Voorstel voortzetting geïntegreerde dienstverlening Werkplein Etten-Leur per 1-1-2011 en opstellen businessplan om te komen tot verdergaande samenwerking. 1.
Aanleiding
1.1 Achtergrond lokale en landelijke ontwikkelingen Eind januari 2009 hebben de colleges van de gemeenten Etten-Leur, Moerdijk en Zundert ingestemd met de startnota “Samenwerken Werk en Inkomen Gemeenten Moerdijk , Etten-Leur en Zundert”. Deze startnota was er op gericht om vanuit een “integratiemodel” uitvoeringszaken op het terrein van Werk en Inkomen gezamenlijk uit te voeren. Daarnaast bestond de noodzaak, ondersteund door het steeds dwingender opgelegd Rijksbeleid, om te komen tot de vorming van een Werkplein waar gemeenten én UWV WERKbedrijf gezamenlijke dienstverlening organiseren. De redenen voor het bovenstaande zijn tweeledig. Enerzijds vanwege hetgeen in de Wet Werk en Bijstand (WWB) is vastgelegd ten aanzien van de grote verantwoordelijkheid die een gemeente heeft én de financiële consequenties die zij draagt voor (niet) succesvolle begeleiding van uitkeringsgerechtigden. In het financiële risicoprofiel van een gemeente vormt de financiële verantwoordelijkheid voor de WWB namelijk een substantieel aandachtsgebied. Juist omwille van dit risico werd de noodzaak gezien de dienstverlening en begeleiding van uitkeringsgerechtigden effectief vorm te geven door intensieve samenwerking met het UWV WERKbedrijf. Dit wordt mede gevoed door positieve en steeds dwingender beleidsmaatregelen vanuit het ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid (SZW) over de gezamenlijke koers die moet worden ingezet door de ketenpartners. Het ministerie heeft aangegeven dat het centraal stellen van de klanten middels geïntegreerde dienstverlening noodzakelijk is om een adequate invulling te geven aan de klantprincipes en zodoende een bijdrage te levert aan een verbeterde poortwachtersfunctie en een snellere en duurzame uitstroom uit de uitkering. Anderzijds vraagt de toenemende complexiteit van wet- en regelgeving op het terrein van Werk en Inkomen een adequate vertaling naar een passende en succesvolle uitvoeringspraktijk. Dit betekent voor kleine en middelgrote gemeenten dat de kwetsbaarheid en het risicoprofiel op het terrein van Werk en Inkomen toeneemt. De eerder geschetste ontwikkelingen in de startnota laten diverse opgaven zien die voor de eigenstandige gemeenten consequenties hebben op het gebied van dienstverlening, competenties, organisatieontwikkeling en bedrijfsvoering. Deze opgaven worden nog eens versterkt door de onomkeerbare landelijke ontwikkelingen op het gebied van de sociale zekerheid. Verdergaande samenwerking op het terrein van Werk en Inkomen is daarmee een gegeven. 1.2 Opdracht, doelen en kaders In maart/april 2009 hebben de gemeenteraden van de gemeenten Etten-Leur, Zundert en Moerdijk de opdracht gegeven1 om het integratiemodel zoals verwoord in de “Startnota Samenwerking Werk en Inkomen Gemeenten Moerdijk, Etten-Leur en Zundert’ verder uit te werken. In deze startnotitie van januari 2009 zijn de volgende doelen benoemd: 1. Kwalitatieve ontwikkeling van de dienstverlening; 2. Verdergaande professionalisering van de betrokken medewerkers; 3. Ontwikkeling van de bedrijfsvoering; 4. Ontwikkeling van de Werk- en Inkomenskosten en bedrijfsvoeringkosten in termen van effectiviteit en efficiency; 5. De noodzakelijke verbinding leggen met de ketenbrede ontwikkelingen op het gebied van de sociale zekerheid. 1
Zie raadsbesluit 12 maart 2009, “Vaststelling Startnota Samenwerking Werk en Inkomen’.
In de startnota van januari 2009 zijn de volgende kaders aangegeven: • • • •
De intergemeentelijke samenwerking op het terrein van Werk en Inkomen moet zich richten op de uitvoeringselementen. De beleidsmatige elementen blijven geborgd in de drie eigenstandige gemeenten, zodat de beleidsmatige ‘couleur locale’ adequaat geborgd blijft; Bij de gezamenlijke uitvoering van Werk en Inkomen blijft de lokale dienstverlening in iedere gemeente in stand, sterker nog, de gezamenlijke uitvoering van Werk en Inkomen moet een kwalitatieve impuls geven aan de ontwikkeling van de lokale dienstverlening; Binnen elke gemeente moet rondom de uitvoering van Werk en Inkomen een eigen, lokaal, dienstverleningsloket blijven; De gezamenlijke uitvoering van Werk en Inkomen moet niet leiden tot een nieuwe en aparte organisatorische entiteit.
Het geheel resulteerde in een samenwerking op 2 sporen: 1. De vorming van een Werkplein waar gemeenten en UWV-WERKbedrijf integrale dienstverlening organiseren en via één loket aanbieden aan werkzoekenden en werkgevers (spoor 1); 2. Onderzoeken van een samenwerkingsverband tussen (de back-office) van de afdelingen Werk en Inkomen van de genoemde gemeenten (spoor 2). In het samenwerkingstraject heeft de gemeente Rucphen ten dele geparticipeerd. De gemeente Rucphen valt eveneens binnen de 'werkplein-regio' Etten-Leur, maar heeft in eerste instantie aangegeven niet actief te participeren in de samenwerking rondom spoor 1 en 2. De gemeente Rucphen heeft wel actief geparticipeerd in de samenwerking in het WSP. Tijdens de afgelopen samenwerkingsperiode heeft overigens wél steeds een constructieve verbinding en wederzijdse afstemming met de gemeente Rucphen plaatsgevonden. Thans heeft de gemeente Rucphen de intentie om samen met de partners Moerdijk, Etten leur en Zundert te participeren in de samenwerking op spoor 1 en 2. Leeswijzer In het navolgende komen de bevindingen op beide sporen aan bod zoals die in het afgelopen jaar zijn opgedaan, met daaruit voortvloeiende voorstellen om de samenwerking rondom zowel spoor 1 (integrale dienstverlening vanaf het Werkplein) als spoor 2 (intensieve samenwerking van de backoffice activiteiten) door te ontwikkelen en verder vorm te geven. In hoofdstuk 2 komt spoor 1 aan bod, met een schets van de manier waarop de één-loketgedachte op het Werkplein is vormgegeven, de resultaten van de integrale aanpak en de knelpunten die in de praktijk worden ervaren. In hoofdstuk 3 wordt ingegaan op de samenwerking tussen de gemeentelijke back-offices en de noodzakelijk geachte verdergaande integratie van de gemeenten op dit terrein. Als bijlagen bij deze notitie zijn gevoegd een overzicht van de formatie 2010 en 2011 van het Werkplein (spoor 1) alsook het toekomstige beeld van de werkprocessen en de huidige werkprocessen bij de gemeenten Etten leur, Moerdijk en Zundert.
2
Geïntegreerde dienstverlening Werkplein Etten-Leur (samenwerking front-office)
2.1. Spoor 1: geïntegreerde klantbenadering Werkplein De samenwerking tussen de gemeenten Etten-Leur, Moerdijk en Zundert en het UWV Werkbedrijf op het Werkplein is gestoeld op het streven naar een optimale dienstverlening met de volgende uitgangspunten: - werk boven uitkering; - één ketenoverstijgend aanspreekpunt voor de klant werkzoekende én de klant werkgever; - hoogwaardige en specialistische expertise bij de medewerkers; - klant stellen boven de regels; - gezamenlijke inkoop van goede re-integratieactiviteiten; - klantgerichte processen. De samenwerking tussen gemeenten en UWV is uitgewerkt in een geïntegreerd dienstverleningsconcept2 dat gebaseerd is op een primair basisproces voor gemeenten en UWV Werkbedrijf, waarbij er gehandeld wordt vanuit het oogpunt van de klant en door betrokken partijen opgetreden wordt als één organisatie met als gezamenlijk doel het snel en duurzaam aan het werk helpen van mensen door optimale zorg en aandacht voor alle klanten in de keten. Hierbij wordt zowel de klant werkzoekende als de klant werkgever bediend. Het geïntegreerde dienstverleningsconcept op het Werkplein heeft gestalte gekregen in een drietal aandachtsgebieden en samenwerkingselementen: 1. Pilot klantbenadering/geïntegreerde aanpak door werkcoaches Op het Werkplein werken werkcoaches van UWV en gemeenten Etten-Leur, Moerdijk en Zundert samen aan de re-integratie van werkzoekenden naar de arbeidsmarkt. Er is bewust gekozen om deze dienstverlening vanuit de locatie van het Werkplein te laten plaatsvinden. Immers, daar zijn de vacatures in de regio bekend. In navolging van de uitkeringsintake op het Werkplein is het een logisch vervolg dat de dienstverlening aan de klant integraal (zonder overdrachtsmomenten) gericht is op het vinden van werk en op het Werkplein plaatsvindt. Hiermee komt het uitgangspunt van ‘werk boven uitkering’ optimaal tot uitdrukking. De integrale werkwijze is geheel conform het Rijksbeleid om de Werkpleinen tot dé gezamenlijke (regionale) dienstverleningspunten op het terrein van Werk en Inkomen maken. De uitkeringssituatie is niet langer leidend, maar het begeleiden naar werk staat centraal. Het dienstverleningsconcept is opgebouwd vanuit het klantperspectief met als doel onder regie van één contactpersoon (de werkcoach) de klant werkzoekende van werk dan wel uitkeringssituatie naar werk te leiden (advies, sturing en begeleiding) op de meest snelle en adequate wijze. Daarbij geldt dat de klantbenadering van werkzoekenden vanaf 27 jaar plaatsvindt volgens de principes van volledig ontschotte dienstverlening met als doel het beperken van het aantal overdrachtsmomenten voor de klant en te komen tot een effectieve en efficiënte aanpak van het (terug)leiden van deze klant naar de arbeidsmarkt. Concreet betekent dit dat een werkzoekende ongeacht zijn/haar uitkeringssituatie een werkcoach toebedeeld krijgt die behoort tot één van de deelnemende organisaties. Met de start van de pilot per 1 november 2009 zijn alle nieuwe WW-, WWB- en NUG-klanten ingestroomd in het geïntegreerde dienstverleningsproces. Alleen de WWB-klanten zónder arbeidsmarktperspectief op de korte termijn (< 1 - 1½ jaar)3 en/of met multifactoriële problematiek,
2 3
Zoals vastgesteld in 2009 door de colleges van de gemeenten Etten-leur, Zundert, Moerdijk en Rucphen. Zoals vastgesteld in het geïntegreerde dienstverleningsconcept op het Werkplein.
de zogenaamde zorgklanten, zijn doorverwezen naar de verschillende gemeenten. Deze klanten worden begeleid door de klantmanagers van de woongemeente van de klant. 2. Jongerenloket Ten behoeve van de dienstverlening op het terrein van werk en inkomen aan de doelgroep jongeren is een apart jongerenloket ingericht dat bestaat uit werkcoaches die zich enkel en alleen richten op de ondersteuning van werkloze jongeren tot 27 jaar (overeenkomstig de wettelijke afkadering van de Wet Investeren in Jongeren (WIJ)). Het doel van het jongerenloket is het bemiddelen van jongeren naar werk of het zorgdragen voor een startkwalificatie. De werkwijze van de jongerencoaches is overeenkomstig de klantbenadering binnen de pilot, dus een integrale aanpak van WW- en WWBgerechtigde jongeren. Gezien de specifieke problemen die binnen de doelgroep jongeren voorkomen, onderhouden de jongerenwerkcoaches nauwe banden met andere voor de doelgroep relevante gemeentelijke onderdelen en instanties zoals leerplichtambtenaren, het onderwijsveld (ROC) en de jeugdzorg. 3. Werkgeversservicepunt Het werkgeversservicepunt (WSP) is het aanspreekpunt voor werkgevers in de regio op het gebied van vacaturevervulling. Het UWV en de gemeenten Etten-Leur, Moerdijk, Rucphen en Zundert nemen deel aan het WSP. In het WSP werken werkgeversadviseurs die zich richten op de acquisitie van vacatures en de matching van het WW- en WWB-werkzoekendenbestand van de vier gemeenten en UWV. Daarnaast is in het WSP een leerwerkadviseur actief die zich bezig houdt met de acquisitie van leerwerkbanen en de bemiddeling van werkzoekenden naar deze leerwerkbanen. Ook is in het WSP een mobiliteitsadviseur werkzaam die zich richt op het bemiddelen van met werkloosheid bedreigde werknemers naar een andere baan om langs deze weg instroom in een uitkeringssituatie te voorkomen. Deze mobiliteitsadviseur is tevens de schakel naar het regionale mobiliteitscentrum van het UWV. Daarmee komen zowel vraag- als aanbodzijde van de arbeidsmarkt op het Werkplein samen. 2.2. Resultaten geïntegreerde dienstverlening De samenwerking op het werkplein tussen de verschillende samenwerkingspartners kent twee doelen: 1. verbeteren van de kwaliteit van de dienstverlening aan de klant werkzoekende (klant centraal) en 2. het verbeteren van de resultaten in termen van het terugdringen c.q. beperken van het werkzoekendenbestand en de uitkeringsafhankelijkheid in de regio en daarmee het beperken van de uitkeringslasten voor de gemeenten en het UWV-WERKbedrijf. 1. Kwalitatieve resultaten geïntegreerde dienstverlening: • Klantvriendelijkere dienstverlening door één aanspreekpunt; • Snellere doorlooptijd tussen intake en dienstverlening op het terrein van begeleiding en reintegratie; • Geen overdrachtsmomenten tussen UWV en gemeente. De benadering waarbij de klant centraal staat komt tot uitdrukking in een hogere klantwaardering van de dienstverlening op het Werkplein zoals tot uitdrukking is gekomen in een recent gehouden klanttevredenheidsonderzoek.4 De klant ervaart de integrale dienstverlening als zeer positief. De aangeboden diensten op het Werkplein in Etten-Leur worden door klanten als positief ervaren. Op het werkplein kan gebruik gemaakt worden van integrale ondersteuning, informatie, vacatureoverzichten, computers, expertise etc. Hierdoor kunnen de klanten optimaal naar werk worden begeleid. 4
Klanttevredenheidsonderzoek mei 2010: toename waardering dienstverlening van 6,4 naar 8,1.
2. Kwantitatieve resultaten geïntegreerde dienstverlening Begin 2010 stonden ruim 2.909 personen als werkzoekend op het Werkplein Etten-Leur geregistreerd. Dit is 17% hoger dan een jaar eerder. De gevolgen van de economische crisis, die zich vanaf medio 2009 heeft voorgedaan, zijn duidelijk zichtbaar. Tabel 1 toont de uitstroomresultaten WWB/WIJ en WW voor de periode november 2009 tot en met september 2010, afgezet tegen de resultaten zoals de afzonderlijke gemeenten en UWV die een jaar eerder in dezelfde periode hebben gerealiseerd. Ondanks dat de arbeidsmarkt als gevolg van de economische crisis een duidelijke krimp van de werkgelegenheid heeft laten zien, is de gerealiseerde uitstroom uit de uitkering binnen de pilot aanzienlijk hoger geweest. Omdat de werkgelegenheid en daarmee het aantal openstaande vacatures in belangrijke mate de uitstroomkansen van werkzoekenden bepaalt, kan gesteld worden dat zónder de economische crisis de resultaten van de pilot geïntegreerde dienstverlening nog beter zouden zijn geweest. Tabel 1 Uitstroomresultaten pilot versus resultaten vóór pilot November 2009 t/m april 2010 pilotperiode Uitstroom WWB/WIJ < 27 jaar (WIJ)* ≥ 27 jaar (WWB) Uitstroom WW < 27 jaar* ≥ 27 jaar Werkgeversservicepunt* Vacatures geregistreerd Vacatures vervuld
November 2008 t/m april 2009 E-L
M
Z
57,6% 15,0%
6,1% 12,5%
21% 6,3%
13% 10,4%
45,9%
Geen cijfer beschikbaar
754 406 (53,8%)
614 284 (46,3%)
Uitstroom: werkaanvaarding en einde uitkering a.g.v. geen inlichtingen. * 1-1-2010 t/m 30-9-2010
Op grond van het bovenstaande kan geconcludeerd worden dat de samenwerking tussen de partijen met een geïntegreerd dienstverleningsconcept heeft geleid tot een effectievere en efficiëntere dienstverlening, zowel in kwalitatieve als kwantitatieve zin. Op grond van de resultaten zijn de ketenpartners voornemens om de geïntegreerde werkwijze op te schalen en uit te breiden tot de standaard werkwijze voor alle WW en WWB-klanten, dus óók de klanten die vóór de start van de pilot reeds in een uitkeringssituatie verkeerden (in de pilot is uitsluitend met nieuwe klanten gewerkt). 2.3. Knelpunten geïntegreerde dienstverlening in relatie tot huidig samenwerkingsmodel Het geïntegreerde dienstverleningsconcept heeft geleid tot een zeer positieve impuls ten aanzien van de kwaliteit, effectiviteit en efficiency van de dienstverlening door de ketenpartners. De samenwerking tussen gemeenten en UWV op het Werkplein komt de dienstverlening aan de klant optimaal ten goede. Evenwel worden rond de operationele uitvoering van het dienstverleningsconcept wel een aantal knelpunten ervaren die samenhangen met de huidige bedrijfsvoering, te weten het enerzijds samenwerken in een geïntegreerde front-office en anderzijds volledig gescheiden back-offices. Deze knelpunten komen prominent tot uiting op een aantal onderdelen van de bedrijfsvoering, te weten: ICT: door UWV en de gemeenten worden in totaal drie verschillende klantvolgsystemen gehanteerd die niet op locatie van het Werkplein geraadpleegd kunnen worden;
Caseload: een gemengde caseload van inwoners van de verschillende gemeenten betekent het onderhouden van relaties met alle afzonderlijk back-offices, die ieder eigen afwijkende procedures en werkwijzen kennen; Aansturing: op het Werkplein werken werkcoaches, jongerencoaches en WSP-adviseurs samen, die afkomstig zijn van vijf verschillende organisaties. Formeel vindt de aansturing ook plaats vanuit deze organisaties hetgeen de operationele aansturing bemoeilijkt. Personele inzet Werkplein: herhaaldelijk is een gebrek aan commitment gebleken voor de inzet van de vooraf toegezegde formatie, doordat voorrang werd gegeven aan opdrachten/taken vanuit de eigen organiatie. De hierboven beschreven knelpunten zijn zowel knelpunten voor de front-office als de backoffice. Om een optimale samenwerking te realiseren is het noodzakelijk dat de front-office en de backoffice volledig op elkaar worden afgestemd. Voor een kwalitatief hoogwaardige en klantvriendelijke dienstverlening is de samenwerking tussen Werkplein en gemeentelijke back-office cruciaal. De dienstverlening in de front-office vraagt om een effectief samenspel met de back-office(s). Bovengenoemde knelpunten staan een dergelijk effectief samenspel echter in de weg. Het werken met drie gemeentelijke back-offices werkt verstorend voor de dienstverlening aan de WWB-klant. De vormgeving van de samenwerking ‘aan de voorkant’ wordt bemoeilijkt door de huidige organisatorische inbedding van de samenwerking (het zogenaamde integratiemodel rondom de back-offices). Afstemming van ICT en werkprocedures zijn niet voldoende adequaat gebleken om de knelpunten weg te nemen, knelpunten die uiteindelijk een breekpunt kunnen gaan vormen in de samenwerking volgens het geïntegreerde dienstverleningsconcept. Verdergaande samenwerking in de back-office is noodzakelijk teneinde een kwalitatief hoogwaardige dienstverlening aan werkzoekende klant te kunnen voortzetten. Daarmee is de samenvoeging van back-office(processen) in het voordeel van de klant. Vorming van één entiteit van de gemeentelijke back-ofices is daarmee voorwaarde voor doorontwikkeling van de geïntegreerde dienstverlening vanaf het Werkplein ten behoeve van de klanten. Dit is ook gebleken bij andere Werkpleinen waar een integraal dienstverleningsconcept is doorgevoerd. 2.4. Borging kwaliteit dienstverlening WWB- en WW-populatie Samenwerking op basis van een volledig ontschot en geïntegreerd dienstverleningsproces betekent dat de werkcoaches basiskennis dienen te hebben van zowel WW als WWB, alsmede de lokale beleidsuitgangspunten en procedures van de verschillende organisaties. In 2010 is geïnvesteerd in het vergroten van het kennisniveau van de medewerkers op het gebied van de WW en WWB. Gebleken is dat hierin een verdere investering gedaan zal moeten worden. Geïntegreerde dienstverlening vraagt om een inwerk- en leerproces dat vooral via opleiding en training on-the-job gestalte krijgt. 2.5. Financieel overzicht integrale dienstverlening (spoor 1) De samenwerking op het werkplein betreft voornamelijk clustering van reeds binnen de afzonderlijke deelnemende organisaties bestaande functies. Het gaat dan om de functies van werkcoach, intaker en WSP-adviseur. Daarnaast is ten behoeve van de vormgeving van de verschillende organisatieonderdelen additionele formatie aangetrokken om de samenwerking vorm te kunnen geven. Grotendeels is deze formatie-uitbreiding gefinancierd met rijks- en provinciale subsidies, gedeeltelijk door extra investeringen vanuit gemeentezijde. In bijlage 1 is een overzicht opgenomen van de totale personele formatie op het Werkplein en financiële dekking.
• Pilot geïntegreerde klantbenadering Binnen de pilot geïntegreerde dienstverlening zijn in totaal 7,4 fte werkcoaches werkzaam. Hiervoor geldt dat 5,6 fte bestaat uit de reguliere personele formatie van gemeenten en UWV. Ten behoeve van de opstart van de pilot is daarnaast geïnvesteerd in 1,8 fte aan additionele werkcoaches. • Jongerenloket Het jongerenloket bestaat uit 4,4 fte jongerencoaches, waarvan 3,4 fte gefinancierd wordt met een rijkssubsidie in het kader van het regionaal actieplan jeugdwerkloosheid. Daarnaast is in de opstartfase 2010 1 fte additioneel toegevoegd door de gezamenlijke gemeenten om de hoge instroom in goede banen te kunnen leiden. Het UWV-WERKbedrijf heeft tot medio augustus actief geparticipeerd middels het inzetten van een trainee. De rijkssubsidie zal in 2011 voortgezet worden. Vanwege de huidige stabiele instroom en het rustiger vaarwater waar het jongerenloket inmiddels is in gekomen, is de additionele toevoeging van 1 fte niet meer noodzakelijk in 2011. Daarmee is de dekking van de personele lasten van het jongerenloket ook voor 2011 gegarandeerd. Na 2011 zal, afhankelijk van de economische situatie en regionale jeugdwerkloosheid, de bezetting van het jongerenloket binnen de reguliere personele formatie worden ingevuld. • Werkgeversservicepunt Het Werkgeversservicepunt heeft 7.6 fte formatie. Daarvan wordt 4,3 fte ingevuld met reguliere UWV-formatie, 0,8 fte coördinatie met een provinciale subsidie en 2,5 fte met personeel dat veelal gefinancierd wordt uit de reguliere personeels- of participatiebudgetten van de deelnemende gemeenten. De samenwerking op het Werkplein volgens de huidige opzet inclusief het WSP en Jongerenloket heeft 1,8 fte aan extra personele inzet betekend. Gezien de toename in de WWB-instroom met 18%, 22% en 29% voor respectievelijk de gemeenten Etten-Leur, Moerdijk en Zundert sinds de start van de pilot, hadden de afzonderlijke gemeenten zónder de samenwerking, de personele capaciteit in vergelijkbare mate moeten uitbreiden om de bestaande kwaliteitsniveaus van de dienstverlening te kunnen handhaven. Daarmee kan geconcludeerd worden dat de personele kosten voor de samenwerking op het Werkplein relatief gezien gelijk zijn gebleven. 2.6 Opschalen pilot geïntegreerde dienstverlening naar standaard werkwijze Zowel in kwalitatief als kwantitatief opzicht is het geïntegreerde dienstverleningsconcept een meerwaarde gebleken. Omdat de geïntegreerde werkwijze niet vraagt om extra investeringen in de personele formatie, wordt voorgesteld de integrale dienstverlening voort te zetten per 1-1-2011 en uit te breiden tot het standaard werkproces, waarbij álle klantmanagers/werkcoaches van de gemeenten en UWV conform dit werkproces gaan werken. Benadrukt wordt dat zorgklanten buiten het integrale dienstverleningsproces vanuit het Werkplein worden gelaten en door de eigen organisaties opgepakt blijven worden. De betrokken partijen zijn voornemens de geïntegreerde aanpak op het Werkplein in 2011 voort te zetten en op te schalen naar de volledige WW en WWB-bestanden. Dit betekent dat de bestaande klanten (met uitzondering van de zorgklanten) die reeds in een uitkeringssituatie verkeerden voor aanvang van de pilot en die nu nog vanuit de voormalige werkwijzen worden ondersteund (niet op basis van het concept van integrale dienstverlening), straks eveneens binnen het geïntegreerde werkproces vallen en dito dienstverlening. Deze verdere uitrol van het geïntegreerde dienstverleningsproces zal niet leiden tot toenemende personele lasten. Immers, de bestaande klantenbestanden van vóór de pilot worden reeds beheerd binnen de reguliere formatie van de afzonderlijke gemeenten.
Tabel 2
Personele bezetting en dekking Werkplein 2011
Intake Gemeente Etten-Leur Gemeente Moerdijk Gemeente Zundert Werkcoaches Gemeente Etten-Leur Gemeente Moerdijk Gemeente Zundert UWV Jongerenloket Gemeente Etten-Leur Gemeente Moerdijk Gemeente Zundert Extern Werkgeversservicepunt Coördinatie WSP Gemeente Etten-Leur Gemeente Moerdijk Gemeente Zundert Gemeente Rucphen UWV Leerwerkadviseur Mobiliteitsadviseur Aansturing Manager UWV Gemeenten
Fte 2011
Financiële dekking 2011
2,5 1,0 0,5
Reguliere personeelskosten Reguliere personeelskosten Reguliere personeelskosten
2,0 1,0 0,0 11.2
Participatiebudget E-L Reguliere personeelskosten Reguliere personeelskosten Reguliere personeelskosten
1,6 0,6 1,0 1,0
Rijkssubsidie Rijkssubsidie Rijkssubsidie Rijkssubsidie
0,8 1,0 0,5 0,0 0,4 2,8 0,5 1,0
Vervalt per 1-1-2011 Participatiebudget Participatiebudget Reguliere personeelskosten Reguliere personeelskosten Reguliere personeelskosten UWV Participatiebudget EMZ
1,0 1,0
Reguliere personeelskosten Additionele kosten (incl coördinatie WSP)
Na de opschaling zal in 2011 sprake zijn van een duale managementaansturing van het Werkplein. Naast de manager UWV zal een gemeentelijke manager zorg dragen voor de dagelijkse aansturing van (een deel van) het Werkplein. Dit model van duale aansturing van het Werkplein kan gecombineerd worden met de aansturing van het WSP. De gemeentelijke manager stuurt daarbij onder andere het WSP aan. Door het wegvallen van de provinciale subsidie waaruit de coördinator WSP in 2010 is gefinancierd, zal deze gecombineerde functie vanuit de gemeenten bekostigd moeten worden. Vanwege de eerder aangetoonde verhoogde uitstroomresultaten als gevolg van het geïntegreerde dienstverleningsconcept worden deze kosten (ruimschoots) terugverdiend door de schadelastreductie in uitkeringen. Dekking van deze kosten kan gevonden worden door een beroep te doen op het Participatiebudget.
3.
Samenwerking tussen gemeenten
3.1 Spoor 2: Samenwerking gemeenten Etten-Leur, Moerdijk, Rucphen en Zundert Het tweede spoor van het samenwerkingstraject Etten-Leur, Moerdijk, Rucphen en Zundert betreft de samenwerking in de back-offices van de afzonderlijke gemeenten. Samenwerken in de back-office zal efficiëncyvoordelen in de bedrijfsvoering opleveren. Dit zal positief bijdragen aan een betere dienstverlening aan de klant (werkzoekende). Gemeenteraden hebben eerder als kader gesteld dat de vorm te geven samenwerking niet zou moeten leiden tot de vorming van een nieuwe en aparte organisatorische entiteit. Om de samenwerking tussen de back-offices vorm te geven, zijn in de afgelopen periode een drietal terreinen benoemd waar de mogelijkheden voor samenwerking zijn onderzocht, te weten ICT, beleid en administratieve processen. De laatste twee onderzoeksterreinen hadden deels tot doel de samenwerking in de front-office (spoor 1) mede vorm te geven. 3.2 Bevindingen onderzoek naar back-office samenwerking ICT Het ICT-vraagstuk was gericht op, naast het realiseren van de "één PC-gedachte" op het Werkplein, te komen tot een situatie waarin de afzonderlijke gemeenten hetzelfde back-officesysteem hanteren. Daarbij zijn zowel de kostenaspecten als de mogelijkheden en wensen van de gemeenten meegewogen. Gebleken is dat de aanschaf van één en hetzelfde back-officesysteem als gevolg van de diversiteit aan benodigde koppelingen met andere, binnen de verschillende gemeenten, gebruikte systemen zowel met het oog op het kostenaspect, als op de privacywetgeving wordt bemoeilijkt binnen het onderzochte integratiemodel. Administratieve processen Ten aanzien van de administratieve processen is een inventarisatie gemaakt van de werkprocessen op het terrein van werk en inkomen en is onderzocht in hoeverre deze processen geharmoniseerd konden worden ten behoeve van de gezamenlijke integrale dienstverlening op het Werkplein. Daarnaast zijn de mogelijkheden onderzocht om te komen tot één gezamenlijke back-office. Uitkomst van de inventarisatie is dat elk van de drie gemeenten geheel eigen processen kent, die (mede) zijn bepaald door de manier waarop de back-office organisatie is ingericht. Dit maakt dat afstemming/harmonisering van de processen ten behoeve van een gestroomlijnde integrale dienstverlening op het Werkplein wordt bemoeilijkt. Daarbij zijn de administratieve processen de basis voor de inrichting van het aan te schaffen ICT-systeem. De bovengenoemde obstakels hebben veel impact op het realiseren van een gezamenlijke aanschaf van een ICT-systeem, omdat de inrichting per gemeente dient te gebeuren wat een kostenverhogend aspect in zich heeft. Dit maakt dat het vormen van één gezamenlijke back-office voor de drie gemeenten, vanuit het efficiency perspectief, geen haalbare kaart zal zijn binnen het eerder gekozen samenwerkingsmodel.
Samenvattend kan gesteld worden dat de mate waarin (structurele) samenwerking tussen backoffices gerealiseerd kan worden, sterk afhankelijk is van de mate waarin de verschillende deelnemende partijen als organisaties kunnen integreren. De bij de start van het samenwerkingstraject gekozen tussenvorm, het zogenaamde integratiemodel zónder vormgeving van een specifieke organisatorische entiteit, waarbij de betrokken gemeenten vanuit hun eigen zelfstandige identiteit blijven acteren, is nadelig gebleken voor de besluitvorming en structurele vorm van samenwerking binnen de back-offices en daarmee de dienstverlening naar de klanten vanuit de integrale dienstverlening.
3.3 Keuze voor een specifieke entiteit De hiervoor genoemde knelpunten leiden tot de conclusie dat, om de doelstellingen van de samenwerking te bereiken, het nodig is om de organisatiestructuur te kantelen. Intensieve (volledige) samenwerking kan vorm krijgen in een specifieke entiteit. In de pilot is nadrukkelijk gebleken dat een specifieke entiteit voorwaardelijk zal zijn om het dienstverleningsproces op het Werkplein werkelijk efficiënt en effectief in te richten. Daarnaast kunnen als voordelen van een specifieke entiteit genoemd worden: Bedrijfsmatige voordelen: • Betere waarborging continuïteit dienstverlening. De kwetsbaarheid in personele bezetting neemt af en de flexibiliteit neemt toe door onderlinge vervangbaarheid; • Verbeteren van de kwaliteit van de (front- en back-office) dienstverlening; • Minder overdrachtsmomenten voor de klant bij de front-office; • Er is sprake van ketendienstverlening. De dienstverlening heeft betrekking op de uitkering (inkomen), een re-integratietraject (projecten zijn sneller te “vullen” waardoor de wachttijden korter worden) en zorg ( bijzondere bijstand etc). Dit alles wordt ‘aangeboden’ via de klantmanager (één aanspreekpunt). Door de uitvoering van de dienstverlening te verbinden aan één locatie wordt de dienstverlening betreffende Werk en Inkomen eenduidig vanuit één punt en in samenhang aangeboden. Dit biedt rechtsgelijkheid aan de klant; • Verbetering van efficiency van de bedrijfsvoering (ruimte voor kwalitatief voldoende specialisaties zoals schuldhulpverlening, inburgering, incasso, applicatiebeheer en interne controle). Beleidsmatige voordelen: • Gezamenlijke integrale beleidsontwikkeling (in brede zin) voor vier gemeenten met behoud en waar relevant versterkte borging van specifieke lokale beleidsaccenten (colour locale); • Vergroten van het aanbod van voorzieningen van klanten (het voorzieningenpakket van regionale samenwerkingsverbanden is vaak breder en meer divers dan die van de afzonderlijke gemeente); • De afgelopen tijd is landelijk geïnvesteerd in de ketenbenadering werk-inkomen-participatie en zorg. Op termijn leidt dat wellicht tot een discussie over het al dan niet opnemen van het lokale WMO-loket binnen werkprocessen van afdelingen Sociale Zaken/Werk en Inkomen. Financiële voordelen: • Besparing op personele kosten, op termijn lagere formatieomvang; • Kostenbesparing op automatisering; • Lagere overhead (mits hierop gestuurd wordt); • Kostenbesparing op inkoop diensten. 3.4 Doorkijk te verwachten terugverdieneffecten Algemeen wordt verondersteld dat bij samenwerking in een specifieke entiteit de (som van de) uitvoeringskosten zal afnemen. De grootste besparingen zijn naar verwachting te behalen op kosten van: • Personeel: door middel van schaalvergroting kunnen besparingen in de personele sfeer worden gerealiseerd. Dat kan zijn bij taken waarvan de aard en omvang onafhankelijk zijn van de schaalgrootte van de gemeente. Iedere afzonderlijke gemeente heeft bijvoorbeeld applicatiebeheerders, beleidsmedewerkers, toetsers en een uitkeringsadministratie. Door samenvoeging tot/in één entiteit kan dit tot besparingen leiden. Enerzijds gaat het om efficiencywinst bij de uitvoering van specialistische taken die in de huidige situatie versnipperd worden uitgevoerd, bijvoorbeeld de zogenaamde 'eenmansposten' bij de verschillende gemeenten. Door schaalvergroting kunnen deze specialistische functies, zoals interne controle,
• • • •
terugvordering en verhaal en bezwaar beter in de organisatie worden verankerd. Anderzijds is een efficiencyvoordeel te behalen bij taken waarmee 'bulk-werk' is gemoeid, zoals de uitkeringsadministratie. Ook bijkomende kosten als overleg en scholing worden door schaalvergroting verhoudingsgewijs lager. Bedrijfsvoering: door beheersing van het productieproces. Door bijvoorbeeld de systemen te optimaliseren, het beleid op elkaar af te stemmen of afstemming in de interne controle moet een voordeel in de uitvoeringskosten behaald kunnen worden. Overhead: bepaalde overheadkosten kunnen worden uitgesmeerd over meer medewerkers. Inkoop van diensten. Automatisering: door de gezamenlijke aanschaf en door gezamenlijk onderhoud kunnen besparingen worden behaald. Beoogd wordt dat het samenwerkingsverband als één organisatie de automatisering bij één leverancier onderbrengt.
Naast de kostenbesparingen moet echter ook rekening worden gehouden met aanloopkosten. Hierbij moet gedacht worden aan bijvoorbeeld de aanpassing van formulieren, het uniformeren van de werkprocessen, automatisering5, communicatie, ontwikkeling logo/huisstijl, briefpapier en visitekaartjes e.d., installatiekosten, opleidingskosten. De omvorming tot een specifieke entiteit heeft tijd nodig. Ervaringscijfers geven aan dat een dergelijke organisatie na ongeveer 3-5 jaar6 effectief operationeel kan zijn. Totdat deze specifieke entiteit op volle kracht werkt zullen de aangesloten gemeenten aanloopkosten hebben voor de vorming ervan. Om de efficiency voordelen te concretiseren zal een vergelijking gemaakt moeten worden met de kosten van het zelfdoen op ongeveer hetzelfde kwaliteitsniveau en met dezelfde continuïteitswaarborgen tegenover de samenwerkingskosten. Het gaat wel om kostenbesparingen op de langere termijn. De kosten gaan voor de baten uit 3.5 Kritische succesfactoren Om een samenwerking binnen een regionale specifieke entiteit te laten slagen zijn er enkele essentiële aandachtspunten die het succes van de samenwerking in belangrijke mate zullen bepalen. Deze kritische succesfactoren zijn de elementen die bijdragen aan het succesvol vormgeven van deze samenwerking. •
Organisatievorm: een specifieke entiteit kan op diverse manieren worden ingericht. (stichting, gemeenschappelijke regeling). Onderzocht moet worden welke vorm in onze regio het meest wenselijk en passend is. Uitgangspunt is dat ten behoeve van de besluitvorming de gemeentebesturen vertegenwoordigd zijn in het bestuur van deze entiteit.
•
De lokale situatie (politiek-sociaal-economisch): Bij de vorming van deze specifieke entiteit zal er aandacht moeten zijn voor de eigen ‘couleur locale’; het eigen gemeentelijk lokale beleid en producten- en dienstenaanbod voor zover daar geen uniformiteit tussen de gemeenten bestaat. Eventuele lokale verschillen zullen hun plaats moeten krijgen binnen de organisatorische inbedding van de te vormen organisatie. Daarnaast kunnen binnen de samenwerking specifieke locale accenten worden gefaciliteerd. Voorbeelden in deze zijn bijvoorbeeld het 'werkgelegenheidsproject Moerdijk", het convenant leerlingbouwplaatsen, de fitheidstraining, het handboek sociale voorwaarden bij aanbesteding en subsidieverlening en de Moerdijk-expres (ontsluiting Havenschap Moerdijk). (bron: gemeente Moerdijk)
5
Uit een eerste verkenning door de werkgroep ICT blijkt dat een uniformering van het softwarepakket in eerste instantie een aanzienlijke investering betekent (ca € 300.000). Uiteindelijk kunnen hier wel besparingen uitgehaald worden door met name het gezamenlijke applicatiebeheer- en onderhoud, alsmede de kortingen bij aanschaf en onderhoud die bedongen kunnen worden als gevolg van de schaalvergroting. 6 Gebaseerd op ervaringen van de ISD Walcheren. ISD Walcheren sluit qua aantallen en grootte van de aangesloten gemeenten het beste bij de regio Etten-Leur aan, alsmede onderzoeken RSD-vorming Deloitte & Touche.
•
Uitgangspunt voor de vorming en inrichting van een specifieke entiteit is dat de exploitatie tenminste budgettair neutraal is ten opzichte van de gemeentelijke baten/lasten. Hoewel er (op termijn) financiële besparingen te verwachten zijn, zal in de opstartfase (behoudens noodzakelijke aanloopkosten) sprake moeten zijn van een gelijkblijvend kostenniveau ten opzichte van de huidige situatie.
•
De klant moet altijd centraal staan, de te vormen organisatie en het dienstverleningsconcept zijn er om dit te ondersteunen. Het moet voor de klant duidelijk zijn waar hij terecht kan met zijn vraag. Bovendien zal er voor dié diensten waarvoor het Werkplein geen toegevoegde waarde vormt (bijvoorbeeld minimabeleid, maar ook begeleiding van de zorgcliënten) geregeld moeten worden dat deze diensten op locatie binnen de eigen gemeentegrenzen worden aangeboden (gemeenteloket). Dit laatste vraagt om een goede afstemming tussen Werkplein en het gemeenteloket.
•
Communicatie naar de klant en de medewerkers verdient bijzondere aandacht gedurende het proces van organisatievorming. Het opstellen van een communicatieplan zal een belangrijk onderdeel vormen bij het opstellen van het businessplan.
4. Vervolgproces en besluitvorming In het voorgaande zijn de bevindingen geschetst van de samenwerking tussen de gemeenten EttenLeur, Moerdijk, Zundert en het UWV-WERKbedrijf, zoals die sinds november 2009 gestalte heeft gekregen. Daarbij is zowel de samenwerking op het Werkplein (spoor 1) als de samenwerking in de back-offices (spoor 2) aan bod gekomen. Ten aanzien van beide sporen zijn op grond van de bevindingen een aantal conclusies getrokken, op grond waarvan een aantal aanbevelingen kunnen worden gedaan met betrekking tot het vervolg van de samenwerking tussen de betrokken partijen. Inmiddels heeft ook de gemeente Rucphen aangegeven zich hierbij te willen aansluiten. Spoor 1: - geïntegreerde dienstverlening op het Werkplein draagt bij aan een kwalitatief betere dienstverlening aan de klant werkzoekende én de klant werkgever; - geïntegreerde dienstverlening op het Werkplein draagt bij aan een hogere klanttevredenheid over de dienstverlening van de ketenpartners; - geïntegreerde dienstverlening op het Werkplein draagt bij aan de uitstroombevordering en schadelastbeperking voor de gemeenten. Het is dan ook nadrukkelijk de wens van de betrokken partijen om spoor 1 voort te zetten en vanaf begin 2011 op te schalen naar de standaard werkwijze voor alle WW- en WWB-gerechtigde werkzoekenden (zorgklanten worden buiten het proces gehouden en begeleid via de eigen gemeentelijke loketten). Spoor 2: - om een kwalitatief hoogwaardige dienstverlening op het Werkplein te kunnen garanderen is samenvoeging/integratie van de back-offices noodzakelijk, waarbij het integratiemodel niet volstaat; - vorming van een specifieke entiteit draagt bij aan een kwalitatief betere en klantvriendelijkere dienstverlening aan de klant; - door de vorming van een specifieke entiteit zijn op termijn (aanzienlijke) financiële besparingen te realiseren; - door de vorming van een specifieke entiteit vergroten de betrokken gemeenten de kans een eigen Werkplein voor de regio te behouden en daarmee de mogelijkheid zeggenschap en invloed te behouden op de uitvoering van de lokale sociale zekerheid. De partijen streven naar het opstellen van een businessplan, met daarin een concrete uitwerking van een te vormen specifieke entiteit, uitgewerkte werkprocessen, formatieplan, financiële onderbouwing etcetera. Dit businessplan zal uiterlijk in het najaar van 2011 ter vaststelling worden voorgelegd aan de betrokken gemeenteraden om bij positieve besluitvorming de voorbereiding en vormgeving voor de specifieke entiteit te starten per 1 januari 2012.
Samenvattend wordt voorgesteld: Ten behoeve van spoor 1: 1.
2.
Voortzetting samenwerking op het Werkplein op grond van het geïntegreerde dienstverleningsconcept en deze werkwijze vanaf begin 2011 op te schalen naar alle klanten en medewerkers, binnen de huidige formatie-inzet; In te stemmen met de voorgestelde extra investering ten behoeve van 2011 voor een gemeentelijke manager in het duale aansturingsmodel voor de integrale dienstverlening vanuit het Werkplein (jaarsalaris gemeentelijk manager + afrondende overdrachtsinzet kwartiermaker).
De geraamde kosten van deze extra (tijdelijke) investering voor voortzetting van hetgeen onder spoor 1 wordt verstaan bedragen in totaal € 95.000. Deze kosten worden omgeslagen naar de vier deelnemende gemeenten, naar rato van het inwoneraantal. De verdeling ziet er als volgt uit: Etten leur € 32.436 Moerdijk € 28.538 Rucphen € 17.556 Zundert € 16.470 De Moerdijkse kosten kunnen worden gedekt door een beroep te doen op € 180.000 incidentele gelden W&I voor 2011. Ten behoeve van spoor 2: 1.
De raden van de gemeenten voor te stellen af te wijken van de gestelde kaders op grond van het raadsbesluit d.d. januari 2009 en in te stemmen met het opstellen van een businessplan voor de vorming van een specifieke entiteit; De raad voor te stellen hiertoe middelen (geprognosticeerd op € 40.000,00 excl. btw.) beschikbaar te stellen . De geraamde bijdrage per gemeente , op basis van inwoneraantallen, is dan: Etten Leur € 13.657 Moerdijk € 12.016 Rucphen € 7.392 Zundert € 6.935 De Moerdijkse kosten kunnen worden gedekt uit het directie-budget “doorontwikkeling”.
Bijlage I
Intake Gemeente Etten-Leur Gemeente Moerdijk Gemeente Zundert Werkcoaches Gemeente Etten-Leur Gemeente Moerdijk Gemeente Zundert UWV Jongerenloket Gemeente Etten-Leur Gemeente Moerdijk Gemeente Zundert Extern Werkgeversservicepunt Coördinatie WSP Gemeente Etten-Leur Gemeente Moerdijk Gemeente Zundert Gemeente Rucphen UWV Leerwerkadviseur Mobiliteitsadviseur Aansturing Manager UWV Gemeenten
Fte 2010
Financiële dekking 2010
Fte 2011
Financiële dekking 2011
2,5 1,0 0,5
Reguliere personeelskosten Reguliere personeelskosten Reguliere personeelskosten
2,5 1,0 0,5
Reguliere personeelskosten Reguliere personeelskosten Reguliere personeelskosten
1,9 1,0 0,0 3,65
Additionele kosten Reguliere personeelskosten Reguliere personeelskosten
2,0 1,0 0,0 11.2
Participatiebudget E-L Reguliere personeelskosten Reguliere personeelskosten Reguliere personeelskosten
1,6 0,6 1,0 1,0
Rijkssubsidie Rijkssubsidie Rijkssubsidie Rijkssubsidie
1,6 0,6 1,0 1,0
Rijkssubsidie Rijkssubsidie Rijkssubsidie Rijkssubsidie
0,8 1,0 0,5 0,0 0,4 3,5 0,8 1,0
Provinciale subsidie Participatiebudget Participatiebudget Reguliere personeelskosten Reguliere personeelskosten Rijkssubsidie Participatiebudget EMZ
0,0 1,0 0,5 0,0 0,4 2,8 0,5 1,0
Vervalt/onder aansturing EMZ Participatiebudget Participatiebudget Reguliere personeelskosten Reguliere personeelskosten Reguliere personeelskosten Participatiebudget EMZ
1,0 -
Reguliere personeelskosten -
1,0 1,0
Reguliere personeelskosten Additionele kosten
