> Communicatie korten pensioen > Tijdspad > Online tool > Individuele brief > Integratie UPO-proces > Maatwerk > Kosten Februari 2012
Communicatie korten pensioen
2012 staat in de pensioenwereld tot nu toe in het teken van de aangekondigde korting op de pensioenen. In de media wordt vrijwel dagelijks aandacht aan dit onderwerp besteed. DNB heeft 20 februari 2012 aangegeven dat 103 pensioenfondsen in 2013 hun ‘Korten van pensioen? pensioenen moeten gaan korten. Dit zorgt voor veel onrust Communiceer op maat, met onder de deelnemers. Mogelijk bent u één van deze 103 de tools van ActuIT!’ pensioenfondsen, en ontkomt u ook niet aan de maatregel om de pensioenen te korten. Essentieel hierbij is een goede communicatie met uw deelnemers. Uiteraard willen uw deelnemers zo snel mogelijk weten of en met welk percentage hun pensioenfonds van plan is te gaan korten. Maar uiteindelijk wil de deelnemer vooral weten wat het effect van de korting op zijn portemonnee is. U kunt dit inzicht geven door uw deelnemers individueel te laten zien wat het netto effect van de korting is. ActuIT heeft zowel een online tool als een individuele brief ontwikkeld waarmee u uw deelnemers kunt laten zien wat voor hen de gevolgen zijn van de korting bij uw fonds. Deze kant en klare producten kunnen we snel naar uw wens en huisstijl inrichten. Hiermee kunt u met minimale inspanning en kosten zorgen dat uw deelnemers goed geïnformeerd worden.
2
Tijdspad communicatie
In een aantal stappen informeert u uw deelnemers over de korting.
Stap 1 is het aankondigen van de korting die u als pensioenfonds voornemens bent toe te passen. In mei 2012 moet u uw deelnemers uiterlijk informeren als u van plan bent om in 2013 de pensioenen te korten. Dit informeren kunt u via verschillende kanalen doen. Per brief of via uw website kunt u bijvoorbeeld laten weten wat het kortingspercentage is dat u wilt gaan toepassen. Deze boodschap is dus voor al uw deelnemers hetzelfde, en kan daarom op uw website of in een algemene brief worden vermeld. Bij het geven van deze algemene informatie kunt u aankondigen wanneer en hoe u meer details over de individuele gevolgen van de korting zult geven. Zonder deze aankondiging loopt u de kans overstelpt te worden met vragen van deelnemers over hun individuele situatie.
In stap 2 geeft u uw deelnemers deze details. U kunt gebruik maken van de standaard brief en de kant en klare online tool die ActuIT ontwikkeld heeft om de deelnemer op individueel niveau het netto effect van de korting ‘Deelnemers willen weten te laten zien. Dit netto effect zal getoond worden in een wat de korting voor hen overzicht waarin ook de AOW wordt meegenomen.
persoonlijk betekent.’
3
Begin 2013 is de definitieve balans opgemaakt over 2012, en weet u of u daadwerkelijk een korting op de pensioenen moet toepassen, en hoe hoog deze korting is.
In stap 3 informeert u uw deelnemers over deze korting. Juist op dit moment zullen deelnemers willen weten wat dit voor hen persoonlijk betekent. Met een individuele brief kunt u uw deelnemers weer informeren. U kunt daarbij gebruik maken van dezelfde opzet als bij stap 2, en de tekst laten aanpassen naar de situatie van de definitieve korting.
4
Online tool
ActuIT heeft een internet tool ontwikkeld die inzichtelijk maakt wat de individuele gevolgen van de korting zijn. De internet tool is een kant en klaar product, dat wij eenvoudig en snel naar uw wens en huisstijl kunnen inrichten. Uiteraard rekent de online tool met het kortingspercentage of de bandbreedte van het kortingspercentage dat voor uw pensioenfonds van toepassing is. Vanaf uw website kunt u een link opnemen naar de online tool. Met de online tool kunt u dus op een laagdrempelige manier al uw deelnemers bereiken, en de informatie geven die zij nodig hebben om te begrijpen wat voor hen het korten van het pensioen betekent! Zowel voor uw gepensioneerde deelnemers die direct de gevolgen van de korting op hun uitkering merken, als uw actieve en premievrije deelnemers waarvoor het bereikbare pensioen zal afnemen.
Uw situatie en huisstijl De online tool is ontwikkeld om gemakkelijk te kunnen worden aangepast aan de situatie die van toepassing is bij uw pensioenfonds. Naast de hoogte van het kortingspercentage dat u voornemens bent toe te passen kunnen wij ook eenvoudig de layout aanpassen. Hiermee kunt u uw deelnemers een online tool tonen die een vertrouwd beeld van uw pensioenfonds geeft. In de tool zullen wij de volgende elementen van uw fonds opnemen: 1. Kortingspercentage of bandbreedte van kortingspercentage 2. Fondsnaam 3. Contactgegevens 4. Tijdvakken van pensioenuitkeringen die kunnen voorkomen 5. Logo 6. Huisstijl kleuren en lettertypes U levert deze gegevens aan, en wij verwerken deze in de online tool. Hiermee is de online tool direct klaar voor gebruik in uw huisstijl voor uw deelnemers!
Inhoud online tool De online tool bestaat uit 3 verschillende pagina’s. Op alle pagina’s zal het logo van uw pensioenfonds worden opgenomen, en zal de tekst in uw huisstijl zijn. De eerste pagina is de welkomstpagina. Op deze pagina wordt uitgelegd wat het doel is van de online tool. In de uitleg wordt de naam van uw pensioenfonds vermeld, en het kortingspercentage dat u voornemens bent toe te passen. U heeft de mogelijkheid om van deze standaard tekst af te wijken. U kunt ons dan een aangepaste tekst sturen die u wilt tonen in de online tool. Pagina twee is de invoerpagina. Op deze pagina moeten uw deelnemers enkele gegevens uit hun Uniform Pensioenoverzicht invullen. Voor elk van de tijdvakken die voor uw fonds van toepassing zijn
5
(bijvoorbeeld tijdelijk pensioen van 63 jaar tot 65 jaar, en levenslang pensioen vanaf 65 jaar) moet de deelnemer het opgebouwde en het te bereiken pensioen invullen. Op basis van deze gegevens berekent de online tool wat de invloed van de korting op het te bereiken pensioen is. Daarnaast moet de deelnemer aangeven wat de huwelijkse staat is. De huwelijkse staat wordt gebruikt om de hoogte van de AOW vast te stellen waar de online tool rekening mee moet houden.
‘Online tool: met weinig
Bij elk van de invoervakken zal een uitleg komen te staan wat inspanning maximaal de deelnemer moet invullen. U heeft de mogelijkheid om deze effect!’ uitleg af te stemmen op het UPO van uw fonds. U kunt ons uw UPO sturen, zodat in de online tool bij de invoervakken een plaatje van uw UPO getoond kan worden. Hiermee kan de deelnemer precies zien welk getal hij van welke plek in het UPO moet invullen bij elk invoervak. Pagina 3 tenslotte is de uitvoerpagina. Op deze pagina krijgt de deelnemer in één overzicht te zien wat het netto effect van de korting in zijn persoonlijke situatie is. Op de uitvoerpagina wordt voor elk van de tijdvakken het bruto te bereiken pensioen voor het hanteren van de korting, en het bruto te bereiken pensioen na het hanteren van de korting getoond. In beide situaties zal de AOW ook meegenomen worden, om het overzicht compleet te maken. Op basis van deze beide totalen zal het percentage worden getoond waarmee de totale bruto uitkering omlaag gaat. Tenslotte zal de netto achteruitgang in euro’s per maand worden getoond. De deelnemer heeft de mogelijkheid om de uitkomsten te downloaden als PDF.
6
Individuele brief
ActuIT heeft naast de online tool een andere standaard oplossing ontwikkeld waarmee u uw deelnemers op individuele basis een indicatie kunt geven over de gevolgen van de korting. Deze standaard oplossing betreft het maken van brieven voor uw deelnemers. Op basis van een bestand met uw deelnemergegevens worden geïndividualiseerde PDF-bestanden gemaakt. Uw UPO-bestand bevat al voldoende informatie om de brieven op maat te kunnen maken. Net als de online tool kunnen wij eenvoudig en snel de brieven naar uw wens en huisstijl inrichten. Hiervoor zullen wij de template die gebruikt wordt om de PDF-documenten te maken aanpassen aan uw huisstijl.
Uw situatie en huisstijl Uiteraard zal bij het maken van de PDF-documenten uitgegaan worden van het kortingspercentage of de bandbreedte van het kortingspercentage dat u voornemens bent toe te passen. De uitkomsten in de brieven zijn gebaseerd op dit percentage. Daarnaast hebben wij van u de onderstaande gegevens nodig: 1. Bestand deelnemergegevens (bijvoorbeeld UPO-bestand) 2. Fondsnaam 3. Contactgegevens 4. Tijdvakken van pensioenuitkeringen die kunnen voorkomen 5. Logo 6. Huisstijl kleuren en lettertypes We zullen vervolgens in de template brief uw logo en de kleuren en lettertypes van uw huisstijl opnemen.
Inhoud individuele brief In de individuele brief staat uitgelegd wat het doel van de brief is. Standaard staat daar de naam van uw pensioenfonds vermeld, en het kortingspercentage dat bij uw fonds van toepassing is. De brief is opgemaakt volgens uw huisstijl. Vervolgens zal net als in de online tool een overzicht gegeven worden van het bruto te bereiken pensioen voor en na korting. In dit overzicht wordt de AOW ook meegenomen. Vervolgens wordt getoond wat het percentage is waarmee voor de deelnemer individueel het totale bruto pensioen afneemt door de korting. Tenslotte wordt de netto achteruitgang in euro’s per maand getoond. Indien u dat wenst, kunt u ook afwijken van de tekst die wij in de template hebben opgenomen. Hier kunt u dan uw eigen tekst door ons in laten zetten.
7
Definitieve korting Begin 2013 is de definitieve balans opgemaakt over 2012, en weet u hoe hoog de definitieve pensioenkorting is. Dit zorgt voor een nieuw communicatie moment met uw deelnemers: u moet informeren dat de pensioenen definitief per 1 april 2013 worden gekort met een bepaald percentage. Juist op dit moment zullen deelnemers willen weten wat dit voor hen persoonlijk betekent. Met een individuele brief kunt u uw deelnemers weer informeren. Op eenzelfde wijze als boven beschreven, kunnen wij weer deze documenten op maat maken.
8
Integratie UPO-proces
Het is verstandig om het tijdstip van communiceren over de pensioenkorting af te stemmen op uw UPOproces. De uitkomsten in het Uniform Pensioenoverzicht moeten immers in een ander licht bekeken worden als u van plan bent te korten. Het is belangrijk om uw deelnemers daarover te informeren. Als u uw UPO’s in de eerste helft van het jaar verstuurt, dan kunt u de algemene brief tegelijk met het UPO versturen. In de algemene brief kunt u dan aangeven dat u op een bepaald tijdstip later in het jaar de deelnemer persoonlijk informeert over de gevolgen van de pensioenkorting op de bedragen die in het UPO genoemd worden. Als u uw UPO’s in de tweede helft van het jaar verstuurt, dan zou u dat tegelijk met het versturen van de individuele gevolgen van de korting kunnen doen. Uw deelnemers kunnen dan direct zien hoe de bereikbare pensioenen in het UPO aangepast worden als de korting daadwerkelijk in 2013 zal plaatsvinden. ActuIT heeft veel ervaring met het UPO-proces, en kan u hierbij ondersteunen. We kunnen u ondersteunen bij het gehele proces, vanaf het inlezen van de deelnemergegevens tot en met het maken van PDF bestanden met het UPO en het versturen naar de drukker. Ook kunnen we u bij gedeeltes van het proces ondersteunen. Een voorbeeld hiervan is het maken van een zogenaamde voorloopbrief bij het UPO. In de voorloopbrief kunt u extra informatie geven aan de deelnemer om inzichtelijk te maken wat in het UPO staat. In deze voorloopbrief kunnen we op basis van uw UPO-bestand bijvoorbeeld persoonlijke grafieken maken en de netto bedragen berekenen van de bruto bedragen op het UPO. In de situatie van het korten van pensioen kunnen we in de bovengenoemde voorloopbrief individueel berekenen wat het netto effect is van de korting op de bedragen die in het UPO worden genoemd.
9
Maatwerk
De online tool en de individuele brieven zijn ontworpen om met minimale inspanning en kosten te zorgen dat uw deelnemers de informatie krijgen die in hun situatie van toepassing is. U hoeft slechts enkele gegevens aan te leveren, waarmee onze standaard oplossingen meteen voor uw pensioenfonds geschikt zijn. U kunt er ook voor kiezen om de online tool en de individuele brieven volledig naar uw wens door ons te laten inrichten. Met onze uitgebreide ervaring op het gebied van (digitale) communicatie over pensioenen en andere financiële producten, zijn wij altijd in staat om een passende oplossing te maken. Onderstaand een aantal voorbeelden van verder maatwerk.
Inloggen in online tool Uw deelnemers hoeven in de standaard online tool niet in te loggen. Na het openen van de tool moet de deelnemer enkele UPO-gegevens invoeren waarna hij het netto effect van de korting ziet staan. Alternatief is om de deelnemer wel in te laten loggen. ActuIT heeft een module waarmee de toegang tot applicaties beveiligd wordt. Met behulp van een inlognaam en een wachtwoord kan de deelnemer een account aanmaken, en kan vervolgens gebruik maken van de applicatie. De applicatie bevindt zich dan op een beveiligde omgeving. In plaats dat de deelnemer zelf gegevens invult, zullen de gegevens dan automatisch ingelezen worden. Deze module wordt inmiddels door verschillende pensioenfondsen gebruikt.
Inhoud online tool U kunt naar wens afwijken van de standaard inhoud van de online tool . U kunt bijvoorbeeld kiezen voor een andere navigatie, voor het gebruik van grafieken, het tonen van andere gegevens, enzovoort. Wij denken graag met u mee als u de online tool op een andere wijze zou willen inrichten.
Interne integratie individuele brief In de standaard oplossing van de individuele brief stuurt u ActuIT uw bestand met deelnemergegevens. ActuIT zal vervolgens de individuele brieven maken en weer aan u beschikbaar stellen. U kunt er ook voor kiezen om dit proces binnenshuis te halen. Hiermee hoeft u uw deelnemergegevens niet meer op te sturen, maar kunnen wij deze rechtstreeks inlezen. Met onze tools kunnen wij daarnaast bijvoorbeeld zorgen dat voor elke deelnemer de brief meteen in uw digitaal archief wordt opgeslagen.
Uitbesteden drukproces ActuIT kan voor u het drukproces verzorgen. Op basis van uw deelnemerbestanden maken wij in PDF de individuele brieven. Vervolgens sturen wij deze PDF-bestanden naar een drukker.
Andere maatregelen Het korten van pensioenen is één middel om uw financiële positie weer te verbeteren. Wellicht combineert u het korten van pensioenen met een verlaging van het opbouwpercentage, of een verhoging van de premie. Ook in deze situaties is het belangrijk om de deelnemer individueel te
10
informeren over de persoonlijke consequenties. Wij kunnen u hierbij ondersteunen. In de online tool of de individuele brief zou dit meegenomen kunnen worden.
Integratie pensioenplanner ActuIT heeft erg veel ervaring met de ontwikkeling van pensioenplanners. De online tool met informatie over de pensioenkorting zou een onderdeel kunnen worden van een pensioenplanner voor uw fonds. Op onze website www.actuit.nl kunt u verschillende voorbeelden zien van pensioenplanners die wij ontwikkeld hebben.
11
Kosten
De online tool en de individuele brief zijn allebei kant en klare producten die wij eenvoudig en snel naar uw wens en huisstijl kunnen inrichten. Door deze opzet kunt u voor geringe kosten ook al uw deelnemers individueel informeren. De kosten voor de online tool en de individuele brief bestaan uit een vast bedrag en een variabel bedrag afhankelijk van het aantal deelnemers binnen uw pensioenfonds. Neemt u contact met ons op, als u geïnteresseerd bent in de kosten voor uw pensioenfonds.
12
Meer weten? ActuIT B.V. Postbus 94651 1090 GR Amsterdam tel +31 20 530 4760 fax +31 20 530 4769
[email protected] www.actuit.nl
