001

BIJLAGE Bijlage nr. 07/001

Besluit houdende de goedkeuring van het bijzonder bestek en het uitschrijven van een algemene offerteaanvraag voor de levering van een softwarepakket voor gebouwgebonden facilitair beheer (fase 1) voor de directie Gebouwen & Logistiek

BIJZONDER BESTEK BETREFFENDE DE AANKOOP VAN EEN SOFTWAREPAKKET VOOR GEBOUWGEBONDEN FACILITAIR BEHEER VOOR DE DIRECTIE GEBOUWEN EN LOGISTIEK (FASE 1) BIJZONDER BESTEK NUMMER VGC/FBINK0701

Bijzonder bestek nr. VGC/FBINK0701

1

DEEL A

ADMINISTRATIEVE, REGLEMENTAIRE EN CONTRACTUELE BEPALINGEN

AFDELING A1 : ADMINISTRATIEVE BEPALINGEN A.1.1 Definities

Het systeem wordt gedefinieerd als een geheel van afzonderlijke machines, inclusief de vereiste software en communicatiesystemen die onderling verbonden zijn met stroomvoorzienings- en/of verbindingskabels en die bedoeld zijn om als een geïntegreerd geheel te werken. De term “dienst” staat voor de intellectuele- en arbeidsprestaties, de communicatie, het resultaat van de productcombinatie of de functionaliteit. De term “levering” staat voor producten zoals hardware, software, onderdelen en andere elementen die voor de opdracht bedoeld zijn, zoals de plaatsings- en installatieactiviteiten. De term “hardware” is een algemene term, die ofwel voor een afzonderlijke machine staat ofwel voor een systeem zoals hierboven beschreven. De term “programmatuur” of “software” is een algemene term die zowel de systeemsoftware als de applicatiesoftware omvat. De term “systeemsoftware” omvat de middelen die gekozen worden voor de ontwikkeling van de applicatiesoftware of om de hardware te doen werken (zoals operating system, utilities, compiler, editor, monitor, debugger, etc...). De term “applicatiesoftware” staat voor de verzameling van programma’s die, bouwend op de geselecteerde systeemsoftware, zorgen voor de functies zoals beschreven in de functionele en technische specificaties. De responstijd bij een eenvoudige query aan een externe databank is de tijd die verstrijkt tussen het tijdstip waarop een query van een gebruiker op het lokale netwerk vertrekt en het tijdstip waarop die gebruiker het antwoord ontvangt, verminderd met de responstijd van de externe databank. Dit saldo mag niet meer dan 2 seconden bedragen. De term “functie” staat voor het resultaat van de software en de infrastructuur. Voor de uitvoering van onderhavig bestek staan de vereiste functies beschreven in de specificaties.


2

A.1.2 Aanbestedende overheid en Leidend Ambtenaar

Vlaamse Gemeenschapscommissie (hierna de VGC genoemd) Directie Gebouwen en Logistiek Technologiestraat 1 1082 BRUSSEL

De leidend ambtenaar van de opdracht is Lieven Baro, projectleider in de directie Gebouwen en Logistiek. e-mail : [email protected]

Technische begeleiding

Dirk Van Der Kerken, Informaticus e-mail : [email protected]

Mandaat van de leidend ambtenaar 1. De leidend ambtenaar is bevoegd om alle richtlijnen te geven die moeten leiden tot de goede uitvoering van het contract, dat eventueel uit dit bijzonder bestek voortvloeit. 2. In geen geval is de leidend ambtenaar bevoegd om de voorwaarden en de inventarissen van het contract, dat eventueel uit dit bijzonder bestek voortvloeit, te wijzigen, zelfs wanneer de financiële impact nul of negatief is. 3. Elke belofte, wijziging of akkoord dat afwijkt van de voorwaarden van het bijzonder bestek en dat door de aanbestedende overheid niet betekend wordt binnen een termijn van dertig dagen, dient door beide partijen als ongeldig beschouwd te worden.

Inlichtingen over deze opdracht uitsluitend per e-mail : [email protected]


3

A.1.3 Informatie

De geïnteresseerden worden verzocht hun eventuele vragen door te sturen op het volgende e-mailadres: [email protected] , ten laatste tien dagen vóór het plaatsvinden van de opening van de offertes. Elk ander communicatiemiddel is uitgesloten. De antwoorden zullen tevens bezorgd worden aan alle aanvragers van het lastenboek.

Berichten en terechtwijzingen De berichten en terechtwijzingen, bekendgemaakt in het Bulletin van de Aanbestedingen evenals de toegezonden antwoorden op vragen, die betrekking hebben op de opdrachten in het algemeen of enkel op onderhavige opdracht, maken integraal deel uit van de contractuele bepalingen. De inschrijver is derhalve geacht hiervan kennis te hebben genomen en er mee rekening te hebben gehouden bij het opmaken van zijn offerte. A.1.4 Voorwerp van de opdracht

Overeenkomstig de voorwaarden van onderhavig bestek verbindt de aannemer zich tegenover de aanbestedende overheid tot de levering en implementatie van een softwarepakket voor gebouwgebonden facilitair beheer voor de behoefte van de administratie van de Vlaamse Gemeenschapscommissie van het Brussels Hoofdstedelijk Gewest volgens de technische specificaties beschreven in dit lastenboek. Deze opdracht omvat a. De levering van volgende producten : o

een geïntegreerde informaticaoplossing op basis van standaardsoftware (-pakketten) en/of specifieke software (op maat);

o

documentatie voor: -de gebruikers (uitvoerende personeelsleden en verantwoordelijken); -de informatici (belast met exploitatie en onderhoud);

o de software om gegevens over te nemen en de bijbehorende documentatie. b. De levering van volgende diensten : -

opleiding van de gebruikers;


4

-

opleidingen voor informatici; assistentie bij het opstarten; overname van gegevens; onderhoud na waarborg; consultancy ;

De vestigingsplaatsen van de administratie bevinden zich op het grondgebied van het Brussels Hoofdstedelijk Gewest. Het betreft hier 5 administratiehuizen. Daarnaast beslaat het werkingsterrein van de administratie het beheer van 80 lokaties, eveneens verspreid over het Brussels Hoofdstedelijk Gewest A.1.5 Loten

Onderhavige opdracht omvat één lot. A.1.6 Bepalingen betreffende de uitvoering van de opdracht

De opdracht valt onder de algemene reglementering betreffende de overheidsopdrachten voor werken, leveringen en diensten. Elke inschrijver wordt geacht de bepalingen opgenomen in de hierna volgende wetteksten en reglementen te kennen en te aanvaarden: De wet van 24.12.1993 (B.S. 22.01.1994) betreffende de overheidsopdrachten en sommige opdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten. Het koninklijk besluit van 08.01.1996 (B.S. van 26.01.1996) betreffende de overheidsopdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten en de concessies voor openbare werken. Het koninklijk besluit van 26.09.1996 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsoverdrachten en van de concessies voor openbare werken. De opdracht is eveneens onderworpen aan de voorschriften van onderhavig bijzonder bestek. Bij tegenspraak tussen genoemde documenten, geldt de volgende rangorde: 1. De Wet van 24.12.1993; het K.B. van 08.01.1996; het K.B. van 26.09.1996. 2. Onderhavig bijzonder bestek. Opmerking Onderhavige opdracht is onderworpen aan de verplichtingen die voortvloeien uit de wetgeving op de overheidsopdrachten en van onderhavig bijzonder bestek. Alle


5

andere bepalingen, onder meer de algemene verkoopvoorwaarden van de inschrijvers, zullen als ongeldig beschouwd worden. A.1.7 Normen en reglementen

De leverancier waarborgt dat de producten op het ogenblik van installatie in overeenstemming zijn met de gehomologeerde of geregistreerde Belgische en Europese normen en de reglementen inzake arbeidsbescherming, beveiliging en radio-ontstoring. Meer bepaald moet het materiaal in overeenstemming zijn met de vereisten inzake preventiebeleid zoals voorgeschreven in art. 54quater van het A.R.A.B. (K.B. van 20 juni 1975). Zijn eveneens van toepassing op onderhavige opdracht: alle gehomologeerde of geregistreerde NBN- en EN-normen, uitgegeven door het Belgisch Instituut voor Normalisatie, in zoverre zij gepubliceerd waren twee maanden vóór de voorgeschreven datum voor het indienen van de offerte. De leveringen moeten in alle opzichten voldoen aan de technische specificaties zoals voorgeschreven door onderhavig bestek en door de Europese normen, de Europese technische keuringen en de gemeenschappelijke technische specificaties. De technische specificaties zijn alle technische voorschriften vermeld in onderhavig bestek, die een omschrijving geven van de vereiste kenmerken van een product, een levering en aan de hand waarvan een levering objectief bepaald kan worden zodat zij voldoet aan het gebruik waartoe zij door de aanbestedende overheid bestemd is. In alle gevallen moeten de leveringen in alle opzichten voldoen aan de regels van goed vakmanschap, en moeten zij hoogkwalitatief zijn en gebruikervriendelijk. Alle datatransmissieapparatuur moet erkend zijn door het BIPT (Belgisch Instituut voor Postdiensten en Telecommunicatie). Voorts moeten de Europese normen inzake elektromagnetische straling (EN 55022 Klasse A en B) nageleefd worden. Indien de fabricage van de producten voldoet aan de ISO-kwaliteitsnorm, zal dit als een bijkomende waarborg beschouwd worden. Gebeurlijk dient het desbetreffende attest voorgelegd te worden.

Verkoop van de documenten. De documenten waarvan sprake in dit bestek, kunnen aangeschaft worden op de volgende adressen: 1. Het Belgisch Staatsblad, Leuvensestraat 40-42 te 1000 Brussel: de wetten en besluiten betreffende de overheids- en andere opdrachten, zoals hierboven opgesomd. Bijzonder bestek nr. VGC/FBINK0701

6

2. Het Belgisch Instituut voor Normalisatie, Brabançonnelaan 29, te 1000 Brussel; de NBN- en EN-normen.


7

A.1.8 Afwijking op de algemene regels van de openbare opdracht

Er is geen afwijking voorzien. A.1.9 Aard van de opdracht

De opdracht moet beschouwd worden als een opdracht voor leveringen tegen een globale prijs. A.1.10 Aanbestedingswijze

Algemene offerteaanvraag. In toepassing van artikel 18 van de wet van 24 december 1993 betreffende de overheidsopdrachten en sommige opdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten, kan de aanbestedende overheid verzaken aan aanbesteding van de opdracht of de procedure op een andere manier herstarten. A.1.11 Basisofferte en varianten

De basisofferte bestaat uit een forfaitaire prijs voor het geheel van de software daarbij inbegrepen de implementatie en het onderhoud, zoals beschreven in deel B van onderhavig bestek. Suggesties De inschrijvers hebben het recht alle suggesties die hun nuttig lijken in te dienen. Een suggestie is niet beperkt tot het voorwerp zoals omschreven in het bestek maar moet kaderen in het doel dat door de VCG wordt nagestreefd in dit bestek. Een suggestie mag geen wijziging van de reglementaire en contractuele bepalingen tot gevolg hebben. . A.1.12 Prijs en duur van de opdracht

De opdracht zal worden afgesloten gedeeltelijk tegen een forfaitaire en totale prijs en gedeeltelijk in regie voor de aanpassingen van het voorgestelde pakket aan de bestaande software van de Vlaamse Gemeenschapscommissie.


8

Alle leveringen van materieel en diensten die noodzakelijk zijn voor de installatie, de ontwikkeling, de configuratie, het installeren van parameters, de tests en de inwerkingstelling van de software (standaard en/of op maat) moeten in de prijs zijn inbegrepen. De prijs omvat ook alle maatregelen die de opdrachtgever heeft getroffen om de controle te verzekeren van de kwaliteit van de producten en de documentatie die aan de VGC worden geleverd. Wat betreft de softwarepakketten, moeten eventuele licenties in de prijs inbegrepen zijn. De regieopdracht wordt afgesloten tegen eenheidsprijzen te weten de dagprijs exclusief BTW maar inclusief alle andere kosten. Eveneens wordt een eenheidsprijs per uur weergegeven. Noch verplaatsingskosten, noch maaltijdkosten, noch enige andere kosten kunnen ten laste gelegd worden van de VGC. Het totaal te betalen bedrag wordt bepaald door de hoeveelheden te vermenigvuldigen met de eenheidsprijs. De prijs (exclusief BTW) kan tijdens de duur van de opdracht nooit verhoogd worden. Per gefactureerde dag moeten minimaal 7u36 gepresteerd worden. Per halve dag moeten minimaal 3u48 gepresteerd worden. Alle prestaties die zijn voorzien in de waarborgperiode, moeten in de prijs zijn inbegrepen. De prijzen dienen in de offerte vermeld te worden in Euro, alle kosten en uitgaven inbegrepen, en exclusief de BTW. De inschrijver vermeldt in zijn offerte voor elk component het toepasselijke BTW-percentage. Door te reageren op dit bijzonder bestek, verbindt de inschrijver zich ertoe, om gedurende de volledige duur van de opdracht, de aanbestedende overheid te laten genieten van elke prijsdaling van het informaticamateriaal en de programmatuur die het voorwerp uitmaken van deze opdracht. Wanneer het definitieve product in dit lastenboek, of het product dat voorgesteld wordt door de inschrijver vervangen wordt door een nieuw product, verbindt de inschrijver zich in zijn offerte ertoe om : • de aanbestedende overheid onmiddellijk op de hoogte brengen; • de technische documenten eveneens onmiddellijk aan de aanbestedende overheid te bezorgen; • het initiële product te vervangen door het nieuwe product;


9

• de aanbestedende overheid geniet voor het nieuwe product van de meest voordelige prijsvoorwaarden die een klant van de inschrijver in de overheidssector geniet, zonder dat deze minder voordelig mogen zijn dan de initiële prijzen van de opdracht. Zonder afbreuk te doen aan de clausule tot herziening van de prijzen, ingeval van vervanging van een product door een nieuw product ingevolge het stoppen van de productie of de verdeling ervan, handhaaft de opdrachtnemer de prijsvoorwaarden met betrekking tot het onderhoud en de helpdesk. Indien het nieuwe vervangende product minder duur blijkt te zijn dan het initiële product inzake onderhoud en op het niveau van de helpdesk, dan laat de opdrachtnemer de aanbestedende overheid genieten van deze nieuwe voorwaarden.

A.1.13 Vorm en inhoud van de offertes

De offertes moeten opgesteld zijn overeenkomstig de bepalingen van de artikels 89 tot 102 van het K.B. van 08.01.1996 betreffende de overheidsopdrachten voor werken en leveringen en diensten. Zij moeten opgesteld zijn volgens het model zoals opgegeven in deel C van onderhavig bestek of elk ander conform gecertificeerd model. Indien toch andere documenten gebruikt worden, moet de inschrijver voor elk document de conformiteit met het offerteformulier bij het bijzonder bestek staven (Art. 89 van het KB van 8 januari 1996). Elke offerte die niet beantwoordt aan dit formaat, kan worden uitgesloten. De inschrijver voorziet een origineel en één kopie op papier, en een exemplaar in elektronische vorm (cd-rom die bv. een of meer bestanden in MS Excel en MS Word of PDF bevat)). In het exemplaar in elektronische vorm zullen de prijstabellen gepresenteerd worden in een apart bestand, naast het bestand met de technische offerte. Elke offerte en haar bijlagen moeten ondertekend zijn door de inschrijver of zijn gevolmachtigde, zoniet wordt de offerte onregelmatig geacht. Alle doorhalingen, overschrijvingen, aanvullingen of verbeteringen, zowel in de offerte als in haar bijlagen, moeten worden ondertekend door de inschrijver of zijn gevolmachtigde. Bij gebrek hieraan wordt de offerte als onregelmatig beschouwd. In geval van afwijkingen tussen de papieren en de elektronische versie, wordt het originele exemplaar van de papieren versie als geldig beschouwd. De inschrijver zal zorg dragen de elektronische drager te scannen op virussen om te vermijden dat de computerinfrastructuur van de Vlaamse Gemeenschapscommissie wordt besmet. Hij zal in zijn offerte vermelden: het gebruikte programma voor de virusscan (en de versie ervan) en de waarborg dat de drager werd gecontroleerd en virusvrij werd bevonden.


10

Bijzondere aandacht moet worden besteed aan de heldere en duidelijke voorstelling van de gevraagde inlichtingen. De kwaliteit van de presentatie en de leesbaarheid van de offerte spelen mee in de uiteindelijke beoordeling ervan.

De offerte moet volgende gegevens bevatten (art. 90 van het K.B. van 8 januari 1996): a) naam, voornamen, hoedanigheid of beroep, nationaliteit en woonplaats van de inschrijver of, zo het om een vennootschap gaat, de handelsnaam of benaming, de rechtsvorm en de hoofdzetel; b) nummer en benaming van de financiële rekening waarop de betalingen moeten worden uitgevoerd, c) de nationaliteit van de eventuele onderaannemers en van de personeelsleden die door de inschrijver worden tewerkgesteld; d) de oorsprong van de te leveren producten die niet afkomstig zijn van een der lidstaten van de Europese Unie, met vermelding, per land van oorsprong, van de waarde, exclusief douanerechten, van het aandeel van deze producten in de inschrijving. Elk exemplaar van de offerte moet eveneens alle documentatie, noodzakelijk voor een goed begrip van de offerte en/of betreffende het voorgestelde materiaal bevatten. De volgende documenten moeten bij de inschrijving gevoegd worden : 1. Voor de inschrijver die personeel tewerkstelt onderworpen aan de Wet van 27 juni 1969 tot wijziging van de besluitwet van 28 december 1944 betreffende de sociale zekerheid van de arbeiders, een attest van de Rijksdienst voor Sociale Zekerheid van het voorlaatste afgelopen kwartaal t.o.v. de dag van de opening van de inschrijving, waaruit blijkt dat hij voldaan heeft aan de voorschriften inzake bijdragen voor de Sociale Zekerheid en de bestaanszekerheid voor een Belgische inschrijver (art. 90 van voornoemd koninklijk besluit, §3) of een gelijkwaardig attest voor een buitenlandse inschrijver (idem, §4). 2. Het curriculum vitae van de door de inschrijver voorgestelde kandidaten (minimum 2) voor het regiegedeelte. 3. Een korte algemene beschrijving van de activiteiten van de firma (max. 2 pagina’s). 4. Een overzicht (max. 2 pagina’s) van de bedrijfsresultaten van de laatste 3 jaar (omzetcijfers, bedrijfslasten, netto bedrijfswinsten of –verliezen, enz. …) 5. De vermelding van eventuele certificaten (vb. ISO 9000 normen). 6. Attesten betreffende de veiligheid en de reglementering betreffende het beleid inzake het welzijn van de werknemers bij de uitvoering van hun werk.


11

7. Het ingevuld en ondertekend antwoordformulier volgens het model in bijlage. 8. Een lijst van al de bijgevoegde documenten Elke bladzijde van het inschrijvingsbiljet alsook van de andere documenten die deel uitmaken van de offerte, moet zijn geparafeerd door de inschrijver. De technische, commerciële of andere specificaties die zijn vervat in de documentatie die bij de offerte is gevoegd, worden beschouwd als een integraal deel hiervan. Bij elke offerte moet – op straffe van nietigheid van de offerte - een voorstel van proefopstelling van de aangeboden software gevoegd worden. Deze proefinstallatie gebeurt op het systeem van de Vlaamse Gemeenschapscommissie en moet toelaten de door dit lastenboek vereiste desiderata in een minimale configuratie te testen.

Onverminderd de bepalingen van Titel VI, Hoofdstuk 1, Afdeling IV, artikel 102 van het koninklijk besluit van 8 januari 1996 betreffende de overheidsopdrachten en sommige opdrachten voor werken, leveringen en diensten en de concessies voor openbare werken, dient de offerte gesteld te zijn in het Nederlands. Evenwel mogen de technische bijlagen in het Engels verstrekt worden, indien blijkt dat deze niet in het Nederlands bestaan. Technische, administratieve en commerciële contacten gebeuren uitsluitend in het Nederlands. A.1.14 Indiening en opening van de offertes

De offertes moeten ingediend worden in 2 exemplaren, volgens de modaliteiten voorgeschreven door art. 103 tot 105 van het K.B. van 08.01.1996 betreffende de overheidsopdrachten, bij het de Administratie van de Vlaamse Gemeenschapscommissie, Directie Gebouwen en Logistiek, Technologiestraat 1, 1082 Brussel. De offerte dient in het bezit te zijn van de ambtenaar belast met de opening, uiterlijk bij de aanvang van de vergadering, die vastgelegd is op 29 juni 2007 om 11 u. De offerte wordt in een verzegelde omslag geschoven, waarop vermeld staan, de datum van de opening van de offertes en de referentie van het bijzonder bestek. Bij verzending met de post via aangetekende of gewone zending, wordt deze verzegelde omslag in een tweede gesloten omslag geschoven, met als vermelding het adres zoals aangegeven in het bijzonder bestek en het woord «offerte».


12

De inschrijver aanvaardt de volledige verantwoordelijkheid voor de wijze van verzending en ontvangst van zijn offerte binnen de gestelde termijn. Elke offerte die buiten deze termijn wordt aangeboden, wordt uitgesloten. Indien een dergelijke laattijdige offerte evenwel aangetekend en uiterlijk vier kalenderdagen voor de uiterste datum werd verzonden, kan de aanbestedende overheid deze offerte toch nog in overweging nemen voor zover haar beslissing nog niet werd bekendgemaakt. De offertes zullen in openbare zitting geopend worden volgens de modaliteiten van art. 106-107 van het K.B. van 08.01.1996 op de genoemde datum en uur, op het volgende adres: Vlaamse Gemeenschapscommissie, Administratiehuis Technologie, Technologiestraat 1, 1082 Brussel, 4de verdieping. Overeenkomstig art. 106, laatste alinea van het genoemde K.B. van 08.01.1996, zullen de prijzen niet bekend worden gemaakt.

A.1.15 Geldigheidsduur van de inschrijvingen

De inschrijvers dienen zich voor hun offerte borg te stellen gedurende 120 dagen vanaf de dag na de opening van de offertes.

A.1.16 Keuze van de leverancier

De keuze van de leverancier zal in drie fasen gebeuren: 1. kwalitatieve selectie van de firma’s, op basis van de artikels, 110, 42 tot en met 47 van het genoemde K.B. van 08.01.1996: •

de inschrijver moet de nodige certificaten, attesten en/of verklaringen voorleggen om te bewijzen dat hij zich niet bevindt in één van de uitsluitingsgevallen genoemd in art. 43 en 43 bis van het genoemde K.B. van 08.01.1996. Kan dus van deelneming aan de opdracht uitgesloten worden, de inschrijver die niet voldoet aan de voorschriften van artikel 43.5 en 43.6 van het genoemde K.B. van 8 januari 1996. De inschrijver is verplicht de volgende documenten bij zijn offerte te voegen:


13

a) het RSZ-attest (voor Belgische ondernemingen) of de attesten vermeld in artikel 90, § 3 van het K.B. van 8 januari betreffende de overheidsopdrachten en sommige opdrachten voor werken, leveringen en diensten en de concessies voor openbare werken (voor buitenlandse ondernemingen); b) een attest afgeleverd door een bevoegde overheidsinstelling waaruit blijkt dat de inschrijver voldaan heeft aan zijn verplichtingen betreffende de betaling van de BTW en van zijn belastingen volgens de wettelijke bepalingen van het land van herkomst. •

de financiële en economische draagkracht van de inschrijver (art. 44 van het genoemde K.B. van 08.01.1996) is bewezen door een verklaring betreffende de totale omzet en de omzet met betrekking tot de producten die het voorwerp van de opdracht uitmaken, die de onderneming de jongste drie boekjaren geboekt heeft; de balansen en jaarrekeningen van de laatste drie boekjaren.

•

de technische draagkracht van de inschrijver (art. 45 van het genoemde K.B. van 08.01.1996) is bewezen door: * de lijst van de belangrijkste leveringen van de producten die het voorwerp uitmaken van de opdracht, en die tijdens de jongste drie jaar uitgevoerd werden: datum, bedrag en bestemmelingen; * een omschrijving van de technische uitrusting, van de middelen die de inschrijver inzet om zich van de kwaliteit te verzekeren en de studieen onderzoeksmiddelen van de onderneming; * een opgave van de technici of de al dan niet in de onderneming geïntegreerde diensten, en meer in het bijzonder diegene die belast zijn met de kwaliteitscontrole, het onderhoud en de herstelling van de producten die het voorwerp uitmaken van de opdracht;

•

de certificaten opgesteld door als bevoegd erkende officiële instituten of diensten die zich inlaten met kwaliteitscontrole, waaruit de conformiteit van de welomschreven producten blijkt door verwijzing naar bepaalde specificaties of normen.

De vijf beste aanbieders worden weerhouden. Als kwalitatieve selectriecriteria gelden : a. Wettelijke uitsluitingsgronden b. Technische bekwaamheid: referenties van de voorbije 5 jaar van instellingen die onderworpen zijn de wet betreffende de overheidsopdrachten en sommige opdrachten voor aanneming, leveringen en diensten met een patrimonium van minimum 50 gebouwen verspreid over minimum 5 niet aan elkaar grenzende sites waar een softwarepakket voor gebouwenbeheer met succes werd geïntroduceerd.


14

2.

3.

Controle van de overeenstemming van de offerte met de specificaties van dit bestek, waarbij nagegaan wordt dat alle rubrieken van het offertemodel wel degelijk ingevuld zijn. Alleen de conforme offertes zullen in aanmerking genomen worden. Keuze van de voordeligste, regelmatige offerte. Onderstaande criteria zijn gerangschikt in afnemende volgorde van belang (subcriteria in afnemende volgorde van belang): a. Prijs (40 punten) 1. Initiële kosten (levering en installatie van de software en opleiding) 2. Gebruikskosten (onderhoud en verbeteringsonderhoud/updates) b. Functionele eisen (25 punten) 1. Inventarisbeheer 2. Contractenbeheer 3. Energiebeheer 4. Sleutelbeheer 5. Projectbeheer 6. Ondersteunende modules 1. Ontwerp van rapporten 2. Configuratiemodule 3. Toegangsrechtenbeheer 4. Uitgebreide zoekfunctie 5. Afdruk- en exporteermogelijkheden c. Systeemeisen (25 punten) 1. Uitbreidingsmogelijkheden (minstens met project- en onderhoudsbeheer) en de kost van de uitbreidingsmogelijkheden 2. Compatibiliteit van de software met huidige systeemlandschap en het open karakter van de software 3. Toegankelijkheid en aanpasbaarheid van de databanken via het internet 4. Gebruiksvriendelijkheid van de software 5. Draagbaarheid van de software 6. Performantie van de software 7. Beveiliging van de software 8. Archivatiemogelijkheden van de software d. Opleiding en opvolging (10 punten) 1. Kwaliteit van het onderhoud (aanpassings- en verbeteringsonderhoud) 2. Kwaliteit en het aantal uren opleidingen met betrekking tot het gebruik en beheer van de software dat wordt voorzien 3. Termijn waarop de software kan worden geïnstalleerd en projectplan 4. De kwaliteit van de handleiding en documentatie.


15

A.1.17 Kennisgeving van de opdracht

De inschrijver aan wie de opdracht toegekend wordt, wordt middels een ter post aangetekende brief op de hoogte gebracht van de goedkeuring van zijn offerte. Deze kennisgeving dient in overeenstemming te zijn met de bepalingen vermeld in de art. 177 tot en met 119 van het genoemde K.B. van 08.01.1996. Volgens de modaliteiten van art. 51 van het genoemde K.B. van 08.01.1996 zal elke inschrijver waarvan de offerte niet geselecteerd werd, hiervan op de hoogte gebracht worden. Binnen een termijn van 15 dagen te rekenen vanaf de ontvangst van een schriftelijke vraag, zal de aanbestedende overheid: 1. aan elke niet-geselecteerde inschrijver, de redenen voor zijn nietselectie meedelen; 2. 3.

aan elke inschrijver waarvan de offerte als onregelmatig beoordeeld werd, de redenen voor zijn uitsluiting meedelen; aan elke inschrijver waarvan de offerte niet geselecteerd werd, de gemotiveerde beslissing tot gunning van de opdracht, meedelen.


16

AFDELING A2 : REGLEMENTAIRE EN CONTRACTUELE BEPALINGEN A.2.1 Verplichtingen van partijen

1. Partijen verbinden zich ertoe alle verplichtingen die gelden voor de opdracht en beschreven staan in artikel A.1.6 en A.1.7, na te leven. De leverancier is verantwoordelijk voor de keuze van de producten die hij voorstelt om de beoogde resultaten te behalen, zoals die beschreven staan in de functionele en technische vereisten (deel B) en verbindt zich ertoe alle aangegane verbintenissen en alle waarborgen die hij gegeven heeft in zijn offerte alsook in elk door hem ondertekend document, na te leven. De aanbestedende overheid verbindt zich ertoe de producten te gebruiken overeenkomstig de specificaties zoals door de leverancier verstrekt. 2. Betwistingen betreffende de verplichtingen die voortvloeien uit de bepalingen aangaande de opdracht, kunnen in gemeenschappelijk overleg geregeld worden. Indien partijen het niet eens raken en voordat zij hun rechten voor de rechtbank laten gelden, kunnen zij overeenkomen een beroep te doen op één of meer door partijen aanvaarde deskundigen. Deze deskundigen moeten hun besluiten bij beide partijen neerleggen binnen de dertig dagen na hun aanstelling. Deze interventie sluit het nemen van ambtshalve maatregelen niet uit. In laatste instantie zijn alleen de rechtbanken van Brussel bevoegd. A.2.2 Termijnen en kennisgevingen

Voor de uitvoering van onderhavige opdracht en behoudens andersluidende overeenkomst, begint elke termijn te lopen de dag volgend op de dag waarop het feit zich voordeed, dat als startpunt van deze termijn dient. Wanneer de kennisgeving van een beslissing of een mededeling een termijn moet doen aanvangen, wordt het document betekend middels een ter post aangetekende brief. In dat geval wordt het aanvangspunt van de termijn vastgelegd op de eerste werkdag na de dag van de afgifte in de post. Wanneer de termijn vastgelegd is in dagen, moet deze, behoudens andersluidende overeenkomst, begrepen worden als zijnde in kalenderdagen, en verstrijkt hij bij het einde van de laatste dag van de periode in kwestie. Wanneer de termijn vastgelegd is in maanden, wordt hij gerekend van de zoveelste tot de zoveelste; indien er geen zoveelste dag is in de maand waarin de termijn verstrijkt, dan verstrijkt de termijn bij het einde van de laatste dag van deze maand. Wanneer de laatste dag van een termijn een zaterdag, een zondag of een feestdag is, wordt de termijn verlengd tot de eerstvolgende werkdag.


17

A.2.3 Borgtocht

A.2.3.1 Bedrag van de borgtocht De borgtocht staat borg voor de verplichtingen van de leverancier tot de opdracht volledig is uitgevoerd. Hij is vastgelegd op 10 percent van het oorspronkelijke bedrag van de opdracht. Het aldus verkregen bedrag wordt naar boven afgerond op tien euro.

A.2.3.2 Aard van de borgtocht Overeenkomstig de wets- en reglementsbepalingen terzake kan de borgtocht gesteld worden hetzij in speciën of publieke fondsen, hetzij onder de vorm van een gezamenlijke borgtochtstelling of een algemene borgtochtstelling, hetzij door een waarborg toegestaan door een kredietinstelling die voldoet aan de voorschriften van de wet van 22 maart 1993 op het statuut van en het toezicht op de kredietinstellingen of door een verzekeringsonderneming die voldoet aan de voorschriften van de wet van 9 juli 1975 betreffende de controle der verzekeringsondernemingen en die toegelaten is tot tak 15 (borgtocht).

A.2.3.3 Borgtochtstelling en bewijs van borgtochtstelling De leverancier moet, binnen de dertig kalenderdagen volgend op de dag van de gunning van de opdracht, het bewijs leveren dat hij of een derde de borgtocht op een van de volgende wijzen heeft gesteld: 1/ wanneer de borgtocht in speciën wordt gesteld, door storting van het bedrag op de Postchequerekening van de Deposito- en Consignatiekas; 2/ wanneer de borgtocht uit publieke fondsen bestaat, door neerlegging van deze voor rekening van de Deposito- en Consignatiekas of van de gelijkaardige openbare instelling, in handen van de Rijkskassier bij de zetel van de Nationale Bank te Brussel; 3/ wanneer de borgtocht gedekt wordt door een gezamenlijke borgtochtmaatschappij, door neerlegging door een daartoe erkende instelling van een akte van solidaire borg bij de Deposito- en Consignatiekas; 4/ wanneer het een waarborg betreft, door de bestemmingsakte van de kredietinstelling of de verzekeringsonderneming.


18

Dit bewijs wordt geleverd door overlegging aan de aanbestedende overheid van, hetzij het ontvangstbewijs van de Deposito- en Consignatiekas of van een gelijkaardige openbare instelling vermeld in het bestek, hetzij het debetbericht van de kredietinstelling of de verzekeringsonderneming, hetzij het depositoattest van de Rijkskassier, hetzij de originele akte van solidaire borg geviseerd door de Deposito- en Consignatiekas of een gelijkaardige openbare instelling vermeld in het bestek, hetzij het origineel van de bestemmingsakte opgesteld door de kredietinstelling of de verzekeringsonderneming die een waarborg toekent. Deze documenten, ondertekend door de deponent, vermelden waarvoor de borgtocht werd gesteld en de precieze bestemming, bestaande uit de beknopte gegevens betreffende de opdracht en verwijzing naar het bijzonder bestek, alsmede de naam, voornaam en volledig adres van de leverancier en eventueel deze van de derde die voor rekening van de leverancier het deposito heeft verricht, met de vermelding “geldschieter” of “gemachtigde”, naargelang het geval.

A.2.3.4 Aanpassing van de borgsom Wanneer de borgtocht door om het even welke reden niet meer aangepast is, met name als gevolg van de ambtshalve afhoudingen door de aanbestedende overheid, bijkomende prestaties of door de aanbestedende overheid besloten wijzigingen, welke het oorspronkelijke bedrag van de opdracht zonder belasting over de toegevoegde waarde met meer dan 20 percent doen af- of toenemen, dient de waarborg te worden aangevuld ten belope van het vroegere bedrag of te worden aangepast. Wanneer de borgtocht niet meer integraal is gesteld en de leverancier nalaat het ontbrekende aan te vullen, kan de aanbestedende overheid van de te betalen bedragen een som, gelijk aan het ontbrekende afhouden en deze aanwenden om de borgtocht terug te stellen.

A.2.3.5 Verzuim van borgtochtstelling 1. Wanneer de leverancier, binnen de dertig kalenderdagen, vermeld in punt A.2.3.3., het bewijs niet overlegt dat de borgtocht werd gesteld, kan de aanbestedende overheid hetzij zonder meer de opdracht verbreken, hetzij de andere maatregelen van ambtswege toepassen. Deze sancties kunnen slechts worden toegepast voor zover de aanbestedende overheid de leverancier per aangetekende brief in gebreke stelt en hem een laatste termijn verleent om het bewijs van de borgtocht te leveren. Die termijn mag niet korter zijn dan vijftien kalenderdagen, te rekenen vanaf de dag na de afgifte bij de post van de aangetekende brief. In elk geval sluit de verbreking van de opdracht op deze basis de toepassing van straffen of boeten wegens laattijdige uitvoering uit, en mag zij niet leiden tot enige schadevergoeding aan de leverancier.


19

2. Wanneer de aanbestedende overheid geen gebruik maakt van dit recht, geeft het laattijdig voorleggen van het bewijs van borgtochtstelling van rechtswege en zonder ingebrekestelling aanleiding tot het toepassen per kalenderdag vertraging, waarbij de postdatum geldt als bewijs, van een straf van 0,02 percent van de oorspronkelijke aannemingsom, met een maximum van 2 percent van de oorspronkelijke aannemingssom. Wanneer de leverancier, na ingebrekestelling via een per post aangetekend schrijven, het bewijs van de borgtochtstelling niet kan voorleggen binnen een laatste termijn van vijftien dagen vanaf de verzendingsdatum van het aangetekend schrijven, houdt de aanbestedende overheid deze van ambtswege van de op de beschouwde opdracht verschuldigde bedragen af; in dit geval wordt de straf forfaitair op 2 percent van het bedrag van de oorspronkelijke aannemingsom vastgesteld.

A.2.3.6 Rechten van de aanbestedende overheid op de borgtocht Bij vertraging wegens laattijdige uitvoering of bij gehele of gedeeltelijke nietuitvoering van de opdracht, zelfs bij ontbinding of verbreking ervan, houdt de aanbestedende overheid van ambtswege de sommen die haar toekomen van de borgtocht af.

A.2.3.7 Vrijgave van de borgtocht 1. De borgtocht wordt per helft vrijgegeven: de ene helft na de voorlopige oplevering van de gehele opdracht, de andere helft na de definitieve oplevering, na aftrek van de sommen die de leverancier eventueel aan de aanbestedende overheid verschuldigd is. 2. In alle gevallen stuurt de leverancier het verzoek om totale of gedeeltelijke vrijgave van de borgtocht naar de aanbestedende overheid. In de mate dat de borgtocht kan worden vrijgegeven verleent de aanbestedende overheid, binnen de vijftien kalenderdagen na de dag waarop het verzoek wordt ontvangen, handlichting aan de Deposito- en Consignatiekas. A.2.4 Vertegenwoordigers van de leverancier

Voor de uitvoering van de opdrachten die hen in het kader van onderhavige opdracht toegekend worden, dienen de vertegenwoordigers van de leverancier erkend te worden door de aanbestedende overheid. De aanbestedende overheid heeft het recht om, per aangetekende brief, de onmiddellijke vervanging te eisen van een vertegenwoordiger van de leverancier indien zij oordeelt dat diens kwalificaties niet overeenstemmen met de vereisten van het bijzonder bestek. Indien aan deze voorwaarde niet voldaan zou worden, kan de leverancier een boete van 2.500 euro opgelegd worden per dag vertraging, vanaf de achtste dag vertraging.


20

A.2.5 Veiligheid en vertrouwelijkheid

De leverancier, zijn vertegenwoordigers en zijn eventuele onderleveranciers verbinden zich er toe om strikte geheimhouding te garanderen betreffende de plannen en alle documenten met betrekking tot de fysieke en de logistieke veiligheid van de gebouwen waartoe ze inzage kregen bij de uitvoering van deze opdracht. A.2.6 Octrooien, auteursrechten en licenties

In eigendom van derden De aannemer zal een lijst van de geleverde producten, procédés en systemen opmaken, waarvan de rechten van intellectuele of industriële eigendom berusten bij derden. Hij zal met een geschreven toelating het gebruik ervan door de VGC toelichten. De aannemer zal op ieder ogenblik dit bestuur tegen elke aantijging verdedigen, volgens dewelke de geleverde producten, procédés of systemen een schending zijn van de intellectuele of industriële eigendom van derden. Hij verbindt zich ertoe van hetzij voor de VGC het recht te bekomen om de geleverde producten, procédés of systemen verder te gebruiken, hetzij om ze te vervangen op zijn kosten, zonder nochtans de fundamentele bepalingen ervan te wijzigen. De aannemer zal zonder begrenzing van kostprijs alle schadevergoedingen, intresten lasten en uitgaven betalen die ten laste van de VGC gelegd worden door het gerecht bij een hogergenoemde aantijging, voor zover hij de verdediging kan organiseren volgens eigen inzichten of onderhandelen over een minnelijke schikking. Deze bepalingen ontslaan de aannemer niet van het betalen van schadevergoeding en eventuele intresten in het geval de VGC schade zou geleden hebben. De aannemer draagt nochtans geen enkele aansprakelijkheid indien de aantijging gebaseerd is op veranderingen, toevoegingen of wijzigingen aangebracht door de VGC of op een gebruik dat niet conform is aan de voorschriften. In eigendom van de aannemer De aannemer zal een lijst opstellen van geleverde producten, procédés en systemen waarop hij een recht van intellectuele of industriële eigendom heeft. Hij zal de voorwaarden voor gebruik door de VGC vaststellen.


21

A.2.7 Reclame

De leverancier verbindt zich ertoe van deze opdracht geen melding te maken in zijn reclame, tenzij met voorafgaande instemming vanwege de aanbestedende overheid. Hij mag de opdracht wel als referentie vernoemen.

A.2.8 Facturatie en betaling

De facturatie zal gebeuren na de voorlopige oplevering en na de ondertekening van het proces-verbaal van oplevering door de aanbestedende overheid (cfr. A.2.14). De betalingen gebeuren overeenkomstig de bepalingen van art. 15 van de bijlage bij het genoemde K.B. van 26.09.1996. De wijze van facturatie en het facturatie-adres worden vastgelegd in gemeenschappelijk overleg tussen de inschrijver en de aanbestedende overheid. A.2.9 Onderaannemingscontracten

Voor de praktische uitvoering van de opdracht mag de aannemer onderaannemingscontracten sluiten met derden. De aannemer dient de aanbestedende overheid vooraf een lijst van de onderaannemers voor te leggen. Deze lijst moet door de aanbestedende overheid goedgekeurd worden. Daarna zullen afwijkingen alleen toegestaan worden mits het akkoord van beide partijen. Dergelijke verbintenissen worden alleen door de aannemer gedragen. De aanbestedende overheid is contractueel alleen met de aannemer verbonden. De inzet van onderaannemers en/of tijdelijke of definitieve verenigingen stelt de aannemer noch geheel noch gedeeltelijk vrij van de algemene of specifieke bepalingen van dit bestek. A.2.10 Aansprakelijkheid van de aannemer

Wat de contractuele aansprakelijkheid en de aansprakelijkheid uit onrechtmatige daad betreft, is de Belgische wetgeving van toepassing. Deze aansprakelijkheid mag door geen enkele contractuele bepaling beperkt worden. Deze bepaling heeft voorrang op elke eventuele tegenstrijdige bepaling in het contract.


22

A.2.11 Leveringen en formaliteiten

A.2.11.1 Leveringsdatum De aannemer is verplicht een leveringsplan op te geven, evenals de tijd die hij nodig acht om de levering uit te voeren, na ontvangst van de bestelling. Deze termijnen mogen niet overschreden worden, behalve wanneer de VGC dit in het belang van de goede afloop van de opdracht nuttig acht en zijn schriftelijk akkoord geeft. De startfase begint te lopen de dag na de ontvangst van de bestelbrief; de levering eindigt bij de voorlopige oplevering. Deze termijn wordt evenwel onderbroken voor de tijd noodzakelijk om de keuring door de VGC uit te voeren. Indien tijdens de keuring gebreken ontdekt worden moeten deze, na de notificatie door de VGC, onverwijld ongedaan gemaakt worden. De periode hiervoor noodzakelijk wordt aan de termijn voor levering toegevoegd.

Partijen kunnen in gemeenschappelijk overleg overeenkomen om de geplande leveringsdatum te wijzigen. A.2.11.2 Leveringsplaats De levering en de installatie samen met de desbetreffende documentatie en handleidingen, moeten kosteloos en in perfecte staat afgeleverd worden op de adressen vermeld op elke bestelbon. De producten zullen geleverd worden in de door de VGC aangeduide lokalen. De leverancier zal tijdens de volledige duur van het project toegang hebben tot de voorziene plaatsen.

A.2.11.3 Aankondiging van de leveringen Geen enkele levering mag plaatsvinden zonder dat de leidend ambtenaar van de aanbestedende overheid, minstens vier dagen vóór de leveringsdatum, bij voorkeur schriftelijk op de hoogte gebracht wordt. De leveringen van de software zullen gebeuren binnen de 90 dagen na de ontvangst van de bestelling, de te leveren diensten binnen een termijn van 120 dagen. Alleen de ingebruiknemingdata van het globaal systeem zullen verplicht zijn en aanleiding geven tot het toepassen van boetes voor vertragingen als forfaitaire schadevergoeding. Het feit alleen van de overschrijding van de periode, voorzien voor de uitvoering, stelt de aannemer in gebreke.


23

De boetes worden berekend zoals wettelijk bepaald, aan de vigerende rentevoet, per kalenderdag vertraging op de resterende nog te betalen som van de aanneming. In ieder geval dient geen boete te worden betaald, indien de vertraging minder dan 15 kalenderdagen bedraagt. De hiervoor opgesomde bepalingen zijn van toepassing tot maximum 90 dagen na de voorziene datum van installatie. Na afloop van deze periode of vanaf gelijk welk moment, wanneer vaststaat dat de vertraging 90 dagen overschrijdt, mag de VGC hetzij : o o

de maatregelen voorzien in de artikels 66 §2 en 75 §2 van de algemene aannemingsvoorwaarden toepassen; een bijzondere regeling treffen met de aannemer.

A.2.11.4 Leveringsformaliteiten De verzendingsberichten worden tegelijk met de levering en de plaatsing voorgelegd aan de bestemmeling, die ze voor ontvangst ondertekent. Voor iedere levering of andere prestatie maakt de leverancier een lijst op, met het oog op de voorlopige opleveringen. Deze lijst bevat verplicht de vermeldingen zoals opgesomd door artikel 55, § 2 van de bijlage bij het K.B. van 26 september tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsoverdrachten en van de concessies voor openbare werken. De factuur wordt in 2 exemplaren overgemaakt aan de Vlaamse Gemeenschapscommissie, Dienst Financiën, Lombardstraat 41, 1000 Brussel, nadat de bestelling in haar geheel uitgevoerd werd. Het verzendingsbericht vermeldt: - Naam en adres van de bestemmeling; - Nr. van de bestelbon; - Leveringsdatum; - Hoeveelheid en aard van de geleverde artikelen; - De serienummers van alle geleverde elementen. Het moet door de bestemmeling ondertekend en van de stempel van de dienst voorzien worden. Naast de gegevens vereist voor het verzendingsbericht, doet de factuur voorts opgave van: - Het facturatieadres; - De eenheidsprijzen en de totalen; - De volgende formules: a) Echt en onvergolden verklaard voor de som van ................................., euro (voluit geschreven) b) De originele handtekening of het nummer van certificaatverlening.


24

A.2.11.5. Aanpassingen aan de technologische evolutie Rekening houdend met de tijd die kan verstrijken tussen de opstelling van de inschrijving en het ogenblik van uitvoering van de opdracht, dient de leverancier een product te leveren dat het best voldoet aan de stand van de technologische vooruitgang op het ogenblik van de uitvoering. Dit product moet evenwel voldoen aan de bepalingen van onderhavig bestek, kwalitatief minstens evenwaardig zijn aan de in de inschrijving voorgestelde oplossing, en compatibel zijn met de bestaande hardware en software.

A.2.11.6 Aansprakelijkheid van de leverancier Bij de levering en de ingebruikneming moet de leverancier de machines, de toestellen en/of het materieel zo beschermen en verpakken dat zij in perfecte staat op de bestemmingsplaats aankomen. De verklaring van ontvangst die door de dienst van bestemming aangebracht wordt op het verzendingsbericht, slaat alleen op het aantal te leveren machines, toestellen en/of materieel en maakt melding van de eventuele zichtbare schade. De eventuele schade die bij de levering veroorzaakt wordt, dient zo snel mogelijk door de leverancier en op diens kosten hersteld te worden.

A.2.11.7 Verpakkingen De verpakkingen moeten teruggenomen worden door de leverancier.

A.2.11.8 Leveringstermijnen 1/ De leveringstermijnen worden hetzij in kalenderdagen, -weken of -maanden bepaald of van datum tot datum, hetzij in werkdagen. Indien de termijn in werkdagen is gesteld, worden als zodanig niet beschouwd: a) de zaterdagen, zondagen en wettelijke feestdagen; b) de betaalde jaarlijkse vakantiedagen en de inhaalrustdagen bepaald in een besluit of in een bij koninklijk besluit algemeen bindend verklaarde collectieve arbeidsovereenkomst. Indien de termijnen in kalenderdagen, -weken of -maanden zijn vastgesteld, worden zij opgeschort tijdens de sluiting van de onderneming van de leverancier voor de jaarlijkse vakanties. Indien de leveringstermijn één van de criteria uitmaakt voor de gunning van de opdracht, worden echter alle dagen zonder onderscheid in de termijn gerekend.


25

2/ De leveringstermijnen vangen aan ofwel op de dag volgend op de datum van kennisgeving van het sluiten van de overeenkomst, ofwel op de dag van de bestelling, al naar het geval. De datum van de afgifte bij de post van de aangetekende brief, van het telegram of de datum van het verzenden van de telex of de telefax geldt als bewijs, met dien verstande dat het telegram, de telex of de telefax zonder verwijl bij ter post aangetekende brief moet worden bevestigd binnen de 5 dagen.

A.2.11.9 Laattijdige levering Voor de opdracht in kwestie zijn de bepalingen van art. 66 van het genoemde K.B. van 26.09.1996 betreffende de boeten, van toepassing. Het louter verstrijken van de vooropgestelde leveringstermijn stelt de leverancier in gebreke. De boeten worden berekend naar rata van 0,07 % per kalenderdag vertraging, met een maximum van 5 % van de waarde van de producten waarvan de levering met dezelfde vertraging is uitgevoerd. Worden verwaarloosd, de boeten wegens laattijdige levering waarvan het bedrag minder dan 55 euro bedraagt. Bij laattijdige of onvolmaakte uitvoering kan de aanbestedende overheid overgaan tot een gedeeltelijke oplevering. A.2.12 Controleverrichtingen

1.

De geschiktheidscontrole is bedoeld om vast te stellen dat de producten voldoen aan de hoeveelheden en aan de specificaties zoals opgelegd door het bestek, en de eigenschappen vertonen zoals door de leverancier in zijn offerte aangekondigd. De controle van de regelmatige werking is bedoeld om vast te stellen dat de producten in staat zijn een regelmatige dienst te verzekeren onder normale exploitatieomstandigheden.

2.

De geschiktheidscontrole zal als geslaagd beschouwd worden wanneer de producten binnen de gestelde termijn voldaan hebben aan de functionele criteria zoals voorgeschreven door het bestek.


26

De producten die niet voldoen aan de specificaties worden geweigerd. De geweigerde producten moeten onmiddellijk worden vervangen en, volgens de richtlijnen van de aanbestedende overheid worden verwijderd. Bij verwijdering van de producten moet dit gebeuren binnen een periode van vijftien dagen. Indien deze termijn is verstreken wordt de aanbestedende overheid ontheven van alle verantwoordelijkheden aangaande de producten. Zij kunnen worden teruggezonden naar en op kosten van de leverancier. De aanbestedende overheid kan een uiterste datum vastleggen voor terugname van geweigerde producten. Zij kan slechts gebruik maken van dit recht als minstens dertig dagen zijn verstreken tussen de datum van berichtgeving aan de leverancier. Voor elke kalenderdag verstreken na de vastgelegde uiterste datum van terugname kan een boete worden opgelegd conform aan artikel 20, § 4 van het K.B. van 26/09/1996. In het geval dat tijdens de controle van een levering wordt vastgesteld dat minstens 10% van de hoeveelheid van de producten niet overeenkomt met de vastgelegde specificaties kan de aanbestedende overheid de gehele levering of het niet conforme gedeelte van de levering weigeren. In het geval de hoeveelheid niet-conforme producten minder is dan 10% van de levering zal de aanbestedende overheid overgaan tot het uitsorteren en aanvaarden van de conforme producten. De kosten voor het uitsorteren zijn in ieder geval ten laste van de leverancier. 3. De controle wordt uitgevoerd door de aanbestedende overheid of door ieder ander door de aanbestedende overheid voor deze activiteit gemandateerd persoon.


27

A.2.13 Integratieplicht

De inschrijver moet een offerte indienen compatibel met de hardware en software omgeving, beschreven in deel B. Alleen de leverancier draagt de verantwoordelijkheid betreffende de integratie van het hardware-materiaal en de software in de bestande informatica-omgeving zoals beschreven in deel B.

A.2.14 Voorlopige oplevering – Definitieve oplevering - Waarborg

1. Na afloop van de controleverrichtingen zal de aanbestedende overheid de leverancier haar beslissing betekenen betreffende de voorlopige oplevering van de producten. Indien alle elementen van de producten de controleverrichtingen doorstaan hebben, zal de voorlopige oplevering afgekondigd worden binnen de dertig dagen volgend op de datum waarop deze verrichtingen voltooid werden. Is dat niet zo, dan zal de voorlopige oplevering krachtens de bepalingen van onderhavig artikel beperkt kunnen worden tot de elementen die door de aanbestedende overheid aanvaard werden. 2. Indien, om redenen toe te schrijven aan de leverancier, de controleverrichtingen niet voor alle elementen van het systeem met succes uitgevoerd konden worden vóór het verstrijken van een periode van 15 dagen na het begin van deze controle, zal de aanbestedende overheid één en/of meer van de volgende maatregelen toepassen: a. een einde maken aan het recht van de leverancier tot het installeren van een deel of alle elementen die niet aan de controleverrichtingen voldaan hebben alsook van de elementen die door het ontbreken van de elementen in kwestie, om technische en economische redenen niet gebruikt zouden kunnen worden, en van de leverancier een schadevergoeding eisen gelijk aan 10% van de aannemingsprijs van het deel in kwestie. b. een einde maken aan het recht van de leverancier tot het installeren van enig ander element dat deel uitmaakt van een latere fase en dat door het ontbreken van de elementen in kwestie, om technische en economische redenen niet gebruikt zou kunnen worden. c. met de leverancier bijzondere schikkingen overeenkomen. 3. Waarborg.


28

Tijdens deze periode moet de leverancier de producten binnen de gesteld termijn vervangen en herstellen. Gedurende de waarborgperiode zoals beschreven in Deel B, zijn het onderhoud, de herstellingen en de vervangingen gratis. De waarborg dekt zowel de onderdelen, het uurloon als de verplaatsing. De inschrijver voorziet in de offerte een afdoende en specifieke regeling voor herhaalde defecten aan éénzelfde onderdeel van éénzelfde of meerdere toestellen. 4. Van de oplevering wordt een proces-verbaal opgemaakt, waarin de aanbestedende overheid bevestigt dat de producten de proeven goed doorstaan hebben en dat zij in de praktijk voldoen aan de vereisten van het bestek. De waarborgperiode wordt bepaald als volgt :

Aankoop De garantieperiode is vastgesteld op één jaar vanaf de dag van de voorlopige oplevering.

Bijzondere bepalingen betreffen de garantieperiode Gedurende deze periode is de aannemer verantwoordelijk voor het goed functioneren van de producten, zoals beschreven in de technische en functionele bepalingen. In geval aan deze eisen niet voldaan is, zal de aannemer, onder de voorwaarden van de algemene aannemingsvoorwaarden : - onmiddellijk het defect materieel herstellen of indien nodig, vervangen; - de fouten of onvolmaaktheden in de software, in de procédés, in de handboeken of andere documentatie, verbeteren. Gedurende deze periode zal de aannemer de hierboven vermelde tussenkomsten uitvoeren binnen de termijnen die door hem normaal voorzien zijn in de onderhoudscontracten waarbij het onderhoud ter plaatse uitgevoerd wordt. Tevens zullen door hem voor deze tussenkomsten geen bijkomende kosten zoals bijvoorbeeld verplaatsingskosten of uurlonen, aangerekend worden.

A.2.15 Onderhoudsbepalingen

1. Voorwerp van het contract Het onderhoudscontract slaat op de leveringen en installaties die het voorwerp uitmaken van onderhavig bijzonder bestek.


29

2. Inhoud 2.1. De onderhoudswerkzaamheden omvatten een preventief onderhoud, de herstellingen en een actief onderhoud om de optimale werking van de producten in stand te houden, te herstellen of te verbeteren. De aannemer verbindt zich ertoe het onderhoud te leveren om de producten goed te laten functioneren en/of te herstellen. Deze dienst moet gedurende ten minste vijf jaar na de garantieperiode ter beschikking zijn. Het onderhoudscontract wordt toegekend voor de duur van drie jaar, met mogelijkheid tot verlenging met één jaar, en dit maximaal 2 maal. De aannemer aanvaardt dat de VGC voor dit onderhoud kan kiezen voor een prestatie in regie of voor een onderhoudscontract. Ingeval de VGC kiest voor een herstelling per stuk, zal voor herstellingen waarvan de kostprijs meer dan 10% van de aankoopwaarde bedraagt, een bestek opgemaakt moeten worden (waarvan de kostprijs niet hoger mag zijn dan 1% van de aankoopwaarde). De herstelling zal dan slechts uitgevoerd worden na toelating van de VGC. Een onderhoudscontract dient tenminste van het type “tussenkomst bij de cliënt ter plaatst binnen de 4uur – herstelling binnen de 4 uur” te zijn en dient tevens een toezicht “remote support” te bevatten. De inschrijver zal voor elk van de producten de prijs van een onderhoudscontract voor het 1ste jaar na de garantie opgeven met eventueel een aanpassingsfactor voor de 4 volgende jaren. De prijs zal in alle gevallen uitgedrukt worden in een percentage van de aankoopprijs, of in een percentage van de nieuwwaarde van de producten op het ogenblik van de afsluiting of de verlenging van het contract. De nieuwwaarde zal evenwel nooit hoger kunnen zijn dan de aankoopprijs. De inschrijver geeft ook de prijzen op die hij aanrekent per mandag (eventueel gedifferentieerd naar profiel: projectleider, analyst, programmeur …).


30

DEEL B /

TECHNISCHE SPECIFICATIES


31

I. Overzicht

Algemeen

De Vlaamse Gemeenschapscommissie (VGC) wenst een gebruiksvriendelijke en uitbreidbare softwaretoepassing aan te kopen, welke in grote lijnen volgende functionaliteiten moet omvatten: Beheer van patrimoniuminventaris Contractbeheer Energiebeheer Sleutelbeheer Projectbeheer Het softwarepakket beschikt ook over ondersteunende modules welke toelaten de toepassingen te configureren volgens de wensen en eisen van de gebruikers: Module voor het ontwerp van rapporten Configuratiemodule Module voor toegangsbeheer Uitgebreide zoekfunctie De modules zijn relationeel aan elkaar gelinkt, zodat geen enkel gegeven meermaals in de databank moet worden ingevoerd of opgeslagen. De modules moeten dermate met elkaar zijn geïntegreerd dat opvragen van een gemeenschappelijk gegeven van één of meerdere modules een gelijk resultaat geeft, ongeacht in welke module het gegeven is ingevoerd.

Internet

Alle modules moeten door geautoriseerde gebruikers kunnen worden geraadpleegd en gewijzigd via het internet.

Server

De inschrijver installeert de software op een server/servers die zich bevinden in het administratiehuis SCT, Sainctelettesquare 17, 1000 Brussel. De server staan onder beheer van IT, doch de aanbieder is verantwoordelijk voor de configuratie en parametrering. De bepalingen rond installatie van de servers en software komen verder in dit document aan bod.

Gebruikers

Minstens volgende diensten zullen gebruik maken van een gedeelte of van het volledige softwarepakket voor gebouwgebonden facilitair beheer: Directie Gebouwen en Logistiek: Directie Werkeenheid Gebouwen Administratief bureau Project bureau Technisch bureau


32

Mobiele ploeg Directie Onderwijs Deze diensten zijn gehuisvest op verschillende locaties in Brussel. Er wordt in dit bestek onderscheid gemaakt tussen 3 soorten gebruikers: “systeembeheerder”, “toepassingsbeheerder” en “gebruiker”. De “systeembeheerder” beheert de materiële gegevensopslag, communicatie, het algemeen systeembeheer. De “toepassingsbeheerder” beheert de inhoud van de databank en kent onder meer leesen schrijfrechten toe; hij/zij is ook verantwoordelijk voor de mogelijke parametreringen van het pakket, die betrekking hebben op de werking van het pakket zelf. Een “gebruiker” is een persoon die de toelating heeft om het systeem te gebruiken. Zie ook III.5 Performantie.

Open architectuur

Business Intelligence tools De software moet het integreren van Business Intelligence tools op een eenvoudige manier toelaten. Dit betekent dat: -

Er een open database architectuur wordt gebruikt (bij voorkeur relationeel) Er een conceptuele laag is gedefinieerd voor het datawarehouse, waarvan de inhoud duidelijk is en dat het datamodel transparant is en goed gedocumenteerd. Een kerngroep van gebruikers moet bij machte zijn dit model te analyseren voor het ontwerpen van bijkomende rapportering.

Integratie met andere software De software moet toelaten op rechtstreekse of onrechtstreekse manier te integreren met andere toepassingen, bvb.: -

Leveranciersgegevens Bestelbonnen.

Open connectiviteit De databank waarin de gegevens zijn opgeslagen moet extern kunnen benaderd worden voor ondervraging en voor integratie door middel van een open verbinding (OLEDB bij voorkeur), met uitwisseling van gegevens in een standaard formaat (tekst formaat of XML). Bv. Microsoft Excel rapportering, Crystal report.


33

II.

Functionele eisen

1 Module Patrimoniuminventaris Omschrijving

De inschrijver voegt bij zijn offerte een uitgebreid voorstel van een softwaremodule waarmee allerlei gebouwgerelateerde gegevens op een overzichtelijke wijze kunnen worden ingevoerd, gestructureerd en beheerd rekeninghoudend met onderstaande minimale eisen. Deze aspecten worden eveneens toegelicht tijdens een mondelinge presentatie.

Gegevens

De gegevens, die moeten kunnen worden ingevoerd, gestructureerd en beheerd betreffen algemene, fiscale, juridische, kadastrale, organisatorische, ruimtelijke, functionele en technische gegevens die betrekking hebben op het volledige patrimonium van de Vlaamse Gemeenschapscommissie of op een of meerdere onderdelen daarvan (locatie, gebouw, verdieping, lokaal). Een lijst van de gegevens die de softwaremodule minimum moet kunnen beheren wordt gegeven in Bijlage 1: “Gegevens patrimoniuminventaris” (alsook in de Bijlagen 2 tot en met 7) en dit voor het volledige gebouwenpatrimonium van de Vlaamse Gemeenschapscommissie. De gebouwencomplexen (locaties genoemd) worden gegeven in Bijlage 9: “Locatie categorieën en locatie codes”. De toepassingsbeheerder moet over de mogelijkheid beschikken om onbeperkt gegevensvelden toe te voegen of te verwijderen. De technische gegevens van de technische installaties van de Vlaamse Gemeenschapscommissie zijn opgeslagen in een Microsoft Access database (Formaat: .mdb). Een indicatie van de relationele structuur van deze databank wordt gegeven in Bijlage 3:. De geïnventariseerde toestellen of installaties (Bijlage 3: “items”) kunnen worden gekozen uit een tabel met apart beheerde productfiches (Bijlage 3: “itemdefinities”). Bij de geïnventariseerde toestellen of installaties (Bijlage 3: “items”) zal het gerealiseerde onderhoud en de gerealiseerde keuringen worden vermeld. Bij de productfiches (Bijlage 3: “itemdefinities”) wordt het gewenst onderhoud vermeld, met opgave van de frequentie.

Algemene gegevens Fiscale gegevens Juridische gegevens Kadastrale gegevens Organisatorische gegevens Ruimtelijke gegevens Functionele gegevens Technische gegevens: - Architectuur - Technische Installaties (te importeren uit Microsoft Access Database) - Toestellen Figuur 1: Te beheren gegevens met betrekking tot patrimoniuminventaris

Principes

De module respecteert volgende principes:


34

-

-

-

Alle gegevens worden slechts één maal ingevoerd en één maal opgeslagen. De inventaris laat toe gegevens toe te voegen, te sorteren, te beheren en te rapporteren voor het volledige patrimonium van de Vlaamse Gemeenschapscommissie of een gedeelte daarvan (locatie, gebouw, verdieping, lokaal) (zie Figuur 2). De database is intelligent. o Bv. Wanneer de oppervlakte van een aantal lokalen van een gebouw zijn ingegeven, kan op het niveau “gebouw” de totale oppervlakte van het gebouw worden geraadpleegd. Het percentage van het aantal lokalen met gekende oppervlakte kan worden geverifieerd. o Bv. Wanneer een takenlijst van een aantal toestellen is ingegeven, kan een totale takenlijst per locatie, per gebouw, per verdieping of per lokaal worden gegenereerd. o Bv. Een lijst van de lokalen van een verdieping kan worden gegenereerd. De databank kan op eenvoudige wijze door de toepassingsbeheerder worden gewijzigd of aangepast, zonder dat enige tussenkomst van de inschrijver nodig is. De toepassingsbeheerder kan datavelden toevoegen of verwijderen en kan de datatypes van de velden wijzigen.

PATRIMONIUM VGC LOCATIE GEBOUW VERDIEPING LOKAAL

Figuur 2: De te beheren gegevens van de module patrimoniuminventaris (zie Figuur 1) kunnen betrekking hebben op het volledige patrimonium van de VGC of op een onderdeel daarvan (locatie, gebouw, verdieping, lokaal).

Importeren van gegevens

Importeren databank technische installaties

De softwaremodule laat toe om gegevens te importeren die zijn opgeslagen in een van volgende bestandstypen: -

Microsoft Excel (.xls)

-

Microsoft Access (.mdb)

-

OpenOffice.org Calc (.sxc)

-

OpenOffice.org Base (.sxb)

De technische gegevens van de technische installaties van de Vlaamse Gemeenschapscommissie zijn opgeslagen in een Microsoft Access database (.mdb). De inschrijver importeert de gegevens van deze databank in de softwaremodule “patrimoniuminventaris”, ongeacht de complexiteit en omvang van de relationele structuur van deze Microsoft Access database (Een indicatie van de relationele structuur van deze databank wordt gegeven in Bijlage 3:). De integriteit van de gegevens blijft bij deze operatie bewaard. Op verzoek van de Directie Gebouwen en Logistiek zal de inschrijver in collegialiteit overleg plegen met de ontwerpers van deze databank teneinde de overdracht van de gegevens naar de databank zonder informatieverlies te transporteren.


35

Koppelingen

De module laat toe aan elk geïnventariseerd item, via een keuzemenu, een willekeurig contract uit de module contractbeheer te koppelen. De module laat toe aan elk geïnventariseerd item, via een keuzemenu, een willekeurig item van de module energiebeheer te koppelen. De module laat toe aan elk geïnventariseerd item, via een keuzemenu, een willekeurig item van de module sleutelbeheer te koppelen. De module laat toe aan elk geïnventariseerd item, via een keuzemenu, een willekeurig item van de module projectbeheer te koppelen. De module laat toe aan elk geïnventariseerd item, documenten te koppelen die in het softwarepakket kunnen worden gelezen. Het betreft documenten van volgende formaten: .doc (Microsoft Office Word) .xls (Microsoft Office Excel) .sxw (OpenOffice.org Writer) .sxc (OpenOffice.org Calc) .pdf (Adobe Acrobat) .txt .jpeg/jpg .bmp .tif .gif .png

AutoCAD koppeling

De module laat toe aan elk geïnventariseerd item of itemcategorie, documenten in .dwgformaat (Autodesk AutoCAD) te koppelen die in het softwarepakket kunnen worden gelezen, zonder dat de computer van de gebruiker moet beschikken over een licentie van Autodesk AutoCAD. De module laat toe aan elk geïnventariseerd item of itemcategorie van de Module Patrimoniuminventaris een of meerdere “Autodesk AutoCAD polylines” te koppelen, waardoor vanuit de Module Patrimoniuminventaris op een gebruiksvriendelijke wijze de gekoppelde AutoCAD objecten kunnen worden geraadpleegd in een AutoCAD-viewer, die kan geopend en gelezen worden in het softwarepakket voor gebouwgebonden facilitair beheer.

Rapportage

De module laat toe om minstens volgende rapporten te genereren en af te drukken op de standaardprinter (naar analogie van de voorgestelde gegevensstructuur van Bijlage 1:): Een overzicht van alle toestellen van het patrimonium/van gebouw x/van verdieping x/van lokaal x Aantal toestellen van categorie x van het patrimonium/van gebouw x/van verdieping x/van lokaal x Een overzicht van alle toestellen van fabrikant x, gesorteerd per gebouw of per toestelcategorie of per datum


36

Een overzicht van alle toestellen geïnstalleerd door firma x, gesorteerd per gebouw of per toestelcategorie of per datum Een overzicht van alle toestellen gekeurd door firma x, gesorteerd per gebouw of per toestelcategorie of per datum Een overzicht van alle toestellen onderhouden door firma x, gesorteerd per gebouw of per toestelcategorie of per datum


37

2 Module Contractbeheer Omschrijving

De inschrijver voegt bij zijn offerte een uitgebreid voorstel van een softwaremodule waarmee contracten kunnen worden ingevoerd, gestructureerd en beheerd rekening houdend met onderstaande minimale eisen. Deze aspecten worden eveneens toegelicht tijdens een mondelinge presentatie.

Gegevens

Een indicatieve lijst van de gegevens die de softwaremodule moet kunnen beheren wordt gegeven in Bijlage 8: “Gegevens contractbeheer” en dit voor minimum alle gebouwen van de Vlaamse Gemeenschapscommissie, zoals gegeven in Bijlage 9: “Locatie categorieën en locatie codes”. Onderhoudscontracten moeten aan inventarisitems kunnen worden gekoppeld en dit op een flexibele manier: idealiter door middel van opzoeking moet het mogelijk zijn om alle itemdefinities van een bepaald gebouw aan het contract te koppelen.

Automatische meldingen

De softwaremodule genereert een automatische melding naar een door de gebruikers te bepalen emailadres wanneer er contractuele termijnen ten einde lopen.

Koppelingen

De module laat toe een of meerdere contracten te koppelen aan een of meerdere inventarisitems uit de Module Patrimoniuminventaris. De module laat toe volgende rapporten te genereren en af te drukken op de standaard printer.

Rapportage

overzicht aankomende opzegtermijnen overzicht aankomende verlengingstermijnen overzicht overeenkomsten die binnen termijn x aflopen overzicht van contracten per locatie/gebouw/verdieping/lokaal (gelinkt aan Module Patrimoniuminventaris) overzicht van contracten per type toestel (gelinkt aan Module Patrimoniuminventaris)


38

3 Module Energiebeheer Omschrijving

De inschrijver voegt bij zijn offerte een uitgebreid voorstel van een softwaremodule waarmee het energieverbruik en de energiekosten van het patrimonium van de Vlaamse Gemeenschapscommissie in zijn geheel of voor een gedeelte daarvan (locatie, gebouw, verdieping, lokaal) kunnen worden beheerd rekeninghoudend met onderstaande minimale eisen. Deze aspecten worden eveneens toegelicht tijdens een mondelinge presentatie.

Gegevens

De gegevens van de energiemodule kunnen worden ingevoerd door een persoon met een gemiddelde computerkennis en –ervaring op volgende wijzen: aan de hand van een eenvoudig invoerscherm met invoervelden. aan de hand van een module welke toelaat een lijst te importeren vanuit een .xlsbestand (Microsoft Excel), een .mdb-bestand (Microsoft Access), een .sxc-bestand (OpenOffice.org Calc) of een .sxb-bestand (OpenOffice.org Base). De gegevens kunnen eveneens worden ingevoerd door de eindgebruikers via een beveiligde (d.w.z. login en paswoord) webpagina over een beveiligde verbinding. Deze webpagina heeft een eenvoudige te memoriseren URL. De energiemodule van het gebouwbeheersysteem laat toe volgende gegevens eenvoudig in te voeren en te consulteren. De gegevens van een energieleverancier water/elektriciteit/gas/stookolie voor een gebouw/locatie: Contactgegevens Klantennummer Contractgegevens De numerieke waarde van de meterstand van een teller water/elektriciteit/gas/stookolie op een willekeurig moment (dd/mm/jjjj uu:mm) voor een gebouw/locatie. Het bedrag van een uitbetaalde factuur aan een energieleverancier water/elektriciteit/gas/stookolie op een willekeurig moment (dd/mm/jjjj uu:mm) voor een meter met meternummer x van een gebouw/locatie. Door de toepassingsbeheerder geautoriseerde gebruikers kunnen invoervelden toevoegen of aanpassen.

Rapportage

Volgende gegevens kunnen geanalyseerd en gerapporteerd worden in tabelvorm en aan de hand van grafieken en worden afgedrukt op de standaard printer (naar analogie van Overzicht van de energieleveranciers: gesorteerd per gebouw/locatie/patrimonium; Overzicht van de meterstanden: gesorteerd per gebouw/locatie/patrimonium gesorteerd per gebouw/locatie/patrimonium en/of volgens datum; Overzicht van de uitbetaalde facturen: gesorteerd per gebouw/locatie/patrimonium en/of volgens datum en/of per contract en/of per contractverantwoordelijke;


39

Overzicht van de energiecontracten: gesorteerd per gebouw/locatie/patrimonium en/of per contracteinddatum en/of per contractverantwoordelijke; Totale bruto vloeroppervlakte/volume per gebouw/locatie/patrimonium; Totaal energiegebruik van water/elektriciteit/gas/stookolie per gebouw/locatie/patrimonium per uur/dag/week/maand/jaar; Energieverbruik van water/elektriciteit/gas/stookolie per uur/dag/week/maand/jaar per m² vloeroppervlakte of per m³ gebouwvolume: gesorteerd per gebouw/locatie/patrimonium; Energiekost van water/elektriciteit/gas/stookolie per maand/jaar per m² vloeroppervlakte of per m³ gebouwvolume op basis van uitbetaalde facturen: gesorteerd per gebouw/locatie/patrimonium; Overzicht van de toestellen met hun theoretisch verbruik per gebouw/locatie/patrimonium; Overzicht van energieaudits per gebouw/locatie/patrimonium. Vanuit de energiemodule van het gebouwbeheersysteem kunnen de gegevens van volgende modules eenvoudig worden opgeroepen: Inventarisbeheer Contractbeheer

Meldpunt

Via een internetpagina kan een gebouwverantwoordelijke van op een willekeurige locatie de stand van de energiemeters doorgeven. Volgende gegevens kunnen via een webformulier worden ingevoerd en worden automatisch opgeslagen in de databank – Module energiebeheer. Water: Ligging van de meter (locatie – gebouw – verdieping – lokaal) Locatie waarop meter betrekking heeft: locatie/gebouw/verdieping Meternummer Stand Datum van meteropname Opmerking Gas: Ligging van de meter (locatie – gebouw – verdieping – lokaal) Locatie waarop meter betrekking heeft: locatie/gebouw/verdieping Meternummer Stand Datum van meteropname Opmerking Elektriciteit: Ligging van de meter (locatie – gebouw – verdieping – lokaal) Locatie waarop meter betrekking heeft: locatie/gebouw/verdieping


40

Meternummer Stand Datum van meteropname Opmerking Stookolie: Ligging van de meter (locatie – gebouw – verdieping – lokaal) Locatie waarop meter betrekking heeft: locatie/gebouw/verdieping Meternummer Stand Datum van meteropname Opmerking


41

4 Sleutelbeheer Omschrijving

De inschrijver voegt bij zijn offerte een uitgebreid voorstel van een softwaremodule waarmee het sleutelbestand van het patrimonium van de Vlaamse Gemeenschapscommissie op een efficiënte manier kan worden beheerd rekeninghoudend met onderstaande minimale eisen. Deze aspecten worden eveneens toegelicht tijdens een mondelinge presentatie.

Gegevens

De gegevens van de sleutelmodule kunnen worden ingevoerd door een persoon met een gemiddelde computerkennis en –ervaring op volgende wijzen: aan de hand van een eenvoudig invoerscherm met invoervelden. aan de hand van een module welke toelaat een lijst te importeren vanuit een .xlsbestand (Microsoft Excel), een .mdb-bestand (Microsoft Access), een .sxc-bestand (OpenOffice.org Calc) of een .sxb-bestand (OpenOffice.org Base). Een unieke sleutel wordt gedefinieerd als een welbepaalde fysische sleutelvorm of als het elektronische equivalent hiervan (bijvoorbeeld onder de vorm van een geprogrammeerde badge). Een unieke sleutel past op één of meerdere deuren of objecten. Van een unieke sleutel kunnen verschillende kopieën bestaan. De sleutelmodule van het softwarepakket voor gebouwgebonden facilitair beheer laat toe om per unieke sleutel (volgende gegevens eenvoudig in te voeren en te consulteren: o

Sleutelkenmerken: o

Sleuteltype: cilindersleutel/klaviersleutel/badge/…

o

Sleutelnummer:

o

o

VGC-sleutelnummer (uniek nummer – zie ook Bijlage 11: Richtlijnen sleutelnummering) •

Locatiecode

•

Sleutelnummer

Oud VGC-sleutelnummer (informatief nummer)

Sleutelnummer volgens sleutelplan (informatief nummer)

Sleutel bedient:

Ofwel deur met nr. X, gelegen tussen lokaal/buitenruimte Y en lokaal/buitenruimte Z in gebouw U op verdieping V op locatie W

Ofwel object met nr. X gelegen gelegen in gebouw U op verdieping V op locatie W

o

Aantal bestaande kopieën van de sleutel

o

Opmerkingen

Sleutelbewaring: o

Sleutel wordt bewaard in kast X, lade Y, vak Z in U exemplaren


42

o o

Opmerkingen

Sleuteluitlening: o

Sleutel uitgeleend aan:

Naam

Voornaam

o

Rapportage

o

Adres • Straat • Nummer • Bus • Postcode • Gemeente • Telefoon • Fax • GSM • Email Sleutel uitgeleend van DD/MM/JJJJ tot DD/MM/JJJJ / onbeperkt

o

Aantal kopieën uitgeleend

Sleutelplan? Ja/Nee o

Indien ja: nummer plan

o

Indien ja: bewaarplaats plan

Volgende gegevens kunnen geanalyseerd en gerapporteerd worden in tabelvorm en aan de hand van grafieken en worden afgedrukt op de standaard printer: Overzicht van alle uitgeleende unieke sleutels (met vermelding van het aantal kopieën per unieke sleutel) gesorteerd per deur of object/per lokaal/per verdieping/per gebouw/per locatie/per einde van uitleentermijn Overzicht van alle unieke sleutels in sleutelbewaring (met vermelding van het aantal kopieën per unieke sleutel) gesorteerd per deur of object/per lokaal/per verdieping/ per gebouw/per locatie Overzicht van alle unieke sleutels die gekoppeld zijn aan een bepaalde deur of object/ lokaal/verdieping/gebouw/locatie Overzicht van alle deuren/objecten die met een sleutel X kunnen worden geopend Overzicht van alle sleutels gesorteerd per type Overzicht van deuren/objecten met 0/1/meerdere unieke sleutels (exclusief sleutelkopies)

Koppelingen

De gegevens van de sleuteldatabank worden gekoppeld aan de module patrimoniuminventaris van het softwarepakket.


43

5 Projectbeheer Omschrijving

De inschrijver voegt bij zijn offerte een voorstel van een softwaremodule waarmee bestaande digitale documenten met betrekking tot het projectbeheer van de Vlaamse Gemeenschapscommissie op een efficiënte manier kunnen worden beheerd rekeninghoudend met onderstaande minimale eisen. Deze aspecten worden eveneens toegelicht tijdens een mondelinge presentatie. De Vlaamse Gemeenschapscommissie wenst een eenvoudige module die toelaat een aantal digitale documenten met betrekking tot het projectbeheer zichtbaar te maken en te consulteren. De automatisering van het projectbeheer met de bijhorende automatisering van de procedures en workflows maakt geen deel uit van de huidige opdracht. De module projectbeheer (of het softwarepakket voor gebouwgebonden facilitair beheer) dient evenwel te kunnen worden uitgebreid tot een module die een project- en onderhoudsbeheer met een hoge graad van automatisering ondersteunt: Zie II.4 Draagbaarheid en uitbreidbaarheid.

Gegevens

Minimum documenten in Microsoft Word (.doc), Microsoft Excel (.xls), OpenOffice.org Writer (.swx) en OpenOffice.org Calc (.sxc) moeten kunnen worden opgeladen en overschreven worden door het heropladen van het document. Deze gegevens moeten raadpleegbaar zijn voor geautoriseerde gebruikers. Deze documenten moeten kunnen worden gekoppeld aan de gegevens van de patrimoniuminventaris tot op het locatieniveau. In de Bijlage 14: en in Bijlage 15: wordt een voorbeeld gegeven van een dergelijk document in verband met het projectbeheer van de Vlaamse Gemeenschapscommissie (“projectfiche” en “financiële fiche”).

Rapportage

De module projectbeheer laat toe de opgeladen documenten op een eenvoudige manier af te drukken op de standaardprinter.

Koppelingen

De gegevens van de module projectbeheer worden gekoppeld aan de module patrimoniuminventaris van het softwarepakket.


44

6 Ondersteunende modules Ontwerp van rapporten

Deze module is toegankelijk voor elke gebruiker. Het software pakket beschikt over een module waarmee elke gebruiker zelf eenvoudige rapporten kan ontwerpen. Deze module laat toe om: - gegevensvelden uit een alfabetische lijst en uit een thematische lijst te selecteren, die moeten worden weergegeven op het rapport - een sorteervolgorde aan te geven voor de geselecteerde gegevensvelden (alfabetisch, numeriek stijgend of dalend, ...) - de gegevens te groeperen volgens door de gebruiker te bepalen criteria - de gegevens te filteren volgens door de gebruiker te bepalen selectiecriteria

Configuratiemodule

Deze module is toegankelijk voor elke gebruiker. Met deze module kan elke gebruiker de interface (die verbonden is aan zijn persoonlijke log-in) configureren. Het betreft onder meer volgende parameters: - Configureren van de tab-volgorde van de invoervelden en buttons - Configureren van sneltoetsen voor alle commando's - Configureren van Standaardwaarden of suggestiewaarden voor invoervelden De offerte geeft een overzicht van de parameters die door de gebruiker kunnen worden geconfigureerd.

Toegangsrechte nbeheer

Deze module is toegankelijk voor de toepassingsbeheerder. In deze module kan de toepassingsbeheerder leesrechten of leesen schrijfrechten toekennen per gebruiker voor bepaalde onderdelen of velden van de databank. Per veld en per softwaremodule kan de toepassingsbeheerder volgende rechten toekennen: a. geen lees- of schrijfrechten b. leesrechten c. leesen schrijfrechten, op voorwaarde dat de gebruiker auteur is van de inhoud van het veld d. leesen schrijfrechten Het moet dus zeker mogelijk zijn een onderscheid te maken per module. Ook het wijzigen van de basisgegevens moet slechts voor een beperkte groep toegankelijk zijn. Idealiter is er een mogelijkheid om rechten toe te kennen op basis van de inhoud, namelijk per locatie. In deze module kan de toepassingsbeheerder nieuwe geautoriseerde gebruikers creëren (login + paswoord) of gebruikers schrappen.

Uitgebreide zoekfunctie

Deze module is toegankelijk voor elke gebruiker.


45

De software beschikt over een gebruiksvriendelijke zoekfunctie, die toelaat de database te doorzoeken aan de hand van verschillende criteria en waarbij de gebruiker de resultaten van de zoekfunctie kan sorteren en groeperen volgens door de gebruiker in te geven criteria.

Afdrukken en exporteren

De software laat toe alle rapporten af te drukken op de standaard printer van een willekeurig werkstation en te exporteren naar een van volgende formaten: .xls (Microsoft Excel) .doc (Microsoft Word) .mdb (Microsoft Access) .sxw (OpenOffice.org Writer) .sxc (OpenOffice.org Calc) .sxb (OpenOffice.org Base) .pdf (Adobe Acrobat)


46

III.

Systeem-, technische eisen

1 Systeemlandschap Netwerk

Ethernet TCP/IP netwerk In administratiehuis BTC, Technologiestraat, Sint Agatha Berchem : 100 Mbit In loods BTC, Technologiestraat, Sint Agatha Berchem : 100 Mbit Tussen loods BTC en administratiehuis BTC : 1 Gbit Tussen administratiehuis BTC en administratiehuis SCT, Sainctelettesquare, Brussel : 2 Mbit (gedeeld met ca. 60 gebruikers) Internetconnectie vanuit administratiehuis BTC via administratiehuis SCT (zie hierna) Internetconnectie administratiehuis SCT : 2 Mbit (uitbreiding voorzien naar 2 x 2 Mbit) (gedeeld met alle VGC-gebruikers (ca.250)) – deze uitbreiding zal uitgevoerd zijn bij de opstart. Er wordt in de nabije toekomst in administratiehuis BTC nog een bijkomende ADSLinternettoegang voorzien (4Mbit down, 320 kbit up) enkel voor surfverkeer – deze uitbreiding zal uitgevoerd zijn bij de opstart. De offerte dient de gemiddelde noodzakelijke bandbreedte per gebruikersconnectie zowel voor de server als voor de client te vermelden. De webserver voor de toepassing moet kunnen benaderd worden via https en via een reverse proxyserver voor externe verbindingen (buiten het intranet). De webpagina’s moeten voldoen aan de standaarden van W3C.org en aan de RFC’s die op webpagina’s van toepassing zijn. Zie ook Bijlage 13:Schema netwerkverbinding hoofdgebouw/bijgebouw VGC.

Server architectuur

De server(s) bevinden zich in het administratiehuis SCT. De vereisten voor de SQL-server, de web-server en eventueel de applicatieserver dienen expliciet te worden vermeld. De offerte moet eveneens vermelden in hoeverre elk van de server systeemsoftware op dezelfde of aparte machines moet draaien, het aantal vooropgestelde gebruikers en het aantal gegevens en de frequentie van het gebruik van de software in ogenschouw genomen. De specificaties en configuratie van de server(s) dienen te worden opgegeven. De initiële installatie van de servers en de verschillende software componenten wordt gestuurd door de aanbieder. De installatie zelf zal evenwel gemeenschappelijk gebeuren door de IT dienst van de VGC en de aanbieder, waarbij er een kennisoverdracht gebeurt zodat de interne IT dienst de nodige support kan bieden bij telefonische support door de aanbieder. De aanbieder blijft evenwel verantwoordelijk gedurende de looptijd en continuering van het onderhoudscontract. Configuratiewijzigingen gebeuren enkel op initiatief van de aanbieder.

ITinfrastructuur

PC client van eindgebruikers in BTC-gebouw: Pentium D CPU 3,4 GHz; 1GB RAM; 17 inch flat screen monitor, max. resolutie 1280x1024


47

PC client van eindgebruikers Loods: Pentium D CPU 3,4 GHz, 1 GB Ram; 17 inch flat screen monitor, max. resolutie 1280x1024 Externe internet-verbinding: Pentium P4, 1.8GHz, 256 Mb RAM, 15 inch monitor

Systeemconfiguratie bij de gebruikers

Databanken

Beschrijving software computers eindgebruikers op het intranet van de VGC - Windows XP Professional Service Pack 2 - MS Office 2003 - Adobe reader 7.0. Gestelde configuratie voor een extranet of internetgebruiker via ADSL: - Windows XP Home Versie Service Pack 2 - Adobe reader 7.0. Integratie wordt vereist met: - Leveranciersdatabank met contacten: MS SQL-server Exporteren / verzenden mogelijk van de data van mogelijk gegenereerde bestelbons voor mogelijke integratie in een boekhoudkundige software: XML, Excell of opvraagbaar via API of OLEDB verbinding met databank. De mogelijkheden voor integratie dienen duidelijk beschreven in de offerte met vermelding van de manier, het formaat, de frequentie.

Hard- en software

Indien het pakket noodzaak heeft aan bijkomende, supplementaire software componenten, dan dient dit expliciet vermeld. Ook zo voor de volledige hardwarevoorzieningen, andere dan de standaard netwerkinfrastructuur die reeds aanwezig is en beschreven in voorgaande punten. Voor al de hard- en software componenten dient eveneens een prijsopgave te gebeuren. De prijsopgave dient als optionele component van de offerte voor het pakket te worden gevoegd.

Aanloggen gebruikers

De offerte dient duidelijk de mogelijkheden te beschrijven betreffende het aanlogmechanisme: -

Is er mogelijkheid voor de intranetgebruikers om het single sign on principe toe te passen met integratie van MS Active Directory Kunnen externe gebruikers via een algemene account toegang krijgen tot de gegevens, waarbij die gebruiker meerdere malen kan aangelogd zijn? Is er een mogelijkheid voor de extranetgebruikers om de aanlogprocedure te integreren met een Digipass toepassing? Er mag geen gebruik gemaakt worden van de Basic Authentication zoals beschreven in RFC1945.


48

2 Toegankelijkheid via internet Alle modules en gegevens moeten door geautoriseerde gebruikers kunnen worden geraadpleegd en gewijzigd via het internet. De toepassing is een web gebaseerde oplossing. Als enige uitzondering hierop mag evenwel een configuratie- of beheertool als client-server applicatie zijn opgezet. In dat geval spreken we dus over een deel van de toepassing dat slechts toegankelijk is voor een beperkt aantal gebruikers en gelimiteerd tot configuratie en parametrering voor het gebruik van de andere, web gebaseerde modules. De webserver voor de toepassing moet kunnen benaderd worden via https en via een reverse proxyserver voor externe verbindingen (buiten het intranet). Alle data die is betrokken bij het gebouwgebonden facilitair beheer is wijzigbaar en opvraagbaar via web gebaseerde toepassingen. Elke uitzondering daarop dient expliciet te worden weergegeven in de offerte. Het invoeren van gegevens moet op een snelle en efficiente wijze kunnen gebeuren, waarbij het aantal te doorlopen schermen beperkt blijft. Vooral voor het inbrengen van de inventaris van lokalen willen we dit hier nogmaals benadrukken. Dit zal tijdens een demo of testsessie moeten aangetoond worden.


49

3 Gebruiksvriendelijkheid Taal Gebruiksgemak

De software dient naar de gebruiker toe volledig Nederlandstalig te zijn, dwz. alle menu’s en de volledige helpfunctie moeten in het Nederlands zijn. In de offerte dient een opsomming gegeven te worden van de voorzieningen die aanwezig zijn om het gebruiksgemak te verhogen, zoals o.m.: • • • • • • • • • …

de schermlayout is overzichtelijk, ergonomisch en logisch opgebouwd, de boodschappen zijn bondig, gemakkelijk begrijpbaar en vlot te interpreteren; snelle menu-overschakeling tussen de modules er is een hulpmenu voorzien dat op elk moment raadpleegbaar is; de software is gemakkelijk te gebruiken, de leertijden voor een gebruiker met gemiddelde computerkennis zijn kort; de boodschappen ter verwittiging dat er een gebruik plaatsvindt waardoor een specificatie wordt geschonden, worden op het scherm aangegeven; er is mogelijkheid tot het ongedaan maken van foutieve manipulaties; overal waar dit kan, worden gegevens automatisch ingevuld; er worden zo weinig mogelijk gegevens ingetypt en zo veel mogelijk gegevens ingevoerd via keuzelijsten waar toepasbaar is automatische document-nummering voorzien;

Verder wordt verwacht dat: • • •

gegevens die duidelijk verkeerd zijn, gecorrigeerd worden van zodra de fout wordt gedetecteerd (zo mogelijk al bij de invoer); gegevens die blijkbaar correct zijn, op één plaats bewaard worden, zodat wanneer eventuele aanpassingen nodig zijn, ze maar op één plaats moeten gebeuren, en meteen voor het diverse gebruik ervan beschikbaar zijn indien gegevens die moeten worden ingevoerd, kunnen geanticipeerd worden, die gegevens aan de gebruiker getoond worden en er aan de gebruiker gevraagd wordt om de juistheid ervan te confirmeren in plaats van het opnieuw in te typen.

Wat moet vermeden worden: • • •

gegevens die verschillende keren bewaard worden informatie die manueel verwerkt wordt wanneer ze in het systeem beschikbaar is gegevens die manueel van het ene naar het andere medium moeten overgeschreven worden.

Gebruiksvriendelijkheid wordt ook verlangd op het niveau van applicatiebeheer. Dit houdt onder meer in dat het bijcreëren van een nieuw veld of het toevoegen/aanpassen van een keuzelijst om een veld in te vullen op eenvoudige wijze moet kunnen gebeuren.


50

4 Draagbaarheid

Draagbaarheid en uitbreidbaarheid

Gegeven de mogelijkheid dat men op middellange termijn de toepassing dient te gebruiken in andere informatica-omgevingen, wordt een hoge graad van draagbaarheid van de geleverde software als een voordeel beschouwd. De inschrijvers zijn er dus toe gehouden om in hun offerte de elementen die deze draagbaarheid verzekeren, te vermelden. De portabiliteit dient uitvoerig beschreven te worden. Op welke hardware en besturingssystemen draait de toepassing, zowel langs server- als langs cliënt-zijde ? Ook dient de openheid gespecifieerd te worden aan de hand van conformiteit met internationale industriestandaarden als TCP/IP, SQL, ODBC, OLEDB, HTML, ASP, XML…

Uitbreidbaarheid

Anderzijds dient de inschrijver ook te waarborgen dat de software kan uitgebreid worden door dezelfde dienstverlener in functie van de groei van de behoeften van het bestuur en dat de uitbreidingsmogelijkheden volledig verenigbaar zijn met het systeem ter plaatse en met het netwerk waarvan het deel uitmaakt. Het softwarepakket voor gebouwgebonden facilitair beheer moet minstens uitbreidbaar zijn met gecommercialiseerde modules voor: o

Projectbeheer (budgetbeheer, planning, …)

o

Onderhoudsbeheer (planning van gewoon, preventief en curatief onderhoud, planning werklieden, …). (Zie ook Bijlage 16: Aspect van uitbreiding: interne procedure onderhoudsbeheer )

o

Afhandelingen van meldingen

Indien het softwarepakket voor gebouwgebonden facilitair kan worden uitgebreid met volgende gecommercialiseerde modules, dan wordt dit positief gewaardeerd: o

Activiteitenbeheer (beheer van lokaalreservaties, beheer van materiaal, beheer van medewerkers, …)

Indien het softwarepakket voor gebouwgebonden facilitair kan worden uitgebreid met gecommercialiseerde modules die betrekking hebben op de aspecten van Bijlage 11: “Aspecten van mogelijke uitbreiding”, dan wordt dit licht positief gewaardeerd: De inschrijver voegt bij zijn offerte een uitgebreid voorstel met prijsindicatie van een compatibele bestaande gecommercialiseerde softwaremodule die de gebruikers ondersteunt en begeleidt bij het volledige proces van melding van een (gebouwgebonden) probleem of klacht tot aan de voltooiing van de herstelling of afhandeling van de melding, die op eenvoudige wijze kan gekoppeld worden aan de beschreven software modules van dit bestek. De inschrijver voegt bij zijn offerte een uitgebreid voorstel met prijsindicatie van een compatibele bestaande gecommercialiseerde softwaremodule voor project- en onderhoudsbeheer (budgetbeheer, planning van preventief en curatief onderhoud, planning werklieden, …), die op eenvoudige wijze kan gekoppeld worden aan de beschreven software modules van dit bestek. De inschrijver voegt bij zijn offerte een overzicht van compatibele bestaande gecommercialiseerde modules (die desgevallend betrekking hebben op de aspecten van Bijlage 11: “Aspecten van mogelijke uitbreiding”) en die op eenvoudige wijze als uitbreiding aan het systeem kunnen worden gekoppeld.


51

De offerte moet de mogelijkheden van het pakket inzake integratie met andere software-systemen duidelijk beschrijven, zowel op het vlak van wijze als inhoud: -

technische beschrijving van de afhandeling van de interface

-

beschrijving van de data (ins & outs)

-

beschrijving van de wijze van aanroep, initiatie

-

beschrijving van de verantwoordelijkheid van de component (wat doet het achter de schermen).

De offerte moet expliciet vermelden op dezelfde manier wat wordt aangeboden voor het integratie van: -

leveranciersgegevens

-

bestelbonnen

-

facturen

-

contracten.


52

5 Performantie Beschikbaarheid

De referentieperiode voor de evaluatie van de beschikbaarheid van de software is een kalendermaand. De duur van de onbeschikbaarheid is gelijk aan de som van de tijd gedurende dewelke de software tijdens de normale gebruiksuren onbruikbaar is. De software wordt onbeschikbaar verklaard indien de toepassing voor het bestuur niet bruikbaar is wegens een gebrek of een fout in de software, terwijl alle andere elementen van het systeem normaal functioneren. Indien de dienstverlener de onbeschikbaarheid van de software aanvecht is het hem toegelaten het bewijs te leveren dat de onbeschikbaarheid te wijten is aan de infrastructuur, en niet aan een fout in de software.

Responstijden

De beschikbaarheid van de software mag niet lager liggen dan 99%. De responstijd wordt gedefinieerd in de administratieve bepalingen van dit bijzonder bestek. Er wordt een aanvaardbare antwoordtijd geëist voor ieder type van transactie, waarbij een onderscheid mag gemaakt worden tussen eenvoudige en complexe transacties. De inschrijver voegt bij zijn offerte een raming van de maximale te verwachten antwoordtijden. Indien de dienstverlener meent dat het niet respecteren van de antwoordtijd te wijten is aan een andere element van het systeem en niet aan de software, dan is het hem toegestaan hiervan het bewijs te leveren. Verder zal de inschrijver wanneer er een vermoeden bestaat dat er zich in de nabije toekomst hieromtrent wel problemen zouden kunnen voordoen de opdrachtgever hiervan meteen op de hoogte brengen. Dit laatste zal de inschrijver echter geenszins ontslaan van andere verplichtingen.

Gebruikers

Er zullen 15 interne VGC gebruikers gebruik maken van de toepassing. Deze gebruikers identificeren zich door hun Active Directory account op het netwerk. Een externe leverancier zal met maximum 5 personen via een internet verbinding eveneens toegang krijgen tot de module patrimoniumbeheer voor het bijwerken van de inventaris. Deze gebruikers hebben geen Active Directory account. Zo ook voor de locatiebeheerders, die extern zijn en geen Active Directory account hebben. Hun aantal kan tot 80 gaan, maar ze zullen de toepassing slechts sporadisch gebruiken en met maximaal tien tegelijk. Het kunnen opvragen en/of wijzigen van gegevens moet per gebruiker kunnen worden ingesteld per module.


53

6

Beveiliging

Het aspect veiligheid dient drie types van problemen te dekken: • • • Toegangscontrole

de controle van de toegangen tot de software en tot de gegevens; de integriteit van de gegevens en de functies van de software het achterhalen van informatie op basis van logging mechanismen.

Een gebruiker is een persoon die de toelating heeft om het systeem te gebruiken en hiertoe een identificatiecode heeft aan de hand waarvan het systeem kan controleren of het paswoord dat bij het inloggen wordt opgegeven inderdaad dat van een geauthoriseerde gebruiker is. Het gebruikersprofiel wordt vastgesteld door de toepassingsbeheerder en geeft aan de gebruiker de toelating om bepaalde functies van het systeem te gebruiken. Wat de toegangscontrole betreft, moet de gebruikerslogin en een paswoord toegang verschaffen tot het systeem. Eens ingelogd moeten de authorisaties die gekoppeld zijn aan de login bepalen welke resources (ook programmatorisch) beschikbaar zijn. In de offerte dient vermeld te worden wat voorzien is in het besturingssysteem, de database en de toepassing zelf.

Gegevensen systeemintegriteit

Met het oog op de gegevensen systeemintegriteit mogen data en software niet kunnen aangepast of beschadigd worden, noch gewild noch als gevolg van een ongewilde fout. Er wordt o.m. aan volgende aspecten gedacht: •

•

Logging

de mens-machine interface (dialoog) dient zo geconcipieerd te zijn dat fouten vermeden worden, o.m. door het gebruik van data entry controles om de integriteit van de data te verzekeren bij elke mogelijke gegevensinvoer (foutberichten, realtime checks, enz.), het gebruik van matchcodes (relatietabellen), de mogelijkheid om default gegevens te overschrijven; procedures die de dienstverlener gebruikt bij het aanpassen van programma’s, het laden van updates, enz. teneinde de systeemintegriteit te bewaren.

De software laat ook toe om bepaalde verrichtingen te traceren door deze op te slaan, tezamen met de gebruikelijke log info: tijdstip en gebruiker. De offerte specifieert welke voorzieningen zijn getroffen met het oog op de gegevensen systeemintegriteit en welke gegevens gelogd worden bij het aanpassen van programma’s.


54

7 Updatefaciliteiten en onderhoud Bij update of upgrade van één of meerdere modules dienen: de andere modules te kunnen blijven functioneren de bestaande softwarematige koppelingen tussen de modules gehandhaafd te blijven de bestaande koppelingen tussen de modules van het softwarepakket voor gebouwgebonden facilitair beheer en andere systeemomgevingen te worden gehandhaafd. De inschrijver voegt bij zijn offerte zijn type onderhoudscontract toe waarin de diensten met betrekking tot de updatefaciliteiten en onderhoud van het softwarepakket worden gespecificeerd (zoals bug-fixing, aantal updates per jaar, installatiekost van deze updates per jaar, …)

8 Archivering & backup Backup

a. De software omvat een procedure die het mogelijk maakt om alle bestanden die men voor een volledig herstel van het systeem nodig heeft, te bewaren of op een degelijke wijze verwijst naar een back-up systeem. b. Anderzijds omvat het pakket een procedure waarmee het systeem volledig kan worden hersteld vanuit een back-up. c. Elke verrichting die een risico inhoudt op verlies of beschadiging van gegevens zal een beroep doen op de back-upprocedure door automatisch een voorafgaande back-up van de gegevens te maken, of bij gebreke daarvan, in elk geval de gebruiker te suggereren om deze voorafgaande back-up te verrichten. d. Het back-upprogramma zal alle nodige mechanismen bevatten om de betrouwbaarheid van de bewaarde elementen te garanderen. e. De back-upprocedure voor de data wordt automatisch uitgevoerd met regelmatige tussenpozen, b.v. één maal per dag. Het gaat hier inzonderheid om de gegevensbestanden en de programma’s. Ze maakt het mogelijk om het systeem te herstellen in de staat waarin het zich bevond bij de laatste back-up. De herstelling kan nodig zijn na een werkingsfout of een verkeerde manipulatie. De software moet voorzien in een backup en restore procedure van: De software zelf. De laatste versie van de software moet op een gescheiden medium zijn aangebracht, zowel wat client-software als server-software betreft. - De data. Naast de actuele beveiligingsmogelijkheden qua infrastructuur voor het verzekeren van een correcte en stabiele data-opslag dient er een procedure voorzien voor de data Zowel de backup- als de restore procedure is geautomatiseerd en gedocumenteerd. Deze procedure dient op een representatieve wijze (productie-omgeving) te worden uitgevoerd, voorafgaand aan een mogelijke voorlopige oplevering. -

Ook indien de procedure gebruik maakt van standaard functionaliteit die heden ten dage aanwezig is in database systemen, dan nog dient de procedure in zijn totaliteit te zijn geautomatiseerd en gedocumenteerd.


55

Archivering

Bij de archiveringsprocedure wordt verouderde data naar een andere, duale databank overgebracht en/of geschrapt. Ook de duale omgeving (bevat met andere woorden historiekdata) kan worden geconsulteerd. Het archiveringsmechanisme waarborgt dat de data volledig en correct worden overgedragen, zonder verlies dus of vervorming van de data. We spreken hier over gegevens die 10 jaar of ouder zijn. Versiewijzigingen in de software dienen ook doorgetrokken te zijn naar deze duale omgeving. De offerte moet beschrijven welke archiveringsmechanismen aanwezig zijn in de software.


56

IV. Documentatie De inschrijver voorziet een volledige en overzichtelijke Nederlandstalige gebruikershandleiding. De software moet voorzien zijn van de nodige documentatie die al haar externe specificaties beschrijft. De documentatie moet onder gedrukte vorm en onder elektronische vorm worden afgeleverd. De software moet zich gedragen zoals beschreven in de documentatie. Er moet eenduidige conformiteit tussen de software en de bijhorende documentatie bestaan. De software moet beantwoorden aan haar expliciete doelstellingen, d.w.z. ze mag geen functionaliteiten bevatten die niet gedocumenteerd zijn. De documentatie geeft een juiste, nauwkeurige en heldere beschrijving, meer bepaald van de volgende aspecten: Voor het gebruik van de software; dit zijn de individuele functiebeschrijvingen: -

-

-

De in- en outputgegevens van de software, d.w.z. de invoeren raadplegingsprocedures van de gegevens met een model van de bijpassende typeschermen, de procedures voor het afdrukken van verslagen met de inventaris; De on-linehulp en de wijze waarop ze moet worden gebruikt; De wijze waarop men de gegevens dient te bewaren of te herstellen; De wijze waarop men de gegevens kan archiveren; Voor inzicht te verkrijgen in de verwerking en de data: De inhoud van de verschillende tabellen en bestanden, met de beschrijving van alle velden, inzonderheid alle parameters die het gedrag van de software kunnen beïnvloeden; Een voldoende gedocumenteerd datamodel, met een submodel van gerelateerde tabellen per module. Dit datamodel dient de relaties tussen de tabellen correct en volledig weer te geven. De logica van de verwerkingen met de beschrijving van de gebruikte berekeningsmethodes en voorbeelden;

Voor het exploiteren van het systeem: -

-

De vereiste basisconfiguratie van de hardware en van de software om het programma te kunnen gebruiken, en eventueel met de algoritmen om de capaciteit van de configuraties te kunnen berekenen (centraal geheugen in functie van het aantal gebruikers, berekening van de schijfruimte in functie van de volumes); De procedure die moet worden gevolgd voor het installeren van de software; De wijze waarop men na een incident kan terugkeren naar de normale toestand (zie functionele vereisten – Backup). De systeemopdrachten en -functies en de menustructuur; De wijze waarop de goede werking van het systeem op een regelmatige basis kan worden gecontroleerd; Duidelijke beschrijving van het datamodel met de relaties tussen de tabellen.

Voor het gebruik en implementatie van interfaces met het systeem: -

Per interface beschrijving van de procedure Per interface beschrijving van de foutafhandeling Per interface beschrijving van de verwachte invoergegevens en beschrijving van de resultaten en/of de verwerking.

Naast deze algemene documentatie dient er ook VGC-specifieke documentatie te worden gemaakt in het verloop van het project (zie project vereisten). De inschrijver voegt bij zijn offerte een voorbeelddocument waarop is aangegeven hoe het datamodel wordt gedocumenteerd en hoe de gebruikershandleiding is opgesteld.


57

V.

Project vereisten

1 Projectplan Algemeen

Een projectplan met aangeduide milestones maakt deel uit van de offerte. Dit projectplan moet in ieder geval de lijnen weergeven die terug te vinden zijn op het onderstaande projectplan. Tijdens het project wordt naast de eigenlijke implementatie de nadruk gelegd op: -

Projectplan

Het duidelijke verloop van alle bedrijfsprocessen met vermelding van gebruikersprocessen in de software (zie documentatie) Het opleiden en assisteren van de gebruikers, zowel in tijdens de implementatiefase als bij de opstart en in de nazorg fase. Het voorbereiden en doorvoeren van een transitieplan met overname van de gegevens uit de MS Access databank.

Bij de uitvoering van het project dient volgende timing in acht te worden genomen (KD = kalenderdagen):

Fase Analyse

Begindatum

Einddatum

15 KD na bestelling

Initiatie Conceptueel ontwerp Prototype Transitie Geïntegreerde testen Opleiding gebruikers Documentatie Data Migratie Productie Nazorg

105 KD na bestelling

2 Opleiding Initiatie

De initiatie is een eerste opleiding voor de projectmedewerkers als kennismaking met het pakket. Aldus krijgen zij een algemeen inzicht in de werking van de software en de voorziene functionaliteiten met de bedoeling de communicatie tussen de gebruikers, IT en de leverancier te vergemakkelijken. Daarom gebeurt deze opleiding vlak na de aanschaf en vóór de start van de conceptfase. Deze opleiding is voor een beperkte groep, maximaal 8 projectmedewerkers.


58

De inschrijver voegt bij zijn offerte een document waarin wordt beschreven hoe deze opleiding wordt georganiseerd (inclusief opleidingsplan) en het totale aantal uren opleiding dat wordt voorzien. Informatica

ICT wordt opgeleid voor installatie en configuratie van de software. Dit om de installatie en (technische) parameterisatie van de toepassing te begrijpen en te kunnen ondersteunen. Dit is voor een beperkt aantal gebruikers, maximaal 3. De inschrijver voegt bij zijn offerte een document waarin wordt beschreven hoe deze opleiding wordt georganiseerd (inclusief opleidingsplan) en het totale aantal uren opleiding dat wordt voorzien.

Gebruikers

Gebruikers dienen te worden opgeleid in de fase van geïntegreerde testen. De inschrijver dient een volledige opleiding te voorzien voor een groep gebruikers van maximaal 20 personen. De inschrijver voegt bij zijn offerte een document waarin wordt beschreven hoe deze opleiding wordt georganiseerd (inclusief opleidingsplan) en het totale aantal uren opleiding dat wordt voorzien.

Documentatie

Tijdens het project wordt een documentatiepakket opgebouwd, dat eigen is aan het gebruik van de software binnen de Vlaamse Gemeenschapscommissie. Deze omvat zeker: -

Een beschrijving van de configuratie van de software op infrastructuur niveau Een beschrijving van de instellingen en configuratie van de software op gebruiksniveau met onder andere Een bibliotheek aan gebruikte termen: een zogenaamde glossary Een beschrijving van de werkprocessen, met relatie naar gebruik van de software op proceduraal niveau; maar eventueel ook met manueel uit te voeren stappen.


59

VI. Bijlagen Bijlage 1: Gegevens patrimoniuminventaris (niet limitatief)

LOCATIEGEBONDEN GEGEVENS Algemene gegevens 1. Locatiecategorie (zie Bijlage 9: Locatie categorieën en locatie codes van het patrimonium van de Vlaamse Gemeenschapscommissie; zie ook Bijlage 10: Richtlijnen lokaalnummering) 2. Locatiecode (zie Bijlage 9: Locatie categorieën en locatie codes van het patrimonium van de Vlaamse Gemeenschapscommissie; zie ook Bijlage 10: Richtlijnen lokaalnummering) 3. Locatienaam (zie Bijlage 9: Locatie categorieën en locatie codes van het patrimonium van de Vlaamse Gemeenschapscommissie; zie ook Bijlage 10: Richtlijnen lokaalnummering) 4. Adres a. Straat b. Nummer c. Bus d. Postcode e. Gemeente 5. Coördinaten van hoofdtoegang a. Lengtegraad a. Breedtegraad 6. Beschrijving van de locatie-infrastructuur 7. Opbouw a. Lijst van alle gebouwen 8. Afbeeldingen 9. Opmerkingen 10. …

Organisatorische gegevens 1. Huisbewaarder [ja/nee] a. Naam b. Voornaam c. Adres i. Straat ii. Nummer iii. Bus iv. Postcode v. Gemeente vi. Telefoon vii. Fax viii. GSM ix. Email d. Opmerkingen 2. Locatieverantwoordelijke (ter plaatse) a. Naam b. Voornaam c. Adres i. Straat ii. Nummer iii. Bus


60

iv. Postcode v. Gemeente vi. Telefoon vii. Fax viii. GSM ix. Email d. Opmerkingen 3. Locatiebeheerder (intern dienst) a. Naam b. Voornaam c. Directie d. Dienst e. GSM f. Email g. Opmerkingen 4. …

Kadastrale gegevens 1. Lijst van kadastrale nummers met per nummer: a. Oppervlakte b. Kadastraal inkomen niet-geindexeerd 2. …

Ruimtelijke gegevens Volgende gegevens worden berekend of afgeleid uit de gegevens van een lager niveau (gebouw – verdieping – lokaal): 1. Totale vloeroppervlakte van de locatie 1. Totale vloeroppervlakte van het locatie in m² 2. Totale vloeroppervlakte bovengronds in m² 3. Totale vloeroppervlakte ondergronds in m² 2. Totaal volume van de locatie 1. Totaal nuttige volume van de locatie in m³ 2. Totaal nuttige volume bovengronds in m³ 3. Totaal nuttige volume ondergronds in m³ 3. Aantal gebouwen van de locatie 4. Aantal lokalen van de locatie 5. Aantal lokalen per verdieping en per gebouw van de locatie 6. Totale bovengrondse terreinbezetting in m² 7. Verhard terreinoppervlak in m² 8. Niet verhard terreinoppervlak in m² 9. Bebouwd terreinoppervlak in m² 10. …

Fiscale gegevens 1. …

Juridische gegevens 1. …


61

Functionele gegevens 1. Omschrijving van de functie van de locatie 2. Aantal parkeerplaatsen a. Aantal parkeerplaatsen overdekt b. Aantal parkeerplaatsen niet overdekt 3. …

Technische gegevens Zie Bijlage 2: Gegevens patrimoniuminventaris Æ Technische gegevens

GEBOUWGEBONDEN GEGEVENS Algemeen 1. Gebouwcode en gebouwnaam (Æ link naar locatiegebonden gegevens) 2. Adres a. Straat b. Nummer c. Bus d. Postcode e. Gemeente 3. Coördinaten a. Lengtegraad b. Breedtegraad 4. Beschrijving 5. Bouwgeschiedenis a. Bouwjaar b. Architect c. Omschrijving 6. Opbouw a. Lijst van alle verdiepingen van gebouw b. Lijst van alle lokalen per verdieping 7. Afbeeldingen 8. Opmerkingen 9. …

Organisatorische gegevens 1. Toegankelijk voor publiek [ja/nee] a. Maximum aantal bezoekers b. Opmerkingen 2. Toegankelijk voor mindervaliden [ja/nee] a. Opmerkingen 3. …

Kadastrale gegevens 1. …

Ruimtelijke gegevens


62

Opmerking: alle ingebrachte gegevens kunnen opgevraagd worden op elk hoger niveau. 1. 2. 3. 4.

Raming van het totale bruto volume m³ Bovengrondse terreinbezetting in m² Hoogte van gebouw in m Berekende, afgeleide gegevens: Volgende gegevens worden berekend of afgeleid uit de gegevens van een lager niveau (verdieping – lokaal): i. Totale vloeroppervlakte van het gebouw 1. Totale vloeroppervlakte van het gebouw in m² 2. Totale vloeroppervlakte bovengronds in m² 3. Totale vloeroppervlakte ondergronds in m² ii. Totaal volume van het gebouw van het gebouw 1. Totaal nuttige volume van het gebouw in m³ 2. Totaal nuttige volume bovengronds in m³ 3. Totaal nuttige volume ondergronds in m³ iii. Aantal verdiepingen van het gebouw iv. Aantal lokalen van het gebouw v. Aantal lokalen per verdieping van het gebouw 5. …

Fiscale gegevens 1. Kadastraal inkomen 2. Opmerkingen 3. …

Juridische gegevens 1. 2. 3. 4.

Eigendomsstatus: [eigenaar/erfpacht/opstal/gehuurd/erfpachtnemer/ opstalnemer] Link naar contracten en module contractbeheer Opmerkingen …

Functionele gegevens 1. …


VERDIEPINGSGEBONDEN GEGEVENS Algemene gegevens 1. Verdiepingsnummer (Æ link naar gebouwgebonden gegevens) 2. Opmerking 3. …

Ruimtelijke gegevens Opmerking: alle ingebrachte gegevens kunnen opgevraagd worden op elk hoger niveau.


63

Niveau boven deurdorpel hoofdtoegang Aanduiding bovengronds / ondergronds Raming van het totale bruto volume in m³ Raming van de bruto oppervlakte in m² Berekende, afgeleide gegevens: Volgende gegevens worden berekend of afgeleide uit de gegevens van een lager niveau (lokaal – lokaaldeel): i. Totale vloeroppervlakte van de verdieping 1. Totale vloeroppervlakte van het verdieping in m² 2. Totale vloeroppervlakte bovengronds in m² 3. Totale vloeroppervlakte ondergronds in m² ii. Totaal volume van de verdieping 1. Totaal nuttige volume van het gebouw in m³ 2. Totaal nuttige volume bovengronds in m³ 3. Totaal nuttige volume ondergronds in m³ iii. Aantal lokalen van de verdieping 6. …

1. 2. 3. 4. 5.


LOKAALGEBONDEN GEGEVENS Algemeen 1. Lokaalnummer a. Lokaalnummer (Ælink naar verdiepingsgebonden gegevens) b. (indien verschillend) Lokaalnummer plan c. (indien verschillend) Lokaalnummer aangegeven in gebouw d. Opmerkingen 2. Lokaalnaam 3. Opmerkingen 4. …

Ruimtelijke gegevens Opmerking: alle ingebrachte gegevens kunnen opgevraagd worden op elk hoger niveau. 1. 2. 3. 4. 5.

Verdieping van het loopoppervlak Vloeroppervlakte (nuttige ruimte) van het lokaal in m² Nuttige hoogte van het lokaal in m Nuttig volume van het lokaal in m³ …

Functionele gegevens 1. 2. 3. 4.

Omschrijving lokaal Toegankelijk voor Publiek / Personeel / Bevoegd persoon Type lokaal: Circulatie ruimte / Technische ruimte / Functionele ruimte Subtype lokaal: a. Voor circulatieruimte: Hal / Lift / Trap / …


64

b. Voor technische ruimte: Technische koker / Tellerlokaal / Datalokaal / Stooklokaal / … c. Voor functionele ruimte: Kantoor / Vergaderzaal / Tentoonstellingsruimte / Podiumruimte / Sportruimte / Leslokaal / Bibliotheek / Opnamestudio / Multifunctionele ruimte / Berging / Keuken / Sanitair / … 5. Capaciteit van de ruimte (aantal personen) a. Reële capaciteit b. Toegelaten capaciteit 6. Opmerkingen 7. …



65

Bijlage 2: Gegevens patrimoniuminventaris Æ Technische gegevens (niet limitatief)

1. Identificatie a. Identificatie b. Aanduiding op toestel (Voor technische installaties: zie relationeel schema van Bijlage 3: “Aanduiding op toestel”) c. Locatie (Voor technische installaties: zie relationeel schema van Bijlage 3: “Lokaties”, “Gebouwen”, “Verdieping_Gebouwdeel”, “Lokalen”) i. Locatie ii. Gebouw iii. Verdieping iv. Lokaal v. Lokaaldeel 2. Hoofdcategorie (Voor technische installaties: zie relationeel schema van Bijlage 3: tabel “Hoofdcategorieën”, zie ook Bijlage 4: “Gegevens patrimoniuminventaris Æ Technische gegevens Æ Technische installaties Æ Hoofd- en subcategorieën (niet limitatief)”) a. Hoofdcategorie b. Omschrijving c. BB/SfB-code d. … 3. Subcategorie (Voor technische installaties: zie relationeel schema van Bijlage 3: tabel “Types_Items” ”, zie ook Bijlage 4: “Gegevens patrimoniuminventaris Æ Technische gegevens Æ Technische installaties Æ Hoofd- en subcategorieën (niet limitatief)”) a. Subcategorie b. Omschrijving c. BB/SfB-code d. … 4. Beschrijving 5. Afbeelding (Voor technische installaties: zie relationeel schema van Bijlage 3: “Foto”) 6. Technische karakteristieken: Voor de technische installaties: Bijlage 5: Voor architectuur: zie Bijlage 6: Voor sport- en recreatietoestellen: zie Bijlage 7: 7. Fabrikant/Merk (Voor technische installaties: zie relationeel schema van Bijlage 3: “Merk”) a. Naam b. Straat c. Nummer d. Bus e. Postcode f. Gemeente g. Contactpersoon 8. Referentie (Voor technische installaties: zie relationeel schema van Bijlage 3: “Referentie”) 9. Installatie en oplevering a. Installatiefirma i. Naam ii. Straat iii. Nummer iv. Bus Bijzonder bestek nr. VGC/FBINK0701

66

10.

11.

12.

13. 14. 15.

v. Postcode vi. Gemeente vii. Contactpersoon b. Datum van installatie c. Datum van voorlopige oplevering d. Datum van definitieve oplevering e. Opmerkingen Technische controles a. Firma i. Naam ii. Straat iii. Nummer iv. Bus v. Postcode vi. Gemeente vii. Contactpersoon viii. Contactpersoon b. Datum van technische controle c. Contract (gelinkt aan Module Contractbeheer) d. Technische controles i. Datum ii. Opmerkingen Keuringen a. Firma i. Naam ii. Straat iii. Nummer iv. Bus v. Postcode vi. Gemeente vii. Contactpersoon viii. Contactpersoon b. Datum van technische controle c. Contract (gelinkt aan Module Contractbeheer) d. Keuringen iii. Datum iv. Opmerkingen Onderhoud a. Firma ix. Naam x. Straat xi. Nummer xii. Bus xiii. Postcode xiv. Gemeente xv. Contactpersoon xvi. Contactpersoon b. Datum van technische controle c. Contract (gelinkt aan Module Contractbeheer) d. Onderhoudsbeurten v. Datum vi. Opmerkingen Toestand Lijst van gebreken en defecten Lijst energieaudits


67

16. Gewenste onderhoudsfrequentie in maanden of jaren 17. Opmerkingen (Voor technische installaties: zie relationeel schema van Bijlage 3: “Opmerkingen”) 18. …


68

Bijlage 3: Gegevens patrimoniuminventaris Æ Technische gegevens Æ Technische installaties: indicatie van het relationeel schema van de bestaande en te importeren database met de technische gegevens van de technische installaties (Microsoft Access Database)


69

Bijlage 4: Gegevens patrimoniuminventaris Æ Technische gegevens Æ Technische installaties Æ Hoofd- en subcategorieën (niet limitatief) Types_Items ID 31 94 34 32 49 97 22 13 30 77 10 14 86 85 35 95 89 19 88 44 25 8 40 78 24 29 52 38 69 11 93 96 73 87 57 91 92 2 23 36 76 37 51 20 16 42 99 53 12 80 82 84 15 3 79 4 72 9 56 26 6 48 65 45 67 5 58 98 60 7 1 17 90 83 28 27 64 71

Naam Alarmcentrale Algemeen laagspanningsbord Badgelezer Bewegingssensor Bewegingssensor verlichting Blusinstallatie met gas Boiler Brandblusser Brandcentrale Branddetector Branddetector Brandhaspel Brandstofpomp Brandstoftank Camera Cijferclavier Circulatiepomp Convector CV-kring Domotica-centrale Douche Elektriciteitsteller Expansievat Gasdetector Gasdetector Gasteller Glasbreuksensor Goederenlift Handdroger Handmelder brandalarm Hoogspanningscabine Hydrant Internetmodem Ketelregeling Klep Koeling - binnentoestel Koeling - buitentoestel Lichtschakelaar Luchtgroep Monitor Noodverlichting Personenlift Raamdeurcontact Radiator Ruimtethermostaat Schouw Signalisatiebord Sirene Alarm Sirene brandalarm Sleutelkast nooduitgang Sleutelschakelaar Spoeltafel Sprinkler Stopcontact Stralingspaneel Telefoonaansluiting Telefooncentrale Telefoontoestel Temperatuursensor Thermostatische radiatorkraan Transformator TV-aansluiting Uitgietbak UPS Urinoir UTP-aansluiting Ventilatierooster Ventilator Ventiloconvetor Verdeelbord Verlichtingsarmatuur Verwarmingsketel Vloerverwarming Wastafel Waterteller Waterverzachter WC Zeepverdeler


BB/SfB code 68.2 68.2 68.2 (63.9)

Hoofdcategorie Security Elektriciteit Security Security Elektriciteit Brandpreventie HVAC Brandpreventie Branddetectie Security Branddetectie Brandpreventie HVAC HVAC Security Security HVAC HVAC HVAC Elektriciteit Sanitair Elektriciteit HVAC Security Branddetectie HVAC Security Liften Sanitair Branddetectie Elektriciteit Brandpreventie Telefonie - Data HVAC HVAC HVAC HVAC Elektriciteit HVAC Security Elektriciteit Liften Security HVAC HVAC HVAC Security Security Branddetectie Security Security Sanitair Branddetectie Elektriciteit HVAC Telefonie - Data Telefonie - Data Elektriciteit HVAC HVAC Elektriciteit Elektriciteit Sanitair Elektriciteit Sanitair Telefonie - Data HVAC HVAC HVAC Elektriciteit Elektriciteit HVAC HVAC Sanitair HVAC HVAC Sanitair Sanitair

70

Bijlage 5: Gegevens patrimoniuminventaris Æ Technische gegevens Æ Technische installaties Æ Technische karakteristieken: “Omschrijvingen_per_type_van_typeafhankelijke_kenmerken” en “Type_items” van bestaande databank (niet limitatief).

Opmerking: deze gegevens dienen te worden geïmporteerd uit een bestaande databank. Het relationeel schema van de bestaande databank wordt gegeven in Bijlage 3: Omsch_per_type_van_typeafh_kenm Type Alarmcentrale Algemeen laagspanningsbord Badgelezer Bewegingssensor Bewegingssensor verlichting Blusinstallatie met gas Boiler Brandblusser Brandcentrale Branddetector Brandhaspel Brandstofpomp Brandstoftank Camera Cijferclavier Circulatiepomp Convector CV-kring Domotica-centrale Douche Elektriciteitsteller Expansievat Gasdetector Gasteller Glasbreuksensor Goederenlift Handdroger Handmelder brandalarm Hoogspanningscabine Hydrant Internetmodem Ketelregeling Klep Koeling - binnentoestel Koeling - buitentoestel Lichtschakelaar Luchtgroep Monitor Noodverlichting Personenlift Raamdeurcontact Radiator Ruimtethermostaat Schouw Signalisatiebord Sirene Alarm Sirene brandalarm Sleutelkast nooduitgang Sleutelschakelaar Spoeltafel Sprinkler Stopcontact Stralingspaneel Telefoonaansluiting Telefooncentrale Telefoontoestel Temperatuursensor Thermostatische radiatorkraan Transformator TV-aansluiting Uitgietbak UPS Urinoir UTP-aansluiting Ventilatierooster Ventilator Ventiloconvetor Verdeelbord Verlichtingsarmatuur Verwarmingsketel Vloerverwarming Wastafel Waterteller Waterverzachter WC Zeepverdeler

Omschrijving text 1 Kleur Principe Merk Merk Bedient: Inhoud (liter) CO2 / water / poeder Signalisatie Optisch / ionisch / thermisch Vast / uitdraaiend Debiet (m³/h) Type brandstof Merk

Omschrijving text 2

Omschrijving text 3

Omschrijving text 4

Omschrijving text 5

Vermogen (KW) Inhoud (liter) Bedient: ventilatie / brandkleppen Thermovelocimetrisch (ja,nee)

Bedient: rookkoepels / branddeuren

Opvoerhoogte (mWK) Bouwjaar Type

Inhoud (liter)

Debiet (l/h) Vermogen (W) Naam

Opvoerhoogte (mWK) Regeling aan-uit / thermostatisch Nummer

Toerentalregeling (ja,nee) Lengte (mm) Primaire kring / verdeelkring

Handsproeier / hoofdsproeier Meternummer Werkingsdruk (bar)

Thermostatische kraan (ja/nee) Type Inhoud (liter)

Spanning (V) Vulset OK (ja/nee)

Breedte (mm) Bedient:

Hoogte (mm)

Amperage (A)

Meternummer

Diameter aansluiting

Druk (mbar)

Bouwjaar Electrisch (ja/nee) Glas / drukknop Identificatie

Maximale last (kg)

Aantal etages

Telefoonnummer

Schakeling manueel / automatisch

Functie Vermogen (W) Vermogen (W) Enkel / dubbel / drie / viervoudig Luchtdebiet (m³/h) - verse lucht / hernomen lucht

Kleur Verse lucht (m³/h)

Opbouw / Inbouw Hernomen lucht (m³/h)

Trapschakeling / dimmer / drukknop Ventilator

Pictogram? Bouwjaar

Maximale last (personen)

Maximale last (kg)

Aantal etages

Telefoonnummer

Regeling aan-uit / thermostatisch Programeerbaar Diameter kleur Mechanisch / electronisch Mechanisch / electronisch Glas Kleur Type kraan - Mengkraan / Thermostatische kraan

Lengte (mm)

Breedte (mm)

Hoogte (mm)

Hermetisch (ja/nee)

Vermogen (W) Digitaal / Analoog Materiaal Onderwerp Kleur Kleur Kleur Bediening Bak enkel / dubbel Bedient: Enkel / dubbel / drie / viervoudig Vermogen (W) Amerikaanse / europese aansluiting Aantal lijnen type aansluiting Binnen / Buiten Bouwjaar Enkel / dubbel Vermogen (kVA) Automatische spoeling (ja/nee) Enkel / dubbel / enkel + TV (mm) Debiet (m³/h) Vermogen (W) Principe Type lamp Bouwjaar Vermogen (W) Type kraan - Mengkraan / Thermostatische kraan Diameter aansluiting Inhoud opslagtank Type (hang / staand) Type vloeistof (vloeistof/schuim)


Omschrijving text 6

Display (ja/nee) Schema (ja/nee) Type Type

Afstandsbewaking (ja,nee)

Verlicht (ja,nee) Class In orde Koud / warm water

Opbouw / inbouw Regeling aan-uit / thermostatisch Enkel / dubbel

Kleur Lengte (mm) Inbouw / opbouw

3-fasen (ja/nee) Breedte (mm)

Ingangsspanning (V) Inbouw / opbouw

Vermogen (kVA)

Koelmiddel

Type Inbouw / opbouw Breedte (mm) Pulsie / extractie Regeling aan-uit / thermostatisch Schema ja/nee Vermogen (W) Brandstof

Automatische spoeling

Lengte (mm)

Hoogte (mm)

Diepte (mm)

Noodverlichting: ja/nee

Beschermingsklasse

Hermetisch ja/nee

Koud / warm water Produkt Dubbele spoeltoets (ja/nee)

71

Afstandsbewaking (ja,nee)

Bijlage 6: Gegevens patrimoniuminventaris Æ Technische gegevens Æ Architectuur Æ Technische karakteristieken (niet limitatief)

1.

Hoofdcategorie ARCHITECTUUR a. Gevel i. ii. iii. iv. v. vi. vii.

Type: Materiaal: [baksteen/natuursteen/beton/hout/…] Structuur: Afwerking: [geschilderd/gebeitst/…] Afmetingen: Oppervlakte (m²): …

b. Dak i. ii. iii. iv. v. vi. vii.

Type: [hellend/vlak/groendak/terrasdak/…] Materiaal: Structuur: Afwerking: Afmetingen: Oppervlakte (m²): …

c. Regenwaterafvoer i. Materiaal: ii. … d. Venster i. Type: [vast/enkele vleugel/dubbele vleugel/wentelraam /schuifraam/hefschuifraam/…] ii. Materiaal: [hout/PVC/aluminium/staal/andere] iii. Afwerking: iv. Beglazing: [enkel/dubbel/…] v. Inbraakbeveiliging [ja/nee] vi. Rolluik aanwezig: [ja/nee] vii. Buitenzonwering aanwezig: [ja/nee] viii. Buitenzonwering bediening: [manueel/elektrisch] ix. Binnenzonwering aanwezig: [ja/nee] x. Afmetingen: xi. Oppervlakte (m²): xii. … e. Deurgeheel i. Type: [enkele vleugel/dubbele vleugel/zwaaideur/schuifdeur/…] ii. Materiaal: [hout/PVC/aluminium/glas/…] iii. Afwerking: iv. Beglazing: v. Inbraakbeveiliging: [ja/nee] vi. Branddeur: [ja/nee] 1. Zelfsluitend: [ja/nee]


72

vii. Deurdranger: [ja/nee] 1. Type deurdranger: [opbouw/inbouw] viii. Afmetingen: ix. Oppervlakte (m²): x. … f.

Poortgeheel i. Type: ii. Materiaal: [hout/PVC/aluminium/andere] iii. Afwerking: iv. Beglazing: v. Inbraakbeveiliging: [ja/nee] vi. Branddeur: [ja/nee] vii. Afmetingen: viii. Oppervlakte (m²): ix. …

g. Dakopening i. Type: ii. Materiaal: iii. Afwerking: iv. Opengaand: [ja/nee] v. Bediening: [automatisch/manueel] vi. Inbraakbeveiliging: [ja/nee] vii. Brandkoepel: [ja/nee] viii. Afmetingen: ix. Oppervlakte (m²): x. … h. Vloer i. Type: ii. Materiaal: [tapijt/tegels/parket/linoleum/natuursteen/beton/…] iii. Afwerking: iv. Afmetingen: v. Oppervlakte (m²): vi. … i.

Wand i. ii. iii. iv. v. vi.

Type: [invulwand/structureel] Materiaal: Afwerking: [geen/tegels/geschilderd/behangsel/…] Afmetingen: Oppervlakte (m²): …


73

Bijlage 7: Gegevens patrimoniuminventaris Æ Technische gegevens Æ Sport- en recreatietoestellen Æ Technische karakteristieken (niet limitatief)

1.

Hoofdcategorie SPORT- en RECREATIETOESTELLEN

1.1. 1.1.1. 1.1.2.

Speeltoestellen Beschrijving: …

1.2. 1.2.1. 1.2.2.

Sportzaaltoestellen Beschrijving: …

1.3. 1.3.1. 1.3.2. 1.3.3.

Tijdelijke tribunes Beschrijving: Max. last (kg): …


74

Bijlage 8: Gegevens contractbeheer

1. Contracttype: Onderhoudscontract/Technische controle/Keuring/Onroerend Goed/Ander contract 2.

Contractkenmerk

3.

Korte omschrijving

4.

Locatie(s) waarop contract betrekking heeft

4.1.

Lijst locaties

4.2.

Lijst gebouwen

4.3.

Lijst verdiepingen

4.4.

Lijst lokalen

5.

Contractpartijen

5.1.

gegevens van de externe contractpartij: naam, adres, tel/fax/GSM/email

5.2.

contactpersonen van de externe contractpartij: naam, adres, tel/fax/GSM/email

5.3.

gegevens van de interne contractpartij: naam, adres

5.4.

gegevens van de dossierbeheerder VGC: naam, adres, tel/fax/GSM/email

6.

collegebesluit en BGA

6.1. 6.1.1. 6.1.2. 6.2. 6.2.1. 6.2.2. 7.

lijst collegebesluiten nummer datum lijst besluiten gemachtigd ambtenaar nummer datum afbeelding van het contract (.jpeg, .pdf, .doc, …)

8.

bepalingen van het contract

8.1.

Beschrijving

8.2. 8.2.1. 8.2.2. 8.2.3. 8.2.4.

8.3. 8.3.1. 8.3.2.

aanvang en opzegtermijnen datum overeenkomst aanvang overeenkomst einde overeenkomst/onbepaalde duur opzegtermijn 8.2.4.1. opzegtermijn VGC 8.2.4.2. opzegtermijn contractpartij Lijst van links naar inventarisitems contractbepaling gelinkt aan inventarisitem frequentie van contractbepaling gelinkt aan inventarisitem

9.

Opvolging van het contract

10.

Interne contractbeheerder

10.1.

Naam

10.2.

Email

11.

Opmerkingen


75

Bijlage 9: Locatie categorieën en locatie codes van het patrimonium van de Vlaamse Gemeenschapscommissie Locatiecategorie AH __ Administratiehuis AH __ Administratiehuis AH __ Administratiehuis AH __ Administratiehuis AH __ Administratiehuis BI __ Bibliotheek CP __ Ander Patrimonium Cultuur GC __ GemeenschapsCentrum GC __ GemeenschapsCentrum GC __ GemeenschapsCentrum GC __ GemeenschapsCentrum GC __ GemeenschapsCentrum GC __ GemeenschapsCentrum GC __ GemeenschapsCentrum GC __ GemeenschapsCentrum GC __ GemeenschapsCentrum GC __ GemeenschapsCentrum GC __ GemeenschapsCentrum GC __ GemeenschapsCentrum GC __ GemeenschapsCentrum GC __ GemeenschapsCentrum GC __ GemeenschapsCentrum GC __ GemeenschapsCentrum


Locatienaam BTC __ Administratiehuis BTC kantoren BTL __ Administratiehuis BTC loods LEO __ Administratiehuis Leopold II-laan LOM __ Administratiehuis Lombardstraat SCT __ Administratiehuis Sainctelette HOB __ Hoofdstedelijke Openbare Bib / Monnaie Huis

Locatiecode AHBTC AHBTL AHLEO AHLOM AHSCT BIHOB

BRO __ Jeugdtheater Bronks

CPBRO

CAA CAC DAM ELH ESS EVE HMA HMK KON KOV KRI KRK KRO LIN MAR MBC

GCCAA GCCAC GCDAM GCELH GCESS GCEVE GCHMA GCHMK GCKON GCKOV GCKRI GCKRK GCKRO GCLIN GCMAR GCMBC

__ __ __ __ __ __ __ __ __ __ __ __ __ __ __ __

Candelaershuys Candelaershuys / Wijkhuis Carloo Den Dam Elzenhof Essegem Everna Heembeek-Mutsaard / Trefcentrum Mutsaard Heembeek-Mutsaard / Buurthuis De Kleun Kontakt Kontakt / Wijkhuis Vandendriesschelaan De Kriekelaar De Kriekelaar / Wijkhuis Kattepoel De Kroon De Linde De Markten De Maalbeek / Wijkhuis Chambéry

76

GC GC GC GC GC GC GC GC GC GC GC GC GC JC JC JC JC JC JC JC JC KD KD KD KD KD KD

__ __ __ __ __ __ __ __ __ __ __ __ __ __ __ __ __ __ __ __ __ __ __ __ __ __ __

GemeenschapsCentrum GemeenschapsCentrum GemeenschapsCentrum GemeenschapsCentrum GemeenschapsCentrum GemeenschapsCentrum GemeenschapsCentrum GemeenschapsCentrum GemeenschapsCentrum GemeenschapsCentrum GemeenschapsCentrum GemeenschapsCentrum GemeenschapsCentrum Jeugdhuis Jeugdhuis Jeugdhuis Jeugdhuis Jeugdhuis Jeugdhuis Jeugdhuis Jeugdhuis Kinderdagverblijf Kinderdagverblijf Kinderdagverblijf Kinderdagverblijf Kinderdagverblijf Kinderdagverblijf


MBM MBZ NEK NOE OPW PIF PLA RID RIN VAK WAB WEG ZEY ALL CEW FAB NEH TNU VMJ VMO VMR ARI BAM CJK GUI HUM KET

__ __ __ __ __ __ __ __ __ __ __ __ __ __ __ __ __ __ __ __ __ __ __ __ __ __ __

De Maalbeek / De Moriaan De Maalbeek / Zaal Nekkersdal Ten Noey Op-Weule De Pianofabriek De Platoo De Rinck / Dorpstraat 30-32 (NIVO) De Rinck De Vaartkapoen Wabo Ten Weyngaert De Zeyp Alleman Centrum West De Fabriek (ABC) Neerhof Ten Nude Vereniging Marokkaanse Jongeren Villa Montald Villa Montald / Den 302 Arion Bambino Centrum Het Jonge Kind De Guitjes De Hummeltjes De Ketjes

77

GCMBM GCMBZ GCNEK GCNOE GCOPW GCPIF GCPLA GCRID GCRIN GCVAK GCWAB GCWEG GCZEY JCALL JCCEW JCFAB JCNEH JCTNU JCVMJ JCVMO JCVMR KDARI KDBAM KDCJK KDGUI KDHUM KDKET

KD __ Kinderdagverblijf KD __ Kinderdagverblijf KD __ Kinderdagverblijf KD __ Kinderdagverblijf KD __ Kinderdagverblijf KD __ Kinderdagverblijf KD __ Kinderdagverblijf KD __ Kinderdagverblijf OI __ OnderwijsInstelling OI __ OnderwijsInstelling OI __ OnderwijsInstelling OI __ OnderwijsInstelling OI __ OnderwijsInstelling OP __ Ander Patrimonium Onderwijs OP __ Ander Patrimonium Onderwijs WI __ WelzijnsInstelling WP __ Ander Patrimonium Welzijn WP __ Ander Patrimonium Welzijn


KIE KOL LIJ MAL STI WIN ZOK ZON ECO ENM EPR KAS ZAV

__ __ __ __ __ __ __ __ __ __ __ __ __

Kiekeboe Kollebloem 't Lijsternest Mallemuis Stijntje Windekind Zonnebloem / Koning Soldaatlaan Zonnebloem / Jansonlaan Elishout COOVI Elishout / Site Nellie Melbalaan Elishout / Proeftuin Roosdaal Kasterlinden Zaveldal

KDKIE KDKOL KDLIJ KDMAL KDSTI KDWIN KDZOK KDZON OIECO OIENM OIEPR OIKAS OIZAV

KNG __ 1210 Koningsstraat 270 (Brusselleer)

OPKNG

MRQ __ Huis van het Nederlandstalig Onderwijs

OPMRQ

POO __ Poolster

WIPOO

ANT __ 1000 Antwerpsestwg. 295 (Samenlevingsopbouw Brussel)

WPANT

VOZ __ 1150 Vogelzanglaan 44 (Opvanghuis Vogelzang)

WPVOZ

78

Bijlage 10: Richtlijnen lokaalnummering

Verkort lokaalnummer aan te brengen naast elke deur Syntaxis: verdiepingsnummer.lokaalnummer Waarbij: -

Verdiepingsnummers van 91 tot 99 zijn gereserveerd voor ondergrondse verdiepingen

Voorbeelden: 91.002 = lokaal 002 op verdieping -1 00.123 = lokaal 123 op gelijkvloers 01.012 = lokaal 012 op eerste verdieping

Volledig lokaalnummer te gebruiken in digitale documenten: Syntaxis: locatiecode_gebouwnummer_verdiepingsnummer_lokaal-nummer[_lokaaldeel] Waarbij: -

locatiecode: zie Bijlage 9: “Locatie categorieën en locatie codes van het patrimonium van de Vlaamse Gemeenschapscommissie” Gebouwnummers worden bepaald op basis de “gebouwrealiteit”, niet op basis van huisnummers of kadastrale gegevens. Gebouwnummers van 90 tot 99 zijn gereserveerd voor buitenruimte. [_lokaaldeel] = optioneel

Voorbeelden: GCELZ_01_01_010 = lokaal 010 op de eerste verdieping van gebouw 01 van het gemeenschapscentrum Elzenhof OIECO_11_91_012_zithoek = zithoek van lokaal 012 in de kelder niveau -1 van gebouw 11 van de onderwijsinstelling Elishout-COOVI


79

Bijlage 11: Richtlijnen sleutelnummering

Sleutelnummer aan te brengen op sleutellabel: Syntaxis: locatiecode_sleutelnummer_kopienummer_[omschrijving] Waarbij: locatiecode: zie Bijlage 9:” Locatie categorieën en locatie codes van het patrimonium van de Vlaamse Gemeenschapscommissie” [] = optioneel Voorbeelden: GCELZ_1754_3 = 3de kopie van de sleutel nr. 1754 van het gemeenschapscentrum Elzenhof EXMRQ_RD15-C_1_Loper voordeur = 1ste kopie van de sleutel nr. RD15-C voor het Huis van het Nederlandstalig Onderwijs.


80

Bijlage 12: Aspecten van mogelijke uitbreiding

Gebouwgebonden facilitair beheer Gebouwen Gebouwinstallaties Terreinen Belastingen Heffingen Verzekeringen Bekabeling Contracten [verplichte keuringen, verplichte controles, onderhoudscontracten (HVAC, liften, LS/HS, waterverzachters……] Elektrische installaties + beveiliging Energiebeheer Onderhoudsbeheer (planning, uitvoeren, opvolgen): zie ook Bijlage 16: Aspect van uitbreiding: interne procedure onderhoudsbeheer . Inrichting (gordijnen, overgordijnen, zonnewering, behangen, verven…..) Milieuvergunning Brandveiligheid (detectie, bestrijding……) Asbestinventarissen Toegangscontrole, inbraakbeveiliging,…. Beheer technische documentatie Documentbeheer (bestekken, standaardformulieren…..) Facilitaire dienstverlening Aankoop meubilair Telecom en telematica Aankoop/huur apparatuur/toestellen (kopieermachines, inbindtoestellen, los keukenmateriaal, koffiemachines, koelkasten, computers, printers…….) Onderhoudscontracten apparatuur Schoonmaakbeheer Afvalbeheer Cateringbeheer Bewaking gebouwen Economaat (aankoop en stockbeheer) van papierwaren en bureaumateriaal Linnenkamer (werkkledij, wassen en onderhouden….) Fleet (aankoop voertuigen, onderhoud, herstellingen, taksen, verzekering….) Verhuismanagement Transport/postdistributie (estafette) Opbouw standen, tentoonstellingen, grote manifestaties…. Drukkerij / reprografie Archivering Activiteitenbeheer Beheer van lokaalreservaties Beheer van materiaal Beheer van medewerkers


81

Bijlage 13: Schema netwerkverbinding hoofdgebouw/bijgebouw VGC


82

Bijlage 14: Voorbeeld van een (ingevulde) projectfiche (Microsoft Word Document)

PROJECTFICHE gebouw

:

Directie gebouwen en logistiek Huis voor het Nederlandstalig Onderwijs, Marcqstraat 16, 1000 Brussel

onderwerp

:

Verbouwing van een kantoorgebouw tot H.N.O. – algemene aanneming.

opsteller

:

projectcode

:

EXMRQ0501

datum

:

30/04/2007

Afbakening van het project Feiten en/of historische schets

Overzicht van de belangrijkste beslissingen: −

CB 01/423 van 27 oktober 2001: aankoop van het onroerend goed

−

BGA Dir4/G&L-nr. 02/026 van 30 januari 2002: uitschrijven van een beperkte offerteaanvraag voor de aanstelling van een architect

−

CB 02/215 van 23 mei 2002: aanduiding van de architect

−

BGA Dir4/G&L-nr. 03/004 van 28 januari 2003: goedkeuring van het ontwerp en de gunning van de opdracht voor de aanstelling van een studiebureau stabiliteit

−

BGA Dir4/G&L-nr. 03/005 van 28 januari 2003: aanstelling van studiebureau speciale technieken

−

CB 04/299 van 13 mei 2004: goedkeuring van het ontwerp en het uitschrijven van een openbare aanbesteding

Doel van het project

Naam van het gebouw: “Huis voor het Nederlandstalig Onderwijs” Ligging van het gebouw: Marcqstraat 16-18 te 1000 Brussel Functie van het gebouw: Huisvesting met vergader- en leslokalen van een aantal vzw’s gericht op het beleidsdomein onderwijs (Brusselleer, Nascholingscentrum Brussel, BITS2, Voorrangsbeleid Brussel, Taalvaart,…). Het programma van de geplande werken: totale renovatie van het gebouw met behoud van de bestaande structuur. Streefdatum

- Datum aanvang van het project (aanstelling ontwerpteam): 23/05/2002 bij CB 02/215


83

- Datum aanvang van de werken : 03/04/2006 Datum einde van de werken : eind 2007 Stand van zaken

Ontwerpdossier - Aanstelling ontwerpteam datum

Lastenboek Besluit voor goedkeuring van lastenboek en aanbestedingsprocedure − Nr. besluit : besluit G.A. 02/026 Publicatie Gunningverslag Besluit voor aanstelling van de ontwerper − Nr. besluit : Collegebesluit 02/215 Meldingsbrief niet weerhouden ontwerpers Meldingsbrief weerhouden ontwerper Bevel van aanvang

30/01/2002 02/11/2001 02/04/2002 23/05/2002

- Projectverloop datum

Schetsontwerp Voorontwerp Definitief ontwerp Bouwaanvraag en milieuvergunning Aflevering stedenbouwkundige vergunning Uitvoeringsontwerp Aanbestedingsdocumenten

Uitvoering - Aanstelling aannemer datum

Besluit voor de goedkeuring van het lastenboek en de aanbestedingsprocedure − Nr. besluit : Collegebesluit 04/229 Publicatie o Eerste publicatie o Tweede publicatie o Datum aanbesteding Gunningverslag Besluit voor aanstelling van de aannemer − Nr. besluit : Collegebesluit 05/420 Meldingsbrief niet weerhouden aannemers Meldingsbrief weerhouden aannemer Versturen bestelbon Goedkeuring van het ingediende VGP door veiligheidscoördinator (15 dagen na bestelling) Bevel van aanvang


13/05/04 30/07/04 06/08/04 09/09/04 21/09/04 22/09/05 19/01/05 23/12/04 OK 17/03/06

84

Start werken

03/04/06

- Administratieve voorbereiding

Borgstelling (max 30 kalenderdagen na bestelling) Werfaangifte aan NAVB (min 15 dagen voor aanvangsdatum) Werfaangifte aan de technische inspectie (min 15 dagen voor aanvangsdatum) Goedkeuring risicoanalyse (min 15 dagen voor aanvangsdatum) Plaatsbeschrijving Uitvoeringstermijn Verzekering van de hoofdaannemer Lijst onderaannemers Registratie en erkenning onderaannemers Vuurvergunning Richtlijnen werfpaneel Typedocumenten voor vorderingsstaten Aanvraag definitieve aansluiting nutsvoorzieningen Verwittigen van gewest en gemeente en kabinet over aanvangsdatum werken (min 15 dagen voor aanvangsdatum)

datum 13/02/06 OK

13/11/06 390 KD 28/03/06 OK OK OK OK OK

- Uitvoering Datum Werfvergaderingen Vorderingsstaten en facturatie - Vorderingstaat 1 - Vorderingstaat 2 - Vorderingstaat 3 - Vorderingstaat 4 - Vorderingstaat 5 - Vorderingstaat 6 - Vorderingstaat 7 - Vorderingstaat 8 - Vorderingstaat 9 - Vorderingstaat 10 - Vorderingstaat 11 - Vorderingstaat 12 (ontvangst 07/04/2007) - Vorderingstaat 13 (ontvangst 30/04/2007) Termijnverlengingen Besluit voor de goedkeuring van de termijnverlengingen − − − − −

BGA Dir4/G&L/154 en BGA Dir4/G&L/REN/-nr.07/007: termijnverlenging 2 kalenderdagen BGA Dir4/G&L/-nr.06/169 en BGA Dir4/G&L/REN/-nr.07/008: termijnverlenging 14 kalenderdagen BGA Dir4/G&L/-nr.06/176: termijnverlenging 5 kalenderdagen BGA Dir4/G&L/-nr.06/204 en BGA Dir4/G&L/REN/-nr.07/009: termijnverlenging 28 kalenderdagen BGA Dir4/G&L/-nr.06/290 en BGA Dir4/G&L/REN/-nr.07/010: termijnverlenging 10 kalenderdagen


OK OK OK OK OK OK OK OK OK OK OK Bij aan Bij arch 74 01/08/2006 17/08/2006 24/08/2006 26/09/2006 06/12/2006

85

− BGA Dir4/G&L/-nr.07/12: termijnverlenging 13 kalenderdagen − BGA Dir4/G&L/-nr.07/029: termijnverlenging 2 kalenderdagen Kennisgeving goedkeuring termijnverleningen − − −

BGA Dir4/G&L/154 en BGA Dir4/G&L/REN/-nr.07/007: termijnverlenging 2 kalenderdagen BGA Dir4/G&L/-nr.06/169 en BGA Dir4/G&L/REN/-nr.07/008: termijnverlenging 14 kalenderdagen BGA Dir4/G&L/-nr.06/176: termijnverlenging 5 kalenderdagen

−

BGA Dir4/G&L/-nr.06/204 en BGA Dir4/G&L/REN/-nr.07/009: termijnverlenging 28 kalenderdagen − BGA Dir4/G&L/-nr.06/290 en BGA Dir4/G&L/REN/-nr.07/010: termijnverlenging 10 kalenderdagen − BGA Dir4/G&L/-nr.07/12: termijnverlenging 13 kalenderdagen − BGA Dir4/G&L/-nr.07/029: termijnverlenging 2 kalenderdagen Meerwerken of verrekeningen Besluit voor de goedkeuring van de verrekeningen − BGA Dir4/G&L/154 en BGA Dir4/G&L/REN/-nr.07/007: Meerwerk nr. 1 (verrekeningsvoorstellen 1B en 2) − BGA Dir4/G&L/-nr.06/169 en BGA Dir4/G&L/REN/-nr.07/008: meerwerk nr. 2 (verrekeningsvoorstel 4) − BGA Dir4/G&L/-nr.06/176: meerwerk nr. 3 (verrekeningsvoorstel 3) − BGA Dir4/G&L/-nr.06/204 en BGA Dir4/G&L/REN/-nr.07/009: meerwerk nr. 4 (verrekeningsvoorstel 6bis) − BGA Dir4/G&L/-nr.06/290 en BGA Dir4/G&L/REN/-nr.07/010: meerwerk nr. 5 (verrekeningsvoorstel 9) − BGA Dir4/G&L/-nr.07/12: meerwerk nr. 6 (verrekeningsvoorstel 7B)

21/02/2007 19/03/2007 13/09/2006 29/08/2006 31/08/2006 04/10/2006 14/12/2006 21/02/2007 29/03/2007

01/08/2006 17/08/2006 24/08/2006 26/09/2006 06/12/2006

−

21/02/2007 19/03/2007

−

13/09/2006

BGA Dir4/G&L/-nr.07/029: meerwerk nr. 7 (verrekeningsvoorstellen 8B, 11BIS, 13 en 14) Bestelbon voor meerwerken of verrekeningen Kennisgeving goedkeuring verrekeningen

BGA Dir4/G&L/154 en BGA Dir4/G&L/REN/-nr.07/007: Meerwerk nr. 1 (verrekeningsvoorstellen 1B en 2) − BGA Dir4/G&L/-nr.06/169 en BGA Dir4/G&L/REN/-nr.07/008: meerwerk nr. 2 (verrekeningsvoorstel 4) − BGA Dir4/G&L/-nr.06/176: meerwerk nr. 3 (verrekeningsvoorstel 3) − BGA Dir4/G&L/-nr.06/204 en BGA Dir4/G&L/REN/-nr.07/009: meerwerk nr. 4 (verrekeningsvoorstel 6bis) − BGA Dir4/G&L/-nr.06/290 en BGA Dir4/G&L/REN/-nr.07/010: meerwerk nr. 5 (verrekeningsvoorstel 9) − BGA Dir4/G&L/-nr.07/12: meerwerk nr. 6 (verrekeningsvoorstel 7B) − BGA Dir4/G&L/-nr.07/029: meerwerk nr. 7 (verrekeningsvoorstellen 8B, 11BIS, 13 en 14) Opmeting VH Besluit voor de goedkeuring van de overschrijding van de VH − Nr. besluit : Collegebesluit / besluit G.A. Proces - verbaal ingebrekestelling − Ingebrekestelling 1 Kennisgeving ingebrekestelling − Ingebrekestelling 1


29/08/2006 31/08/2006 04/10/2006 14/12/2006 23/03/2007 29/03/2007

21/06/2006 22/06/2006

86

Reactie van aannemer (max 15 dagen na kennisgeving ingebrekestelling) − Ingebrekestelling 1 Besluit voor de vastlegging van de prijsherzieningen − BGA Dir4/G&L/-nr.06/304: tot vorderingstaat nummer 6

26/06/2006 12/12/2006

- Afsluiten van de aanneming datum

Voorlopige oplevering Plaatsbeschrijving Eindstaat Besluit voor de goedkeuring van de eindafrekening − Nr. besluit : Collegebesluit / besluit G.A. Terugvordering van gelden bij de financieringsbronnen Borgtocht – teruggave 1e helft Definitieve oplevering Borgtocht – teruggave 2e helft


87

Overzicht van de totale verwachte uitgaven

Bouwkosten inclusief BTW: > Type werken – alg. aanneming volgens gunning CB 05/420 van 22/09/2005 > TOTAAL: 2.367.537,15 EUR Bouwkosten inclusief BTW, inclusief prijsherzieningen en reserve tijdens uitvoering van de werken. Inclusief erelonen en BTW op erelonen. > TOTAAL: 3.393.787,58 EUR VOORZIENE UITGAVEN Basis voor berekening: kostprijs van alle werken excl. BTW:

1.956.642,27

GOEDGEKEURDE ENVELOPPE factoren

PROGNOSE VAN DE WERKELIJKE UITGAVEN

totaalbedrag

totaalbedrag

2.367.537,15

2.367.537,15

236.753,72

SALDO

waarvan

waarvan

enveloppe vs.

gekend bedrag

geraamd bedrag

2.367.537,15

0,00

0,00

236.753,72

93.466,68

143.287,04

0,00

prognose

Basisbedrag

incl. BTW 21%

Gebruikelijke reserve meerwerken

incl. BTW 21%

Uitzonderlijke meerwerken 1

incl. BTW 21%

0,00

0,00

0,00

0,00

0,00


incl. BTW 21%

0,00

0,00

0,00

0,00

0,00

Prijsherzieningen (indexering)

234.386,18

375.385,75

40.351,96

335.033,79

-140.999,57

397.414,78

414.110,96

221.194,26

192.916,70

-16.696,18

3.236.091,83

3.393.787,58

2.722.550,05

671.237,53

-157.695,75

10%

incl. BTW 21%

9%

w aarvan op basisbedrag en gebruikelijke reserve

234.386,18

w aarvan op uitzonderlijke meerw erken

0,00

Erelonen

incl. BTW 21%

14%

w aarvan op basisbedrag en gebruikelijke reserve

397.414,79

w aarvan op uitzonderlijke meerw erken

0,00

factor 1,65

ALGEMEEN TOTAAL

w aarvan subtotaal zonder uitzonderlijke meerw erken factor 1,65

3.236.091,84

TE VOORZIENE MIDDELEN

BEGROTING 2007

TOTAAL VASTLEGGINGEN

2.724.848,39

voor 2005

2.575.572,78

2005

43.087,60

2006

84.360,19

vastgelegd 2007

21.827,82

huidig saldo begroting 2007

478.172,18

VOORZIEN: 500.000,00

3.203.020,57 TOT OP HEDEN VOORZIEN

nog te voorzien bij wijziging 2007

190.767,01

2008

0,00

2009

0,00

2010

0,00

na 2010

0,00

TOTAAL NOG TE VOORZIENE BUDGETTEN

190.767,01

3.393.787,58 TOTAAL BUDGET


88

Samenstelling ontwerpteam Externe architect

Aangestelde architect voor het uitwerken en het leiden van dit project Naam: Architectenbureau WAW – Dominique Plantefève Castryck & Eric Helsen Adres: Bosstraat 38, 1620 Drogenbos Tel: 02/344.43.20 Fax: 02/344.67.56 E-mail: [email protected] Studiebureau stabiliteit

Aangestelde studiebureau voor het uitwerken van de stabiliteitswerken. Naam: ABT België nv Adres: Kammenstraat 18, 2000 Antwerpen Tel: 03/205.02.70 Fax: 03/205.02.79 E-mail: [email protected] Studiebureau speciale technieken

Aangestelde studiebureau voor het uitwerken van de technieken. Naam: Libost-Groep nv Adres: Herckenrodesingel 101, 3500 Hasselt Tel: 011/26.08.70 Fax: 011/26.08.80 E-mail: [email protected] Veiligheidscoördinator ontwerp

Naam: ECO SAFE bvba – Piet Vercruysse Adres: Mottestraat 2, 9771 Kruishoutem Tel: 09/383.87.35 Fax: 09/383.87.55 E-mail: [email protected] Veiligheidscoördinator verwezenlijking

Naam: ECO SAFE bvba – Piet Vercruysse Adres: Mottestraat 2, 9771 Kruishoutem Tel: 09/383.87.35 Fax: 09/383.87.55 E-mail: [email protected] Aannemer

Naam: PIT Antwerpen nv Adres: Starrenhoflaan 27, 2950 Kapellen Tel: 03/605.14.33 Fax: 03/6051476 E-mail: [email protected]


89

Samenstelling projectteam VGC Opdrachtgever

Vlaamse Gemeenschapscommissie Directie Onderwijs Projectteam VGC Gebouwen & Logistiek

Projectteam samengesteld binnen de directie Gebouwen & Logistiek (fax 02/482.00.72): Projectverantwoordelijke:

Leden van de stuurgroep


90

Bijlage 15: Voorbeeld van een (ingevulde) financiële fiche (Microsoft Excel document) PROJECT:

VERBOUWEN VAN EEN KANTOORGEBOUW TOT "HUIS VOOR HET NEDERLANDSTALIG ONDERWIJS"

projectcode: Adres: Bestuur:

EXMRQ0501 Marqstraat 16/18, 1000 Brussel Vlaamse Gemeenschapscommissie, Directie Gebouwen & Logistiek, Technologiestraat 1, 1082 Brussel

FASE: Begrotinsgartikel:

UITVOERING 830/723-52

FINANCIEEL PROJECTOVERZICHT

VERSIE:

12/04/2007

PROGNOSE VAN DE WERKELIJKE UITGAVEN totaalbedrag waarvan waarvan gekend bedrag geraamd bedrag 2.367.537,15 2.367.537,15 0,00

SALDO enveloppe vs. prognose 0,00

VOORZIENE UITGAVEN Basis voor berekening: kostprijs van alle werken excl. BTW:

1.956.642,27

GOEDGEKEURDE ENVELOPPE factoren totaalbedrag Basisbedrag

incl. BTW 21%

Gebruikelijke reserve meerwerken

incl. BTW 21%


2.367.537,15 10%

236.753,72

236.753,72

93.466,68

143.287,04

0,00

incl. BTW 21%

0,00

0,00

0,00

0,00

0,00


incl. BTW 21%

0,00

0,00

0,00

0,00

0,00

Prijsherzieningen (indexering)

234.386,18

385.210,03

48.566,38

336.643,66

-150.823,85

397.414,78

414.997,94

221.194,26

193.803,68

-17.583,16

3.236.091,83

3.404.498,84

2.730.764,47

673.734,38

-168.407,01

incl. BTW 21%

9%

waarvan op basisbedrag en gebruikelijke reserve

234.386,18

waarvan op uitzonderlijke meerwerken

0,00

Erelonen

incl. BTW 21%

14%

waarvan op basisbedrag en gebruikelijke reserve

397.414,79

waarvan op uitzonderlijke meerwerken

0,00

ALGEMEEN TOTAAL

factor 1,65

waarvan subtotaal zonder uitzonderlijke meerwerken factor 1,65

3.236.091,84

TE VOORZIENE MIDDELEN TOTAAL VASTLEGGINGEN voor 2005 2005 2006 BEGROTING 2007

VOORZIEN: 500.000,00

vastgelegd 2007

21.827,82

huidig saldo begroting 2007

478.172,18

nog te voorzien bij wijziging 2007

196.693,62

2008 2009 2010 na 2010 TOTAAL NOG TE VOORZIENE BUDGETTEN


2.718.921,78 202.109,02 2.410.624,75 84.360,19

1.160.866,19 tot op heden gefaktureerd of gevorderd

3.197.093,96 TOT OP HEDEN VOORZIEN

0,00 0,00 0,00 0,00 fout in te voorziene budgetten 207.404,88

3.404.498,84 TOTAAL BUDGET

91

Bijlage 16: Aspect van uitbreiding: interne procedure onderhoudsbeheer voor de behandeling van interne vragen.

DIRECTIE GEBOUWEN EN LOGISTIEK - INTERNE PROCEDURE BEHANDELING AANVRAGEN

WORKFLOW

AANVRAGER: Taken: 1. Vult het formulier “aanvraagformulier gebouwen” zo nauwkeurig mogelijk in. 2. Stuurt het ingevulde formulier per e-mail naar [email protected] of naar [email protected] met een kopie aan zijn directeur of verantwoordelijke.

SECRETARESSE: Taken: 1. Geeft elke aanvraag een taaknummer 2. Voegt de taak toe aan de takenlijst 3. Stuurt de aanvraag per e-mail door naar: a. De locatiebeheerder voor een gebouwgebonden aanvraag met CC aan projectverantwoordelijke werkeenheid gebouwen en BCC aan [email protected] b. De facilitybeheerder voor een facilitaire aanvraag met CC aan de facilityverantwoordelijke en BCC aan [email protected] Termijn: Ontvangst aanvraagformulier + 2 werkdagen

Facilitaire aanvraag Gebouwgebonden aanvraag LOCATIEBEHEERDER: Taken: 1. Bevestigt de aanvrager per e-mail de ontvangst van de aanvraag met BCC aan [email protected] en informeert waar mogelijk reeds over de gekozen oplossingsstrategie. Overlegt indien nodig met de projectverantwoordelijke werkeenheid gebouwen. Termijn: Ontvangst taak + 5 werkdagen

FACILITYBEHEERDER: Taken: 1. Bevestigt de aanvrager per e-mail de ontvangst van de aanvraag met BCC aan [email protected] en informeert waar mogelijk reeds over de gekozen oplossingsstrategie. Overlegt indien nodig met de facilityverantwoordelijke Termijn: Ontvangst taak + 5 werkdagen

LOCATIEBEHEERDER of PROJECTEIGENAAR: Taken: 1. Behandelt het probleem en overlegt indien nodig met de projectverantwoordelijke werkeenheid gebouwen 2. Informeert de aanvrager en de locatiebeheerder regelmatig over de vooruitgang 3. Bevestigt alle gemaakte afspraken met de aanvrager per e-mail met BCC aan [email protected] 4. Meldt per e-mail aan de aanvrager wanneer de aanvraag is voltooid met CC aan de gebouwverantwoordelijke

FACILITYBEHEERDER: Taken: 1. Behandelt het probleem en overlegt indien nodig met de facilityverantwoordelijke 2. Informeert de aanvrager regelmatig over de vooruitgang 3. Bevestigt alle gemaakte afspraken met de aanvrager per e-mail met BCC aan [email protected] 4. Meldt per e-mail aan de aanvrager wanneer de aanvraag is voltooid met CC aan de facilityverantwoordelijke.

PROJECTVERANTWOORDELIJKE GEBOUWEN Taken: 1. Schrapt taak van takenlijst

FACILITYVERANTWOORDELIJKE Taken: 1. Schrapt taak van takenlijst

AFSPRAKEN E-MAILS 1. In het onderwerpveld van elke e-mail die wordt verstuurd, wordt steeds het taaknummer vermeldt.

BETROKKEN PERSONEN BINNEN DE WERKEENHEID GEBOUWEN

2. Afspraken worden steeds bevestigd per e-mail met BCC aan het e-mailarchief ([email protected] voor gebouwgebonden aanvraag / [email protected] voor facilitaire aanvraag)

DIRECTEUR:

BETROKKEN PERSONEN BINNEN DE WERKEENHEID FACILITAIR BEHEER

SECRETARESSE:

DIRECTEUR:

TAAKNUMMER

PROJECTVERANTWOORDELIJKE WERKEENHEID GEBOUWEN:

SECRETARESSE:

Het taaknummer wordt toegekend door de SECRETARESSE en heeft volgende vorm:

LOCATIEBEHEERDERS/PROJECTEIGENAARS:

GEBOUWCODE-jjmmdd-volgnummer

FACILITY VERANTWOORDELIJKE: FACILITYBEHEERDER:

Voorbeeld: GCPIF-060212-E00013 E-MAILARCHIEVEN Het e-mailarchief [email protected] is een gemeenschappelijke e-mailbox die toegankelijk is voor alle betrokken personen binnen de werkeenheid gebouwen. Het e-mailarchief [email protected] is een gemeenschappelijke e-mailbox die toegankelijk is voor alle betrokken personen binnen de werkeenheid facilitair beheer. E-mails in deze archieven worden automatisch gesorteerd per gebouw op basis van de gebouwcode in het taaknummer, dat moet worden vermeld in het onderwerpveld van de e-mail .


92

DEEL C

VORM EN INHOUD VAN DE OFFERTE


93

C.1. Opmerking

De offerte dient op straffe van nietigheid, in overeenstemming te zijn met onderstaand model of elk ander document, conform gecertificeerd, en moet door de inschrijver of diens afgevaardigde ondertekend zijn. Minstens de de prijstabel dient verplichtend afgeleverd te worden op een CD-ROM. Alle schrappingen, overschrijvingen en aanvullende of wijzigende opgaven, zowel in de offerte als in de bijlagen, die van aard zijn dat zij de essentiële voorwaarden van de overeenkomst kunnen beïnvloeden, dienen eveneens door de inschrijver of diens afgevaardigde ondertekend te zijn.


94

C.2. Offertemodel

In te vullen door de inschrijvers: De onderneming . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . (firmanaam of benaming, vorm, nationaliteit en adres van de maatschappelijke zetel) vertegenwoordigd door ondergetekende . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . (naam, voornaam en functie) verbindt zich ertoe, op zijn roerende en onroerende goederen, de prestaties die het voorwerp van dit bestek uitmaken, te verstrekken met inachtneming van de bepalingen en voorwaarden van het bestek VGC/, tegen betaling van de prijzen (bedragen exclusief BTW) van de posten vermeld in onderstaand model van prijzenopmaak. bevestigt dat hij gecontroleerd heeft dat zijn offerte volledig in overeenstemming is met alle opgaven zoals opgesomd in het bijzonder bestek VGC/AZ2006.01 en neemt hiervoor de volledige verantwoordelijkheid op. verklaart dat alle opgaven die strijdig zijn met het door de aanbestedende overheid voorgeschreven model, ongeldig geacht worden. De inschrijver erkent door het indienen van onderhavige offerte, dat hij zich schikt naar alle administratieve, juridische en technische bepalingen van het bijzonder bestek. De inschrijver verklaart alle verplichtingen zoals die voortvloeien uit de wetgeving op de overheidsopdrachten alsook de bijzondere bepalingen van het bijzonder bestek VGC/AZ2006.01, begrepen te hebben. De opdracht is aan deze bepalingen onderworpen met uitsluiting van enige andere bepaling, in het bijzonder de algemene verkoopvoorwaarden uitgevaardigd door de inschrijver. (door de inschrijver in te vullen, te dateren en te ondertekenen en bij zijn offerte te voegen).


95

MODEL VAN DE PRIJZENOPMAAK + AANVULLENDE INLICHTINGEN (door de leverancier in te vullen, te dateren en te ondertekenen en bij zijn offerte te voegen). N.B.: De opmaak van de posten kan door de inschrijvers aangepast worden naargelang de specifieke componenten die zij voorstellen, op voorwaarde dat de aanbestedende overheid de te betalen prijs ondubbelzinnig en voor elk geval kan aflezen.

a) Prijzen bij aankoop en huur (trimestriële bijdrage, etc) voor een periode van vier jaar De leverancier is verplicht de bijgevoegde Excel tabellen in de prijsofferte in te sluiten.

Beschrijving van de posten

Prijs per eenheid

(kostprijselementen)

in euro(*)

hoeveel heid

Totaal

(in cijfers) Post 1 - Licenties Totaal post 1 Post 2 – Diensten - consulting - opleiding - programmering op maat Totaal post 2 Post 3 - Installatie Totaal post 3 Post 4 – Onderhoudskost per jaar Bijzonder bestek nr. VGC/FBINK0701

96

Totaal post 4 Post 5 – Eventuele bijkomende softwarecomponenten

Totaal post 5 TOTALE NETTO PRIJS EXCL. BTW (*) De opgegeven prijs moet globaal zijn (dit wil zeggen alle kosten en lasten inbegrepen) en exclusief BTW.

Leveringsadres: Vlaamse Gemeenschapscommissie (hierna de VGC genoemd) Directie Gebouwen en Logistiek Technologiestraat 1 1082 BRUSSEL

b) Aanvullende inlichtingen Te verstrekken indien nog niet beschreven in de prijzentabel. 1. Technische inlichtingen Op te stellen volgens de specificaties. -… -… -… 2. Referenties voor het voorgestelde product 3. Waarborgtermijn


97

4. Leveringstermijn 5. Herstellingen en reparaties Indien hij ze kan verstrekken, dient de inschrijver de kostprijs op te geven voor herstelling en reparatie van de voorgestelde producten, hetzij in zijn lokalen, hetzij in de lokalen aangeduid door het Vlaamse Gemeenschapscommissie, beperkt tot het territorium van het Brussels Hoofdstedelijk Gewest 6. Prijzen van de accessoires, uitbreidingen en onderdelen Op te stellen volgens de specificaties. -… -… -… 7. Beveiligingssystemen Op te stellen volgens de specificaties. -… -… -…


98

C.3 Te verstrekken inlichtingen: 1. R.S.Z.-inschrijving(en) nr(s).: ................................................................................................. 2. B.T.W.-nr(s). (alleen in België): ................................................................................................. 3. Rekeningnummer voor de betalingen. 4. De geschikte certificaten, attesten en/of verklaringen, die geëist worden overeenkomstig art. 43 van het genoemde K.B. van 08.01.1996 (cf. punt A.1.14.1 paragraaf 1). 5. Informatie over de financiële en economische draagkracht, die geëist wordt overeenkomstig art. 44 van het genoemde K.B. van 08.01.1996 (cf. punt A.1.14.1 paragraaf 2). 6. Informatie over de technische draagkracht van de inschrijver, die geëist wordt overeenkomstig art. 45 van het genoemde K.B. van 08.01.1996 (cf. punt A.1.14.1 paragraaf 3). De betalingen dienen uitgevoerd te worden op rekening nr. . . . . . . . . . . . . . . van ondergetekende;

of: De aanbestedende overheid kwijt zich op gegronde wijze van zijn schuld door het storten van de verschuldigde som op rekening nr. . . . . . . . . . . . . . . . van (bank of particulier): . . . . . . . . . . . . . . . . . Opgemaakt te . . . . . . . . . . . . . . . . . , op . . . . . . . . . . . . 19. . . DE INSCHRIJVER (1)


99

(1) Betreffende de offertes ingediend door een vereniging zonder rechtspersoonlijkheid, zie art. 93 van het koninklijk besluit van 08.01.1996. Voor de offertes ingediend door de mandatarissen, zie art. 94 van het koninklijk besluit van 08.01.1996.

Gezien om gevoegd te worden bij het collegebesluit nr. 07/ van 21 juni 2007 houdende de goedkeuring van het bijzonder bestek en het uitschrijven van een algemene offerteaanvraag voor de levering van een softwarepakket voor gebouwgebonden facilitair beheer (fase 1) voor de directie Gebouwen & Logistiek . De Collegeleden,

Brigitte GROUWELS


Pascal SMET

Guy VANHENGEL

100

001

Recommend Documents