Google Drive: uw bestanden openen en ordenen
Gebruik Google Drive om vanaf elke gewenste locatie uw bestanden, mappen, Google-documenten, Google-spreadsheets en Google-presentaties op te slaan en te openen. Wanneer u een bestand op internet, uw computer, tablet of mobiel apparaat wijzigt, wordt het bestand bijgewerkt op elk apparaat waarop u Google Drive heeft geïnstalleerd. U beschikt altijd over de meest recente versie van uw bestanden en u heeft Google Documenten altijd binnen handbereik. U kunt lezen, bewerken, delen en samenwerken, waar u ook bent.
Google Drive instellen 1. Ga in uw browser naar drive.google.com. Wanneer u Google Drive voor het eerst op internet opent, wordt er een welkomstpagina weergegeven. Als u Google Documenten al eens heeft gebruikt, ziet Google Drive er op internet ongeveer als volgt uit:
1 111/27/2013
DN:GA-GSGD_103.00
2. Download en installeer Google Drive voor uw Mac/pc. (Uw beheerder kan dit eventueel ook voor u doen.) Vervolgens kunt u de bestanden op uw computer synchroniseren met Google Drive op internet, zodat u op elk gewenst moment en via elk apparaat toegang tot uw bestanden heeft. De synchronisatiefunctie is ingebouwd. U hoeft alleen maar verbinding met internet te maken en hoeft verder niets in te stellen.
Opmerking: het is mogelijk dat de link voor het downloaden en installeren van Google Drive voor uw Mac/pc is uitgeschakeld in uw organisatie. Als de link niet beschikbaar is of u ervoor kiest de app niet te installeren, zijn al uw Google-documenten, Google-spreadsheets, Google-presentaties en alle andere bestanden die u handmatig uploadt, gewoon toegankelijk via Google Drive op internet. Zodra u de app heeft geïnstalleerd, vindt u Google Drive voor uw Mac/pc in het systeemvak van Windows of de menubalk van de Mac. In het systeemvak van Windows ziet dit er als volgt uit:
Klik op het pictogram om de synchronisatiestatus te bekijken, de map Google Drive op uw computer of op internet te openen, de synchronisatie te onderbreken, uw voorkeuren in te stellen en meer.
2 111/27/2013
DN:GA-GSGD_103.00
Op een Mac ziet dit er als volgt uit:
Uw Google Drive-bestanden zijn ook toegankelijk via uw Android- of iOS-apparaat. Bekijk Google Drive op een mobiel apparaat voor meer informatie.
Maak kennis met uw http://h/Drive Er zijn veel verschillende manieren om uw bestanden, mappen en Google-documenten in Google Drive op internet weer te geven. Laten we alles eens nader bekijken.
Voert u een upgrade naar Google Drive uit via de Google-documentenlijst? Bekijk deze video om te zien wat er is gewijzigd of bekijk Google Drive versus uw documentenlijst.
Mijn schijf Wanneer u Google Drive op internet voor het eerst gebruikt, staan alle bestanden en mappen die u heeft geüpload en alle Google Documenten waarvan u de eigenaar bent, in het gedeelte Mijn schijf:
3 111/27/2013
DN:GA-GSGD_103.00
Klik op de rode knop Uploaden (naast Maken) als u meer bestanden en mappen wilt uploaden naar Mijn schijf.
Als u of uw beheerder Google Drive voor uw Mac/pc heeft geïnstalleerd, wordt de inhoud van Mijn schijf gesynchroniseerd met de inhoud van de map Google Drive op uw computer. Alleen de inhoud van Mijn schijf wordt gesynchroniseerd. U kunt bestanden die met u zijn gedeeld, verplaatsen naar Mijn schijf als u de bestanden wilt synchroniseren naar uw computer of mobiele apparaten. U kunt ook nieuwe bestanden aan Mijn schijf toevoegen door bestanden te verplaatsen naar of op te slaan in de map Google Drive op uw computer. Kortom: alles wat u in de map Google Drive op uw computer plaatst, kunt u ook vinden in Mijn schijf op internet en uw mobiele apparaten en vice versa. We zullen straks laten zien hoe dit werkt.
Gedeeld met mij Gedeeld met mij is de locatie waar u de bestanden, mappen en Google-documenten vindt die met u zijn gedeeld:
Gedeeld met mij bevat alleen items die expliciet met u zijn gedeeld. U vindt hier geen items die openbaar of met iedereen met de link zijn gedeeld. (U kunt die items vinden door in de weergave Alle items te zoeken.) Als u een gedeeld document vaak gebruikt, kunt u het document naar Mijn schijf slepen zodat 4 111/27/2013
DN:GA-GSGD_103.00
het document ook daar wordt weergegeven.
Zoekt u een map die met u is gedeeld? Klik op Sorteren > Titel in de weergave Gedeeld met mij om alle mappen die met u zijn gedeeld, bovenaan weer te geven.
De weergaven Met ster en Recent Klik op Met ster om alle items weer te geven die u heeft gemarkeerd met een ster. U kunt op de ster links van een item klikken om het betreffende item te markeren. Sterren zijn vergelijkbaar met de 'bladwijzers' of 'favorieten' in een browser. U gebruikt ze om websites te markeren die u regelmatig bezoekt. Gebruik de weergave Recent om alle andere privébestanden en gedeelde bestanden die u heeft geopend, in omgekeerde chronologische volgorde weer te geven. Dit is een handige manier om snel uw meest recente bestanden te zoeken.
Activiteit en Alle items Klik op Meer in de linkerkolom voor meer weergaven:
De weergaven Activiteit en Alle items zijn vergelijkbaar. Ze bevatten beide dingen die zijn gedeeld met iedereen in uw organisatie (niet alleen expliciet met u), waardoor u hier waarschijnlijk items kunt vinden waarvan u niet wist dat ze bestaan. ●
De weergave Activiteit bevat alle items die onlangs zijn bewerkt. Bevat uw lijst Activiteit te veel items? Vink de items aan die u niet wilt weergeven en klik vervolgens op Verwijderen uit Activiteit:
5 111/27/2013
DN:GA-GSGD_103.00
Opmerking: de knop wordt alleen weergegeven in de weergave Activiteit. In de andere weergaven klikt u op Meer > Niet weergeven in de activiteitenlijst. ●
In de weergave Alle items worden alle items in Google Drive weergegeven, met uitzondering van de items in uw prullenbak. U kunt de items hier niet weghalen (behalve door ze te verwijderen). Dit is dus de beste locatie om te zoeken wanneer u iets niet kunt vinden.
Weergave Prullenbak De prullenbak bevat alles wat u heeft verwijderd. Als u een item wilt verwijderen, vinkt u het betreffende item aan en klikt u op het prullenbakpictogram dat wordt weergegeven:
Opmerking: u kunt alleen items naar de prullenbak verplaatsen waarvan u eigenaar bent. Voor items die niet uw eigendom zijn, klikt u op Meer > Verwijderen om ze uit uw Google Drive te verwijderen. U verwijdert ze niet voor alle anderen. Uw prullenbak wordt nooit automatisch geleegd. Het is dus verstandig om uw prullenbak af en toe te legen. Items in uw prullenbak tellen mee voor uw opslaglimiet. Dit helpt u dus om wat ruimte vrij te maken. De prullenbak legen:
●
Klik in de weergave Prullenbak op Prullenbak leegmaken om alles definitief te verwijderen:
6 111/27/2013
DN:GA-GSGD_103.00
●
Of vink afzonderlijke items aan en klik op Definitief verwijderen:
Tip: wanneer u items in de prullenbak selecteert, kunt u de items herstellen via het menu Meer.
Bestanden en mappen aan Drive toevoegen Wanneer u nieuwe documenten, spreadsheets, presentaties, enzovoort wilt maken, klikt u op de rode knop Maken en selecteert u een app in de lijst om aan de slag te gaan.
Zie Google Documenten, Spreadsheets en Presentaties gebruiken voor meer informatie over deze productiviteitsapps van Google. Heeft u bestaande bestanden en mappen die u aan Google Drive wilt toevoegen? U kunt deze bestanden eenvoudig synchroniseren of uploaden om ze toe te voegen aan Google Drive op internet en uw mobiele apparaten. Dit werkt als volgt:
Bestanden aan Google Drive toevoegen door te synchroniseren 7 111/27/2013
DN:GA-GSGD_103.00
Als u of uw beheerder Google Drive voor Mac/pc heeft geïnstalleerd, wordt alles wat u toevoegt aan de map Google Drive op uw computer, automatisch gesynchroniseerd met Mijn schijf op internet en uw mobiele apparaten. U hoeft bestanden dus alleen maar op te slaan in of te verplaatsen naar de map Google Drive. Bijvoorbeeld: 1. In Microsoft Word slaat u uw document gewoon op in de map Google Drive:
2.
Dat is alles! Nu is uw Word-document toegankelijk via Google Drive op internet en uw mobiele apparaten:
Bestanden en mappen uploaden naar Google Drive U kunt ook eenvoudig bestaande mappen en bestanden uploaden naar Google Drive op internet. Ga als volgt te werk om een bestand te uploaden (mappen werken op dezelfde manier): 1. Klik in Google Drive op internet op de knop Uploaden en selecteer vervolgens Bestanden:
8 111/27/2013
DN:GA-GSGD_103.00
2. Selecteer het bestand dat of de bestanden die u wilt uploaden en klik op Openen. Dit ziet er in Windows als volgt uit:
Meer hoeft u niet te doen. Zodra het uploaden is voltooid, wordt het bestand weergegeven in Mijn schijf:
9 111/27/2013
DN:GA-GSGD_103.00
Een voorbeeld van een bestand of meer informatie over een bestand weergeven Tot dusver hebben we gezien hoe bestanden eruitzien in de standaard lijstweergaven van Google Drive. Dit is de meest compacte manier om uw bestanden weer te geven. Als u liever een voorbeeld van elk bestand in Google Drive weergeeft, klikt u in de rechterbovenhoek van Google Drive op internet op het pictogram Overschakelen op raster:
Nu worden uw bestanden weergegeven in een raster met miniatuurvoorbeelden. Zo kunt u gemakkelijk een bestand vinden zonder dat u alle afzonderlijke bestanden hoeft te openen. U kunt ook bestanden en mappen selecteren om wijzigingen aan te brengen.
Als u wilt terugkeren naar de modus Lijst, klikt u op het pictogram Overschakelen naar de lijst:
Als u echter graag in de modus Lijst werkt, maar u een voorbeeldweergave van een bestand wilt bekijken, is dat ook mogelijk. 1. Selecteer in de modus Lijst één bestand, map of Google-document. 2. Klik op het pictogram Voorbeeld dat verschijnt wanneer één item is geselecteerd:
10 111/27/2013
DN:GA-GSGD_103.00
Uw bestand of document wordt weergegeven als overlay:
3. In de modus Voorbeeld kunt u het volgende doen: a. Scrollen door het weergegeven document b. Een voorbeeld van het vorige c.
of volgende
document in Mijn schijf weergeven
Een ander document in Mijn schijf selecteren en hiervan een voorbeeld weergeven door op Alles weergeven te klikken
d. Uw document delen met anderen e. Uw document afdrukken f.
Uw document openen en bewerken
g. De voorbeeldweergave sluiten door op de X te klikken
11 111/27/2013
DN:GA-GSGD_103.00
Uw bestanden sorteren Als u veel bestanden heeft, wordt het moeilijker het overzicht te behouden. U kunt uw bestanden sorteren zodat u ze gemakkelijker kunt vinden. Klik op het menu Sorteren voor de beschikbare opties:
De bovenstaande sorteeropties zijn beschikbaar in de meeste weergaven van Google Drive. De weergave Activiteit wordt echter standaard gesorteerd op basis van de meest recente wijziging. Daarom wordt het menu Sorteren daar niet weergegeven. In de weergave Recent kunt u de items sorteren op wanneer u de items voor het laatst heeft geopend of bewerkt. Hier volgen enkele sorteertips:
●
Sorteer op Laatst gewijzigd om die items te bekijken die onlangs door iemand (niet alleen u) zijn gewijzigd. Zo kunt u bijhouden welke wijzigingen de mensen waarmee u samenwerkt, onlangs hebben aangebracht.
●
Gebruik Laatst door mij geopend om items te vinden die u onlangs heeft geopend, ongeacht of u deze items heeft bewerkt. Wanneer u per ongeluk een tabblad in uw browser heeft gesloten of als u geen bladwijzer heeft gemaakt, is dit is een handige manier om terug te gaan naar items die u onlangs heeft bekeken.
●
Sorteer op Titel als u de naam van een item weet en u het betreffende item wilt zoeken in een alfabetische lijst. Hiermee worden alle mappen in Mijn schijf en Gedeeld met mij als eerste weergegeven. Het is dus een handige manier om mappen te zoeken.
●
Sorteer op Gebruikte quota om te kijken welke bestanden de meeste ruimte in beslag nemen. Als u opslagruimte wilt vrijmaken, kunt u bestanden verwijderen door ze naar de Prullenbak te slepen. Vergeet echter niet de bestanden via de weergave Prullenbak definitief te verwijderen als u meer ruimte nodig heeft. Alleen gesynchroniseerde of geüploade bestanden nemen opslagruimte in beslag. Bestanden die met u worden gedeeld en Google-documenten (zoals Google-documenten, Google-spreadsheets en Google-presentaties) nemen geen opslagruimte in beslag. Items die geen invloed hebben op 12 111/27/2013
DN:GA-GSGD_103.00
de opslagruimte, worden in Google Drive weergegeven als '---':
Heeft u extra opslagruimte nodig? U kunt extra opslagruimte aanschaffen. Neem echter eerst contact op met uw systeembeheerder. Het is mogelijk dat de organisatie dit voor u doet.
13 111/27/2013
DN:GA-GSGD_103.00
Een bestand zoeken Typ een woord of woordgroep in het zoekvak van Drive om een bepaald bestand, een bepaalde map of een bepaald Google-document te zoeken. Tijdens het typen probeert Drive te voorspellen wat u zoekt en wordt er een lijst weergegeven waaruit u kunt kiezen.
Uw zoekresultaten verfijnen 1. Klik in het zoekvak op de pijl-omlaag om geavanceerde zoekopties weer te geven:
2. Klik op een van de opties om uw zoekopdracht te verfijnen. U kunt stap 1 en 2 meerdere keren herhalen om uw resultaten verder te filteren. Het is
14 111/27/2013
DN:GA-GSGD_103.00
bijvoorbeeld mogelijk dat u weet dat het bestand dat u zoekt, een spreadsheet is waarvan u niet de eigenaar bent. Als u op deze opties klikt, ziet het zoekvak er als volgt uit:
Klik op de x bij een optie om het betreffende filter te verwijderen of klik op de grote X aan de rechterkant om de volledige zoekopdracht te wissen.
3. Mogelijk dat u nu heeft gevonden wat u zoekt. Als dit niet het geval is, typt u een zoekopdracht en klikt u op de blauwe zoekknop.
Als u artikelen wilt zoeken die zijn gedeeld met uw domein, klikt u op Zoeken
in plaats van de blauwe zoekknop. Dit is een handige manier om een document te zoeken dat openbaar is binnen de organisatie, maar dat niet rechtstreeks met u is gedeeld.
Uw bestanden ordenen Waarschijnlijk bevat het gedeelte Mijn schijf nu of binnenkort een groot aantal bestanden. Gebruik net als op uw computer mappen om de inhoud te ordenen.
Een map in Google Drive op internet maken 1. Klik op de rode knop Maken en selecteer Map:
15 111/27/2013
DN:GA-GSGD_103.00
2. Geef een naam voor de map op en klik op OK. Uw nieuwe map wordt gemaakt in Mijn schijf:
Als u het gedeelte Mijn schijf weergeeft (of een map in Mijn schijf), kunt u ook op het pictogram Nieuwe map klikken om een map op de huidige locatie te maken:
Bestanden naar een map verplaatsen 1. Vink het selectievakje aan naast het item dat of de items die u wilt verplaatsen. 2. Klik op het pictogram dat op een map lijkt:
3. Selecteer in het dialoogvenster Verplaatsen naar de map waarnaar u de items wilt verplaatsen of maak een nieuwe map voor de items.
16 111/27/2013
DN:GA-GSGD_103.00
Wilt u uw bestand of bestanden opslaan in meerdere mappen? Gebruik de toets Ctrl of Command om alle locaties aan te vinken waar u uw items wilt opslaan.
4. Klik op Verplaatsen.
Een map delen U kunt een map net zo eenvoudig delen als uw Google-documenten. 1. Vink het selectievakje aan naast het bestand dat of de map die u wilt delen. 2.
Klik op Delen
en voeg de mensen of groepen toe waarmee u de map wilt delen.
Zodra de map met anderen is gedeeld, wordt een persoonpictogram
op de map weergegeven.
Bekijk Delen en samenwerken voor meer informatie over uw opties voor delen.
17 111/27/2013
DN:GA-GSGD_103.00
