden dat niet in alle gevallen met name de hostels erg initiatiefrijk zijn. In een aantal gevallen redeneert men wat gemakkelijk met als gedachte :”Laat komen wat komt”. Men gaat er waarschijnlijk in een aantal gevallen te gemakkelijk van uit dat eventuele tekorten wel worden opgevangen. Toch is in gesprekken met vertegenwoordigers van deze instituten gebleken dat ook zij voorstander zijn van het duurzaamheidsprincipe waarbij zelfredzaamheid voorop staat. 3B
VERSCHUIVING BINNEN DE REGIO’S IN INDIA
De beleidswijzigingen als gevolg van bovengenoemde doelstellingen hebben er toe geleid dat een aanvang is gemaakt met de afbouw van de ondersteuning die SAC heeft gegeven aan diverse locaties. Het ligt in de bedoeling om met name locaties die al meer dan 15 jaar worden ondersteund, af te bouwen in een periode van 3 jaar. Dit betekent niet dat SAC zich uit zulk een regio terugtrekt. In tegendeel. Het geeft juist de mogelijkheid aan andere locaties om mogelijkerwijs voor ondersteuning in aanmerking te komen. Ook blijft het mogelijk om projectaanvragen in te dienen die, afhankelijk van de vastgestelde criteria, al dan niet zullen/kunnen worden gehonoreerd. De evaluatie van bovengenoemd beleid heeft regelmatig plaatsgevonden in de door het bestuur uitgeschreven Algemene Bestuursvergaderingen. Tijdens deze vergaderingen is door de sponsor commissie gewezen op de gevolgen van de nieuw ingeslagen wegen als gevolg van de verschuiving binnen de regio’s in India. 10
Het beleid is zodoende meetbaar geworden waarbij de gevolgen door de communicatie met India tijdens de diverse evaluatie momenten konden worden meegenomen. Omdat de nieuwe uitgangspunten van beleid door SAC zelf zijn geïnitieerd, zijn de risico’s voor het behalen van de doelstelling (afbouw van reeds lang gesteunde locaties en het honoreren van aanvragen van nieuwe locaties) niet erg groot. De in het actieplan 2012, het beleidsplan 2011-2016 en de meerjarenbegroting geformuleerde doelstellingen daarentegen blijven op een aantal punten onzeker.
3C
MILLENNIUMDOELEN
In het jaar 2000 hebben regeringsleiders van 189 landen afgesproken om vóór 2015 de belangrijkste wereldproblemen aan te pakken. Daartoe zijn acht concrete doelstellingen vastgelegd. Voor SAC zijn de millennium doelen nummer 2 : “Alle kinderen naar school” en 3: “Gelijke participatie van jongens en meisjes in het onderwijs “ als uitgangspunt van beleid doorslaggevend. SAC blijf goed onderwijs aan kinderen zien als een mogelijkheid om uiteindelijk de armoedecirkel te doorbreken. SAC ziet ook de spin-off van haar beleid naar andere millennium doelstellingen zoals daar zijn: De halvering van de armoede (nr.1) Meer mensen in een duurzaam leefmilieu (nr.6) 3D
LEER- EN VERBETERPUNTEN
Duidelijk zal zijn dat in het kader van de boven geformuleerde doelstelling en strategie een aantal leer- en verbeterpunten kunnen worden geformuleerd. Als voornaamste punten kunnen worden genoemd: Communicatie over het terugtrekken uit locaties bij onduidelijkheid van bestedingen c.q. bij het niet meer kunnen bezoeken van locaties. Een gestructureerde benaderingswijze van bedrijven voor de werving van sponsorgelden. Het formuleren van randvoorwaarden voor de samenwerking met lokale NGO’s. SAC is er zich van bewust dat de oplossing voor genoemde leer- en verbeterpunten van groot belang is voor een kwalitatief goede invulling van de reeds verwoorde doelstelling en strategie. Er zullen dan ook initiatieven ontwikkeld worden om aan de genoemde punten tegemoet te komen. 3E
OORSPRONG
SAC vindt zijn oorsprong in de jaren zestig van de vorige eeuw, toen een Nederlandse zakenman tijdens een reis naar het toenmalige Calcutta (nu : Kolkata) getroffen werd door de activiteiten van moeder Teresa. Moeder Teresa zorgde voor de opvang van straatkinderen, bood hen onderdak en verzorgde onderwijsmogelijkheden. Hierdoor kregen de (kansloze) kinderen uitzicht op een beter bestaan. Uiteindelijk is in de jaren zeventig een stichting in het leven geroepen 11
die zich ten doel stelde onderwijs aan kansarme jongeren mogelijk te maken door de sponsoring vanuit Nederland van een gelimiteerd aantal kinderen. Tot eind vorige eeuw concentreerde SAC zich vooral op de sponsoring van kinderen en slechts in geringe mate op projecten. De verhouding bedroeg toen ongeveer 80 : 20 . Momenteel is, door de toename van de project activiteiten, de verhouding ongeveer 50 : 50 . Een effectief marketingbeleid blijft voor bovengenoemde activiteiten van groot belang. De hieruit voortvloeiende doelstelling is door het bestuur verwoord als het behoud van een minimum aantal door sponsors gesteunde kinderen van 3500. Tijden veranderen. Als we er niet in slagen het aantal sponsoren op minimaal het zelfde niveau te houden dan kan het aantal gesponsorde kinderen in 2012 mogelijk teruglopen naar 2500 !
12
4
GOVERNANCE
Het bestuur is ook in 2011 geconfronteerd met een dalende tendens van sponsorschappen voor onderwijs aan jongeren in India. Hoewel deze tendens verklaarbaar is vanwege het grote aantal sponsors op leeftijd probeert SAC er alles aan te doen om deze lijn om te buigen. Met het actief benaderen van een jongere doelgroep probeert SAC hier verandering in te brengen. Governance omvat niet alleen de manier waarop gelden worden verworven en besteed. Ook de aansturing van de SAC organisatie en de invulling van de activiteiten die SAC tot haar doelstelling heeft gerekend zijn daarbij belangrijk. Toch probeert SAC het aantal gesponsorde kinderen zoveel mogelijk op niveau te houden. Dit kan echter niet zonder een gedeelte van de in het verleden opgebouwde reserves daarvoor aan te wenden. De overige giften komen van nalatenschappen, opbrengsten van acties, maar ook van sponsoring door bedrijven. Meestal zijn deze giften bestemd voor specifieke projecten in India. Zoals al eerder is gemeld zal in de eerste helft van 2012 een Raad van Advies worden geïnstalleerd. Het ligt in de bedoeling dat tijdens de oprichtingsvergadering afspraken worden gemaakt over de taakverdeling tussen de Raad van Advies en het bestuur. Uitgangspunt zal daarbij zijn de taken die de bestuursleden binnen het hun toegewezen aandachtsgebied momenteel vervullen. De toekenning van sponsorschappen maar ook de inpassing van de wijze waarop dit gebeurt in de beleidsvoornemens zijn in het verslagjaar verder in kaart gebracht. De criteria zijn nu helder en duidelijk zodat nog eens wordt onderstreept dat het doel van de sponsorschappen is het ondersteunen van onderwijs en onderwijsfaciliteiten voor jongeren in de regio’s waar SAC werkzaam is in India. Zonder deze steun kunnen deze jongeren geen onderwijs volgen vanwege armoede en/of onwetendheid van de ouders. Grofweg twee derde van de gesponsorde kinderen behoren tot de inheemse stammen (scheduled tribes), en een derde tot de kastelozen (scheduled casts, dalits). Naast het reguliere onderwijs zijn nog een tweetal ontwikkelingen van belang. Enerzijds de scholing in” tuition” of “coaching classes” (bijles- of huiswerk begeleidingsgroepen) en anderzijds het Balwadi onderwijs (dorpsschooltjes en kleuterklasjes). Vooral deze laatstgenoemde onderwijsvorm is volgens SAC erg belangrijk omdat deze de basis vormt voor een goede onderwijsontwikkeling en tevens “Community Based” is. De bevolking wordt actief betrokken bij het leerproces en ziet hoe de jongeren een goede basis krijgen voor het volgen van het reguliere onderwijs. Transparantie is een absolute noodzaak wil men een goed en gefundeerd oordeel kunnen geven over de manier waarop ter beschikking gestelde gelden worden of zijn besteed. SAC is zich hiervan terdege bewust en zorgt er daarom ook voor dat de terugrapportage via de moderne media zoals website en internet, maar ook via fysieke rapportages tot stand komt en wordt gehouden. De terugrapportage over gerealiseerde projecten is daarbij al in veel gevallen met waardering ontvangen. De terugrapportage in de vorm van financiële verslagen uit India, waarbij kan worden gezien hoe de ter beschikking gestelde gelden zijn besteed, doet daar niet bij onder. SAC constateert met voldoening dat deze informatie een belangrijk hulpmiddel vormt voor de vaststelling van het beleid ten overstaan van kind sponsorschappen in verschillende locaties.
13
4A
ONTWIKKELING (TERUGLOOP) SPONSORSCHAPPEN SAC
4000 3500 3000 2500 2000 1500
Aanvulling SAC Algemeen Naam + Groep
1000 500 0
4B
SAMENWERKING
Wil het volgen van onderwijs, op welke leeftijd dan ook, effectief zijn, dan zullen ook de randvoorwaarden waaronder onderwijs kan worden gevolgd zo goed mogelijk in orde moeten zijn. Bij het Balwadi onderwijs, maar ook bij het reguliere onderwijs en de vocational training (beroepsonderwijs) houdt dit in dat de huisvesting in orde moet zijn. SAC ondersteunt deze vormen van onderwijs, waarbij ook Calcutta Rescue Nederland (CRN) een belangrijke rol speelt. CRN richt zich vooral op de mobiele gezondheidszorg en heeft tezamen met SAC via sponsorschappen een aantal projecten gefinancierd. Ook hebben zij geparticipeerd in de financiering van een schoolgebouw waardoor de facilitering van het onderwijs nog eens extra is benadrukt. Ook hebben diverse lokale NGO’s geparticipeerd in het opzetten van het Balwadi onderwijs in vooral kleine dorpskernen. SAC overweegt om ook te participeren in het opzetten van een of meerdere Rainbow Homes in de gebieden waar zij werkzaam is. Rainbow Homes maken gebruik van (soms gedeeltelijk) leegstaande schoolgebouwen om de opvang van straatjongeren te verzorgen. Straatjongeren krijgen daarbij niet alleen onderwijs, onderdak en voeding, ook worden zij begeleid bij hun algemene ontwikkeling. De samenwerking met Partnership Foundation zou daartoe een uitstekend uitgangspunt zijn. Temeer omdat het concept dat door hen is geïntroduceerd tot nu toe erg succesvol is gebleken.
14
4C
PERSONELE BEZETTING
Onder verwijzing naar het organigram op pagina 8 blijkt dat SAC nog steeds zoekt naar invulling van de vacature in het bestuur voor Marketing & Communicatie. SAC is en blijft een vrijwilligersorganisatie. Dit houdt onder andere in dat noch bestuur, noch de overige medewerkers enige bezoldiging ontvangen. Vandaar ook dat de personeelskosten nihil zijn en het kostenpercentage eigen fondsenwerving slechts 4,8 % bedraagt. De kosten van beheer en administratie bedragen 4,3 %. 4D
MARKETING EN COMMUNICATIE
De Marketing en Communicatie commissie heeft zich onder andere ten doel gesteld de naamsbekendheid van SAC te vergroten en de fondsenwerving verder te optimaliseren. Om deze organisatiedoelen te bereiken, meet zij dit aan haar kernwaarden zoals daar zijn:
Betrouwbaar Betrokken Bescheiden / onbaatzuchtig Transparant / toegankelijk Daadkrachtig
De M&C commissie heeft als marketing doelstelling voor de komende 3 jaren geformuleerd : Per jaar 10% meer sponsors en per jaar 5% meer inkomsten voor projecten. SAC focust zich daarbij op een aantal primaire doelgroepen: A : privé personen B : ondernemingen C : non-profit instellingen Naast bovengenoemde doelgroepen is het de intentie dat SAC zich ook blijft richten op de huidige sponsors en donateurs. De externe analyse leidt er toe dat de noodzaak des te groter is geworden omdat de overheid zich steeds meer terugtrekt en geldgevers kritischer worden en meer concrete resultaten willen zien. De interne analyse laat zien dat fondsenwerving vooral plaats vindt via de vrijwilligers van SAC, door persoonlijke contacten met particulieren, bedrijven, scholen etc. Ook worden regelmatig bedragen ontvangen uit erfenissen en legaten. De communicatie doelstelling om uiteindelijk meer donateurs en sponsors te werven concentreert zich op een drietal uitgangspunten : 1 : Een grotere naamsbekendheid bewerkstelligen door het vergroten van kennis van doelgroepen : Wie is SAC ? Waar staat SAC voor en waarom ? Waarom heeft SAC mijn hulp nodig ? SAC kampt met een lage naamsbekendheid. Naamsbekendheid opbouwen (met een heel beperkt budget) is een van de uitdagingen waar SAC voor staat. 15
2 : Een positieve houding richting SAC creëren :
SAC moet worden gezien als een daadkrachtige organisatie, die werkt met enthousiaste onbetaalde medewerkers waardoor een zeer hoog percentage van mijn donatie naar India gaat. Als donateur spreekt mij dit aan omdat ik het belangrijk vind dat mensen belangeloos mensen helpen. Ik heb vertrouwen in de stichting en haar beleid hetgeen ook bedrijven en sponsors zal aanspreken vanuit hun maatschappelijke verantwoordelijkheid.
3 : Actie:
Zorg dat men naar de website van SAC gaat voor meer informatie. Laat mensen / bedrijven vaste donateur worden. Laat mensen / bedrijven contact opnemen met SAC.
16
4E
PROJECTEN
In 2011 is weer een groot aantal projecten aanvaard. De aanvragen zijn getoetst aan de hand van een aantal criteria die in de project procedure zijn vastgelegd. Met de steun van een nieuwe medewerker in de projecten commissie zijn de procedures voor de beoordeling opnieuw geformuleerd en in het bestuur besproken. Ook is er een groot aantal projecten afgerond. Van deze projecten heeft de commissie eindrapporten met foto’s ontvangen. Aangevraagde projecten. In 2011 zijn 35 projecten in behandeling genomen:
16 zijn goedgekeurd door het Algemeen Bestuur. 13 zijn afgewezen. 6 projecten zitten nog in de aanvraag fase.
In 2011 zijn er bovendien 2 projecten geaccepteerd die in 2010 zijn aangevraagd. Het totale bedrag voor nieuw geaccepteerde projecten in 2011 is € 108.144 Afgesloten projecten In 2011 zijn 39 projecten afgerond. Deze projecten zijn in verschillende jaren aangevraagd: 2007: 2008:
Twaalf stoomkokers in de regio Berhampur Bouw van een school in Asanbani School uitbreiding Ghatiduba Bouw van een internaat in Dumka Bouw van een slaapzaal en studieruimte in Sitapahar
2009:
Bouw van sanitaire voorzieningen in Baligeria en Kamarchowki Installatie van solar lights in Namosole, Chandua en Belda Uitbreiding van het internaat in Hathimara Uitvoering van dakreparatie en uitbreiding met een eetzaal en keuken in Chilimpur Aanleg van een waterleiding systeem in Murguni Bouw van een keuken en extra kamers in Ghatiduba
2010:
Bouw van een eetruimte in het internaat in Belpahari Stoomkoker in Guttiduba Aanschaf van schoolmeubilair en aanleg van een waterleiding systeem in Taldangal
2011:
Bouw van sanitaire voorzieningen in Kusudia
Graag willen we u hiervan een drietal projecten uitgebreid behandelen die we afgesloten hebben in het jaar 2011:
17
Bouw van het jongensinternaat in Belpahari Het jongensinternaat in Belpahari bestond eerst uit een aantal losstaande gebouwen. Door een sterke toename van het aantal kinderen was het veel te klein geworden. Met steun van SAC is voor de jongens die in Belpahari naar school gaan een gebouw van twee verdiepingen neergezet. Het internaat ligt naast de school. De totale investering bedroeg € 78.178,Belpahari ligt in de deelstaat West-Bengalen. Er wonen veel leden van de Santal stam. In juli 2009, tijdens het regenseizoen, is de bouw van het internaat gestart. Door tegenslagen is de bouw wat vertraagd. Maar nu staat er dan een gebouw van twee verdiepingen dat geschikt is voor de huisvesting van 500 kinderen! Met een keuken, waterleiding, toiletten, septic tanks en zelfs een solarsysteem voor de noodverlichting ’s nachts. Daarnaast is er een drainagesysteem dat er voor zorgt dat het gebruikte water beschikbaar komt voor de groentetuin! Een internaat is een grote noodzaak. De kinderen komen uit de omliggende dorpen. De meesten van hen wonen echter te ver weg om dat stuk iedere dag te kunnen lopen. Een schoolbus is er niet en de wegen zijn slecht. Wanneer er geen internaat zou zijn, zouden de kinderen die verder weg wonen thuis moeten blijven. Zij zouden dan geen onderwijs kunnen volgen. Het onderwijscentrum in Belpahari is de afgelopen tien jaar explosief gegroeid. Van 240 kinderen naar meer dan 1200! Sinds kort is er ook een middelbare school. Eigenlijk heeft de school slechts een capaciteit voor 800 leerlingen. Daarom krijgen de jongere kinderen les in het hostel en de oudere kinderen in de school. De ouders zijn zeer gelukkig met de ontwikkeling van het onderwijs voor hun kinderen. Belpahari is een belangrijk centrum geworden voor de hele omgeving!
Jongens internaat Belpahari
18
Installatie van 12 stoomkokers in de regio Berhampur, deelstaat Orissa Dit project is uitgevoerd over een periode van 3 jaar. De laatste vier stoomkokers zijn in 2011 geïnstalleerd. Noodzaak van stoomkook installaties.
Besparing van 50% van de stookkosten. De kosten van brandhout worden door de ontbossing steeds hoger. Verminderd houtgebruik levert ook een belangrijke bijdrage aan milieubescherming. Men kan nu 2 maaltijden rijst voor 185 kinderen in één keer klaar maken. Het gemak van koken. Vroeger moesten heel grote pannen leeggeschept worden. Nu kan iedere kookketel met een hefboom geleegd worden. Het eten is in ca 30 minuten klaar! En het voedsel blijft ook veel langer warm. Het is hygiënischer en veiliger.
De stoomkokers zijn geïnstalleerd in de volgende locaties: Bodopada, Christnagar, Gopalpur, Gunupur, Lamtaput, Marynagar, Rautpur, Rayagada, Sulludi, Surada, Vincentnagar, Berhampur
Stoomkoker in Bodopada
19
Slaapzaal en studieruimte voor het meisjesinternaat in Sitapahar. Dit project is in november 2008 aangevraagd. De totale kosten bedroegen €32.466. Door de hoge kosten konden wij deze projectaanvraag niet direct accepteren. De projecten commissie heeft de “Holy Cross Sisters” in Sitapahar gevraagd om een prioriteitsstelling. De zusters hebben de voorkeur gegeven aan de uitbreiding van de slaapzaal en dat is ook door de commissie geaccepteerd. In augustus 2010 is de bouw begonnen. Twee leden van SAC hebben het internaat in februari 2011 bezocht. (zie foto hieronder) De slaapzaal is beschikbaar gekomen in maart 2011. Momenteel verblijven in het internaat ongeveer 300 meisjes, allemaal high school leerlingen. De high school heeft 4 klassen (vergelijkbaar met het Nederlandse VMBO). De leeftijd van de meisjes varieert van 12 tot 17 jaar. De studie resultaten mogen er zijn. Van de 49 meisjes die afgelopen jaar examen hebben gedaan zijn er 34 geslaagd in de hoogste categorie en 15 in de tweede categorie.
Slaapzaal voor meisjes internaat Sitapahar
20
Betaald in 2011 voor uitvoering van projecten In onderstaand grafiek wordt een overzicht gegeven van de uitgaven in 2011 voor de uitvoering van projecten. De projecten zijn ondergebracht in de volgende categorieën:
Gebouw en verbouwing Onderwijs Inrichting Sanitair Medicijnen
Betaald in 2011 voor uitvoering van projecten: € 178.865 € 6.824 Gebouw en verbouwing € 70.116
€ 74.706
Inrichting Medicijnen Onderwijs Sanitair
€ 26.838 € 381
4F
SAMENWERKINGSVERBANDEN
Samenwerking vond in 2011 onder andere plaats met de volgende organisaties : Calcutta Rescue Nederland (financiering projecten en sponsoring van kinderen) Stichting Kinderhulp Bodgaya (informatie uitwisseling) Partnership Foundation Nederland (informatie opstarten Rainbow Homes) Stichting Pastoor Vekemansfonds (sponsoring kinderen) Stichting Pandilla (financiering projecten) Stichting Liliana Fonds (informatie uitwisseling) In het kader van de door de overheid aangemoedigde samenwerking van ontwikkelingsorganisaties streeft ook SAC naar samenwerkingsvormen waardoor de missie die zij nastreeft ten behoeve van jongeren in India nog effectiever kan worden gerealiseerd.
21
5
FINANCIEEL VERSLAG
Algemeen In 2011 heeft SAC opnieuw invulling gegeven aan de besteding van reserves welke in het verleden zijn opgebouwd. Als gevolg van deze hogere bestedingen dan ontvangsten sluit de staat van baten en lasten met een tekort van ruim € 86.000. Begroot werd een tekort van € 95.000. De jaarlijkse reguliere ontvangsten voor kindsponsoring zijn niet toereikend om de gebruikelijke betalingen voor kindsponsoring te doen, SAC vult dit aan uit reserves en vrije giften. Ook voor 2012 is opnieuw begroot dat er een deel uit de reserves hiervoor zal worden aangewend, maar ook is de sponsoring van kinderen in India enigszins neerwaarts bijgesteld. Voor de langere termijn zijn echter hogere inkomsten noodzakelijk om de gebruikelijke betalingen te kunnen blijven verrichten. Zonder hogere inkomsten zal SAC in de toekomst helaas genoodzaakt worden haar sponsoring aan India verder te beperken. Uiteraard zullen op naam bestemde bijdragen voor kinderen en donaties 100% doorbetaald blijven worden, maar SAC zal dan geen aanvullende betalingen kunnen doen. Baten De baten uit fondsenwerving kwamen uit op afgerond € 372.000. Dit was € 3.000 lager dan in 2010 en € 17.000 lager dan begroot. De donatiegelden voor kindsponsoring daalden ten opzichte van 2010 met € 4.000. Bestemde giften voor projecten en vrij besteedbare giften daalden met € 30.000. De inkomsten uit nalatenschappen en overige inkomsten waren € 31.000 hoger. De baten uit spaargelden en beleggingen waren € 14.000 lager dan in 2010. Lasten Voor kindsponsoring werd in 2011 circa € 333.000 betaald aan India, op basis van € 100 per kind, gemiddeld voor 3.330 kinderen. De ontvangen bedragen voor kindsponsoring waren voor ruim 2.160 kinderen uitgaande van € 100 per kind. Uit een verplichting uit het verleden is jaarlijks € 50.000 voor 500 kinderen beschikbaar en uit vooruitontvangsten in het verleden was voor 431 kinderen € 100 beschikbaar. Samen derhalve voor 3.091 kinderen. Begroot was kindsponsoring voor 3.300 kinderen. De uitvoering van projecten bedroeg in 2011 circa € 133.000. De financiering vond vooral plaats uit hiervoor ontvangen giften groot circa € 92.000 en uit de bestemmingsreserve voor € 25.000. De kosten voor werving van baten en voor beheer en administratie zijn relatief gering van omvang. Dit is vooral te danken aan de inzet van vele vrijwilligers. Hierdoor konden alle werkzaamheden verricht worden zonder dat daarvoor arbeidsbeloning betaald hoefde te worden. Deze kosten zijn tezamen uitgekomen op € 41.000, begroot was € 36.000. De kosten van werving van baten bedroegen 4,8% van de totale baten en de kosten van beheer en administratie 4,3%. Begroot was respectievelijk 3,7% en 4,5%.
22
Begroting 2012 SAC blijft er alles aan doen om te bereiken dat de dalende tendens van de inkomsten wordt gestopt en weer een stijgende trend zal laten zien. Voorzichtigheidshalve is echter voor de begrote bestedingen opnieuw rekening gehouden met een dalende tendens van de inkomsten. In totaal zijn € 316.000 baten begroot en er is € 345.000 begroot voor bestedingen aan de doelstellingen kindsponsoring en projecten. De kosten voor werving van baten en beheer en administratie zijn begroot op € 40.000. Per saldo geeft de begroting 2012 een tekort te zien groot ruim € 69.000. De vrijwilligers van SAC blijven zich ten volle inzetten toch de nodige extra baten te verwerven en het dan nog resterende tekort kan bestreden worden uit reserveringen voor de doelstelling in het verleden.
Bezoek van ouders aan hun kinderen in het hostel van Hathimara
23
6
BELEIDSPLAN 2011 – 2016
6A
ACTIEPLAN 2012
Het actieplan 2012 staat in het teken van het continueren van de kwaliteitscyclus die telkens een kalenderjaar omvat. De daarin verwoorde doelstellingen zullen steeds zo goed mogelijk meetbaar gemaakt moeten zijn zodat aan het begin van het nieuwe jaar het bestuur zichzelf een spiegel zal kunnen voorhouden. Het is evident dat de in 2012 te realiseren actiepunten wederom een grote verscheidenheid vertonen, waarbij moet worden opgemerkt dat onderstaande actiepunten niet als limitatief kunnen worden aangemerkt. Marketing & Communicatie Opstellen communicatieplan voor India en communicatieplan sponsors zodat het beleid (duurzaam en inclusive) duidelijk wordt. Uit de communicatie naar India moet duidelijk worden dat we open staan voor nieuwe locaties en projecten en waarom we andere locaties afbouwen. Vernieuwen website Benaderen van tenminste 10 bedrijven met de vraag ons werk te ondersteunen Opstellen overzicht fundraising activiteiten en plan van aanpak maken voor benadering van bepaalde fondsen. Communiceren met de directeuren van de social development societies Nieuwe keuzes maken t.a.v fundraising i.s.m. Raad van Advies Sponsorlocaties Samenwerkingsproject Balasore ter verkrijging van de ranking van de hostels Realisatie afbouw locaties waar we meer dan 15 jaar hulp verlenen Samenwerkingverbanden zoeken plaatselijke NGO’s en overheden Algemeen Onderzoeken onder welke voorwaarden de overheid (plaatselijke) overgaat tot financiering van hostels en scholen Opbouwen relaties plaatselijke overheden en instanties Relaties opbouwen in India en in Nederland (grote hulpverleners) die ons helpen nieuwe NGO’s te beoordelen. IT Sponsorprogramma gebruiksvriendelijker maken Opzetten nieuwe archiveringsstructuur Medewerkers Samenstelling SAC vrijwilligers inrichten, zodat er voor ieder een back-up is. Vacatures invullen Projecten Afronden procedure-beschrijving projecten
24
6B
INLEIDING
In het afgelopen verslagjaar is duidelijk geworden dat de meeste in het actieplan 2011 geformuleerde doelstellingen zijn gerealiseerd c.q. in gang gezet. Een van de belangrijkste doelstellingen had betrekking op het in gang zetten van de afbouw van locaties in India die door SAC al meer dan 15 jaar worden gesponsord. Hoewel de afbouw van de ondersteuning over een aantal jaren zal worden gespreid, is de boodschap bij de meeste locaties erg onverwacht gekomen. Van de andere kant heeft het aanleiding gegeven tot het zich gaan bezinnen op alternatieve inkomstenbronnen, waarbij de locatie in het kader van de duurzaamheid initiatieven ontplooit om zo veel mogelijk deze inkomstenbronnen te genereren. Gebleken is dat in de regio’s waar SAC werkzaam is op veel plaatsen de Social Development Centres (SDC’s) een belangrijke – vooral ook coördinerende – rol spelen. SAC is van mening dat de aansturing van de locaties vanuit deze SDC’s in een aantal gevallen veel strikter ter hand genomen zal moeten worden wil men de implementatie van de hiervoor gemelde duurzaamheid tot stand kunnen brengen. De samenwerking tussen lokale NGO’s en de eerder gemelde SDC’s zal daartoe zeker bijdragen ! 6C
HUIDIGE ONTWIKKELINGEN IN DE MARKT
6D
Sponsorwerving voor sponsorschappen en projecten blijft ook in het de komende jaren een van de speerpunten van beleid. SAC probeert daarbij zoveel mogelijk gebruik te maken van de moderne media (Socutera, website, youtube, hyves, twitter, facebook etc.) SAC speelt in op de flexibiliteit van de vrijwilligers en heeft daartoe een intranetfaciliteit opgezet. Dit houdt in dat op het SAC kantoor een server is geïnstalleerd en de vrijwilligers vanuit elke werkplek op de server kunnen inloggen, documenten en bestanden kunnen oproepen en kunnen communiceren met de overige vrijwilligers of met externe partijen. De markt vereist een moderne, toegankelijke en aansprekende website. Vandaar dat een begin is gemaakt met het opnieuw vormgeven van de website van SAC. Duurzaamheid en transparantie blijven ook bij SAC hoog in het vaandel staan. Met sponsorwerving vormen zij de speerpunten van beleid binnen SAC ! VERANDERINGEN IN INDIA
“Duurzaamheid” , “Community based” maar ook het wettelijk verankerd recht op onderwijs voor ieder kind zijn uitgangspunten waar men zich in India steeds meer van bewust wordt. De eerste stappen zijn door lokale NGO’s in samenwerking met de lokale overheden in een aantal regio’s reeds gezet en dienen als voorbeeld voor het toekomstig beleid. Het Balwadi onderwijs, waar de overheid in een aantal gevallen de financiering na drie jaren van goed functioneren heeft overgenomen, is hiervan een treffend voorbeeld. Ook de initiatieven die door de “Self Help Groups” van vrouwen in een groot aantal gevallen worden geïnitieerd dragen daartoe bij. Ontwikkelingen op dit gebied gaan langzaam, maar dragen stap voor stap bij aan een betere toekomst voor kansarme jongeren !
25
6E
WAARMEE WORDT SAC GECONFRONTEERD
6F
Ontwikkelingen bij de moderne media (Twitter, Face books, Hyves, etc.) Korting op ontwikkelingshulp Combinatie van bedrijven en goede doelen Communicatie met sponsors Noodzaak aansprekend maken website Ontwikkelen doelgroepen beleid Zoeken samenwerking met andere NGO’s Wens tot oprichten Raad van Advies
STERKE KANTEN VAN SAC
6G
Betrouwbaarheid Flexibiliteit Onbezoldigde / professionele vrijwilligers Communicatie via nieuwsbrief, digitaal en persoonlijk Geringe overhead kosten Samenwerking met Nederlandse en Indiase NGO’s Goede contacten in India Monitoring van gelden via financiële rapportage vanuit India Transparantie
VERBETERPUNTEN VOOR SAC
6H
Naamsbekendheid Bewerken van de markt Innovatiekracht Meten van effectiviteit van hulp Gebruik maken van de moderne media Beoordeling kwaliteit van het onderwijs
WAAR LIGGEN KANSEN VOOR SAC
Opvoeren interactie met belangrijke klanten Ontwikkeling benaderingsplan belangrijke klanten Classificatie belangrijke klanten Upgrading van het sponsorprogramma Introductie intranet mogelijkheden Gebruik maken van Ambassadeurs van SAC Benchmarking eigen aanbod ten opzichte van andere NGO’s Meten tevredenheid met betrekking tot kwaliteit Faciliteren financiers bij keuzeprocessen
26
6I
BEDREIGINGEN
6J
Verlies van (vooral particuliere) sponsors Concurrentie andere NGO’s Te traag innovatie proces Wegvallen (gedeeltelijk) van ontwikkelingshulp Onvolledige rapportage uit India Onvoldoende medewerking van de Indiase overheid Ontbreken van voldoende naamsbekendheid Invullen vacatures Koers Rupee ten opzichte van de Euro DE KOMENDE JAREN ……………………
Zoals eerder uitgesproken zullen de komende jaren vooral in het teken staan van de implementatie van de in 2010 in gang gezette beleidswijzigingen. Uitgangspunt vormt daarbij dat het onderwijs zoveel mogelijk dient te worden bevorderd vanuit een “Community Based Organisation” gedachte. Daarbij spelen de ontwikkelingen in India met betrekking tot de “Self Help Groups” van vrouwen, de implementatie van de “Community Based Organisation” gedachte en het door SAC benadrukken van “duurzaamheid” in de vorm van “zelfredzaamheid” een belangrijke rol. SAC benadrukt dat lokaal vooral de Social Development Centres in dit proces een prominente rol kunnen / moeten spelen om de kans van slagen zo groot mogelijk te maken. SAC blijft er naar streven dat zoveel mogelijk kansarme jongeren in de deelstaten Orissa, Jharkhand en West Bengalen een kans krijgen onderwijs te volgen. Onderwijs en gezondheidszorg kunnen als speerpunten onverkort gehandhaafd blijven. Daarbij moet zeker ook vermeld worden dat de bevordering van het beroepsonderwijs eveneens een belangrijk aandachtsgebied van SAC vormt. Het begrip “duurzaamheid”, waarbij instituten (bv. Hostels) er naar streven uiteindelijk zichzelf te kunnen onderhouden, dient in de nieuwe beleidsvisie als maatgevend te worden beschouwd. Duurzaamheid wil zeggen dat SAC zich in de tijd uiteindelijk overbodig maakt. Daarbij gaat het er tevens om dat gestreefd wordt naar meer samenwerking met lokale organisaties die maatschappelijk betrokken zijn, evenals met lokale overheden. Aansluiten bij de nieuwe (lokale) ontwikkelingen zal het nieuwe credo moeten blijven!
27
7
PROGRAMMA VOOR DE KOMENDE JAREN
Uitdragen van naam, missie, flexibiliteit en daadkracht
Verbeteren van duurzaamheid / zelfredzaamheid bij gesponsorde locaties
De doelen van de Stichting meetbaar maken
Perspectief van verschillende onderwijsniveaus bepalen
Bewerking van de markt van geldgevers en andere geïnteresseerden
Samenwerking met Social Development Centres en NGO’s
Communicatie resultaten SAC
Benchmarking
Opbouw know how
Zonnepanelen: een teken van duurzaamheid
28
8
JAARREKENING 2011
Inhoudsopgave: -
Balans per 31 december 2011
Pag. 30
-
Staat van Baten en Lasten 2011
Pag. 31
-
Toelichtingen
Pag. 32
-
Begroting 2012
Pag. 43
-
Controleverklaring Accountant
Pag. 44
-
Verantwoordingsverklaring bestuur
Pag. 46
-
Bijlagen projectspecificaties
Pag. 48
29
BALANS PER 31 DECEMBER 2011 (in euro’s)
31-12-2011
31-12-2010
2.513
16
2.513
16
12.557 486.797 194.428
13.196 407.000 455.353
Totaal vlottende activa
693.782
875.549
TOTAAL ACTIVA
696.295
875.565
Toelichting
ACTIVA Vaste activa Materiële vaste activa
4
Totaal vaste activa Vlottende activa Vorderingen en overlopende activa Effecten Liquide middelen
5 6 7
PASSIVA Eigen vermogen Reserves Continuïteitsreserve Bestemmingsreserves Overige reserves
8 9 10
100.000 125.000 60.340
100.000 150.000 61.660
Fondsen Bestemmingsfondsen
11
87.836
148.055
373.176
459.715
200.000
250.000
200.000
250.000
69.018 50.000 4.101
114.660 50.000 1.190
Totaal kortlopende schulden
123.119
165.850
TOTAAL PASSIVA
696.295
875.565
Totaal eigen vermogen Langlopende schulden Sponsorverplichtingen lange termijn India
12
Totaal langlopende schulden Kortlopende schulden (ten hoogste 1 jaar) Verplichtingen projecten India Sponsorverplichtingen India Overige schulden en nog te betalen kosten
13 12 14
30
STAAT VAN BATEN EN LASTEN 2011 (in euro’s) 2011
2011
2010
Toelichting
Werkelijk
Begroot
Werkelijk
16 17
371.812 2.368
389.000 30.000
374.368 16.233
374.180
419.000
390.601
BATEN Baten uit eigen fondsenwerving Baten uit beleggingen Totaal baten LASTEN Besteed aan de doelstelling Sponsoring kinderen en hostels in India Uitvoering projecten in India
18 19
286.565 133.223
288.000 190.000
367.934 238.711
Totaal besteed aan de doelstelling
20
419.788
478.000
606.645
21 21
18.150 6.735
15.350 1.800
15.945 2.819
24.885
17.150
18.764
13.051 2.995
15.950 3.000
13.755 2.750
16.046
18.950
16.505
460.719
514.100
641.914
-86.539
-95.100
-251.313
-25.000 0 -15.000 -2.090 -43.129 -1.320
-50.000 0 pm pm -40.000 -5.100
-100.000 -100.000 -1.655 1.641 -46.734 -4.565
-86.539
-95.100
-251.313
Kosten werving baten Kosten eigen fondsenwerving Kosten beleggingen Totaal kosten werving baten Beheer en administratie Beheer en administratie in Nederland Beheer en administratie in India
21 21
Totaal kosten beheer en administratie
Totaal lasten
22
RESULTAAT RESULTAATBESTEMMING
23
Bestemmingsreserve voor projecten Bestemmingsreserve voor kindsponsoring Bestemmingsfonds giften voor projecten Bestemmingsfonds overige giften Bestemmingsfonds kindsponsoring Overige reserves
9 9 11 11 11 10
TOTAAL RESULTAATBESTEMMING
31
TOELICHTINGEN 1. Algemeen Statutaire naam en doelstelling Stichting Actie Calcutta is statutair gevestigd te Eindhoven en houdt kantoor in Geldrop. De Stichting heeft statutair ten doel het verlenen van geldelijke en materiële steun aan instellingen in India, werkzaam op het gebied van opvang, verpleging en opvoeding van en onderwijs aan kinderen wier ouders of verzorgers daartoe zelf niet bij machte zijn. Vergelijkingscijfers In de jaarrekening 2011 zijn de cijfers voor 2010, waar nodig, geherrubriceerd teneinde vergelijkbaarheid met 2011 mogelijk te maken. 2. Grondslagen voor de waardering van activa en passiva en voor resultaatbepaling Algemene Grondslagen voor de waardering van activa en passiva en voor resultaatbepaling De waardering van activa en passiva en de bepaling van het resultaat vinden plaats op basis van nominale waarde c.q. historische kosten, tenzij bij de betreffende post op de balans anders wordt vermeld. Baten en lasten worden toegerekend aan het jaar waarop ze betrekking hebben. Resultaten worden slechts opgenomen voor zover zij op balansdatum zijn gerealiseerd. Verplichtingen en mogelijke verliezen die hun oorsprong vinden voor het einde van het verslagjaar, worden in acht genomen indien zij voor het opmaken van de jaarrekening bekend geworden zijn. Bijdragen van donateurs en overige bijdragen worden verantwoord in het jaar waarin deze worden ontvangen. Voor zover deze bedragen betrekking hebben op bestemmingen in komende boekjaren worden de bedragen via de resultaatbestemming toegevoegd aan de daarop betrekking hebbende bestemmingsfondsen. Baten uit nalatenschappen worden opgenomen in het boekjaar waarin de omvang betrouwbaar kan worden vastgesteld, tot op heden was dat gelijk aan het jaar van ontvangst. Het bestuur van Stichting Actie Calcutta beoordeelt alle bestaande en nieuwe projecten en keurt de te betalen bedragen goed alvorens tot daadwerkelijke betaling wordt overgegaan. De financiële verplichting tot het bijdragen aan projecten wordt als verplichting onder de schulden in de balans opgenomen zodra het bestuur deze heeft goedgekeurd en de toezegging van deze verplichting aan de begunstigde heeft plaatsgevonden. Ontvangen bedragen met een specifieke bestemming, waarvoor deze goedkeuring door het bestuur nog niet heeft plaatsgevonden, worden verantwoord onder de bestemmingsfondsen. Omrekening vreemde valuta Transacties in vreemde valuta gedurende het jaar en vorderingen en schulden in vreemde valuta aan het einde van het boekjaar, worden omgerekend tegen respectievelijk de koersen op het tijdstip van de transactie en tegen de koersen geldend aan het einde van het boekjaar. Koersverschillen worden verantwoord in de Staat van baten en lasten, zoveel mogelijk onder de rubrieken van de transacties waarop de koersverschillen betrekking hebben. 3. Directe kosten en uitvoeringskosten Teneinde te voldoen aan de eisen van het CBF dienen de kosten van de organisatie toegerekend te worden aan de hoofddoelstelling, aan wervingskosten baten en aan beheer en administratie, alvorens het ‘kostenpercentage eigen fondsenwerving’ kan worden bepaald. Bij deze toerekening wordt voor een aantal kosten een verdeelsleutel gehanteerd. Na toepassing van deze verdeelsleutel komen de kosten uit eigen fondsenwerving in 2011 uit op 4,8% van de ontvangen bijdragen en de kosten van administratie en beheer op 4,3%.
32
BALANS
4. Materiële vaste activa Betreft inventarissen en kantoorapparatuur. Investeringen boven € 1.000 worden onder de materiële vaste activa geactiveerd en in meerdere jaren afgeschreven. Activa welke van derden om niet in natura worden verkregen worden niet in de balans gewaardeerd. Mutaties in het boekjaar (in euro’s) Boekwaarde per 1 januari Investering software en computertoebehoren Afschrijvingen Boekwaarde per 31 december
16 3.125 -628 2.513
De afschrijving bedroeg 20% 5. Vorderingen en overlopende activa De samenstelling van de vorderingen en overlopende activa is als volgt: (in euro’s) 31-12-2011
31-12-2010
Vooruitbetaalde kosten Te ontvangen rente
2.450 10.107
4.337 8.859
Totaal vorderingen en overlopende activa
12.557
13.196
Herinneringen aan donateurs met betalingsachterstand op de door hen toegezegde bijdragen, worden enkele maanden voor afloop van het boekjaar verzonden. Bijdragen welke op balansdatum vervolgens toch nog niet ontvangen zijn, worden voorzichtigheidshalve niet als debiteurenvordering opgenomen.
6. Effecten Betreft effecten belegd in obligaties, het betreft belegging van op langere termijn beschikbare reserves en verplichtingen. De beleggingen in obligaties hebben een defensief karakter en zijn verdeeld over verschillende bedrijfstakken, de debiteuren van obligatieleningen dienen minimaal een “A” rating te hebben. Ondanks deze spreiding en hoge rating waren als gevolg van de financiële crisis koersverliezen helaas toch onvermijdelijk. Om deze reden heeft het bestuur besloten de volledige effectenportefeuille te verkopen en over te gaan naar bancaire spaarrekeningen. Dit heeft intussen in januari 2012 plaats gevonden. De obligaties zijn gewaardeerd op de opbrengstprijs welke in januari 2012 is ontvangen, de met de verkoop gemoeide transactiekosten zijn als te betalen kosten opgenomen. Per saldo was dit nagenoeg gelijk aan de beurswaarde per 31 december 2011. Voor de toekomst kunnen derhalve geen verdere koersverliezen op beleggingen meer ontstaan. De samenstelling van de beleggingen is als volgt: (in euro’s) Balanswaarde Balanswaarde 31-12-2011 31-12-2010 Obligaties Overige aandelen
486.797 0
407.000 0
Totaal beleggingen
486.797
407.000
33
7. Liquide middelen De samenstelling van de liquide middelen is als volgt: (in euro’s) 31-12-2011
31-12-2010
ABN-AMRO rekening-courant ABN-AMRO spaarrekeningen Schretlen Spaarrekening ING rekeningen-courant (voorheen Postbank)
249 179.392 5.711 9.076
233 252.301 199.564 3.255
Totaal liquide middelen
194.428
455.353
2011
2010
100.000
100.000
De liquide middelen staan ter vrije beschikking van de Stichting. 8. Continuïteitsreserve (in euro’s) Stand per 31 december
Ter dekking van risico’s op korte termijn en om zeker te stellen dat de Stichting ook in de toekomst aan haar verplichtingen kan voldoen is in 1996 bij bestuursbesluit hiervoor een reserve gevormd. Onder de huidige voorwaarden van het CBF kan hiervoor een reserve worden gevormd ter grootte van 1,5 maal de jaarlijkse kosten van de werkorganisatie van de Stichting. De Stichting kan thans haar werkzaamheden vrijwel geheel uitvoeren met vrijwilligers tegen zeer lage kosten. Voor de bepaling van de hoogte voor continuïteitsreserve is voorzichtigheidshalve uitgegaan van een geschat normatief hoger kostenpatroon, ingeval er minder gerekend zou kunnen worden op de inzet van vrijwilligers. Daarvan uitgaande wordt de continuïteitsreserve geacht te voldoen aan de norm van het CBF. In het boekjaar heeft geen mutatie plaatsgehad. 9. Bestemmingsreserves De samenstelling van en toelichting op de bestemmingsreserves is als volgt: (in euro’s) 31-12-2011 Bestemmingsreserve voor projecten Bestemmingsreserve kindsponsoring Totaal bestemmingsreserves
31-12-2010
75.000 50.000
100.000 50.000
125.000
150.000
Bestemmingsreserve voor projecten Betreft een bestemmingsreserve voor de uitvoering van projecten in India. Bij bestuursbesluit worden uit de resultaatbestemming bedragen gereserveerd voor dit doel. Hiervoor zijn nog geen verplichtingen aangegaan. Het aangaan van verplichtingen vindt plaats in de komende jaren. Het verloop van de reserve is als volgt: (in euro’s)
2011
2010
Stand per 1 januari
100.000
200.000
Onttrokken voor projecten in het boekjaar Gereserveerd uit resultaatbestemming Per saldo mutatie via de resultaatbestemming
-25.000 0 -25.000
-100.000 0 -100.000
75.000
100.000
Stand per 31 december
34
Bestemmingsreserve voor kindsponsoring In verband met de ontvangst van een grote nalatenschap in 2009 en in verband met het daartegenover sterk teruglopen van kindsponsoring door donateurs, heeft het bestuur in 2009 besloten om een deel van deze nalatenschap als bestemmingsreserve voor kindsponsoring te reserveren. De gebruikelijke sponsoring van kinderen in India wordt hierdoor langer gewaarborgd. In 2011 heeft uit deze reservering geen onttrekking plaatsgevonden. In 2011 kon het tekort op kindsponsoring worden gefinancierd uit nalatenschappen en uit de in voorgaande jaren vooruitontvangen donaties. Het verloop van de reserve is als volgt: (in euro’s) Stand per 1 januari Onttrokken in het boekjaar Gereserveerd uit resultaatbestemming Per saldo mutatie via de resultaatbestemming Stand per 31 december
2011
2010
50.000
150.000
0 0 0
-100.000 0 100.000
50.000
50.000
10. Overige reserves Betreft een algemene reserve welke wordt aangehouden ter dekking van exploitatietekorten nadat via de resultaatbestemming bedragen zijn bestemd voor bestemmingsreserves en -fondsen. Exploitatieoverschotten worden aan de algemene reserve toegevoegd. In 2002 is bij bestuursbesluit vastgesteld dat deze reserve mag fluctueren tussen € 50.000 en € 150.000. Het verloop van de reserve is als volgt: (in euro’s)
2011
2010
Stand per 1 januari
61.660
66.225
Resultaatbestemming boekjaar
-1.320
-4.565
Stand per 31 december
60.340
61.660
11. Bestemmingsfondsen Hieronder zijn fondsen opgenomen waarvan het bestedingsdoel door derden is bepaald, of fondsen welke het gevolg zijn van speciale acties. De Stichting zal deze bestemmingsfondsen pas uitkeren op het moment dat er zekerheid kan worden geboden dat de uitgaven in overeenstemming zijn met de wens of eisen van de gever. De samenstelling van en toelichting op de bestemmingsfondsen is als volgt: (in euro’s) 31-12-2011
31-12-2010
Bestemmingsfonds kindsponsoring Bestemmingsfonds giften voor projecten Bestemmingsfonds giften voor kinderen
87.591 0 245
130.720 15.000 2.335
Totaal bestemmingsfondsen
87.836
148.055
Bestemmingsfonds kindsponsoring Betreft vooruit ontvangen bedragen van kindsponsors. Indien een kindsponsor meer doneerde dan € 100 per kind, dan werd tot en met 2008 dit meerdere beschouwd als vooruit ontvangen en als zodanig gereserveerd. Met ingang van 2009 wordt dit meerdere beschouwd als vrij besteedbare gift, 35
tenzij de donateur specifiek aangeeft dat het meerdere bestemd is voor toekomstige jaren. De vrijval van de vooruit ontvangen bedragen vindt plaats op basis van € 100 per kind waarvoor is vooruitbetaald. Ontvangen donaties worden integraal verantwoord onder de baten, mutaties in het bestemmingsfonds kindsponsoring vinden plaats via de resultaatbestemming. Het verloop van het bestemmingsfonds is als volgt: (in euro’s)
2011
2010
Stand per 1 januari
130.720
177.454
Vrijval in het boekjaar Vooruit ontvangen donaties in het boekjaar Per saldo mutatie via de resultaatbestemming
-56.419 13.290 -43.129
-53.488 6.754 -46.734
87.591
130.720
Stand per 31 december Bestemmingsfonds giften voor projecten
Hieronder worden opgenomen de giften van donateurs waarbij de geldgever de specifieke bestemming voor projecten heeft bepaald, maar waarvoor nog geen verplichtingen richting India zijn aangegaan. In het opvolgende boekjaar worden deze bedragen als verplichting besteed of verschuldigd, dit na het kenbaar maken aan de locatie in India van de goedkeuring van de projecten door het bestuur. Het verloop van het bestemmingsfonds is als volgt: (in euro’s) Stand per 1 januari Besteed of toegezegd voor projecten in het boekjaar Ontvangen giften met bestemming projecten welke nog niet zijn goedgekeurd dan wel nog niet zijn kenbaar gemaakt Per saldo mutatie via de resultaatbestemming Stand per 31 december
2011
2010
15.000
16.655
-15.000
-16.655
0 -15.000
15.000 -1.655
0
15.000
Bestemmingsfonds giften voor kinderen Hieronder worden opgenomen de giften van donateurs waarbij de geldgever de bestemming voor specifieke kindsponsoring of specifieke hostelsponsoring heeft bepaald en welke voor het einde van het boekjaar nog niet konden worden doorbetaald. Het betreft de giften uit de laatste maanden van het jaar, doorbetaling vindt plaats in het opvolgende jaar. Het verloop van de reserve is als volgt: (in euro’s)
2011
2010
Stand per 1 januari
2.335
694
-2.335 245 -2.090
-694 2.335 1.641
245
2.335
Doorbetaald in het boekjaar Ontvangen giften laatste maanden, nog door te betalen Per saldo mutatie via de resultaatbestemming Stand per 31 december
36
12. Sponsorverplichtingen lange termijn India Een kind wordt gewoonlijk gesponsord van 6 tot 18 jaar. Om reden van continuïteit heeft het bestuur in het verleden besloten om een bedrag van € 500.000 beschikbaar te stellen voor het sponsoren van 500 kinderen gedurende 10 jaar in de regio’s Jharkhand en Bhubaneshwar. Deze sponsoring loopt tot en met 2016. Het verloop van deze sponsorverplichting is als volgt: (in euro’s)
2011
2010
Stand per 1 januari
250.000
300.000
Naar verplichtingen op korte termijn
-50.000
-50.000
Stand per 31 december
200.000
250.000
De kortlopende verplichting valt in het opvolgende boekjaar vrij ten gunste van de staat van baten en lasten onder het hoofd ‘Sponsoring kinderen en hostels in India’.
13. Verplichtingen projecten India Hieronder worden opgenomen het nog niet betaalde deel van de verplichtingen voor projecten welke door het bestuur zijn goedgekeurd en deze goedkeuring tevens aan de locatie in India kenbaar is gemaakt. Het verloop van deze verplichtingen is als volgt: (in euro’s) Verplichtingen per 1 januari Toegezegd uit bestemmingsfonds giften voor projecten uit voorgaand jaar Toegezegd uit giften en eigen middelen dit jaar Afgerekend met begunstigden in India en deelbetalingen inclusief koersverschillen Verplichtingen per 31 december
2011
2010
114.660
154.009
15.000 118.223
16.655 222.056
-178.865
-278.060
69.018
114.660
Voor een specificatie van de verplichtingen per project wordt verwezen naar bijlage 1 bij de jaarrekening.
14. Overige schulden en nog te betalen kosten De specificatie is als volgt: (in euro’s) 31-12-2011
31-12-2010
Te betalen accountantskosten Te betalen kosten effectenportefeuille
1.250 2.851
1.190 0
Totaal
4.101
1.190
.
37
15. Niet uit de balans blijkende bezittingen en verplichtingen Niet uit de balans blijkende bezittingen Bloot eigendom Betreft een bloot eigendomverhouding van een woning, uit een legaat verkregen in 2011, met een waarde in 2011 van circa € 50.000 (executiewaarde volle eigendom). Niet uit de balans blijkende verplichtingen Huur De jaarlijkse huurverplichting bedraagt circa € 6.100 per jaar.
38
STAAT VAN BATEN EN LASTEN 16. Baten uit eigen fondsenwerving De baten uit eigen fondsenwerving kunnen als volgt worden gespecificeerd: (in euro’s) 2011
2011
2010
Werkelijk
Begroot
Werkelijk
Donatiegelden kindsponsoring Giften voor hostels en kindsponsoring Giften voor projecten Giften zonder specifieke bestemming Nalatenschappen Overige baten
216.277 1.445 92.481 19.240 42.369 0
210.000 8.000 90.000 30.000 50.000 1.000
220.855 5.030 111.891 30.077 6.515 0
Totaal
371.812
389.000
374.368
17. Baten uit beleggingen Betreft: (in euro’s)
Rente en dividenden Koersresultaten effecten Totaal per saldo baten
2011
2011
2010
Werkelijk
Begroot
Werkelijk
22.093 -19.725
30.000 0
31.662 -15.429
2.368
30.000
16.233
Voor een toelichting op de koersresultaten wordt verwezen naar toelichting bij punt 6 inzake de effecten. 18. Sponsoring kinderen en hostels in India (in euro’s) 2011
2011
2010
Werkelijk
Begroot
Werkelijk
Betaalde gelden kindsponsoring Waarvan uit sponsorverplichting lange termijn zie toelichting 12 Doorbetaalde giften kindsponsoring en hostels
333.040
330.000
414.267
-50.000 3.525
-50.000 8.000
-50.000 3.667
Betaalde sponsoring kinderen en hostels in India
286.565
288.000
367.934
In beginsel bedraagt de donatie per kind € 100 per jaar. Donaties voor kinderen kunnen door de donateur bestemd zijn op naam van de kinderen of van een hostel, waarbij de donatie wordt doorbetaald aan dat specifieke hostel of waar dat kind verblijft, of de donatie kan algemeen zijn waarbij de Stichting zelf kan bepalen naar welk hostel wordt doorbetaald. Daarnaast vult de Stichting de doorbetalingen veelal nog aan tot een toegezegde garantiebetaling welke wordt bepaald op basis van een toegekend garantieaantal kinderen tegen eveneens € 100 per kind. Deze aanvulling vindt plaats uit eigen middelen, uit vrije giften en uit reserveringen in het verleden welke ten behoeve van dit doel zijn gedaan. Deze aanvulling uit eigen middelen is als volgt te specificeren (in euro’s): Ontvangen donatiegelden kindsponsoring 216.277 Betaalde kindsponsoring 333.040 Waarvan uit verplichting -50.000 283.040 Aanvulling uit eigen middelen en eerder gereserveerde vooruitontvangsten, alsmede koersverschillen 66.763 39
19. Uitvoering projecten in India De kosten van alle projecten worden vooraf gebudgetteerd. Projectaanvragen door de locaties in de regio’s welke de Stichting steunt, worden door het Bestuur beoordeeld. Indien aan de aanvraag tegemoet wordt gekomen, wordt door het Bestuur de gewenste bijdrage bepaald en goedgekeurd en wordt dit aan de locatie in India kenbaar gemaakt. Teneinde een strakke discipline ten aanzien van de kostenbeheersing te bereiken, wordt vastgehouden aan vooraf opgestelde begrotingen. Aanvullende begrotingen worden eveneens vooraf door het Bestuur beoordeeld en goedgekeurd. Indien een nieuw project door het Bestuur wordt goedgekeurd en kenbaar gemaakt aan de locatie, en er geen of nog onvoldoende giften voor het betreffende project zijn ontvangen, dan komt het ontbrekende saldo van de verplichting voor dit project in beginsel ten laste van de Stichting. Dit wordt gefinancierd uit de bestemmingsreserve voor de uitvoering van projecten of uit de vrije giften. Indien later alsnog giften op de projecten met eerdere financieringstekorten worden ontvangen, dan worden deze weer bestemd als reserve of financiering van saldotekorten op nieuwe projecten. Hiermee bereikt de Stichting dat projecten kunnen worden gestart en gefinancierd voordat alle giften zijn ontvangen en dat uiteindelijk toch alle giften aangewend zijn voor de daarvoor bestemde projecten. In 2011 is € 30.896 ontvangen op projecten waarvoor het financieringstekort in voorgaand boekjaar door de Stichting is voorgefinancierd (art. 321 RJ 650). (in euro’s) Besteed c.q. toegezegd voor uitvoering projecten
2011
2011
2010
Werkelijk
Begroot
Werkelijk
133.223
190.000
238.711
Voor een specificatie per project wordt verwezen naar bijlage 2 bij de jaarrekening. 20. Bestedingspercentage Besteed aan de doelstelling (in euro’s)
2011
2011
2010
Werkelijk
Begroot
Werkelijk
18. Sponsoring kinderen en hostels in India 19. Uitvoering projecten in India
286.565 133.223
288.000 190.000
367.934 238.711
Totaal besteed aan de doelstelling
419.788
478.000
606.645
112%
114%
155%
In % van de totale baten
In de laatste maanden van 2009 is een grote nalatenschap ad ruim € 266.000 ontvangen welke nog niet in 2009 werd besteed. Een deel van deze bate is in 2010 en 2011 besteed, hierdoor waren de bestedingen hoger dan de baten, zoals ook werd begroot. 21. Kosten werving baten, beheer en administratie (in euro’s) 2011
2011
2010
Toelichting
Werkelijk
Begroot
Werkelijk
22
18.150
15.350
15.945
4,8%
3,7%
4,1%
Kosten werving baten Kosten eigen fondsenwerving In % van de totale baten Kosten beleggingen
22
6.735
1.800
2.819
Totaal kosten werving baten
22
24.885
17.150
18.764
Beheer en administratie in Nederland Beheer en administratie in India
22 22
13.051 2.995
15.950 3.000
13.755 2.750
Totaal kosten beheer en administratie In % van de totale baten
22
16.046 4,3%
18.950 4,5%
16.505 4,2%
Beheer en administratie
40
22. Specificatie en verdeling lasten naar bestemming (in euro’s) Doelstelling Sponsoring kinderen en hostels Uitvoering projecten in India Bureaukosten Calcutta Uitvoeringskosten werving Nieuwsbrief/jaarverslag/kerstpost Reiskosten Nederland Reiskosten India Huisvestingskosten kantoor Afschrijving inventaris/apparatuur Toetsing CBF Keurmerk Kosten bestuur en beheer Verzekeringen en contributies Accountantskosten Kantoorbenodigdheden Porti Kosten telefoon en internet Overige kosten kantoor Bankkosten Kosten van beleggingen
286.565 133.223
Totaal
419.788
Eigen fondsen Beheer en werving administratie
Kosten van beleggingen
2011 Werkelijk
2011 Begroot
2010 Werkelijk
6.735
286.565 133.223 2.995 4.230 5.516 1.538 4.324 6.590 628 0 260 1.653 1.309 1.744 624 935 1.274 576 6.735
288.000 190.000 3.000 4.000 4.000 800 4.000 8.000 1.000 0 1.000 2.700 1.200 1.200 1.000 800 1.000 600 1.800
367.934 238.711 2.750 2.317 4.126 650 3.771 7.473 0 2.860 280 2.504 1.190 1.030 886 780 1.337 496 2.819
6.735
460.719
514.100
641.914
2.995 4.230 5.516 769 4.324 471
872 312 701 955
18.150
769 6.590 157 260 1.653 1.309 872 312 234 319 576 16.046
Voor zover kosten niet voor 100% aan een categorie konden worden toegerekend is de verdeelsleutel voor 2011 als volgt geweest (ongewijzigd t.o.v. 2010): Eigen fondsen werving Reiskosten Nederland 50% Kantoorbenodigdheden 50% Porti 50% Kosten telefoon en internet 75% Afschrijvingskosten 75% Overige kosten kantoor 75%
Beheer en Administratie 50% 50% 50% 25% 25% 25%
23. Resultaatbestemming Het bestuur heeft de navolgende bestemming aan het resultaat gegeven. De resultaatbestemming is al in de balans per 31 december 2011 verwerkt. 2011
2010
Bestemmingsreserve voor projecten Bestemmingsreserve voor kindsponsoring Bestemmingsfonds giften voor projecten Bestemmingsfonds overige giften Bestemmingsfonds kindsponsoring Algemene reserve
-25.000 0 -15.000 -2.090 -43.129 -1.320
-100.000 -100.000 -1.655 1.641 -46.734 -4.565
Totaal resultaatbestemming
-86.539
-251.313
Voor een nadere toelichting wordt verwezen naar de betreffende toelichtingen op de balans onder punt 9, 10 en 11.
41
24. Overige informatie Beloning Bestuur De bestuursleden ontvangen geen beloning. Kostenvergoedingen vinden plaats op basis van declaratie van werkelijk voor de Stichting gemaakte kosten. Vrijwilligers Alle medewerkers van de Stichting verlenen hun diensten op vrijwillige basis, zij ontvangen geen beloning. Kostenvergoedingen vinden plaats op basis van declaratie van werkelijk voor de Stichting gemaakte kosten.
Geldrop, ………………. 2012 STICHTING ACTIE CALCUTTA Namens het Bestuur
ir. J. Jansen
42
9
BEGROTING 2012
STAAT VAN BATEN EN LASTEN (in euro’s) 2011 Begroot
2011 Werkelijk
2012 Begroot
Baten uit eigen fondsenwerving Baten uit beleggingen
389.000 30.000
371.812 2.368
296.000 20.000
Totaal baten
419.000
374.180
316.000
Sponsoring kinderen en hostels in India Uitvoering projecten in India
288.000 190.000
286.565 133.223
245.500 100.000
Totaal besteed aan de doelstelling
478.000
419.788
345.500
Kosten eigen fondsenwerving Kosten beleggingen
15.350 1.800
18.150 6.735
17.100 3.500
Totaal kosten werving baten
17.150
24.885
20.600
Beheer en administratie in Nederland Beheer en administratie in India
15.950 3.000
13.051 2.995
16.100 3.100
Totaal kosten beheer en administratie
18.950
16.046
19.200
Totaal lasten
514.100
460.719
385.300
RESULTAAT
-95.100
-86.539
-69.300
Bestemmingsreserve voor projecten Bestemmingsreserve voor kindsponsoring Bestemmingsfonds giften voor projecten Bestemmingsfonds overige giften Bestemmingsfonds kindsponsoring Algemene reserve
-50.000 0 pm pm -40.000 -5.100
-25.000 0 -15.000 -2.090 -43.129 -1.320
0 0 pm pm -25.000 -44.300
TOTAAL RESULTAATBESTEMMING
-95.100
-86.539
-69.300
BATEN
LASTEN Besteed aan de doelstelling
Kosten werving baten
Beheer en administratie
BESCHIKBAAR VOOR RESULTAATBESTEMMING:
43
10
CONTROLEVERKLARING
44
45
11
VERANTWOORDINGSVERKLARING BESTUUR
In deze verantwoordingsverklaring geeft Stichting Actie Calcutta aan hoe invulling wordt gegeven aan de volgende 3 hoofdprincipes: 1. Functiescheiding tussen besturen, uitvoeren en toezicht houden 2. Continu verbeteren van de effectiviteit en efficiëntie van de bestedingen 3. Optimalisatie van de omgang met belanghebbenden Functiescheiding tussen besturen, uitvoeren en toezicht houden De Stichting werkt enkel met vrijwilligers, er zijn geen betaalde medewerkers. Gezien de relatief beperkte omvang is er naast het bestuur geen afzonderlijk toezichthoudend orgaan en is er geen afzonderlijke directie. De scheiding tussen besturen, uitvoeren en toezicht houden wordt daarom gewaarborgd door het scheiden van functies zowel binnen het bestuur als tussen de verschillende werkgroepen van vrijwilligers. Het bestuur bestaat uit een 7 tal leden en vergadert 5 maal per jaar of zoveel meer als wenselijk wordt geacht. In 2011 heeft het bestuur 6 maal vergaderd. Binnen het bestuur is een dagelijks bestuur geformeerd dat bestaat uit twee leden van het bestuur. Zij vervullen veelal de met directietaken vergelijkbare handelingen op basis van een vooraf verkregen mandaat van het bestuur en zij bereiden de bestuursvergaderingen voor. Het Algemeen bestuur als geheel houdt toezicht op de handelingen van het dagelijks bestuur. In de vergadering van het Algemeen Bestuur van 7 februari 2012 is mevrouw J. Jansen herbenoemd als voorzitter voor de periode van 3 jaren. Periodiek worden door het bestuur intern beleidsplannen opgesteld, zowel voor de korte termijn als voor de lange termijn. Continu verbeteren van de effectiviteit en efficiëntie van de bestedingen De projectgroepen bestaan uit vrijwilligers en minstens één vertegenwoordiger uit het bestuur. Zo kent de Stichting de projectgroep Sponsoring welke belast is met de sponsoradministratie, de contacten met de sponsors, de contacten met de hostels en kinderen in India en zij doen voorstellen aan het bestuur voor de locaties en omvang van de kindsponsoring. De werkgroep Projecten behandelt alle projecten in India. Dit vanaf aanvraag tot voorstel tot goedkeuring door het bestuur en ook is deze werkgroep actief bij het werven van baten voor projecten en de controle op de uitvoering in India. Het bestuur keurt alle uitgaven voor zowel kindsponsoring, projectuitgaven, algemene kosten en andere uitgaven vooraf goed. De penningmeester verzorgt op basis van deze besluiten het betalingsverkeer. Hij verzorgt de financiële administratie en stelt de concept jaarrekening op. Het bestuur stelt de jaarrekening vast alvorens deze ter controle wordt voorgelegd aan de externe accountant. De Stichting houdt toezicht op de juiste besteding van de middelen door de gesponsorde locaties in India. De locaties verstrekken hiervoor periodieke financiële verslaglegging aan de Stichting. Twee keer per jaar bezoekt een bestuursdelegatie roulerend een aantal locaties ter plaatse, alle locaties worden in een aantal jaren in het bezoekschema opgenomen. Samen met de locatieleiding wordt dan de voortgang van de activiteiten geëvalueerd. Van de bezoeken worden verslagen opgesteld en nieuwe afspraken voor de toekomst worden vastgelegd en deze worden achteraf op naleving getoetst.
46
Optimalisatie van de omgang met belanghebbenden De belanghebbenden van de Stichting zijn enerzijds de kinderen in India welke worden gesteund alsmede de organisaties in India die ons helpen bij de uitvoering van het werk en de vrijwillige medewerkers van de Stichting in Nederland. Anderzijds zijn de belanghebbenden de sponsors van de Stichting in Nederland. Dat kunnen o.a. zijn particulieren, bedrijven, scholen, verenigingen of andere donoren. De communicatie met de sponsoren vindt plaats door regelmatig verschijnende nieuwsbrieven en jaarlijks een jaarverslag. Daarin wordt o.a. een helder beeld gegeven van de wijze waarop de middelen zijn besteed. Daarnaast is er veelvuldig direct contact met belanghebbenden via e-mail, telefoon en persoonlijk overleg en bezoek. Zoals hiervoor toegelicht worden de kinderen en organisaties in India regelmatig bezocht door een delegatie van het bestuur. Gezien de relatief beperkte omvang van de Stichting kent zij zeer korte communicatielijnen met haar belanghebbenden. Inkomende post, e-mail en telefoon wordt op kantoor direct doorgeleid naar de betreffende projectgroepen. Ideeën, opmerkingen, wensen en klachten van belanghebbenden worden door de verantwoordelijken van de projectgroepen zelf rechtstreeks teruggekoppeld naar belanghebbenden, meestal per ommegaande en zo nodig na onderling overleg met het bestuur. Hierdoor is de informatie-uitwisseling relevant, duidelijk en toegankelijk voor de belanghebbenden. Het bestuur is van mening dat, ondanks de relatief beperkte omvang van de Stichting, op voorgaande wijze een transparante organisatie is opgezet, met een kwalitatief goed beheer over de aan de Stichting gedoneerde middelen alsmede controle op de besteding daarvan en dat zij ruim voldoet aan de genoemde hoofdprincipes.
47
Bijlage 1
Bestemmingsfonds giften voor projecten Nummer Plaats
Omschrijving Ultimo 2011 niet van toepassing Totaal bestemmingsfonds
INR 0
EUR 0
0
0
INR
EUR
Verplichtingen projecten Nummer Plaats
Omschrijving
P08-05 P08-25 P09-28 P09-40 P09-45 P11-05 P11-06 P11-13 P11-23 P11-26
Balwadi Programma Bouw jongenshostel Verpleegstersopleiding eerste lichting Renovatie jongenshostel Balwadi Programma BSSS, solar systeem Bouw middenschool Uitbreiding meisjesschool 2de verdieping Sanitair voor meisjesinternaat Transformator
233.000 299.377 225.000 75.000 157.000 304.410 400.000 2.500.000 257.500 34.894
3.585 4.606 3.462 1.154 2.415 4.683 6.154 38.461 3.961 537
Totaal verplichtingen projecten
4.486.181
69.018
Balasore BSSS Belpahari Kuruda, Balasore Kattingia Kattingia Balasore Bodopoda Belpahari Kusudia Kusudia
48
Bijlage 2 UITVOERING PROJECEN TEN LASTE VAN 2011
Nummer
Plaats
Omschrijving
P07-44 P07-45 P07-46 P07-47 P07-57 P08-05 P08-06 P08-25 P08-33 P08-37 P09-07 P09-10 P09-28 P09-31 P09-38 P09-40 P09-44 P09-45 P10-22 P10-25 P11-02 P11-03 P11-06 P11-07 P11-17 P11-18 P11-21 P11-29
Sulludi Surada Vincentnagar Berhampur Kalikanon Balasore Berhampur Belpahari Dumka Sitapahar Dumka Chilimpur Kuruda, Balasore Chilimpur Kolkata Kattingia Lavanyadeipur Kattingia SKC Calcutta Kuruda, Balasore Baghmara Baghmara Bodopoda Kusudia Ghatiduba Ghatiduba Chetana Nuapadhi, Vikas S
Stoomkoker Stoomkoker Stoomkoker Stoomkoker Bouw meisjesinternaat Balwadi onderwijs Balwadi onderwijs Bouw jongensinternaat Opleiding Slaapzaal meisjesinternaat Balwadi onderwijs Medicijnen Verpleegstersopleiding Reparatie aan gebouwen Brick field school Renovatie jongensinternaat Sanitair jongensinternaat Balwadi onderwijs Mainstreaming project Verpleegstersopleiding Sanitair meisjesinternaat Generator Bouw middenschool Sanitair jongensinternaat Trafo en elektriciteit meisjesinternaat Trafo en elektriciteit jongensinternaat Apparatuur voor trainingscentrum Bijspijker cursus voor 30 studenten
Betaald in 2011 voor uitvoering van projecten Waarvan verplichting per 31 december 2010 Verplichting 31 december 2011 (bijlage 1) Totaal uitvoering projecten ten laste van 2011
Betaald in INR
Betaald in EUR
225.000 225.000 225.000 225.000 423.600 1.427.000 313.400 1.550.000 224.000 585.636 151.000 25.000 675.000 350.000 750.400 268.352 240.000 157.000 377.550 682.800 193.500 65.000 437.500 166.320 316.923 328.199 65.000 359.000
3.736 3.736 3.736 3.736 6.994 22.852 5.204 25.507 3.721 9.812 2.319 381 10.975 5.856 12.242 4.377 3.668 2.607 6.165 10.786 3.156 1.060 7.205 2.713 4.844 5.016 974 5.487
11.032.180
178.865 -114.660 69.018 133.223
49
