Bestek VOORWERP VAN DE OPDRACHT Algemene offerteaanvraag voor het grafisch ontwerp, de copywriting, de pre-press, de drukbegeleiding en de druk van diverse communicatiemiddelen voor het promoten van de Antwerp City Card. BESTEKNUMMER
2010/01 Prijs bestek :
……
EUR
Totaal :
……
EUR
GUNNINGSWIJZE De opdracht wordt gegund tegen algemene offerteaanvraag. BIJZONDERE AANBESTEDINGSVOORWAARDEN De offertes
dienen bezorgd vóór:
Maandag 9 augustus 2010 te 13.30 uur, op het aanbestedingsbureau: 1.verzending per post: VVV Visit Antwerpen vzw, Grote Markt 15, 2000 Antwerpen 2.persoonlijke afgifte: Toerismebalie Grote Markt, Grote Markt 13, 2000 Antwerpen Op bovenvermelde datum en uur zal de voorzitter of zijn plaatsvervanger overgaan tot het openen van de inschrijvingen op volgende locatie: VVV Visit Antwerpen vzw, vergaderzaal 2de verdieping, Wisselstraat 9, 2000 Antwerpen (aanmelden aan toerismebalie Grote Markt). BIJKOMENDE INLICHTINGEN Wat betreft het indienen of inzenden en openen van uw offerte: VVV Visit Antwerpen vzw, 03 232 01 03 Wat betreft administratieve inlichtingen m.b.t. het dossier en de opvolging ervan na de aanbesteding: Miek De Roeck, actieve stad/toerisme & congres, tel. 03 338 95 02 Wat betreft technische inlichtingen (het concept, het programma, de opvolging van het project, e.d.): Igor Daems, actieve stad/toerisme & congres, medewerker sales en marketing team, tel. 03 338 95 55
1
ADMINISTRATIEVE EN TECHNISCHE CONTRACTUELE BEPALINGEN Artikel 1. voorwerp van de opdracht Het bedrijf actieve stad/ toerisme & congres, Antwerpen Toerisme & Congres, brengt najaar 2010 een stadspas, de Antwerp City Card, op de markt. De city card is een marketinginstrument waarmee Antwerpen Toerisme & Congres het verblijfstoerisme in de bestemming Antwerpen wil promoten. Het biedt de individuele bezoeker van Antwerpen, tegen een bepaalde prijs, toegang tot de Antwerpse musea en de monumentale kerken, onbeperkt openbaar vervoer in de stad en korting op de belangrijkste toeristische attracties voor een bepaalde geldigheidsduur (bv. 48 uur). Ook mode en gastronomie worden in het aanbod opgenomen. Ter ondersteuning van de Antwerp City Card en de promotie ervan wil Antwerpen Toerisme & Congres een aantal promotiekanalen en middelen ontwikkelen: Een grafisch concept dat ervoor zorgt dat alle realisaties binnen deze opdracht in een gelijkvormige stijl worden uitgevoerd. De gelijkvormige stijl dient een interpretatie te zijn van het concept uitgewerkt door 10 Advertising voor de publicatielijn naar consumenten. Voorbeelden van ontwerpen uit de publiekslijn door 10 Advertising kunnen opgevraagd worden bij Antwerpen Toerisme & Congres, Igor Daems: tel. 03 338 95 55. Realisaties binnen het grafisch concept zijn: -
een Antwerp City Card logo (voor onder meer gebruik door aanbodpartners) de layout van de Antwerp City Card, een RFID kaart met bankkaart afmetingen (meertalig)
-
Brochures: - Antwerp City Card guide: een brochure die de werking van de kaart uitlegt en een overzicht geeft van het aanbod, met fysieke ruimte voor het opbergen van een lijnkaart en de Antwerp City Card - Antwerp City Card informatieflyer: een informatieflyer (triptiek) voor consumenten - Antwerp City Card Trade flyer: een trade flyer (triptiek) voor de professionele reisindustrie (touroperatoren, reisagenten, …)
-
POS materiaal: - een flyer display - een promotie pancarte die de flyer presenteert voor op balies (hotels, toerismekantoren en andere partners) - stickers met het logo (voor ruitbevestiging)
Artikel 2. wetgeving en reglementering 2
Voor zover er door de voorschriften van dit bestek niet wordt van afgeweken, zijn op deze aanneming van toepassing de bepalingen van: • de wet van 24.12.1993 en latere wijzigingen betreffende de overheidsopdrachten en sommige opdrachten voor aannemingen van werken, leveringen en diensten; (BS 22.01.1994) • het koninklijk besluit van 08.01.1996 en latere wijzigingen betreffende de overheidsopdrachten voor aannemingen van werken, leveringen en diensten en de concessies voor openbare werken; (BS 26.01.1996) • het koninklijk besluit van 26.09.1996 en later wijzigingen tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten en van de concessies voor openbare werken en de bijlage tot vaststelling van de algemene aannemingsvoorwaarden voor de overheidsopdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten en voor de concessies voor openbare werken; (BS 18.10.1996) Bepalingen van de algemene aannemingsvoorwaarden waarvan in onderhavig bestek wordt afgeweken: art. 15§2 Motivering: De filmen, kleurenproeven en digitale files van het ontwerp, inclusief de hoge resolutiescans, de gebruikte drukklare illustratiebestanden en de toestemming tot herdruk van het ontwerp, met aanpassingen van tekst en vormgeving, worden eigendom van de Stad Antwerpen. De onbeschadigde overhandiging ervan maakt een onverbrekelijk onderdeel uit van onderhavige opdracht en een voorwaarde tot uitbetaling van de laatste factuur.
Artikel 3. aard van de opdracht De opdracht behelst een aanneming van diensten op basis van een algemene offerteaanvraag.
Artikel 4 . Uitsluitingsgronden Door een offerte in te dienen voor deze opdracht verklaart de inschrijver zich niet in een toestand van uitsluiting te bevinden, zoals bedoeld in het KB van 8 januari 1996 betreffende de overheidsopdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten en de concessies voor openbare werken: 0. in staat van faillissement of van vereffening te verkeren, zijn werkzaamheden te hebben gestaakt of een gerechtelijk akkoord te hebben bekomen, of in een overeenstemmende toestand te verkeren als gevolg van een gelijkaardige procedure die bestaat in andere nationale wetgevingen en reglementeringen; 1. aangifte te hebben gedaan van zijn faillissement, een procedure van vereffening of een gerechtelijk akkoord aanhangig te hebben of een gelijkaardige procedure lopende te hebben bestaande in andere nationale wetgevingen en reglementeringen; 2. niet in orde te zijn met de sociale (sociale zekerheid) en fiscale verplichtingen (directe belastingen en BTW); 3
3. bij een vonnis dat in kracht van gewijsde is gegaan veroordeeld geweest zijn voor een misdrijf dat de beroepsmoraal aantast. Een veroordeling bij vonnis wegens niet-naleving van de milieu- en sociale wetgeving wordt beschouwd worden als een overtreding die de professionele integriteit aantast welke het mogelijk maakt de betrokken partij uit te sluiten; 4. bij de beroepsuitoefening een ernstige fout te hebben begaan; 5. in ernstige mate schuldig te zijn aan het afleggen van valse verklaringen bij het verstrekken van inlichtingen. Iedere valse verklaring is een uitsluitingsgrond voor deelneming aan deze opdracht. Indien na contractsluiting zou blijken dat ten deze een valse verklaring werd afgelegd, kan het contract door de stad Antwerpen eenzijdig en zonder enige schadevergoeding verschuldigd te zijn, ten laste van de wederpartij verbroken worden. Aandachtspunt: Wanneer de inschrijver een Tijdelijke handelsvennootschap (TVH) is, moet voor elke partner van de THV, de bovenvermelde documenten ingediend worden.
Artikel 5. selectiecriteria Referenties met betrekking tot het vormgeven en drukken van soortgelijke opdrachten tijdens de laatste twee jaar met vermelding van bedrag, datum en voor welke publiek- of privaatrechtelijke instanties ze bestemd waren, samen met enkele voorbeelden van vroegere realisaties in gelijkaardige opdrachten.
Artikel 6. prijsopgave De dienstverlener wordt geacht zowel in zijn eenheidsprijzen als in zijn globale prijzen alle kosten en heffingen die op de opmaak en leveringen wegen te hebben inbegrepen, met uitzondering van de belasting op de toegevoegde waarde. Hiervoor moet duidelijk het ten honderd in de offerte worden opgegeven. In de prijzen zijn inzonderheid ingerekend: 0. de kosten voor verpakking, behalve bij toepassing van art 56, §2 (KB van 26.09.1996 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten), het laden, de overslag en het overladen, het vervoer, de verzekering en het inklaren; 1. de kosten van het lossen, van het uitpakken en van het stapelen op de plaats van de levering, op voorwaarde dat het bestek de juiste plaats van levering en toegangswijzen vermeldt. Bij gebreke hiervan vallen de kosten ten laste van de aanbestedende overheid; 2. de kosten voor de documentatie die eventueel door de aanbestedende overheid wordt geëist betreffende de levering. 3. het monteren en bedrijfsklaar maken; 4. de tol- en accijnsrechten; 5. de keurings- en opleveringskosten; 6. onbeperkt aantal correctierondes 7. opgave met welke minimale/maximale formaten, vormen en dragers hij kan werken (bv. printerbreedte en dergelijke) 4
Er dient prijs gegeven te worden voor de ontwikkeling van het grafisch concept. De prijzen voor het ontwerp van het Antwerp City Card logo en de layout van de Antwerp City Card dienen apart opgenomen te worden. Er dient afzonderlijk prijs gegeven te worden per brochure, tegen de gevraagde oplagen. Er dient afzonderlijk prijs gegeven te worden voor elke soort POS-materiaal en dit tegen de gevraagde aantallen.
Artikel 7. hoeveelheid en beschrijving Antwerpen Toerisme & Congres brengt najaar 2010 een stadspas, de Antwerp City Card, op de markt. Hiertoe dienen een aantal communicatiemiddelen ontworpen en geproduceerd worden. Zonder identiek te zijn en aangepast aan het gebruik van elk type van publicatie, moet het voor de doelgroep duidelijk zijn dat de communicatieproducten op één conceptlijn liggen. De ontwerpen dienen in de lijn te liggen van het ontwerp voor de publiekslijn ontworpen door 10 Advertising voor Antwerpen Toerisme & Congres. Voorbeelden van ontwerpen uit de publiekslijn door 10 Advertising kunnen opgevraagd worden bij Antwerpen Toerisme & Congres, Igor Daems: tel. 03 338 95 55. Het ontwerp van de lay-out van de Antwerp City Card zelf dient in lijn te liggen met de layout van de A-kaart, een zusterproduct van de Antwerp City Card. Deze lay-out kan opgevraagd worden bij Antwerpen Toerisme & Congres, Igor Daems: tel. 03 338 95 55. De technische fiches dienen in acht genomen te worden bij de creatie van het voorontwerp. Overleg en contacten met Antwerpen Toerisme & Congres De opdrachtnemer dient in de uitvoering van zijn opdracht ruimte voorzien voor het regelmatig contact met Antwerpen Toerisme & Congres. Dit kan onder de vorm van fysieke klantenmeetings (zowel bij de klant als bij de opdrachtnemer), telefonische en e-mail feedback en overleg, correctierondes (minimaal 3 per brochure, ontwerpen, POSmateriaal,…),… Drukbegeleiding: De opdrachtnemer staat in voor de drukbegeleiding - d.w.z. afspraken maken met drukkers, controle / goedkeuring drukproeven en opvolging van drukproces - voor elk van de beschreven communicatieproducten en hun respectievelijke taalwissels. Dit moet opgenomen zijn in de prijsopgave Druk: De opdrachtnemer staat in voor de druk van de verschillende brochures, dit moet opgenomen zijn in de prijsopgave. 5
Aandacht : De prijs voor volgende meerwerken dient vermeld te worden in de offerte: - tekstaanpassingen van de communicatieproducten naar prijs per regel - de aanmaak van nieuwe full-colour filmen naar prijs per pagina. Technische fiches Hieronder volgen de technische specificaties per communicatieproduct. Deze specificaties dienen in acht genomen te worden bij de creatie van het voorontwerp. Ze zijn ook belangrijk in verband met het aangeven van de financiële uitvoerbaarheid met het oog op de druk. Antwerp City Card guide Aantal bladzijden: 88 bladzijden + 6 kaft (3-luik) Oplage: 2 * 3.000 exemplaren Afwerking: 2 x nieten, plan derde luik naar binnen plooien KAFT Papier: Maco Halfmat 200 g/m2 Formaat: Cover (open B 375 x H 200 mm, gesloten B 125 x H 200 mm) is een drieluik met pochettes voor toevoeging van lijnkaart en voor toevoeging van Antwerp City Card (kaart met RFID technologie, formaat van een bankkaart), de binnenkant van het drieluik dient voor een locatieplan met een overzicht van de aanbodpartners Druk: recto / verso quadri aflopend BINNENWERK Papier: Maco Halfmat 135 g/m2 Formaat: Open: B 250 x H 200 mm, Gesloten: B 125 x H 200 mm Druk: recto / verso quadri aflopend Verpakking: Handzaam, per meerdere in dozen, max 7kg per doos. Geen dozen buiten postformaat. (indien mogelijk) Elke doos bevat een etiket met naam & aantal van product. (graag een afgerond aantal per doos) Antwerp City Card trade flyer Formaat 4-luik: Open: B 396 x H 210 mm, Gesloten: B 99 x H 210 mm Oplage: 2 * 5.000 exemplaren Papier: Maco halfmat 150 g/m2 Druk: recto / verso, quadri aflopend Afwerking: Zigzag-vouwen Verpakking: Handzaam, per meerdere in dozen, max 7 kg per doos. Geen dozen buiten postformaat. (indien mogelijk) Elke doos bevat een etiket met naam & aantal van product. (graag een afgerond aantal per doos) Antwerp City Card informatie flyer Formaat 4-luik: Open: B 396 x H 210 mm, Gesloten: B 99 x H 210 mm Oplage: 2 * 50.000 exemplaren 6
Papier: Maco halfmat 150 g/m2 Druk: recto / verso, quadri aflopend Afwerking: Zigzag-vouwen Verpakking: Handzaam, per meerdere in dozen, max 7 kg per doos. Geen dozen buiten postformaat. (indien mogelijk) Elke doos bevat een etiket met naam & aantal van product. (graag een afgerond aantal per doos) Antwerp City Card logo universeel te gebruiken, aan te leveren in EPS formaat en formaat te verwerken met Indesign Antwerp City Card layout voorstel tot layout waarin conceptueel rekening wordt gehouden met ontwerp 10 Advertising en met ontwerp van de A-kaart Antwerp City Card pancarte Papier: karton 2 mm met steunvoet Druk: quadri, recto Formaat: A5 Exemplaren: 250 exemplaren Antwerp City Card raamsticker Eigenschappen: weervast, permanent klevend, offset UV Druk: quadri, recto/verso Formaat: A5 liggend Exemplaren: 250 exemplaren De gegevens voor druk en afwerking zijn louter indicatief ten aanzien van het drukken. Vrije varianten: Zijn niet toegelaten. Op straffe van nietigheid mag de inschrijver slechts één offerte indienen. Monsters Een monster van de voorgestelde papiersoorten op bovenvermelde formaten en een bedrukt staal van ditzelfde papier/karton zijn bij de offerte te voegen (zie Art.13 nrs. 9). Elk monster dient voorzien te zijn van een etiket met vermelding van: - het item - de naam van de inschrijver Het niet aanbieden van de gevraagde monsters heeft onmiddellijk de nietigheid van de inschrijving tot gevolg.
7
Deze stalen zijn de standaard monsters waarmee in geval van gunning, de geleverde goederen identiek moeten zijn. Deze monsters dienen ter bepaling en vergelijking van kwaliteit en blijven eigendom van stad Antwerpen.
Artikel 7. wijze van gunnen De gunning geschiedt aan de inschrijver die de voor het bestuur gunstigste offerte heeft neergelegd, rekening houdend met de volgende gunningscriteria: • Kwaliteit : 25 punten Aan de hand van de volgende criteria : 0. kwaliteit van de papier monsters 1. toepassing van het concept van 10 Advertising in het voorontwerp van de informatie flyer • prijs: 40 punten De volgende formule wordt gebruikt bij puntentoekenning: p = Pmax . L/x waarbij p = aantal behaalde punten Pmax = maximaal te behalen punten L = laagste offerte x = onderzochte offerte Voor de vergelijking tussen de inschrijvers zal de som gemaakt worden van de prijs voor de verschillende versies van elke brochure opgeteld bij de prijs voor logo en layout, vermeerderd met de prijs van elk POS materiaal en dit vermeerderd met de prijs voor het ontwikkelen van het concept. Dit is de offerteprijs die in bovenstaande formule wordt gebruikt voor de toekenning van de punten. • Klantgerichtheid: 35 punten 0. Leveringsstrategie die is afgestemd op zo kort mogelijke levertijden: • beste levertijd specificeren voor opgemaakt en drukklaar document na ontvangst beeldmateriaal en teksten; • beste levertijd specificeren voor drukwerk na ontvangst goed voor druk • beste levertijd specificeren voor drukwerk na bijbestelling. 1. Tijdsinvestering in gesprekken en overlegmomenten met klant, zowel bij face-to-face contacten als bij de telefonische contacten. Dit om voeling te houden met de klantenwensen. 2. De indiener dient ook te bevestigen en aan te tonen dat hij over de gevraagde grondstoffen (gewenst papier, verpakking, …) kan beschikken in de periode van september 2010 tot december 2011 om de levertermijnen van de brochures, zoals verder in het bestek aangegeven, te kunnen naleven.
Artikel 9. termijnen 8
Uitvoeringstermijn: Bij opgave van een uitvoeringstermijn bij benadering (toevoeging van circa e.d.) zal het bestuur bij het vaststellen van de uiterste uitvoeringsdatum, een speling aanvaarden van maximum zeven kalenderdagen. De uitvoeringstermijn begint te lopen daags na de datum van verzending van het aanvangsbevel. De specifieke uitvoeringstermijnen van oplevering zijn: Antwerp City Card sticker september 2010 Antwerp City Card logo september 2010 Antwerp City Card guide - versie 1 (3.000 exemplaren): oktober 2010 - versie 2 (3.000 exemplaren): tussen mei – december 2011 Antwerp City Card informatie flyer - versie 1 (50.000 exemplaren): oktober 2010 - versie 2 (50.000 exemplaren): tussen mei – december 2011 Antwerp City Card trade flyer - versie 1 (5.000 exemplaren): oktober 2010 - versie 2 (5.000 exemplaren): tussen mei – december 2011 Antwerp City Card pancarte oktober 2010 Antwerp City Card layout december 2010 Gestandsdoeningstermijn: de inschrijvers blijven door hun offerte, gebonden gedurende een termijn van negentig kalenderdagen, ingaand op de dag na de zitting voor de opening van de offertes.
Artikel 10. levering, controle en toezicht Levering Elke levering dient vergezeld van een duidelijk en ondertekende afleveringsnota met vermelding van orderbon, artikelnummer en geleverd aantal. De leveringen dienen te geschieden in een degelijke verpakking zodat geen beschadigingen mogelijk zijn. Verpakking PVC (polyvinylchloride) of PVDC (polyvinyleendichloride) worden niet in de verpakking gebruikt.
Karton: de papiervezels moeten van 100% na consumptie gerecycleerd afvalpapier gemaakt zijn. 9
Plaats van levering: De producten dienen afgeleverd bij het in de orderbon opgegeven adres. De afleveringen dienen te geschieden, na afspraak met Sonia Dooms – tel 03/338 95 23, de eerste vijf dagen van de week tussen 8.30 en 15.30 uur. De lokalen zijn gesloten op zater-, zon- en feestdagen (inclusief plaatselijke). Bij afwezigheid van Sonia Dooms, contacteer Igor Daems – tel 03 338 95 55. Nazicht van de levering: Het bestuur voorziet een termijn van 15 kalenderdagen voor onderzoek/en of beproeving van de geleverde goederen. Controle en toezicht op de uitvoering Deze aanneming en de leiding geschiedt voor rekening van VVV Visit Antwerpen vzw. Verantwoordelijke voor de administratieve opvolging: Miek De Roeck tel 03 338 95 02 fax 03 220 81 32 E mail
[email protected]. Verantwoordelijke voor de technische opvolging: Igor Daems tel 03 338 95 55 fax 03 220 81 32 E mail
[email protected].
Artikel 11. offerte Offerte: De offerte en de aanvullende bescheiden moeten in het Nederlands zijn opgesteld. Voor het opmaken van zijn offerte maakt de inschrijver gebruik van de bij dit bestek gevoegde formulieren. Indien hij deze toch op andere documenten maakt dan op het voorziene formulier moet de inschrijver op ieder van deze documenten verklaren dat het document conform het bij het bestek behorend model is. De documenten worden door de inschrijver of zijn gemachtigde ondertekend. Doorhalingen, overschrijvingen, aanvullingen, wijzigingen of eventuele (door het bestek toegestane) kortingen zowel in de offerte als in de bijlagen, die de essentiële voorwaarden van de opdracht zoals prijzen, termijnen, technische specificaties kunnen beïnvloeden, moeten eveneens door de inschrijver of zijn gemachtigde ondertekend worden. Wijze van indienen: Bij het indienen van een offerte, zijn er een aantal wettelijke voorschriften die STRIKT moeten opgevolgd worden! 10
De offerte moet in een definitief gesloten omslag zitten. Een offerte kan persoonlijk ingediend worden (al dan niet op de zitting) of opgestuurd per post. 1. Persoonlijk afgifte De offerte wordt onder definitief gesloten omslag afgegeven aan de voorzitter of zijn plaatsvervanger; dit vóór de opening van de zitting waarop de aanneming geagendeerd is; zoniet beschouwen wij uw offerte als laattijdig. Uiteraard kan een offerte ook geruime tijd voor de dag van de zitting ingediend worden. De envelop, waarop duidelijk ‘OFFERTE’ staat aangegeven, vermeldt de datum en het uur van de openingszitting alsook de benaming en het nummer van het bestek.
OFFERTE Openingszitting op maandag 9 augustus 2010 om 13.30 uur Bestek 2010/01
2. Verzending per post Bij een offerte die per post (al dan niet aangetekend) wordt overgemaakt, moet deze in TWEE enveloppen worden gestoken. Het verdient aanbeveling om de offerte per aangetekende post minimum 4 kalenderdagen voor de dag van de opening der offertes te versturen. 2.1. Buitenste envelop Naast de adresgegevens van de aanbestedende overheid, wordt duidelijk de vermelding ‘OFFERTE’ aangegeven.
OFFERTE
VVV Visit Antwerpen vzw T.a.v. de voorzitter Grote Markt 15 2000 Antwerpen
2.2. Binnenste envelop
11
Deze envelop, waarop duidelijk ‘OFFERTE’ staat aangegeven, vermeldt de datum en het uur van de openingszitting alsook de benaming en het nummer van het bestek.
OFFERTE Openingszitting op maandag 9 augustus 2010 om 13.30 uur Bestek 2010/01 2.3. Laattijdige offerte Een offerte die te laat toekomt wordt enkel in aanmerking genomen als: - Het bestuur aan de aannemer nog geen kennis heeft gegeven van zijn beslissing; en - De offerte bij de post als aangetekende zending is afgegeven uiterlijk 4 kalenderdagen voor de dag van de opening van de offertes. AANDACHT: worden als ongeldig beschouwd de offertes welke niet op de voorgeschreven wijze worden neergelegd. Er dient de bij de offerte een CD wordt gevoegd met een digitale versie van de volledige inschrijving samen met de documenten (offerteformulier, inventaris, verklaring op eer e.a….) waarvan de opmaak identiek is aan deze van het bestuur. De aandacht van de inschrijver wordt er op gevestigd dat: • •
Een offerte ongeldig is wanneer niet alle originele formulieren behoorlijk ingevuld en ondertekend bij de offerte zijn gevoegd en deze originele offerte niet werd opgemaakt en ingediend zoals onder dit artikel beschreven. Bij betwisting zijn enkele deze originelen rechtsgeldig
De inschrijver kan de ongeldigheid van de procedure niet inroepen wanneer het bestuur – om welke reden ook – geen of laattijdige digitale versie van de meetstaat en of inventaris ter beschikking stelde. Gegevens CD Op de CD, die bij de offerte wordt gevoegd, wordt duidelijke het voorwerp van de opdracht en het besteknummer vermeld. Onder de kolom “prijzen” worden de bedragen in cijfers ingebracht. De digitale versie vermeldt zeer duidelijk de (firma)naam van de inschrijver(s), alsmede de coördinaten. Ondertekening van de offerte: De offerte, m.n. het inschrijvingsbiljet, de inventaris en alle andere al dan niet verplichte bijlagen die de inschrijver zelf heeft opgesteld, worden door de inschrijver of zijn gemachtigde ondertekend.
12
Wie ondertekent moet bewijzen dat hij gemachtigd is de inschrijver te verbinden (zie Art 13 bij de offerte te voegen bescheiden). De inschrijver of zijn gevolmachtigde dienen in de documenten tevens alle doorhalingen, overschrijvingen, aanvullingen of wijzigingen zowel in de offerte als in de bijlagen, die de essentiële voorwaarden van de opdracht prijzen, termijnen, technische specificaties kunnen beïnvloeden, te ondertekenen.
Artikel 13. bij de offerte te voegen bescheiden 0) Documenten inzake de uitsluitingsgronden: • Verklaring op eer • Voor buitenlandse leveranciers het bewijs dat zij in orde zijn met de rijkssociale zekerheid 1) Documenten inzake selectiecriteria: • Referenties met betrekking tot het drukken van soortgelijke opdrachten tijdens de laatste 3 jaar met vermelding van bedrag, datum, voor welke publiek- of privaatrechtelijke instanties ze bestemd waren en de contactpersoon. 2) een voorontwerp op basis van de technische fiche van de Antwerp City Card informatieflyer 3) monsters van het aangeboden drukwerk en POS materiaal 4) De inschrijver zal in enkelvoud een volledige beschrijving (Nederlandstalig) en/of documentatie inzake projectverloop, levertermijnen, aanwezigheid van grondstoffen tijdens gevraagde periode, aan de hand van tijdsschema’s met het verloop van de uitvoering van de opdracht, bij zijn inschrijving voegen, teneinde de beoordelaars een grondig inzicht te verstrekken in het aangeboden product. ( cfr. art.8 ). Bij de beschrijving van het verloop van het project moet aandacht gaan naar ruimte voor ondermeer klantencontacten en drukbegeleiding. De tijdsschema’s dienen om de beschikbaarheid van grondstoffen tijdens de periode september 2010-december 2011 te bevestigen en verder enerzijds om de levertijd te specificeren voor opgemaakt en drukklaar document na ontvangst beeldmateriaal en teksten, om levertijden na goed voor druk te beschrijven en anderzijds om de levertijden na bijbestelling te beschrijven. 5) document waaruit het mandaat van de ondertekenaar blijkt om de inschrijver te verbinden (bv uittreksel uit de neergelegde en gepubliceerde statuten en/of delegatiebeslissingen van de bevoegde organen, of indien dergelijke uittreksel ontbreken een ondertekende beslissing; 6) behoorlijk ingevuld en ondertekend offerteformulier; 7) behoorlijk ingevulde en ondertekende inventaris; 8) een CD met de volledige digitale versie van uw inschrijving. RSZ-attest: Voor de inschrijver van vreemde nationaliteit is artikel 43 bis §2 van het KB dd. 25.03.1999 van toepassing.
Artikel 14. betaling - prijsherziening - borgtocht 13
Betaling van de levering: De betaling van de levering geschiedt in éénmaal na uitvoering van de aanvaarde deellevering. Voor de betaling van de door het bestuur verschuldigde som is de aannemer verplicht een regelmatig opgemaakte factuur in te dienen uitgedrukt in Euro. Bij de facturatie dient op de factuur het besteknummer (2010/01) vermeld te worden en rechtstreeks overgemaakt worden aan VVV Visit Antwerpen vzw. Prijsherziening: De eventuele schommelingen van de prijzen der producten, de lonen, de vervoerstarieven, de sociale lasten en de verzekeringspremies, grondstoffen en algemene kosten gedurende de gestanddoeningstermijn kunnen geen aanleiding geven tot herziening van de inschrijvingsprijs. Na de gestanddoeningstermijn heeft de inschrijver de mogelijkheid éénmaal per jaar de eenheidsprijzen aan de schommelingen van de prijzen der producten, de lonen, de vervoerstarieven, de sociale lasten en de verzekeringspremies, grondstoffen en algemene kosten aan te passen. De leverancier dient zijn aanvraag tot prijsherziening afdoende te motiveren. Een prijsherziening kan slechts worden toegepast na uitdrukkelijke en schriftelijke toestemming van de dienst centrale aankoop en logistiek. Borgtocht: Niet van toepassing.
Artikel 15. - boeten Boeten wegens laattijdige uitvoering: Het louter verstrijken van de eventuele verlengde leveringstermijn stelt de leverancier in gebreke. Alle voorschriften betreffende de boeten wegens laattijdige uitvoering, treden van rechtswege in werking, zonder enige kennisgeving of bericht. De boeten wegens laattijdige uitvoering bedraagt 25 euro per kalenderdag vertraging. Teruggave van de boeten wegens laattijdige uitvoering: Op straffe van verval moet elke aanvraag tot teruggave van de toegepaste boeten per aangetekende brief aan het college van burgemeester en schepenen worden gericht, uiterlijk de zestigste kalenderdag te rekenen vanaf de betaling van de factuur waarop de boeten werden ingehouden. 14
De datum van de aantekening bij de post heeft bewijskracht voor de datum van het verzoekschrift.
Artikel 16. maatregelen van ambtswege De maatregelen van ambtswege die van toepassing zijn in geval van in gebreke blijven bij de uitvoering van de opdracht zijn: 0° het eenzijdig verbreken van de opdracht; 1° het sluiten van één of meerdere overeenkomsten voor rekening met één of meerdere derden voor het geheel of een deel van de nog uit te voeren opdracht. De maatregelen onder 2° worden getroffen op kosten en risico van de in gebreke gebleven aannemer. De beslissing van het bestuur om tot de maatregelen van ambtswege over te gaan wordt bij ter post aangetekende brief aan de in gebreke gebleven aannemer of aan zijn afgevaardigde bekendgemaakt.
Artikel 17. eisen inzake veiligheid en hygiëne Algemene eisen De inschrijver verbindt zich door zijn offerte tot naleving van : • de vigerende wetten en reglementen inzake veiligheid en hygiëne; • de aanvullende voorwaarden inzake veiligheid en hygiëne niet noodzakelijk bij de vigerende wetten of reglementen opgelegd, maar onontbeerlijk om het objectief van het voorkomingsbeleid te realiseren; • de aanvullende eisen inzake veiligheid en hygiëne opgelegd door het diensthoofd van de interne dienst voor preventie en bescherming en de arbeidsgeneesheer. Antwerpen, 30 juni 2010 Philip Heylen voorzitter VVV Visit Antwerpen vzw
15
OFFERTEFORMULIER bestek nr. 2010/01 Ik ondergetekende (naam, voornaam), ....................................................................................................................... wonende te. ......................................................................................................... straat,
nr..............................
(of indien het een vennootschap betreft) De ondergetekende vennootschap, ................................................................................ ............................................ nationaliteit: .................................................................................................................. ............................................ hebbende haar maatschappelijke zetel te............................................................. straat,
nr ..............................
vertegenwoordigd door: (naam, voornaam en titel),...................................................... ............................................
(of indien het een tijdelijke vereniging betreft waarvan allen hoofdelijk verbonden) De ondergetekende tijdelijke vereniging....................................................................... ............................................ nationaliteiten:............................................................................................................... ............................................ woonplaatsen................................................................................................................. ............................................ vertegenwoordigd door:. (namen, voornamen en titels ), .............................................. ............................................ verbindt/verbinden zich bij deze op mijn/haar roerende en onroerende goederen, overeenkomstig de bepalingen en de voorwaarden zoals omschreven in het bestek nr. 2010/01 de leveringen uit te voeren aan de prijzen door mij(haar) aangegeven op de behoorlijk ingevulde inventaris gevoegd bij onderhavige offerte. Globaal bedrag in cijfers: ........................................................................................................................................... Globaal bedrag in letters: .......................................................................................................................................... Nummer rekening bij het Bestuur der Postchecks of bij een andere financiële instelling: ......................................... BTW-registratienummer : ............................................................................................ RSZ-inschrijvingsnummer:............................................................................................ Wij , ondergetekenden .............., verklaren ons akkoord met de bepalingen uit voornoemde bestek, en verklaren te hebben nagezien dat alle hier vermelde gegevens in volstrekte overeenstemming zijn met de vermeldingen op de door de stad Antwerpen opgelegde inventaris en offerteformulier, en nemen daartoe de volledige verantwoordelijkheid op ons. Wij verklaren ons bovendien akkoord dat de bestekbepalingen voorrang zullen hebben bij mogelijke tegenstrijdigheden tussen bepalingen uit het bestek en bepalingen uit de offerte. Tevens verklaren wij dat onze algemene verkoop - of contractvoorwaarden niet van toepassing zijn op onze offerte in het kader van dit bestek. Gedaan te.....................................................op ......................20 ................ De inschrijver(s) of gevolmachtigden, ............ ........................... ................ (handtekeningen)
Inlichtingen betreffende de inschrijver Tel. nr.: Fax. Nr.: Contactpersoon: E-mail: 16
VERKLARING OP EER
Bestek 2010/01 Ik ondergetekende, (naam + voornaam) wonende te (straat, nummer, gemeente + postnummer) verklaar hierbij op eer dat de vennootschap (benaming en maatschappelijke zetel) zich niet in één van de volgende situaties bevindt: 1) in staat van faillissement of van vereffening te verkeren, zijn werkzaamheden te hebben gestaakt of een gerechtelijk akkoord te hebben bekomen, of in een overeenstemmende toestand te verkeren als gevolg van een gelijkaardige procedure die bestaat in andere nationale wetgevingen en reglementeringen; 2) aangifte te hebben gedaan van zijn faillissement, een procedure van vereffening of een gerechtelijk akkoord aanhangig te hebben of een gelijkaardige procedure lopende te hebben bestaande in andere nationale wetgevingen en reglementeringen; 3) niet in orde te zijn met de sociale (sociale zekerheid) en fiscale verplichtingen (directe belastingen en BTW); 4) bij een vonnis dat in kracht van gewijsde is gegaan veroordeeld geweest zijn voor een misdrijf dat de beroepsmoraal aantast Een veroordeling bij vonnis wegens niet-naleving van de milieu- en sociale wetgeving wordt beschouwd worden als een overtreding die de professionele integriteit aantast welke het mogelijk maakt de betrokken partij uit te sluiten 5) bij de beroepsuitoefening een ernstige fout te hebben begaan; 6) in ernstige mate schuldig te zijn aan het afleggen van valse verklaringen bij het verstrekken van inlichtingen.” 7) bij een vonnis in kracht van gewijsde veroordeeld te zijn voor: a) deelname aan een criminele organisatie als bedoeld in art. 324bis van het Strafwetboek b) omkoping als bedoeld in artikel 246 van het Strafwetboek c) fraude als bedoeld in artikel 1 van de overeenkomst aangaande de bescherming van de financiële belangen van de Gemeenschap, goedgekeurd door de wet van 17 februari 2002 d) witwassen van geld Ondergetekende gaat akkoord om, op het eerste verzoek van de aanbestedende overheid, de nodige originele bewijsstukken in verband met deze inlichtingen te overhandigen. Ik neem er kennis van dat iedere valse verklaring een uitsluitinggrond is voor deelneming aan onderhavige opdracht. Gedaan te ........................................, . .................................20.. INSCHRIJVER BESTAANDE VENNOOTSCHAP Vennootschap vertegenwoordigd door …
Functie:
Handtekening
17
INVENTARIS Offertevraag voor het grafisch ontwerp, de copywriting, de pre-press, de drukbegeleiding en de druk van diverse communicatiemiddelen voor het promoten van de Antwerp City Card.
Artikel
Prijs voor opgegeven BTW oplagen of % ontwerpen of stukprijzen Prijs excl. BTW
Prijzen inclusief BTW
Prijs voor project managment en grafisch concept Prijs met ondermeer inbegrip van: - project management met ondermeer aandacht voor te voorziene klantenmomenten (graag aantal correctierondes specifiëren) en de drukbegeleiding - ontwikkeling van het grafisch concept op basis van ontwerp 10 Advertising €
%
€
€
%
€
TIMING september 2010 Antwerp City Card layout voorstel tot layout waarin conceptueel rekening wordt gehouden met ontwerp 10 Advertising en met ontwerp A-kaart
€
%
€
TIMING december 2010
€
%
€
Prijs per regel voor tekstaanpassingen
€
%
€
Prijs voor het drukken
€
%
€
Antwerp City Card grafisch concept ontwerp voor de verschillende realisaties Antwerp City Card logo universeel te gebruiken, aan te leveren in EPS formaat en formaat te verwerken met Indesign
Antwerp City Card guide Aantal bladzijden: 88 bladzijden + 6 kaft (3-luik) Oplage: 2 * 3.000 exemplaren Afwerking: 2 x nieten, plan derde luik naar binnen plooien KAFT Papier: Maco Halfmat 200 g/m2 18
Formaat: Cover (open B 375 x H 200 mm, gesloten B 125 x H 200 mm) is een drieluik met pochettes voor toevoeging van lijnkaart en voor toevoeging van Antwerp City Card (kaart met RFID technologie, formaat van bankkaart), de binnenkant van het drieluik dient voor een locatieplan met een overzicht van de aanbodpartners Druk: recto / verso quadri aflopend BINNENWERK Papier: Maco Halfmat 135 g/m2 Formaat: Open: B 250 x H 200 mm, Gesloten: B 125 x H 200 mm Druk: recto / verso quadri aflopend Verpakking: Handzaam, per meerdere in dozen, max 7kg per doos. Geen dozen buiten postformaat. (indien mogelijk) Elke doos bevat een etiket met naam & aantal van product. (graag een afgerond aantal per doos) Oplage oktober 2010 (3.000 exemplaren)
€
%
€
Oplage mei-december 2011 (3.000 exemplaren)
€
%
€
Oplage oktober 2010 (5.000 exemplaren)
€
%
€
Oplage mei-december 2011 (5.000 exemplaren)
€
%
€
Antwerp City Card trade flyer Oplage: 2 *5.000 exemplaren Papier: Maco halfmat 150 g/m2 Formaat 4-luik: Open: B 396 x H 210 mm, Gesloten: B 99 x H 210 mm Druk: recto / verso, quadri aflopend Afwerking: Zigzag-vouwen Verpakking: Handzaam, per meerdere in dozen, max 7 kg per doos. Geen dozen buiten postformaat. (indien mogelijk) Elke doos bevat een etiket met naam & aantal van product. (graag een afgerond aantal per doos)
Antwerp City Card informatie flyer Oplage: 2*50.000 exemplaren Papier: Maco halfmat 150 g/m2 Formaat 4-luik: Open: B 396 x H 210 mm, Gesloten: B 99 x H 210 mm Druk: recto / verso, quadri aflopend Afwerking: Zigzag-vouwen Verpakking: Handzaam, per meerdere in dozen, max 7 kg per doos. Geen dozen buiten postformaat. (indien mogelijk) Elke doos bevat een etiket met naam & aantal van product. (graag een afgerond aantal per doos) 19
Oplage oktober 2010 (50.000 exemplaren)
€
%
€
Oplage mei-december 2011 (50.000 exemplaren) Antwerp City Card raamsticker Eigenschappen: weervast, permanent kleven, offset UV Exemplaren: 250 Druk: quadri, recto/verso Formaat: A5 liggend
€
%
€
TIMING september 2010 Antwerp City Card pancarte Papier: karton 2 mm met steunvoet Exemplaren: 250 Druk: quadri, recto Formaat: A5
€
%
€
TIMING oktober 2010
€
%
€
Prijs per pagina voor nieuwe filmen
€
%
€
Wij , ondergetekenden .............., verklaren ons akkoord met de bepalingen uit voornoemde bestek, en verklaren te hebben nagezien dat alle hier vermelde gegevens in volstrekte overeenstemming zijn met de vermeldingen op de door de stad Antwerpen opgelegde inventaris en offerteformulier, en nemen daartoe de volledige verantwoordelijkheid op ons. Wij verklaren ons bovendien akkoord dat de bestekbepalingen voorrang zullen hebben bij mogelijke tegenstrijdigheden tussen bepalingen uit het bestek en bepalingen uit de offerte. Tevens verklaren wij dat onze algemene verkoop - of contractvoorwaarden niet van toepassing zijn op onze offerte in het kader van dit bestek. Gedaan te
op ....................................................20
De inschrijver(s) of gevolmachtigden,
(handtekeningen) 20
