Nummer 40, 01-03-2013
Nieuwsbrief IBI Nummer 40, 01-03-2013
Hierbij ontvangt u de veertigste nieuwsbrief Interbestuurlijke informatie (IBI). De nieuwsbrief IBI bestrijkt het brede terrein van interbestuurlijke informatie. In deze nieuwsbrief: Antwoorden op veelgestelde vragen SiSa-bijlage 2012 1. Toelichting afwijking (C7C/08): Investering Stedelijke Vernieuwing 2. Toelichting per brinnummer (D5/02 en 03): Verbetering Binnenklimaat primair onderwijs 3. Handreiking Wet sociale werkvoorziening beschikbaar (G1, G1B, G1C-1, G1C-2) 4. Lijst NT-2 trajecten Wet participatiebudget beschikbaar (G5, G5B, G5C-1) 5. Fouten in invulwijzer bij E10; E29 en G5B Antwoorden op algemene vragen SiSa-2012 6. Vuistregel bij twijfel over uitleg bestedingsbegrip BBV bij SiSa-verantwoording 7. Accountantscontrole als sprake is van uitvoering door een derde organisatie 8. Niet afwijken van / creatief omgaan met indicatoren in de SiSa-bijlage 9. In SiSa-bijlage alleen regelingen opnemen die op de verantwoordingslijst staan
1. Toelichting afwijking (C7C/08): Investering Stedelijke Vernieuwing In de invulwijzer staat dat ik bij indicator C7C/08 een toelichting moet invullen. Maar als ik dat probeer in het Excel-format voor de SiSa-bijlage krijg ik een foutmelding. Ik mag daar alleen een getal invullen en geen toelichting. Hoe moet ik nu een toelichting geven? Helaas is er een foutje geslopen in de aansluiting tussen het Excel-format voor de SiSa-bijlage en de invulwijzer waardoor de tekst in de invulwijzer niet aansluit bij de indicator in het Excel-format. We stellen daarom de volgende oplossing voor: U vult bij indicator C7C/08 alleen de afwijking in aantallen in, conform de aanwijzingen in het Excel-bestand voor de SiSa-bijlage. U gebruikt indicator C7C/04 zowel voor de inhoudelijke toelichting bij de bestedingen als voor de inhoudelijke toelichting die u niet kwijt kunt bij indicator C7C/08. Geeft u bij het invullen dan alstublieft wel duidelijk aan waar uw toelichting betrekking op heeft.
2. Toelichting per brinnummer (D5/02 en 03): Verbetering Binnenklimaat primair onderwijs In mijn gemeente is geen sprake van een correctie in de besteding 2011 (indicator D5/01). Het is dus ook niet mogelijk om een toelichting per brinnummer te geven (indicator D5/02 en D5/03). Wat moet ik nu doen? Omdat D5/02 en D5/03 witte cellen in het Excel-format voor de SiSa-bijlage zijn, kunt u deze niet leeglaten. Daarnaast is het bij D5/03 niet de bedoeling dat u een uitsplitsing maakt van het bedrag dat u bij indicator D5/01 invult. Het is de bedoeling dat u bij indicator D5/03 een toelichting geeft bij de niet afgeronde activiteiten. Meer hierover leest u in de toelichting in de invulwijzer bij indicator D5/03. Voor mijn gemeente is geen sprake van niet afgeronde activiteiten per brinnummer (indicator D5/03). Het is dus ook niet nodig om een uitsplitsing per brinnummer te maken. Ik heb ontdekt dat ik via tabblad ‘selecteer specifieke uitkering’ het aantal regels van 1 naar 0 kan veranderen. Op die manier weerspiegelt de SiSa-bijlage de situatie in mijn gemeente. Kan ik op deze manier de SiSa-bijlage indienen bij het CBS? Nee. De plausibiliteitscontrole van het CBS gaat er vanuit dat bij elke regeling waar u een vinkje zet minimaal één rij is ingevuld. Als in uw gemeente geen sprake is van niet afgeronde activiteiten, zorgt u er toch voor dat achter het vinkje in tabblad ‘selecteer specifieke uitkering’ het getal 1 staat zodat u minimaal één rij kunt invullen in het Excel-format voor de SiSa-bijlage. In het excelformat vult u vervolgens bij indicator brinnummer (D5/02) en bij indicator toelichting (03) ‘n.v.t.’ in. Als u er toch voor kiest om een 0 achter het vinkje te zetten, keurt het CBS de levering van uw verantwoordingsinformatie af.
3. Handreiking Wet sociale werkvoorziening beschikbaar (G1, G1B, G1C-1, G1C-2) De handreiking Wsw is vanaf dit moment te downloaden vanaf de website van het ministerie van SZW: www.gemeenteloket.minszw.nl De volledige link: http://www.gemeenteloket.minszw.nl/dossiers/werk-eninkomen/wsw/nieuwsberichten/Handreiking-verantwoording-Wsw-beschikbaar.html
4. Lijst NT-2 trajecten Wet participatiebudget beschikbaar (G5, G5B, G5C-1) De lijst NT-2 trajecten is beschikbaar via de website van het steunpunt VE: www.steunpuntve.nl Op deze site zijn ook veel antwoorden op veelgestelde vragen (FAQ) te vinden over diverse aspecten met betrekking tot de verantwoording over de educatiemiddelen. Vooral interessant voor accountants: als een gemeente de lijst NT-2 trajecten gebruikt, kunt u deze lijst beschouwen als een rijksbron zoals bedoeld in de nota verwachtingen accountantscontrole.
2
5. Schrijffout in invulwijzer bij E10, E29 en G5B E10/02 en E29/02: De indicatoren ‘besteding jaar T’ hebben in de SiSa-bijlage 2012 betrekking op jaar T, en dus verantwoordingsjaar 2012. In de invulwijzer staat echter: ‘U vult dus de totale besteding (=subsidiabele kosten) 2011 in’. Dit jaartal is een fout in de invulwijzer. U moet hier dus de besteding over het jaar 2012 invullen. De invulwijzer bevat een toelichting bij negen indicatoren terwijl de SiSa-bijlage maar acht indicatoren kent. De ‘extra’ indicator in de invulwijzer is ‘07’. U kunt deze rij schrappen. De toelichting in de invulwijzer bij G5B/08 heeft vervolgens betrekking op indicator G5B/07 in de bijlage. De toelichting in de invulwijzer bij G5B/09 heeft betrekking op G5B/08 in de bijlage.
6. Vuistregel bij twijfel over uitleg bestedingsbegrip BBV bij SiSaverantwoording Op verschillende aspecten van SZW-regelingen stellen medeoverheden en accountants vragen over hoe zij moeten omgaan met bijzondere aspecten binnen met name de SZW-regelingen en de juiste toepassing van het bestedingsbegrip in de SiSa-verantwoording. Tijdens een overleg met vertegenwoordigers van de accountants is een vuistregel overeengekomen die bij twijfel over de toepassing van het baten- en lastenbegrip kan worden toegepast. Binnen de bepalingen van de per regeling geldende bepalingen is de vuistregel dat medeoverheid en accountant hetzelfde bestedingsbegrip toepassen dat ook is gehanteerd bij het opstellen en de controle van de jaarrekening van de betreffende overheid. Het gaat er dus om dat bij het opstellen van de jaarrekening en de SiSa-bijlage en bij de jaarrekeningcontrole en de controle over de SiSa-bijlage dezelfde uitgangspunten worden gehanteerd.
7. Accountantscontrole als sprake is van uitvoering door een derde organisatie Mijn accountant voert allerlei werkzaamheden uit met betrekking tot cijfers van een derde organisatie waar een andere accountant al een controleverklaring bij afgegeven heeft. Zijn deze werkzaamheden nodig? Ja. Het is immers de eindverantwoordelijkheid van uw accountant om een verklaring bij de totale jaarrekening van de gemeente af te geven en dus inclusief de totale SiSa-bijlage. De cijfers van deze ‘derde’ uitvoerings- of serviceorganisatie vormen daar een onderdeel van en de accountant van de gemeente moet daarvoor wel de verantwoordelijkheid kunnen nemen en moet daarvoor dan bepaalde werkzaamheden verrichten. Mede afhankelijk van de kwaliteit van de borging van de interne beheersmaatregelen bij de gemeenten en de GR kunnen accountants in de praktijk verschillend omgaan met de controle van cijfers als die afkomstig zijn van een andere medeoverheid of samenwerkingsverband en zij daarbij gebruik maken van de werkzaamheden van andere accountants. In aanvulling op de Nota Verwachtingen accountantscontrole 2012 (Onderdeel 7, Uitvoering door derden en informatie van derden) is de NBA bezig met een Praktijkhandreiking, op basis van controleoverwegingen wanneer gebruik gemaakt wordt van een serviceorganisatie (Standaard 402 NVCOS). Deze Praktijkhandreiking verschijnt waarschijnlijk eind maart 2013 ter consultatie. Vooruitlopend op het verschijnen van die handreiking adviseren we accountants en
3
medewerkers bij gemeenten om bij twijfel over de werkzaamheden contact te zoeken met de vertegenwoordiger van het betreffende kantoor/dienst, die bij de SiSaaccountantsgroep van BZK over de totstandkoming van deze handreiking is betrokken. Dit betreft vertegenwoordigers van alle accountantskantoren/diensten betrokken bij de controle van de gemeentelijke jaarrekening, inclusief SiSa-bijlage.
8. Niet afwijken van / creatief omgaan met indicatoren in de SiSa-bijlage Regelmatig ontvangt het ministerie van BZK vragen van medeoverheden die gelet op hun bijzondere situatie willen afwijken van de in de SiSa-bijlage opgenomen indicatoren. Deze medeoverheden vragen dan aan het ministerie van BZK, of direct aan de betreffende verstrekker, of bijvoorbeeld het volgende mogelijk is: Het verwerken van een correctie over jaar T-1 binnen een indicator waarin gevraagd wordt om verantwoordingsinformatie over jaar T (2012) om een herziene aanlevering te voorkomen; Het toch via SiSa verantwoorden over een (deel van) een regeling die niet via SiSa verantwoordt hoeft te worden, zoals de verantwoording over ISV-3 beschikkingen. Het algemene en voor al deze situaties geldende antwoord vanuit BZK op dit type vragen is: nee, dat mag niet. In bovengenoemde voorbeelden is het antwoord dus respectievelijk: voor correcties bestaat de procedure herziene aanleveringen en het verantwoorden over ISV-3 beschikkingen gebeurt op een door de betreffende provincie te bepalen wijze buiten SiSa/CBS om. Het is in het belang van alle partijen binnen SiSa om de bepalingen en het juiste gebruik van indicatoren te waarborgen en ‘creatief gebruik’ van de indicatoren te voorkomen. Ook in andere situaties dan de genoemde voorbeelden is er meestal wel een oplossing te vinden die de kwaliteit van het SiSa-systeem intact houdt. Natuurlijk is het ministerie van BZK bereid hierover mee te denken. Het juiste gebruik van de indicatoren is ook in het belang van de betreffende medeoverheid, ook al lijkt het in de ogen van de vragenstellers in eerste instantie niet zo te zijn. Als de accountant van de betreffende medeoverheid de SiSa-bijlage controleert, moet deze accountant per regeling een overzicht invullen van de fouten en onzekerheden. Als een medeoverheid een correctie doorvoert in de SiSa-bijlage jaar T die betrekking heeft op verantwoordingsinformatie die in de SiSa-bijlage van jaar T-1 moet worden opgenomen, is dat een fout. Het verantwoorden over een ISV3 beschikking binnen een regeling die alleen bedoeld is voor ISV-1 en ISV-2 beschikkingen is een fout. Afhankelijk van de situatie kan de omvang van deze fouten zo groot zijn dat de accountant geen goedkeurende accountantsverklaring kan afgeven.
9. In SiSa-bijlage alleen regelingen opnemen die op de verantwoordingslijst staan Ik wil verantwoording afleggen over een regeling die niet op de verantwoordingslijst voor mijn organisatie staat. Volgens de procedure moet ik dan een herziene aanlevering indienen. Maar ik kan toch ook gewoon de regeling opnemen in de SiSabijlage die ik voor 15 juli indien bij het CBS?
4
Nee. De Het CBS levert namelijk alleen op plausibiliteit getoetste informatie door aan de verstrekkers van specifieke uitkeringen. De maatstaf voor die toets vormt de verantwoordingslijst. Regelingen die niet op de verantwoordingslijst staan (let op: het gaat hier om de regelingen, niet om de beschikkingsnummers), worden dus iet doorgeleverd aan de verstrekkers. U kunt uw SiSa-bijlage met extra regelingen dus wel plausibel bij het CBS indienen, maar dat heeft dan niet het resultaat waarop u gehoopt had. De enige manier waarop u die verantwoordingsinformatie alsnog bij de verstrekker krijgt, is nadat u een verzoek om een extra regeling te mogen verantwoorden heeft neergelegd bij het ministerie van BZK en dit verzoek is gehonoreerd. BZK stelt pas omstreeks 1 september 2013 een tweede versie van de verantwoordingslijst 2012 beschikbaar.
Colofon Aan- en afmeldingen voor deze nieuwsbrief kunnen worden doorgegeven via
[email protected] Contactpersonen SiSa en Iv3 ontvangen de nieuwsbrief automatisch.
Dit bericht kan informatie bevatten die niet voor u is bestemd. Indien u niet de geadresseerde bent of dit bericht abusievelijk aan u is toegezonden, word u verzocht dat aan de afzender te melden en het bericht te verwijderen. De Staat aanvaardt geen aansprakelijkheid voor schade, van welke aard ook, die verband houdt met risico's verbonden aan het elektronisch verzenden van berichten. This message may contain information that is not intended for you. If you are not the addressee or if this message was sent to you by mistake, you are requested to inform the sender and delete the message. The State accepts no liability for damage of any kind resulting from the risks inherent in the electronic transmission of messages.
5
