Datum Onderwerp Referentie
13 mei 2005 Eindrapportage Bibliotheekvernieuwing 2001 - 2005 Dir 1/01.07
Eindrapportage Bibliotheekvernieuwing in de provincie Groningen 2001 - 2005
Inleiding In april 2000 verscheen het rapport Open Poort tot Kennis van de Stuurgroep Meijer. Centraal in dit advies staat de noodzaak tot herstructurering van het bibliotheekwerk en het verhogen van het tempo om te innoveren op kerntaken. Om het vernieuwingsproces in werking te kunnen zetten, heeft het Rijk voor een periode van vier jaar extra middelen ter beschikking gesteld voor gemeenten met minder dan 30.000 inwoners. Daartoe werd op 20 december 2001 het Koepelconvenant Herstructurering Openbaar Bibliotheekwerk ondertekend door NIPO, OCenW en VNG. In de taakverdeling werd overeengekomen dat de provincies de regierol op zich zouden nemen. Voor de uitvoeringsperiode van het vernieuwingsproces heeft het Ministerie van OCenW de middelen via de provincies beschikbaar gesteld. Met het in juni 2002 door Gedeputeerde Staten vastgestelde bestedingsplan Lokaal wat kan, bovenlokaal wat moet werd richting gegeven aan het vernieuwingsproces in de provincie Groningen. Kernpunten in dit plan zijn: - Focus op vooral inhoudelijke vernieuwing omdat de nieuwe structuur voor het bibliotheekwerk in Groningen door de fusie tussen de stadsbibliotheek Groningen en de voormalige Provinciale Bibliotheekcentrale Groningen al een gegeven was. - Clustering van lokale bibliotheken tot grotere organisatorische eenheden; - Besteding van middelen voor het gehele bibliotheeknetwerk in Groningen (ook voor gemeenten met meer dan 30.000 inwoners); - Besteding in een meerjarig perspectief (gehele uitvoeringsperiode); - Keuze voor vijf projecten met een personele of personeelsgerelateerde invalshoek. Inzet van middelen volgens het bestedingsplan: Omschrijving Procesbegeleiding Deskundigheidsbevordering gemeenten Deskundigheidsbevordering bibliotheekbesturen Communicatie Project Organisatieontwikkeling en kwaliteit (Prisma) Project Scholing, training en functie-innovatie Project Ontwikkeling managementcompetenties Project Zelfservice door de klant Project Kennismanagement
Aandeel in % 7,0 3,5 3,5 3,5 13,5 52,8 8,9 4,0 3,2
Blad
-2-
Eind 2002 gaf de Provincie aan Biblionet opdracht de projecten uit te werken die het vernieuwingsproces inhoudelijk vorm moesten geven en is opdracht gegeven tot het schrijven van een Personeelsbeleidsplan. Het opstellen van het communicatieplan is ondergebracht bij een extern bureau. Op 13 december 2002 gaf de Provincie de voorlopige beschikking af aan Biblionet voor de uitvoering van de projecten (zie boven). De formele vaststelling van de projectplannen en het communicatieplan door de Stuurgroep Bibliotheekvernieuwing vond plaats in april 2003. De beschikking voor de uitvoering van de projecten in de jaren 2001, 2002 en 2003 kwam op 15 september 2003 af1. De loonbijstelling 2003 en de uitvoering van projecten in het jaar 2004 is op 29 oktober 20042 bevestigd. Voor het communicatieplan bibliotheekvernieuwing is de beschikking op 14 oktober 2004 afgegeven3. Voor de uitvoering van de projecten werd uitgegaan van een besteding van 20% in 2003, 40% in 2004 en 40% in 2005. Begin 2004 heeft het landelijk Procesbureau laten weten dat het jaar 2005 slechts gedeeltelijk, namelijk tot 1 juli 2005, als uitvoeringsjaar gebruikt zou mogen worden. Dit bracht de noodzaak tot versnelde aanpak van de uitvoering van projecten met zich mee. Voor de bibliotheekvernieuwing in Groningen treft u onderstaand de rapportage over de periode 2001 tot en met het eerste halfjaar 2005 aan. De rapportage bestaat uit een algemeen gedeelte, inhoudelijke rapportages van door Biblionet uitgevoerde projecten en een inhoudelijke rapportage van de communicatie voor zover die door Biblionet Groningen is verricht. De financiële rapportage inclusief accountantsverklaring volgt in augustus 2005. Rol Provincie Groningen De formele verantwoordelijkheid voor het vernieuwingsproces in Groningen ligt bij de provincie Groningen. De Provincie richt zich met name op de politiekbestuurlijke aspecten die verband houden met het vernieuwingsproces en op visieontwikkeling ten aanzien van de rol van openbare bibliotheken in de samenleving. Om het vernieuwingsproces tot een succes te maken heeft de provincie Groningen een aantal overlegplatforms in het leven geroepen. De dagelijkse werkzaamheden worden uitgevoerd door een Projectbureau dat is ingesteld door de afdeling Cultuur van de Provincie Groningen. Het projectbureau bestaat uit twee medewerkers, die inhoudelijk worden ondersteund door Biblionet Groningen, een extern adviseur en een interne en externe communicatiedeskundige. Voor deze procesondersteuning is 7% van de door het Ministerie van OCenW toegekende middelen benut.
1
Subsidietoekenning projectplannen bibliotheekvernieuwing d.d. 15 september 2003, kenmerk 2003-03789/37/B.2, C. 2 Subsidietoekenning projectplannen bibliotheekvernieuwing d.d. 29 oktober 2004, kenmerk 2004-17.304/44/B.27,C. 3 Subsidietoekenning Communicatieplan bibliotheekvernieuwing d.d. 14 oktober 2004, kenmerk 2004-12.026/42/B.16,C.
Blad
-3-
Formeel verantwoordelijk voor het gehele proces in Groningen is de Stuurgroep Bibliotheekvernieuwing, waarin de gedeputeerde voor Cultuur, de voorzitter van de Raad van Toezicht van Biblionet Groningen, de voorzitter van de Cliëntenraad van Biblionet Groningen, de portefeuillehouder Cultuur van de Vereniging van Groninger Gemeenten en een onafhankelijk deskundige (directeur IDM opleiding) zitting hebben. Ook bestaat er een Ambtelijke Werkgroep Bibliotheekvernieuwing waarvan de beleidsambtenaren van het projectbureau van de Provincie, een vertegenwoordiger van Biblionet Groningen en enkele gemeenteambtenaren, belast met bibliotheekwerk, deel uitmaken. Dit zijn ambtenaren van de gemeenten Appingedam, Groningen, Haren, Marum en Scheemda. Op verzoek van het landelijk Procesbureau Bibliotheekvernieuwing heeft de Provincie het uitvoerend beleidsplan Een uitgelezen kans geschreven. Dit plan is een verdere uitwerking van het bestedingsplan Lokaal wat kan, bovenlokaal wat moet. Het beleidsplan is op 19 september 2003 door Gedeputeerde Staten vastgesteld. Rol Biblionet Groningen Biblionet Groningen is vooral belast met de inhoudelijk uitvoering van het vernieuwingsproces. Deze opdracht sluit nauw aan bij haar missie waarin Biblionet Groningen hèt laagdrempelige en hoogwaardige netwerk voor informatie en cultuur voor alle inwoners in stad en provincie wil zijn, en bij haar kernfuncties: informatie, educatie en recreatie. Op 14 november 2001 zijn de werkafspraken tussen Provincie en Biblionet rond het vernieuwingsproces bevestigd in een brief aan het hoofd van de afdeling Cultuur. Over de wijze van rapporteren vanaf 2003 zijn op 11 maart 2003 met de Provincie afspraken gemaakt. Voor het vernieuwingsproces heeft Biblionet Groningen een (interne) Stuurgroep ingesteld waarin de leden van de Raad van Bestuur, de manager Personeel & Organisatie, de manager Product Markt Innovatie en de Secretaris van de Raad van Toezicht zijn vertegenwoordigd. In deze stuurgroep komen de lijnen van processen en projecten bibliotheekvernieuwing bij elkaar. Rol Procesbureau Bibliotheekvernieuwing Rond de voortgang van het proces in Groningen heeft regelmatig afstemming plaatsgevonden met de kaders die door het Ministerie van OCenW voor het vernieuwingsproces zijn gesteld. Hiervoor is periodiek overleg gevoerd met het landelijk Procesbureau. Voortgang clustervorming In het kader van de bibliotheekvernieuwing wordt in de provincie Groningen ingezet op clustering van plaatselijke bibliotheken tot grotere organisatorische eenheden. Aanvankelijk werd de clustering vooral geïnitieerd door Biblionet, maar de laatste tijd nemen ook de gemeenten en de bibliotheekbesturen initiatieven. Clustervorming is de Groningse variant van het begrip basisbibliotheek. In Groningen zullen naar verwachting acht clusters ontstaan. Twee clusters zijn nu gerealiseerd. Uit onderstaande planning blijkt dat de overige 6 clusters binnen afzienbare tijd zullen zijn gevormd. Met uitzondering van de clusters Groningen stad en Noord Groningen I zullen de clusters verzorgingsgebieden krijgen tussen de 50.000 en 70.000 inwoners.
Blad
-4-
Cluster Cluster Oldambt: gemeenten: Winschoten, Reiderland, Scheemda en Bellingwedde Cluster Groningen stad: gemeenten Groningen (en waarschijnlijk Haren) Cluster Menterwolde, Pekela en Veendam
(Verwachte) datum realisatie 1 juli 2004
Cluster Westerkwartier: gemeenten Grootegast, Leek, Marum en Zuidhorn Cluster Oost Groningen: gemeenten Stadskanaal en Vlagtwedde Cluster Noord Groningen I: gemeenten Eemsmond, De Marne, Winsum Cluster Noord Groningen II: gemeenten Delfzijl, Appingedam, Loppersum, Bedum, Ten Boer Cluster Hoogezand-Sappemeer en Slochteren
1 januari 2006
1 januari 2005 1 juli 2005
1 januari 2006 1 januari 2007 1 januari 2007 1 januari 2007
Projectvoortgang De jaren 2001 en 2002 zijn vooral gebruikt om de bibliotheekvernieuwing voor te bereiden. De concrete uitvoering van de projecten is vanaf medio 2003 in gang gezet. Daarnaast heeft Biblionet een deel van de uitvoering van de communicatie ter hand genomen. De bijlagen geven per project een inhoudelijke verantwoording van de uitvoering. De kosten en opbrengsten voor de bibliotheekvernieuwing zijn opgenomen in de jaarrekeningen 2003 en 2004 van Biblionet Groningen. In 2005 volgt een afzonderlijke financiële rapportage van de besteding van de toegekende middelen, inclusief accountantsverklaring, over de gehele periode 2001 – 2005. Deze rapportage zal medio augustus 2005 gereed zijn. In de uitvoeringsperiode hebben zich ten opzichte van de oorspronkelijke projectplannen bij drie projecten wijzigingen voorgedaan. Deze wijzigingen worden onderstaand kort toegelicht. Voor het project Organisatieontwikkeling en clustervorming (Prisma) was het de bedoeling de uitvoering van het project synchroon te laten lopen met het tot stand komen van clusters in de provincie Groningen. Omdat de clustervorming trager loopt dan voorzien is besloten het project in twee fasen uit te voeren. De eerste fase voorzag in het invoeren van werkplannen per bibliotheekorganisatie en het toetsen van de uitvoering door middel van periodieke rapportages. Deze fase is in 2003 provinciebreed geïmplementeerd. In de tweede fase komen de overige aspecten van Prisma aan bod. Deze fase voorziet tevens in de implementatie per cluster. In 2004 en de eerste helft van 2005 is Prisma ingevoerd in het cluster Oldambt en is er een start gemaakt met Prisma in het op te richten cluster Menterwolde, Pekela en Veendam. In het cluster Groningen heeft verdere invoering van Prisma plaatsgevonden in de eerste helft van 2005. Ook in de serviceorganisatie is Prisma verder doorgevoerd. De overige clusters volgen vanaf de tweede helft 2005. Voor de zogenaamde Prisma-uitkering die de implementatie moet faciliteren in de overige clusters wordt, indien nodig, in de jaarrekening 2005 van Biblionet een voorziening getroffen.
Blad
-5-
In het kader van het project Scholing, training en functie-innovatie heeft Biblionet, naast het aanbieden van het scholingsaanbod door opleidingsinstituten, ingezet op het zelf ontwikkelen van scholingsmiddelen en deze beschikbaar te stellen in een virtuele leeromgeving. Hierdoor is voor de medewerkers van Biblionet een digitaal opleidingsplatform beschikbaar gekomen. De noodzaak om voortaan elke cursus extern in te kopen verviel hierdoor. Omdat bij het schrijven van het projectplan nog niet kon worden voorzien dat de technische realisatie van een virtuele leeromgeving zo snel beschikbaar kon komen, laat deze ontwikkeling wijzigingen op het uitgavenpatroon zien. Voor het project Scholing, training en functie-innovatie speelde tevens dat de oorspronkelijk beoogde 3 uitvoeringsjaren werden teruggebracht tot 2 ½ . Uit overleg met de bibliotheken kwam naar voren dat, omdat het merendeel van de cursisten in de directe dienstverlening aan de klant werkt, niet meer mensen uit de directe dienstverlening gehaald konden worden dan al het geval was. De openstelling van de bibliotheken heeft immers prioriteit en vervanging in deze omvang was onmogelijk te realiseren. Omdat daardoor naar verwachting circa € 218.000 niet zou kunnen worden benut heeft de Stuurgroep Bibliotheekvernieuwing besloten dit bedrag te bestemmen voor het project Zelfservice door de klant. Bij het project Zelfservice door de klant zijn grote stappen zijn gezet rond de ontwikkeling van één uniforme bibliotheekpas. Doordat de bibliotheken in de provincie Groningen zich hebben uitgesproken voor één Provinciale Bibliotheekpas en op landelijk niveau in december 2004 alle bibliotheken hebben ingestemd met de plannen van de VOB voor de Nationale Bibliotheekkaart lag de weg voor een versnelde invoering van deze kaart in Groningen open. Vervanging van alle passen in één keer betekende echter een operatie met een grote financiële impact of zou een proces worden dat circa 10 jaar zou gaan vergen (10% vervanging per jaar). Dit laatste zou dan tevens met zich mee brengen dat innovatieve toepassingen slechts zeer geleidelijk voor de klant beschikbaar zouden komen. Door de vrijval van middelen bij het project Scholing, training en functie-innovatie deed zich een unieke kans voor om de vervanging van ledenpassen in één keer uit te voeren. Hoewel de ontwikkelingen rond de Provinciale Bibliotheekpas/Nationale Bibliotheekkaart al wel zijn beschreven in het projectplan Zelfservice door de klant was met de vervanging van de passen zelf geen rekening gehouden. Met het besluit van de Stuurgroep Bibliotheekvernieuwing om € 218.000 over te hevelen naar dit project kon deze operatie in één keer worden uitgevoerd. Communicatie In de communicatie heeft de nadruk gelegen op het totstandkomen van de website voor de bibliotheekvernieuwing, de restyling van de uitgave Accent en het ontwikkelen van een PowerPoint presentatie voor gemeenten.
Blad
-6-
Bijlage 1 Rapportage project Organisatieontwikkeling en clustervorming (Prisma) Uitgangspunt voor het project Organisatieontwikkeling en clustervorming was het synchroon laten lopen van de invoering van Prisma met de vorming van clusters in de provincie. Doordat in Groningen het totstandkomen van de clusters trager loopt dan voorzien kan de rapportage niet langs de lijn van gerealiseerde clusters plaatsvinden. Als gevolg van deze ontwikkeling is het besluit genomen Prisma in twee fasen uit te voeren. Concreet betekent dit dat in de eerste fase van alle bibliotheken verwacht wordt dat zij voor hun activiteiten werkplannen opstellen en de voortgang ten opzichte van het werkplan weergeven in kwartaalverslagen. In de tweede fase komen de andere onderdelen van Prisma aan bod. De reden voor deze keuze is gelegen in het feit dat werkplannen en kwartaalverslagen de meest aansprekende en concrete onderdelen vormen en teams een gewenning opbouwen rond het werken in een beleidscyclus. Voorbereiding Het jaar 2003 stond vooral in het licht van voorbereiding en verdere verkenning van de invoering van Prisma en mogelijkheden die Prisma kan opleveren voor de clusters. In afwachting van de daadwerkelijke clustervorming werd Prisma als instrument in de praktijk verder getoetst bij de teams van de serviceorganisatie van Biblionet. Dat leverde onder meer op dat Prisma nu volledig is toegesneden op alle beleids- en uitvoeringsniveaus binnen een bibliotheekorganisatie. Onder meer op basis van gesprekken met een aantal potentiële clustermanagers is een algemeen plan van aanpak geschreven. Hierin staat hoe Prisma kan worden ingezet bij de clusters. Met dit algemene plan als basis kan voor elk cluster een specifiek plan worden opgesteld. Om Prisma in de clusters bij alle bibliotheekmedewerkers te introduceren is een presentatie van het project geproduceerd op cd-rom. Aan de hand van beeld en geluid uit de dagelijkse bibliotheekpraktijk maakt deze presentatie inzichtelijk hoe visie, beleid en uitvoering in de dagelijkse praktijk elkaar beïnvloeden. En hoe Prisma een middel is om al die elementen op elkaar te laten aansluiten, en daarmee tot een organisatie leidt waarin klantgerichtheid, transparantie en voortdurend en gestructureerd verbeteren voorop staan. De bibliotheekwerkplannen en de bijbehorende kwartaalrapportages sluiten aan op de aan Prisma gekoppelde beleidscyclus voor heel Biblionet Groningen. Bovendien worden ze geproduceerd in een stramien dat op een efficiënte manier kan worden ingepast in Prisma. Daarnaast is Prisma geïmplementeerd voor mobiele directe dienstverlening aan klanten, de bibliobussen. Daardoor kunnen de bibliobussen bij de invoering van Prisma in de bibliotheken zonder meer worden ingepast in het totale proces.
Blad
-7-
Implementatie Prisma cluster Oldambt Op 1 juli 2004 was het cluster Oldambt officieel een feit. Vanaf september is Prisma in het cluster Oldambt gehanteerd als instrument ten behoeve van de ontwikkeling van de clusterorganisatie. Er is gekozen voor een indeling in twee teams. Een beleidsteam bestaat uit de clustermanager, de managers van alle Oldambt-locaties en de teamhoofden van de bibliotheek Winschoten. Het tweede team bestaat uit alle medewerkers van de bibliotheek Winschoten. Op basis van een plan van aanpak zijn er onder begeleiding van een Prisma-mentor bijeenkomsten gehouden met beide teams. Deze bijeenkomsten hebben er onder meer toe geleid dat de meerwaarde van het cluster kon worden vertaald in merkbare verbeteringen voor zowel klanten als medewerkers. Bovendien zijn beide teams nu in staat om Prisma te gebruiken als regulier instrument ten behoeve van beleidsvorming, planning en afstemming. Voor dit cluster zijn middelen beschikbaar gesteld conform de projectbegroting. Implementatie Prisma cluster Menterwolde, Pekela en Veendam In de eerste helft van 2005 is een start gemaakt met de invoering van Prisma in het op te richten cluster Menterwolde, Pekela en Veendam. Na de benoeming van de kwartiermaker van dit beoogd cluster is, vooruitlopend op de daadwerkelijke implementatie, een begin gemaakt met de organisatie-inrichting waarbij Prisma als instrument is toegepast. Revisie Prisma cluster Groningen-stad In de stadsbibliotheek werd sinds 1994 reeds gewerkt met Recursief Proces Management (RPM) en het model van het Instituut voor Nederlandse Kwaliteit (INK). Hoewel het organisatieontwikkelingtraject daarmee in de stad al was ingevoerd rechtvaardigde het invoeringstijdstip 1994 een revisie van het bestaande traject. Het projectplan voorzag hier dan ook in. Vanaf het totstandkomen van het cluster Groningen-stad op 1 januari 2005 is deze revisie ter hand genomen. Voor dit cluster zijn middelen beschikbaar gesteld conform de projectbegroting. Implementatie Prisma Serviceorganisatie Voor de serviceorganisatie hebben vrijwel alle teams het managementmodel Prisma in zijn geheel doorlopen. Met behulp van de Prismavragenlijst (een lijst met voor ieder team dezelfde vragen) is er in de organisatie een dialoog op gang gebracht met klanten en met eindverantwoordelijken. Die dialoog met klanten werd in 2004 ondersteund door een in het voorjaar gehouden enquête onder de bibliotheekmanagers. Deze interne kwaliteitsmeting betreft alle teams van de serviceorganisatie die producten leveren aan de bibliotheken. De meting wordt vanuit Prisma georganiseerd. Een tweede doel is om op alle plekken binnen de organisatie een groter inzicht te krijgen in wat collega-teams doen, en op welke wijze. Via de Prisma-site kan iedere manager en medewerker van Biblionet bij andere teams ‘naar binnen kijken’. Daarmee is een begin gemaakt met de beoogde grotere transparantie.
Blad
-8-
Implementatie Prisma overige clusters Invoering van Prisma in de overige clusters volgt vanaf de tweede helft 2005. Voor de zogenaamde Prisma-uitkering die de implementatie in de clusters moet faciliteren wordt, indien nodig, in de jaarrekening 2005 van Biblionet een voorziening getroffen. Prisma en certificering bibliotheken Daarnaast anticipeert Prisma op de landelijke eis tot certificering van bibliotheken. Certificering houdt in dat bibliotheken eind 2007 aan kwaliteitszorg moeten werken volgens het INK model. Een zogenaamde ‘positiebepaling’ moet duidelijk maken hoe ver bibliotheken in dit proces gevorderd zijn. Een afgeronde positiebepaling is voorwaarde voor certificering. Conform de afspraken binnen de Vereniging Openbare Bibliotheken is er voor Biblionet Groningen als totale organisatie in november 2004 een INK-positiebepaling gehouden. Deze positiebepaling is een diepgaande zelfevaluatie die leidt tot een verbeterplan op alle mogelijke organisatiegebieden. Op basis van dit plan zullen er in 2005 en de jaren erna concrete acties worden ondernomen. Hiermee wordt Biblionet nog nadrukkelijker een organisatie die gericht is op voortdurende kwaliteitsverbetering. Voor de jaren 2005, 2006 en 2007 zal worden voorzien in een positiebepaling voor de clusters die gerealiseerd zijn. Om uitvoering van positiebepalingen mogelijk te maken heeft één van de medewerkers van Biblionet de landelijke opleiding voor kwaliteitsadviseur openbare bibliotheken met succes afgesloten. Daarnaast heeft de controller van Biblionet Groningen ervaring met het afnemen van kwaliteitsaudits en is bevoegd tot het afgeven van kwaliteitscertificaten. Activiteiten Prisma4
Omschrijving Introductie
Voorbereiding
4
Status 30 juni 2005 - Organisatieniveau: door middel van diverse publicaties in Netwerk en op intranet. - Cluster Oldambt: gesprekken met clustermanager en introductie medewerkers cluster - Cluster Groningen-stad: gesprekken met stadsdeelhoofden - Algemeen plan van aanpak opgesteld i.s.m. clustermanagers. Plan van aanpak is later per cluster specifiek te maken. - Cd-rom voor introductie Prisma geproduceerd (was niet in voorzien in projectplan). - Bij de teams van de serviceorganisatie is Prisma in de praktijk getoetst op toepasbaarheid in de clusters. - Er is een gecertificeerd kwaliteitsadviseur opgeleid.
Zie Projectplan Organisatieontwikkeling en clustervorming (Prisma).
Blad
-9-
Communicatie Implementatie
Evaluatie
- De Prisma site is voor medewerkers toegankelijk via intranet. - In alle bibliotheken/clusters wordt vanaf 2003 met werkplannen en kwartaalverslagen gewerkt - Prisma is voor alle bibliobussen ingevoerd. - Alle teams van de serviceorganisatie hebben het managementmodel Prisma in zijn geheel doorlopen. - De positiebepaling voor Biblionet als geheel is afgerond. - Prisma is in het cluster Oldambt gehanteerd als instrument ten behoeve van de ontwikkeling van de clusterorganisatie. - Implementatie van Prisma in de nog niet gerealiseerde clusters vanaf 2005. - najaar 2005
Op te leveren producten per cluster/team Omschrijving Uitvoeringsplan Prisma Verslag INK zelfevaluatie
Teampagina Kwaliteitspagina Werkplan
Kwartaalverslag
Actielijst Borgingpagina Meetpagina
Status 30 juni 2005 - Plan van aanpak i.s.m. clustermanagers gereed. - Cd-rom gereed. - Positiebepaling voor Biblionet Groningen gereed. - Vanaf 2005 zal de positiebepaling per cluster worden opgezet. - Voor cluster Oldambt gereed. - Voor cluster Oldambt gereed. - Organisatieniveau: vanaf 2003 wordt in de hele provincie met werkplannen gewerkt. - Cluster Oldambt: met ingang van 2005 staat het werkplan voor het cluster Oldambt op de Prisma site. - Organisatieniveau: vanaf 2003 wordt in de hele provincie met kwartaalverslagen gewerkt. - Cluster Oldambt: met ingang van 2005 staat de kwartaalverslagen voor het cluster Oldambt op de Prisma site. - Voor cluster Oldambt gereed. - Voor cluster Oldambt gereed. - Voor cluster Oldambt gereed.
Blad
-10-
Bijlage 2 Rapportage project Scholing, training en functie-innovatie en project Ontwikkeling managementcompetenties Het bibliotheekvernieuwingsproces in de provincie Groningen vraagt om een voortdurende en systematische vernieuwing van functies in de organisatie en de eisen die aan functies worden gesteld. Het project Scholing, training en functieinnovatie levert een belangrijke bijdrage om deze veranderslag te realiseren. Hiermee is dit project één van de peilers van de bibliotheekvernieuwing in Groningen. Een kritische succesfactor bij het proces van de clustervorming in Groningen is de kwaliteit van het management. Om hieraan tegemoet te komen is in aanvulling op het project Scholing, training en functie-innovatie het projectplan Ontwikkeling managementcompetenties geschreven. In deze rapportage worden beide projecten als één geheel gepresenteerd. Management Als voorbereiding op de clustervorming heeft in 2003 een belangstellingsregistratie plaatsgevonden onder bibliotheekmanagers en bibliotheekhoofden voor het scholingstraject van de toekomstige functie van clustermanager en stadsdeelmanager (voor het cluster Groningen-stad). Uit deze selectie is een groep van 14 kandidaat clustermanagers naar voren gekomen. Deze groep die in september 2003 met het scholingstraject begonnen is heeft de managementopleiding in 2004 afgerond. Ook de directie van Biblionet heeft een scholingstraject gevolgd en afgesloten5. Per 1 juli 2004 is de eerste clustermanager benoemd voor het cluster Oldambt. Op 1 januari 2005 zijn drie stadsdeelmanagers aangesteld voor het cluster Groningen-stad en is een kwartiermaker benoemd voor het beoogd cluster Veendam, Menterwolde en Pekela. Mbo Veel medewerkers hebben deelgenomen aan de opleiding Mbo-Medewerker Informatiedienstverlening Bibliotheken. Een groep van 18 cursisten heeft de Mboopleiding bij het GO afgerond met een diploma, een tweede groep van 15 deelnemers zal naar verwachting eind mei het diploma bij het ROC de Friese Poort in Leeuwarden / Drachten in ontvangst kunnen nemen. Een grote groep medewerkers heeft de module Inlichtingenwerk en Klantencontact van de MboMIB gevolgd. Parallel aan de clustervorming hebben diverse medewerkers een bij dit opleidingstraject passende functie gekregen of zullen deze in de toekomst nog gaan krijgen.
5
De kosten voor dit opleidingstraject zijn niet ten laste van de bibliotheekvernieuwing gebracht.
Blad
-11-
Specialisten Onder de medewerkers die een Hbo-bibliotheekopleiding hebben gevolgd of een bibliotheektechnische functie op Hbo-niveau vervullen is een belangstellingsregistratie gehouden voor een basisopleiding voor specialisten. De 100 medewerkers die zich hiervoor hebben aangemeld volgen in groepen van 12 de opleiding bij Atol. De eerste groep is gestart in november en de laatste sluit af eind 2005. Uit deze groep potentiële kandidaten voor toekomstige specialistenfuncties zullen te zijner tijd de specialisten per cluster worden geselecteerd. De selectie vindt pas plaats nadat een cluster is gevormd en een clustermanager is aangesteld. Ondertussen wordt er op landelijk niveau door enkele bibliotheekinstellingen, waaronder Biblionet Groningen, met enkele Hogescholen en de VOB, gewerkt aan de totstandkoming van een brancheopleiding voor specialisten. De ontwikkeling hiervan wordt afgerond in het voorjaar 2005. Het cursusaanbod voor specialisten komt vanaf september 2005 beschikbaar. De opleiding voor de specialisten zal in de komende jaren, in het kader van het Marsrouteplan voor de provincie Groningen, verder worden opgepakt. Eind 2004 is een werkgroep binnen Biblionet Groningen begonnen met het opstellen van functieprofielen voor de taken van specialisten in de clusters. In mei 2005 zijn de concepten hiervoor gereed gekomen. Potentials Het project Scholing, training en functie-innovatie voorziet tevens in een Potential Programma omdat gerichte training van het potentieel van aankomende managers van groot belang is in verband met de vergrijzing en uitstroom van het huidige management. Uit de belangstellenden voor een potential-opleidingstraject zijn 8 medewerkers geselecteerd. Deze potentials volgen een scholing bij Atol en werken daarnaast in twee groepen aan een projectopdracht voor de organisatie. Bij elk module van het scholingstraject sluiten ongeveer 8 wisselende medewerkers van de serviceorganisatie aan. Virtuele leeromgeving Naast het aanbieden van het scholingsaanbod door opleidingsinstituten heeft Biblionet ingezet op het zelf ontwikkelen van scholingsmiddelen en deze beschikbaar te stellen in een virtuele leeromgeving. Hierdoor is voor de medewerkers van Biblionet een digitaal opleidingsplatform beschikbaar gekomen. De noodzaak om voortaan elke cursus extern in te kopen vervalt hierdoor. Omdat bij het schrijven van het projectplan nog niet kon worden voorzien dat de technische en inhoudelijke realisatie van een virtuele leeromgeving zo snel mogelijk zou zijn, laat deze ontwikkeling wijzigingen op het uitgavenpatroon van het project Scholing, training en functie-innovatie zien. De virtuele leeromgeving is in 2004, zowel technisch (server) als softwarematig (installatie Learning Management System) ingericht. Er is begonnen met het ontwikkelen van scholingsmodules voor het bibliotheekautomatiseringssysteem, Vubis Sm@rt. Startmodule is een cursus ‘omgaan met windows’ omdat Vubis Sm@rt windows georiënteerd is. Inmiddels zijn 47 modules voor Vubis Sm@rt ontwikkeld. Vanaf het moment dat de virtuele leeromgeving voor het personeel beschikbaar kwam (december 2004) is ruim 15.500 uur aan scholing gevolgd.
Blad
-12-
Verkorting uitvoeringsperiode Voor het project Scholing, training en functie-innovatie speelde tevens dat de oorspronkelijk beoogde 3 uitvoeringsjaren werden teruggebracht tot 2. Omdat het merendeel van de cursisten werkt in de directe dienstverlening aan de klant betekende dit in de praktijk dat niet meer mensen uit de directe dienstverlening gehaald konden worden dan al het geval was. De openstelling van de bibliotheken heeft immers prioriteit en vervanging in deze omvang was onmogelijk te realiseren. Omdat daardoor naar verwachting circa € 218.000 niet zou kunnen worden benut heeft de Stuurgroep Bibliotheekvernieuwing besloten dit bedrag te bestemmen voor het project Zelfservice door de klant.
Gevolgde opleidingen 2003 Cursus Vubis cursus nieuwe vrijwilligers Internet zoekstructuren 1 en 2 Jeugdbibliotheekwerk Post Hbo Leesbevordering Training kwaliteitsadviseur Mbo MIB ** Leidinggeven aan vrijwilligers Actief klantgericht werken Actieve klantgerichtheid Mbo module Inlichtingen/Klantencontacten Inlichtingen algemeen Nieuw Elan Managementscholing clusterhoofden ** Potentials ** Totaal
** Doorlopende opleiding in volgende jaren.
Deelne Totaal mers uren 16 48 14 42 2 80 1 40 1 74 19 2.757 24 141 14 337 12 144 10 620 25 150 4 844 14 1.001 10 Pm. 166 6.278
Blad
-13-
Gevolgde opleidingen 2004 Cursus Vubis cursus invallers/vrijwilligers Windows voor Vubis Sm@rt Facturering via Vubis Sm@rt Vubis Sm@rt, scholing ambassadeurs Internet zoekstructuren 1 en 2 Workshop ‘Zoeken op het diepe web’ Workshop ‘Internet en muziek’ Workshop ‘Ontwerpen affiches, handouts’ Workshop Internet ‘Jeugd en jongeren’ Workshop ‘Beoord. ‘Dig. info/virt.inl.werk’ Workshop inlichtingenwerk Workshop voor jeugdbibliothecarissen Basisopleiding specialistische functies6 ** Training kwaliteitsadviseur Hbo Ondernemende bibliotheek7 Hbo Mentoren opleiding8 Managementscholing clusterhoofden ** Scholing potentials ** Mbo MIB ** Teamtraining bibliobussen Overige cursussen: Cursus ‘Lezen centraal’ Cursus ‘Literatuur zonder leeftijd’ Cursus ‘Jeugdbibliotheekwerk en materialenkennis’ ‘ICT voor bibliotheekprofessionals’ ** Cursus ‘Muziekvragen aan de balie’ Totaal
Voorbereiding e-learning Voorbereiding e-learning VOB VOB VOB VOB VOB VOB
ESF ESF
VOB VOB
** Doorlopende opleiding in volgende jaren.
6
Eerste 15 van de 100 aanmeldingen. In verband met ESF subsidie financieel niet verantwoord ten laste van bibliotheekvernieuwing. 8 In verband met ESF subsidie financieel niet verantwoord ten laste van bibliotheekvernieuwing. 7
DeelTotaal nemers uren 34 102 239 717 3 6 21 63 8 24 22 132 19 114 5 20 9 54 5 30 25 150 20 60 15 420 1 (2) (96) (1) (18) 14 1.687 32 2.016 41 3.756 14 210 8 3 1
Pm. Pm. 12
1 4 547
54 28 9.769
Blad
-14-
Gevolgde opleidingen 2005 Cursus Scholing ambassadeurs Vubis Sm@rt voor invallers Mbo modules Drachten (Friese Poort) ** Effectief lobbyen Scholing potentials ** Basistraject specialistische functies ** Overige cursussen: Strategische workshop retailmarketing ICT voor bibliotheekprofessionals ** Totaal
Voorbereiding e-learning Voorbereiding e-learning
DeelTotaal nemers uren 21 42 6 12 24 1.962 14 371 19 539 45 2.520 1 1 131
14 48 5.508
** Doorlopende opleiding in volgende jaren. Activiteiten Scholing vorming en functie-innovatie9 Omschrijving Ontwikkelen opleidingsbeleid Bepalen accenten opleidingsactiviteiten Benoemen functies in een cluster Bepalen competenties functieprofielen Vastleggen functieprofiel per functie Bepalen opleidingsprofiel functieniveau Inventariseren opleidingsaanbod
Analyseren personeelsbehoefte
Inventariseren huidig personeelsbestand
Opstellen persoonlijk ontwikkelplan Uitvoeren individueel traject scholing, training en functie-innovatie
9
Status 30 juni 2005 Gereed Gereed Gereed Gereed Gereed Gereed - Directie: gereed - Managementniveau/Potential Programma: gereed - Hbo-niveau, basisniveau specialisten: gereed - Hbo niveau, specialistische functies: gereed - Mbo-niveau: gereed - Administratie en ondersteunend niveau gereed - Vrijwilligers: gereed Serviceorg.: onderzoek BMC gereed 13 juni 2005 Clusters: wordt aan de hand van uitgangspunten per gevormd cluster ingevuld Serviceorg.: onderzoek BMC gereed 13 juni 2005 Clusters: wordt aan de hand van uitgangspunten per cluster ingevuld - Notitie POP gereed. - Vanaf 2004 is met POP’s gewerkt. - Notitie POP gereed. - Vanaf 2004 is met POP’s gewerkt.
Zie projectplannen Scholing, training en functie-inovatie (Prisma) en Ontwikkeling managementcompetenties.
Blad
-15-
Bijlage 3
Rapportage project Zelfservice door de klant De opzet van het project Zelfservice door de klant sluit nauw aan bij de ontwikkelingen rond zelfservice die vanuit de brancheorganisatie worden geïnitieerd. Concreet houdt dit in dat de activiteiten in de provincie Groningen in lijn komen te liggen met de introductie van de Nationale Bibliotheekkaart. De keuze om aan te sluiten bij de Nationale Bibliotheekkaart heeft als voordeel dat Biblionet Groningen mee kan liften met initiatieven die qua omvang, belangen en complexiteit thuis horen op het schaalniveau van de branche. Doordat de bibliotheken in de provincie Groningen zich hebben uitgesproken voor één Provinciale Bibliotheekpas en op landelijk niveau in december 2004 alle bibliotheken hebben ingestemd met het bedrijfsplan van de VOB voor de introductie van de Nationale Bibliotheekkaart lag de weg voor een versnelde invoering van deze kaart in Groningen open. Daar komt bij dat de Nationale Bibliotheekkaart wordt geformaliseerd als brancheformule. Vervanging van alle passen in één keer zou echter een operatie zou betekenen met een grote financiële impact of zou een proces worden dat circa 10 jaar zou gaan vergen (op basis van het ervaringsgegeven van 10% vervanging per jaar). Dit laatste zou dan tevens met zich mee brengen dat innovatieve toepassingen slechts zeer geleidelijk voor de klant beschikbaar zouden komen. Door de vrijval van middelen bij het project Scholing, training en functie-innovatie deed zich een unieke kans voor om de vervanging van ledenpassen in één keer uit te voeren. Hoewel de ontwikkelingen rond de Provinciale Bibliotheekpas/Nationale Bibliotheekkaart al wel zijn beschreven in het projectplan Zelfservice door de klant was met de vervanging van de passen zelf geen rekening gehouden. Met het besluit van de Stuurgroep Bibliotheekvernieuwing om € 218.000 over te hevelen naar dit project kon deze operatie in één keer worden uitgevoerd. De aanbesteding hiervoor heeft inmiddels plaats gevonden.
Thuisgebruik bibliotheekdiensten In het kader van de introductie van de Nationale Bibliotheekkaart is in 2003/2004 een pilot voorbereid gericht op het thuisgebruik van bibliotheekdiensten. Deze pilot wordt gehouden in de bibliotheek Stadskanaal en is in mei 2005 van start gegaan. Om (betaald) thuisgebruik van bibliotheekdiensten mogelijk te maken is een aselect server ingericht. Deze server maakt tevens het project ‘landelijk lenen’ mogelijk en wordt ingezet voor de Nationale Bibliotheekkaart/Provinciale bibliotheekpas.
Blad
-16-
Elektronisch betalen Rond het elektronisch betalen is in de bibliotheken van Groningen (Centrale Bibliotheek), Hoogezand-Sappemeer en Stadskanaal in 2004 een pilot afgerond. Doel van deze pilot is het elektronisch kunnen verwerken van betalingen voor alle bibliotheekdiensten in een zelfbedieningsomgeving. Hiervoor is een betaalapparaat gekoppeld aan het Vubis bibliotheeksysteem. Dit heeft tot gevolg dat bibliotheekgebruikers een rekening courant krijgen binnen het bibliotheeksysteem (elektronische beurs). Betaling van diensten zoals internetten, prints, kopieën, leengeld, boetes enzovoort vindt plaats door middel van pin, chip of contant. Betrokken partijen bij de ontwikkeling van deze technieken zijn Geac (Vubis), Alfa Ariss (authenticatie) en Appguard (betaalautomaat). Veranderingen in de werkwijze rond het elektronisch betalen brengen de noodzaak met zich mee de bedrijfsprocessen en de administratieve organisatie binnen een bibliotheek te herdefiniëren. De werkgroep uniformering tarieven heeft een begin gemaakt met deze herdefiniëring en heeft alle tarieven binnen het gehele netwerk op één lijn gebracht.
Logistiek Voor de efficiency van de logistieke processen in bibliotheken is in 2003 met de leverancier van zelfbedieningsbalies, 3M, een raamcontract afgesloten. In de provincie zijn zelfbedieningsbalies operationeel in Hoogezand-Sappemeer (3), Groningen (2), Stadskanaal (2) en Haren (1). Voor het beveiligen van de bibliotheekmaterialen is een intern rapport opgesteld waarin voor bibliotheken de verschillende keuzes voor beveiliging, in relatie met zelfbedieningsbalies, zijn uitgewerkt.
Opbrengsten project - Standaard implementatieplan; - Aangepaste software voor zelfservice. Beide opbrengsten zijn opgeleverd.
Blad
-17-
Activiteiten Zelfservice door de klant10:
Omschrijving Identificatie
Authenticatie
Autorisatie
Betalen
Beveiliging, logistieke en circulatie Ontwikkelen standaard implementatieplan Organisatorische infrastructuur
Technische infrastructuur
10
Status 30 juni 2005 - Bedrijfsplan Nationale Bibliotheekkaart in december 2004 in de ledenvergadering VOB aangenomen. - Implementatie van benodigde software loopt parallel met invoering van Vubis Sm@rt op 31 maart 2005. - Aanbesteding voor de vervanging van alle lenerspassen (combinatie van de Nationale Bibliotheekkaart/Provinciale Bibliotheekpas) in de provincie Groningen heeft plaatsgevonden. - Pilot thuisgebruik OB Stadskanaal voorbereid. Tests voor thuisgebruik bronbestanden op server Biblionet vanaf mei 2005. - Pilot betalen OB Groningen, Hoogezand-Sappemeer en Stadskanaal, inclusief tests rond authenticatie via SIP server: afgerond. - Pilot thuisgebruik Stadskanaal voorbereid. Tests voor thuisgebruik bronbestanden op server bibliotheek.nl en server Biblionet vanaf mei 2005. - Pilot betalen OB Groningen, Hoogezand-Sappemeer en Stadskanaal, inclusief tests rond autorisatie via SIP server: afgerond. - Definiëring betaalscenario’s: gereed. - Pilot betalen OB Groningen: afgerond. - Softwareaanpassingen Vubis, Appguard, betaalautomaten en webservers: gereed. - Pilot betalen via internet gestart. - Herdefiniëring bedrijfsprocessen en administratieve organisatie vanaf april 2005 na invoering van Vubis Sm@rt. - Ervaring met gebruik bestaande zelfservicebalies heeft ‘best practices’ opgeleverd. - Rapport keuzes beveiliging in zelfservicepunten: gereed. - Standaard implementatieplan: gereed. - Met het ontwerpen van de organisatorische infrastructuur voor webdiensten wordt in januari 2005 begonnen. Uitvoering vindt plaats onder begeleiding van Kennisteam digitale dienstverlening. - Gereed voor ontwikkelde diensten. - Aanbesteding plaatsgevonden voor sms dienstverlening, digitale diensten en attenderingsservuice op basis van lenersprofielen.
Zie projectplan Zelfservice door de klant.
Blad
-18-
Bijlage 4 Rapportage project Kennismanagement11 Het project Kennismanagement heeft tot doel binnen Biblionet Groningen kennisteams te faciliteren op het gebied van ‘people’ (welke expertise is binnen en buiten het netwerk aanwezig), ‘places’ (elektronisch platform) en ‘things’ (welke inhoud/content is aanwezig). Voor het project heeft het bestaande kennisteam Media-educatie als pilotgroep gefunctioneerd. De eerste fase van het project bestond uit het ontwikkelen en toetsen van een model voor kennismanagement. Dit heeft plaatsgevonden in nauwe samenwerking met het kennisteam Media-educatie. Het model is generiek waardoor het tevens toepasbaar is voor andere kennisteams binnen het bibliotheeknetwerk. De tweede fase van het project bestaat uit het ontwerpen en inrichten van een elektronisch platform met behulp waarvan kennis voor iedereen binnen het netwerk beschikbaar komt. Bij de voorbereidende werkzaamheden voor het project is de noodzaak van het ontwikkelen van een handleiding voor elk beginnend kennisteam naar voren gekomen. Deze handleiding beschrijft hoe een kennisteam is ingebed in de organisatie en wat de randvoorwaarden zijn waarbinnen het kennisteam opereert. Hoewel het projectplan niet voorzag in het opleveren van een handleiding is besloten deze in het kader van het project toch te ontwikkelen. Daarnaast is er voor gekozen het model voor kennismanagement vooralsnog alleen voor het kennisteam Media-educatie te ontwerpen en pas na het gereedkomen daarvan toe te passen voor het kennisteam Relatiebeheer en sponsoring. Het projectplan ging uit van een gelijktijdige aanpak voor beide kennisteams. Opbrengsten project - Beter benutten kennispotentieel bij de medewerkers van Biblionet Groningen; - Virtueel platform dat fungeert als kennisdatabank voor bibliotheken; - Gele gids Media-educatie; - Gele gids Relatiebeheer en sponsoring; - K-map Media-educatie; - K-map Relatiebeheer en sponsoring. De resultaten van het project Kennismanagement zijn op 20 mei 2005 voor het hele netwerk gepresenteerd in een startconferentie ‘BN-boek’. BN-boek12 is een applicatie waarin alle informatie over en rond een medewerker verzameld en ontsloten wordt. De applicatie ‘BN Boek’ is het startpunt van ‘mijn intranet’. Hierin bevindt zich een kenniskaart (K-map), een tabblad met projecten waar men aan deelneemt, informatie over de kennisgroepen waar men lid van is en informatie over de ontwikkelgroepen en vergaderingen waar men aan deelneemt. Alle relevante stukken zijn direct vanuit deze tabbladen te benaderen.
11 12
Zie: Projectplan Kennismanagement, Biblionet Groningen, februari 2003. Zie startnotitie ‘BN-boek’.
Blad
-19-
De kenniskaart nodigt de gebruiker uit om zoveel mogelijk informatie over zichzelf en zijn persoonlijke netwerken te geven, zodat anderen hier gebruik van kunnen maken of deze expertise in kunnen roepen. Alle informatie is door middel van trefwoorden te doorzoeken dat betekent dat alle documenten niet alleen door middel van fulltext zoeken ontsloten moeten worden, maar zij zullen ook met behulp van een taxonomie gemetadateerd worden. Activiteiten Kennismanagement13: Omschrijving Introductie
Status 30 juni 2005 - Afgerond (voor kennisteam media-educatie).
Voorbereiding
- Bij de uitvoering van het project is gekozen voor het theoretisch model ‘Community of Practice’14. - Methodiek opstellen taxonomie: gereed15. - Handleiding voor beginnende kennisteams: gereed. - Voor het opstelen van de taxonomie is gekeken naar personen en naar documenten. - Taxonomie kennisgebied Media-educatie: gereed16. - Voor het uitvoeren van de SNA is een elektronisch enquêteformulier ontwikkeld17. Dit enquêteformulier is via intranet beschikbaar. - SNA kennisteam Media-educatie: gereed. Uitvoering in 2005.
Taxonomie
Uitvoeren SNA
Lokaliseren en beoordelen bronnen Verwerken expertise en content
Inrichten virtuele leeromgeving Technische realisatie
- Verwerking enquêtegegevens kennisteam Media-educatie: gereed. - De softwarespecificaties voor de kenniskaart c.q. kennisprofiel zijn uitgewerkt. - Softwareleverancier is opdracht verleend op basis van de uitgewerkte specificaties. - Onderhandelingen leveranciers virtuele leeromgeving en keuze virtuele leeromgeving: afgerond. - Inrichten virtuele leeromgeving: gereed.
Elektronisch aanbieden van de verzamelde gegevens Communicatie
- Afgerond (startconferentie BNG-boek)
Evaluatie
- Tweede helft 2005.
13
- Tweede helft 2005.
Zie projectplan Kennismanagement. Voorstel Community of Practice, Miriam Prins, 2003. Van kennisteams naar Communities of Practice, Jolanda Faber 2004. 15 Methodiek voor het opstellen van een taxonomie, Miriam Prins, december 2003. 16 Taxonomie kennisteam media-educatie, Miriam Prins, september 2003. 17 Enquêteformulier, Miriam Prins, september 2003. 14
Blad
-20-
Bijlage 5 Rapportage communicatie
Voor de publiciteit rond de bibliotheekvernieuwing is door de Provincie aan bureau Thalen opdracht gegeven een communicatieplan te schrijven. Dit plan was op 12 februari 2003 gereed. Doelstellingen - Acceptatie bevorderen en draagvlak creëren voor de (voortzetting) van de bibliotheekvernieuwing; - Procescommunicatie opzetten en stroomlijnen, zodanig dat de betrokkenen alle informatie ontvangen die ze nodig hebben, en alle informatie kunnen krijgen die ze graag willen hebben; - Onderlinge uitwisseling van informatie en gedachten tussen de diverse betrokkenen stimuleren en de betrokkenheid verhogen. Voor de opzet van de communicatie geldt dat met de vorming van Biblionet Groningen door de fusie tussen de Openbare Bibliotheek Groningen en de Provinciale Bibliotheekcentrale Groningen al een duidelijke vernieuwingsslag was ingezet. Het vernieuwingsproces op basis van het rapport van de commissie Meijer wordt dan ook gezien als een tweede fase in een zelfde proces. Voor de communicatie betekende dit dat gekozen werd voor een benadering die aansloot op de bestaande communicatiekanalen in plaats van een geheel eigen benadering van het proces van de bibliotheekvernieuwing. Doelgroepen - Beleidsmakers (wethouders, gemeenteambtenaren, gedeputeerden, provinciale ambtenaren en bibliotheekbesturen); - Toezichthouders (College van B&W, gemeenteraad, Cliëntenraad en Raad van Toezicht); - Operationeel verantwoordelijken (bibliotheekmanagers, afdelingshoofden serviceorganisatie); - Medewerkers (medewerkers lokale bibliotheken en serviceorganisatie). Media - Website; - Accent; - Bindwerk; - PowerPoint presentatie voor gemeenten.
Blad
-21-
Website De website voor de bibliotheekvernieuwing is in 2003 voorbereid, gebouwd en gevuld met informatie. De officiële lancering van de website vond in februari 2004 plaats. Naast statische informatie beschikt de site een forum waardoor discussies over de bibliotheekvernieuwing rechtstreeks gevoerd kunnen worden. Biblionet Groningen treedt op als moderator voor de website. De website is toegankelijk op www.provinciegroningen.nl maar heeft ook een rechtstreekse toegang: www.bibliotheekvernieuwingprovinciegroningen.nl. Accent Voor de communicatie naar de stakeholders is besloten gebruik te maken van de bestaande uitgave van Biblionet Groningen Accent. Hierbij werd onderkend dat het noodzakelijk was de redactieformule te herzien en de uitgave volledig te restylen. Daarnaast beschikt de Provincie per uitgave over een gastpagina, met een eigen redactionele verantwoordelijkheid. Tweederde deel van de productiekosten van de gerestylde uitgave worden ten laste van het communicatiebudget voor de bibliotheekvernieuwing gebracht. De vernieuwde Accent verschijnt vanaf 2004. Bindwerk Het interne personeelsblad van Biblionet Groningen, Bindwerk, speelt eveneens een rol bij de communicatie rond de bibliotheekvernieuwing. Met de redactie is afgesproken dat in elk nummer een artikel over de bibliotheekvernieuwing zal verschijnen. De redactieformule en uitvoering van de uitgave zijn ongewijzigd gebleven. Ook wordt geen bijdrage uit het communicatiebudget voor Bindwerk gegeven. PowerPoint presentatie In het communicatieplan was de noodzaak voor de informatievoorziening van gemeenten al onderkend. Dit werd bevestigd in de consultatieronde van alle Groninger gemeenten die eind 2002 gehouden is. De presentatie gaat vooral in op het belang van de openbare bibliotheek en hoe gemeenten de bibliotheek als instrument voor lokaal beleid kunnen inzetten. De PowerPoint presentatie Een uitgelezen kans was in december 2003 gereed. Activiteiten communicatie Omschrijving Communicatieplan Website Accent Bindwerk PowerPoint presentatie
Status 30 juni 2005 Gereed Gereed Gereed Gereed Gereed
Blad
-22-
Bibliotheekvernieuwing; feiten en data. •
10 november 2000: de Provincie organiseert een bijeenkomst voor wethouders, bibliotheekbesturen, hoofden van bibliotheken en leden van de Raad van Toezicht. Deze werkconferentie was voor Biblionet aanleiding tot het opstellen van de notitie Biblionet, het Groningse antwoord op de herstructurering van het bibliotheekstelsel;
•
2 april 2001: de leden van de Statencommissie Welzijn, Zorg en Cultuur worden door de Provincie geïnformeerd over de stand van zaken rond de bibliotheekvernieuwing;
•
14 september 2001: bestuurlijk overleg tussen de Provincie Groningen en Biblionet Groningen over de aanpak van de bibliotheekvernieuwing;
•
28 februari 2002: de colleges van Burgemeester en Wethouders in de provincie worden geïnformeerd over de stand van zaken rond het herstructureringsproces in Nederland en de bibliotheekvernieuwing in Groningen. Ook de rolverdeling tussen Provincie en Biblionet komt in deze brief aan bod;
•
30 mei 2002: werkconferentie ‘Bibliotheekvernieuwing in Groningen’. Deze werkconferentie wordt georganiseerd voor wethouders cultuur, ambtenaren bibliotheekzaken en een vertegenwoordiging van de bibliotheken;
•
Mei 2002: Biblionet brengt de notitie Structuur in een verenigd Groningen uit. Deze notitie moet als richtinggevend document dienen voor het tot stand komen van clusters van bibliotheken waardoor in Groningen in grotere organisatorische eenheden kan worden samengewerkt;
•
18 juni 2002: Gedeputeerde Staten van de provincie Groningen stellen het bestedingsplan Lokaal wat kan, bovenlokaal wat moet vast;
•
27 juni 2002: de Provincie informeert alle gemeenten over het bestedingsplan;
•
20 september 2002: het Procesbureau informeert Gedeputeerde Staten over het positieve advies over het bestedingsplannen Lokaal wat kan, bovenlokaal wat moet;
•
3 september 2002: de Provincie informeert de 25 Groninger gemeenten over de consultatieronde van wethouders en ambtenaren bibliotheekwerk. Deze consultatieronde is gezamenlijk door de Provincie en Biblionet Groningen gehouden met het oog op draagvlak voor de plannen die de Provincie in dit kader heeft ontwikkeld;
•
23 september 2002: Biblionet informeert de bibliotheekbesturen over de consultatieronde;
Blad
-23-
•
26 november 2002: alle 25 gemeenten zijn bezocht en ontvangen het verslag. De consultatie heeft geleid tot een schriftelijke instemming van alle 25 gemeenten met het bestedingsplan;
•
13 december 2002: de provincie geeft een voorlopige beschikking af in het kader van de ‘5, 5 miljoen-regeling’;
•
27 januari 2003: studiedag bibliotheekvernieuwing voor bibliotheekhoofden. Deze studiedag was een voorbereiding op de drie regionale bijeenkomsten voor de bibliotheekbesturen;
•
12 februari 2003: communicatieplan bibliotheekvernieuwing gereed;
•
3 maart 2003: 1e regionale bijeenkomst voor bibliotheekbesturen. Nadat eind 2002 alle gemeenten individueel waren geïnformeerd over het proces van de bibliotheekvernieuwing lag het voor de hand hetzelfde te doen voor de bibliotheekbesturen. Naast informatie over de bibliotheekvernieuwing zelf stonden deze bijeenkomsten vooral in het teken van regionale samenwerking en clustervorming;
•
17 maart 2003: 2e regionale bijeenkomst voor besturen;
•
18 maart 2003: 3e regionale bijeenkomst voor besturen;
•
25 juni 2003: symposium voor Provinciale coördinatoren. Op uitnodiging van het landelijk Procesbureau heeft Biblionet op dit symposium een lezing gegeven over de stand van zaken rond de bibliotheekvernieuwing in de provincie Groningen;
•
19 september 2003: Gedeputeerde Staten stelt het uitvoerend beleidsplan Een uitgelezen kans vast;
•
20 februari 2004: tweede werkconferentie ‘Bibliotheekvernieuwing in Groningen’. Deze werkconferentie wordt georganiseerd voor wethouders cultuur, ambtenaren bibliotheekzaken en een vertegenwoordiging van de bibliotheken;
•
1 augustus 2004: bezoek Statencommissie Welzijn, Cultuur en Sociaal Beleid aan Biblionet Groningen;
•
29 november; bestuurlijk overleg tussen de Provincie Groningen en Biblionet Groningen;
Blad
-24-
•
4 maart 2005: derde werkconferentie ‘Bibliotheekvernieuwing in Groningen’. Deze werkconferentie wordt georganiseerd voor wethouders cultuur en ambtenaren bibliotheekzaken. De conferentie staat in het teken van de clustervorming, digitale ontwikkelingen en behaalde resultaten van het vernieuwingsproces tot nu toe. De werkconferentie is tevens de opmaat voor de nieuwe tranche vernieuwingsgelden in het kader van het Marsrouteplan voor de provincie Groningen;
•
30 juni 2005: werkconferentie voor bibliotheekbesturen. Deze werkconferentie komt inhoudelijk grotendeels overeen met de conferentie van 4 maart.
